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Acta CNSED 14-2012 1

Acta No. 14-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 14 de marzo de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable de los informes. Convocados: el señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP); la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y la señora María de los Ángeles Hidalgo Jiménez, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Escazú. CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación de las Actas 12-2012 y 13-2012. ACUERDO 1: Se aprueban las Actas 12-2012 y 13-2012 con correcciones. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 2. Informe de Valoración: IV-10-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Consejo Nacional de Producción (CNP) Subfondo: 1. Programa de Abastecimiento Institucional (PAI). Convocado: el señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP). Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:10 horas ingresan los señores Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del


Consejo Nacional de Producción (CNP) y Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del Informe. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe, procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3 El día 22 de febrero de 2012, el suscrito remitió vía correo electrónico al señor Christián Solís Zeledón, secretario del CISED del CNP, una serie de preguntas relacionadas con localización de originales y copias y contenido de series documentales. 3.4 En razón de lo requerido el señor Solís Zeledón, respondió por medio del correo electrónico de 27 de febrero de 2012. A continuación se detallan algunas de las observaciones realizadas y sus respectivas respuestas: Observación: ¿En qué año se creó la oficina del Programa de Abastecimiento Institucional? Respuesta: “El PAI se crea en el año 2000” Observación: ¿Antes de crearse la oficina del PAI existió alguna oficina que realizó sus funciones? De ser así ¿la oficina del PAI asumió las funciones de la unidad anterior?¿dónde se encuentra la documentación de la unidad que cerró? Respuesta: “Antes de la creación del PAI, quien hacia una labor parecida era la División de Estabilización de Precios, no obstante ésta unidad era la encargada de coordinar todo lo relacionado con expendios, al cerrarse la misma, cuando se da el cierre de estancos y expendios en el país, entra a funcionar el PAI, con una diferencia sustancial, el Programa de Abastecimiento Institucional se dedica únicamente a suplir a las instituciones publicas de alimento. En el caso de los documentos de Estabilización de Precios, se encuentran en el Archivo Central y entran en proceso de valoración; en los próximos días se estará entregando la Tabla de Plazos de los mismos, a la CNSED.” Observación: Indicar con mayor detalle de qué se tratan las serie "Notas de débito" y "Notas de crédito", debido a que en la tabla de plazos se apuntó el mismo contenido para ambas series documentales. Respuesta: “Estos Documentos "Notas de Crédito y Debito", corresponden a un mismo documento, lo que pasa es que cumplen ambas funciones en un solo movimiento, son notas de crédito para el cliente y de debito para el suplidor del programa. por ejemplo, este documento se genera cuando se da una diferencia de precio/ cantidad. por ejemplo si a un cliente se le factura determinada cantidad de productos, y se le entrega menos producto, se debe confeccionar la nota de crédito a favor del cliente, y automáticamente se genera el debito a la unidad que dejó de entregar dicha mercadería, ambos movimientos se dan en el mismo documento.”


Observación: Indicar si la oficina de Proveeduría Institucional custodia original o copia de la serie documental "Carteles de Licitaciones", ya que en la tabla de plazos sólo se apuntó a "Clientes y suplidores". Respuesta: “Los originales de los Carteles se encuentran en las Oficinas del PAI, ya que son procesos propios de compra de dicho programa, se realizan para la compra de productos a los suplidores (Abarrotes y productos perecederos)” Observación: Explicar con mayor detalle de qué trata la serie documental "Informes", e indicar por qué no se remite original o copia a ninguna oficina. Respuesta: “En lo referente a los Informes se trata de informes periódicos de compras, ventas gestión de cobro, gestión de pago, clientes y suplidores nuevos. son documentos de carácter facilitativo. En lo relacionado a las copias de este tipo documental, si se da una serie de copias, a la Auditoría Interna Presidencia y Gerencia General.” Observación: Explicar con mayor detalle la serie documental "Reportes de compras y ventas de mercadería", e indicar si la información que contienen se consigna en alguna otra serie documental. Respuesta: “Corresponde a parte de los informes, es un documento que muestra los procesos que se llevan a cabo en este programa, y la información que se genera pues esta también contenida en los informes que se generan dentro de este programa.” 3.5 El día 1 de marzo de 2012, el suscrito realizó una visita a las instalaciones del CNP, con el fin verificar los datos apuntados en las tablas de plazos de conservación y los documentos que se custodian en las oficinas del PAI. Se entrevistó a los señores Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del CISED, Martina Carvajal Zamora, Directora del PAI. Como resultado de dicha visita, se logró verificar lo siguiente: - La serie documental “Carteles de licitaciones”, en realidad consiste en Expedientes de licitaciones. Dicho procedimiento es tramitado por el PAI y la Proveeduría Institucional, esta última se limita a invitar a los oferentes, recibir las ofertas y comunicar los resultados, mientras que el PAI confecciona el cartel de licitación y custodia los originales, analiza las ofertas y resuelve. Por otro lado, dichos carteles de licitación sólo se realizan para las compras de productos cárnicos, hortofrutícolas, hortalizas y verduras, destinados a suplir a los ministerios de Justicia y Seguridad. Para el resto de instituciones públicas las adquisiciones se realizan por medio de “órdenes de pago”. - La serie documental “Informes”, corresponden a una serie de reportes relacionados con las compras y ventas de productos tramitados por el PAI. Se observaron cuadros con cifras, los cuales son utilizados como insumos requeridos por la Junta Directiva, Gerencia General, Dirección de Planificación y el Departamento Financiero.


Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP), mediante oficio ASI-AC-CISED-02-2012 del 10 de febrero de 2012, para el Fondo: Consejo Nacional de Producción (CNP), Subfondo: 1. Programa de Abastecimiento Institucional (PAI); hasta tanto no se presente y apruebe la tabla de plazos de conservación de documentos de la Gerencia General del Consejo; ya que es necesario comprobar la existencia de algunas series documentales en dicho nivel superior, previo a emitir criterio de valor científico cultural para el subfondo antes mencionado. Además, atendiendo lo dispuesto en la Resolución CNSED-01-2011 del 26 de setiembre de 2011, donde se indica que las instituciones deben enviar para análisis y aprobación las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos en primera instancia de los niveles superiores. Remitir respuesta a este acuerdo dentro de 10 días hábiles luego de recibir el comunicado. Comunicar al señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP). Enviar copia de este acuerdo al señor Román Solera Andara, Presidente Ejecutivo del Consejo Nacional de Producción (CNP) y al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe, para el respectivo seguimiento. Artículo 3. Informe de Valoración: IV-11-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) Subfondos: 1. Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas (LMVE), 2. Comité Mixto de Relaciones Laborales. Convocada: la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Hora: 9:15 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:50 horas ingresan las señoras Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central. El señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe, procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.4 El archivo de gestión del Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas se encuentra divido en dos secciones que corresponden a las funciones facilitativas y sustantivas, por lo tanto, la actual tabla de plazos se divide en “Gestión Administrativa” y “Sistema de Calidad”.


3.5 En sesión de la CNSED Nº 14-2006 de 20 de setiembre de 2006 se aprobó el informe de valoración Nº 50-2006, el cual incluyó la tabla de plazos del Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas, en dicha oportunidad fue declarada con valor científico-cultural la serie “Manual de calidad del Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas”, sin embargo, por medio de oficio 0190-1088-2006 de 26 de setiembre de 2006, la señora Hilda Ortiz Díaz, entonces presidenta del CISED del ICE informó sobre la solicitud del señor Harold Sánchez Vargas, coordinador del LMVE, para que se modificara dicha declaratoria, “por tratase de un documento que representa el sistema de gestión del trabajo en conformidad con normativa internacional de calidad, siempre está en proceso de cambio...” Por lo tanto, en sesión Nº 15-2006 de 11 de octubre de 2006, la CNSED acordó aceptar la solicitud y no declarar con valor científico-cultural dicha serie documental. Además en sesiones de la CNSED Nº 7-2004 de 26 de mayo de 2004 y Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, se aprobaron los informes de valoración Nº 12-2004 y Nº 45-2005, lo cuales incluyeron la tabla de plazos del Comité Mixto de Relaciones Laborales. 3.6 Los días 15 y 21 de febrero de 2012, el suscrito solicitó vía correo electrónico, a la señora Silvia González Ulate, Secretaria del CISED y Encargada del Archivo Central del ICE, responder a consultas sobre las tablas de plazos pertenecientes al Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas, y Comité Mixto de Relaciones Laborales relacionadas con los siguientes aspectos: localización de copias, fechas extremas y cantidades de documentos declarados con valor científico cultural. 3.7 En razón a lo requerido, la señora González Ulate brindó los datos solicitados por medio de los correos electrónicos de 16 de febrero y 2 de marzo de 2012. A continuación se detallan las observaciones y sus respuestas. Observación: Explicar dónde se encuentran las actas de la Junta de Carrera Administrativa y Junta de Relaciones Laborales, ya que, en sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) Nº 16-2005 fue declarada con valor científico cultural la serie documental "Actas del Comité Mixto de Relaciones Laborales" con fechas 1989-2005 y en la actual versión de la tabla de plazos se presenta con fechas 1993-2010. Respuesta: “1) Junta de Relaciones Laborales, en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 4 libros, con las fechas extremas de 1989 a 1993. 2) Junta de Carrera Administrativa, en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 4 libros, con las fechas extremas de 1990 al 1993. 3) Comité Mixto de Relaciones Laborales, en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 2 libros, con las fechas extremas de 1994 al 1995.” Observación: Explicar por qué no coinciden las fechas iniciales y cantidades de la serie documental "Circulares emitidas por el área", ya que en sesión de la CNSED Nº 16-2005 fue declarada con valor científico cultural la serie "Circulares", con fechas 2003-2005 y cantidad 0.02 m y en la actual versión de tabla de plazos se presenta con fechas 2007-2010 y cantidad 0.01 m.


Respuesta: “Según investigación realizadas, las “circulares emitidas por el área”, o sea, por el Comité son desde el 2007 y no antes de esa fecha.

En cuanto al tipo documental “Circulares” aprobada por la sesión de la CNSED Nº 18-2005, son circulares que se tienen desde 1996, pero son circulares que han sido emitidas por otras áreas del ICE y que se conservan porque algunas todavía tienen vigencia, y tienen criterios o algunas directrices que son de referencia para el Comité. De estas circulares hay unos 0,02 m/l, pero son copias, ya que, el original lo custodia la dependencia que la emite, casi siempre es la Gerencia General.

Por lo que interpretamos, que cuando se elaboró la tabla de plazos anterior se interpretó que el tipo documental “Circulares” eran emitidas por el Comité, cuando en realidad son circulares institucionales.

3.8 En conclusión, según la información suministrada por la señora González Ulate y las consultas realizadas a la señora Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE y responsable de la confección de la tabla de plazos del Comité Mixto de Relaciones Laborales, la serie “Circulares” que fue declarada con valor científico-cultural en el año 2005 y que actualmente se presenta como “Circulares emitidas por el área”, en realidad se compone de dos tipos de documentos: los más antiguos corresponden a copias, ya que, los originales son producidos y comunicados por la Gerencia General del ICE; y los más recientes que son las emitidas por el Comité y que corresponden en su mayoría a comunicados de carácter facilitativo.

Además, según indicó la señora Garro Calvo, las circulares más relevantes son producidas y custodiadas por la Gerencia General, ya que en el caso de que el Comité requiera comunicar algún asunto importante, lo tramita por medio de dicha Gerencia.

Por lo antes expuesto, es criterio del suscrito proponerle a la CNSED variar la declaratoria y no otorgarle el valor científico-cultural a dicha serie documental.

3.9 Por otro lado, el suscrito realizó una visita a las oficinas del LMVE el día 6 de marzo de 2012. Como resultado de la visita, junto a la señorita Yarleth Villafuerte Berrocal, funcionaria del Archivo Central del ICE y responsable de la confección de la tabla de plazos, se entrevistó a la señorita Isabel Castro Blanco, funcionaria del Laboratorio, y al señor Harold Sánchez Vargas, Coordinador del LMVE, además se observaron algunos documentos que se apuntan en la presente tabla de plazos de conservación.

Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 3. Aprobar la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), mediante oficio 226-20-2012 del 26 de enero de 2012, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Subfondos: Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas (LMVE), Comité Mixto de Relaciones Laborales. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) SUBFONDO: Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas Funciones: 1. Mantener los patrones primarios de las magnitudes físicas, vinculadas con la energía eléctrica y las infocomunicaciones con trazabilidad al Sistema Internacional de las Unidades de Medida. 2. Respaldar sus mediciones con capacidad técnica demostrada, mediante la participación en comparaciones nacionales e internacionales y un sistema de gestión de calidad eficiente.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal

Valor científico –cultural

Gestión Administrativa 1.1 Bitácoras de labores.

Original Soporte: papel

Permanente en la oficina productora mientras se

encuentre vigente. 4 años para el CEGED

No *

1.2 Expedientes de compra directa. 1Copia Original: Proveeduría Soporte: electrónico

Permanente en la oficina productora mientras el

equipo se encuentre en el laboratorio.

No *

1.3 Expediente de convenios de cooperación interinstitucional.2 Copia Original: Dirección Jurídica Institucional Soporte: papel y electrónico


encuentre vigente y cuatro años para el CEGED en

soporte papel Permanente para la oficina

productora en soporte electrónico

No *

1.4 Expedientes de licitaciones públicas.3 Copia Original: Proveeduría Soporte: papel y electrónico

Permanente en la oficina productora mientras el

equipo se encuentre en el laboratorio para el soporte

papel 5 años para el soporte

electrónico

No *

1.5 Informes de viajes al exterior.4 Copia Soporte: papel y electrónico

1 año para la oficina productora y 5 años para el CEGED en soporte papel

Permanente para la oficina productora en soporte

electrónico

No *

1.6 Liquidaciones por fondos de trabajo.5 Copia Soporte: papel y electrónico

1 año No *

1.7 Listas de distribución de computadoras.6 Original Soporte: electrónico


encuentre vigente y 1 año para el CEGED en soporte

papel 1 año para el soporte

electrónico

No *

1 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se apuntó que esta serie documental antes tenía el nombre de Expediente de gestión de contratación administrativa. Además se indica que desde el 2007 se digitalizan y se almacenan en formato PDF en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 2 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se apuntó que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. 3 Ídem 4 Ídem 5 Ídem


1.8 Registro de respaldos de tecnologías de información de la División de Redes y Sistemas.7 Original Soporte: electrónico

1 año para la oficina productora

No *

Sistema de calidad N°

orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa

–Legal Valor científico –

cultural 1.9 Comprobante distribución

documentos del Sistema de Calidad.8 Original Contenido: se registra la entrega de copias controladas de documentos que forman parte del Sistema de Calidad del LMVE.

4 años para la oficina productora y 3 años para el CEGED en soporte papel

Permanente para la oficina


No *

1.10 Compromisos de confidencialidad. Original

Permanente para la oficina productora mientras el funcionario mantenga

relación con el laboratorio.

3 años para el CEGED

No *

1.11 Expedientes de actas de revisión por la Dirección.9 Original Contenido: describe las actividades de seguimiento y los acuerdos tomados entre la dirección y los responsables del LMVE. Soporte: papel y electrónico

4 años para la oficina productora


No *

1.12 Expedientes de comparaciones Interlaboratoriales.10 Copia Contenido: detalla información sobre los trámites para el desarrollo de comparaciones, así como publicaciones de los resultados de participación del LMVE, protocolos de comparación. Se obtienen a raíz de la interacción entre el LMVE y otros laboratorios con las mismas características, quienes desarrollan comparaciones en materia de calibración de equipos para evaluar resultados. Soporte: papel y electrónico

10 años para el soporte papel

Permanente para la oficina productora y el CEGED en

soporte electrónico

No *

6 Ídem 7 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental antes se llamaba Registro de Respaldo de Información de Usuario Final. 8 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental antes se llamaba Registro de Entrega de Documentos del Sistema de Calidad. Conocido a lo interno de la dependencia como “Lista de Distribución de Documentos”. Además se apuntó que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. 9 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que el soporte electrónico se almacena en formato PDF en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC).


1.13 Expediente de Acreditación del Ente Costarricense de Acreditación (ECA).11 Copia Soporte: papel y electrónico

4 años No *

1.14 Expedientes de proveedores. 12Original Soporte: papel y electrónico

4 años para la oficina productora y 3 años para el CEGED en soporte papel


electrónico

No *

1.15 Expediente de Auditorías Internas.13 Original Soporte: papel y electrónico

1 año para la oficina productora y 3 años para el CEGED en soporte papel

4 años para la oficina productora y el CEGED en

soporte electrónico

No *

1.16 Expedientes de personal de Auditores Internos. Original Soporte: papel

1 año para la oficina productora y 3 años para el

CEGED

No *

1.17 Expedientes de calibración de equipos de clientes.14 Original Soporte: papel y electrónico

5 años para la oficina productora y para el CEGED

en soporte papel Permanente para la oficina


No *

1.18 Expedientes de calibración de patrones.15 Original Copia: ninguna Contenido: corresponde a información relacionada con la calibración de los equipos del laboratorio que son utilizados para brindar el servicio de calibración a los clientes del LMVE. Contiene: fichas técnicas, verificaciones intermedias, certificados de calibración.16 Soporte: papel Cantidad:1.20 m Fechas: 2000-2010 Soporte: electrónico Cantidad: 385 MB Fechas:1997-2010

5 años para la oficina productora y para el CEGED

en soporte papel


electrónico

Sí. Conservar en soporte papel y

electrónico. Porque refleja el

comportamiento histórico de los equipos de medición del LMVE, los cuales son utilizados como patrones a nivel

nacional.

10 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. 11 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que el laboratorio fue acreditado en el 2006. Además que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. 12 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que a partir del 2009 se producen en electrónico, se almacena en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. 13 El día 15 de febrero de 2012, el suscrito solicitó vía correo electrónico, a la señora Silvia González Ulate, Secretaria del CISED y Encargada del Archivo Central del ICE, indicó que “Las auditorías internas son propias del Laboratorio, corresponden a la revisión de la conformidad contra la normativa INTE-ISO/IEC 17025, son realizadas por personal interno a la organización o externo. No son realizadas por la auditoría interna del ICE, ya que son auditorias de gestión, no auditorias Financieras.” Además en la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. 14 El día 15 de febrero de 2012, el suscrito solicitó vía correo electrónico, a la señora Silvia González Ulate, Secretaria del CISED y Encargada del Archivo Central del ICE, indicó que la fecha de inicio de esta serie documental es el año 2000 ya que en la tabla de plazos de conservación se anotó el número 200. En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica se modifica el nombre de la serie documental, antes denominada Expediente de calibración de equipo externo. Se elaboran originales múltiples del Reporte de calibración, uno para el cliente y otro para el LMVE. Los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF.


1.19 Manual de Calidad del LMVE. 17 Original Contenido: contempla las principales políticas y objetivos de calidad del LMVE, así como su estructura organizacional, las responsabilidades del personal y el listado de los principales procedimientos, instrucciones de trabajo y formularios / lista maestra de documentos del sistema y políticas de calidad. Soporte: papel y electrónico


encuentre vigente y 4 años para el CEGED en soporte

papel


electrónico

No *18

1.20 Manual de instrucciones de trabajo.19 Original Contenido: establece las pautas a seguir para la calibración de equipo, ya sea del LMVE o externo a este, instrucciones de aseo y limpieza. Soporte: papel Cantidad: 0.3 m Fechas: 2006-2010 Soporte: electrónico Cantidad: 3.71 MB Fechas: 2006-2010



papel


electrónico

Sí. Conservar en soporte papel y electrónico, las

instrucciones de trabajo relacionadas con la

calibración de patrones, ya que son el

complemento de la serie “1.18 Expedientes

de calibración de patrones”

1.21 Manual de procedimientos del LMVE.20 Original Contenido: refleja las actividades que se deben desarrollar según sea la tarea que se debe realizar, como la calibración de equipos. Diagrama de trazabilidad para la calibración de equipo. Soporte: papel Cantidad: 0.02 m Fechas: 2009-2010 Soporte: electrónico Cantidad: 424 MB Fechas: 2009-2010



papel


electrónico

Sí. Conservar en soporte papel y

electrónico. Porque permite conocer los

pasos establecidos en las labores sustantivas

del Laboratorio, específicamente las relacionadas con la

calibración de equipos.

15 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental se le llamaba “Expediente de calibración de equipo interno. Además, que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. Las verificaciones intermedias únicamente se producen en soporte electrónico y se almacena en el servidor. 16 En visita realizada el día 6 de marzo de 2012 al LMVE, el señor Harold Sánchez Vargas, Coordinador del Laboratorio, explicó que los “Certificados de Calibración”, son emitidos por laboratorios ubicados fuera del país, por lo tanto son pruebas para la aceptación de los patrones de medida establecidas a nivel internacional y que permiten dar credibilidad a los ajustes realizados a los equipos que a su vez calibran resistencias, multímetros, medidores de energía, inductores, cronómetros, utilizados para la comercialización de energía eléctrica o uso de maquinaria en industrias nacionales. 17 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. 18 En sesión de la CNSED Nº 14-2006 de 20 de setiembre de 2006 se aprobó el informe de valoración Nº 50-2006, el cual incluyó la tabla de plazos del Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas, en dicha oportunidad fue declarada con valor científico-cultural la serie “Manual de calidad del Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas”, sin embargo, por medio de oficio 0190-1088-2006 de 26 de setiembre de 2006, la señora Hilda Ortiz Díaz, entonces presidenta del CISED del ICE informó sobre la solicitud del señor Harold Sánchez Vargas, coordinador del LMVE, para que se modificara dicha declaratoria, “por tratase de un documento que representa el sistema de gestión del trabajo en conformidad con normativa internacional de calidad, siempre está en proceso de cambio...” Por lo tanto, en sesión Nº 15-2006 de 11 de octubre de 2006, la CNSED acordó el cambio solicitado. 19 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental se llamaba “Procedimientos de funcionamiento del LMVE”. Además, que los documentos se digitalizan y se almacena una copia en formato PDF en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC).


1.22 Plan Anual Operativo (PAO).21 Original Contenido: contiene programa anual de actividades del sistema de calidad, administrativas y técnicas con su respectivo desarrollo tales como plan anual de auditoria, plan anual de calibración, verificaciones intermedias y mantenimiento preventivo, plan anual de capacitación. Además, incluye los datos relevantes de la calibración de equipos Soporte: electrónico Cantidad: 132 MB Fechas: 2005-2010


Sí. Porque refleja los objetivos generales y

metas del Laboratorio, y los traduce en una

estrategia global para el cumplimiento de las

funciones establecidas.

1.23 Registro de acciones correctivas.22 Original Soporte: papel y electrónico

4 años para la oficina productora en soporte papel

y electrónico

No *

1.24 Registro de acción preventiva y/o oportunidad de mejora.23 Original Contenido: detalla las responsabilidades y los pasos a seguir para llevar a cabo una acción preventiva o de mejora. Soporte: papel y electrónico

4 años para la oficina productora en soporte papel

y electrónico

No *

1.25 Registro de firmas y asignaciones de puestos.24 Original Soporte: papel y electrónico

Permanente en la oficina productora mientras se encuentre vigente en

soporte papel y electrónico 4 años para el CEGED en soporte papel y electrónico

No *

1.26 Registro de instalaciones, condiciones generales del laboratorio.25 Original Soporte: papel y electrónico

5 años para la oficina y el CEGED en soporte papel


electrónico

No *

1.27 Registro de trabajos no conformes.26 Original Contenido: detalla los procedimientos de mejora para atender y solucionar los aspectos de trabajo de calibración que estén conformes con los principios y procedimientos o con los requisitos pactados con los clientes. Además toma en cuenta los problemas que presente el sistema de gestión de calidad. Soporte: papel y electrónico

4 años para la oficina y el CEGED en soporte papel y

electrónico

No *

20 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental se llamaba “Instrucciones de Trabajo”. Además, que los documentos se digitalizan y se almacena una copia en formato PDF en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 21 En la casilla de observaciones se indica que se genera en electrónico (Project) y se almacena en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 22 En la casilla de observaciones se indica que a partir del 2009 solo se produce en electrónico y se almacena en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 23 Ídem 24 En la casilla de observaciones se indica que se actualiza constantemente, además se almacena en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 25 En la casilla de observaciones se indica que antes esta serie documental se llamaba “Reporte de control de aire acondicionado”. A partir del 15 de junio de 2009 el control se lleva en forma electrónica, se almacena en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC).


1.28 Registro de visitantes. Original Soporte: papel


No *

1.29 Solicitud de elaboración o modificación de documentos.27 Original Contenido: solicitud para modificar los documentos normativos que forman parte de sistema de calidad del LMVE. Soporte: papel y electrónico

4 años para la oficina productora en soporte

papel y electrónico

No *

SUBFONDO: 2. Comité Mixto de Relaciones Laborales Funciones: 1. Resolver reclamos que presenten los trabajadores con motivo de la administración. 2. Solicitar la revisión del sistema de clasificación y valoración de puestos de la Oficina de Administración de Salarios, cada vez que se considere que han existido cambios sustanciales en las características de los puestos, grupos ocupacionales o todo el sistema en general. 3. Recomendar a la Administración del ICE los cambios que se consideren necesarios a los capítulos del Estatuto de Personal en los que se fundamenta la carrera administrativa del ICE. 4. Redactar y proponer modificaciones al Reglamento de Actuación y Jurisdicción del Comité Mixto de Relaciones Laborares, para su aprobación por parte de la Gerencia. 5. Conocer todos los proyectos o planes de formación, capacitación y adiestramiento a los trabajadores del ICE. 6. Intervenir conciliatoriamente en los diferendos individuales o colectivos que se suscriben entre los trabajadores y las organizaciones del ICE. 7. Conocer las denuncias que se presentan por la infracción del régimen de libertad sindical y en general contra el derecho de asociación. 8. Conocer las denuncias que resulten por diferencias en la interpretación o ejecución de la norma existente. 9. Aprobar o improbar en forma razonada las recomendaciones que la Dirección de Relaciones Humanas del ICE emite conforme al procedimiento Ordinario Disciplinario establecido, sobre la aplicación o no de las sanciones disciplinarias. 10. Conocer las prevenciones que se hagan a los trabajadores del ICE. 11. Conocer de los asuntos que el ICE o las organizaciones de trabajadores legalmente constituidas, consideren que deben ser sometidos a su competencia. 12. Promover en general el mejoramiento de las relaciones de trabajo.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal


2.1 Cartas internas recibidas. Original y copia Soporte: papel

1 año para el CEGED No *

2.2 Cartas internas enviadas. Copia Soporte: papel y electrónico

Permanente mientras se encuentre vigente en la

oficina productora


No *

2.3 Actas del Comité Mixto. Original Contenido: acuerdos tomados por la Junta Directiva y los documentos anexos que respaldan la toma de decisiones Soporte: papel y electrónico Cantidad: 1. 66 m Fechas: 1989-201028


20 años para el Archivo Central

Sí29. Porque es donde se encuentran plasmadas las

decisiones sustantivas que afectan a los

funcionarios del ICE en materia laboral.

26 En la casilla de observaciones se indica que a partir del 2009 solo se produce en electrónico y se almacena en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 27 Ídem


2.4 Expediente de procedimientos ordinarios disciplinarios.30 Copia Soporte: papel y electrónico


No *

2.5 Expedientes de intervenciones. Original. Soporte: papel

2 años para el CEGED No *

2.6 Circulares emitidas por el área. Original y copia Contenido: comunicaciones generales emitidas por el Comité Mixto o diferentes áreas de la institución. Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0.01 m Fechas: 2007-2010


encuentre vigente

No31.

2.7 Dictámenes legales. Copia Soporte: papel y electrónico

2 años para la oficina productora y el CEGED

No *

2.8 Informes de labores anuales.32 Original Contenido: detallan los logros, actividades y gestiones realizadas por el área Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0.10 m Fechas: 2002-2005


20 años para el Archivo Central

Sí33. Conservar en soporte papel. Porque reflejan el cumplimiento de metas y

objetivos planteados por la Comité de forma anual,

los cuales están dirigidos a la mejora de las

condiciones laborares de los funcionarios del ICE.

2.9 Informes estadísticos.34 Original Contenido: datos estadísticos sobre recomendación, votación y resoluciones de procedimientos ordinarios durante un período. Soporte: papel Cantidad: 0.08 m Fechas: 2000-2005

5 años para el CEGED 20 años para el Archivo

Central

Sí35. Porque reflejan los datos relacionados con los

casos resueltos, procedimientos

administrativos tramitados y resoluciones que afectan a los funcionarios del ICE.

28 En la versión original de la tabla de plazos se había consignado como fecha inicial el año 2007, sin embargo, la señora Silvia en correo electrónico de 15 de febrero de 2012, la señora Silvia González Ulate, Secretaria del CISED y Encargada del Archivo Central del ICE, indicó que se encontraron los siguientes documentos: “1) Junta de Relaciones Laborales, en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 4 libros, con las fechas extremas de 1989 a 1993.2) Junta de Carrera Administrativa, en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 4 libros, con las fechas extremas de 1990 al 1993.3) Comité Mixto de Relaciones Laborales, , en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 2 libros, con las fechas extremas de 1994 al 1995.” 29 En sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, fue declarado con valor científico-cultural la serie “Actas y Expedientes de actas del Comité Mixto de Relaciones Laborales”, con fechas: 1989-2005 y cantidad: 1.5 m. Además, en el informe de valoración Nº 45-2005 se indicó que del “año 1989-1993 corresponden a la Junta de Carrera Administrativa y Junta de Relaciones Laborales. A partir del año 1993 cambia su nombre por Comité Mixto de Relaciones Mixtas.” 30 En la casilla de observaciones se indica que el expediente completo está en el Órgano Director, adscrito a la Dirección de Recursos Humanos. Además, que el acta de apertura, acta de comparecencia y resolución de acto final se mantienen en electrónico en la computadora del Órgano Director y del secretario ejecutivo del Comité y el acto final en firme se mantiene en papel. 31 En sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, fue declarado con valor científico-cultural la serie “Circulares”, con fechas: 2003-2005 y cantidad: 0.02 m. Sin embargo, en correo electrónico de 15 de febrero de 2012, la señora Silvia González Ulate, Secretaria del CISED y Encargada del Archivo Central del ICE, indicó lo siguiente: “Según investigación realizadas, las “circulares emitidas por el área”, o sea, por el Comité son desde el 2007 y no antes de esa fecha. En cuanto al tipo documental “Circulares” aprobada por la sesión de la CNSED Nº 18-2005, son circulares que se tienen desde 1996, pero son circulares que han sido emitidas por otras áreas del ICE y que se conservan porque algunas todavía tienen vigencia, y tienen criterios o algunas directrices que son de referencia para el Comité. De estas circulares hay unos 0,02 m/l, pero son copias, ya que, el original lo custodia la dependencia que la emite, casi siempre es la Gerencia General. Por lo que interpretamos, que cuando se elaboró la tabla de plazos anterior se interpretó que el tipo documental “Circulares” eran emitidas por el Comité, cuando en realidad son circulares institucionales.” Por lo tanto no se considera con valor científico-cultural porque corresponden a documentos facilitativos, los comunicados de carácter sustantivo son emitidas por la Gerencia General. 32 En la casilla de observaciones se indica que “Este tipo documental se dejó de generar en el año 2005”. 33 En sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, fue declarado con valor científico-cultural la serie “Informes de labores anuales”, con fechas: 2002-2004 y cantidad: 0.08 m. 34 En la casilla de observaciones se indica que “Este tipo documental se dejó de generar en el año 2005”.


No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200936, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. Asimismo, se le consulta a la señora González Ulate si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.

Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) Subfondo: Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas (LMVE) Sistema de Calidad

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

1.18 Expedientes de calibración de patrones.37 Original Copia: ninguna Contenido: corresponde a información relacionada con la calibración de los equipos del laboratorio que son utilizados para brindar el servicio de calibración a los clientes del LMVE. Contiene: fichas técnicas, verificaciones intermedias, certificados de calibración.38

Soporte: papel 1.20 m 2000-2010 Soporte: electrónico 385 MB 1997-2010

Sí. Conservar en soporte papel y electrónico. Porque refleja el comportamiento histórico de los equipos de medición del LMVE, los cuales son utilizados como patrones a nivel nacional.

35 En sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, fue declarado con valor científico-cultural la serie “Informes estadísticos”, con fechas: 2000-2002 y cantidad: 0.02 m. 36 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. 37 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental se le llamaba “Expediente de calibración de equipo interno. Además, que los documentos en papel se digitalizan y se guarda una copia en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC) en formato PDF. Las verificaciones intermedias únicamente se producen en soporte electrónico y se almacena en el servidor. 38 En visita realizada el día 6 de marzo de 2012 al LMVE, el señor Harold Sánchez Vargas, Coordinador del Laboratorio, explicó que los “Certificados de Calibración”, son emitidos por laboratorios ubicados fuera del país, por lo tanto son pruebas para la aceptación de los


1.20 Manual de instrucciones de trabajo.39 Original Contenido: establece las pautas a seguir para la calibración de equipo, ya sea del LMVE o externo a este, instrucciones de aseo y limpieza.

Soporte: papel 0.3 m 2006-2010 Soporte: electrónico 3.71 MB 2006-2010

Sí. Conservar en soporte papel y electrónico, las instrucciones de trabajo relacionadas con la calibración de patrones, ya que son el complemento de la serie “1.18 Expedientes de calibración de patrones”

1.21 Manual de procedimientos del LMVE.40 Original Contenido: refleja las actividades que se deben desarrollar según sea la tarea que se debe realizar, como la calibración de equipos. Diagrama de trazabilidad para la calibración de equipo.

Soporte: papel 0.02 m 2009-2010 Soporte: electrónico 424 MB 2009-2010

Sí. Conservar en soporte papel y electrónico. Porque permite conocer los pasos establecidos en las labores sustantivas del Laboratorio, específicamente las relacionadas con la calibración de equipos.

1.22 Plan Anual Operativo (PAO).41 Original Contenido: contiene programa anual de actividades del sistema de calidad, administrativas y técnicas con su respectivo desarrollo tales como plan anual de auditoria, plan anual de calibración, verificaciones intermedias y mantenimiento preventivo, plan anual de capacitación. Además, incluye los datos relevantes de la calibración de equipos Soporte: electrónico

132 MB 2005-2010

Sí. Porque refleja los objetivos y metas generales del Laboratorio, y los traduce en una estrategia global para el cumplimiento de las funciones establecidas.

Subfondo: Comité Mixto de Relaciones Laborales. N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


2.3 Actas del Comité Mixto. Original Contenido: acuerdos tomados por la Junta Directiva y los documentos anexos que respaldan la toma de decisiones Soporte: papel y electrónico

1. 66 m 1989-201042

Sí43. Porque es donde se encuentran plasmadas las decisiones sustantivas que afectan a los funcionarios del ICE en materia laboral.

patrones de medida establecidas a nivel internacional y que permiten dar credibilidad a los ajustes realizados a los equipos que a su vez calibran resistencias, multímetros, medidores de energía, inductores, cronómetros, utilizados para la comercialización de energía eléctrica o uso de maquinaria en industrias nacionales. 39 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental se llamaba “Procedimientos de funcionamiento del LMVE”. Además, que los documentos se digitalizan y se almacena una copia en formato PDF en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 40 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que esta serie documental se llamaba “Instrucciones de Trabajo”. Además, que los documentos se digitalizan y se almacena una copia en formato PDF en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 41 En la casilla de observaciones se indica que se genera en electrónico (Project) y se almacena en el Servidor (E:), (ICE-AC874C828DC). 42 En la versión original de la tabla de plazos se había consignado como fecha inicial el año 2007, sin embargo, la señora Silvia en correo electrónico de 15 de febrero de 2012, la señora Silvia González Ulate, Secretaria del CISED y Encargada del Archivo Central del ICE, indicó que se encontraron los siguientes documentos: “1) Junta de Relaciones Laborales, en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 4 libros, con las fechas extremas de 1989 a 1993.2) Junta de Carrera Administrativa, en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 4 libros, con las fechas extremas de 1990 al 1993.3) Comité Mixto de Relaciones Laborales, , en el Centro Documental del Archivo Central, se encuentran 2 libros, con las fechas extremas de 1994 al 1995.”


2.8 Informes de labores anuales.44 Original Contenido: detallan los logros, actividades y gestiones realizadas por el área Soporte: papel y electrónico

0.10 m 2002-2005

Sí45. Conservar en soporte papel. Porque reflejan el cumplimiento de metas y objetivos planteados por la Comité de forma anual, los cuales están dirigidos a la mejora de las condiciones laborares de los funcionarios del ICE.

2.9 Informes estadísticos.46 Original Contenido: datos estadísticos sobre recomendación, votación y resoluciones de procedimientos ordinarios durante un período. Soporte: papel

0.08 m 2000-2005

Sí47. Porque reflejan los datos relacionados con los casos resueltos, procedimientos administrativos tramitados y resoluciones que afectan a los funcionarios del ICE.

Comunicar a la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Enviar copia de este acuerdo al señor Harold Sánchez Vargas, Coordinador del Laboratorio Metrológico de Variables Eléctricas (LMVE) y al señor Edgar Grossi Vega, Secretario Ejecutivo del Comité Mixto de Relaciones Laborales, ambos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Artículo 4. Informe de Valoración: IV-05-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) *Continuación del informe* Subfondos: 1.7. Seguridad Ocupacional, 2. Obras por Contratos Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Se continua con la lectura del Informe de Valoración IV-05-2012-TP, correspondientes al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), subfondo Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, el cual está a cargo de la profesional Camila Carreras Herrero. Dicha lectura inició en sesión 13-2012 del 08 de marzo de 2012 de esta Comisión, en la cual se expusieron las consideraciones previas al informe. 43 En sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, fue declarado con valor científico-cultural la serie “Actas y Expedientes de actas del Comité Mixto de Relaciones Laborales”, con fechas: 1989-2005 y cantidad: 1.5 m. Además, en el informe de valoración Nº 45-2005 se indicó que del “año 1989-1993 corresponden a la Junta de Carrera Administrativa y Junta de Relaciones Laborales. A partir del año 1993 cambia su nombre por Comité Mixto de Relaciones Mixtas.” 44 En la casilla de observaciones se indica que “Este tipo documental se dejó de generar en el año 2005”. 45 En sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, fue declarado con valor científico-cultural la serie “Informes de labores anuales”, con fechas: 2002-2004 y cantidad: 0.08 m. 46 En la casilla de observaciones se indica que “Este tipo documental se dejó de generar en el año 2005”. 47 En sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, fue declarado con valor científico-cultural la serie “Informes estadísticos”, con fechas: 2000-2002 y cantidad: 0.02 m.


Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 4. Aprobar la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), mediante oficios 226-41-2011 de 21 de febrero de 2011 y 226-112-2011 de 19 de mayo de 2011, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Subfondos: 1.7. Seguridad Ocupacional, 2. Obras por Contratos. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) 1.7 Subfondo 1: Dirección

Subfondo 2: Seguridad Ocupacional Objetivo: Implementar programas de salud ocupacional en las actividades, procesos y obras operativos. Funciones: Ejecutar actividades relacionadas con la evaluación y control de factores de riesgo para garantizar la prevención de accidentes y enfermedades. Diseño, evaluación y control de Programas de Salud Ocupacional. Formulación y capacitación para la prevención de Riesgos Laborales. Ejecutar plataforma de Planes de Salud Ocupacional en las obras, proceso y actividades. Investigación de accidentes. Inspecciones planeadas y recorridos de seguridad a los procesos o actividades productivas. Generar recomendaciones técnicas para establecer mecanismos de control y seguimiento. Determinar las necesidades de dispositivos de salud y seguridad en el riesgo.

N° orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal


1.7.132 Estudio Técnico Análisis Sistemático de Causas (TASC) Original Copias: Áreas involucradas del proyecto; Coordinación de Salud Ocupacional del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP) Contenido: Se hace un análisis del accidente, se realiza con el encargado de la cuadrilla de trabajo, con el fin de identificar que causó el accidente y cómo corregir la situación, mediante un plan de acción.

En la oficina hasta que finalice el Proyecto, 5 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)

No*

1.7.133 Formulario de inspección, notificación y re-inspección de maquinaria Original Copia: Construcción-Servicios Técnicos (SETEC)-Maquinaria48

Mientras el contrato del equipo esté vigente

No*

1.7.134 Registros de asistencia a capacitaciones brindadas Original sin copia

En la oficina hasta que finalice el Proyecto

No*

1.7.135 Formulario de inspecciones planeadas. Original Copia: Coordinadores de cada área del proyecto

1 año en la oficina No*

48 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, la copia de este documento se localiza en la serie documental “Control de inspecciones y re-inspecciones de seguridad para uso y operación de maquinaria alquilada”, (Nº de orden 303).


1.7.136 Informes de indicadores (mensuales) Original múltiple Original múltiple: Coordinación de Salud Ocupacional del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP); Gestión del Sistema; Dirección del proyecto Contenido: Se detallan las estadísticas de accidentabilidad, inspecciones planeadas, reuniones de cinco minutos


No*

1.7.137 Registro de acciones inseguras por parte de funcionarios. Copia Original: Recursos Humanos49; Encargado de proceso


No*

1.7.138 Registro de condiciones inseguras en las obras. Copia Original: Recursos Humanos50; Encargado de proceso


No*

1.7.139 Reporte de análisis de agua potable Original Copia: Servicio de nutrición51

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 1 año en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)

No*

1.7.140 Expedientes de compras por fondos de trabajo Copia Original: Unidad de Suministro y Administración de Materiales (USAM)


No*

1.7.141 Correspondencia interna Original y copia Original y copia: Áreas del proyecto


No*

1.7.142 Correspondencia externa Original y copia Original y copia: instituciones publicas, empresas privadas


No*

1.7.143 Reporte de revisión del equipo de protección personal (EPP) Copia Original: Unidad de Suministro y Administración de Materiales-Almacén52


No*

1.7.144 Autorización para el transporte de explosivos. Copia Original: Unidad de Suministro y Administración de Materiales-Almacén patio de materiales53


No*

49 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el original se localiza en la serie documental “Expedientes de personal” (Nº de orden 339). 50 Ibíd. 51 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, la copia de este documento se localiza en la serie documental “Solicitudes de permisos de funcionamiento ante el Ministerio de Salud” (Nº de orden 400). 52 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, este documento también se localiza en las siguientes series documentales según corresponda: “Expediente por compra directa” (Nº de orden 99); “Expediente de licitaciones públicas” (Nº de orden 100); “Expediente de licitaciones restringidas” (Nº de orden 101); “Expedientes de licitaciones abreviadas” (Nº de orden 101).


1.7.145 Minutas de reuniones Original Copia: Áreas involucradas


No*

1.7.146 Registro de reuniones de grupo Original sin copia


No*

1.7.147 Reporte de horas extra Copia Original: Recursos Humanos54


No*

1.7.148 Solicitud de vacaciones Copia Original: Recursos Humanos


No*

1.7.149 Estudio ocupacional de funcionarios Original Copia: Medicina Laboral55

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 10

años en el Centro de Gestión Documental

(CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)

No*

1.7.150 Referencia médica Original Copia: Medicina Laboral56




No*

1.7.151 Planes de emergencia. Copia Original: Gestión del sistema


No*

1.7.152 Registro de monitoreo de gases Original sin copia


No*

1.7.153 Listado de cantidad de equipo de protección personal por funcionario Original sin copia


No*

1.7.154 Registro de seguridad de productos químicos. Copia Original: se desconoce


No*

1.7.155 Procedimientos y métodos de trabajo Copia Original: Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)


No*

1.7.156 Informes de auditorías. Original Copia: Salud Ocupacional del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)


No*

1.7.157 Registro de seguridad basada en el comportamiento (SBC) Original sin copia


No*

1.7.158 Solicitud de Transporte. Copia Original: Transportes


No*

53 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Solicitud de transporte” (Nº de orden 89). 54 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Reporte de horas laboradas” (Nº de orden 346). 55 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, la copia se localiza en la serie documental “Expediente médico del personal del proyecto” (Nº de orden 357). 56 Ibíd.


1.7.159 Solicitud de servicios alimentación Copia. Original: Nutrición


No*

1.7.160 Boleta de solicitud de alimentación para eventos especiales. Copia Original: Nutrición


No*

1.7.161 Incapacidades. Copia Original: Recursos Humanos57


No*

1.7.162 Registro de horas hombre Original sin copia


No*

1.7.163 Índices de accidentabilidad Original. Copia: Centro de Apoyo a Proyectos (CAP); Gestión del Sistema58


No*

1.7.164 Informes de labores Original sin copia


No*

1.7.165 Exámenes teóricos aplicados a funcionarios Original sin copia


No*

1.7.166 Requisiciones. Copia Original: Almacenes


No*

1.7.167 Reporte de Incapacidades por funcionario. Copia Original: Recursos Humanos


No*

1.7.168 Reportes de accidentes. Copia Original: Medicina Laboral


No*

2 Subfondo 1: Dirección Subfondo 2: Obras por Contratos Objetivo: Afianzar la continuidad del suministro eléctrico basada en recursos renovables de nuestro país. Funciones: Aportar al Sistema Nacional Interconectado una potencia instalada de 128 MW y una generación media anual de 560 GWh para satisfacer el incremento de la demanda de energía.59

N° orden Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal


2.169 Correspondencia interna. Copia Original: Área de contratos adscrita al Centro de Servicio de construcción de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA); Ingeniería de potencia y plantas de la UEN PYSA

2 años en la oficina No*

57 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el original se localiza en la serie documental “Expedientes de personal” (Nº de orden 339). 58 Este tipo documental no está en la Tabla de Plazos del subfondo “Gestión del Sistema”. 59 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, las funciones del subfondo “Obras por contrato”, son las mismas que las funciones del subfondo “Dirección del Proyecto”.


2.170 Planos de obra. Copia Original: Gestión del Sistema Copia: Área de diseño estructural del Centro de Servicio Diseño de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA);Contratista


No*

2.171 Expedientes de licitaciones públicas Copia. Original: Proveeduría Institucional. Copia: Ingeniería de potencia y plantas de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA)

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 7 años

en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del

Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)

No*

2.172 Minutas de reuniones de coordinación técnica. Original Copia: Seguridad Ocupacional; Control de Calidad; Gestión Socio ambiental; Área Construcción (Montaje Electromecánico)60; Obra Civil de Casa de Máquinas Contenido: Describen las actividades de seguimiento ejecutadas y los acuerdos tomados por los participantes de la reunión, referente a temas técnicos relacionados con el desarrollo y programación de actividades de construcción de obras.




No*

2.173 Minutas de reuniones con supervisores. Original Copia: Área Construcción (Montaje Electromecánico)61; Control de Calidad de Pirrís62




No*

2.174 Minutas de reuniones de coordinación general de la casa de máquinas de Pirrís. Original Copia: Áreas involucradas63; Centro de Servicio Diseño e Ingeniería Potencia y Plantas de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA)




No*

60 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012. 61 Ibíd. 62 Este tipo documental no está en la Tabla de Plazos del subfondo “Control de Calidad de Pirrís”. 63 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, las copias de estas minutas se encuentran en las Áreas involucradas.


2.175 Informe mensual de control de avance de las obras del P.H. Pirrís Original múltiple Original: Jefaturas de obras de conducción64; Construcción presa65; Subestación de la Unidad Estratégica de Negocios-Producción66; Planeamiento y control67; Dirección de Proyecto68; Unidad de Suministro y Administración de Materiales (USAM)69

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 1 año



No*

2.176 Informe mensual de control de costos de las obras del P.H. Pirrís Original múltiple Original: Jefaturas de obras de conducción70, Construcción presa71; Subestación de la Unidad Estratégica de Negocios-Producción72; Planeamiento y control73; Dirección de Proyecto74 ; Unidad de Suministro y Administración de Materiales (USAM) del PH Pirrís.75

En la oficina hasta que finalice el Proyecto y 1 año



No*

2.177 Procedimientos y métodos de trabajo Copia Original: Gestión del sistema del PH Pirrís


No*

64 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Informe mensual de excavación del Túnel 2 boca 2” (Nº de orden 204). 65 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Informe de avance mensual” (Nº de orden 234). 66 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012. 67 Este tipo documental no está en la Tabla de Plazos del subfondo “Planeamiento y Control”. 68 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Informes de labores” (Nº de orden 5) 69 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, este documento también se localiza en las siguientes series documentales según corresponda: “Expediente por compra directa” (Nº de orden 99); “Expediente de licitaciones públicas” (Nº de orden 100); “Expediente de licitaciones restringidas” (Nº de orden 101); “Expedientes de licitaciones abreviadas” (Nº de orden 101). 70 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Reporte de costos” (Nº de orden 216). 71 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Informe de avance mensual” (Nº de orden 234). 72 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012. 73 Este tipo documental no está en la Tabla de Plazos del subfondo “Planeamiento y Control”. 74 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, el documento original se localiza en la serie documental “Informes de labores” (Nº de orden 5). 75 Según la información suministrada por la señorita Marilyn Garro Calvo, funcionaria del Archivo Central del ICE, en consulta realizada por la suscrita el 05 de marzo de 2012, este documento también se localiza en las siguientes series documentales según corresponda: “Expediente por compra directa” (Nº de orden 99); “Expediente de licitaciones públicas” (Nº de orden 100); “Expediente de licitaciones restringidas” (Nº de orden 101); “Expedientes de licitaciones abreviadas” (Nº de orden 101).


2.178 Informe final de obra Original y copia Copia: Gestión del Sistema Contenido: información relacionada con la construcción de cada una de las obras. Cantidad: 0.01 m Fechas extremas: 2011 Soporte: papel y electrónico

En la oficina hasta que finalice el Proyecto, 5 años en el Centro de Gestión Documental (CEGED) del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP) y 15 años en el Archivo Central

Sí. Ya que reflejan el detalle

del desarrollo de las actividades del Área Obras por Contrato.

Debe verificarse que no se encuentren repetidos con el "Informe final de cierre de áreas y obras del proyecto”76(original); subfondo 1.5 “Gestión del Sistema”, (Nº de

orden 117). En caso de que se repitan, debe

conservarse el documento original. La revisión debe realizarla

el Jefe del Archivo Central en conjunto con el Director del Centro de

Apoyo a Proyectos (CAP). Conservar en

soporte papel 2.179 Informes de consultorías externas

Original Copia: Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA)




No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200977, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. Asimismo, se le consulta a la señora González Ulate si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

76 En el presente informe se recomienda declarar con valor científico-cultural la serie documental del subfondo 1.5 “Gestión del Sistema” Nº 117 “Informe final de cierre de áreas y obras del proyecto”(original); contenido: “Se específica detalladamente el desarrollo de la obra, y los gastos generados en la misma, así como las actividades realizadas de cada una de las áreas del proyecto”; Fechas extremas: 2003-2010; cantidad: 0.36 m. 77 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE)

Subfondo: Proyecto Hidroeléctrico Pirrís Subfondo: Dirección Subfondo: Obras por Contratos

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


2.178 Informe final de obra Original y copia Copia: Gestión del Sistema Contenido: información relacionada con la construcción de cada una de las obras. Soporte: papel y electrónico

0.01 m 2011

Sí. Ya que reflejan el detalle del desarrollo de las actividades del Área Obras por Contrato. Debe verificarse que no se encuentren repetidos con el "Informe final de cierre de áreas y obras del proyecto”78(original); subfondo 1.5 “Gestión del Sistema”, (Nº de orden 117). En caso de que se repitan, debe conservarse el documento original. La revisión debe realizarla el Jefe del Archivo Central en conjunto con el Director del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP). Conservar en soporte papel

Comunicar a la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Enviar copia de este acuerdo al señor Agustín Brenes Fernández, Director del Centro de Apoyo a Proyectos (CAP). Por la limitante de tiempo, no se puede analizar el informe de valoración IV-08-2012-TP perteneciente a la Municipalidad de Escazú ni la correspondencia respectiva para esta sesión; por lo tanto se trasladan para una próxima sesión. Sin embargo, se deja constancia en actas de que la señora María de los Ángeles Hidalgo Jiménez, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Escazú, se presentó a la convocatoria que se le había hecho. A las 11:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

78 En el presente informe se recomienda declarar con valor científico-cultural la serie documental del subfondo 1.5 “Gestión del Sistema” Nº 117 “Informe final de cierre de áreas y obras del proyecto”(original); contenido: “Se específica detalladamente el desarrollo de la obra, y los gastos generados en la misma, así como las actividades realizadas de cada una de las áreas del proyecto”; Fechas extremas: 2003-2010; cantidad: 0.36 m.

acta sesión 14-2012 - archivo nacional de costa rica · acta cnsed 14-2012 1 ... con una...

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