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Alcaldía MunicipalBarrancabermeja

MANUAL DEMANUAL DEARCHIVO Y CORRESPONDENCIAARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

MANUAL DEARCHIVO Y CORRESPONDENCIA



ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA - 1

INTRODUCCIÓN

El presente manual responde a las políticas, principios y normas establecidos por el Archivo General de la Nación, garantizando el cumplimiento (obligatoriedad) de las leyes emanadas por los organismos del estado en el área archivística.

A través del “Manual de Archivo y Correspondencia”, la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, presenta a sus funcionarios, una herramienta básica para normalizar el trámite de documentos, de acuerdo a la normatividad Archivística en base en el PGD, Programa de Gestión Documental.

Dentro de este proceso se encuentran dos grandes grupos de documentos: los producidos en las oficinas día a día (Archivo de Gestión) y los que han cumplido su trámite de acuerdo a las funciones y se transfieren al Archivo Central; en cada grupo de documentos, el AGN Archivo General de la Nación, ha establecido unas directrices que permiten realizar y aplicarlos procesos de identificación, clasificación, ordenación, selección, depuración, conservación o eliminación.

La Alcaldía de Barrancabermeja, adoptará las políticas establecidas para la administración del Archivo, con el fin de brindar un servicio rápido, eficiente, veraz y eficaz a los usuarios internos y externos.




OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a todos las dependencias de La Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, una herramienta que garantice una adecuada aplicación de los procesos archivísticos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Dar a conocer la legislación vigente y su aplicación para la administración y conservación, del Archivo de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja. • Definir y establecer las políticas a seguir, de acuerdo a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación en la organización y clasificación documental de los archivos municipales.• Garantizar la conservación y aplicación de las normas legales vigentes en los procesos archivísticos.

Con el fin de establecer, las políticas a desarrollar, en la organización de los Archivos de La Alcaldía de Barrancabermeja, se hace necesario definir los términos a utilizar, extraídos del Reglamento General de Archivos aprobado por medio del acuerdo 007 de 1994, el cual en su artículo 6° , campo de aplicación dice. "El presente reglamento se aplicará en todos los archivos de orden nacional, departamental, distrital, municipal..."

DESCRIPCION DE LA ENTIDAD

ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA

ANTECEDENTES

Fue creada mediante Ordenanza n. 025 del 12 de abril de 1922, por Gonzalo Jiménez de Quesada, con el nombre de LATORA, el 26 de abril del mismo año, se inaugura oficialmente como municipio de Barrancabermeja, Siendo su primer mandatario, nombrado como alcalde don Bautista Reyes.

MISIÓN INSTITUCIONAL

DE LA MISIÓN DEL MUNICIPIO: El municipio de Barrancabermeja tiene como misión afianzar el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio.

ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA

En el capítulo III del DECRETO Nº 479 del 26 DICIEMBRE 2008, se aprueba la estructura orgánica del Municipio:PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN, el Municipio de Barrancabermeja estará conformado por las siguientes dependencias:1. Despacho del Alcalde Municipal.2. Oficina Asesora de Control Interno3. Oficina Asesora de Planeación4. Oficina Asesora Jurídica5. Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo. 6. Oficina de Control Disciplinario Interno 7. Secretaría General7.1. División de Almacén e Inventarios8. Secretaria de Gobierno




9. Secretaria de Hacienda.9.1. División de Tesorería.10. Secretaría de Salud11. Secretaría del Medio Ambiente.12. Secretaría de Educación13. Secretaría de Desarrollo Económico y Social. 13.1 Dirección UMATA14. Secretaría de Infraestructura.

Para el caso de la Secretaria de las Tecnologías de la Información SETICeI, esta es creada mediante Decreto 021 de 2013, en el cual se adiciona al Decreto N. 479 de 2008.

1. Secretaría de Tecnologías de la Información, las comunicaciones, ciencia e innovación. SETICel

DESPACHO ALCALDE MUNICIPAL

MISIÓNEs la instancia máxima de la Administración Municipal, cuya misión consiste en dirigir, organizar, coordinar y controlar la acción administrativa necesaria para desarrollar la misión del Municipio, garantizando la legalidad, transparencia, eficacia, eficiencia y oportunidad en el fomento y liderazgo del desarrollo social.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

MISIÓNCoadyuvar en la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno, encausado, de acuerdo con la orientación del Ejecutivo Municipal a promover la cultura del autocontrol, como mecanismo para propiciar el adecuado ejercicio del control en el desarrollo de las operaciones de la Administración Central, con base en la asesoría y en desarrollo de proyectos orientados a sensibilizar y comprometer a los funcionarios como componentes primarios del sistema de control interno en la entidad, frente a la responsabilidad que tienen en el ejercicio de sus funciones.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

MISIÓN:Propiciar y apoyar el crecimiento sostenible e integral de la población, asegurando la consolidación, ejecución y control del Sistema Municipal de Planeación, que armónicamente articule el desarrollo social, económico y ambiental el Municipio y en forma planeada, proyectada, participativa y concertada con la comunidad organizada determine la asignación de recursos en forma equitativa y oriente y defina la acción administrativa.

OFICINA ASESORA JURÍDICA

MISIÓNAsegurar mediante la asesoría, el apoyo y la asistencia y representación Municipal a nivel central y descentralizado se ajusten y realicen acorde con el orden jurídico vigente, con unidad de criterio y se protejan los intereses del Municipio.




OFICINA ASESORA DE PRENSA, COMUNICACIONES Y PROTOCOLO.

MISIÓN.Desarrollar programas de comunicación información, prensa y protocolo necesarios para el eficiente y eficaz desempeño del Despacho del Alcalde y de todas las demás dependencias del nivel central de la administración.

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

MISION Contribuir al desarrollo armónico y eficiente de los procesos de la Alcaldía Municipal, mediante la vigilancia y cumplimiento de la Constitución Nacional, la Ley, la Aplicación del Código Único Disciplinario, para lograr un mejoramiento continuo en el ente Municipal.

SECRETARIA GENERAL

MISIÓNCoadyuvar al ejercicio de la función administrativa, garantizando una administración Gerencia! del recurso humano que responda cualitativa y cuantitativamente a las necesidades del servicio de cada una de las entidades y dependencias de la Alcaldía, dentro de los principios que orientan el sistema de carrera administrativa, y de los sistemas especiales, coordinando y controlando las situaciones administrativas de los servidores públicos y los pensionados a cargo del municipio, propendiendo por su desarrollo integral, los mejores niveles de calidad humana y por un ambiente laboral que contribuya a la correcta prestación de los servicios

DIVISIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS

SECRETARIA DE GOBIERNO

MISIÓNCoadyuvar a la convivencia pacífica de la ciudadanía, a la generación y apoyo a" los espacios de participación ciudadana y comunitaria, regulando las relaciones políticas, la protección de los derechos fundamentales, la seguridad y el orden público, la atención y prevención de desastres, dentro del marco de la resolución pacífica y concertada de los conflictos, el ejercicio de la democracia y el desarrollo integral dentro de una atmósfera de equidad y solidaridad.

SECRETARIA DE HACIENDA Y DEL TESORO

MISIÓNDesarrollar el Sistema Financiero Municipal a través del cual se garantice y asegure con oportunidad eficiencia y eficacia los recursos financieros necesarios para la financiación del Plan de Desarrollo Municipal y los gastos autorizados para el normal funcionamiento de la administración y el cumplimiento de la deuda pública municipal, mediante el recaudo de los recursos públicos y su administración orientada a la autogestión, equilibrio de los ingresos y los gastos, la máxima rentabilidad de los activos, la disminución de los márgenes de intermediación financiera en el crédito, soportada en procesos permanentes de mejoramiento continuo de captación, de inversión y atención de os compromisos.




DIVISIÓN DE TESORERÍA

SECRETARIA DE SALUD

MISIÓNCoadyuvar al mejoramiento de la calidad de vida de la población, con énfasis en la población más pobre y vulnerable, desarrollando el sistema General de Seguridad Social en Salud del Municipio, fundamentada en la participación comunitaria, la concertación de los diferentes actores del sistema y el mejoramiento continuo de la calidad y cobertura de los servicios de salud dentro de los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.

SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE

MISIÓNVelar por la preservación del medio ambiente y de los recursos naturales del municipio e impulsar una relación de respeto y armonía del hombre con la naturaleza, incentivando la recuperación, conservación, protección, manejo, uso y aprovechamiento de los recursos naturales renovables, a fin de asegurar el desarrollo sostenible.

SECRETARIA DE EDUCACIÓN

MISIÓNCoadyuvar a la formación ciudadana y a la conformación de una comunidad con capacidad, actitud y visión para aportar al desarrollo humanístico, social, ambiental, económico, tecnológico y cultural del Municipio, mediante la gestión de procesos educativos formales, no formales, técnicos, culturales y recreativos, con calidad, cobertura y eficiencia, reconociendo las particularidades étnicas, generacionales, de vulnerabilidad, las potencialidades de desarrollo y de producción local y regional, dentro del marco de la complementariedad, subsidiaridad y concurrencia, la participación democrática y la autonomía escolar, en consolidación con el PEI.

SECRETARIA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

MISIÓNContribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población Barrancabermeja, impulsando la sostenibilidad del sector económico local, proyectando programas que atiendan la población más vulnerable; potencializando, organizando y articulando los procesos productivos y de comercialización instalados en la jurisdicción con el desarrollo regional, nacional e internacional a partir de la vinculación e integración del sector privado y público a los objetivos y metas del Plan de Desarrollo Municipal, apoyo a la generación de una cultura empresarial moderna, el estímulo a la creación de fuentes de empleo, la incorporación de tecnologías limpias de producción, el aprovechamiento de las ventajas competitivas y comparativas, la promoción de formas asociativas de producción rentables y autogestionarias.

DIRECCIÓN UMATA

MISIÓNUnidad de carácter técnico especializado, dependiente del Despacho de la Secretaria de Desarrollo Económico y Social que tiene por misión el fomento y fortalecimiento local del sector agropecuario y agroindustrial con alto contenido social, la promoción de formas asociativas de producción sostenibles y




rentables articuladas al mercado y con la incorporación de tecnologías limpias y sujetas a las normas ambientales.

SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA

MISIÓNGarantizar la oferta eficiente de la infraestructura necesaria para contribuir al fortalecimiento de la competitividad local, garantizando la preservación de los recursos naturales, del patrimonio y espacio público, la mayor cobertura social y de usuarios y las proyecciones de desarrollo y crecimiento poblacional, mediante una gestión articulada con el Banco de Proyectos Municipal y orientada a dirigir, supervisar y controlar los convenios y la contratación que se determine para adelantar los estudios, diseños, la ejecución e interventoría de las obras.

SECRETARÍA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, LAS COMUNICACIONES, CIENCIA E INNOVACIÓN. SETICeI

MISIÓNCrear, fomentar, dirigir, apropiar y administrar el ecosistema digital municipal, basado en el fortalecimiento de la productividad del municipio, a través de la interconexión digital que permita contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones y el cumplimiento de todas las misiones del ecosistema digital del municipio de Barrancabermeja.

ARTICULO SÉPTIMO.- DE LOS ACTOS DEL ALCALDE: El Alcalde para la debida ejecución de los acuerdos y para las funciones que le son propias, dictará decretos, resoluciones y las órdenes necesarias.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO, según el Decreto No. 2578 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura, reemplaza el Comité de archivo, en los municipios. En la Alcaldía municipal de Barrancabermeja, se debe derogar el Decreto No. 194 de 2002, el cual creó el Comité de Archivo del Municipio de Barrancabermeja, como grupo Asesor de alta dirección, el cual estaría sin ajuste actualmente.




NORMOGRAMA

Las disposiciones vigentes, se enuncian en el siguiente orden: Constitución Política (carta magna), leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, etc., y se encuentran organizados cronológicamente.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIALa Constitución Política, es considerada la fuente de todas las leyes del país y por tanto, prevalece sobre ellas.Según el artículo 4° de la constitución: "La constitución es norma de normas. En todo caso de la compatibilidad entre la constitución y la ley u otra norma jurídica, se aplicaran las disposiciones constitucionales".En Colombia, el derecho de los ciudadanos a acceder a todas las informaciones que les conciernen directa e indirectamente, está consagrado en la Constitución Política de 1991; en sus artículos 15, 20 y 73, y 23.1

LEYES

Precepto emanado de la suprema autoridad.

LEY 4 DE 1983.Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

LEY 47 DE 1920.Sobre protección del patrimonio documental y artístico

LEY 14 DE 1936.Aprueba tratado internacional sobre protección de patrimonio cultural.

LEY 57 DE 1985.Sobre publicidad de las actas y documentos oficiales. Acceso ciudadano a los documentos públicos. El artículo 12, toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposa en las oficinas públicas y, a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución nacional, o a la ley, o hagan relación a la defensa o seguridad nacional.

LEY 80 DE 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones." El congreso de Colombia decreta: '(artículo 1) crease el archivo general de la nación como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al ministerio de gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá"

LEY 200 de 1995. (Art. 40-41) conductas sancionables a servidores públicos sobre los Archivos.

LEY 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de Archivos (Art.1) La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función Archivística del Estado. En el (Art. 2) La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.En la aplicación de la ley 594, en los diferentes archivos de las dependencias que conforman la alcaldía, se deberá realizar ”el inventario documental" diseñado por el Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta las series, subseries y tipos documentales que conforman los expedientes, unidades de conservación, numero de folios, etc. (anexos).




DECRETOS

Disposición de carácter legislativo, promulgado por el poder ejecutivo.

DEC. 2274 de 1980 inventario. Patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos.

DEC. 1777 de 1990. (Art. 51) Adopta estatuto. Asigna funciones al Archivo General de la Nación de Colombia.

DEC. 1382 de 1995. Tablas de Retención Documental y transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia

DEC. 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos. Prohíbe retirar documentos de los archivos de las entidades Públicas.

DEC. 1571 de 1998. (Artículo 12) Archivo de Historias Laborales.

DEC. 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo. Restricciones por razones de conservación.

DEC. 048 de 2000. Conservación de documentos. Preventiva, conservación y restauración documental.

DEC. 049 de 2000. Conservación de documentos. Condiciones de edificios locales destinados a Archivos.

DEC. 050 de 2000. Conservación de documentos. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

DEC. 056 de 2000. Acceso a los documentos públicos.

DEC 254 de 2000.Art. 39. Conservación de los archivos según disposiciones de AGN y disponibilidad de recursos para su preservación.

DEC. 1049 de 29 mayo de 2000.Desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del sector público,

DEC.194 de 2002, por el cual se constituye el Comité de Archivo de Alcaldía Municipal de Barrancabermeja.

DEC.4124 de 2004. reformas al Sistema Nacional de Archivos y organización de archivos privados. Derogado y reemplazado por el decreto 2578 de 2012

DEC. 2578 de 2012, se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de Archivos, reemplaza el derogado Decreto 4124 de 2004.

DEC. 2609 de diciembre de 2012, se reglamenta el proceso de gestión documental.

CÓDIGOS

CÓDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO.Art. 17 Del derecho a la información. "El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución




Política, incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y en particular, a que se expida copias de sus documentos."Art. 18 Información general. " Las autoridades mantendrán en sitios de fácil acceso público los documentos relativos a ella, con información actualizada de interés general.

CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL.Art. 175 Medios de prueba. " sirven como pruebas la declaración de parte, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez "Art. 251 Distintas clases de documentos. " Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofonías, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lapidas, monumentos, edificios o similares "Los documentos son: Públicos o privados. Documento Público: es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo, o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario en instrumento público.Documento privado : Es el que no reúne los requisitos para ser documento público.Art. 252 Modificado. Dto. 2282 de 1989, Art. 1, num. 15 Documento auténtico Es autentico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público, se presume autentico mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.Art. 256.Copias registradas. " Cuando la ley exija la inscripción de un documento en un registro público, la copia que se aduzca como prueba, deberá llevar la nota de haberse efectuado aquella, en caso contrario, el juez la enviara a la oficina correspondiente para que se produzca la anotación y le pedirá que certifique, a costa del interesado sobre la inscripción y su fecha. Si no existiere Si no existiere dicha inscripción, la copia solo producirá efectos entre los otorgantes y sus causahabientes ".Art. 261.Documentos rotos o alterados. "Los documentos rotos, rasgados o parcialmente destruidos, se apreciarán de acuerdo con las reglas de la sana critica, las partes enmendadas o interlineadas, se desecharán, a menos que las hubiere salvado bajo su firma quien suscribió o autorizó el documento."

CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL Art. 164 Procedencia. 4.4.3 “cuando se perdiere o destruyere un expediente en curso o requerido para tramitar una acción de revisión, el funcionario ante quien se tramitaba, deberá practicar todas las diligencias necesarias para lograr su reconstrucción. "Art. 165 Copias. " las copias no objetadas del acto procesal realizado en un expediente por reconstruir, probara su contenido "Art. 166 Presunción. " las copias de las providencias hacen presumir la existencia de la actuación a que se refieren y las pruebas en que se fundan "

CÓDIGO DE ETICA ARCHIVÍSTICA“El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado.Artículo 15: Derecho a la intimidad "Todas las personas tienen derecho a la intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar".Artículo 20 y 73: Derecho a la información "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial".Artículo 23: Derecho de petición "Toda persona, tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución"




El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, manteniendo en principio de procedencia de los documentos de archivo.El archivista evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los documentos.El archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material a su cargo.El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.El archivista respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del marco de legislación vigente.El archivista no deberá utilizar en beneficio propio o de terceros su posición especial y la confianza que la comunidad ha depositado en el.El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la difusión de los resultados de sus investigaciones y experiencias.El archivista trabajará conjuntamente con sus colegas así como profesionales de otras disciplinas para promover la conservación y la utilización de la herencia documental del mundo.

RESOLUCIONES

Resolución No. 089 de 2003 Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Artículo 3° numeral 5

Conservación de resoluciones. En la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, se debe conservar el original de todas las resoluciones que se expidan como soporte de un acto administrativo. Las resoluciones en los archivos de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, serán de conservación total.

ACUERDOS DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA.

ACUERDO 07 de 1994 Aprueba el reglamento general de Archivos.

ACUERDO 09 de 1995 Reglamenta la presentación de la tablas de retención de organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia.

ACUERDO 12 de 1995 Establece los órganos de dirección, coordinación y asesoría para los archivos departamentales.

ACUERDO 12 de 1995, en su Artículo 13 A; dice: "La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual será el órgano encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación."* Comité de Archivo. Artículo 4° en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos, quedara así;Articulo 19 Creación del Comité de Archivo "Cada entidad, establecerá un comité de archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos." DEROGADO por el decreto 2578 de 2012

ACUERDO 02 de 1996 Reglamenta la integración del comité evaluador de documentos de los departamentos.




ACUERDO 06 de 1996 Crea e integra el comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación de Colombia.

ACUERDO 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos.

ACUERDO 047 de 2000. " acceso a los documentos de archivo " del Archivo General de la Nación" del Reglamento General de Archivos sobre " Restricciones por razones de conservación " por medio del cual se acuerda:Art. 1 " Acceso a los documentos de información "Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información, que deben brindar los archivos en el Territorio Nacional, se dispone que solo por razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida.Art. 5 " Alteraciones: las tipologías de alteración, de acuerdo con los factores que las ocasionan se agrupan en: alteraciones de origen biológico, físico y químico. Es necesario efectuar un diagnostico general sobre el estado de conservación de los documentos.Art. 8 " Factores de deterioro. La falta de organización, tanto de los archivos de gestión, como de los centrales, propicia el deterioro de material documental, así como las características de depósito, la carencia de sistemas de protección.

ACUERDO 048 de 2000. Capitulo Vil "conservación de documentos" del reglamento General de Archivos sobre "conservación preventiva, conservación y reestructuración documental " en el cual se acuerda:

ACUERDO 049 de 2000. Cap VIII Conservación de documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.Art. 1 edificios de archivos " los edificios de archivos y locales destinados como sedes de archivos, deberán cumplir con las condiciones de edificación , almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y mantenimiento, estantería, y distribución, exigidas por el acuerdo en mención, ubicadas en la sección de secretaria de Educación y Cultura en el Archivo Departamental de la Gobernación del Tolima.

ACUERDO 050 de 2000. Art. 64 del Cap Vil sobre " conservación de documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo"

ACUERDO 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el Art. 45 " requisitos para la consulta" el Cap V " acceso a los documentos de archivo del Reglamento General de Archivos"Art. 1 " Acceso a los documentos públicos. Parágrafo acceso a la información. Toda persona interesada en obtener información que reposa en los archivos”Art. 2 consulta de documentos y archivo. “la consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en días y horas laborales, con la presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos."Art. 6 "copias de documentos" "toda persona tiene derecho a que se le expidan copia de los documentos que reposan en los archivos, siempre y cuando la producción no afecte el documento original. En todo caso, el solicitante pagara los costos de reproducción de acuerdo a las tarifas señaladas por cada entidad"Parágrafo. "No habrá restricciones a la información contenida en los documentos, salvo los casos que establezca la ley".

ACUERDO 060 de 2001. Administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.




Art.4: Señala que las entidades deben establecer que cargos están autorizados para firmar la documentación externa e interna, Art. 6: “Numeración de actos administrativos. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.” Art.14: Estipula que las entidades deben establecer en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC existentes para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa, la cual incluye, entre otros, la leyenda de pie de página que debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección de correo electrónico de la entidad.

ACUERDO 037 de 20 de septiembre de 2002.Contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía, y conservación de documentos de archivo, Art. 13 y 14, parágrafos 1 y 3 de la ley 594 de 2000. Requisitos mínimos.a. Servicios en procesos archivísticos de organización y descripción de documentos, elaboración de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental." La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o en Ciencias de la Información , o que cuenta con una experiencia mínima de cinco años de trabajos archivísticos. La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales de formación académica en Archivística y/o Ciencias de la Información, además, será responsable del desarrollo de los procesos archivísticos que se contrate".

ACUERDO 038 de septiembre de 2000.Custodia y conservación de documentos.Desarrollo del artículo 15 de la ley 594 de 2000.Art. 1 Responsabilidad del servidor público. Frente a los documentos y archivos" el servidor público, será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se derivan del ejercicio de sus funciones".Art. 3 Inventario documental. "De conformidad con las Tablas de Retención Documental, se diligencia el formato único de inventario documental." Inventario, es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales".Art. 4 "Las entidades públicas tendrán en cuenta, los procedimientos generales que se establecen en el presente acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos de archivo a cargo del funcionario público".

ACUERDO 039 de octubre 31 de 2002."Elaboración y aplicación de Tablas de Retención Documental. (TRD)" en desarrollo del Art. 24 de la ley 594 de 2000 (anexo). Considerando:"Que la administración publica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de lagestión del estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información, contenidos en los documentos de archivo".

•Que las Tablas de Retención Documental, son el instrumento archivístico esencial que permite la formalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la




institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central o histórico de las entidades".

ACUERDO 042 de 2002. " por el cual se establecen criterios para la Organización de archivos de Gestión en las entidades públicas y privadas con funciones públicas"

ACUERDO 002 de 2004 "Organización de fondos acumulados"

CIRCULARES

Circular 01 de 1997."Exhortación de la legislación básica sobre archivos en Colombia (anexo)

Circular 004 de 2003. "Organización de historias laborales"

Circular 004 de 2013, por la cual se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD y TVD.




PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción o control a la elaboración de documentos para la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, se encuentra definida mediante PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Versión 00 Código: 200 - PR.08 hallado en:https://www.barrancabermeja.gov.co/institucional/Procedimientos%20MECI%20Calidad/Procedimiento%20de%20Control%20de%20Documentos.pdf, el cual debe funcionar de manera complementaria al LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS que debe ser estandarizado por la oficina o responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, este último instrumento que se deriva de las tipologías documentales de origen interno definidas en las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja.

Cada vez que un funcionario requiera ELABORAR, MODIFICAR O DAR DE BAJA LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA deberá diligenciar el documento dispuesto por el Sistema de Gestión de Calidad dispuesto en la página web:https://www.barrancabermeja.gov.co/institucional/Procedimientos%20MECI%20Calidad/Formato%20Solicitud%20Elaborar%20Modificar%20y%20Dar%20de%20Baja.pdf

En cuanto a la ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS del sistema de gestión de calidad conocido comúnmente como norma fundamental o norma cero la cual tiene como objetivo Definir los términos y brindar orientaciones metodológicas para la estructura documental del Sistema Integrado de

CICLOVITAL DEL DOCUMENTO

VALORESPRIMARIOS

VALORESSECUNDARIOS

ARCHIVO DEGESTIÓN

ARCHIVOCENTRAL

ARCHIVOHISTÓRICO

CULTURALHISTÓRICOCIENTÍFICO

LEGALADMINISTRATIVO

FISCALCONTABLETÉCNICO




Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME, en la elaboración, codificación y control de los documentos producidos en las dependencias de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA, se ha definido el INSTRUCTIVO ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y CONTROL INTERNO MECI, bajo el Código: 200 – IN.02 versión 00. El cual se encuentra disponible en :https://www.barrancabermeja.gov.co/institucional/Procedimientos%20MECI%20Calidad/Instructivo%20Elaboraci%C3%B3n%20de%20%20Documentos%20Dic.pdf

Políticas de Creación y Diseño de Documentos

Aprobar sus documentos antes de la emisión: Cada oficina productora en base a las funciones que realiza y apoyada en su mapa de procesos, elaborará una lista de documentos los cuales tendrán que ser parametrizados e incorporados al sistema de gestión de calidad y sistema de gestión documental a fin de ser controlados. Es muy importante aclarar que los documentos registrados en el Listado Maestro de Documentos se incorporaran dentro de las diferentes series documentales que conforman las Tablas de Retención Documental, tomando para este caso propiedades de Registro.

Revisión e incorporación de documentos de documentos: Cada vez que una oficina requiera un nuevo tipo documental o por el contrario suprimir un documento, deberá hacerlo mediante solicitud motivada ante el Comité de Calidad.

Identificación de Cambios y Revisión: Los cambios, revisiones o versiones de los documentos deberán estar claramente identificados en el espacio propuesto para tal efecto.

Disponibilidad de los Documentos: Para contrarrestar el uso indebido de versiones anteriores y obsoletas, los documentos de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja estarán disponibles a través de link habilitado en el listado maestro de documentos al cual se podrá acceder a través de la red interna de la entidad.

Legibilidad e identificación de documentos: Los documentos deberán estar disponibles en la red corporativa a fin de hacer que permanezcan legibles en el momento que se requieran; de la misma forma todo documento deberá estar pre identificado acorde con lo establecido en el sistema de gestión para evitar un uso incorrecto de los códigos.

Control de los Documentos Externos: Todos los documentos de origen externos serán controlados a través de la Ventanilla Única de Correspondencia según los lineamientos dictados por el Archivo General de la Nación, la cual desarrollará siguiendo las siguientes políticas: a) Toda comunicación de origen externo que allegue a las instalaciones de La Alcaldia Municipal, deberá hacer su ingreso a través de la Ventanilla de Correspondencia.b) Cuando se trate de documentos de origen externo que son recaudados directamente por la oficina gestora en desarrollo de una función o proceso, estos deberán estar descritos como tipología documental de las Tablas de Retención Documental y a su vez tendrán que ser clara y oportunamente comunicados al productor de documentos externo.c) Los documentos de origen externo que ingresen a la entidad por medio de canales de difícil control o que no obedezcan a tipologías documentales de las Tablas de Retención Documental, deberán ser identificados y tratados como documentos de apoyo, los cuales una vez cumplan su función básica de informar, podrán ser destruidos sin aprobación previa del comité de archivo.




Control de documentos Obsoletos: La Alcaldía Municipal deberá garantizar que el listado maestro de documentos sea de permanente accesibilidad y deberá propender por la actualización permanente de los mismos.

Medios y Técnicas de Producción

En su gran mayoría los documentos producidos por la Alcaldia de Barrancabermeja están elaborados en papel bond entre 60 y 75 gramos con las siguientes características técnicas las cuales son ofrecidas por el mercado actual de papel: Encolado interno, brinda impermeabilidad, encolado superficial brinda aceptación de tintas, producido con mezclas de fibras largas y cortas lo que permite buena impresión, humedad ideal.

Imagen Corporativa

Los formatos que se anexan así como los procedimientos explicados, son los propuestos por el Archivo General de la Nación. Estos formatos fueron diseñados y adaptados teniendo en cuenta la consulta hecha a la norma NTC 3393.

CARTAS

Comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes al cliente externo, así como para hacer solicitudes de índole personal al interior de la institución. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios) enviadas al cliente externo, se imprime(n) en papel con membrete y logotipo.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CARTAS (NTC 3393)

TIPO DE LETRA Y TAMAÑO: Letra Arial, Tamaño 12MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.PAGINACIÓN: Se escribe el número de página a dos (2) centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. El conteo se inicia desde la primera página, pero solo se empieza a numerar a partir de la segunda página.

PARTES DE LA CARTA

CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión (-), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. CIUDAD: Nombre de la ciudad donde se produjo, sin fecha, ya que la fecha está determinada por el sello radicador. DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. ASUNTO: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.SALUDO: (Opcional) Ejemplo: Apreciado Doctor Ramírez.




TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta.DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil Colaboración).DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. Todo funcionario autorizado podrá elaborar y firmar cartas.ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. (Tamaño y Tipo de letra: Arial 10)DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Se utiliza cuando el remitente de la comunicación no interviene en los proceso de elaboración y revisión o trascripción del documento. Si el transcriptor es un hombre, se escribe la inicial del Nombre y el Primer Apellido completo. Para mujeres transcriptoras, se escribe el Nombre y la inicial del primer apellido. (Tamaño y Tipo de letra: Arial 8)DESTINATARIOS (En letra Arial 8, al final de la página)Original: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben originales, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,) Copia: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben copias, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,) NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

MEMORANDOS

Comunicación escrita de carácter interno que se emplea para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la entidad. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE MEMORANDOS (NTC 3397)

TIPO DE LETRA Y TAMAÑO: Letra Arial, Tamaño 12MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm.PAGINACIÓN: Se escribe el número de página a dos (2) centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. El conteo se inicia desde la primera página, pero solo se empieza a numerar a partir de la segunda página.

PARTES DEL MEMORANDO

ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA.MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO.CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión (-), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.




ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.).DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia o cualquier otra persona que lo requiera, salvo que los Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia lo impidan.ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. (Tamaño y Tipo de letra: Arial 10) DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Se utiliza cuando el remitente de la comunicación no interviene en los proceso de elaboración y revisión o trascripción del documento. Si el transcriptor es un hombre, se escribe la inicial del Nombre y el Primer Apellido completo. Para mujeres transcriptoras, se escribe el Nombre y la inicial del primer apellido. (Tamaño y Tipo de letra: Arial 8) DESTINATARIOS (En letra Arial 8, al final de la página)Original: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben originales, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,) Copia: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben copias, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,) NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

CIRCULARES

Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa y se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel carta sin membrete. Las circulares externas con membrete y logotipo en tamaño carta.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CIRCULARES (NTC 3397)

TIPO DE LETRA Y TAMAÑO: Letra Arial, Tamaño 12MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.PAGINACIÓN: Se escribe el número de página a dos (2) centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. El conteo se inicia desde la primera página, pero solo se empieza a numerar a partir de la segunda página.

PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Sólo para circulares internas se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla CAJA COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA.No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.TÍTULO Y NÚMERO: Título CIRCULAR, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma otorgado por la Oficina que lo genera.




CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba el nombre de la ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.)DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. (Tamañoy Tipo de letra: Arial 10)DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Se utiliza cuando el remitente de la comunicación no interviene en los proceso de elaboración y revisión o trascripción del documento. Si el transcriptor es un hombre, se escribe la inicial del Nombre y el Primer Apellido completo. Para mujeres transcriptoras, se escribe el Nombre y la inicial del primer apellido. (Tamaño y Tipo de letra: Arial 8) DESTINATARIOS (En letra Arial 8, al final de la página)Original: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben originales, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,) Copia: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben copias, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,) NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

ACTAS

Comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE ACTAS (NTC 3394)

TIPO DE LETRA Y TAMAÑO: Letra Arial, Tamaño 12MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm.PAGINACIÓN: Se escribe el número de página a dos (2) centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. El conteo se inicia desde la primera página, pero solo se empieza a numerar a partir de la segunda página.




PARTES DEL ACTA

ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJATÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.ACTA No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__ Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año.FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma ( , ) donde se realizó la reunión.HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realizó la reunión.ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité.INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma ( , ) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión.DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado).CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo.DESTINATARIOS (En letra Arial 8, al final de la página)Original: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben originales, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,)Copia: Nombre de las Dependencias o Personas que reciben copias, separados por punto y coma (;). Si es un nombre de persona se especifica el cargo que ejerce separado por coma (,)NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

MEMO ÁGIL – NOTA INTERNA

La Nota interna es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es dar trámite a procedimientos asociados a las comunicaciones externas radicadas en la ventanilla única de correspondencia.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE LA NOTA INTERNA (MEMO AGIL) (AGN)

PARTES DE LA NOTA INTERNA

PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.




ASUNTO: Se hace referencia al radicado oficial de la ENTIDAD, perteneciente al documento que se está tramitando.CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. • Su estudio y Concepto• Proyectar respuesta para mi firma• Responder directamente y enviar copia• Encargarse del asunto e informar• Coordinar con• Devolver• Su información y archive• Para su visto bueno• Hablar conmigo• Investigar• Urgente• OtrosOBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinentes.FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.RECIBIDO: Firma del funcionario que recibe el Memo Ágil.Nota: Si la persona que recibe el documento, no tiene asignada serie documental en sus tablas de retención, donde se pueda almacenar el documento recibido, debe devolver el original a la persona que se lo remitió, para que ésta lo catalogue y guarde apropiadamente.

• Identificación de formatos utilizados en la entidad (ANEXO)

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

• ACUERDOS• ACTAS• LIBROS• INFORMES• MANUALES• PLANES• RESOLUCIONES

• TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALPara efectuar una correcta actualización de las tablas de retención documental se deben implementar un conjunto de actividades posteriores a las actividades de recopilación y análisis de información obtenidas en el Diagnóstico. Estos son:

1.Análisis e identificación de los valores documentales registrados en la encuesta diagnóstica.2.Determinación y conformación de las Series y Subseries documentales con sus respectivos tipos.3.Evaluación y establecimiento de los tiempos de retención para cada una de las series y subseries




documentales en cada una de las fases de archivo (Gestión, Central e Histórica).4.Valoración documental según su uso, frecuencia de consulta y normatividad internas y externas reguladoras de la producción.5.Determinación de la disposición final de cada serie y subserie documental.6.Funcionamiento permanente de Comité Institucional de Archivo7.Elaboración de una presentación preliminar de las tablas al comité Interno de archivo.8.Revisión de las carencias detectadas en el punto anterior.9.Aprobación final de las tablas por parte del Comité Interno de Archivo.10.Elaboración final de las tablas de retención documental y envío del proyecto al Consejo Departamental de Archivo para su convalidación y registro ante el Archivo General de la Nación.11.Acto administrativo que ordena la implementación en la totalidad de oficinas productoras de la Alcaldía Municipal.

Actualmente, la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, realizó el ajuste y actualización de las Tablas de Retención Documental TRD

Una vez aprobadas las tablas de retención se puede realizar la implementación final de las mismas en la entidad. La implementación obedece a un conjunto de actividades dirigidas a: Sensibilización de la totalidad de los funcionarios adscritos a las dependencias Elaboración de instructivos y guías Procesos de selección Organización e identificación de los archivos en sus diferentes fases Implementación de transferencias primarias y secundarias Normalización de los formatos con la oficina de gestión de la calidad




RECEPCION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

GeneralidadesSe denomina comunicaciones oficiales recibidas al conjunto de documentos recibidos a través de la Ventanilla Única de Radicación de la Alcaldía Municipal, estos documentos son radicados, direccionados y distribuidos a las dependencias de la administración Municipal y deberán radicarse obligatoriamente en la Ventanilla Única de Radicación con el sello, fecha, hora y firma del encargado de esta oficina, el cual dará validez mediante el registro en la planilla de los documentos que ingresen a la entidad.

Acuerdo AGN 060 DE 2001 “Artículo Quinto: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados”.Artículo Octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Normas •La Alcaldía municipal de Barrancabermeja por sus condiciones de infraestructura donde funcionan las diferentes oficinas productoras ha definido diferentes puntos de recepción de comunicaciones oficiales:o Secretaria general ubicada en Cl 49 No. 3 -61o Secretaria de Infraestructura ubicada en Diagonal 60 Via el Llanitoo Secretaria de Salud ubicada en Cl 49 No. 4-02o Secretaria de Planeación ubicada en Cra 7 No. 49a- 15 CAM PISO 2o Secretaria de Gobierno ubicada Alcaldía Municipal piso 2o Secretaria de Ambiente Ubicada Cl 50 6a 30 CAMo Oficina Umata Ubicada en Cra 7 No 49 a 15 CAMo Oficina Contratos Ubicada en Cl 9 No. 3-85 Casa BlancaDebido a que la Subseries REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS se encuentra definida en las Tablas de Retención Documental de la Secretaria General, estos documentos deben ser consolidados para su control por parte de esta oficina.

•Se entenderá como Comunicación Oficial solo aquellas que registren el ingreso o salida en la base de datos que reposa en la Ventanilla Única de Correspondencia y que posean el sello institucional que las identifica respectivamente.

•Ante la inexistencia de herramientas que permitan la automatización en el proceso de Administración de la Correspondencia, la numeración consecutiva se hará por rangos de números a usar por punto de recepción y el registro se hará mediante planilla de comunicaciones oficiales recibidas.




•Cada punto de recepción de comunicaciones oficiales deberá disponer de por lo menos una persona responsable y capacitada en el manejo de comunicaciones oficiales.

•Cada documento recibido en los diferentes puntos deberá tener como mínimo los siguientes requisitos: Nombre claro del remitente Número de Cédula o NIT Dirección del remitente Número de Teléfono Dirección electrónica si la comunicación ha sido enviada por este medio

•El funcionario que reciba los documentos directamente en las oficinas será responsable disciplinariamente de los efectos que conlleve la no respuesta oportuna de las comunicaciones.

•Cada funcionario destinatario que reciba comunicaciones se hará responsable de su organización y envió de respuesta, dicho funcionario responderá por las implicaciones del mal trámite dado a estos documentos.

•A toda correspondencia recibida con características de Derecho de Petición, Tutelas y Notificaciones deberán ser entregadas directamente a las dependencias remitentes para el proceso de contestación inmediato.

•Todos los anexos deben presentarse foliados o contados en su totalidad y enunciados o relacionados en la carta remitente, los anexos no se radicaran uno a uno, solo se radicara la carta remitente.

•Para comunicaciones de múltiples destinatarios se deberá exigir igual número de copias al remitente para su posible radicación.

•Toda aquella comunicación que carezca de firma se entregará al destinatario sin llevar a cabo el proceso de radicación por considerarse anónima.

•No se recibirá correspondencia de tipo personal en la ventanilla única de correspondencia.

FACTURAS RECIBIDAS

Definición: Es el documento que soporta transacciones de compra-venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos físicos o electrónicos.

LINEAMIENTOS GENERALES

Según la Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos; en sus artículos 18 y 19 dictan el siguiente procedimiento para la supresión de cuentas de cobro

Artículo 18. Supresión de las cuentas de cobro. El artículo 19 del Decreto-ley 2150 de 1995, quedará así:




Artículo 19. Supresión de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, o las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del contratista. Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios, que se encuentren acompañadas de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la firma de aceptación del proponente.

Teniendo en cuenta esta directriz ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA, establece el siguiente procedimiento para el pago de obligaciones contractuales:

PROCEDIMIENTO PARA PAGOS DE CONTRATOS

PRIMER PAGO

Toda factura o cuenta de cobro será recibida y canalizada por la ventanilla única de correspondencia a los respectivos supervisores de contratos: El SUPERVISOR se encargará de revisar y adjuntar la documentación necesaria para que la oficina de hacienda pueda efectuar el pago, remitiendo el paquete mediante hoja de ruta interna con la siguiente documentación:

o CDP (Copia)o RP(Copia)o Aprobación de Garantía o Copia de Contratoo Copia Acta de Inicioo Informe de supervisión El funcionario de Contabilidad elabora y adjunta a la cuenta la respectiva nota de Contabilidad necesaria para la realización del pago:

Para efectos de desembolso la oficina Secretaria de Haciendo elabora Cheque o realiza Transacción, dejando evidencia mediante Comprobante de Egreso y Reporte de la transacción impreso.

Esta documentación es conservada y almacenada bajo la Serie Comprobantes de egreso según Tablas de Retención Documental.

PAGOS SUBSIGUIENTES

La factura será recibida y canalizada por la ventanilla única de correspondencia a los respectivos supervisores de contratos.

Según las cláusulas y tipo de contrato, el supervisor exigirá al contratista la siguiente documentación previa a la elaboración de Acta Parcial.

Pago Parafiscales Informe de Avance Acta de Recibo Parcial Factura




El funcionario de Secretaria de Hacienda elabora y adjunta a la cuenta la respectiva nota de Contabilidad necesaria para la realización del pago, verificando en el sistema los pagos realizados con cargo al contrato. En el evento que fuese necesaria la comprobación de algún tipo de información contenida en el contrato, este se solicitará a la Oficina Jurídica en calidad de préstamo.

Para efectos de desembolso la oficina de Secretaria de Hacienda elabora Cheque o realiza transacción electrónica, dejando evidencia mediante Comprobante de Egreso.

Esta documentación es conservada y almacenada bajo la Serie Comprobantes de Egreso según Tablas de Retención Documental.

PETICIONES QUEJAS Y RECURSOS RECIBIDOS

DERECHO DE PETICIÓN

Definición: Es la facultad que tienen todas las personas para ejercer su derecho de defensa ante las entidades que la ley expresamente prevé y aquellas que hacen parte de la administración pública; en sentido estricto y acorde a la naturaleza de los servicios que presta la ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA. Las Peticiones, que además están conformadas por Quejas, Reclamos y Recursos, son un derecho fundamental de los ciudadanos, protegido constitucionalmente, razón por la cual se les debe prestar singular atención a su trámite y efectiva respuesta.

LINEAMIENTOS BASICOS

La Ventanilla Única de Correspondencia debe dirigir el mismo día de radicado cualquier Petición Queja o Recurso a la oficina encargada del proceso al interior de la Alcaldía.

Toda Petición, Queja o Recurso debe ser resuelta dentro de los quince (15) días hábiles en que la solicitud fue radicada.

La Alcaldía podrá solicitar diez (10) días adicionales para dar respuesta en el evento en que requiera recopilación de pruebas.

Toda respuesta debe radicarse indicando el Radicado de ingreso que dio origen al proceso.

Todos los Derechos de Petición así como los tipos documentales que lo componen: Petición, Queja, Recurso, Respuesta, Material Probatorio serán almacenados en la unidad correspondiente y se conservaran de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS VIA E MAIL

De acuerdo con el artículo 13 del acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo General de la Nación “Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de




correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.”

Bajo esta consideración ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA, establece los siguientes lineamientos dirigidos a las comunicaciones administradas por este medio:

Administrador de cuenta de correo: La Secretaria de las TIC serán responsables de la administración de comunicaciones vía e mail, todos los Secretarios de Despacho que posean cuenta de correo institucional.

Firmas: Para considerarse comunicación oficial es necesario que la comunicación provenga de una cuenta de correo institucional. Así mismo como medida de conservación, aquellos e mail que deseen ser tomados como oficiales deberán ser validados por la Oficina responsable de su administración.

Base de Datos: Es responsabilidad de los funcionarios de la Alcaldía Municipal consolidar una base de datos de contactos así como la de propender por el buen uso del espacio asignado en la cuenta de correo para el bodegaje de información

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Generalidades Se denomina comunicación oficial enviada al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la entidad en desarrollo de sus funciones con destino externo.

Solo se consideran comunicaciones oficiales enviadas, aquellas que se tramiten en la ventanilla única de correspondencia, las cuales deben contener el número y sello respectivo de identificación.

Están autorizados para firmar comunicaciones oficiales los titulares de las siguientes Oficinas: Despacho del Señor Alcalde, Oficinas Asesoras y Secretarias de Despacho. En el evento en que los funcionarios no se encuentren en el momento de las firmas se consultara al Despacho para su debida solución

Aquellas comunicaciones que sirvan como respuesta deberán señalar el número de radicado de ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA de aquella comunicación que dio origen a la misma y la referencia o asunto del comunicado.

En casos donde no se esté dando respuesta solo deberá indicarse la referencia o asunto del comunicado.

Toda comunicación deberá emitirse en original y mínimo (2) copias. El original se envía al destinatario, una copia para la oficina que generó el documento el cual debe ser archivado en la serie respectiva y una copia para el consecutivo de Correspondencia Despachada en custodia de la Oficina Secretaria General.

En caso de necesitarse más copias, será responsabilidad de la oficina que genera el documento.

Para efectos de imagen corporativa se deberá diligenciar en Tipo y Tamaño de Letra autorizada, los cuales están definidos en los formatos del sistema de gestión de la calidad.




Todos los anexos deberán relacionar en cantidad y tema correspondiente. Para las comunicaciones oficiales y sus anexos no podrá utilizarse papel reciclaje.

Toda la comunicación original y copias deben estar firmadas. No se reservará número consecutivo a ninguna de las oficinas productoras, asimismo solo el número y sello de radicado solo podrá ser otorgado por la Ventanilla única de correspondencia.

Las comunicaciones no podrán tener enmendaduras o tachones a fin de evitar cualquier presunción negativa o duda.

El incumplimiento de cualquiera de los ítems anteriores se convierte en causal de devolución de las comunicaciones.

En ningún caso el despacho de las comunicaciones ordinarias podrá ser superior a dos (2) días hábiles y aquellas de carácter urgente serán distribuidas el mismo día.

Las planillas de firmas o guías de entrega serán custodiadas por la Ventanilla única de correspondencia, conservando estrictamente el orden consecutivo como fue creado, para su posterior consulta o dilucidación de dudas.

Los requisitos mínimos para el diligenciamiento de las comunicaciones oficiales despachadas debe ser los siguientes:

-Para las comunicaciones que sean remitidas a las entidades oficiales debe anexarse una copia adicional con la firma del funcionario autorizado, los oficios se elaboraran: Encabezado: escudo municipal, alcaldía y dependencia Pie de página: logo institucional, dirección de la alcaldía y teléfonos.

-Los documentos deben elaborarse en letra ARIAL, tamaño 12 para encabezado, tamaño 12 para el texto y firmas.

-En la margen superior derecha debe anotarse el código de la serie documental. -Dependiendo del documento debe elaborarse en el formato respectivo.

Para enviar comunicaciones por correo electrónico, se produce en original y copia impresa debidamente firmada para su radicación, se remite a la Unidad de Correspondencia adjuntando el medio magnético con la comunicación y sus anexos. Esta comunicación en medio magnético debe corresponder fielmente a la comunicación impresa. (Resolución No. 089 de 2003 -Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Artículo 3° numeral 2°, párrafo 1)

“Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico deberán incluir el siguiente mensaje: “La información contenida en esta comunicación es confidencial y sólo puede ser utilizada por la persona natural o jurídica a la cual está dirigida. Si no es el destinatario autorizado, cualquier retención, difusión, distribución o copia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada por la ley. Si por error recibe este mensaje, favor reenviar y borrar el mensaje recibido inmediatamente”. (Resolución No. 089 de 2003 Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Artículo 3° numeral 5)

COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

Se establece como Comunicaciones Oficiales Internas: a todos aquellos documentos con destino interno los cuales son generados por las diferentes oficinas productoras de ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA en desarrollo de sus funciones y los cuales son tramitados a través de la ventanilla única de correspondencia.

LINEAMIENTOS BASICOS

La oficina de Secretaria General a través de la ventanilla única de correspondencia se encargará de controlar la radicación de comunicaciones oficiales internas.

Todo el personal adscrito a la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja podrá emitir comunicaciones internas mediante memorandos o cartas, previendo situaciones que ameriten la revisión y visto bueno del Secretario de Despacho.

Para la movilización de comunicaciones oficiales al interior de la alcaldía, se utilizará de manera conveniente la nota interna o memo ágil; el cual sirve para el traslado entre oficinas y funcionarios de comunicaciones recibidas por agentes externos.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Generalidades Con el fin de entregar en las diferentes dependencias de la Alcaldía las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas para tramitar y distribuir internamente, se realizara Dos (2) recorridos, uno en las horas de la mañana (9:30 am.) y uno en la tarde (15:30) por el patinador asignado a esa labor.

Normas •El horario de atención al público de la Ventanilla Única de Radicación será de 8:00 a.m. a 11.00 a.m. en la tarde de 14:00 a 17:00.

•Los documentos se entregaran mediante las planillas de correspondencia en la cual se relaciona el número de radicado, anexos y dependencia a la cual fueron direccionados. •Las comunicaciones de carácter urgente se entregaran de manera inmediata previo procedimiento de radicación. Para atención al público la ventanilla funcionará en los siguientes horarios de lunes a viernes.•El excedente de la jornada debe ser alternado por parte del funcionario que desarrolle las funciones de gestión documental en actividades de registro en base de datos, preparación de correspondencia a distribuir, archivo consecutivo de correspondencia despachada y otras inherentes al cargo.•Toda la correspondencia debe ser entregada mediante planilla única, la cual se conservará un tiempo definido según Tablas de Retención Documental, como evidencia de la gestión administrativa•El funcionario encargado de las funciones de Gestión Documental podrá exigir el cumplimiento de los horarios establecidos a los funcionarios de reparto.•La distribución de los documentos con destino a lugares fuera del municipio será contratada con un tercero que demuestre idoneidad, capacidad instalada y cobertura en todo el territorio nacional. La operación de este servicio será coordinada en primera instancia por el funcionario que opere la ventanilla única de correspondencia y Supervisado por la oficina de Secretaria General.•Se adopta como tiempo promedio de entrega de comunicaciones dos (2) días hábiles, los cuales deben ser




tenidos en cuenta por los funcionarios de la Alcaldía Municipal para emitir sus respuestas.

•El funcionario encargado de la Gestión Documental hará entrega inmediata de la correspondencia devuelta por el servicio de mensajería, para su posterior aclaración y reenvió por parte de la oficina que lo genero.

SERVICIO DE CORREO Y MENSAJERÍA

Los documentos generados por las dependencias con destino a personas naturales o jurídicas , públicas o privadas , dentro de la gestión que le compete a cada una de ellas, deben ser entregados a sus destinatarios por la Ventanilla Única de Radicación, esta entrega se realizara utilizando básicamente el medio de mensajería contratada. En la Alcaldía municipal de Barrancabermeja, se centraliza los envíos por mensajería, en la ventanilla de correspondencia ubicada en el Despacho del alcalde.

Normas•Se enviaran mediante la empresa contratista aquellos documentos dirigidos a entidades de control adicionalmente aquellos que por su naturaleza o urgencia ameritan la entrega personal.

•Los envíos de documentos a través del servicio de entrega personal deberán solicitarse antes de la 15:00. del día anterior al mismo.

•El tiempo de entrega de la información enviada por mensajería es de tres (3) días hábiles y el reporte y / o envió de pruebas de entrega de los mismos de seis (6) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido por la empresa.

•La ventanilla única de radicación devolverá a las dependencias correspondientes los oficios devueltos por el servicio de mensajería.




TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta que el trámite de documentos se define como el recorrido que hace el documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función para el cual fue creado.Conocido internacionalmente como WORK FLOW o FLUJO DE TRABAJO, este concepto de gran importancia para la medición y control de la eficiencia administrativa se encuentra basado en los diagramas de flujos y manual de funciones actualizado. Es así como la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, deberá revisar y actualizar permanentemente dichos insumos de información en mira a la estandarización del trámite documental.

Actividades Revisión de funciones de las oficinas productoras Documentos producidos o recibidos en desarrollo de funciones Periodicidad de la producción o recepción de documentos Proveedores internos de documentación Proveedores externos de la documentación Tiempo actual de respuesta o ejecución de tramite Tiempo ideal de respuesta o ejecución de tramite Clientes internos de la información Clientes externos de la información Definición de responsabilidad en la custodia según Tablas de Retención Documental Definición de usos posteriores de la información Diseño, Rediseño o Aval del trámite aplicado Implementación de un sistema automatizado

El punto determinante para controlar los procesos a partir de la gestión documental es la identificación de responsables, documentos que se generan en el procedimiento y los tiempos necesarios para el adecuado desarrollo a partir de la solicitud o punto de partida.

A continuación se enuncian los procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad y la propuesta de implementación de flujos de trabajo desde el punto de vista documental, en el formato en su mayoría no esta definida la columna de tiempo, la cual variará de acuerdo al documento y al proceso:




ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO

El archivo está conformado por un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se forman a través de las siguientes fases: Archivos de Gestión Archivos Central o Intermedios Archivos Permanentes o Históricos

PRINCIPIOS

Los principios de la organización archivistica de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. La clasificación de los fondos documentales se realizara mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series con un criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de la entidad y respetando el principio de procedencia; Como etapas esenciales del proceso de organización de documentos se encuentra la identificación, clasificación, selección, organización, conservación y depuración.

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Reúne la documentación en trámite en busca de solución de los asuntos iniciados, sometida a constante consulta y utilización “Documentos generados en los procesos de gestión administrativa”.

Pautas para su Organización y conservación (Acuerdo 042 de 2002 AGN)

Examinar los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los trámites específicos y que por lo tanto pueden archivarse en las carpetas correspondientes al asunto.

Conservar los documentos en carpetas, cada una de ellas debe tener identificación indicando la información organizada en orden cronológico y contener un máximo de Doscientos (200) folios.

Si varias carpetas contienen la misma información en virtud de su excesivo volumen deben llevar el mismo título pero con la designación consecutiva en legajos y foliación; En el caso de tener tres (3) carpetas a la primera se le coloca (1 de 3), a la segunda (2 de 3) y a la tercera (3 de 3).

PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.

Preparación Física de la Documentación

Con el fin de unificar criterios y garantizar la adecuada organización de los archivos de gestión de las




diferentes dependencias, central e histórico de la Alcaldia Municipal de Barrancabermeja, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones, según la TRD (Tabla de Retención Documental), o Tabla de valoración para fondos acumulados, ( TVD), deberá realizarse una preparación física de los documentos, la cual incluye:

Limpieza de la Documentación (Eliminación de residuos de polvo)

Deberá utilizar aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetillas, etc.,.El personal dedicado a esta tarea, deberá disponer de elementos de seguridad industrial apropiados, como delantal, gorros, guantes, tapabocas. Además jabón antibacterial y alcohol, evitando alergias producidas por ácaros.El espacio para realizar estas labores, deberá estar acondicionado con una ventilación e iluminación adecuada.

Eliminación de material metálico (Clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.) Cuidadosamente, con el fin de no dañar el documento físicamente. Los ganchos metálicos se deben cambiar por ganchos plásticos.

Identificación y separación del material afectado por biodeterioro (Agentes biológicos como hongos y/o insectos) Separándolos de los documentos no contaminados.

INVENTARIO DOCUMENTAL

Es el proceso que describe la relación de las unidades de un fondo, teniendo en cuenta, la ley 594 de 2000 (Tabla de retención documental), se deberá realizar el inventario documental, con el fin de conocer el número total de documentos existentes en cada archivo.

Se deberá conservar como norma, cuando se genere un documento se ingresará al inventario documental, el inventario se confronta y relaciona en primera instancia en forma manual, luego se digita en un archivo, para guardar y automatizar la información en un formato llamado FUID, Formato de inventario documental, establecido por el AGN.

En la aplicación de la ley General de Archivos, en el Archivo de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, se deberá realizar el inventario documental" en el formato diseñado por el Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta las series, subseries y tipos documentales que conforman los expedientes, unidades de conservación, numero de folios, etc. (anexos).

DEPURACIÓN

Selección de los documentos, no esenciales o importantes, consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias (ilegibles) o cuyos originales se encuentran en el expediente y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.




En el archivo de Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, se realizara la depuración exhaustivamente, con el fin de evitar duplicidad de documentos. En el caso de encontrar varias copias se conservará la más legible.

CLASIFICACIÓN

Consiste en el ordenamiento de los documentos en grupos o subgrupos, de acuerdo con la estructura, en secciones o subsecciones, con el fin de ser más visible y objetiva la localización de los legajos.

Clasificación y organización de las unidades archivísticas

Es la forma como se encuentran ubicadas las unidades archivísticas (legajos, carpetas, cajas) en el archivo físico.

La unidad archivística contiene en su interior Tipos documentales, conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos que conforman Series documentales.

CÓDIGO

1 DÍGITO: DEPENDENCIA MAYOR: SECCIÓN

2 DÍGITO: DEPENDENCIA MENOR: SUBSECCIÓN

3 DÍGITO: NÚMERO DE LA SERIE

4 DÍGITO: NÚMERO DE SUBSERIE

Código: sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras como sus series respectivas.

Los códigos correspondientes a las dependencias de la alcaldía Municipal de Barrancabermeja son:

CÓDIGO SECCIÓN 1. Despacho del Alcalde Municipal. Oficina Asesora de Control Interno Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Prensa, Comunicaciones y Protocolo. Oficina de Control Disciplinario Interno Secretaría GeneralDivisión de Almacén e Inventarios




Secretaria de GobiernoSecretaria de Hacienda.División de Tesorería.Secretaría de SaludSecretaría del Medio Ambiente.Secretaría de EducaciónSecretaría de Desarrollo Económico y Social. Dirección UMATASecretaría de InfraestructuraSecretaria de Tics.

ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES

"Los expedientes, conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto, que sirven como antecedente y fundamento de la actuación administrativa, los cuales se deben organizar sucesivamente en el orden en el que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción".

En los archivos de Gestión (ver Glosario), se ordenarán de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD), con sus series, subseries y tipos documentales.

En los archivos central e Histórico, se ordenarán de acuerdo a las Tablas de Valoración Documental (TVD).

Legajos

Son los documentos relativos a cada asunto, se formará un legajo independientemente, los legajos se conforman así:•Un par de Tapas o carátulas en propalcote 320 gramos, tamaño oficio, identificado con el logo institucional y el rótulo descriptivo.•Un gancho legajador plástico de ocho(8) cms.•n número de documentos (máximo 200 folios)

Orden de documentos.

Dentro de cada legajo, los documentos se alinean en ángulo recto en la parte superior, se mantendrán en orden cronológico ascendente, o sea que los documentos de fecha más antigua, reposarán en la parte superior o inicial de este y los de fecha más reciente, en la parte final.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia:




Sistemas de ordenación numéricos Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente. Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así sucesivamente.

Sistemas de ordenación Cronológicos: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año seguido del mes y al final el día. Ejemplo: SERIE: CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES: 2008 – 01– 31 2008 – 02– 01 2009 – 02– 02

Sistemas de ordenación Alfabéticos, Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser: Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos: Ejemplo: HISTORIAS LABORALES ACOSTA LÓPEZ, Andrés CASCANTE PÉREZ, José VILLAMIZAR ROJAS, Manuel Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Ejemplo: Asistencia técnica, que presta una entidad por departamentos: Amazonas Arauca Boyacá Cauca Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo: ACTAS ESTADISTICAS INFORMES

Sistemas de ordenación MixtosAlfanuméricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico Cronológico. Ejemplo: CONTRATOS Contratos de prestación de servicios: 2000 MARINEZ DURAN, Jorge 2000 MONROY LÓPEZ. Susana 2001 ARIAS, Rosa 2001 ARIAS ROMERO, Julio

Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: RESOLUCIONES RESOLUCION 001 2005 – 01 – 20




RESOLUCIONES 002 2005 – 02 – 10 RESOLUCIONES 003 2005 – 03 – 01

PROCESO DE ORDENACION DE EXPEDIENTES DE ALGUNAS SERIES DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA

ARCHIVOS TECNICOS

HISTORIAS VEHICULARES

HOJA DE RUTA

• Certificado de importación DIAN• Facturas• RUNT• Tarjeta de propiedad• SOAT• Impuestos• Matrícula del vehículo• Actas de entrega• Anexos (partes, comparendos, croquis, etc.)• Inventarios• prestamos

Uno de las series documentales más sensibles en la administración pública es el referente al archivo de

SERIES ORDENACION PROCESO APLICADO

ACTAS, INFORMES Mixtos: Temá cas numéricas y cronológicas

Se organiza por número y cronología

DECRETOS, RESOLUCIONES Mixtos: Numéricas y cronológicas

Se organiza por número y cronología

ACCIONES DE TUTELA

DERECHOS DE PETICION

Alfabé ca, cronológica por pe cionario

Se organiza alfabé camente por apellidos de pe cionario ycronológicamente.

HISTORIAS VEHICULARES Numérica por placa de vehículo (carros y motos)

Legajada por número de placa, ordenada según hoja de ruta y se realiza hoja de control (circ.oo4 de 2003. AGN)




Contratación, el cual envuelve un número de responsabilidades frente al manejo de los recursos del estado.

De manera general se puede afirmar que el archivo de contratos es compendio de documentos que a nivel interno evidencia la gestión administrativa de los mandatarios, la gestión y conocimiento técnico de las oficinas gestoras donde nacen las necesidades, la gestión jurídica de las oficinas asesoras que dan forma y concordancia a las diferentes modalidades de selección, la gestión y responsabilidad financiera reflejada en los pagos realizados por los avances, la gestión y responsabilidad de los supervisores que viabilizan el avance en el desarrollo de los objetos contractuales. Igualmente se puede asegurar que esta documentación es de gran importancia para la comunidad, veedores, contratistas y entes de control quienes la consultan de manera permanente.

Normas que rigen la contratación estatal en la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja• Constitución Política.• Ley 80 de 1993. • Ley 1150 de 2007. • Decreto 734 de 2012. • Decreto 1510 de 2013• Demás decretos reglamentarios.

Para efectos de archivo las series documentales se denominaran de la siguiente manera:

Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

Contrato de Compraventa: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir un bien a la Entidad mediante compraventa.

Contrato de Suministro: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir a la Entidad uno o varios bienes, de manera sucesiva durante la ejecución del contrato y en las cantidades que fueron determinables más no determinadas en la etapa previa al proceso de selección. Se distingue esta tipología contractual de la compraventa por la ejecución en el tiempo, mientras el primero es de tracto sucesivo, el segundo por regla general es de ejecución instantánea.




Organización de los Archivos Contractuales

Una vez consolidada la documentación de los expedientes contractuales procedente de los entes que intervienen, esta deberá organizarse teniendo en cuenta el principio de orden natural y procedencia, para ello es muy importante conocer y reflejar cada momento de las etapas precontractual, de legalización, de desarrollo contractual y de cierre o liquidación.

Dentro de los cuidados que se deben tener en cuenta al momento de intervenir los archivos está el conocer de antemano la modalidad de selección, la cual no determina la Subserie documental a la cual pertenece, sino los tipos documentales que componen el expediente. Igualmente se debe aclarar que algunos tipos documentales solo son aplicables a algunas vigencias, dado que su exigencia como requisito desaparece con alguna de los decretos que reglamentan la contratación estatal. Ejemplo. CUBS - SICEA continuación se enuncian las tipologías documentales de cada una de las modalidades de selección en la Alcaldía de Barrancabermeja.• Licitación Pública• Selección Abreviada• Subasta• Concurso de Méritos• Contratación Directa

LICITACION PÚBLICA

Es el procedimiento mediante la cual la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja anuncia públicamente una convocatoria para en igualdad de oportunidades los interesados presenten ofertas y la entidad seleccione la más favorable.

Etapa Precontractual• Certificado de Banco de Proyectos• CUBS• SICE • Certificado Plan de Compras• Certificado de Disponibilidad Presupuestal• Presupuesto Oficial• Cotizaciones Previas Estudio de Mercados• Análisis de Precios del Mercado • Estudios Previos • Ficha o Anexos Técnicos• Aviso Convocatoria• Publicación Cámara de Comercio y Periódico• Proyecto de Pliego de Condiciones• Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones• Respuesta de la Alcaldía a las Observaciones• Manifestación de Interés • Resolución de Apertura del Proceso de Selección• Pliego Definitivo• Observaciones al Pliego Definitivo




• Respuesta a Observaciones • Acta de Visita Técnica • Tipificación y estimación de riesgos• Acta de Audiencia Alcance y Aclaraciones• Adendas (En cualquier momento de la etapa precontractual)• Resolución de Designación Comité Asesor• Listado de Propuestas • Propuestas o Certificado de Existencia y Representación Cámara de Comercio o Registro Único de Proponentes o Póliza de Seriedad o Acta de Junta (Cuando el representante requiera autorización) o Cedula Representante Legal o Tarjeta Profesional (Cuando se requiera) o Certificados Académicos o Certificados Laborales o Documentos Técnicos y Financieros requeridos o Certificado de antecedentes Fiscales o Certificado de Antecedentes Disciplinarios o Certificado Judicial o Registro Único tributario o Declaración Juramentada de Bienes y Rentas• Acta de Cierre • Solicitud de documentos a subsanar• Remisión y Documentos a subsanar Documento de verificación de documentos habilitantes• Informe de Evaluación• Observaciones al Informe de Evaluación• Resolución de Adjudicación

Etapa de Legalización• Contrato• Registro Presupuestal• Pólizas• Recibo de Pago Gaceta• Recibo de Pago Impuesto de Timbre• Aprobación de Pólizas• Resolución de Designación Supervisor

Etapa de Desarrollo Contractual• Acta de Inicio• Actas Parciales• Informes del Contratista• Factura o Cuenta de Cobro• Pagos al Sistema de Seguridad Social• Informes de Supervisión• Modificaciones al contrato (Adición, Prorroga, Cesión, Suspensión, Reinicio) o Se incluyen por fecha.




o En casos de Adición se incluyen los siguientes documentos: plan de compras, certificado de disponibilidad, estudios, registro presupuestal, pólizas, aprobación de garantías.

Etapa de Liquidación• Acta Final• Informe Final del Contratista• Informe Final del Supervisor• Acta de Liquidación

NOTAS• La documentación anexa a la propuesta depende de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.• En los casos en que procede puede aparecer resoluciones que declaran desierto el proceso.

SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA

Modalidad de selección prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Etapa Precontractual• Certificado de Banco de Proyectos• CUBS• SICE • Certificado Plan de Compras• Certificado de Disponibilidad Presupuestal• Presupuesto Oficial• Cotizaciones Previas Estudio de Mercados• Análisis de Precios del Mercado • Estudios Previos • Ficha o Anexos Técnicos• Aviso Convocatoria • Proyecto de Pliego de Condiciones• Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones• Respuesta de la Alcaldía a las Observaciones• Manifestación de Interés • Resolución de Apertura del Proceso de Selección• Pliego Definitivo• Observaciones al Pliego Definitivo• Respuesta a Observaciones • Acta de Visita Técnica • Tipificación y estimación de riesgos• Acta de Audiencia Alcance y Aclaraciones• Adendas (En cualquier momento de la etapa precontractual)• Resolución de Designación Comité Asesor• Listado de Propuestas




• Propuestas o Certificado de Existencia y Representación Cámara de Comercio o Registro Único de Proponentes o Póliza de Seriedad o Acta de Junta (Cuando el representante requiera autorización) o Cedula Representante Legal o Tarjeta Profesional (Cuando se requiera) o Certificados Académicos o Certificados Laborales o Documentos Técnicos y Financieros requeridos o Certificado de antecedentes Fiscales o Certificado de Antecedentes Disciplinarios o Certificado Judicial o Registro Único tributario o Declaración Juramentada de Bienes y Rentas• Acta de Cierre • Solicitud de documentos a subsanar• Remisión y Documentos a subsanar Documento de verificación de documentos habilitantes• Informe de Evaluación• Observaciones al Informe de Evaluación• Resolución de Adjudicación

Etapa de Legalización• Contrato• Registro Presupuestal• Pólizas• Recibo de Pago Gaceta• Recibo de Pago Impuesto de Timbre• Aprobación de Pólizas• Resolución de Designación Supervisor

Etapa de Desarrollo Contractual• Acta de Inicio• Actas Parciales• Informes del Contratista• Factura o Cuenta de Cobro• Pagos al Sistema de Seguridad Social• Informes de Supervisión• Modificaciones al contrato (Adición, Prorroga, Cesión, Suspensión, Reinicio) o Se incluyen por fecha. o En casos de Adición se incluyen los siguientes documentos: plan de compras, certificado de disponibilidad, estudios, registro presupuestal, pólizas, aprobación de garantías.

Etapa de Liquidación• Acta Final• Informe Final del Contratista• Informe Final del Supervisor




• Acta de Liquidación

NOTAS• La documentación anexa a la propuesta depende de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.• En los casos en que procede puede aparecer resoluciones que declaran desierto el proceso.

SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA

Es la utilizada para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización.

Etapa Precontractual• Certificado de Banco de Proyectos• CUBS• SICE• Certificado Plan de Compras• Certificado de Disponibilidad Presupuestal• Presupuesto Oficial• Cotizaciones Previas Estudio de Mercados• Análisis de Precios del Mercado• Ficha o Anexos Técnicos • Certificado de necesidad• Estudios Previos • Aviso de Convocatoria• Proyecto de Pliegos• Manifestación de interés • Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones• Respuestas a las Observaciones • Adendas• Resolución de Apertura del proceso• Resolución de Designación Comité Asesor• Pliego de Condiciones Definitivo• Observaciones al Pliego Definitivo• Adendas• Listado de Propuestas • Póliza de Seriedad (Cuando sea exigida en el proceso)• Propuestas o Formato Hoja de Vida o Certificado de Existencia y Representación Cámara de Comercio o Acta de Junta (Cuando el representante requiera autorización) o Cédula Representante Legal o Tarjeta Profesional (Cuando se requiera) o Certificados Académicos o Certificados Laborales o Documentos Técnicos y Financieros requeridos o Certificado de antecedentes Fiscales o Certificado de Antecedentes Disciplinarios




o Certificado Judicial o Registro Único tributario o Declaración Juramentada de Bienes y Rentas• Acta de Cierre entrega de propuestas• Solicitud de documentos a subsanar• Remisión y Documentos a subsanar• Documento de verificación de documentos habilitantes• Poder o autorización para participar en audiencia de subasta• Lances• Acta de audiencia de subasta• Informe de Evaluación• Observaciones al Informe de Evaluación• Respuestas• Resolución de Adjudicación

Etapa de Legalización• Contrato• Pólizas• Recibo de Pago Gaceta• Recibo de Pago Impuesto de Timbre• Registro Presupuestal• Aprobación de Pólizas• Resolución de Designación Supervisor

Etapa de Desarrollo Contractual• Acta de Inicio• Actas Parciales• Informes del Contratista• Factura o Cuenta de Cobro• Pagos al Sistema de Seguridad Social• Informes de Supervisión• Modificaciones al contrato (Adición, Prorroga, Cesión, Suspensión, Reinicio) las cuales se incluyen por fecha.

Etapa de Liquidación• Acta Final• Acta de Liquidación• La documentación anexa a la propuesta depende de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.• Los adicionales al contrato u otro si tienen documentación anexa idéntica a la etapa precontractual, está la cual debe ir adjunta en la etapa de desarrollo contractual reflejando el momento en que se dio. • En los casos en que procede puede aparecer resoluciones que declaran desierto el proceso.




CONCURSO DE MÉRITOS

Se trata de una modalidad de selección de consultores o proyectos.

Etapa Precontractual• Certificado de Banco de Proyectos• CUBS• SICE• Certificado Plan de Compras• Certificado de Disponibilidad Presupuestal• Presupuesto Oficial• Cotizaciones Previas Estudio de Mercados• Análisis de Precios del Mercado• Certificado de inexistencia de personal• Estudios Previos • Ficha o Anexos Técnicos• Aviso de Convocatoria• Proyecto de Pliegos• Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones• Respuestas a las Observaciones • Adendas• Manifestaciones de Interés• Lista Corta• Lista Multiuso• Resolución de Apertura del proceso• Resolución de Designación Comité Asesor• Resolución de Justificación de la Contratación • Pliego de Condiciones Definitivo• Observaciones al Pliego Definitivo• Adendas• Póliza de Seriedad (Cuando sea exigida en el proceso)• Propuestas o Formato Hoja de Vida o Certificado de Existencia y Representación Cámara de Comercio o Acta de Junta (Cuando el representante requiera autorización) o Cédula Representante Legal o Tarjeta Profesional (Cuando se requiera) o Certificados Académicos o Certificados Laborales o Documentos Técnicos y Financieros requeridos o Certificado de antecedentes Fiscales o Certificado de Antecedentes Disciplinarios o Certificado Judicial o Registro Único tributario o Declaración Juramentada de Bienes y Rentas• Invitación a Precalificados• Acta de Cierre entrega de propuestas




• Informe de Evaluación• Observaciones al Informe de Evaluación• Respuestas• Resolución de Adjudicación



Etapa de Liquidación• Acta Final• Acta de Liquidación• La documentación anexa a la propuesta depende de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.• Los adicionales al contrato u otro si tienen documentación anexa idéntica a la etapa precontractual, está la cual debe ir adjunta en la etapa de desarrollo contractual reflejando el momento en que se dio. • En los casos en que procede puede aparecer resoluciones que declaran desierto el proceso.

CONTRATACION DIRECTA

Es una modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, que permite la escogencia del contratista mediante la confrontación de propuestas para obtener la más favorable a la entidad

Etapa Precontractual• Certificado Plan de Compras• Certificado de Disponibilidad Presupuestal• Estudios Previos • Ficha o Anexos Técnicos• Aviso de Convocatoria• Resolución de Justificación de la Contratación • Propuestas




o Formato Hoja de Vida o Certificado de Existencia y Representación Cámara de Comercio o Acta de Junta (Cuando el representante requiera autorización) o Cédula Representante Legal o Tarjeta Profesional (Cuando se requiera) o Certificados Académicos o Certificados Laborales o Documentos Técnicos y Financieros requeridos o Certificado de antecedentes Fiscales o Certificado de Antecedentes Disciplinarios o Certificado Judicial o Registro Único tributario o Declaración Juramentada de Bienes y Rentas• Informe de Evaluación• Resolución de Adjudicación



Etapa de Liquidación• Acta Final• Acta de Liquidación• La documentación anexa a la propuesta depende de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.• Los adicionales al contrato u otro si tienen documentación anexa idéntica a la etapa precontractual, está la cual debe ir adjunta en la etapa de desarrollo contractual reflejando el momento en que se dió.

CONVENIO DE ASOCIACION

Etapa Precontractual• Banco de Programas y Proyectos




• CUBS• SICE• Plan de Compras• Certificado de Disponibilidad Presupuestal• Presupuesto• Estudios Previos• Ficha Técnica• Invitación para Presentar propuestas • Propuesta o Certificado de Existencia y Representación Cámara de Comercio o Acta de Junta (Cuando el representante requiera autorización) o Cedula Representante Legal o Tarjeta Profesional (Cuando se requiera) o Certificados Académicos o Certificados Laborales o Documentos Técnicos y Financieros requeridos o Certificado de antecedentes Fiscales o Certificado de Antecedentes Disciplinarios o Certificado Judicial o Registro Único tributario o Declaración Juramentada de Bienes y Rentas o Licencias • Certificado de Idoneidad

Etapa de Legalización• Convenio de Asociación• Registro Presupuestal• Pólizas• Recibo de Pago Gaceta• Recibo de Pago Impuesto de Timbre• Registro Presupuestal• Aprobación de Pólizas• Resolución de Designación Supervisor• Acta de Inicio• Actas Parciales• Informes del Contratista• Factura o Cuenta de Cobro• Pagos al Sistema de Seguridad Social• Informes de Supervisión• Modificaciones al contrato (Adición, Prorroga, Cesión, Suspensión, Reinicio) las cuales se incluyen por fecha.

Etapa de Liquidación• Acta Final• Acta de Liquidación




HISTORIAS LABORALES

Este documento muestra la importancia de la Ordenación de las Historias Laborales dentro de la Organización Archivística y su relación estrecha e inseparable con el proceso de descripción documental.

En Colombia con la aprobación de la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos se estableció la obligatoriedad de las entidades públicas de ordenar las Historias Laborales de los funcionarios para su propio beneficio y el de la Institución.

La Ley 594 de 2000 en su artículo primero establece cuál es el objeto y cuál es el ámbito de aplicación de esta norma, señalando como objeto el establecimiento de reglas y principios generales que regulan la función archivística en el Estado, el artículo 2 establece cuál es su aplicación, la cual contempla la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y a los demás organismos regulados por la Ley.

El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en la organización de Historias Laborales de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja y que permita la ordenación adecuada de los tipos documentales teniendo como base la circular N. 004 de 2003 emitida por el Archivo General de la Nación.

MARCO NORMATIVO.

Constitución Nacional Arts. 1,2,15,16,25,26,27,48,49,53,54,67,123.

Ley 80 de 1993. Ley 443 de 1992 Ley 190 de 1995. Ley 594 de 2000. Ley 734 de 2002. Ley 909 de 2004.

Decretos 760, 770, 785, 1227, 1228 de 2005. Decreto 1945 de 1995. Decreto 2232 de 1995. Decreto 2272 de 1995. Decreto 1568 de 1998. Decreto 1049 de 2001. Circular 004 de 2003.Circular 012 de 2004.

ANTECEDENTES El Archivo de Historias Laborales tiene un total de 80 metros lineales.

Cuando se empezó a ordenar el Archivo de Historias Laborales del Municipio de Barrancabermeja estaban claramente identificadas y ubicadas las carpetas en cajas y se diferenciaban claramente los tipos de empleados así: Funcionarios Públicos, Funcionarios Oficiales, Funcionarios Pensionados, Funcionarios Retirados y Funcionarios Fallecidos, Supernumerarios, Funcionarios de Libre Nombramiento, Aprendices SENA.




En el proceso de ordenación por expedientes se encontraron tipos documentales que no correspondían a la Historia Laboral ya que forman parte de la Nómina Municipal, por ende se seleccionaron y se ubicaron en la Serie y el Archivo correspondiente.

También se depuraron los documentos, seleccionando los documentos duplicados en cada una de las Historias Laborales, el cuál fue registrado para aprobación de eliminación por parte del Comité de Archivo de la Alcaldía Municipal.

¿QUÉ ES HISTORIA LABORAL?La Historia Laboral es un expediente que contiene datos personales, datos íntimos que es información de carácter personal de los funcionarios, la Historia Laboral es el expediente de carácter privado, que reúne los tipos documentales de los funcionarios públicos durante el ejercicio de su cargo o duración en la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja.

¿Quiénes PUEDEN CONSULTAR LA HISTORIA LABORAL?

La Historia Laboral puede ser solicitada por su propio dueño o por los funcionarios de alto nivel que lo soliciten para fines administrativos o jurídicos. El investigador disciplinario tiene la autoridad para solicitar a las unidades de personal copia del documento que le permita soportar o anexar pruebas al proceso disciplinario.

ORDENACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL.

Serie Documental

“La Historia Laboral es el expediente que se conforma como resultado de la relación laboral de los servidores públicos con el Estado.”

Una definición archivística es que la Historia Laboral es una Serie Documental Compleja o es un expediente que




reúne tipos documentales que se van ingresando a medida que son requeridos por la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja.

Los tipos documentales aprobados en la Circular 004 de 2003 para formar parte de las Historias Laborales son:

• Hoja de Vida• Formato Único de Hoja de Vida• Fotocopia de la Cédula de ciudadanía• Registro Civil• Libreta Militar (si aplica)• Certificados de Estudios• Certificaciones Laborales• Exámenes médicos• Exámenes odontológicos• Certificado Judicial• Certificado de Antecedentes Disciplinarios• Certificado de Antecedentes Penales• Resolución de contrato o nombramiento de trabajo• Oficio de notificación o nombramiento de trabajo• Recibo de estampilla• Oficio de aceptación o nombramiento• Acta de posesión• Afiliaciones a salud, pensión y riesgos profesionales• Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, incorporación a otra entidad, etc.• Evaluación de desempeño• Acto administrativo de retiro o desvinculación• Suspensión del cargo• Destitución• Renuncia• Liquidación del contrato

CLASIFICACIÓN. La primera clasificación se realizada surge de la vinculación laboral de los funcionarios con la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, por eso se distingue entre Funcionarios Públicos, Funcionarios Oficiales, Funcionarios Pensionados, Funcionarios Retirados y Funcionarios Fallecidos, Supernumerarios, Funcionarios de Libre Nombramiento, Aprendices SENA.

Funcionarios Públicos: También llamados funcionarios o personal de planta, son las personas vinculadas a la Alcaldía Municipal a través de una relación reglamentaria (empleo público), sus derechos, deberes y funciones están detalladas en la Ley o en reglamento interno.

Funcionarios Oficiales: Hacen parte del personal de planta de la Alcaldía Municipal. Su característica esencial y que los diferencia de los empleados públicos es su forma de vinculación y la el régimen legal aplicable, pues ambos aspecto se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo. Funcionarios Pensionados: Los Funcionarios Pensionados son aquellos que han adquirido aportes por varias causas: vejez, enfermedad, etc. Es aquél que goza de un plan de pensión.




Funcionarios Retirados: Son aquellos que Funcionarios dejaron de laborar en la Alcaldía Municipal.

Funcionarios Fallecidos: Los Funcionarios fallecidos son aquellos que dejaron de existir por una u otra razón.

Supernumerarios: Esta forma de vinculación laboral es temporal y goza de todas las garantías laborales.

Funcionarios de Libre Nombramiento: Son Funcionarios de Libre nombramiento el Alcalde, los Asesores y los Jefes de Despacho.

0RGANIZACIÓN TÉCNICA.

Ordenación: La Historia Laboral se ordenará cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último, debe foliarse rigurosamente y se debe llevar una Hoja de Control de su contenido en la cual quedarán plasmados los tipos documentales de cada expediente, su fecha y número de folio. Se identificará en la Hoja de Control los Apellidos y Nombres de cada Funcionario y el Número de Cédula para evitar confusiones con homónimos.

Para el caso de las Historias Laborales de los Pensionados que fallecen, se abre carpeta para el/la persona Sustituta y se ubica como Activa y la Historia Laboral del Pensionado pasará a Fallecidos.

TRÁMITE Y VIGENCIA.

El tiempo de trámite es el que transcurre mientras el funcionario de la Alcaldía Municipal se encuentra activo labrando o prestando servicio este puede ser por meses o años, cuando la persona se desvincula por cualquier razón, comienza el plazo de vigencia.

Certificaciones: Están a cargo del Jefe de Archivo del lugar donde reposa la Historia Laboral.

TIEMPOS DE RETENCIÓN.

Archivo de Gestión: El plazo de vigencia será de cinco años, durante este tiempo se tramitarán las solicitudes, certificaciones, constancias o copias de las mismas presentadas por el Titular de la Historia o por un tercero debidamente autorizado (por la Ley o el Titular). También se ingresará documentación de reingreso o activación del funcionario a la Alcaldía Municipal.

Archivo Central: Este es el periodo de plazo precaucional, este debe ser de ochenta años ya que los principales valores primarios son legales, probatorios y administrativos para comprobación y reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones financieras.

Disposición Final: A esta Serie se le aplicará el procedimiento de selección pues parte de la misma se destinará para conservación permanente en el Archivo Histórico de La Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, el procedimiento lo aplicará la Unidad de Historias Laborales aprobadas por el Comité de Archivo.

UNIDADES DE CONSERVACIÓN.

En el Archivo de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja se dispondrán las Historias Laborales en Cajas y Carpetas según las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.




CONSERVACIÓN

Los legajos se conservarán en las cajas de cartón desacidificadas, una vez rotuladas por dependencias y series, ordenadas en numeración ascendente, se ubicarán en la estantería metálica, correspondiente a la estructura orgánica de la entidad Alcaldía Municipal de Barrancabermeja.

REVISIÓN

Consiste en examinar los diferentes documentos, con el fin de comprobar que ha cumplido con los trámites establecidos y, por lo tanto, puede archivarse en los legajos y cajas que le corresponde, la revisión se realiza cuidadosamente para verificar que esté correctamente.

FOLIACIÓN

La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada.

Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

Materiales . La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. los documentos deberán numerarse consecutiva y cronológicamente, en la esquina superior derecha de cada folio, teniendo en cuenta, las siguientes recomendaciones:* Utilizar lápiz de mina negra, para numerar desde uno(1) hasta n, de manera legible y sin enmendaduras.Si se detecta algún error en la numeración anterior, no debe corregirse, debe numerarse nuevamente, tachando la anterior con una /.* Cualquier documento que por su tamaño se encuentre doblado, o muy pequeño, se numerará como un folio.* No debe utilizarse resaltador, ni corrector para corregir.

ROTULACIÓN

Según el código de la sección o subsección, la serie y subserie, se indica en el rótulo tanto del legajo como de la caja, agregando el dato específico de la caja, fechas extremas y contenido.

UNIDADES DE CONSERVACION

CarátulasEn la carátula superior de los legajos, lleva un rótulo con el nombre de la entidad superior; en este caso: a continuación la sección con su código y las series, en la parte inferior.




Cajas : el rótulo de las cajas permite recuperar la información rápidamente:

CAJA No. FONDO: ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJASECCIÓNSUBSECCIÓNSERIE: SUBSERIESCODIGO FECHAS N. FOLIOS

TRANSFERENCIA

Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo central, una vez culmine su vigencia y aplicando la correspondiente Tabla de Retención Documental (TRD), para lo cual es necesario aplicar el formato de Transferencia documental, elaborado por el Archivo General de la Nación.

UBICACIÓN FÍSICA

En los archivos de Gestión, los legajos se ordenan en los archivadores horizontales o en las gavetas correspondientes, de arriba hacia abajo, comenzando por el último año, en la gaveta n.1, en orden alfabético de acuerdo a las series y subseries, con sus tipos documentales, establecidas en las Tablas de Retención documental, en la gaveta n. 2, se continúa con el año inmediatamente anterior y así sucesivamente. Los legajos se colocan horizontalmente, preferiblemente en carpetas colgantes para conservarlas, señalizar y ubicar rápidamente.

SEÑALIZACIÓN

Es necesario colocar guías numéricas en los estantes y/o en las gavetas de los archivos de Gestión, indicando en cual serie inicia y en cual termina, con el fin de facilitar la consulta.

RECURSO HUMANO

Se debe garantizar que para la administración de los archivos tendrá personal profesional en archivística, bibliotecología o Ciencia de la Información, como lo exige la Ley General de Archivos.

CONSULTA Y BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

En la consulta y búsqueda de información se debe seguir los siguientes pasos:

Revisar y confrontar el inventario (como una herramienta que facilite la búsqueda y la ubicación correspondiente. En el archivo central, se encuentra rotuladas las cajas y carpetas, estas se encuentran ordenadas de acuerdo a las series y subseries de las tablas de valoración, numeradas consecutivamente y ubicadas dentro de cada caja; a su vez, en la contratapa de la caja, se encuentra el inventario del contenido específico. Existen dentro de las cajas, internamente, separadores, que indican donde inicia las carpetas de un nombre específico se series y subseries. Es importante, tener cuidado cuando se extrae una carpeta, dejar el separador ubicado donde le corresponde, para agilizar la búsqueda y ubicación al devolver la carpeta.




En el archivo de gestión, el inventario y la tabla de retención brinda la información existente en las carpetas, rotuladas con el código de la serie y con los datos de serie y subserie, organizadas dentro del archivo por orden alfabético, por los nombres de las series, internamente, establecidas en las Tablas de retención documental, ordenadas cronológica o numéricamente, según sea el caso, teniendo en cuenta el Acuerdo 042 de 2002, para la organización de archivos de gestión.

Cuando se ha cumplido el tiempo de retención, según estipula la tabla de retención, se determina si los documentos se eliminan o transfieren al archivo central.

CONTROL DE PRESTAMO

Para realizar el control y préstamo de documentos, es importante siempre utilizar el formato de control de préstamo, (anexo), con el cual, se permitirá a la vez que controla el préstamo y devolución de los documentos, valorar la documentación, de acuerdo a su requerimiento técnico o histórico, aplicando permanentemente las Tablas de Valoración y el archivo Histórico de la empresa.

Se debe tener en cuenta para los préstamos:

• Determinar el nombre correspondiente a la sección y series (El año preciso, si es posible)• Localizar la caja• Revisar el inventario de la contratapa• Localizar la carpeta o legajo dentro de cada caja• Diligenciar la guía de afuera (debe utilizar la Guía de afuera, en el lugar de donde se extrae la carpeta y una vez sea devuelta, se reemplaza la guía por la carpeta nuevamente).• Extraer la carpeta• Diligenciar el control de préstamo.

DISPOSICION FINAL

Eliminación De DocumentosEn la depuración de los documentos, se revisa cuidadosamente, confrontando y separando si es duplicidad, hojas en blanco, copias sin firmas, documentos ilegibles o con biodeterioro (hongos, ácaros), luego se agrupa por sección y se elabora un listado, o acta de eliminación, la propuesta de acta de eliminación, debe ser firmada por el jefe de cada dependencia, y se presenta al Comité de Archivo de la empresa para su aprobación.

En la aplicación de las Tablas de Retención Documental, en la disposición Final, se encuentra la columna de eliminación, una vez cumplido el período establecido en la tabla. La norma ambiental, indica que la documentación a eliminar debe ser picada y no incinerada, evitando la contaminación ambiental.

DigitalizaciónDesde el punto archivístico se obtienen beneficios ya que permite la universalización del conocimiento dentro de la Alcaldía, se pueden preservar los documentos en diversos formatos, se pueden ahorrar los espacios en los archivos por disminución de tiempos de retención, facilita el acceso a los documentos a través de la red, evita el deterioro causado por la manipulación, mejora la preservación de los documentos originales. Es por esta razón que la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja deberá adoptar una política sólida hacia la preservación de documentos en otras tecnologías, para ello considerará los siguientes aspectos:




A QUE DOCUMENTOS APLICAR

Documentos de Mayor Antigüedad de la Alcaldía MunicipalDocumentos de Compartidos por diferentes áreas de la empresa para el desarrollo de un proceso o actividad con un tiempo de retención alto.Documentos de Manipulación ExternaSeries Documentales que consignen dentro de su disposición final la Digitalización

Por lo tanto, con las anteriores apreciaciones, se proponen las series que ameritarían ser digitalizadas:

En cuanto a las cantidades de documentos a digitalizar este es un número que se obtendrá una vez sea aplicado el procedimiento de organización, arrojando a través del inventario documental una cifra precisa.

REQUERIMIENTOS TECNICOS

Resolución de imagen mínima de 200 dpi Tamaño de bodegaje máximo utilizado por imagen de 40 KB Extensiones pdf, jpg, TIFF. Elaboración Catálogos – Base de Datos Textual. Back up periódico Evaluación Anual de Migración Tecnológica

SERIE JUSTIFICACIÓN

ACTAS RESPALDO DE SEGURIDAD - CONSULTA AGIL

CIRCULARES REGLAMENTARIAS DIVULGACIÓN

COMUNICACIONES RECIBIDAS (Ventanilla

Única de Correspondencia)

DIVULGACIÓN

CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA RESPALDO DE SEGURIDAD

HISTORIAS VEHICULARES RESPALDO DE SEGURIDAD - CONSULTA AGIL

HISTORIAS LABORALES ALTOS VALORES SECUNDARIOS

CONTRATOS ALTOS VALORES PRIMARIOS - CONSULTA AGIL

MANUALES CONSULTA – DIVULGACION

PLANOS CONSULTA

RESOLUCIONES ALTOS VALORES PRIMARIOS – ALTOS VALORES

SECUNDARIOS

DOCUMENTOS CONTABLES REDUCCION DE TIEMPO DE

ALMACENAMIENTO

AUDITORIAS RESPALDO DE SEGURIDAD




ANEXO

GLOSARIO

1.ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas, que tiene relación con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de los archivos de una institución.

2.ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha forma o soporte material acumulado en un proceso natural por una persona o institución pública privada, en el transcurso de su gestión.

2.1.FASES DEL ARCHIVO: De acuerdo al ciclo vital de los documentos.

2.1.1.Archivo administrativo o de gestión. Aquél en el que se reúne la documentación en trámite, sometido a continua utilización y consulta administrativa, por la misma oficina u otras que las necesiten.2.1.2.Archivo Central: Unidad donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los archivos de gestión de las diferentes dependencias, una vez finalizado su trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta, por la propia oficina , otra o por particulares.2.1.3.Archivo Histórico: Aquél en el cual, la documentación, es transferida del Archivo central y se conservará permanentemente, por su valor histórico o científico.

3.ARCHIVISTA: Persona especializada en la administración de archivos.

4.COMITÉ DE ARCHIVOS: Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las políticas, programas de trabajo y toma de decisiones, en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

5.CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

6.CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesa los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal o permanente, o hasta su eliminación.

7.CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

8.CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios de una entidad, a consultar la información contenida en los documentos de archivo.

9.DOCUMENTO DE ARCHIVO:Registro de información, producida o recibida por una persona o entidad, en razón a sus actividades o funciones.

10.ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos, que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histórico o carece de relevancia para la ciencia y la tecnología.

11. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos, relativo a un asunto, que constituye una unidad archivística.

12. HISTORIA LABORAL: Conjunto de datos biográficos, académicos y laborales de una persona.

13. LEGISLACION ARCHIVÍSTICA: Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección




y la organización de los archivos en un país.

14.ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos, dentro en el orden previamente acordado por las Tablas de retención o valoración.

15.PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

16.REGLAMENTO DE ARCHIVOS:Son los lineamientos generales, administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.

17.RETENCIÓN DOCUMENTAL:Es el plazo en términos de tiempo, en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión y en el archivo central.

18.SERVICIOS DE ARCHIVO: Proceso mediante el cual, se pone a disposición de los usuarios, la documentación de una entidad con fines de información.

19.SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Programa especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de loa Nación.

20.VALORACIÓN: Por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en cada una de las fases de archivo

21.VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación.

22.VALOR FISCAL:Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

23.VALOR JURÍDICO: A quel del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común.

24.VALOR LEGAL: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio para la Ley.

25.VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos, mientras sirven a la institución productora y al destinatario o beneficiario del documento.

26.VALOR SECUNDARIO: Surge una vez agotado el valor primario o inmediato, los documentos que tienen ese valor son de conservación permanente o total.




BIBLIOGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Clasificación documental. Bogotá, A.G.N., 2001, 28p. Gestión documental. Bogotá, A.G.N., 2000. 25p.

Cartilla de ordenación documental. Archivo General de la Nación, 2003. p.16 – 20)

Organización de Fondos acumulados- Bogotá, A.G.N., 2004. 89p.

Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental: manual de archivística. Bogotá, A..G.N., 2006, 186p.

Pautas para la organización de archivos Municipales. Santa fé de Bogotá, A.G.N., 2000. 67p.

Reglamento General de Archivos. Bogotá, A.G.N., 2003 93p.

Tablas de retención y transferencias documentales: directrices básicas. Bogotá, A.G.N., 2001, 92p. – (Mini-manual no.4).

Colombia. Leyes, decretos, etc. Constitución nacional de Colombia. Bogotá, Temis, 1992. 220p.

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