MÓDULO VII: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Descripción:

En este módulo las alumnas van a capacitarse para dirigir y organizar

de forma eficaz cualquier evento deportivo, tanto de ocio como de

competición, adquiriendo conocimientos en todas sus áreas.

Contenidos Teóricos:

Definición y elementos claves de los eventos deportivos

La organización de eventos deportivos en Extremadura

Áreas a considerar en la organización de eventos deportivos

Concepto y fases del protocolo de un evento deportivo

Aspectos importantes en la entrega de premios

La evaluación de los eventos deportivos

Bibliografía

Objetivos:

Conocer el rol de la organizadora de eventos deportivos, sus

características y habilidades.

Conocer los posibles eventos deportivos y sus características.

Entender la necesidad de la cooperación para la buena organización

de un evento.

Conocer los pasos necesarios a seguir para organizar un evento

deportivo.

Adquirir habilidades en el sector de la toma de decisiones y la resolución

de conflictos.

Temporalización: 10 horas

Ponente: Alberto Blázquez

1. DEFINICIÓN Y ELEMENTOS CLAVES EN LOS EVENTOS

DEPORTIVOS Vamos a comenzar analizando el concepto de evento deportivo. Siguiendo a Shone

(2001) podemos definir los eventos en general como “aquellos fenómenos que surgen

de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u

organizativos establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya

finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de

personas”.

De esta definición se desprende que los elementos principales que lo definen son:

irrepetible, único, intangible, con alto nivel de contacto personal e interacción, con

una intensidad de trabajo y en un espacio de tiempo limitado.

Debemos tener en cuenta que los eventos no solo incluyen elementos tangibles, sino

que también existen otros que no lo son como es la expectación y las emociones que

se generan etc.

El papel de organización o dirección de un evento deportivo significa una alta

responsabilidad profesional, al mismo tiempo que un especial motivo de satisfacción y

compromiso con las instituciones, colaboradores, deportistas, espectadores, técnicos,

etc.

La responsabilidad se extiende desde los requerimientos legales y técnicos, hasta los

detalles de planificación del evento a nivel económico, seguridad, logística, etc.

De igual modo decir, que un evento puede pertenecer a varias tipologías de

actividades humanas (ocio, personal, cultural u organizativa), siendo el deporte una

de ellas.

Existen muchas clasificaciones para definir la naturaleza de un evento deportivo como

por ejemplo: según la entidad que los organice (federada, de empresa...), según el

ámbito territorial al que se dirige (mancomunado, regional...), según la duración etc.

Un aspecto que debemos tener en cuenta son las características que describen un

evento deportivo (Shone, 2001):

Incertidumbre (por la cantidad de factores que no se controlan, tales como

número espectadores, coste total, comportamiento deportistas…)

Únicos (no son cotidianos)

Irrepetibles (cada edición es diferente)

Elementos tangibles e intangibles (tales como las emociones…)

Alto nivel de contacto personal (directo: participantes-espectadores, indirecto:

medios comunicación).

Temporalidad fija (en fecha concreta)

Intensidad del trabajo variable tanto durante la organización como

dependiendo del público al que va dirigido y la cobertura del mismo.

Antes de emprender la organización de un evento deportivo, es importante que nos

planteemos algunas preguntas como:

Preguntas clave en el diseño inicial (¿Disponemos de medios? ¿conocemos el

tema? ¿tenemos experiencia?)

Búsqueda de apoyos (A nivel político, deportivo, social y organizativo)

Requisitos disponibles (Fecha, lugar, duración y medios)

Análisis DAFO

Aspectos de imagen

Una vez respondidas las preguntas anteriores y siendo éstas afirmativas, es momento

de estructurar el diseño de dicho evento:

Temporalidad y ubicación (fundamental elegir bien la fecha de celebración y

el lugar más apropiado).

Organigrama (Establece las relaciones entre las áreas principales a través

flujos. Es interesante el uso de directorios para guardar documentos de cada

área).

Áreas principales (Seguridad-protección, protocolo, RRPP vips-medios,

instalaciones, marketing y difusión, actividades paralelas, técnico-deportiva,

logística, servicios complementarios-catering, económico…)

Agentes claves (Organizador, patrocinador, colaborador, anunciante)

Ejemplo: Planilla de ejemplo para la organización de eventos (Hidalgo,2009).

2. LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS EN

EXTREMADURA

La idiosincrasia particular extremeña va a estar presente en cualquier organización de

eventos deportivos, más aún cuanto mayor es el radio de acción de la misma (nivel

local, mancomunado, provincial, regional, nacional o internacional). Entre las

particularidades más importantes se encuentra la elevada cantidad de municipios

con pequeña población, la extensión del territorio y separación de los mismos, los

recursos naturales que presenta, etc. Como ejemplo mencionar que de sus 383

municipios, tan sólo 8 tienen más de 25.000 habitantes, y la mayoría de ellos, tienen

menos de 10.000 habitantes.

Todo ello provoca por ejemplo, tener especialmente presente el apartado logístico

(desplazamientos, alojamiento, etc.) a la hora de aglutinar a un número importante de

participantes en nuestra actividad deportiva (si ésta conlleva participantes no

estrictamente locales) ya que puede suponer un mayor coste económico.

Extremadura está dando sus primeros pasos hacia un sistema deportivo diversificado y

enriquecido en lo que respecta a la relación público-privado. Algunas de los aspectos

fundamentales que nos ayudarán a entender los cambios de cada agente son:

Demarcación territorial en Mancomunidades: lo cual está ayudando a la implantación

de programas que responden mejor a la demanda y por otro lado a aunar esfuerzos

que permitan en un futuro contar con más recursos y llegar de una manera más eficaz.

Instalaciones deportivas más cercanas: en los últimos años se ha implantado grandes

complejos públicos y privados en las grandes localidades de nuestra región, lo cual ha

provocando espacios estandarizados y aglutinadores. De ahí que la tendencia actual

sea hacia el deporte de "barrio", el "juego en la calle", logrando una práctica

deportiva segura.

Deporte para todas las personas: los elementos básicos de la modalidad deportiva se

están moldeando a gusto del cliente, logrando así un "deporte a la carta". Así

aparecen las "normas pasarela" y "programas lúdicos" en federaciones, actividades

alternativas...

Gestión y know-how: las técnicas de la administración de empresas y marketing están

invadiendo este sector, logrando propuestas más atractivas, innovadoras y diferentes,

partiendo del conocimiento del cliente (Ej. Prueba Non Stop)

Deporte alto nivel. Es una demanda de hace muchos años que la formación del

deporte de alto nivel fuese en la propia Comunidad Autonóma, conllevando que

muchos deportistas tuvieran que completar dicha formación en otras comunidades

autónomas y diluyendo el sentimiento de identificación de la población con los logros

del mismo. Las tendencias pasan por lograr dotar de recursos para la formación en el

deporte alto nivel, además de instalaciones y equipamiento.

A continuación pasamos a exponer a modo de resumen, algunos de los avances de

los que se ha denominado sector emergente del deporte Extremeño:

Tendencia de actividades hacia la naturaleza, tanto en el sector público como

privado, aprovechando nuevos espacios deportivos.

Uso de técnicas segmentación y especialización; la tendencia a la especialización, a

ofrecer "un servicio a la carta".

Importancia de la imagen; cada vez más importante es el cómo que el qué

ofrecemos, de ahí que el aspecto estético del producto, de la campaña o del servicio

cobre una importancia.

Trabajo en red y nuevas tecnologías: Las aplicaciones web y el trabajo en red cobran

una importancia vital, para la gestión del proceso y para la imagen y publicidad del

servicio/producto.

Formación del personal humano: cada vez más preparado en la administración de

empresas y marketing.

Instalaciones de calidad: están implantándose grandes complejos deportivos en las

grandes ciudades de nuestra región y con incorporación de equipamiento material de

alta calidad.

Equipamiento deportivo atractivo e individualizado: las empresas de material

deportiva cada vez logran mayor segmentación y ofrecen productos más variados y

tendentes a la práctica deportiva individual.

Adaptación de la modalidad deportiva convencional a una versión más lúdica; un

ejemplo claro son las "normas pasarela" que logran adaptar la modalidad deportiva

en otras. Por ejemplo: atletismo divertido, acuathlon, ...

Actividades paralelas; tendencia a complementar las actividades con otras paralelas;

especialmente en edad escolar. Tal es el caso del Programa Al Agua Patos que ha

logrado hacer una versión más lúdica, con actividades paralelas mientras otros niños

participan.

Importancia de calidad y marketing: desarrollando indicadores de evaluación,... Otro

ejemplo es Marca Extremadura que adopta como uno de sus embajadores a

"Calderón".

Idea de que la actividad física como un momento de placer: es decir, no solo

destacar la competición, sino también rodear a dicha actividad con otras alternativas.

Fomentar la idea de "deporte para todos-integración"; donde se está logrando

normalizar la actividad deportiva para que todas las personas puedan participar. El

concepto globalizado de "discapacitado", se está sustituyendo por el concepto

"Persona con..." de forma que todos tengamos algo en común y que discapacidad,

color de pelo o sexo, sea solo un pequeña barrera salvable para la sociedad.

Trabajo coordinado entre departamentos; Con el objeto de ser más eficientes los

ayuntamientos comienzan a desarrollar proyecto interconcejalias, al igual que por

parte de la Junta de Extremadura, se comienzan a desarrollar proyectos

interconsejerías, con diputaciones provinciales: Programa de Dinamización Deportiva;

JUDEX-JEDES, El Ejercicio T Cuida, Actividades Extraescolares...Algo parecido ocurre

con las mancomunidades, cuyos ayuntamientos se coordinan para ofrecer servicios

deportivos.

Eficiencia: En las empresas este concepto parece ser más extensible pero en la

Administración Pública y a través de La ley 57/2003 de medidas de modernización del

gobierno local ya nos da idea de que poco a poco el concepto de autofinanciación

y suficiencia debe ser cada más cercano, incluyendo análisis de costes en la gestión,

implantando precios públicos por el servicio, etc.

3. ÁREAS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

A continuación iremos detallando las diferentes áreas que pueden componer los

eventos deportivos, teniendo en cuenta que el grado de desarrollo de las mismas

estará influenciado por la complejidad de dicho evento.

A).AREA DE MARKETING (GENERALIDADES)

Diseño Plan Marketing (Objetivos entidad, DAFO, Objetivos marketing,

Segmentación mercado, Estrategia marketing, Implementación, Evaluación)

Características del evento (Identificación:¿qué, quién, por qué, cuándo y

cómo?/ Símbología: colores, dibujos…/Soportes: papel, publicidad estática,

pancartas)

Precio del evento (Demanda: renta del potencial cliente, precio sustitutivos/

Oferta: ingresos que necesitamos para cubrir costes)

Distribución del evento (Canales:web, cartelería; Punto de Venta: tiendas,

clubes; Nivel calidad: atenciones, uniformes)

Forma de comunicarlo (Relaciones públicas, Publicidad, Promociones en

ventas, Venta directa)

B). AREA MARKETING (RELACIONES PUBLICAS)

Relación participantes y técnicos (Persona agradable y profesional,

importancia sonrisa, cuida los detalles, dispone de obsequios, acreditaciones y

uniformado con imagen corporativa, cuida la señalización)

Protocolo (Diseña el timing de los actos, cuida la intervención del personal vip,

diseña la imagen del lugar para que contenga logos, cuida la ubicación

dentro del recinto para mejor visibilidad…)

Relación patrocinadores (Se encarga contratos y definir las contraprestaciones,

organiza el tipo de intervención en el evento según importancia de la

contribución. Mejor pocos y potentes)

Relación con medios comunicación (Elabora notas de prensa, entrega

dossieres, gestiona anuncios, indica ubicación prensa en el recinto, cuida la

señalización…)

Gestión de canales de difusión (Folletos, carteles, mailings, ruedas de prensa,

recepciones

C). AREA MARKETING (VENTA PERSONAL)

Venta personal (Marketing directo: cartas, folletos, taquilla, web, sms, artículos

promocionales…)

Publicidad (Medios comunicación: prensa, radio, publicaciones especializadas,

publicidad exterior, transportes públicos…)

Promociones en ventas (Descuentos en precios, cupones, tarjetas de

fidelización, invitaciones, promociones…)

D). AREA ECONÓMICA

Preliminares (Es fundamental controlar todo lo posible los gastos intentando

autogestionarse y prestar atención a las decisiones políticas difíciles de

gestionar)

Fuentes de financiación (Valorar las posibilidades del mercado, las decisiones

políticas, subvenciones, patrocinadores, taquilla, otros como bares, etc.)

Contabilidad (Importante que sean profesionales para ajustar bien cobros,

pagos, documentos, firmas, auditorias,…)

Tesorería (Importante que sea personal de confianza, establecer límites y llevar

control a través de justificantes).

E). AREA LEGAL

Preliminares (Muy importante especialmente en deportes con armas de fuego,

ocupación entorno natural, carreteras…Supervisa permisos, tramitaciones,

contratos…)

Documentación (Revisar legislación regional, local, especialmente ordenanzas,

guardar copia de toda la documentación enviada)

Seguros (Análisis de riesgos, comprobar seguros existentes y cobertura de los

mismos, control de flujos y protocolo de evacuación)

Contratos (Evitar contratos estándar, redacción clara con contraprestaciones

bien definidas, aplicar bien la legislación vigente, repasar bien y si es posible

contrastar con otras personas)

Impuestos (Asesorarse sobre los diferentes impuestos antes de buscar las fuentes

de financiación. Ejemplo las instituciones públicas y federaciones están exentas

de IVA. La contratación de personal implica seguros sociales…)

F). AREA LOGISTICA

Gestión de Recursos Humanos (Poner nombre y tareas asignadas teniendo en

cuenta todo tipo de personal, desde organización hasta restauración,

información, voluntariado, relaciones públicas…; valorando la necesidad de

personal especializado en determinadas parcelas. Por ejemplo; no dejar a

voluntarios no cualificado en relaciones públicas vips).

Delegaciones participantes (Preveer lo antes posible el número y lugares de

origen de equipos, personal técnico, invitados, padres etc. Fundamental

señalizar bien las zonas de ubicación).

Alojamiento (Gestionarlo lo antes posible, cuidar el tema de accesibilidad en

caso de hacer falta, valorar las ofertas y guardar copia de todo)

Transporte (Gestionar las rutas, prever pérdidas de tiempo, reservar con tiempo

e informar claramente a los participantes de horarios, teléfonos de contacto,

otras opciones…)

Actividades paralelas (Cada vez más importantes, requieren RRHH, material y

espacios, valorar bien el tipo de usuario hacia el que va dirigido)

G). AREA INFRAESTRUCTURA

Trabajadores (Detallar funciones, personas y organigrama para quedar claro,

personal de confianza en puestos de responsabilidad, concreción en horarios,

uniformidad…)

Publicidad interior/exterior (Cartelería, señalización de espacios, gestión de

accesos y flujos de personas para evitar aglomeraciones, estudio de recorridos

y calles, coordinación con autoridades, iluminación, aparcamientos y accesos

a la zona, zona de control accesible y con personal suficiente en función del

número de participantes-espectadores…)

Publicidad institucional/ comercial (Cuidar la distribución de espacios, evitar la

competencia entre empresas mismo sector, evitar malentendidos, logos

actualizados…)

Elementos Visuales (Cada vez más importantes, vallas, plantas, moquetas, telas,

alfombras…)

Espacios auxiliares (Cuidar limpieza, señalización y personal para almacenes,

vestuarios, salas)

Seguridad y protección (La previsión es la clave, a nivel de seguridad: policía,

guarda seguridad, protección civil; etc.

H). AREA INSTALACIONES

Señalización (Tablones de anuncios, señalización general que sea visible y

evitando robos y deterioros, acotando zonas)

Podium (Lugar privilegiado, visibilidad, acceso fácil personal vip, control

acceso, gestión de publicidad en lugares estratégicos, decoración llamativa,

forma de entrega original).

Apoyo tecnológico (Fundamental una buena megafonía-altavoces,

iluminación, telefonía, walkies-talkies, videoproyectores…)

Climatización (Tener en cuenta puntos de agua, saneamientos, estudio de

costes, mantenimiento, limpieza…)

Protocolo evacuación (Diseñar protocolos, prever posible intrusismo,

comprobar normativa, …)

I). AREA TÉCNICA

Los Recursos Humanos (Valorar acreditaciones, personal contacto, facilitar

medios, remuneración, responsabilidad, funciones detalladas…)

Simulacros del evento (Diseñar timing de intervenciones, capacidad respuesta

ante fallos, cada personal organiza sus propios ensayos)

Servicio de información (Reprografía, informática, estadística y audivisual para

tener constancia del evento. Preveer averías y reposición-mantenimiento, tales

como pilas,… )

Servicios Médicos (Estarán en función del tipo de evento, valorar apoyo de

servicios privados, distancia a centros de salud, persona …)

Detalles a cuidar según espacios (Cuidar la imagen, accesos, seguridad,

luminosidad y personal de la pista central, gradas, aseos…)

Gestión del timing (Fudamental el control de asistencia, confirmando personas

que vienen etc, gestión de las ceremonias y acreditaciones. De igual modo, es

clave el cumplimiento de horarios)

Gestión de los flujos de personas (prever los desplazamientos que realizará

cada colectivo para diseñar los espacios).

4. CONCEPTO Y FASES DEL PROTOCOLO DE UN EVENTO

DEPORTIVO Cada una de las áreas anteriores, requiere un análisis pormenorizado pero parece

interesante explicar de forma práctica las fases como se van desencadenando para

después desarrollar un momento de especial interés y de los más vistosos como es la

entrega de premios.

Antes de empezar es importante definir el concepto de protocolo como: ”plan escrito

y detallado de un experimento científico, ensayo clínico o actuación”, o también

“conjunto de normas legales, sociales, usos y costumbres que regulan el

comportamiento humano en los ámbitos privado y público.

Es frecuente pensar que el protocolo de un evento deportivo sólo aparece en las

entregas de premios, pero realmente se trata de una metodología que no llega a

planificar de forma meticulosa cada una de tareas a lo largo del evento.

Evidentemente, en aquellas tareas en las se producen entrega de premios, intervienen

personalidades, banderas, himnos, etc., es cuando el protocolo alcanza su nivel de

importancia más alto. Si imaginamos un evento que ha ido bien, pero que termina con

un mal broche, hace que sea el final lo que permanezca en la memoria de los allí

presentes y no deje buen sabor de boca.

Esta nueva manera de trabajar permite situarse en los ojos de los deportistas, técnicos,

espectadores, voluntarios o personalidades y cuidar con detalle cada uno de los

momentos donde se puede fraccionar el evento. Se evitaría la tradicional visión

basada en enfocar los esfuerzos en el desarrollo de la actividad deportiva en sí,

descuidando otros elementos importantes y complementarios a la misma que en

muchas ocasiones es el mejor recuerdo y lo que diferencia dicha organización de

otras.

Entre los objetivos del protocolo se encuentran:

- Enriquecer y mejorar cualquier organización ( organizar es planificar y el mero

hecho de redactar el protocolo de una tarea, podría cumplir este objetivo)

- Resolver problemas, dificultades, situaciones complicadas (al tener unas

normas escritas de actuación se detectan más fácilmente los problemas y por

lo tanto, las posibles soluciones )

- Ordenar con armonía, flexibilidad y diálogo, diferentes actuaciones, pero

siempre de acuerdo a normas y reglamentos. Negociar no es ceder en todo.

Los límites también forman parte del protocolo y es conveniente que todas las

partes los conozcan.

- Conseguir agradar o sorprender a todos los componentes de un evento.

- Finalizar un evento con brillantez, dotándolo del atrezo adecuado.

Para el desarrollo de un evento deportivo es importante diseñar con minuciosidad el proyecto del

mismo. Para ello, hay que seguir un protocolo de preguntas y respuestas ( lo que en inglés se denomina

las “ 5 W “ ): ¿Qué?, ¿Cuándo?,¿Dónde ?, ¿Cómo? Y ¿Por qué?.

Se podrían añadir más preguntas y respuestas, pero si al menos éstas no se formulan

con claridad y se contestan con honradez, hacia los demás y hacia uno mismo, el

proyecto no tendrá consistencia y es importante saber que se trata de un documento

vital en un evento deportivo, ya que, una vez redactado, debemos presentarlo a

diferentes destinatarios (Federaciones, Ayuntamientos, Direcciones Generales,

Patrocinadores, Medios de Comunicación, Deportistas…. ) y a todos los receptores les

tiene que agradar ( recordar que ese era uno de los objetivos del protocolo ).

En cuanto a la primera pregunta “¿Qué?” se le podría unir otra que es “¿Por qué?”, ya

que lo ideado debe tener un nombre que identifique la actividad y que tenga buen

diseño gráfico; así como responder a unos objetivos claros. Es aquí donde en un mayor

nivel de concreción nos preguntaríamos “¿Dónde?” y “¿Cuándo?”.

Todas ellas son de suma importancia ya que suele ser frecuente que se elija una fecha

que coincida con otro evento o actividad o bien que el lugar elegido no reúna las

condiciones idóneas para el desarrollo del evento.

Otra de las preguntas de rigor, será el “¿Cómo?” que se podría unir a otra: “ ¿Con

Quién?. Todos los proyectos nacen por la pasión o el deseo de una persona, alguien

que motiva al resto, pero lo primero que debe de hacer es configurar el equipo de

trabajo y sus funciones (organigrama).

Para hacer un organigrama, y una vez se haya respondido con claridad a todas las

preguntas, se podrá tener una idea clara de lo que se necesita en el evento. A partir

de aquí, hay que poner nombres y apellidos. La experiencia nos dicta que cuando

una misma tarea es asignada a dos o más personas, dicha tarea puede estar

avocada al fracaso debido a la incertidumbre; de ahí que es fundamental que la

definición de tareas no genere interferencias ni ambigüedades.

Aunque una de las partes fundamentales del evento es la organización de la propia

actividad deportiva, parece interesante destinar nuestra atención a otros momentos

claves de un evento deportivo, debido a las diferentes especificaciones técnicas de

cada modalidad.

El primero de ellos es el control de flujos de personas. Es fundamental dimensionar los

espacios y el número de personas que se prevé que circulen por los mismos desde

deportistas, público, técnicos, prensa, etc. Saber ubicar adecuadamente a cada

colectivo y las circulaciones que hará durante el desarrollo del mismo permitirá dar

fluidez al evento al tiempo que minimizará los riesgos. Para ello, un buen ejercicio es

imaginarse en el rol de cada uno, así como ensayar una puesta en escena de cada

público objetivo.

Otro de los apartados que se debe mimar, es el aspecto publicitario y que debe

reflejar lo acordado con las diferentes instituciones y patrocinadores. Por tanto, es

necesario elaborar un plan de marketing, de modo que la colocación de los soportes

se haga de forma ordenada, limpia, estética, en lugares claves y respetando todos los

acuerdos. Recordar que un evento deportivo es algo más que un servicio a los

participantes, es también la imagen de la organización y de las entidades que han

apostado por el mismo. Así, uno de los objetivos del protocolo será que todo el mundo

se vaya contento. Igualmente recordar que una cosa es ser flexible y otra aceptar

cosas que no corresponden. Todo el mundo debe conocer cuáles son sus derechos y

no se debe permitir que se exija más de lo que corresponde.

Otro momento importante es la presentación del acto (ruedas de prensa, etc.). Estos,

son actos sociales de mucha importancia, en los que se da cuenta de un evento

próximo a celebrarse, a los medios de comunicación y a diferentes colectivos

interesados y en los que se suele situar una mesa presidencial, en la que están

presentes las instituciones, clubes, personas, empresas etc., impulsoras y organizadoras

del evento. En este caso, las leyes de precedencia indican dónde debe situarse cada

persona. A modo general y mirando a la mesa de frente, ésta debe ser presidida por la

entidad anfitriona (ej. Alcalde de Hervás), estando a su izquierda la Institución de

mayor rango (ej. Consejero de los Jóvenes y del Deporte) y a su derecha la siguiente

institución en rango (ej. Presidente Federación Extremeña de Ciclismo). Si hubiera más

personas se volvería a situar a la izquierda la siguiente persona (ej. Concejal de

Deportes) y a la derecha el siguiente en rango (ej. Un deportista). No obstante, suele

ser frecuente que estas normas protocolarias no se cumplan, motivado por atenciones

amistosas entre las personalidades cediendo su lugar a otra persona en signo de

caballerosidad.

A modo de síntesis, se recogen cronológicamente las fases más importantes por las

que pasa la organización de un evento deportivo:

1. FASE ANALISIS

• Estudio de necesidades

• Estudio de viabilidad

• Presupuesto y financiación

• Apoyos organizativos

• Análisis DAFO

2. FASE PROYECTO

• Preparación de un dossier

• Presentación a entidades

3. FASE ORGANIZACIÓN

• Análisis de las características y dimensiones de la actividad (nº part, duración,

espacios, modalidad deportiva, género, categoría, sistema de competición,

etc.)

• Identificar responsabilidades

• Descentralizar la toma de decisiones

• Sistema de comunicación y coordinación

4. FASE OPERATIVA

• Cronograma de tareas

• Establecer recursos humanos y materiales

5. FASE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DEL EVENTO

• Presupuesto general

• Precio actividad

• Diseño (horarios, actividades...)

• Imagen corporativa

6. FASE DIFUSIÓN

• Medios de comunicación

• Participantes

• Personal de organización

• Puntos de interés

7. FASE DE EJECUCIÓN

• Detectar momentos de la actividad

• Presentación

• Recepción de participantes

• Inauguración

• Celebración

• Clausura

8. FASE DE EVALUACIÓN

• Interna

• Externa

9. ELABORACIÓN DE LA MEMORIA

• Inventario y distribución del material propio

• Devolución del material prestado

• Limpieza de instalaciones

• Agradecimientos, certificados...

5. ASPECTOS IMPORTANTES EN LA ENTREGA DE PREMIOS

La entrega de premios es un momento único e irrepetible en el desarrollo de un evento

deportivo, por lo que es fundamental tener en cuenta los espacios, tanto para la

circulación de autoridades o deportistas; como también para la ubicación del

público, prensa, zona VIP, etc. Es aconsejable que haya una distancia respetable entre

el podiúm y el público/prensa, ya que si no es así, frecuentemente se suele producir

que algún familiar portando su cámara de fotos desee hacer la mejor instantánea y

sobrepase dicha zona (provocando al mismo tiempo que otros también lo hagan).

Salvo casos muy justificados, la ausencia del deportista/equipo en la ceremonia de

premiación supone un desaire hacia las autoridades, patrocinadores y organización.

En estos casos, es preferible que su espacio en el podium quede vacío, a que otra

persona ocupe su lugar. En competiciones de alto nivel es poco probable que los

premiados se ausenten, entre otras cosas porque podrían perder el premio si no asisten

o recibir una sanción, pero es bastante habitual en carreras populares o campeonatos

incluso regionales, que a la hora de subir al pódium, haya deportistas que ya no están

y otra persona sube en su nombre.

En la medida que el evento tiene más categoría, se respetarán más las normas de

protocolo y es conveniente contar con alguna persona que informe, recuerde o

asesore a deportistas o personalidades del protocolo a seguir (Responsable de

Protocolo). No se debe olvidar que en ese momento, los deportistas son los que tienen

su protagonismo y no se debe permitir que las autoridades o patrocinadores, resten

importancia a los deportistas. De igual modo, y no menos importante es dar cualquier

mensaje o acción con discreción y sin desaires ya que se haría llamar la atención

sobre ese error. Por ello, el sentido común, la calma y la elegancia de los

organizadores a la hora de transmitir mensajes debe ser lo que prime en el podium.

Algunos de los aspectos más importantes en la entrega de premios son: ubicación de

los participantes, delimitación de zonas para espera y circulación de personas,

intervenciones de los responsables, música, locutor/a y en definitiva, el timing de este

apartado tan importante de un evento deportivo.

La música es un aspecto fundamental que ayuda a delimitar los momentos en los que

se compone el acto de entrega de premios. Acompañar la llegada de los deportistas,

presentar a las autoridades, felicitar al equipo técnico, despedir al público etc.

pueden ser algunos de estos momentos y hacerlos únicos. Para ello, se aconseja hacer

un cuadro donde se indica que tipo de música o bucle debe iniciar ese momento,

grabar en un mismo cd todas las pistas que pueden ser necesarias y contar con una

persona que durante ese tiempo se destine a este fin.

La figura del speaker se convierte en este momento en el/la directora/a de orquesta

del acto, marcando los tiempos y logrando que el acto parezca fluido, elegante y

cuidando el detalle de otorgar a cada instante su protagonismo.

En cuanto a la ubicación de los participantes en la entrega de premios, lo ideal es

situar a la izquierda del podium a los voluntarios portando las medallas o trofeos de los

ganadores y a la derecha del mismo las personalidades que harán entrega de las

mismas. En primer lugar y abriendo paso se colocarían los voluntarios y detrás de ellos

los responsables, situándose ambos en sus lugares respectivos en espera de la entrada

de los premiados.

La entrada de los ganadores en el podium, en el caso de realizarse por el frente del

podium, debe hacerse siguiendo las normas de tráfico, es decir, accediendo por la

derecha y situándose detrás de sus respectivos lugares en el podium en espera de su

mención y en el caso de que el acceso sea a través de un lateral o por la parte de

atrás sencillamente colocarse detrás del podium de forma natural.

Una vez finalizado el acto de entrega de premios, y en el caso de que se produzcan

varias entregas, la persona responsable de protocolo indicará a los voluntarios que

inviten de forma elegante a los premiados a abandonar el podium. En el caso de que

sea una única entrega de premios o la última los voluntarios iniciarían el movimiento

invitando a los deportistas y responsables que los sigan para hacer un efecto de tren

humano.

En el caso de regalos a los premiados, si se utilizan ramos de flores, éstos deben ser

discretos, de modo que no tapen ni la figura del deportista ni los posibles

patrocinadores. En el caso de utilizar cavas como fin de fiestas (ej. Carreras de

motociclismo, etc.), esto puede permitir la entrada de alguna personalidad más, pero

la parte negativa es que deja todo muy sucio (y puede haber otras competiciones

después) y puede ser peligrosa para los cámaras de televisión y fotógrafos, que

procuran retirarse rápidamente.

Con respecto a los himnos en eventos deportivos de nivel internacional decir que

representan una señal de respeto y homenaje al país del ganador/a y deben sonar al

mismo tiempo que se elevan las banderas (es un momento solemne en el que se

guarda silencio). Si se produjera la llegada del Rey en un evento deportivo

internacional el himno, sólo debe sonar al comienzo de un evento, si se produce la

llegada del Rey.

En cuanto a las banderas, decir que se aconsejan que estén colocadas de modo que

los deportistas las tengan de frente girándose 45º. En el momento de izar las tres

banderas (a distinta altura, como corresponde a la posición en el podium), sólo sonará

el himno del ganador.

La utilización de banderas institucionales debe reservarse para pruebas de cierto nivel:

- En caso de una prueba nacional o internacional :

o Autonomía- España- Ayuntamiento

- En caso de una prueba autonómica :

o Autonomía – Ayuntamiento

- En caso de una prueba local :

o Ayuntamiento

Por orden de importancia Institucional, según se mira, en el centro debe estar la

Institución de mayor rango, caso de ser tres, y a la izquierda la siguiente. En caso de ser

dos, a la izquierda la de mayor rango. Si hubiera una bandera de una Federación, una

Marca Comercial, Un Club, etc. en ningún caso se situaría junto a las banderas

institucionales. Es importante tener en caso de eventos oficiales una guía para

conformar el orden de los colores, ya que hay banderas que según se pongan hacia

arriba o hacia abajo, pueden representar a un entidad diferente, etc., o a ninguna.

6. LA EVALUACIÓN DE LOS EVENTOS DEPORTIVOS

Uno de los problemas principales con los que se encuentra un/a organizador/a de

eventos deportivos es la poca disponibilidad de tiempo que tiene para poder analizar

en profundidad los errores y éxitos logrados.

Si no contamos con un sistema de evaluación ágil y operativo, será difícil que

podamos mejorar.

Es por ello que el primer paso que debe hacer todo organizador/a de eventos

deportivos es detectar los indicadores que nos permitirán conocer con la máxima

objetividad cómo marcha el desarrollo del evento deportivo. Para ello atenderemos a

un buen trabajo desarrollado por el Lic. Iván López Fernández, sobre la evaluación y

control de instalaciones deportivas, el cual nos servirá de base para poder desarrollar

la aplicación en la organización de eventos deportivos.

En primer lugar hablaremos de dos perspectivas:

Interna: Constituye un sistema de información que permitirá el conocimiento

detallado y puntual del estado de las acciones que se estén desarrollando

para la organización del evento y su evolución, así como el nivel de eficacia y

calidad alcanzado.

Externa: Constituye una herramienta que permite valorar los resultados de la

gestión ante quienes participan en el evento deportivo, así como ante los

participantes.

Decir por otro lado que cuando tratamos datos de forma aislada, la información que

nos proporciona no suele ser muy relevante a no ser que comparemos el mismo

indicador a lo largo del tiempo (estudio longitudinal).

Conocer el perfil de los posibles participantes es fundamental para poder adaptar el

evento a sus características. Así, disponer de datos como: horario laboral, lugares

donde suelen informarse, edad, sexo, motivaciones, domicilio, etc., nos puede dar muy

buena información.

Siguiendo a López se podrían considerar tres tipos de indicadores:

Los indicadores de eficacia, los cuales se refieren al logro de resultados, sin

tener tanto en cuenta los recursos empleados para conseguirlo. Algunos de

estos indicadores son: número de participantes, número de componentes en el

equipo de organización, nº de instalaciones deportivas utilizadas, nº de

premios, etc. Como podemos observar, se trata del tipo de indicadores que

más frecuentemente solemos utilizar por su facilidad de observación.

Los indicadores de eficiencia, que a diferencia de los anteriores, se

relacionarían con los recursos puestos a disposición para la organización del

evento. Cada día más se empiezan a tener en cuenta este tipo de indicadores

ya que pretendemos conseguir los objetivos con el menor coste posible. Así, los

ítems financieros tienen aquí un mayor protagonismo, así como el cálculo de

ratios. En ejemplo es, número participantes/instalación, nº participantes/coste

total de la actividad, balance económico de la actividad (gastos-ingresos),

etc.

Indicadores de satisfacción: los cuales deberían tener en cuenta no solo la

opinión de los participantes sino también del personal que trabaja en la

organización de los eventos. Entre los instrumentos más frecuentes destacamos

las encuestas de satisfacción, buzones de sugerencias, etc. que a su vez,

deberán tener un reflejo con indicadores que nos aporten información

(ejemplo: nº sugerencias, tiempo de respuesta, medio de realizarla, etc.)

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ANEXO: CONTROL DE EVENTOS DEPORTIVOS

EVENTO

LUGAR y FECHA

COORDINACION

LOCAL

DATOS

Marcar con un donde proceda

C – Correcto

NM – Necesita Mejorar

1v y 2v – Primera y Segunda Visita

1. VISION GENERAL C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Reuniones de coordinación local

Apoyo Institucional

Logística y Montajes

Campaña local. Difusión,

captación, e inscripciones.

Voluntariado

Acciones Patrocinadores

Estrategias de comunicación y

Difusión

Escenarios

Planes Alternativos

Observaciones

2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Elaboración del material

informativo

Inscripciones y resultados

Permisos y seguros

Oficina del Corredor. Información

Previa

Sistema de acreditaciones y

atenciones

Observaciones

3. RECURSOS HUMANOS C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Organigrama. Áreas de

trabajo y responsables.

-

-

-

-

-

-

-

-

Voluntariado. Uniformidad y

pro actividad

Personal de Montaje Local

Personal de Montaje propio

Personal de atención a

corredor e invitados

Personal de comunicación

y animación

Personal tecnológico

Dinamizadores y otros

Desplazamientos

Manutenciones

Observaciones

ATENCIONES AL PARTICIPANTE C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Oficina del Corredor

Bolsa y regalos

Actividades Paralelas

Dorsales

Guardarropa

Servicios Médicos

Otros servicios

Atenciones post meta

Observaciones

MONTAJE ZONAS C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Horarios de montaje. Inicio y Final

Zona central

Zona de meta y cinta. Podium.

Zonas de organización

Zona de Almacen

Zonas de Publico

Megafonías

Necesidades tecnológicas

Vestir zonas importantes.

Ornamentación y Publicidad

Atractivo publico y medios

Atractivo patrocinadores

Accesos de público.

Aparcamientos.

Planes alternativos

Observaciones

CIRCUITOS C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Medición y señalización

Superficie y topografía

Apertura y cierre de carrera

Señalización de puntos kilométricos

Motos y bicicletas, para medios.

Comportamiento en carrera.

Seguridad y cortes circuitos

Postas

Avituallamientos

Observaciones

PROTOCOLO Y ATENCIONES C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Asistencia Autoridades y Medios

Atenciones autoridades y

patrocinadores

Protocolo de entregas. Preparación

Escénica

Servicios y atenciones a medios

Trofeos y Premios

Observaciones

COMUNICACIÓN Y PUBLICIDAD C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Diseño de la imagen

Estrategias de comunicación

Servicios pre – durante – post

actividad

Web

Envíos y comunicaciones

Campaña Local

- Difusión del Evento.

- Comunicación

- Inscripciones

- Voluntariado

Producción/ colocación soportes

publicidad

Memoria Final

Observaciones

C NM OBSERVACIONES

MATERIALES Y MERCHANDAISING 1v 2v 1v 2v

Producción del material con la

imagen

Carpas, Hinchables, publicidad

Material Organización

Material Voluntarios

Material participantes

Material invitados y medios

Observaciones

CONTROL Y SEGURIDAD C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Campaña previa de la actividad.

Beneficios e inconvenientes para

los ciudadanos

Policía Local – Policía Nacional –

Guardia Civil

Protección Civil

Plan de accesos y señalización

exterior

Servicios Médicos

Observaciones

CRONOLOGIA C NM OBSERVACIONES

1v 2v 1v 2v

Reuniones de Control Previas

Locales

Reuniones de Control y Seguridad

Reuniones Jefes de Área

Acciones de promoción previas

locales

Acciones de promoción en medios

Web, folletos, carteles,

merchandising

Sistema de inscripciones

Formación Voluntariado

Observaciones

18. CONSIDERACIONES FINALES