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Acta CNSED 03-2012 1

Acta No. 03-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 18 de enero de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausente con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señorita Natalia Cantillano Mora y el señor Javier Gómez Jiménez, ambos Profesionales responsables de los informes. Convocadas: las señoras Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) y Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación de las Actas 44-2011; 01-2012 y 02-2012. ACUERDO 1. Se aprueba el Acta 44-2011 con correcciones y se trasladan para la próxima sesión la aprobación de las actas 01-2012 y 02-2012. CAPITULO II. ACUERDOS PENDIENTES Artículo 2. Sesión 42-2011 del 07 de diciembre de 2011: Acuerdo 6. Trasladar copia del oficio DG-1092-2011 de 28 de noviembre de 2011, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional mediante el cual traslada para lectura y conocimiento, fotocopia del oficio N° 10348-11 del 22 de noviembre de 2011, suscrito por la señora Silvia Navarro Romanini, Secretaria General de la Corte Suprema de Justicia, relacionado con la gestión documental electrónica en el Poder Judicial; a los miembros de la Comisión para su lectura y análisis en una próxima sesión. ACUERDO 2. Comisionar a la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos; para que realice una investigación del estado en que se encuentra la Comisión de Normalización de criterios en materia de valoración documental del Poder Judicial y el Archivo Nacional, con el fin de que dicha indagación sirva de insumo para que esta Comisión tome una decisión al respecto de dicho oficio. CAPTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES:


Artículo 3. Informe de Valoración: IV-12-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) *Pendiente de aprobación* Subfondo: 3. Dirección Ejecutiva Convocada: Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) Hora: 9:00 a.m. Al ser las 9:10 horas, ingresan la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del Informe. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas respecto de las aclaraciones pendientes, entre las cuales se destacan: (...) 3.6 Como resultado de la presentación de esta solicitud de valoración ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión Nº 19-2011 de 23 de junio de 2011, surgió la duda comunicada mediante oficio CNSED-75-2011 de 8 de julio de 2011, a la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del IFAM y al suscrito. Con respecto a la tabla de plazos de la Dirección Ejecutiva se comunicó lo siguiente:

“Dejar pendiente la solicitud de Valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), mediante el oficio CISED-1-2011 de 25 de febrero de 2011, para el Fondo: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), Subfondo: 3. Dirección Ejecutiva, hasta tanto no se verifique la ubicación física y se aclare el contenido del tipo documental 3.17 “Expediente por Asuntos”.”

En razón de lo solicitado, el suscrito realizó una visita al IFAM el día 5 de julio de 2011. Como resultado de la visita, junto a la señora Ludy Arce Alpízar, se observó la serie “3.17 Informes de actividades y labores técnicas administrativas”, perteneciente al subfondo de la Dirección Ejecutiva, la cual según se indica en la columna de observaciones de la tabla de plazos, esta serie documental se llamaba “Expediente por asuntos”, sin embargo, se verificó que dicha serie está conformada sólo por informes y actualmente no se produce. Ante esta situación, se le consultó a la señora Arce Alpízar, sobre la localización de la serie “Expediente por asuntos”, a lo que indicó que no logró hallarla, además la señora Lucía


Sánchez Guerrero, secretaria de la Dirección Ejecutiva, dijo que no tenía conocimiento de que existiera dicha serie. 3.7 Mediante el oficio CNSED-110-2011, se remitió el siguiente acuerdo:

“ACUERDO 2. Comunicar a la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM); que deberá responder formalmente el oficio CNSED-75-2011 del 08 de julio de 2011, mediante el cual se le solicita verifique la ubicación en física y se aclare el contenido del tipo documental 3.17 Expedientes por Asuntos, esto en conformidad con lo indicado al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos, en la visita realizada el pasado 05 de julio de 2011; ; además de responder el oficio CNSED-76-2011 del 08 de julio de 2011, en el cual se le solicita el retiro formal de la tabla de plazos de la Auditoría Interna. Dado a que ya han transcurrido los 10 días hábiles para la contestación de dichos acuerdos, se solicita dar respuesta de inmediato, ya que de lo contrario se procederá a archivar la solicitud de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentados por el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). Enviar copia de este acuerdo al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos.”

3.8 En razón de lo requerido, la señora Arce Alpízar, remitió el oficio CISED-03-2011 de 4 de noviembre de 2011, por medio del cual coincidió con los datos observados en la visita que el suscrito realizó al IFAM el día 5 de julio de 2011 y que fueron expuestos en sesión de la CNSED Nº 27-2011 de 8 de setiembre de 2011. En dicho oficio se indicó lo siguiente:

“Se procedió a la revisión del contenido del tipo documental, el día 05 de julio de los presentes, el Sr. Javier Gómez Jiménez revisó cajas del archivo que contenían dicha documentación, confirmando que las mismas correspondían a informes de actividades y labores técnicas y administrativas. Posteriormente se le consultó a la Sra. Lucía Sánchez Guerrero, secretaria de la Dirección, la cual confirmó que este tipo documental “no se produce”. Cabe indicar que en las tablas de plazos del 2005 se declaró éste tipo documental, el cual no se encuentra ni en los inventarios elaborados en la misma fecha, ni en el archivo de gestión de la Dirección Ejecutiva. Con respecto al oficio CNSED-76-2011, mediante oficio CISED-02-2011 con fecha de 06 de setiembre se procedió a solicitar el retiro de las tablas de plazos del subfondo Auditoria Interna.”

Posterior al análisis de la información recibida, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 3. Aprobar la solicitud de Valoración de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), mediante oficio CISED-1-2011 de 25 de febrero de 2011, para el Fondo: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), Subfondo: 5. Dirección Ejecutiva. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


Fondo: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM)

SUBFONDO: 3. Dirección Ejecutiva Funciones: Apoyar, gestionar y tramitar las acciones que sustentan las actividades estipuladas en el Art. 20 de la Ley orgánica que son las siguientes: administración general, ejecutar acuerdos y resoluciones de la Junta Directiva, presentación del presupuesto anual, convocatorias a reuniones extraordinarias, nombramiento del personal, resolución de solicitudes de asistencia técnica y ejercer la representación judicial y extrajudicial del IFAM.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia

Administrativa –Legal

Valor científico –cultural

3.1 Correspondencia. Original y copia Contenido: correspondencia externa y oficios emitidos por la Dirección Ejecutiva. Cantidad: 43 m Fechas: 1973-2010 Soporte: Papel

13 años Sí1 Por que, se evidencia la ejecución de acciones ordenadas por la Junta

Directiva del IFAM. Conservar la relacionada

con las funciones sustantivas de la entidad,

a juicio del Encargado del Archivo Central y el

Jefe de la oficina productora.

3.2 Control de cartas enviadas (cronológico). Copia

20 años No *

3.3 Actas de sesiones de la Junta Directiva. Copia

1 año No *

3.4 Actas de la Comisión Técnica. Copia

1 año No *

3.5 Acuerdos. Original y copia

5 años No *

3.6 Boletas entrega de activos. Copia

Permanente para la oficina mientras se encuentre vigente

No *

3.7 Boletas de solicitud de bienes y servicios. Copia

1 año No *

3.8 Directrices (circulares). Original Contenido: comunicación de disposiciones y directrices institucionales con una vigencia permanente. Cantidad: 0.5 m Fechas: 2000-2010 Soporte: Papel

15 años Sí2 Porque, evidencian la comunicación de las decisiones más relevantes que afectan el quehacer del IFAM. Conservar las relacionadas con las funciones sustantivas del IFAM a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la oficina productora.

1 Declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED 4-2005 de 30 de marzo de 2005. 2 Declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED 4-2005 de 30 de marzo de 2005. Además, se indica en la casilla de observaciones que de 1978 a 2010 se conserva completo en la Secretaría de la Junta Directiva.


N° orden

Tipo / serie documental Vigencia

Administrativa –Legal


3.9 Expediente de convenios. Copias

Permanente en la oficina mientras se

encuentre en ejecución. 10 años

en el Archivo Central

No 3

3.10 Expediente Comisión Control Interno. Copia

10 años No *

3.11 Expedientes de otras comisiones. Original y copia

5 años No *

3.12 Expediente del Plan Operativo Institucional (POI). Copia

10 años No *

3.13 Expedientes municipalidades. Original y copia

10 años No *

3.14 Expedientes de instituciones. Original y copia

10 años No *

3.15 Expedientes del Programa Integral de Mercadeo Agropecuario. Original y copia

Permanente para el Archivo Central

No *

3.16 Informe fin de gestión. Copia

10 años No *

3.17 Informes de actividades y labores técnicas administrativas. Original y copia Cantidad: 0.8 m Fechas: 1979-1995

5 años No 4

3.18 Informes de seguimiento de acuerdos. Copia

5 años No *

3.19 Informe de ejecución de presupuesto y estados financieros. Copia

1 año No *

3.20 Liquidación de presupuestos y estados financieros. Copia

1 año No *

3.21 Presupuesto ordinario. Copia

1 año No *

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

3 Declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED 4-2005 de 30 de marzo de 2005, sin embargo, según lo indicado por la señora Ludy Arce Alpízar, encargada del Archivo Central del IFAM, por medio del oficio CISED-01-2011, “No existe la serie “Convenios Interinstitucionales”, actualmente se lleva la serie Expedientes de convenios, en varias unidades administrativas, y en esta se incluye todo lo relacionado con la ejecución del mismo. Los convenios (originales) realizados por y con el IFAM, se custodian en la Sección de Tesorería de la Institución” 4 En la columna de observaciones de la tabla de plazos, se indica que esta serie documental se llamaba “Expediente por asuntos”, dicha serie fue declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED 4-2005 de 30 de marzo de 2005. Sin embargo, por medio del oficio CISED-03-2011 de 4 de noviembre de 2011, la señora Ludy Arce Alpízar, Presidenta del CISED del IFAM informó lo siguiente “Se procedió a la revisión del contenido del tipo documental, el día 05 de julio de los presentes, el Sr. Javier Gómez Jiménez revisó cajas del archivo que contenían dicha documentación, confirmando que las mismas correspondían a informes de actividades y labores técnicas y administrativas. Posteriormente se le consultó a la Sra. Lucía Sánchez Guerrero, secretaria de la Dirección, la cual confirmó que este tipo documental “no se produce”. Por lo tanto, al no tratarse de documentación sustantiva, se considera que no tiene valor científico cultural.


Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-20095, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta a la señora Arce Alpízar si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: INSTITUTO DE FOMENTO Y ASESORÍA MUNICIPAL (IFAM) Subfondo: 3. Dirección Ejecutiva.

N° de orden

Serie o Tipo documental Cantidad Fechas Extremas

Valor Científico- Cultural

3.1 Correspondencia. Original y copia Contenido: correspondencia externa y oficios emitidos por la Dirección Ejecutiva. Soporte: Papel

43 m 1973-2010

Sí6 Por que, se evidencia la ejecución de acciones ordenadas por la Junta Directiva del IFAM. Conservar la relacionada con las funciones sustantivas de la entidad, a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la oficina productora.

3.8 Directrices (circulares). Original Contenido: comunicación de disposiciones y directrices institucionales con una vigencia permanente. Soporte: Papel

0.5 m 2000-2010

Sí7 Porque, evidencian la comunicación de las decisiones más relevantes que afectan el quehacer del IFAM. Conservar las relacionadas con las funciones sustantivas del IFAM a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la oficina productora.

5 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. 6 Declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED 4-2005 de 30 de marzo de 2005. 7 Declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED 4-2005 de 30 de marzo de 2005. Además, se indica en la casilla de observaciones que de 1978 a 2010 se conserva completo en la Secretaría de la Junta Directiva.


Comunicar a la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). Enviar copia de este acuerdo al señor Dionisio Miranda Rodríguez, Director Ejecutivo del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM). Artículo 4. Informe de Valoración: IV-50-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) Subfondos: 1. Junta Directiva, 2. Gerencia General, 3. Subgerencia General, 4. Auditoria Interna, 5. Unidad de Apoyo Legal, 6. Unidad de Salud Ocupacional, 7. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Proyectos. Convocada: Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) Hora: 9:30 a.m. Al ser las 9:25 horas, ingresan la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) y la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del Informe. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de tablas de plazos de conservación de documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. La señorita Cantillano Mora, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas a la lectura del cuadro de series documentales, entre las cuales se destaca: (...) 3.4 Debido a que la suscrita tenía dudas sobre el posible valor científico cultural de algunos tipos documentales que se incluyen en las presentes tablas de plazos de conservación de documentos, se realizó una visita a JASEC el 01 de diciembre de 2011. 3.5 En el oficio CISED-01-2011 de 17 de mayo de 2011, se indica que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de JASEC está conformado por las siguientes personas:

- Oscar Meneses Quesada, Gerente General y miembro de CISED - Juan Antonio Solano, Asesor Legal y Presidente del CISED - Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del CISED

3.6 De acuerdo con el supracitado oficio la división de áreas de JASEC está conformada por una alta jerarquía que consta de la Gerencia General, Subgerencia, Área Legal, Auditoria Interna y Salud Ocupacional, y una segunda fase de áreas a las cuales se les conoce como Unidades Estratégicas de Negocios y que a su vez están conformadas por coordinaciones.


Sin embargo, dentro del organigrama institucional no se encuentran representadas algunas unidades o departamentos que actualmente realizan funciones y crean documentos, entre ellas destacan:

-Conservar el Ambiente: pertenece a la Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos. -Relaciones Públicas Corporativas: pertenece a la Unidad Estratégica de Negocios de Servicio al Cliente. -Fondo de Ahorro y Garantía: pertenece a la Unidad Estratégica de Negocios de apoyo. -Unidad Ejecutora: pertenece a la Unidad Estratégica de Negocios de Distribución.

Por lo tanto, según señala la señora Karen Brenes en el oficio de presentación de las tablas de plazos, para la elaboración de éstas, se utilizó el organigrama institucional más reciente y que se adecua a la estructura con la que se trabaja actualmente.

3.7 Asimismo, en el oficio CISED-01-2011 de 17 de mayo de 2011, la señora Brenes Masís realiza algunas aclaraciones sobre las tablas de plazos de conservación de documentos que se presentan. Específicamente indica lo siguiente:

-No todas las áreas de la institución tienen definidos sus objetivos, misión, visión, políticas, entre otros. Por lo tanto, para la elaboración de las tablas de plazos se trató de recopilar la mayor cantidad de información con respecto a las funciones que cada una de las dependencias ejecuta. -Por muchos años JASEC no contó con un archivista y un proceso archivístico continuo. Según indicó la señora Brenes, Encargada de Archivo Central, mucha documentación está extraviada, motivo por el cual algunas tablas de plazos presentan fechas extremas muy recientes o aisladas. -No todas las áreas de la institución cuentan con su propio sello, por lo cual algunas tablas sólo presentan la firma del jefe de la oficina productora y el visto bueno (sello y firma) del CISED de JASEC. Este es el caso de áreas como: Subgerencia General, Coordinaciones de Proyectos de Apoyo, Proyectos Sustantivos, Administrar Recursos Financieros y Presupuestar y Controlar Recursos.

3.8 Finalmente, con respecto a las firmas de los jefes de las oficinas productoras que se indican en las tablas de plazos presentadas a valorar, se aclaran los siguientes aspectos:

-La tabla de plazos de Gerencia General fue firmada por el Subgerente, señor Roberto Brenes, ya que el señor Oscar Meneses se encontraba de vacaciones. -La tabla de Salud Ocupacional fue firmada por Mónica Monney, quién cubre la incapacidad de maternidad de la señora Ana Cecilia Reyes, encargada de esta coordinación. -Las tablas de plazos que conforman la Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos, contienen la firma del líder en la primera hoja, con el visto bueno y prueba de que se revisaron. -La tabla de plazos de Planificar, Controlar y Coordinar fue firmada por el señor Luis Ricardo Chávez, suplente, en ausencia del señor Delfín Granados, quién estaba de gira.


-La tabla de plazos de la Unidad Estratégica de Negocios de Servicios al Cliente fue firmada por el señor Rogelio Quirós, ya que la señora María del Rocío Brenes, jefa de éste departamento se encontraba disfrutando de vacaciones. -La coordinación de Relaciones Públicas Corporativas cuenta con dos encargados, los cuales firmaron para hacerse responsables de las tablas de plazos.

Asimismo, en la visita efectuada a las instalaciones de JASEC el 01 de diciembre de 2011, la señora Karen Brenes indicó que las delegaciones antes citadas se realizan de manera formal en la institución. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 4. Aprobar la solicitud de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), mediante oficio CISED-01-2011 de 17 de mayo de 2011, para el Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), Subfondos: 1. Junta Directiva, 2. Gerencia General, 3. Subgerencia General, 5. Unidad de Apoyo Legal, 6. Unidad de Salud Ocupacional, 7. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Proyectos. La aprobación se hace conforme a lo siguiente: FONDO:

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL SERVICIOS ELÉCTRICOS DE CARTAGO (JASEC) SUBFONDO:

1. Junta Directiva Funciones: Dirigir y administrar la institución de acuerdo con su misión, la cual es: “Estimular el crecimiento y desarrollo de la calidad de vida de los habitantes de la zona servida, a través de la prestación de servicios de interés público, competitivos a nivel internacional, que superan las expectativas de los clientes. Su gestión está basada en la administración estratégica, innovación tecnológica, mejoramiento continuo y precios competitivos; en un marco de ética, solidaridad, desarrollo sustentable, con un recurso humano comprometido”.

N° orden Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal


1.1 Correspondencia Cartas enviadas y recibidas con información sobre la dirección y administración de la institución de acuerdo a su misión y visión Original y Copia Original y Copia en Gerencia General, Subgerencia, Auditoría Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e internacionales Fechas extremas: 1964-2011 Soporte : papel y electrónico8 Cantidad: 5 m.

3 años en la oficina y

permanente en Archivo Central

Sí, conservar la

correspondencia sustantiva en soporte

papel, ya que es el órgano de más alto nivel

de la institución. Además, es

complemento del tipo documental 1.2 del presente cuadro. La selección debe

realizarla el Encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe de la oficina productora

8 En la tabla de plazos se indica que la correspondencia que se incluye en actas también están digitalizadas y se mantienen en el servidor institucional.


1.2 Actas de Junta Directiva Información sobre las decisiones tomadas en las sesiones de la Junta Directiva Original Copia Auditoria Interna Fechas extremas: 1964-2011 Soporte: papel y electrónico Cantidad: 15 m.

Permanente en la oficina

Sí, conservar las actas en soporte papel y electrónico ya que

reflejan las decisiones tomadas sobre los

servicios brindados en un área geográfica

determinada. 9

1.3 Controles de Caja Chica Datos de los gastos realizados por medio de caja chica: formulario con fecha, número de vale, nombre de la persona, montos solicitados, saldos, otros. Original. Copia: Ninguna

10 años No*

1.4 Comprobantes de caja chica Contiene la información sobre los gastos realizados por medio de caja chica. Contiene la factura, copia del vale, reintegro y la requisición. Original. Copia: Ninguna

10 años No*

1.5 Vales Consecutivo de documento de gastos menores. Tiene datos de la persona, justificación de gasto, fecha, monto, centro y cuenta presupuestaria, y visto bueno de la jefatura. Copia. Original: Funcionario Solicitante

2 años No*

1.6 Expedientes de viajes al exterior Información de los viajes realizados por funcionarios. Contiene datos personales, gastos de viáticos y de eventos a los que asisten. Original. Copia: ninguna

10 años en oficina y permanente en el Archivo Central

No*

1.7 Requisiciones Boleta por la cual se realizan las solicitudes de material a la Bodega Central. Esta es generada en el Sistema Financiero- Administrativo de JASEC Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipo

2 años No*

1.8 Declaraciones de bienes de miembros de Junta Formulario con información de los bienes que posee cada director para ser evaluados por el ente contralor Copia. Original: Contraloría General de la República

5 años No*

9 De acuerdo con la información suministrada por la señora Karen Brenes, Encargada del Archivo Central de JASEC, en sesión de la CNSED 03-2012 de 18 de enero de 2012, actualmente se encuentra digitalizado aproximadamente el 85% de las actas de la Junta Directiva.


1.9 Informes de tareas en municipios Información anual que se remite a distintos gobiernos locales sobre las obras y proyectos de infraestructura realizados por la JASEC. Copia. Original: Municipalidades. Copias: Gerencia General, Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Fechas extremas: 2005-2011 Soporte: papel y electrónico Cantidad: 1 mt.

30 años Sí, conservar los informes

en soporte papel ya que reflejan las obras y

proyectos realizados por la institución en las

diferentes localidades donde brinda sus

servicios.

1.10 Expedientes de asuntos Información confidencial de algunos casos especiales que corresponde resolver a la Junta Directiva, sobre despidos, aplicación de medidas disciplinarias a funcionarios o inconformidades de abonados o proveedores. Original. Copia: Ninguna

30 años No*

1.11 Circulares Contiene información sobre instrucciones de carácter interno, reglamentario, aclaratorio o recordatorio, que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas. Copia. Original: Coordinación Desarrollar Recursos Humanos y Coordinación Gestionar Tarifas.

2 años No*

1.12 Listas de Remisión Lista de los documentos que se transfieren de los Archivos de Gestión al Archivo Central Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación e Información.

5 años No*

1.13 Grabaciones de sesiones de Junta Directiva Grabación de las sesiones realizadas por la Junta Directiva. Original. Copia: Ninguna

Permanente en la oficina

No*10

1.14 Plan anual operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Gerencia General, Subgerencia, Auditoría Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

1.15 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación. Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

10 Las decisiones que toma la Junta quedan plasmadas en firme a través del tipo documental 1.2 de la presente tabla.


1.16 Dietas Cuadro resumen mensual de las sesiones a las que los miembros de la Junta Directiva asistieron. Tienen adjunto el pago del Sistema Financiero- Administrativo de JASEC Original Copias: Ninguna

10 años No*

1.17 Publicaciones en la Gaceta Difusión de información especialmente de contrataciones, modificaciones a reglamentos, aumentos tarifarios, Plan Operativo Institucional, Presupuesto, etc. Copia

3 años No*

SUBFONDO: 2. Gerencia General

Funciones: Velar por todas las funciones de mercadeo y ventas de la institución, así como su accionar diario; operacionalizar el Plan Estratégico de la Empresa; dirigir las operaciones generales de JASEC conforme a los fines y preceptos legales y directrices de la Junta Directiva; alcanzar las metas del año según el presupuesto aprobado; velar por la productividad y control de los recursos de la Empresa; desarrollar el talento humano de la Empresa; garantizar el enfoque al cliente; planificar, coordinar y asignar recursos a las áreas de trabajo; promover y dar seguimiento a los programas de trabajo; promover acciones que permitan lograr una mayor eficiencia en los procesos; proponer proyectos administrativos o de inversión a la Junta Directiva; desarrollar competencias de liderazgo dentro del equipo gerencial y promover una cultura de calidad y de productividad; entre otras.

N° orden Tipo / serie documental


Legal


2.1 Correspondencia Cartas enviadas y recibidas con Información sobre las funciones de mercadeo y ventas de la institución, accionar diario y planeamiento estratégico Original y Copia Original y Copia en Junta Directiva, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Fechas extremas: 1990-2011 Soporte : papel Cantidad: 5 m.

3 años en oficina y permanente en Archivo Central

Sí, Conservar la

correspondencia sustantiva, ya que es el órgano que ejecuta las decisiones de más

alto nivel de la institución. La

selección debe realizarla el

Encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe

de la oficina productora.

2.2 Expedientes de proyectos Información detallada de los proyectos de impacto ambiental, conservación de recurso hídrico, construcción de acueductos hidroeléctricos, nuevos servicios construcción de oficinas centrales y otras obras. Copia Original: Coordinación Desarrollar Generación, Coordinación Desarrollar Infraestructura, Coordinación Desarrollar Nuevos Servicios, Coordinación Conservar el Ambiente.

5 años No*


2.3 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Copia: Junta Directiva, Subgerencia Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

2.4 Presupuestos ordinarios anuales Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

2.5 Reglamentos Internos Detalles de los preceptos que deben adoptarse por disposiciones jurídicas y ampliamente relacionados con los asuntos internos de JASEC ejemplo Reglamento Autónomo de Trabajo, el de Disponibilidad Laboral, otros Original Copia: Ninguna


No*

2.6 Reglamentos externos Reglamentación de entes externos que debe ser acatada algunos provenientes de entes legislativos y otros de apoyo para que otras instituciones puedan realizar sus labores. Copia. Original: Ninguna

2 años No*

2.7 Avalúos de Proyectos Contiene información específica relacionada a la valoración de los proyectos tanto de generación como de electrificación para estimar su costo y tiempo. Copia. Original: Unidad Estratégica de Proyectos

3 años No*

2.8 Convenios Contiene información sobre acuerdos de cooperación entre JASEC e Instituciones Públicas, empresas privadas y particulares para el préstamo de transformadores, postes, servicios y ejecución de proyectos. Copia. Original: Unidad de Apoyo Legal

5 años No*


2.9 Expedientes de asuntos Expedientes de inconformidades y quejas de los clientes por trabajos realizados o error en facturaciones, contrataciones de asistentes administrativos temporalmente. Original. Copia: Ninguna

15 años No*

2.10 Estudios Tarifarios Contiene información que justifica el incremento en las tarifas eléctricas brindadas por JASEC Copia. Original: ARESEP Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo, Coordinación Gestionar Tarifas y Coordinación Desarrollar Nuevos Servicios

5 años No*

2.11 Memorias de seminarios Contiene material de capacitación utilizado en seminarios y talleres de Administración de empresas dedicadas a la venta del servicio eléctrico. Original. Copia: Ninguna

5 años No*

2.12 Contratos Información sobre decisión tomada por empresas privadas y particulares para el alquiler de posteria, préstamo de servicios profesionales, recaudación de dinero, Copia Original: Unidad de Apoyo Legal

5 años No*

2.13 Planes quinquenales de inversiones Información sobre las propuestas de inversión que se pretenden alcanzar en un lapso de cinco años Original. Copia: Ninguno Fechas extremas: 1991-2011 Soporte : papel Cantidad: 0.5 m.

15 años Sí, ya que contiene el plan de inversiones

de la institución para un período

determinado.

2.14 Expedientes judiciales Contiene documentación de juzgados de transito, laborales y civiles sobre demandas presentadas por empresas y particulares contra JASEC o viceversa por alteraciones en medidores, daños a bienes propiedad de la institución. Copia. Original: Tribunales de Justicia Copia: Unidad de Apoyo Legal

5 años No*

2.15 Informes de tareas en municipios Información de distintas tareas realizadas en los municipios por la Institución Copia. Original: Municipalidades Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Coordinación Relaciones Públicas Corporativas

10 años No*


2.16 Expedientes de créditos bancarios Información económica sobre los detalles de los préstamos realizados por JASEC ante entidades financieras. Copia. Original: Coordinación Proceso Contabilizar. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo, Coordinación Gestionar Tarifas


No*

2.17 Informes extraordinarios sobre suspensiones no programadas Información sobre la justificación de la suspensión del servicio eléctrico de manera no programada Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Distribución, Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema

10 años No*

2.18 Informes mensuales de estados financieros Información periódica sobre el estado económico de la institución y los cambios que experimenta a un periodo determinado. Copia. Original: Coordinación Contabilizar Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo, Subgerencia, Auditoria Interna y Coordinación Gestionar Tarifas

5 años No*

2.19 Informes mensuales de ejecución ingresos Información de los ingresos que recibe la empresa por los servicios que brinda, cobros de recibos. Alquileres de transformadores o posteria, pólizas, etc. Copia. Original: Unidad Estratégica Negocios de Apoyo. Copia: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos

5 años No*

2.20 Informes mensuales de ejecución de egresos Información de los gastos que realiza la empresa en función de sus actividades, pagos a empleados, a proveedores, inversión en infraestructura, etc. Copia. Original: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo. Copia: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos

5 años No*

2.21 Evaluaciones físico financieras Información de la evaluación por trimestre sobre el buen uso que sé esta dando a los recursos financieros de la institución. Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos

5 años No*

2.22 Requisiciones Boleta por la cual se realizan las solicitudes de material a la Bodega Central. Esta es generada en el Sistema Financiero- Administrativo de JASEC Copia O: Coordinación Administrar Materiales y Equipos.

2 años No*


2.23 Listas de Remisión Lista de los documentos que se transfieren de los Archivos de Gestión al Archivo Central Copia Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

2.24 Informes trimestrales de labores Información que se entrega trimestralmente con el detalle de los trabajos realizados y los pendientes de las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Original Copia: Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

10 años No*

2.25 Informes Anuales de labores Información de los trabajos realizados por las unidades y Coordinaciones durante un año. Original Copia: Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Fechas extremas: 1993-201111 Soporte: papel Cantidad: 2 mts.


Sí, ya que reflejan las

actividades realizadas por la institución anualmente.12

2.26 Informes Extraordinarios de labores Contiene información adicional solicitada por el Gerente sobre alguna situación presentada en los proyectos, casos especiales o para subsanar dudas. Original Copia: Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

10 años No*

2.27 Evaluaciones físico financieras Información trimestral de la evaluación físico financiera de cada Unidad Estratégica de Negocios o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos

5 años No*

2.28 Informes de estudios técnicos Información técnica sobre estudios realizados para equiparaciones de salarios, valoración de puestos, estudios de creaciones de plazas. Copia. Original: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo Copia: Coordinación Desarrollar Recursos Humanos

5 años No*

11 Información corroborada con la señora Karen Brenes, ya que por error en la tabla de plazos se indicó la fecha extrema 1993-2011. 12 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003.


2.29 Informes extraordinarios sobre daños a la Red Información solicitada sobre casos relativos a daños a la red del sistema eléctrico para ser investigados. Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Distribución

5 años No*

2.30 Expedientes de Anteproyectos Información de propuestas de proyectos y estudios para evaluar las mejores soluciones en cuanto a las actividades que realiza soporte técnico, esto para mejorar la parte informática de la institución. Copia. Original: Coordinación Soporte Técnico.

5 años No*

2.31 Manuales de procedimientos Manuales con las indicaciones que deben seguir en situaciones de emergencias. Copia. Original: Unidad de Salud Ocupacional

Mientras esté vigente en la

oficina

No*

2.32 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o que se desarrollaran a futuro en la institución. Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. Copia: Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

1 año No*

2.33 Minutas de Reunión Contiene los detalles de las reuniones llevadas a cabo con empleados JASEC o con entes externos Original. Copia: Ninguna

5 años No*

SUBFONDO: 3. Subgerencia General

Funciones: Ejercer la supervisión gerencial de las áreas en estrecha coordinación con el Gerente General y actividades de representación conexas, atender consultas y requerimientos que le presentan sus superiores, personal a su cargo, personal de otras dependencias de JASEC, personeros de otras entidades, clientes y público en general, así como intercambiar información en materia de su especialidad, asesorar a la Junta Directiva en materia de administración, finanzas, comercialización, servicio al cliente y aspectos técnicos propios de JASEC, proponiendo las acciones correctivas que considere pertinentes, para el eficaz y eficiente funcionamiento de la administración general de JASEC, sustituir al Gerente General en ausencias temporales o cuando se le asigne y velar por la buena marcha del Sistema de Gestión Empresarial (SGE).

N° orden

Tipo / serie documental


Legal


3.1 Correspondencia Asuntos relativos a los trabajos de ejecución de los proyectos eléctricos y labores administrativas en ausencia del Gerente Original y copia. Original y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

3 años No*


3.2 Expediente de asuntos sobre administración de obras de infraestructura, entre ellos: casos de pagarés a empresas que financiaron el Proyecto Birris, INGRA y BID Original. Copia: Ninguna

15 años No*

3.3 Expedientes de Proyectos Información sobre los detalles técnicos de las obras desarrolladas. Ejemplos: Formación del Consorcio Marshal y Asociados e INGRA y los pagos girados a dichas empresas Original.13

10 años No*

3.4 Informe mensual de estados financieros Información periódica sobre el estado económico de la institución y los cambios que experimenta a un periodo determinado Copia. Original: Coordinación Contabilizar. Copia: Gerencia, Auditoria Interna, Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo y Coordinación Gestionar Tarifas

5 años No*

3.5 Estudios Técnicos Información técnica aportada por los consultores de los proyectos de ampliación del sistema Hidroeléctrico Original. Copia: Coordinación Centro de Documentación

15 años No*

3.6 Convenios Información sobre acuerdos de cooperación entre JASEC e Instituciones Públicas, empresas privadas y particulares para el préstamo de transformadores, postes, servicios y ejecución de proyectos Copia. Original: Unidad de Apoyo Legal

5 años No*

3.7 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año. Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*

3.8 Presupuesto Ordinario Anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*

13 Información suministrada por la señora Karen Brenes, Encargada del Archivo Central de JASEC. Además en la tabla de plazos se indica que estos expedientes no son los expedientes de la UEN de Proyectos, si no que es documentación propia de algunas situaciones que el subgerente supervisa por su propia cuenta.


3.9 Requisiciones Boleta por la cual se realizan las solicitudes de material a la Bodega Central. Esta es generada en el Sistema Financiero _ Administrativo de JASEC Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos

2 años No*

3.10 Lista de remisión Lista de los documentos que se transfieren de los Archivos de Gestión al Archivo Central Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

3.11 Boletines mensuales Artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o se desarrollan a futuro en la institución. Copia. Original: Coordinación de Relaciones Públicas Corporativas. Copia: Gerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

1 año No*

3.12 Expedientes Judiciales Expedientes sobre el juicio interpuesto por el consorcio venezolano Marshall y Asociados contra JASEC por incumplimiento en el pago de la construcción de la planta hidroeléctrica Birris, juicios laborales interpuestos por exfuncionarios y sindicatos Copia. Original: Tribunales de Justicia

25 años No*

3.13 Bitácoras de Obras Apuntes de obras de mejora realizadas por contratistas en el embalse Lago Sur Original: Subgerencia Sin copia

10 años No*

3.14 Minutas de reunión Detalle de las reuniones llevadas a cabo con empleados JASEC o con entes externos Original: Subgerencia Sin copia

5 años No*

SUBFONDO: 5. Unidad de Apoyo Legal Funciones: Representar legalmente a JASEC y aplicar el análisis legal de todas las situaciones que le competen.

N° orden



Legal


5.1 Correspondencia Asuntos relativos a la representación legal de la institución y aplicar criterio en las situaciones que le competen. Original y Copia. Original y Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales.


No*


5.2 Expedientes judiciales Contiene documentación de juzgados de transito, laborales y civiles sobre demandas presentadas por empresas y particulares contra JASEC o viceversa por alteraciones en medidores, daños a bienes propiedad de la institución Copia. Original: Tribunales de Justicia Copia: Gerencia General

25 años No*

5.3 Diligencias de consignación de prestaciones Información referente a las consignaciones de prestaciones. Definido cuando el contrato de trabajo finaliza sin que intervenga la voluntad del trabajador o del empleador. Cuando se da una de estas causales, el Código de Trabajo establece como una medida de protección, que al empleado se le reconozcan tantos las indemnizaciones como las prestaciones. Copia. Original: Tribunales de Justicia

15 años No*

5.4 Actas administrativas Información que se levanta cuando un trabajador ha incurrido en causas que ameritan su despido Original. Copia: Ninguna

25 años No*

5.5 Recursos de Amparo Información de recursos constitucionales presentados por particulares o empresarios contra la institución, por inconformidad en el servicio que brinda la institución a la provincia de Cartago o por considerar que se cometió una violación a la Constitución Política Copia. Original: Sala Constitucional

25 años No*

5.6 Escrituras de compras de bienes Información de bienes adquiridos por la institución en expropiaciones y de modo ordinario para la construcción de oficinas o subestaciones. Original. Copia: Ninguna Fechas extremas: 2005-2011 Soporte : papel Cantidad: 0.5 m.


No*

5.7 Cancelaciones de Hipoteca Información de hipotecas canceladas Original. Copia: Ninguna Fechas extremas: 2005-2011 Soporte : papel Cantidad: 0.5 m.


No*

5.8 Certificaciones de propiedades Información certificada de del registro de propiedad sobre las propiedades que pertenecen a la institución. Original. Copia: Registro Nacional de Propiedad Fechas extremas: 2005-2011 Soporte : papel Cantidad: 0.75 m.


No*


5.9 Contratos Información sobre decisión tomada por empresas privadas y particulares para el alquiler de posteria, préstamo de servicios profesionales, recaudación de dinero. Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Servicios al Cliente y Coordinación Atender el Cliente. Fechas extremas: 1981-2011 Soporte papel Cantidad: 0.75 m

5 años en la oficina y permanente en el

Archivo Central.

Sí, conservar los contratos importantes

para el logro de objetivos.14 La selección debe realizarse a criterio

del Encargado del Archivo Central en

conjunto con el jefe de la oficina productora.

5.10 Estudios de ofertas Análisis legal de las ofertas antes de ser adjudicadas Copia Original: Coordinación Contratar Bienes y Servicios

5 años No*

5.11 Convenios Contiene información sobre acuerdos de cooperación entre JASEC e Instituciones Públicas, empresas privadas y particulares para el préstamo de transformadores, postes, servicios y ejecución de proyectos Original. Copia: Gerencia General, Subgerencia, Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos, Coordinación Desarrollar Nuevos Servicios, Coordinación Desarrollar Infraestructura, Coordinación Desarrollar Generación, Coordinación Conservar el Ambiente. Fechas extremas: 1985-2011 Soporte : papel Cantidad: 2.5 m.


archivo

Sí, conservar los contratos importantes

para el logro de objetivos de la institución.15

La selección debe realizarse a criterio del Encargado del Archivo Central en conjunto con

el jefe de la oficina productora.

5.12 Expedientes de tránsito Documentación sobre los juicios de las colisiones e infracciones de vehículos oficiales de JASEC con autos particulares y accidentes o reclamos de particulares. Copia. Original: Coordinación Apoyo Logístico y Transporte

10 años No*

5.13 Pólizas de seguros Información sobre la garantía de los bienes de la Institución ante situaciones de pérdida, robo o destrucción parcial y total, así como de eventos especiales como carreras y ferias Copia. Original: Coordinación Apoyo Logístico Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo

10 años No*

14 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 15 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003.


5.14 Lista de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

5.15 Requisiciones Solicitudes de retiros de materiales o suministros en custodia del Almacén por parte de alguna Unidad Estratégica o una coordinación Copia. O: Coordinación Administrar Materiales y Equipos

2 años No*

5.16 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos.

5 años No*

5.17 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Copia: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

5.18 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años16 No*

5.19 Informes Anuales de labores Información de los trabajos realizados por las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones durante un año Copia Original: Gerencia General

2 años No*

16 Información suministrada por la señora Karen Brenes, Encargada del Archivo Central, en sesión de la CNSED 03-2011 de 18 de noviembre de 2011, ya que en la tabla estaban consignado 56 años, lo cual es un dato incorrecto.


5.20 Informes trimestrales de labores Información que se entrega trimestralmente con el detalle de los trabajos realizados y los pendientes de las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Copia. Original: Gerencia General

2 años No*

SUBFONDO: 6. Unidad de Salud Ocupacional

Funciones: Velar por el cumplimiento de las normas y protocolos para la prevención de enfermedades y accidentes laborales, así como incentivar la promoción de la salud en la institución.

N° orden



Legal


6.1 Correspondencia Asuntos relativos al cumplimiento de las normas, protocolos para la prevención de enfermedades y accidentes laborales y la promoción de la salud en la institución. Original y copia Original y copia: Junta Directiva, Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales. Fechas extremas: 2007-2011 Soporte : papel Cantidad: 1 m.

5 años No*

6.2 Contrataciones Directas Información completa de los procesos de contratación por un monto máximo de 13 millones de colones Costarricenses Copia. Original: Coordinación Contratar Bienes y Servicios

5 años No*

6.3 Manuales de procedimientos Manuales con las indicaciones que deben seguir en situaciones de emergencias. Original Copia: Gerencia

Mientras esté vigente en oficina y permanente en el Archivo Central

No*

6.4 Protocolos de suspensión de corriente Guía con las pautas a seguir en casos de emergencias las cuales deben seguir los funcionarios de las cuadrillas de mantenimiento y distribución, ante situaciones de emergencias. Original. Copia: Coordinación Mantener el Sistema de Distribución Eléctrica.

10 años No*

6.5 Calendario de visitas programadas Información de las visitas programadas que realiza la unidad para valorar si se están adoptando las políticas de Salud Ocupacional. Original. Copia: Ninguno

5 años No*


6.6 Reportes de inspecciones semanales Datos de las inspecciones realizadas cada semana a los centros de trabajos de la institución para verificar si existen factores de riesgos para los empleados en el desarrollo de sus actividades, si existe adecuada señalización, extintores y luces de emergencia Original. Copia: Ninguna

5 años No*

6.7 Pólizas de riesgos de trabajo Información de las pólizas suscritas en el INS en caso de accidentes laborales. Copia Original: INS

10 años No*

6.8 Cuadros estadísticos Información estadística de las enfermedades y accidentes laborales que han ocurrido en la institución. Original. Copia: Ninguna


No*

6.9 Memorias de seminarios y Talleres Información de las capacitaciones recibidas de otras instituciones en materia de seguridad laboral. Original. Copia: Ninguna

10 años No*

6.10 Fotografías Imágenes relativas a la salud ocupacional y áreas de riesgo detectadas en la institución en caso de situaciones de emergencia. Original. Copia: Ninguna


No*

6.11 Videos educativos Videos relativos que se presentan a los funcionarios de la institución para la promoción de la salud. Original. Copia: Ninguna


No*

6.12 Afiches Afiches de murales para promoción de la salud ocupacional en la institución Original. Copia: Ninguna


No*

6.13 Expedientes de Asuntos Contiene documentación sobre compras de artículos, uniformes y accesorios para el personal de la institución, así como accidentes laborales ocurridos a funcionarios. Original. Copia: Ninguna

10 años No*

6.14 Requisiciones Solicitudes de retiros de materiales o suministros en custodia del Almacén por parte de alguna Unidad Estratégica o una coordinación. Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos.

2 años No*


6.15 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoria Interna, Unidades Estratégicas de Negocios, y Coordinaciones.

5 años No*

6.16 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años No*

6.17 Listas de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

6.18 Protocolos para maniobras de campo Información del protocolo para las maniobras de campo de los trabajadores para la prevención de riesgos o accidentes. Original. Copia: Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema Eléctrico

10 años No*

6.19 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. Copia: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*


2 años No*

6.21 Protocolos de créditos bancarios Información del protocolo para las maniobras de campo de los trabajadores para la prevención de riesgos o accidentes. Original. Copia: Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema Eléctrico

5 años No*


6.22 Informes Anuales de labores Información de los trabajos realizados por las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones durante un año Copia. Original: Gerencia General

2 años No*

6.23 Informes Extraordinarios de labores Contiene información adicional solicitada por el Gerente sobre alguna situación presentada en los proyectos, casos especiales o para subsanar dudas Copia. Original: Gerencia General

2 años No*

SUBFONDO: 7. Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos

Funciones: gestionar y dirigir proyectos de desarrollo de Infraestructura de Generación, Sedes Corporativas, Nuevos Servicios y Ambiente; coordinar y dirigir el Macro proceso de Planificar y Desarrollar la empresa, administrar las inversiones e incursionar en nuevas áreas de servicio, respaldado por estudios que garanticen la factibilidad, rentabilidad en armonía con la naturaleza, además busca la participación oportuna, efectiva y de calidad en el desarrollo de nuevos servicios a corto, mediano y largo plazo; entre otras.

N° orden



Legal


7.1 Correspondencia Asuntos relativos a la gestión de los proyectos de desarrollo de energía eléctrica, de nuevos servicios, de conservación ambiental y de infraestructura. Original y Copia. Original y Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales


No*


2 años No*

7.3 Informe Anual de labores Información de los trabajos realizados por las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones durante un año Copia. Original: Gerencia General

2 años No*

7.4 Informes extraordinarios de labores Contiene información adicional solicitada por el Gerente sobre alguna situación presentada en los proyectos, casos especiales o para subsanar dudas. Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

7.5 Control de kilometraje de vehículos Datos del kilometraje de los vehículos asignados a la Unidad Estratégica Original. Copia: Ninguna

2 años No*


7.6 Control de caja chica Datos sobre el detalle del gasto de las cajas chicas a las que se solicita dinero. Original. Copia: Ninguna

3 años No*

7.7 Controles de requisiciones Control Interno de las requisiciones que se envían al Almacén Central Original. Copia: Ninguna

2 años No*

7.8 Avalúos de Proyectos Contiene información específica relacionada a la valoración de los proyectos tanto de generación como de electrificación para estimar su costo y tiempo. Original. Copia: Gerencia General Fechas extremas: 2007-2011 Soporte: papel Cantidad: 1,5 mts.

15 años Sí, conservar aquellos

avalúos de proyectos importantes para la

institución. La selección debe estar a cargo del Encargado del Archivo Central y el jefe de la Oficina Productora. Además, esta serie

complementa la serie 7.20 “Expedientes de

propiedades” del presente cuadro.

7.9 Requisiciones Solicitudes de retiros de materiales o suministros en custodia del Almacén por parte de alguna Unidad Estratégica o una coordinación Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos.

2 años No*

7.10 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

3 años No*

7.11 Plan anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

3 años No*

7.12 Listas de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación

3 años No*


7.13 Convenios Contiene información sobre acuerdos de cooperación entre JASEC e Instituciones Publicas, empresas privadas y particulares para el préstamo de transformadores, postes, servicios Copia. Original: Unidad de Apoyo Legal


No*

7.14 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Copia: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

7.15 Expedientes de trabajos de campo Contiene documentación sobre los análisis técnicos de las obras a desarrollar, los costos y la descripción del trabajo y de los clientes Original Copia: Ninguna

10 años No*

7.16 Bitácoras de obras Contiene los apuntes sobre modificaciones o situaciones no esperadas que se presentaron en la ejecución de los trabajos de campo Original Copia: Ninguna

15 años No*

7.17 Fotografías Tomas de lugares donde se realizaron la construcción de las obras de infraestructura Original Copia: Ninguna Fechas extremas: no indica17 Soporte : papel Cantidad: 0.25 m.


Sí, ya que evidencian la evolución del

paisaje en la provincia de Cartago.

7.18 Planos Contiene la descripción física de las tuberías y piezas de las casas de máquinas y de las subestaciones.18 Original Copia: Ninguna Fechas extremas: 1987 Soporte : papel Cantidad: 0.25 m.


Sí, ya que muestra la maquinaria y

tecnología utilizada en las subestaciones de

la institución. 19

17 En la tabla de plazos se consigna que no se conoce la fecha exacta en que fueron tomadas éstas fotografías. 18 En la tabla de plazos se indica que permanecen en los archivos de gestión mientras está activo. 19 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09.2003 de 10 de setiembre de 2003.


7.19 Expedientes de Proyectos Contiene documentación asociada con el cierre de los proyectos Original Copia: Ninguna Fechas extremas: 1980-1998 Soporte : papel Cantidad: 3 m.


Sí, conservar aquellos

expedientes de proyectos importantes para la institución. La

selección debe estar a cargo del Encargado del

Archivo Central, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora.

7.20 Expediente de Propiedades Documentación que refleja todo el proceso de adjudicación o compra de propiedades por parte de la institución. Original Copia: Ninguna Fechas extremas: 1990-2011 Soporte : papel Cantidad: 4 m.


Sí, conservar aquellos

expedientes de propiedades en donde

se desarrollen proyectos importantes para la institución. La

selección debe estar a cargo del Encargado del

Archivo Central, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora.

7.21 Avalúos de Propiedades no adquiridas Estimación del valor comercial de propiedades que se consideran importantes para la institución y que al final no son adquiridas. Original. Copia: Ninguna

3 años No*

7.22 Planes de trabajo Contiene los documentos sobre los planes a mediano y largo plazo, planes estratégicos, Inversiones a corto plazo. POI de los procesos que conforman la UEN Original. Copia: Ninguna Fechas extremas: 2000-2011 Soporte : papel Cantidad: 2 m.


No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200920, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer

20 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de setiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta a la señora Brenes Masís si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: JUNTA ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS ELÉCTRICOS DE CARTAGO (JASEC) Subfondo: 1. Junta Directiva

N° de orden



1.1 Correspondencia Cartas enviadas y recibidas con información sobre la dirección y administración de la institución de acuerdo a su misión y visión Original y Copia

5 m 1964-2011

Sí, conservar la correspondencia sustantiva en soporte papel, ya que es el órgano de más alto nivel de la institución. Además, es complemento del tipo documental 1.2 del presente cuadro. La selección debe realizarla el Encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe de la oficina productora

1.2 Actas de Junta Directiva Información sobre las decisiones tomadas en las sesiones de la Junta Directiva Original

15 m 1964-2011

Sí, conservar las actas en soporte papel y electrónico ya que reflejan las decisiones tomadas sobre los servicios brindados en un área geográfica determinada. 21

21 De acuerdo con la información suministrada por la señora Karen Brenes, Encargada del Archivo Central de JASEC, en sesión de la CNSED 03-2012 de 18 de enero de 2012, actualmente se encuentra digitalizado aproximadamente el 85% de las actas de la Junta Directiva.


1.9 Informes de tareas en municipios Información anual que se remite a distintos gobiernos locales sobre las obras y proyectos de infraestructura realizados por la JASEC. Copia

1 m 2005-2011

Sí, conservar los informes en soporte papel ya que reflejan las obras y proyectos realizados por la institución en las diferentes localidades donde brinda sus servicios.

Subfondo: 2. Gerencia General. N° de orden



2.1 Correspondencia Cartas enviadas y recibidas con Información sobre las funciones de mercadeo y ventas de la institución, accionar diario y planeamiento estratégico Original y Copia

5 m 1990-2011

Sí, Conservar la correspondencia sustantiva, ya que es el órgano que ejecuta las decisiones de más alto nivel de la institución. La selección debe realizarla el Encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe de la oficina productora.

2.13 Planes quinquenales de inversiones Información sobre las propuestas de inversión que se pretenden alcanzar en un lapso de cinco años Original

0.5 m 1991-2011

Sí, ya que contiene el plan de inversiones de la institución para un período determinado.

2.25 Informes Anuales de labores Información de los trabajos realizados por las unidades y Coordinaciones durante un año. Original

2 m 1993-201122

Sí, ya que reflejan las actividades realizadas por la institución anualmente.23

Subfondo: 5. Unidad de Apoyo Legal. N° de orden



5.9 Contratos Información sobre decisión tomada por empresas privadas y particulares para el alquiler de posteria, préstamo de servicios profesionales, recaudación de dinero. Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Servicios al Cliente y Coordinación Atender el Cliente. Soporte papel

0.75 m 1981-2011

Sí, conservar los contratos importantes para el logro de

objetivos.24 La selección debe realizarse a criterio del

Encargado del Archivo Central en conjunto con el

jefe de la oficina productora.

5.11 Convenios Contiene información sobre acuerdos de cooperación entre JASEC e Instituciones Públicas, empresas privadas y particulares para el préstamo de transformadores, postes, servicios y ejecución de proyectos Original

2.5 m 1985-2011

Sí, conservar los contratos importantes para el logro de objetivos de la institución25. La selección debe realizarse juicio del Encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe de la oficina productora.

22 Información corroborada con la señora Karen Brenes, ya que por error en la tabla de plazos se indicó la fecha extrema 1193-2011. 23 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 24 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 25 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003.


Subfondo: 7. Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos (UEN) N° de orden



7.8 Avalúos de Proyectos Contiene información específica relacionada a la valoración de los proyectos tanto de generación como de electrificación para estimar su costo y tiempo. Original

1,5 m 2007-2011

Sí, conservar aquellos avalúos de proyectos importantes para la institución. La selección debe estar a cargo del Encargado del Archivo Central y el jefe de la Oficina Productora. Además, esta serie complementa la serie 7.20 “Expedientes de propiedades” del presente cuadro.

7.17 Fotografías Tomas de lugares donde se realizaron la construcción de las obras de infraestructura Original

0.25 m Fechas extremas: no indica26

Sí, ya que evidencian la evolución del paisaje en la provincia de Cartago.

7.18 Planos Contiene la descripción física de las tuberías y piezas de las casas de máquinas y de las subestaciones.27 Original

0.25 m 1987

Sí, ya que muestra la maquinaria y tecnología utilizada en las subestaciones de la institución. 28

7.19 Expedientes de Proyectos Contiene documentación asociada con el cierre de los proyectos Original

3 m 1980-1998

Sí, conservar aquellos expedientes de proyectos importantes para la institución. La selección debe estar a cargo del Encargado del Archivo Central, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora.

7.20 Expediente de Propiedades Documentación que refleja todo el proceso de adjudicación o compra de propiedades por parte de la institución. Original

4 m 1990-2011

Sí, conservar aquellos expedientes de propiedades en donde se desarrollen proyectos importantes para la institución. La selección debe estar a cargo del Encargado del Archivo Central, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora.

Comunicar a la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). Enviar copia de este acuerdo a la Junta Directiva; a la Gerencia General; a la Unidad de Apoyo Legal y a la Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos (UEN) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). 26 En la tabla de plazos se consigna que no se conoce la fecha exacta en que fueron tomadas éstas fotografías. 27 En la tabla de plazos se indica que permanecen en los archivos de gestión mientras está activo. 28 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09.2003 de 10 de setiembre de 2003.


ACUERDO 5. Archivar la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), mediante oficio CISED-01-2011 de 17 de mayo de 2011, para el Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), Subfondo: 4. Auditoria Interna; ya que presenta plazos de vigencia que indican “0 años”, y dicho plazo no puede indicarse de esa forma, se debe colocar alguna vigencia administrativa- legal. Comunicar a la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). Enviar copia de este acuerdo a la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe. CAPITULO IV. CORRESPONDENCIA Artículo 5. Oficio DG-019-2012 de 11 de enero de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; mediante el cual traslada para conocimiento de esta Comisión y para la toma de acciones que estimen necesarias y convenientes el oficio DAN-003-2012 del 05 de enero de 2012, suscrito por la señora Ana Lucía Jiménez Monge, Jefe del Departamento Archivo Notarial, relacionado con un acuerdo tomado por el Concejo Superior Notarial respecto a los expedientes de actividad judicial no contenciosa tramitados en sede notarial. ACUERDO 6. Trasladar copia del oficio DG-019-2012 de 11 de enero de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional mediante el cual traslada para lectura y conocimiento, fotocopia del oficio DAN-003-2012 del 05 de enero de 2012, suscrito por la señora Ana Lucía Jiménez Monge, Jefe del Departamento Archivo Notarial, relacionado con un acuerdo tomado por el Concejo Superior Notarial respecto a los expedientes de actividad judicial no contenciosa tramitados en sede notarial; a los miembros de la Comisión para su lectura y análisis en una próxima sesión. ACUERDO FIRME. A las 11:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 03-2012 - archivo nacional de costa rica · acta cnsed 03-2012 1 ... estado en que se...

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