introduccion desarrollo organizacional …cdim.esap.edu.co/bancomedios/documentos pdf/a6645 - manual...

RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

TABLA DE CONTENIDO

- 1 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001

• INTRODUCCION

• DESARROLLO ORGANIZACIONAL

• MISION

• VISION

• OBJETIVO DEL MANUAL

• METODOLOGIA UTILIZADA



GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

INTRODUCCION

- 2 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001

La Identificar en una organización los procesos y procedimientos administrativos, son el insumo predilecto para ejercer el control interno. Es imprescindible, además para generar procesos de mejoramiento continuo al interior de la organización, en términos de Calidad, en los productos y servicios que se prestan. Un requisito de la calidad en la gestión pública, como principio es que “un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”1, partiendo de la base de que un proceso es “(…) el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados10.”2 Es crucial tener en cuenta, que hay procesos esenciales al interior de la organización, como también en su entorno, que dependiendo de su desarrollo y control permiten cumplir o no con su misión y visión con las cuales fue creada. Estos procesos se logran estandarizar como misionales, estratégicos y de apoyo. Que definidos desde el punto de vista del Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005 (pág 28), se tiene que los

Procesos Estratégicos: incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección.

Procesos Misionales: incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado

previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.

Procesos de Apoyo: incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

Procesos de Evaluación: incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar

datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

1 NTCGP 1000:2004, citado por Manual de Implementación del MECI :2005 , Pág 28 2 Ibidem, Pág 28


El proceso de Apoyo de Gestión Documental, es un “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”3; que provee la información necesaria para las actuaciones administrativas en la Alcaldía Local de Suba.

3 NTCGP 1000:2004, Pág. 10


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

INTRODUCCIÓN

- 3 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


La Alcaldía Local de Suba presenta la siguiente estructura funcional de la organización: A continuación se describen las siguientes funciones: “El grupo de gestión administrativa y financiera esta encomendado para que asesore y coordine en diferentes aspectos de la gestión publica local, tales como: la elaboración de programas y proyectos, la formulación y ejecución del presupuesto Local, la contratación a través del Fondo de Desarrollo Local, el manejo de personal administrativo y contratistas, la gestión de los asuntos involucrados con la participación ciudadana, entre otros.

MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

- 4 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001

Abogado FDL

Profesionales deplaneacion

Jefe de presupuesto

Ingeniero de sistemas

Almacenista FDL

Gest de recursos internacion

Gestor ambiental

Gestor de participacion

Gestor de medios

Secretario JAL

Contador FDL

Contratistas de apoyo

Auxiliares admnistrativos

Coordinador grupo administrativo y financiero

Abogado

Auxiliares

Grupo de descongestion

Asesor Juridico

Ingeniero

Interventor de obras

Auxiliares

Asesor de obras

Unidad de mediacion

Auxiliares

Coord. Casa de la Justicia

Auxiliares

Inspeccion 11 A

Auxiliares

Inspeccion 11 B

Auxiliares

Inspeccion 11 C

Secret Gral de Inspecciones

Coordinador grupo normativo y juridico

Alcaldesa Local


Está bajo las instrucciones del Coordinador Administrativo y Financiero, quien debe encargarse de asesorar al Alcalde Local en las siguientes funciones esenciales4:

Asesorar al Alcalde Local en el proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo local, en concordancia con el plan general de desarrollo del Distrito, plan de desarrollo local y el plan de ordenamiento territorial. En la Implementación de políticas y programas que garanticen la participación efectiva de la ciudadanía de la localidad, de acuerdo a las directrices que para el efecto se impartan por parte de la Secretaría de Gobierno. Desarrollar los procesos necesarios para mejorar la gestión administrativa en la localidad, tales como control de inventarios, almacén, bienes y servicios, sistemas, archivo y correspondencia, oficina de servicio al ciudadano, mantenimiento, aseo, cafetería, y vigilancia. Supervisar y garantizar el funcionamiento de sistemas de información necesarios para la adecuada toma de decisiones y el seguimiento de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo de la localidad. Coordinar la gestión correspondiente a los asuntos contables, jurídicos, de planeación y financieros del Fondo de Desarrollo Local. Difundir la información relacionada con los programas adelantados por la Dirección de Gestión Humana, a fin de promover la participación activa de todos los funcionarios de la Alcaldía Local. Gestionar las iniciativas y sugerencias de la comunidad con respecto a los asuntos de planeación, participación y desarrollo de la localidad para su respectivo tramite. Apoyar al Alcalde Local en el cumplimiento de su función de coordinación institucional con las entidades del sector central, sobre los asuntos de gestión administrativa, planeación, participación y desarrollo local. Apoyar el fomento y formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de las funciones propias de la Alcaldía Local.

Y para apoyar estas funciones existen dentro de la estructura del Grupo de Gestión Administrativa y financiera: - El gestor de participación - El gestor de medios de comunicación - El gestor ambiental - El gestor de recursos internacionales - Un ingeniero de sistemas - El abogado del Fondo de Desarrollo Local - Un contador del FDL - Un almacenista del FDL 4 SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL DE BOGOTA. Resolución 313 de 2206. Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Secretaría de Gobierno de Bogotá, D.C.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

- 5 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


- Un jefe fe presupuesto - Profesionales de planeación - Contratistas de apoyo y auxiliares administrativos. El Grupo de gestión jurídica principalmente adelanta las labores de crear, informar y difundir entre la comunidad la normatividad vigente para la conservación, la protección y la recuperación del espacio público, la publicidad exterior visual, la emisión atmosférica de sonido, el funcionamiento de establecimientos comerciales, el registro de Personerías Jurídicas y los asuntos de competencia del Alcalde Local. Está encabezado por al Coordinador Normativo y jurídico quien tiene dentro de sus funciones esenciales5:

Apoyar al alcalde local en la organización y trámite de los asuntos de carácter jurídico, así como en el cumplimiento de la función de coordinación institucional con las entidades del sector central y descentralizado, sobre los asuntos jurídicos de la localidad. Coordinar el cumplimiento de las políticas bajo las directrices del Alcalde Local establecidas por la Secretaría de Gobierno en asuntos como: prevención de delitos, contravenciones, problemas de convivencia y seguridad ciudadana, así como de las que faciliten la promoción de los derechos humanos, el acceso ciudadano a la justicia y la garantía de derechos y libertades individuales. Apoyar el proceso de recopilación, divulgación y actualización del registro de las disposiciones de carácter legal y administrativo que afecten directa o indirectamente la gestión de la Alcaldía Local. Apoyar al Alcalde Local en la supervisión de la gestión de los Centros de Mediación y Conciliación, Inspecciones de Policía, Secretarías Generales, Corregidurías y Casas de Justicia. Recopilar y analizar la información sobre asuntos jurídicos y de seguridad y convivencia ciudadana que se desarrollen en la localidad y preparar los informes pertinentes cuando le sean requeridos.

Para el cumplimiento de estas funciones el grupo de gestión jurídica posee: - El asesor jurídico - Un grupo de descongestión - Un asesor de obras - Un interventor de obras - Un coordinador de la casa de justicia - Un secretario general de inspecciones - Un grupo de profesionales entre los que se encuentran abogados e ingenieros que

apoyan la gestión. Y además auxiliares administrativos.”6

5 Ibíd. 6 PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA LOCAL DE SUBA. DIANA CAROLINA CABRERA MORENO, Segundo Informe de práctica administrativa. Páginas 5-9.



GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

MISIÓN

- 7 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001



GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

VISIÓN

- 8 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


El presente Manual tiene por objeto el de cumplir con el requisito, de identificar los principales procedimientos y actividades del proceso de Gestión Documental, en la organización de la Alcaldía Local de Suba. Para cumplir con la obligatoriedad que tienen todas las Entidades Públicas de adoptar manuales de procesos y procedimientos, contribuyendo con la conformación a futuro, de una red de procesos al interior de la Entidad. Ello permitirá consolidar la adopción de un enfoque organizacional, desde un punto de vista sistemático y de procesos. De este modo construir un de Modelo de Procesos7, de los productos y servicios, en especial de la Gestión Documental que ayude a la mejora continua (Calidad), de la organización. 7 Manual de Implementaciòn Modelo Estándar de Control Interno 1000:2005, Página 28


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

OBJETIVO DEL MANUAL

- 9 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


La metodología que se utilizó para concebir el manual de procesos y procedimientos, fue el propuesto por la Universidad Nacional, de la Facultad de Ciencias Económicas para la elaboración de Manuales de Procedimientos. Con base en esto se prosiguió a la identificación de los procesos básicos y de soporte, luego se interrelacionaron con el fin de jerarquizarlos frente a su nivel de importancia en el propósito de la gestión documental. Seguido a esto, se realizaron Mapas de Procesos con las actividades en la gestión documental, integrando en ellos puntos de control por procesos, para la evaluación y auditoria por parte del Control Interno.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

METODOLOGÍA IMPLEMENTADA

- 10 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


OBJETIVOS: Mediante el proceso de recibo de correspondencia, se busca facilitar la entrada de documentos8, esenciales para la comunicación externa e interna de la Alcaldía Local de Suba. El cual permita oportunamente iniciar actuaciones administrativas de la Organización. ALCANCE: Oficina de Atención al Cliente y Oficina de Radicación de Correspondencia, de la Alcaldía Local de Suba. RESPONSABLES: Oficina Atención al Ciudadano, Auxiliar de radicación y correspondencia. PROVEEDORES: Entidades Públicas, Entidades Privadas, ciudadanía y demás que envían correspondencia a la Alcaldía Local de Suba. ENTRADAS:

Documentos externos, derecho de petición, quejas y reclamos, invitaciones secretaria de gobierno, correspondencia entidades distritales, peticiones de la comunidad, acción de tutela/ acción popular, petición de certificación de personería jurídica (conjuntos cerrados), proyectos y demás correspondencia recibida por la Alcaldía. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recibo de correspondencia e impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo. Ingreso de la información al Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001 de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia ó remitente, tipo de documento, nombre del remitente, correo electrónico (sólo si lo solicita), numero de anexos ó folios, responsable del asunto, dependencia a la que se remite para su debida respuesta y acciones administrativas pertinentes. Elaborar el escrito correspondiente con el Formato Único de Radicación de Petición Verbal, N° MPP001-FURV001 , en caso de que se presente una petición verbal, por parte de un ciudadano demuestre su incapacidad de leer o escribir. La Oficina de Atención al Ciudadano, quedará a cargo de esta actividad proyectando el oficio que contendrá una descripción de la petición, la huella dactilar del peticionario, su

8 “Información y su medio de soporte.” NTCGP 1000:2004, numeral 3.18, página 9.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA

- 11 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


nombre e identificación y la dirección en la que recibirá respuesta. Una vez surtido este trámite, el peticionario deberá presentar el escrito a la oficina radicación y correspondencia de documentos para su correspondiente ingreso. Scanner del documento original que radica el Cliente y/o Usuario, guardándolo digitalmente como documento de Acrobat Reader, nombrándolo con el número de radicado, en una carpeta del computador, nombrada con la fecha vigente en la cual se están radicando toda la correspondencia del día. Clasificación de la correspondencia en los respectivos estantes, de acuerdo a la dependencia destinataria la cual ha de iniciar la actuación administrativa para dar trámite de respuesta a la correspondencia recibida. Distribución de la correspondencia recibida a cada dependencia, remitiéndola por medio de una copia impresa del Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001, en la que se relacionen los oficios que se remiten a la dependencia para su respectiva firma de recibido. La dependencia que recibe la correspondencia a su cargo, remitirá, si lo considera conveniente a las unidades organizativas que tengan relación con el asunto de los oficios recibidos, con el objeto de apoyar en su proyección de respuesta al cliente, para ello se utilizará el Formato Remisorio MPP001-RMS1. Recopilación en un archivo digital unificado de toda la información de correspondencia recibida llamándolo consolidado del día con la fecha vigente, mediante el Formato Único de Recibo de Correspondencia, al final de la jornada de cada uno de los asesores de la Oficina de Atención al Cliente y Radicación de Correspondencia, los cuáles además entregarán dicha información en físico y firmada por cada uno. Remisión de la información del día a la Oficina de Control Interno, para que esta controle el tiempo de respuesta de los oficios. Archivo de los reportes físicos de correspondencia recibida, de cada uno de los asesores, en carpetas de yute debidamente membreteadas y seriadas. SALIDAS: Documentos de respuesta a oficios y correspondencia recibida (derecho de petición, quejas y reclamos, invitaciones secretaria de gobierno, correspondencia entidades distritales, peticiones de la comunidad, acción de tutela/ acción popular, petición de certificación de personería jurídica (conjuntos cerrados), proyectos y demás correspondencia recibida por la Alcaldía.). CLIENTES: Dependencias de la Alcaldía Local de Suba, Entidades Públicas, Distritales y ciudadanía.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA


- 12 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


OFICINA DE ATENCIÓN

AL CIUDADANO Y RADICACIÓN DE

CORRESPONDENCIA

GRUPO DE GESTIÓNADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA / GRUPO DE

GESTIÓN JURÍDICA/ DESPACHO

DEL ALCALDE

INICIORecibo de

correspondenciae impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo.

Scanner del documentooriginal que radica

el Cliente y/o Usuario, Guardándolo digitalmente

como documento de Acrobat Reader

Asignación preliminar A dependencias de

Correspondenciarecibida

Ingreso de la información al Formato Único de

Recibo de Correspondencia,

Nº MPP001-OACC001de Excel con numero

de radicado

RECIBEN LA CORRESPONDENCIA, FIRMANDO COPIA FÍSICA DEL

Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001

PARA DEJAR CONSTANCIA DE RECIBIDO

INFORMATIVA

DÁ RESPUESTA

DETERMINA SI REQUIERE APOYO, INFORMACIÓN, O PROYECCIÓN

DE OTRA DEPENDENCIA PARA CONTESTAR EL OFICIO,

MEDIANTE Formato Remisorio MPP001-RMS1.

NO

SI

ARCHIVA

FIN

CONTROL 1CONTROL 2

CONTROL 3

ALCALDÍA LOCAL DE SUBAMACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTALPROCESO: RECIBO DE CORRESPONDENCIA


ALCALDÍA LOCAL DE SUBA

DESCRIPCIÓN DE PUNTOS DE CONTROL POR PROCESO PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA

CONTROL DESCRIPCIÓN APLICACIÓN

CONTROL 1 INTEGRIDAD

Ingreso de la información al Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001 de Excel con numero de radicado y demás infotipos

CONTROL 2 EXACTITUD

Scanner del documentooriginal que radica el Cliente y/o Usuario, Guardándolo digitalmente como documento de Acrobat Reader

CONTROL 3 COORDINACIÓN

Determinar si requiere apoyo, Información, o proyección de otra dependencia Para contestar el oficio, Mediante formato remisorio MPP001-RMS1.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR RESPONSABLES DE PROCESO PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

N° ACTIVIDADES TIEMPO

ESTIMADO (Minutos)

RESPONSABLES

1 Recibo de correspondencia e impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo. 1 OFICINA RADICACIÓN

CORRESPONDENCIA

2

Ingreso de la información al Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001 de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia ó remitente, tipo de documento, nombre del remitente, correo electrónico (sólo si lo solicita), numero de anexos ó folios, responsable del asunto, dependencia a la que se remite para su debida respuesta y acciones administrativas pertinentes.

2

OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA

Y OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA


- 14 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001



ESTIMADO (Minutos)

RESPONSABLES

3

Elaborar el escrito correspondiente con el Formato Único de Radicación de Petición Verbal, N° MPP001-FURV001 , en caso de que se presente una petición verbal, por parte de un ciudadano demuestre su incapacidad de leer o escribir. proyección el oficio que contendrá una descripción de la petición, la huella dactilar del peticionario, su nombre e identificación y la dirección en la que recibirá respuesta. Una vez surtido este trámite, el peticionario deberá presentar el escrito a la oficina radicación y correspondencia de documentos para su correspondiente ingreso.

6 OFICINA ATENCIÓN AL CIUDADANO

4

Scanner del documento original que radica el Cliente y/o Usuario, guardándolo digitalmente como documento de Acrobat Reader, nombrándolo con el número de radicado, en una carpeta del computador, nombrada con la fecha vigente en la cual se están radicando toda la correspondencia del día.

2 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN

AL CIUDADANO

5

Clasificación de la correspondencia en los respectivos estantes, de acuerdo a la dependencia destinataria la cual ha de iniciar la actuación administrativa para dar trámite de respuesta a la correspondencia recibida.


AL CIUDADANO

6

Distribución de la correspondencia recibida a cada dependencia, remitiéndola por medio de una copia impresa del Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001, en la que se relacionen los oficios que se remiten a la dependencia para su respectiva firma de recibido.


AL CIUDADANO

7

La dependencia que recibe la correspondencia a su cargo, remitirá, si lo considera conveniente a las unidades organizativas que tengan relación con el asunto de los oficios recibidos, con el objeto de apoyar en su proyección de respuesta al cliente, para ello se utilizará el Formato Remisorio MPP001-RMS1.

3 DEPENDENCIA CON COMPETENCIA


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA


- 15 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001



ESTIMADO (Minutos)

RESPONSABLES

8

Recopilación en un archivo digital unificado de toda la información de correspondencia recibida llamándolo consolidado del día con la fecha vigente, mediante el Formato Único de Recibo de Correspondencia, al final de la jornada de cada uno de los asesores de la Oficina de Atención al Cliente y Radicación de Correspondencia, los cuáles además entregarán dicha información en físico y firmada por cada uno.

10 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y

OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

9 Remisión de la información del día a la Oficina de Control Interno, para que esta controle el tiempo de respuesta de los oficios.

5 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA

10 Archivo de los reportes físicos de correspondencia recibida, de cada uno de los asesores, en carpetas de yute debidamente membreteadas y seriadas.

5 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y

OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA


- 16 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


OBJETIVO: Con el proceso de envío de correspondencia, se pretende hacer efectivo las actuaciones administrativas en la Alcaldía Local de Suba. De este modo notificar de las decisiones de la administración local a los ciudadanos, organizaciones y entidades públicas. ALCANCE: Dependencias de la Alcaldía Local de Suba, ciudadanía y entidades públicas y/o privadas. RESPONSABLES: Oficina de Atención al Cliente y Oficina de Radicación de Correspondencia, de la Alcaldía Local de Suba. ENTRADAS:

Documentación de respuesta a, derecho de petición, quejas y reclamos, invitaciones secretaria de gobierno, correspondencia entidades distritales, peticiones de la comunidad, acción de tutela/ acción popular, petición de certificación de personería jurídica (conjuntos cerrados), proyectos y demás correspondencia recibida por la Alcaldía. ACTIVIDADES: Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario, como dirección, nombre completo, teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros. Entrega en medio magnético del oficio, el cual se debe identificar con el nombre del consecutivo, que se radicó para envío en la Oficina de Correspondencia, protegido en Acrobat Reader, a la Oficina de Atención al Ciudadano. El oficio de respuesta además de tener el consecutivo de la comunicación, debe citar el número de radicación al cuál se le está dando respuesta. Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado para respuesta y entrega. Encontrar el medio magnético del documento que radicó el peticionario, y adjuntarle el oficio con que la administración le da respuesta. En caso de que por alguna razón el oficio de respuesta no llegue al destinatario, este al acercarse a averiguar en la Alcaldía lo pueda hacer con la Oficina de Atención al Ciudadano, dándole copia al destinatario del documento de respuesta.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

- 17 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devolución de copia al mensajero. Recepción de la copia del documento de respuesta, y copia del Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el destinatario y entrega a la dependencia que dio respuesta al requerimiento. Archivo SALIDAS: Documento copia de la correspondencia enviada con el numero de radicado como recibido. Guía de entrega y factura mensual del servicio de mensajería externo. CLIENTES: Dependencias de la Alcaldía Local de Suba, Entidades Públicas y Privadas, y la ciudadanía.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA


- 18 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


OFICINA DE ATENCIÓN

AL CIUDADANO Y RADICACIÓN DE

CORRESPONDENCIA

GRUPO DE GESTIÓNADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA / GRUPO DE

GESTIÓN JURÍDICA/ DESPACHO

DEL ALCALDE

INICIOCONTROL 1

CONTROL 2

ALCALDÍA LOCAL DE SUBAMACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTALPROCESO: ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación

de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario,como dirección, nombre completo,

teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros.

Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato

de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente,

destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado

para respuesta y entrega.

Encontrar el medio magnético del documento que radicó

el peticionario, y adjuntarle el oficio magnético con que

la administración le da respuesta.

MENSAJERÍA

DESTINATARIO

Recibe de la Oficina de correspondenciala documentación y entrega

Oficio de respuesta al destinatario

Recepción de la copia del documentode respuesta, y copia del Formato Único

de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el

destinatario y entrega a la dependenciaque dio respuesta al requerimiento.

El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devuelve

copia al mensajero.

Recibe copia de la documentación y copia del formato de radicación

De correspondencia, firmadosPor el destinatario

FIN

ARCHIVO

CONTROL 3


ALCALDÍA LOCAL DE SUBA DESCRIPCIÓN DE PUNTOS DE CONTROL POR PROCESO


CONTROL DESCRIPCIÓN APLICACIÓN

CONTROL 1 INTEGRALIDAD

Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario, como dirección, nombre completo, teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros.

CONTROL 2 SEGUIMIENTO

Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado para respuesta y entrega.

CONTROL 3 EXACTITUD

Recepción de la copia del documento de respuesta, y copia del Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el destinatario y entrega a la dependencia que dio respuesta al requerimiento.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA


- 20 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001



DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR RESPONSABLES DE PROCESO PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA


ESTIMADO (minutos)

RESPONSABLES

1

Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario, como dirección, nombre completo, teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros.

1 DEPENDENCIA CON COMPETENCIA

2

Entrega en medio magnético del oficio, el cual se debe identificar con el nombre del consecutivo, que se radicó para envío en la Oficina de Correspondencia, protegido en Acrobat Reader, a la Oficina de Atención al Ciudadano. El oficio de respuesta además de tener el consecutivo de la comunicación, debe citar el número de radicación al cuál se le está dando respuesta.

2

OFICINA RADICACIÓN

CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

3

Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado para respuesta y entrega.

4

OFICINA RADICACIÓN


4

Encontrar el medio magnético del documento que radicó el peticionario, y adjuntarle el oficio con que la administración le da respuesta. En caso de que por alguna razón el oficio de respuesta no llegue al destinatario, este al acercarse a averiguar en la Alcaldía lo pueda hacer con la Oficina de Atención al Ciudadano, dándole copia al destinatario del documento de respuesta.

3 OFICINA DE

ATENCIÓN AL CIUDADANO

5 El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devolución de copia al mensajero.

1 OFICINA DE CORRESPONDENCIA

6

Recepción de la copia del documento de respuesta, y copia del Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el destinatario y entrega a la dependencia que dio respuesta al requerimiento.

3

OFICINA RADICACIÓN



GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA


- 21 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001


OBJETIVO: Conservación de la memoria institucional de la Alcaldía Local de Suba y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la Localidad y la ciudad. ACTIVIDADES: Clasificar los fondos acumulados, por dependencias y por tipos documentales (Resoluciones, Actas, Decretos, demás actos administrativos). Ordenación por series y subseries los archivos de las dependencias de la Alcaldía Local de Suba. Disposición física de la documentación (limpieza, eliminación, foliación y ubicación en las unidades de conservación). Aplicación de las Tablas de Retención Documental, en las que se especifique el proceso del documento, respecto a su importancia. Asesorar a las dependencias en el manejo de sus archivos de Gestión y Central, con el objeto de constituir un archivo histórico que de cuenta de la evolución organizacional de la Alcaldía Local de Suba. ALCANCE: Dependencias de la Localidad de Suba.


GESTIÓN DOCUMENTAL

ALCALDÍA

LOCAL DE SUBA

PROCESO ARCHIVO

- 22 -

VERSIÓN 001

CÓDIGO MPP001

introduccion desarrollo organizacional …cdim.esap.edu.co/bancomedios/documentos pdf/a6645 - manual...

Documents