cap iii teoria de las organizaciones
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TEORIA DE LAS
ORGANIZACIONES
UNIVERSIDAD PUBLICA DE EL ALTO
CARRERA DE ING. DE SISTEMAS
El Alto – Bolivia
2015
Ing. Victor Mamani M.
SOCIEDAD ACTUAL
Introducción:
Conformada por diferentes
organizaciones.
Están orientadas a la producción
de bienes y servicios.
Ya que la vida de las personas
depende de estas organizaciones y
ellas del trabajo de las personas.
Teoría de las Organizaciones:
Utilidad de la teoría: Sirve para (describir y conocer el
fenómeno), comprender (entender cómo funciona la
organización), predecir (advertir el comportamiento
futuro de la organización, y las reacciones a seguir) y
controlar (regular los procesos que se den en la
organización).
Nos ayuda a describir y explicar el fenómeno de
las organizaciones. Por ello, han de ser aplicables
a cualquier situación y momento.
La Organización:
Organizar: Es el proceso que significa armonizar todos
los recursos con que se cuenta en la organización,
para aprovechar en la consecución de un objetivo. Es
el proceso de establecer el uso ordenado de todos los
recursos del sistema.
Es una estructura funcional
de las relaciones que deben
existir entre las funciones,
niveles, actividades y/o
elementos que permita llevar
a cabo los objetivos de un
organismo social.
Tipos de Organizaciones:
INFORMAL
Son aquellas que surgen de una
forma libre y espontánea sin un
propósito consciente de trabajar
en equipo. Puede ser cualquier
actividad personal conjunta que
surja de la camaradería, amistad
o intereses comunes.
El conjunto de interacciones y
relaciones entre las personas se
denomina organización informal.
Son grupos informales que no
aparecen en el organigrama ni en
otro documento formal.
FORMAL
Está constituida
por los órganos,
cargos, niveles
jerárquicos, etc.
Es la organización
formalizada
oficialmente.
Elementos de la Organización:
Significado de la Organización:
Que forma parte del proceso
administrativo: Planeación, Organización Dirección, y Control.
COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
Las personas
interactúan para
alcanzar objetivos
específicos.
Ejemplo: Las
empresas, etc.
COMO ENTIDAD SOCIAL
PLANEACIÓN: - Definir la Misión. - Formular los Objetivos - Definir los Planes para alcanzar. - Programar las actividades.
ORGANIZACIÓN: - Dividir el Trabajo. - Designar las actividades. - Agrupar las actividades en órganos y
puestos. - Asignar los recursos. - Definir la autoridad y la
responsabilidad.
DIRECCION: - Designar a las personas. - Coordinar esfuerzos. - Comunicar. - Motivar. - Liderar. - Orientar.
CONTROL: - Definir estándares. - Monitorear el desempeño. - Evaluar el desempeño. - Acción correctiva.
La situación de las
Organizaciones:
ANTES, cambiaban las organizaciones que tenían
problemas.
HOY, cambian las organizaciones que triunfan.
Visión Actual de las Organizaciones:
Enfoque Actual
Enfoque cerrado, interno.
Búsqueda de resultados a
corto plazo.
Orientada a la eficiencia
(Menos Recursos
Económicos).
Centro en el como
hacemos las cosas.
El jefe sabe y por eso
decide.
Estilos de liderazgos
autoritarios.
Enfoque Tradicional
Enfoque del sistema
abierto.
Innovador, resultados
sostenibles.
Permanente inquietud por
la eficacia (Menos Tiempo).
Importa que cosas
hacemos.
Énfasis en el trabajo en
equipo.
Utilización de estilos
participativos.
Diferencia entre Administración
y Organización:
La organización se refiere sólo a la
definición de la estructura y la forma; en
consecuencia es estática y limitada.
FAYOL
ORGANIZACIÓN
Como: planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.
Según el, la administración
constituye un todo, del cual la
organización es una de las partes.
ADMINISTRACIÓN
Los conflictos latentes en el
mundo:
FUKUYAMA: En su
libro “CONFIANZA”
dice que “Los
conflictos latentes en
el mundo, están
motivados por la
desconfianza de
origen: racial, étnico,
religioso, cultural, y
por factores de orden
económico”.
Conflictos en las organizaciones:
Los conflictos pueden ser funcionales, cuando son útiles
para el logro de los objetivos o disfuncionales, cuando
impiden que se alcancen las metas organizacionales.
Los conflictos que se
generan en todas las
organizaciones
empresariales, éstos
deben tomarse como
parte normal del
comportamiento
organizacional,
debiendo explotarse
como medio de
promover y realizar el
cambio.
… La confianza es el producto de las
Organizaciones con normas morales
o valores compartidos.
Forma de resolución de los
Conflictos en las organizaciones:
Empresa: Es una Organización en la que un conjunto de
personas (o una sola) transforman diversos
recursos en bienes y/o servicios que
satisfagan necesidades, con la finalidad de
obtener beneficios económicos.
Recursos:
Son los medios con los que cuenta una empresa
INTANGIBLES TANGIBLES
(Medios de Prod.) HUMANOS
(Fuerza de trabajo)
Infraestructura
Terrenos
Muebles
Maquinarias
Capital
Materias primas, etc.
Imagen
Prestigio
Marca
Cultura organizacional
Conocimientos
Habilidades
Actitudes
Valores
Principios
Idiologia
El liderazgo en las Organizaciones:
Es el proceso de influir en otros y apoyarlos
para que trabajen con entusiasmo en el logro de
los objetivos comunes.
Tipos de liderazgo dentro las
Organizaciones:
LIDERAZGO
AUTOCRÁTICO LIDERAZGO
DEMOCRÁTICO
LIDERAZGO
LIBERAL
Practica:
Tipos de
liderazgos.
Liderazgo Autocrático:
El líder centraliza las
decisiones e impone
órdenes al grupo.
Determina los pasos a
seguir a medida que sean
necesarios e imprevisibles
para el grupo.
Fija la tarea de cada uno y
asigna el compañero de
trabajo.
Es dominante, los elogios
y las críticas al trabajo de
cada miembro son
personales.
Liderazgo Democrático: Es el líder que delega autoridad
en otros, fomenta la
participación, recurre a sus
colaboradores con el propósito
de obtener el conocimiento
necesario para realizar las
tareas.
El líder se convierte en otro
miembro del grupo, en
facilitador.
Es objetivo y se limita a los
hechos en las críticas y los
elogios.
El grupo sugiere los pasos
para alcanzar el objetivo y pide
asesoría al líder.
Liderazgo Liberal:
El líder delega todas las
decisiones en el grupo y
no ejerce ningún control,
su participación es
mínima.
Nunca juzga ni evalúa los
aportes de las demás
personas y los miembros
del grupo gozan de total
libertad de acción.
La división de las tareas y
la selección de los
compañeros de trabajo
queda a cargo del grupo.
Componentes del sistema de
organización Administrativa:
1. Análisis Organizacional.
2. Diseño o Rediseño Organizacional.
3. Implantación del Diseño Organizacional.
1. Análisis Organizacional:
El Objetivo del Análisis Organizacional es evaluar la estructura organizacional de la organización, respecto al desarrollo de sus competencias y el logro de los objetivos institucionales, establecidos en el PEI y el POA.
Las fuentes de investigación para realizar el AO, constituyen:
a. Investigación documental b. Investigación de campo
1. Análisis Organizacional:
a. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL:
1. Decretos supremos de reorganización.
2. Resolución suprema del SOA.
3. Plan Nacional de Desarrollo (PND).
4. Plan Estratégico Institucional (PEI).
5. La ejecución del POA de la gestión pasada
y lo programado para la siguiente
gestión.
6. El Manual de Organización y Funciones.
7. El Manual de Procedimientos.
8. Los informes de Auditoria.
9. Y otras disposiciones legales vigentes en
materia de organización.
1. Análisis Organizacional:
b. INVESTIGACIÓN DE CAMPO:
1. Entrevistas Directas a las servidoras y
servidores públicos, y a los usuarios de
los servicios.
2. Entrevistas Indirectas a las servidoras y
servidores públicos, y a los usuarios, a
través de cuestionarios.
3. Observación directa.
4. Talleres participativos.
1. Análisis Organizacional:
PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL:
1. ANÁLISIS RETROSPECTIVO.
2. ANÁLISIS PROSPECTIVO.
3. ANÁLISIS DE COYUNTURA.
1. Análisis Organizacional:
PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL:
1. ANÁLISIS RETROSPECTIVO:
a. Servicios proporcionados por la
Organización a los usuarios.
b. Proceso.
c. Unidades y Áreas Organizacionales:
c.1: Las áreas organizacionales.
c.2: Las unidades organizacionales.
c.3: Los canales de comunicación e
instancias de coordinación.
c.4: Flexibilidad de Estructura
Organizacional.
1. Análisis Organizacional:
PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL:
2. ANÁLISIS PROSPECTIVO
(Evaluación futura):
a. POA de la siguiente gestión, PEI de la
entidad y PND.
b. Conclusiones del Análisis Retrospectivo.
1. Análisis Organizacional:
PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL:
3. ANÁLISIS DE OYUNTURA
(Demanda de carácter coyuntural):
a. Análisis de la estructura organizacional.
b. Cambio internos y/o externos o que
c. No se han previsto.
1. Análisis Organizacional: PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL:
4. RESULTADOS Y FORMALIZACIÓN DEL
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL:
a. Responsables del proceso de AO.
b. Periodo de ejecución del proceso de AO.
c. Análisis de Coyuntura (AC).
d. Procedimientos para modificación de
estructura por medio de un AC.
d.1: Elaboración de un informe de AOC.
d.2: Propuesta de rediseño organizacional
d.3: Revisión del informe de AC y
propuesta por parte de la unidad OyM.
d.4: Realizar las gestiones para su aprob.
d.5: Aprobación o rechazo.
Análisis retrospectivo
Análisis prospectivo
Análisis de coyuntura
Se evalúa si la estructura organizacional ha contribuido al
logro de los objetivos de la gestión anterior.
SISTESIS DEL ANALISIS
Se analiza la necesidad de ajustar la estructura organizacional actual
en función de los objetivos del POA de la próxima gestión.
Se realiza el análisis de la estructura organizacional ante cambio internos y/o externos coyunturales o que no
se han previsto.
2. Diseño o Rediseño
Organizacional: El Diseño o Rediseño Organizacional, es el proceso
que define y/o ajusta la estructura organizacional, basado en recomendaciones y resultados del proceso de análisis organizacional y/o objetivos y atribuciones plantados en DS, en el PND y PEI.
Para alcanzar los objetivos de gestión y satisfacer
las necesidades de los usuarios.
2. Diseño o Rediseño Organizacional:
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
a) Identificación de Usuarios y Necesidades de Servicios. a.1: Usuarios internos. a.2: Usuarios externos.
b) Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen necesidades.
c) Diseño y/o rediseño de los proceso, resultados e indicadores.
-¿Quién lo hace?: Unidad responsable de
efectuar el proceso.
-¿Qué se hace?: Detallar cada una de las
operaciones efectuadas.
-¿Cómo se hace?: Especificar la forma en
que se efectuara cada operación, o sea el método que se debe seguirse.
2. Diseño o Rediseño Organizacional:
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
-¿Cuándo se hace?: Detallar el momento de
realización de acuerdo al método señalado.
-¿Cuánto tiempo tarda en realizarse
la operación: Especificar el tiempo total
desde su inicio hasta su finalización.
2. Diseño o Rediseño Organizacional:
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
d) Identificación de unidades y conformación de áreas y unidades organizacionales. e) Establecer los niveles jerárquicos de la Entidad. f) Clasificación de las Unidades o Áreas organizacionales:
a. Áreas sustantivas. b. Áreas Administrativas. c. Áreas de asesoramiento.
f.1: Asignación de autoridad: a. Autoridad lineal: b. Autoridad funcional:
g) Definición de los canales y medios de comunicación. h) Determinación de las instancias de coordinación interna.
2. Diseño o Rediseño Organizacional:
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
i) Definición de instancias de relacionamiento interinstitucional:
- Tuición : Control externo posterior. (AL) - Funcional : (AF sobre la otra en materia de competencia y especialización). - Complementación : La entidad interactúa con otra en el tratamiento de asuntos de interés compartido. j) Alcance de Control. k) Unidades desconcentradas.
2. Diseño o Rediseño Organizacional: PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
Q) Alcance de Control. R) Unidades desconcentradas. S) Comunicación y Coordinación organizacional:
- Comunicación descendente - Comunicación ascendente - Comunicación cruzada - Información confidencial - Información rutinaria
T) Formalización y Aprobación del Diseño Organizacional. U) Unidad responsable del proceso de Diseño Organizacional. V) Periodo de tiempo para la ejecución del proceso de Diseño Organizacional. W) Formalización y Aprobación de los Manuales:
- Manual de Organización y funciones - Manual de procesos
Es el proceso a traves del cual se define o ajusta la estructura de la organización, sobre la base de los resultados del analisis organizacional. Es decir, es un medio que va ha posibilitar que la estructura organizacional facilite el logro de los objetivos estratégicos y operativos determinados por la organización.
SISTESIS DEL DISEÑO
El propósito del diseño o rediseño organizacional, es contar con una estructura organizacional que permita el logro de los objetivos institucionales y operativos de una organización, en forma eficaz y eficiente.
3. Implantación del Diseño
Organizacional:
Objetivos
La IDO o RO es la aplicación de la nueva estructura organizacional, con la finalidad de cumplir con los objetivos en el POA aprobado.
La implantación, consiste en poner en ejecución la nueva estructura organizacional, en base a los resultados del diseño o rediseño organizacional, con la finalidad de alcanzar los objetivos institucionales, establecidos en el POA.
Definición
a) Plan de implantación. b) Objetivos y Estrategias de Implantación: 1. Método instantáneo: (Cambios implantados sin causar problemas mayores en la estructura y funcionamiento de la organización). 2. Implantación piloto: (Objetivos de realizar pruebas necesarias para averiguar la validez y efectividad del modelo propuesto, antes de operarlo de manera global).
3. Implantación del Diseño Organizacional:
3. Implantación en paralelo: (Los cambios propuestos sean introducidos y operados simultáneamente, sin modificar la estructura vigente). 4. Implantación por aproximación Sucesiva: (Selecciona parte del diseño propuesto e implanta los cambios sin ocasionar grandes alteraciones. Avanza al siguiente paso solo cuando el anterior ha sido consolidado). 5. Mixto: (Es la combinación de los anteriores métodos de implantación descritos).
3. Implantación del Diseño Organizacional:
c) Cronograma de actividades. d) Recursos Humanos, Materiales y Financieros Necesario. e) Responsables de la Implantación. f) Programa de orientación y Difusión. g) Seguimiento.
3. Implantación del Diseño Organizacional:
3. Síntesis del la Implantación del Diseño
Organizacional:
- Reglamento especifico - Manual de procedimientos - Manual de organización y
funciones
- Reglamento especifico - Manual de procedimientos - Manual de organización y
funciones
- Estructura Organizacional Implantada
Insumo
Proceso
Producto
Tipos de Responsabilidad por la Función
Publica (Ley 1178):
- Administrativa: Cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento administrativo y las normas que regulas la función del servidor publico.
- Ejecutiva: Cuando la autoridad o ejecutivo ha incumplido con obligaciones expresamente señaladas. En la Ley 1178: inc. c), d), e) o f) del Art. 27; o cuando su gestión ha sido deficiente o negligente.
Tipos de Responsabilidad por la Función
Publica (Ley 1178):
- Civil: Cuando la acción u omisión del servidor publico o de las naturales o jurídicas privadas cause daño al Estado evaluable en dinero.
- Penal: Cuando la acción u omisión del servidor publico y de los particulares, se encuentra tipificada en el Código Penal.
Ejemplo: - La Organización no cuente
con RE compatibilizado por el Órgano Rector.
- Cuando RE no este aprobado. - Cuando no se tenga los
manuales de Org. y funciones y el de procesos.
Ventajas del analista en OyM
como consultor:
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Anexos:
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Esquema de Entrevista Cerrada: RELEVAMIENTO DE DATOS UMSA - COSSMIL
ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIÓN ADM INISTRATIVA GERENCIA DE VIVIENDA
A.- CUAL DE LOS SIGUIENTES DIAGRAMAS REPRESENTATIVOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE ASEMEJAN
MAS A LA MANERA EN QUE SU UNIDAD ACTUALMENTE TRABAJA?
JERARQUIA
TRADICIONAL JERARQUIA COMPARTIDA MATRICIAL DESCENTRALIZADA INTEGRADA
B.- ES FLEXIBLE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE SU UNIDAD, SI ES ASI, PUEDE SER ADAPTADA PARA
AFRONTAR LOS DIVERSOS REQUERIMIENTOS DE LOS CAMBIOS CIRCUNSTANCIALES?
Muy inflexible Muy flexible
A B C D
C.- CUAL ES LA MAS IMPORTANTE FUNCION EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACINAL DE SU UNIDAD?
a.- Simplicacion de las comunicaciones
b.- Promover la fluidez de la información para la toma de decisiones
c.- Controlar el trabajo
d.- Posibilitar una sencilla dirección estratégica
D.- POR FAVOR SEÑALE CUALES CON LOS INDICES DE EFICACIA Y EFICIENCIA PORCENTUALES, A SU CRITERIO,
DEL CUMPLIMIENTO DEL P.O.A./99 DE SU UNIDAD.
EFICACIA EFICIENCIA
E.- SEÑALE LAS CAUSALES ORGANIZACIONALES FAVORABLES Y DESFAVORABLES EN EL CUMPLIMIENTO DE SU
PROGRAMA DE OPERACIONES DE LA GESTION 1999
F.- CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA INNOVACION COMO UN FACTOR PARA UN BUEN FUNCIONAMIENTO DE SU
UNIDAD?
Sin importancia Muy importante
A B C D
G.- QUE PORCENTAJE DE LAS PERSONAS EN SU UNIDAD PODRIAN SER CALIFICADAS COMO REALMENTE
CAPACITADAS, DENTRO DE LAS QUE TRABAJAN CON INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES?
0% 50% 100%
A B C D
RELEVAMIENTO DE DATOS UMSA - COSSMIL
ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIÓN ADM INISTRATIVA GERENCIA DE VIVIENDA
H.- ASIGNE A SU UNIDAD UNA PUNTUACION DE (1 - 5) DENTRO DEL CUADRO DE ATRIBUTOS DESCRITO EN
LA SIGUIENTE MATRIZ:
Hacia dentro Hacia fuera
de la unidad de la unidad
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Matriz F.O.D.A.
