manual combinacion de correspondencia

MANUAL COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

YURY FERNANDA LOPÈZ LÓPEZ [email protected]

GRUPO: 296684 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Ilustración 1 MICROSOFT WORD --------------------------------------------------------------------------------- 4

Ilustración 2 ICONO DE CORRESPONDENCIA ------------------------------------------------------------------ 4

Ilustración 3 INICIO COMBINACION DE CORREPONDENCIA ----------------------------------------------- 5

Ilustración 4 OPCION PASO A PASO CON EL ASISTENTE ---------------------------------------------------- 5

Ilustración 5 TIPOS DE DOCUMENTO --------------------------------------------------------------------------- 6

Ilustración 6 SELECCIONAR EL DOCUMENTO ------------------------------------------------------------------ 7

Ilustración 7 CREAR LISTA DE DESTINATARIOS NUEVA ----------------------------------------------------- 8

Ilustración 8 EJEMPLO TABLA DE DIRECCIONES--------------------------------------------------------------- 8

Ilustración 9 CUADRO DE DIALOGO ---------------------------------------------------------------------------- 10

Ilustración 10 DOCUMENTO UNICO --------------------------------------------------------------------------- 11

Ilustración 11 INSERTAR MAS ELEMENTOS ------------------------------------------------------------------ 11

Ilustración 12 CUADRO INSERTAR CAMPO ------------------------------------------------------------------- 12

Ilustración 13VISTA PREVIA DE LAS CARTAS ----------------------------------------------------------------- 13

Ilustración 14 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA : IMPRIMIR ------------------------------------------ 14

Ilustración 15 USAR LISTA EXISTENTE ------------------------------------------------------------------------- 14




A

ASISTENTE, 5

C

CAMPOS, 11

CARTAS, 6

combinación, 4

CORREO ELECTRONICO, 6

correspondencia, 4, 5

Cuadro de dialogo, 10

D

DESTINATARIOS, 8

DOCUMENTO, 6

E

ETIQUETAS:, 6

I

ICONO, 4

INSERTAR, 12

T

TIPOS DE DOCUMENTO, 6

W

Word, 4




Contenido 1. MANUAL DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA 4

1.1 ICONO CORRESPONDENCIA 4

2. PASÓ A PASO CON EL ASISTENTE 5

2.1 TIPOS DE DOCUMENTO 6

CARTAS 6

SOBRES 6

ETIQUETAS 6

2.2 Numero de pasos 7

2.3 SELECCIÓN DE DOCUMENTO 7

2.4 LISTA DE DESTINATARIOS 8

Cuadro de dialogo para guardar 10

Ejemplo de documento único (CARTA) 11

2.5 AGREGAR CAMPOS 11

2.6 INSERTAR CAMPOS DE COMBINACION 12

2.7 VISTA PREVIA 13

2.8 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA 13




1. MANUAL DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia se puede utilizar cuando

queremos crear varios documentos que contenga un contenido

único pero, se deben dirigir a varios personas o entidades; esta

información es la misma para todos solo que si debemos reenviarla

a muchos clientes, por ejemplo; algunos elementos deben cambiar

como: el nombre o entidad, dirección, teléfono, cargo, etc.

En este proceso de combinación de correspondencia se deben

seguir unos pasos para poder realizarla exitosamente:

Inicie Word

1.1 ICONO CORRESPONDENCIA

Diríjase en barra de tareas de Word (parte superior), la opción

correspondencia, y luego haga clic en la opción iniciar

combinación de correspondencia.

Luego haga clic en la opción iniciar combinación de

correspondencia. aquí se muestran varias opciones de

documentos, elija el que desee haciendo un clic y allí se

Ilustración 1 MICROSOFT WORD

Ilustración 2 ICONO DE CORRESPONDENCIA




comienza a realizar la combinación de la opción que eligió:

sobres, etiquetas, cartas, etc.

IMPORTANTE: también se puede emplear el asistente de

combinación de correspondencia, dando clic en: correspondencia

luego INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA y por

último la opción PASO A PASO POR EL ASISTENTE PARA

COMBINAR CORRESPONDENCIA. Como se explica en la imagen

anterior.

Esta opción del asistente de correspondencia nos da paso a paso

que debemos realizar para la combinación de correspondencia.

2. PASÓ A PASO CON EL ASISTENTE

Al dar clic en esta elección se abre un cuadro de dialogo en la

parte derecha del documento en blanco

Ilustración 3 INICIO COMBINACION DE CORREPONDENCIA

Ilustración 4 OPCION PASO A PASO CON EL ASISTENTE




2.1 TIPOS DE DOCUMENTO

CARTAS O MENSAJES DE CORREO ELECTRONICO: El contenido

básico es el mismo en todas pero cada una tiene elementos

específicos del destinatario como lo son: nombre, dirección,

teléfono, etc.

SOBRES: El que lo remite es el mismo en todos los sobres, pero la

dirección de destino es única en todos.

ETIQUETAS: cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de

una persona, pero estos son únicos

Este cuadro nos hace una pregunta, qué tipo de documento

queremos trabajar, en este caso elegimos la opción cartas.

Ilustración 5 TIPOS DE DOCUMENTO




Luego damos siguiente paso que aparece en la parte inferior del

cuadro de diálogo

2.2 Numero de pasos

2.3 SELECCIÓN DE DOCUMENTO

1. En el siguiente paso seleccionamos en documento inicial con el

que se va a trabajar y damos clic al siguiente paso.

Ilustración 6 SELECCIONAR EL DOCUMENTO




2.4 LISTA DE DESTINATARIOS

En este paso al que seguimos hay ciertas opciones, en este

caso como no tenemos una lista existente procedemos a

seleccionar escribir una lista nueva y crear

Aquí se abre un cuadro de nueva lista de direcciones en la cual

según los campos llenaremos la información que se desee de

nuestros destinatarios a los que se va a dirigir la carta.

En esta lista cada vez que necesitemos agregar un nuevo

destinatario daremos clic en la opción que está en la parte

inferior NUEVA ENTRADA y así sucesivamente hasta completar

los destinatarios que deseamos incluir en nuestra carta. Por

último damos en la opción ACEPTAR para finalizar la entrada de

destinatarios.

Ilustración 7 CREAR LISTA DE DESTINATARIOS NUEVA

Ilustración 8 EJEMPLO TABLA DE DIRECCIONES




Cuadro de dialogo para guardar

Al dar clic en ACEPTAR se abre un cuadro de dialogo para

guardar la lista de información de los destinatarios, ponemos un

nombre y por ultimo GUARDAR.

después de haber guardado la información, dar clic en utilizar

lista existente y se selecciona la lista que habíamos guardado.

Ilustración 9 CUADRO DE DIALOGO




Ejemplo de documento único (CARTA)

2. en el siguiente paso procedemos a escribir la carta si no la

tenemos. Para agregar la información del destinatario a la carta.

solo con el contenido único para todos

Ilustración 10 DOCUMENTO UNICO

2.5 AGREGAR CAMPOS

Después de escribir este contenido nos ubicamos en la parte

donde se va a insertar los campos de la base de datos de los

destinatarios dando clic en MÁS ELEMENTOS.

Ilustración 11 INSERTAR MAS ELEMENTOS




2.6 INSERTAR CAMPOS DE COMBINACION

Al dar clic en MAS ELEMENTOS aparece un cuadro. En el

momento que estemos ubicados en el lugar de la carta donde

queremos situar cada uno de los elementos según su orden,

luego damos en la opción INSERTAR

Quedara como en la imagen

Ilustración 12 CUADRO INSERTAR CAMPO




2.7 VISTA PREVIA

Luego damos al siguiente paso VISTA PREVIA de la

combinación de correspondencia.

Aquí podemos dar clic en las flechas señaladas (rojo) y pasara

las cartas de los destinatarios que incluimos en la base de

datos, como también editar la lista o excluir al destinatario

(morada).

2.8 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA

El último paso es completar la combinación de correspondencia

personalizándolas como individuales o imprimiéndolas en conjunto

para todos los destinatarios de la base de datos.

Ilustración 13VISTA PREVIA DE LAS CARTAS




Los documentos combinados son aparte del documento

principal. Si es necesario se guarda aparte de los documentos

combinados. Cuando se guarde el documento principal también

se puede guardar la conexión a la base de datos.

De tal forma que al abrir los documentos combinados se

generen con la misma base de destinatarios que se trabajo sin

necesidad de crear otra.

Ilustración 14 COMPLETE LA CORRESPONDENCIA: IMPRIMIR

Ilustración 15 USAR LISTA EXISTENTE

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