capitulo v: diseÑo del sistema de costos por ordenes

CAPITULO V: DISEÑO DEL SISTEMA DE

COSTOS POR ORDENES ESPECIFICAS

SSSSIIIISSSSTTTTEEEEMMMMAAAA DDDDEEEE CCCCOOOOSSSSTTTTOOOOSSSS PPPPOOOORRRR OOOORRRRDDDDEEEENNNNEEEESSSS EEEESSSSPPPPEEEECCCCIIIIFFFFIIIICCCCAAAASSSS

IIII NNNN DDDDUUUU SSSSTTTTRRRRIIII AAAA MMMM EEEETTTTAAAALLLL MMMM EEEECCCCÁÁÁÁNNNN IIII CCCCAAAA OOOO JJJJ EEEEDDDDAAAA CCCC....AAAA.... (((( IIII NNNN MMMM EEEEOOOO CCCCAAAA))))

IInnMMeeOOCCAAIInnMMeeOOCCAA

MARACAIBO, ENERO 2002

160

SSiisstteemmaa ddee CCoossttooss ppoorr OOrrddeenneess EEssppeeccííffiiccaass

TTrraabbaajjoo EEssppeecciiaall ddee GGrraaddoo ppaarraa

OOppttaarr aall TTííttuulloo ddee CCoonnttaaddoorr PPúúbblliiccoo..

RReeaalliizzaaddoo ppoorr::

CCaarrrraassqquueerroo,, RRuutthh TToorrrreess,, YYeesseenniiaa

AAsseessoorraaddoo ppoorr::

LLiicc.. RRuutthh VVaalllleejjoo LLiicc.. SSaahhiillyyss UUrrddaanneettaa

22000011 UUnniivveerrssiiddaadd RRaaffaaeell

BBeelllloossoo CChhaaccíínn..

FFaaccuullttaadd ddee CCiieenncciiaass AAddmmiinniissttrraattiivvaass.

EEssccuueellaa ddee CCoonnttaadduurrííaa PPúúbblliiccaa..

MM aarraaccaaiibboo,, EEssttaaddoo ZZuulliiaa..

161

SSIISSTTEEMMAA DDEE CCOOSSTTOOSS PPOORR OORRDDEENNEESS EESSPPEECCIIFFIICCAASS IINNDDUUSSTTRRIIAA MMEETTAALLMMEECCÁÁNNIICCAA OOJJEEDDAA CC..AA..

CCOONNTTEENNIIDDOO

§ PRESENTACIÓN

§ OBJETIVOS

§ ALCANCE

§ JUSTIFICACION

§ PRINCIPIOS GENERALES:

û Políticas generales.

û Normas generales.

û Procedimientos Generales.

û Diagrama de Flujo del Sistema de Costos.

§ CONTABILIZACIÓN Y CONTROL INTERNO DEL MATERIAL DIRECTO.

û Políticas contables.

û Normas contables.

û Procedimientos contables.

û Políticas de control interno.

û Normas de control interno.

û Procedimientos de control interno.

§ CONTABILIZACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA:

162







§ CONTABILIZACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LOS COSTOS GENERALES DE FABRICACIÓN.







§ CODIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE COSTOS

§ FORMULARIOS DE CONTROL

§ COSTO DE LA PROPUESTA

163

PPRREESSEENNTTAACCIIOONN

A continuación se presenta el Sistema de Costos diseñado para la

Industria Metalmecánica Ojeda C.A., éste tiene por centro de costos las

Ordenes de Producción.

El presente diseño es una propuesta para la obtención de los costos

de producción, a través de la implementación de políticas, normas y

procedimientos que permiten desarrollar: controles internos, informes

financieros razonables, toma de decisiones acertada y, oportuna.

El diseño se fundamenta en la consideración de actividades de valor

agregado, de conformidad a los requerimientos y particularidades de la

empresa. Tiene por fin el aprovechamiento eficiente de los recursos y

fortalezas disponibles en la organización y, el establecimiento de mejores

prácticas de trabajo, que permitan el mantenimiento y desarrollo sustentable

de la misma, manteniendo los estándares de calidad, y capacidad de

respuesta que le caracterizan.

164

OOBBJJEETTIIVVOOSS

Con el fin de solventar las necesidades de información de la Industria

Metalmecánica Ojeda C.A., se ha desarrollado un Sistema de Costos por

Orden Específica, que persigue:

1. Proporcionar políticas, normas, y procedimientos, para la contabilización

de los elementos del costo por órdenes de producción.

2. Suministrar políticas, normas y procedimientos de control interno, que

garanticen la inversión eficiente de los recursos disponibles para el

desarrollo de las ordenes de producción, y la determinación de los costos

reales aplicados a éstas.

3. Instaurar una codificación contable de costos.

44.. Establecer formularios de registro que evidencien y sustenten la

información de costos generada en el proceso productivo.

165

AALLCCAANNCCEE

El Sistema de Costos por Orden Específica, es propiedad exclusiva de

la Industria Metalmecánica Ojeda C.A., éste se ha desarrollado de

conformidad al diagnóstico realizado a la gestión administrativa y de

producción de la organización, por tanto responde a sus necesidades y

naturaleza de sus actividades.

A través del Sistema propuesto, se persigue la obtención de

información de costos oportuna, veraz, y razonable vinculada a una orden de

producción, y al período considerado. Ello permitirá generar información de

valor agregado para la toma de decisiones, y la presentación de estados

financieros confiables, evidenciando la realidad de las cuentas involucradas

dentro del sistema de costos considerado.

Las políticas, normas, procedimientos, y demás elementos de éste

Sistema de Costos, se encuentran dirigidos a todos aquellos entes

encargados de producir información sobre el proceso productivo de la

organización, a fin de lograr los objetivos propuestos por el presente diseño.

166

JJUUSSTTIIFFIICCAACCIIOONN

La Industria Metalmecánica Ojeda C.A., experimenta dificultades para

la determinación y control, de los costos y beneficios, asociados a su

proceso productivo; situación que dificulta la toma de decisiones efectiva.

Esta problemática surge ante la inexistencia de un sistema de costos que

proporcione información adecuada a las necesidades de la organización.

Con el fin de solventar las necesidades de la Industria Metalmecánica

Ojeda C.A., se ha diseñado un Sistema de Costos por Ordenes Específicas,

el cual atiende a las particularidades de la misma. Señala GOMEZ (1992, p.

2-1) éste “es el sistema que permite computar los costos totales y unitarios

de materiales, mano de obra y Costos Generales de Fabricación, por lotes,

pedidos, u órdenes de producción”.

En efecto, se trata de un conjunto de elementos que facilita el

desarrollo de los procesos que se derivan del registro y control de los costos

de producción.

La implementación de éste sistema es necesaria, al implicar sustanciales

mejoras para la organización, fundamentado en la optimación de los recursos

disponibles, y en la obtención de resultados asociados a cada orden de

producción, lo cual proporciona información económica relevante para la

toma de decisiones gerenciales.

167

SSSSIIIISSSSTTTTEEEEMMMMAAAA DDDDEEEE CCCCOOOOSSSSTTTTOOOOSSSS PPPPOOOORRRR OOOORRRRDDDDEEEENNNNEEEESSSS EEEE SSSS PPPP EEEE CCCCIIII FFFFIIII CCCCAAAASSSS

PRINCIPIOS GENERALES


168

PPOOLLIITTIICCAASS GGEENNEERRAALLEESS 1. Las ordenes de producción dan inicio al proceso productivo, y constituyen

el centro de costos del sistema, mediante la hoja de costos.

2. Las órdenes de producción pueden iniciarse y culminar en cualquier fecha

del período contable.

3. A los productos fabricados se le cargan todos los costos de producción,

los cuales se reflejan en la hoja de costos, asociada a cada orden de

producción.

4. Se registran en la hoja de costos los materiales directos y la mano de

obra directa incurridos.

5. Los Costos Generales de Fabricación se aplican a cada orden de

producción sobre una tasa predeterminada.

66.. El costo de producción se determinará al totalizar las hojas de costos

correspondientes a todas las ordenes de producción emitidas.

7. El proceso productivo se debe llevar procurando minimizar los costos de

producción, a través de la utilización eficiente de los recursos.

169

NORMAS GENERALES

1. Las ordenes de producción, deben realizarse contra pedido de un cliente,

mediante la factura de venta.

2. Las ordenes de producción deben contener los siguientes datos:

a. Numeración preimpresa.

b. Descripción del pedido: cliente, características del producto a fabricar,

cantidad, fecha de inicio y fecha de entrega.

c. Precio de venta.

d. Factura de venta (si es por pedido de un cliente).

e. Firma de elaboración por el Representante de Ventas.

3. Por cada orden de producción, se llevará un registro de los costos

vinculados, mediante una hoja de costos.

4. Las hojas de costos, deben contener los siguientes datos:


b. Número de orden de producción.

c. Artículo a fabricar

d. Referencia del artículo a fabricar.

e. Descripción del pedido

f. Cantidad de productos a fabricar.

g. Descripción detallada del material directo (referencia) utilizado en la orden

de producción, y cantidad.

170

h. Descripción detallada de la mano de obra directa empleada en la

producción de la orden.

i. Aplicación de los Costos Generales de Fabricación.

j. Resumen de los costos de producción.

k. Costo total de la orden de producción.

l. Costo unitario de los artículos producidos.

m. Firma de elaboración del Asistente Administrativo, y firma de aprobación

del Jefe de Administración.

5. La información referente a los elementos del costo de producción, debe

ser registrada en la hoja de costos y en la contabilidad general,

atendiendo a las políticas, normas y procedimientos establecidos para tal

efecto.

6. El manejo de los recursos utilizados en la producción, debe atender a las

políticas, normas, y procedimientos de control interno establecidos a tal

fin.

7. Al finalizar una orden de producción se debe proceder a totalizar las

columnas de costos, y a determinar el precio unitario de los productos

terminados.

8. Al culminar una orden de producción los productos terminados, deben

cargarse a la cuenta de Inventario Productos Terminados, y se deben

almacenar en el Almacén como productos terminados.

171

PROCEDIMIENTOS GENERALES

PPrroocceeddiimmiieennttoo ppaarraa iinniicciiaarr eell pprroocceessoo pprroodduuccttiivvoo:: 1. El Representante de Ventas, genera las ordenes de producción,

describiendo en ellas todos los datos requeridos para la fabricación de un

determinado lote de productos (Ver Formulario A).

2. El Representante de Ventas emite la orden de producción en original y

dos copias. El documento original y una copia debe enviarlo al Asistente

Administrativo. La copia restante debe archivarla en el departamento.

3. El Asistente Administrativo, recibe la orden de producción (original y una

copia) emitida por el Departamento de Mercadeo y Ventas, y verifica que

posea todos los datos requeridos para iniciar una producción.

3.1. Si la orden de producción cumple con los requerimiento para iniciar el

proceso productivo, el Asistente Administrativo debe firmarla en señal de

aprobación y envíar una copia al Supervisor de Producción.

3.2. Si la orden de producción no posee toda la información requerida para

iniciar el proceso productivo, el Asistente Administrativo procede a

devolverla al Representante de Ventas describiendo en ella las

observaciones pertinentes.

4. Si la orden de producción es aprobada, el Asistente Administrativo,

prepara la hoja de costos correspondiente (Ver Formulario B).

172

5. El Supervisor de Producción recibe la Orden de Producción aprobada por

el Asistente Administrativo.

6. El Supervisor de Producción evalúa las necesidades de materiales

directos, mano de obra directa, y costos generales de gabricación

requeridos para dar inicio al proceso productivo.

7. El Supervisor de Producción realiza las requisiciones correspondientes de

cada elemento de costos, mediante el seguimiento de las políticas,

normas y procedimientos de control interno establecidos a tal fin.

PPrroocceeddiimmiieennttoo ppaarraa llaa eejjeeccuucciióónn ddeell pprroocceessoo pprroodduuccttiivvoo::

1. El Supervisor de Producción inicia el proceso productivo, mediante la

utilización de los materiales directos, mano de obra directa, y costos

generales de fabricación requeridos; de conformidad a las políticas,

normas y procedimientos de control interno establecidos para cada

elemento de costo.

2. El Supervisor de producción envía al Asistente Administrativo la

información relacionada a la mano de obra, materiales, y costos indirectos

de fabricación asociados a una orden de producción.

3. El Asistente Administrativo recibe del Departamento de Producción la

información de la mano de obra, materiales, y costos indirectos asociados

a una orden de producción.

173

4. El Asistente Administrativo registra los costos incurridos para cada orden

de producción en la hoja de costos correspondiente, de conformidad a las

políticas, normas y procedimientos establecidos para tal fin.

5. El Asistente Administrativo envía la información de costos al Contador

Externo, para que realice el registro contable correspondiente a la

producción por órdenes, de conformidad a las políticas, normas, y

procedimientos establecidos a tal fin.

PPrroocceeddiimmiieennttoo ppaarraa ffiinnaalliizzaarr eell pprroocceessoo pprroodduuccttiivvoo::

1. El Supervisor de Producción, al culminar una orden de producción,

procede a enviar al Departamento de Almacen los productos terminados,

anexando una copia de la orden de producción.

2. El Almacenista al recibir los productos terminados, procede a verificar los

datos correspondientes a la orden de producción (cartacterísticas del

pedido, fecha de entrega, descripción del producto terminado, entre

otros).

3. El Almacenista debe realizar un registro de “Inventario de Productos

Terminados”, el cual debe especificar los datos correspondientes al

producto fabricado, así como las columnas correspondientes a la entrada,

salida y existencia del mismo.

4. El Almacenista envía al Asistente Administrativo la información

correspondiente a los productos terminados.

174

5. El Asistente Administrativo recibe la información correspondiente a una

orden de producción terminada, y procede a la cancelación de la hoja de

costos correspondiente, mediante la totalización de los elementos del

costo de producción, y la determinación del costo total, y unitario de los

artículos producidos.

6. Al cerrar una orden de producción, el Asistente Administrativo procede a

presentar la hoja de costos al Jefe de Administración para su aprobación.

7. El Jefe de Administración, verifica los datos presentados en la hoja de

costos

a. Si están conforme con los datos presentados, procede a firmar la hoja de

costos en señal de aprobación.

b. En el caso de que no esté conforme con la información presentada,

devuelve al asistente administrativo la hoja de costos con las

observaciones pertinentes.

8. El Asistente Administrativo, envía al Contador la hoja de costos

aprobada, correspondiente a la orden de producción terminada, para que

éste proceda a cargar la cuenta de Inventario de Productos Terminados,

con abono a la cuenta de Inventario Productos en Proceso:

175

X Inventario de Productos en Proceso

Para registrar culminación de la orden no. X

X Inventario de Productos Terminados

Haber Debe -1- Fecha

176

DIAGRAMA DE FLUJO DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL SSSSIIIISSSSTTTTEEEEMMMMAAAA DDDDEEEE CCCCOOOOSSSSTTTTOOOOSSSS PPPPOOOORRRR OOOORRRRDDDDEEEENNNNEEEESSSS

EEEESSSSPPPPEEEECCCCIIII FFFFIIIICCCCAAAASSSS


PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO PPAARRAA IINNIICCIIAARR PPRROOCCEESSOO PPRROODDUUCCTTIIVVOO

Inicio

Genera Orden de Producción, (original

y 2 copias)

Representante de Ventas

Envía original y copia al Asistente

Administrativo

Archiva copia dela Orden de Producción

(P)

Recibe orden de producción en original y copia

Asistente Administrativo

Verifica los datos para

iniciar

Firma aprobación

Devuelve al Rep. de Venta describiendo las observaciones

Si

No

Supervisor de Producción

Recibe Orden de Producción

Envía copia al Supervisor de

Producción

Prepara Hoja de Costos

Evalúa necesidades

(Materiales, Mano de Obra, C.G.F.)

Realiza las requisiciones según

las políticas, normas y

procedimientos


PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO PPAARRAA EEJJEECCUUTTAARR PPRROOCCEESSOO PPRROODDUUCCTTIIVVOO


Utiliza recursos productivos según las

políticas, normas y procedimientos de control

interno

Envía al Asistente Administrativo la información de mano de obra

materiales, y C.G.F.

Recibe información de mano de obra,

materiales, y C.G.F


Registra información en la Hoja de Costos

Envía información de costos al Contador

Externo

Realiza registro contable según

políticas, normas y procedimientos

contables

Contador Externo

IInnMMeeOOCCAA IInnMMeeOOCCAA

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO PPAARRAA FFIINNAALLIIZZAARR PPRROOCCEESSOO PPRROODDUUCCTTIIVVOO

Cancela la Hoja de Costos


Presenta Hoja de Costos al Jefe de

Administración

Jefe de Administración

Verifica información de la Hoja de Costos

Devuelve Hoja de Costos con

observaciones

Aprueba la Hoja de Costos y

devuelve al Asistente

Si

No

A

A

Envía al Contador la Hoja de Costos

B

Contador Externo

B

Realiza registro contable según

políticas, normas y procedimientos


Envía al Almacén los productos

terminados, y su orden de

producción correspondiente

Almacenista

Recibe productos terminados

según la orden de producción

Registra la entrada del Inventario

Productos Terminados

Envía al Asistente Administrativo información de

productos terminados

Fin


180


CONTABILIZACIÓN Y CONTROL INTERNO DEL MATERIAL DIRECTO


181

PPOOLLIITTIICCAASS CCOONNTTAABBLLEESS

1. Se consideran materiales directos, aquellos cuya cuantía y costo pueden

identificarse con una orden de producción determinada.

2. El costo de los materiales directos incluye el precio de compra,

impuestos, fletes, almacenamiento, seguro, y todos aquellos costos

adicionales incurridos para obtenerlo.

3. La utilización de los materiales directos, se realizará atendiendo a los

requerimientos de las ordenes de producción, al igual que su registro, en

la hoja de costos.

4. La contabilización de los materiales directos se realiza de conformidad al

método de inventario perpetuo, a través del cual se obtiene en todo

momento la cantidad e importe del inventario en existencia. En efecto,

los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante

cargos y créditos en la cuenta de inventario de materiales.

182

NNOORRMMAASS CCOONNTTAABBLLEESS

I. Normas para la Contabilización de la Compra de Materiales:

1. La compra de materiales debe ser registrada en la cuenta de “Inventario

de Materiales”.

2. La compra de materiales, se debe contabilizar, al consignar en la

Administración la factura de compra, con los siguientes anexos: orden de

compra y, Nota de Entrega.

3. Cada tipo de material adquirido, debe llevar un registro auxiliar, en el cual

se describa:

a. Nombre del material.

b. Descripción del material

c. Fecha de primera entrada del material al almacén.

d. Referencia del material.

e. Cantidad y costo de adquisición. (Entrada de Material)

f. Cantidad y costo de material entregado con fines productivos (Salida de

Material).

g. Cantidad y costo de la existencia de material (Existencia de Material).

II. Normas para la Contabilización de el uso de materiales:

1. El uso de materiales directos, será registrado en la cuenta de Inventario

de Productos en Proceso, una vez sean retirados del departamento de

almacén.

183

2. Deben separarse las requisiciones de materiales por orden de

producción, para su posterior registro en la hoja de costo

correspondiente.

III. Normas para la contabilización de la devolución de materiales al

almacén:

1. El Departamento de Producción debe devolver los materiales directos que

no sean utilizados en la orden de producción para la cual fueron

requeridos.

2. El Departamento de Almacén debe sustraer del Registro de Material en

Almacén los conceptos devueltos por el Departamento de Producción.

3. En caso de que la información haya sido enviada al Departamento de

Administración, debe el Departamento de Almacén enviar una copia para

que el Asistente Administrativo sustraiga de la hoja de costos, el total de

materiales devueltos al almacén.

IV. Normas para la contabilización de la devolución de materiales al

proveedor:

1. Al devolver materiales al proveedor, la contabilización se realizará al

revertir el procedimiento correspondiente a la compra.

2. Al realizar la entrega del material devuelto al proveedor se debe

descargar del Registro de Material en Almacén correspondiente.

184

V. Normas para la contabilización de los descuentos en compra de

materiales:

1. Los descuentos sobre la compra de materiales, no se contabilizan, es

decir, se registran por importe total, ya disminuyendo el monto sujeto a

descuento.

185

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS CCOONNTTAABBLLEESS

I. Procedimiento para la contabilización de la compra de material:

1. El Contador procede a la contabilización de la compra de materiales, al

poseer la factura de compra, orden de compra, y Nota de Entrega

correspondiente, mediante un débito la cuenta de “Inventario de Materias

Primas” con crédito a “Cuentas por Pagar”:

2. El pago al proveedor se realizará atendiendo a las condiciones de la

compra (plazo), mediante un débito a “Cuentas por Pagar”, y un crédito a

la cuenta de “Banco”:

X Cuentas por Pagar

Para registrar compra de X, mediante factura X.

X Inventario de Materiales


X Banco

Para registrar cancelación de la factura X.

X Cuentas por Pagar


186

3. Los materiales adquiridos, son recibidos en el Departamento de Compras,

donde deben de firmar la Nota de Entrega del Proveedor, el Almacenista

procede a realizar el “Registro de Material en Almacén” (Formulario C),

describiendo el tipo de material, referencia, cantidad de artículos, precio

unitario y total.

II. Procedimiento para la contabilización del uso del material directo:

1. Al recibir las requisiciones de material provenientes del Departamento de

Producción, el Almacenista, procede a separar las requisiciones de

material directo y a totalizarlas por orden de producción, enviando una

copia de éstas al Departamento de Administración.

2. El Asistente Administrativo recibe las copias de las requisiciones por

orden de producción y procede a registrar los totales de material directo

en la Hoja de Costos correspondiente.

3. El Asistente Administrativo, previa aprobación de las hojas de costos,

envía la información al Contador la información para que proceda a

contabilizar el uso del material.

4. El Contador procede a contabilizar el uso del material, mediante un

débito a la cuenta “Inventario de Productos en Proceso”, y un crédito a

“Inventario de Materiales”:

187

IV. Procedimiento para la contabilización de la devolución de materiales

por el departamento de producción al almacén:

1. El Almacenista al recibir el material devuelto, debe realizar la adición en

el “Registro de Material en Almacén” correspondiente al material, usando

la columna de salidas, anotando la cifras en rojo o entre paréntesis.

2. El Almacenista organiza las devoluciones de material por orden de

producción, y envía una copia de éstas al Departamento de

Administración.

3. El Asistente Administrativo totaliza las devoluciones de material directo

por orden de producción, y luego lo sustrae del monto de las

requisiciones realizadas por orden de producción, para posteriormente

realizar su registro en la columna de Material Directo, en la Hoja de

Costos correspondiente, por el monto total.

4. Si la información del uso de los materiales ha sido enviada al

Contador, el Asistente Adminsitrativo debe enviar la información


Para registrar el uso de material directo

X Inventario Productos en Proceso


188

correspondiente a la devolución, para que éste proceda a revertir el

procedimiento referente al uso de material por el monto correspondiente.

V. Procedimiento para la contabilización de las devoluciones al

proveedor:

1. El Almacenista, al proceder a la devolución del material, debe sustraer la

cantidad y el monto del “Registro de Material en Almacén”

correspondiente al artículo devuelto, usando la columna de entradas,

escribiendo las cifras entre paréntesis o en rojo.

2. Si no se ha cancelado el importe correspondiente a la compra del

material, se procede a la devolución de la factura al proveedor, anexando

copia de la devolución de materiales,

3. Si se ha registrado la compra en la contabilidad:

3.1 En caso de desear un crédito futuro con el proveedor, se le solicita a

éste una nota de crédito por el concepto devuelto, la cual debe enviarse

al Contador para que proceda a realizar un débito a la “Cuenta por

Pagar”, con un cargo a la cuenta de “Inventario de Materiales”.


Para registrar nota de crédito No.

X Cuentas por pagar


189

3.2. En caso de requerir la devolución del dinero, el Contador debe proceder

a realizar un débito a “Cuentas por Cobrar”, con un cargo a la cuenta de

“Inventario de Materiales”.


Para registrar devolución de materiales al proveedor.

X Cuentas por cobrar


190

PPOOLLIITTIICCAASS DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO

1. La compra eficiente, e inversión de los materiales directos se realiza de

conformidad a los requerimientos de las órdenes de producción,

rocurando en todo momento obtener bajos costos por éste concepto, los

cuales deben ser registrados verificando su exactitud.

2. El control de los materiales es supervisado y autorizado por empleados

que hacen uso de sus juicios personales y experiencias, de acuerdo a los

niveles de mando establecidos en la organización; a través de decisiones

tomadas de acuerdo a la estructura de las normas y procedimientos

establecidos en el presente diseño.

3. El control interno de los materiales directos se desarrolla en cada uno de

los momentos del proceso productivo, procurando su custodia, y

adecuada validación de las transacciones, a través de registros

realizados por los empleados que tienen asignadas tales

responsabilidades.

191

NNOORRMMAASS DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO I. Normas de control interno para la compra de materiales:

1. Normas para la solicitud de compra de materiales:

1.1 La compra de materiales directos, se realizará por requisición del

Almacenista al Jefe de Compras, a través de una “Solicitud de Compra”

(Formulario D).

1.2 La compra de materiales solo se realizará cuando en el “Registro de

Material en Almacén”, correspondiente a un ítem específico, se presente

un bajo nivel en la columna de existencias y éste material sea requerido

por una Orden de Producción.

1.3 En caso de que exista un requerimiento de material nuevo al almacén, la

compra debe ser motivada por la requisición de material del

Departamento de Producción.

1.4 La “Solicitud de Compra”, debe contener los siguientes datos:

§§ Numeración preimpresa.

§§ Fecha de pedido.

§§ Carácter de la solicitud (especial, urgente, normal).

§§ Materiales requeridos.

§§ Referencia del material.

§§ Descripción del material.

§§ Cantidad solicitada.

192

§§ Nombre de la persona que solicita el pedido.

§§ Firma de aprobación.

1.5 La Solicitud de Compra de Materiales, debe realizarla el Almacenista, y

aprobarla el Jefe de Compras.

1.6 La Solicitud de Compra debe realizarse en original y copia, el original se

envía al Departamento de Compras, y la copia se archiva en el Almacén,

a efectos de relacionar los materiales recibidos con el pedido realizado.

2. Normas para realizar la orden de compra de materiales:

2.1. La compra de materiales solo puede realizarse a través de una Orden

de Compra (Formulario E), emitida por el Jefe de Compras, previa

solicitud del Almacenista.

2.2. La Orden de Compra, debe contener los siguientes datos:

§§ Numeración preimpresa.

§§ Datos del proveedor: nombre, dirección, registro de información fiscal,

teléfono, fax..

§§ Fecha del pedido.

§§ Lugar de despacho, y persona encargada de recibir el despacho.

§§ Fecha de entrega del pedido.

§§ Convenio de pago.

§§ Materiales requeridos.

§§ Descripción del material.

§§ Cantidad solicitada.

193

§§ Precio Unitario de cada material.

§§ Precio total de la orden de compra.

§§ Nombre de la persona que solicita el pedido.

§§ Firma de aprobación.

2.3. La Orden de Compra debe realizarla el Jefe de Compras y autorizarla

el Jefe de Administración.

2.4. La Orden de Compra, debe realizarse en original y dos copias, la

original debe entragarse al proveedor, una copia debe archivarla el

Jefe de Compras , y la otra copia entregarla al Almacenista.

2.5. Toda compra de materiales debe realizarse a crédito.

3. Normas para la recepción de materiales:

3.1 El Almacenista es el único facultado para recibir materiales, mediante la

entrega de la nota de entrega del proveedor anexando la copia de la

orden de compra.

3.2 Al recibir el material, el almacenista debe realizar el “Informe de

Recepción” (Formulario F).

3.3 El Informe de Recepción, debe contener los siguientes datos:

©© Fecha de recepción de materiales.

©© Descripción de los materiales recibidos: referencia, cantidad, precio

unitario, y precio total.

©© Número de Orden de Compra.

©© Observaciones.

194

©© Firma de recibido por el Almacenista.

©© Firma de aprobación por el Jefe de Compras.

©© Sello del Departamento.

3.4 El Informe de “Recepción de Materiales”, debe archivarse en el

Departamento.

3.5 El Almacenista debe realizar el Registro de Material en Almacén,

correspondiente a la entrada de éstos.

4. Normas para la devolución inmediata de materiales al proveedor:

4.1 No se debe recibir la mercancía al proveedor, en los siguientes casos:

§§ Si la cantidad de materiales por entregar difiere de la cantidad requerida

en la orden de compra.

§§ SI las especificaciones de material difieren con respecto a la orden de

compra.

§§ Cuando el material no reúna las condiciones de calidad, o se encuentre

en mal estado.

4.2 El Almacenista debe sellar las Nota de Entrega (original y copias) del

proveedor como no recibida, especificando la fecha, y motivos.

4.3 El Almacenista procede a enviar la Nota de Entrega en original al

Departamento de Administración, adjuntando la orden de compra

correspondiente.

4.4 En caso de que dentro del pedido a devolver exista material que cumpla

con las especificaciones, se debe proceder a su recepción, por el

195

procedimiento establecido, realizando las observaciones pertienentes en

la Nota de Entrega.

5. Normas para la devolución de materiales al proveedor posterior a

su recepción:

5.1 Se realizará la devolución de materiales al proveedor, posterior a su

recepción en los siguientes casos:

§§ Si los materiales recibidos no reúnen los requerimientos de calidad

exigidos por el departamento de producción.

§§ Si existe un acuerdo con el proveedor, para la devolución.

5.2 La devolución de materiales al proveedor, posterior a su entrada al

almacén, se debe realizar a través de una “Nota de Devolución”

(Formulario G).

5.3 La Nota de Devolución, debe contener los siguientes datos:

üü Datos del proveedor: nombre, dirección.

üü Fecha de devolución.

üü Fecha de la recepción del material.

üü Número de la Nota de Entrega del proveedor.

üü Descripción del material devuelto, referencia, y cantidad.

üü Firma de aprobado por el Jefe de Compras.

üü Firma de autorización por el Jefe de Administración.

üü Firma de recibido el material por el proveedor.

üü Motivo de la devolución del material.

196

5.4 La nota de devolución, debe realizarse en original y dos copias.

5.5 La devolución de materiales al proveedor debe de descargarse del

Registro de Material en Almacén correspondiente.

II. Normas de control interno para el almacenamiento de materiales:

1. En el “Registro de Material en Almacén” (Ver Formulario C) solo puede

ser elaborado por el Almacenista, en éste se debe detallar los ingresos de

materiales al almacén, describiéndose en la columna de entradas: la

fecha, cantidad y precio.

2. Solo se debe usar la columna de entrada del “Registro de Material en

Almacén” para el movimiento externo de los materiales.

3. Todas las entradas de materiales deben de ser registradas durante el

mismo día de su recepción.

4. El Jefe de Compras, debe de aprobar la creación de los Registros de

Materiales en el Almacén, cuando se trata de nuevos materiales que no

han sido registrados.

5. Los materiales que no se utilicen en el proceso productivo, deben

permanecer en el Almacén de Materiales.

6. El almacenamiento de materiales, debe realizarse manteniendo la

clasificación de los mismos, de acuerdo a su referencia.

7. Al Almacén de materiales, solo tienen acceso el Jefe de Compras y el

Almacenista.

197

8. El Almacenista es el custodio de las existencia de materiales directos en

almacén, y por tanto debe procurar la preservación y mantenimiento de

los mismos.

III. Normas de control interno para la utilización de materiales

directos:

1. La salidas de materiales del almacén, solo se realizará a través de la

“Requisición de Materiales” realizadas por el Departamento de

Producción para una determinada orden de producción.

2. La Requisición de Materiales al almacén (Formulario H), debe ser

realizada por el Departamento de Producción, y contener los siguientes

datos:

û Numeración preimpresa.

û Número de orden de producción .

û Fecha de la requisición.

û Fecha de entrega de materiales.

û Datos de los materiales solicitados: referencia, descripción, cantidad,

precio unitario y precio total.

û Firma elaboración por el Supervisor de Producción.

û Firma de aprobación por el Gerente de Producción.

û Firma de las personas que entregan y reciben la requisición.

3. El Almacenista, debe despachar los materiales con fines de producción

previa verificación de la validez de la requisición de materiales.

198

4. La valoración de las salidas de inventario de materiales, se realizará

aplicado el método de las primeras entradas, primeras salidas.

5. En el Registro de Material en Almacén, se deben detallar las salidas del

material en la columna correspondiente, posterior a su despacho.

6. El Almacenista debe enviar copia de las requisiciones de material

clasificadas por orden de producción al Departamento de Producción.

IV. Normas de control interno para la devolución de materiales desde

el departamento de producción al almacén.

1. El Departamento de Produccióndebe devolver al Almacén los materiales

que no sean incorporados al proceso productivo.

2. Para realizar la devolución de materiales al almacén, estos deben estar

en las mismas condiciones en las que fueron suministrados.

3. La devolución de material al almacén la realiza el Departamento de

Producción, a través de una Nota de Devolución (Formulario I), la cual

debe contener los siguientes datos:

û Número de devolución.

û Fecha de la devolución.

û Número de la orden de producción.

û Número de requisición de material.

û Motivo de la devolución.

û Descripción del material devuelto al almacén: cantidad, referencia, tipo,

precio unitario y total.

199

û Firma de elaboración por el Supervisor de Producción.

û Firma de aprobación por el Gerente de Producción.

û Firma de recepción del Almacenista.

4. El Supervisor de Producción, es el custodio de el material en proceso, por

tanto debe verificar el uso eficiente de los mismos; y devolver al Almacén

aquellos materiales que no sean incorporados a una orden de producción.

200

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

I. Procedimientos de control interno para la compra de materiales:

1. Procedimiento para la solicitud de compra de materiales:

1.1. El Almacenista procede a final de cada mes a verificar la existencia de

materiales en el almacén, cotejando la existencia con el Registro de

Material en Almacén correspondiente al ítem específico.

1.2. En caso de un bajo nivel de existencia para un material, que ha sido

demandado por el Departamento de Producción, el Almacenista

procede a realizar una “Solicitud de Compra” de materiales, detallando

la fecha de la solicitud, los datos del (los) artículo (s) requeridos

(nombre, referencia, cantidad, descripción), carácter de la necesidad

(urgente, extra urgente, normal o, especial), y la firma de elaboración.

1.3. El Almacenista presenta al Jefe de Compras la “Solicitud de Compra”,

para su aprobación.

1.4. El Jefe de Compras, debe verificar que el Formulario presentado cumpla

con todos los requisitos, y procede a chequear la existencia de material

en almacén, para comprobar la necesidad, en caso de considerar

necesaria la compra, procede a firmar la “Solicitud de Compra”, en

señal de aprobación. En este caso, debe entregar al Almacenista una

201

copia de su requisición, a fines de archivar en el Almacén y controlar las

entradas de materiales.

1.5. Si el Jefe de Compras, no aprueba la requisición realizada por el

Almacenista, debe anular la “Solicitud de Compra”, sellando como “No

Aprobado”, debe además señalar las observaciones que crea

pertinente, y entregar al almacenista la copia de su requisición, para su

archivo en el Almacén.

2. Procedimiento para la solicitud de compra especial de materiales:

2.1. Para realizar la compra de materiales que no formen parte del inventario

regular de materias primas, debe el Almacenista realizar un pedido

especial mediante una “Solicitud de Compra” motivada, detallando las

especificaciones del material, y anexando la Requisición del

Departamento de Producción.

2.2. El Almacenista al formular la “Solicitud de Compra” procede a

presentarla al Jefe de Compras, para su aprobación.

2.3. El Jefe de Compras, debe verificar que el Formulario presentado cumpla

con todos los requisitos, y procede a chequear los soportes que

justifican la compra, en caso de aprobarlo, procede a firmar la “Solicitud

de Compra”, en señal de aprobación. En este caso, debe entregar al

Almacenista una copia de su requisición, para su archivo y control.

2.4. Si el Jefe de Compras, no aprueba la requisición realizada por el

Almacenista, debe anular la “Solicitud de Compra”, sellando como “No

202

Aprobado”, debe además señalar las observaciones que crea

pertinente, y entregar al almacenista la copia de su requisición, para su

archivo.

3. Procedimiento para realizar la orden de compra de materiales:

3.1. El Jefe de Compras, al recibir las Solicitudes de Compras del Almacén,

procesa su aprobación o anulación en un lapso no mayor a un día,

atendiendo al carácter del suministro (extra urgente, urgente, especial,

normal).

3.3. El Jefe de Compras, procede a realizar contacto con los proveedores a

fin de encontrar las mejores ofertas en el mercado. Al encontrar un

proveedor que ofrezca los materiales requeridos y acepte las

condiciones de pago de la empresa, el Jefe de Compras debe proceder

a realizar una Orden de Compra.

3.4. En la Orden de Compra, el Jefe de Compras, debe especificar los datos

del proveedor, la fecha de realización del pedido y de la entrega del

mismo, lugar de despacho, condiciones de pago, material solicitado

(cantidad, descripción), precio unitario del material, y total de la orden

de compra, y firma de elaboración. Esta orden debe realizarse en

original y dos copias.

3.5. El Jefe de Compras, debe presentar al Jefe de Administración las

Ordenes de Compra, para su aprobación.

203

3.6. El Jefe de Administración, debe verificar que el Formulario presentado

cumpla con todos los requisitos, y procede a chequear la requisición, los

datos del proveedor, la oferta presentada y las condiciones de pago, en

caso de considerar necesaria la compra, procede a firmar la “Orden de

Compra”, en señal de aprobación, y posteriormente a entregarla al Jefe

de Compras.

3.7. Si el Jefe de Administración, no aprueba la Orden de Compra, debe

anularla, sellando como “No Aprobado”, señalando las observaciones

que crea pertinente.

3.8. Al recibir la Orden de Compra aprobada, el Jefe de Compras, procede a

comunicarse con el proveedor, para la entrega del original de la Orden

de Compra. Las copias de éste Formulario, deben ser enviadas una al

Almacenista, y otra debe archivarse por el Departamento de Compras.

4. Procedimiento para la recepción de materiales:

4.1. El Almacenista es el único facultado para recibir los materiales

despachados por los proveedores, lo cual se realizará mediante una

Nota de Entrega emitida por el proveedor.

4.2. Al recibir la Nota de Entrega, el Almacenista debe validar la recepción,

mediante una revisión previa:

üü Confrontando la Orden de Compra y la Nota de Entrega, a efectos de

cerciorarse de que la remesa se ajuste a lo solicitado.

204

üü Examen físico de los materiales recibidos, a efectos de verificar cantidad,

calidad, medidas, y descripción, conforme a las especificaciones del

pedido.

4.3. Si el pedido corresponde a las especificaciones realizadas en la Orden

de Compra, el Almacenista procede a su recepción, sellando la Nota de

Entrega como recibida por el Departamento de Almacén, con fecha y

hora, quedándose con el original de la Nota de Entrega.

4.4. Al recibir los materiales, el Almacenista debe proceder a realizar el

Informe de Recepción, el cual debe especificar la fecha de recepción,

los materiales recibidos, referencia, número de orden, descripción y

estado de los materiales recibidos, sello del departamento, y firma

(elaboración y aprobación).

4.5. El Almacenista procede a presentar el Informe de Recepción al Jefe de

Compras para su aprobación.

4.6. El Jefe de Compras debe verificar los datos presentados en el Informe

de Recepción, y de estar conforme procede a su aprobación, en este

caso debe realizar entrega al Almacenista para su debido registro.

4.7. Posteriormente, el Almacenista procede a realizar los Registros de

Material en Almacén correspondiente a cada ítem ingresado al Almacén

y a su adecuado resguardo.

205

5. Procedimientos para la devolución inmediata de materiales al

proveedor:

5.1. El Almacenista procederá a rechazar el despacho de los materiales al

proveedor, previa revisión de la Nota de Entrega y del físico presentado,

en los supuestos establecidos en las normas.

5.2. A fin de hacer efectiva la devolución el Almacenista debe proceder a

sellar la Nota de Entrega presentada por el proveedor (original y copias),

como no recibidas, haciendo que el despachador de materiales firme las

notas de entregas señalando “Devolución Recibida”.

6. Procedimiento para la devolución de materiales al proveedor

posterior a su recepción:

6.1. Los materiales recepcionados, podrán devolverse al proveedor en los

casos estipulados en las normas.

6.2. El Jefe de Compras procede a realizar una “Nota de Devolución”, en la

cual debe especificar los datos del proveedor, la fecha de la devolución

y de recepción del material, número de Nota de Entrega, descripción del

material devuelto, firma del Almacenista que recibió el material, firma de

elaboración y de autorización.

6.3. El Jefe de Compras, presenta al Jefe de Administración la nota de

devolución para su autorización.

206

6.4. El Jefe de Administración procede a verificar la devolución de

materiales, y los motivos, si esta conforme firma en señal de

autorización, devolviendo al Jefe de Compras la nota de devolución, de

lo contrario procede a su anulación.

6.5. El Jefe de Compras entrega al Almacenista la nota de devolución, para

que la haga efectiva con el proveedor correspondiente.

6.6. El Almacenista, procede a devolver el material al proveedor, para lo cual

debe firmar la nota de devolución como material entregado, exigiendo al

representante del proveedor que firme como recibido, este último debe

quedarse con el original de la Nota.

6.7. El Almacenista, entrega una copia de la Nota de Devolución al

Departamento de Administración, y la otra la archiva en el almacén para

su posterior registro en la tarjeta correspondiente al material.

II. Procedimiento de control interno para el almacenamiento de

materiales:

1. El Almacenista al recepcionar el material, a través del informe

correspondiente, procede a su adecuado registro en el Almacén, a través

de el “Registro de Material en Almacén” (Ver Formulario C), el cual debe

de realizarse por cada tipo de material, detallando las características del

ítem, su referencia, y en la columna de entradas de materiales se

describen la información referente a la recepción del material: la fecha,

cantidad y precio.

207

2. En caso de que el material recibido, sea nuevo al Almacén, la creación

del “Registro de Material en Almacén”, así como de la referencia del

mismo, se presentan al Jefe de Compras para su firma en señal de

aprobación, previa revisión de la información presentada.

3. El Almacenista procede al conteo físico del material recibido,

confrontándolo con la Nota de Entrega y la orden de compra, para

asegurarse de que la cantidad almacenada corresponda con los

requerimientos.

4. El Almacenista procede a guardar los materiales, clasificándolos por su

referencia, empleando para ello los anaqueles del almacén, a fin de que

su recuento, y manejo sea adecuado.

5. El Almacenista manteniene custodiado y cerrado el Almacén, permitiendo

el ingreso solo al Jefe de Compras, para su supervisión.

III. Procedimiento de control interno para la utilización de materiales

directos:

1. Las salidas de materiales serán solicitadas por el Supervisor de

Producción, a través de la “Requisición de Materiales” al Departamento

de Almacén, en ésta debe detallar el número de orden de producción a la

cual serán incorporados los materiales solicitados, fecha de requisición y

de entrega de los materiales, la descripción de los mismos (referencia,

cantidad, características), y las firmas corresondientes.

208

2. El Supervisor de Producción, debe presentar al Gerente de Producción la

requisición de material, para su aprobación.

3. El Gerente de Producción, debe verificar la existencia de la Orden de

Producción, y la necesidad de los materiales requeridos, de estar

conforme procede a firmar la Requisición de Material en señal de

aprobación; en caso contrario anula la Requisición de Material, motivando

las causas, posteriormente entrega la Requisición al Supervisor de

Producción.

4. El Supervisor de Producción envía el original de la requisición al

Departamento de Almacén, y guarda una copia.

5. El Almacenista recibe la Requisición emitida por el Supervisor de

Producción, y procede a verificar los datos de la Requisición de Material,

la urgencia del suministro, posteriormente coteja la solicitud con las

existencias de material.

6. A la fecha de entrega de el material, el almacenista procede a despachar

al Departamento de Producción los materiales.

7. Al recibir el material en el Departamento de Producción, se coteja el

material recibido con la Requisición realizada, y se verifica las

características y estado del material, si se está conforme, se firma en

señal de recibido la Requisición de Material, solicitando así mismo al

Almacenista la firma en el espacio correspondiente como entregado.

209

8. Posterior a la entrega del material, el Almacenista procede a dar salida

en la columna correspondiente dentro del “Registro de Material en

Almacén” respectivo.

9. El Almacenista, procede luego a costear la Requisición de Material,

anotando en la columna respectiva el costo de los materiales solicitados,

información que obtiene del Registro de Material en Almacén.

10. El Almacenista, procede a archivar las requisiciones de material, por

orden de producción, y a hacer una relación de éstas por orden de

producción, luego procede a enviar ésta última anexando las copias de

las requisiciones al Supervisor de Producción.

IV. Procedimiento de control interno para la devolución de materiales

desde el departamento de producción al almacén.

1. El Supervisor de Producción, procederá a devolver al Departamento de

Compras (Almacén), el material que no sea incorporado en el proceso

productivo.

2. El Supervisor de Producción, procederá a emitir una nota de devolución

y dirigirla al Almacén, ésta debe contener la fecha de la devolución, el

número de orden de trabajo correspondiente, número de requisición de

material realizada, motivo de la devolución, descripción del material

devuelto, y firma de elaboración por el propio Supervisor.

3. El Supervisor de Producción, debe presentar la nota de devolución al

Gerente de Producción para su aprobación.

210

4. El Gerente de Producción, verifica la nota de devolución, los motivos de

la misma, y de estar conforme, procede a firmarla en señal de

aprobación; en caso contrario debe anular la nota de devolución

motivando la causa. Posteriormente, regresa la nota al Supervisor de

Producción.

5. El Supervisor de Producción, envía al Almacén la nota de devolución

(original y copia) y el material devuelto.

6. El Almacenista, debe proceder a verificar los datos de la Nota de

Devolución, y a cotejar el material devuelto con lo descrito. Si esta

conforme, procede a examinar el estado de los materiales, si estos se

encuentran en condiciones optimas para su almacenamiento, firma la

Nota de Devolución en el espacio correspondiente a recibido. De lo

contrario no recibe los materiales, ni firma la nota de devolución.

7. Si el Almacenista recibe el material, procede a darle entrada en el

almacén, mediante una adición en la columna de salidas dentro del

Registro de Material en Almacén correspondiente.

8. El Almacenista procede a archivar el original de la Nota de Devolución,

y a clasificarlas por orden de producción.

9. Posteriormente, el Almacenista, procede al envío de las copias de las

Notas de Devolución, al Departamento de Producción.

211


CONTABILIZACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LA MANO DE OBRA


212


1. A fin de determinar el costo por mano de obra, se considera que éste es

el esfuerzo humano que puede medirse, y valuarse, necesario para la

terminación de una orden de trabajo.

2. La intervención de la mano de obra en los costos de producción, puede

ser como mano de obra directa, o como mano de obra indirecta. Este

costo incluye el total de ingresos brutos percibidos por los trabajadores.

3. El costo de la mano de obra directa, es áquel que puede imputarse por

horas a cada órden de trabajo. Este se contabiliza con cargo a la cuenta

de “Productos en Proceso (Mano de Obra Directa)”. Ëste incluye el

salario integral correspondiente a las horas productivas de cada orden de

producción.

4. El costo de la mano de obra indirecta, es el importe de la nómina de

producción que no puede aplicarse específicamente a una orden de

producción, y por tanto su costo se carga a los “Costos Generales de

Fabricación (Control)”.

213


I. Normas para la Contabilización de la Mano de Obra Directa:

1. Al costo de la mano de obra directa, se imputará el salario integral

correspondiente al tiempo laborado productivamente en las órdenes de

producción. El tiempo ocioso, forma parte de los Costos Generales de

Fabricación.

2. El costo de la mano de obra directa, se obtendrá por orden de producción

a través de “Boletas de Tiempo” (Formulario J), establecidas por el

Supervisor de Producción para cada trabajador por orden de producción.

3. Las Boletas de Tiempo, deben contener la siguiente información:


b. Número de orden de producción.

c. Nombre del Trabajador.

d. Fecha y hora de inicio de la labor.

e. Fecha y hora de culminación de la labor.

f. Total horas trabajadas.

g. Clasificación del trabajador.

h. Salario integral por hora.

i. Costo de la labor.

j. Firma del Supervisor de Producción.

214

k. Firma del Gerente de Producción.

4. El Departamento de Administración debe llevar una “Hoja de Aplicación

del Costo de la Mano de Obra Directa” (Formulario K), en la cual debe

resumir semanalmente, el total de las Boletas de Tiempo aplicadas a

cada orden de producción (horas e importe), el tiempo perdido (horas e

importe), y el total cancelado a cada trabajador.

5. El Departamento de Administración, debe registrar el costo de la mano de

obra directa en la hoja de costos correspondiente a cada orden de

producción, con fundamento en las Boletas de tiempo enviadas por el

Supervisor de Producción.

6. El Costo de la Mano de Obra Directa, se debe cargar al inventario de

productos en proceso.

II. Normas para la contabilización del costo de la mano de obra

indirecta:

1. Se consideran costos por mano de obra indirecta:

a. El costo por el tiempo perdido o trabajo indirecto, de la mano de obra

directa.

b. El costo correspondiente a la nómina de producción que no es aplicado

por las boletas de tiempo, es decir, áquel costo del esfuerzo humano que

no puede identificarse con una orden de producción determinada.

2. El costo por la mano de obra indirecta se contabiliza en la cuenta de

Costos Generales de Fabricación.

215


§ Procedimiento para la contabilización de la mano de obra directa:

1. El Asistente Administrativo, al ingresar un trabajador directo en la nómina,

procede a realizar el cálculo de la cuota correspondiente al salario por

hora, mediante la consideración del ingreso bruto devengado por el

trabajador.

2. El Asistente Adminsitrativo, realiza una relación en la cual detalla el costo

por hora de cada trabajador directo, así como la categoría a la cual

pertenece (Formato L), nombre del trabajador, y número de control,

posteriormente la envía al Supervisor de Producción.

3. El Supervisor de Producción, al integrar a un trabajador en la producción

de una orden de trabajo, procede a llevar un registro en las Boletas de

Tiempo, de el total de horas laboradas, además de los datos inherentes al

trabajador, especificados en el formulario en cuestión.

4. Cada día en la tarde, el Supervisor de Producción envía al Asistente

Administrativo, las boletas de tiempo clasificadas por orden de

producción.

5. El Asistente Administrativo reúne las boletas de tiempo, y procede al

registro en la “Hoja de Aplicación del Costo de la Mano de Obra Directa”

el total del costo de mano de obra directa por orden de producción.

216

6. El Asistente Administrativo procede a aplicar en la hoja de costos

correspondiente a cada orden de producción el total del costo de mano

de obra directa incurrido en el proceso productivo.

7. El Asistente Administrativo envía al Contador copia de la “Hoja de

Aplicación del Costo de la Mano de Obra Directa” para que proceda al

registro de la mano de obra directa aplicada a la producción en proceso.

8. El Contador, al recibir la información correspondiente a la Mano de Obra

Directa, y posterior al registro del pago de la nómina de producción,

procede a afectar ésta cuenta con un crédito, mediante un débito a la

cuenta de Inventario Productos en Proceso (correspondiente al costo total

de la Mano de Obra):

§ Procedimiento para la contabilización del costo de la mano de obra

indirecta:

1. El Asistente Administrativo, al obtener las boletas de tiempo de cada

trabajador directo, procede al final de la semana a determinar el costo por

el trabajo indirecto, mediante una relación consistente en la comparación

de el salario liquidado a cada trabajador, con el costo aplicado a éste

X Nómina de Producción

Para registrar costo de la mano de obra directa.

X Inventario Productos en Proceso


217

mismo por orden de producción, esta diferencia constituye el costo del

trabajo indirecto de la Mano de Obra Directa.

2. El Asistente Administrativo, realiza una relación de la “Mano de Obra

Indirecta” que participa en el proceso productivo, mediante la

determinación de la nómina de producción que no se aplica al proceso

productivo a través de las boletas de tiempo, y su discriminación por

empleado.

3. El Asistente Administrativo envía al Contador, copia de la relación antes

descrita, y de la relación del trabajo indirecto de la mano de obra directa.

4. El Contador, posterior al pago de la nómina y a la aplicación del costo de

la mano de obra directa a la producción, procede a afectar a la cuenta de

nómina mediante un cargo a la cuenta de Costos Generales de

Fabricación.

X Nómina de Producción

Para registrar costo de la mano de obra indirecta.

X Costos Generales de Fabricación - Control


218


1. La utilización de mano de obra en el proceso productivo se realizará

procurando la eficiencia en el manejo y empleo de la misma.

2. La participación del personal en el proceso productivo, debe atender a los

requerimientos de las órdenes de producción.

3. Las variaciones en el costo del trabajo indirecto realizado por la mano de

obra directa debe ser controlado por el Supervisor de Producción, a fin de

garantizar se mantenga un costo mínimo y estable por éste concepto.

4. El Supervisor de Producción es el custodio de la mano de obra directa

empleada en el proceso productivo, éste deberá realizar seguimiento al

desempeño del personal por orden de trabajo a fin de garantizar que el

costo de las horas - hombre aplicadas a la producción se ajuste al

trabajo realizado.

219

NNOORRMMAASS DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO

1. Normas de control interno para la utilización de mano de obra

directa en el proceso productivo:

1.1. El control interno de la Mano de Obra Directa, se realizará mediante el

empleo de las Boletas de Tiempo, en las cuales se regisran las horas

laboradas cada día por orden de producción.

1.2. Las boletas de tiempo, deben ser realizadas por el Supervisor de

Producción, y aprobadas por el Gerente de Producción.

2. Normas para el control interno de la eficiencia de la mano de obra

directa:

2.1. El Supervisor de Producción, debe manetener un control sobre el

desempeño de la mano de obra directa, mediante la planificación del

proceso productivo, la certificación de la calidad y la asignación

adecuada de la materia prima.

2.2. El Supervisor de Producción, debe mantener relación de los accidentes

laborales, así como material de desperdicio, y averías ocasionadas por

cada trabajador.

3. Normas para el control interno del costo del trabajo indirecto de la

mano de obra directa:

220

1. El costo por el trabajo indirecto de la Mano de Obra Directa, debe ser

controlado por el Supervisor de Producción, mediante la determinación y

motivación de las causas que no generan la absorción de éste tiempo, a

fin de disminuir el máximo éste concepto.

221

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO

1. Procedimientos para el control interno en la utilización de mano de

obra directa en el proceso productivo:

1.1. El Supervisor de Producción al iniciar una orden de producción, deberá

planificar la mano de obra directa necesaria para la ejecución de la

orden de producción, mediante una relación del personal necesario a tal

efecto.

1.2. El Supervisor de Producción procede a llenar las boletas de tiempo de

cada trabajador, que se incorporará a la producción de una determinada

orden de trabajo.

1.3. El Supervisor de Producción, al finalizar la jornada laboral presenta al

Gerente de Producción las Boletas de Tiempo empleads durante el día,

para su aprobación.

1.4. El Gerente de Producción, verifica los datos presentados en boleta de

tiempo, de estar conforme procede a su firma, en caso contrario

procede a motivar las causas, y a anular la Boleta de Tiempo.

1.5. Posterior a la aprobación de la Boleta de Tiempo, el Supervisor de

Producción, envía al Asistente Administrativo las Boletas de Tiempo

generadas durante el día, para su registro en la “Hoja de Aplicación del

Costo de la Mano de Obra Directa”.

222

2. Procedimiento para el control interno de la eficiencia de la mano de

obra directa:

2.1. Al recibir una orden de producción el Supervisor de Producción,

procede a realizar una planificación de los recursos necesarios a tal fin.

2.2. Al incororar la mano de obra directa en la ejecución de la orden de

producción, el Supervisor de Producción procede a verificar el trabajo

realizado por los empleados.

2.3. El Supervisor de Producción, al finalizar cada día la jornada laboral

procede a la evaluación de los recursos utilizados y los productos

realizados, cotejandolo con la planificación realizada para la orden de

producción.

2.4. El Supervisor de Producción, debe verificar que los empleados

realicen su labor conforme a las especificaciones de la orden de

producción, a la cual están asignados.

2.5. El Supervisor de Producción, si considera que el trabajador empleo

correctamente los recursos productivos (materiales, maquinarias, y

tiempo) procede a llenar la boleta de tiempo sin ninguna observación. En

caso de que considere existe irregularidad en el desempeño, procede a

realizar una observación, y a corregir las fallas.

2.6. Cada semana el Supervisor de Producción, debe presentar al Gerente

de Producción, una relación de las órdenes de producción realizadas,

recursos invertidos, y desechos generados, a fin de verificar la asignación

eficiente de los recursos productivos.

223

3. Procedimiento para el control interno del costo del trabajo indirecto

de la mano de obra directa:

3.1. El Asistente Administrativo al determinar el costo del trabajo indirecto

realizado por la mano de obra directa, envía una copia de ésta relación

por trabajador y orden de producción al Supervisor de Producción.

3.2. El Supervisor de Producción, procede a evaluar las causas que generan

la no absorción del costo del trabajo indirecto de la mano de obra

directa.

3.3. El Supervisor de Producción, genera un reporte de las causas que

generan el trabajo indirecto de la mano de obra indirecta,

proporcionando además posibles acciones a fin de disminuir éste

concepto y lo presenta al Gerente de Producción.

3.4. El Gerente de Producción procede a la evaluación del trabajo indirecto

realizado por la mano de obra directa, a fin de tomar las decisiones que

crea conveniente, las cuales pueden estar orientadas a:

3.4.1. Disminuir la mano de obra directa, por disminución de los niveles de

producción.

3.4.2. Planificar la ejecución de las actividades, a fin de garantizar la

inversión eficiente del tiempo de la mano de obra directa.

3.4.3. Solicitar al Supervisor de Producción mayor control sobre las

actividades de la mano de obra directa, a fin de realizar un

seguimiento de la inversión del tiempo laborado.

3.4.4. Ajustar las jornadas laborales, y los contratos de trabajo.

224


CONTABILIZACIÓN Y CONTROL

INTERNO DE LOS COSTOS GENERALES DE FABRICACIÓN


225


1. Los Costos Generales de Fabricación comprenden todos los costos de

producción que no están catalogados como material directo ni como

mano de obra directa. Estas erogaciones no pueden identificarse con

una orden de producción determinada.

2. La contabilización de los costos generales de fabricación tiene por fin la

determinación de éste concepto por orden de producción, esto se logrará

mediante la aplicación de éstos al Inventario de Productos en Proceso,

sobre una tasa predeterminada.

3. Al producirse las erogaciones se realizará un cargo a las cuenta de

Costos Generales de Fabricación Control.

226


1. Normas para la contabilización de los Costos Generales de

Fabricación reales:

1.1. El importe generado por los Costos Generales de Fabricación incurrido

se debe cargar a la cuenta de Costos Generales de Fabricación –

Control, a medida de que se incurren, con cargo a la cuenta

correspondiente.

1.2. Los Costos Generales de Fabricación, incluyen el importe de los costos

aplicados al proceso productivo que no puede determinarse para cada

orden de producción, el cual se abona a la cuenta de control, con cargo

a las siguientes cuentas:

1.2.1. Materiales indirectos (suministros, lubricantes, entre otros).

1.2.2. Mano de obra indirecta (Sueldos y Salarios del: Supervisor de

Producción, Gerente de Producción, personal de mantenimiento,

vigilante de talleres; costo del trabajo indirecto de la mano de obra

directa).

1.2.3. Servicios públicos (electricidad, agua)

1.2.4. Depreciación de la maquinaria.

2. Normas para la contabilización de los Costos Generales de

Fabricación aplicados:

227

2.1. La aplicación de los costos generales de fabricación a cada orden de

producción se realizará de forma predeterminada, a través de una tasa.

2.2. La tasa de aplicación de los costos generales de fabricación es el

cociente que resulta al dividir los costos generales de fabricación

presipuestados sobre el nivel de producción presupuestado.

2.3. El nivel de producción presupuestado comprende la capacidad práctica

de producción que se espera para un período determinado, expresada

en horas de mano de obra directa.

2.4. Los costos generales de fabricación se deben calcular para el nivel de

producción estimado para un año económico, mediante la suma de los

costos fijos que se incurren en la producción, mas el costo variable que

se incurre para lograr un determinado nivel de producción.

2.5. El importe de los costos fijos para un determinado nivel de producción,

se obtendrá mediante un estudio de los ejercicios atneriores, vinculado

a la experiencia del Jefe de Aadministracion, a fin de determinar el moto

total de los costos fijos, así como el importe correspondiente a los

costos variables.

228


1. Procedimiento para la contabilización de los Costos Generales de

Fabricación reales:

1.1. Al incurrir en costos que no pueden clasificarse como material o mano

de obra directa, el Contador, debe proceder a cargar el importe a la

cuenta de Costos Costos Generales de Fabricación – Control, con cargo

a la cuenta correspondiente.

1.2. Entre las cuentas que se abonan contra los costos generales de

fabricación - control, se encuentran las siguientes:

1.2.1. Inventario de materiales (materiales indirectos: suministros,

lubricantes, entre otros).

1.2.2. Nómina de fábrica (mano de obra indirecta: Sueldos y Salarios del:

Supervisor de Producción, Gerente de Producción, personal de

mantenimiento, vigilante de talleres; costo del trabajo indirecto de la

mano de obra directa).

X XXX

Para registrar costo de X

X Costos Generales de Fabricación - Control


229

1.2.3. Cuentas por pagar (servicios públicos: electricidad, agua)

1.2.4. Depreciación acumulada de la maquinaria (depreciación).

2. Procedimiento para la aplicación de los costos generales de

fabricación a cada orden de trabajo:

2.1. El Representante de Ventas, al iniciar un período contable, debe

pronosticar el nivel de producción presupuestado para el año que

comienza, con fundamento en la capacidad productiva de la

organización, y el pronóstico de ventas para ese período.

2.2. El Representante de Ventas, realiza un informe del nivel de producción

presupuestado, en original y copia, el original lo envía al Departamento

Administrativo, y archiva la otra copia en su departamento.

2.3. El Jefe de Adminsitración recibe original del informe del nivel de

producción presupuestado, y procede a calcular el importe

correspondiente a los costos generales de fabricación para ese nivel,

mediante el análisis de los ejercicios anteriores, la clasificación de los

costos fijos y los costos variables, y la vinculación a su experiencia.

2.4. El Jefe de Producción, realiza la división a fin de obtener la tasa de

aplicación de los costos generales de fabricación por hora de mano de

obra directa incurridas en la fabricación de una orden de producción.

2.5. El Asistente Administrativo al tener la información relacionada a la mano

de obra directa aplicada a cada orden de producción, mediante la hoja

de costos, procede a aplicar los costos generales de fabricación al

230

multiplicar la tasa predeterminada, por el número de horas de mano de

obra directa incurridas para la realización de la orden en cuestión.

2.6. El Asistente Administrativo, procede a totalizar en la hoja de costos el

importe por Costos Generales de Fabricación, y envía la información al

Contador para que realice el asiento correspondiente a la aplicación de

los costos generales de fabricación.

2.7. El Contador, procede a totalizar el importe total de los costos generales

de fabricación aplicados a cada una de las ordenes de producción

recibidas, para posteriormente cargar la cuenta de Inventario Productos

en Proceso, con un abono a la cuenta de Costos Generales de

Fabricación Aplicados.

3. Procedimiento para la cancelación de los costos generales de

fabricación aplicados:

33..11.. Al finalizar cada mes, el Contador debe proceder a cerrar las cuentas de

costos generales de fabricación, mediante la confrotación de los saldos

X Costos generales de fabricación aplicados

Para registrar costo generales de fabricación aplicados por hora de mano de obra directa

X Inventario de Productos en Proceso


231

finales de las cuentas, en caso de que no exista variación, el asientoserá

el siguiente:

3.2. Si los costos generales de fabricación exceden a los costos aplicados,

significa que hay una sobre aplicación de los costos generales de

fabricación. El saldo que excede se debe abonar a la cuenta de

Variación Costos Generales de Fabricación, en el cierre de las

cuentas de costos.

X Costos Generales de Fabricación – Control.


X Costos Generales de Fabricación Aplicados


X

X

Variación en los Costos Generales de Fabricación Costos Generales de Fabricación – Control.


X Costos Generales de Fabricación Aplicados


232

3.3. En caso de los costos generales reales exceden a los aplicados,

quiere decir que existe una sub aplicación a los costos generales de

fabricación, la cual se contabiliza mediante un cargo a la cuenta de

Variacion de los Costos Generales de Fabricación..

X Costos Generales de Fabricación – Control.


X

X

Costos Generales de Fabricación Aplicados Variación en los Costos Generales de Fabricación


233


1. El control interno de los costos generales de fabricación se realizará

mediante el análisis minucioso de las partidas cargadas al total de los

costos generales de fabricación, a través del estudio de las variaciones

experimentadas entre los costos reales y los aplicados a cada orden de

producción.

2. La aplicación de los costos generales de fabricación, se realizará

procurando la obtención de resultados equilibrados, es decir, sin

variaciones que menoscaben la exactitud de los datos contables.

3. El análisis de las variaciones se realizará considetando las variaciones en

el precio, en la eficiencia, y en el volúmen de producción, a fin de

determinar las causas que inciden en la obtención de costos imprecisos.

234

NNOORRMMAASS DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO

I. Normas para el control interno de los costos generales de fabricación:

1. El Contador al determinar las variaciones en los costos generales de

fabricación, debe enviar al Jefe de Administración una relación de las

variaciones experimentadas.

2. El Jefe de Administración, debe analizar las variaciones experimentadas

en los costos generales de fabricación aplicados, a fin de determinar las

causas, y tomar las acciones pertinentes. Estas causas pudieran ser:

a. Variación en el precio, la cual surge al gastar más o menos de los costos

generales de fabricación que lo previsto.

b. Variación en la eficiencia, la cual surge cuando los trabajadores toman

mas o menos tiempo para la elaboración de una orden de producción,

que lo esperado.

c. Variación en el volumen de producción, surge cuando el nivel de

producción presupuestado para calcular la tasa de aplicación de los

costos generales de fabricación difiere del realmente logrado.

3. El Jefe de Administración, al determinar las causas de la variación, y las

acciones pertinentes, envía al Gerente de Producción, una relación de

éstas.

.

235

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO

I. Procedimiento para el control interno de los costos generales de

fabricación:

1. Al proceder al cierre de las cuentas de Costos Generales de Fabricación,

el Contador, procede a determinar las variaciones de los costos generales

de fabricación aplicados con respecto a los reales.

2. El Contador, procede a desarrollar una relación de las variaciones

experimentadas durante el periodo contable, y a enviarla al al Jefe de

Administración.

3. El Jefe de Administración, recibe el informe de las variaciones y procede

al análisis de las mismas, mediante la consideración de:

a. Variación en el precio, se produce por incremento o decremento del

importe erogado por éste concepto, con respecto a lo aplicado por

orden de producción. En este caso se debe analizar las causas de la

variación en el precio, considerando posibles incrementos de las tarifas

de los servicios públicos, o reparaciones realizadas a las maquinarias,

es decir, cualquier aspecto que haya influido en la variación durante el

período considerado.

b. Variación en la eficiencia, esta surge cuando los trabajadores toman

mas o menos tiempo para la elaboración de una orden de producción,

que lo esperado; en este caso se deben analizar las causas, mediante

236

el seguimiento del desempeño de cada trabajador (evaluación, análisis

de ausentismo, trabajo perdido) con el fin de obtener indicadores que

permitan tomar decisiones respecto a éste importante costo, puesto que

el aumento de las horas de mano de obra, incide en el incremento

proporcional de los costos generales de fabricación.

c. Variación en el volumen de producción, ocurre en los casos en que se

excede o no se logra el nivel de producción presupuestado, y del cual

se obtiene la tasa de aplicación de los costos generales de fabricación.

En este caso, se debe de ajustar la tasa de aplicación de los costos

generales de fabricación puest que en caso contrario no se obtendrá

una relación proporcional entre la incurrencia del costo y su aplicación al

proceso productivo.

4. Una vez determinadas las causas de las variaciones, el Jefe de

Administración, envía al Gerente de Producción un informe detallado

sobre las mismas.

5. El Gerente de Producción procede a la verificación de las variaciones, y

procede a proponer acciones para solventar la situación, mediante la

planificación adecuada de los Costos Generales de Fabricación

aplicados, y el ajuste de la tasa utilizada como fundamento para la

predeterminación de los mismos. Así mismo, debe proceder a realizar el

seguimiento del desempeño de la mano de obra, así como de cualquier

elemento que incida en el incremento o decremento de éste concepto.

237


CODIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE

COSTOS


238

CCOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLAASS CCUUEENNTTAASS DDEE CCOOSSTTOOSS

1. La codificación de las cuentas de costos, sirve para el registro,

clasificación y aplicación contable de las operaciones a las actividades de

costos correspondientes.

2. La codificación de las cuentas de costos, forma parte de la estructura del

catalogo de cuentas contables que maneja la organización.

3. La codificación de las cuentas de costos, es la base para el análisis y

registro uniforme de las operaciones, son la guía para la preparación de

los informes relacionados con la producción.

4. La codificación de las cuentas de costos, se estructura empleando el

método de la codificación por grupo, el cual permite la asignación de un

código subdivido en clasificaciones sucesivas.

5. El formato del codigo contable se estructura por siete digitos y cuatro

niveles como se detalla a continuación:

X – XX – XX – XX

Nivel cuatro (auxiliar)

Nivel tres (detalle)

Nivel dos (sub grupo)

Nivel uno (grupo)

6. Los grupos generales de partidas dentro del codigo contable se

encuentran estructurados de la siguiente forma:

239

Balance General Estado de Resultados Codigo Grupo Codigo Grupo

5 5.01 5.02

Ingresos Ordinarios Otros

1 1.01 1.01.01 1.01.02 1.01.03 1.01.04 1.02 1.03 1.03.01 1.03.02 1.04 1.05

Activo Circulante Disponible Exigible Realizable Pre pagado Inversiones L.P. Fijo Depreciable No depreciable Cargos diferidos Otros activos

2 2.01 2.02 2.03 2.04

Pasivo Corto plazo Largo plazo Creditos diferidos Otros pasivos

6 6.01 6.01.01 6.01.02 6.02 6.02.01 6.02.02 6.02.03

Egresos Gastos de operación Gastos de administración Gastos de venta Costos Costos generales de fabricación control Costos generales de fabricación aplicado Variaciónes

3 3.01 3.02 3.03

Capital Capital social Superavit Utilidad

4 4.01 4.02

Cuentas de orden Saldo deudor Saldo acreedor

7. La codificación de las cuentas de costos se realiza como se detalla a

continuación:

Inventarios:

1.01.03.01 Inventarios

1.01.03.01.01 Inventario de Productos en Proceso

240

1.01.03.01.02 Inventario de Productos Terminados

1.01.03.01.03 Inventario de Materiales

Costos de producción:

6.02.01 Costos Generales de Fabricación aplicados

6.02.01.01 Costos Generales de Fabricación control

6.02.01.01.01 Depreciación de maquinaria

6.02.01.01.02 Mano de obra indirecta

6.02.01.01.03 Servicios públicos

6.02.03 Variaciones en los Costos Generales de Fabricación

Aplicados.

241

CCOOSSTTOO DDEE LLAA PPRROOPPUUEESSTTAA DDEELL SSIISSTTEEMMAA

DDEE CCOOSSTTOOSS PPOORR OORRDDEENNEESS EESSPPEECCIIFFIICCAASS

La Industria Metalmecánica Ojeda C.A., a fin de aplicar el sistema de

costos por órdenes específicas propuesto en el presente estudio, deberá

incurrir en los siguientes gastos:

Descripción Horas - unidades

Precio Unitario Precio total

Diseño del Sistema de Costos por

Ordenes Específicas 80 (Hr.) 15000,00 1200000,00

Entrenamiento – Capacitación al

personal 16 (Hr.) 15000,00 240000,00

Papelería – Formularios 15 24000,00 360000,00

Equipos de Oficina (computadora) 1 980000,00 980000,00

Total aplicación del Sistema de Costos por Ordenes de

Producción 2780000,00

242


FORMULARIOS DE CONTROL


Industria Metalmecánica Ojeda C.A. No. (1)

Tecnología y Servicio a su Disposición!

SURTIDO: Normal: (4) Urgente: (4) Especial: (4)

Cant. Ref.(5) (6)

Observaciones: (8)

Aprobado: (9) Elaborado: (10)

Descripción:1. Numeración preimpresa. 6. Referencia del material requerido.

2. Fecha de solicitud del pedido. 7. Descripción de las características del material.

3. Descripción del pedido a realizar. 8. Observaciones pertinentes.

9. Firma de aprobación por el Jefe de Compras.

celeridad del requerimiento. 10. Firma de elaboración por el Almacenista.

5. Cantidad de materiales requeridos.

SOLICITUD DE COMPRA

Descripción

Descripción del Pedido

Fecha Solicitud: (2)

Extra Urgente: (4)

4. Carácter del surtido, según la

FORMULARIO D: SOLICITUD DE COMPRA

(7)

Decripción: (3)

capitulo v: diseÑo del sistema de costos por ordenes

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