caracaterizacion de los factores que...
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CARACATERIZACION DE LOS FACTORES QUE INTERVIENEN EN LOS
COSTOS DE ALMACENAMIENTO EN LAS COMERCIALIZADORAS DE
ALIMENTOS DE DOSQUEBRADAS
ANDRES FELIPE ORTIZ VALLEJO
JUAN CAMILO ECHEVERRY QUICENO
JUAN GABRIEL RESTREPO MARIN
Asesor
Jorge Andrés Cifuentes Delgado
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PEREIRA
2011
2
Al tiempo constante dedicado
por todos y cada uno de los que
interactuaron en la
consolidación del presente
trabajo, con el fin de contribuir
a nuestro objetivo de escalar el
primer eslabón del inicio de
nuestra profesionalización, que
gracias a las correcciones
efectuadas y aprobaciones
ratificadas en el proceso de
elaboración de esta producción
académica fue posible.
A Dios y a nuestros padres, por
su comprensión, y apoyo
incondicional en el camino al
éxito.
3
AGRADECIMIENTOS
A nuestra familia que nos han apoyado incondicionalmente en este proceso de
aprendizaje 3académico y que hoy por hoy se encuentra en su etapa definitiva.
También a la Universidad Católica de Pereira que ha proporcionado todas las
herramientas necesarias para el desarrollo intelectual e integración de valores
éticos. Igualmente a todos los profesores que aportaron de alguna manera con su
conocimiento formando en nosotros personas capacitadas para afrontar todos los
desafíos que se presenten a nivel profesional.
A nuestro tutor Jorge Andrés Cifuentes, quien estuvo pendiente en cada proceso
académico, asesorando, discutiendo y aportando con ideas mejoradoras el trabajo
de investigación, brindando incondicionalmente, su apoyo y conocimientos
necesarios para sacar este proyecto adelante.
4
TABLA DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................................... 3
Resumen................................................................................................................................. 12
INTRODUCCION....................................................................................................................... 13
1 Planteamiento del problema............................................................................................. 15
1.1 Descripción área problemática .................................................................................. 15
1.2. Formulación del problema ............................................................................................. 20
2 Delimitación .................................................................................................................... 21
3. Objetivos............................................................................................................................. 22
3.1 Objetivo general: ........................................................................................................... 22
3.2 Objetivos específicos: ..................................................................................................... 22
4. Justificación......................................................................................................................... 23
5. Marco de Referencia............................................................................................................ 25
5.1 Marco Teórico................................................................................................................ 25
5.1.1 Almacenamiento logístico. ....................................................................................... 29
5.1.1.1 Almacén. .......................................................................................................... 30
5.1.1.2 Gestión de almacén. .......................................................................................... 33
5.1.1.3 Costos de almacenamiento. ............................................................................... 34
5.1.1.3.1 Costos directos de almacenaje..................................................................... 36
5.1.1.3.2 Costos indirectos de almacenaje. ................................................................. 37
5.1.1.4 Costos de infraestructura................................................................................... 37
5.1.1.4.1 Infraestructura y equipos. ........................................................................... 38
5.1.1.5 Costos de gestión. ............................................................................................. 39
5.1.1.6 Costos de operación. ......................................................................................... 39
5.1.1.7 Costos de los pedidos. ....................................................................................... 40
5.1.1.8 Clases de almacenes. ......................................................................................... 41
5
5.1.1.9 Tecnología e información................................................................................... 43
5.1.2 Picking. ................................................................................................................... 48
5.1.2.1 Costo del Picking. .............................................................................................. 48
5.1.2.2 Fases del Picking................................................................................................ 48
5.1.2.3 Principios del Picking. ........................................................................................ 49
5.1.2.4 Variables del Picking. ......................................................................................... 50
5.1.2.5 Análisis de las variables...................................................................................... 50
5.1.3 Inventario................................................................................................................ 62
5.1.3.1 Stock. ............................................................................................................... 63
5.1.3.2 Rotación y cobertura. ........................................................................................ 65
5.1.3.3 El stock y el almacén regulador. ......................................................................... 66
5.1.3.4 Rotación de inventario....................................................................................... 66
5.1.4 Envase y embalaje. .................................................................................................. 66
5.2 Marco Contextual .......................................................................................................... 69
5.3 Marco Legal ................................................................................................................... 74
5.4 Marco Conceptual .......................................................................................................... 79
6. Diseño Metodológico ....................................................................................................... 82
6.1Definición del tipo de investigación .................................................................................. 82
6.2 Determinación de la población y la muestra .................................................................... 83
6.2.1 Población ................................................................................................................ 83
6.2.2 Muestra .................................................................................................................. 84
6.3Recopilación de la información ........................................................................................ 84
6.3.1 Fuentes de recolección............................................................................................. 84
6.3.2 Técnicas de recolección de información .................................................................... 85
6.3.3 Proceso en la recolección de información.................................................................. 85
6.3.4 Proceso de análisis – síntesis y discusión de resultados .............................................. 86
6
7 Trabajo de campo ............................................................................................................ 87
8 Análisis y presentación de la información .......................................................................... 89
Hallazgos ...............................................................................................................................112
Conclusiones ..........................................................................................................................113
Recomendaciones ..................................................................................................................116
REFERENCIAS .........................................................................................................................117
OTRAS FUENTES .....................................................................................................................120
Anexos...................................................................................................................................123
Apéndices ..............................................................................................................................126
7
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1 Carta de aprobación del instrumento ........................................................... 123
8
LISTA DE APENDICES
Apendice a Instrumento de recolección de información ........................................... 126
Apendice b Cronograma de Actividades ..................................................................... 133
Apendice c Presupuesto ............................................................................................... 134
9
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Planificación para definir costos ............................................................... 35
Ilustración 2 Estantería Carrusel ..................................................................................... 53
Ilustración 3 Estantería Paternóster................................................................................ 54
Ilustración 4 Estantería Shuttle megalifi ......................................................................... 55
Ilustración 5 Transelevadores de cajas (mini-load) ...................................................... 56
Ilustración 6 Montacargas manual o eléctrico ............................................................... 57
Ilustración 7 Código de barras del producto .................................................................. 61
Ilustración 8 ¿Cuántas referencias existen en el inventario de su empresa?.......... 92
Ilustración 9 ¿Con que equipos e infraestructura cuenta la empresa para satisfacer
la operación en el área de almacenamiento? ............................................................... 93
Ilustración 10 ¿La empresa conoce y tiene en cuenta los componentes de los
costos de almacenamiento?............................................................................................. 94
Ilustración 11 ¿La empresa diferencia el costo de almacenamiento con el costo de
operaciones? ...................................................................................................................... 95
Ilustración 12 ¿De los siguientes elementos de costos, indique la participación
dentro del almacén? .......................................................................................................... 97
Ilustración 13 ¿Los costos de este porcentaje se han mantenido o ha variado
durante la operatividad de la empresa y su distribución porcentual? ..................... 101
Ilustración 14 Mayor participación en el almacén....................................................... 103
Ilustración 15 ¿La empresa posee sistemas de información tecnológica que
permita tener un mayor control de sus inventarios? .................................................. 104
Ilustración 16 ¿La empresa cuenta con plan estratégico de reducción de costos en
el área de almacenamiento y que impacto a generado en estos? .......................... 105
Ilustración 17 ¿Se ha visto alguna vez afectado los procesos de la empresa por no
optimizar los costos de almacenamiento? ................................................................... 108
10
Ilustración 18¿Qué sistema de valorización opera en el área de almacenamiento?
............................................................................................................................................ 110
Ilustración 19 Area de almacenamiento. Imágenes suministradas por MAKRO
Mayorista. .......................................................................................................................... 124
Ilustración 20 Area de almacenamiento de Olímpica “Dosquebradas” ................... 125
11
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Fuentes Primaria .................................................................................................85
Tabla 2 Empresas objeto de estudio ..............................................................................87
Tabla 3 Tabla 3. ¿A qué se dedica la empresa? ..........................................................89
Tabla 4 ¿En qué año fue fundada la empresa? ..........................................................90
Tabla 5 ¿Qué tipo de productos produce ó comercializa la empresa? ....................91
Tabla 6¿Cuál es la modalidad de manejo de costos de almacenamiento que se
utiliza actualmente la empresa? ......................................................................................96
Tabla 7. De lo anterior, ¿A qué se debe la participación porcentual? ......................98
Tabla 8¿Cómo se cargan los costos del producto o gastos operativos de Almacén
o centro de distribución? ................................................................................................ 102
Tabla 9¿Cuál es el costo de mantener el stock de inventarios?............................. 106
Tabla 10 Eficiencias........................................................................................................ 107
Tabla 11 ¿Detalle ventajas o desventajas que pueden obtener al clasificar los
costos de almacenamiento?.......................................................................................... 109
12
Resumen
Los costos de almacenamiento le aportan valor agregado a las empresas
comercializadoras de alimentos, ya que mediante estos se puede hacer el trabajo
dentro del almacén mas eficiente y productivo, a estos factores le apunta el
documento, es decir, a que los empresarios tengan en cuenta los costos de
almacenamiento para generar al interior de sus empresas ventajas competitivas,
diferenciadoras en un mercado donde la competencia es alta. El objetivo del
trabajo es caracterizar los costos de almacenamiento de las empresas
comercializadoras de alimentos de Dosquebradas, partiendo de una recopilación
teórica para después contrastarla con la realidad empresarial, encontrando que las
empresas tienen en cuenta los costos pero no se preocupan por sistematizarlos,
tampoco por optimizarlos, ya que todos sus esfuerzos se concentran en generar
utilidades con la venta de sus inventarios.
Palabras clave: Almacenamiento, costos, inventario, eficiencia, productividad,
costos indirectos, costos directos
Abstract
Storage costs will add value to food marketers, because through these can be
done inside the warehouse work more efficient and productive, these factors will
says the report, ie that the employer take into account storage costs to build their
businesses into competitive advantage, differentiating in a market where
competition is high. The objective of this study is to characterize the storage costs
of food marketing companies to Dosquebradas, from a theoretical collection and
then contrast it with the real business world, finding that companies consider costs
but do not worry about systematized, nor by optimize, and that all efforts are
focused on generating profits by selling their inventory.
Keywords: Storage, costs, inventory, efficiency, productivity, indirect costs, direct
costs
13
INTRODUCCION
Actualmente en la mayoría de las empresas del sector Alimentos existen
procesos de almacenamiento los cuales son muy rigurosos, debido a esto necesita
sitios adecuados para almacenarlos y conservarlos apropiadamente, pero no solo
es el hecho de guardarlos y preservarlos, también hay que tener presente que al
almacenar cualquier cosa, exigirá aspectos relevantes como tiempos de
operación, tecnología, financiaciones, relaciones humanas, factores culturales,
estándar de calidad, desempeño y otras acciones que conforman un elemento
logístico para proveer una labor en el almacenamiento.
Inicialmente el propósito de esta investigación es realizar una descripción y
presentación de los principales aspectos y parámetros a considerar de los
almacenes de manera que permita a las empresas contrastar resultados
desarrollados dentro de un diagnostico logístico empresarial.
Lo transcendental entonces es que le permita a una organización empresarial
minimizar los costos concernientes al tema y maximizar el volumen de productos
necesarios para que presente un constante flujo o rotación de artículos y
catapulten a la empresa en aspectos de competitividad además de prestar
continuamente un amplio portafolio y un excelente servicio a los clientes. En las
compañías, el almacenamiento es primordial en la infraestructura de cualquier
organización a nivel logístico, ya que permite una fusión entre proveedor y
consumidor.
Las actividades de distribución pueden presenta fallas al no manejar
correctamente sus inventarios debido a problemas con el almacenamiento, de tal
manera se comprende la necesidad de optimizar los espacios del almacén
permitiendo la reducción de costos de almacenamiento al implementar el
apilamiento de altura de unidades proporcionando espacio adicional en el suelo y
eliminando la necesidad de construir nuevas edificaciones, disminuyendo gastos
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de manipulación, generando mayor rapidez en la labor, y mejorando
satisfactoriamente las condiciones del trabajo en la actua lidad, las empresas están
preparándose para ser competitivas, eficientes y abiertas constantes cambios que
ayuden a optimizar los sistemas de gestión porque claramente es de vital
importancia el buen funcionamiento de los almacenes a corto, mediano y largo
plazo. Por otra parte, el manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los
problemas de la administración de empresas debido a que es un componente
fundamental de la productividad. En mercados altamente competitivos, las
empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y con niveles de servicios
cada vez más altos.
Para esto se desarrolla varios aspectos del almacenamiento como son: las
funciones, clasificaciones, costos, sistema de gestión de almacén, áreas
involucradas, importancia, tipos de almacén y su importancia empresarial a fin de
entender lo trascendental que esto representa en la cultura corporativa de la
empresa y su búsqueda incesante de la excelencia, con el objetivo preciso de ser
más competitivos dentro del mercado, tanto nacional como internacionalmente.
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1 Planteamiento del problema
1.1 Descripción área problemática
Las organizaciones en la actualidad están en constante cambio y actualización de
sus procesos de almacenamiento con el ánimo de ser eficientes en sus labores,
algunas de ellas se encuentran en vía de desarrollo, sin embargo van implantando
nuevas tecnologías y herramientas que faciliten su sistema de trabajo en la
medida que van observando la necesidad de la misma. En ocasiones dar
aplicabilidad a ello genera una nueva visión del negocio y continuamente se debe
aplicar estrategias organizacionales que permita introducir al presupuesto de la
empresa un ente destinado a la inversión de nueva tecnología.
Desde otro punto de vista, se debe considerar que los problemas en el almacenaje
existirán siempre, lo mismo que en cualquier otro aspecto de la empresa. La
persistente acumulación ocasional de materiales recibidos en un día, ya sea en
una época baja de pedidos respecto a las presupuestadas con anterioridad
saturan el almacén de productos y generan un costo en el exceso de inventario,
ubicación poco sistematizada de productos, mano de obra no calificada,
incompleta información de inventario y otros elementos relacionados con el
aumento de los costos sin olvidar que existirá la probabilidad de que hayan
averías en los montacargas y otras herramientas de trabajo en el transporte de
almacenamiento.
Sin embargo, no se trata únicamente de esto, se trata de detectar su repetición, su
variedad, su continuidad y sobre todo la gravedad del conjunto. Los problemas
importantes están en general, formados por una repetición de pequeñas
acumulaciones, cada uno de los cuales es efecto de unos y causa de otros, y en
ocasiones frecuentemente mutuas. Este efecto empieza a convertirse en una bola
de nieve de tal forma que, las soluciones parciales empiezan a afectar fuertemente
16
a otros aspectos; se entiende entonces que hay problemas de almacenaje. Aun,
habiendo partido de un almacenaje correcto para la situación inicial, la misma
evolución de la empresa va saturando sus posibilidades y empieza a perder
eficacia. Entonces, en relación a lo anterior, la clave del éxito de la empresa ó lo
que el cliente adquiera o no, la cantidad que desee, define cómo se realizará el
negocio y la eficiente gestión de esta operación. Como dice “Hoy en día los
centros de distribución deben bajar sus costos al máximo aprovechando hasta el
último milímetro de espacio en sus depósitos” (Carbone; 2009, Pág. 20).
Se presenta usualmente confusiones a la hora de localizar simultáneamente varios
productos en los almacenes que se encuentran en módulos independientes, la
decisión sobre la ubicación es muy compleja debido a la probabilidad de
crecimiento de las productos y así mismo al elevado número de pedidos
requeridos en bodega, lo cual se plantean inconvenientes que afectan
directamente los costo y se derivan en:
Qué número, volumen y ubicación de las bodegas ha de tener una red
logística.
Qué asignación debe tener los almacenes a cada suministro, fábrica o
cliente.
Qué productos se han de almacenar en cada bodega
Cuáles productos pueden enviarse directamente desde los puntos de
suministros ó producción a los de demanda.
Si no se busca una solución factible de acuerdo a las necesidades de almacenaje
y distribución del área de la bodega y equipamiento de la misma el material se
vería seriamente amenazado las distintas operaciones por el inapropiado manejo
por parte del operario, es decir, una mala conservación generaría que los
productos se vuelvan inutilizables ya que al no haberse evaluado o considerado
debidamente sus existencias posteriores a los cambios de diseño o de modelo
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trazados, generarían un conjunto de productos desperdiciados e inutilizados en
almacén que ocupan espacio y siguen produciendo altos costos. “El mejor
almacén es el que integra todos sus medios y acciones, con los medios, acciones
y necesidades de la empresa, con el resultado del más adecuado compromiso
para la comunidad empresarial” (Mauleón).
Las organizaciones deben encontrar la manera de analizar los costos procedentes
del almacenamiento de los productos y los factores que influyen en la variación de
las magnitudes, también debe tenerse en cuenta instrumentos utilizados
constantemente por la logística el cual se derivan en costos de gestión, operación
y de la misma manera cabe decir que es importante tener presente los costos
indirectos generados por las bodegas tales como personal y administración y
operaciones propias del almacén.
En otro aspecto, se han desarrollado maquinas para mover todo tipo de mercancía
y productos, y así mismo estos equipos hicieron que muchas empresas con
grandes bodegas y almacenes se volvieran casi incompetentes de la noche a la
mañana. “Las recomendaciones básicas que pueden hacerse al momento en que
un cliente inicia el proceso de selección de un equipo móvil es: Qué tipo de
mercancía va manejar, de esa mercancía cual es la de mayor peso, hasta que
altura va elevar la carga, que accesorios pueden ser necesarios para la operación,
en qué lugar va trabajar el equipo, cuantas horas va trabajar el equipo” (Carbono;
2009). Hoy por hoy las empresas están pasando por una transición importante en
cuanto a automatizar las bodegas, según la revista zona logística en su edición
número 54, esto se debe a “La necesidad de reducir costos e incrementar la
eficiencia por medio de ahorros en las diferentes operaciones que se llevan a cabo
en los centros de distribución” (Ferreira, 2010), también lo hacen para “aumentar
la calidad y la consistencia de sus labores. Así mismo se considera que una mayor
seguridad y la reducción del riesgo de accidentes también tienen una incidencia
significativa en este tipo de determinaciones” (Lineros, 2010). Las organizaciones
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cada vez buscan reducir su mano de obra sustituyéndola por maquinas, además el
tiempo de respuesta debe ser más rápida, eficaz, disminuyendo el tiempo de
entrega. La automatización de bodegas ha ido evolucionando en los últimos años
con tecnología de avanzada que ayudan a la integración de labores.
Unas de las operaciones que más se está automatizando en las empresas es la
paletización, la carga de un palé se puede realizar a mano, si bien no es el
sistema más usual ya que muchas empresas utilizan como peso máximo de un
paquete para ser manipulado manualmente entre 20 a 25 Kilogramos, pero poco a
poco es más limitado ver este proceso debido a que las mujeres ahora pertenecen
a algún sistema logístico de la empresa y ellas no se encuentran capacitadas para
cargar pesos mayores debido a sus limitaciones física tanto así, que para prevenir
pausas en el trabajo por dolores de espalda y otros malestares, se establecería
como solución optima la manipulación de las cargas mecánicamente, siendo así
que las operaciones que más se está automatizando en las empresas es la
paletización, a pesar de que los dispositivos automáticos para esta labor son
costosos, se hace necesario trabajar en grandes volúmenes de mercancía para
que valga la pena invertir en estas herramientas y disminuir en gran proporción los
costos generados por la lenta manipulación operacional del subordina, en
consecuencia a lo anterior, las ventajas que aporta la automatización es que
maneja bajos costos y aumenta su demanda, esto mismo traería beneficios a la
compañía y sus clientes, teniendo como objetivo principal mejorar las labores que
se llevan a cabo dentro de la empresa y optimizando el servicio. En la revista zona
logística número 46, señala que “Gracias a los cambios acelerados en las
comunicaciones y el sistema de gestión han hecho que los almacenes se tengan
que transformar, evolucionar” (Carbono; 2009).
Las empresas desean estar en un alto nivel competitivo y a su vez deben ser
cautelosos con el impacto que puedan generar este, así mismo los costos de
montaje estructural y dicha funcionalidad debe estar de acuerdo a la idea de
bodega de almacenamiento que solicita cada empresa determinando sus
19
condiciones y necesidades lo cual resulta de gran importancia puesto que el objeto
de estudio es comprender los impactos que genera el costo de almacenamiento
en las operaciones de bodega y señalar las necesidades que este puedan
generar, contra la variabilidad de sus costos.
Como es de esperar en las organizaciones, el manejo rutinario del área de
almacenamiento permite observar una configuración de lo que está establecido en
la actualidad en el proceso logístico de la misma, es así que los productos
alimenticios, además de presentarse aplicabilidad a nuevas técnicas de
almacenaje que se ajusten a la recomendaciones y necesidades de economizar
espacio y costos deben cumplir exigencias conservación e higiene, como son
señalados por la Secretaria de Salud Municipal. En otro ámbito, las instituciones
deben de utilizar sus propios recursos informativos pertinentes a las actividades
presentes y las pasadas de la empresa y así mismo se traza una proporción de
acuerdo a su inversión y costos que posibiliten el análisis detallado de los
movimientos del stock y optimización de los recursos del almacén que servirán
para clasificar y caracterizar los métodos de almacenaje de la bodega.
20
1.2. Formulación del problema
¿Qué factores intervienen en los costos de almacenamiento en las
comercializadoras de alimentos de Dosquebradas?
21
2 Delimitación
La elaboración de este estudio se desarrollará a partir de la teoría sobre la
distribución requerida en una planta de almacenamiento o bodega y aspectos
relacionados a la industria, lo cual servirá para el desarrollo de la investigación,
además conocer lo que se refiere el costo y dimensiones de ella misma. Mostrar lo
que se refiere a las políticas generales de la empresa, requerimientos de
maquinaria, tipo de inventario y flujo de materiales, continuando con cálculo de
espacios para la planta, proyección de espacios totales.
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3. Objetivos
3.1 Objetivo general:
Caracterizar los factores que intervienen en los costos de almacenamiento en las
comercializadoras de alimentos de Dosquebradas.
3.2 Objetivos específicos:
Establecer cuales sistemas de información tecnológica emplea la
organización para el control de sus inventarios.
Conocer si las empresas consideran los costos de almacenamiento.
Las empresas cuentan con un plan estratégico de reducción de costos en el
área de almacenamiento.
Identificar los elementos relevantes que conforman el cuadro de costos de
almacenamiento.
Describir cuales son los costos de almacenamiento que tienen más releva
porcentual en el área de almacenamiento.
Conocer los elementos y costos de mantener un inventario en la empresa.
23
4. Justificación
Las empresas en la actualidad necesitan de ventajas competitivas, estrategias
diferenciadoras para hacerse más fuertes en un mundo globalizado y
extremadamente competitivo, así mismo buscan ser más productivos, eficientes y
lograr optimizar labores dentro de la organización. El almacenamiento de las
bodegas puede darle lo anterior a las empresas, es decir, mediante este las
organizaciones pueden volverse “más eficientes a la hora de cumpli r con sus
pedidos, más rápidas a la hora de resolver problemas que se presenten dentro de
la bodega y a su vez más productivas, bajando costos por este rubro, al respecto
(López, 2005).
Este trabajo aportara aspectos descriptivos y caracterización sobre la manera en
que una empresa de alimentos almacena sus productos permitiéndole desarrollar
ventajas competitivas y niveles de servicios óptimos para desenvolverse en el
mercado de manera efectiva, pues brindará conceptos y medidas pertinentes a la
hora de establecer espacios de almacenamiento de altura, donde de lugar al
almacenaje y considerando comparaciones en la que sería la misma proporción de
una bodega gran extensión, desarrollándolo así, en la mitad del espacio. En
síntesis esto es lo que el trabajo plantea, buscando optimizar el proceso de
almacenamiento.
Este trabajo es importante para las personas que estudian administración de
empresas y desarrollan su énfasis en logística, ya que aporta conocimientos que
permiten desarrollar estrategias para llevar a cabo una buena gestión en el
almacenamiento y para lograr este objetivo es necesario estudiar la teoría
existente, pero no solo dejarlo en eso, sino contrastarlo con la realidad, pues se
requiere ir a las empresas de alimentos y de la manera más adecuada detectar y
analizar sus costos de almacenamiento, dando a conocer cómo se trabajan
aquellos temas en el Municipio de Dosquebradas, que parámetros siguen dentro
de las organizaciones, como toman las decisiones en cuanto a esto, como
24
trabajan y cuales problemas se presentan. Por lo que se convierte en una
excelente plataforma para apropiarse de la teoría existente sobre la logística de
almacenes, generando una aplicabilidad descriptiva mediante parámetros
operacionales, así mismo para establecer una ventaja competitiva en las
empresas mediante el trabajo realizado en las bodegas.
También es de gran importancia para las empresas de alimentos del Municipio de
Dosquebradas que no tienen en cuenta variables que incurren en los costos de
almacenamiento, permitiendo identificar cuáles son sus falencias a la hora de
almacenar. Aquí se debe tener en cuenta que la toma de decisiones es vital para
la organización y debe hacerse más eficiente a la hora de almacenar, así como
optimizar los costos, por ejemplo en fijos y variables, reformar y caracterizar
métodos operacionales de costeo en almacenes e implementar y puntualizar
herramientas de trabajo, y observar en síntesis, como es la función operacional de
almacenaje a nivel competitivo.
25
5. Marco de Referencia
5.1 Marco Teórico
Al principio, la humanidad tuvo que optar por consumir los productos en el lugar
donde se encontraban o suponiendo el caso, transportarlos a otro territorio y
almacenarlos allí para uso posterior, ya que “no existía un sistema desarrollado de
transporte y almacenamiento, el movimiento de los productos se limitaba a lo que
una persona podía acarrear, y el almacenamiento de los productos perecederos
era posible solamente un período corto. Este sistema de transporte y
almacenamiento obligaba a las personas a vivir cerca de los lugares de
producción y a consumir una gama bastante pequeña de productos o servicios.”
(Ballou, 2004) teniendo una calidad de vida simple y dependiendo de lo que la
naturaleza brindaba en algunas épocas del año y esperando con el paso del
mismo a que las cosas mejoraran.
De forma esperada, gracias a la continua evolución del hombre el cual se
preocupó por aspectos relacionados con almacenaje, conservación del producto
según su tipo, transporte y recurriendo a herramientas como sistemas de
distribución, preparación de los pedidos, envase y embalaje, stock de inventario,
etc., propicio nuevas tendencias logísticas en el desarrollo e innovación de
factores que intervienen en el avance de todo tipo de empresa, además accede
estar a la par con los paradigmas actuales y entorno cambiante que lo rodea,
algunos agentes que inciden para un proceso adecuado en el ámbito logístico es
implementar sistemas pertinentes que expongan indicadores con la intención de
medir la gestión interna empresarial, ya que esta herramienta puede facilitar y
prestar un servicio como parte de la estrategia empresarial, que refleje resultados
coherentes según la meta trazada por la organización a mediano o largo plazo,
ayudado por un buen sistema de información que facilite observar los procesos en
las diferentes etapas de la cadena logística.
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La logística, es vista como aquella encargada de planificar coordinar todas las
actividades necesarias para lograr obtener los niveles deseados de servicio y
calidad al menor precio posible, Casanovas y Cuatrecasas dice que “La logística
Empresarial comprende la planificación, la organización y control de todas las
actividades relacionadas con la obtención, traslado y almacenamiento de
materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de la
organización y como un sistema integrado. El objetivo que pretende conseguir es
satisfacer las necesidades y los requerimientos de la demanda de manera más
eficaz y con el mínimo costo posible” (Casanovas y Cuatrecasas; 2003) y se
observa aquí, que el alcance de la logística abarca toda la organización, desde la
gestión de las materias primas hasta la entrega del producto terminado.
Es por esto que muchas de las organizaciones han tomado la logística como
herramienta estratégica de tal forma que para las empresas estas actividades se
vuelvan de gran importancia dándole un reconocimiento especial, contribuyendo a
su vez con gran expectativa al atraer nuevos clientes, es decir “La logística debe
de contemplarse como el enlace entre el mercado y la actividad operativa de la
empresa” (Christopher, 1994), generando para la organización un valor agregado
que contribuya a un buen funcionamiento de todos sus procesos.
Para las organizaciones es muy importante estar en un alto nivel competitivo y a
su vez deben generar estrategias que pueden variar según su naturaleza o
negocio, en donde estas pueden ser aplicadas en los diferentes departamentos
que la conforman, por eso “la realidad es que la competitividad y el desarrollo
están basados en las innovaciones tecnológicas, blandas o duras, de p unta o en
áreas tradicionales, la innovación establece las ventajas competitivas y por ello es
el alma de todo el proceso empresarial” (Varela, 2001). Una estrategia
competitiva bien elaborada causa un efecto positivo en el cumplimiento de sus
metas, por esta razón las empresas se han visto en la tarea de implementar
estrategias que comprendan actividades logísticas que son el puente entre la
27
producción y los consumidores, como también articula muchos de los procesos de
la organización que están separados por el tiempo y la distancia.
Las organizaciones deben estar constantemente capacitadas en todos los
procesos relacionados con la logística, la cual es una ventaja fundamental de
oportunidades para cualquier tipo de negocio, que permite, brindar un mejor
servicio a los clientes, en cuanto a la comercialización y distribución de productos
y una mayor cobertura a nivel local, nacional e internacional, logrando así, mayor
competitividad.
Muchas de las organizaciones han tomado la logística como herramienta
estratégica, pues “una adecuada gestión logística puede proporcionar una fuente
importante de ventajas competitivas; en otras palabras, a través de la logística
puede conseguirse una posición de perdurable superioridad sobre los
competidores en términos de preferencia del consumidor” (Christopher. 1994),
logrando una completa fidelidad por parte de él, contribuyendo a su vez con una
gran expectativa de atraer nuevos clientes.
Una de las partes más importantes que influyen en el proceso logístico para la
toma de decisiones es el almacenamiento ya que “La función de almacenamiento
comprende el complejo de operaciones que tiene por objeto el ocuparse de los
materiales que la compañía mueve, conserva y manipula para la consecución de
sus fines fabri les y comerciales”, (Mora. 2008), Además para profundizar en el
almacenamiento se debe tener en cuenta cuáles son las operaciones de
almacenaje y estas como influyen en el proceso logístico, donde dependen del tipo
de producto y las características de este y de la empresa, donde las principales
funciones son la recepción y descarga de la mercancía, y el traslado al almacén
sin dejar de lado los componentes básicos del costo logístico.
Logísticamente el almacenamiento puede abarcar una sin número de actividades,
y lo que estas sean, depende de la naturaleza del negocio o la estrategia de la
28
compañía. Se dice que “El objetivo del almacenamiento consiste en asegurar el
máximo aprovechamiento del espacio compatible con la buena conservación y
protección de los géneros; la fácil y segura identificación de los mismos; un ahorro
positivo de tiempo, mano de obra y material, así como el pasaje fácil y rápido de
mercancías desde el lugar de depósito al área de carga” (Gerhard, 1960).
Las instalaciones, técnicas y equipos para almacenamiento varían mucho según la
naturaleza del material que se va a manejar, suministrando espacio y equipo para
contener y proteger los artículos hasta que se utilizan o embarcan, en la forma que
sea más eficiente en costo. El logro eficiente de las actividades de
almacenamiento depende de una planeación pertinente de un almacén.
El almacén aloja todo lo que se pide en función a las compras o en otros casos lo
que fabrica, tiene como destino optimizar los flujos físicos que le vienen del
interior o exterior de la organización, “Son aquellos lugares donde se guardan los
diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de
inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de
manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de
almacenamiento.” (Silva) Por esto los almacenes adquieren una gran importancia
dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que definen en
gran medida la estructura de los costos o servicios del sistema logístico de una
empresa. Conjuntamente un depósito de almacenamiento debe conjugarse con la
capacidad y la operatividad, para una correcta distribución en la planta se debe
precisar estanterías especiales según el material a almacenar, como el peso,
volumen y tipo de mercancía, al mismo tiempo, es adecuado conocer la
distribución de los pasillos en sentido longitudinal de la edificación, para maximizar
la utilización del espacio y la altura de la misma, comprendiendo la importancia de
respetar la orientación a lo ancho y a lo largo. El esquema del almacén debe
adaptarse a las necesidades de almacenamiento según su stock, número de
29
referencias, su capacidad para atender la demanda de inventarios y manejo de
herramientas de bodega.
En el presente, las empresas locales tienen algunos conflictos en la medición de
las operaciones y actividades logísticas internas en cuanto a la distribución y el
abastecimiento en relación como son llevado las operaciones del almacenamiento.
Esto da a entender que la dirección administrativa enfrenta problemas para
identificar algunos cuellos de botella, tecnificar procedimiento e insatisfacción de la
demanda que se presentan en la cadena logística y que afectan
considerablemente la competitividad y requisitos para enfrentar mercados tan
agresivos que solo fomenta la pérdida paulatina de los clientes y el declive
económico de la organización. Aunque esta analogía ha ido cambiando
vertiginosamente gracias a la fuerte inclusión de la tecnología en las empresas, ya
que facilita ejecutar cualquier proceso y operación dentro del almacén. Como lo
indica Arango cuando aluce la compleja labor a la que se enfrenta hoy en día los
almacenes al señalar que “En la actualidad los almacenes además de administrar
los inventarios deben realizar actividades de distribución, recepción, despacho,
clasificación e identificación de mercancías, incluso en algunas ocasiones
operaciones de ensamble y empaque. Es por esto que el concepto de almacén
ha cambiado por el de centro de distribución”. (Arango, 2010)
5.1.1 Almacenamiento logístico.
Las organizaciones deben complementar necesariamente mejoras en el servicio
hacia los clientes, por lo cual debe generalmente disminuir el plazo de respuesta,
reducir el número de carencias de productos pero al mismo tiempo tener
sobrestock del producto, asimismo, cuando se incrementa la competencia obliga a
las empresas aumentar la productividad. Conjuntamente, existe un costo logístico
que requiere de inversión dentro del almacén, el tiempo que demanda la
mercancía, personal destinado a la manipulación de productos y pedidos,
utilización de envases y embalaje adecuados, transporte al destino final, precisa
30
“este costo logístico es importante, ya que puede alcanzar hasta un 30% del costo
total del producto. Es necesario controlarlo, ajustarlo a mínimos y siempre sin
perder la calidad del servicio al cliente”. (Mauleón, 2002).
La demanda de productos está aumentando debido al crecimiento desmesurado
de distintas referencias que ofrecer hoy en día el consumismo; esto obliga a
replantear en muchas ocasiones las configuraciones de los almacenes ya que “no
se trata de almacenar grandes cantidades de pocas mercancías, más bien lo
contrario. En logística de distribución hay que diseñar almacenes de cara al
consumismo final y la tendencia apunta a que este incremento en el numero de
referencias a almacenar es creciente y cambiante”. (Mauleón, 2002)
Hay diversos tipos de almacenes, de distribución y los de depósito, los primeros
almacenan y comercializan, artículos, productos y mercancía puesta a la
disposición del cliente y los segundos son lugares organizados y equipados para
colocar productos, como lo define “el almacén es un espacio de la fábrica donde
las mercancías “reposan”. (Mauleón, 2002)
Dicho lo anterior, el almacenamiento de productos genera costos además de “los
factores que influyen en la variación de las magnitudes que los constituyen, la
noción de grado de aprovechamiento o rendimiento de un almacén”. (Casanovas,
2000)
5.1.1.1 Almacén.
Para las organizaciones es de gran importancia contar con un adecuado
manejo de los recursos internos, pues de ellos se deriva el normal
funcionamiento de sus tareas y procesos, y es allí donde juega un papel
fundamental el almacén. Este se define como “el subproceso operativo
concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos
riesgos para el producto, personas y compañía optimizando el espacio
físico del almacén”. (Santamaría)
31
El almacén visto desde otro punto de vista, toma un especial significado ya que
debe “adquirir un nivel competitivo, debe alcanzar elevados estándares que
impone mercado actual, donde el papel del almacén ya no es el lugar donde
reposan las mercancías, sino un centro de distribución y consolidación de
productos donde se realizan funciones complejas como recepción, despacho,
clasificación e identificación de mercancías, e incluso, operaciones de ensamble y
empaque. Además, allí se tiene en gran medida la responsabilidad sobre la
calidad final del producto”. (Arango, 2010)
Es importante destacar como la evolución del concepto tiene que ver con su
asimilación dentro de las organizaciones respecto al enfoque de centro de
distribución que se le ha dado en los últimos tiempos deteriorando cada vez más
el término de almacén o bodega. Complementando entonces, enfatiza que “hoy en
día, en algunas empresas, se ha cambiado el concepto de almacén por el de
centro de distribución y se ha ubicado en una posición de gran importancia
dentro de la organización. Se ha involucrado el concepto de rentabilidad que se
puede alcanzar con un almacén competitivo en términos de optimización del
espacio tan costoso actualmente; en términos de la reducción del nivel de
inventarios a través de depurar los obsoletos; de comprar solo aquello que se
necesita y en términos de tener una mano de obra eficiente con procesos
diseñados con un alto criterio de rendimiento, eliminando las actividades que no
agregan valor”. (Arango, 2010)
Los almacenes se dividen por zonas especiales para optimizar mas el servicio y
ser más eficientes a la hora de recibo y despacho del producto “Estas áreas son
vitales para el buen funcionamiento del almacén, sin embargo varían en función de
la estructura de la empresa.
Muelles y zonas de maniobras:
Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para
entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga.
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Zona de aseguramiento del inventario:
Dentro de secuencia de actividad y una vez descargada las mercancías del
vehículo que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobación de su
estado, de las cantidades recibidas y a la clasificación de los productos antes de
situarlos en sus lugares de almacenamiento.
Zona de stock – reserva:
Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado período
de tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los
adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las
estanterías de soporte.
Zona de picking y preparación:
Esta zona está destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de
almacenamiento y a su preparación para ser trasladados o transportados
adecuadamente.
Zona de salida y verificación:
Antes de proceder a la carga del vehículo, es preciso consolidar la totalidad de las
mercancías a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificación
final de su contenido.
Zonas de oficinas y servicios:
Organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén.
Otras zonas especializadas:
Devoluciones.
Pallets vacías.
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Envases vacíos
Zona de mantenimiento
5.1.1.2 Gestión de almacén.
Las estrategias competitivas de las organizaciones, pueden variar según su
naturaleza o el tipo de negocio y deben ir acompañadas de una buena gestión
logística la cual articula muchos de los procesos de la organización. Es decir, a la
luz del autor se define la gestión de almacenes como “un p roceso de la función
logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier
material, (materias primas, semielaborados, terminados), dentro de un mismo
almacén, hasta el punto de consumo así como el tratamiento e información de los
datos generados”. (Santamaría)
La gestión de almacén entonces, permite que las empresas generen
competitividad, manifestada en beneficios a lo largo de procesos de
almacenamiento que permiten continúas mejoras en cuanto a datos e información,
tareas administrativas, servicio al cliente, etc. Es decir, la correcta gestión de un
almacén genera beneficios como “reduce los costes de almacén y mejora el
servicio al cliente mediante la aceleración del proceso de gestión de pedidos;
optimiza las operaciones de almacén pues proporciona datos de inventario
precisos y transparentes que reducen las tareas administrativas y le permite
optimizar la distribución del almacén y la utilización del espacio” (Santamaría),
partiendo desde la producción hasta la comercialización buscando siempre dentro
del almacén ser eficientes y eficaces, finalmente con la necesidad permanente de
disminuir de costos, tiempo de producción, tiempos de entrega, entre otros que se
reflejan en precios competitivos y satisfacción por entrega a tiempo y en
excelentes condiciones.
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5.1.1.3 Costos de almacenamiento.
(Tawfik) afirma que “el costo anual de almacenamiento puede oscilar entre el 14%
y 36% del valor promedio de los productos almacenados. Son elementos de esta
categoría el valor promedio de los inventario (determinados por año), intereses
sobre la inversión (estimados aplicando por ejemplo la tasa bancaria o su
equivalente), gastos de seguros (pueden variar entre el 1% y el 3% del valor
promedio del inventario), impuesto predial (representados entre el 2% y el 4% del
valor inmobiliario – terreno y almacén), mano de obra (incluye los salarios pagados
a los trabajadores por el control y manipulación de inventarios), costos de
ocupación o de espacio (se puede estimar aplicando una tasa entre el 1% y 5%
para la depreciación), costo de obsolescencia (que puede estar representado
entre un 4% y un 10% del valor promedio del inventario) y costo de deterioro
(expresado como 1% del valor promedio del inventario. Todo producto o material
que se almacena genera determinados costos, y estos a su vez están
relacionados con la cantidad de existencia y el tiempo que permanecen en
existencia, por lo tanto, cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia
aumentará el costo de existencia”. (Tawfik, 2005)
Considerando las características del almacenamiento, en él participan todos los
costos que estén directamente relacionados con la gestión de inventarios;
Deterioro, perdidas y degradación de la mercancía
Gastos del almacén
Costos financieros de las existencias
Seguros
Además, la clasificación de los costos de almacenamiento se dará según su
actividad e imputación, refiriéndose a fijos y variables y por su origen directo o
indirecto.
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Hay que definir la función de costos de cada sección, por ejemplo; factor
mercancía, capacidad de la mercancía, columnas y soportes, distancia entre
estantes, disposición de los corredores y ver cómo se comporta su función de
costo en relación al resto de subsistemas del almacén.
Ilustración 1 Planificación para definir costos
Fuente: Elaboración Propia
Esta figura pretende mostrar la planificación de las distintas funciones para definir
el costo logístico en las variables de control; en primer lugar se debe particularizar
los costos según su naturaleza, por ejemplo el nivel de rotación y ocupación que
tiene el almacén por productos, además los usuarios efectúan pedidos y compras
de tal manera que este procedimiento advierte varios factores como picking y
transporte. En nivel de calidad se relaciona con el valor agregado que se le da al
servicio y el producto, conforme a esto, la calidad genera un costo adicional pero
asimismo el exceso de la misma no es apreciado, debido a esto, se implementan
estándares de calidad para determinar el punto de oscilación en el que debe
operar el costo. Los costos variables dependen mucho del contexto en el que se
desenvuelva la empresa, además del tipo de producto que almacene, el mercado
exige que se tenga disponibilidad de los productos que solicite en el momento
justo y la cantidad requerida, esta necesidad puede generar complicaciones en los
depósitos de almacenajes puesto que tener inventario guardado esperando hacer
consumido puede traer pocos dividendos para la empresa, por lo tanto debe
36
plantear estratégicamente políticas que permita que estos costos variables nos
sean tan perjudiciales para el sistema de costos. Los procesos y los subsistemas
se refiere a la cadena de suministros que va desde los proveedores hasta los
clientes, se hacen acuerdos de colaboración para simplificar y estandarizar
procedimiento por ejemplo acuerdos de entregas con calidad previamente
pactada, por otra parte es saludable para la compañía hacer la labor de regular
los embalajes y envases buscando la manera de armonizar diversos intereses
entre fabricación, almacenamiento y cliente final, aparte de generar un sistema de
gestión para embalajes, por ejemplo reutilización de palets.
5.1.1.3.1 Costos directos de almacenaje.
Estos costos son los que relaciona la gerencia con los artículos o áreas
específicas dentro del esquema del almacenaje.
Costos fijos:
Gastos financieros de inmovilización
Mantenimiento (parte) de los equipos o vehículos
Administración y sistemas de información
Interés (constituidos por el costo de oportunidad de inversión en activos fijos)
Amortizaciones de estanterías y otros equipos de almacenaje
Gastos generales (Personal directivo y administrativo)
Alquiler y tarifas
Vigilancia y seguridad
Carga fiscales
Mantenimiento almacén
Reparación almacén
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Costos variables:
Agua
Energía
Consumo de combustible
De aceite
Neumático
Mantenimiento estanterías
Materiales de reposición
Reparaciones (En relación del almacenaje)
Deterioro, perdidas y degradación de mercancía
Gastos financieros de stock
5.1.1.3.2 Costos indirectos de almacenaje.
Estos costos dentro del almacén se utilizan para acumular los materiales
indirectos incluidos en la mano de obra indirecta y los costos indirectos de
fabricación y/o comercialización que no pueden identificarse directamente con los
productos específicos
De administración y estructura
De formación y entretenimiento del personal
5.1.1.4 Costos de infraestructura.
Estos se derivan de las instalaciones fijas, de manera que, globalmente y en
relación al nivel de actividad en el almacén, son prácticamente independientes,
razón por el cual pueden denominarse inflexibles. Entre ellos se encuentran los
costos financieros del inmovilizado necesario y otros como los correspondientes a
reparaciones y amortizaciones. El ratio de estos costos por unidad de actividad
evidentemente disminuye cuando crecen las tareas desarrolladas en el almacén.
38
5.1.1.4.1 Infraestructura y equipos.
El área de almacenamiento debe incluir la selección adecuada del terreno,
construcción, equipos de almacenamiento, estructuras de almacenamiento y
disposición de layout, que facilite todo proceso logístico dentro del mismo.
Principalmente debe contar con los siguientes elementos para que el sitio de
almacenaje se encuentre en óptimas condiciones para su uso.
“Patios: adecuados para el tipo de vehículo que se vaya a recibir y a despachar,
con radio de giro y zona de parqueo suficiente.
Equipos: deben ser suficientes y con las características adecuadas para la
recepción, almacenamiento, alistamiento y despacho: bandas transportadoras,
montacargas, reach, order picker, trilaterales, etc.
Piso: adecuados para el manejo de la mercancía y operación de los equipos que
la transportan.
Muelles: En cantidad suficiente, preferiblemente con plataforma niveladora.
Altura: La máxima posible (sujeto a restricciones propias del producto).
Estantería: Puede requerirse o no según las características del producto. Según el
perfil de almacenamiento debe elegirse el tipo de estantería adecuada: selectiva,
drive in, de bases móviles, de profundidad.
Zona de picking: Según las características del producto y del perfil de pedidos
puede requerirse de una zona de picking especializada.
Expansión: Se preferirán las locaciones con posibilidad de expansión.
Configuración general (layout): La distribución de las bodegas debe evitar flujos de
retorno y cuellos de botella. Por ejemplo, la estantería puesta perpendicular a los
muelles evita cuellos de botella y disminuye los giros de los equipos”. (Prespectiva
logística, 2009)
39
5.1.1.5 Costos de gestión.
Estos comprenden los costos indirectos (personal y otros) y los de administración.
En estos costos se han de diferenciar los costos fijos y los variables, aunque su
desglose no sea inequívocamente transparente. En este caso, a igualdad de
factores, la imputación unitaria de costos puede no disminuir al mismo ritmo que el
anterior cuando se incrementa la actividad del almacén.
5.1.1.6 Costos de operación.
Son aquellos motivados indirectamente por las propias actividades del almacén,
como son la paletización o embalaje especial, traslado a la zona de stock, las
operaciones administrativas, el almacenamiento (mantenimiento de stock), la
salida de stock, los movimientos de inventario en la zona de preparación de
pedidos y ejecución.
Entre las operaciones detalladamente se pueden establecer claramente dos tipos
perfectamente diferenciados sobre los factores de costo de almacenamiento y su
incidencia:
Correspondientes a la manipulación
Los resultantes del mantenimiento de stock
Según su composición, el cual facilita el cálculo de los costos del almacenamiento,
la primera modalidad dará origen a costos relacionados de forma directa con la
actividad del almacén, tales como los costos de capital invertido en el equipo de
manipulación, las amortizaciones y el mantenimiento del equipo, los del personal y
los derivados del material auxi liar (elementos de embalaje, etiquetados, etc.). La
segunda modalidad tendrá costos re lacionados directamente con el intervalo de
tiempo durante el cual los materiales tienen una detención, como son los costos
financieros de mantenimiento de stock, los motivados por obsolescencia o averías
y las primas de seguros que gravan los productos almacenados.
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Integrando lo anterior se denota el termino conveniente a la situación operacional
del almacenen integrando el tema de costos antes mencionados con los
operacionales, “costos de almacenaje de inventario; una medida financiera que
calcula todos los costos asociados con sostener una unidad en almacenamiento,
normalmente expresado como un porcentaje del valor del inventario. Incluye
inventario en almacenamiento, almacenaje, obsolescencia, deterioro o estropeo,
seguro, impuestos, depreciación y costo de manejo”. (eco-finanzas)
Hablando en términos financieros, la decisión de invertir en los almacenes esta
sujetada a unas consideraciones pertinentes de acuerdo al objetivo del almacén,
ya que las estanterías, carretillas e informática es normalmente inferior a la
inversión de edificación y suelos. (Mauleón, 2002) sugiere “invertir en estanterías y
en carretillas para aumentar la capacidad en palets reduciendo la anchura de los
pasillos y aumentando la altura. Este principio no se aplica con igual intensidad en
todos los lugares pero la tendencia es clara. Cuando se habla de inversión en
medios de manipulación hay que entenderlo en sentido amplio: compra, renting,
leasing, etc. Utilizar una informática con gestión de ubicaciones a hueco libre para
aumentar la capacidad de aprovechamiento del espacio de las estanterías. La
elección entre estantería compacta, convencional u otro tipo depende, numero de
referencias, numero de palets (cajas, etc.) por referencia, el tamaño de los lotes de
entrada y salida, la frecuencia de entrada y salida (flujos), el resto del FIFO, costo,
operatividad que deba tener el futuro almacén”. (Mauleon, 2006)
5.1.1.7 Costos de los pedidos.
Está relacionado con los gastos necesarios para el reabastecimiento de insumos o
productos o renovación de inventario. Se debe considerar en este costo la mano
de obra (el personal encargado de compras en el almacén), gastos inmobiliarios
(mantenimiento de la oficina y del almacén) deudas pasivas, costo del suministro,
comunicaciones, recepción e inspección.
41
5.1.1.8 Clases de almacenes.
En los almacenes dan la posibilidad de generar innovación y aplicación de nuevas
técnicas de almacenaje que se ajusten a la necesidades y dependiendo de la
clase de almacén, ya que “Existen diversas clasificaciones según el punto de vista
adoptado. Entre otras cabe mencionar según el autor distintas clases de almacén
basándose según su aspecto operativo:
Según la naturaleza del producto
Según la función logística
Según las manipulaciones
Según el tipo de estanterías de palets
Almacenes automáticos
Según la naturaleza jurídica: propio o alquilado
Además presenta los factores condicionales según la naturaleza del producto y allí
señala:
Almacén de materias primas
Almacén de semielaborados
Almacén productos terminados
Almacén de piezas de recambio
Almacén de material auxiliar: embalajes
Según la naturaleza del producto:
Según la función logística
Almacén plataforma
Almacén de deposito
Según las manipulaciones
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Apilamiento libre (o almacenamiento en bloque)
Con estanterías
Automáticos
Según el tipo de estanterías de pallets
Estanterías convencionales
Estanterías compactas o drive-in
Estanterías dinámicas
Estanterías móviles
Estanterías especiales
Almacenes automáticos:
De cargas ligeras
Transelevadores
Auto portantes
Según la naturaleza jurídica:
Almacén propio
Almacén en régimen de alquiler
Almacenamiento en un operador logístico” (Mauleón, 2003)
Los costos de almacenamiento dependen de la actividad de almacenaje que
realice la empresa, o si el inventario almacenado esté en depósito por parte del
proveedor o de que sean propiedad del fabricante. “La empresa analiza costos y
calidad de servicio y opta por la combinación más conveniente para sus intereses”
(Mauleon, 2006). La cantidad en existencias y tiempo de permanencia de las
existencias, mejor dicho, en cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de
permanencia, tantos mayores serán los costos de existencias.
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Así mismo el montaje estructural y dicha funcionalidad debe estar de acuerdo a la
idea de bodega de almacenamiento que solicita cada empresa determinando sus
condiciones y necesidades lo cual resulta de gran importancia puesto que el objeto
de estudio es ver las ventajas y necesidades que se puedan generar con un
diseño de bodega por establecerse o en su defecto ya existente contra la
variabilidad de sus costos, por lo cual, cabe recalcar que algunos costos varían
según su función de índice de rotación.
Debido a esto, es importante establecer una medida para comprender la
relevancia de los costos durante el almacenamiento de productos, para ello
implica fortalecer políticas empresariales afrontándolas por medio de una
estrategia directiva diseñando métodos de planificación y procedimientos ya que el
interés esencial de practicarse en la apropiación de los espacios libres y la
relevancia que implica el espacio en vertical, dicho esto, existen un sinnúmero de
herramientas para llevar al cabo una distribución precisa, combatiendo los
espacios muertos y reduciendo los costos.
5.1.1.9 Tecnología e información.
En el almacén el flujo de información debe ser claro y oportuno, la tecnología a
utilizar no necesariamente debe ser más costoso sino la más adecuada para la
estructura organizacional. Los almacenes pueden contar con un sin número de
sistemas de información en el cual dependiendo su utilización y aplicabilidad
facilitan su ubicación, flujo de productos si se considera alto y la cantidad de
referencias existentes; en este caso, se recomienda el uso WMS. El termino WMS
se conoce en ingles (Warehouse Management System), es generalmente
traducido en español como (Sistema de Gestión de almacén o SGA). El WMS
forma parte de los módulos de la ejecución de la cadena de suministro. Su
función es asegurar la gestión y optimización de uno o varios almacenes al nivel
operacional y de ejecución.
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“Una solución WMS cubre generalmente 6 caracteres funcionales principales:
Documentación y parámetros. Muy importante, este carácter funcional permite al
responsable del almacén definir las reglas que rigen las entradas, los
movimientos, el almacenamiento y las salidas de los productos de su almacén.
Documentación producto:
Referencia producto
Descripción producto
Clasifica ABECEDARIO del producto
Familia logística del producto
Embalaje asociado al producto
Documentación almacén:
Código o referencia del emplazamiento
Dimensión del emplazamiento
Tipo de embalajes / paletas permitidos
Cantidad máxima permitido de embalajes / palets
Carga máxima permitida
Tipo de clase ABECEDARIO permitido
Tipo de familias de producto permitidas
Umbral de reabastecimiento
Documentación embalaje:
Tipo de embalaje
Dimensiones del embalaje
Peso máximo de carga soportada en el embalaje
Peso máximo de carga soportada en apilado
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Recepción. Primera función de la gestión de un almacén, la recepción va a
verificar que la mercancía recibida es bien la mercancía esperada, corregir si llega
el caso, luego (cuando conectada a la gestión de las existencias) encaminar la
mercancía recibida hacia un emplazamiento libre y adecuado en las existencias,
hacia una zona de preparación o directamente hacia una zona de expedición
según los parámetros especificados. La recepción generalmente se hace por una
lectura del código de barra de la referencia producto y de su cantidad.
Gestión de las existencias. La función gestión de las existencias permite
contabilizar las entradas y las salidas producidas. Y así tener la visión del estado
de las existencias en cualquier momento: al nivel de productos, cantidad,
localización en el almacén.
La gestión de las existencias permite también encaminar la mercancía recibida
hacia el emplazamiento adecuado.
También, según los plazos de reabastecimiento, las cantidades en existencias y
los umbrales de existencias definidos, esta función permite poner en marcha las
peticiones de aprovisionamiento. Una función de inventario es generalmente
asociada.
Preparación de encargos. Esta función de la solución WMS permite asegurar la
gestión de la preparación de encargos, es decir cuando el producto recibido debe
sufrir una operación de selección (por cliente por ejemplo), de reagrupaje, de
reembalaje.
Esta función le señala a los preparadores cuales productos o artículos deben
escoger, donde escogerlos y en cual embalaje/paleta debe reagruparlos. El WMS
registra todas estas informaciones una vez la preparación efectuada y abastece
los documentos asociados: etiquetas, lista de bultos interna.
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Expedición. Última función física del almacén, la expedición va a controlar los
productos que salen, su preparación, luego va a destinar cada mercancía cargada
a un medio de transporte identificado por un código (matriculación o número de
contenedor marítimo). La función expedición registra estas informaciones, edita los
documentos transporte y envía al sistema de facturación las informaciones
logísticas necesarias para el establecimiento de la factura.
Reporting e Indicadores llaves de realización KPI. Esta función permite pilotar el
almacén y verificar el atentado de los objetivos: nivel de existencias, optimización
m2”. (Free logistics, the free supply chain portal, 2011)
Es importante que reporte información sobre recibos, despachos, inventario y
agrupaciones de carga. Debe permitir asignar prioridades de despacho y atención.
Otro sistema de información utilizado a nivel local, concerniente a las operaciones
de la organización, es el sistema de información SAP. Para entender que es lo que
SAP y el aporte que genera a la organización, se necesita entender lo que es un
ERP, el autor define este como "un sistema integrado de gestión de la
organización, Ahora pongamos esto en claro, un sistema de estas características
nos va a permitir administrar prácticamente todas las áreas de la organización:
Producción, Ventas, Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Contabilidad,
Mantenimiento, Compras, Tesorería, Inventarios, Recursos Humanos, y un largo
etc. Todos estos conjuntos de actividades están integrados en el aplicativo y
cualquier actividad impacta en la otra automáticamente, de ahí el mote de sistema
"integrado", o muchas veces llamado de "Backoffice". Ahora ya sabemos que el
producto estrella de SAP es su ERP, y que este es básicamente donde la gran
mayoría de los empleados de la organización realizan sus tareas diarias.
Adicionalmente SAP tiene otros productos como ser su CRM (Customer
Relationship Management), que se encarga de Administrar las relaciones con los
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clientes, registrando todos los contactos con los mismos, y muchas veces utilizado
para brindar una mejor atención a los mismos contando con toda la información de
contacto con el mismo. Imagínense que en un sistema como el que describimos
anteriormente podemos encontrar básicamente toda la información del día a día
de una empresa, así como realizar operaciones de compra, venta, movimientos de
stock, entre miles de posibilidades. A causa de esto justamente es que la
necesidad de implementar restricciones en el acceso y generación de esta
información es crítica para cualquier organización que trabaje con SAP. Un
empleado con acceso al sistema solo tiene que poder realizar las acciones que le
corresponden a su "rol" en la organización identificándose unívocamente en el
sistema, y quedando registradas sus actividades en el mismo”.
Otro sistema de información más recurrente es el Oracle, aunque por su costoso
precio y gran potencia en su servicio, presenta un elevado precio que solo las
grandes compañías tienen acceso. Su función como lo describe el autor “Oracle
como antes he mencionado se basa en la tecnología cliente/servidor, pues bien,
para su uti lización primero sería necesario la instalación de la herramienta servidor
(Oracle 8i) y posteriormente podríamos atacar a la base de datos desde otros
equipos con herramientas de desarrollo como Oracle Designer y Oracle
Developer, que son las herramientas básicas de programación sobre Oracle.
Para desarrollar en Oracle utilizamos PL/SQL un lenguaje de 5ª generación,
bastante potente para tratar y gestionar la base de datos, también por norma
general se suele utilizar SQL al crear un formulario”. (Masip)
Determinando la veracidad de los sistemas de información, estos deben brindar
consistencia, ya que la información que se maneja debe ser unificada dentro del
proceso logístico y de no ser así, los sistemas que presenten inconsistencias
dificultan las mejoras en desempeño. La transmisión de información debe ser
automática integrada con el sistema de información, entre ellos los sistemas de
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pistoleo, códigos de barras, Talkman, RFID, es decir, la integración de la
información ofrece que los sistemas se encuentren integrados con clientes,
proveedores y todas las áreas de la compañía, contabilidad, producción”.
(Seguridad de la Información en SAP, 2007)
5.1.2 Picking.
A la luz del autor “El picking es la recogida y la combinación de cargas no
unitarias que conforman el pedido de un cliente” complementando que las “líneas
de pedido son el numero de diferentes artículos o referencias que componen un
pedido”. También como hace referencia en su obra “Es la actividad que desarrolla
dentro del almacén un equipo de personal para preparar los pedidos de los
clientes. Incluye el conjunto de operaciones destinadas a extraer y acondicionar
los productos demandados por los clientes y que se manifiestan a través de los
pedidos”. (Mauleón, 2003)
5.1.2.1 Costo del Picking.
Esta es una de las actividades más costosas del almacén, contiene operaciones
como extracción de mercancía solicitada de las estanterías, devolución a las
estanterías de las unidades o envases sobrantes, bajo nivel de automatización,
desplazamiento del operario en búsqueda del producto y el retorno del mismo a la
zona de preparación de los pedidos. El autor propone que “representa,
aproximadamente, entre el 45 y el 75% de los costos totales de las operaciones de
un almacén, dependiendo de una serie de factores”. (Mauleón, 2006)
5.1.2.2 Fases del Picking.
Las fases del picking se componen de cuatro elementos:
Preparativos: Captura y recolección de datos y ejecución de ordenes especificas y
preparación de los elementos de manipulación.
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Recorridos: Se compone desde la zona de operaciones hasta el punto de
ubicación, desde el punto de ubicación al siguiente y así sucesivamente y vuelta a
la base desde la última posición.
Extracción: Posicionamiento en altura, extracción, recuento, devolución sobrante y
ubicación sobre el elemento de transporte interno.
Verificación y acondicionamiento: En este punto se relaciona todo el montaje
logístico operacional, control, embalaje, acondicionamiento en cajas, pesaje y
etiquetado, además traslado a zona de expedición y clasificación por
transportadores, destino, elaboración del Packing list del transportador.
5.1.2.3 Principios del Picking.
La operatividad es una herramienta del funcionamiento logístico de un almacén, ya
que “trata de alcanzar la máxima productividad del personal y el adecuado
aprovechamiento de las instalaciones (estanterías, carretillas, informática), dichos
principios son básicamente tres:
Minimización de recorridos con una adecuada zonificación ABC de líneas de
pedido.
Mínimas manipulaciones conci liando las unidades de compra y de distribución.
La coordinación de las estanterías, carretillas, los métodos organizativos, la
informática y las nuevas tecnologías para mejorar productividad”.
Otro elemento perteneciente a los principios del picking, es la calidad del servicio
al cliente, allí el autor se sostiene en los siguientes puntos:
Rotación del stock controlando el FIFO y la caducidad.
Posibilidad de recuento e inventario permite.
Información en el tiempo y cero errores.
50
5.1.2.4 Variables del Picking.
Al momento de preparar los pedidos se tiene en cuenta la rotación de las ventas y
se mide el volumen de operación con los pedidos de ventas, es decir las variables
influyen definitivamente en el volumen. La complejidad del picking como lo
describe el autor son:
“Dimensiones del producto: Unidades, cajas, bases, palets, atados, bobinas, etc.
Numero de referencias en stock y en ventas
Números de pedidos al día y evolución (mensual y anual)
Número de líneas de pedido al día y por cada pedido y evolución (mens ual y
anual)
Lay-out del almacén
Zonificación del almacén
Utilización de tecnología: Carretillas, radiofrecuencia, código de barras, picking to
light, sistema de voz
Sistema de almacenamiento: Mercancía a operario u operario a mercancía
Sistemas de extracción unitaria o agregada de pedidos” (Mauleón, 2006)
5.1.2.5 Análisis de las variables.
Continuando con la idea, las variables que presenta el picking como parte
complementaria del almacenamiento, el autor analiza detalladamente en 14
módulos aspectos que facilite la función operativa de la forma más indicada y
previsora para fortalecer la gestión de la bodega, por lo tanto se plantea que:
1. El producto.
En este aspecto “la variedad de número de referencias es cada vez mayor dada la
diversificación del consumo”.
Formas diversas: Unidades, envases, cajas, palets, atados, bobinas, pardos,
perfiles, que dificultan su manipulación.
51
Desde el punto de vista económico, la actividad de producción o distribución y la
estrategia de la empresa condicionan el volumen del surtido.
2. Unidades de manipulación.
Unidades de carga de entrada diferente a las de salida:
Entrada por palets y salida por palets y/o cajas
Entrada por cajas y salidas por cajas y/o envases
Los medios que se utilizan para manejar las distintas cantidades de productos son
diferentes según se trate de envases, cajas o palets.
Mikel Mauleón, sostiene que una retroalimentación de información facilita el
proceso logístico de una empresa, “Comercial, logística y producción deben tener
la suficiente fluidez de dialogo para plantear estos temas y reconducir la situación
para así lograr un optimo costo logístico”.
3. Factores según ventas.
Número de pedidos en un día, son pocos pedidos o muchos pedidos.
Número de líneas de pedido en un pedido, son líneas de pedido las posiciones o
referencias distintas solicitadas en un pedido, que se dividen en muchas líneas de
pedido en cada pedido ó pocas líneas de pedidos en cada pedido.
4. Longitud de los pasillos y altura de las estanterías. Cuanto mayor es el
almacén, posee más pasillos y más largos y más aumenta la distancia recorrida.
Cuanta más alta son las estanterías, el acceso a la parte superior es más
dificultoso y lento.
5. Niveles de stock. Los niveles de stock inciden proporcionalmente en la
complejidad del picking aumentando la distancia a recorrer. Dependiendo del
mismo puede ser conveniente organizar el almacén en dos zonas, almacén
52
pulmón y almacén de picking. El objetivo es facilitar la labor de picking reduciendo
la distancia recorrida y el tiempo de extracción.
6. Diseño del almacén.
Longitudinal: Con pocos pasillos pero muy largos, apropiados para los
desplazamientos con carreti lla. Este tipo de trazada es adecuado para almacenes
con entradas y salidas por palets como por ejemplo un fabricante de productos de
alimentación.
Transversal: Con muchos pasillos pero cortos, apropiados para el desplazamiento
a pie. Este tipo de trazada es adecuada para almacenes con entradas y salidas
por cajas.
7. Estanterías de almacenamiento. Los almacenes pueden contar con un sin
número de herramientas de almacenamiento. En este caso de picking, existen
diversos tipos de estanterías que sirven para la conservación y disposición del
producto para su uso posterior. A continuación se describirán los tipos de
estanterías más utilizados en los almacenes.
Hay dos tipos de estanterías de cajas, convencionales y dinámicas. Las
dinámicas requieren mayor inversión pero aumentan la productividad del operario
ya que reducen la distancia recorrida, es decir, sustituye anchura por profundidad,
con lo cual en un metro lineal frontal caben más referencias.
El Carrusel es un almacén rotatorio en horizontal formado por motor eléctrico, un
carril y una cadena de tracción que permite desplazar la mercancía que va
colocada de una serie de ejes verticales (bastidores) en los que se colocan 3 – 8
cestas o jaulas según el tamaño del producto a almacenar. Se dirigen desde un
PC situado en el punto de extracción en el que indica la referencia a extrae;
alcanza una longitud de 15 a 30 metros y puede contener 5.000 a 10.000
referencias. Sus ventajas son que caben muchas referencias en poco espacio y
53
tiene mínimos recorridos del personal y se utiliza para productos de tamaño
pequeño y con poco stock.
Ilustración 2 Estantería Carrusel
El paternóster es un sistema de almacenamiento rotatorio vertical que
puede alcanzar 5 - 8 - 10 metros de altura, ocupa poca superficie, 3 metros de
anchura y 1,50 – 2,40 de profundidad, y el peso es considerable.
54
Ilustración 3 Estantería Paternóster
El Shuttle, megalifi, lanzadera es un sistema de almacenamiento vertical
similar al paternóster pero las bandejas están colocadas en dos estructuras estilo
estantería con un pasillo central y accionadas por un mecanismo que extrae la
bandeja necesaria de la estantería y la coloca en la ventana de entrada y salida.
La altura de las dejas se ajusta a las dimensiones del producto.
55
Ilustración 4 Estantería Shuttle megalifi
Transelevador de cajas (mini-load) son básicamente dos estanterías
convencionales con una altura de 6 – 12 metros y una longitud de 15 – 30 metros
con un pasillo central de un metro de anchura por el cual se desplaza un mástil
con los tres movimientos típicos; desplazamiento horizontal, elevación y extracción
desde las estanterías. El mástil va guiado por el suelo y por la parte superior. La
capacidad de almacenamiento es muy elevada; la velocidad de extracción puede
ser de 60 – 90 ciclos por hora. Un operario situado al final del pasillo central retira
la mercancía de cada una de las cajas de extraer el transelevador. Con la
inversión, la capacidad de carga de un transelevador es muy superior a varios
paternóster o carruseles. Las ventajas que ofrece este sistema de
almacenamiento son que minimiza recorridos de personal y maximiza la
concentración de mercancía por m2. Por lo contrario, algunos inconvenientes que
presenta es que carga y descarga por la mismo zona, todos los productos en cajas
estándar, bloquea en caso de avería, dificultades para modificaciones, genera
costos de mantenimiento e inversión que en algunos casos son elevados.
56
Ilustración 5 Transelevadores de cajas (mini-load)
8. Elementos de manipulación. En los almacenes el elemento habitual para
desplazarse por el almacén y trasladar la mercancía es montacargas manual o
eléctrico para el manejo de cajas y la carreti lla contrapesada para el manejo de
palets. Además estos equipos especialmente diseñados para el picking que
complementan las tareas básicas realizadas con transpaletas y carretillas
contrapesadas o retractiles.
Los recoge pedidos constituyen una evolución de los diversos tipos de carretillas,
siendo su objetivo aumentar la productividad del picking y reducir el cansancio
personal. En definitiva son maquinas especializadas para efectuar el picking de
una forma más operativa en costos, en rapidez y en ergonomía. Su finalidad es
disminuir el tiempo en los desplazamientos, facilitar la extracción del pedido,
transportar mas carga, trasladar la carga.
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Ilustración 6 Montacargas manual o eléctrico
9. Métodos operativos. Existen diversas clasificaciones, básicamente se agrupan
en dos sistemas:
Sistema de producto operario: Viaja el producto, no el operario
Sistema operario a producto: Viaja el operario
“La productividad del picking se puede incrementar mediante:
Inversiones en estanterías, maquinaria y carretilla.
Ubicación de los productos en las estanterías
Zonificación: la tienda, el almacén
Métodos operativos: extracción agrupada, islas de preparación de pedidos.
Informática: Gestión agrupada, picking list, código de barras”. (Mauleón,
2003)
58
10. Zonificación y organización ABC. El factor que condiciona de forma muy
elevada los costos de manipulación dentro de un almacén es el recorrido que es
preciso realizar para recoger los artículos de su lugar de almacenamiento. Estos
costos se pueden reducir situando los productos con mayor movimiento en las
zonas más aproximadas a la salida y así los recorridos son menores. Entonces
con la aclaración anterior, se pueden distinguir dos zonas:
Zona de productos más vendidos; Zona A: 20% referencia, 80%
movimientos de salida. Estos productos se preparan en una zona de máxima
accesibilidad y muy cercana a la zona de expedición de los pedidos.
Zona de productos menos vendidos; Zona C: Todo lo contrario al supuesto
de la zona A.
“La clasificación ABC es un instrumento eficaz para abordar la solución a
problemas de ubicación de los productos en función del índice de ventas”. (Según
el criterio ABC, sus puntos fuertes son la rapidez de respuesta del operario a la
hora de efectuar el procedimiento de despacho y su punto débil está relacionado a
la poca gestión informática que brida este criterio).
Por otro lado, en todos los almacenes hay zonas con mayor o menor movimiento.
Se debe procurar distribuir carga de trabajo por zonas para que el personal no se
estorbe. Es conveniente situar visibles los productos con mayor número de
movimientos habituales, y los de mayor rotación en las zonas más accesibles.
Almacén pulmón y almacén de picking, dependiendo el caso si se dispone de
varios palets, varias cajas o varios contenedores para el mismo producto se tiene
en cuenta:
Si se ubican en lugares continuos, la distancia a recoger diferentes
diferencias se alarga de forma desmesurada.
59
Una forma de reducir los desplazamientos consiste en crear dos zonas
diferentes, una dedicada a la extracción unitaria con una cantidad limitada de
palets por referencia y otra dedicada a reservar conteniendo el resto del stock
destinado a reaprovisionar a la zona de extracción por palets completos.
La zona destinada a almacenes de reserva puede hallarse en lugares
cercanos a la zona de extracción.
En los almacenes con importantes niveles de stock por referencia y elevado
número de líneas de pedido se suele destinar una zona exclusivamente a la
preparación de pedidos utilizando equipos especiales como estanterías dinámicas
El picking en un almacén zonificado la preparación de pedidos se puede realizar
de dos formas:
En las estanterías de almacenamiento:
Cuando las entradas son por palets y las salidas son por cajas, cuando la
mayoría de las referencias tiene movimiento por cajas, cuando se utilización
estanterías convencionales.
Picking en zonas independientes, cuando parte de las salidas se realizan
por palets y parte por cajas y no resulta aconsejable por motivos de seguridad
trabajar en el mismo pasillo las carretillas y los operarios a pie. Cuando se
dispone de estanterías móviles y el numero de líneas de pedido por cajas es
importante.
En una zona especial dedicada al picking: La preparación de pedidos se
puede realizar de dos formas:
Una zona del almacén: Se conoce uno como almacén al día; se realiza una
única extracción de todos los productos que van a expedirse en el día. El otro se
conoce como la tienda; se dispone en una zona reducida del almacén de todas las
60
referencias posibles, las más solicitadas, para evitar desplazamiento por todo el
almacén.
Todo el almacén: Pedido a pedido (picking list), extracción agrupada.
11. Sistemas de extracción. Para efectuar el picking de los pedidos caben dos
métodos:
Selección individual
Selección conjunta
Un viaje, un pedido. La productividad se logra con las siguientes medidas:
Identificar correctamente la ubicación del producto
Dibujar la ruta más corta
12. Informática en el Picking. El empleo de la informática tiene como objetivo
lograr una mayor efectividad en el picking a diversos niveles:
Disminución de errores
Disminución de costos operativos al aumentar la operatividad
La informática aporta mejoras de productividad importantes en el área del picking
con los siguientes procesos:
Gestión de ubicaciones
Gestión del stock en el tiempo real
Picking-list
Edición de etiquetas
Permite conocer:
Qué se tiene - codificación de los productos
Cuanto se tiene - inventarios fiables
61
Donde se tiene - mapa del almacén
Al momento - tiempo real
13. Código de barras y radiofrecuencia. Los errores en el picking son costosos. La
calidad de servicios y consecuente fedelización del cliente viene dada por la
minimización de los errores además de por la rapidez en el servicio.
Errores de información: Reflejados en los documentos editados, una
ubicación errónea, una etiqueta sin destinatario.
Errores físicos: Sustitución, conteo, omisión, inclusión.
Algunas alternativas para evitar los errores es implementar un sistema de
información de manera que se pueda hacer gestión de información, picking list,
edición de etiquetas, código de barras, Paper – less.
La etiqueta del código de barras del producto en la caja asegura la coincidencia
entre pedido del cliente y la caja enviada. Evita los errores de sustitución, omisión
e inclusión.
Ilustración 7 Código de barras del producto
La radiofrecuencia es una tecnología que aplicada al picking cumple varios
objetivos:
Actualización del stock en tiempo real
Supresión de papeles
62
Minimización de recorridos
Disminución de errores
14. Paper-less o picking to light. Se colocan unos terminales locales en los
casilleros de almacenamiento que indiquen si hay que extraer o no el producto y
cantidad a extraer de cada casillero. Dispone de un botón que permite el
preparador indicar que ha terminado su operación de carga, la que origina que se
encienda la cantidad realmente extraída. Las ventajas de este sistema son:
Evita errores; en la lectura y en la extracción (baile entre dos casilleros
continuos)
Evita desplazamientos para recoger la documentación
Actualiza en tiempo real el inventario
Por medio de estanterías dinámicas que faciliten la extracción y aumentar la
operatividad, el cestón en el que se colocan los productos se desplaza a través de
un camino de rodillos. Para evitar errores, se efectúa un control de peso mediante
báscula. Esta bascula puede ir en el cestón, y el control es línea a línea o bien al
finalizar el pedido, además las basculas detectan error de conteo.
En los puntos anteriores vemos los beneficios y desventajas que se muestran en
la preparación del picking desde el punto de vista del autor, allí, se enmarcan un
sin número de herramientas y métodos a implementar que facilita la gestión en un
marco donde la efectividad de las operaciones es el punto clave para la reducción
de costos y el mejoramiento del servicio al cliente.
5.1.3 Inventario.
Al momento de gestionar las actividades del inventario se relacionan tres aspectos
como lo menciona el autor “Costos asociados a los flujos, Costos asociados a los
stocks y costos asociados a los procesos” (Alvares Lastra)
63
En los costos de flujo se deben tener presente los costos relacionados a
aprovisionamiento (transporte), pero en algunas ocasiones serán asumidas por los
proveedores en el caso de CFR, CIF, CPT o CIP y en otras situaciones estos
costos vendrán incluidos dentro del producto alterando el precio de la mercancía
adquirida, entonces es importante tener presente los costos asociados a la
inversión y los costos de operación.
En lo relacionado a los stocks, es una provisión de artículos en espera de ser
utilizados con el objetivo de disponer:
La cantidad Necesaria
El momento Oportuno
Lugar Preciso
Con un costo Mínimo
El stock también puede entenderse como un medio para garantizar el servicio al
cliente, es importante equilibrar calidad de servicio y costos.
Además, es de notar, la forma en el que operan los inventarios en las
organizaciones pertenece a una estructura de costos tradicional, y allí se dividen
en dos grupos, “Costos de Operación y Costos Asociados a la inversión” (Alvares
Lastra)
Los Costos de operación como su nombre lo indican mueven el engranaje
operativo de la empresa mientras que los Costos asociados a la inversión están
relacionados amortizaciones y depreciaciones en el aspecto financiero.
5.1.3.1 Stock.
Los costos asociados al stock pertenecen a dos clases:
64
Posesión: En estos costos se pueden cuantificar con facilidad, ellos son;
financieros, almacenamiento, seguros, impuestos, daños, perdidas, tecnológicos,
cambios de demanda (moda), administración, caducidad.
No posesión: Una ruptura de stock genera dos hechos nefastos para la
organización incrementando sus costos, de tipo administrativo y de transporte
adicional además puede suponerse una pérdida de ventas inclusive perder hasta
el cliente. Algunos costos de No posesión de stock son; Temas comerciales
(perdida de ventas, de clientes o deterioro de imagen) y temas administrativos y
transporte según el costo del segundo envío.
La eficiencia del negocio esta medido por una buena gestión de los recursos, pero
esto a su vez abarca algunos aspectos esenciales en el tema del stock de
inventario. Para todas las organizaciones debe ser adecuado y coherente con las
circunstancias manejar variabilidad de existencias en productos y referencias, ya
que las empresas por su naturaleza, son de continuo cambio, por lo cual hay dos
palabras claves que le dan vida a todo el tema de inventarios y niveles de stock;
cantidad y necesidad. En ellos intervienen algunos componentes de ámbito
financiero y más preciso de inversión, y da lugar a herramientas que permiten el
control y manejo aproximado a lo esperado en la ejecución de inventarios.
El autor menciona los tipos de stock y variables de las que depende el inventario,
por lo que “desde cierto punto de vista se distinguen dos tipos de stock, stock de
seguridad y stock de maniobra.
Formula:
STOCK = stock de maniobra + stock de seguridad
65
El stock de maniobra es la cantidad del producto que la empresa necesita
habitualmente para funcionar, y el stock de seguridad es un stock suplementario
que la empresa tiene para prevenir contingencias o retrasos”. (Mauleón, 2006)
Figura: Contingencia del stock
5.1.3.2 Rotación y cobertura.
La rotación es el número de veces que un artículo se renueva al cabo de un año.
Formula:
ROTACION = ventas anuales / stock medio
De acuerdo con el autor “La rotación es un numero abstracto y las cantidades que
compara deben ser homogéneas. Es decir, si las ventas se miden en valor
monetario, el stock también, si las ventas se miden en palets, el stock debe
medirse en palets, etc.” Y agrega “Un término similar es el índice o grado de
cobertura. Indica para cuantos días hay stock de un producto dado su ritmo de
ventas, resulta de relacionar los días del año con el índice de rotación.
Grado de cobertura = 365 días / índice de rotación ó
Grado de cobertura = stock promedio / venta diaria medida”
66
5.1.3.3 El stock y el almacén regulador.
A la hora de implementar estrategias para reducir el nivel de stock en una
empresa con varios centros o puntos de acopio, consiste en acumular
masivamente en el almacén regulador y desde este mismo punto controlar los
niveles de stock en delegaciones. El autor describe esta técnica como “Estilo Push
(empujar), en contraposición a la técnica Pull (extraer).
El objetivo es doble en orden a lograr un óptimo nivel de stock:
Reducir el costo financiero.
Reducir el costo de almacenamiento y la ocupación del espacio.
Mejorar el plazo y el nivel de servicio evitando rupturas de stock.
5.1.3.4 Rotación de inventario.
Este término se define como “El costo de los bienes vendidos dividido por el nivel
promedio de inventario disponible. Este indicador mide cuantas veces el inventario
de una compañía se ha vendido durante un período de tiempo. Operacionalmente,
las rotaciones del inventario son medidas como el total de los bienes al pasar por
la cadena dividida por nivel del promedio de inventario para un período dado”.
(Transportation & Logistics Solutios WORLDWIDE)
5.1.4 Envase y embalaje.
Se denominan empaques, envases y embalajes a “ los contenedores de un
producto durante el proceso que va desde su recolección (primario) hasta que
llega al consumidor final, pasando por su almacenamiento (secundario), transporte
y distribución (terciario); esto con el objetivo de identificar su contenido, protegerlo
de cualquier tipo de contaminación y conservar sus características.
67
Las particularidades primaria, secundaria o terciaria se obtienen según su paso
por la cadena de comercialización. La diferencia entre estos tipos de objetos
manufacturados radica en la función directa que cumplen con el producto y su
contenido, ya que el envase resulta ser el primer contacto de conservación que
tienen los líquidos o gases; el empaque, el conjunto de materiales con que se
envuelve o arman los paquetes sólidos y el embalaje, la técnica de transporte así
como la distribución de la mercancía.
El término embalaje corresponde al sistema por medio del cual se dispone e
identifica el producto empacado. Está compuesto por materiales y estructuras que
protegen los productos, envasados o no, para facilitar su manejo, carga,
almacenamiento, transporte, descarga y posible exhibición. Entre los riesgos que
puede sufrir el embalaje durante el ciclo de distribución están las caídas, golpes,
contaminación, contacto con roedores, obtención de plagas, robos parciales y
completos o daños por polvo, vibración, compresión, choque lateral, temperaturas
extremas y humedad.
Por esto, sus condiciones y las de los envases y empaques deben tenerse en
cuenta con respecto al producto”. (Revista de logística)
El envase y embalaje se puede observar desde diferentes puntos de vista;
logístico, comercial, legal, ecológico. La función del embalaje son prácticamente
tres elementos:
Aprovechamiento del transporte, permite la maximización de la
capacidad de la carga del vehículo sin que la mercancía resulte
golpeada, dañada o aplastada.
Manipulación, facilita la disminución de manipulación de unidades de
productos, tales como cajas envases, trabajando con contenidos
mayores de productos como palets, contenedores, roll-tainer.
68
El embalaje básico se relaciona con la protección de la mercancía a
lo largo del proceso de almacenaje y transporte.
Además, hay dos alternativas de uso que se emplean según su tipo de embalaje,
según presenta el autor “monouso que se emplea para uno o pocos usos y se
desechan al ser utilizados, en general son materiales de cartón ondulado y
madera de baja calidad. Multiuso sirve para diferentes utilizaciones y están
fabricados con materiales más resistentes y de mejor calidad, ya que la
adquisición y compra está justificada por el numero de servicio que presta, entre
estos materiales están; metales, hierro, acero, cartones especiales, plásticos,
cajas, contenedores, palets, madera con tratamiento especiales anti humedad”.
(Mauleón, 2002) Sus desventajas están en proporción a su objetivo corporativo, el
encargado de costos junto al jefe de bodega sabe que a mayor calidad de los
materiales aumenta la inversión del equipamiento, pero también al utilizar
materiales monouso también existe la probabilidad que tengan un alto costo
debido a que debe adquirir mayor cantidad de este tipo de material, pero su
gestión es simple, se compran cuando se necesiten, son económicos a corto
plazo, en síntesis, existe una gran variabilidad.
En la actualidad hay una tendencia en todas las empresas en el ámbito ecológico,
ya que se ha empleado una filosofía sobre reutilización, reducción y reciclaje.
También diseños de embalajes que permite optimizar la logística inversa, envases,
encajables, desmontables plegables. Aunque en algunos casos las empresas no
prestan cuidado a estas situaciones y en vez de ahorrar problemas que atentan
contra el medio ambiente consideran pagar las multas respectivas a los deterioros
causados a la ecología. Esto es mencionado porque las empresas consideran
esto dentro de sus costos.
69
5.2 Marco Contextual
La logística no es sólo una estrategia de la organización, sino que primordialmente
es una herramienta que ayuda a reducir costos además de otorgar un mejor
servicio al cliente. “Naciones como Argentina, México y Brasil se encuentran
desarrollando estructuras logísticas para conseguir los objetivos finales y así
incrementar los niveles de satisfacción, los servicios de apoyo y post venta” (El
portal del transporte y la logistica).
En los últimos tiempos, se han generado grandes cambios en las compañías tales
como la evolución económica empresarial, creciente aumento de la competencia,
la globalización de la cultura economía, etc. Es por esto que las empresas han
impulsado una nueva creciente de estrategias empresariales para combatir la ola
de competencia y exigencias que el mundo de los negocios y el campo de la
logística requieren.
Hoy por hoy, la logística se conoce en la actualidad gracias a las actividades
militares de épocas anteriores; ya una vez concluida la segunda guerra mundial, la
demanda creció en los países industrializados y la capacidad de distribución era
inferior a la de venta y producción, el cual genero una gran necesidad de
innovación en las empresas para satisfacer dichas necesidades.
Como consecuencia, se genero la propagación de múltiples productos en
diferentes aéreas de mercadeo, el cual se opto por vender cualquier artículo en
cualquier lugar posible, los canales de distribución comenzaron a presentar
deficiencias a la creciente demanda. Así mismo, los altos dirigentes, consientes
que la comercialización de los productos debía ser eficiente y generar márgenes
de rentabilidad en lugar de gastos, comenzó a examinar posibles cambios en el
sistema de distribución y esta comenzó a reflejar dividendos dentro de la
estructura organizacional. “Durante las dos décadas posteriores a la segunda
guerra mundial se dieron unos cambios en las condiciones económicas y
70
tecnológicas que favorecieron el desarrollo de la logística” (Casanova,
Cuatrecasas, 2001). De esta manera se daba origen a la logística en los
departamentos de distribución y controlaba el almacenamiento, el transporte y por
decirlo de alguna el manejo de los pedidos.
Estos acontecimientos permitieron ampliar los conceptos de cadenas de
distribución, aumentando los costos de producción, almacenamiento, transporte,
aumento y disminución de la demanda, por esta razón tomó relevancia la logística
desde la gestión, la distribución y el manejo de inventarios y almacenaje.
“Comprende la planificación, la organización y el control de todas las actividades
relacionadas con la obtención, traslado y almacenamiento de materiales y
productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de la organización
como un sistema integrado” (Casanova, 2001).
Tal vez en estos años, la logística a dado un gran paso pues a integrado labores
de la empresa desde todas sus actividades, en conjunto con los proveedores, los
clientes y el mercado, aprovechando así los desarrollos técnicos y tecnológicos
generando procesos de innovación en todas las áreas.
La logística comprende varios procesos de proyectar, implementar
constantemente cambios y dar manejo a los diferentes departamentos de
almacenaje de materias primas, productos semielaborados o terminados, con el
propósito de garantizar los las exigencias de los clientes y de la misma manera
prestar con ello un buen servicio que brinde un proceso integral entre cliente,
consumidor y proveedor. En otras palabras, con una buena gestión logística se
pretende proveer el producto correcto en la cantidad requerida, en el lugar
indicado en el tiempo exigido y a un costo razonable. La logística es un sistema
con actividades interdependientes que pueden variar de una organización a otra,
pero normalmente incluirán las siguientes funciones: transporte, almacenamiento,
compras, inventarios planeación de producción gestión de personal embalaje
servicio al cliente.
71
Se ha creído históricamente que el almacén es un espacio donde las mercancías
reposan, pero los tiempos cambian y este pensamiento que se tiene de los
almacenes con el tiempo se ha vuelto obsoleto, en el contexto logístico actual se
presenta nuevas necesidades como disminuir costos de stock, crecimiento de
referencias más utilizadas a servir, mejor el servicio al cliente (disminución del
plazo de entrega).
La logística en los noventa, empezó a implementar unos procesos que permitieron
utilizar los adelantos tecnológicos en áreas como la electrónica, la informática y la
mecánica facilitado la administración de la cadena de abastecimiento mediante el
uso del intercambio electrónico de documentos para transacciones y contabilidad,
el código de barras para identificar productos y servicios, sistemas de transporte
de materiales para reducir tiempos de entrega y manipulación.
Actualmente el almacenamiento a nivel mundial cuenta con nuevas tendencias en
el ámbito de tecnología e información logística, esto se da porque las empresas
buscan volverse cada día más competitivas y fuertes en el mercado globalizado y
altamente competido. Una de estas tendencias es la de subcontratar procesos
logísticos, entre ellos el almacenamiento, según Estébanez, “En 1992 la revista
Fortune realizo un estudio en 500 grandes compañías de EEUU, en las que el
37% tenían subcontratado algunos de sus grandes procesos logísticos, transporte
a corta o larga distancia, almacenamiento o manipulación”. Según el anterior
autor esto se da por varias razones, entre las cuales se encuentra: disminuir los
costos y que estos sean flexibles, mejorar el servicio y aumentar la calidad. Cada
vez mas son el número de empresas que prefieren subcontratar este servicio a
nivel mundial, para bajar los costos de sus empresas y organizar sus estrategias.
“En Colombia la logística ha evolucionado en pasos representativos, teniendo
como punto de partida, la campaña libertadora, el 12 de junio de 1819 (Día de la
Logística), cuando en Tame Arauca nace la logística militar” (Barba, P. 2009), en
donde los expertos determinaban cómo y cuándo movilizar determinados recursos
72
a los lugares donde son necesarios, manteniendo las líneas de suministro propias
e interrumpiendo las del enemigo.
Luego de un tiempo se volvió más importante para el comercio ya que servía de
puente entre la producción y los mercados que están separados por el tiempo y la
distancia. Los empresarios comenzaron a comprender que la reducción de
inventarios y de cuentas por cobrar aumentaba el flujo de caja y vieron que la
rentabilidad podía mejorar si se planeaban correctamente las labores de
distribución. En 1938 se constituye ALMAVIVA el cual es el integrador logístico
con mayor experiencia y cobertura en Colombia “con más de 26 oficinas en 20
ciudades, las cuales cubren puertos marítimos, ciudades fronterizas y los
principales centros industriales y comerciales del país” (Infante, A. Mendoza, W.
2009) y desde entonces se ha tenido un gran interés por el desarrollo de la
logística ya que muchas empresas la están adoptando como herramienta
gerencial en vista de los resultados positivos que arroja la aplicación de la misma
En el 2010 Colombia llego a ocupar el puesto número 72 del índice de desempeño
logístico a nivel mundial, mejoro en comparación con el 2007 pues en dicho año
estaba en el 62, este ranking lo establece el banco mundial. Lo anterior demuestra
que el país va creciendo a nivel logístico, pero todavía debe enfrentar varios
obstáculos y tareas pendientes, no basta con las obras de infraestructura que se
vienen desarrollando en el país y las que están en proyectos, pues según
(Álvarez, 2010) “La logística implica avanzar en la reducción de los costos
asociados al flujo de bienes y servicios; en la articulación de los diferentes actores
que participan en los procesos de intercambio, en la ampliación de la oferta de
servicios logísticos y, principalmente, en la provisión de infraestructura logística
especializada”. Los puntos que cita el autor, el cuan tiene un artículo en la revista
supuestos de la universidad de los andes, son los retos que presenta Colombia a
nivel logístico, se debe hacer centros que se dedique exclusivamente a la
logística, más y mejores servicios para hacer el país más competitivo, esto se
logra con el compromiso de políticas serias por parte del gobierno nacional, las
73
cuales deben ayudar al país a enfrentar un entorno global y fuertemente
competitivo, para incrementar los beneficios que le trae a un país el comercio con
el exterior, buscando eficiencia, disminuir los costos y hacer más simples los
procedimientos. Para lograr todo lo anterior se aprobó el documento Conpes
número 3527 en el 2008, donde se define la política nacional de logística, allí
tratan temas como la productividad y competitividad, planteándose estrategias
encaminadas a solucionar deficiencias en la financiación de proyectos de
infraestructura y normalizar el transporte de carga, así como la logística en el país,
así (Álvarez, 2010) “se le da especial importancia al establecimiento de las
plataformas logísticas con el propósito de estructurar la cadena de abastecimiento
y planificar los flujos de bienes y personas vinculados a ésta. Las plataformas
logísticas se convierten en un asunto clave para impulsar y articular la actividad
organizativa en la distribución de mercancías en el país.
En el departamento del Risaralda se ha venido trabajando fuertemente temas
relacionados con la productividad y competitividad de la región, para esto se han
venido estableciendo clúster en distintos sectores de la economía como el del
calzado, agroindustria, textiles y otros, con el fin de fortalecer dichos sectores,
hacerlos fuertes y que puedan competir en el ámbito mundial. Así mismo la
gobernación plantea un plan de gobierno, cuyos ejes principales son las obras de
infraestructura, entre ellas encontramos: la habilitación de la vía férrea entre
Buenaventura y Pereira, la cual ayudara a disminuir los tiempos de transporte
logística y reducción de fletes; También desarrollar un transporte multimodal, este
incluye el rio cauca, el ferrocarril de occidente y la carretera al puerto de Tribuga;
construir un sistema aeroportuario en el eje cafetero. Estas mega obras de de
infraestructura ayudaran a que el departamento del Risaralda sea fuerte ante el
mundo competitivamente. Las empresas se vienen automatizando, utilizando
tecnología de punta.
74
5.3 Marco Legal
Un almacén de alimentos cuenta con una serie de normas generales que se
deben seguir a la hora de manipular estos, con el fin de conservarlos para que
estén aptos a la hora de llevarlos al consumidor, estas normas van encaminadas
hacia tres factores, los cuales son el sitio de almacenaje, tipo de empaque o
embalaje y el tiempo de almacenamientos. En cuanto al sitio de almacenamiento,
se debe tener en cuenta que este no exceda una temperatura de 30 grados
centígrados; que el lugar de almacenamiento no cuente con humedad pues esto
afecta directamente la calidad de los alimentos y en algunos casos deteriorarlos;
así mismo la zona de almacenamiento debe ventilarse fácilmente, evitando calores
extremos; es recomendable que el sitio no se encuentre cerca de lugares que
emanen calor como sala de motores, calderas, tuberías que transporten agua
calientes o vapor; todos los accesos al almacén como puertas, ventanas y huecos
de ventilación deben contar con la debida protección para evitar la entrada de
animales como insectos o roedores, los cuales pueden dañar los alimentos, las
cajas, siendo fuentes de enfermedades; por ultimo un almacén debe contar con
personal de vigilancia, esto para evitar actos de vandalismo, saqueo, robo, encaso
de ocurrir un desastre.
En cuanto al tipo de embalaje o empaque, existe una gran variedad de estos, lo
que depende el tiempo de almacenamiento, cuando se trata de alimentos como
carnes, frutas y vegetales, estos no cuentan con ninguna clase de empaque que
los preserve del medio ambientes, en estos casos el almacenamiento debe ser por
horas o días dependiendo de cuál tipo se trate, si se contara con refrigeradoras o
congeladoras este tiempo se podría extender. Cuando el empaque o embalaje se
desarrolla en cajas de cartón, plástico (aluminio, celofán, encerado) y papel, se
puede desarrollar un almacenamiento mayor a seis meses pero menor a un año,
cuando un envoltorio de papel se daña, deteriora lo que este dentro de el por lo
cual se debe desechar la parte que se encuentre en mal estado y proceder a un
75
consumo rápido la parte que no se dañó, esta parte es importante pues se
trabajara con empresas como la nacional de chocolates y rompí las cuales
desarrollan el empaque en estos materiales; por último se desarrolla empaque en
vidrio y latón, existe una amplia gama de estos envases en el mercado, debido al
cierre en vacío de estos y el añadido de productos químicos para conservar por
mucho más tiempo los alimentos, lo que hace que se puedan almacenar por
periodos prolongados hasta mayores a un año, sin embargo es recomendable que
después que se cumpla este plazo estos envases sean reemplazados.
Según el decreto 3075 de 1997 los establecimientos dedicados a la fabricación,
procesamiento, envase, almacenamiento y expendio de alimentos deben contar
con las siguientes recomendaciones respecto a la localización y accesos (Decreto,
1997):
Estarán ubicados en lugares aislados de cualquier foco de insalubridad que
represente riesgos potenciales para la contaminación del alimento.
Su funcionamiento no deberá poner en riesgo la salud y el bienestar de la
comunidad.
Sus accesos y alrededores se mantendrán limpios, libres de acumulación
de basuras y deberán tener superficies pavimentadas o recubiertas con
materiales que faciliten el mantenimiento sanitario e impidan la generación
de polvo, el estancamiento de aguas o la presencia de otras fuentes de
contaminación para el alimento.
El decreto también se refiere al diseño y construcción el cual se debe tener
en cuenta las siguientes especificaciones (Decreto, 1997):
La edificación debe estar diseñada y construida de manera que proteja los
ambientes de producción, e impida la entrada de polvo, lluvia, suciedades u
76
otros contaminantes, así como del ingreso y refugio de plagas y animales
domésticos.
La edificación debe poseer una adecuada separación física y / o funcional
de aquellas áreas donde se realizan operaciones de producción
susceptibles de ser contaminadas por otras operaciones o medios de
contaminación presentes en las áreas adyacentes.
Los diversos locales o ambientes de la edificación deben tener el tamaño
adecuado para la instalación, operación y mantenimiento de los equipos,
así como para la circulación del personal y el traslado de materiales o
productos. Estos ambientes deben estar ubicados según la secuencia
lógica del proceso, desde la recepción de los insumos hasta el despacho
del producto terminado, de tal manera que se eviten retrasos indebidos y la
contaminación cruzada. De ser requerido, tales ambientes deben dotarse
de las condiciones de temperatura, humedad u otras necesarias para la
ejecución higiénica de las operaciones de producción y/o para la
conservación del alimento.
La edificación y sus instalaciones deben estar construidas de manera que
se faciliten las operaciones de limpieza, desinfección y desafectación según
lo establecido en el plan de saneamiento del establecimiento.
El tamaño de los almacenes o depósitos debe estar en proporción a los
volúmenes de insumos y de productos terminados manejados por el
establecimiento, disponiendo además de espacios libres para la circulación
del personal, el traslado de materiales o productos y para realizar la
limpieza y el mantenimiento de las áreas respectivas.
77
Sus áreas deberán estar separadas de cualquier tipo de vivienda y no
podrán ser utilizadas como dormitorio.
No se permite la presencia de animales en los establecimientos objeto del
presente decreto.
En cuanto a techos el decreto dice que deben estar diseñados y construidos de
manera que se evite la acumulación de suciedad, la condensación, la formación
de mohos y hongos, el desprendimiento superficial y además facilitar la limpieza y
mantenimiento, en lo posible se debe evitar el uso de techos falsos o dobles
techos a menos que se construyan con material impermeable, resistentes y de
fácil limpieza, así mismo del fácil acceso a la cámara superior para realizar la
limpieza y desinfección. En cuanto a las ventanas el decreto estipula lo mismo, se
deben acondicionar para que el polvo y las suciedades no se acomoden y se
pueda realizar fácil limpieza. Las que estén en contacto con el exterior deben
utilizar malla anti-insectos, manteniendo su limpieza y conservación.
En Colombia se encuentra reglamentado el almacenamiento de alimentos, para
evitar que lleguen al consumidor en malas condiciones de higiene y calidad, así
mismo para evitar que los productos se mal formen y dañen. Los suelos, como
parte de los equipos estáticos, cobran especial relevancia cuando se relaciona con
almacenes de gran altura, y con mayor razón al tratar con pasillos estrechos y de
posicionamiento automático o semiautomático. Algunos almacenes en la
actualidad tienen problemas con el suelo, lo cual puede llevar a la demolición y
reparación completa del enlosado, por lo que nos parece un punto muy importante
a tener en cuenta. Los condicionantes de calidad del suelo, vienen impuesto en la
mayoría de las ocasiones, por las características de los estantes para palets y de
las carretillas de gran altura. Los estantes para pallets, están formados por
bastidores verticales, sobre los que se enganchan las tablas horizontales. Las
78
diferencias entre los distintos modelos de estantes, radican en:
El contrachapado de los perfiles de los bastidores, que tienen mayor o
menor volumen para asegurar la rigidez de los mismos.
En las durezas o espesores de los aceros utilizados.
En los agujeros para enganchar las tablas.
En el modo de unir los bastidores, que habitualmente es por soldadura o
por fijación con pernos.
A efectos de realizar un primer cálculo de los volúmenes del almacén, habría que
tener en cuenta los siguientes valores:
Espesor de los bastidores que es del orden de 100 mm.
Espesor de las tablas entre 50 y 160 mm. En función de los modelos, de la
carga y de la anchura de los alveolos.
Los bastidores deben entablillarse a partir de cierta altura, la dimensión máxima
vendrá impuesta por el tamaño de las instalaciones de pintura y los medios de
transporte. El galvanizado de los bastidores, nos permite obtener longitudes
superiores a 10 metros, por lo tanto el entablillamiento no presenta ningún
inconveniente. Las patas de los bastidores descansan en el suelo gracias a
suelas que mejoran la estabilidad y reparten las cargas. Las irregularidades del
suelo se solucionan mediante calzos metálicos. Estos calzos deben ser mínimos,
de ahí la importancia en la conformación del suelo. El ancho de los alveolos
habitualmente se elige pensando en poner dos pallets con el lado que mide 1.200
mm en el frente o 3 pallets cuando el lado mide 800 mm las tablas.
Tratando otro ámbito, los acuerdos mundiales sobre empaques, envases y
embalajes tienen un referente común: la norma verde europea. Otros de los
códigos normativos y que son aplicables en Colombia:
79
Norma ISO 3394: rige las dimensiones modulares de las cajas, pallets y
plataformas paletizadas.
R 87 o Reglamentación 87: aplicada a los productos para venta detallada,
específicamente en la descripción del contenido de su envase o paquete.
Norma ISO 780 y 7000: contiene las instrucciones de manejo, advertencia y
símbolos pictóricos.
Norma NIMF N.° 15 de 2003: diseñada por la Secretaría de la Convención
Internacional de Protección Fitosanitaria de las Naciones Unidad para la
Agricultura y la Alimentación, en Roma, señala las directrices para
reglamentar las medidas fitosanitarias del embalaje de madera para
exportaciones. Pertenece a la normativa de orden internacional y
supranacional, resultante de los acuerdos y tratados internacionales
suscritos por Colombia y que son aplicables en el territorio nacional. Las
medidas aprobadas en esta reglamentación deben ser aceptadas por todas
las Organizaciones Nacionales de Protección Fitosanitaria (ONPF) y
aplicadas no solo por los operadores logísticos internacionales, sino
también por los productores nacionales de empaques, envases y embalajes
para productos exportados, esto con el objetivo de reducir la posibilidad de
transmitir enfermedades de las plantas y el ingreso
de plagas por el transporte de madera cruda, al autorizar tanto la entrada
como la salida del embalaje.
5.4 Marco Conceptual
Costos evitables: son aquellos que se comportan como variables, es decir
que podrían ser evitados si no se realiza actividad alguna, o se elimina la
línea de producción. Por el contrario, los No Evitables se comportan como
Fijos.
80
Just in time: Una estrategia industrial que suaviza el flujo material dentro de
las plantas industriales. JIT minimiza la inversión en inventario
proporcionando entregas oportunas, secuénciales de producto exactamente
donde y cuando se necesita, de una multitud de proveedores.
Tradicionalmente una estrategia de automotores, está introduciéndose en
muchas otras industrias.
Aprovisionamiento: Conjunto de las actividades que tiene como objetivo
asegurar las entregas deseadas por la empresa de las referencias y las
cantidades deseadas de primeras materias, productos semiterminados,
equipamiento en las mejores condiciones de costo.
CFR (Costo y flete): El vendedor ofrece la mercadería a un precio que
incluye el costo del transporte hasta el lugar determinado de desembarco
convenido. El seguro corre por cuenta del comprador.
CIF (Costo, seguro y flete): El vendedor ofrece la mercadería a un precio
que incluye el costo del transporte y el seguro hasta un punto determinado
de desembarco.
CPT o CIP (Transporte pagado hasta): El vendedor paga el flete hasta el
destino convenido y lleva a cabo los trámites aduaneros de exportación.
Los riesgos de pérdida o daño los asume el comprador desde que la
mercadería es entregada al transportista.
Despliegue de inventario: Una técnica para posicionar inventario
estratégicamente para cumplir los niveles de servicio al cliente mientras de
minimiza el inventario y los niveles de almacenamiento. El inventario en
exceso se reemplaza con información derivada a través de la supervisión
del suministro, demanda, e inventario en reposo así como en movimiento.
81
Logística: según el Council of Logistics Management (CLM), logística es el
proceso de planear, implementar y controlar Efectiva y eficientemente el
flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información relacionada del
punto de origen al punto de consumo con el propósito de cumplir los
requisitos del cliente.
Outsourcing: Subcontratación de funciones comerciales o procesos tales
como servicios logísticos o de transportación a una empresa externa, en
lugar de hacerlos internamente.
PICK/PACK (Picking): El proceso de escoger el producto de inventario y
empacar en recipientes de embarque.
FIFO: La valoración FIFO es un método que le permite valorar stocks de un
material de la forma más realista posible. FIFO (First In, First Out) se basa
en la suposición de que los primeros stocks de material que se reciben son
los que se consumen primero. Por lo tanto, el valor del stock se calcula a
partir de los últimos stocks recibidos.
Leasing: es un contrato mediante el cual, el arrendador traspasa el derecho
a usar un bien a un arrendatario, a cambio del pago de rentas de
arrendamiento durante un plazo determinado, al término del cual el
arrendatario tiene la opción de comprar el bien arrendado pagando un
precio determinado, devolverlo o renovar el contrato.
82
6. Diseño Metodológico
6.1Definición del tipo de investigación
La presente investigación es de tipo descriptivo ya que pretende abordar temas
relacionados a las características presentes en los factores que intervienen en los
costos de almacenamiento en las empresas comercializadoras de alimentos de
Dosquebradas.
En la dinámica del enfoque metodológico se estableció una descripción de tipo
cualitativo en la que se indaga información acerca el tipo de costos de
almacenamiento analizando los factores que intervienen en estos costos en cada
una de las empresas comercializadoras de alimentos de Dosquebradas.
El carácter descriptivo de esta investigación es oportuno y “radica en describir
algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos,
utilizando criterios sistemáticos para destacar los elementos esenciales de su
naturaleza” (Sabino, 1994) en este caso los factores que intervienen en los costos
de almacenamiento.
Por lo tanto esta investigación sigue el método deductivo ya que “su procedimiento
de razonamiento va de lo general a lo particular, de lo universal a lo individual”
(Ortiz y García. 2004) a partir de situaciones generales se llegara a identificar
explicaciones particulares contenidas explícitamente en la situación general que
es la logística como tal hasta llegar al almacenamiento mostrando los factores que
intervienen en los costos del mismo. Por lo tanto esta investigación tiene como
objeto de estudio caracterizar los factores que intervienen en los costos de
almacenamiento en las empresas comercializadoras de alimentos de
Dosquebradas.
83
6.2 Determinación de la población y la muestra
6.2.1 Población
La población que se tuvo en cuenta para el desarrollo de esta investigación fueron
algunas empresas representativas del Municipio de Dosquebradas dedicadas a la
comercialización de alimentos. Las cuales según la ley 905 del 2004, las define
entre micro, pequeñas y medianas empresas ya que “1. Microempresa:
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,
b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios
mínimos mensuales legales vigentes
2. Pequeña empresa:
a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores, o
b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000)
salarios mínimos mensuales legales vigente
3. Mediana empresa:
a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o
b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000)
salarios mínimos mensuales legales vigentes”.
Por esta razón se trabajó con 3 tipos de organizaciones definidas en micro,
pequeñas y medianas empresas comercializadoras de alimentos que nos
permitieron realizar la investigación.
84
6.2.2 Muestra
Para establecer la totalidad de la población de empresas que se dedican a la
comercialización de alimentos de Dosquebradas, se acudió a la cámara de
comercio de este municipio y a través de su clasificación en el código CIUU se
tuvo en cuenta el universo poblacional que es de 10 unidades, y no es posible
tomar todas las unidades para el análisis ya que las empresas no permiten aplicar
un muestreo probabilístico y se escogieron las empresas que dedicadas a esta
actividad son las más representativas y reconocidas en el municipio y además que
eran de fácil acceso para obtener información. Este tipo de muestreo se conoce
como muestreo por conveniencia “El muestreo por conveniencia está compuesto
por una muestra que es combinada de elementos seleccionados porque están
disponibles, fáciles de contactar o de convencer para participar en la investigación”
(Sanabria, De Autos, &Pierre, 2003) es así como se seleccionaron 6 empresas
que fueron OLIMPICA S.A, MAKRO SUPERMAYORISTA, COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S, SUPERMERCADO LA MONEDA, SUPERMERCADO
UNICENTRO, SUPERMERCADO CADENAS CENTRALES, Las cuales brindaron
datos relevantes de los factores que intervienen en los costos de almacenamiento.
6.3Recopilación de la información
6.3.1 Fuentes de recolección
Secundarias: Las fuentes secundarias utilizadas para la recolección de la
información fueron libros, revistas, tesis y artículos relacionados con temas de
logística, almacenamiento y costos, relacionados con el tema, se usan
principalmente para el desarrollo del anteproyecto
Primarias: Las fuentes primarias que se utilizaron para recoger la información
fueron información oral y escrita que es recopilada directamente por el
investigador
85
Las fuentes primarias, implican técnicas y procedimientos que suministren la
información adecuada. En este sentido se utilizará la entrevista para indagar a
cerca del manejo de los costos de almacenamiento. En el presente estudio se
aplicará un tipo de entrevista según se ve en el siguiente cuadro el cual se le
aplicaría el instrumento a las siguientes empresas de Dosquebradas:
Tabla 1 Fuentes Primaria
INSTRUMENTO POBLACION
OBJETIVO
OBJETO
Entrevista (apéndice A) 6 empresas Grandes
del municipio de
Dosquebradas
Caracterización de los factores
que intervienen en los costos de
almacenamiento en las
comercializadoras de alimentos
Fuente: Elaboración propia
6.3.2 Técnicas de recolección de información
La técnica de recolección de información que se uti lizó es la entrevista
semiestructurada, esta técnica permite un encuentro más cercano con las
personas encargadas del almacén o la bodega de las empresas con que se realizo
la investigación. Esta nos permitió recoger información muy importante que ayudo
analizar a fondo el fenómeno de estudio, también se aplicaran técnicas como lo es
el análisis de contenidos, internet y documentos en digital y físico.
6.3.3 Proceso en la recolección de información
Para la recolección de la información se utilizó la entrevista la cua l tuvo los
siguientes pasos:
Definir empresas importantes dedicadas a la comercialización de alimentos
en el municipio de Dosquebradas
Definir la muestra
86
Diseñar entrevista formal con cuestionario
Contactar los principales responsables del área de bodega o
almacenamiento en las empresas ya nombradas
Definir visita a empresas
También se utilizaron otras técnicas mencionadas anteriormente, como el análisis
de documentos, entre otros, los cuales nos muestran resultados con información
detallada para nuestro eje central del proyecto que son los factores que
intervienen en los costos de almacenamiento.
6.3.4 Proceso de análisis – síntesis y discusión de resultados
Las encuestas serán sistematizadas utilizando como herramienta principal Office
Excel para organizar la información obtenida de los factores que incurren en los
costos de almacenamiento, y dicha información da pie para realizar una
caracterización de estos factores.
La información será presentada de manera escrita soportada en graficas y tablas
que mostraran los resultados obtenidos de tal manera que sea clara para la
interpretación de cualquier persona.
87
7 Trabajo de campo
De forma continua con el proceso investigativo, y comprendiendo lo visto en el
área metodológico, se emplea el instrumento de entrevista (ver apéndice A) para
la recopilación de la información requerida que fue validada por la señora Gloria
Amparo Jiménez Jiménez, labora actualmente en Comfamiliar Risaralda (ver
anexo A), de igual manera facilito la aplicabilidad en las empresas
comercializadoras de alimentos más representativas del municipio de
Dosquebradas, cabe resaltar que para la selección de las empresas objeto de
estudio se apoyo en la base de datos suministrada por la cámara del comercio de
Dosquebradas, lo que permitió la utilización de la muestra indicada en el diseño
metodológico
Tabla 2 Empresas objeto de estudio
EMPRESA ENTREVISTADO CARGO
OLIMPICA S.A CRISTIAN GARCIA ADMINISTRADOR
PERECEDEROS
SUPERMERCADO LA
MONEDA
CAMILO ANDRES
TAPASCO GUERRA
JEFE DE BODEGA
SUPERMERCADO
CENTRALES
FREDDY ALBERTO
ARISMENDI MORENO
ADMINISTRADOR
SUPERMERCADO
UNICENTRO
ALVARO LOPEZ
PEREZ
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S
WILSON RENDON COORDINADOR DE
ALMACENAMIENTO
MAKRO
SUPERMAYORISTA
EDILBERTO
CASTAÑEDA
SUPERVISOR
RECIBO DE
88
MERCANCIAS
Fuente: Elaboración propia.
Es importante aclarar que de las diez empresas seleccionadas, SURTIHOGAR,
ÉXITO, SUPERINTER Y AUTOSERVICIO LA 24 no permitieron la realización de
la entrevista, lo que redujo la muestra a seis empresas, a las cuales se les aplico
el instrumento de forma apropiada para la recolección de la información y el
análisis de los resultados.
89
8 Análisis y presentación de la información
Pregunta 1.
Tabla 3 Tabla 3. ¿A qué se dedica la empresa?
Empresa ¿A qué se dedica la empresa?
OLIMPICA S.A Comercializadora de productos de la canasta familiar
SUPERMERCADO LA
MONEDA Comercializadora de Alimentos
SUPERMERCADO
CENTRALES Comercializadora de alimentos
SUPERMERCADO
UNICENTRO Comercializadora de productos de la canasta familiar
COMERCIALIZADOR
A LA BONANZA S.A.S Comercializadora de alimentos
MAKRO
SUPERMAYORISTA Comercializadora de alimentos y no alimentos
Fuente: Elaboración propia.
Como lo indica la tabla se entrevistaron 6 empresas comercializadoras de
alimentos de Dosquebradas, se puede observar que entre estas hay algunas que
son más grandes y tienen sucursales en todo el país teniendo un tipo de
almacenamiento más complejo ya que tienen más control de sus inventarios,
recursos e infraestructura que satisfacen el área de bodega, lo cual nos permite
hacer una diferencia entre algunas que aunque llevan varios años, todavía están
en crecimiento.
90
Pregunta 2.
Tabla 4 ¿En qué año fue fundada la empresa?
Empresa ¿En qué año fue fundada la empresa?
OLIMPICA S.A 1.999
SUPERMERCADO LA MONEDA 1.998
SUPERMERCADO CENTRALES 1.981
SUPERMERCADO UNICENTRO 2.009
COMERCIALIZADORA LA
BONANZA S.A.S 1.988
MAKRO SUPERMAYORISTA 2.001
Fuente: Elaboración propia.
Como podemos observar la tabla nos muestra que de las 6 empresas
entrevistadas, las organizaciones cuentan con varios años de experiencia en la
comercialización de alimentos, lo que implica que a través del tiempo se han visto
en la tarea de posicionar su marca y estar a la vanguardia de una forma inteligente
según lo exija la competencia y el mercado, teniendo en cuenta que el
SUPERMERCADO UNICENTRO Y MAKRO SUPERMAYORISTA, son las
empresas con el menor ciclo de vida, y SUPERMERCADO CENTRALES la
empresa con mas ciclo de vida de la muestra tomada.
91
Pregunta 3.
Tabla 5 ¿Qué tipo de productos produce ó comercializa la empresa?
Empresa ¿Qué tipo de productos produce ó comercializa la empresa?
OLIMPICA S.A FRUVER, GRANOS, NO ALIMENTOS, ALIMENTOS,
CARNICOS
SUPERMERCADO LA
MONEDA VIVERES, GRANOS, ABARROTES, CARNICOS, FRUVER,
ALIMENTOS PERECEDEROS, ASEO HOGAR
SUPERMERCADO
CENTRALES LICORES, CARNICOS, VIVERES, GRANOS Y ABARROTES
SUPERMERCADO
UNICENTRO LICORES, FRUVER, GRANOS, NO ALIMENTOS,
ALIMENTOS, CARNICOS
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S LICORES, VIVERES, GRANOS, ABARROTES, ASEO
HOGAR, FRUVER
MAKRO
SUPERMAYORISTA LICORES, ALIMENTOS, NO ALIMENTOS, GRANOS
Fuente: Elaboración propia.
Se puede observar que del 100% de la población de empresas ninguna producen
productos, sino que los comercializan, y la mayoría comercializan alimentos como
cárnicos, vivieres, granos, abarrotes, fruver, licores y productos de aseo hogar a
diferencia de MAKRO que también comercializa diferentes productos que no son
alimentos como electrodomésticos y artículos según la temporada ya sea navidad,
escolar, días especiales.
92
Pregunta 4.
Ilustración 8 ¿Cuántas referencias existen en el inventario de su empresa?
Fuente: Elaboración propia.
Esta grafica nos muestra el número de referencias que tienen cada una de las
empresas, siendo centrales la empresa con mayor stock de inventario con un alto
número de referencias, lo que nos indica que estas empresas tienen una rotación
de inventario alta y por lo tanto manejan un almacenamiento muy amplio, a
comparación de MAKRO que tiene menor margen de referencias por ser un
mayorista y esto hace que tenga grandes cantidades de una misma referencia
Pregunta 5.
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
93
Ilustración 9 ¿Con que equipos e infraestructura cuenta la empresa para satisfacer
la operación en el área de almacenamiento?
Fuente: Elaboración propia.
Según los equipos con los que cuenta las empresas para satisfacer el área de
almacenamiento se encontró que el 100% de las empresas uti lizan estanterías las
cuales demuestran ser indispensables para almacenar, como también una
mayoría del 83% utilizan carretillas demostrando esta ser una herramienta
importante para el transporte del inventario, junto con un 67% de las empresas
que utilizan escaleras y otras herramientas como planchones, góndolas y
Hércules, lo cual nos demuestra que estas empresas casi no invierten en
herramienta y la que utilizan es de poca tecnología en su área de almacenamiento
100%
17%
83%
17%
67% 67%
Equipo e infrestructura
94
Pregunta 6.
Ilustración 10 ¿La empresa conoce y tiene en cuenta los componentes de los
costos de almacenamiento?
Fuente: Elaboración propia.
Como se puede observar en la gráfica, el 67% de las empresas conoce y al mismo
tiempo tienen presente los costos generados en el área de almacenaje, entre ellos
se encuentra OLIMPICA S.A, SUPERMERCADO CENTRALES,
SUPERMERCADO UNICENTRO, COMERCIALIZADORA LA BONANZA S.A.S. El
33% restante de las empresas no conocen o no tienen presente los componentes
de costo de almacenaje, ya que en el caso de MAKRO está a disposiciones de
cualquier orden de la matriz central ubicada en la ciudad de Bogotá, el cual
constantemente esta a la espera de cambios y decisiones, solo se dedica a
implementar operaciones pre establecidas. En el SUPERMERCADO LA
MONEDA, no tienen claro los costos que se generan en toda la cadena logística
dentro de la empresa, ya que solo busca lograr la inmediatez de las utilidades.
67%
33%
LA EMPRESA CONOCE Y TIENE EN CUENTA LOS COMPONENTES DE LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO
SI NO
95
Pregunta 7.
Ilustración 11 ¿La empresa diferencia el costo de almacenamiento con el costo de
operaciones?
Fuente: Elaboración propia.
La grafica indica que la mayoría de las empresas conoce la diferencia entre el
costo de almacenamiento y el de operaciones, es decir, todo el material
almacenado genera determinados costos, según su naturaleza, tiempo, cantidad
de existencia y permanencia. De la misma manera esto da a entender que en la
mayoría de los casos tienen claro en que incurre la organización para proporcionar
la operatividad necesitada dentro del almacén.
83%
17%
¿LAEMPRESA DIFERENCIA EL COSTO DE ALMACENAMIENTO AL
COSTO DE OPERACIONES?
SI NO
96
Pregunta 8.
Tabla 6¿Cuál es la modalidad de manejo de costos de almacenamiento que se
utiliza actualmente la empresa?
Empresa
OLIMPICA S.A CON CLARIDAD NO SE UTILIZA UN PLAN DE MANEJO DE
COSTOS DE ALMACENAMIENTO, SOLO SE RECIBE LA
MERCANCÍA Y SE GUARDA EN LA BODEGA A TRAVES DEL
SISTEMA DE INFORMACION “SAP”
SUPERMERCADO LA
MONEDA NO HAY MANEJO DE COSTO DE ALMACENAMIENTO
SUPERMERCADO
CENTRALES NO HAY MANEJO DE COSTOS COMO TAL, SOLO COSTOS
OPERACIONALES
SUPERMERCADO
UNICENTRO
SOLO SE TIENE ENCUENTA EL COSTO DE ALMACENAMIENTO
QUE GENERA LOS GASTOS OPERACIONALES DE SU FUNCION
Y EL ARRENDAMIENTO DE BODEGAS EN EL QUE INCURRE
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S
EN EL AREA DEL ALMACEN NO MANEJAN UN PLAN DE
MODELO DE COSTO ESPECIFICO, CADA JEFE Y SU PERSONAL
CONOCEN SUS LABORES A DESEMPEÑAR
MAKRO
SUPERMAYORISTA
NO, TODA LA INFORMACION SOBRE MANEJO DEL
ALMACENAJE SE DIRIGE DESDE LA MATRIZ CENTRAL EN
BOGOTA
Fuente: Elaboración propia.
Después de realizar las respectivas entrevistas, se pudo establecer que las
empresas no posee una modalidad precisa en el manejo de los costos, ya que
algunas personas entrevistadas expresaron que esa información es concerniente
exclusivamente al gerente o director general de la empresa y en otros casos la
empresa no cuenta con un plan estratégico de costos que facilite una información
financiera para mejorar la precisión en la toma de las decisiones administrativas.
97
En otros casos como MAKRO SUPERMAYORISTA manejan los costos desde la
matriz central en Bogotá, y reserva esa información con exclusividad, y en la
COMERCIALIZADORA LA BONANZA cada jefe de almacenaje maneja un plan y
con esta información recolectada, facilita la toma de decisiones para mejorar
aspectos concernientes al costo de almacenamiento.
Pregunta 9.
Ilustración 12 ¿De los siguientes elementos de costos, indique la participación
dentro del almacén?
Fuente: Elaboración propia.
Como se puede observar en la grafica, los costos de mayor participación dentro de
las empresas están relacionados a los inventarios, es decir, hay una mayor
concentración de datos en el porcentaje de costos de inventarios, esto indica que
las empresas deben invertir gran parte de las utilidades en mantener el stock de
inventario indicado para satisfacer la demanda, hacerle mantenimiento y darle un
adecuado manejo de los productos dependiendo su condición de conservación.
Pero a su vez la grafica indica que las organizaciones no buscan financiar la
16%
27% 8%
12%
7%
¿De los siguientes elementos de costos, indique la participación dentro del almacén?
ALMACENAJE
INVENTARIO
DETERIOROS
DE ADMINISTRACION E INFRAESTRUCTURA
98
existencia de los inventarios, sino que pretenden pagar en la mayoría de los casos
de forma inmediata al proveedor con el objeto de conseguir mejor descuento en el
producto a comercializar, y la segunda opción es la que generan otras
comercializadoras como pago a 60 o 90 días al proveedor, previniendo una
rotación limite del producto dentro de la organización.
También es de notar que las empresas incurren en un alto costo de
almacenamiento, ya que varias de ellas deben pagar un arrendamiento por
disponer de un área de almacenamiento. Además, las empresas constantemente
buscan implementar mejoras a su infraestructura y plataformas de información con
el objetivo de mejorar su servicio de almacenamiento logístico, en la búsqueda
constante de reducir costos y acelerar procedimientos operacionales que ayuden
aumentar el margen de utilidades. Por lo demás, las organizaciones no tienen muy
en cuenta políticas de desecho, deterioros, preparación de pedidos, seguros
perteneciente a mercancía, mantenimiento del stock y no incurren mucho en
costos de oportunidad.
Pregunta 10.
Tabla 7. De lo anterior, ¿A qué se debe la participación porcentual?
Empresa ¿A qué se debe la participación porcentual de cada uno?
OLIMPICA S.A EL INVENTARIO ES EL QUE GENERA UTILIDAD EN LA
EMPRESA, EL ALMACENAJE AYUDA A QUE LOS
PRODUCTOS SE CONSERVEN Y SE TENGAN
DISPONIBLES PARA CUANDO LA DEMANDA LO
REQUIERA
SUPERMERCADO LA
MONEDA
EL INVENTARIO ES LO MAS IMPORTANTE PARA QUE EL
NEGOCIO FUNCIONE, LA INFRESTRUCTURA ES
IMPORTANTE PARA MANTENER UN ALMACENJA
99
ADECUADO, LAS INVERSIONES SON IMPORTANTES
PARA ATRAER CLIENTES CON EL OBJETIVO DE
GENERAR MAYOR GANANCIAS. LOS DETERIOROS SE
DEBEN TENER PRESENTE PARA NO GENERAR IMPACTO
EN LOS COSTOS
SUPERMERCADO
CENTRALES
INVENTARIO POR LA PROTECCION DEL STOCK,
INFRESTRUCTURA ES IMPORTANTE PARA QUE HALLA
UN BUEN CONTROL HUMANO Y DE PROCESOS PARA
MANTENER UN BUEN ALMACENAJE, EN ALMACENAJE:
POR EL CUIDADO QUE HAY QUE TENER CON LA
MERCANCIA Y EL RESTO ES APOYO PARA UN
PERTINENTE ALMACENAJE.
SUPERMERCADO
UNICENTRO
SE DEBE A LOS CALCULOS REALIZADOS
CONTABLEMENTE ENTRE LO QUE CUESTA EL
MANTERIMIENTOSOBRE LA VENTA MENSUAL DEL
ALMACEN
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S
TODOS LOS COSTOS QUE PARTICIPAN EN LA
OPERACIÓN DEL ALMACENAJE SE EVALUAN, PORQUE
TODOS GENERAN GASTOS, ADEMAS SE MANEJAS
COSTOS DE AVERIAS QUE PERTENECE AL 1% DEL
STOCK INVENTRIO. TODOS LOS
MAKRO
SUPERMAYORISTA
COSTOS SON IMPORTANTES, PERO NO SE TIENEN
ENCUENTA DEBIDO A QUE SE LOS MANEJA UN
SOFTWARE DESDE LA MATRIZ CENTRAL.
Fuente: Elaboración propia.
Como lo indica la anterior tabla, la mayoría de las empresas coinciden que el costo
del inventario tiene mayor relevancia en el almacenamiento. Se debe esta
participación porcentual a que al mantener un duradero inventario de productos se
puede satisfacer la demanda constantemente pero al mismo tiempo manteniendo
100
un stock de productos equilibrado para no generar sobrecostos de
almacenamiento, ya que facilita la obtención de utilidad para la empresa
comercializadora. Por otro lado, las empresas indican que gran porcentaje de los
costos se deben al almacenamiento, pues que en algunas ocasiones son difíci les
de evaluar con precisión, para lo cual debe tenerse en cuenta la mano de obra,
costos administrativos, costos de financiamientos que son todos estos productos
que día tras día se encuentran almacenados y significa cargarle un costo al
producto, distinto de los costos directos de a lmacenamiento. Pero es de resaltar
que las empresas invierten constantemente en el almacenamiento porque ayuda a
que los productos se conserven y se tengan disponibles para cuando la demanda
lo requiera. Por otro lado, la infraestructura juega un papel fundamental en las
empresas comercializadoras, como lo indican los porcentajes, las empresas
MAKRO, SUPERMERCADO UNICENTRO, COMERCIALIZADORA LA BONANZA
y SUPERMERCADO CENTRALES ya que consideran que el aumento en ventas
genera crecimiento también en referencias del inventario, esto conlleva a
automatizar procesos e implementar sistemas de información que proporcionen
lecturas adecuadas de los acontecimientos del almacenaje. En caso de OLIMPICA
y SUPERMERCADO LA MONEDA, el costo de infraestructura muestra un
porcentaje bajo debido a que casi nunca invierten en el almacenamiento. (Ver
ilustración nº20).
101
Pregunta 11.
Ilustración 13 ¿Los costos de este porcentaje se han mantenido o ha variado
durante la operatividad de la empresa y su distribución porcentual?
Fuente: Elaboración propia.
Como se puede observa en la grafica anterior, el 83% de las empresas
entrevistadas considera que sus costos de almacenamiento han permanecido
constante a largo plazo, entre las cuales se puede nombrar OLÍMPICA Y
UNICENTRO, esto se debe a que los costos de almacenamiento en estas
empresas comercializadoras de alimentos, no se han tenido en cuenta para
generar competitividad en la organización, por lo cual no han implementado
nuevos rubros dentro del almacenamiento. En cambio el 17% de las empresas
apunto que estos han variado, lo anterior se debe a inversiones, como en el caso
de la BONANZA S.A. la cual ha implementado en la organización nuevas
herramientas informáticas que favorecen la disminución de perdidas con alertas
sobre productos con fecha de vencimiento cercanas y otras funciones; Así mismo
MAKRO ha invertido en capacitar el personal, buscando optimizar el proceso de
almacenaje, para que cumplan con la normatividad exigida por la empresa, tengan
un mayor cuidado y control sobre la mercancía. La anterior grafica demuestra que
83%
17%
LOS PORCENTAJES DE LOS COSTOS SE HAN MANTENIDO
O HAN VARIADO DURANTE LA OPERATIVIDAD DE LA EMPRESA
SI NO
102
la mayoría de las empresas tienen sus costos constantes, lo cual hace denotar la
falta de interés por minimizar los costos.
Pregunta 12.
Tabla 8¿Cómo se cargan los costos del producto o gastos operativos de Almacén
o centro de distribución?
Empresa
OLIMPICA S.A POR MEDIO DEL SISTEMA DE INFORMACION SAP, LO
CARGA CADA GERENTE DE AREA
SUPERMERCADO LA
MONEDA
SE CARGAN SEGÚN LA UTILIDAD QUE DEJE CADA
PRODUCTO Y LA NECESIDAD CON QUE LOS CLIENTE
LO BUSCAN
SUPERMERCADO
CENTRALES
PARA LA PARTE CONTABLE SE CARGAN A PRECIO
DE COSTO Y CON UN INCREMENTO EN EL
PORCENTAJE DE RENTABILIDAD
SUPERMERCADO
UNICENTRO VALOR DEL GASTO DIVIDIDO LA VENTA DEL
NEGOCIO GENERAL DEL MES
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S
SE LLEGA A UN ACUERDO CON PROVEEDORES PARA
HACER CAMBIOS EN AVERIAS, ADEMAS SE HACE UN
JUEGO CON LOS PRECIOS DEL PRODUCTO
MAKRO
SUPERMAYORISTA CARGAN LOS COSTOS POR MEDIO DE UN
SOFTWARE
Fuente: Elaboración propia.
La respuesta a esta pregunta no fue muy clara por parte de las empresas, pues la
mayoría agrego que este tipo de información es de uso exclusivo del gerente. Por
otro lado hubo empresas que agregaron que este se desarrolla teniendo en cuenta
la utilidad de un periodo en específico, más el porcentaje de rentabilidad esperado.
Las empresas MAKRO Y OLIMPICA lo cargan mediante el sistema de información
utilizado por cada empresa.
103
Pregunta 13.
Ilustración 14 Mayor participación en el almacén
De los siguientes elementos de costos de almacenamiento, ¿cuál es el de mayor
participación dentro del almacén? (Siendo 6 el de mayor participación y 1 el de
menos).
Fuente: Elaboración propia.
Según el grafico anterior las empresas entrevistadas consideran que la mano de
obra es el costo más representativo con un 26%, esto se debe a que cuentan con
personal especializado para cumplir con la función de almacenamiento, al pago de
nomina de estos y las capacitaciones que debe asumir cada almacén, la mano de
obra es el costo más representativo para las empresas pues el almacenamiento
en su totalidad es llevado a cabo por este rubro en las empresas
comercializadoras de alimentos de Dosquebradas, así sea grande, mediana o
pequeña y cuente con equipos. El segundo costo con 21% de participación es el
de inversión, las empresas buscando volverse más competitivas hacen
inversiones ya sea en ampliar el sitio de almacenamiento, sistemas de información
5% 26%
14% 21%
18%
16%
DE LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO CUAL ES EL DE MAYOR PARTICIPACION DENTRO DEL ALMACEN
MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA
COSTOS INDIRECTOS COSTOS DE INVERSION
COSTOS OPERACIONALES COSTOS DE ADMON LOGISTICA
104
e infraestructura como estanterías, esto con el fin de tener un mayor control sobre
su inventario y almacenamiento. Los costos operacionales son los terceros en
importancia, pues alcanzaron un 18%, estos son importantes pues sin ellos la
empresa no podría funcionar, ya que encierra la maquinaria y equipo,
mantenimiento, los servicios públicos entre otros.
Pregunta 14.
Ilustración 15 ¿La empresa posee sistemas de información tecnológica que
permita tener un mayor control de sus inventarios?
Fuente: Elaboración propia.
Según la grafica, el 83% de las empresas encuestadas tienen sistemas de
información tecnológica, entre los cuales están SAP, ANALIZER, SICOL,
SISTEMA UNO Y MANAGER 5, estos son de gran importancia dentro del
almacenamiento, pues colaboran dentro de las compañías a tener un mayor
control sobre los productos, así como en el almacenamiento. Por otra parte el 17%
no cuenta con sistema de información logístico, basa sus datos en Excel para
registrar las distintas transacciones de la empresa, estas son medianas o
pequeñas y no cuentan con el capital suficiente para adquirir licencias de software
especializados. Dentro del almacén estos sistemas de información son de mucha
utilidad, pues mantiene actualizado los inventarios y ayuda a la hora de las
compras con un sugerido automático, con el fin de tener un stock de inventario
bajo, que la mercancía no se deteriore con buenas prácticas de almacenamiento.
83%
17%
LA EMPRESA POSEE SISTEMAS DE INFORMACION TECNOLOGICA
SI NO
105
Pregunta 15.
Ilustración 16 ¿La empresa cuenta con plan estratégico de reducción de costos en
el área de almacenamiento y que impacto a generado en estos?
Fuente: Elaboración propia.
Según el grafico anterior el 50% de las empresas cuentan con un plan estratégico
para la reducción de costos, entre los cuales están optimizar el tiempo de la mano
de obra, controlar el inventario para disminuir las averías, ahorrar dinero en los
costos operacionales. El otro 50% afirmo que no posee plan, MAKRO por ejemplo
no lo hace pues estas decisiones son centralizadas desde Bogotá; por otra parte
OLÍMPICA S.A. tampoco cuenta con plan para la reducción de los costos, pues su
enfoque esta mas direccionado hacia la venta. Esto demuestra que la mitad de las
empresas encuestadas no tienen presente políticas de mejoramiento constante, lo
que las hace menos competitivas en comparación con las demás.
50% 50%
LA EMPRESA CUENTA CON PLAN ESTRATEGICO DE REDUCCION DE COSTOS
SI NO
106
Pregunta 16.
Tabla 9¿Cuál es el costo de mantener el stock de inventarios?
Empresa ¿Cuál es el costo de mantener el stock de inventarios?
OLIMPICA S.A $40.000.000
SUPERMERCADO LA
MONEDA 3,5% DE LA RENTABILIDAD QUE SE GENERE
SUPERMERCADO
CENTRALES 3% DE LA RENTABILIDAD QUE SE GENERE
SUPERMERCADO
UNICENTRO NO HAY PRECISION EN EL COSTO REAL QUE REPRESENTA
TENER EL STOCK DE INVENTARIO
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S $80.000.000
MAKRO
SUPERMAYORISTA NO HAY PRECISION EN EL COSTO REAL QUE REPRESENTA
TENER EL STOCK DE INVENTARIO
Fuente: Elaboración propia.
Según el cuadro anterior las empresas tienen un alto costo para mantener el
stock de inventario, en el caso de Olímpica y comercializadora la Bonanza lo
manejan en pesos, siendo $40.000.000 y $80.000.000 respectivamente, esto se
debe a que manejan un alto número de referencias en el inventario, buscando
satisfacer las necesidades y demandas del cliente. En cambio supermercado la
moneda y centrales determinan el costo según la utilidad que se genere, es decir,
este dato está íntimamente relacionado con las ventas del negocio, de la misma
rotación del inventario.
107
Pregunta 17.
Tabla 10 Eficiencias
¿Qué eficiencias (reducción de cargos, incremento operativo, oportuna
información, etc.) han percibido al implementar mejoras en los costos de
almacenamiento?
Empresa
OLIMPICA S.A TENER INFORMACION ACTUALIZADA, MEJOR SUPERVISON,
SEGUIMIENTOS, CONTROL MENOR FILTRACION
SUPERMERCADO LA
MONEDA
AUMENTA LA FLUIDEZ DEL EFECTIVO Y LA REDUCCION DE
LAS PERDIDAS
SUPERMERCADO
CENTRALES MAS AGILIDAD EN LOS PROCESOS OPERATIVOS
SUPERMERCADO
UNICENTRO MANTENER UN STOCK CONSIDERABLE PARA SATISFACER LA
DEMANDA DEL CONSUMIDOR
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S
INICIALMENTE SE MANEJABA MUCHO VOLUMENES DE
INVENTARIO SIN NECESIDAD, ESTO CONLLEVABA A TENER
EXCESO DE PERSONAL EN EL ALMACEN, AL IMPLEMENTAR
PLAN ESTRATEGICO FACILITO TENER LA MERCANICA
NECESARIA Y MANEJAR EL STOCK CON MAYOR PRECISION
DEACUERDO A LO QUE EXIGE LA DEMANDA
MAKRO
SUPERMAYORISTA MENOR TIEMPO DESTINADO AL RECIBO DE MERCANCIA,
MEJOR FLUJO DE CAJAS
Fuente: Elaboración propia.
108
En la pregunta 19 se puede observar que las empresas están de acuerdo con la
eficiencia que traería implementar mejoras en los costos de almacenamiento,
argumentando que traería a la empresa información actualizada, mejor supervisión
y control, menor tiempo en el recibo de mercancía, asi como satisfacer la
demanda de los clientes. Esto quiere decir que las empresas conocen los
beneficios de mejorar los costos, lo cual debería plasmarse en un plan de
disminución de estos.
Pregunta 18.
Ilustración 17 ¿Se ha visto alguna vez afectado los procesos de la empresa por no
optimizar los costos de almacenamiento?
Fuente: Elaboración propia.
Según la grafica las empresas comercializadoras de alimentos se ven afectadas
directamente por no optimizar los costos de almacenamiento, ya que el 67% adujo
que si, esto hace evidente lo necesario que se hace implementar un plan de
mejoras en los costos dentro de la organización, para que los procesos de
verificación y control del almacén tiendan a mejorar.
67%
33%
SE HA VISTO ALGUNA VES AFECTADO LOS PROCESOS DE LA EMPRESA POR NO OPTIMIZAR LOSCOSTOS DE ALMACENAMIENTO
SI NO
109
Pregunta 19.
Tabla 11 ¿Detalle ventajas o desventajas que pueden obtener al clasificar los
costos de almacenamiento?
Empresa
OLIMPICA S.A VENTAJA: MAYOR OPERATIVIDAD, MAYOR ROTACION DE LOS
PRODUCTOS Y AUMENTA LA VIDA UTIL DE LOS PRODUCTOS
SUPERMERCADO LA
MONEDA
VENTAJAS: MAYOR FLUIDEZ DEL EFECTIVO, MENOR
DETERIORO DE LOS PRODUCTOS
DESVENTAJAS: STOCK BAJO DE INVENTARIOS QUE PROPICIA
A QUE EL CLIENTE NO ENCUENTRE LOS PRODUCTOS QUE
REQUIERE
SUPERMERCADO
CENTRALES
VENTAJAS: MEJORES HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE
DECISIONES Y MEJORA LA RENTABILIDAD Y DISMIUYE LOS
COSTOS DE MANTERIMIENTO DEL ALMACEN, MAYOR FLUJO
DE CAJA
SUPERMERCADO
UNICENTRO VENTAJAS: SER COMPETITIVO EN EL MERCADO
COMERCIALIZADORA
LA BONANZA S.A.S
VENTAJAS. MAYOR CONTROL EN EL ALMACENAMIENTO, NO
GENERA HORAS EXTRAS, MAYOR ORDEN Y ASEO.
DESVENTAJAS: SE GENERAN AVERIAS, MAYOR GASTO
OPERATIVO E INCREMENTA COSTOS VARIABLES,
ENTRENAMIENTO DE PERSONAL
MAKRO
SUPERMAYORISTA
DESVENTAJAS: DAÑO DE MERCANCIAS, AVERIAS,
ENTRENAMIENTO DE PERSONAL
VENTAJAS: NO SE CONTRATA MAS PERSONAL PARA
PROCESOS OPERATIVOS
Fuente: Elaboración propia.
Para algunos entrevistados, jefes encargados de dirigir y controlar el área del
almacenamiento, es evidente que la mayor ventaja obtenida al clasificar los costos
110
de almacenamiento se refleja en aumento en la operatividad del almacén,
disminución en la utilización de la mano de obra ya que se optimiza procesos
dentro del almacén, genera competitividad en el mercado, aumenta la rotación de
los productos, disminuye el número de bajas de productos de vencimiento,
proporciona mayor información para tomar mejores decisiones administrativas.
Cabe resaltar que en el SUPERMERCADO LA MONEDA al no tener claro los
costos de almacenamiento incide en una desventaja el cual accede a tener un
bajo nivel de stock propicia a que el cliente no encuentre los productos que
requiere. Para MAKRO SUPERMAYORISTAS y COMERCIALIZADORA LA
BONANZA concuerdan que clasificar los costos concibe muchas ventajas en la
comprensión en cuanto al control interno, pero a su vez incurre como en todas las
empresas a capacitar y entrenar los empleados, ya que esto implica un lapso de
tiempo prolongado y retrasa en algunas ocasiones operaciones internas en el área
de almacenaje.
Pregunta 20.
Ilustración 18¿Qué sistema de valorización opera en el área de almacenamiento?
Fuente: Elaboración propia.
50%
67%
50%
17%
VALORIZACION INVENTARIO
CENTRAL
VALORIZACION INVENTARIO
DESCENTRALIZADO
ENTREGA JUSTO A TIEMPO
EN CADA PROCESO
QUE SISTEMA DE VALORIZACION OPERA EN EL AREA DE
ALMACENAMIENTO
111
En la siguiente grafica el 67% de las empresas optan por el sistema de valoración
de inventario descentralizado, así mismo la mitad de las empresas eligen la
valorización de inventario central y la entrega justo a tiempo que les permite
trabajar sobre pedidos reales optimizando los costos de almacenamiento, como el
17% que su sistema de valoración lo hace en cada proceso.
112
Hallazgos
De manejar margenes de utilidad altos se generan descuidos en el area de
almacenamiento. En otro aspecto, la mayoría de las comercializadoras no tienen
un área de almacenamiento definido, sino que SUPERMERCADO LA MONEDA,
SUPERMERCADO UNICENTRO, OLIMPICA S.A utilizan un espacio como
depósito para colocar la mercancía que llegan de los proveedores a la empresa,
además cabe recalcar que dos empresas no tienen un lugar de almacenamiento
propio como SUPERMERCADO CADENA CENTRALES ya que uti lizan un lugar
sede diferente a la tienda en el cual e concentrar todos los productos y
conservarlos, y MAKRO utiliza toda la tienda como área de almacenamiento al
mismo tiempo.
113
Conclusiones
Se concluye con el siguiente trabajo de investigación que el tema de los
costos logísticos, cada vez tiene mayor importancia en el mundo de las
organizaciones, en las empresas comercializadoras, refleja en la actualidad
un cambio en el paradigma administrativo, ya que la existencia de una
estructura de costos brinda niveles de servicios adecuados para las
operaciones internas constituyendo una variable fundamental de su proceso
de rentabilidad para la compañía.
El costo con más participación dentro del almacenamiento en las empresas
de Dosquebradas es el de mano de obra, esto se debe a que es la
encargada de operar toda la parte logística del almacén y efectuar todos los
procesos competentes y necesarios a la comercialización en la tienda, es
decir la fuerza trabajadora participa en toda la escala operativa, y es
fundamental su participación en la organización. En el caso particular,
MAKRO interviene constantemente en capacitar su personal con el fin de
que tengan la capacidad de manejar los productos adecuadamente
disminuyendo averías y deterioros en la mercancía, además que tengan los
requisitos necesarios para emplearse en cualquier área de la empresa. El
segundo con mayor participación en los costos de almacenamiento, es el
de inversión, ya que las empresas optan por invertir recurrentemente en las
tiendas con el fin de optimizar procesos internos y volverse más
competitivos, además incrementar su operatividad debido a los sistemas de
información que se empleen allí.
Las empresas comercializadores objeto de estudio invierten gran parte en
mantener inventarios continuos, ya que buscar satisfacer la demanda
permanentemente. Además el 83% de las empresas conoce la diferencia
114
entre costos de operaciones y costos de almacenamiento permitiéndole
implementar estrategias para amortizar los costos generados, esto accede
a una valiosa información que sirve para la toma adecuada de decisiones
que convenga más a la empresa.
Se concluye que el 50% de las empresas encuestadas no cuentan con un
plan estratégico de mejoramiento, de control, y de modalidad de manejos
de costo lo que demuestra que no tienen en cuenta estos factores a la hora
de tomar decisiones para hacerse más competitivas en el mercado ya que
solo buscan la inmediatez de las utilidades que comercializan.
Es importante concluir que las empresas OLIMPICA S.A,
COMERCIALIZADORA LA BONANZA S.A.S, SUPERMERCADO
CENTRALES, SUPERMERCADO UNICENTRO Y MAKRO conocen y
consideran los costos dentro del almacenamiento tales como; mano de
obra, costos de inversión, costos operacionales, costos de administración y
logística y costos indirectos. Cabe aclarar que el costo de materia prima no
se tiene en cuenta ya que las empresas objeto de investigación solo son
comercializadoras de productos de alimentos y no alimentos. Las
compañías consideran que dentro de las eficiencias de implementar los
costos de almacenamiento esta tener la información actualizada, mejorar la
supervisión, seguimiento y control además de aumentar la fluidez del
efectivo; lo anterior debería plasmarse en un plan de mejoramiento
estratégico de los costos pues la mitad de las empresas no cuentan con
este, siendo necesario la implementación del mismo.
Se establece que para el 83% de las empresas comercializadoras de
alimentos de Dosquebradas utilizan sistemas de información tales como:
SAP, S1 ESA 8.5 (Sistema 1), SEP, MBS, MANAGER 5, ANALIZER y
115
SICOL, la única empresa encuestada que uti liza Excel para registrar las
transacciones llevadas a cabo en el almacén es la comercializadora la
Moneda, por ser una empresa pequeña y no tener suficiente capital para
invertir en dicho rubro.
116
Recomendaciones
Se recomienda a las empresas comercializadoras de alimentos del municipio de
Dosquebradas establecer un plan encaminado a disminuir los costos de
almacenamiento, esto con el fin de ser más competitivos en el mercado. Este va
orientado a la optimización del proceso de almacenamiento de las organizaciones.
En otro aspecto se recomienda utilizar herramientas relacionadas a sistemas de
información como SAP u ORACLE a cabalidad para así mejorar el nivel de control
del inventario conocer y aplicar todas las ventajas y oportunidades que ofrecen
dichas plataformas para así lograr una maximización de este valioso recurso, y a
su vez lograr mayores ventajas competitivas para la empresa dentro de la región.
Se invita a las organizaciones que desean optimizar las labores de
almacenamiento, realizar un estudio previo de las necesidades y/o variables que
afectan tanto positiva como negativamente el almacenamiento de la empresa,
para determinar si se necesita o no una reducción de costos dentro de la bodega.
También se recomienda invertir en tecnología para así optimizar las labores del
almacenamiento ya que esto permite reducir los costos.
117
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123
Anexos
Anexo 1 Carta de aprobación del instrumento
124
Ilustración 19 Area de almacenamiento. Imágenes suministradas por MAKRO
Mayorista.
125
Ilustración 20 Area de almacenamiento de Olímpica “Dosquebradas”
126
Apéndices
Apendice a Instrumento de recolección de información
ENTREVISTA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES QUE
INTERVIENEN EN LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO EN LAS EMPRESAS
DE ALIMENTOS MÁS REPRESENTATIVAS DE DOSQUEBRADAS
Empresa:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Nombre y cargo del entrevistado:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
La presente entrevista permitirá recopilar información de la situación actual de las
empresas de Alimentos de Dosquebradas, en cuanto a los factores que
intervienen en los costos de almacenamiento, pues de ellos se derivan diferentes
127
oportunidades para optimizar el manejo de los recursos destinados para el
almacenamiento en bodega.
Por esta razón se buscara indagar sobre el conocimiento que tienen las empresas
en cuanto a los factores que intervienen en los costos de almacenamiento para así
intentar responder a los siguientes interrogantes: ¿Cómo ha sido su proceso de
manejo de los costos de almacenamiento?, ¿piensa mejorar la optimización de los
costos de almacenamiento? O si por el contrario ¿Ha pensado en optimizar los
costos de almacenamiento?, debido a esto se planteó la siguiente entrevista:
1. ¿A qué se dedica la empresa?
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2. ¿En qué año fue fundada la empresa?
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3. ¿Qué tipo de productos produce ó comercializa la empresa?
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4. ¿Cuántas referencias existen en el inventario de su empresa?
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128
5. ¿Con que equipos e infraestructura cuenta la empresa para satisfacer la
operación en el área de almacenamiento?
_____ Estanterías (Selectiva modulada, Drive-in, Mezzanines, Flujo
liviano, Dinámica, Gravity/flow).
_____ Montacargas
_____ Carretillas
_____ Gatos hidráulicos
_____ Escaleras
Otros, ¿Cuáles?
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_______________________________________________________
_______________________________________________________
6. ¿La empresa conoce y tiene en cuenta los componentes de los costos de
almacenamiento?
SI _____
NO _____
7. ¿La empresa diferencia el costo de almacenamiento con el costo de
operaciones?
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8. ¿Cuál es la modalidad de manejo de costos de almacenamiento que se
utiliza actualmente la empresa?
129
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9. ¿De los siguientes elementos de costos, indique el porcentaje de
participación dentro del almacén?
Almacenaje
Inventario
Preparación de pedidos
Financieros de existencia
Deterioros, perdidas, degradación de mercancía y/o ruptura del stock
Seguros
De administración y e infraestructura
De formación y entrenamiento de personal
Inversiones
Existencia
Políticas de desecho
De mantenimiento de stock
Costo de oportunidad
Otros (Cuales)______________________________
10. De lo anterior, ¿A qué se debe la participación porcentual de cada uno?
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11. ¿Los costos de este porcentaje se ha mantenido o ha variado durante la
operatividad de la empresa y su distribución porcentual?
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130
12. ¿Cómo se cargan los costos del producto o gastos operati vos de Almacén o
centro de distribución?
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13. ¿De los siguientes elementos de costos de almacenamiento, ¿cuál es el de
mayor participación dentro del almacén? (Siendo 6 el de mayor
participación y 1 el de menos).
Materias primas ___
Mano de obra ___
Costos indirectos ___
Costos de Inversión ___
Costos operacionales ___
Costos de administración logística ___
14. ¿La empresa posee sistemas de información tecnológica que permita tener
un mayor control de sus inventarios?
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15. ¿La empresa cuenta con plan estratégico de reducción de costos en el área
de almacenamiento y que impacto a generado en estos?
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16. ¿Cuál es el costo de mantener el stock de inventarios?
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17. ¿Qué eficiencias (reducción de cargos, incremento operativo, oportuna
información, etc.) han percibido al implementar mejoras en los costos de
almacenamiento?
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18. ¿Se ha visto alguna vez afectado los procesos de la empresa por no
optimizar los costos de almacenamiento?
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19. ¿Detalle ventajas o desventajas que pueden obtener al clasificar los costos
de almacenamiento?
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20. ¿Qué sistema de valorización opera en el área de almacenamiento?
Valorización inventario Central _____
Valorización inventario descentralizado _____
Entrega justo a tiempo _____
132
En cada proceso _____
MUCHAS GRACIAS
133
Apendice b Cronograma de Actividades
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
2010 2011
ACTIVIDADES
Sep.
Oct.
Nov.
Dic.
Ene
Feb.
Mar.
Abr.
Mayo
Jun.
Jul.
Ago.
Sep.
Oct.
Nov.
Recopilación
de la
información
teórica
X X X
Construcción
Anteproyecto
X
Elaboración
de la muestra
X
Entrevista
X
Análisis
Documental
X
Cruce de
información
X
Informe
X X
134
Apendice c Presupuesto