manual procedimientos archivo y correspondencia del ipn · mecanismos que garanticen un manejo...

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

INSTITUTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO POLITÉCNICO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS NACIONAL UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN

I N D I C E

PÁGINA

INTRODUCCIÓN 1 I. OBJETIVO DEL MANUAL 2 II. POLÍTICAS GENERALES 2 III. PROCEDIMIENTOS: 4

III.1 Revisión, Recepción, Registro y Control de Correspondencia de Entrada 1/1 - 5 III.2 Clasificación, Catalogación y Apertura de Expedientes de de Archivo de Trámite 2/1 - 17 III.3 Control de Correspondencia en Trámite 3/1 - 24 III.4 Análisis de Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos 4/1 - 33 III.5 Préstamo de Documentos Activos 5/1 - 41 III.6 Recepción, Caracterización, Registro, Tasa, Franqueo y Despacho de Correspondencia de Salida 6/1 - 52 III.7 Registro y Tramitación de Transferencia Primaria y Recepción de Documentación Concentrada 7/1 - 72 III.8 Préstamo de Expedientes Concentrados en el Archivo General del Instituto 8/1 - 81 III.9 Cancelación de Documentación Semiactiva 9/1 - 92

IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS 98

INSTITUTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA Hoja: POLITÉCNICO CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES NACIONAL RESPONSABLES DEL IPN De:

INTRODUCCIÓN

En respuesta a las acciones emprendidas en el ámbito de la Administración Pública Federal,

en lo relativo a la modernización de los servicios archivísticos y documentarios se elaboró el

presente manual, que sentará las bases para el desarrollo coherente y homogéneo de las

actividades inherentes a la administración de la documentación en las unidades

responsables del Instituto Politécnico Nacional, que resuelva efectivamente las demandas al

respecto.

La modernización de los servicios archivísticos de la institución, adquiere una singular

importancia, en virtud del carácter estratégico que estos servicios poseen con relación a la

actividad regular de las unidades responsables que integran al Instituto y consecuentemente,

respecto al propio desarrollo del proceso de modernización de la Administración Pública en

su conjunto.

A la par del valor que los archivos revisten como depósitos de información indispensable

para el eficaz desempeño de las tareas administrativas, es innegable su importancia como

factor institucionalizador y catalizador de la gestión pública, ya que la existencia y el

adecuado funcionamiento de los archivos soportan tanto la atingencia como la continuidad

de la acción de la institución, relacionándose con todos los aspectos y eventos del proceso

administrativo, que sirve como memoria de la vida del Politécnico y como acervo de datos y

antecedentes que en algunos casos son únicos; asimismo, fungen como instrumentos

directos para la regulación de las actividades cotidianas y como fuentes de información para

la toma de decisiones, constituyéndose como testimonio del curso concreto de la gestión

institucional y de las particularidades y resultados de los procesos que implica, por lo que la

continuidad y calidad de las labores de la administración requiere de eficientes sistemas de

archivo.

Hoja: 1

De: 106


I. OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacional un instrumento técnico administrativo que contenga los principales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la unidad, así como de la generada por la misma.

II. POLÍTICAS GENERALES

• El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa, será la instancia responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida al Instituto, debiendo establecer los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia de entrada; sin embargo, a efecto de promover un tratamiento más ágil y eficaz de los documentos que ingresan al Instituto, sus unidades responsables podrán recibir descentralizadamente los documentos dirigidos a éstas.

• Todo documento que ingrese al área de correspondencia y archivo de las unidades responsables se considerará oficial, de acuerdo con la legislación vigente, y se le dará el trámite que institucionalmente le corresponda con la debida discreción y eficiencia.

• El servicio de despacho de correspondencia constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y culminación satisfactoria de la gestión institucional, por lo que será esencial garantizar que los documentos generados por la unidad responsable sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, resguardando y promoviendo los intereses del Instituto y de sus unidades responsables ante las diversas instancias de gestión intra e interinstitucionales.

• El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa será la instancia responsable del despacho de los documentos del Instituto, siendo la única autorizada para distribuir por intercambio gubernamental, franqueo o valija la correspondencia de salida de las diversas unidades responsables, la cual le será entregada directamente. En el caso de las escuelas, centros y unidades ubicadas en el interior de la República podrán manejar también el servicio de valija. Asimismo, dados los recursos asignados para el franqueo de correspondencia se deberán llevar los registros contables correspondientes, para acreditar el correcto empleo del presupuesto.

• Las unidades responsables deberán conservar todos los documentos oficialmente generados o recibidos en el curso de sus trámites, así como mantenerlos correctamente organizados, integrando sistemáticamente las fuentes de información documentaria para su efectivo aprovechamiento y consulta dentro de las gestiones institucionales, siendo

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De: 106


indispensable para ello mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo; auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales; y conservar permanentemente organizados los documentos gestionados, al ordenar lógicamente los antecedentes y garantizar su fácil localización y consulta.

• Las unidades responsables para garantizar la agilidad de los servicios archivísticos deberán transferir sistemáticamente al Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa la documentación archivada que concluye su ciclo vital para el desahogo de los trámites. La identificación y transferencia es una actividad sumamente delicada, por lo que al llevarla a cabo se tendrá cuidado en que sea entregada completa y oportunamente; en que sólo sea documentación que así lo amerite y que sea rápida y correctamente organizada para facilitar su localización y consulta cuando se requiera.

• El adecuado control de la documentación oficial será responsabilidad de todos y cada uno de los servidores públicos que laboren en el Instituto, en la perspectiva de que institucionalizar la conservación y uso de la documentación oficial representa una necesidad prioritaria para la administración, ya que contribuye a hacerla más eficiente y racional.

• La Dirección Administrativa a través del Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento será la responsable de supervisar el correcto tratamiento y control de la documentación oficial en el Instituto, quien creará y establecerá los elementos preventivos y correctivos necesarios para garantizar que la producción, manejo y uso de los documentos oficiales se lleve a cabo de acuerdo con las normas legislativas, reglamentarias o técnicas vigentes al respecto.

• Las acciones que se efectúen para controlar los documentos oficiales deberán desarrollarse de manera coordinada con las instancias afines ya existentes en el Instituto (Control de Gestión, Contraloría Interna), aprovechando al máximo los recursos e instrumentos disponibles, en una perspectiva de cooperación institucional y apoyo recíproco.

• Las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables deberán controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de la documentación oficial, notificando cualquier irregularidad que detecten al respecto, para que se proceda de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes.

.

Hoja: 3

De: 106


III. PROCEDIMIENTOS

Hoja: 4

De: 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE NACIONAL CORRESPONDENCIA DE ENTRADA De:

OBJETIVO

Contribuir a que en las unidades responsables del Instituto se realicen de manera expedita y eficiente la revisión, recepción, registro y control de la correspondencia que ingresa a la misma, para evitar demoras en el desahogo de los trámites de su competencia.

FUNDAMENTO LEGAL

− Ley Orgánica del Servicio Postal Mexicano

− Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 47, fracción IV.

− Código Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Común y para toda la República en Materia del Fuero Federal. Artículo 234 fracción IV.

− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II y III

− Lineamientos del Servicio Postal Mexicano.

− Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

− Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

NORMAS DE OPERACIÓN

− Las unidades responsables al recibir la documentación oficial deberán elaborar de inmediato las fichas de control respectivas, estableciendo el mecanismo de seguimiento administrativo de la gestión a que da lugar la pieza ingresada.

− Las unidades responsables deberán enviar, al término del año correspondiente, las fichas de registro general de las piezas recibidas durante el periodo al Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa.

− La documentación que ingrese a la unidad responsable deberá ser distribuida con la mayor rapidez posible, en especial la correspondencia con carácter de urgente, manteniéndose cerrada y con controles adicionales la correspondencia confidencial o con valores y riesgos.

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− En la documentación que se reciba en la unidad responsable sin envase y sea entregada por el propio interesado o su representante se deberá verificar lo siguiente:

Que las piezas estén dirigidas a la unidad responsable o a los servidores públicos que laboran en la misma;

Que el asunto de que trate el documento sea competencia de la unidad responsable;

Que los documentos estén firmados autográficamente o autorizados con huella digital por el remitente;

Que la fecha de los documentos sea actual;

Que los documentos citen el domicilio del remitente, en caso contrario, no se aceptará el documento;

Que si en el documento se menciona la remisión de anexos, éstos acompañen a la pieza, ya sea adheridos tratándose de otros escritos o por separado cuando son muy voluminosos, si no vienen, se reclamará a quien entrega la pieza, asentándose en el documento las aclaraciones pertinentes; y

Que el documento no contenga expresiones injuriosas o términos inconvenientes.

− En la documentación que se reciba en la unidad responsable por servicio postal, telegráfico, autotransporte o mensajería particular, en sobre cerrado, bajo cubierta o valija se deberá verificar lo siguiente:

Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el número de piezas facturadas, y que los datos de los envases correspondan con los de las facturas;

Que en los envases de las piezas se especifique que están dirigidas a la unidad responsable o a servidores públicos que trabajan en ella, en caso contrario, se devolverán inmediatamente al servicio respectivo, para que se les dé el cauce adecuado; y

Que los envases de las piezas estén en buenas condiciones, de no ser así, se revisará el contenido y, de encontrarse faltantes, sobre todo si es valija, se levantará un acta que haga constar tal anomalía, asentándolo en la factura respectiva para cualquier aclaración subsecuente.

− Sobre cualquier pieza que ingrese a la unidad responsable deberá establecerse un seguimiento y control efectivos, abriéndola en caso de que sea entregada bajo cubierta.

− Cuando la pieza ingresada sea de carácter confidencial o con valores y riesgos, antes de abrir los envases se deberá consultar a la instancia que corresponda dentro de la unidad

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responsable, para que resuelva sobre el tratamiento de deba dársele a tal documentación, aplicando puntualmente las instrucciones recibidas en este sentido.

− Al abrir una pieza, ya ingresada a la unidad responsable, que viene envasada se deberá verificar lo siguiente:

Que los documentos estén dirigidos a la unidad responsable o a los servidores públicos que laboran en ella, en caso contrario, se regresarán al remitente;

Que el asunto de que traten los documentos sea competencia de la misma;

Que si los documentos indican la remisión de anexos, éstos se adjunten efectivamente, de no ser así se asentará lo procedente en el propio documento; y

Que en los documentos se cite la dirección del remitente, si no, se anexará el sobre a la pieza, cuidando de no desprender los timbres postales.

− Las unidades responsables deberán promover la sistematización del registro y control de la correspondencia de entrada.

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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES TMPO FORMA Y/O DOCTO.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AUTORIZÓ Vo. Bo. ELABORÓ

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO ING. BENJAMIN LÓPEZ SOLANO

JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y MANTENIMIENTO.

LIC. ERIC G. CONDE LÓPEZ JEFE DEL DEPTO. DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

AUTORIZÓ Vo. Bo. ELABORÓ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

LIC. ALEJANDRO SÁNCHEZ BORDES JEFE DE LA DIVISIÓN DE ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS

LIC. HERLINDA NÁJERA JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGÁNICO

FUNCIONAL

INTERESADO

1. Entrega correspondencia en la unidad responsable destinataria del Instituto Politécnico Nacional.

DOCUMENTO

SERVICIO DE TRANS PORTE

2. Entrega correspondencia y la factura correspon-diente en la unidad responsable destinataria del Instituto Politécnico Nacional.

DOCUMENTO FACTURA

ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA BLE

3. Recibe la correspondencia y, en su caso, factura dirigida a la unidad responsable y examina la correspondencia entregada, de acuerdo a su carác-ter y los conductos de la propia correspondencia (entrega en ventanilla y recolección). ¿Es entregada sin envase por el propio interesado o su representante (mensajero)?

4. Sí, verifica que cumpla con los requisitos esta-blecidos. ¿Están correctos los requisitos?

5. No, consulta al interesado y realiza modificaciones o en el caso de que no corresponda a la unidad responsable se lo devuelve para que lo encauce debidamente.

6. Sí, otorga el acuse de recibo de las piezas de entrada, imprimiendo en el original y las copias del documento el sello de recibido de la unidad respon-sable, marca la hora y la fecha de su recepción e inmediatamente imprime también en el original y las copias del propio documento el folio de registro correspondiente. Entrega al interesado la copia res-pectiva y procede a la caracterización del original y las copias dirigidas restantes. Pasa a la actividad número 16.

INTERESADO 7. Recibe copia del documento como acuse de recibo o la correspondencia, en caso de que no corres-ponda al destinatario.


8. No, es entregada por servicio postal, telegráfico, autotransporte o mensajería particular en sobre cerrado, bajo cubierta o valija, verifica que esté completa y que cubra los requisitos establecidos. ¿Está completa y cubre requisitos?

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MÉTODOS


FUNCIONAL


9. No, asienta las anomalías detectadas en la factura y, en caso de que no esté dirigida a la unidad res-ponsable la devuelve.

SERVICIO DE TRANS PORTE

10. Recibe factura como acuse de recibo o documen-tación y factura para que le dé el cauce correcto.


11. Sí, ingresa a la unidad responsable las piezas recibidas y abre, en su caso, el envase, siguiendo los lineamientos marcados para la correspondencia confidencial o con valores y riesgos; y verifica que los requisitos estén correctos. ¿Están correctos los requisitos?

12. No, devuelve al remitente para las modificaciones pertinentes.

INTERESADO 13. Recibe documentación y realiza las modificaciones correspondientes. Reinicia en la actividad número 1.


14. Sí, imprime en todas las piezas de entrada el sello de la unidad responsable, marcando la fecha y la hora de su recepción.

15. Imprime en el documento de entrada el folio de registro correspondiente, siguiendo al efecto una numeración sucesiva para toda la unidad respon-sable o, en su caso, del área respectiva, en series que iniciarán cada año.

16. Elabora para cada una de las piezas de entrada un juego de “Fichas de Control de Correspondencia en Trámite” en original y dos copias, anotando los da-tos generales del documento según proceda y la fecha en que el documento fue recibido para su trámite.

FICHA DE CON-TROL DE CORRES- PONDENCIA EN TRÁMITE (FORMATO UCC-1)

17. Engrapa a cada documento de entrada el juego de fichas de control correspondiente, debidamente requisitado y entrega al responsable del área de correspondencia.

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MÉTODOS


FUNCIONAL

RESPONSABLE DEL ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA-BLE

18. Revisa las piezas de entrada, acompañadas por sus respectivas fichas de control y verifica que cada juego de fichas de control se encuentre completo y bien adherido a la pieza correspon-diente, así como que los datos que las fichas con-tienen coincidan con los documentos; que todas las piezas hayan sido selladas y registradas y que los anexos mencionados en las piezas estén comple-tos, bien adheridos y en buenas condiciones. ¿Están correctas?

19. No, devuelve piezas y fichas para las modificacio-nes correspondientes.


20. Efectúa modificaciones y entrega. Se conecta con la actividad número 18.

RESPONSABLE DEL ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA-BLE

21. Sí, desprende el original de la ficha de registro general del juego respectivo, la agrupa con las ya reunidas para la remisión anual de fichas de regis-tro general al Departamento de Archivo y Corres-pondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa para su integración al registro general del Instituto.

22. Remite la pieza de entrada, acompañada por la ficha de registro local y las dos copias de la ficha de control de correspondencia en trámite respec-tiva al área de archivo de trámite de la propia uni-dad responsable, allegándose los elementos de se-guimiento que sean necesarios para evitar demo-ras o extravíos. Se conecta con el Procedimiento de Clasificación, Catalogación y Apertura de Expe-dientes de Archivo de Trámite.

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1

DOCUMENTO O

INSTITUTOPOLITÉCNICO

NACIONAL

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INTERESADO SERVICIO DE TRANSPORTEUNIDAD RESPONSABLE

ÁREA DE CORRESPONDENCIA RESP. ÁREA DECORRESP.

INICIO

ENTREGA CORRESPON-DENCIA EN LA UNIDAD RESPONSABLE DEL IPN

DESTINATARIA

DOCUMENTO O

INICIO

ENTREGA CORRESPON- CIA Y FACTURA EN LA UNI- DAD RESPONSABLE DESTI-

NATARIA DEL IPN

1

DOCUMENTO O

RECIBE Y EXAMINA LA CORRESPONDENCIA CON BASE A SU CARÁCTER Y LOS CONDUCTOS DE LA

MISMA

1

¿ENTREGA SIN ENVASE POR

INTERESADO O MENSAJERO?

1

DOCUMENTO O

VERIFICA QUE LOS REQUI- SITOS ESTÉN DE ACUERDO

A LO ESTABLECIDO

¿ESTÁN CORRECTOS LOS

REQUISITOS?

1

DOCUMENTO O

CONSULTA AL INTERESADO, REALIZA

MODIFICACIONES O, EN SU CASO, DEVUELVE

1

DOCUMENTO O

IMPRIME EN ORIG. Y COPIA SELLO, HORA Y FECHA DE RECEPCIÓN, ASÍ COMO No.

DE FOLIO Y ENTREGA ACUSE DE RECIBO

1

DOCUMENTO O

RECIBE COPIA COMO ACUSE DE RECIBO O

DOCUMENTO QUE NO CORRESPONDE

PROCEDIMIENTO:REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

FACTURAFACTURA

A

SÍ

1 2 3

4

5

67

NO

NO

SÍ

I


NACIONAL

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ÁREA DE CORRESPONDENCIA RESP. ÁREA DECORRESP.

1

DOCUMENTO O

VERIFICA QUE ESTÉ COM- PLETA Y QUE CUBRA LOS

REQUISITOS ESTABLECIDOS

¿ESTÁ COMPLETA Y CUBRE LOS REQUISITOS?

1

DOCUMENTO O

ASIENTA LAS ANOMALÍAS DETECTADAS EN FACTURA O EN EL CASO DE QUE EL

DESTINATARIO ESTÉ EQUIVOCADO DEVUELVE

¿ESTÁN CORRECTOS LOS

REQUISITOS?

1

DOCUMENTO O

INGRESA LAS PIEZAS RECI- BIDAS Y, EN SU CASO, ABRE EL ENVASE Y VERIFICA QUE CUMPLA CON LOS REQUISI-

TOS ESTABLECIDOS

DOCUMENTO O

DEVUELVE AL REMITENTE PARA LAS MODIFICACIONES

PERTINENTES

DOCUMENTO O

RECIBE DOCUMENTACIÓN Y REALIZA LAS

CORRECCIONES CORRESPONDIENTES

1

DOCUMENTO O

RECIBE FACTURA COMO ACUSE DE RECIBO O

DOCUMENTO QUE NO CORRESPONDE

1



A

B

FACTURAFACTURA

FACTURA

8

910

11

1213

SÍ

NO

SÍ

NO

ASIENTA LAS ANOMALÍAS

1


NACIONAL

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ÁREA DE CORRESPONDENCIA RESP. ÁREA DE CORRESP.

DOCUMENTO O

IMPRIME EN EL DOCUMEN- TO DE ENTRADA EL FOLIO RESPECTIVO, DE ACUERDO A LA NUMERACIÓN SUCESI-

VA PARA EL EFECTO

O

DOCUMENTO O

REVISA LA PIEZAS DE EN- TRADA Y QUE LAS FICHAS RESPECTIVAS ESTÉN BIEN ADHERIDAS Y LLENADAS

3

¿ESTÁN CORRECTAS?

DOCUMENTO O

IMPRIME EN TODAS LAS PIEZAS DE ENTRADA EL

SELLO, FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN

2

1

O

DOCUMENTO O

DEVUELVE PIEZAS Y FICHAS PARA QUE SE REALICEN

LAS MODIFICACIONES CORRESPONDIENTES

2

1

O

DOCUMENTO O

DESPRENDE ORIGINAL DE LA FICHA Y LAS AGRUPA

PARA LA REMISIÓN ANUAL AL DEPTO. DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA

2

1

DOCUMENTO O

REMITE PIEZAS DE ENTRA- DA CON LAS DOS COPIAS DE LA FICHA DE CONTROL

ACTI VIDAD 1 DEL PROC. 2/1

2

1

0

DOCUMENTO O

ELABORA PARA CADA PIEZA UN JUEGO DE FICHAS DE

CONTROL DE CORRESPON- DENCIA, ANOTA DATOS GE- NERALES Y FECHA RECEP.

2

1

O

DOCUMENTO O

ENGRAPA A CADA DOCU- MENTO DE ENTRADA EL

JUEGO DE FICHAS Y ENTREGA

2

1

O

DOCUMENTO O

EFECTÚA MODIFICACIONES Y ENTREGA

2

3



B

14

15

16

17

20

18

19

21

22

SI

NO

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

2

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE


REGISTRO GENERAL (ORIGINAL)

FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

REMITENTE (1) UNIDAD DESTINATARIA (3)

FECHA DE RECEPCIÓN

(2) NÚMERO DE REGISTRO

(4)

FECHA DE RECEPCIÓN

DÍA MES (6)

AÑO

(7)

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE

ASUNTO:

(5)

CARÁCTER DEL TRÁMITE (8) URGENTE ( ) BREVEDAD POSIBLE ( )

CLASIFICACIÓN (9)

TÚRNESE A: (10)

RESPUESTA

REQUERIDA

DÍA MES (11)

AÑO

REAL

DÍA MES (12)

AÑO

ACUERDO:

(13) SEGUIMIENTO (14) FECHA 1.-____________________ ____________ 2.-____________________ ____________ 3.-____________________ ____________ 4.-____________________ ____________

RESOLUCIÓN FINAL:

(17)

FECHA DE RECEPCIÓN ÁREA TRAMITADORA

DÍA MES (15)

AÑO

(16)


UCC-1

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE (COPIA 1)

REGISTRO LOCAL (COPIA 2)

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INSTITUTO

POLITÉCNICO NACIONAL

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL NACIONAL CORRESPONDENCIA DE ENTRADA De:


Objetivo: Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario y efectivo sobre los documentos recibidos por las unidades responsables para su tramitación, apoyando el seguimiento de las gestiones a que den lugar los documentos y que induzcan a la recuperación y conservación oportuna y completa de las piezas tramitadas.

Clave de Control: UCC-1

Elabora: Unidades responsables del Instituto Politécnico Nacional.

Fuente de Datos: Las piezas de correspondencia de entrada.

Número de Formulación: Tres: original “registro general” para el control general de distribución de correspondencia: copia 1 “control de correspon-dencia en trámite”, permanece como control de asuntos pendientes en trámite hasta su resolución final; copia 2 “registro local” para su integración en el registro local de correspondencia de entrada.

Tamaño: 13X17 centímetros.

(1) Remitente: Nombre, cargo, domicilio completo y localidad del remitente.

(2) Fecha de Recepción: Día, mes y año de recepción del documento.

3) Unidad Destinataria: Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.

(4) Número de Registro: Número de folio de entrada del documento.

(5) Asunto: Extracto del asunto de que trata el documento.

6) Fecha de Recepción: Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le diri-ge el documento.

(7) Nombre y Firma del Nombre y firma del receptor de la unidad responsable. Responsable:

(8) Carácter del Trámite: En su caso, instrucciones para el manejo especial del documen-to ingresado.

(9) Clasificación: Clave de clasificación completa del documento y sus anteceden-tes.

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL NACIONAL CORRESPONDENCIA DE ENTRADA De:

(10) Túrnese a: Identificación del área a la que se le entregará el documento para su trámite, de acuerdo a las indicaciones del órgano de instrucción para trámite de la unidad responsable.

(11) Respuesta Día, mes y año indicada por el órgano de instrucción al área tra- Requerida: mitadora para su desahogo.

(12) Respuesta Real: Fecha de descargo del documento atendido.

(13) Acuerdo: Modalidades de trámite definidas por el órgano de instrucción de la unidad responsable.

(14) Seguimiento: Nombre del área o persona por las que, en su caso, circula el documento dentro del área tramitadora.

15) Fecha de Recepción Día, mes y año en la que el área tramitadora recibe el documen- del Área Tramitadora: to para su atención.

(16) Nombre y Firma Nombre y firma del receptor del área tramitadora. del Responsable:

(17) Resolución Final: El número de oficio de atención, en el caso de que haya respuesta, o extracto breve del resultado del trámite desarro-llado.

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO CLASIFICACIÓN, CATALOGACIÓN Y APERTURA DE NACIONAL EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE De:

OBJETIVO

Clasificar, catalogar e integrar los expedientes correspondientes a la documentación de la unidad responsable para agilizar su localización, seguimiento y archivación.

FUNDAMENTO LEGAL



− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II, III y IV.




− El seguimiento de los documentos en trámite de la unidad responsable se hará por medio de las fichas de control confeccionadas para cada pieza en el momento de su recepción.

− Se deberá reducir al máximo el tiempo necesario para el establecimiento de los controles y clasificación de los materiales ingresados, sobre todo en el caso de correspondencia urgente.

− La clasificación de la documentación deberá realizarse de acuerdo con el Catálogo de Claves de las Unidades Responsables del Instituto vigente, por área de competencia y se anotará en la parte superior derecha del documento correspondiente.

− Para la catalogación de las unidades documentales se elaborará una tarjeta provisional que contendrá el nombre del expediente, extracto del asunto, la clave identificadora y clasificadora, y la fecha de apertura del expediente.

− En la apertura de un nuevo expediente se deberán elaborar las cédulas de inventario y de referencia correspondientes.

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MÉTODOS


FUNCIONAL

ÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA UNIDAD RESPONSA- BLE

1. Recibe los documento(s) y las copias de la(s) fichas de control de correspondencia, procede a su clasi-ficación, lee cuidadosamente el documento en cues-tión para determinar el asunto, tema o materia de que trata, así como la persona física o moral, lugar geo-gráfico, etcétera, del mismo.

2. Identifica los números o símbolos que le corres-ponden dentro del cuadro de clasificación (clave de unidad responsable por ámbito de competencia en el Catálogo de Claves) vigente en el Instituto al asunto, tema o materia de que trata el documento.

CATÁLOGO DE CLA-VES DE LAS UNIDA-DES RESPONSABLES

3. Anota en las copias de las fichas la clave correspon-diente y en el documento en la parte superior derecha del mismo.

4. Investiga en los catálogos de la unidad responsable si ya existen antecedentes del documento(s) precisa-do(s). ¿Existen antecedentes?

5. Sí, anota tanto en el documento como en las fichas de registro local y de control de trámite interno, en el caso de correspondencia de entrada, después de la diagonal que los separa de los clasificadores, los números identificadores del expediente. Pasa a la actividad número 1 del Procedimiento de Control de Correspondencia en Trámite.

6. No, procede a la catalogación de la unidad documen-tal y elabora en original y copia una tarjeta provisional con los datos de catalogación y apertura de la nueva unidad documental.

TARJETA PROVISIO-NAL

7. Anota tanto en el documento en cuestión como en la ficha de registro local y de control de trámite (en caso de correspondencia de entrada), después de la diagonal que los separa de los clasificadores los números identificadores del nuevo expediente.

8. Revisa y confronta cuidadosamente los datos de la tarjeta provisional con los del documento sujeto a catalogación.

CATÁLOGO-INVEN-TARIO

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MÉTODOS


FUNCIONAL

ÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA UNIDAD RESPONSA- BLE

9. Turna documento y fichas de control de correspon-dencia al área de correspondencia de la propia uni-dad responsable. Pasa a la actividad número 1 del Procedimiento de Control de Correspondencia en Trámite.

10. Integra como corresponda la copia de la tarjeta provisional en el catálogo-inventario de la unidad co-mo control para evitar demoras, extravíos o incorrec-ciones.

11. Elabora las cédulas de inventario y de referencia y los marbetes del nuevo expediente, con base a los datos asentados en la tarjeta provisional, de acuerdo con las características y el número prescritos.

CÉDULA DE REFE-RENCIA MARBETE CÉDULAS DE INVEN-TARIO

12. Destruye la copia de la tarjeta provisional y coloca en su lugar las cédulas catalográficas, previa revisión, en el catálogo inventario.

CATÁLOGO-INVENTARIO

13. Adhiere los marbetes según corresponda en las carpetas respectivas y destruye el original de la tar-jeta provisional.

14. Mantiene las carpetas ordenadas y separadas del cuerpo del archivo, con el objeto de tener conocimien-to preciso de los documentos por integrar a los nue-vos expedientes, así como para incorporar inmediata-mente la documentación ya tramitada a sus carpetas, agilizando la archivación. Se conecta con la actividad número 1 del Procedimiento de Análisis de Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

Hoja: 2/3 de 7

19 de 106


NACIONAL

Hoja 2/4 de 7

20 de 106

UNIDAD RESPONSABLE

1

2

¿EXISTEN ANTECEDENTES?

O

2

1

ÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE

INICIO

2

1

DOCUMENTO O

RECIBE DOCTO. Y FICHA, REVISA Y CLASIFICA POR

ASUNTO, TEMA O MATERIA QUE CORRESPONDE AL

DOCUMENTO

FICHA

2

1

DOCUMENTO O

IDENTIFICA LA CLAVE DE LA UNIDAD RESPONSABLE, DE ACUERDO AL ÁMBITO DE

COMPETENCIA DE ÉSTA EN EL CATÁLOGO DE CLAVES

FICHA

2

1

DOCUMENTO O

ANOTA LA CLAVE EN LAS COPIAS DE LA FICHA Y EN

LA PARTE SUPERIOR DERECHA DEL DOCUMENTO

FICHA

2

1

DOCUMENTO O

INVESTIGA EN LOS CATÁ- LOGOS DE LA U. R. SI EXIS- TEN ANTECEDENTES DEL

DOCUMENTO EN CUESTIÓN

FICHA

1

2

1

DOCUMENTO O

ANOTA EN PIEZAS LOS NÚ- MEROS IDENTIFICADORES DEL EXPEDIENTE Y TURNA

FICHA

2

1

DOCUMENTO O

PROCEDE A CATALOGAR EL DOCUMENTO Y

ELABORA UNA TARJETA PROVISIONAL CON DATOS

DE CATALOGA- CIÓN Y APERTURA

FICHA

ACTIVIDAD 1 DEL PROC. 3/1

TARJETA

1 O

2

1

DOCUMENTO O

ANOTA EN DOCUMENTO Y FICHAS EL NÚMERO IDEN- TIFICADOR DEL NUEVO EX-

PEDIENTE

FICHA

TARJETA

1 O

2

1

DOCUMENTO O

REVISA Y CONFRONTA LOS DATOS DE LA TARJETA

PROVISIONAL CON LOS DEL DOCTO. A CATALOGAR

FICHA

TARJETA

1

O

2

1

DOCUMENTO O

TURNA DOCUMENTO Y FICHA DE CONTROL AL

ÁREA DE CORRESPONDEN- CIA

FICHA

TARJETA

1

TARJETA O

INTEGRA COPIA DE TAR- JETA PROVISIONAL EN EL

CATÁLOGO-INVENTARIO DE LA UNIDAD PARA LLEVAR

SU CONTROL

TARJETA O

ELABORA CÉDULAS DE IN- VENTARIO Y REFERENCIA, ASÍ COMO MARBETES DEL

NUEVO EXPEDIENTE

CÉD. INV.

CÉD. REF.

MARBETE

TARJETA 1

DESTRUYE COPIA DE TAR- JETA PROVISIONAL Y COLO- CA CÉDULAS CATALOGRÁ- FICAS EN EL CATÁLOGO-

INVENTARIO

CÉD. INV.

CÉD. REF.

MARBETE

TARJETA O

ADHIERE MARBETES SEGÚN CORRESPONDA EN

LAS CARPETAS RESPECTIVAS Y DESTRUYE

ORIGINAL DE TARJETA PROVISIONAL

MARBETE

CARPETA

MANTIENE CARPETAS ORDENADAS Y SEPARADAS DEL CUERPO DEL ARCHIVO


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14


SÍ NO

X

X

PROCEDIMIENTO:CLASIFICACIÓN, CATALOGACIÓN Y APERTURA DE

EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE

PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIÓN, CATALOGACIÓN Y APERTURA DE

EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE




FECHA DE RECEPCIÓN


(4)

FECHA DE RECEPCIÓN

DÍA MES (6)

AÑO

(7)


ASUNTO:

(5)


CLASIFICACIÓN (9)

TÚRNESE A: (10)

RESPUESTA

REQUERIDA

DÍA MES (11)

AÑO

REAL

DÍA MES (12)

AÑO

ACUERDO:


RESOLUCIÓN FINAL:

(17)


DÍA MES (15)

AÑO

(16)


UCC-1



INSTITUTO


Hoja: 2/5 de 7

21 de 106











(3) Unidad Destinataria: Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.



(6) Fecha de Recepción: Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le diri-ge el documento.




Hoja: 2/6 de 7

22 de 106







(15) Fecha de Recepción Día, mes y año en la que el área tramitadora recibe el documen- del Área Tramitadora: to para su atención,


(17) Resolución Final: El número de oficio de atención, en el caso de que haya respuesta, o extracto breve del resultado del trámite desarrolla-do.

Hoja: 2/7 de 7

23 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE NACIONAL De:

OBJETIVO

Llevar un efectivo seguimiento y control de la documentación de las unidades responsables del Instituto para el correcto y oportuno desahogo de los trámites y asuntos de su competencia.

FUNDAMENTO LEGAL







− Las unidades responsables deberán mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo.

− En las unidades responsables se deberá integrar la base de datos para registrar las fichas de control de correspondencia en trámite, que tendrán anotado el tiempo máximo de gestión.

− Se deberá revisar diariamente en la base de datos de las fichas de control de correspondencia en trámite de la unidad responsable que no haya documentos no atendidos por las áreas tramitadoras en los plazos establecidos, a efecto de determinar oportuna y correctamente el tratamiento que corresponda a la documentación de acuerdo con su utilidad administrativa inmediata.

− Los documentos captados por la unidad responsable deberán ser integrados rápida y correctamente al expediente respectivo, una vez liberados por las áreas que se encargaron de gestionarlos.

Hoja: 3/1 de 9

24 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL


1. Recibe el documento y las dos copias de la ficha de control de correspondencia en trámite y solicita al área competente de la unidad responsable las instruc ciones para trámite.

RESPONSABLE DE INSTRUCCIÓN TRÁ-MITE

2. Analiza el documento en cuestión, da instrucciones sobre el área de la unidad responsable a la que de-berá entregarse el documento, las modalidades de trámite y el tiempo máximo para la gestión res-pectiva.


3. Anota en las fichas de control de correspondencia en trámite las instrucciones proporcionadas respecto al área tramitadora, el tiempo máximo de gestión y asienta también en la ficha, las indicaciones recibidas sobre las modalidades de trámite.

4. Separa las piezas por áreas tramitadoras, según el curso que deba dárseles y verifica si procede el trá-mite. ¿Procede el trámite?

5. No, recibe la instrucción de “archívese” o equivalente, desprende la copia 2 de la ficha de control de correspondencia en trámite, la integra al registro local de correspondencia y turna el documento para su archivación. Se conecta con la actividad número 1 del procedimiento de Análisis de Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

6. Sí, entrega el documento y las copias de la ficha al área tramitadora.

ÁREA TRAMITADO-RA DE LA UNIDAD RESPONSABLE

7. Recibe las piezas para su trámite, previa revisión, asienta en el lugar correspondiente de las fichas de control la fecha de recepción; desprende la copia 1 de la ficha de control de trámite, la firma en el sitio respectivo y entrega como constancia de recibo. Pasa a la actividad número 10.


8. Recibe del área tramitadora, debidamente requi-sitada la copia 1 de la ficha de control, la registra en la base de datos de control de asuntos pendientes de trámite, según el orden establecido.

Hoja: 3/2 de 9

25 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL


9. Revisa que no haya documentos no atendidos en el plazo establecido y archiva temporalmente la copia 1 de la ficha de control.


10. Verifica que la copia 2 se encuentre bien adherida al documento, procede a su atención y, en su caso, ela-bora documento de respuesta y entrega junto con la documentación fuente.

DOCUMENTO DE CONTESTACIÓN


11. Recibe del área tramitadora el documento que fue entregado para su trámite, acompañado por la copia 2 de la ficha de control respectiva, registra en la base de datos de control de asuntos pendientes de trámite la fecha de entrega, y en la ficha de control de trámite asienta la firma de descargo y entrega al área tramitadora.

BASE DE DATOS


12. Recibe la copia 1 de la ficha de control con la firma de descargo y archiva para su control.


13. Desprende la ficha de registro local del documento tramitado y la integra, según el orden establecido, en el registro local de correspondencia de entrada.

REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

14. Revisa el documento tramitado para su archivación, según proceda. ¿Hubo respuesta por parte del área tramitadora?

15. No, se remite directamente para su integración en el expediente correspondiente. Pasa a la actividad nú-mero 1 del procedimiento de Análisis de Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

16. Sí, remite el documento tramitado acompañado por una copia del documento de contestación para su integración al expediente correspondiente. Pasa a la actividad número 1 del procedimiento de Análisis de Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

Hoja: 3/3 de 9

26 de 106


NACIONAL

Hoja 3/4 de 9

27 de 106

PROCEDIMIENTO:CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

¿PROCEDE EL TRÁMITE?

UNIDAD RESPONSABLE

RESPONSABLE INSTRUCCIÓN TRÁMITE ÁREA TRAMITADORAÁREA DE CORRESPONDENCIA

INICIO

2

1

DOCUMENTO O

RECIBE DOCUMENTO Y CO- PIAS DE FICHA Y SOLICITA

INSTRUCCIONES PARA TRÁMITE

FICHAS

2

1

DOCUMENTO O

ANOTA EN LAS FICHAS LAS INSTRUCCIONES

RECIBIDAS

FICHAS

2

1

DOCUMENTO O

SEPARA LAS PIEZAS POR ÁREA TRAMITADORA Y

VERIFICA SI PROCEDE EL TRÁMITE

FICHAS

2

1

DOCUMENTO O

INTEGRA LA COPIA 2 DE LA FICHA AL REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA Y TURNA EL DOCUMENTO

PARA SU ARCHIVO

FICHAS


2

1

DOCUMENTO O

ANALIZA DOCUMENTO, SEÑALA MODALIDADES DE

TRÁMITE, ÁREA TRAMITADORA, TIEMPO DE

GESTIÓN Y ENTREGA

FICHAS

1

3

2

4

SÍ

NO 5

A

2

1

DOCUMENTO O

RECIBE, REGISTRA EN BASE DE DATOS LA FECHA

DE ENTREGA Y EN LA COPIA 1 DE LA FICHA FIRMA DE DESCARGO Y ENTREGA


NACIONAL

Hoja 3/5 de 9

28 de 106


UNIDAD RESPONSABLE


2

1

DOCUMENTO O

ENTREGA EL DOCUMENTO Y LAS COPIAS DE LA FICHA

AL ÁREA TRAMITADORA

FICHAS

1

REGISTRA LOS DATOS DE LA FICHA EN LA BASE DE DATOS DE CONTROL DE

ASUNTOS PENDIENTES DE TRÁMITE

FICHA

2

DOCUMENTO O

DESPREN DEL DOCUMENTO LA COPIA 2

DE LA FICHA Y LA ARCHIVA EN EL REGIS- TRO LOCAL DE CORRES- PONDENCIA

DE ENTRADA

FICHA

2

1

DOCUMENTO O

REVISA, ANOTA EN FICHAS LA FECHA DE RECEPCIÓN,

FIRMA LA COPIA 1 DE LA FICHA COMO ACUSE Y

ENTREGA

FICHAS

A

1

REVISA QUE NO HAYA DOCUMENTOS SIN

ATENCIÓN Y ARCHIVA EN FORMA TEMPORAL LA

COPIA DE LA FICHA

FICHA

FICHAS

DOCTO.RESP.

DOCTO.

RESP.

B

1

DOCUMENTO O

PROCEDE A SU ATENCIÓN, EN SU CASO, ELABORA

RESPUESTA Y ENTREGA CON DOCUMENTOS

FUENTE

FICHAS

DOCTO.RESP.

1

RECIBE COPIA 1 DE LA FICHA CON LA FIRMA DE DESCARGO Y ARCHIVA

PARA SU CONTROL

FICHA

6 7

8

9

10

12

11

13


NACIONAL

Hoja 3/6 de 9

29 de 106


UNIDAD RESPONSABLE


DOCUMENTO O

REVISA EL DOCUMENTO TRAMITADO PARA SU

ARCHIVACIÓN Y VERIFICA SI HUBO RESPUESTA

B

DOCTO.RESP.

¿HUBO RESPUESTA DEL ÁREA

TRAMITADORA?

DOCUMENTO O

REMITE DOCUMENTO PARA QUE SEA INTEGRADO AL

EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE



DOCUMENTO O

REMITE DOCUMENTO TRAMITADO Y COPIA DE LA RESPUESTA PARA QUE SE

ARCHIVEN EN EL EXPEDIENTE RESPECTIVO

DOCTO.RESP.

14

SÍ

NO 15

16

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE




FECHA DE RECEPCIÓN


(4)

FECHA DE RECEPCIÓN

DÍA MES (6)

AÑO

(7)


ASUNTO:

(5)


CLASIFICACIÓN (9)

TÚRNESE A: (10)

RESPUESTA

REQUERIDA

DÍA MES (11)

AÑO

REAL

DÍA MES (12)

AÑO

ACUERDO:


RESOLUCIÓN FINAL:

(17)


DÍA MES (15)

AÑO

(16)


UCC-1



INSTITUTO


Hoja: 3/7 de 9

30 de 106











(3) Unidad Destinataria: Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.



(6) Fecha de Recepción: Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le diri-ge el documento.




Hoja: 3/8 de 9

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(15) Fecha de Recepción Día, mes y año en la que el área tramitadora recibe el documen- del Área Tramitadora: to para su atención,


(17) Resolución Final: El número de oficio de atención, en el caso de que haya respuesta, o extracto breve del resultado del trámite desarrolla-do.

Hoja: 3/9 de 9

32 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO ANÁLISIS DE TRÁMITE, EXPURGO Y GLOSA NACIONAL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO

Organizar y preservar en forma ordenada los antecedentes documentales de las gestiones realizadas por la unidad responsable para su efectivo aprovechamiento y consulta.

FUNDAMENTO LEGAL



− Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables.

− Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda. Artículos 3 fracción VII; 11 13, 17 y 18.

− Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Artículos 8 y 102





− Se deberán conservar todos los documentos oficialmente recibidos o generados por las unidades responsables de manera ordenada y organizada, ya sea en orden cronológico o por trámite.

− En el archivo sólo ingresarán documentos oficiales, captando íntegra y oportunamente los documentos recibidos o producidos por la unidad responsable en el curso de sus gestiones regulares, reuniendo sistemáticamente los antecedentes de los trámites.

− Dentro de las unidades responsables deberán existir catálogos completos y precisos de los expedientes que se encuentran en el acervo.

Hoja: 4/1 de 8

33 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO ANÁLISIS DE TRÁMITE, EXPURGO Y GLOSA NACIONAL DE DOCUMENTOS

− Todos los documentos que se integren a los archivos deberán estar perfectamente clasificados.

− Cada documento existente dentro del archivo deberá estar debidamente catalogado, ubicado en el sitio preciso que le corresponda y asegurado de manera adecuada.

− A los expedientes dados de baja dentro de los archivos de la unidad responsable se les deberá efectuar el expurgo correspondiente, que consistirá en el retiro de los documentos repetidos, copias fotostáticas excedentes o que no tienen ningún valor administrativo, legal y fiscal dentro de un expediente determinado.

− La conservación de la documentación activa se apegará a las necesidades y características del trámite de la propia unidad responsable.

Hoja: 4/2 de 8

34 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO ANÁLISIS DE TRÁMITE, EXPURGO Y GLOSA NACIONAL DE DOCUMENTOS De:











MÉTODOS


FUNCIONAL

ÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA UNIDAD RESPON- SABLE

1. Recibe los documentos que son remitidos para archivación, los analiza cuidadosamente para determinar si dan por terminado el asunto al que se refieren o si el asunto en cuestión no ha llegado a su término. ¿Está concluido el asunto?

2. Sí, retira del cuerpo del archivo el expediente al que corresponde el documento en cuestión, se cerciora de que su apreciación ha sido la correc-ta y localiza en el catálogo-inventario de la uni-dad responsable la cédula correspondiente al expediente.

EXPEDIENTE

3. Asienta en la portada de la carpeta respectiva y en la cédula correspondiente la anotación “baja parcial”, así como una breve justificación de tal determinación y la fecha en que se da por cerra-do el expediente; y deja la tarjeta en el lugar donde se encontraba.

4. Revisa el expediente concluido, retira las copias innecesarias de documentación duplicada que contenga, y lo remite al área de glosa de la uni-dad responsable.

CATÁLOGO INVENTA-RIO

ÁREA DE GLOSA DE LA UNIDAD RESPON SABLE

5. Verifica que los documentos que contiene estén ordenados, integra el nuevo documento en el lu-gar respectivo, asegura el expediente, completa la foliación del mismo y anota en el documento recién glosado el número que le corresponde dentro de la secuencia establecida.

6. Entrega los expedientes de baja parcial al área de archivo de trámite de la propia unidad res-ponsable para que se les dé el curso correspon-diente, así como los expedientes para su reinte-gración en el archivo de la unidad responsable.

ÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA UNIDAD RESPONSA BLE

7. Recibe los expedientes por integrar al archivo de la unidad responsable, revisa que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, localiza el lugar exacto que le co-rresponde, de acuerdo con su

Hoja: 4/3 de 8

35 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL

clasificación en el cuerpo del archivo y los coloca precisamente en ese sitio.


8. No, turna la pieza para su glosa en el expediente respectivo.

ÁREA DE GLOSA DE LA UNIDAD RESPON SABLE

9. Recibe los documentos que deben integrarse a los expedientes activos que les correspondan, localiza la carpeta respectiva, sea que se con-serve dentro del cuerpo del archivo, en caso de documentos que cuentan con antecedentes, o que se dé inicio a expediente. ¿Se inicia expediente?

10. Sí, toma la carpeta que conserva para la integra-ción del documento de apertura del expediente y asegura en ella la pieza en cuestión y procede a su foliación.

11. No, localiza el expediente correspondiente al do-cumento por glosar. ¿Está prestado el expediente?

CARPETA

12. Sí, toma la carpeta supletoria respectiva, coloca en ella la pieza en cuestión y la devuelve al lugar en donde estaba.

13. No, retira el expediente y verifica que los docu-mentos que contiene estén ordenados, integra el nuevo documento en el lugar respectivo, asegu-ra el expediente, completa la foliación del mismo y anota en el documento recién glosado el nú-mero que le corresponde dentro de la secuencia establecida.

14. Entrega los expedientes para su reintegración en el archivo de la unidad responsable.

CARPETA SUPLETO-RIA

ÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA UNIDAD RESPON-SABLE

15. Recibe los expedientes por integrar al archivo de la unidad responsable, revisa que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, localiza el lugar exacto

Hoja: 4/4 de 8

36 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL

que le co-rresponde, de acuerdo con su clasificación en el cuerpo del archivo y los coloca precisamente en ese sitio.

Hoja: 4/5 de 8

37 de 106


NACIONAL

Hoja 4/6 de 8

38 de 106

PROCEDIMIENTO:ANÁLISIS DE TRÁMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS

C

DOCTO. TRAM.

ANALIZA PIEZAS RECIBIDAS PARA ARCHIVO Y DETER-

MINA SI SE DA POR CONCLUIDO EL ASUNTO

C

DOCTO. TRAM.

RETIRA EXPEDIENTE DEL ARCHIVO Y LOCALIZA CÉ- DULA RESPECTIVA EN EL CATÁLOGO-INVENTARIO

DOCTO.

ENTREGA EXPEDIENTES DE BAJA PARCIAL PARA QUE

SE LES DÉ EL CURSO RES- PECTIVO Y EXPEDIENTES

PARA ARCHIVO

EXPEDIENTE

ÁREA DE GLOSAÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE

INICIO

DOCTO.RESP.

¿ESTÁ CONCLUIDO EL ASUNTO?

RESP.

EXPED.

CÉDULA

C

DOCTO. TRAM.

ANOTA EN PORTADA DE CARPETA Y CÉDULA "BAJA PARCIAL", ASÍ COMO JUS- TIFICACIÓN Y FECHA DE BAJA Y ARCHIVA CÉDULA

DOCTO.RESP.

EXPED.

CÉDULA

C

DOCTO. TRAM.

REVISA EXPEDIENTE, LO EXPURGA Y LO REMITE

PARA SU GLOSA

DOCTO.RESP.

EXPED.

C

DOCTO. TRAM.

VERIFICA EL ORDEN DEL EXPEDIENTE, INTEGRA Y ASEGURA DOCUMENTO, FOLIA Y ANOTA NÚMERO

CORRESPONDIENTE

DOCTO.RESP.

EXPED.

B

A

2

3

4

5

6

SÍ

1

NO

UNIDAD RESPONSABLE


NACIONAL

Hoja 4/7 de 8

39 de 106


UNIDAD RESPONSABLE

EXP. BAJA PARCIAL

REVISA QUE ESTÉN BIEN GLOSADOS, COMPLETOS Y

EN BUEN ESTADO Y ARCHIVA CON BASE A

CLASIFICACIÓN


EXPEDIENTE

EXPED.

A

FIN

B

C

DOCTO. TRAM.

ENTREGA PIEZAS PARA SU GLOSA EN EL EXPEDIENTE

CORRESPONDIENTE

DOCTO.RESP.

C

DOCTO. TRAM.

RECIBE DOCUMENTOS ACTIVOS PARA SU GLOSA Y

REVISA SI HAY ANTECE- DENTES O SE ABRE

EXPEDIENTE

DOCTO.RESP.

¿SE INICIA EXPEDIENTE?

C

DOCTO. TRAM.

TOMA CARPETA PARA ABRIR EXPEDIENTE, ASEGURA PIEZAS Y

PROCEDE A FOLIARLO

DOCTO.RESP.

C

DOCTO. TRAM.

LOCALIZA EL EXPEDIENTE DEL DOCUMENTO POR

GLOSAR

DOCTO.RESP.

CARP. SUP.

C

DOCTO. TRAM.

TOMA CARPETA SUPLE- TORIA, INTEGRA DOCU-

MENTOS Y LA COLOCA EN SU LUGAR

DOCTO.RESP.

¿ESTÁ PRESTADO EL EXPEDIENTE?

C

7

9

10SÍ

NO

8

11

NO

SI 12


NACIONAL

Hoja 4/8 de 8

40 de 106


UNIDAD RESPONSABLE


C

EXPED.

C

DOCTO. TRAM.

RETIRA EXPEDIENTE, REVISA QUE ESTÉ

ORDENADO, ASEGURA DOCUMENTOS Y

COMPLETA FOLIACIÓN

DOCTO.RESP.

ENTREGA LOS EXPEDIEN- TES PARA SU REINTEGRA- CIÓN AL ARCHIVO DE LA UNIDAD RESPONSABLE

EXPEDIENTE

RECIBE Y REVISA QUE ESTÉN BIEN GLOSADOS,

INTEGRA EN ARCHIVO CON BASE EN CLASIFICACIÓN

EXPEDIENTE

FIN

13

1415

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES ACTIVOS NACIONAL De:

OBJETIVO

Brindar el apoyo informativo indispensable a los órganos que conforman a la unidad responsable, así como a personas externas a ella que lo soliciten para la correcta y oportuna atención de las actividades cotidianas.

FUNDAMENTO LEGAL

− Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 47 fracción IV.

− Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo 20.





− Todos los expedientes que se encuentren archivados en la unidad responsable estarán a disposición de las diversas áreas de ésta, que los podrán recibir en préstamo, previa autorización y presentación del vale de préstamo debidamente requisitado.

− Ningún expediente podrá ser prestado sin que se realice la certificación de la identidad del solicitante y sobre la procedencia de la petición.

− El préstamo de expedientes se deberá realizar únicamente si el vale de préstamo correspondiente esta correctamente requisitado, con el objeto de garantizar su recuperación una vez concluido el plazo de consulta.

− En el vale de préstamo deberá estar anotado el nombre de la instancia solicitante; el nombre de la persona que recibe bajo su responsabilidad el expediente solicitado; la fecha en que se solicita el expediente en préstamo; el asunto al que se refiere el expediente; la clave de identificación del expediente; la fecha de devolución y deberá estar firmado autográficamente.

− Se deberá revisar constantemente el registro de expedientes en préstamo para verificar si hay expedientes con atraso en la entrega para proceder a su recuperación.

Hoja: 5/1 de 11

41 de 106


− Cuando un expediente prestado es devuelto se deberá verificar que viene completo y en buen estado, de no ser así se llevará a cabo el reclamo correspondiente y, en su caso, para que se apliquen las sanciones legales o administrativas correspondientes.

Hoja: 5/2 de 11

42 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL

SOLICITANTE 1. Solicita el préstamo de expediente(s) del archivo de la unidad responsable y presenta identificación vigen-te y oficial.

IDENTIFICACIÓN

ÁREA DE PRÉSTA-MO DE LA UNIDAD RESPONSABLE

2. Efectúa las certificaciones, respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia de la petición del préstamo de expediente(s) del archivo. ¿Procede el préstamo?

3. No, indica al solicitante las razones por las que no se le puede prestar el expediente solicitado y devuelve identificación.

SOLICITANTE 4. Recibe indicaciones sobre las razones por las que no le prestaron el expediente y conserva su identifica-ción.


5. Sí, entrega vale de préstamo al solicitante para que sea requisitado en original y copia.

VALE DE PRÉSTAMO (FORMATO UDT-1)

SOLICITANTE 6. Recibe el vale de préstamo, lo requisita en original y copia y lo entrega al área de préstamo de la unidad responsable.


7. Revisa que tanto el original como la copia del vale de préstamo se encuentre debidamente requisitado y busca el expediente(s) requerido(s) dentro del acer-vo. ¿Se encuentra el expediente en el acervo?

8. No, efectúa las investigaciones procedentes respecto a su ubicación en el registro de expedientes en prés-tamo por si se encuentra prestado y en el catálogo-inventario por si ha sido transferido a otra unidad responsable.

CATÁLOGO-INVENTA-RIO

9. Cancela el original y la copia del vale de préstamo, le brinda al solicitante toda la orientación necesaria pa-ra facilitar su acceso al expediente(s) requerido(s) y devuelve cancelados al solicitante el original y la copia del vale de préstamo.

SOLICITANTE 10. Recibe original y copia del vale cancelados y procede de acuerdo a las indicaciones.

Hoja: 5/3 de 11

43 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL


11. Sí, retira el expediente(s) de su sitio y en el mismo lugar coloca una carpeta supletoria, en cuyo interior deja el original del vale de préstamo correspondiente al expediente(s) retirado(s), anota previamente en el original y la copia del vale, el número de fojas con que cuenta el expediente en cuestión.

12. Entrega al solicitante del préstamo el expediente(s) requerido(s), le pide que tome nota de la fecha de devolución establecida; integra la copia del vale de préstamo en el registro de expedientes en préstamo, mismo que revisará para determinar si algún expe-diente no fue devuelto en el plazo establecido.

REGISTRO DE EXPE-DIENTES EN PRÉSTAMO

SOLICITANTE 13. Recibe el expediente(s) solicitado(s), lo consulta, en-trega dentro del plazo establecido.


14. Recibe el expediente y verifica que se encuentre completo y en buen estado.

15. Localiza dentro del registro de expedientes en préstamo la copia del vale de préstamo correspon-diente, y dentro del acervo el lugar que corresponda al expediente devuelto, retira la carpeta supletoria respectiva, saca de la carpeta el original del vale de préstamo y anota la fecha de devolución del expe-diente.

16. Cancela el original y la copia del vale de préstamo, firma como acuse de recibo en el original y entrega.

SOLICITANTE 17. Verifica la cancelación del original y la copia del vale de préstamo respectivo, recibe y conserva el original como factor de descargo.


18. Integra la copia del vale cancelada en el registro de expedientes prestados siguiendo el orden de clasi-ficación del expediente respectivo y verifica si se recibieron durante el préstamo más documentos rela-tivos al expediente. ¿Existen documentos por glosar?


19. Sí, turna para su glosa el expediente devuelto con los documentos recibidos. Se conecta con la actividad número 11 del procedimiento de Análisis de

Hoja: 5/4 de 11

44 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL

Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

20. No, se archiva el expediente en el lugar respectivo.

Hoja: 5/5 de 11

45 de 106


NACIONAL

Hoja 5/6 de 11

46 de 106

PROCEDIMIENTO:PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES ACTIVOS

A

O

SOLICITA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE Y PRESENTA

IDENTIFICACIÓN VIGENTE Y OFICIAL

IDENTIFICACIÓN

O

RECIBE INDICACIONES POR LAS QUE NO PROCEDE EL PRÉSTAMO Y CONSERVA

IDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN

INICIO

O

EFECTÚA CERTIFICACIÓN DE IDENTIDAD Y ORIGEN

DE LA PETICIÓN DEL PRÉSTAMO

IDENTIFICACIÓN

¿PROCEDE EL PRÉSTAMO?

O

INDICA RAZONES POR LAS CUALES NO PUEDE

PRESTAR EXPEDIENTE Y DEVUELVE IDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN

1

VALE PRÉSTAMO O

ENTREGA VALE DE PRÉSTAMO EN ORIGINAL Y

COPIA PARA QUE SEA REQUISITADO

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE DE PRÉSTAMO, LO REQUISITA

ENTREGA

1

VALE PRÉSTAMO O

REVISA QUE ESTÉ BIEN REQUISITADO EL VALE Y

LOCALIZA EXPEDIENTE EN EL ACERVO

¿SE ENCUENTRA EL EXPEDIENTE EN EL

ACERVO?

B

SOLICITANTEUNIDAD RESPONSABLE

ÁREA DE PRÉSTAMO

1 2

34

6

5

7

NO SÍ

SÍ

NO


NACIONAL

Hoja 5/7 de 11

47 de 106


1VALE

VALE PRÉSTAMO O

RETIRA EXPEDIENTE, ANO- TA EN VALE EL NÚMERO DE FOJAS Y COLOCA CARPETA

SUPLETORIA CON ORIGINAL DEL VALE EN SU

LUGAR

CARPETASUPLET.


ÁREA DE PRÉSTAMO

A

1

VALE PRÉSTAMO O

EFECTÚA LAS INVESTI- GACIONES EN EL

REGISTRO DE EXPEDIENTES EN

PRÉSTAMO Y EN EL CATÁLOGO-INVENTARIO

1

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA VALE DE PRÉSTAMO, LO DEVUELVE AL SOLICITANTE Y LE DA

INDICACIONES AL RESPECTO

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE INFORMACIÓN Y VALE DE PRÉSTAMO

CANCELADO Y PROCEDE DE ACUERDO A INSTRUCCIONES

BACTIVIDAD 1 DEL PROC. 8/1

PRÉSTAMO

VALE PRÉSTAMO 1

ENTREGA EXPEDIENTE, INDICA FECHA DE DEVO-

LUCIÓN E INTEGRA COPIA DEL VALE EN EL REGISTRO

DE EXP. EN PRÉSTAMO

EXPEDIENTE

RECIBE EXPEDIENTE, LO CONSULTA Y DEVUELVE EN

LA FECHA ESTABLECIDA

EXPEDIENTE

RECIBE EXPEDIENTE, REVISA QUE ESTÉ

COMPLETO Y EN BUEN ESTADO

EXPEDIENTE

C

8

10 9

11

12

13

14

XX

XX


NACIONAL

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48 de 106



ÁREA DE PRÉSTAMO

C

1

VALE PRÉSTAMO O

LOCALIZA COPIA DEL VALE EN EL REGISTRO DE EXPE- DIENTES EN PRÉSTAMO Y CARPETA SUPLETORIA Y

ANOTA FECHA DE DEVOLUCIÓN

1

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA ORIGINAL Y COPIA DEL VALE, FIRMA DE

ACUSE EN ORIGINAL Y ENTREGA

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE ORIGINAL DEL VALE CANCELADO COMO

DESCARGO Y CONSERVA

D


VALE PRÉSTAMO 1

INTEGRA LA COPIA DEL VALE CANCELADO EN EL REGISTRO DE EXPEDIEN- TES EN PRÉSTAMO, Y RE- VISA SI HAY DOCTOS. POR

GLOSAR

EXPEDIENTE

TURNA EL EXPEDIENTE Y LOS DOCUMENTOS

RECIBIDOS PARA SU GLOSA

EXPEDIENTE

15

17 16

¿EXISTEN DOCUMENTOS POR

GLOSAR?

18

19

NO

SÍ


NACIONAL

Hoja 5/9 de 11

49 de 106



ÁREA DE PRÉSTAMO

D

FIN

ARCHIVA EXPEDIENTE EN LUGAR

CORRESPONDIENTE

EXPEDIENTE

20

PROCEDIMIENTO:

PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES ACTIVOS

VALE DE PRÉSTAMO

(1)

ÁREA SOLICITANTE VALE AL ARCHIVO

POR EL EXPEDIENTE: (3) (ASUNTO DE QUE TRATA)

(4) FOJAS (5)

(CLAVE Y NÚMERO DE EXPEDIENTE) DÍA MES (6) AÑO DÍA MES (7) AÑO

FECHA DE SOLICITUD FECHA DE DEVOLUCIÓN (8) (9)

FIRMA DE AUTORIZACIÓN NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE

(2)

UDT-1

INSTITUTO


Hoja: 5/10 de 11

50 de 106


VALE DE PRÉSTAMO

Objetivo: Asegurar que los expedientes activos y que fueron pres-tados, sean devueltos completos y en forma oportuna al ar-chivo de trámite de la unidad responsable para evitar pér-didas y sustracciones de la documentación que los integra.

Clave de Control: UDT-1

Elabora: Las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacio-nal.

Fuente de Datos: Expedientes activos de las unidades responsables.

Número de Tantos: Dos, original y copia.


(1) Área Solicitante: Identificación oficial del área de la unidad responsable o de la dependencia solicitante.

(2) Vale al Archivo: Identificación oficial del área responsable a que se solicita el expediente en préstamo.

(3) Por el Expediente: Identificación del asunto de que trate el expediente solicita-do.

(4) Clave y Número de Clave de clasificación y número de identificación del expe-Expediente: diente solicitado.

(5) Fojas: Total de hojas que integran el expediente solicitado.

(6) Fecha de Solicitud: Día, mes y año en que se entrega el expediente al solicitante del préstamo.

(7) Fecha de Devolución: Día, mes y año máxima en que deberá ser devuelto el expediente por el solicitante del préstamo.

(8) Firma de Autorización: Firma del funcionario de la unidad responsable solicitante que se encuentre registrado para autorizar el préstamo de expedientes.

(9) Nombre y Firma del Nombre y firma del empleado que físicamente recibe el Empleado que Recibe: expediente bajo su responsabilidad.

Hoja: 5/11 de 11

51 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA, NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE De:

DE SALIDA

OBJETIVO

Distribuir la documentación generada por la unidad responsable para garantizar que sea recibida oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación intra y extrainstitucional.

FUNDAMENTO LEGAL







− Se procurará que los documentos entregados por las áreas tramitadoras cumplan con los siguientes requisitos:

Que esté formulada en papel con sello o membrete oficial;

Que en el ángulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la unidad responsable, del área remitente y el número de oficio;

Que la fecha de la comunicación sea actual;

Que los datos del destinatario estén escritos en forma correcta y completa;

Que el original esté firmado autográficamente, indicando de manera precisa y completa el nombre y el cargo del servidor público remitente;

Que las copias dirigidas estén debidamente marcadas, completas y firmadas autográficamente;

Que se anexen tres copias adicionales para expeditación y control, llevando estampado el facsímil correspondiente;

Hoja: 6/1 de 20

52 de 106


DE SALIDA

Que si llevan la anotación de anexos en el margen izquierdo, éstos se encuentren completos y bien adheridos, si se anexan expedientes o legajos, se indicará al margen de la comunicación el número de fojas de cada uno y si son documentos con valores se anotarán los datos necesarios para su identificación;

Que si se menciona la remisión de objetos voluminosos, éstos vayan debidamente empacados, y con la anotación al margen de la comunicación respectiva “paquete por separado”;

Que las piezas que se reciben bajo cubierta lleven inscritos los datos del remitente, la dirección completa del destinatario, el contenido y el sello oficial;

Que si se desea algún servicio en especial para el despacho de las piezas éstas lleven inscrito el nombre de la clase de servicio (urgente, confidencial, correo aéreo, etcétera); y

Que si la pieza por despachar es contestación a algún documento tramitado, ésta acompañe a la pieza en cuestión, la cual llevará en el ángulo superior derecho, además de los datos ya señalados, el número identificador del expediente a que corresponde el documento.

− Las unidades responsables establecerán un registro local de la correspondencia de salida generada por los órganos de la misma.

− El servicio de despacho de correspondencia de salida se efectuará con la máxima agilidad y control en la tramitación y entrega de los documentos despachados, aplicando los recursos existentes en la distribución de la documentación oficial que la unidad responsable genere en el desarrollo de sus actividades.

− Para el control de la documentación de salida se utilizará numeración sucesiva para toda la unidad responsable o, en su caso, del órgano respectivo, en series que se iniciarán cada año.

− En el despacho de la correspondencia se deberá elaborar la factura de correspondencia de salida, en donde se asentarán los datos de las piezas recibidas en un periodo determinado de acuerdo con la vía de despacho y en donde se anotará lo siguiente:

Denominación de la dependencia destinataria;

Fecha de elaboración y número de folio de la factura;

Numeración por pieza facturada;

Número de registro de salida de cada pieza;

Cargo y nombre del destinatario;

Hoja: 6/2 de 20

53 de 106


DE SALIDA

Domicilio de la dependencia destinataria;

Número total de piezas facturadas; e

Importe de franqueo por pieza y total.

− En el caso de las unidades responsables foráneas deberán, además de la señalada en el párrafo anterior, elaborar la factura de correspondencia por valija en donde anotarán los datos de las piezas de salida dirigidas a las Oficinas Centrales del Instituto en un periodo determinado y que contendrá:

La Entidad Federativa en que se encuentran ubicadas las Oficinas Centrales;

Nombre y dirección exacta del Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa.

Número de remesa;

Fecha de recepción de las piezas de salida;

Número de registro de la documentación que se despacha;

Nombre del área tramitadora de la unidad responsable que envía la documentación;

Numeración por pieza facturada;

Número de anexos, especificando si se trata de valores o sobres cerrados; y

Número de guía otorgada por el servicio de transporte

− Toda la correspondencia que se entregará a un mismo receptor deberá facturarse junta, independientemente de la localización de su destinatario, al igual que las que se remiten por los servicios de transporte; en cambio, la correspondencia exterior local que se despacha por mensajero de la propia unidad se facturará de acuerdo a la dependencia destinataria.

Hoja: 6/3 de 20

54 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA, NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA De:

DE SALIDA


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA DIRECTOR ADMINISTRATIVO

ING. BENJAMIN LÓPEZ SOLANO JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y

MANTENIMIENTO.






MÉTODOS


FUNCIONAL


1. Entrega la pieza de correspondencia para su despa-cho.

DOCUMENTO


2. Recibe la pieza que le es entregada para su despa-cho por el área tramitadora de la unidad responsable y verifica que la documentación cumpla con los requisitos establecidos. ¿Requisitos correctos?

3. No, turna al área tramitadora para que realice las mo-dificaciones pertinentes.


4. Recibe la correspondencia de salida, realiza las ade-cuaciones necesarias y entrega. Se conecta con la actividad número 2.


5. Sí, estampa en el original y las copias del documento de salida el sello o firma oficial de la unidad res-ponsable, entrega al área tramitadora una de las co-pias como acuse de recibo, en el caso de que la pie-za por despachar sea un paquete voluminoso se o-torgará el acuse de recibo en la factura que presente el solicitante del servicio.


6. Recibe copia del documento de salida como acuse de recibo y archiva.


7. Verifica si el documento da respuesta a otro recibido y tramitado en la unidad responsable. ¿Da respuesta a otro?

8. No, inicia una comunicación de la unidad respon-sable, clasifica y anota en el documento original y sus copias los números identificadores de la unidad do-cumental e integra una copia en el expediente res-pectivo.

9. Sí, registra en la base de datos de control de asuntos pendientes de trámite la fecha de respuesta, como descargo del asunto.

ÁREA DE CORRES- 10. Separa la correspondencia de salida de acuerdo al

Hoja: 6/4 de 20

55 de 106


DE SALIDA






MANTENIMIENTO.






MÉTODOS


FUNCIONAL

PONDENCIA DE LA UNIDAD RESPONSA BLE

carácter de servicio (ordinario, urgente, confidencial, con valores y riesgos) y la vía de despacho (correo, telégrafo, servicio de transporte terrestre o aéreo, va-lija, mensajero).

11. Asienta en la pieza de salida, mediante sello, la iden-

tificación establecida respecto a la clase de servicio a utilizar (entrega inmediata, correo aéreo, certificado, ordinario, etc.)

12. Imprime en la pieza de salida el número de folio correspondiente, de acuerdo a la numeración suce-siva, integra la copia sobrante de la pieza en el regis-tro local de correspondencia de salida de la unidad responsable.

REGISTRO LOCAL DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

13. Verifica si la documentación será enviada por valija. ¿Envío por valija?

14. No, elabora en original y copia la factura de corres-pondencia de salida, asentando los datos de las pie-zas de salida recibidas en un periodo dado, de acuer-do a la vía de despacho, excepto las que se envían por valija.

FACTURA DE CO-RRESPONDENCIA DE SALIDA (FORMATO UCC-3)

15. Sí, elabora la etiqueta identificadora y la factura de correspondencia por valija, en original y dos copias; y revisa si el envío implica costo de franqueo. ¿Tiene costo el envío?.

FACTURA DE CO-RRESPONDENCIA POR VALIJA (FORMATO UCC-4) ETIQUETA IDENTIFI-CADORA

16. No, entrega la documentación y factura respectiva.

MENSAJERO 17. Recibe de conformidad las piezas por despachar, previo examen del material, firma autográficamente el original y la copia de la factura respectiva y anota en el lugar correspondiente la fecha y la hora en la que los documentos le son entregados para su despacho.

18. Conserva el original de la factura y devuelve la copia como acuse de recibo.

ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LA

19. Recibe copia de la factura, la conserva para su con-trol en el registro de distribución y verifica que no ha-

Hoja: 6/5 de 20

56 de 106


DE SALIDA






MANTENIMIENTO.






MÉTODOS


FUNCIONAL

UNIDAD RESPONSA BLE

ya documentos demorados en su entrega.

MENSAJERO 20. Entrega directa y exclusivamente a la dependencia respectiva o al órgano oficial de manejo de corres-pondencia acreditado en el caso de destinatarios aje-nos a la Administración Pública.

DESTINATARIO 21. Recibe correspondencia y revisa que esté correcta. ¿Está correcta?

22. No, devuelve documentos y el original de la factura.

23. Sí, imprime sello y/o firma en el original de la factura y entrega.

MENSAJERO 24. Recibe la factura original sellada y/o firmada y, en su caso, la factura y los documentos devueltos y entre-ga.


25. Recibe las facturas de la correspondencia despacha-da y entregada y verifica si hay documentación de-vuelta. ¿Hay documentos devueltos?

26. Sí, analiza los motivos por los cuales no fue recibida en despacho, efectúa los ajustes necesarios y entre-ga. Se conecta con la actividad número 2.

27. No, integra la factura original debidamente sellada y/o firmada en forma definitiva en el control de des-pacho de correspondencia y la copia la entrega al mensajero como constancia de la entrega.

MENSAJERO 28. Recibe copia de la factura como descargo de la do-cumentación despachada y entregada.


29. Sí, Tasa las piezas de salida de acuerdo con la tarifa vigente por el medio a utilizar, la clase de servicio y su peso, franquea y verifica si es por valija. ¿Envío por valija?

30. No, anota en la factura de correspondencia de salida el importe del franqueo de cada pieza, así como el total del gasto implicado por el despacho de todas

Hoja: 6/6 de 20

57 de 106


DE SALIDA






MANTENIMIENTO.






MÉTODOS


FUNCIONAL

las piezas amparadas por la factura y entrega documen-tación y factura.


31. Sí, recaba la firma de visto bueno del responsable del envío de la correspondencia en la factura, coloca dentro de la valija las piezas a despachar y una de las copias de la factura.

32. Elabora y coloca la etiqueta identificadora, así como el candado de la valija, revisa que quede bien cerra-da y entrega.

MENSAJERO 33. Recibe de conformidad las piezas y la valija por des-pachar, previo examen del material, firma autográfi-camente el original y la copia de la factura respectiva y anota en el lugar correspondiente la fecha y la hora en la que los documentos le son entregados para su despacho.

34. Devuelve la copia y conserva el original de la factura.


35. Recibe copia de la factura, la conserva para su control en el registro de distribución y verifica que no haya documentos demorados en su entrega.

MENSAJERO 36. Entrega la correspondencia de salida a los recep-tores de la misma.

SERVICIO DE TRANSPORTE

37. Recibe correspondencia por franqueo y/o valija, en-trega la guía(s) correspondiente(s) y el original de la factura debidamente sellada o firmada.

GUÍA

MENSAJERO 38. Recibe la(s) guía(s) y la factura original sellada y/o firmada, anota en ella la fecha y hora de entrega y devuelve al área de correspondencia de la unidad responsable.


39. Recibe la(s) factura(s) sellada(s) y/o firmada(s) y la(s) guía(s) de las piezas de envío, y telegrafía al destinatario los datos del envío.

DESTINATARIO

40. Recibe telegrama con datos de envío y conserva pa-ra cualquier aclaración.

Hoja: 6/7 de 20

58 de 106


DE SALIDA






MANTENIMIENTO.






MÉTODOS


FUNCIONAL


41. Archiva en el control de despacho de correspon-dencia la(s) factura(s) y la(s) guía(s) y la copia retira-da, firmada de visto bueno cuando hubo franqueo o gastos de transporte, la entrega al área de contabi-lidad para su registro.

Hoja: 6/8 de 20

59 de 106


NACIONAL

Hoja 6/9 de 20

60 de 106

PROCEDIMIENTO:RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO

Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

UNIDAD RESPONSABLE

ÁREA TRAMITADORA ÁREA CORRESPONDENCIA MENSAJERODESTINATARIO SERVICIO DE TRANSPORTE

INICIO

COPIAS

DOCUMENTO O

ENTREGA PIEZA DE CORRESPONDENCIA PARA

SU DESPACHO

COPIASCOPIAS

DOCUMENTO O

VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN POR

DESPACHAR CUMPLA CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS

COPIAS

1

¿REQUISITOS CORRECTOS?

COPIAS

DOCUMENTO O

TURNA PARA QUE SE REALICEN LAS

MODIFICACIONES

COPIASCOPIAS

DOCUMENTO O

REALIZA LAS ADECUACIONES

NECESARIAS Y ENTREGA

COPIAS

1

COPIAS

DOCUMENTO O

ESTAMPA EN EL ORIGINAL Y COPIAS DEL DOCUMENTO EL SELLO O FIRMA OFICIAL

Y ENTREGA UNA COPIA COMO ACUSE DE RECIBO

COPIAS

DOCUMENTO 1

RECIBE COPIA DEL DOCUMENTO DE SALIDA

COMO ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA

COPIAS

DOCUMENTO O

VERIFICA SI EL DOCUMENTO DA

RESPUESTA A OTRO RECIBIDO Y TRAMITADO EN LA UNIDAD RESPONSABLE

COPIAS

¿DA RESPUESTA A OTRO?

A B

1 2

34

56

7

SÍ

SÍ

NO

NO


NACIONAL

Hoja 6/10 de 20

61 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


DOCUMENTO O

INICIA UNA COMUNICACIÓN DE LA UNIDAD, CLASIFICA Y

ANOTA LOS NÚMEROS IDENTIFICADORES Y

ARCHIVA COPIA EN EL EXPEDIENTE RESPECTIVO

COPIAS

COPIAS

DOCUMENTO O

REGISTRA EN LA BASE DE DATOS DE CONTROL DE

ASUNTOS PENDIENTES DE TRÁMITE LA FECHA DE

RESPUESTA COMO DESCARGO DEL ASUNTO

COPIAS

COPIAS

DOCUMENTO O

IMPRIME EN LA PIEZA EL NÚMERO DE FOLIO

CORRESPONDIENTE E INTEGRA COPIA SOBRANTE EN EL REGISTRO LOCAL DE

CORRESPONDENCIA DE SALIDA

COPIAS

DOCUMENTO O

SEPARA LA CORRESPON- DENCIA DE SALIDA DE

ACUERDO AL CARÁCTER DE SERVICIO Y LA VÍA DE

DESPACHO

COPIAS

COPIAS

DOCUMENTO O

ASIENTA EN LA PIEZA DE SALIDA, MEDIANTE SELLO,

LA IDENTIFICACIÓN RESPECTO A LA CLASE DE

SERVICIO A UTILIZAR

COPIAS

C

A

2

B

3

8

9

10

11

12


NACIONAL

Hoja 6/11 de 20

62 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


DOCUMENTO O

VERIFICA SI LA DOCUMENTACIÓN SERÁ

ENVIADA POR VALIJA

COPIAS

DOCUMENTO O

ELABORA FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA CON LOS DATOS

DE LAS PIEZAS DE ACUERDO A LA VÍA DE

DESPACHO, A EXCEPCIÓN DE LAS DE VALIJA

E

C

¿ENVÍO POR VALIJA?

FACTURA

O Y 1

DOCUMENTO O

ELABORA ETIQUETA IDENTIFICADORA, FACTURA

DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA Y REVISA SI

IMPLICA COSTO

FACTURAO Y 2

ETIQUETA

¿TIENE COSTO EL ENVÍO?

D

DOCUMENTO O

ENTREGA LA DOCUMENTACIÓN Y

FACTURA RESPECTIVA

FACTURAO Y 2

ETIQUETA

DOCUMENTO O

RECIBE PIEZAS DE SALIDA, REVISA, FIRMA FACTURA, ANOTA FECHA Y HORA DE

RECEPCIÓN

FACTURAO Y 2

13

14

15

16 17

NO

SÍ

SÍ

NO


NACIONAL

Hoja 6/12 de 20

63 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


FACTURA 1

RECIBE COPIA DE LA FACTURA Y CONSERVA

PARA SU CONTROL EN EL REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN

D

¿HAY DOCUMENTOS DEVUELTOS?

RECIBE COPIA DE LA FACTURA COMO

DESCARGO DE LA DOCUMENTACIÓN

DESPACHADA Y ENTREGADA

FACTURA O

RECIBE LA FACTURA ORIGINAL FIRMADA Y/O

SELLADA Y, EN SU CASO, LOS DOCUMENTOS

DEVUELTOS Y ENTREGA

DOCUMENTO

19

DOCUMENTO O

CONSERVA EL ORIGINAL DE LA FACTURA Y DEVUELVE LA COPIA COMO ACUSE DE

RECIBO

FACTURAO

DOCUMENTO O

ENTREGA PIEZA DIRECTAMENTE AL

DESTINATARIO

FACTURAO

DOCUMENTO O

RECIBE CORRESPONDENCIA Y

REVISA QUE ESTÉ CORRECTA

FACTURAO

¿ESTÁ CORRECTA?

DOCUMENTO O

DEVUELVE DOCUMENTOS Y EL ORIGINAL DE LA

FACTURA

FACTURAO

DOCUMENTO O

IMPRIME SELLO Y/O FIRMA EN EL ORIGINAL DE LA FACTURA Y ENTREGA

FACTURAODEVUELTO O

FACTURA 1

FACTURA O

RECIBE LAS FACTURAS DE LA CORRESPONDENCIA

DESPACHADA Y ENTREGADA Y VERIFICA SI HAY DOCTOS. DEVUELTOS

DOCUMENTODEVUELTO O

ANALIZA LOS MOTIVOS POR LOS QUE NO FUERON

RECIBIDOS, EFECTÚA LOS AJUSTES NECESARIOS Y

ENTREGA

DOCUMENTO DEVUELTO O

1

FACTURA O

INTEGRA LA FACTURA DEBIDAMENTE SELLADA Y/O FIRMADA EN FORMA

DEFINITIVA EN EL CONTROL DE DESPACHO DE

CORRESPONDENCIA Y ENTREGA COPIA

1

18

20 21

22

2324

25

26

27 28

NO

SÍ

SÍ

NO


NACIONAL

Hoja 6/13 de 20

64 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


E

FACTURA O

RECIBE GUÍAS Y FACTURA CON ACUSE DE RECIBO Y

ENTREGA

GUÍA

RECIBE CORRESPONDENCIA POR

FRANQUEO Y/O VALIJA, FIRMA FACTURA COMO

ACUSE Y ENTREGA CON LA GUÍA

FACTURAO

¿ENVÍO POR VALIJA?

FACTURA O

ANOTA EN LA FACTURA DE CORRESPONDENCIA EL

IMPORTE DEL FRANQUEO Y ENTREGA

DOCUMENTOO

DOCUMENTO O

TASA LAS PIEZAS CON BASE A TARIFA VIGENTE

POR EL MEDIO A UTILIZAR, LA CLASE DE SERVICIO Y SU PESO, FRANQUEA Y

VERIFICA SI ES POR VALIJA

FACTURAO Y 2

ETIQUETA

DOCUMENTO O

REVISA PIEZAS Y VALIJA, FIRMA DE RECIBO Y ANOTA EN LA FACTURA LA FECHA

Y HORA DE RECEPCIÓN

FACTURAO Y 1

VALIJA

DOCUMENTO O

CONSERVA EL ORIGINAL DE LA FACTURA Y DEVUELVE

COPIA

FACTURA

O

VALIJA

DOCUMENTO O

ENTREGA LA CORRESPONDENCIA DE

SALIDA A LOS RECEPTORES

FACTURAO

VALIJA

GUÍA

DOCUMENTO O

RECABA VISTO BUENO EN LA FACTURA, COLOCA

DENTRO DE LA VALIJA LAS PIEZAS A DESPACHAR Y

UNA DE LAS COPIAS DE LA FACTURA

FACTURAO Y 2

VALIJA

GO Y 1

ELABORA ETIQUETA IDENTIFICADORA Y LA

COLOCA JUNTO CON EL CANDADO EN LA VALIJA Y ENTREGA BIEN CERRADA

FACTURA

VALIJA

29

30

31

32

33

34

36

37

F

38

SÍ

NO

2

2

2

ETIQUETA


NACIONAL

Hoja 6/14 de 20

65 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


F

GUÍA

ARCHIVA EN EL CONTROL DE DESPACHO DE

CORRESPONDENCIA LAS FACTURAS Y LAS GUÍAS

FACTURAO

FACTURA 1

CONSERVA COPIA DE LA FACTURA PARA SU

CONTROL EN EL REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE

CORRESPONDENCIA Y VERIFICA QUE NO HAYA DOCTOS. DEMORADOS

FACTURA O

RECIBE GUÍAS Y FACTURA, Y TELEGRAFÍA AL

DESTINATARIO LOS DATOS DEL ENVÍO

GUÍA

TELEGRAMA

G

TELEGRAMA

RECIBE TELEGRAMA CON LOS DATOS DEL ENVÍO Y

CONSERVA PARA CUALQUIER ACLARACIÓN

GUÍA

35

39 40

41

FIN

GUÍAS

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA,

FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

DEPENDENCIA DESTINATARIA (1) FOLIO (3)

VÍA DE DESPACHO (2) FECHA (4) DÍA MES AÑO

No. PIEZA

No. DE REGISTRO DE SALIDA

CARGO Y NOMBRE DEL DESTINATARIO

LOCALIZACIÓN DEL DESTINATARIO

IMPORTE FRANQUEO

(5) (6) (7) (8) (9)

(10)

PIEZAS FACTURADAS

TOTAL IMPORTE FRANQUEO (11)

UCC-3

(12)

FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN

(13)

NOMBRE Y FIRMA DEL MENSAJERO

(14)

FECHA Y HORA DE ENTREGA

(15)

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE

INSTITUTO


Hoja: 6/15 de 20

66 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA De:

DE SALIDA

FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Objetivo: Asegurar el despacho oportuno, completo y seguro de las piezas de correspondencia emitidas por las diversas unidades responsables del Instituto.



Fuente de Datos: Las piezas de correspondencia de salida.

Número de Tantos: Dos: original y copia.

Tamaño: 21.5X28 centímetros.

(1) Dependencia Destinataria: Nombre de la dependencia a la cual se remiten los documentos.

(2) Vía de Despacho: Identificación de la vía de despacho a utilizar (correo, intercambio gubernamental, entrega directa, etcétera).

(3) Folio: Número de folio de la factura, en serie que se iniciará con el año.

(4) Fecha: Fecha en que se elabora la factura.

(5) Número de Pieza: El número consecutivo de cada pieza facturada por cada factura.

(6) Número de Registro de Número de folio de salida de cada pieza. Salida:

(7) Cargo y Nombre del Nombre y cargo de la persona a la que va dirigida la pie- Destinatario: za.

(8) Localización del Destinatario: Domicilio de la entidad administrativa a que se envía la pieza, consignando la ciudad, estado o país de destino.

(9) Importe Franqueo: Costo, en su caso, del despacho de la pieza.

(10) Piezas Facturadas: Total de piezas amparadas por la factura.

(11) Total Importe Franqueo: Suma de los gastos de franqueo de las piezas despacha-das.

Hoja: 6/16 de 20

67 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA De:

DE SALIDA

(12) Fecha y Hora de Recepción: Fecha y hora en que recibe el mensajero las piezas para su despacho.

(13) Nombre y Firma del Nombre completo y firma autográfica de quien recibe las Mensajero: piezas para su distribución.

(14) Fecha y Hora de Entrega: Fecha y hora de entrega al destinatario o a la vía de despacho de las piezas facturadas.

(15) Nombre y Firma de Quien Nombre, sello y/o firma autógrafa de la instancia recepto- Recibe: ra.

Hoja: 6/17 de 20

68 de 106

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA,

FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

UNIDAD DESTINATARIA (1) No. FACTURA (4) DOMICILIO (2) No. REMISIÓN (5) ENTIDAD (3) FECHA (6) DÍA MES AÑO

FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA

No. PIEZA

No. REG. DOCUMENTO

FECHA DEL DOCUMENTO

UNIDAD REMITENTE

ANEXOS

(12)

PIEZAS FACTURADAS

NÚMERO DE GUÍA (13)

(14)

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE ENVIÓ POR VALIJA CERRADA

FECHA (15) DÍA MES AÑO

(16)

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE RECEPTOR DE LA VALIJA CERRADA

FECHA (17) DÍA MES AÑO

(7) (8) (9) (10)(11)

UUC-4

INSTITUTO POLITÉCNICO

NACIONAL

Hoja: 6/18 de 20

69 de 106


DE SALIDA

FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA

Objetivo: Asegurar el despacho oportuno, completo y controlado de la correspondencia dirigida por las escuelas, centros y unidades foráneas del Instituto a las Oficinas Centrales y viceversa.


Elabora: Unidades responsables foráneas y el Departamento de Archivo y Correspondencia del Instituto Politécnico Nacional.

Fuente de Datos: Las piezas de correspondencia de salida interior foránea.

Número de Tantos: Tres: original y dos copias.

Tamaño: 21.5X28 centímetros.

(1) Unidad Destinataria: Denominación oficial de la unidad responsable a que se remite la valija o, en su caso, del Departamento de Archi-vo y Correspondencia de la Dirección Administrativa del Instituto.

(2) Domicilio: Domicilio exacto de la unidad destinataria.

(3) Entidad: Entidad Federativa a la que se remite la valija.

(4) Número de Factura: Folio de la factura, según numeración sucesiva para el Instituto, que se iniciará con el año.

(5) Número de Remisión: Número de remisión en serie exclusiva para la unidad responsable a que se remite la valija, por secuencia que se iniciará con el año.

(6) Fecha: Fecha en que se elabora la factura.

(7) Número de Pieza: El número consecutivo de cada pieza facturada por cada factura.

(8) Número de Registro del Número de folio de salida de cada pieza facturada. Documento:

(9) Fecha del Documento: Fecha del documento a remitir.

Hoja: 6/19 de 20

70 de 106


DE SALIDA

(10) Unidad Remitente: Identificación oficial de la unidad responsable que produjo la pieza.

(11) Anexos: Número de anexos, especificando claramente si se trata de valores o sobres cerrados.

(12) Piezas Facturadas: Total de piezas amparadas por la factura.

(13) Número de Guía: Número de la guía entregada por la línea transportadora de la valija.

(14) Nombre y Firma del Nombre y firma del responsable de entregar la valija Responsable del En- a la línea transportadora. vío de Valija Cerrada:

(15) Fecha: Fecha en que el responsable recibe la valija para su entrega a la línea transportadora.

(16) Nombre y Firma del Nombre y firma autógrafa del receptor de la valija en Responsable Receptor la línea transportadora. de la Valija Cerrada:

(17) Fecha: Fecha en que la valija es recibida por la línea transportadora.

Hoja: 6/20 de 20

71 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA NACIONAL PRIMARIA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN De:

CONCENTRADA

OBJETIVO

Detectar y transferir sistemáticamente la documentación archivada que deja de tener utilidad inmediata en la atención de los trámites de la unidad responsable para que el manejo sea más eficiente y racional.

FUNDAMENTO LEGAL




− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2 fracción IV.




− Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del Archivo General de la Nación.


− En las transferencias primarias se deberá garantizar que sea documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de la unidad responsable; que sea entregada completa y oportunamente y que sea rápida y correctamente organizada, de modo que pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera.

− La instancia responsable de la captación y conservación de la documentación semiactiva será el Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa, quién recibirá directa y exclusivamente de las unidades responsables del Instituto los documentos cuya utilidad inmediata para las gestiones haya concluido.

Hoja: 7/1 de 9

72 de 106


CONCENTRADA

− Las unidades responsables deberán detectar y promover la transferencia inmediata de los materiales susceptibles de ser dados de baja en su propio acervo, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental vigente para el Instituto.

− Toda transferencia de documentación semiactiva deberá ser organizada conforme a la serie documental a que pertenece cada expediente y su año de tramitación, asimismo se les colocarán tapas de identificación donde se asentará:

El número del legajo dentro de la remesa;

La identificación de la unidad responsable de adscripción que transfiere;

La serie a que corresponden los expedientes por transferir; y

El número de identificación del expediente inicial y final del legajo.

− Las unidades responsables deberán de llevar un registro completo y preciso de las transferencias que efectúen, para lo cual elaborarán la relación de transferencia primaria que irá numerada secuencialmente, de acuerdo a la remesa respectiva, en series que iniciarán cada año y en donde se anotará:

El número de legajos;

La serie a que corresponden los expedientes que contienen;

La clave de clasificación de cada uno de los expedientes; y

El periodo que cubre cada uno de los expedientes de los legajos.

− La documentación transferida por las unidades responsables deberá estar ordenada en cajas de cartón de medidas estándar 50 X 36 X 25 centímetros.

− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa deberá revisar y, en su caso, validar la documentación transferida.

Hoja: 7/2 de 9

73 de 106


CONCENTRADA











MÉTODOS


FUNCIONAL


1. Revisa los expedientes que integran el acervo de la unidad responsable para identificar los de poca con-sulta y cuyo plazo máximo de conservación en ar-chivo de trámite se haya cumplido, de acuerdo al Ca-tálogo de Disposición Documental del Instituto y retira del cuerpo del archivo.

CATÁLOGO DE DIS-POSICIÓN DOCU-MENTAL

2. Localiza las cédulas correspondientes en el catálogo-inventario y les anota la leyenda “baja parcial por ca-ducidad”, así como la fecha del retiro y recaba la firma del responsable. Archiva el catálogo inventario.

CATÁLOGO-INVEN- TARIO

3. Reúne los expedientes dados de baja y los agrupa de acuerdo a la serie documental a que pertenece cada expediente y el año de tramitación de cada uno, de tal manera que queden reunidos los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo de conser-vación en el archivo de concentración concluirá en el mismo año.

4. Forma legajos con la documentación, de acuerdo a la secuencia numérica de los expedientes contenidos, por serie documental y año de tramitación; y les colo-ca tapas con los datos de identificación.

TAPAS DE IDENTIFI- CACIÓN

5. Elabora en original y dos copias la relación de trans-ferencia primaria, numera las hojas de la relación, de acuerdo a la numeración sucesiva para las transfe-rencias de la unidad responsable y el número de re-mesa.

RELACIÓN DE TRANS FERENCIA PRIMARIA (FORMATO UAC-1)

6. Anota en la relación el nombre y la firma del respon-sable de la ordenación y registro de los expedientes a transferir y recaba la firma de autorización del titular de la unidad responsable para la transferencia.

7. Solicita por escrito al Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apo-yo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa se asigne día y hora para la remisión del material, y ane-xa copia de la relación de los expedientes por trans-ferir.

OFICIO

Hoja: 7/3 de 9

74 de 106


CONCENTRADA











MÉTODOS


FUNCIONAL

DEPTO. DE ARCHI- VO Y CORRESPON- DENCIA DE LA DIVI-SIÓN DE SERVICIOS DE APOYO Y MAN-TENIMIENTO

8. Recibe oficio de solicitud y copia de la relación de los expedientes por transferir y notifica día y hora para la transferencia.


9. Recibe notificación, solicita transporte para el tras-lado de la documentación y traslada en la fecha y hora establecida al Archivo General, presenta en el momento de la entrega el original y una copia de la relación respectiva, debidamente requisitada.

DEPTO. DE ARCHI- VO Y CORRESPON- DENCIA DE LA UNI-DAD RESPONSABLE

10. Recibe la documentación y la relación, coteja la documentación contra la relación, integra la copia de la relación de transferencia en su registro de docu-mentación transferida, de acuerdo con el número de remesa correspondiente y entrega la copia 2 de la re-lación como acuse de recibo.

REGISTRO DE DOCU-MENTACIÓN TRANS- FERIDA


11. Recibe la segunda copia de la relación con el acuse de recibo y la integra a su registro de documentación transferida.

REGISTRO DE DOCU-MENTACIÓN TRANS- FERIDA

Hoja: 7/4 de 9

75 de 106


NACIONAL

Hoja 7/5 de 9

76 de 106

PROCEDIMIENTO:REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONCENTRADA

EXPEDIENTE

REVISA LOS EXPEDIENTES PARA IDENTIFICAR LOS DE POCA CONSULTA Y CUYO PLAZO DE CONSERVACIÓN

SE HAYA CUMPLIDO

1111

O

EXPEDIENTE

ELABORA RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA,

NUMERA LA HOJAS Y ANOTA EL NÚMERO

CONSECUTIVO DE REMESA

RELACIÓN

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIAÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE

INICIO

TRANSF.

1

LOCALIZA CÉDULA EN EL CATÁLOGO-INVENTARIO,

ANOTA "BAJA PARCIAL POR CADUCIDAD", FECHA DE RETIRO Y RECABA FIRMA

EXPEDIENTE

REÚNE EXPEDIENTES DADOS DE BAJA Y AGRUPA

POR SERIE Y AÑO DE TRAMITACIÓN

EXPEDIENTE

FORMA LEGAJOS CON LA DOCUMENTACIÓN POR

SERIE DOCUMENTAL Y AÑO DE TRAMITACIÓN, Y COLOCA TAPAS DE

IDENTIFICACIÓN

111

1

2

1111

O

EXPEDIENTE

ANOTA EN RELACIÓN EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL

RESPONSABLE DE LA ORDENACIÓN Y RECABA

FIRMA DEL TITULAR PARA LA TRANSFERENCIA

RELACIÓNTRANSF.

1

2

A

2

3

4

5

6

CATÁLOGOINVENT.

EXPEDIENTE

UNIDAD RESPONSABLE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

O


NACIONAL

Hoja 7/6 de 9

77 de 106

PROCEDIMIENTO:REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONCENTRADA

1111

O

EXPEDIENTE

ELABORA OFICIO SOLICITANDO SE LE ASIGNE

DÍA Y HORA PARA LA REMISIÓN DEL MATERIAL Y

ANEXA COPIA DE LA RELACIÓN

RELACIÓNTRANSF.

1

2

A

OFICIO

1

OFICIO O

NOTIFICA DÍA Y HORA PARA QUE SE REALICE LA

TRANSFERENCIA

RELACIÓNTRANSF.

1111

O

EXPEDIENTE

RECIBE NOTIFICACIÓN, SOLICITA TRANSPORTE Y TRASLADA EN LA FECHA Y

HORA ESTABLECIDA Y PRESENTA RELACIÓN

RELACIÓNTRANSF.

2 1111

O

EXPEDIENTE

COTEJA LA DOCUMENTA- CIÓN RECIBIDA CONTRA LA RELACIÓN, INTEGRA COPIA

EN REGISTRO DE DOCU- MENTACIÓN TRANSFERIDA, ENTREGA COPIA DE ACUSE

RELACIÓNTRANSF.

2

RELACIÓN TRANSF. 2

RECIBE LA COPIA 2 DE LA RELACIÓN CON ACUSE DE RECIBO Y LA ARCHIVA A SU REGISTRO DE DOCUMEN-

TACIÓN TRANSFERIDA

FIN

7 8

109

11

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIAÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE

UNIDAD RESPONSABLE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONCENTRADA

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

HOJA (2) DE No. DE TRANSFERENCIA (3) UNIDAD REMITENTE (1) No. DE REMESA (4)

No. DE LEGAJO

SERIE DOCUMENTAL

CLAVE DE CLASIFICACIÓN

PERIODO DE TRAMITACIÓN

CLAVE TOPOGRÁFICA

PLAZO DE CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL

(5) (6) (7)

(8) (9)

(10)

FECHA: (13) (11) (12) NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA UNIDAD RESPONSABLE DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESP. UAC-1


NACIONAL

Hoja: 7/7 de 9

78 de 106


CONCENTRADA

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo: Asegurar un control efectivo y ordenado sobre la documentación semiactiva en transferencia al Archivo General del Instituto, estableciendo a la vez un registro completo y preciso de estos materiales para su conservación y manejo.

Clave de Control: UAC-1


Fuente de Datos: Expedientes liberados por las unidades responsables del Instituto.

Número de Tantos: Tres: original y dos copias.


(1) Unidad Remitente: Nombre de la unidad responsable que transfiere.

(2) Hoja__De__: Número de foja que corresponda en el conjunto de la relación de envío.

(3) Número de Transferencia: Número general de transferencia, de acuerdo al consecutivo del Instituto, asignado por el Departamento de Archivo y Correspondencia.

(4) Número de Remesa: Número local de transferencia, de acuerdo al consecutivo asignado por la unidad responsable.

(5) Número de Legajo: Numeración sucesiva por legajo de documentación amparado por la relación de transferencia.

(6) Serie Documental: Identificación de la serie documental a que corresponden los expedientes agrupados en cada uno de los legajos amparados por la relación.

(7) Clave de Clasificación: Clave y número de identificación de cada uno de los expedientes contenidos en los legajos que se transfieren.

(8) Periodo de Tramitación: Año(s) de tramitación de cada uno de los expedientes por transferir.

Hoja: 7/8 de 9

79 de 106


CONCENTRADA

(9) Clave Topográfica: Clave de localización de cada legajo dentro del acervo del Archivo General.

(10) Plazo de Conservación Periodo estipulado dentro del Catálogo de Disposición Do- Precaucional: cumental del Instituto para la conservación precaucional de

materiales de la serie a que correspondan los expedientes contenidos en cada legajo.

(11) Nombre y Firma: Nombre y firma del responsable de la unidad responsable que transfiere.

(12) Nombre y Firma: Nombre y firma del responsable del Departamento de Archivo y Correspondencia.

(13) Fecha: Fecha en que se realiza la operación entrega-recepción de la documentación transferida.

Hoja: 7/9 de 9

80 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS NACIONAL EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO De:

OBJETIVO

Prestar y proporcionar los expedientes concentrados en el Archivo General del Instituto, a los usuarios que lo soliciten para contribuir eficazmente al desarrollo de sus actividades.

FUNDAMENTO LEGAL







− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa deberá mantener a disposición de las unidades responsables los documentos que se encuentran bajo su custodia para que sean consultados en el curso de las gestiones institucionales.

− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa prestará los expedientes únicamente a la unidad responsable que los haya transferido.

− La unidad se hará responsable junto con el solicitante por la oportuna y completa devolución de los materiales recibidos.

− El representante designado por la unidad responsable para recoger el expediente en el Archivo General deberá presentar ante éste una identificación vigente y oficial para su acreditación, en caso contrario no se le entregará.

Hoja: 8/1 de 11

81 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN NACIONAL EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO De:











MÉTODOS


FUNCIONAL

SOLICITANTE 1. Solicita el préstamo de expediente(s) del archivo de la unidad responsable y presenta identificación oficial vigente.

ÁREA DE PRÉSTA- MO DE LA UNIDAD RESPONSABLE

2. Efectúa las certificaciones correspondientes respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia de la petición del préstamo de expediente(s) del archivo. ¿Procede el préstamo?

3. No, indica las razones al solicitante de por qué no se le puede prestar el expediente solicitado y devuelve identificación.

SOLICITANTE 4. Recibe razones del por qué no le prestaron el expe-diente y conserva la identificación presentada.


5. Sí, entrega vale de préstamo al solicitante para que sea requisitado en original y copia.

VALE DE PRÉSTAMO (FORMATO UDT-1)

SOLICITANTE 6. Recibe el vale de préstamo y lo requisita en original y copia, y lo entrega al área de préstamo de la unidad responsable.


7. Revisa que tanto el original como la copia del vale de préstamo se encuentre debidamente requisitado y busca el expediente requerido dentro del acervo. ¿Está en el acervo?

8. Sí, localiza el expediente y lo entrega al solicitante. Ver a partir de la actividad número 13 del Procedi-miento de Préstamo de Expedientes Activos.

9. No, efectúa las investigaciones respecto a su ubicación en el registro de expedientes en préstamo por si se encuentra prestado y en el catálogo-inven-tario por si ha sido dado de baja en forma parcial. ¿Baja parcial?

10. No, devuelve debidamente cancelados al solicitante el original y la copia del vale de préstamo, y le brinda la orientación necesaria para facilitar su acceso al expediente requerido.

Hoja: 8/2 de 11

82 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL

SOLICITANTE 11. Recibe orientación y original y copia del vale cance-lado.


12. Sí, informa al solicitante sobre este particular y la fecha en que se retiró el expediente del archivo local o de trámite, pide se dirija comunicación oficial con los datos de identificación y la fecha de retiro del expediente respectivo, para que se gestione al Archi-vo General el préstamo del material requerido. Cancela vale de préstamo y devuelve al solicitante.

SOLICITANTE 13. Recibe información, elabora oficio solicitando el prés-tamo del expediente, indica los datos de identifi-cación y la fecha de retiro del expediente y entrega.

OFICIO


14. Recibe oficio y recaba el número de transferencia con que quedó registrada la remesa, así como el número de legajo y el número de caja en que quedó el expediente requerido, con estos datos elabora oficio dirigido al Archivo General, solicitando el prés-tamo del material y lo turna con un representante au-torizado de la propia unidad responsable para que lo presente personalmente. Conserva copia de oficio para su control.

OFICIO

REPRESENTANTE DESIGNADO DE LA UNIDAD RESPONSA BLE SOLICITANTE

15. Recibe oficio, firma de acuse de recibo en copia y entrega personalmente el original del oficio.

ARCHIVO GENERAL DEL IPN

16. Recibe oficio, verifica que el material en cuestión haya sido concentrado por la unidad responsable que lo requiere, entrega vale de préstamo en original y dos copias y archiva oficio.

VALE DE PRÉSTAMO (FORMATO UAC-2)


17. Recibe vale de préstamo, lo requisita en original y dos copias y entrega.


18. Recibe el vale de préstamo debidamente requisitado en original y dos copias, localiza el expediente re-querido, anota en el vale de préstamo el número de fojas de que consta y entrega expediente junto con

Hoja: 8/3 de 11

83 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL

las dos copias del vale de préstamo.


19. Recibe expediente y dos copias del vale de préstamo y entrega a la unidad responsable.


20. Recibe expediente y copias del vale de préstamo, verifica que esté correcto y notifica al solicitante que el material requerido se encuentra a su disposición para que sea recogido a la brevedad posible.

SOLICITANTE 21. Recibe notificación, se presenta a recoger el expe-diente solicitado y presenta identificación oficial vigente.


22. Realiza certificaciones sobre la identidad de la persona que se presenta a recoger el expediente y sobre su autorización para hacerse cargo del ma-terial, anota en las dos copias del vale de préstamo la fecha en que el expediente es entregado,

23. Recaba el nombre y firma de la persona que recoge, entrega el expediente junto con una copia del vale de préstamo y pide que tome nota de la fecha de devo-lución del expediente.

24. Integra dentro del registro de expedientes en présta-mo de la unidad responsable, la copia del vale de préstamo correspondiente y revisa que no existan expedientes no devueltos en la fecha establecida.

REGISTRO DE EXPE- DIENTES EN PRÉSTAMO

SOLICITANTE 25. Recibe expediente y copia del vale de préstamo, rea-liza las consultas necesarias y entrega dentro del pla-zo establecido.


26. Recibe expediente, retira del registro de expedientes en préstamo la copia del vale correspondiente, revisa que el expediente se encuentre completo y en buen estado y cancela las dos copias del vale de présta-mo.


27. Anota la fecha en que el material fue devuelto, en-trega al solicitante una copia del vale debidamente

Hoja: 8/4 de 11

84 de 106












MÉTODOS


FUNCIONAL

cancelada y la otra junto con el expediente al repre-sentante designado para su remisión al Archivo Ge-neral.

SOLICITANTE 28. Recibe la primera copia del vale de préstamo cance-

lada como constancia de descargo y archiva para cu-alquier aclaración.


29. Recibe la segunda copia del vale de préstamo can-celada y el expediente y entrega.


30. Recibe el expediente junto con la copia del vale de préstamo y procede a retirar del registro de expedien-tes en préstamo el original del vale correspondiente y revisa que el expediente se encuentre completo y en buen estado.


31. Cancela el original del vale de préstamo, anota la fecha en que el material fue devuelto, entrega al representante de la unidad responsable solicitante el original del vale debidamente cancelada y archiva la copia y el expediente.

REPRESENTANTE DESIGNADO DE LA UNIDAD RESPONSA BLE

32. Recibe original cancelado del vale de préstamo como factor de descargo, la conserva y se cerciora de la cancelación de la copia.

Hoja: 8/5 de 11

85 de 106


NACIONAL

Hoja 8/6 de 11

86 de 106

SOLICITANTE

¿PROCEDE EL PRÉSTAMO?

PROCEDIMIENTO:PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS

EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO

ÁREA DE PRÉSTAMO REPRESENTANTE DESIGNADO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVAUNIDAD RESPONSABLE

IDENTIFICACIÓN O

SOLICITA PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE Y PRESENTA IDENTIFICACIÓN OFICIAL

VIGENTE

INICIO

IDENTIFICACIÓN O

EFECTÚA CERTIFICACIONES SOBRE

IDENTIDAD Y PROCEDENCIA DE

PETICIÓN DEL PRÉSTAMO

IDENTIFICACIÓN O

INDICA MOTIVOS POR LOS QUE NO PROCEDE EL

PRÉSTAMO Y ENTREGA IDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN O

RECIBE INDICACIONES DE PORQUE NO PROCEDIÓ EL PRÉSTAMO Y CONSERVA

SU IDENTIFICACIÓN

1

VALE PRÉSTAMO O

ENTREGA EL VALE DE PRÉSTAMO PARA QUE SEA REQUISITADO EN ORIGINAL

Y COPIA

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE EL VALE DE PRÉSTAMO, LO REQUISITA

EN ORIGINAL Y COPIA Y ENTREGA

1

VALE PRÉSTAMO O

REVISA QUE EL VALE DE PRÉSTAMO ESTÉ

DEBIDAMENTE REQUISITADO Y BUSCA EL EXPEDIENTE SOLICITADO

¿ESTÁ EN EL ACERVO?

1 2

SÍ

NO 34

6 5

7

SÍ NO

A B

ARCHIVO GENERAL


NACIONAL

Hoja 8/7 de 11

87 de 106

SOLICITANTE





1

VALE PRÉSTAMO O

LOCALIZA EL EXPEDIENTE Y LO ENTREGA AL

SOLICITANTE

¿BAJA PARCIAL ?

A

ACTI VIDAD 13 DEL PROC. 5/1

B

1

VALE PRÉSTAMO O

EFECTÚA LAS INVESTI- GACIONES EN EL REGIS- TRO DE EXPS. EN PRÉS-

TAMO Y EN EL CATÁLOGO INVENTARIO POR SI ES

BAJA PARCIAL

1

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA VALE DE PRÉSTAMO, LE BRINDA

ORIENTACIÓN Y ENTREGA VALE CANCELADO

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE ORIENTACIÓN PARA ACCEDER AL

EXPEDIENTE Y CONSERVA VALE CANCELADO COMO

DESCARGO

A

C

8

9

1011

SÍ

NO

X

XX

X

ARCHIVO GENERAL

2

O


NACIONAL

Hoja 8/8 de 11

88 de 106

SOLICITANTE





1

VALE PRÉSTAMO O

INFORMA AL SOLICITANTE SOBRE EL PARTICULAR E

INDICA LA FECHA DE RETIRO DEL EXP. Y QUE SE

DIRIJA ESCRITO CON DATOS DE IDENTIFICACIÓN

A

D

C

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE CANCELADO, ELABORA OFICIO

SOLICITANDO EXPEDIENTE CON DATOS DE IDENTIFI-

CACIÓN, FECHA DE RETIRO Y ENTREGA

OFICIO

O

1

OFICIO O

RECABA NÚMERO DE REMESA, LEGAJO Y CAJA

DONDE QUEDO EL EXPEDIENTE, ELABORA

OFICIO Y ENTREGA

OFICIO

2

VALE PRÉSTAMO 1

REVISA QUE EL EXPEDIENTE ESTÉ

CORRECTO Y NOTIFICA AL SOLICITANTE PARA QUE

PASE A RECOGERLO

EXPEDIENTE

X

XX

X

OFICIO O

RECIBE OFICIO, FIRMA DE RECIBIDO EN COPIA Y

ENTREGA PERSONALMENTE

1

0

OFICIO O

RECIBE OFICIO, REVISA QUE EL MATERIAL ESTÉ

CONCENTRADO Y ENTREGA VALE DE

PRÉSTAMO

VALE PRÉS.

2

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE DE PRÉSTAMO, LO REQUISITA EN ORIGINAL Y 2 COPIAS Y

ENTREGA

2

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE DE PRÉSTAMO, LOCALIZA EL

EXPEDIENTE, ANOTA NÚMERO DE FOJAS DE

ÉSTE Y ENTREGA

EXPEDIENTE

2

VALE PRÉSTAMO 1

RECIBE EL EXPEDIENTE SOLICITADO, COPIAS DEL

VALE Y ENTREGA

EXPEDIENTE

2

VALE PRÉSTAMO 1

CERTIFICA IDENTIDAD Y AUTORIZACIÓN, Y ANOTA EN EL VALE LA FECHA EN

QUE SE ENTREGA EL EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

IDENTIFICACIÓN O

RECIBE NOTIFICACIÓN Y SE PRESENTA CON

IDENTIFICACIÓN VIGENTE

2

VALE PRÉSTAMO 1

RECABA NOMBRE Y FORMA DE LA PERSONA QUE

RECOGE EL EXPEDIENTE, INDICA FECHA DE

DEVOLUCIÓN Y ENTREGA

EXPEDIENTE

VALE PRÉSTAMO 1

RECIBE EXPEDIENTE Y COPIA DEL VALE, REALIZA CONSULTA Y ENTREGA EN

LA FECHA ESTABLECIDA

EXPEDIENTE

1213

14 15 16

18

17

2021

22

19

2325

E

ARCHIVO GENERAL


NACIONAL

Hoja 8/9 de 11

89 de 106

SOLICITANTE





VALE PRÉSTAMO 2

INTEGRA COPIA DEL VALE EN EL REGISTRO DE

EXPEDIENTES EN PRÉSTAMO Y REVISA QUE

NO HAYA PENDIENTES

AD

2

VALE PRÉSTAMO 1

RETIRA COPIA DEL VALE DEL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN

PRÉSTAMO Y CANCELA LAS COPIAS DEL VALE

EXPEDIENTE

VALE PRÉSTAMO 2

RECIBE EXPEDIENTE Y LA COPIA 2 DEL VALE

CANCELADA Y ENTREGA

2

VALE PRÉSTAMO O

RETIRA DEL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN

PRÉSTAMO EL ORIGINAL DEL VALE Y REVISA QUE EL

EXPEDIENTE ESTÉ EN BUEN ESTADO

EXPEDIENTE

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE ORIGINAL DEL VALE CANCELADO Y CONSERVA

COMO FACTOR DE DESCARGO

24

E

26

XX

2

VALE PRÉSTAMO 1

ANOTA LA FECHA DE DEVOLUCIÓN, ENTREGA

COPIA DEL VALE CANCELADA Y EXPEDIENTE

Y OTRA COPIA A REPRESENTANTE

EXPEDIENTE

XX

VALE PRÉSTAMO 1

RECIBE COPIA CANCELADA DEL VALE COMO CONSTANCIA DE

DESCARGO Y ARCHIVA

XEXPEDIENTE

XX

2

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA EL ORIGINAL DEL VALE, ANOTA LA FECHA DE DEVOLUCIÓN Y ENTREGA.

ARCHIVA COPIA Y EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

XX

X

ARCHIVO GENERAL

FIN

2728 29 3O

31

32

PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS


VALE DE PRÉSTAMO

(1)

ÁREA SOLICITANTE VALE AL ARCHIVO

POR EL EXPEDIENTE: (3) (ASUNTO DE QUE TRATA)

(4) FOJAS (5)

(CLAVE Y NÚMERO DE EXPEDIENTE) DÍA MES (6) AÑO DÍA MES (7) AÑO

FECHA DE SOLICITUD FECHA DE DEVOLUCIÓN (8) (9)

FIRMA DE AUTORIZACIÓN NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE

(2)

UDT-1


NACIONAL

Hoja: 8/10 de 11

90 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS NACIONAL EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO De:

VALE DE PRÉSTAMO

Objetivo: Asegurar que los expedientes activos y que fueron pres-tados, sean devueltos completos y en forma oportuna al ar-chivo de trámite de la unidad responsable para evitar pér-didas y sustracciones de la documentación que los integra.

Clave de Control: UDT-1

Elabora: Las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacio-nal.

Fuente de Datos: Expedientes activos de las unidades responsables.

Número de Tantos: Dos, original y copia.


(1) Área Solicitante: Identificación oficial del área de la unidad responsable o de la dependencia solicitante.

(2) Vale al Archivo: Identificación oficial del área responsable a que se solicita el expediente en préstamo.

(3) Por el Expediente: Identificación del asunto de que trate el expediente solici-tado.

(4) Clave y Número de Clave de clasificación y número de identificación del Expediente: expediente solicitado.

(5) Fojas: Total de hojas que integran el expediente solicitado.

(6) Fecha de Solicitud: Día, mes y año en que se entrega el expediente al solicitante del préstamo.

(7) Fecha de Devolución: Día, mes y año máxima en que deberá ser devuelto el expediente por el solicitante del préstamo.

(8) Firma de Autorización: Firma del funcionario de la unidad responsable solicitante que se encuentre registrado para autorizar el préstamo de expedientes.

(9) Nombre y Firma del Nombre y firma del empleado que físicamente recibe el expe Empleado que Recibe: diente bajo su responsabilidad.

Hoja: 8/11 de 11

91 de 106

INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA NACIONAL De:

OBJETIVO

Retirar oportunamente los materiales documentales de las unidades responsables, cuya utilidad primaria haya prescrito y que carecen de la importancia que justifique su ulterior conservación para asegurar la preservación de aquellos con valor permanente.

FUNDAMENTO LEGAL




− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2 fracción IV.




− Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del Archivo General de la Nación.


− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa deberá efectuar la selección final de los documentos que le hayan sido transferidos y cuyo plazo de conservación precaucional haya concluido, en el entendido de que ninguna otra instancia tendrá facultades para dictaminar acerca del destino final de la documentación caduca, o para promover la transferencia o baja de la misma.

− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento Dirección Administrativa registrará en un calendario de caducidades todos los legajos que le sean transferidos por las unidades responsables, a efecto de detectar y retirar oportunamente la documentación caduca que conserve.

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− Los plazos de conservación y las modalidades de depuración de la documentación de las unidades responsables se deberán aplicar conforme al Catálogo de Disposiciones Documentales del Instituto.

− Antes de proceder a la depuración de la documentación inactiva que conserva el Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa, recabará la aprobación de la unidad responsable que haya transferido los materiales en cuestión para garantizar la prescrip-ción efectiva de los valores primarios de tales documentos.

− Cuando no se conceda prórroga para la conservación de la documentación transferida, la unidad responsable procederá a la cancelación y baja definitiva de las cédulas de referencia de los materiales depurados y conservará las cédulas de inventario como registro local permanente.

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MÉTODOS


FUNCIONAL


1. Elabora oficio notificando a la unidad responsable el vencimiento de documentación concentrada en el Archivo General del Instituto. Archiva copia del oficio con acuse de recibo.

OFICIO

UNIDAD RESPONSA BLE

2. Recibe oficio del Archivo General del IPN relativo al vencimiento de documentación concentrada en éste, revisa y solicita opinión al área tramitadora respecto a si se solicita extensión para el proceso de depuración.


3. Emite opinión con apego al Catálogo de Disposición Documental y a la utilidad de la documentación por depurar.

UNIDAD RESPONSA BLE

4. Recibe opinión y determina si se destruye. ¿Se destruye?

5. Sí, localiza en el registro de documentación transfe-rida la relación de la transferencia correspondiente al material que será depurado y coteja los legajos y las claves identificadoras de los expedientes por depu-rar.

REGISTRO DE DOCU-MENTACIÓN TRANS-FERIDA

6. Retira de los catálogos de la unidad responsable las cédulas de referencia de los expedientes en cuestión y las empaqueta para baja definitiva.

CÉDULAS DE REFE-RENCIA

7. Elabora oficio para comunicar que procede la depu-ración del material correspondiente, entrega, recaba acuse de recibo en la copia y archiva.

OFICIO


8. Recibe oficio y realiza la depuración de la documen-tación correspondiente.

UNIDAD RESPONSA BLE

9. No, Elabora oficio para solicitar no se lleve a cabo el proceso de depuración correspondiente, en donde se explique de manera precisa y detallada las razones que fundamentan tal requerimiento, así como el plazo de conservación adicional propuesto, turna, recaba acuse en copia del oficio y archiva.

OFICIO


10. Recibe oficio, revisa justificación y determina si procede la extensión del plazo de conservación.

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MÉTODOS


FUNCIONAL

¿Se concede plazo de extensión?


11. Sí, elabora oficio notificando la extensión del plazo de conservación de la documentación, en donde se señale el plazo durante el cual será conservada, turna, recaba acuse de recibo en copia y archiva.

OFICIO

UNIDAD RESPONSA BLE

12. Recibe oficio, establece en las cédulas correspon-dientes el nuevo plazo de conservación de la docu-mentación con tinta roja y archiva oficio.


13. No, elabora oficio en el cual notifica a la unidad responsable que no existe motivo justificado para solicitar la extensión del plazo, turna, recaba acuse de recibo en copia y archiva.

OFICIO

UNIDAD RESPONSA BLE

14. Recibe oficio con notificación de que no procede la extensión del plazo, localiza en el registro de docu-mentación transferida la relación de la transferencia correspondiente al material que será depurado y co-teja los legajos y las claves identificadoras de los expedientes por depurar.

15. Retira de los catálogos de la unidad responsable las cédulas de referencia de los expedientes en cuestión y las empaqueta para baja definitiva.

.

16. Elabora oficio para gestionar la baja definitiva de este material, como de desecho, entrega, recaba acuse de recibo en copia y archiva.

OFICIO


17. Recibe oficio y realiza la depuración de la documen-tación correspondiente.

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OFICIO O


NACIONAL

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PROCEDIMIENTO:CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA

UNIDAD RESPONSABLE

UNIDAD RESPONSABLE ÁREA TRAMITADORAARCHIVO GENERAL DEL IPN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO NOTIFICANDO

VENCIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN

CONCENTRADA

A

¿SE DESTRUYE?

CÉDULAS

RETIRA DE LOS CATÁLOGOS LAS CÉDULAS

DE REFERENCIA DE LOS EXPE- DIENTES Y LAS

EMPAQUETA PARA BAJA DEFINITIVA

INICIO

FIN

OFICIO O

RECIBE OFICIO, REVISA Y SOLICITA OPINIÓN

RESPECTO A SI SE SOLICITA EXTENSIÓN PARA

EL PROCESO DE DEPURACIÓN

OFICIO O

EMITE OPINIÓN CON APEGO AL CATÁLOGO DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y A LA UTILIDAD DE LA

DOCUMENTACIÓN

OFICIO O

RECIBE OPINIÓN Y DETERMINA SI SE

DESTRUYE

OFICIO O

LOCALIZA EN EL REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN

TRANSFERIDA LA RELACIÓN DE

TRANSFERENCIA Y COTEJA DATOS

RELACIÓN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO DONDE COMUNICA QUE PROCEDE LA DEPURACIÓN, ENTREGA

Y RECABA ACUSE DE RECIBO Y LO ARCHIVA

OFICIO O

RECIBE OFICIO Y REALIZA LA DEPURACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE

1 2 3

4

NO

SÍ 5

6

7

8

OFICIO O


NACIONAL

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PROCEDIMIENTO:CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA

UNIDAD RESPONSABLE

UNIDAD RESPONSABLE ÁREA TRAMITADORAARCHIVO GENERAL DEL IPN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO DONDE JUSTIFICA QUE NO SE

REALICE LA DEPURACIÓN, TURNA Y RECABA ACUSE

A

¿CONCEDE PLAZO DE EXTENSIÓN?

FIN

OFICIO O

LOCALIZA LA RELACIÓN DE TRANSFERENCIA

CORRESPONDIENTE AL MATERIAL POR DEPURAR

Y COTEJA DATOS

RELACIÓN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO DONDE COMUNICA QUE PROCEDE

LA DEPURACIÓN, ENTREGA Y RECABA

ACUSE DE RECIBO EN COPIA

CÉDULAS

RETIRA LAS CÉDULAS DE REFERENCIA DE LOS

CATÁLOGOS Y EMPAQUETA PARA BAJA

DEFINITIVA

NO

SÍ

OFICIO O

RECIBE OFICIO, ANALIZA JUSTIFICACIÓN Y

DETERMINA SI PROCEDE LA EXTENSIÓN DEL PLAZO

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO NOTIFI- CANDO EL PLAZO DE

CONSERVACIÓN, TURNA Y RECABA ACUSE

OFICIO

OFICIO O

ESTABLECE EN LAS CÉDULAS

CORRESPONDIENTES EL NUEVO PLAZO DE CONSERVACIÓN Y

ARCHIVA OFICIO

CÉDULA

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO NOTIFI- CANDO NEGATIVA DE

EXTENSIÓN DE PLAZO, TURNA Y RECABA ACUSE

OFICIO O

RECIBE OFICIO Y REALIZA LA DEPURACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE

910

11 12

13 14

15

1617


IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS

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Abreviatura.- Representación de una palabra por medio de una o varias de sus letras. En clasificación, una abreviatura se tiene en cuenta como si estuviera es-crita la palabra completa.

Acervo.- Conjunto de documentos.

Acuerdo.- Resolución tomada por varios funcionarios sobre un asunto en particu-lar.

Alfabetizar.- Ordenar en secuencia de a-cuerdo con las letras del alfabeto.

Almacenar.- Colocar documentos en un archivo o gabinete.

Análisis de Formas.- Estudia la ne-cesidad de un formulario, la información estadística que debe contener, en qué orden y el diseño.

Archivadores.- Muebles para guardar documentos: gabinetes, estantes abier-tos, cajas o cualquier otro tipo de mueble destinado para este fin.

Archivar.- Procedimiento para conser-var los documentos en orden lógico al clasificarlos y ordenarlos, de tal manera que puedan ser localizados fácilmente cuando se requieran.

Archivero.- Mueble destinado a contener los expedientes (archivero vertical, late-ral, estante, gaveta, etcétera).

Archivista.- Persona con amplios cono-cimientos en la materia y cultura en ge-neral.

Archivo Activo.- Gabinete de archivo re-servado para documentos que se utilizan con frecuencia.

Archivo Alfabético.- Cualquier sistema en el cual los encabezamientos son nom-bres de personas, empresas o letras del alfabeto.

Archivo de Estantería Abierta.- Método de archivo en el cual se utilizan estantes en vez de gabinetes con gavetas para guardar los documentos.

Archivo de Formas.- Archivo utilizado para el almacenamiento de formularios en blanco o ya tramitados.

Archivo de Nombres.- Tarjetero que contiene información para identificar cier-tos nombres.

Archivo Departamentalizado.- Archivo en el cual los documentos de un departa-mento se guardan separados de los o-tros.

Archivo Geográfico.- Arreglo alfabético por localidad geográfica.

Archivo Lateral.- Gabinete en el cual los documentos se almacenan perpendicu-larmente al sitio por donde se abre el ar-chivador.

Archivo Numérico.- Archivo de corres-pondencia o tarjetas por orden numérico.

Archivo o Caja de Transferencia.- Em-paque que sirve para guardar documen-tos. Este empaque está hecho general-mente de cartón o materiales metálicos y sirve para guardar documentos de trans-ferencia.

Archivo por Asuntos.- Arreglo alfabéti-co de documentos por nombres de te-mas o cosas.

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Archivo Vertical.- Almacenamiento de documentos sobre su borde.

Archivo Visible.- Almacenamiento de tarjetas en equipo especialmente diseña-do para que la información que quede cerca de los bordes se pueda leer fácil-mente.

Archivonomía.- Materia que estudia los diferentes sistemas de archivo (alfabé-tico, geográfico, cronológico, por asuntos y numérico).

Arreglo Alfabético.- Listas de nombres o temas en secuencia de acuerdo con el alfabeto. El procedimiento se denomina alfabetizar.

Arreglo de Tipo Diccionario.- Organiza-ción de un archivo por asuntos con títu-los que no tienen divisiones o subdivisio-nes.

Arreglo Enciclopédico.- Organización de un archivo por asuntos con títulos principales, divisiones y subdivisiones.

Arreglo Índice.- Orden en el cual se consideran las unidades de un nombre para el archivo.

Canaletas.- Dobleces a lo largo de la parte delantera de una carpeta que per-miten su expansión.

Carpeta de Salida o Supletoria.- Carpe-ta que se emplea para guardar la corres-pondencia mientras la carpeta original esta fuera.

Carpeta de Seguimiento.- Carpeta con fechas a lo largo del borde superior para marcarlas claramente como señal indica-

dora de que se debe tomar una decisión acerca de los documentos contenidos en ella.

Carpeta Individual.- Carpeta que contie-ne solamente correspondencia de un in-dividuo.

Carpeta Miscelánea.- Carpeta que con-tiene documentos de corresponsales o a-suntos que no son lo bastante activos co-mo para necesitar carpeta individual.

Carpeta.- Recipiente de diferentes mate-riales y colores que se utiliza para guar-dar la correspondencia y documentos en los archivadores. También se conoce co-mo folder y file.

Catálogo.- Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo o bien de las entidades físicas o morales que intervienen en la tramitación de ellos.

Catálogo Topográfico.- En los registros se indica el lugar en el cual se conserva el material documental, lo que permite conocer con rapidez y precisión la colo-cación que le corresponde.

Cédula de Catalogación.- Registro de cada uno de los expedientes para locali-zarlos con mayor rapidez y para llevar un control de ellos.

Cédula de Extensión.- Se utilizan cuando la superficie de una cédula dedi-cada al asunto no es suficiente para con-tenerlo completamente, por lo que se continúa en otra que lleve exactamente los mismos elementos pero con la modifi-cación de contener la parte del asunto que no cupo en la primera cédula.

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Cédula de Referencia.- Remiten a las cédulas que correspondan al encabeza-miento con que originalmente se abrió el expediente.

Clasificación.- Arreglo en grupos de acuerdo con un plan determinado. Desig-nar a un documento la clave que corres-ponda a los asuntos de la misma especie o de acuerdo al ámbito de competencia de las áreas dentro del Catálogo de Cla-ves de las Unidades Responsables del Instituto.

Codificación.- Procedimiento de marcar la correspondencia con el encabezami-ento bajo el cual debe ser archivada.

Comprobante de Requisición.- Formu-lario utilizado para solicitar documentos de los archivos.

Copia.- Reproducción exacta de un es-crito (fotocopia).

Correspondencia.- Comunicación escri-ta (carta, oficio, memorándum, circular, telegrama, entre otros), que se envía o se recibe y que no ha sido diseñada para ser colocada en una tarjeta o en un for-mulario.

Correspondencia Interior.- Es toda a-quella que se recibe y despacha entre las unidades responsables del Instituto.

Correspondencia Exterior.- Es toda a-quella que se recibe o dirige a entidades ajenas al Instituto.

Correspondencia de Salida.- Es la que se origina como producto de un trámite y que se remite a un destinatario.

Corte.- Tamaño de la pestaña en la par-te posterior de la carpeta, generalmente expresada en una fracción. Por ejemplo, el corte de un medio significa que la pes-taña se extiende hasta la mitad de la par-te posterior de la carpeta.

Cronológico.- En secuencia de acuerdo con la fecha. Cuando los documentos se archivan cronológicamente, el documen-to que tiene la fecha más reciente se co-loca al frente.

Charolas.- Dispositivos que se colocan sobre los escritorios para la correspon-dencia de entrada y salida.

Depuración.- Acción de retirar los docu-mentos que han perdido su valor admnis-trativo, legal contable o fiscal, término del ciclo vital del documento.

Directo.- Sistema de archivo que permite la localización de documentos sin tener que consultar un índice.

Diskette.- dispositivo magnético de al-macenamiento, el disco flexible tiene di-ferentes tamaños (3 ½ y 5 ¼ pulgadas).

Disposición.- Destrucción o eliminación de documentos cuando ya no se necesi-tan.

Distribución.- Arreglo de documentos en orden después de que han sido clasi-ficados y codificados para facilitar su al-macenamiento.

División Política.- Área creada por la ley, por ejemplo, un municipio, una ciu-dad, un condado, un estado, una nación, etc.

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De: 106


Documento.- Escrito que contiene infor-mación, se puede archivar en carpetas, rollos de película, transparencias, disco flexible o en el disco duro de la compu-tadora. Toda la información que guarda una organización en forma de correspon-dencia, tarjetas, cintas o microfotografí-as.

Eléctrico.- Se refiere al funcionamiento de archivadores automáticos y a las má-quinas procesadoras de datos por medio de corriente eléctrica y un mínimo de partes movibles.

Eliminación.- Destrucción de los docu-mentos que ya no se utilizan en una or-ganización, se puede realizar en diferen-tes formas, pero la más adecuada es por medio de la destructora de documentos.

Empleado de Archivo.- Personal cuyo trabajo especializado es inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar documentos, localizarlos y sacarlos de los archivos cuando los solicitan.

Encabezamiento.- Nombre, letra o nú-mero bajo el cual se archivan los docu-mentos.

Entrada.- Información que se coloca dentro de un sistema comercial.

Equipo.- Gabinetes, muebles y dispositi-vos misceláneos que se utilizan para ma-nejar y almacenar los documentos.

Expediente.- Conjunto de documentos ordenados en una carpeta, la cual tiene la pestaña rotulada.

Expurgo.- Acción de retirar los docu-mentos en copia al carbón o fotostáticas repetidas o sin valor.

Folio.- Número consecutivo que se asig-na a cada documento que integra un ex pediente o registro.

Formulario para Volver a Cargar.- Com probante que se utiliza para cargar docu-mentos cuando se pasan de una per-sona a otra sin devolverlos a los archi-vos.

Gabinete.- Muebles con una o más ga-vetas para almacenar documentos archi-vados.

Gráfica de Flujo.- Diagrama de una ope-ración en el papel que señala el segui-miento de la operación desde su comien-zo hasta su terminación, de tal manera que todos los pasos puedan ser fácilmen te visualizados y evaluados.

Guía de Salida.- Guía empleada para indicar que una carpeta ha sido sacada de los archivos.

Guía de Envío.- Formato que utilizan los servicios de transporte para controlar la remisión de paquetes y documentos.

Guía Primaria.- Guía principal para una sección de documentos archivados.

Guía Secundaria.- Guía que subdivide la sección de un archivo controlado por una guía primaria o principal.

Guía.- Es de cartón resistente y tiene u-na pestaña que siempre va al frente de los expedientes para indicar cómo están archivados los documentos. Hoja de car-

Hoja: 102

De: 106


tón resistente con una pestaña y encabe-zamiento que se emplea para indicar la sección deseada en una gaveta de archi vo. Una guía también sirve como soporte para los expedientes en la gaveta y pue-de ser con diferentes posiciones.

Inactivo.- Documento que no está sujeto a utilización frecuente. Se guardan en e-quipo menos costoso y en lugares me-nos accesibles que los documentos acti-vos. Expedientes que no se utilizan con frecuencia y se archivan en gavetas de cartón o se microfilman almacenándose en el archivo muerto.

Índice Relativo.- Lista alfabética de to-dos los títulos y subtítulos de un archivo por asuntos.

Indirecto.- Sistema de archivo que gene-ralmente requiere consultar un índice an-tes de poder encontrar los documentos.

Iniciales de Autorización.- Anotación que indica que un documento ha recibido la atención necesaria y está listo para ser archivado.

Inspección.- Revisión de la correspondencia para buscar la marca de libera-ción antes de clasificarla.

Legajo.- Una o varias partes en las que se puede dividir un expediente.

Manejo de Documentos.- Planeación. organización y control de la creación, protección, utilización, almacenamiento y eliminación de documentos.

Métodos para Cargas.- Procedimiento utilizado para responder por documentos que han sido sacados del archivo.

Microfilm.- Información microfilmada que se almacena en rollos de película o transparencias que posteriormente se pueden consultar.

Microfotografía.- Fotografía de documentos para reducirlos considerablemen- te en tamaño con el fin de que puedan ser almacenados en películas, tarjetas o rollos.

Nombre Compuesto.- Nombre de un in-dividuo u organización que consta de dos palabras o letras conectadas por un gui-ón. Un apellido con guión se considera como una sola unidad para clasificación, mientras que las palabras del nombre de una compañía unidas por un guión se consideran como unidades separadas.

Nombre de Pila.- Nombre bautismal o primer nombre de un individuo.

Nombre Legal.- 1) El nombre completo de una persona. 2) El nombre completo de una mujer soltera. 3) El primero y el segúndo nombre de una mujer combina-dos con el del esposo, o el primer nom-bre, el apellido de soltera y el apellido del esposo. En algunos países se utiliza la partícula “de” para unirlos. Ejemplo: Bea-triz Daza de Cárdenas.

Numérico Decimal.- Sistemas por asun-tos utilizado ampliamente en bibliotecas, en el cual los títulos, divisiones, subdivi-siones, etc. se identifican por un número, etc. Algunos sistemas numéricos dúplex utilizan una combinación de números y letras y otros sólo números (por ejemplo: 44-01/142.51; 2a.-4-85-71; 201.1 “79”; 3-1-1).

Hoja: 103

De: 106


Periodo de Archivo.- Cantidad de tiem-po durante el cual permanecen los docu-mentos en el archivo activo.

Periodo de Retención.- Cantidad de tiempo que se guardan los documentos antes de descartarlos.

Pestaña.- Parte que se proyecta del cuerpo de una guía o carpeta y sobre la cual aparece el encabezamiento. Salien-te de una carpeta o guía, la cual se rotu-la.

Posición.- Localización, contando de iz-quierda a derecha, de la pestaña de una guía o carpeta.

Prefijo de Apellido.- Parte de un apellido que precede al cuerpo de éste. Por ejemplo: De, Del, Du, La, Le, Mac, etc. Éstos se clasifican como parte del apelli-do.

Preposición y Conjunción.- Palabras utilizadas como nexos. Las preposicio-nes y conjunciones como “y”, “para”, “en” y “de” del idioma español y “and”, “&”, “for”.

Referencia Cruzada.- Anotación en un archivo o en un índice que señala que el documento buscado está almacenado en otra parte, o archivar el duplicado del documento original en otro sitio donde pueda ser buscado. Se elabora cuando un documento se puede archivar en dos o más expedientes, por lo que es necesa rio elaborar una referencia cruzada.

Referencia.- Dirigir la atención de un indi viduo hacia una fuente de información.

Registro.- Lista de corresponsales y de los números que se les han asignado en un archivo de correspondencia numérica.

Rótulo.- Papel engomado que se fija en una pestaña de una guía o carpeta y sobre el cual aparece el encabezamiento.

Seguidores.- Soportes movibles que sir-ven para ensanchar o acortar el espacio útil dentro de una gaveta de archivo.

Seguimiento.- Sistema de revisión de los documentos prestados para su devo-lución al archivo.

Sello Fechador.- Anotación hecha sobre la correspondencia con un reloj fechador o con un sello especial que indica la fe-cha y a menudo la hora de su recibo.

Sigla.- Palabra que se construye con las iniciales o partes de otras palabras. Por ejemplo: ONU Organización de las Nacio nes Unidas.

Sistema de Archivo.- Arreglo de equipo y suministros que permiten el almacena-miento de documentos de acuerdo con un plan definido.

Supervisor.- Persona responsable del funcionamiento y mantenimiento de los archivos en un sistema de archivo.

Tarjeta de Archivo.- Cartulina de dimen-sión pequeña que se emplea en archivos verticales y visibles.

Tarjetas Índice de Registro.- Tarjeta que se utiliza principalmente como refe-rencia para otra información. Por ejem-plo: una tarjeta para archivo de direc-ciones.

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Tarjeta de Registro de Datos.- Tarjeta sobre la cual se escribe información como parte de las operaciones diarias de una organización.

Tarjeta de Sustitución.- Tarjeta que se utiliza para reemplazar documentos saca dos de una carpeta de archivo. Esta tar-jeta indica el nombre de la persona a qui-en se le prestaron los documentos.

Título.- Palabra que indica rango, oficio, o privilegio. Un título se considera comu-nidad de clasificación solamente cuando se precede a un solo nombre. Por ejem-plo: Reyna Isabel.

Transferencia.- Extracción de documen-tos de los archivos activos para pasarlos a los inactivos.

Transferencia Periódica.- La extracción de documentos a intervalos previamente determinados para pasarlos a los archi-vos inactivos o de transferencia.

Transferencia de un Periodo.- Plan en el cual los archivos activos contienen es-pacio para los documentos del periodo de archivo actual y del anterior. En el mo mento de transferencia, solamente se sa-can los documentos antiguos.

Transferencia Perpetua.- Transferencia de documentos de los archivos actuales a los inactivos con base en la actualidad y no en periodos de archivo predetermi- nados.

Ubicar.- Colocar, poner, situar, hallarse, estar, encontrarse.

Ulterior.- Subsiguiente, posterior, siguien te, consecutivo, accesorio y último.

Último.- Postrero, final, zaguero, posterior, v, ulterior, lejano, actual.

Uncir.- Atar, sujetar, amarrar, unir, jun-tar, aparear, acoplar.

Único.- Solo, singular, exclusivo, uno, pu ro, peculiar, característico, escaso.

Unidad.- Número, cifra, cantidad, uno, comparación. Entidad, esencia, ser, suje-to.

Uniforme.- Parejo, regular, equilibrado, similar, análogo, liso, llano, regular, fino, monótono.

Unir.- Mezclar, fusionar, reunir, acercar, juntar, agrupar, ligar, vincular, soldar, a-tar, ensamblar.

Urgente.- Apremiante, necesario, obliga-torio, precipitado, rápido, apresurado.

Uso.- Empleo, utilización, aplicación, pro-vecho, menester.

Vacante.- Desocupado, libre, expedito, disponible, vacío, abierto, abandonado, ausente.

Vacío.- Desocupado, libre, descargado, despejado, limpio, evacuado, desagota- do, solitario. Ausencia, carencia, falta, en rarecimiento.

Válido.- Legal, legítimo, justo, vigente, efectivo, permitido.

Valija.- Maleta, baúl, maletín.

Valor.- Precio, estimación, coste, costo, importe, total, cuantía, monto, gasto. Mé- rito, beneficio, provecho, utilidad, importancia, trascendencia.

Hoja: 105

De: 106


Vital.- Trascendental, grave, importante, indispensable, valioso.

Volúmen.- Masa, espacio, dimensión, bulto, magnitud, mole. Capacidad, cabi-da, tonelaje.

Voluminoso.- Corpulento, abultado, am-plio, grande, considerable, vasto.

Xerografía.- Reproducción de materiales en soporte de papel.

Xerográfica.- Equipo que se utiliza en la reproducción de materiales en soporte de papel.

Yuxtaponer.- Juntar, adosar, arrimar, en frentar, acercar.

Zafarse.- Soltarse, liberarse, desembara- zarse.

.

Hoja: 106

De: 106

Este documento se elaboró conjuntamente entre la Dirección Administrativa y la Dirección de Planeación y Organización, para cualquier modificación será imprescindible que se someta a la consideración de esta última.

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