acta sesión 24-2012 - archivo nacional de costa rica · consideración previa del informe de...

Acta CNSED 24-2012 1

Acta No. 24-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 9:30 horas del día 24 de mayo de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocado: el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR) CAPTULO I. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES Artículo 1. Informe de Valoración: IV-25-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR) Subfondos: 3. Secretaria General, 4. Edición de Actas, 5. Redacción y Revisión de Actas, 6. Auditoria Interna, 7. División de Asesoría Jurídica, 8. División Administrativa, 9. Departamento de Proveeduría, 10. Área de Adquisiciones y Contrataciones, 11. Área de Gestión de Pagos, 12. Departamento Gestión del Factor Humano, 13. Área Administración de Personal, 14. Área Gestión Del Conocimiento/ Archivo Central, 15. Proceso Centro de Información, 16. Proceso Gestión de la Capacitación, 17. Área Gestión del Talento Humano, 18. Proceso Diagnóstico Organizacional, 19. Proceso de Salud Ocupacional, 20. Proceso Servicios Médicos, 21. Departamento de Servicios Institucionales, 22. Área Administración de Activos, 23. Área Administración de Bienes en Existencia, 24. Área Administración de Seguridad, 25. Área Servicios de Soporte, 26. División Económica (DEC), 27. Departamento Análisis y Asesoría Económica (DAE), 28. Departamento Estadísticas Macroeconómicas, 29. Área Estadísticas Bienes y Comercio, 30. Área Estadísticas de Sectores Institucionales, 31. Área Estadísticas de Servicios y Construcción, 32. Área Estadísticas del Sector Externo, 33. Área Estadísticas Monetarias y Financieras, 34. Departamento Gestión de Información Económica, 35. Área Administración de Información Económica, 36. Área Encuestas Económicas, 37. Área Número de Índices, 38. Departamento Investigación Económica (DIE), 39. División Gestión Activos y Pasivos (GAP), 40. Departamento Análisis y Riesgo, 41. Departamento Administración de Reservas, 42. Área Administración Cambiaria, 43. Área Administración Monetaria, 44. Departamento Registro y Liquidación, 45. División Gestión y Desarrollo (DGD), 46. Departamento de Control de Presupuesto, 47. Departamento Control Operacional, 48. Departamento de Normalización Contable, 49. Área Gestión de Procesos, 50. Área de Gestión de Riesgos, 51. Área Control de Gestión, 52. Área de Planeamiento Estratégico, 53. Área Planeamiento y Ejecución


de Museos, 54. Área Control de Presupuesto, 55. División Servicios Financieros, 56. Dirección Sistema de Pagos Electrónicos, 57. Proceso Centro de Operaciones del SINPE, 58. Área Divulgación del Sistema de Pagos, 59. Proceso Reglamentación y Normativa del Sistema de Pagos, 60. Proceso Vigilancia del Sistema de Pagos, 61. Área Dirección De Tesorería (Servicios Financieros), 62. Proceso Administración de La Deuda Pública Interna, 63. Subproceso Centro de Gestión de Emisión, 64. Subproceso Control de Numerario, 65. Proceso Custodia General, 66. Proceso Pagos y Transferencias, 67. División Servicios Tecnológicos, 68. Departamento de Infraestructura Tecnológica, 69. Departamento Ingeniería de Software del SINPE, 70. Departamento Ingeniería de Software Institucional, 71. Departamento Seguridad y Arquitectura 72. Área Bases De Datos, 73. División Despacho Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF), 74. Área Asesoría Legal, 75. Área de Asesoría Económica, 76. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Convocado: el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:40 horas ingresan el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR) y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable, procede a exponer una consideración previa del informe de valoración, que había quedado pendiente en la sesión anterior: (...) 3.19 Mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012, el señor Sruh Rodríguez, Presidente del CISED del BCCR, brinda respuesta a la solicitud de aclaraciones realizada en el oficio DSAE-207-2012 de 26 de marzo de 2012. A continuación se detallan algunas de las observaciones realizadas y sus respectivas respuestas: (...) ● Observación: Área Administración de Personal - En sesión de la CNSED Nº 8-99 de 17 de noviembre de 1999, fue declarada con valor científico-cultural, la serie documental “Actas de Junta de Relaciones Laborales” con fechas: 1985-1998 y cantidad: 0.11 m. Por lo tanto, se le solicita aclarar si dicha serie corresponde a la que se presenta en la actual versión de tabla de plazos con el nombre de “Fondo de Jubilaciones (actas y balances) con fechas 1970-2010 y cantidad: 1.50 m. Respuesta: “


Actas de Junta de Relaciones Laborales. Indicar dónde se encuentran. Se encuentran en custodia del Archivo Central

No es el mismo tipo documental por cuando lo producían dos unidades distintas, sin embargo es complementario al tipo documental Fondo de Jubilaciones actas y balances. El primero era de trámite administrativo cuando existía la Junta de Relaciones Laborales y el segundo es de trámite contable ya que le corresponde a esta unidad Área Administración de Personal, pagar y liquidar a cada empleado el saldo del fondo de jubilaciones, que a la fecha se está tramitando.” ● Observación: Área Estadísticas de Servicios y Construcción Además, indicar en cuál serie de las dependencias de alta jerarquía se encuentran estas series documentales. Respuesta: “En cuanto en cual, serie de las dependencias de alta jerarquía se encuentran las series documentales. De acuerdo con las funciones de cada área, corresponde entregar a la dirección del departamento un documento final, este a la vez lo envía a la dirección de la División Económica, el cual también incorpora datos de otras unidades productoras, se produce otro documento (ver series documentales de esta División Económica)y lo envía a la Gerencia para que este lo entregue a la Junta Directiva del BCCR para la toma de decisiones y ahí brindar a los diferentes usuarios la información económica correspondiente la cual se publica en la página Web del BCCR. Ej. Índice de Precios, PIB, Indicadores Económicos, tipo de cambio, inflación, memoria anual del BCCR, entre otros.” Durante la lectura del informe de valoración, los miembros de esta Comisión realizaron algunas observaciones relevantes, de las cuales se destacan: El señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de

Costa Rica (BCCR) informa que aquella documentación de las series que no aparecen en estas tablas de plazos de conservación de documentos es porque se encuentran en el Archivo Central del Banco.

Se le indica que esos documentos deben mantenerse en el Archivo Central y dejar

constancia de este traslado, para posteriormente cumplido el plazo establecido por Ley, se trasladen a la Dirección General del Archivo Nacional, tomando en cuenta que sean documentos declarados con valor científico cultural y siguiendo el procedimiento establecido por el Archivo Nacional para tal efecto.

Se destaca que a nivel de la entidad, el desarrollo informática es destacable, por lo

tanto, todos los documentos relevantes y de uso oficial son firmados electrónicamente, según lo indica el señor García Sandí. El señor García comenta que todos los funcionarios del Banco tienen firma digital.

Se recalca que las actas y los expedientes se encuentra microfilmados, sin embargo,

no se cuenta con las fechas extremas. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan:


ACUERDO 1. Aprobar la solicitud de valoración de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), mediante oficio CISED-01-2012 de 08 de marzo de 2012, para el Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR), Subfondos: 3. Secretaria General, 4. Edición de Actas, 5. Redacción y Revisión de Actas, 6. Auditoria Interna, 7. División de Asesoría Jurídica, 8. División Administrativa, 9. Departamento de Proveeduría, 10. Área de Adquisiciones y Contrataciones, 11. Área de Gestión de Pagos, 12. Departamento Gestión del Factor Humano, 13. Área Administración de Personal, 14. Área Gestión Del Conocimiento/ Archivo Central, 15. Proceso Centro de Información, 16. Proceso Gestión de la Capacitación, 17. Área Gestión del Talento Humano, 18. Proceso Diagnóstico Organizacional, 19. Proceso de Salud Ocupacional, 20. Proceso Servicios Médicos, 21. Departamento de Servicios Institucionales, 22. Área Administración de Activos, 23. Área Administración de Bienes en Existencia, 24. Área Administración de Seguridad, 25. Área Servicios de Soporte, 26. División Económica (DEC), 27. Departamento Análisis y Asesoría Económica (DAE), 28. Departamento Estadísticas Macroeconómicas, 29. Área Estadísticas Bienes y Comercio. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: BANCO CENTRAL DE COSTA RICA (BCCR)

SUBFONDO: 3. Secretaría General Funciones: Proporcionar apoyo en todos los asuntos relacionados con las labores de Secretaría Técnica de la Junta Directiva del Banco Central de Costa Rica y del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF), así como coadyuvar con otras dependencias de la Institución, lo mismo que con distintas entidades públicas y privadas en la atención de servicios inherentes a la naturaleza de esta Oficina. Junta Directiva Funciones: a) En materia cambiaria: i) Establecer, con el voto favorable de por lo menos cinco de sus miembros, el régimen cambiario que considere apropiado, ajustándose a las disposiciones legales. ii) La Junta Directiva podrá establecer un régimen cambiario en el cual la determinación del tipo de cambio le corresponda efectuarla al Banco Central. En este caso, la fijación deberá hacerla la Junta Directiva con el voto favorable de, por lo menos, cinco de sus miembros. También podrá la Junta establecer un régimen cambiario, donde la determinación del tipo de cambio le corresponda hacerla al mercado. En este caso, podrá adoptar un sistema con intervención del Banco o sin ella. iii) En el caso en que el sistema que establezca el Banco Central requiera, para el cumplimiento de los fines establecidos en esta Ley, la intervención del Banco en el mercado de divisas, la Junta Directiva establecerá los límites de dichas acciones y ejercerá un control sobre ellas. b) Establecer las tasas de interés y de redescuentos del Banco, así como las comisiones para sus operaciones activas y pasivas. En el caso de operaciones de mercado abierto, esta facultad podrá ser delegada por la Junta Directiva en una comisión compuesta, como mínimo, por tres miembros de dicha Junta. En este caso, la Junta fijará los límites a las actuaciones de tal comisión. c) Dirigir la política monetaria, cambiaria y crediticia de la República y reglamentar de modo general y uniforme, las normas a que los intermediarios financieros deberán ajustarse. d) Aprobar, modificar y controlar el programa monetario y su ejecución, por lo menos trimestralmente. e) Aprobar la compra de letras del tesoro, con el voto de por lo menos cinco de sus miembros. f) Regular las operaciones de crédito y establecer las condiciones generales y los límites de las diferentes operaciones del propio Banco, autorizadas por la Ley. g) Determinar los niveles de los encajes mínimos legales, el margen máximo de intermediación financiera, el límite máximo global de las colocaciones e inversiones de las instituciones financieras y los recargos arancelarios, de acuerdo con la Ley. h) Ejercer todas las funciones y atribuciones que, respecto de las entidades financieras, le confieren las Leyes. j) Fijar las posiciones del Banco en sus relaciones con las instituciones del Estado.


k) Acordar y revocar la designación de corresponsales, dentro y fuera del país, y aceptar la corresponsalía de las instituciones que le permite la Ley. l) Acordar, reformar e interpretar los reglamentos internos del Banco y regular sus servicios de organización y administración. m) Acordar el presupuesto anual de la Institución y los presupuestos extraordinarios. Ambos requerirán la aprobación de la Contraloría General de la República. Asimismo, podrá dictar sus propias políticas en materia de clasificación y valoración de puestos; para ello, tomará en cuenta las particularidades y necesidades específicas de las funciones realizadas por sus órganos, dependencias y órganos desconcentrados. n) Nombrar y remover al Gerente, los Subgerentes, el Auditor Interno y el Subauditor Interno y asignarles sus funciones y deberes, dentro de las prescripciones de esta Ley. ñ) Aprobar la memoria anual, los balances y las cuentas de ganancias y pérdidas, así como el destino de las utilidades, de acuerdo con los prospectos de ley. o) Derogado p) Derogado q) Otorgar y revocar poderes a los funcionarios que determine, con las facultades y las limitaciones que ella establezca. r) Acordar la realización de concursos públicos para promover la investigación sobre temas propios de la competencia del Banco Central, así como el otorgamiento de premios dentro de estos concursos, todo conforme a las disposiciones reglamentarias que dicte la Junta Directiva. s) Derogado t) Dictar los presupuestos, ordinarios y extraordinarios, de los órganos desconcentrados encargados de la supervisión de las actividades financieras, así como el régimen de salarios y otras remuneraciones. Al establecer este régimen, se tendrán en cuenta las necesidades específicas de cada órgano. u) Ejercer las demás funciones, facultades y deberes que le correspondan, de acuerdo con las leyes.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal

Valor científico –cultural

3.1 Correspondencia. Original y copia Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0.12 m Fechas: 2009

2 años para la oficina productora y permanente para el Archivo Central en

soporte papel

Permanente para el Archivo Central en soporte electrónico

No *

3.2 Pre-agenda y agenda.1 Original

1 año para la oficina productora y permanente para el Archivo Central en

soporte papel

Permanente para el Archivo Central en soporte electrónico

No *

SUBFONDO 1: Secretaría General SUBFONDO 3: 4. Edición de actas Funciones: Llevar a cabo los trámites relacionados con: 1) Elaboración de Agendas, 2) Comunicar y certificar los acuerdos, 3) Edición Proyecto de Actas, 4) Actualizar leyes y reglamentos, 5) Atender consultas.

N° orden



4.1 Grabaciones. Original

6 meses No *

4.2 Transcripciones. Original

6 meses No *

1 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que “Se anexa al expediente de actas (legajo) de Junta Directiva.”


4.3 Actas de Junta Directiva del Banco Central de Costa Rica, BCCR y del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, CONASSIF. Original Contenido: fijación de políticas y toma de decisiones de alto nivel de los miembros del Banco Central de Costa Rica , BCCR y el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, CONASIFF. Soporte: papel Cantidad: 6.50 m Fechas: 1988-20102 Soporte: electrónico3 Fechas: 1990-2011


soporte papel

Permanente para la oficina productora en soporte electrónico

Sí.4 Conservar en soporte papel y electrónico. Ya que

reflejan la toma de decisiones sustantivas que competen al Banco Central de Costa Rica, BCCR y el

Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, CONASSIF.

4.4 Copias actas de Junta Directiva. Copia

Permanente para la oficina productora

No *

4.5 Copias de actas del CONASSIF. Copia


No *

4.6 Comunicación de acuerdos. Original Contenido: comunicación de acuerdos adoptados. Soporte: electrónico Cantidad: No se indica Fechas: 2009-2010

2 años para la oficina productora

No *

4.7 Certificaciones Constancias. Original

5 años en soporte papel y permanente en soporte

electrónico para la oficina productora

No *

4.8 Proyectos de Ley.5 Original Contenido: solicitud de criterio al BCCR por parte de la Asamblea Legislativa sobre diferentes proyectos de ley en trámite relacionados con la economía y finanzas del país.


soporte papel


No *

4.9 Informe control Gacetario. Original

Permanente para la oficina productora.

No *

2 Las actas de 1950 a 1987 se trasladaron a la Dirección General del Archivo Nacional. 3En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que “A partir del 2006 las actas se mantienen en formato electrónico.” Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “No se microfilmaban. Se conservan en soporte electrónico desde 1990 y el sistema de actas no revela la cantidad, sin embargo, se mantienen en los servidores del BCCR y se respaldan en la red.” 4 Declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 8-99 de 17 de noviembre de 1999, fechas: 1950-1998, cantidad: 163 volúmenes 5 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que “Se incluye en el expediente de actas (legajo) respectivo, una vez aprobado por el cuerpo colegiado.”


4.10 Expediente (Legajos) de Actas de Junta Directiva.6 Original Contenido: compendio de los documentos analizados durante la sesión y los subproductos: acta, comunicados de acuerdos, borradores de artículos, recibidos conforme, matriz de seguimiento de acuerdos, oficios internos y externos sobre los temas que se discuten en las diferentes sesiones. Soporte: papel Cantidad: 230 m7 Fechas: 1950-2009 Soporte: electrónico8 Fechas: 2011 Soporte: microfilm9 Fechas: 1950-1995


soporte papel


Sí10. Conservar en soporte papel, electrónico y

microfilm. Ya que son el insumo para la toma de

decisiones sustantivas que se encuentran en las actas

del BCCR, Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero

(CONASSIF), la Comisión Nacional de Valores,

Consejo Directivo de la Superintendencia General de Entidades Financieras,

Consejo Directivo de la Superintendencia de Pensiones y Consejo Directivo del Consejo

Nacional de Supervisión

4.11 Nombramientos de Directivos del alto nivel.11 Original

Permanente para la oficina productora en

soporte papel y electrónico

No *

4.12 Registro de firmas. Original


No *

4.13 Expediente procedimiento administrativo12. Original


No *

SUBFONDO: Secretaría General SUBFONDO 3: 5. Redacción y Revisión de actas Funciones: Redacción y revisión de las actas de la Junta Directiva del Banco Central de Costa Rica (BCCR) y del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF)

N° orden



5.1 Borradores de los artículos que componen las actas.13 Original


soporte papel Permanente para la

oficina productora en soporte electrónico

No *

6 En el oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indicó lo siguiente: “Los Expedientes de actas de la Comisión Nacional de Valores, Consejo Directivo de la Superintendencia General de Entidades Financieras, Consejo Directivo de la Superintendencia de Pensiones y Consejo Directivo del Consejo Nacional de Supervisión, se encuentran en Custodia del Archivo Central contabilizado dentro de los metros lineales del punto anterior, expedientes de Actas de Junta Directiva del BCCR.” 7 En la tabla de plazos se consignó la cantidad de 2.30 m, sin embargo, mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012, se indicó que corresponde a 230 m. 8 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Se conservan en soporte electrónico desde 2011 y el sistema de actas no revela la cantidad, sin embargo, se mantienen en los servidores del BCCR y se respaldan en la red.” 9 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Se microfilmaron los expedientes de 1950 hasta 1995. Los rollos no están en buenas condiciones, se dañaron por condiciones ambientales, malos químicos y otros, por lo anterior la información no se puede observar apropiadamente.” 10 Declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 8-99 de 17 de noviembre de 1999, fechas: 1950-1998, cantidad: 15 m 11 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que “Se incluye en el Expediente de Actas de Junta Directiva.” 12 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que “Una vez finalizado el proceso se incluye en el Expediente de Actas de Junta Directiva.”


5.2 Matriz de seguimiento de acuerdos de Junta Directiva.14 Original y copia


soporte papel


No *

5.3 Informe semestral sobre publicaciones en la Gaceta. Original


No *

SUBFONDO: 6. Auditoría Interna (Auditoria de Procesos Económicos y Financiero-Contables; Auditoría Procesos Informáticos y Administrativos)15 Funciones: La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al Banco Central de Costa Rica (BCCR) y a los demás entes sujetos a su fiscalización, en lo que corresponda, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección. Dentro de una organización, la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación de la Junta Directiva y la del resto de la administración se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.

N° orden



6.1 Control de correspondencia. Original


No *

6.2 Control de Gestión de Denuncias. Original


No *

6.3 Correspondencia emitida y recibida. Original y copia

10 años en soporte papel Permanente para la


No *

6.4 Denuncias. Original


No *

6.5 Estudios de Auditoría. Original



No *

6.6 Estudio relaciones de hechos. Original y copia


No *

6.7 Manual de Auditoría. Original


No *

6.8 Expediente del universo fiscalizable. Original


No *

6.9 Informe de advertencia. Original



No *

6.10 Informe de Asesoría. Original y copia



No *

13 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que “Se incluye en el Expediente de Actas de Junta Directiva.” 14 Ídem 15 En la tabla de plazos se realiza la siguiente aclaración: “Todos los tipos documentales son producidos, utilizados y aprobados por todas las áreas que forman la Auditoría Interna, por lo tanto, no se puede valorar un tipo documental para cada área.”


6.11 Comunicado de ajustes posteriores. Original y copia



No *

6.12 Informe al denunciante. Original y copia


No *

6.13 Informe al Ente que trasladó la denuncia. Original y copia


No *

6.14 Informes de Auditoria. Original y copia Contenido: Es el documento mediante el cual se comunican los resultados de un estudio de auditoría. Soporte: papel y electrónico Cantidad: 1 m Fechas: 1992-2010

10 años en soporte papel


Sí.16 Conservar en soporte papel. Porque son fuente

para valorar el cumplimiento de los

objetivos institucionales. Elegir los más relevantes

para la institución y que no se encuentran en los

expedientes de actas de Junta Directiva, a criterio

del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la

Oficina Productora. 6.15 Informe de labores.

Original y copia Permanente para la oficina productora

No *

6.16 Informe de relación de hechos. Original y copia


No *

6.17 Informe denuncia penal. Original y copia


No *

6.18 Informe rendición de cuentas. Original y copia



No *

6.19 Plan anual de auditoría. Original y copia



No *

6.20 Procedimiento operativo. Original


No *

6.21 Programas estándar. Original Contenido: conjunto de objetivos y procedimientos de auditoría establecidos para lograr el cumplimiento del objetivo general de las fases Revisión Preliminar y Evaluación de Control Interno en estudios operacionales.


No *

6.22 Reglamento de organización y funcionamiento de la AI.17 Original y copia


No *

16 Mediante informe de valoración IV-18-2001, aprobado en sesión de la CNSED Nº 4-2002 de 26 de junio de 2002, fue declarada con valor científico cultural la serie “Informes de Auditoria (estudios)” de las oficinas: Auditoria de Acatamiento Obligatorio, Auditoria de Operaciones Financieras Nacionales, Auditoria Administrativa, Auditoria de Sistemas. Además se indicó lo siguiente: “Conservar permanente una muestra de los estudios relevantes, eliminar el resto...” 17 En el oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indicó lo siguiente: “Este tipo documental se encuentra únicamente en soporte electrónico, en el Sistema Electrónico de la Auditoría Interna, favor excluir, de la tabla el soporte de papel.”


6.23 Código de ética de la AI. Original


No *

6.24 Reprogramación de la recomendación de la AI. Original



No *

6.25 Informe de Supervisor. Original



No *

6.26 Carta aprobación o rechazo. Copia



No *

SUBFONDO: 7. Asesoría Jurídica (Investigación y Desarrollo Normativo; Apoyo Jurídico) Funciones: Coadyuvar, mediante el asesoramiento legal, en la formación de la voluntad institucional encaminada al logro de los objetivos del Banco Central de Costa Rica, así como la atención en la vía administrativa y judicial de los conflictos de intereses generados con sus servidores y con los administrados, originados en el ejercicio de las potestades públicas asignadas por ley. Asimismo, vigilar que los actos administrativos emanados de la Junta Directiva o cualesquiera otros que expresamente se sometan a su consideración, se encuentren conformes con el bloque de legalidad aplicable al Banco.

N° orden



7.1 Correspondencia. Original y copia

10 años en soporte papel 10 años para la oficina productora en soporte

electrónico

No *

7.2 Criterio legal. Original y copia


electrónico

No *

7.3 Expedientes de juicios. Original y copia


mientras se encuentre en proceso y 10 años para el Archivo Central a partir de

su traslado en soporte papel

10 años para la oficina productora en soporte

electrónico

No *

7.4 Solicitud de compra. Copia

2 años en soporte papel y 5 años en soporte


No *

7.5 Control de correspondencia. Original

2 años No *

7.6 Plan Anual de Trabajo. Original

2 años No *

7.7 Formulación presupuestaria. Original

2 años No *

7.8 Diagnóstico. Original

2 años No *


SUBFONDO: 8. División Administrativa Funciones: Dirigir, organizar y controlar la provisión de servicios de apoyo a las diferentes unidades administrativas del Banco Central y sus Órganos de Desconcentración Máxima (ODM) en materia de administración de personal (reclutamiento, selección, gestión de remuneraciones y otros), gestión del espacio físico (mantenimiento, limpieza y seguridad), servicios de apoyo logístico (recepción, transporte y mensajería), gestión de contrataciones y administración de bienes muebles y suministros, requeridos para el desarrollo de las funciones esenciales encomendadas al Banco Central. N° orden Tipo / serie documental Vigencia

Administrativa –Legal Valor científico –cultural



electrónico

No *

8.2 Informe. Original y copia


electrónico

No *

8.3 Criterio técnico. Original y copia


electrónico

No *

8.4 Recursos de Revocatoria con Apelación en Subsidio. Original y copia Contenido: referentes a objeción de concursos de plazas en el BCCR y en ODM


electrónico

No *

8.5 Controles de correspondencia. Original y copia Contenido: consecutivos de correspondencia (recibidos de las cartas enviadas)


electrónico

No *

8.6 Controles de correspondencia. Original Contenido: libro de registro de correspondencia enviada a los departamentos de la DAD

5 años No *

8.7 Expedientes de Órganos Directores. Original

10 años No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: 9. Departamento de Proveeduría Funciones: Dirigir las adquisiciones y contrataciones institucionales (BCCR-ODM), con base en la estrategia de negocios, reglamentos, leyes, políticas y procesos corporativos con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales a través de asegurar la dotación de bienes y servicios.

N° orden





electrónico

No *

9.2 Controles de correspondencia. Original y copia Contenido: consecutivos de correspondencia (recibidos de las cartas enviadas)


electrónico

No *


9.3 Controles de correspondencia. Original Contenido: libro de registro de correspondencia enviada a los departamentos de la DAD


electrónico

No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento de Proveeduría SUBDONDO 3: 10. Área Adquisición y Contrataciones Funciones: Controlar y mantener en forma ordenada los documentos y expedientes de los procedimientos de compra por medio de Licitaciones Públicas, Abreviadas, Compras Directas, Seguridades Calificadas y por Excepción, llevados a cabo por la Proveeduría Institucional, para la adquisición de bienes, servicios y obras del Banco Central y de los Órganos de Desconcentración Máxima, de conformidad con lo establecido en el Artículo 11 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

N° orden



10.1 Compra Directa. Original

10 años No *

10.2 Licitación Pública. Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de licitación debido al monto. Soporte: papel Cantidad: 5 m Fechas: 2004-2010

10 años Sí. Porque se demuestra la inversión de los recursos

destinados al desarrollo del Banco Central de Costa Rica.

Se deben conservar las licitaciones relacionadas con las obras más relevantes, a criterio del Encargado del

Archivo Central y el jefe de la oficina productora.

10.3 Licitación Pública. Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de licitación debido al monto. Soporte: papel Cantidad: 1.50 m Fechas: 1997-199918


Permanente para el Archivo Central

Sí. Porque se demuestra la inversión de los recursos




10.4 Licitación Abreviada.19 Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de licitación debido al monto. Soporte: papel Cantidad: 5 m Fechas: 2006-201020





18 En sesión de la CNSED Nº 24-2012 de 24 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó que para esta serie documental se aplicó la Tabla de Plazos Interbancaria. Además, explicó que puede existir documentación posterior a dicha fecha, sin embargo, no fue incluida en la valoración debido a que se encuentran en procesos judiciales. Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Las fechas si coinciden, en la primera tabla se analizaron las licitaciones de 1992 a 1997, se aprobó una vigencia de 5 años a partir del año 1999-tabla vence 2004. Se continúa con lo establecido en la tabla de plazos interbancaria que rige a partir de noviembre del 2001. Las licitaciones si se consideraron en la tabla actual, lo que no se ha determinado, cuales por su importancia o relevancia, se van a conservar permanentemente.” 19 Mediante modificación de 16 de mayo del 2006 a la Ley 8511 de Contratación Administrativa de 1995, se incluyó la Licitación Abreviada, la cual sustituyó a las licitaciones por Registro y Restringidas.


10.5 Licitación Abreviada.21 4 años para la oficina productora


No *

10.6 Compras directas por excepción y agrupadas. Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de compra directa. Soporte: papel Cantidad: 5 m Fechas: 2004-2010



Se deben conservar las compras directas

relacionadas con las obras más relevantes, a criterio del

Encargado del Archivo Central y el jefe de la oficina

productora. 10.7 Compras (solicitudes de compra)

directas por excepción y agrupadas.22



No *

10.8 Liquidaciones de viaje. Original 5 años No * 10.9 Orden de compra. Original 5 años No *

10.10 Registro de proveedores. Original 3 años No * SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento de Proveeduría SUBDONDO 3: 11. Área Gestión de Pagos Funciones: El propósito general es procesar, analizar, revisar, aprobar y acreditar el servicio de cancelación de facturas presentadas por los proveedores, por concepto de adquisiciones de bienes y servicios en el BCCR, y que fueron requeridos por los Centros de Costo de la Institución y de los Entes Desconcentrados, lo anterior en un plazo no mayor de tres días hábiles una vez recibida la factura con V°B° del centro de costo responsable, a efecto de ofrecer un mejoramiento continuo en nuestro servicio personalizado. Así como, llevar a cabo el trámite de anticipos, viáticos, dietas a directivos, pago a practicantes, liquidaciones a empleados y demás documentos de gastos, que, igual al proceso de pago de facturas, deberá hacerse en forma oportuna y con calidad.

N° orden



11.1 Liquidación gasto de viáticos y taxis.23 Copia

5 años en soporte papel 5 años en soporte

electrónico

No *

11.2 Liquidación de anticipos de viajes exterior. Copia


electrónico

No *

11.3 Liquidación anticipos dentro del país. Copia


electrónico

No *

11.4 Liquidaciones de gastos.24 Copia


electrónico

No *

20 En sesión de la CNSED Nº 24-2012 de 24 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó que para esta serie documental se aplicó la Tabla de Plazos Interbancaria. Por otro lado, en la tabla de plazos se consignó como fecha inicial el año 2004, sin embargo, mediante correo electrónico de 19 de junio de 2012, el señor el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del CISED del BCCR, indicó lo siguiente: “Ante la consulta sobre el tema de las licitaciones abreviadas, se aclara que haciendo la revisión junto con la encargada del archivo de gestión de la Proveeduría institucional, la estimación del año 2004 está errado, siendo lo correcto el año 2006 como año a partir del cual se generaron las licitaciones abreviadas. La cantidad en metros lineales se mantiene.” 21 No aplica para efectos de valoración documental. 22 Ídem 23 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos de conservación se indica lo siguiente: “Se anexa al Cierre Contable Diario.”


11.5 Liquidación de empleados.25 Copia


electrónico

No *

11.6 Reintegro de gastos. Copia 5 años No * 11.7 Memorando Caja chica.

Original 5 años No *

11.8 Nómina de caja chica.26 Original

1 día en soporte papel 5 años en soporte

electrónico

No *

11.9 Nómina de pagos.27 Original y copia

5 años No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: 12. Departamento Gestión del Factor Humano Funciones: Atraer, mantener y desarrollar el recurso humano que requiere el Banco y sus Órganos Desconcentrados para el desarrollo de los procesos y labores que le han sido asignadas. Cumplir con los Acuerdos de Nivel de Servicios formalizados con los Clientes Internos.

N° orden



12.1 Correspondencia.28 Original y copia

10 años No *

12.2 Informe. Original y copia 10 años No * 12.3 Criterio técnico.29 Original y copia 10 años No * 12.4 Recursos de revocatoria con

apelación en subsidio.30 Original y copia

10 años No *

12.5 Controles de correspondencia.31 Original y copia Contenido: Consecutivos de correspondencia (recibidos de las cartas enviadas)

10 años No *

12.6 Controles de correspondencia.32 Original Contenido: Libro de registro de correspondencia enviada a los departamentos de la DAD

5 años No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: 13. Área Administración del Personal Funciones: Pago de planilla a los empleados del Banco y Jubilados, elaboración de: pagos obligaciones bancarias, presupuesto salarial, actualización de documentos en los expedientes laborales, control de asistencia y puntualidad, confección de constancias, liquidaciones de ex empleados, control declaraciones juradas de bienes, entre otras.

N° orden



13.1 Variaciones de planilla. Original

5 años No *

24 Ídem 25 Ídem 26 Ídem 27 Ídem 28 En la casilla de observaciones de la tabla de plazos de conservación se indica lo siguiente: “Respaldada en la Intranet” 29 Ídem 30 Ídem 31 Ídem 32 Ídem


13.2 Planilla salarios CCSS.33 Original 2 años para la oficina productora y permanente para el Archivo Central en



No *

13.3 Planilla salarios INS.34 Original


soporte papel


No *

13.4 Variaciones de planilla de pensiones Fondo y BCCR.35 Original



No *

13.5 Actas y balances del Fondo de Jubilaciones.36 Original Contenido: Soporte para la Junta Administrativa del Fondo de Jubilaciones. En las actas se consignan todos los asuntos conocidos y los acuerdos tomados por la Junta Administrativa del Fondo, que por ley es el ente responsable de su administración. En los balances se muestran los resultados de las operaciones financieras y contables que ha realizado el Fondo para su normal funcionamiento37 Soporte: papel Cantidad: 1.5 m Fechas: 1970-2010


soporte papel


Sí. Ya que refleja los controles de ejecución contables y manejo de

recursos relacionados con destino de las jubilaciones

de los funcionarios del Banco Central de Costa

Rica.

13.6 Control pago obligaciones bancarias.38 Original

5 años No *

13.7 Declaraciones juradas de bienes.39 Original

5 años No *

13.8 Dieta Junta Directiva y CONASSIF.40 Original

Permanente para la oficina productora y el

Archivo Central en soporte papel


No *

33 En la casilla de observaciones se indica que “Esta información es ingresada al Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH).” 34 En la casilla de observaciones se indica que “Después del 2000 existe respaldo electrónico en la Intranet.” 35 Ídem 36 En la casilla de observaciones se indica que es “Respaldado en Intranet”. 37 Información suministrada remitida por el señor el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del CISED del BCCR, mediante correo electrónico de 19 de junio de 2012. 38 En la casilla de observaciones se indica que la información se almacena en el SIRH. 39 En la casilla de observaciones se indica que desde 2009 están respaldados en la Intranet. 40 Ídem


13.9 Control de embargos al salario.41 Original

2 años para la oficina productora y permanente para el Archivo Central

No *

13.10 Informe final de gestión.42 Original




No *

13.11 Embargos.43 Original 5 años No * 13.12 Encuestas salariales.44

Original 5 años No *

13.13 Liquidaciones.45 Original Contenido: cálculo de prestaciones legales




No *

13.14 Impuesto de renta.46 Original

10 años No *

13.15 Reintegros que realiza CCSS por subsidios.47 Original

5 años No *

13.16 Presupuesto salarial.48 Original

10 años No *

13.17 Listado de sueldos devengados.49 Original




No *

13.18 Indemnización vacaciones. Original



No *

13.19 Registro de vacaciones históricas sistema escalonado.50 Original



No *

13.20 Listados empleados ordenado por código alfabético.51 Original




No *

41 En la casilla de observaciones se indica que desde 2010 están respaldados en la Intranet. 42 En la casilla de observaciones se indica que se encuentra respaldado en Intranet y el Sitio Web. 43 En la casilla de observaciones se indica que desde 2010 están respaldados en la Intranet. 44 En la casilla de observaciones se indica que es respaldado electrónicamente en soporte electrónico. 45 En la casilla de observaciones se indica que los respaldos electrónicos de movimientos terminación de servicios desde 2010. 46 En la casilla de observaciones se indica que existe respaldo electrónico en SIRH de deducciones por impuesto de renta. 47 En la casilla de observaciones se indica que existe respaldo parcial electrónico. 48 En la casilla de observaciones se indica que existe respaldo electrónico de la formulación y modificaciones presupuestarias. 49 En la casilla de observaciones se indica que corresponde a las planillas históricas de salarios devengados por los empleados del BCCR. 50 Se indica que no existe respaldo histórico. (Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012)


SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: 14. Área Gestión del Conocimiento/ Archivo Central Funciones: Sensibilizar y concienciar, mediante diversas estrategias, a los servidores de la Institución, sobre la importancia y valor de la gestión documental y de la información, destacando las responsabilidades establecidas y el alcance del marco jurídico costarricense en materia de archivos y documentos. Coordina y ejecuta junto con los funcionarios del Archivo Central y responsables de los archivos la planeación, la organización, la capacitación del personal, la dirección, y el control que rigen las políticas archivísticas y las labores técnicas desarrolladas en el Sistema Institucional de Archivos, coadyuva a la gestión administrativa mediante la organización, la custodia y conocimiento de los documentos para la toma de decisiones mediante el suministro eficaz y eficiente de la información requerida, promueve la eficiencia y sistematización del archivo central, archivos intermedios y archivos de gestión, impulsando su desarrollo archivístico institucional a través de la dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos y órganos de apoyo. Ofrecer una estructura sobre la cual se gestione y organice eficiente y económicamente la documentación de la Institución, que garantice la transparencia administrativa, la rendición de cuentas de los funcionarios, facilite la toma de decisiones oportunas y el servicio a los clientes.

N° orden



14.1 Normas archivísticas.52 Original


No *

14.2 Publicaciones temas archivísticos.53 Original


No *

14.3 Criterios técnicos archivísticos.54 Original


No *

14.4 Informe archivístico institucional.55 Copia


No *

14.5 Instrumentos descriptivos.56 Original

5 años No *

14.6 Expediente Curso Básico Archivo Gestión.57 Original

3 años No *

14.7 Ficha técnica.58 Original

3 años No *

14.8 Formulario de supervisión de Archivos de Gestión.59 Original

3 años No *

14.9 Comprobante de entrega de material reciclaje. Original

3 años No *

51 Se indica que no existe respaldo histórico. 52 En la tabla de plazos se indica que “Está respaldada en la Intranet. El plazo caduca a partir de que se genere otro documento del mismo tema.” 53 Ídem 54 Ídem 55 Se indica que se encuentra respaldada en la Intranet.. 56 Ídem 57 En la tabla de plazos se indica que “Está respaldada en la Intranet. El plazo caduca a partir de que se genere otro documento del mismo tema.” 58 Se indica que se encuentra respaldada en la Intranet.. 59 Ídem


SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: 15. Proceso Centro de Información Funciones: Determinar la serie de actividades que lleva a cabo el Centro de Información del Banco Central de Costa Rica para identificar, analizar, procesar y diseminar, información especializada que contribuya directamente al logro de los objetivos institucionales, mediante productos y servicios óptimos y oportunos para que los funcionarios tomen decisiones con conocimiento y oportunidad.

N° orden



15.1 Correspondencia. Original

5 años No *

15.2 Solicitudes de órdenes de compra.60 Copia

2 años No *

15.3 Solicitudes de caja chica. 61 Copia

2 años No *

15.4 Fotografías.62 Original Contenido: Aspectos visuales de acontecimientos, de relevancia para la institución.63 Soporte: electrónico Cantidad: 2500 fotos electrónicas Fechas: 2006-2010


Sí. Conservar aquellas fotografías que evidencien actividades y acontecimientos relevantes para el Banco Central de Costa Rica, BCCR. Seleccionar de 3 a 5 unidades similares a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: 16. Proceso Gestión de la Capacitación Funciones: 1. Gestionar y coordinar actividades de capacitación. 2. Potenciar el talento humano y desarrollar las competencias requeridas para un óptimo desempeño de sus labores, a fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales. 3. Modificar positivamente a través de procesos de capacitación el comportamiento de las personas, mediante un enfoque sistemático y debidamente planeado.

N° orden




5 años No *

16.2 Expediente de Capacitación (cursos). Original

5 años No *

16.3 Expediente académicos. Original

50 años64 No *

60 En la tabla de plazos se indica que se anexa al expediente de compra directa. 61 En la tabla de plazos se indica que se anexa al cierre contable. 62 En la tabla de plazos se indica que se respalda en la Intranet. 63 En oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indicó lo siguiente: “Se trata de actos cívicos, capacitaciones y actividades recreativas de los funcionarios del BCCR. Estas fotos se tomaron, en el 2006, con la adquisición de una cámara digital. En cuanto a que si existen fotografías más antiguas, recientemente, el Archivo Central, rescató 14 álbumes de los cuales están sin describir y valorar.” 64 En la casilla de observaciones se indica que “El plazo corre a partir de que el funcionario deja de laborar en la Institución”.


SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: 17. Área Gestión del Talento Humano Funciones: Coordinación de Práctica Profesional (Colegiales y universitarios). Implementación de las reestructuraciones de estructuras y puestos que se presenten en la Institución. Proceso de Evaluación del Desempeño. Evaluación semestral. Redefinición del proceso de evaluación multifuente por competencias.

N° orden




5 años No *

17.2 Evaluaciones del desempeño.65 Original

1 año para la oficina productora en soporte

papel


No *

17.3 Concursos. Original


3 años en soporte electrónico66

No *

17.4 Reestructuraciones. Copia

5 años No *

17.5 Informes de reestructuraciones y apelaciones. Original

5 años No *

17.6 Expediente de Práctica profesional. Copia

5 años No *

17.7 Movimientos de personal.67 Original

2 años para la oficina y 50 años para el Archivo

Central en soporte papel

Permanente para la oficina en soporte

electrónico

No *

17.8 Expediente laboral. Original Contenido: Funcionarios contratados a tiempo determinado o definitivo Soporte: papel Cantidad: 76 m Fechas: 1950-2010

50 años Sí.68 Conservar una muestra máxima del 5 % de expedientes, de los

funcionarios que se han destacado por su influencia

en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los

puestos que ocuparon. A criterio del Encargado del

Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora

65 Se indica que se mantiene en el Sistema Integrado de Recursos Humanos. 66 Se indica que esta vigencia administrativa y legal se encuentra establecida en el Reglamento Autónomo de Servicios del BCCR. 67 Se indica que estos documentos se anexan al expediente laboral del personal. 68 Declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED 6-2001 de 5 de diciembre de 2001, por medio de la tabla modelo de plazos de conservación de documentos bancarios.


SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: Gestión de Cultura y Clima Laboral SUBDONDO 4: 18. Proceso Diagnóstico Organizacional Funciones: Realizar un proceso constante y objetivo de determinación y análisis de los factores asociados al ambiente de trabajo del BCCR, a través del diagnóstico de la cultura y clima laboral, la atención psicosocial, la entrevista de salida y las actividades de formación de competencias. Favorecer con los diagnósticos obtenidos las acciones de mejora para que se alineen a la estrategia en materia de gestión del factor humano.

N° orden



18.1 Expediente valoración psicosocial por competencias. Original

5 años69 No *

18.2 Estadísticas de casos atendidos. Original


No *

18.3 Informes diagnóstico. Original

5 años en soporte papel y permanente en soporte


No *

18.4 Proyectos psicosociales. Original


No *

18.5 Pruebas. Original Cantidad: 1.40 m70

10 años No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: Gestión de Cultura y Clima Laboral SUBDONDO 4: 19. Proceso Salud Ocupacional Funciones: Administrar la gestión de la prevención de accidentes y enfermedades laborales en la Institución.

N° orden



19.1 Reporte cobertura póliza viajero.71 Copia

3 meses en soporte papel 2 años en soporte

electrónico

No *

19.2 Reporte accidente riesgos del trabajo.72 Copia


Permanente para la oficina productora en soporte electrónico73

No *

19.3 Informe estudios técnicos. Copia

6 meses No *

19.4 Plan de acción Salud Ocupacional. Original

1 año No *

19.5 Reclamo seguro de viajero. Copia

1 año No *

69 En la casilla de observaciones se indica que el plazo corre a partir de que el funcionario deja de laborar. 70 Dato aportado mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 71 En la tabla de plazos se indica que se adjunta al expediente médico. 72 Ídem 73 En la tabla de plazos se indica que el plazo corre a partir de que el empleado deja de laborar.


SUBFONDO 1: División Administrativa SUBDONDO 2: Departamento Gestión del Factor Humano SUBDONDO 3: Gestión de Cultura y Clima Laboral SUBDONDO 4: 20. Proceso Servicios Médicos Funciones: Brindar servicios médicos y de enfermería a los funcionarios activos y pensionados, del Banco Central de Costa Rica y de sus Órganos Desconcentrados: SUPEN, SUGEVAL y CONASIF exceptuando a la SUGEF, contribuyendo en el equilibrio del proceso salud- enfermedad.

N° orden



20.1 Expediente Clínico. Original

50 años74 No *

20.2 Estadísticas. Copia

10 años No *


2 años No *

20.4 Órdenes de compra. Copia

5 años No *

20.5 Registro de datos chequeo preventivo. Original

2 años No *

20.6 Estudio chequeo preventivo. Original

5 años No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBFONDO 2: 21. Departamento Servicios Institucionales Funciones: Dirigir y controlar el apoyo logístico (personal técnico y los recursos materiales, bienes muebles e inmuebles, materiales y suministros), así como los servicios de apoyo que requiere el Banco Central, en observancia con los requerimientos que establece el marco jurídico pertinente con el fin de asegurar la provisión de los servicios y productos en tiempo y forma requeridos por la áreas usuarias.

N° orden



21.1 Correspondencia.75 Original y copia

10 años No *

21.2 Controles de correspondencia.76 Original y copia Contenido: consecutivos de correspondencia (recibidos de las cartas enviadas)

10 años No *

21.3 Controles de correspondencia. Original Contenido: Libro de registro de correspondencia enviada a los departamentos de la DAD

5 años No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBFONDO 2: Departamento Servicios Institucionales SUBFONDO 3: Área Administración de Activos Funciones: Administración y mantenimiento de bienes inmuebles, maquinaria y equipos electromecánicos.

N° orden



22.1 Expedientes de mantenimiento de equipos electromecánicos. Copia

5 años77 No *

74 Ídem 75 En la tabla de plazos se indica que se encuentra respaldada en la Intranet. 76 Ídem 77 En la tabla de plazos se indica que el plazo corre a partir de finalizado el servicio.


22.2 Expedientes de proyectos.78 Copia

5 años No *

22.3 Bitácoras de proyectos. Original

10 años No *

22.4 Registros por consumo de electricidad.79 Copia

5 años No *

22.5 Registro consumo de agua.80 Copia

5 años No *

22.6 Solicitud de código de artículos. Original

5 años No *

22.7 Ordenes de salida de bienes y equipos. Copia


electrónico

No *

22.8 Requisiciones de artículos de oficina y materiales. Copia

2 años No *

22.9 Registro pago de impuestos municipales.81 Copia


electrónico

No *

22.10 Vales y liquidaciones de caja chica.82 Copia


electrónico

No *

22.11 Solicitudes de trabajo. Original

2 años No *

22.12 Planos. Original y copia Contenido: según construido, catastro, de construcción, de proyectos, de remodelaciones del Banco Central de Costa Rica, BCCR. Soporte: papel Cantidad: 3000 unidades de planos, equivalentes a 1.40 m Fechas: 1951-2010 Soporte: electrónico83 Cantidad: 450 MB Fechas: 2008-2010


Archivo Central

Sí. Ya que reflejan el desarrollo del diseño, distribución de usos y

espacios, y la manera de utilizar los materiales.

Conservar en soporte papel dos juegos (cuando existan) de los planos constructivos

finales. A criterio del Jefe de la Oficina Productora y el

Encargado del Archivo Central

22.13 Fotografías.84 Original Contenido: aspectos visuales de acontecimientos, de relevancia para la institución. Soporte: electrónico Fechas: 2008-2010


Archivo Central

No *85

78 En la tabla de plazos se indica que se anexa en el expediente de compras directas o licitaciones. 79 En la tabla de plazos se indica que se anexa en el cierre contable diario. 80 Ídem 81 Ídem 82 Ídem 83 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “se utiliza los programas de diseño autocat y Revit de la casa matriz Autodesk.” 84 En la tabla de plazos se indica que se respaldan en la Intranet. 85 En sesión de la CNSED Nº 24-2012 de 24 de mayo de 2012, el señor García Sandí, explicó que estas fotografías corresponden a las mismas actividades contenidas en la serie 15.4 Fotografías del Centro de Información, y no corresponden a las funciones sustantivas del Área Administración de Activos.


SUBFONDO 1: División Administrativa SUBFONDO 2: Departamento Servicios Institucionales SUBFONDO 3: Área Administración de Bienes en Existencia Funciones: Administrar y controlar a través de un proceso ordenado y seguro los bienes muebles del BCCR y sus ODM, garantizando la adecuación continua de las políticas y procesos a la operativa actual. Además tiene relación con: los Procesos de Contabilización con respecto al registro de la información, el de Gestión de Compras en cuanto a la adquisición de nuevos bienes, el de Operaciones de Seguridad en el control del movimiento de los bienes, el de Servicios de Soporte al BCCR en el traslado de bienes. Además, interactúa con instituciones públicas como el INS, Ministerios de Hacienda y Educación, la Fundación Museos del BCCR, y el Museo de Arte Costarricense.

N° orden



23.1 Órdenes de salida de bienes muebles. Original

2 años No *

23.2 Solicitud traslado de bienes muebles. Original

2 años No *

23.3 Actas de donación de bienes muebles. Original

2 años No *

23.4 Actas definitivas de bienes asignados. Original

2 años No *

23.5 Cierres de bienes muebles. Original

2 años No *

23.6 Requisiciones de artículos de oficina y materiales. Original

2 años No *

23.7 Reportes Gasto depreciación a Contabilidad.86 Copia

2 años No *

23.8 Reportes Costeo.87 Copia 2 años No * 23.9 Vales y liquidaciones de caja

chica.88 Copia 2 años No *

SUBFONDO 1: División Administrativa SUBFONDO 2: Departamento Servicios Institucionales SUBFONDO 3: Área Administración de Seguridad Funciones: Administrar y controlar a través de un proceso de servicios de seguridad y vigilancia, con personal propio y privado. Administrador del Centro de Control donde se ubica el Sistema Integrado de Seguridad Electrónica (SISE); atendiendo emergencias, coordinaciones radiales, monitoreo de alarmas y control de video-vigilancia por medio de cámaras. Determinar las técnicas para el desarrollo de estrategias y políticas de seguridad para el Banco y los ODM’s. Servicio de custodia de PMI (Persona Muy Importante) y valores en tránsito. Servicio de investigaciones y análisis de riesgos físicos.

N° orden



24.1 Órdenes de salida de bienes muebles. Copia

3 años No *

24.2 Control de Tarjetas de Extras. Original

3 años No *

24.3 Bitácoras. Original

3 años No *

24.4 Viáticos. Original Cantidad: 0.10 m89

3 años No *

86 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se anexa al cierre contable diario. 87 Ídem 88 Ídem 89 Dato aportado mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012.


24.5 Expediente de Auditorias Remesas Puertos Pacífico y Atlántico. Original Cantidad: 0.65 m

3 años No *

24.6 Expediente de Investigaciones y notificaciones. Original Cantidad: 0.30 m

3 años No *

24.7 Correspondencia enviada y recibida. Original Cantidad: 0.20 m

2 años No *

24.8 Facturas de pagos de servicios privados. Copia Cantidad: 0.15 m

5 años No *

24.9 Actas de Recibido de Bienes. Copia Cantidad: 0.12 m

2 años No *

24.10 Padrón Fotográfico empleados. Original

5 años No *

24.11 Investigaciones de Antecedentes.

90 Copia 3 años No *

24.12 Dictámenes billetes ilegítimos. Copia

3 años No *

24.13 Padrones Empresas de Seguridad Privada. Original y copia

5 años No *

24.14 Permisos de Ingreso al Banco de Particulares. Original

3 años No *

24.15 Facturas de Compras. Original Cantidad: 0.10 m

5 años No *

24.16 Videos de seguridad. Original 2 años No * SUBFONDO 1: División Administrativa SUBFONDO 2: Departamento Servicios Institucionales SUBFONDO 3: Área Servicios de Soporte Funciones: Brindar servicios de soporte en las áreas de información, mensajería, fotocopiado, transportes y correspondencia, a todas las dependencias del BCCR.

N° orden



25.1 Correspondencia. Original y copia 10 años No * 25.2 Solicitudes de Órdenes de

compra.91 Copia 1 año No *

25.3 Registros de la correspondencia. Original

1 año No *

25.4 Vales de taxi. Copia

1 año No *

25.5 Solicitudes de servicios de transporte. Original

1 año No *

25.6 Control pagos de Combustibles.92 Copia

1 año No *

25.7 Control pagos de lavado de vehículos.93 Copia

1 año No *

90 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se anexa al expediente jurídico correspondiente. 91 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se anexa al expediente de compras directas. 92 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se anexa al cierre contable diario. 93 Ídem


25.8 Control de pagos de Mantenimiento de vehículos.94 Copia

1 año No *

25.9 Control de espacios libres en el parqueo. Original

1 año No *

25.10 Mapa del parqueo. Original 1 año No * 25.11 Ordenes de salida de lavandería.

Copia 1 año No *

25.12 Facturas de combustibles.95 Copia

1 año No *

25.13 Expedientes de los vehículos del BCCR. Original

5 años96 No *

25.14 Boletas autorización de fotocopiado. Original

1 año No *

25.15 Bitácora de servicios de transportes, Original

1 año No *

25.16 Bitácoras de mensajeros. Original 1 año No * 25.17 Liquidación de viáticos.97

Copia 1 año No *

25.18 Anticipo de viáticos.98 Copia

1 año No *

25.19 Casos de INS por colisiones. Original

1 año No *

25.20 Roles de asistencia de personal de limpieza. Copia

1 año No *

25.21 Cancelación cajas chicas. 99 Copia

1 año No *

SUBFONDO: 26. División Económica100 Funciones: Asesorar a las autoridades superiores del Banco Central en las decisiones de política, para contribuir a la estabilidad interna y externa de la moneda nacional así como su conversión a otras monedas.

N° orden






No *

26.2 Dictámenes. Original



No *

94 Ídem 95 Ídem 96 En la tabla de plazos se indica que el plazo corre a partir de vendido el vehículo. 97 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se anexa al cierre contable diario. 98 Ídem 99 Ídem 100 En el oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indicó lo siguiente: “Corresponde asesorar a las autoridades superiores del Banco Central en las decisiones de política económica. Utiliza los sistemas de información estadística y documental para divulgar su contenido a los usuarios internos y externos, para contribuir a la estabilidad interna y externa de la moneda nacional así como su conversión a otras monedas. Todas las unidades apoyan la operación de los sistemas utilizados en la División Económica para acopiar, validar y procesar datos provenientes de fuentes primarias para la producción de estadísticas de síntesis, utilizadas en la investigación, modelación y el análisis macroeconómico del Banco Central y divulgadas al resto de la sociedad. Los departamentos, áreas, procesos y otros se relacionan entre sí, en el proceso de la administración de sistemas de información para la: 1. Producción y Divulgación de Información Económica. 2. Asesoría en Política Monetaria, Cambiaria y del Sistema Financiero. 3. Análisis e Investigación Económica.”


26.3 Estudios de Política económica.101 Original Contenido: contemplan la definición del objetivo de inflación así como proyecciones de las principales variables macroeconómicas, cuya consistencia es evaluada con el instrumental de modelación macroeconómica que dispone el BCCR y que quedan plasmadas en el Programa Macroeconómico. Soporte: papel Cantidad: 0.50 m Fechas: 2009-2010



No *

26.4 Informes Periódicos. Original Contenido: Análisis de la situación macroeconómica del país. Apoyan la operación de sistemas utilizados en la División Económica para acopiar, validar y procesar datos provenientes de fuentes primarias para la producción de estadísticas de síntesis, utilizadas en la investigación, modelación y el análisis macroeconómico del Banco Central y divulgadas al resto de la sociedad.102 Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0.50 m Fechas: 2009-2010



Sí. Conservar en soporte papel. Porque refleja el

asesoramiento a las autoridades superiores del

Banco Central de Costa Rica, BCCR en las

decisiones de política económica.

26.5 Investigación económica. Original y copia Contenido: constituye el informe final de un proceso de investigación formal que ha seguido las etapas metodológicas básicas de la investigación económica.103 Soporte: papel Cantidad: 0.50 m Fechas: 2009-2010

10 años Sí. Porque refleja el asesoramiento a las

autoridades superiores del Banco Central de Costa

Rica, BCCR en las decisiones de política

económica.

101 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se analiza en Junta Directiva, por lo tanto se anexa al expediente de actas. 102 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 103 Ídem


SUBFONDO 1: División Económica SUBFONDO 2: 27. Departamento Análisis y Asesoría Económica Funciones: Asesorar a la Dirección de la División Económica en la generación de propuestas de política monetaria, cambiaria y relativa a mantener la estabilidad del sistema financiero, sustentadas en el análisis de la situación macroeconómica y en criterios técnicos que sirvan de base para la toma de decisiones de las Autoridades Superiores del Banco Central. Esta asesoría debe ser consistente con la estrategia de política de mediano y largo plazo definida por la Junta Directiva del Banco Central de Costa Rica, que a su vez se enmarca en los objetivos prioritarios de la Institución asignados en el artículo 2 de su ley orgánica.

N° orden



27.1 Dictámenes.104 Copia



No *

27.2 Estudios de Política Económica.105 Copia



No *

27.3 Informes periódicos. Copia



No *




No *

SUBFONDO 1: División Económica SUBFONDO 2: 28. Departamento Estadísticas Macroeconómicas Funciones: Producir estadística macroeconómica relativa a la economía costarricense y sus diferentes sectores internos, así como a sus interrelaciones con no residentes, conforme con los requerimientos del Banco Central para su utilización en el cumplimiento de los objetivos que le han sido encomendados. Desarrollar estadística macroeconómica completa, coherente, oportuna y relevante que contribuya al avance del Sistema Estadístico Nacional.

N° orden



28.1 Correspondencia consecutiva. Original y copia


No *

SUBFONDO 1: División Económica SUBFONDO 2: Departamento Estadísticas Macroeconómicas SUBFONDO 3: 29. Área Estadísticas Bienes y Comercio106 Funciones: Organizar, sistematizar y analizar la información de estadísticas básicas, referida a las actividades Agrícola, Ganadera, Silvícola y Extracción de Madera, Caza, Pesca, Explotación de Minas y Canteras; así como de las Industrias Manufactureras con el objetivo de que sean utilizadas en los cálculos anuales y subanuales del Producto Interno Bruto. Además, procesar y analizar la información de comercio exterior de bienes para su incorporación dentro de la Balanza de Pagos y el Producto Interno Bruto.

N° orden



29.1 Memorandos. Copia 2 años No * 104 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se analiza en Junta Directiva, por lo tanto se anexa al expediente de actas. 105 Ídem 106 En el oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indicó lo siguiente: “Corresponde a los cuadros estadísticos brindar a los diferentes usuarios la información económica, mediante arreglos matriciales que faciliten el análisis y entendimiento, relevante para la toma de decisiones, el análisis de coyuntura y la realización de investigaciones económicas. Los Cuadros Estadísticos pueden ser de mesodatos y de macrodatos.”


29.2 Cuadros Estadísticos sobre las exportaciones e importaciones. Original Contenido: se informa sobre la evolución de las exportaciones e importaciones de los regímenes regulares, perfeccionamiento activo y Zona Franca. Soporte: electrónico Fechas: 1998-2010

5 años No *

29.3 Cuadros Estadísticos del Índice Mensual de la Actividad Agropecuaria. Original Contenido: constituyen el resumen final de un proceso de recolección formal de datos sobre la producción de la industria agropecuario. Soporte: electrónico Fechas: 1991-2010

5 años No *

29.4 Informes técnicos de trabajo. Original Contenido: informar acerca los factores explicativos de la evolución del índice mensual de actividad agropecuaria (IMAGRO), e índice actividad comercial (IMAC).

5 años No *

29.5 Cuadros Estadísticos del Índice Mensual de la actividad Comercial. Original Contenido: resumen final de un proceso de recolección formal de datos sobre la producción de la industria del comercio de bienes. Soporte: electrónico Fechas: 2009-2010

5 años No *

29.6 Cuadros Estadísticos del Índice de Minas y Canteras. Original Contenido: resumen final de un proceso de recolección formal de datos sobre la producción de la industria de minas y canteras. Soporte: electrónico Fechas: 2009-2010

5 años No *

29.7 Cuadros Estadísticos del Índice Mensual de la Actividad Manufacturera. Original Soporte: papel y electrónico Fechas: 2009-2010

5 años No *


29.8 Informes técnicos de trabajo. Original Contenido: informar acerca los factores explicativos de la evolución del índice mensual manufacturera (IMAM).

5 años No *

29.9 Balances Contables. Copia Contenido: informar sobre la situación financiera de las empresas que se encuentran bajo el régimen de perfeccionamiento activo (PA) y Zona Franca. Soporte: papel y electrónico Fechas: 2007-2008

5 años No *

29.10 Cuadro Estadístico del valor agregado trimestral.107 Original Contenido: cuadro estadístico de industria agropecuaria, manufacturera, de minas y canteras, de comercio y de la industria agrícola

5 años No *

29.11 Cuadro Estadístico consolidado del PIB trimestral, según industria y gasto. Original Contenido: esta información sirve de referencia para realizar las proyecciones del PIB consideradas dentro del Programa Macroeconómico. Soporte: electrónico Fechas: 1991-2010108 Cantidad: 51.8 MB

5 años Sí. Porque refleja los datos estadísticos utilizados para

las proyecciones del Producto Interno Bruto

anual del país.

29.12 Cuadro Estadístico del valor agregado anual.109 Original Contenido: cuadro Estadístico de Industria agropecuaria, manufacturera, de minas y canteras, de comercio y de la industria agrícola. Soporte: electrónico Fechas: 1991-2010110 Cantidad: 24.17 GB

5 años Sí. Porque refleja los datos estadísticos utilizados para

las proyecciones del Producto Interno Bruto

anual por industria. del país.

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. 107 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Consolidar cuentas del Producto Interno Bruto”. 108 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Las fechas extremas están correctas y la cantidad en soporte electrónico es de: 51.8 MB” 109 En la tabla de plazos se indica que esta serie es utilizada en el cálculo del PIB anual por industria. 110 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Las fechas extremas están correctas y la cantidad en soporte electrónico es de: 24.17 GB”


Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-2009111, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta al señor García Sandí si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: BANCO CENTRAL DE COSTA RICA (BCCR) Subfondo: Secretaría General 4. Edición de Actas

N° de orden

Serie o Tipo documental Cantidad Fechas Extremas

Valor Científico- Cultural

4.3 Actas de Junta Directiva del Banco Central de Costa Rica, BCCR y del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema

Soporte papel 6.50 m 1988-2010112

Sí.114 Conservar en soporte papel y electrónico. Ya que reflejan la toma de decisiones sustantivas que

111 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. 112 Las actas de 1950 a 1987 se trasladaron a la Dirección General del Archivo Nacional.


Financiero, CONASSIF. Original Contenido: fijación de políticas y toma de decisiones de alto nivel de los miembros del Banco Central de Costa Rica , BCCR y el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, CONASIFF.

Soporte electrónico113 1990-2011

competen al Banco Central de Costa Rica, BCCR y el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, CONASSIF.

4.10 Expediente (Legajos) de Actas de Junta Directiva.115 Original Contenido: compendio de los documentos analizados durante la sesión y los subproductos: acta, comunicados de acuerdos, borradores de artículos, recibidos conforme, matriz de seguimiento de acuerdos, oficios internos y externos sobre los temas que se discuten en las diferentes sesiones. Soporte: papel

230 m116 1950-2009 Soporte electrónico117 Fechas: 2011 Soporte microfilm118 Fechas: 1950-1995

Sí119. Conservar en soporte papel, electrónico y microfilm. Ya que son el insumo para la toma de decisiones sustantivas que se encuentran en las actas del BCCR, Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF), la Comisión Nacional de Valores, Consejo Directivo de la Superintendencia General de Entidades Financieras, Consejo Directivo de la Superintendencia de Pensiones y Consejo Directivo del Consejo Nacional de Supervisión

Subfondo: 6. Auditoría Interna N° de orden



6.14 Informes de Auditoria. Original y copia Contenido: Es el documento mediante el cual se comunican los resultados de un estudio de auditoría. Soporte: papel y electrónico

1 m 1992-2010

Sí.120 Conservar en soporte papel. Porque son fuente para valorar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Elegir los más relevantes para la institución y que no se encuentran en los expedientes de actas de Junta Directiva, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

113En la casilla de observaciones de la tabla de plazos se indica que “A partir del 2006 las actas se mantienen en formato electrónico.” Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “No se microfilmaban. Se conservan en soporte electrónico desde 1990 y el sistema de actas no revela la cantidad, sin embargo, se mantienen en los servidores del BCCR y se respaldan en la red.” 114 Declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 8-99 de 17 de noviembre de 1999, fechas: 1950-1998, cantidad: 163 volúmenes 115 En el oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indicó lo siguiente: “Los Expedientes de actas de la Comisión Nacional de Valores, Consejo Directivo de la Superintendencia General de Entidades Financieras, Consejo Directivo de la Superintendencia de Pensiones y Consejo Directivo del Consejo Nacional de Supervisión, se encuentran en Custodia del Archivo Central contabilizado dentro de los metros lineales del punto anterior, expedientes de Actas de Junta Directiva del BCCR.” 116 En la tabla de plazos se consignó la cantidad de 2.30 m, sin embargo, mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012, se indicó que corresponde a 230 m. 117 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Se conservan en soporte electrónico desde 2011 y el sistema de actas no revela la cantidad, sin embargo, se mantienen en los servidores del BCCR y se respaldan en la red.” 118 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Se microfilmaron los expedientes de 1950 hasta 1995. Los rollos no están en buenas condiciones, se dañaron por condiciones ambientales, malos químicos y otros, por lo anterior la información no se puede observar apropiadamente.” 119 Declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 8-99 de 17 de noviembre de 1999, fechas: 1950-1998, cantidad: 15 m 120 Mediante informe de valoración IV-18-2001, aprobado en sesión de la CNSED Nº 4-2002 de 26 de junio de 2002, fue declarada con valor científico cultural la serie “Informes de Auditoria (estudios)” de las oficinas: Auditoria de Acatamiento Obligatorio, Auditoria de Operaciones Financieras Nacionales, Auditoria Administrativa, Auditoria de Sistemas. Además se indicó lo siguiente: “Conservar permanente una muestra de los estudios relevantes, eliminar el resto...”


Subfondo: División Administrativa, Departamento de Proveeduría: 10. Área de Adquisiciones y Contrataciones

N° de orden



10.2 Licitación Pública. Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de licitación debido al monto. Soporte: papel

5 m 2004-2010

Sí. Porque se demuestra la inversión de los recursos destinados al desarrollo del Banco Central de Costa Rica. Se deben conservar las licitaciones relacionadas con las obras más relevantes, a criterio del Encargado del Archivo Central y el jefe de la oficina productora.

10.3 Licitación Pública. Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de licitación debido al monto. Soporte: papel

1.50 m 1997-1999121


10.4 Licitación Abreviada.122 Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de licitación debido al monto. Soporte: papel

5 m 2006-2010123


10.6 Compras directas por excepción y agrupadas. Original Contenido: documentación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de compra directa. Soporte: papel

5 m 2004-2010

Sí. Porque se demuestra la inversión de los recursos destinados al desarrollo del Banco Central de Costa Rica. Se deben conservar las compras directas relacionadas con las obras más relevantes, a criterio del Encargado del Archivo Central y el jefe de la oficina productora.

121 En sesión de la CNSED Nº 24-2012 de 24 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó que para esta serie documental se aplicó la Tabla de Plazos Interbancaria. Además, explicó que puede existir documentación posterior a dicha fecha, sin embargo, no fue incluida en la valoración debido a que se encuentran en procesos judiciales. Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Las fechas si coinciden, en la primera tabla se analizaron las licitaciones de 1992 a 1997, se aprobó una vigencia de 5 años a partir del año 1999-tabla vence 2004. Se continúa con lo establecido en la tabla de plazos interbancaria que rige a partir de noviembre del 2001. Las licitaciones si se consideraron en la tabla actual, lo que no se ha determinado, cuales por su importancia o relevancia, se van a conservar permanentemente.” 122 Mediante modificación de 16 de mayo del 2006 a la Ley 8511 de Contratación Administrativa de 1995, se incluyó la Licitación Abreviada, la cual sustituyó a las licitaciones por Registro y Restringidas. 123 En sesión de la CNSED Nº 24-2012 de 24 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó que para esta serie documental se aplicó la Tabla de Plazos Interbancaria. Por otro lado, en la tabla de plazos se consignó como fecha inicial el año 2004, sin embargo, mediante correo electrónico de 19 de junio de 2012, el señor el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del CISED del BCCR, indicó lo siguiente: “Ante la consulta sobre el tema de las licitaciones abreviadas, se aclara que haciendo la revisión junto con la encargada del archivo de gestión de la Proveeduría institucional, la estimación del año 2004 está errado, siendo lo correcto el año 2006 como año a partir del cual se generaron las licitaciones abreviadas. La cantidad en metros lineales se mantiene.”


Subfondo: División Administrativa, Departamento Gestión del Factor Humano: 13. Área Administración de Personal

N° de orden



13.5 Actas y balances del Fondo de Jubilaciones.124 Original Contenido: Soporte para la Junta Administrativa del Fondo de Jubilaciones. En las actas se consignan todos los asuntos conocidos y los acuerdos tomados por la Junta Administrativa del Fondo, que por ley es el ente responsable de su administración. En los balances se muestran los resultados de las operaciones financieras y contables que ha realizado el Fondo para su normal funcionamiento125 Soporte: papel

1.5 m 1970-2010

Sí. Ya que refleja los controles de ejecución contables y manejo de recursos relacionados con destino de las jubilaciones de los funcionarios del Banco Central de Costa Rica.

Subfondo: División Administrativa, Departamento Gestión del Factor Humano: 15. Proceso Centro de Información

N° de orden



15.4 Fotografías.126 Original Contenido: Aspectos visuales de acontecimientos, de relevancia para la institución.127 Soporte: electrónico

Cantidad: 2500 fotos electrónicas

2006-2010

Sí. Conservar aquellas fotografías que evidencien actividades, acontecimientos relevantes para el BCCR. Seleccionar de 3 a 5 unidades similares a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora

Subfondo: División Administrativa, Departamento Gestión del Factor Humano: 17. Área Gestión del Talento Humano

N° de orden



17.8 Expediente laboral. Original Contenido: Funcionarios contratados a tiempo determinado o definitivo Soporte: papel

76 m 1950-2010

Sí.128 Conservar una muestra máxima del 5 % de expedientes, de los funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos que ocuparon. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora

124 En la casilla de observaciones se indica que es “Respaldado en Intranet”. 125 Información suministrada remitida por el señor el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del CISED del BCCR, mediante correo electrónico de 19 de junio de 2012. 126 En la tabla de plazos se indica que se respalda en la Intranet. 127 En oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indicó lo siguiente: “Se trata de actos cívicos, capacitaciones y actividades recreativas de los funcionarios del BCCR. Estas fotos se tomaron, en el 2006, con la adquisición de una cámara digital. En cuanto a que si existen fotografías más antiguas, recientemente, el Archivo Central, rescató 14 álbumes de los cuales están sin describir y valorar.” 128 Declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED 6-2001 de 5 de diciembre de 2001, por medio de la tabla modelo de plazos de conservación de documentos bancarios.


Subfondo: División Administrativa, Departamento Servicios Institucionales: 22. Área Administración de Activos

N° de orden



22.12 Planos. Original y copia Contenido: según construido, catastro, de construcción, de proyectos, de remodelaciones del BCCR. Soporte: papel Soporte: electrónico129

3000 unidades de planos, equivalentes a 1.40 m 1951-2010 450 MB 2008-2010

Sí. Ya que reflejan el desarrollo del diseño, distribución de usos y espacios, y la manera de utilizar los materiales. Conservar en soporte papel dos juegos (cuando existan) de los planos constructivos finales. A criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Encargado del Archivo Central

Subfondo: División Económica N° de orden



26.4 Informes Periódicos. Original Contenido: Análisis de la situación macroeconómica del país. Apoyan la operación de sistemas utilizados en la División Económica para acopiar, validar y procesar datos provenientes de fuentes primarias para la producción de estadísticas de síntesis, utilizadas en la investigación, modelación y el análisis macroeconómico del Banco Central y divulgadas al resto de la sociedad.130 Soporte: papel y electrónico

0.50 m 2009-2010

Sí. Conservar en soporte papel. Porque refleja el asesoramiento a las autoridades superiores del Banco Central de Costa Rica, BCCR en las decisiones de política económica.

26.5 Investigación económica. Original y copia Contenido: constituye el informe final de un proceso de investigación formal que ha seguido las etapas metodológicas básicas de la investigación económica.131 Soporte: papel

0.50 m 2009-2010

Sí. Porque refleja el asesoramiento a las autoridades superiores del Banco Central de Costa Rica, BCCR en las decisiones de política económica.

Subfondo: División Económica, Departamento Estadísticas Macroeconómicas: 29. Área Estadísticas Bienes y Comercio

129 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “se utiliza los programas de diseño autocat y Revit de la casa matriz Autodesk.” 130 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 131 Ídem


N° de orden



29.11 Cuadro Estadístico consolidado del PIB trimestral, según industria y gasto. Original Contenido: esta información sirve de referencia para realizar las proyecciones del PIB consideradas dentro del Programa Macroeconómico. Soporte: electrónico

51.8 MB 1991-2010132

Sí. Porque refleja los datos estadísticos utilizados para las proyecciones del Producto Interno Bruto anual del país.

29.12 Cuadro Estadístico del valor agregado anual.133 Original Contenido: cuadro Estadístico de Industria agropecuaria, manufacturera, de minas y canteras, de comercio y de la industria agrícola. Soporte: electrónico

24.17 GB 1991-2010134

Sí. Porque refleja los datos estadísticos utilizados para las proyecciones del Producto Interno Bruto anual por industria. del país.

Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo a los señores Marco Fallas Obando, Área Edición de Actas; Ernesto Retana Delvó, Auditoría Interna; José Antonio Rodríguez Corrales, Área de Adquisiciones y Contrataciones; Maxi Angulo Sequeria, Área Administración de Personal; Luis Mora Amador, Área Gestión del Talento Humano; Ricardo Álvarez Pérez, Área Administración de Activos; Róger Madrigal López, División Económica y la señora Rosa Ruiz Vásquez, Área Estadísticas Bienes y Comercio; Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central, todos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Por la limitante de tiempo, se continuará con la lectura de los restantes subfondos en una próxima sesión de esta Comisión. A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

132 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Las fechas extremas están correctas y la cantidad en soporte electrónico es de: 51.8 MB” 133 En la tabla de plazos se indica que esta serie es utilizada en el cálculo del PIB anual por industria. 134 Mediante correo electrónico de 28 de mayo de 2012, el señor Alexander García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “Las fechas extremas están correctas y la cantidad en soporte electrónico es de: 24.17 GB”

acta sesión 24-2012 - archivo nacional de costa rica · consideración previa del informe de...

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