manual de empresa constructora

8/12/2019 Manual de Empresa Constructora

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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduría y Administración

Propuesta de manual de organización para laConstructora y Consultora EAL

T E S I N A

para obtener el Título de:

Licenciado en Administración

Presenta:

Dalmaissa Barrios Mar

Asesor:

M.A. Isaías Sangabriel Rivera

Xalapa-Enríquez, Veracruz Agosto 2009



I

DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS

A DIOS: Que siempre ha estado presente en mi vida.

A MI HIJO: Eres lo mas importante que tengo en mi vida,

tú eres mi guía y mi luz, todo lo que hago es pensando

en ti para que en un futuro te logres sentir orgulloso

de tu madre que tanto te ama y adora. Gracias bb

A MI MADRE: Por ser el mayor apoyo que tengo, siempre

has estado cuando te necesito y esto es una forma de

agradecerte todo lo que has hecho por mi, te puedo

decir que me siento muy orgullosa de ser tu hija.

A MI PADRE: Que me ha apoyado toda mi vida, brindándome

su amor, cariño y comprensión en todo lo que hago.

HERMANO: Gracias por los consejos, las platicas, los regaños

y el amor que me brindas. Te quiero no lo olvides.

A YOLANDA: Porque siempre te has preocupado por mi,

por el amor que me brindas y el apoyo que me das

eres mi segunda madre gracias por todo.A MI FAMILIA: Por el apoyo y consejos que me brindan.

EDGAR: Te agradezco por ayudarme y apoyarme a

lo largo de la realización de este trabajo. Eres muy

importante para mi, gracias por todo. TKM

A MI ASESOR: Profe le agradezco todo el apoyo que

me brindo este semestre para realizar mi tesina,

aprendí mucho de usted y además se que

me quedo con una gran amistad.



II

INDICE

Resumen 1

Introducción 2

Cáp. 1 Manuales administrativos 7

1.1 Antecedentes de los manuales administrativos 8

1.2 Definición de manuales administrativos 9

1.3 Objetivos de los manuales administrativos 12

1.4 Ventajas de los manuales administrativos 13

1.5 Desventajas de los manuales administrativos 15

1.6 Clasificación de los manuales administrativos 16

1.6.1 Manual de políticas 18

1.6.2 Manual de procedimientos 21

1.6.3 Manual de organización 24

Cáp. 2 Manual de organización 25

2.1 Concepto de manual de organización 26

2.2 Objetivos generales de los manuales de organización 27

2.3 Objetivos específicos de los manuales de organización 282.4 Clasificación de los manuales de organización 29

2.5 Importancia del manual de organización 29

2.6 Contenido del manual de organización 30

2.6.1 Identificación 30

2.6.2 Índice 31

2.6.3 Introducción o prologo 31

2.6.4 Antecedentes históricos 32

2.6.5 Legislación o base legal 32

2.6.6 Atribuciones 33

2.6.7 Organigrama 33

2.6.8 Misión 33



III

2.6.9 Visión 33

2.6.10 Descripción de puestos 33

2.6.11 Glosario de términos 34

2.6.12 Directorio 34

2.7 Metodología para la elaboración de los manuales administrativos. 35

2.7.1 Planeación 36

2.7.2 Recopilación de la información 37

2.7.3 Procesamiento de la información 38

2.7.4 Redacción 39

2.7.5 Elaboración de gráficos 39

2.7.6 Formatos y comprensión 40

2.7.7 Revisión y aprobación 402.7.8 Distribución y control 41

2.7.9 Actualización 42

Cáp. 3 Propuesta de manual de organización para la constructora y consultora

EAL 43

3.1 Identificación 44

3.2 Índice 45

3.3 Introducción 46

3.4 Antecedentes legales 47

3.5 Base legal 48

3.6 Organigrama propuesto 50

3.7 Misión 51

3.8 Visión 51

3.9 Descripción de puestos 52

3.10 Glosario de términos 90

3.11 Directorio 93

Conclusión 95



IV

Fuentes de información 99

Anexo I 101

Anexo II 107



1

RESUMEN

En el presente trabajo se comentan las generalidades de los manuales

administrativos y en forma mas detallada se describen los manuales de

organización debido a que este trabajo es sobre una propuesta de manual deorganización para una constructora de la cuidad de Xalapa, el hablar de estos

temas me sirvió como base para la realización de la propuesta.

Dicha propuesta tiene la finalidad de que los empleados conozcan la historia de

cómo ha ido creciendo la empresa a lo largo del año que lleva desde su

constitución, también pretende que se logre organizar, delimitar y justificar las

funciones de cada uno de los puestos con que cuenta esta compañía, así como

tener presente la estructura orgánica de la misma, su misión y visión.



3

INTRODUCCION

El administrador es la persona que aplica sus conocimientos y habilidades para

planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar actividades con la finalidad de

guiar a una organización hacia el logro de sus objetivos.

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad.

El surgimiento de la administración es un acontecimiento de suma importancia en

la historia social ya que es el órgano específico encargado de hacer que losrecursos sean productivos, también se puede definir como el proceso de crear,

diseñar y mantener un ambiente en el que las personas alcancen con eficiencia

las metas seleccionadas.

La buena administración conduce al éxito a las empresas, por esto es

indispensable que se desarrolle de manera apropiada, ya que una organización

correctamente establecida conducirá al establecimiento de funciones y

procedimientos que habrán de seguirse paso a paso para lograr el éxito

Los manuales administrativos son una herramienta importante de la administración

ya que en ellos se establecen los objetivos, normas, políticas, procedimientos,

estructura orgánica de la empresa, entre otras cosas y gracias a esto son de

mucha utilidad para alcanzar el logro de una eficiente administración de la

organización.

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye ladocumentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de

contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y



4

procedimientos en la ejecución tanto administrativa como operativa, que permita

descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Asimismo es

importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de

sistemas de la organización o en caso de no contar con los recursos necesarios,

utilizar los servicios de consultoría externa. De cualquier manera, se manifiesta la

necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones,

como consecuencia lógica de intentar llevar un control adecuado dentro de la

diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.

La necesidad de contar con manuales administrativos se ha hecho notable a lo

largo del tiempo no solo por un ordenamiento, o por la moda, si no debido al

creciente volumen de las operaciones, al incremento de personal, a la adopción de

técnicas modernas y la complejidad de las mismas estructuras administrativas.

Todo ello hace imprescindible el uso de instrumentos administrativos como son los

manuales, que faciliten la actuación de los elementos humanos que colaboran en

la obtención de los objetivos y el desarrollo de funciones de la empresa, así como

proporcionar la información que requieren los administradores en el cumplimiento

de sus obligaciones y deberes principales.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada

y sistemática la información de una organización. La tarea de elaborar manuales

administrativos se considera como una función de mantener informado al personal

clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear

la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita

y permanente.

Existen muchos tipos de manuales de administración sin embargo los más

importantes son los manuales de organización, de políticas y de procedimientos.

El manual de políticas contiene las intensiones o acciones de la administración

que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Tiene como



5

objetivo presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada

organización y ser un instrumento útil para la orientación e información al personal.

El manual de procedimientos contiene una descripción exacta de cómo se deben

de realizar las actividades de una empresa, es importante constar con este manual

ya que facilita el trabajo dentro de la organización y ayuda a ahorrar tiempo.

El manual de organización es un documento que contiene información detallada

referente a los antecedentes de la empresa, su base legal, atribuciones, estructura

orgánica y funciones de cada uno de los puestos que integran su organigrama,

señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, los

canales de comunicación y coordinación, también contiene información sobre el

directorio de los empleados de la empresa. Este manual ayuda a tener un orden

real dentro de la organización.

Analizando lo anterior con el gerente general de una pequeña empresa de la

ciudad de Xalapa, la cuál tiene apenas un año trabajando, llegue a la conclusión

de que es necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben

emprender en la Constructora y Consultora EAL, es la preparación de un manual

de organización, con lo cuál él estuvo de acuerdo, ya que esté permitirá dar a

conocer o aclarar los objetivos, la estructura, funciones, técnicas, métodos,responsabilidades y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de la

empresa, ya que los manuales administrativos son importantes tanto para los

empresarios como para los trabajadores.

Para los empresarios, los manuales de organización son importantes ya que en

estos se delimitan claramente cuales son las responsabilidades y que autoridad

tiene cada uno de los trabajadores de la empresa, y para los empleados es

importante ya que a través de éste pueden conocer las exigencias de su puesto y

observar cual es su lugar dentro de la estructura orgánica de la compañía.

Es por esto que el presente trabajo abordará en su primer capítulo las

generalidades de los manuales administrativos, para que el lector se pueda



6

introducir en el tema y comprender de manera general de lo que se va a tratar el

trabajo en si, en este capítulo se hablará sobre los antecedentes de los manuales

administrativos, cual es su definición, mencionando aquí la definición de varios

autores y una que yo propongo, también hablaré sobre cuales son sus objetivos,

sus ventajas y desventajas y se mencionará la forma en que se clasifican; para

terminar el capítulo hablaré sobre los manuales de políticas y procedimientos ya

que estos junto con el de organización son los más importantes de los manuales.

Esto dará pie para poder abordar de manera mas directa en el capitulo dos a los

manuales de organización hablando sobre su concepto, sus objetivos generales y

específicos, así como cuál es su clasificación, su importancia, el contenido de los

manuales de organización y finalizar este capítulo mencionando la metodología

para elaborar los manuales administrativos la cual se divide en planeación,

recopilación de la información, procesamiento de la información, redacción,

elaboración de gráficos, formatos y comprensión, revisión y aprobación,

distribución y control y actualización.

Este trabajo culminará con el capítulo tres en el cual elaboro la propuesta de

manual de organización para la Constructora y Consultora EAL, la cual contiene la

historia de la empresa, su base legal, la estructura orgánica de la compañía, ladescripción de cada uno de los puestos que conforman el organigrama, también

llevará un glosario de términos para la correcta comprensión del manual y el

directorio de los empleados de la constructora.



CAPITULO I

MANUALES ADMINISTRATIVOS



8

1.1 ANTECEDENTES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

La historia de los manuales administrativos como una herramienta para la

administración es reciente a pesar de que se tienen registros de que se utilizaban

en los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba

con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales

como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en

campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares,

memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las

formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un

perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos mas

adelante la necesidad de contar con personal capacitado para la guerra dio lugar a

que se formularán manuales administrativos mas detallados.

Cuando se crearon los manuales administrativos fue posible contar con control

para el personal de una organización y también de las políticas que se manejan

en ella, así como establecer una estructura organizacional, definir procedimientos

y otras prácticas de la empresa de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada.

Los primeros manuales que se realizaron tenían defectos técnicos, pero aun así

fueron de gran utilidad en la instrucción de nuevo personal a la organización.

Pasando el tiempo los manuales administrativos se fueron adaptando para que

fueran más claros, técnicos, concisos y prácticos, por esta razón se comenzaron a

aplicar a diversas funciones operacionales de la empresa como por ejemplo:



9

producción, ventas, finanzas, entre otras.

A raíz de esto, los manuales administrativos comenzaron a tomar la forma que

ahora conocemos y son una de las herramientas más importantes de la

administración, ya que liberan a los administradores de tener que repetirinformación, explicaciones o instrucciones similares.

“En muchos organismos públicos se considera que los manuales administrativos

son una obligación” (Cabrera, 2008, p. 39).

1.2 DEFINICIÓN DE MANUAL ADMINISTRATIVO

“En nuestro país los manuales son una técnica relativamente nueva, todavía no se

sabe a ciencia cierta que es un manual administrativo, cuántos tipos de manuales

hay, para qué pueden servir, cómo se elaboran, cómo se usan, etc.”(Rodríguez,

2005, p. 55).

A pesar de esto hay varios autores que dan un concepto de lo que es un manual

administrativo entre ellos tenemos a:

Agustín Reyes Ponce.- “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de

manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de

elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta

que se pretende entre cada grupo humano en la empresa”.

Joaquín Rodríguez Valencia.- “Un documento en el que se encuentra de manera

sistemática las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad”

Graham Kellog, “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el

procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de

cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un



11

crecimiento y el desarrollo de una organización, brindándole estabilidad y solidez.

Los manuales en forma de documento oficial pueden considerarse parte del

control interno, el cual depende de la dimensión de la organización o de su

crecimiento. Los manuales son un medio que ayuda al personal a determinar porsi mismo lo que espera y cuando y como espera lograrlo.

Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas y claras,

permite resolver los malos entendidos de manera rápida, muestra a los empleados

como su puesto es parte importante de la organización y como su trabajo

contribuye al logro de los objetivos de la empresa, también ayuda a los nuevos

empleados a conocer su puesto y lo que debe hacer en el.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de

mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de

la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente

redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los

manuales administrativos representan un medio de comunicación de las

decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma

sistemática la información administrativa.

Rodríguez (2005), nos dice que al elaborar los manuales administrativos se deben

plantear las siguientes preguntas:

¿Tendré que limitarme a aconsejar? O debo orientar al usuario respecto a

los detalles de lo que tiene que hacer.

¿Qué relación tengo con los usuarios que van a leer el manual y como debo

proceder de acuerdo con está?

¿Voy a seguir tratando a los usuarios del manual?



12

¿Quién va a ser el responsable del contenido del manual?

Lo que se busca al elaborar manuales administrativos es mantener informado al

personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección.

“Los manuales son para la organización lo que los cimientos son para un edificio.

Tenerlos, facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos, limitaría la carga y el

número de pisos que el edificio podría soportar” (Álvarez, 2008, p. 74).

1.3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son un medio de comunicación entre los altos

mandos de una organización y demás personal y ayudan en la toma de decisiones

administrativas, estos tienen como propósito señalar de forma sistemática la

información administrativa.

Los manuales administrativos como cada parte de la organización tienen que

cumplir con un objetivo que en este caso el autor Franklin (2004), nos dice que

son:

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o

sectorial).

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores

encomendadas a todo el personal.

• Ahorrar el tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la

repetición de instrucciones y directrices.

• Agilizar el estudio de la organización.

• Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.



13

• Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

• Determinar la responsabilidad de cada nivel y puesto respecto a la

organización.

• Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

diferentes niveles jerárquicos que la componen.

• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

• Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de

bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que

interactúa la organización. (p. 170)

1.4 VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan

la ventaja de estos y llaman la atención ciertas características que debidamente

consideradas permiten una utilización óptima de los mismos por lo cual Gómez

(1994), y Rodríguez (2005), nos dicen que las principales ventajas de los

manuales son las siguientes:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.



14

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación

del personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la duplicidad de funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cadaquien.

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más

antiguos.

11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

12. Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

13. Ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, normas, etc.

14. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.

15. Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través

del tiempo.

16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

18. Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el



15

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

1.5 DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Si bien es cierto los manuales nos ayudan a tener una mejor organización también

presentan ciertas desventajas, lo cual no les restan importancia, de las cuales

Gómez (1994), y Rodríguez (2005), nos enlistan algunas de estas:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.

5. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.

6. Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.

7. Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los

informales, que también son muy importantes.

8. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles

pueden volverse complicados.

Considero que los manuales administrativos son de mucha ayuda para la

organización, ya que son mas sus ventajas que las desventajas y nos ayudan a

que exista un orden dentro de la empresa, ayudan a que cuando se contrata



17

responsabilidad y se realiza una descripción de los distintos puestos y la

relación que existe entre ellos.

• Manual de políticas.- También se le llama manual de norma. Se deben de

describir los lineamientos que debe seguir la empresa en la toma de

decisiones, ya que una apropiada definición de las políticas permitirá

agilizar el proceso de toma de decisiones además de que sirve como base

para una efectiva revisión cuando sea necesario. Los manuales de políticas

pueden ser para producción, ventas, personal, compras, etc.

• Manual de procedimientos.- Este manual es una guía de cómo se deben de

hacer las cosas dentro del trabajo, normalmente se encuentran diagramas,

cuadros y dibujos que expliquen también como realizar el trabajo, este

manual puede ser de los procedimientos en la oficina y en la producción.Este es uno de los manuales más importantes ya que ayudan a orientar al

nuevo personal.

B) Por función específica:

De acuerdo a esta clasificación, se pueden elaborar manuales con base afunciones operacionales.

• Manual de producción.- Trata de coordinar el proceso de producción para

uniformar los criterios y sistematizar las líneas de trabajo.

• Manual de compras.- En este manual se especifican las funciones de

compras, el proceso de compra y los métodos que se utilizan.

• Manual de ventas.- Aquí se determinan cuales van a ser las políticas y

procedimientos de ventas

• Manual de contabilidad.- Se establecen los principios y técnicas a utilizar en

el área, se puede añadir referencias sobre la estructura orgánica del

departamento de contabilidad, del sistema contable etc.

• Manual de personal.- Se establecen las técnicas de reclutamientos y



18

selección de personal que la empresa maneja así como la administración

del personal, políticas, usos y servicios, prestaciones, capacitación y todo lo

relacionado con el personal de la organización.

• Manual de finanzas.- Respaldan el manejo y distribución de los recursos

económicos de la organización.

C) Por su ámbito:

Los manuales administrativos se basan en las necesidades específicas que

surgen en las oficinas, y de acuerdo con su ámbito de aplicación, puede abarcar

muchas o pocas actividades.

• Generales.- Estos manuales contienen información general de la

organización sobre su estructura, funcionamiento y personal.

• Específicos.- Se enfocan a un área administrativa en particular, se maneja

información detallada de los manuales de organización y procedimientos ya

que son de los más importantes en una empresa.

Álvarez (2008), dice que los manuales más importantes con los que debe contar laempresa son los de organización, procedimientos y políticas. A continuación

describiré de manera más profunda dichos manuales.

1.6.1 Manual de políticas

Definición.- Documento que incluye las intenciones o acciones generales de laadministración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas

establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda



19

obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según

convenga a las condiciones del organismo social.

Un manual de políticas documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área,

departamento, dirección, gerencia y organización. En dicho manual se contesta lapregunta ¿Qué se hace? en el área.

El manual se debe elaborar porque es una de las mejores herramientas para

administrar una organización. Sirven para transmitir completa y efectivamente los

conocimientos, experiencia y cultura de la organización a todo el personal de la

empresa.

Las políticas las determina la administración superior esto quiere decir los altosmandos de la organización, y estas son creadas para controlar aspectos que

pueden ocurrir dentro de la empresa como puede ser promover al personal con

base en sus meritos, las políticas tienen la característica de ser flexibles ante las

circunstancias.

Rodríguez (2005), nos dice que los manuales de políticas tienen como objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la organización para administrarla enforma adecuada.

• Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben

realizarse en cada unidad administrativa.

• Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

• Orientar e informar al personal.

• Facilitar la descentralización al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a seguir en la toma de decisiones.• Servir de base para una constante y efectiva rescisión administrativa.

Tener políticas dentro de la empresa es de suma importancia ya que estas regulan

la conducta y orientación del personal. Además de que ayudan a los



20

administradores a no tener que estar repitiendo la misma información

constantemente, el manual de políticas se relaciona con todos los manuales

administrativos y es uno de los más importantes ya que este puede influir sobre

los demás manuales.

El manual de políticas debe contener solo documentos que hayan sido revisados y

aprobados por el director o dueño de la organización.

Existen dos tipos de manuales de políticas que son: los manuales generales de

políticas y los manuales específicos de políticas. Los primeros son los que

abarcan todo el organismo y los segundos son como su nombre lo dice

específicos de alguna función operacional, un departamento o una sección en

particular de la empresa.

Rodríguez (2005), menciona que una regla sobre el contenido de los manuales de

políticas es que solo debe contener los apartados necesarios para alcanzar los

objetivos planteados y para mantener los controles indispensables.

Los manuales de políticas deben de contener:

1. Índice: que es una lista de lo que contiene el manual, éste debe de ir connúmeros o letras del alfabeto para tener como referencia a la hora de

buscar un apartado.

2. Introducción: Debe tener una breve introducción al manual. El propósito de

esta introducción es explicarle a los usuarios que es el manual y lo que

pretende lograr. La parte de la introducción se divide en:

a. Objetivos del manual.- Se debe explicar que se pretende alcanzar

con la realización del manual.

b. Alcance.- Se debe mencionar que abarca el manual.

c. Cómo usar el manual.- Esta parte puede llegar a ser la mas

importante de la introducción ya que explica como se debe de utilizar

el manual de políticas.



23

como: Manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de

fábrica, que como su nombre lo dice los primeros se refieren a los procedimientos

que se llevan a cabo en las oficinas administrativas de la organización y los

segundos a los procedimientos realizados en la fábrica o en el área operativa.

Pero esta no es la única clasificación que existe también se pueden clasificar por

su ámbito de aplicación y su alcance: manual de procedimientos general y manual

de procedimientos especifico.

El manual de procedimientos general toma en cuenta todos los procedimientos

que se llevan a cabo en la empresa u organización y el manual de procedimientos

específicos solo contiene los procedimientos de un área en específico y tiene

como propósito cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

Este manual nos dice como dar de alta o de baja a una persona, como agregar

una cuenta al libro mayor general y como atender y resolver las complicaciones

que se presenten con los clientes.

Rodríguez (2005), nos dice que el manual de procedimientos debe contener:

1. Índice. Lista de los apartados del manual.2. Introducción. Se debe poner una breve introducción al manual. Aquí se

describe lo que es y de que trata el documento que se esta leyendo, cual es su

objetivo, su alcance, como usar el manual y cuando se realizaran revisiones y

actualizaciones.

2.1. Objetivos del manual. Que se pretende lograr con el manual

2.2. Alcance. Que abarca el manual

2.3. Como usar el manual. Esta es la parte más importante de la introducción y

le dice al usuario la forma en que debe utilizarse el manual.

2.4. Revisiones y recomendaciones. Se indica la persona a la cual acudir para

señalar cambios o correcciones sobre el manual.

3. Organigrama. Se representa gráficamente la estructura orgánica de la



24

organización, debe indicar los sistemas de organización, tipo de

departamentalización, la relación entre el personal, líneas de autoridad y

asesoría.

4. Gráficas. Los procedimientos se deben presentar de manera gráfica, tomando

en cuenta la secuencia en que se realizan las operaciones.

4.1. Diagramas de flujo. Esta es la técnica más utilizada para representar

gráficamente los procedimientos. Cuando se incluyen en manuales

diagramas de flujo se recomienda utilizar la menor cantidad de símbolos,

esto para no volver complicados los diagramas.

5. Estructura procedimental. Aquí se presenta por escrito y de manera narrativa

cada paso que se realiza en los procedimientos, explicando en que consiste.

6. Formas. Las formas son un apoyo en el que se pueden recoger, de manerasistemática y coordinada, datos e información.

6.1. Formas empleadas. Se deben poner las formas que se utilizan dentro del

procedimiento esto puede ser intercalándolas en el manual. En la

descripción de las operaciones que implique la utilización de formas deben

hacerse referencias precisas de éstas, utilizando números indicadores.

1.6.3 Manual de organización

Debido a que la propuesta de este trabajo se basa directamente sobre el manual

de organización, el desarrollo de éste se realizará en el siguiente capitulo.



CAPITULO II

MANUAL DE ORGANIZACIÓN



26

2.1 CONCEPTO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Este trabajo esta enfocado a realizar una propuesta de manual de organización es

por eso que este capítulo esta dedicado a los manuales de organización para

describir que son, cuales son sus objetivos, como se clasifican, que importancia

tienen y como se componen, describiendo detalladamente cada punto y

finalizando con la metodología para su elaboración. Yo considero que el manual

de organización es el más importante de los manuales administrativos porquedescribe la estructura de la organización y con él es posible conocer mejor a la

empresa en la que se labora.

De la mora (2002) dice que:

Se entiende por manual, el material escrito en forma sistemática que

muestra las diversas actividades que deben cumplirse por los recursos

humanos de una organización y la forma en que deben realizarse estas

actividades, tanto en forma conjunta como separada. Los manuales de

organización fueron utilizados en las empresas grandes del sector privado.

En las empresas públicas, este manual adquiere el nombre de manual

orgánico y se limita a definir las misiones y funciones de las respectivas

áreas de actividad; no incluye los contenidos del manual de organización

del sector privado. (p 108)

Manual de organización es un documento que contiene información detallada

referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones,

estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institución,

señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales

de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen



27

en forma gráfica la estructura orgánica de la organización.

Este es un documento de mucha importancia para las organizaciones ya que

presenta de forma detallada información indispensable sobre su funcionamiento.

Los manuales de organización sirven como medio de comunicación y

coordinación, facilitan el cumplimiento de las funciones y la asignación del recurso

humano, esto para lograr los objetivos que quiere alcanzar la organización.

Lo ideal es que toda organización cuente con un manual que describa su

funcionamiento y que se entienda fácilmente.

Cabrera (2008), en su monografía menciona que el propósito principal del manualde organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a los empleados

las actividades, procedimientos y como esta estructurada la organización,

recurriendo a tablas, gráficas y diagramas para facilitar el entendimiento de el

usuario. Representan de manera expresiva una forma de comunicación entre la

gerencia y los empleados.

2.2 OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El propósito fundamental de un manual de organización es describir la estructura

de autoridad y funciones especificas de cada puesto por ello Rodríguez (2005),

nos define cuales son los objetivos generales de un manual de organización:

• Presentar una visión del manual de organización.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica paradeslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al

personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la



28

ejecución del trabajo.

• Facilitar el reclutamiento y selección de personal.

• Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las

distintas unidades orgánicas.

• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

En cada manual además de los objetivos generales encontramos siempre

objetivos específicos, de los cuales a continuación se enlistan los que consideró

más importantes.

• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca

los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos

para el funcionamiento organizacional.

• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y

unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo,

duplicidad, etc.

• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada

interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

Tomando en cuenta los objetivos generales y específicos, considero que el

manual de organización es uno de los manuales más completos que busca facilitar

el trabajo de la organización y que no se desperdicien recursos tanto materiales

como humanos, ya que define claramente cuales son las funciones de cada

puesto y que necesita el titular del puesto para poder realizar su trabajo, además

de establecer cuales son las líneas de mando.



29

2.4 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Los manuales de organización se clasifican según el ámbito de aplicación,

contenido, grado de detalle y personal al que van dirigido.

En el presente trabajo se considero el primer criterio que es por el ámbito de

aplicación, por lo cual se clasifican en generales o específicos.

• Los generales son los que comprenden toda la empresa, es común

encontrar en este manual un apartado que hable sobre los antecedentes

históricos de la empresa.

• Los específicos son los que se enfocan en una función operacional

específica ya sea un departamento o una sección en particular. Este

manual contiene la descripción de puestos.

2.5 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

La importancia del manual de organización radica en la tarea principal de un

administrador de organizar, delegar, supervisar y motivar al personal de la

empresa. Este es un producto final tangible de la plantación organizacional de la

empresa. Cuando el manual no esta actualizado o solo contiene gráficas o

simplemente no se cuenta con un manual de organización es fácil suponer que la

planeación de la organización no se realizó de manera sistematizada.

El manual tiene la finalidad de indicar los objetivos de la empresa, los canales de

comunicación, las bases sobre las cuales se diseño la estructura orgánica, las

relaciones que existen entre el personal y las autoridades y los deberes y

responsabilidades de cada puesto dentro de la organización.



30

2.6 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El contenido de un manual de organización depende del tipo de manual que se

requiere y que tan detallado quiere que sea, aquí se muestran algunas variables

que puede contener el manual.

Tomando en cuenta varios libros (Rodríguez, 2005; Franklin, 2004; y Gómez,

1994) un manual de organización comprende:

1. Identificación

2. Índice

3. Introducción o prologo

3.1 Objetivo del manual

3.2 Ámbito de aplicación

3.3 Autoridad

3.4 Como usar el manual

4. Antecedentes históricos

5. Legislación o base legal

6. Atribuciones

7. Organigrama8. Misión

9. Visión

10. Descripción de puestos

11. Glosario de términos

12. Directorio

A continuación se describe en que consta cada apartado del manual de

organización.

2.6.1 IDENTIFICACIÓN

Como su nombre lo dice se debe de identificar a la empresa mencionando:



31

• Logotipo de la empresa.

• Nombre de la organización.

• Titulo y extensión del manual (General o específico).

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión, si es el caso.

• Unidad responsable de su elaboración.

2.6.2 ÍNDICE

Se realiza una relación de los capítulos o apartados que constituyen en el cuerpo

del documento. El índice debe incluir los conceptos o temas que se incluyen en

cada sección, se deben utilizar espacios en blanco o sangrías o mayúsculas para

indicar la relación entre los conceptos.

2.6.3 INTRODUCCIÓN O PROLOGO

Consta en hacer una explicación acerca de lo que es el documento, de la razón

por la que se da origen a su elaboración o revisión y los objetivos que se desean

alcanzar con dicho documento. También habla sobre el ámbito de aplicación, a

quien va dirigido, cómo se usara y como y cuando se harán sus revisiones y

actualizaciones.

Es bueno que contenga un mensaje y autorización de la más alta autoridad del

área alcanzada por el manual.

La introducción debe ser breve ya que si es muy grande los usuarios pueden

pensar que todo el manual es igual y finalizaran su lectura.

En el apartado de objetivo del manual: se describe lo que la organización pretende

lograr a través el manual, esto debe ser breve y preciso.

El ámbito de aplicación trata de explicar de forma breve lo que abarca el manual,



32

se puede combinar en un solo párrafo los propósitos y el ámbito de aplicación.

En la parte de autoridad se debe mencionar a la persona que aprobó el manual

pero poniendo el nombre de su puesto no de la persona por ejemplo: el gerente

general, un secretario, subsecretario aprobó el manual.

La parte de cómo usar el manual es la más importante de la introducción ya que

explica todo lo que los usuarios deben saber para utilizarlo. Esta sección debe

incluir los siguientes aspectos:

• Un examen breve del formato.

• Un enunciado de la responsabilidad de los usuarios, por ejemplo, mantener

el manual actualizado y devolverlo cuando se marchen de la empresa.

• El departamento o el puesto de la persona con quien deben ponerse en

contacto cuando quieran señalar cambios o correcciones o deseen hacer

recomendaciones para mejorar el manual.

• Una explicación de las claves o símbolos especiales, como los que se

utilizan para indicar temas revisados.

• Una breve descripción de las características especiales, por ejemplo un

glosario o una sección sobre formas.

2.6.4 ANTECEDENTES HISTÓRICOS

En este apartado se describe brevemente el origen de la empresa por ejemplo:

cuales fueron las causas que dieron lugar a su creación y el desarrollo que ha

tenido la empresa como las modificaciones que se han efectuado en cuanto a su

estructura, funcionamiento, etc. Al final se debe anexar copia de los documentos

que se consultaron para realizar este apartado.

2.6.5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL

Consiste en hacer una relación de los títulos de los principales ordenamientos

jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan



33

las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en

ella; es recomendable que siga el siguiente orden: constitución, tratados, leyes,

convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.

2.6.6 ATRIBUCIONES

Aquí se hace una trascripción textual y completa de las facultades conferida a la

entidad o a sus unidades administrativas, de acuerdo con las disposiciones

jurídicas que dan base legal a sus actividades. Debe señalarse el título completo

de los ordenamientos y el capítulo, artículos y texto de éste.

2.6.7 ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de los puestos con los que cuenta la organización,

sus niveles jerárquicos, las líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

2.6.8 MISIÓN

La misión sirve a la empresa como referencia para orientar sus acciones y vincular

lo deseado con lo posible. Debe contener la razón de ser de la organización.

2.6.9 VISIÓN

La visión le sirve a la organización para saber lo que desea alcanzar y como

quiere verse a un largo plazo.

2.6.10 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

La descripción de puestos incluye:

• Identificación del puesto

o Nombre del puesto

o Área

o Jefe inmediato



34

o Ubicación jerárquica

o Número de plazas

o Subordinados

o Objetivo del puesto

o Relaciones

Internas

• Ascendente

• Horizontal

• Ascendente

Externas

• Descripción del puesto

o Descripción general del puesto

o Funciones

• Perfil del puesto

o Escolaridad

o Habilidad

o Conocimientos

o Experiencia

o Responsabilidad

2.6.11 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Debe incluirse un listado de términos utilizados en el manual de organización para

ayudar a la comprensión del mismo.

2.6.12 DIRECTORIO

Es una relación de los trabajadores de la organización así como el puesto que

ocupan dentro de la misma, se recomienda realizar tomando en cuenta los niveles

jerárquicos. Puede agregarse teléfono, e-mail y horario.

Cuando se planea hacer un manual de organización es necesario conocer toda



35

esta información aunque no es indispensable que contenga todo lo antes

mencionado ya que eso depende del tipo de empresa que se esta manejando y

que tan extenso se requiere que sea el manual. El primer paso para elaborar un

manual de organización es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que

contestar las siguientes preguntas:

¿Cuál es el objetivo del organismo al crear este manual?

¿Qué beneficios proporcionará el manual a los usuarios?

¿Qué espero o qué espera mi departamento lograr con este manual?

Una vez que se determinan los objetivos del manual hay que presentarlos porescrito dentro del manual.

“La existencia del manual de organización se hace imprescindible en todo tipo de

organización ya sea pública o privada, donde la supervisión de tareas y funciones,

los conflictos de autoridad y la dilución de responsabilidades son fenómenos

administrativos comunes” (Rodríguez, 2005, p. 104).

2.7. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS.

Una vez que se conoce todo acerca de los manuales de organización se debe de

conocer la forma en que se realizan los manuales administrativos en general es

correcto mencionar que la elaboración de cada manual administrativo

(organización, procedimientos, políticas y por función específica) es diferente.

Rodríguez (2005), menciona que no existe un modelo establecido para realizarlos,

sin embargo describiré la forma más frecuente de elaborarlos.



36

2.7.1 PLANEACIÓN

Primera etapa: Quien es responsable de la elaboración del manual.

En esta etapa se debe decidir a que área de la organización le correspondeelaborar los manuales y esto se puede decidir de dos maneras la primera es

incrementar un departamento encargado de la racionalización administrativa pero

si no existe dicho departamento se puede contratar un despacho de consultores

externos que se encarguen de su realización.

Segunda etapa: La planeación de la elaboración.

Rodríguez (2005), nos dice que planear significa estudiar una acción futura,precisando las operaciones que se deberán llevar a cabo y en qué orden, y

realizando el acoplamiento óptimo, desde el punto de vista económico para lograr

el objetivo propuesto. Por lo que será importante en ésta etapa considerar factores

como:

• Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del

organismo.

• Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes;personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.

El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización

adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo

Tercera etapa: El programa de trabajo

El siguiente paso es elaborar un programa de trabajo, en el que se realizanestimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. “Debemos contar con

estimaciones de tiempo para la recolección de información redacción y

elaboración de graficas, revisión, impresión y todos los demás aspectos de la



37

elaboración” (Rodríguez, 2005, p 65-66).

Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración

de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por

separado aunque con la combinación de ambas se obtienen mejores resultados.

2.7.2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo,

es necesario comunicar por escrito a los gerentes que se requiere de apoyo y

cooperación para elaboración de los manuales.

Cuando se concluye con la planeación nos encontramos preparados para recopilar

y organizar la información que se integrará al manual. La recopilación de

información podremos efectuarla mediante la investigación documental,

observaciones, cuestionarios y entrevistas.

La investigación documental nos sirve para recolectar información la cual la

obtendremos en escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes, circulares etc., que

nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa.

La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual,

consiste en observar a las personas para conocer la forma en que realizan sus

actividades y anotar de forma correcta la secuencia, es importante que el analista,

tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información, ya que si no

podrían pasársele algunos pasos, esta información se complementa con la

información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas.

Los cuestionarios son otra técnica de recolección de datos, su objetivo es describir

hecho y opiniones, reunir datos. Estos se deben hacer con especial atención. Los

cuestionarios son útiles cuando es preciso recabar información de muchas



38

personas.

Las entrevistas son un instrumento que permite descubrir aspectos que forman

parte del trabajo pero que a simple vista no se ven.

2.7.3. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

La información recabada debe seguir un proceso para que pueda ser aprovechada

al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información son los

siguientes: Depuración, clasificación y análisis

El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la

información, pues la resistencia al cambio y los diferentes intereses dentro de las

estructuras impiden dar información completa, veraz y oportuna con relación a las

funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad

administrativa.

Para la integración de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en

la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que

se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. Es preciso

hacer reuniones con los gerentes de cada área que será incluida en el manual

para darles a conocer la información que contendrá dicho manual.

Rodríguez (2005), dice que durante la elaboración de los manuales pueden surgir

dificultades al detallar las funciones y actividades en forma escrita y oficial, ya que

intereses particulares pueden impedir que se terminen con éxito los manuales. Por

esto, quien este encargado de elaborar el manual debe hacer uso de susensibilidad, buen trato y adecuadas relaciones humanas para lograr que el

personal colabore y sean aceptados los formatos de los documentos que se

presenta para lograr que los manuales cumplan con su función.



39

2.7.4. REDACCIÓN

Como primer paso se deben definir los objetivos y que tipo de manual se va a

realizar (de procedimientos, de políticas, de organización, etc.), Debe analizarse

muy a fondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual, teniendo encuenta, a que personas va dirigido, el posible uso ó frecuencia de consulta, etc.

Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para la redacción del

manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión; en la medida de

lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en

corrección de estilo, quien se encargue de la revisión final de la redacción de los

manuales, permitiendo con esto un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.

2.7.5. ELABORACIÓN DE GRÁFICAS.

“Casi todos los manuales son principalmente integrados por textos escritos sin

embargo algunas técnicas visuales pueden realzar considerablemente el manual y

contribuir a que las personas entiendan mejor su contenido” (Rodríguez, 2005, p

72).

No necesariamente deben de incluir gráficas, pero se recomienda hacerlas ya que

estas ayudarán a que el manual no sea monótono y se torne aburrido al ver puras

letras. Las representaciones gráficas más comunes, son organigramas, diagramas

de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de espacios, formas,

etc. Para su elaboración se deben utilizar las técnicas conocidas que sean

sencillas.



40

2.7.6. FORMATO Y COMPOSICIÓN

Cuando ya se tiene recopilada la información se debe determinar el formato con el

cual se presentará el manual ya que de este depende que los usuarios lo lean o

no.

Un manual administrativo cumple con su objetivo básico, el de ser consultado,

cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o

inquietudes, un manual debe contener tres características importantes que son:

• Facilidad de lectura y/o consulta.

• Que permita hacer referencias rápidas y precisas.

• Respirar confianza por su apariencia y orden.

Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y

actualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas,

ejemplo: hoja 3 de 45, usando correctamente los espacios en blanco y los

márgenes amplios; al diseñar el formato de los manuales es usual el

encabezamiento de páginas, donde se asienta la información básica de cada

manual como: título del manual, título del procedimiento, fecha de publicación,

número de página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas.

2.7.7. REVISIÓN Y APROBACIÓN

En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es

conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los

manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión alcontenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:

• Revisión justa y objetiva del material.

• Proporcionar críticas específicas y constructivas.



41

• Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un

plazo previamente acordado.

• Evitar cambios sólo por gusto personales.

Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, acargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los

niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.

Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien

utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como punto final en la

elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresión,

distribución y control de los manuales.

Esta aprobación se debe de incluir en el manual y se puede hacer de dos maneras

la primera es que en la parte inferior de cada hoja se ponga quien lo elaboró, la

fecha, quien lo aprobó y la fecha de aprobación.

En la segunda opción se pone una hoja al principio del manual, después de la

identificación.

2.7.8. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

Una vez que el manual fue elaborado, revisado, aprobado e impreso solo falta

distribuirlo y mantener un control sobre el.

Debido a que los manuales tienen un costo no se deben proporcionar manuales a

quienes no lo necesitas los únicos que tendrán un manual de cada uno serán los

altos directivos y se debe llevar un control de las personas que utilizan dichos

manuales.



42

2.7.9. ACTUALIZACIÓN

El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en

la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite

que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para eldesarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y

actualización de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual,

siendo recomendable efectuarse cada seis meses.

La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es

decir, las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio

de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera.

Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de

sus manuales administrativos, ya que a través de un programa escalonado por

secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las

revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se

analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período

programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ó

modificación a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos

para un mejor manejo de la información.



CAPÍTULO III

PROPUESTA DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“PARA LA CONSTRUCTORA Y CONSULTORA

EAL”



45

3.2. INDICE

3.1. Identificación

3.2. Índice

3.3. Introducción

3.4. Antecedentes históricos

3.5. Base legal

3.6. Organigrama propuesto

3.7. Misión

3.8. Visión

3.9. Descripción de puestos

3.10. Glosario de términos3.11. Directorio



46

3.3. INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como objetivo principal presentar una visión general de

la empresa “Constructora y Consultora EAL” funcionando como guía práctica para

los trabajadores de dicha empresa y para el personal de nuevo ingreso, además

de ser un instrumento auxiliar para los directivos permitiéndoles unificar los

criterios y la toma de decisiones, logrando con ello el cumplimiento de sus

objetivos generales y específicos.

La Constructora y Consultora EAL determinó que era necesario elaborar un

manual de organización debido al crecimiento que ha presentado la empresa y la

contratación de nuevos trabajadores para llevar a cabo las actividades, ya que conesto se han incrementado también los problemas de organización, cargas de

trabajo desproporcionadas o duplicadas, así como diversas líneas de mando.

El ámbito de aplicación de este manual esta dirigido a cada uno de los

departamentos que integran la compañía “Constructora y Consultora EAL” siendo

responsabilidad del área de recursos humanos la actualización, revisión y

aprobación de dicho manual y de recibir por escrito del personal operativo

sugerencias para la actualización, modificación o mejoramiento de dicho manual.

El presente manual se encuentra dividido por temas específicos, para facilitar su

consulta, también se ha incluido un índice donde cada tema esta identificado por

un punto y el número de página en el que se encuentra incluyendo un glosario de

términos para la unificación de criterios en la interpretación de los mismos, esto

con el objetivo de que, al momento de consultarlo al personal de la empresa, le

sea clara y precisa su interpretación para la ejecución de sus actividades diarias.



47

3.4. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Constructora y Consultora EAL, es una empresa constituida legalmente a partir del

01 de Julio de 2008, como una Persona física con actividad empresarial por Edgar

Avendaño López y su padre Tirso Avendaño Ortiz, en la ciudad de Xalapa de

Enríquez, Veracruz.

En sus inicios solo trabajan padre e hijo y un empleado técnico, como no contaban

con oficinas, realizaban el trabajo en su casa. Poco a poco fueron adaptando un

cuarto dentro de la casa como oficina y así continuaron trabajando.

Dos meses después y gracias al trabajo, experiencia y a las propuestas realizadas

a la administración del H. Ayuntamiento de Medellín, Ver., lograron adquirir su

primer contrato correspondiente a una obra Hidro-sanitaria y pudieron dar inicio a

sus labores para después llevar a cabo contratos con otras dependencias del

gobierno y municipios.

Actualmente y por la demanda adquirida, ya cuenta con una estructura de

personal más completa, dividida en áreas; administrativa, técnica y operativa,

además de su gerencia general, pero sin un orden real y acorde para cada

actividad y puesto; así mismo con oficinas propias para el desarrollo de las

actividades con espacios físicos para cada departamento.

Conforme comenzaron a tener más trabajo la empresa fue contratando nuevo

personal, mismos que también eran miembros de la familia como hermanos,

primos y personal de confianza.

El giro principal de la empresa es la Construcción de Obras de Urbanización, su

objetivo principal es, ser una empresa con áreas de trabajo, tácticas y métodos

definidos para la óptima realización de los trabajos.



48

3.5. BASE LEGAL

Constructora y Consultora EAL esta constituida como persona física con actividad

empresarial de acuerdo a las siguientes leyes, reglamentos, códigos y normas:

• Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Constitución política del Estado de Veracruz-Llave.

• Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.

• Reglamento de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las

mismas.

• Ley número 100 de obras públicas para el estado libre y soberano

Veracruz-Llave.• Ley de contribución de mejoras por obras públicas federales de

infraestructura hidráulica.

• Ley orgánica del banco nacional de obras y servicios públicos.

• Reglamento de la ley interior de la SECOM del Estado de Veracruz.

• Ley del organismo público descentralizado de la Junta Estatal de Caminos.

• Reglamento de la ley del organismo público descentralizado de la Junta

Estatal de Caminos.• Ley del organismo público descentralizado de carreteras y puentes

estatales de cuota.

• Reglamento de la ley del organismo público descentralizado de carreteras y

puentes estatales de cuota.

• Ley del Seguro Social.

• Reglamento de la ley de Seguro Social.

• Ley de protección civil para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Código financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Código hacendario para el municipio de Xalapa de Enríquez, Veracruz de

Ignacio de la Llave.

• NOM-017-SCT4-1995.



49

• NOM-001-CONAGUA-1995.





5 0

3 . 6 . O R G A N I G

R A M A

P R O P U E S T O

G e r e n t e G e n e r a l

D e p a r t a m e n t o d e

a d m i n i s t r a c i ó n y

f i n a n z a s

D e p a r t a m e n t o d e c o n t r o l y

s e g u i m i e

n t o d e o b r a

E n c a r g a d o d e

c o n t r o l d e

e s t i m a c i o n e s

S

u p e r i n t e n d e n t e

d e o b r a

D e p a r t a m e n t o d e

e

s t u d i o s y p r o y e c t o s

A s i s t e n t e g e r e n c i a l

C o n t a d o r p u b l i c o

g e n e r a l


r e c u r s o s


a d q u i s i c i o n e s

T e s o r e r o

A u x i l i a r

c o n t a b l e

A n a l i s t a d e

p r e c i o s u n i t a r i o s

P r o y e c t i s t a

C a p t u r i s t a

B r i g a d a d e

t o p o g r a f í a


e s t u d i o s

s o c i o e c o n ó m i c o s

y a m b i é n t a l e s



51

3.7. MISIÓN

Ser una empresa con trascendencia y alta competitividad mediante la realización

de obras y proyectos, para poder prestar un servicio de calidad a la ciudadanía, a

través de instituciones de gobierno y clientes particulares.

3.8. VISIÓN

Ser empresa líder con estabilidad y crecimiento constante para la realización

laboral y de vida de los empleados y así trascender con servicios de calidad,

productividad y seguridad.



52

3.9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Gerente General

IdentificaciónNombre del puesto: Gerente General Ubicación Jerárquica: Primer nivel

Área: Gerencia General

No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: No aplica

= Subordinados =

Jefe de control y seguimiento de obras, Jefe de estudios y proyectos y Jefe de

administración y finanzas.

= Objetivo del puesto =

Lograr mediante la aplicación del proceso administrativo la correcta gestión

gerencial de la empresa hacia sus diferentes áreas.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Ninguna.

- Horizontal: Ninguna.

- Descendente: Jefe de Control y Seguimiento de Obra, Jefe de Estudios y

Proyectos, Jefe de Administración y Finanzas y capturista.

- Externas: Con dependencias de gobierno en sus tres niveles y con clientes

particulares.

Descripción del puesto

= Descripción general del puesto =

El titular de este puesto debe ejercer funciones de dirección, gestión, supervisión,

y coordinación con las distintas áreas de la empresa, así como con clientes



53

particulares y dependencias de gobierno.

= Funciones =

- Toma de decisiones.

- Fijar los objetivos de la organización.

- Analizar la situación técnica, contable, financiera y fiscal de la empresa.

- Gestionar ante dependencias las licitaciones públicas y concursos de obra.

- Crear relaciones saludables con clientes de la función pública y

particulares.

- Supervisión eventual de funciones en todos los niveles de la organización.

- Delegación de responsabilidades.

- Elaboración de planes estratégicos para el desarrollo de la empresa.- Selección de puestos gerenciales.

- Motivación y unión social de los empleados de la organización.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura en Administración, Arquitectura o Ingeniería Civil.

= Habilidad =

Capacidad de mando, correcto manejo de personal, facilidad para las relaciones

interpersonales, buen manejo del lenguaje, expresión oral apropiada para el

puesto y compromiso con la empresa.

= Conocimientos =

Administración, conocimientos técnicos en obras, construcción y amplioconocimiento de la empresa.

= Experiencia =

3 años.



54

= Responsabilidad =

- Logro de objetivos.

- Adecuada toma de decisiones administrativas.

- Correcto manejo de documentos e información confidencial.

- Atención al cliente.

- Correcto manejo y trato al personal.

- Representación legal de la empresa.



55

Asistente Gerencial

a) Identificación

Nombre del puesto: AsistenteGerencial

Ubicación Jerárquica: Staff

Área: Gerencia General

No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Gerente

General

= Subordinados =

Ninguno

= Objetivos del puesto =

Mantener orden y dar apoyo a requerimientos y trámites gerenciales mediante

coordinación y entendimiento mutuo.

= Relaciones internas =

- Internas

- Ascendente: Gerente General, Jefe de control y seguimiento de obra, Jefede estudios y proyectos y Jefe de administración y finanzas.

- Horizontal: Empleados de todos los departamentos.

- Descendente: Ninguna

- Externas: Clientes y visitas de personas ajenas a la empresa.



El titular de este puesto deberá fungir como secretaria del gerente general y

auxiliarlo como tal en todas sus actividades.



56

= Funciones =

- Atención al personal y/o gente externa a la empresa.

- Resguardo de documentación.

- Actualización de archivos.

- Informe de actividades a Gerencia.

- Coordinación de actividades.

- Apoyo de actividades.

- Actualización de información.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Carrera técnica en secretariado con computación o carrera similar, afín o superior.

= Habilidad =

Responsabilidad, compromiso con la empresa, facilidad para establecer relaciones

interpersonales, actitud de servicio, buena presentación, paciencia y facilidad de

aprendizaje.

= Conocimientos =

Conocimiento en software Microsoft Office Word, Excel, Power Point y Outlook

2003 o superior.

= Experiencia =

1 año

= Responsabilidad =

- Archivos de Gerencia.- Trámites administrativos.

- Control de acciones gerenciales.

- Control de datos e información inherente a la gerencia.



57

Jefe de Control y Seguimiento de Obra

Identificación

Nombre del puesto: Jefe de Control y

Seguimiento de Obra Ubicación Jerárquica: Segundo Nivel

Área: Departamento de Control y Seguimiento de Obra


General

= Subordinados =

Encargado de control de estimaciones de obra y Superintendente de construcción.


Lograr con respecto a las normas estipuladas, que las obras se entreguen en

tiempo y forma con lo prescrito en el contrato.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Gerente General.- Horizontal: Jefe de estudios y proyectos y Jefe administrativo.

- Descendente: Proyectista, brigada de topografía, tesorero y subordinados.


particulares.



El titular de este puesto debe llevar control de las obras en proceso para optimizar

los recursos necesarios para éstas.



58

= Funciones =

- Gestión de trámites con clientes.

- Supervisión de personal a su cargo.

- Tomar decisiones correctas y oportunas correspondientes al área.

- Aprobación de acciones de obra.

- Supervisión de trabajos de campo.

- Aprobación de solicitudes.

- Realizar informes gerenciales.

- Apoyo para la selección de personal de su área.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura en Arquitectura o Ingeniería Civil.

= Habilidad =

Responsabilidad, liderazgo, correcto manejo de personal, facilidad para las

relaciones interpersonales y discreción en el manejo de información

= Conocimientos =

Generales de cada tipo de obra.

= Experiencia =

De 1 a 3 años

= Responsabilidad =

- Toma de decisiones administrativas y técnicas.- Resultados de obra.

- Selección de personal eventual de la construcción.




59

Jefe de Estudios y Proyectos

Identificación

Nombre del puesto: Jefe de Estudios y

Proyectos Ubicación Jerárquica: Segundo nivel

Área: Departamento de Estudios y Proyectos


General

= Subordinados =

Analista de precios unitarios, proyectista, capturista, brigada de topografía y

encargado de estudios socioeconómicos y ambientales.


Lograr, mediante la administración de su área cumplir con las metas establecidas

en la empresa y entregar los estudios y proyectos en tiempo y forma.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Gerente General.

- Horizontal: Jefe de Control y Seguimiento de Obras y Jefe de

Administración y Finanzas.

- Descendente: Tesorero y subordinados.


particulares.



El titular de este puesto debe aplicar el proceso administrativo en el área para la

correcta ejecución de los proyectos y estudios.

= Funciones =



60

- Gestión de trámites con clientes.

- Supervisión de personal a su cargo.

- Revisar y analizar la documentación para licitaciones públicas y concursos.

- Tomar decisiones correctas y oportunas correspondientes al área.

- Aprobación de acciones de obra.

- Supervisión de trabajos de campo.

- Aprobación de solicitudes.

- Realizar informes gerenciales.

- Apoyo para la selección de personal de su área

Perfil del puesto

= Escolaridad =Licenciatura en Arquitectura, Ingeniería civil o Ingeniería ambiental.

= Habilidad =

Responsabilidad, liderazgo, capacidad y rápida respuesta a la toma de decisiones,

correcto manejo de personal, facilidad para las relaciones interpersonales,

seriedad y disciplina.

= Conocimientos =

En construcción, estudios ambientales, precios unitarios y proyección.

= Experiencia =

2 años.

= Responsabilidad =

- Toma de decisiones administrativas y técnicas.

- Veracidad de información en estudios y proyectos.

- Manejo y motivación de personal en área.




61

Jefe de Administración y Finanzas

Identificación

Nombre del puesto: Jefe de

Administración y finanzas Ubicación Jerárquica: Segundo nivel

Área: Departamento de administración y finanzas


General

= Subordinados =

Contador público general, encargado de adquisiciones, encargado de recursos

humanos y tesorero.


Fortalecer los sistemas administrativos de la organización a través de una óptima

dirección, optimización y control de los recursos humanos, materiales y

monetarios, logrando y manteniendo finanzas sanas que permitan a la empresa

adaptarse a los cambios en el ambiente interno y externo.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Gerente General.

- Horizontal: Jefe de control y seguimiento de obra y Jefe de estudios y

proyectos.

- Descendente: Con todo el personal de trabajo de la empresa de tercero y

cuarto nivel.

- Externas: Ninguna



62



El titular de este puesto deberá lograr una administración financiera, humana,

contable y fiscal saludable de la empresa y supervisar al personal de su

departamento y en caso de ausencia del gerente general, el de toda la empresa.

= Funciones =

- Planeación de medidas de control para la empresa.

- Optimizar los recursos.

- Realizar trámites legales de la empresa.

- Mantener en orden la información administrativa.

- Supervisión de personal a su cargo.- Tomar decisiones correctas y oportunas correspondientes al área.

- Realizar informes Gerenciales.

- Revisar y aprobar trámites, solicitudes y gestiones administrativas.

- Administrar nóminas y prestaciones.

- Atención de personal de la empresa.

- Apoyar en el proceso de selección y capacitación del personal.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura en Administración de empresas.

= Habilidad =

En la toma de decisiones, numérica, en el trato con las personas y supervisión.

= Conocimientos =Administración, contabilidad y conocimientos en software de sistema ASPEL,

NEODATA Y OPUS



63

= Experiencia =

1 año

= Responsabilidad =

- Definición y logro de objetivos.

- Toma de decisiones administrativas y financieras.

- Optimización de recursos.

- Recursos financieros.

- Recursos humanos.



64

Encargado de Control y Estimaciones de Obra

Identificación

Nombre del puesto: Encargado de

control y seguimiento de obra Ubicación Jerárquica: Tercer nivel

Área: Departamento de control y seguimiento de obra

No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de

control y seguimiento de obra

= Subordinados =

Ninguno


Ayudar al ciclo de administración de obras de manera eficaz para el pronto cobro

de los recursos financieros.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de Control y Seguimiento de Obra y Jefe de

Administración y Finanzas.

- Horizontal: Superintendente de construcción.

- Descendente: Ninguna.

- Externas: Áreas de precios unitarios de dependencias de gobierno y clientes

particulares.



El titular de este puesto deberá dar seguimiento a avances de obra para reportarde manera oportuna las estimaciones de la obra.



65

= Funciones =

- Coordinar con superintendente de obra información de la obra en proceso.

- Crear estimaciones de obra.

- Investigar información propia de estimaciones.

- Reporte a jefatura.

- Conciliación de precios extraordinarios con clientes.

- Actualización de información.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura Ingeniería Civil.

= Habilidad =

Matemática, para realizar trámites administrativos, facilidad para las relaciones

interpersonales y buen manejo del lenguaje relacionado con el puesto.

= Conocimientos =

Precios unitarios y manejo de software OPUS, NEODATA y Microsoft Office Excel

y Word 2003 o Superior

= Experiencia =

2 años

= Responsabilidad =

- Toma de decisiones técnicas.

- Manejo de archivos y documentos o información confidencial.

- Realización de trámites técnicos,

- Búsqueda de mayor obtención de recursos.

- Proyectos ejecutivos de obra.



66

Superintendente de construcción

Identificación

Nombre del puesto: Superintendente

de construcción. Ubicación Jerárquica: Tercer nivel

Área: Departamento de control y seguimiento de obra


control y seguimiento de obra

= Subordinados =

Bodeguero de obra y sobrestante de obra.


Dar prestigio a la empresa mediante la correcta ejecución de las obras

contratadas.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de control y seguimiento de obra y jefe de administracióny finanzas.

- Horizontal: Encargado de control de estimaciones de obra, encargado de

recursos humanos y encargado de adquisiciones.

- Descendente: Con sus subordinados

- Externas: Con supervisores de dependencias de gobierno.



El titular de este puesto deberá dar seguimiento y dirigir la obra en proceso para

su correcta ejecución.



67

= Funciones =

- Decidir los cursos de acción correctos y apoyarse con el personal operativo

para ejecutar la obra.

- Realizar indicaciones a personal operativo y sobrestante de obra.

- Supervisión de la obra.

- Reporte de avances de obra.

- Reporte a área administrativa de los recursos financieros necesarios para el

pago de nómina del personal eventual de obra.

- Requerir al encargado de adquisiciones los materiales que se necesitan

para la obra.

- Realizar los trámites necesarios para la obra.

- Conciliar con supervisión temas inherentes a la obra.

Perfil del puesto

= Escolaridad =


= Habilidad =

En relaciones humanas y supervisión de personal y construcción de obras de

urbanización = Conocimientos =

De construcción y de su área en general.

= Experiencia =

2 años

= Responsabilidad =

- Toma de decisiones técnicas.

- Establecer estrategias de trabajo.

- Supervisión de personal.



68

- Equipo y maquinaria pesada y ligera.

- Prestigio de la empresa en obra determinada.



69

Analista de Precios Unitarios

Identificación

Nombre del puesto: Analista de precios

unitarios Ubicación Jerárquica: Tercer nivel

Área: Departamento de estudios y proyectos


estudios y proyectos

= Subordinados =

Ninguno


Lograr mediante la realización de manera objetiva, el análisis de precios unitarios

para la optimización de recursos de la empresa.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de administración yfinanzas.

- Horizontal: Proyectista y capturista.

- Descendente: Ninguna

- Externas: Ninguna.



El titular de este puesto deberá analizar de manera minuciosa la información

referente a precios unitarios de todos los movimientos inherentes a la empresa

dentro de la obra, para obtener costos justos y aumentar utilidades.



70

= Funciones =

- Realización de estudios de precio unitarios de proyecto.

- Integrar información para licitaciones públicas y concursos.

- Investigación y actualización de precios unitarios.

- Cotización de precios de materiales, insumos y de más recursos necesarios

para el proyecto.

- Buscar obtener óptimos precios unitarios.

- Informar a altos mandos de resultados de estudios.

- Entregar información resultante a capturista.

Perfil del puesto

= Escolaridad =


= Habilidad =

Numérica y manejo de equipo de computo.

= Conocimientos =

En el análisis de precios unitarios y software OPUS Y NEODATA

= Experiencia =

De 1 a 3 años

= Responsabilidad =

- Manejo eficaz de información técnica.

- Correcto manejo de información investigada.



71

Proyectista

Identificación

Nombre del puesto: Proyectista Ubicación Jerárquica: Tercer nivel

Área: Departamento de Estudios y Proyectos



= Subordinados =

Ninguno.

= Objetivo del puesto =Lograr realizar un proyecto y entregarlo en tiempo y forma siendo parte integral en

la constitución de éste o de un estudio de obra.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de control y seguimiento

de obra.

- Horizontal: Capturista, brigada de topografía y analista de precios unitarios.


- Externas: Con los clientes.



El titular de este puesto es el responsable de asentar la información en un plano

ejecutivo de construcción de obra para integrarlo al expediente final del proyecto

ejecutivo de obra.

= Funciones =



72

- Realizar plano ejecutivo de proyecto.

- Integrar información para licitaciones públicas y concursos.

- Solicitar estudios inherentes de proyecto.

- Analizar y verificar estudios inherentes al proyecto.

- Informar al jefe de proyectos los avances y las necesidades del proyecto o

estudio.

- Intercambiar información con compañeros de departamento.

- Ajustar información con los clientes

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura Arquitectura o Ingeniería Civil.

= Habilidad =

En manejo de software AUTOCAD Y CIVIL CAD.

= Conocimientos =

De su área y de topografía.

= Experiencia =

De 1 a 3 años

= Responsabilidad =

- Manejo de información.

- Correcta realización de plano ejecutivo.

- Interpretación y análisis de información. - Toma de decisiones técnicas.



73

Capturista

Identificación

Nombre del puesto: Capturista Ubicación Jerárquica: Tercer nivel




= Subordinados =

Ninguno

= Objetivo del puesto =Lograr mediante la correcta integración del proyecto un trabajo de calidad para su

presentación ante los directivos de la empresa y los clientes.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Gerente General, Jefe de estudios y proyectos.

- Horizontal: Proyectista, analista de precios unitarios, brigada de topografía

y encargado de estudios socioeconómicos y ambientales.

- Descendente: Ninguno

- Externas: Clientes particulares o de gobierno.



El titular de este puesto deberá integrar la información resultante de sus

colaboradores para la formación del proyecto ejecutivo de obra.

= Funciones =

- Investigar temas inherentes al proyecto.

- Apoyar a trabajadores del área en la búsqueda de información.



75

Brigada de Topografía

Identificación

Nombre del puesto: Brigada detopografía

Ubicación Jerárquica: Tercer nivel




= Subordinados =

Ninguno


Lograr ser fuente importante de información para la correcta elaboración de los

proyectos ejecutivos y estudios a realizar.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos.- Horizontal: Capturista y proyectista.


- Externas: Ninguna



Los titulares de este puesto deberán generar información topográfica necesariapara la creación de los proyectos y estudios.

= Funciones =

- Realizar mediciones topográficas.



76

- Creación de planos de medidas.

- Capturar información topográfica.

- Dibujar los cálculos resultantes.

- Entregar reportes a su jefe inmediato sobre el desarrollo de sus actividades.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura en Ingeniería Civil, Arquitectura o Técnico Topógrafo.

= Habilidad =

En el manejo de herramientas y equipo de topografía.

= Conocimientos =

Manejo de software AUTOCAD Y CIVIL CAD y utilización de equipo de topografía.

= Experiencia =

1 año.

= Responsabilidad =

- Equipo especial de topografía.



77

Encargado de Estudios Socioeconómicos y Ambientales

Identificación

Nombre del puesto: Encargado deestudios socioeconómicos y ambientales





= Subordinados =

Ninguno


Lograr conocer mediante estudios socioeconómicos y ambientales el impacto que

tendrá el proyecto que se planea y ayudar a la elaboración de un proyecto

ejecutivo de calidad.

= Relaciones =

- Internas- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de administración y

finanzas.

- Horizontal: Capturista.


- Externas: INEGI y dependencias ambientalistas como Semarnat, Conagua,

PEMEX, CAEV, etc.



El titular de este puesto deberá realizar estudios de impacto ambiental, de

crecimiento poblacional y de impacto social para su integración al proyecto



78

ejecutivo.

= Funciones =

- Realizar cálculos para obtener información y gestionar trámites ante

dependencias externas.

- Analizar la situación actual y futura del lugar donde se planea poner en

marcha el proyecto.

- Investigar aspectos sociales, económicos y ambientales del lugar del

proyecto.

- Acudir al lugar de los proyectos para corroborar la información adquirida.

- Intercambiar información con capturista.

- Realización de trámites y solicitud de permisos necesarios para la

realización del proyecto.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura Ingeniería Ambiental.

= Habilidad =

En búsqueda de información y análisis de la misma.

= Conocimientos =

De estudios matemáticos y estadísticos.

= Experiencia =

1 año

= Responsabilidad =

- Veracidad en datos.



79

Contador Público General

Identificación

Nombre del puesto: Contador públicogeneral




administración y finanzas

= Subordinados =

Auxiliar contable.


Lograr mediante la supervisión de información contable y fiscal una sana

administración de las obligaciones propias del giro.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de administración y finanzas.- Horizontal: Tesorero.

- Descendente: Auxiliar contable

- Externas: SHCP y dependencias gubernamentales de hacienda y finanzas



El titular de este puesto deberá aplicar correctamente medidas de control contabley fiscal para la salud de la empresa.

= Funciones =

- Mantener actualizada la contabilidad de la empresa.



80

- Actualizarse en temas relacionados con su giro.

- Presentar ante dependencia recaudadoras de impuestos y contribuciones

causadas.

- Mantener actualizados los registros generados en dependencias

gubernamentales.

- Resolución de problemas fiscales y contables de la empresa.

- Proponer medidas de control contable.

- Elaborar estados financieros de la empresa.

- Presentar a su jefe inmediato el trabajo realizado.

Perfil del puesto

= Escolaridad =Licenciado en Contabilidad y/o Contador Público

= Habilidad =

Liderazgo, honradez, disciplina, capacidad de coordinar, discreción en el manejo

de información confidencial.

= Conocimientos =

Amplio conocimiento de leyes fiscales y manejo de paquetería ASPEL

= Experiencia =

1 año

= Responsabilidad =

- Toma de decisiones financieras, fiscales y contables.

- Manejo de archivo e información confidencial.

- Trámites administrativos.

- Cálculo eficiente de información contable y de contribuciones.



81

Encargado de Adquisiciones

Identificación


adquisiciones Ubicación Jerárquica: Tercer nivel




= Subordinados =

Ninguno


Evitar en mayor medida la pérdida de tiempo en requerimientos de materiales y

equipo y optimizar los recursos.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de administración y finanzas.

- Horizontal: Superintendente.


- Externas: Proveedores.



El titular de este puesto deberá obtener recursos materiales para la realización de

labores en todas las áreas.

= Funciones =

- Optimizar los recursos.

- Reducir tiempo de entrega.



82

- Evitar mermas y desperdicios.

- Obtener recursos de calidad.

- Mantener la maquinaria, herramientas y equipo en buen estado.

- Entregar y recibir maquinaria, herramienta y equipo solicitado.

- Ordenar las tarjetas de almacén.

- Cotizar y realizar pedidos de maquinaria, herramienta y equipo necesarios

para el trabajo.

- Revisar y requerir mantenimiento de la maquinaria y equipo.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Preparatoria

= Habilidad =

En relaciones interpersonales, en negociación, honestidad y disciplina.

= Conocimientos =

En manejo de tarjetas de almacén y sobre las herramientas, maquinaria y equipo

que se utiliza.

= Experiencia =

1 año

= Responsabilidad =

- Del equipo, maquinaria y herramienta de la empresa, vigilancia de las

mismas.- Manejo de documentos



83

Encargado de Recursos Humanos

Identificación


recursos humanos Ubicación Jerárquica: Tercer nivel




= Subordinados =

Ninguno.


Llevar de manera eficiente la administración de los recursos humanos de la

empresa.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Gerente general, Jefe de Administración y Finanzas, Jefe de

Estudios y Proyectos y Jefe de Control y Seguimientos de Obra.

- Horizontal: Personal del mismo nivel jerárquico.

- Descendente: Personal de niveles jerárquicos inferiores.

- Externas: Empresas de Outsourcing y medios de difusión periodística.



El titular de este puesto deberá dirigir, coordinar, controlar y armonizar las

actividades de selección, contratación, capacitación y desarrollo del personal así

como también intervenir en actos administrativos y disciplinarios con incidencia del

personal.

= Funciones =



84

- Debe establecer los sueldos, salarios y prestaciones de los trabajadores.

- Elaborar las nóminas.

- Tramitar las altas y bajas del personal en la empresa.

- Tramitar las altas y bajas del personal en IMSS e INFONAVIT.

- Supervisar asistencias.

- Analizar competitividad de personal y determinar necesidades de

capacitación.

- Dar atención personalizada a personal de la empresa

- Dar solución a problemas de personal de la empresa

- Elaborar informes para entregar a su jefe inmediato.

- Mantener actualizada la información acerca de la actividad e historia laboral

del personal.- Coordinar esfuerzos con jefes de área en necesidades de selección de

personal.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura en Administración.

= Habilidad =

En las relaciones interpersonales y supervisión.

= Conocimientos =

En reclutamiento, selección de personal y trámites fiscales.

= Experiencia =

1 año

= Responsabilidad =

- Manejo de archivos.

- Pago y control de nómina.



85

- Trámites administrativos.

- Recurso humano de la empresa.



86

Tesorero

Identificación

Nombre del puesto: Tesorero Ubicación Jerárquica: Tercer nivel




= Subordinados =

Ninguno

= Objetivo del puesto =Lograr a través de su trabajo la optimización de los recursos financieros para

maximizar el resultado de la gestión.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Jefe de Administración y Finanzas. Gerente General, Jefe de

Control y Seguimiento de Obra y Jefe de Estudios y Proyectos.



- Externas: Con instituciones bancarias.



El titular de este puesto deberá establecer comunicación constante con el jefe de

administración y finanzas y con el gerente general para tratar la rentabilidad

financiera de la empresa.

= Funciones =



87

- Revisar las conciliaciones y arqueo de información con instituciones

bancarias.

- Revisar el manejo de dinero por otras áreas.

- Solicitar los pagos de estimaciones.

- Invertir eficientemente los recursos de la empresa.

- Informar a altos mandos sobre ingresos y egresos.

- Distribución de nóminas.

- Autorización de salidas de recursos.

- Llevar control de los recursos financieros en caja y bancos.

Perfil del puesto

= Escolaridad =

Licenciatura en Contaduría o Contador Público.

= Habilidad =

Numérica, responsable y disciplinado.

= Conocimientos =

Generales de contabilidad

= Experiencia =

1 año

= Responsabilidad =

- Manejo de dinero en efectivo.

- Manejo de información confidencial.- Nóminas de la empresa



88

Auxiliar Contable

Identificación

Nombre del puesto: Auxiliar contable Ubicación Jerárquica: Cuarto nivel


No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior:

Contador público general

= Subordinados =

Ninguno.

= Objetivo del puesto =Ser fuente de apoyo para el logro de funciones y labores contables.

= Relaciones =

- Internas

- Ascendente: Contador Público General y Jefe de administración y

Finanzas.



- Externas: Ninguna



El titular de este puesto deberá apoyar en la realización de operaciones y

tramitología contable y fiscal.

= Funciones =

- Debe tomar decisiones correctas y oportunas.

- Realizar funciones menores de contabilidad.

- Realizar cortes de caja chica.



89

- Archivar la información del área.

- Apoyar al Contador general en funciones cotidianas de contabilidad.

Perfil del puesto= Escolaridad =

Técnico en Contabilidad o Licenciatura en Contabilidad.

= Habilidad =

Matemáticas y administrativas-contables.

= Conocimientos =

Básicos de contabilidad

= Experiencia =

6 meses

= Responsabilidad =

- Manejo de información confidencial. - Resguardo de archivos de contabilidad de la empresa.



90

3.10. GLOSARIO DE TÉRMINOS

• Adquisiciones.- Compra de herramienta, materiales y equipo ligero y

pesado que se requieran para las obras.

• Arqueo.- Cotejo de información contable.

• ASPEL.- Software diseñado para el control de todos los aspectos

administrativos, contables y fiscales de una empresa. Entre ellos se

encuentran el COI (control contable fiscal), NOI (control de nominas), SAE

(Ciclo de compra-venta o suministros) , BANCO (control de bancos) etc.

• Autocad.- Programa de cómputo específico para el diseño de construcción.

• Brigada.- Grupo de personas que se unen para realizar una tarea.

• Caev.- Comisión de Agua del Estado de Veracruz

• Civil Cad.- Programa especializado para la captura de datos propios de

niveles de terreno para la construcción y para la proyección de

construcciones complejas como carreteras, puentes o cualquier tipo de

distribución vial.

• Conagua.- Comisión Nacional del Agua.

• Concurso de obra.- Oferta realizada por instituciones públicas para la

obtención de derechos en la construcción de obras o realización deproyectos ejecutivos.

• Estimación de obra.- Documento en el que se describen los avances de

obra y el importe en dinero que estos avances representan. Su finalidad es

presentarlo a las dependencias del gobierno para el cobro parcial del monto

de la obra.

• Gestionar.- Hacer los trámites o diligencias necesarios para resolver un

asunto.

• INEGI.- Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática.

• Licitación.- Oferta o concurso realizado por instituciones públicas para la

obtención de derechos en la construcción de obras o realización de

proyectos ejecutivos a través de asignación directa o de concurso.



91

• Maquinaria ligera.- Maquinaria utilizada de forma manual por el personal

dedicada a labores menores de obra.

• Maquinaria pesada.- Maquinaria utilizada en la obra para la realización de

grandes cantidades de obra.

• NEODATA.- Software especializado para la creación, modificación y

adecuación de precios unitarios, presupuestos de obra, cronograma de

actividades, gastos y financiamientos, así como para llevar control de

estimaciones, suministros y avances de obra y realizar concursos de obra.

Versión similar de OPUS creado en México.

• Obra Hidro-Sanitaria.- Obra relacionada con aspectos de agua potable y

alcantarillado sanitario.

• OPUS.- Software especializado para la creación, modificación y adecuación

de precios unitarios, presupuestos de obra, cronograma de actividades,

gastos y financiamientos, así como para llevar control de estimaciones,

suministros y avances de obra y realizar concursos de obra. Creado por

Ecosoft.

• Outsourcing.- Es el uso de recursos externos a la empresa para realizar

actividades generalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es

una estrategia de administración por medio de la cual una empresa delegala ejecución de ciertas actividades a empresas altamente especializadas

• Plano ejecutivo de construcción.- Documento especializado en el que se

describe a detalle aspectos topográficos, técnicos, sociales y ambientales

para la ejecución de la obra.

• Proyectista.- Persona que se encarga de dibujar los planos de un proyecto.

• Proyecto ejecutivo de obra.- Documento técnico en el que se describe de

manera específica todos y cada uno de los aspectos inherentes a la

construcción; el fin de este proyecto es basarse en él para la elaboración y

seguimiento de la obra descrita.

• SECOM.- Secretaría de comunicaciones.

• Semarnat.- Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales.



93

3.11. DIRECTORIO

• GERENCIA GENERAL

Edgar Avendaño LópezGerente General

VacanteAsistente de gerencia

• DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRA

Tirso Avendaño Ortiz

Jefe de control y seguimiento de obraVacante

Encargado de control y estimaciones de obra

Arq. Gustavo Silva CalixtoSuperintendente de construcción

• DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS

Tirso Avendaño LópezJefe de estudios y proyectos

Concepción Avendaño CastroAnalista de precios unitarios

VacanteProyectista

VacanteCapturista

VacanteBrigada de topografía

VacanteEncargado de estudios socioeconómicos y ambientales



96

Conclusión

Anteriormente la administración se llevaba a cabo en forma empírica, sin un

conocimiento real, y aunque siempre ha sido importante tener una buena

administración en las organizaciones, hoy en día es fundamental para alcanzar el

logro de los objetivos planteados, sin embargo no ha sido fácil emplearla, ni puede

considerarse nunca terminada la labor de la administración, pues constantemente

surgen nuevas técnicas que vienen a reemplazar las ya existentes y las empresas

deben actualizarse en su forma de administrar ya que la tarea de la administración

moderna consiste en hacer frente a los cambios.

Los manuales administrativos constituyen un elemento esencial en el

mejoramiento de la administración, porque contribuyen al éxito de las empresas,

además de que ayudan a que las empresas adapten su estructura y sus

procedimientos a la rápida transformación económica y social.

Ahora al termino de mi carrera en Administración, puedo decir que la utilidad que

tiene un manual administrativo es múltiple, en virtud de ser un instrumento que

permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal

manera, puedo afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto

importante dentro de las grandes, medianas y pequeñas organizaciones que se

manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso

administrativo.

Con respecto a los manuales de organización en este momento puedo asegurar

que toda empresa que cuenta con ellos, su funcionamiento es más organizado y



97

eficaz, ya que coincido con autores como Joaquín Rodríguez y Guillermo Gómez

que al aplicar éstos su funcionamiento es oportuno porque les permite un

crecimiento ordenado en cada uno de sus departamentos

En el presente trabajo describo la investigación y análisis que realicé en lacompañía Constructora y Consultora EAL, derivada de una conversación con el

dueño en la que se destacaba la necesidad de contar con un manual de

organización, debido a que constantemente se tenía duplicidad de funciones,

desconocimiento de las líneas de mando y tiempos muertos así como gastos

innecesarios o excesivos al realizar las actividades, por lo cual se tomó la decisión

de elaborar esta propuesta de manual de organización específicamente para esta

compañía, dándome a la tarea a partir de ese momento, de efectuar la

investigación con los empleados que actualmente laboran en ella y determinar el

conocimiento que tenían, tanto de las funciones que realizaban, como de las que

deberían de realizar de acuerdo a su puesto y de las actividades que se realizan

en general en la compañía para que esto me permitiera tomar la decisión sobre el

estilo de perfil de puestos que sería el más adecuado para implementar en esta

compañía.

El objetivo principal de mi propuesta fue para simplificar el trabajo y las actividadesque se realizan en dicha compañía, logrando con ello que cada trabajador

conozca y realice las funciones que corresponden a su puesto, evitando tiempos

perdidos y duplicidad de funciones, así como conocer la línea de mando directa

que tienen en su puesto; además de permitirle a la compañía efectuar la selección

e inducción al puesto, con bases firmes para un buen desarrollo del empleado, ya

que considero que no importa el tamaño de la empresa, y que en el momento que

se inicia el crecimiento de las mismas, los problemas también crecen si no se tiene

una organización firme, clara y objetiva.

Como resultado de mi investigación obtuve la información suficiente, específica y

real, que me permitió desarrollar esta propuesta, incluyendo en esta una

estructura orgánica que considero ayudará a delimitar las jerarquías y la



98

responsabilidad de cada puesto, así como la descripción detallada de las

funciones que le competen, a través de un perfil de puestos para cada categoría

en cada una de las áreas propuestas en el organigrama, permitiendo con ello, que

al crecimiento de la compañía, el personal pueda aspirar a obtener un puesto mas

alto de acuerdo a su escolaridad y experiencia laboral dentro de la misma y

mejorar económicamente.

Actualmente la compañía continúa laborando sin un organigrama real, y con una

administración un tanto empírica ya que nunca elaboraron un manual de

organización, y aunque los problemas no son tan severos, que no les permita

realizar su trabajo, el dueño si consideran que la aplicación de este manual les

permitirá obtener mejores resultados y un desarrollo profesional tanto de sus

trabajadores como de la propia empresa, y que el trabajo se realizará de la mejor

manera, debido a que tiene la certeza de que los manuales de organización son

un instrumento valioso tanto para consulta como para actualización, además de

que con este manual su jefe de recursos humanos podrá realizar una selección de

personal de acuerdo a las necesidades reales de la empresa y evitar tener una

rotación de personal alta y constante, ya que la persona que sea contratada, será

la idónea para el puesto, ni mas, ni menos calificada.

Al termino de la elaboración de esta propuesta se entregará al dueño de la

compañía para su análisis y aprobación y de ser así en un futuro próximo se inicie

la aplicación del manual de organización, de lo contrario realizaré las

modificaciones sugeridas por el propietario de la compañía, siempre y cuando

éstas no produzcan una duplicidad o problema dentro del organigrama propuesto.

Además incluí en mi propuesta un glosario de términos para una mejor

interpretación del usuario, ya que en muchas ocasiones la terminología utilizada

puede causar dudas al momento de estar leyéndola y mi intensión es que este

manual sea lo más claro y preciso posible.



99

FUENTES DE INFORMACIÓN

BENNET C.L. (1971) MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EJECUTIVOS.

Cuarta impresión. México. C.E.C.S.A.

CABRERA, B. R., (2008) IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN

LA EMPRESA. Monografía de licenciatura, Universidad Veracruzana, Xalapa,

Veracruz.

EYSSAUTIER de la Mora, Maurice (2002) ELEMENTOS BÁSICOS DE

ADMINISTRACIÓN. Tercera edición. México, Trillas.

FRANKLIN F. Enrique Benjamín (2004) ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS.

Segunda edición. México. Mc Graw-Hill.

FRANKLIN F. Enrique Benjamín (1998) ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS

ANÁLISIS, DISEÑO Y ESTRUCTURA. Primera edición. México. Mc Graw-Hill.

GOMÉZ Ceja, Guillermo (1994) PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE

EMPRESAS. México. Mc Graw-Hill

MORRIS, Daniel y Brandon Joel. REINGENIERÍA, CÓMO APLICARLA CON

ÉXITO EN LOS NEGOCIOS. México. Mc Graw-Hill.

REYEZ Ponce, Agustín (1993) ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TEORÍA Y

PRÁCTICA PRIMERA Y SEGUNDA PARTE. Primera edición. México, Limusa.

RODRÍGUEZ Valencia, Joaquín (2005) COMO ELABORAR Y USAR LOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS. Tercera edición, México, Ecafsa



100

SALAS Martínez, María Isabel (2004) GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN

DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN. Tesis. México.



ANEXO I



102

Cuestionario

Este cuestionario es aplicado con la finalidad de recabar información acerca de su

puesto y las actividades que se realizan en él. Esto para la realización de un

manual general de organización, el cual le ayudará a desempeñar de manera

eficiente sus actividades. Gracias por su cooperación.

1. Indique el nombre del puesto que ocupa

____________________________________________________________

2. Señale la ubicación física de su puesto?

3. ¿Quien es su jefe inmediato superior?

Puesto____________________________________________________________

¿A quien más reporta? Puesto_________________________________________

¿Porque?__________________________________________________________

4. Describa el objetivo que busca alcanzar su puesto.

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________



103

5. Describa las actividades que realiza diariamente.

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

6. Describa las actividades que realiza periódicamente.

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

7. Describa las actividades que realiza ocasionalmente.

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

8. ¿Usted cree que existen actividades que pueden originar duplicidad de

labores en su área?

Si ( ) No ( )

¿Que actividades? ________________________________________________

9. ¿Las instrucciones para el desarrollo de sus actividades las recibe de su

jefe inmediato?

Si ( ) No ( ) Otras personas ( ) Puesto__________________

Puesto__________________



104

10. ¿Con que frecuencia informa a su jefe inmediato del desarrollo de sus

actividades?

Diario ( ) Quincenal ( ) Mensual ( ) Esporádicamente ( )

En forma: Verbal ( ) Escrita ( )

11. Mencione que puestos están bajo su mando.

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

12. ¿Su jefe inmediato le delega autoridad?

Si ( ) No ( ) Para que: ________________________________________

13. Marque el o los tipos de responsabilidades que tiene en el desempeño de

su puesto:

• Definición y logro de los objetivos ( )• Toma de decisiones

Administrativas ( )

Técnicas ( )

Financieras ( )

• Establecer estrategias de trabajo ( )

• Equipo del área de servicio ( )

•

Supervisión de personal ( )• Manejo de archivos ( )

• Manejo de dinero en efectivo ( )

• Tramites administrativos ( )

• Manejo de valores en documento ( )



106

18. ¿Qué recomienda o sugiere para mejorar su trabajo?

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

19. ¿Que grado de escolaridad requiere el puesto?

__________________________________________________________________

20. ¿Su puesto necesita conocimientos específicos?

Si________________ No_______________

¿Cuales?

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________



ANEXO II



108

Formato para la descripción de puestos

Nombre del puesto

Identificación

Nombre del puesto Ubicación Jerárquica:

Área:

No. De plazas: Puesto Inmediato Superior:

= Subordinados =


= Relaciones =

- Internas

- Ascendente:

- Horizontal:

- Descendente:

- Externas:



= Funciones =

Perfil del puesto

= Escolaridad =



= Habilidad =

= Conocimientos =

= Experiencia =

= Responsabilidad =

manual de empresa constructora

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