ASISTENCIA DE GERENCIA

Modulo III : TECNICAS DE ARCHIVO

Tema 1: ARCHIVOS DE CORRESPONDENCIA POR ASUNTOS

Tema 2: ARCHIVO GENERAL

OBJETIVO DEL TEMA

Identificar los diferentes métodos y técnicas para llevar acabo el resguardo de los documentos que se generan en el área de trabajo.

ARCHIVOS DE CORRESPONDENCIA POR

ASUNTOS

Este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al

tema o asunto tratando en cada pieza de  correspondencia .

CARACTERISTICAS

El titulo de la correspondencia se denomina por la  materia  tratada en el documento.

Este método es útil cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con alguna  actividad  en particular, con algún  departamento  o con un  producto especifico.

Los asuntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.

Procedimiento para organizar un archivo por asunto

1.- Con arreglo alfabético: De diccionario, se sigue rigurosamente el orden

de las reglas del alfabeto. De enciclopedia, se agrupan de acuerdo a la

relación que tengan entre si.2.- Con arreglo numérico:

Decimal, consiste en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema Dewey.

Dúplex, los asuntos se agrupan lógicamente, asignándole a los títulos principales numeración secuencial y a las divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

ARCHIVOS GENERALES

Alfabético. Numérico. Alfanumérico La forma en que se deben de clasificar

los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.

LA ALFABETIZACIÓN

Son nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.

  ALFANUMÉRICOS.

El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e indiscutibles.

Numérico El índice numérico contiene guías primarias,

secundarias y especiales y carpetas individuales.

LA ALFABETIZACIÓN.

ALFANUMÉRICOS.

NUMÉRICO.

ARCHIVO GENERAL

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO• Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha,

forma y soporte• Material, acumulados en un proceso natural por una

persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

• Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio.

• La información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

1. Fines de los archivos2. Importancia de los archivos3. Institucionalidad e instrumentalidad.4. Responsabilidad5. Dirección y coordinación 6. Administración y acceso7. Racionalidad8. Modernización9. Función de los archivos10. Manejo y aprovechamiento de los archivos.11. Interpretación

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución.

Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

Transferencia de documentos

A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

Eliminación de documentos

Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. IMPORTANTE.- Para proponer una eliminación de documentos se requiere:-  Acta del CED -  Inventarios de eliminación -Muestras de las series documentales a eliminarse.