GESTIÓN DOCUMENTAL(Correspondencia y Archivo)

MARCO LEGAL

LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO

Artículo 4. Literal d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental (Decreto 1835 de 1995)

Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

MARCO LEGAL INTERNO

RESOLUCION 0-0649 DE 2003

ARTICULO 82. Los archivos de gestión estarán atendidos por el propio personal de la unidad productora, quienes realizarán las tareas documentales de acuerdo con las directrices técnicas correspondientes, emitidas por el grupo de gestión documental del nivel central, aclarando que la RESPONSABILIDAD en el funcionamiento y organización de la documentación corresponde a todos los servidores de acuerdo con lo estipulado en la Ley General de Archivos

MARCO LEGAL

NORMA NTC GP 1000:2004

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL

4.2.3 Control de documentos

Los documentos requeridos del sistema de gestión de calidad DEBEN controlarse (PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS)

• Control de distribución de copias controladas FGN-14100-F18• Solicitud de cambio de los documentos internos FGN-14100-F02

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL

4.2.4 Control de registros

(GUIA DE CONTROL DE REGISTROS)

•Matriz de control de registros facilitativos FGN-14100-F-10

•Tabla de retención documental definida para cada dependencia FGN-61100-F-10

CLASES DE SERIES DOCUMETALESCLASES DE SERIES DOCUMETALES

ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVAS: Varias series : Varias series

Todas las áreas de DS A Y FTodas las áreas de DS A Y F

Todas las secciones del CTITodas las secciones del CTI

Las Jefaturas de las Unidades de Fiscalía y Las Jefaturas de las Unidades de Fiscalía y

La DS FLa DS F

EXPEDIENTESEXPEDIENTES: Dos series: Dos series

Todos los despachos fiscales(expedientes Todos los despachos fiscales(expedientes penalespenales

Veeduría(Expedientes disciplinarios)Veeduría(Expedientes disciplinarios)

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL: Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

SUBSERIE: Grupo de documentos que conforman o van contenidos en la serie.

EJEMPLO:EJEMPLO:

SERIE SERIE 052052 EXPEDIENTES EXPEDIENTES DE PROCESOS DE PROCESOS

SUBSERIESUBSERIE 0404 PENALESPENALES

0909 DISCIPLINARIOSDISCIPLINARIOS

1111 LEY 782/02LEY 782/02

1212 LEY 975/95LEY 975/95

PROCEDIMIENTOS

En cumplimiento del SGC, a Gestión Documental a la GD le competen dos procedimientos:

Gestión de Correspondencia

FGN-61100-P-02 Versión 4 - Guía para foliación de documentos FGN-61100-G-01

Gestión de Archivo

FGN-61100-P-01 Versión 4 - Guía para la  Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo - Guía para la  Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo FGN-61100-G-02

GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

OBJETIVO: Establecer y normalizar el manejo de la correspondencia en la FGN

FORMATOS

Registros de correspondencia- Correspondencia enviada(FGN-61100-F-04 V.2)

- Control reparto interno de correspondencia

(FGN-61100-AC20 V.3)- Planillas normalizada de correo (472)

GESTIÓN DE ARCHIVO

OBJETIVO: Establecer las actividades para la administración archivística de los documentos en la FGN desde su producción hasta la disposición final

FORMATOS - Formatos únicos de transferencias(FGN-61100-F-02 V.2, V.2,

 FGN-61100-F-03 V. 2, Y FGN-61100-F-08 V.1 FGN-61100-F-03 V. 2, Y FGN-61100-F-08 V.1

- Préstamo de documentos de archivo (FGN-61100-F- 01 V. FGN-61100-F- 01 V. 3)3)

- Solicitud de materiales y capacitación ( FGN-61100-F-05 FGN-61100-F-05 V. 2)V. 2)

ASPECTOS RELEVANTES

•DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA, DEPURADA, FOLIADA Y ROTULADA

• APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN Y DE LA MATRIZ DE CONTROL DE REGISTROS

• DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS NORMALIZADOS (RESOLUCIÓN 0-0047 DEL 8 DE ENERO DE 2009)

• REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS

•ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALTABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TRANSFERENCIAS1. ADMINISTRATIVAS - FORMATO FGN 61100-F-02

TRANSFERENCIAS2. EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN 61100-F-03 (Pág. 1)

TRANSFERENCIAS2. EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN 61100-F-03 (Pág. 2)

TRANSFERENCIAS2.EXPEDIENTES DE PROCESOS DISCIPLINARIOS - FORMATO FGN 61100-F-08 (Pág. 1)

PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SOLICITUD DE ELEMENTOS AL ARCHIVO

1. CAJAS, CARPETAS Y DEMAS - FORMATO FGN 61100-F-05

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Si son documentos de apoyo informativo o multicopia pueden ser eliminados en el archivo de gestión sin ningún requerimiento.

Los documentos de archivo, no pueden ser eliminados, hasta tanto no hayan cumplido el tiempo de retención establecido en la TRD.Esta labor es exclusiva del archivo central y para ello igualmente debe realizarse transferencia en el respectivo formato realizando la anotación en “Disposición final” : Descarte

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

•EN CUMPLIMIENTO DEL SGC SE PROPUSO UN PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS CON MIRAS A LOGRAR UN ARCHIVO ORGANIZADO Y CONTAR CON UN INVENTARIO UNICO DE DOCUMETOS.

•SAM 502

•ACTIVIDADES: REALIZAR INVENTARIO FISICO DE DOCUMENTOS Y ASIGNACIÓN NÚMERO

UNICO DE CAJA, TRAMO Y ESTANTERIA

REVISION Y ORGANIZACIÓN DE SOPORTES FISICOS

INVENTARIO UNICO SISTEMATIZADO