manual de correspondencia y archivo - comcaja.gov.co · autorizadas para expedir y enviar...
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MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
SECCIÓN SERVICIO GENERALES
ENERO 2014
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TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ........................................................................ 3
OBJETIVOS ................................................................................. 5
1 LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE DE
LA GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................... 6
2 COMUNICACIONES .......................................................... 7
2.1 NORMAS PARA ELABORACIÓN DE
COMUNICACIONES .............................................................. 7
2.2 PRESENTACIÓN ........................................................... 7
2.3 COPIAS COMUNICACIONES .................................... 8
3 CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA ................ 9
3.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA ................ 9
3.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA ............... 9
3.3 CORRESPONDENCIA INTERNA................................ 10
4 PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA
ENVIADA .................................................................................. 11
5 PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA
RECIBIDA .................................................................................. 13
6 PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA INTERNA ........ 15
7 LA UNIDAD DE ARCHIVO COMO PARTE DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL ......................................................................... 16
8 METODOLOGÍA PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA 17
9 ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS ................................... 19
9.1 ARCHIVO GESTION .................................................. 19
9.2 ARCHIVO CENTRAL .................................................. 20
9.3 PRESTAMOS DOCUMENTOS .................................... 20
10 GLOSARIO .................................................................... 21
ANEXOS .................................................................................... 28
ACUERDO 060 DE 2001, ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN ................................................................................... 28
ACUERDO 042 DE 2003, ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN ................................................................................... 39
3
INTRODUCCIÓN
Se considera la información documental como uno de los
activos más importantes de la Organización, y un recurso
imprescindible para el cumplimiento de la misión de la
misma; para la Caja de Compensación Familiar
Campesina COMCAJA es importante fijar políticas,
procedimientos y procesos que permitan estandarizar la
elaboración, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos producidos y
recibidos por la Caja.
En este sentido, el Manual de Correspondencia de
COMCAJA, permite determinar y fijar los parámetros
mínimos para la elaboración gestión de las
comunicaciones, y establece los lineamientos para el
manejo de las comunicaciones internas y externas.
En este sentido, el Manual de Archivo de COMCAJA,
permite determinar y fijar los parámetros mínimos para la
el manejo y custodia del archivo tanto en el Archivo
Activo como en el Central; de manera tal que permita un
almacenamiento y asegure la disponibilidad eficaz de la
información básica para los intereses de la Institución.
La conservación de los diferentes tipos de documentos
que se reciben y se generan como consecuencia de las
actividades desempeñadas, se deben manejar con una
acumulación selectiva de los documentos que de
verdad deban conservase.
Es necesario el acompañamiento de las TIC para la
optimización de esos procesos, ya que nos encontramos
en un mundo cambiante, considerando las TIC´s como
una inversión en el proceso. Considerando que se
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requiere tecnología óptima para el buen desarrollo de las
actividades.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Fijar lineamiento y procedimientos para el manejo de
la correspondencia y el archivo, unificando
elaboración, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos
producidos y recibidos por la Caja.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Garantizar y proporcionar completa integridad y
confidencialidad de la correspondencia manejada
por parte de cada uno de los funcionarios del centro
de correspondencia.
Establecer lineamientos para el manejo de las
comunicaciones internas y externas, que permitan
realizar la trazabilidad de cualquier comunicación.
Diseñar e implementar los medios y mecanismos
apropiados (sistematizados y manuales) que permitan
un acertado control sobre la elaboración, recepción y
distribución de correspondencia.
Estandarizar el registro y descripción de documentos y
expedientes de archivo, a fin de estar en posibilidades
de contar con bases de datos y sistemas
automatizados que faciliten el acceso y control de los
archivos.
Proporcionar elementos básicos de la administración
de documentos y archivística.
Instrumentar e implementar la elaboración de un
inventario del archivo, para conocer la ubicación
del mismo.
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1 LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
En el Artículo Tercero del Acuerdo 060 de 2001 del
Archivo General de la Nación, se determina que las
entidades deberán establecer conforme a su estructura,
la Unidad de Correspondencia; en el anterior sentido la
unidad de correspondencia está definida de la siguiente
manera:
SERVICIOS
La Oficina de Correspondencia presta los siguientes
servicios:
Gestión de las comunicaciones institucionales de la
Caja: recepción, radicación y distribución.
Digitalización de la documentación administrativa
vigente o en gestión.
Escaneo de documentos administrativos
FUNCIONES
Corresponden a las establecidas en el acuerdo 04 de
2006:
• Registrar la recepción de correspondencia externa e
interna, señalando la fecha y la hora de su recibido.
• Planificar y ejecutar diariamente la distribución de la
correspondencia tanto a las diferentes áreas de la
caja como a entidades externas.
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2 COMUNICACIONES
2.1 NORMAS PARA ELABORACIÓN DE
COMUNICACIONES
Redacción ceñida a la sintaxis y a la ortografía del idioma
español, terminología clara, cortesía, concisión, precisión,
sencillez y cohesión.
a) Encabezar las circulares, memorandos, oficios y
constancias con el logotipo de la Caja, y en la
margen inferior derecha el Logo de Vigilado por la
Superintendencia del Subsidio Familiar (Tamaño:
0.5Cm X 3.0Cms.)
b) Verificar que todos los datos sean correctos en
cuanto a dirección, nombre, cargo, empresa del
destinatario y remitentes.
c) Emplear los datos completos del destinatario como
lo son: Nombre y Cargo, cuando se envíe una
comunicación Externa,
d) Escribir con mayúscula inicial los nombres propios de
las personas, lugares, empresas, nombres de cargos y
dependencias. Los nombres genéricos (sustantivos
comunes como banco etc.) no se distinguen con
mayúscula.
2.2 PRESENTACIÓN
a) La elaboración de comunicaciones se debe basar
en los formatos establecidos por la Dirección
Administrativa.
b) El gancho de cosedora se debe poner en el
extremo superior izquierdo, en forma diagonal para
facilitar la lectura del documento.
c) Para todas las comunicaciones se debe utilizar letra
Arial, tamaño 11 o 12, con el fin de facilitar el
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proceso de Reconocimiento Óptico de Caracteres
(OCR) al momento de su digitalización.
d) La tinta para todas las comunicaciones debe ser
color negro, de esta manera se asegura la nitidez de
todo el documento.
e) Uso de papel reciclado en buen estado, para la
impresión de comunicaciones internas, para
comunicaciones externas se usa papel Bond limpio.
f) Usar papel oficio únicamente cuando sea necesario,
para evitar que se corte el papel para ajustar el
tamaño a carta.
2.3 COPIAS COMUNICACIONES
Para comunicaciones Externas:
a) Imprimir memorando en original para el destinatario,
y fotocopiar dos (02) veces, una copia para el área
remisoria y la segunda copia para el consecutivo de
la unidad de correspondencia.
b) Si es necesaria enviar copia a mas destinatarios, se
sacaran una copia por cada destinatario, y se deja
la copia del área y de correspondencia para el sello
recibido de todos los destinatarios.
Para comunicaciones Internas:
a) Imprimir memorando en original para el área
destinataria, y una copia para el área remisoria. Se
envían a correspondencia para ser digitalizados y
subirlos al sistema ORFEO
b) Si es necesaria enviar copia a mas destinatarios, se
sacaran una copia por cada destinatario, y se deja
la copia del área para el sello recibido de todos los
destinatarios.
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3 CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
Según su destino la correspondencia se clasifica en:
Correspondencia Externa Enviada
Correspondencia externa recibida
Correspondencia interna
3.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA
Es toda comunicación que se expide en COMCAJA,
firmada por funcionario autorizado; enviada a personas
jurídicas o naturales, distintas a esta caja de
compensación. La correspondencia externa enviada
también aplica para empresa que se encuentren en el
mismo edificio o mismo piso.
3.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
Es la originada por personas naturales o jurídicas y
dirigidas a dependencias o funcionarios de COMCAJA.
Esta correspondencia es recibida en la ventanilla del
segundo piso:
Dicha correspondencia se clasifica en:
CORRESPONDENCIA OFICIAL (COMUNICACIONES
OFICIALES): Es aquella correspondencia que trata
asuntos relacionados con COMCAJA; está dirigida a
un funcionario o una dependencia COMCAJA, debe
ser abierta, radicada y entregada al funcionario o
dependencia destinataria.
CORRESPONDENCIA CONFIDENCIAL O PERSONAL: Es
aquella correspondencia que está marcada con un
sello con la palabra CONFIDENCIAL o PERSONAL, por
lo tanto requiere de un tratamiento de total reserva
por parte del Centro de Correspondencia. Este tipo
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de correspondencia se tramita directamente vía
telefónica con su destinatario y se destapa solo con su
autorización. Esta comunicación solo se relaciona en
la planilla sin radicar el documento. Si se trata de
extractos bancarios o demás información comercial
se deposita en un buzón en el centro de
correspondencia, donde los destinatarios las pueden
reclamar.
CORRESPONDENCIA ANÓNIMA: Es aquella
comunicación que no indica el autor de la
comunicación; no se radica y se entrega a la
dependencia que debería tratar el tema para que
decida sobre el caso particular.
3.3 CORRESPONDENCIA INTERNA
Son aquellas comunicaciones enviadas y recibidas entre
las dependencias de COMCAJA y que necesariamente
deben ser impresas. Los funcionarios deben entregar
directamente las comunicaciones al destinatario y
conservar copia de la misma.
Las comunicaciones serán registradas en ORFEO. Se
aclara que las comunicaciones entre nivel central y
departamentales son internas.
Se debe propender por que las comunicaciones internas
sean enviadas por correo electrónico y únicamente se
impriman las que deben reposar como tipo documental
dentro de un expediente.
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4 PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA
ENVIADA
1) Elaboración de la comunicación : El funcionario de
COMCAJA debe elaborar la comunicación de
acuerdo con los siguientes parámetros:
Las comunicaciones serán radicadas directamente
por cada funcionario en su equipo de cómputo en el
sistema ORFEO.
El funcionario cargará en el sistema datos de
destinatario, Nombre del funcionario, cargo, entidad
o empresa, dirección, ciudad o apartado, destino,
anexos, con copia a.
2) Entrega de las cartas al Centro de Correspondencia:
La comunicación debe ser llevada al centro de
correspondencia directamente por el funcionario que
la expidió, en original y dos copias o serán recogidas
en el recorrido de mensajería interno.
3) Verificación y Punteo de la Correspondencia : Una vez
recibido los documentos en el Centro de
Correspondencia se procede a :
Punteo de la relación de la planilla de envío contra
las cartas físicas.
Verificación de las pautas de correspondencia
establecidas: sobres marcados, datos del
destinatario, dirección completa, número telefónico,
Ciudad, firma.
Verificación del número de anexos, copias y firmas
autorizadas para expedir y enviar correspondencia.
Firma y entrega de la planilla de envío al usuario.
4) Radicación de la correspondencia: El centro de
correspondencia no se radicarán documentos
externos enviados; la radicación se hace en cada
dependencia.
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5) Punteo y Entrega de correspondencia al COURRIER: Se
genera la planilla de mensajería y con base en ella se
organizan los sobres de tal manera que se agilice el
punteo físico de las comunicaciones. En la parte
superior de las comunicaciones se escribe el número
de la guía y se devuelve la copia a la oficina
productora.
6) Entrega soportes de Envío: Una vez hecha la entrega
se procede a archivar las guías y pruebas de entrega
para poder consultar la efectiva entrega de la misma
y como soporte ante cualquier eventualidad.
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5 PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA
RECIBIDA
Recepción de la Correspondencia: El remitente o la
empresa de correo entregan la comunicación y anexos
en la ventanilla del segundo piso.
1) Verificación de la Correspondencia
El colaborador encargado deberá ejecutar los siguientes
pasos:
Verificar que la comunicación esté dirigida a
funcionario o dependencia de COMCAJA.
Que los anexos coincidan con lo establecido en la
carta remisoria
Que el documentos estén firmado (En caso contrario
será un anónimo y no debe ingresar a los controles
de correo).
2) Registro y digitalización
Se procederá a registrar en la base de datos de ORFEO la
recepción del documento, con la siguiente información.
Fecha de recepción de la correspondencia
Remitente o nombre del usuario que hace el
reclamo, petición o recurso.
Destinatario
El asunto de la comunicación
Se debe detallar el tipo documental, Ejemplo:
factura.
Las observaciones que sean necesarias (Ejemplo: No
llego anexo).
Acto seguido se digitaliza el documento.
3) Radicación
El sistema ORFEO arroja un consecutivo y fecha de
radicación.
Se procederá a colocar en la parte superior derecha
una etiqueta con número de radicación y la fecha de
recepción del documento. Este número debe ser
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renovado anualmente comenzando cada año en uno
(1).
4) Distribución
Mediante planilla, el centro de correspondencia hará
entrega de las comunicaciones recibidas, a las
respectivas dependencias destinatarias, en los siguientes
horarios:
Primer recorrido: 8:30 a 9:00 AM
Segundo recorrido 2:30 a 3:00 PM
Los funcionarios recibirán en el sistema ORFEO las
comunicaciones digitalizadas, les asignan expediente y
podar reenviar o colocar tareas a los colaboradores.
Nota: Si un funcionario necesita recoger una
comunicación lo puede hacer en el centro de
correspondencia firmando la planilla de control.
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6 PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA INTERNA
El área emisora del Radicado del documentos en el
sistema ORFEO, es la encargada de la entrega del
memorando en el área destino.
El funcionario que radica el memorando, debe generar el
radicado teniendo cuenta: >Memorando >Buscar
>Nuevo (Copia Datos) >Buscar
Nota: al realizar la búsqueda se debe seleccionar en el
menú desplegable la opción Funcionarios y realizar la
búsqueda por el nombre del funcionario. Luego de que
aparezca los resultados de la búsqueda, se selecciona la
palabra destinatario y por último se da el botón Pasar
datos al formulario de radicación.
1) Verificar los datos antes de que sean radicados, en
dado caso se encuentren mal diligenciados, se deben
cambia. Radicar el memorando
2) Adjuntar el documento y después generar el
memorando.
3) Imprimir el documento y tomar firma del jefe del área
4) Radicar el memorando el área destinataria
5) Marcar el memorando en el aplicativo ORFEO como
impreso
6) Entregar en la unidad de correspondencia el
radicado, para que sea digitalizado. En la unidad
buscan el radicado en el sistema que cumpla con los
parámetros. Después de verificado se procede a sellar
con la leyenda “DIGITALIZADO CENTRO DE
CORRESPONDENCIA COMCAJA”.
7) El centro de correspondencia devuelve el
memorando sellado al área emisora del documento.
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7 LA UNIDAD DE ARCHIVO COMO PARTE DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
En el Artículo Tercero del Acuerdo 042 de 2002 del
Archivo General de la Nación, se determina que las
entidades deberán facilitar el acceso a los documentos,
el archivo debe contar con un portafolio de servicios
para satisfacer los requerimientos. La difusión de los
documentos de archivo puede hacerse mediante
consulta en el mismo Archivo, préstamo temporal de los
documentos, o utilización de medios reprográficos. Está
definido de la siguiente manera:
SERVICIOS
El archivo presta los siguientes servicios:
Servicio de consulta: acceso a materiales solicitados,
este préstamo se registrara en un formato de
préstamo documental y se dejara la constancia del
retiro mediante una ficha retiro.
Servicio de reprografía: trata de la reproducción de
documentos por fotografía, fotocopia, microfilm
entre otros, para que el usuario investigador posea el
documento fuera del sitio de origen archivo central.
Servicio inventario: se levantara inventario de los
documentos los cuales la empresa no posea un
archivo sobre el contenido, para de esta manera
cumplir con la normatividad expuesta por el AGN.
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8 METODOLOGÍA PARA EFECTUAR LA
TRANSFERENCIA
Tener en cuenta la fecha programada en los
cronogramas de transferencias documentales.
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se
hará oficial mediante la entrega física de la
documentación y su registro en el formato único de
inventario documental.
Seleccione los expedientes de las series y Subseries
documentales que según la TRD deben transferirse.
Efectúe el proceso de selección natural. Es decir,
retire aquellos documentos que no son esenciales en
el expediente: Impresos o publicaciones periódicas
(revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en
blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos
originales se encuentren en el expediente, fotocopia
de leyes y decretos, cuando no formen parte integral
del expediente.
Ordenación de tipos documentales. Los documentos
se van colocando uno atrás del otro en el orden en
que se van generando o recibiendo, de tal manera
que el último documento recibido sea el último que
contenga la carpeta.
Ordene los expedientes por años y secuencialmente
siguiendo el código y la cronología en forma
ascendente.
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a
enumerarlas de (1) hasta (n), según la cantidad que
vaya a transferir.
Imprima en original y copia el Formato Único de
Inventario Documental y remita con memorando a
la unidad de archivo junto con la documentación
relacionada.
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Realice su transferencia en la fecha programada en
el cronograma de transferencias.
La ubicación de las carpetas en las cajas para
archivo y estantería, se hará siguiendo el orden
preestablecido.
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9 ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS
9.1 ARCHIVO GESTION
a) Cada dependencia de la entidad debe realizar
apertura de la carpeta de acuerdo a las Tablas de
Retención Documental. Utilizando las unidades de
conservación (Carpeta y Legajador).
b) Se organiza los archivos de acuerdo a las TRD, cada
área organiza sus Series y Subseries, de acuerdo a los
documentos relacionados en las Tablas de Retención
Documental.
c) La dependencia ubica los documentos en orden
cronológico dentro del expediente o carpeta
correspondiente, de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites
d) Se deben foliar las series y Subseries, a fin de facilitar la
consulta.
e) Las carpetas y demás unidades de conservación se
deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación, dicha
información general será: fondo, sección, subsección,
serie, Subseries, número de expediente, número de
folios y fechas extremas, número de carpeta y número
de caja si fuere el caso.
f) La dependencia debe elaborar el inventario
documental de acuerdo al Acuerdo No. 042 (Octubre
31 de 2002).
g) La dependencia aplica el procedimiento establecido
en la TRD. En primera instancia conservará las series
documentales hasta que se cumpla la fecha
establecida, en segundo lugar realizará la
eliminación de las series correspondientes.
h) La dependencia remite la transferencia Primaria al
Archivo Central de acuerdo con el formato único de
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inventario documental, en la fecha establecida en el
cronograma de transferencias.
9.2 ARCHIVO CENTRAL
a) El Archivo Central recibe de las dependencias, las
transferencias documentales primarias en las unidades
de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la
Entidad y conforme con las directrices y realiza el
cotejo.
b) De no estar bien elaborada la transferencia Se
realizan los ajustes necesarios y se remite nuevamente
al Archivo Central.
c) El Archivo central adopta los sistemas de ordenación
que permiten ubicar secciones, subsecciones series y
Subseries y velará por la correcta organización e
instalación de las unidades de conservación y
almacenamiento.
d) El Archivo Central aplica el procedimiento establecido
en la TRD. En primera instancia conservará las series
documentales hasta que se cumpla la fecha
establecida, en segundo lugar realizará la eliminación,
la selección, la microfilmación de las series
correspondientes.
e) El Archivo Central remite la transferencia secundaria al
Archivo Histórico, verificando previamente los
procesos técnicos de organización de los documento
y de acuerdo con el cronograma y en el formato
único de inventario documental.
9.3 PRESTAMOS DOCUMENTOS
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10 GLOSARIO
Administración de Archivos: Son operaciones
administrativas y técnicas relacionadas con la
Planeación, Dirección, Organización, Control,
Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de
todos los archivos de una Institución.
Archivo: Es uno o más conjuntos de documentos, sea
cual fuere fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona
o institución que los produce, para los ciudadanos o
para servir como fuente de historia. - (Sist.) Colección
de registros interrelacionados que se consideran como
conjunto.
Archivo Activo: Archivo de Gestión, Archivo
administrativo, o Archivo vigente. Unidad de
información que guarda con carácter temporal los
documentos que se encuentran al servicio exclusivo
de la institución a la cual pertenecen.
Archivo Central: Archivo intermedio. Unidad
administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados
su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en
general.
Archivo General de la Nación: Desde el punto de vista
institucional y de acuerdo con la categoría de
archivos oficiales, es el establecimiento público
encargado de formular, orientar y controlar la
Política archivística a nivel nacional. Es el organismo
de dirección y coordinación del Sistema Nacional de
Archivos. Desde el punto de vista archivístico, el AGN
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está integrado por los fondos documentales
procedentes de las entidades públicas del sector
central y aquellos que por su especial valor reciba en
custodia.
Archivo Histórico: Archivo inactivo. Aquel al cual se
transfiere la documentación del archivo central o del
archivo de gestión que por decisión del comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado
el valor que adquiere para investigación, la ciencia y
la cultura.
Archivo Maestro: Es el archivo principal de una base
de datos en donde se encuentra residente toda la
información capturada.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo
vital de los documentos. Proceso integral de la
formación del archivo en su ciclo vital. Producción o
recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.
Catalogo: Instrumento de búsqueda que describe con
mayor profundidad todos y cada uno de los
documentos seleccionados de uno o varios fondos,
tomando en cuenta un criterio determinado.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las
que atraviesan los documentos desde su producción
o recepción en la oficina y su conservación temporal,
hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
Clasificación: Establecimiento de unidades de
acuerdo con ciertos criterios que permiten agrupar
bloques lógicos de información.
Clasificación Documental: Labor intelectual
mediante la cual se identifican y establecen las
series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección) de acuerdo a la
estructura orgánico-funcional de la entidad.
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Comité Asesor: Grupo de especialistas y expertos en el
campo de la archivística y disciplinas afines, que
recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto
administrativos como técnicos.
Comité de Archivo: Grupo asesor de alta dirección,
responsable de definir las políticas, los programas de
trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del
Archivo General de la Nación, encargado de estudiar
los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.
Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y
destinado para la conservación de los documentos
de archivo.
Depuración: Operación por la cual se separan los
documentos que tienen valor permanente de los que
no lo tienen.
Disco Óptico: Soporte de almacenamiento de
imágenes digitalizadas que permite conservar es un
espacio mucho más reducido una mayor cantidad de
información.
Disposición Final de Documentos: Selección de los
documentos en cualquiera de sus tres edades, con
miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación.
Documento: Representación de la información sobre
los objetos de la realidad objetiva y la actividad
intelectual del hombre por medio de la escritura, la
gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio en
cualquier soporte. - Información registrada,
cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de Archivo: Registro de información
producida o recibida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
primario (administrativo, fiscal o legal) o secundario
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(científico, económico, histórico o cultural) y debe ser
objeto de conservación.
Documento Esencial: Es aquel documento necesario
para el funcionamiento de un organismo y que por su
contenido informativo y testimonial garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del
mismo aún después de su desaparición, por lo tanto,
posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento Inactivo: Documento que ha dejado de
emplearse con fines administrativos y legales.
Documento Privado: El perteneciente a personas
naturales y jurídicas, entidades, instituciones y
organizaciones que no tienen carácter oficial.
Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso
administrativo y legal es ocasional.
Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los
documentos que han perdido su valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histórico o que carecen de relevancia para la ciencia
y la tecnología.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados
con un asunto, reunidos en una carpeta y que
constituyen una unidad de conservación de archivo.
Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente
por una oficina productora en la resolución de un
mismo asunto.
Fondo Documental: Es la totalidad de la
documentación producida y recibida por una
institución o persona, en desarrollo de sus funciones o
actividades. El fondo suele identificarse con el
archivo cuando la documentación es conservada
en la entidad productora.
Función Archivística: Conjunto de actividades
relacionadas con la totalidad del quehacer
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archivístico, desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión de Documentos: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas, tendientes al eficiente,
eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad
desde su origen hasta su destino final.
Información: Es el resultado de un proceso regulado
de datos que se utiliza como apoyo en la toma de
decisiones y, que está registrado en documentos
sobre papel, electrónicos o cualquier otro soporte.
Microfilmación: Técnica que y obtener pequeñas
imágenes en película. Esta puede ser de 16 o 35 mm.
Muestreo: Operación por la cual se conservan ciertos
documentos de carácter representativo o especial. Se
efectúa durante la selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos,
temáticos, entre otros.
Orden Original: Es el que hace relación al orden que
conservan los documentos dentro de cada serie, de
acuerdo a la secuencia que origino el expediente y
en el orden en que se dieron los documentos que
materializan las actuaciones y diligencias
encaminadas a la resolución administrativa de un
asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina
que tiene la competencia específica.
Pieza Documental: Unidad mínima que reúne todas las
características necesarias para ser considerada
documento. Son ejemplos de piezas documentales,
entre otros, un acta, un oficio, un informe.
Principio de Procedencia: Se define como aquel
según el cual cada documento debe estar situado
en el fondo documental del que procede, teniendo
en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en este la
integridad y carácter seriado de los documentos.
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Debe tenerse en cuenta tanto en la organización de
los documentos del archivo como en la ordenación,
clasificación y descripción de los mismos.
Producción Documental: Recepción o generación de
documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
Registro: Colección de elementos de datos
relacionados, que se trata de una unidad. Conjunto
de campos.
Retención Documental: Es el plazo en términos de
tiempo en que los documentos deben permanecer en
el archivo respectivo después de las transferencias
documentales tal como se consigne en la tabla de
retención.
Secciones Documentales: Son las subdivisiones del
fondo identificadas con la producción documental de
una unidad o división administrativa o funcional de la
institución que produce el fondo.
Selección Documental: Proceso mediante el cual se
determina el destino final de la documentación bien
sea para su eliminación o su conservación parcial o
total.
Serie Documental: Es el conjunto de tipos
documentales de estructura y contenido homogéneo,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias
Laborales, Contratos, Actas, Informes entre otros.
Tablas de Retención Documental: Listado de series y
sus correspondientes tipos documentales (producidos
o recibidos estos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones), a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
Archivo.
Las Tablas de Retención pueden ser generales o
específicas de acuerdo a la cobertura de las
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mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos comunes a cualquier institución,
también conocidos como documentos facilitativos,
por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas
Presidenciales.
Las específicas hacen referencia a documentos
característicos de cada organismo, por ejemplo:
Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.
Desde el punto de vista de la Diplomática los
documentos en su estructura son generales, pero
desde el punto de vista del contenido son específicos.
Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos
de Junta Directiva.
Transferencia de Archivos: Son los traslados de
documentos de archivo de gestión al central, sin
alteración de sus propiedades, para su conservación
precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido
o culminado en el proceso de atención de tramites.
Unidad Archivística: Conjunto de piezas o tipos
documentales. Puede ser unidad archivística entre
otras: un expediente.
Valor Documental: Proceso por el cual se determinan
los valores primarios y secundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos
mientras sirven a la institución productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento.
Es decir, a los involucrados en el tema o en el o. Los
documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.
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ANEXOS
ACUERDO 060 DE 2001, ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en
uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas
por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de
2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios
ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan
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efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la
Administración Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo
General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y
establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07
de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General
de Archivos, como norma reguladora del quehacer
archivístico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las
reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, por intermedio del Archivo
General de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales y establece las entidades de
certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de
Conectividad, como una política de Estado, que busca
masificar el uso de las tecnologías de la información en
Colombia y con ello aumentar la competitividad del
sector productivo, modernizar las instituciones públicas y
socializar el acceso a la información, dándole carácter
legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma
regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización,
dirección y avance de las entidades, se logran entre
otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
información y en consecuencia se hace necesario
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normalizar los procedimientos de correspondencia como
parte integral de la gestión documental.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y
procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas
que cumplan funciones públicas, cumplir con los
programas de gestión documental, para la producción,
recepción, distribución, seguimiento, conservación y
consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del
presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos
electrónicos, producidos y tratados archivísticamente,
siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de
carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de
información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece
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en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y
debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información
con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el
funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan
un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a
partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas
las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales
de estructura y contenido homogéneos, emanados de
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un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento
de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o
permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o
específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.
Las generales se refieren a documentos administrativos,
comunes a cualquier administración; las específicas
hacen referencia a documentos característicos de cada
organismo.
ARTÍCULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las
entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que gestione
de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa
de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades
de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen
varias sucursales en una misma ciudad, la entidad
determinará conforme a sus necesidades, si centralizan
en una de ellas la recepción de las comunicaciones
oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por
el control y normalización unificado en cada entidad.
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Las unidades de correspondencia, deberán contar con
personal suficiente y debidamente capacitado y de los
medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios
de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u
otros, que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la
administración pública.
ARTÍCULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad
debe establecer en los manuales de procedimientos los
cargos de los funcionarios autorizados para firmar la
documentación con destino interno y externo que
genere la institución. Las unidades de correspondencia
velarán por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que
cumplan con lo establecido.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la
radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la
transparencia de la actuación administrativa, razón por la
cual, no se podrán reservar números de radicación, ni
habrá números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada en estricto orden
de recepción de los documentos; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la correspondencia,
se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la
radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y
se anulen los números, se debe dejar constancia por
34
escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de
la unidad de correspondencia.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La
numeración de los actos administrativos debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargarán de llevar los controles, atender
las consultas y los reportes necesarios y serán
responsables de que no se reserven, tachen o enmienden
números, no se numeren los actos administrativos que no
estén debidamente firmados y se cumplan todas las
disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará
constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de
numerar los actos administrativos.
ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las
comunicaciones internas de carácter oficial, las
entidades deberán establecer controles y procedimientos
que permitan realizar un adecuado seguimiento a las
mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la
numeración consecutiva y sistemas que permitan la
consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o
automatizados.
ARTÍCULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales:
Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas,
formatos y controles manuales o automatizados que
permitan certificar la recepción de los documentos, por
parte de los funcionarios competentes y dispondrán de
servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de
respuesta de las comunicaciones recibidas.
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ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las
entidades son responsables por la adecuada
conservación de su documentación, para ello deben
incluir en sus programas de gestión documental y en sus
manuales de procedimientos, pautas que aseguren la
integridad de los documentos desde el momento de su
producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas
a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales
como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a
los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90
mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas
y magnéticas”.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje
entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina
cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a
8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC
4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para
la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión
deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de
color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios
magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus
fabricantes en relación con su preservación y debe
producirse en formatos compatibles, cuidando la
posibilidad de recuperación, copiado y reproducción
libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la
información y la producción de backups, serán
adaptadas para asegurar la reproducción y
recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas
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de almacenamiento y formatos de grabación de la
información.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas:
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las
instituciones deberán ser revisadas, para verificar la
competencia, los anexos, el destino y los datos de origen
del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde
se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.
PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada
ni presente el nombre del responsable o responsables de
su contenido, se considerará anónima y deberá ser
remitida sin radicar, a la oficina de su competencia,
donde se determinarán las acciones a seguir.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales
enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en
soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos
copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera
copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos
correspondientes y la segunda copia reposará en el
consecutivo de la unidad de correspondencia, por el
tiempo establecido en su tabla de retención documental.
En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se
elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales
vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por
este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental,
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para la respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargará de dar los
lineamientos para el control y establecer los
procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax,
papel químico, deberán reproducir este documento,
sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales
por correo electrónico: Las entidades que dispongan de
Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán
su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo
con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las
unidades de correspondencia tendrán el control de los
mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de
datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se
deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y
demás normas relacionadas.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el
propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa,
las entidades establecerán en sus manuales de
procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas
ICONTEC, existentes para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la
dirección, el número del conmutador, el número de fax
institucional, la dirección de la página web y la
dirección del correo electrónico de la entidad.
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ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al
Público: Todas las unidades de correspondencia,
informarán el horario de atención al público en un lugar
visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a
partir de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre
del año dos mil uno (2001).
ARACELI MORALES LÓPEZ
Presidente
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ACUERDO 042 DE 2003, ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
ACUERDO No. 042
(31 de octubre de 2002)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PÚBLICAS, SE REGULA EL INVENTARIO ÚNICO
DOCUMENTAL Y SE DESARROLLAN LOS ARTÍCULOS 21, 22,
23 Y 26 DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, En
ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de
1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General
de Archivos 594 de 2000 .
CONSIDERANDO:
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Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las
funciones del Archivo General de la Nación y en su literal
b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservación y el uso
adecuado del patrimonio documental de la Nación de
conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo
Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del
artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada
servidor público custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento
o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el
numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está
prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar
lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de
sus funciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las
entidades de la administración pública y las empresas
privadas que cumplen funciones públicas deberán
elaborar programas de gestión documental, en cuya
aplicación atenderán los principios y procesos
archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la
gestión de documentos dentro del concepto de archivo
total, comprende procesos tales como: la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización,
la recuperación y la disposición final de los documentos,
y su artículo 23, sobre formación de archivos, dispone
que teniendo en cuenta el ciclo vital de los
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documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de
Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es
obligación de las entidades de la administración pública
elaborar inventarios de los documentos que produzca en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que
deben seguirse para la organización de los archivos de
gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organización administrativa, territorial y por
servicios y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley
594 de 2000.
ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización
de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les
aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de
gestión de conformidad con sus Tablas de Retención
Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de
gestión y responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas. Las unidades administrativas y
funcionales de las entidades deben con fundamento en
la tabla de retención documental aprobada, velar por
la conformación, organización, preservación y control
de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital
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de los documentos y la normatividad archivística. El
respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar
por la organización, consulta, conservación y custodia
del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio
de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley
734 de 2002 para todo servidor público.
ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de
archivos de gestión.
1) La organización de los archivos de gestión debe
basarse en la Tabla de Retención Documental
debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe
reflejar las series y subseries correspondientes a cada
unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la
conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción,
será el primer documento que se encontrará al abrir la
carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final
de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades
documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se
deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación, dicha
información general será: fondo, sección,
subsección, serie, subseries, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de
carpeta y número de caja si fuere el caso.
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6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental, para ello se elaborará un plan
de transferencias y se seguirá la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe
del archivo central, diligenciando el formato único de
inventario, regulado por el Archivo General de la
Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se
identificarán así: código de la dependencia cuando
se trate de transferencias primarias, fondo, sección,
legajos identificados con su número respectivo, libros
cuando sea del caso, identificados con el número
que le corresponda, número consecutivo de caja,
número de expedientes extremos y fechas extremas
de los mismos.
PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se
consignaran en la Tabla de Retención Documental de las
dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados
cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de
dependencia.
ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta
de documentos en los archivos de gestión, por parte de
otras dependencias o de los ciudadanos, deberá
efectuarse permitiendo el acceso a los documentos
cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que
se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el
funcionario en quien se haya delegado esa facultad y
sólo se permitirá cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme a la Constitución o a
las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el
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registro de préstamo y de forma opcional una estadística
de consulta.
ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites
internos. En el evento que se requiera trasladar un
expediente a otra dependencia en calidad de préstamo,
la dependencia productora deberá llevar un registro en
el que se consigne la fecha del préstamo, identificación
completa del expediente, número total de folios, nombre
y cargo de quien retira el expediente y término perentorio
para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de
la dependencia productora deberá hacer exigible su
devolución inmediata.
ARTICULO SÉPTIMO.- Inventario documental. Las
entidades de la Administración Pública adoptarán el
Formato Único de Inventario Documental, junto con su
instructivo, que a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
1) ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la
entidad responsable de la documentación que se va
a transferir.
2) ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre
completo o Razón Social de la entidad que produjo o
produce los documentos.
3) UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el
nombre de la dependencia o unidad administrativa
de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
4) OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre
de la unidad administrativa que produce y conserva
la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones.
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5) OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario,
que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados,
Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias,
Inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación.
6) HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario
consecutivamente. Se registrara el total de hojas del
inventario.
7) REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para
transferencias primarias y transferencias secundarias.
Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de
la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el
número de la transferencia.
8) No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva
el número correspondiente a cada uno de los asientos
descritos, que generalmente corresponde a una
unidad de conservación.
9) CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la
entidad que identifica las oficinas productoras y cada
una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10) NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe
anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las
ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una
de las unidades de conservación. En los inventarios
individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe
reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que
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guarden relación con la misma función de la oficina
productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos
Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en
lo posible, en orden alfabético.
11) FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y
final de cada unidad descrita. (asiento). Deben
colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al
año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha
se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga
fecha se anotará s.f.
12) UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se consignará el número
asignado a cada unidad de almacenamiento. En la
columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la
parte de arriba y debajo la cantidad o el número
correspondiente.
13) NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de
folios contenido en cada unidad de conservación
descrita.
14) SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los
soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos
(V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD),
etc.
15) FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la
documentación registra un índice de consulta alto,
medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en
cuenta los controles y registros de préstamo y consulta
de la oficina responsable de dicha documentación.
Esta columna se diligenciará especialmente para el
inventario de fondos acumulados.
16) NOTAS. Se consignarán los datos que sean
relevantes y no se hayan registrado en las columnas
anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente,
como actas, resoluciones, memorandos, circulares,
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entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes,
saltos por error en la numeración y / o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia
de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal; de éstos debe
señalarse, en primer lugar, el número de unidades
anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5
fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número
consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema
de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán
registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y/o consulta de la
información. Especificar programas de sistematización
de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se
registrará el número de páginas que lo componen.
17) ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido,
cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.
18) ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido,
cargo, firma de la persona responsable de entregar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.
19) RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido,
cargo, firma de la persona responsable de recibir el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se
recibió.
48
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ARTÍCULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de
la fecha de su expedición.
Dado en Bogotá D.C., a los treinta y un (31) días del mes
de octubre de dos mil dos (2002).
ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico