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Acta CNSED 01-2012 1

Acta No. 01-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 11 de enero de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asisten: la señora María del Carmen Retana Ureña y la señorita Natalia Cantillano Mora, ambas Profesionales responsables de los informes. Convocados: el señor Hernán Picado Rivera, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM); la señora Carmen Sánchez Torres, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.) y la señora Xinia Vargas Matamoros, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, CNFL. CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación del Acta 43-2011. ACUERDO 1. Se aprueba el acta N° 43-2011 con correcciones. CAPITULO II. ACUERDOS PENDIENTES Artículo 2a. Sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011: Acuerdo 3. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), mediante oficio CISED-001-2011 de 06 de enero de 2011, para el Fondo: Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), Subfondo: 8. Unidad Administración de Bienes Decomisados y Comisados-UAB; hasta tanto no se reciba el pronunciamiento de la Asesoría Legal del ICD respecto a la presentación de una muestra de los expedientes de donación de bienes comisados y de bienes decomisados; ya que es necesario poder verificar su contenido para decidir la posible declaratoria de valor científico – cultural. Comunicar a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD). Enviar copia de este acuerdo al señor Engels Jiménez Padilla de la Unidad de Administración de Bienes.


ACUERDO 2. Enviar un recordatorio a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), comunicando que sigue pendiente de respuesta el Acuerdo 3 tomado en sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011, el cual indica lo siguiente: “Dejar pendiente de aprobación la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), mediante oficio CISED-001-2011 de 06 de enero de 2011, para el Fondo: Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), Subfondo: 8. Unidad Administración de Bienes Decomisados y Comisados-UAB; hasta tanto no se reciba el pronunciamiento de la Asesoría Legal del ICD respecto a la presentación de una muestra de los expedientes de donación de bienes comisados y de bienes decomisados; ya que es necesario poder verificar su contenido para decidir la posible declaratoria de valor científico– cultural.” Además se le comunica que cuenta con 10 días hábiles para responder a partir del recibo de esta comunicación, y en caso de no hacerlo, se archivará su trámite. Enviar copia de este acuerdo al señor Engels Jiménez Padilla de la Unidad de Administración de Bienes del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD). Artículo 2b. Sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011: Acuerdo 5. Solicitar a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD); una descripción sobre el proceso de Decomiso y Comiso de los Bienes Utilizados como Medio o Provenientes de los Delitos Previstos; con el fin de que esta Comisión cuente con la información necesaria para el análisis de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la unidad Administración de Bienes Decomisados y Comisados-UAB. ACUERDO 3. Enviar un recordatorio a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), comunicando que sigue pendiente de respuesta el Acuerdo 5 tomado en sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011, el cual indica lo siguiente: “Solicitar a la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD); una descripción sobre el proceso de Decomiso y Comiso de los Bienes Utilizados como Medio o Provenientes de los Delitos Previstos; con el fin de que esta Comisión cuente con la información necesaria para el análisis de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la unidad Administración de Bienes Decomisados y Comisados-UAB”. Además se le comunica que cuenta con 10 días hábiles para responder a partir del recibo de esta comunicación, y en caso de no hacerlo, se archivará su trámite. Artículo 2c. Sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011: Acuerdo 6. Trasladar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional, fotocopia del oficio UABI-425-11 del 31 de agosto de 2011, suscrito por el señor Engels Jiménez Padilla de la Unidad de Administración de Bienes del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD); con el fin de solicitar criterio legal respecto a la solicitud de una muestra de los expedientes de donación de bienes comisados y de bienes decomisados que esta Comisión solicitó al Instituto Costarricense sobre Drogas, para analizar su contenido y así verificar si dicha documentación posee valor científico- cultural.


ACUERDO 4. Enviar un recordatorio a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional, comunicando que sigue pendiente de respuesta el Acuerdo 6 tomado en sesión 32-2011 del 05 de octubre de 2011, el cual indica lo siguiente: “Trasladar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional, fotocopia del oficio UABI-425-11 del 31 de agosto de 2011, suscrito por el señor Engels Jiménez Padilla de la Unidad de Administración de Bienes del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD); con el fin de solicitar criterio legal respecto a la solicitud de una muestra de los expedientes de donación de bienes comisados y de bienes decomisados que esta Comisión solicitó al Instituto Costarricense sobre Drogas, para analizar su contenido y así verificar si dicha documentación posee valor científico- cultural.” Artículo 3. Sesión 36-2011 del 26 de octubre de 2011: Acuerdo 3. Solicitar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del Archivo Nacional su criterio legal con respecto a las formalidades que deben seguirse para realizar los trámites de valoración, cuando los documentos fueron producidos por una institución, pero donados al Archivo Nacional por un tercero. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General. ACUERDO 5. Enviar un recordatorio a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional, comunicando que sigue pendiente de respuesta el Acuerdo 3 tomado en sesión 36-2011 del 26 de octubre de 2011, el cual indica lo siguiente: “Solicitar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del Archivo Nacional su criterio legal con respecto a las formalidades que deben seguirse para realizar los trámites de valoración, cuando los documentos fueron producidos por una institución, pero donados al Archivo Nacional por un tercero.”. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General. Artículo 4. Sesión 39-2011 del 17 de Noviembre de 2011: Acuerdo 8. Trasladar a la Jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Oficio CISED-03-2011 del 04 de noviembre de 2011, suscrito por la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), en atención al oficio CNSED-110-2011 del 23 de setiembre de 2011; con el fin de verificar la información enviada y finiquitar el trámite pendiente. Enviar copia de este acuerdo al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. ACUERDO 6. Convocar para la siguiente sesión de esta Comisión a la señora Ludy Arce Alpízar, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) y al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe; con el fin de dar lectura al informe de valoración IV-12-2011-TP correspondiente al Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), Subfondo: Dirección Ejecutiva; y verificar si se han subsanado las inconsistencias pendientes de corregir. ACUERDO FIRME. CAPTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIÓNES: Artículo 5. Informe de Valoración: IV-32-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM)


Subfondos: 5. Dirección Administrativa Financiera, 5.1 Departamento de Recursos Humanos, 5.2 Departamento de Recursos Materiales, 5.3 Departamento de Recursos Financieros. Convocado: Hernán Picado Rivera, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM). Hora: 9:00 a.m. Al ser las 9:00 horas, ingresan el señor Hernán Picado Rivera, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM) y la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del Informe. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. La señorita Cantillano Mora, Profesional responsable del informe; procede a exponer la consideración previa a la lectura del cuadro de series documentales, entre las cuales se destaca: (...) 3.16 En la tabla de plazos del Departamento Recursos Humanos, en los nombres que se presentan dentro de los números de orden 23 al 26, no son tipos documentales. Más bien, refieren a nombres de comisiones institucionales; por ejemplo, Comisión de Becas, Comisión de Salud Ocupacional, entre otras. Además, en el contenido de estas series, se desglosan una serie de tipos documentales, como los siguientes: actas de sesiones, oficios, informes, resoluciones, entre otros. Por lo anterior, es criterio de la suscrita que esta tabla de plazos no se apruebe, hasta tanto no se corrija esta inconsistencia. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 7. Archivar la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM), mediante oficio CONAPAM-CISED-007-O-2011 de 29 marzo de 2011, para el Fondo: Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM), Subfondo: Departamento Recursos Humanos, dado a que los números de orden 23 al 26, no son tipos documentales; de acuerdo al criterio técnico de la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe; expresado en el Informe de Valoración IV-32-2011-TP. Comunicar al señor Hernán Picado Rivera, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM). Enviar copia de este acuerdo a la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe.


ACUERDO 8. Aprobar la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM), mediante oficio CONAPAM-CISED-007-O-2011 de 29 marzo de 2011, para el Fondo: Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM), Subfondos: 5. Dirección Administrativa Financiera, 5.2 Departamento de Recursos Materiales, 5.3 Departamento de Recursos Financieros. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: CONSEJO NACIONAL DE LA PERSONA ADULTA MAYOR (CONAPAM) SUBFONDO: 5. Dirección Administrativa Financiera1 Funciones: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades técnicas y profesionales relacionadas con los procesos de recursos financieros, contables, presupuestarios, de recursos humanos, contratación administrativa, archivo central y de servicios generales de la institución; coordinar con las otras unidades de la institución la elaboración y ejecución del plan operativo anual y el presupuesto institucional; velar por el mantenimiento de las instalaciones, mobiliario, equipo, vehículos y otros; participar en comisiones, reuniones, grupos de estudio y equipos de trabajo relacionados con el quehacer institucional; evaluar los resultados de los programas bajo la responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera y efectuar las correcciones para lograr las metas y objetivos propuestos; participar en actividades y visitas de campo a Instituciones de Bienestar Social.

N° orden

Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

5.1 Correspondencia sustantiva Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM, Instituciones Públicas y Privadas.

10 años No*

5.2 Correspondencia facilitativa de carácter rutinario o copias que se reciben a título de información (no para decidir un asunto) Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM, Instituciones Públicas y Privadas.

2 años No*

5.3 Circulares Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM, Organizaciones de Bienestar Social

Permanente en la oficina, excepto las que no establezcan

directrices, lineamientos,

procedimientos u otros aspectos

similares, que se eliminarán del

archivo de gestión cada 2 años

No*

5.4 Consecutivos. Copia. Original: todas las dependencias del CONAPAM, Instituciones Públicas y Privadas.2

Permanente en la oficina

No*

1 En la tabla de plazos debe leerse en el encabezado, en el espacio “Fondo” el nombre de “Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor” y no “Dirección Ejecutiva”, dato que por error se consignó en este espacio.


5.5 Informes de cumplimiento de metas Copia. Original: Departamento de Planificación

10 años No*

5.6 Boletas de solicitud de materiales Copia. Original: Departamento de Recursos Materiales

2 años No*

5.7 Control de entrega y recibidos de documentación fuera de la institución Original. Sin copia

2 años No*

5.8 Plan Operativo Institucional Copia Original: Departamento de Planificación

2 años No*

5.9 Formularios de liquidación de viáticos y gastos de transportes Copia Original: Departamento de Recursos Financieros

3 años No*

5.10 Formularios de solicitud de adelantos de viáticos Copia. Original: Departamento de Recursos Financieros

3 años No*

5.11 Boletas de solicitud de vehículo Original. Copia: Unidades Administrativas solicitantes del servicio

10 años No*

5.12 Correos Electrónicos Sobre convocatorias a reuniones, solicitudes de criterios técnicos, envíos de documentos, entre otros. Original

2 años No*

5.13 Expedientes de evaluación del desempeño Original Sin copia

Permanente en la oficina, mientras se

encuentre el funcionario activo en

la oficina

No*

5.14 Boletas para envío de documentación Original Copia: Unidad solicitante del servicio

10 años No*

5.15 Expedientes de los vehículos Original Sin copia

Permanente en la oficina mientras el

vehículo se encuentre activo y

eliminar 5 años después de que este bien haya sido dado

de baja.

No*

5.16 Informes de combustibles Original. Sin copia

10 años No*

5.17 Registro de firmas Original

Permanente en la oficina mientras esté vigente y eliminar 5

años después de perdida su vigencia.

No*

2 Información suministrada por el señor Hernán Picado Rivera, el 30 de setiembre de 2011, ya que dicha información no estaba consignada en la tabla de plazos.


5.18 Formulario de autorización de salida del vehículo y control del recorrido Original. Sin copia

10 años No*

5.19 Expedientes de los conductores Original Sin copia


chofer labora para el CONAPAM, eliminar 2 años después de que deja de laborar para la institución.

No*

5.20 Registros de entrega y liquidación de cupones de combustibles Original

10 años No*

5.21 Registros de tiquetes de peaje Original

10 años No*

5.22 Boletas de revisión semanal del estado del vehículo Original

2 años No*

5.23 Formularios de permiso de circulación de vehículos en horas y días no hábiles Copia Original: se adjunta a la autorización de recorrido del vehículo.

10 años No*

5.24 Informe de accidentes de vehículos Original


vehículo se encuentre activo y

eliminar 5 años después de que este bien haya sido dado

de baja.

No*

5.25 Control de adelantos y liquidaciones de gastos de viajes y transporte Copia Original: se adjunta al expediente de comprobantes contables

2 años No*

5.26 Bitácoras de los vehículos Original Copia: conductores mensajeros

10 años No*

5.27 Expediente de pólizas de los vehículos institucionales Copia. Original: se adjunta al expediente de comprobantes contables

10 años No*

5.28 Expediente de mantenimiento de vehículos Original

10 años No*

5.29 Boletas de control de requerimientos de toallas y papel higiénico para los servicios sanitarios Original

10 años No*

5.30 Consecutivo de pagos masivos, enviados por el sistema GTE del Ministerio de Hacienda Original Copia: Departamento de Recursos Financieros, Tesorería Nacional

10 años No*


5.31 Consecutivos de débitos directos para caja única del Ministerio de Hacienda Original: Departamento de Recursos Financieros, Tesorería Nacional

10 años No*

5.32 Consecutivos de retiros para Ministerio de Hacienda Original Copia: Departamento de Recursos Financieros, Tesorería Nacional

10 años No*

5.33 Flujos de caja para la Tesorería Nacional Original Copia: Departamento de Recursos Financieros, Tesorería Nacional

10 años No*

5.34 Presupuesto ordinario. Copia Original: Departamento de Recursos Financieros

2 años No*

5.35 Presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias Copia. Original: Departamento de Recursos Financieros

2 años No*

5.36 Informe Económico: “Programa atención a personas adultas mayores institucionalizadas” Ley No. 5662 Copia. Original: Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Copia: Dirección Técnica

2 años No*

5.37 Reservas presupuestarias. Copias Original: Departamento de Recursos Financieros

2 años No*

5.38 Informe de presupuesto (resumen) Copias. Original: Departamento de Recursos Financieros

2 años No*

5.39 Informe Económico: “Programa construyendo lazos de Solidaridad” Ley No. 5662. Copia. Original: Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Copia: Dirección Ejecutiva, Dirección Técnica

2 años No*

SUBFONDO: 5.2 Departamento de Recursos Materiales3 Funciones: programar, dirigir y tramitar la gestión de contratación administrativa; revisar las solicitudes de pedido, verificar su liberación por parte del Ejecutor de Programa y liberarlas, cuando corresponda; suplir con prontitud y oportunidad los bienes y servicios que los diferentes departamentos o secciones del CONAPAM soliciten; comprar los suministros y materiales de oficina necesarios para mantener en existencia en la bodega de Recursos Materiales; mantener un inventario permanente de los bienes comprados y entregados a los funcionarios del CONAPAM; actualizar el registro de proveedores para la compra de bienes y servicios; solicitar al Departamento de Recursos Financieros las reservas para la compra de bienes y servicios requeridos, entre otros.

3 En la tabla de plazos debe leerse en el encabezado, en el espacio “Fondo” el nombre de “Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor” y no “Dirección Administrativa Financiera”, dato que por error se consignó en este espacio.


N° orden

Tipo / serie documental


Legal


5.2.1 Correspondencia sustantiva Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, Contraloría General de la República y proveedores comerciales.

10 años No*

5.2.2 Correspondencia facilitativa de carácter rutinario o copias que se reciben a título de información (no para decidir un asunto) Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM instituciones públicas y privadas.

2 años No*

5.2.3 Circulares Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, Contraloría General de la República.






No*

5.2.4 Informes de cumplimiento de metas Copia. Original: Unidad de Planificación

2 años No*

5.2.5 Plan Operativo Institucional Copia. Original: Departamento de Planificación

5 años No*

5.2.6 Boletas solicitud de papelería, útiles y materiales (requisición de materiales) Original. Copia: Departamento de Recursos Financieros y en las demás oficinas que conforman al CONAPAM

10 años No*

5.2.7 Boletas de solicitud de vehículos Copia. Original: Dirección Administrativa Financiera

1 año No*

5.2.8 Inventario de activos Copia. Original: en todas las oficinas que conforman al CONAPAM

10 años No*

5.2.9 Expedientes de contrataciones administrativas Contiene: solicitud de pedido, términos de referencia, ofertas, cartel de licitación, publicaciones en La Gaceta, Acta de Adjudicación, órdenes de compra, exoneraciones de impuestos, copias de facturas, reserva presupuestaria, comprobantes de pago, cuadro comparativo y el ingreso de información al Sistema de Compras Gubernamentales, COMPRARED, entre otros. Original. Sin copia Fechas extremas: 2001-2011 Soporte: papel Cantidad: 11,71 mts.

10 años Sí, Conservar una

muestra del 5% que incluya los

expedientes de proyectos sustantivos y relevantes para la

institución. La selección debe

realizarla el Encargado del

Archivo Central en conjunto con el Jefe

de la Oficina Productora.4

4 Declaratoria hecha por la CNSED en sesión 27-2011 de 08 de setiembre de 2011.


5.2.10 Boletas de préstamo de expedientes Original. Sin copia

2 años No*

5.2.11 Expediente “Cadena Mayor” Contiene: oficios, control de entrega y recibo de alcancías, plan de trabajo, control de donaciones. Original. Sin copia

1 año No*

5.2.12 Boletas para asignación de bienes Original Copia: funcionarios del CONAPAM

10 años No*

5.2.13 Control de activos Original. Sin copia

10 años No*

5.2.14 Expediente de la Comisión de Contratación Administrativa Contiene: copia de las actas de reunión y de los acuerdos, etc.5 Original. Sin copia

10 años No*

SUBFONDO: 5.3 Departamento de Recursos Financieros6 Funciones: elaborar y controlar la ejecución del presupuesto anual, por programas y de la institución; organizar y supervisar la elaboración de los estados de ejecución presupuestaria, contables, patrimoniales y de rendición de cuentas.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –

Legal


5.3.1 Correspondencia sustantiva Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM, instituciones públicas y privadas

10 años No*

5.3.2 Correspondencia facilitativa de carácter rutinario o copias que se reciben a título de información (no para decidir un asunto) Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM instituciones públicas y privadas.

2 años No*

5.3.3 Circulares Original y copia Original y copia: todas las dependencias del CONAPAM, instituciones públicas y privadas






No*

5 En la columna observaciones de la tabla de plazos se indica que las actas forman parte del Expediente de Contratación Administrativa. 6 En la tabla de plazos debe leerse en el encabezado, en el espacio “Fondo” el nombre de “Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor” y no “Dirección Administrativa Financiera”, dato que por error se consignó en este espacio.


5.3.4 Consecutivos Copia Original: todas las dependencias del CONAPAM, Instituciones Públicas y Privadas.7

Permanente en la oficina en soporte

electrónico, en soporte papel 2 años después de emitidos

No*

5.3.5 Boletas de solicitud de materiales Copia Original: Departamento de Recursos Materiales

2 años No*

5.3.6 Registros de correspondencia enviada y recibida Original. Sin copia

2 años No*

5.3.7 Informes de cumplimiento de metas Copia Original: Departamento de Planificación

2 años No*

5.3.8 Plan Operativo Institucional Copia Original: Departamento de Planificación

2 años No*

5.3.9 Formulario de solicitud de emisión de cheques Original

10 años No*

5.3.10 Boletas de solicitud de vehículo Copia Original: Dirección Administrativa Financiera

1 año No*

5.3.11 Inventario de activos Copia Original: Departamento de Recursos Materiales

2 años No*

5.3.12 Expediente de evaluación del desempeño Original Sin copia

Permanente en la oficina mientras se encuentre activo el funcionario en la

oficina.

No*

5.3.13 Boletas para envío de documentación Copia Original: Dirección Administrativa Financiera

1 año No*

5.3.14 Expedientes de la Comisión de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) Original. Sin copia

5 años No*

5.3.15 Boletas para traslado temporal de activos fuera de las instalaciones Original. Copia: responsable temporal del activo, Oficial de seguridad

2 años No*

5.3.16 Expedientes de comprobantes contables Original. Sin copia

10 años No*

5.3.17 Reservas Presupuestarias Original. Copia: cada jefatura del CONAPAM y Departamento de Recursos Materiales

10 años No*

7 Información suministrada por el señor Hernán Picado Rivera, el 30 de setiembre de 2011, ya que dicha información no estaba consignada en la tabla de plazos.


5.3.18 Informes de Presupuesto (resumen) Original Copia: cada jefatura del CONAPAM

10 años No*

5.3.19 Informes de impuesto sobre la renta Copia. Original: Ministerio de Hacienda

10 años No*

5.3.20 Registro de cuentas clientes Original8. Sin copia


No*

5.3.21 Consecutivos de pagos masivos, enviados por el sistema GTE del Ministerio de Hacienda Copia. Original: Dirección Administrativa Financiera

3 años No*

5.3.22 Reportes de estados financieros generados por el sistema financiero Original. Sin copia

10 años en soporte papel y permanente

en soporte electrónico

No*

5.3.23 Estados de cuentas Original. Sin copia

10 años No*

5.3.24 Consecutivo de cheques emitidos Original. Sin copia

10 años No*

5.3.25 Conciliaciones bancarias Original. Sin copia

10 años No*

5.3.26 Flujos de caja para la Tesorería Nacional Copia. Original: Dirección Administrativa Financiera

10 años No*

5.3.27 Libro auxiliar de bancos Original. Sin copia

10 años No*

5.3.28 Libros legales (Diario, Mayor, Inventario y balances) Original Fechas extremas: 2006-2011 Soporte: papel Cantidad: 1,40 m


Sí, Ya que reflejan las

situaciones financieras y los

rubros en los que la institución ha invertido sus ingresos. 9

5.3.29 Informes Trimestrales y Anuales de Ejecución Presupuestaria Original



No*10

5.3.30 Presupuestos ordinarios Original: Contraloría General de la República Copia: todas las jefaturas del CONAPAM Dirección Financiera del Ministerio de la Presidencia y la Autoridad Presupuestaria Fechas extremas: 2003-2011 Soporte: papel y electrónico Cantidad: 1,80 mts. y electrónico no indica



No*11

8 Información suministrada por el señor Hernán Picado Rivera, Encargado del Archivo Central de CONAPAM, ya que la copia y el original en el Departamento Evaluación y Seguimiento y el Departamento de Recursos Humanos, estaban mal consignados en la tabla de plazos. 9 De acuerdo con acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 10 Esta serie documental debe ser vista y aprobada por la Junta Rectora de la institución. Por lo tanto, el documento final se incluye en los expedientes de actas de este órgano colegiado.


5.3.31 Presupuestos Extraordinarios y modificaciones presupuestarias Original: Contraloría General de la República Copia: todas las jefaturas del CONAPAM Dirección Financiera del Ministerio de la Presidencia y la Autoridad Presupuestaria



No*12

5.3.32 Informes de auditoria externa Original



No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200913, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

11 Esta serie documental debe ser vista y aprobada por la Junta Rectora de la institución. Por lo tanto, el documento final se incluye en los expedientes de actas de este órgano colegiado. 12 Esta serie documental debe ser vista y aprobada por la Junta Rectora de la institución. Por lo tanto, el documento final se incluye en los expedientes de actas de este órgano colegiado. 13 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


Asimismo, se le consulta al señor Picado Rivera si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: CONSEJO NACIONAL DE LA PERSONA ADULTA MAYOR (CONAPAM) Subfondo: 5. Dirección Administrativa Financiera Subfondo: 5.2 Departamento de Recursos Materiales.

N° de orden

Serie o Tipo documental Cantidad Fechas Extremas

Valor Científico- Cultural

5.2.9 Expedientes de contrataciones administrativas Contiene: solicitud de pedido, términos de referencia, ofertas, cartel de licitación, publicaciones en La Gaceta, Acta de Adjudicación, órdenes de compra, exoneraciones de impuestos, copias de facturas, reserva presupuestaria, comprobantes de pago, cuadro comparativo y el ingreso de información al Sistema de Compras Gubernamentales, COMPRARED, entre otros.

11.71 m 2001-2011

Sí. Conservar una muestra del 5% que incluya los

expedientes de proyectos sustantivos y relevantes

para la institución. La selección debe realizarla el

Encargado del Archivo Central en conjunto con el

Jefe de la Oficina Productora.14

Subfondo: 5.3 Departamento de Recursos Financieros. N° de orden



5.3.28 Libros legales (Diario, Mayor, Inventario y balances)

1.40 m 2006-2011

Sí. Ya que reflejan las situaciones financieras y los rubros en los que la

institución ha invertido sus ingresos. 15

Comunicar al señor Hernán Picado Rivera, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM). Enviar copia de este acuerdo a los señores Martín Aguilar Araya, Encargado del Departamento de Recursos Materiales y Gerald Murillo Montoya, Encargado del Departamento de Recursos Financieros ambos del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM). Artículo 6. Informe de Valoración: IV-35-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.) Subfondos: 6.Dirección de Radio Nacional, 6.1 Discoteca, 7. Dirección de Prensa. Convocada: Carmen Sánchez Torres, Jefe del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.) Hora: 9:30 a.m.

14 Declaratoria hecha por la CNSED en sesión 27-2011 de 08 de setiembre de 2011. 15 De acuerdo con acuerdo tomado por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003.


Al ser las 9:50 horas, ingresa la señora Carmen Sánchez Torres, Jefe del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.) Se deja constancia de que durante la sesión, las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. La señorita Camila Carreras Herrero, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas a la lectura del cuadro de series documentales, entre las cuales se destacan: (...) 3.13 Por medio de correo electrónico de 02 de diciembre de 2011, la suscrita remitió a la

señora Sánchez Torres, una serie de consultas relacionadas con las Tablas de Plazos de los siguientes subfondos (tracto 5): Dirección de Radio Nacional; Sección Discoteca y Dirección de Prensa. La señora Sánchez Torres envió su respuesta por medio de correo electrónico (SBAC-103-2011) de 13 de diciembre de 2011.

(…) 3.15 El Sistema Nacional de Radio y Televisión (SINART, S.A) cuenta con Tablas de

Plazos de Conservación de Documentos aprobadas desde el año 2005 en sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, informe de valoración Nº 47-2005. En dicha ocasión, se declararon con valor científico-cultural varias series/tipos documentales. Al respecto, cabe señalar lo siguiente:

(…)

- En el subfondo Dirección de Radio Nacional, la serie documental “Grabaciones de Programas” fue declarada con valor científico-cultural en formato: Disco MP3, disco compacto, DAT (casete digital), casete y cintas abiertas y se indicó lo siguiente: contiene series documentales de opinión, educativos, de entrevistas, históricos, salud y musicales. Por ejemplo: Voces de mi tierra, Música clásica nacional, Viaje sin pasaporte, Jazz, Nujazz, Mundo, Medicina tradicional, Orquesta Sinfónica Nacional, intérpretes populares, biografías, personales, raíces, mujeres célebres, el maestro en casa. Cantidad: 2220 unidades. Fechas extremas: 1999-2005. Debido a que esta serie documental no fue incluida en la Tabla de Plazos presentada actualmente, la suscrita solicitó mediante correo electrónico de 2 de diciembre de 2011 a la señora Sánchez Torres que justificara esta omisión. La señora Sánchez indicó mediante correo electrónico (SBAC-103-2011) de 13 de diciembre de 2011 lo siguiente: “Estos programas se graban en el servidor y se graban en CD y luego se custodian en la Discoteca... ... Por omisión estos tipos documentales GRABACIONES DE PROGRAMAS... no se incluyeron en la Tabla de Plazos de conservación documental.”

(…) 3.17 Para el análisis de las siguientes Tablas de Plazos de Conservación de Documentos

se aclara: (…)

La Tabla de Plazos de la Dirección de Radio Nacional:


- Mediante correo electrónico de 02 de diciembre de 2011, la suscrita solicitó a la señora Sánchez Torres que justificara la razón por la cual no se incluyeron en la Tabla de Plazos presentada las siguientes series/tipos documentales: “Grabaciones de programas”, “Informes administrativos” y “Pautas de programación”. La señora Sánchez indicó mediante correo electrónico (SBAC-103-2011) de 13 de diciembre de 2011 que: l o Las “Grabaciones de programas”: “... se graban en el servidor y se graban

en CD y luego se custodian en la Discoteca.” o Los “informes administrativos”: “... generalmente no se hacen, son muy

mínimos”. o Las “pautas de programación”: “... están en forma electrónica del 2008 al

2009 y se conserva en la oficina de la secretaria de Radio Nacional. Son 2 CDS”.

Asimismo, la señora Sánchez expresó: “Por omisión estos tipos documentales GRABACIONES DE PROGRAMAS, INFORMES ADMINISTRATIVOS Y PAUTA DE PROGRAMACIÓN no se incluyeron en la Tabla de Plazos de conservación documental.”

La Tabla de Plazos de la Sección Discoteca:

- La Tabla de Plazos presentada está firmada por el señor Freddy Gómez,

Director de Radio Nacional, quién es el jefe inmediato de la Sección Discoteca y cuenta con el sello de dicha Dirección.

- Según expresó la señora Sánchez Torres, mediante correo electrónico (SBAC-103-2011) de 13 de diciembre de 2011, las series/tipos documentales “Correspondencia externa” e “Informes administrativos” que fueron presentados en la Tabla de Plazos en el año 2005, no se incluyeron en la Tabla de Plazos actual, debido a que estos tipos documentales no se crean ni se reciben en la Sección de la Discoteca, ya que toda la documentación se canaliza por la Dirección de la Radio Nacional.

- Cabe señalar, que los “Informes administrativos” tampoco fueron incluidos en

la Tabla de Plazos actual.

- Mediante correo electrónico de 02 de diciembre de 2011, la suscrita solicitó a la señora Sánchez Torres que justificara la razón por la cual la serie documental “Programas extranjeros” tiene la misma cantidad en el año 2005 (fechas extremas 1978-2005, cantidad 3900 unidades) y en la actualidad (fechas extremas 1978-2010, cantidad 3900 unidades). Al respecto, la señora Sánchez comunicó que “Los periodos de gestión documental es decir las fechas extremas han aumentado, pero se mantiene la misma cantidad de las unidades en los programas extranjeros, debido a que no han ingresado a la Sección de la Discoteca material auditivo extranjero nuevo.”

- La señora Sánchez Torres, por medio de correo electrónico (SBAC-103-2011)

de 13 de diciembre de 2011 comunicó las siguientes observaciones aclaratorias relacionadas con los documentos que se custodian en la Discoteca:


“ 1. PROGRAMAS NACIONALES:

Los programas se conservan en diferentes soportes entre ellos: DISCO COMPACTOS, CASSETTES, CINTAS ABIERTAS, DAT (cassette digital), MP3 para la transmisión de programación de la Radio Nacional en la 101.5 F.M. Nacional Estereo de Costa Rica y 590 A.M. Nacional.

- Los programas de Productores externos se realizaron tanto dentro de las

cabinas de transmisión (A.M. y F.M), así como de diferentes puntos geográficos del país, por lo cual estos mismo [sic] no se conservan como documento original dentro del fondo documental que posee la Discoteca porque son programas en vivo. Como por ejemplo: A TODO DEPORTE, RADIO PERIODICOS ROLANDO ANGULO, JOSE LUISY ALEJANDRO ORTÍZ INFORMANDO, GUÍA TOUR, CONSERVATORIO SAN CARLOS.

- Hay programas de producción interna y externa que se graban y se

mantienen durante diez días hábiles en la Discoteca como por ejemplo: ECO MUNDIAL, VISIÓN CRÍTICA, VISIÓN EMPRESARIAL, ENLACE PARLAMENTARIO Y CONFERENCIA DEL CONSEJO DE GOBIERNO.

- Hay programas de productores externos a la Radio que se realizan en vivo

desde las cabinas de trasmisión y fuera de ellas, muchos de ellos con invitados especiales, los cuales no forman parte de los activos de la Institución y no se conserva copia de los mismos.

- Existen material de instituciones públicas que se utilizan en la programación

de la Radio Nacional pero no se obtiene ninguna copia del mismo, ya que estos deben ser devueltos después de emitidos, como por ejemplo: RADIO INTERACTIVA DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA, PALABRAS Y PRESENCIAS, NEGRITAS Y COORCHETAS, LIBRO ABIERTO, CÓDIGO VERDE Y VOCES que son de la UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA.

- Los programas Nacionales que se conservan en la Discoteca son: VOCES

DE MI TIERRA, MÚSICA CLASICA NACIONAL, VIAJE SIN PASAPORTE, JAZZ, NUJAZZ, MUNDO, MEDICINA TRADICIONAL, VIRGEN DE LOS PARDOS, CUENTOS Y LEYENDAS, SOMOS COMO SOMOS, ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL, INTERPRETES POPULARES, BIOGRAFÍA PERSONAJES, RAICES, MUJERES CELEBRES, EL MAESTRO EN CASA.

2. PROGRAMAS EXTRANJEROS:

- La información que contienen las casas extranjeras están: series, documentales musicales, históricos, literarios, educativos, los cuales se conservan dentro del fondo documental de la Institución mientras exista el derecho de transmisión adquirida por la Institución como por ejemplo: RADIOEXTERIOR DE ESPAÑA, RADIO FRANCIA INTERNACIONAL, RADIO TELEVISIÓN ITALIANA, RADIO NEDERLAND, DEUTSCHE WELLE, BBC DE LONDRES, CONVENIO ANDRES BELLO (SIN FRONTERAS). Estos programas se trasmitían en años anteriores, actualmente no, pero si se conservan en la Discoteca.”


La Tabla de Plazos de la Dirección de Prensa:

- En la Tabla de Plazos presentada se omitieron los números de orden de las diferentes series/tipos documentales. Sin embargo, en el presente informe se incluyeron para facilitar el análisis de la Tabla.

Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 9. Aprobar la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.), mediante el oficio DayF-CISE-01-2011 de 10 de febrero de 2011, para el Fondo: Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.), Subfondos: 6.Dirección de Radio Nacional, 6.1 Discoteca, 7. Dirección de Prensa. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISIÓN (SINART, S.A)

6

Subfondo 1: Dirección General Subfondo 2: Dirección de Radio Nacional Funciones: Se dictan las directrices y se coordina en general la realización de las labores diarias con las secciones así como el trabajo a realizar por cada uno de los funcionarios de la Dirección de la Radio. Coordinación con todas las áreas relacionadas en la producción, programación, operación, en la parte técnica así como en los estudios de grabación de la radio, con el fin de facilitar el desempeño de las funciones propias de cada una de ellas. Elaboración de los informes solicitados por el superior inmediato. Coordinar con los productores internos y externos los aspectos generales de la producción de cada uno de sus programas. Confección de cuñas, promos, cápsulas y otras grabaciones. Desde el área de programación diaria de ambas emisoras (Nacional Estéreo y 590 Nacional) se realiza la elaboración de la pauta diaria y se coordina con los productores externos para las cuñas en cada uno de sus programas. Coordinación con la Dirección de Mercadeo y Ventas por la pauta de las cuñas vendidas. Se establece una coordinación con la Dirección General el trámite de pautas de cuñas de interés social. Se elaboran los horarios de los operadores el cual debe estar de acuerdo con la programación. Se coordina con el departamento técnico el mantenimiento de los equipos ubicados en las cabinas, oficinas y estudio de grabación, además de las antenas y transmisores ubicados en sitios estratégicos del país. Se coordina con el estudio de grabación sobre la producción de las grabaciones de cuñas, promos, cápsulas y demás grabaciones tales como los diferentes programas que no salen en vivo, las locuciones para la realización de programas y grabaciones autorizadas por la Dirección en horarios extraordinarios para los productores internos y externos.

N° orden Tipo / serie documental


Legal


6.1 Circulares informativas Original y copia Original: Dirección General Copia: Todos los departamentos de la institución

5 años No*

6.2 Correspondencia interna Original y copia Original y copia: Todos los departamentos de la institución

5 años No*


6.3

Correspondencia externa Original y Copia Original: Remitente

5 años No*

6.4 Horarios de cabina Original y copia Original: Cabina Copia: Recursos Humanos16

5 años No*

6.5 Memorandos Original17 Copia: Todos los funcionarios de la Radio Nacional Contenido: Información sobre actividades, acciones, procedimientos a lo interno de la Radio Nacional que se deben seguir a nivel institucional.

5 años No*

6.6 Reglamentos Original Copia: Todos los departamentos de la institución

Permanente en la oficina y en el

Archivo Central

No*

6.1

Subfondo 1: Dirección General Subfondo 2: Dirección de Radio Nacional Subfondo 3: Discoteca Funciones: Recibir y entregar material discográfico, a los productores de la Radio como los del Canal de Televisión. Confeccionar los instrumentos descriptivos para la solicitud del préstamo y devolución del material auditivo de la discoteca. Organización del fondo documental por género y procedencia del material auditivo de la discoteca. Brindarle un seguimiento sobre el ingreso, préstamo y devolución del material auditivo de la discoteca. Recibir material auditivo que ingrese a la discoteca para su transmisión en los diferentes programas de la programación de la Radio Nacional. Brindar el servicio de copia y duplicación de material auditivo.



Legal


6.1.1 Boletas de autorización de copia de material Original. Copia: Dirección de la Radio solicitante

5 años No*

6.1.2 Boletas de ingreso de material auditivo Original sin copia18

5 años No*

6.1.3 Boletas de recepción de material Original19 (Repetido con el 6.1.2) Copia: persona que dona el material discográfico

5 años No*

6.1.4 Boletas de préstamo y devolución de material auditivo Original. Copia: persona solicitante del material auditivo

5 años No*

16 Esta información fue suministrada por la señora Sánchez Torres mediante correo electrónico de 13 de diciembre de 2011 (SBAC-103-2011), ya que en la Tabla de Plazos no está consignada. 17 Ibíd. 18 Esta información fue corregida por la señora Sánchez Torres mediante correo electrónico de 13 de diciembre de 2011 (SBAC-103-2011), ya que en la Tabla de Plazos se consignó que la Dirección de la Radio conserva copia de este tipo documental. 19 Según indicó la señora Sánchez Torres mediante correo electrónico de 13 de diciembre de 2011 (SBAC-103-2011), este tipo documental es igual al tipo documental 6.1.2 “Boletas de ingreso de material auditivo”.


6.1.5 Circulares informativas Original y copia Copia: Todos los departamentos de la Radio

5 años No*

6.1.6 Correspondencia interna Original y copia Original y copia: Todos los departamentos de la institución

5 años No*

6.1.7 Memorandos Copia. Copia: Departamentos de la Institución

5 años No*

6.1.8 Programas Nacionales Original y copia Copia: productores; invitados Contenido: se transmiten programas de opinión con temas educativos, de salud, entrevistas, documentales científicos, históricos, literarios. Fechas extremas: 1978-2010 Cantidad: 2575 unidades Soporte: en formato de cintas abiertas, casettes, disco compacto, MP3.


Archivo Central

Sí20 Ya que refleja la evolución de las

producciones radiofónicas

costarricense. Se debe conservar los de mayor valor científico-

cultural. En el momento de hacer la

escogencia debe participar el

encargado del Archivo Central y un

profesional del Archivo Nacional.

6.1.9 Programas extranjeros

Original Sin copia Contenidos: de casas comerciales extranjeras que su contenido son: series documentales, educativo, histórico, científicos, de entretenimiento (infantiles), musicales, literarios. Fechas extremas: 1978-2010 Cantidad: 3900 unidades Soporte: en formatos de cinta abierta, casettes, disco compacto, MP3.


Archivo Central

No*

6.1.10 Reglamento de ingreso de material máster, trámites y sanciones Original Copia: Todos los departamentos de la institución

5 años No*

7

Subfondo 1: Dirección General Subfondo 2: Dirección de Prensa Funciones: Producción de noticias y reportajes. Planificación de las actividades periodísticas diarias asignadas al personal del Departamento. Redacción y edición de la información periodística para transmitir el noticiero.

20 La serie documental Nº 8 “Programas nacionales” fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, informe de valoración Nº 47-2005. Cantidad 2220 unidades Fechas extremas: 1978-2003 y se indica “En formato casete, disco compacto, cintas abiertas, discos MP3, DAT. Se conservarán entre otros los siguientes programas: Voces de mi tierra, música clásica nacional, intérpretes populares. Conservar los de mayor valor científico-cultural. En el momento de hacer la escogencia debe participar el encargado del Archivo Central y un profesional del Archivo Nacional.” En el presente informe se mantiene este criterio.




Legal


7.1 Boleta de salida de equipo Original

5 años No*

7.2 Circulares informativas Original y copia Copia: Todos los departamentos de la institución

5 años No*

7.3 Correspondencia interna (oficio) Original y copia Original y copia: Todos los departamentos de la institución

5 años No*

7.4 Correspondencia interna (memos) Original y copia Copia: Todos los departamentos de la institución

5 años No*

7.5 Correspondencia externa Original y copia Original: Institución a la que se remite

5 años No*

7.6 Reglamentos Original Copia: Todos los departamentos de la institución


Archivo Central

No*


Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200921, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”.

21 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


Asimismo, se le consulta a la señora Sánchez Torres si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISIÓN S.A. (SINART, S.A.)

Subfondo: 1. Dirección General Subfondo: 2. Dirección de Radio Nacional Subfondo: 3. Discoteca

N° de orden



6.1.8 Programas Nacionales Contenido: se transmiten programas de opinión con temas educativos, de salud, entrevistas, documentales científicos, históricos, literarios.

2575 unidades Soporte: en formato de cintas abiertas, casettes, disco compacto, MP3. 1978-2010

Sí22. Ya que refleja la evolución de las producciones

radiofónicas costarricense. Se debe conservar los de mayor valor científico-cultural. En el

momento de hacer la escogencia debe participar el

encargado del Archivo Central y un profesional del Archivo

Nacional. Comunicar a la señora Carmen Sánchez Torres, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.). Enviar copia de este acuerdo al señor Freddy Gómez, Director de la Discoteca del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A. (SINART, S.A.). Artículo 7. Informe de Valoración: IV-03-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz, CNFL. Subfondos: 3. Dirección Administrativa*: 3.4 Fondo de Ahorro y Préstamo, 3.5 Sección Administración Seguros, 3.6 Área de Bienes Inmuebles, 4. Departamento de Producción y Desarrollo; 4.1 Sección Plantas Hidroeléctricas (Jefatura), 4.2 Planta Hidroeléctrica Brasil, 4.3 Planta Hidroeléctrica Daniel Gutiérrez, 4.4 Planta Hidroeléctrica Río Segundo, 4.5 Planta Hidroeléctrica El Encanto, 5. Dirección Distribución*: 5.1 Sección Diseño de Redes, 5.2 Sección Control de Distribución, 6. Dirección Innovación y Eficiencia Energética*: 6.1 Dirección, 6.2 Departamento de Transporte Eléctrico. Convocada: Xinia Vargas Matamoros, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, CNFL. Hora: 10:00 a.m. 22 La serie documental Nº 8 “Programas nacionales” fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 16-2005 de 23 de noviembre de 2005, informe de valoración Nº 47-2005. Cantidad 2220 unidades Fechas extremas: 1978-2003 y se indica “En formato casete, disco compacto, cintas abiertas, discos MP3, DAT. Se conservarán entre otros los siguientes programas: Voces de mi tierra, música clásica nacional, intérpretes populares. Conservar los de mayor valor científico-cultural. En el momento de hacer la escogencia debe participar el encargado del Archivo Central y un profesional del Archivo Nacional.” En el presente informe se mantiene este criterio.


Al ser las 10:10 horas, ingresan las señoras Xinia Vargas Matamoros, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, CNFL y María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del Informe. Se deja constancia de que durante la sesión, las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. La señora Retana Ureña, Profesional responsable del informe; realiza la lectura de los subfondos correspondientes. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 10. Aprobar la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, S.A. (CNFL), mediante oficio CISE-0004-10 de 16 de setiembre de 2011, para el Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz, S.A. (CNFL), Subfondos: 3. Dirección Administrativa*: 3.4 Fondo de Ahorro y Préstamo, 3.5 Sección Administración Seguros, 3.6 Área de Bienes Inmuebles, 4. Departamento de Producción y Desarrollo; 4.1 Sección Plantas Hidroeléctricas (Jefatura), 4.2 Planta Hidroeléctrica Brasil, 4.3 Planta Hidroeléctrica Daniel Gutiérrez, 4.4 Planta Hidroeléctrica Río Segundo, 4.5 Planta Hidroeléctrica El Encanto, 5. Dirección Distribución*: 5.1 Sección Diseño de Redes, 5.2 Sección Control de Distribución, 6. Dirección Innovación y Eficiencia Energética*: 6.1 Dirección, 6.2 Departamento de Transporte Eléctrico. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

Fondo: Compañía Nacional de Fuerza y Luz, S.A. (CNFL) 3.4 Subfondo 4: Fondo de Ahorro y Préstamo

Objetivo y funciones de la dependencia: Contribuir al desarrollo económico y social de los funcionarios de la CNFL SA., otorgándoles préstamos de vivienda y personales que les permita mantener un nivel de vida estable. Estudiar evaluar y aprobar los diferentes préstamos

N° orden Tipo y/o Serie documental Vigencia

Administrativa- legal Valor científico-

cultural 3.4.1 Actas Junta Administrativa del Fondo de

Ahorro Acuerdos sobre políticas y lineamientos que seguirá el Fondo de Ahorro en la administración y otorgamiento de préstamos. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico Cantidad: 1.4 metros Fechas extremas: 1985-2009

Permanente en Archivo Central

No*

3.4.2 Auxiliares contables Movimientos realizados en las cuentas del Fondo de Ahorro indica nombre del funcionario, Nº cuenta, otros. Original. Sin copia Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*


3.4.3 Comprobantes de Cheques Pagos realizados a proveedores por diferentes servicios (compras equipo o materiales, capacitaciones, seguros INS, auditorías externas. Copia. Copia Departamento Financiero. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.6 metros Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*

3.4.4 Reporte de Distribución de Utilidades Detalla la distribución anual de dividendos a los funcionarios de la CNFL, detalla los aportes, ahorro y utilidades. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.8 metros Fechas extremas: 1999-2009

1 año los reportes del año 1999 al 2002 se

conservarán permanentemente

debido a que la información contenida

en estos no se encuentra disponible en el sistema de la

Sección.

No*

3.4.5 Circulares Asuntos administrativos de interés general de los funcionarios. Copia. Original funcionarios-usuarios Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2005-2009

1 año

No*

3.4.6 Comprobantes de diario Registra las transacciones contables indica monto, No cuenta, justificación de la transacción. Contiene recibos Ingresos de caja diaria. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 4.7 metros Fechas extremas: 2005-2009

9 años

No*

3.4.7 Comprobantes de pago del mes Reúne los Comprobante de pago de los desembolsos generados en préstamos aprobados y otros como liquidaciones, pago renta, listado distribución de utilidades etc. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 1.8 metros Fechas extremas: 2005-2009

9 años

No*

3.4.8 Conciliaciones bancarias De las diferentes cuentas bancarias en dólares y colones, indica los movimientos realizados por mes. Copia. Sin copia Soporte papel Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*


3.4.9 Contratos Descripción de los acuerdos pactados con puestos de bolsa y por cuentas corrientes y servicios de auditoría. Copia. Original Tesorería, Bancos- puestos de bolsa Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2001-2009

Permanente mientras el contrato se

encuentre vigente, una vez finalizado, se conservará 1 año en

la oficina productora y posteriormente se

eliminará.

No*

3.4.10 Control de Cheques F-168 Recopila el Control de cheques préstamo de vivienda. Original. Sin copia Soporte papel Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2001-2009

1 año No*

3.4.11 Correspondencia externa e interna Comunicaciones con entidades relacionadas con las funciones de la sección y de asuntos como: recursos económicos, coordinación de asuntos administrativos y técnicos y que no pertenecen a un expediente. Original y copia. Original y copia entidades del sector público y privado. Soporte papel. Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 2005-2009

5 años No*

3.4.12 Expediente de Control Interno Recopila la documentación relacionada con las auditorías y seguimientos. Original. Sin copia Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2009

3 años No*

3.4.13 Órdenes de compra de suministros y servicios (Sistema de Administración de Compras, SIACO) Compra de mobiliario y equipo para las oficinas (sillas, etc.…) y materiales (tóner para impresoras, etc.…) Original. Copia Proveeduría Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*

3.4.14 Expediente de pólizas Por clase y caso indica: monto que cubre, contratos, addendum, descripción de situaciones, informes técnicos otros. Copia. Original INS, copia cliente. Soporte papel y electrónico Cantidad: 2.24 metros Fechas extremas: 1999-2009


3.4.14.1 Facturas sobre pólizas Facturas sobre el pago de las pólizas contra incendio y seguro de vida.

5 años No*

3.4.14.2 Boletas de inscripción de pólizas Solicitud de inscripción o modificación del seguro de incendio y póliza de vida.

Permanente en la oficina hasta que la

hipoteca sea cancelada

No*

3.4.14.3 Correspondencia y reportes Correspondencia y reportes generados en la administración de las pólizas.

2 años No*

3.4.15 Expediente de préstamos de vivienda o personal Reúne la Solicitud de Préstamo Vivienda y documentos requeridos para el préstamo, avalúo, lista de préstamos de vivienda, carátula préstamo de vivienda, carátula préstamo de vivienda (intereses actualizados), memorandos, /Expediente préstamo vivienda –facturas (facturas) /garantías/ En el de préstamo personal se archivan también los memorandos presentadas por los funcionarios Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 10.40 metros Fechas extremas: 2004-2009


préstamo esté vigente.

No*

3.4.16 Solicitud de materiales y equipo (Requisiciones Sistema de Aprovisionamiento, SIAPRO**) Materiales o equipo entregado a las dependencias indica las características, cantidad, cuenta a cargar dependencia solicitante. Copia. Original Sección Almacén. Soporte papel. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2005-2009

2 años No*

3.4.17 Reporte de Transferencias Electrónicas Movimientos de las diferentes cuentas, pago de planilla, proveedores, servicios, y otros, Indica el monto, concepto, Nº de cuenta. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2005-2009

2 años No*

3.4.18 Escrituras Formalización de hipotecas para compra de vivienda y lote. Original. Copia clientes, Original Registro Nacional. Soporte papel. Cantidad: 3.6 metros Fechas extremas: 2004-2009

Permanente en la oficina.

No*


3.4.19 Expediente vehículo Reúne la documentación relacionada con los vehículos como: Autorización suministro combustible, aceite, filtros, llantas y otros F-092 y Aviso de accidente de vehículo F-540, Informe mensual recorrido vehículos F-069, Reporte para pago kilometraje F-066, Solicitud reparación vehículo F-230. Copia. Original Sección Transporte y Taller. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2005-2009

2 años No*

3.4.20 Expedientes de personal Tramites de vacaciones, incapacidades, permisos, reconocimiento grado profesional, otros. Copia. Original Trámite y Nómina Soporte papel. Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 1995-2009

Permanente en la oficina mientras el funcionario trabaje en la CNFL, una vez cesante se

eliminará.

No*

3.4.21 Expedientes de avalúos rechazados Reúne los avalúos de solicitudes para vivienda rechazadas. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0.30 metros Fechas extremas: 2003-2009

1 año No*

3.4.22 Reportes de estados de cuenta Débito, crédito y saldo en colones de todas las cuentas. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0.08 metros Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*

3.4.23 Informe mensual de actividades Todas aquellas actividades y metas ejecutadas para cumplimiento de objetivos del plan anual operativo. Copia. Original Dirección Administrativa. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

3.4.24 Informes para Junta Administrativa Informes que se presentan a la Junta Administrativa que incluyen: Solicitudes de préstamo de características especiales, información financiera del FAP, notas presentadas, etc. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2006-2010

5 años No*


3.4.25 Letras de Cambio Documento que respalda el financiamiento de motocicletas y otros conceptos. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2004-2010


préstamo esté vigente.

No*

3.4.26 Ordenes de Trabajo F-144 Solicitud de trabajos de publicaciones indica tipo de trabajo, descripción, cantidad, tipo de material a utilizar, otros. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

3.4.27 Lista de Cheques Listado de los cheques emitidos. Original. Sin copia. Soporte papel Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2004-2010

1 año No*

3.4.28 Planillas amortizaciones Indica estado de cuenta de los préstamos que tienen los funcionarios indica monto, intereses, saldos. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2004-2010

10 años No*

3.4.29 Expediente de Presupuesto Presupuesto de operación e inversión de la dependencia indica montos solicitados y aprobados en cada partida. Copia. Original Dirección Administrativa Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2004-2010

3 años No*

3.4.30 Expediente de normativa interna Manuales y Procedimientos sobre la prestación de servicios por parte de la Sección. Copia. Original Análisis Administrativo Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 1996-2010

Permanente en la oficina. Solo se conservará la

normativa vigente. La desactualizada

se eliminará.

No*

3.4.31 Plan operativo institucional Programación de objetivos, metas y actividades a desarrollar en un período. Copia. Original Dirección Administrativa. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*


Subfondo 3: Depto. Servicios Administrativos 3.5 Subfondo 4: Sección Administración Seguros23

Objetivo y funciones de la dependencia: Custodia de valores de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, S.A., así como la gestión de cobro a Entidades Gubernamentales y personas física y jurídica por diferentes conceptos.



cultural 3.5.1 Cartas enviadas en orden consecutivo

Cartas enviadas a distintos destinatarios con el fin de administrar las distintas pólizas de la CNFL. Copia. Original dependencias CNFL, empresas privadas y particulares. Soporte papel y electrónico Cantidad: 1.3. metros Fechas extremas: 1997-2010

3 años No*

3.5.2 Expedientes de pólizas Por clase y caso, reúne la documentación contractual, condiciones generales, contratos, addendum, descripción de situaciones, informes técnicos y otros documentos de valor para la institución. Original. Sin copia. Soporte papel Cantidad: 6.7 metros Fechas extremas: 2003-2009

Permanente en la unidad productora.

No*

3.5.3 Informe de actividades Descripción de actividades desarrollas en el mes indica logros y metas alcanzadas. Copia. Original Dirección. Administrativa Soporte electrónico Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2003-2009

5 años No*

3.5.4 Solicitud de materiales y equipo SIAPRO Descripción de materiales, equipo indica cantidad, características, nombre de la dependencia y solicitante. ( SIAPRO) Copia. Original Sección Almacén Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2003-2009

1 año No*

3.5.5 Solicitudes de compra de bienes y servicios SIACO Solicitud de materiales o equipo indica características del material, cantidad, precio. Copia. Original Sección Proveeduría Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*

23 Las series documentales Nº 1 a la, fueron valoradas por la CNSED el 09 de noviembre del 2005, según lo indicado en informe de valoración Nº 48-2005; por consiguiente se actualizaron las columnas de vigencias, cantidad y fechas extremas.


3.5.6 Expedientes de personal Trámites de incapacidades, vacaciones, permisos, reasignaciones, etc. relacionados con los funcionarios. Copia. Original Sección Trámite Nómina. Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2009

Permanente en la oficina. Cuando el funcionario cese

funciones el expediente se

eliminará.

No*

3.5.7 Expediente de Presupuesto Cambio en la utilización de una partida, para destinarlo a otro proyecto. Copia. Presupuesto. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2007-2009

2 años No*

3.5.8 Expediente de estudios de riesgos Evaluación de riesgos y propuestas de mejora. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2003-2009

3 años No*

3.5.9 Expediente de reclamo por daño o faltante Reúne la documentación requerida para plantear un reclamo ante el INS por mercadería dañada o faltante en la entrega del pedido. Original. Proveeduría, Almacén. Soporte papel. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2002-2009

3 años No*

3.5.10 Solicitud de artículos de oficina F-029 Documento que se utiliza para la para pedir artículos de oficina en la librería adjudicada. Copia. Original librería adjudicada. Soporte papel. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*

3.5.11 Expediente de pagos anuales y gestión administrativa de pólizas Gestión de los pagos anuales realizados al INS de todas las pólizas de la CNFL, como también todas aquellas gestiones administrativas relacionadas con las mismas. Original. Sin copia Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2000-2009

2 años No*

3.5.12 Expediente de accidentes recibidos y atendidos Reúne la documentación referente al trámite para la aplicación de la indemnización en caso de accidente con un vehículo de la CNFL. Soporte papel. Cantidad: 1.5 metros Fechas extremas: 2006-2009


expediente se encuentre vigente, una vez cerrado el

caso se conservará 4 años y posteriormente

se eliminará.

No*


3.5.13 Expediente de Auditorías y seguimientos Revisión de cómo se han realizado las funciones, según establecen los procedimientos y legislación correspondiente. Copia. Original Auditoría. Copia Departamento Servicios Administrativos. Soporte papel. Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2005-2010

3 años No*

3.5.14 Expediente de reclamo por responsabilidad civil Reúne la documentación referente al trámite para la aplicación de la indemnización por responsabilidad civil en caso de ameritarlo y de indicarse por la dependencia técnica que procede el pago. Original. Asesoría Legal cuando aplica). Soporte papel Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2003-2009

Permanente en la oficina. Una vez que

el expediente finalice, se conservará por 4

años y posteriormente se eliminará

No*

3.5.15 Expediente de Control Interno Gestiones realizadas para aplicar la ley de control en la Dirección. Copia. Original Control Interno Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2004-2009

3 años No*

3.5.16 Registro de la flotilla vehicular y motocicletas Control de los vehículos y motocicletas incluidos en la póliza del seguro. Original. Sin copia. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2000-2009

2 años No*

3.5.17 Plan Operativo Institucional POI Programación de objetivos, metas y actividades a desarrollar en un período Copia. Presupuesto Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2002-2009

3 años No*

3.6 Subfondo 4: Área de Bienes Inmuebles Objetivo y funciones de la dependencia: Garantizar que las propiedades adquiridas por la CNFL se encuentren debidamente registradas.



cultural 3.6.1 Cartas enviadas en orden consecutivo

Copia de recibido para el control de cartas enviadas en el año por el área. Copia. Dependencias CNFL, empresas privadas, públicas y particulares Soporte papel. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2009-2010

3 años No*


3.6.2 Correspondencia externa e interna Comunicaciones resolutivas e informativas con entidades del sector público o privado y particulares de asuntos relacionados con las funciones del área, y que no pertenece a un expediente. Original y copia entidades públicas, privadas y particulares. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

3.6.3 Expedientes de propiedades de la CNFL. Certificaciones de propiedad, escrituras, planos catastrados, fotografías entre otros; de cada una de las propiedades de la CNFL. Original y copia. Original Tesorería (o) que conserva únicamente las escrituras originales del expediente. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 2.7 metros Fechas extremas: 1920-2010

Permanente en la unidad productora.

No*

3.6.4 Expedientes de auditorías y seguimientos Revisión de cómo se han realizado las funciones, según establecen los procedimientos y legislación correspondiente. Copia. Original Auditoría, copia Departamento Servicios Administrativos. Soporte papel. Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

3.6.5 Comprobantes de pago F-602 Pago a proveedores por servicios prestados: incluye copia chequea la Compañía, compra de equipo, materiales, servicios profesionales. Copia. Original Contabilidad Soporte papel. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2007-2010

2 años No*

3.6.6 Contratos Por servicios profesionales necesarios para la gestión de las propiedades de la CNFL, tales como topógrafos, ingenieros civiles, entre otros. Copia Proveeduría, Original Tesorería Soporte papel. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2003-2010


contrato se encuentre vigente. Una vez caduco se

eliminará.

No*

3.6.7 Expediente de compras de materiales y servicios SIACOS Contratación de servicios profesionales (abogados, ingenieros empresas especializadas) requeridos por las dependencias. Original y Copia Proveeduría. Soporte papel. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2003-2010

4 años No*


3.6.8 Expediente de Control Interno Gestiones realizadas para aplicar la ley de control en la Dirección. Copia. Original. Control Interno. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2006-2009

3 años No*

3.6.9 Expediente sobre gestión de pagos de impuestos municipales Contiene toda la documentación relacionada con los trámites en las municipalidades correspondientes donde se ubica una propiedad de CNFL. Original y copia. Original Departamento de Contabilidad, original municipalidades. Soporte papel. Cantidad: 0.6 metros Fechas extremas: 2006-2009

2 años No*

3.6.10 Expediente sobre administración de los parqueos internos Solicitud del funcionario del espacio de estacionamiento, asignación del derecho a parquear, información de propiedad de vehículos. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico Cantidad: 3.1 metros Fechas extremas: 2006-2010

Permanente en la oficina. Conservar

únicamente información del

usuario actual del servicio y el anterior, el resto se elimina. Las listas de espera

se conservan permanentemente.

No*

3.6.11 Expediente de adquisición de bienes y servicios (Licitaciones) Compras de bienes y servicios utilizados para la administración de propiedades. Copia. Original y copia Proveeduría Soporte papel. Cantidad: 0.35 metros Fechas extremas: 2008-2010

Permanente en la oficina. Se conserva

únicamente si la adquisición se

encuentra vigente, de lo contrario se elimina

No*

3.6.12 Expediente de procesos legales Procesos legales sobre la administración de propiedades, tales como precaristas, problemas de linderos, entre otros. Original y copia. Original: juzgados. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2005-2010

Permanente en la oficina. Una vez

finalizado el proceso, conservar por 10 años

y posteriormente eliminar.

No*

3.6.13 Plan Operativo Institucional POI Programación de objetivos, metas y actividades a desarrollar en un período. Copia. Original Presupuesto Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2005-2010

3 años No*


3.6.14 Registro de propiedades Registro detallado para el control y seguimiento de las propiedades inscritas a nombre de CNFL. Se detallan todas las características y situaciones que suceden alrededor de una propiedad. Copia. Sin copia. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2007-2010

Permanente en la Oficina.

No*

3.6.15 Traslado o retiro activos F-98 Activos asignados a funcionarios, indica nombre del funcionario, N° empleado, nombre de la dependencia; N° activo. Copia. Original Contabilidad Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2005-2010


No*

3.6.16 Expediente de servidumbres Documentación producida en la gestión de propiedades de terceros afectadas por la CNFL o viceversa. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2006-2010


No*

3.6.17 Informes de actividades Desglose de las labores o actividades desempeñadas cuatrimestralmente por el Área de Bienes Inmuebles. Copia. Original Dirección Administrativa Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2006-2010

5 años No*

Subfondo 1: Gerencia General Subfondo 2: Dirección de Producción y Desarrollo.

4 Subfondo 3: Departamento de Producción Subfondo 4: Sección Plantas Hidroeléctricas (Jefatura). Objetivo y funciones de la dependencia: Operación de las Plantas Hidroeléctricas y mantenimiento de las mismas para la generación de electricidad.



cultural 4.1.1 Correspondencia interna y externa

Comunicaciones con entidades externas y dependencias de la CNFL sobre asuntos relacionados con las funciones del Departamento que no pertenecen a un expediente. Original y copia. Original y copia entidades externas y dependencias de la CNFL. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 1.2 metros Fechas extremas: 2008-2010

4 años No*


4.1.2 Informe mensual de labores Describe las actividades realizadas mensualmente sobre los de trabajos, indica: índices de gestión, porcentaje de avance en los trabajos comportamiento de las plantas. Copia. Copia Departamento de Producción. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.9 metros Fechas extremas: 1996-2010

5 años No*

4.1.3 Solicitud materiales Almacén Documento por el cual se solicita materiales y uniformes por medio del SISTEMA SIAPRO. Original. Original Sección Plantas Hidroeléctricas. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2008-2010

2 años No*

4.1.4 Programación de mantenimiento en plantas Detalla el mantenimiento general electromecánico de las plantas durante el año. Original. Sin copia Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2005-2010

2 años No*

4.1.5 Solicitudes de Trabajo F-010 Reparación, mantenimiento de equipo o instalaciones indica el tipo de trabajo a realizar, fecha, nombre del solicitante. Original. Original Sección Plantas Hidroeléctricas. Soporte papel. Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.1.6 Planillas Reporte de tiempo laborado por funcionarios, extras, viáticos, semanales y bisemanales. Copia. Original Sección Trámite y Nómina. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.1.7 Expediente de Presupuesto Indicación de los montos aprobados y las cuentas de operación durante el año. Copia. Original Sección Control Presupuesto. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.4 metros Fechas extremas: 2005-2010

3 años No*


4.1.8 Expedientes de personal Trámites relacionados con los funcionarios como: vacaciones, permisos, aumentos salariales, incapacidades, otros. Copia. Original Sección Trámite Nómina Soporte papel. Cantidad: 0.35 metros Fechas extremas: 1965-2010

Permanente en unidad productora

No*

4.1.9 Informes Técnicos Descripción de las reparaciones y mantenimientos mayores ejecutados en un período a las plantas. Original. Sin copia. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

4.1.10 Vale caja chica F-275 Registro dinero entregado al solicitante. Original. Copia Sección Plantas Hidroeléctricas. Soporte papel. Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.1.11 Solicitud de trámite de vacaciones F-067 Registro y control de vacaciones personal de la oficina. Copia. Original Sección Tramite y Nómina Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2009-2010

2 años No*

4.1.12 Solicitud de movimientos de personal F-164 Reporte de movimientos de personal de la oficina y de las plantas. Original y copia. Original y copia Sección trámite y Nómina. Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.1.13 Informe anual de gestión de generación y mantenimiento Actividades, mejoras, daños, problemas que se presentan en plantas (semestral y anual). Adjunta gráficos. Copia. Original Dirección, copia Depto. Producción, original Gestión Estratégica. Soporte papel. Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 1996-2010

5 años No*

4.1.14 Cuenta de gastos F-141 Registro de gastos ocasionados por las plantas y la oficina (viáticos, disponibilidad). Original y copia. Original y copia Tesorería, Contabilidad. Soporte electrónico. Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2009-2010

2 años No*


4.1.15 Solicitud compras materiales Detalla las compras y de suministros de servicios por medio del Sistema SIACO. Original. Original Sección Plantas Hidroeléctricas. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.1.16 Solicitud de artículos de oficina F-029 Registro y control de compras de materiales de la Sección Plantas Hidroeléctricas. Copia. Original Tesorería-Contabilidad. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.1.17 Informe gráfico disponibilidad operativa Detalla la disponibilidad de cada una de las plantas. Original y copia. Original Departamento Producción, SPH. Soporte electrónico. Cantidad: no se indica Fechas extremas: 1996-2010

5 años No*

4.1.18 Bitácoras de reunión F-107 Acuerdos que se toman en las presentaciones de informe mensual y reuniones con el jefe de la planta. Original. Original Sección y Plantas Hidroeléctricas Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2009-2010

2 años No*

4.1.19 Expedientes de vehículo Reúne la documentación relacionada con los vehículos como: Autorización suministro combustible, aceite, filtros, llantas y otros F-092 y Aviso de accidente de vehículo F-540, Informe mensual recorrido vehículos F-069, Reporte para pago kilometraje F-066, Solicitud reparación vehículo F-230, Autorización temporal a funcionario para estacionamiento de vehículo (F-182). Copia. Original Sección Transporte y Taller Soporte papel. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.1.20 Expedientes de Disponibilidad operativa proyectada Detalla el tiempo estimado que una unidad generadora de las Plantas Hidroeléctricas estará disponible para operar. Original. Sin copia. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*


4.1.21 Orden de operaciones para mantenimiento en plantas generados F-290 Secuencia de pasos a seguir cuando se realiza alguna labor de mantenimiento en planta. Original. Copia Plantas Hidroeléctricas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

4.1.22 Orden de pago (SACP) Registro contable facturas por suministro de servicios por trabajos en las plantas. Adjunta copias de facturas adjuntas al SIACO. Original. Copia Contabilidad Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2009-2010

2 años No*

4.1.23 Paros semanales en producción F-146 (Formulario) Detalla las horas de cada unidad generadora que está fuera de línea según causa. Original. Copia Plantas Hidroeléctricas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.1.24 Comprobante de gastos F-602 Registro de gastos ocasionados por las plantas y la oficina por caja chica. Original y copia. Original y copia Tesorería, Contabilidad Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

2 años No*

Subfondo 1: Gerencia General Subfondo 2: Dirección de Producción y Desarrollo. Subfondo 3: Depto. De Producción Subfondo 4: Sección Plantas Hidroeléctricas. Objetivo y funciones de la dependencia: Operación y mantenimiento de las plantas hidroeléctricas tales como: Planta Hidroeléctrica Belén, Planta Hidroeléctrica Brasil, Planta Hidroeléctrica Cote, Planta Hidroeléctrica Daniel Gutiérrez, Planta Hidroeléctrica Electriona, Planta Hidroeléctrica Nuestro Amo, Planta Hidroeléctrica Río Segundo, Planta Hidroeléctrica Ventanas, Planta Hidroeléctrica Anonos.

4.2 Subfondo 5: Planta Hidroeléctrica Brasil



cultural 4.2.1 Bitácora F-107

Detallan los acuerdos tomados de las reuniones del Sistema de Gestión Integrado -Ambiental. Original. Copia dependencias participantes Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*


4.2.2 Boleta de Activos F-098 Documento utilizado para el retiro, adquisición o traslado de activos. Copia. Original Sección Plantas Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2000-2010

Permanente en la oficina. Mientras

estén actualizadas y el funcionario

responsable de los activos labore en la

CNFL, posteriormente se pueden eliminar.

No*

4.2.3 Boletas de herramientas Documento utilizado para el retiro, adquisición o traslado de herramientas. Copia. Copia Sección Almacén Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2000-2010

Permanente en la oficina. Mientras

estén actualizadas y el funcionario


CNFL, posteriormente se pueden eliminar.

No*

4.2.4 Informe de máximas demandas generadas Describe la generación de energía eléctrica del mes de la planta. Copia. Original Sección Plantas Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2010

1 año No*

4.2.5 Expediente de capacitación Documentación relacionada con la capacitación en el Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye el Control de Asistencia F-190. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.2.6 Control de consumo de materiales F-317 Detalle para los controles de consumo según subprograma de Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.2.7 Control de equipo de seguridad Detalle de los controles en cuanto a los equipos de seguridad Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.2.8 Manuales técnicos, eléctricos y mecánicos de la Planta Información de todo el equipo y construcción de la Planta Brasil, los cuales contienen especificaciones técnicas, entre otros. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico Cantidad: 9 metros Fechas extremas: 1996-2010


No*


4.2.9 Expediente de Control de Desechos Detalle del control de los desechos que se les da tratamiento, según el Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye la fórmula Acumulación y almacenamiento de desechos peligrosos F-349 y Control para la salida de desechos F-396. Original y copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.2.10 Expediente Bandera Ecológica Reúne la documentación sobre las gestiones realizadas en cuanto a la certificación de bandera ecológica. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 2004-2009

Permanente en el Archivo Central.

No*

4.2.11 Expediente de Formación y competencia Describe la formación y competencia de cada funcionario de la planta con respecto al Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye la fórmula Registro de Competencias F-252 y el registro de formación F-401. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2007-2009

3 años. El expediente de

Formación y Competencia es una

serie cerrada desde el año 2009, debido a que lo trasladaron

para reclutamiento y clasificación y la

sección capacitación.

No*

4.2.12 Bitácoras de trabajo Detalla todos los eventos relacionados con la generación y operación de la planta, atendidos por los operadores y guardapresas. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 1999-2010

4 años No*

4.2.13 Informes de auditoría interna Documentos sobre las Auditorias contables que se realizan en la planta. Copia. Copia Auditoría Interna, Contabilidad, Dirección Producción Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.03 metros Fechas extremas: 2003-2010

3 años No*

4.2.14 Informes de Auditorias al SGI Describen las auditorias del Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia dependencias internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.07 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*


4.2.15 Expediente de control Interno Documentación relacionada con la gestión que realiza control interno. Copia. Original Control Interno Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2003-2010

2 años No*

4.2.16 Registro de ingreso de personas Control de ingreso de funcionarios internos y externos a la Planta. Registro de ingreso de funcionarios F300 y Registro de visitantes y personal externo F-409 Copia. Departamento Investigación y Seguridad Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2010

1 año. El registro de ingreso de personas desde el

año 2009 es responsabilidad del Departamento de

Investigación y Seguridad.

No*

4.2.17 Manual Ambiental Describe los detalles del Sistema de Gestión Integrado, en cuanto a las normas ambientales. Copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas:2007-2010

3 años No*

4.2.18 Paros semanales en producción F-146 Reporte de las salidas del sistema (Paros de las maquinas). Copia. Original Sección Plantas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2000-2010

1 año No*

4.2.19 Reporte de planillas Reporte individual de los viáticos otorgados a los funcionarios. Indica tipo de viático, fecha, justificación F-183. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2006-2010

1 año. A partir del año 2008 se está generando en soporte electrónico.

No*

4.2.20 Mapeos de riesgos Detalle de los riesgos asociados a la gestión de generación que se reflejan en la planta, por medio de mapeos. Original. Copia Dirección Producción Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2004-2009

3 años No*

4.2.21 Reporte estadístico de generación Detalla las actividades de generación por medio de indicadores estadísticos. Copia. Original Departamento Producción Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*


4.2.22 Boleta de salida de equipo F-115 Documento para autorizar la salida de equipo de la planta. Original. Copia Auditoría Interna y Contabilidad Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

4.2.23 Solicitud de trabajo F-010 Documento utilizado para realizar trabajos en las plantas. Copia. Original dependencias internas CNFL Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2006-2010

1 año No*

4.2.24 Registro de horas valle, pico y nocturno Control de horas mensual generadas en Kw y Mg x hora de la Planta. Copia. Original Departamento. Producción Soporte electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2004-2010

1 año No*

4.2.25 Hojas de Seguridad MSDS de los productos químicos del Sistema de Gestión Integrado –Ambiental. Original y copia. Original y copia dependencias de CNFL. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.04 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.2.26 Correspondencia externa e interna Comunicaciones con dependencias y entidades externas, sobre asuntos administrativos y consultas planteadas por las diferentes dependencias de la CNFL, que no pertenecen a un expediente. Original y copia. Original y copia Administración Pública, empresas privadas, dependencias de la CNFL. Soporte papel y electrónico Cantidad: 1.15 metros Fechas extremas: 2000-2010

4 años No*

4.2.27 Informes de Labores Mensuales de trabajos realizados indica índices de gestión, porcentaje de avance en los trabajos comportamiento de la planta. Copia. Original Sección Plantas. Soporte electrónico Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 2000-2010

1 año No*


4.2.28 Planos eléctricos, civiles y mecánicos. Planos de la infraestructura, equipos y red eléctrica de la Planta Brasil. Original y copia. Departamento Proyectos de Generación. Soporte papel Cantidad: 0.90 metros Fechas extremas: 1996-2010


No*

4.2.29 Expediente de Normas, Manuales, Procedimientos e Instructivos Reúne la documentación referente a los reglamentos, políticas, directrices, normas y manuales que pertenecen a las actividades de las plantas hidroeléctricas. Copia. Original Análisis Administrativo Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2000-2010


No*

4.2.30 Registro de reuniones de personal Detalla los participantes de las reuniones internas con el personal. Original. Copia dependencias de CNFL Soporte papel Cantidad: 0.03 metros Fechas extremas: 2000-2010

1 año No*

4.2.31 Expediente de Presupuesto Describe el presupuesto de todas las compras que se realizan en la planta. Copia. Copia Sección Planta, copia Dirección Producción Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2010

2 años No*

4.2.32 Expedientes del personal Tramites relacionados con los funcionarios como vacaciones, permisos, aumentos salariales, incapacidades, ascensos etc. Copia. Original Sección Trámite y Nómina. Soporte papel Cantidad: 0.15 metros Fechas extremas: 1999-2010

Permanente en la oficina mientras el funcionario labore

en la CNFL.

No*

4.2.33 Inventario de repuestos Detalla los repuestos que se encuentran almacenados. Copia. Original Almacén Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2002-2010

1 año No*

4.2.34 Órdenes de compra suministros de oficina F-029. Detalla las compras que se realizan a Jiménez & Tanzi. Copia. Original Contabilidad Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*


4.2.35 Boleta de registro de horas extras Boletas internas donde el personal anota el tiempo laborado adicional a su jornada. Copia. Sin copia. Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2002-2010

1 año No*

4.2.36 Informe de costo de energía Indica el costo diario de la energía generada por la Planta Brasil. Copia. Original Departamento. Producción Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2003-2010

2 años No*

4.2.37 Reporte de averías de Tecnologías de información F-097 Describe las averías reportadas sobre asuntos de Tecnologías de información. Copia. Original Dirección Tecnologías de Información Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

4.2.38 Certificado de Garantías Garantías de algunos equipos o mobiliario comprado para la planta. Copia. Original Contabilidad Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 1999-2010

Permanente hasta que la garantía se encuentre vigente. Posteriormente se

eliminará.

No*

4.2.39 Guía de Preparación y respuesta ante emergencia SGI Guía y atención de eventos, planes de trabajo de la brigada, mantenimiento de extintores, control de botiquines, equipo de seguridad, simulacros, en apego al Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.2.40 Informes de regencia Documento que detalla la información sobre factores relacionados con la gestión ambiental. Original y copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2010

3 años No*


4.2.41 Requisiciones Todo tipo de requisición como artículos limpieza, suministros oficina, uniformes, repuestos, etc. Copia. Original Sección Almacén Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2000-2010

1 año No*

4.2.42 Rol de vacaciones Cuadro donde se reflejan las vacaciones del personal de todo el año. Original. Sin copia Soporte electrónico Cantidad: No se indica Fechas extremas: 2004-2010

1 año No*

4.2.43 Control visita estudiantes Control anual de las visitas de estudiantes a la planta, según el Sistema de Gestión Integrado SGI. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2004-2010

3 años No*

4.2.44 Reportes diario operación planta F-128 Registro diario del comportamiento de la generación de la turbina, salidas de operación, otros. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.07 metros Fechas extremas: 2000-2010

4 años No*

4.2.45 Reporte de generación de cada 24 horas Control de potencia y caja reportados al ice para cobro. Copia. Original Sección Plantas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2009

5 años No*

4.2.46 Expediente de mantenimientos de la planta y presa Incluye el programa de mantenimiento misceláneo, órdenes de operación para mantenimiento F-290, programa de mantenimiento mecánico F-267 y reporte de mantenimiento mayor F-266. Original. Copia Sección Mantenimiento Mecánico de Plantas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2010

2 años No*


4.3 Subfondo: Planta Hidroeléctrica Daniel Gutiérrez N°

orden Tipo y/o Serie documental Vigencia Administrativa- legal

Valor científico-cultural

4.3.1 Bitácora F-107 Detallan los acuerdos tomados de las reuniones del Sistema de Gestión Integrado. Original. Copia dependencias participantes Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2002-2010

3 años No*


Permanente en la oficina mientras estén

actualizadas y el funcionario


CNFL. Posteriormente se pueden eliminar.

No*

4.3.3 Boletas de herramientas Documento utilizado para el retiro, adquisición o traslado de herramientas. Copia. Copia Sección Almacén Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 1996-2010





No*

4.3.4 Informe de máximas demandas generadas Describe la generación de energía eléctrica del mes de la planta. Copia. Original Sección Plantas Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2004-2010

1 año No*

4.3.5 Expediente de capacitación Documentación relacionada con la capacitación en el Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye el Control de Asistencia F-190. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2005-2010

3 años No*


3 años No*


4.3.7 Control de equipo de seguridad Detalle de los controles en cuanto a los equipos de seguridad Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

4.3.8 Manuales técnicos, eléctricos y mecánicos de la Planta Información de todo el equipo y construcción de la Planta Brasil, los cuales contienen especificaciones técnicas, entre otros. Original y copia. Original y copia Sección Apoyo Técnico, Departamento Sistemas de potencia Soporte papel y electrónico Cantidad: 4.1 metros Fechas extremas: 1996-2010


No*

4.3.9 Expediente de Control de Desechos Detalle del control de los desechos que se les da tratamiento, según el Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye la fórmula Acumulación y almacenamiento de desechos peligrosos F-349 y Control para la salida de desechos F-396. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.3.10 Expediente de Formación y competencia Describe la formación y competencia de cada funcionario de la planta con respecto al Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye la fórmula Registro de Competencias F-252 y el registro de formación F-401. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2007-2009

3 años. El expediente de

Formación y Competencia es una

serie cerrada desde el año 2009, debido a que lo trasladaron

para reclutamiento y clasificación y la

sección capacitación.

No*

4.3.11 Bitácoras de trabajo Detalla todos los eventos relacionados con la generación y operación de la planta, atendidos por los operadores y guardapresas. Original. Sin copia Soporte papel Cantidad: 0.60 metros Fechas extremas: 1996-2010

4 años No*


4.3.12 Control de entrega de turno de operadores Detalle del área de trabajo cuando hay cambio de turno de operadores de plantas Original. Sin copia Soporte papel Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 2007-2010

6 meses No*

4.3.13 Informes de Auditorias al SGI Describen las auditorias del Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.07 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*


2 años No*

4.3.15 Registro de ingreso de personas Control de ingreso de funcionarios internos y externos a la Planta. Registro de ingreso de funcionarios F300 y Registro de visitantes y personal externo F-409 Copia. Departamento Investigación y Seguridad Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2009

1 año El registro de ingreso de personas desde el

año 2009 es responsabilidad del Departamento de

Investigación y Seguridad.

No*

4.3.16 Solicitud o devolución de materiales en bodega F-345 Detalla los materiales que se solicitan o se devuelven a la bodega de materiales ubicada en la Planta, la cual es supervisada por la Sección Almacén. Original y copia. Original Sección Almacén. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 1996-2010

2 años No*

4.3.17 Manual Ambiental Describe los detalles del Sistema de Gestión Integrado, en cuanto a las normas ambientales. Copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas:2007-2010

3 años No*


4.3.18 Paros semanales en producción F-146 Reporte de las salidas del sistema (Paros de las máquinas). Copia. Original Sección Plantas Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 1996-2010

1 año No*

4.3.19 Reporte de planillas Reporte individual de los viáticos otorgados a los funcionarios. Indica tipo de viático, fecha, justificación F-183. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2010


No*

4.3.20 Mapeos de riesgos Detalle de los riesgos asociados a la gestión de generación que se reflejan en la planta, por medio de mapeos. Original. Copia Dirección Producción Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2004-2009

3 años No*


1 año No*

4.3.22 Boleta de salida de equipo F-115 y F303 Documento para autorizar la salida de equipo de la planta. Original. Copia Auditoría Interna y Contabilidad Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2002-2010

1 año No*

4.3.23 Solicitud de trabajo F-010 Documento utilizado para realizar trabajos en las plantas. Copia. Original dependencias internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2010

1 año No*

4.3.24 Expediente sobre vehículo Controles sobre los gastos y recorrido mensuales del vehículo asignado al área. Incluye todos los documentos relacionados como F-92 Suministro Combustible, F-230 reparación vehículo, entre otros. Copia. Original Transporte y Taller Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.04 metros Fechas extremas: 2008-2010

2 años No*


4.3.25 Hojas de Seguridad MSDS de los productos químicos del Sistema de Gestión Integrado –Ambiental. Original y copia. Original y copia dependencias de CNFL. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.04 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.3.26 Correspondencia externa e interna Comunicaciones con dependencias y entidades externas, sobre asuntos administrativos y consultas planteadas por las diferentes dependencias de la CNFL, que no pertenecen a un expediente. Original y copia. Original y copia Administración Pública, empresas privadas, dependencias de la CNFL. Soporte papel y electrónico Cantidad: 1.15 metros Fechas extremas: 2000-2010

4 años No*

4.3.27 Informes de Labores Mensuales de trabajos realizados indica índices de gestión, porcentaje de avance en los trabajos comportamiento de la planta. Copia. Original Sección Plantas. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2000-2010

1 año No*

4.3.28 Planos eléctricos, civiles y mecánicos Planos de la infraestructura, equipos y red eléctrica de la Planta Daniel Gutiérrez. Original y copia. Departamento Proyectos de Generación. Soporte papel Cantidad: 0.3.7 metros Fechas extremas: 1995-2010


No*

4.3.29 Expediente de Normas, Manuales, Procedimientos e Instructivos Reúne la documentación referente a los reglamentos, políticas, directrices, normas y manuales que pertenecen a las actividades de las plantas hidroeléctricas. Copia. Original Análisis Administrativo Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2000-2010

Permanente en la oficina. Esta serie

documental se encuentra accesible

en la Intranet Institucional.

No*

4.3.30 Expediente de Presupuesto Describe el presupuesto de todas las compras que se realizan en la planta. Copia. Copia Sección Planta, copia Dirección Producción. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2009-2010

2 años No*


4.3.31 Expedientes del personal Tramites relacionados con los funcionarios como vacaciones, permisos, aumentos salariales, incapacidades, ascensos etc. Copia. Original Sección Trámite y Nómina. Soporte papel Cantidad: 0.6 metros Fechas extremas: 1996-2010


funcionario labora en la CNFL.

No*

4.3.32 Reportes diarios de operación Registro diario del comportamiento de la generación de la turbina, salidas de operación entre otros. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0. 7 metros Fechas extremas: 1996-2010


No*


1 año No*

4.3.34 Ordenes de compra suministros de oficina F-029. Detalla las compras que se realizan a Jiménez & Tanzi. Copia. Original Contabilidad Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

4.3.35 Boleta de registro de horas extras Boletas internas donde el personal anota el tiempo laborado adicional a su jornada. Copia. Sin copia. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2008-2010

1 año No*

4.3.36 Informe de costo de energía Indica el costo diario de la energía generada por la Planta Daniel Gutiérrez Copia. Original Departamento. Producción Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2003-2010

2 años No*

4.3.37 Reporte de averías de Tecnologías de información F-097 Describe las averías reportadas sobre asuntos de Tecnologías de información. Copia. Original Dirección Tecnologías de Información Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*


4.3.38 Bitácoras de regencia Documento que detalla la información sobre factores relacionados con la gestión ambiental Original y copia. Copia dependencias internas de la CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 1998-2010

Permanente en la Oficina hasta que la

garantía se encuentre vigente.

Posteriormente se eliminará.

No*

4.3.39 Expedientes de mantenimiento de la planta y presa Incluye el programa de mantenimiento misceláneo, ordenes de operación para mantenimiento F-290, programa de mantenimiento mecánico F-267 y reporte de mantenimiento mayor F-266. Original. Copia Sección Mantenimiento Mecánico de Plantas. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.03 metros Fechas extremas: 1996-2010

2 años No*

4.3.40 Requisiciones SIAPRO Todo tipo de requisición como artículos limpieza, suministros oficina, uniformes, repuestos, etc. Copia. Original Sección Almacén Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.03 metros Fechas extremas: 1996-2010

1 año No*

4.3.41 Solicitud cambio de turno Solicitud de funcionarios de la PH Daniel Gutiérrez con el fin de cambiar su horario o turno de trabajo con otro funcionario, el cual debe ser avalado por la jefatura Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.04 metros Fechas extremas: 2000-2010

1 año No*

4.3.42 Reporte de tiempo laborado regular y extra Reporte de tiempo regular y extra que laboran los funcionarios de la PH Gutiérrez Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.04 metros Fechas extremas: 2000-2010

1 año No*

4.4 Subfondo: Planta Hidroeléctrica Río Segundo N°



4.4.1 Bitácora F-107 Detallan los acuerdos tomados de las reuniones del Sistema de Gestión Integrado-Ambiental. Original. Copia dependencias participantes Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.1 metros Fechas extremas: 2008-2010

3 años No*







No*

4.4.3 Boletas de herramientas Documento utilizado para el retiro, adquisición o traslado de herramientas. Copia. Copia Sección Almacén Soporte papel Cantidad: 0. 02metros Fechas extremas: 1993-2009




CNFL Posteriormente se pueden eliminar.

No*

4.4.4 Informe de máximas demandas generadas Describe la generación de energía eléctrica del mes de la planta. Copia. Original Sección Plantas Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2009

1 año No*

4.4.5 Expediente de capacitación Documentación relacionada con la capacitación en el Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye el Control de Asistencia F-190. Original y copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2009

3 años No*


3 años No*

4.4.7 Manuales técnicos, eléctricos y mecánicos de la Planta Información de todo el equipo y construcción de la Planta Río Segundo los cuales contienen especificaciones técnicas, entre otros. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 1996-2010


No*

4.4.8 Bitácoras de trabajo Detalla todos los eventos relacionados con la generación y operación de la planta, atendidos por los operadores y guardapresas. Original. Sin copia Soporte papel Cantidad: 0.60 metros Fechas extremas: 1995-2010

4 años No*


4.4.9 Expediente de Control de Desechos Detalle del control de los desechos que se les da tratamiento, según el Sistema de Gestión Integrado SGI. Incluye la fórmula Acumulación y almacenamiento de desechos peligrosos F-349 y Control para la salida de desechos F-396. Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

4.4.10 Reporte de averías de Tecnologías de información F-097 Describe las averías reportadas sobre asuntos sobre Tecnologías de información. Copia. Original Dirección Tecnologías de Información Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*

4.4.11 Requisiciones Todo tipo de requisición como artículos limpieza, suministros oficina, uniformes, repuestos, etc. Copia. Original Sección Almacén Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*

4.4.12 Expediente de Presupuesto Describe el presupuesto de todas las compras que se realizan en la planta. Copia. Copia Sección Plantas, Original Dirección Producción Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2009

2 años No*

4.4.13 Informes de auditoría interna Documentos sobre las Auditorias contables que se realizan en la planta. Copia. Copia Auditoría Interna, Contabilidad, Dirección Producción Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2008-2009

3 años No*

4.4.14 Informes de Auditorias al SGI Describen las auditorias del Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2007-2009

3 años No*



2 años No*

4.4.16 Registro de ingreso de personas Control de ingreso de funcionarios internos y externos a la Planta. Registro de ingreso de funcionarios F300 y Registro de visitantes y personal externo F-409 Original. Copia Sección Plantas Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2004-2009

1 año

No*

4.4.17 Manual Ambiental Describe los detalles del Sistema de Gestión Integrado, en cuanto a las normas ambientales. Copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2007-2009

3 años No*

4.4.18 Paros semanales en producción F-146 Reporte de las salidas del sistema (Paros de las maquinas). Copia. Original Sección Plantas Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*

4.4.19 Reporte de planillas Reporte individual de los viáticos otorgados a los funcionarios. Indica tipo de viático, fecha, justificación F-183. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2009


No*

4.4.20 Guía de Preparación y respuesta ante emergencia SGI Guía y atención de eventos, planes de trabajo de la brigada, mantenimiento de extintores, control de botiquines, equipo de seguridad, simulacros etc, según el Sistema de Gestión Integrado SGI. Original y copia. Copia dependencias internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2000-2009

3 años No*



1 año No*

4.4.22 Boleta de salida de equipo F-115 Documento para autorizar la salida de equipo de la planta. Original. Copia Auditoría Interna, copia Contabilidad Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*

4.4.23 Solicitud de trabajo F-010 Documento utilizado para realizar trabajos en las plantas. Copia. Original dependencias internas CNFL Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2006-2009

1 año No*

4.4.24 Expediente de mantenimientos de la planta y presa Incluye el programa de mantenimiento misceláneo, órdenes de operación para mantenimiento F-290, programa de mantenimiento mecánico F-267 y reporte de mantenimiento mayor F-266. Original. Copia Sección Mantenimiento Mecánico de Plantas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2009

2 años No*

4.4.25 Hojas de Seguridad Indicaciones y precauciones de los productos químicos del Sistema de Gestión Integrado –Ambiental. Original y copia. Original y copia dependencias de CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2009

3 años No*

4.4.26 Informes de Labores Mensuales de trabajos realizados indica índices de gestión, porcentaje de avance en los trabajos comportamiento de la planta. Copia. Original Sección Plantas Soporte electrónico Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 2000-2009

1 año No*



1 año No*

4.4.28 Órdenes de compra suministros de oficina F-029 Detalla las compras que se realizan a Jiménez & Tanzi. Copia. Original Contabilidad, Sección de Plantas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2007-2009

1 año No*

4.4.29 Expediente de Normas, Manuales, Procedimientos e Instructivos Reúne la documentación referente a los reglamentos, políticas, directrices, normas y manuales que pertenecen a las actividades de las plantas hidroeléctricas. Copia. Original Análisis Administrativo Soporte electrónico Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2000-2009


No*

4.5 Subfondo: Planta Hidroeléctrica El Encanto N°



4.5.1 Bitácora F-107 Detallan los acuerdos tomados de las reuniones. Original. Copia dependencias participantes. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2010

3 años No*

4.5.2 Boleta de Activos F-098 Documento utilizado para el retiro, adquisición o traslado de activos. Copia. Original Sección Plantas Soporte papel Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2010





No*

4.5.3 Boletas de herramientas F429 Documento utilizado para el retiro, adquisición o traslado de herramientas. Copia. Copia Sección Almacén Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2010





No*


4.5.4 Informe de máximas demandas generadas Describe la generación de energía eléctrica del mes de la planta. Copia. Sección Plantas Soporte papel Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.5 Manuales técnicos, eléctricos y mecánicos de la Planta Información de todo el equipo y construcción de la Planta El Encanto, los cuales contienen Planos, Manuales, Procedimientos, Protocolos, Dossier e informes. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 2.5 metros Fechas extremas: 2009-2010


No*

4.5.6 Bitácoras de trabajo Detalla todos los eventos relacionados con la generación y operación de la planta, atendidos por los operadores. Original. Sin copia Soporte papel Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2009-2010

4 años No*

4.5.7 Expediente de control Interno Documentación relacionada con la gestión que realiza control interno. Copia. Original Control Interno Control Interno Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2010

2 años No*

4.5.8 Registro de ingreso de personas Control de ingreso de funcionarios internos y externos a la Planta. Registro de ingreso de funcionarios F300 y Registro de visitantes y personal externo F-409 Copia. Original Departamento. Investigación y Seguridad Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.5.9 Paros semanales en producción F-146 Reporte de las salidas del sistema (Paros de las Unidades). Copia. Original Sección Plantas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*


4.5.10 Reporte de planillas Reporte individual de los viáticos otorgados a los funcionarios. Indica tipo de viático, fecha, justificación F-183. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte papel y electrónico A partir del año 2008 se está generando en soporte electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.5.11 Reporte estadístico de generación Detalla las actividades de generación por medio de indicadores estadísticos. Copia. Original Departamento Producción Soporte electrónico Cantidad: No se indica Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.12 Solicitud de trabajo F-010 Documento utilizado para realizar una solicitud de trabajo en la planta. Copia. Original dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.13 Registro de horas valle, pico y nocturno Control de horas mensual generadas en Kw y Mg x hora de la Planta. Copia. Original Departamento de Producción Soporte electrónico Cantidad: no se indica. Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.14 Correspondencia externa e interna Comunicaciones con dependencias y entidades externas, sobre asuntos administrativos y consultas planteadas por las diferentes dependencias de la CNFL, que no pertenecen a un expediente. Original y copia. Original y copia Administración Pública, empresas privadas, dependencias de la CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2010

4 años No*

4.5.15 Informes de Labores Mensuales de trabajos realizados indica índices de gestión, porcentaje de avance en los trabajos comportamiento de la planta. Copia. Original Sección Plantas Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2010

1 año No*


4.5.16 Planos eléctricos, civiles y mecánicos Planos de la infraestructura, equipos y red eléctrica de la Planta El Encanto. Original y copia. Departamento. Proyectos de Generación Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2010


No*

4.5.17 Expediente de Normas, Manuales, Procedimientos e Instructivos Reúne la documentación referente a los reglamentos, políticas, directrices, normas y manuales que pertenecen a las actividades de las plantas hidroeléctricas. Copia. Original Análisis Administrativo Soporte papel Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2010


No*

4.5.18 Registro de reuniones de personal Detalla los participantes de las reuniones internas con el personal. Original. Copia dependencias de CNFL Soporte papel Cantidad: 0.03 metros Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.19 Expediente de Presupuesto Describe el presupuesto de todas las compras que se realizan en la planta. Copia. Copia Sección Plantas, Copia Dirección Producción Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2010

2 años No*

4.5.20 Expedientes del personal Tramites relacionados con los funcionarios como vacaciones, permisos, aumentos salariales, incapacidades, ascensos etc. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte papel Cantidad: 0.4 metros Fechas extremas: 2009-2010


funcionario labora en la CNFL. Una vez

cesante el expediente se eliminará.

No*

4.5.21 Inventario de repuestos Detalla los repuestos que se encuentran almacenados. Copia. Original Almacén Soporte papel: 0. 01 metros Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.22 Órdenes de compra suministros de oficina F-029 Detalla las compras que se realizan a Jiménez & Tanzi. Copia. Original Contabilidad Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2010

1 año No*


4.5.23 Boleta de registro de horas extras Boletas internas donde el personal anota el tiempo laborado adicional a su jornada. Copia. Sin copia. Soporte papel Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.24 Informe de costo de energía Indica el costo diario de la energía generada por la Planta El Encanto. Copia. Original Departamento Producción Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2010

2 años No*

4.5.25 Reporte de averías de Tecnologías de información F-097 Describe las averías reportadas sobre asuntos sobre Tecnologías de información. Copia. Original Dirección Tecnologías de Información Soporte papel y electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

4.5.26 Informes de regencia Documento que detalla la información sobre factores relacionados con la gestión ambiental. Original y copia. Copia Dirección Tecnologías de Información Original y copia. Copia dependencias Internas CNFL Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2010

3 años No*

4.5.27 Requisiciones SIAPRO Todo tipo de requisición como artículos limpieza, suministros oficina, uniformes, repuestos, etc. Copia. Original Sección Almacén Soporte papel. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2010

1 año No*

4.5.28 Solicitud trámite de vacaciones Cuadro donde se reflejan las vacaciones del personal de todo el año. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2010

1 año No*


4.5.29 Reportes diario operación planta F-128 Registro diario del comportamiento de la generación de la turbina, salidas de operación, otros. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.01 metros Fechas extremas: 2010

4 años No*

4.5.30 Expediente de mantenimientos de la planta y presa Incluye el programa de mantenimiento misceláneo, órdenes de operación para mantenimiento F-290, programa de mantenimiento mecánico F-267 y reporte de mantenimiento mayor F-266. Original. Copia Sección Mantenimiento Mecánico de Plantas Soporte electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2010

2 años No*

Subfondo 1. Gerencia General Subfondo 2. Dirección de Distribución Subfondo 3. Departamento Planificación y Diseño

5 Subfondo 4. Sección Diseño de Redes Objetivo y funciones de la dependencia: Diseño eléctrico de infraestructura que implique crecimientos, mejora, aumentos de carga, etc. en el sistema de distribución de CNFL Funciones: Levantamiento de obra en campo, confección de croquis y planos, elaboración de presupuesto, comunicación de los resultados a los clientes, etc.

N° de orden

Serie documental

Vigencia Administrativa-

legal


5.1 Consecutivo de recibo de caja Detalle de los recibos de caja elaborados. Contiene: Recibo de caja F-33 cancelado. Copia. Original Departamento Contabilidad (caja) Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.40 metros Fechas extremas: 1999-2010

1 año No*

5.2 Control de estudios anual Detalle de los estudios realizados en un año en la sección. El control es generado por el Sistema de Consulta de Estudios. Original. Sin copia Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 1986-2010


No*

5.3 Reporte viáticos cuenta gastos (F-141) Indica el tipo de viático (desayuno, almuerzo, cena) el monto correspondiente, nombre del funcionario entre otros. Copia. Original Sección Trámite y Nómina. Copia Tesorería Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2008-2010

1 año No*


5.4 Requisiciones (SIAPRO) Salidas de materiales, uniformes, equipo de computo, indica cantidad y características de los materiales. Copia. Original Sección Almacén Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2008-2010

1 año No*

5.5 Expediente certificación disponibilidad Reúne la documentación sobre los certificados de disponibilidad. Contiene: Nota de respuesta, Carta de certificación de servicio eléctrico. Copia. Original Entidades del sector público, privado y particulares Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.30 metros Fechas extremas: 2008-2010

1 año No*

5.6 Expediente solicitudes de estudio de ingeniería de redes aéreas y subterráneas Contiene: Solicitud de estudio de ingeniería F-102, Requisitos solicitud estudio de ingeniería, Boleta de Ruta, Croquis o plano, Presupuesto de estudio de ingeniería F-095, Resumen de estudio de ingeniería), Polígono de referencia, Plano eléctrico en formato DWG o DGN, modificaciones, correspondencia. F-414, Requisitos solicitud para proyecto subterráneo. Original. Original Proyecto Subterráneo Soporte papel, electrónico y digital Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2010

2 años en papel. Digital y electrónico

permanente

No*

5.7 Expediente de estudio de ingeniería de redes aéreas y subterráneas (Ejecutados) Plano y Resumen de Estudio de Ingeniería Original y copia. Original Departamento Redes Eléctricas, copia Contabilidad Soporte papel, electrónico y digital Cantidad: 10.2 metros Fechas extremas: 2003-2010


permanente

No*

5.8 Expediente de estudio de ingeniería de redes aéreas y subterráneas (No Ejecutados) Plano y Resumen de Estudio de Ingeniería Original. Copia cliente Soporte papel, electrónico y digital Cantidad: Está incluida en 5.7 Fechas extremas: 2003-2010


permanente

No*

5.9 Expedientes de personal Reúne copia de los documentos relacionados con trámites de vacaciones, incapacidades, reconocimiento de grado profesional, aumentos de salarios entre otros. Copia. Original Sección Trámite Nómina Soporte papel Cantidad: 0.60 metros Fechas extremas: 1975-2010


funcionario labore en la CNFL, cuando cese

funciones se eliminará.

No*


5.10 Expediente de vehículos Reúne la documentación relacionada con los vehículos como: Autorización suministro combustible, aceite, filtros, llantas y otros F-092 y Aviso de accidente de vehículo F-540, Informe mensual recorrido vehículos F-069, Reporte para pago kilometraje F-066, Solicitud reparación vehículo F-230. Copia. Original Sección Transporte y Taller. Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2010

1 año No*

5.11 Informes de labores de la sección De actividades desarrolladas en el cumplimiento de objetivos, incluye indicadores. Original. Original Departamento planificación y diseño Jefatura Soporte electrónico. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2010

2 años No*

5.12 Pago de extras Descripción del tiempo laborado, nombre del funcionario, fecha, horario, otros. Copia. Original Trámite y Nómina Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas e3xtremas: 2010

1 año No*

5.13 Registros de ingreso y salida de documentos Describe el flujo de la correspondencia (destinatario, remitente, dependencia etc.), tanto de entrada como la de salida. Original. Sin copia. Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2005-2010

1 año No*

5.14 Solicitud de reparación de equipos y mantenimiento oficina F-10 Reparación de equipos y mantenimiento oficina indica trabajo a realizar, nombre de la dependencia. Copia. Original Departamento Obras Civiles Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2008-2010

3 meses la vigente. No*

5.15 Solicitud de modificación de estudios de ingeniería Solicitud para realizar un cambio en el diseño de un estudio de ingeniería por parte del abonado. Original. Copia cliente Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.8 metros Fechas extremas: 2003-2010

3 años No*


5.16 Comunicaciones con entidades externas sobre asuntos relacionados con las funciones de la sección que no pertenecen a un expediente. Copia. Original Sector público y privado. Soporte papel, electrónico y digital. Cantidad: 0.5 metros Fechas extremas: 2005-2010

3 años. Cuando el solicitante se retira la carta se

elimina a los 6 meses.

No*

5.17 Omitido 5.18 Memorandos enviados en orden

consecutivo. (Consecutivos de Memos). Respuestas a dependencias de la CNFL, sobre asuntos relacionados con las funciones de la Sección, que no pertenecen a un expediente. Copia. Original dependencias de la CNFL. Soporte digital y electrónico. Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2010

2 años No*

Subfondo 1: Gerencia General Subfondo 2: Dirección de Distribución Subfondo 3: Depto. de Operación.

5.2 Subfondo 4: Sección Control de Distribución Objetivo y funciones de la dependencia: Atender solicitudes de inspección del sector industrial, residencial que presenten problemas de calidad del servicio eléctrico.

5.2.1 Correspondencia externa e interna Comunicaciones con entidades externas y dependencias de la CNFL, sobre asuntos relacionados con las funciones del Departamento que no pertenecen a un expediente. Original y copia. Administración pública, empresas privadas, entidades de la CNFL. Soporte papel y electrónico Cantidad: 1.2 metros Fechas extremas: 2008-2009

Se desglosa en 5.2.1.1 y 5.2.1.2

5.2.1.1 Cartas enviadas y recibidas Temas varios de gestión de la sección. Original y copia. Interesada Cantidad: 1 metro Fechas extremas: 2008-2009

3 años No*

5.2.1.2 Memorandos enviados y recibidos Temas varios de gestión de la sección. Original y copia. Interesada. Cantidad: 1 metro Fechas extremas: 2008-2009

2 años No*

5.2.2 Expediente de inspecciones de postes alquilados a cableras Contiene información de inspecciones a postes. Incluye: planos geográficos e información técnica. Original. Departamento de Redes Financiero Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2007-2009

3 años No*


5.2.3 Informes de Estudios de coordinación de fusibles Recopilación de información de campo, sobre el estado de la red eléctrica, con el fin de efectuar estudios y mejoras en circuitos y subestaciones. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.30 metros Fechas extremas: 2004-2009

5 años No*

5.2.4 Expediente de inspecciones, (baja o media tensión) Reúne la información sobre las inspecciones y características de los cambios de voltaje ocurridos. Contiene: Solicitud de inspección por problemas de calidad del servicio eléctrico (voltaje y continuidad), Informe final de la inspección, Orden de trabajo (ejecutada), Reporte de ejecución, croquis y análisis de inspección. Copia. Original cliente Soporte papel y electrónico. Cantidad: 1.8 metros Fechas extremas: 2007-2009

2 años No*

5.2.5 Expedientes de estudios de voltaje. Documentación de estudios sobre el comportamiento de la calidad del servicio eléctrico (cambios de voltaje, medición de transformadores). Original. Particulares, instituciones Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2002-2009

2 años No*

5.2.6 Expedientes de personal Trámites de vacaciones, incapacidades, reconocimiento de grado profesional, aumentos de salarios entre otros. Copia. Original Trámite y Nómina Soporte papel. Cantidad: 0.6metros Fechas extremas: 1985-2009


funcionario labore en la CNFL.

No*

5.2.7 Expediente de vehículos Reúne la documentación relacionada con los vehículos como: facturas por combustible, aceite, filtros, llantas y otros F-092, Aviso de accidente de vehículo F-540, Informe mensual recorrido vehículos F-069, Reporte para pago kilometraje F-066, Solicitud reparación vehículo F-230. Copia. Original Sec. Transporte y Taller Soporte papel. Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*


5.2.8 Informe del programa medición mensual y semestral Detalla las actividades realizadas por el programa de medición, tanto mensual como semestral. Copia. Original Dirección Distribución Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2007-2009

2 años No*

5.2.9 Informe mensual de índices de gestión de calidad Análisis del comportamiento de la calidad del suministro del servicio eléctrico, obtenido a través de los datos de cantidad y tiempo de interrupciones registradas en la Red. Original. Copia Dirección Distribución, Departamento Operación Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 1995-2009


No*

5.2.10 Solicitudes materiales F-29 Solicitud de materiales de oficina que no se encuentran en el Almacén indica tipo de artículo cantidad, características, precio. Copia. Unidad de Compras Locales Soporte papel. Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*

5.2.11 Informe mensual de mejoras a la red Descripción de obras ejecutadas en la Red de Distribución Eléctrica. Copia. Original Sec. Construcción Obras Eléctricas Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2007-2009

2 años No*

5.2.12 Solicitud de compra y de servicios SIACO Suministros de servicios y compras de equipos, materiales, indica la cantidad, característica, costo económico. Copia. Original Proveeduría Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 1996-2009

2 años No*

5.2.13 Reporte de control de daños Reporte de suspensión, planos geográficos, reporte de daños y reporte de materiales utilizados. Copia. Original Mantenimiento de Obras Eléctricas Soporte papel y electrónico Cantidad: 1.2 metros Fechas extremas: 2007-2009

3 años No*


5.2.14 Registro de valores de corriente de corto circuito Valores de corto circuito obtenidos de la protección de equipos (interruptores de subestaciones y controles de línea), el cual es obtenido por personal técnico. Original. Sin copia. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.6 metros Fechas extremas: 2004-2009

3 años No*

5.2.15 Expediente de Monitoreo de calidad de voltaje mensual. Detalle del monitoreo que se realiza en cuanto a la calidad del voltaje. Contiene: Orden de trabajo F-226 (finalizada), Programación diaria. Original. Particulares, Instituciones Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.7 metros Fechas extremas: 2004-2009

2 años No*

5.2.16 Informe de Monitoreo del servicio eléctrico Estudio del comportamiento del servicio eléctrico de un sector específico con el fin de realizar mejoras y cumplir con la normativa de ARESEP. Original. Sin copia. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2005-2009

5 años No*

5.2.17 Planillas de extras y viáticos Reporte de tiempo laborado, ya sea ordinario o extraordinario, y reporte de viáticos (tipo viático, lugar, entre otros). Copia. Original Sección. Trámite y Nómina. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*

5.2.18 Expediente de Presupuesto Operación e inversión en el que se indican los montos asignados en las diferentes partidas con las que se trabaja en un año. Copia. Original Sec. Control Presupuesto Soporte papel Cantidad: 0.02 metros Fechas extremas: 2007-2009

3 años No*

5.2.19 Expediente sobre el levantamiento de datos de red Planos, levantamientos de campo, tablas de constantes de línea y seguimiento de fases por subestación y circuitos, con el fin de mantener actualizado el Sistema Geográfico de Electrificación (SIGEL). Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 3.6 metros Fechas extremas: 2006-2009

5 años No*


5.2.20 Reporte de Mediciones Describe las mediciones realizadas al voltaje de la red eléctrica., con el fin de actualizar el Sistema de Generación y Distribución (SIGEDI). Original. Sin copia. Soporte electrónico Cantidad: no se indica Fechas extremas: 1999-2009

1 año Soporte electrónico se

conserva permanentemente

No*

5.2.21 Reporte de cálculos de corrientes de corto circuito Datos obtenidos mediante software de los posibles valores de corriente de corto circuito que se podrían presentar en la Red. Original y copia. Original y copia Centro de Control Soporte electrónico. Cantidad: no se indica Fechas extremas: 2005-2009


No*

5.2.22 Requisiciones (SIAPRO) Solicitud de materiales y equipo se indica cantidad, justificación, uso que se hará, fecha, nombre de la dependencia. Copia. Original Sección Almacén. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2008-2009

1 año No*

5.2.23 Control de vacaciones Indica los días disfrutados o compensados por el funcionario. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte papel Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2005-2009

1 año No*

5.2.24 Cartas y memorandos enviados en orden consecutivo Respuestas a entidades externas y dependencias de la CNFL, sobre asuntos relacionados con las funciones del Departamento. Copia. Original clientes de sector público o privado o particulares y dependencias CNFL Soporte papel, digital y electrónico Cantidad: 0.5 metros Fechas extremas: 2004-2009

5 años No*

5.2.25 Estudios de Ingeniería Estudios para realizar mejoras a la red de media y baja tensión, indica tipo de mejora: extensión o cambio de líneas, transformadores Copia. Original Sección Diseño de Redes. Soporte digital y electrónico Cantidad: no se indica. Fechas extremas: 2010

4 años No*


6 Subfondo 1: Gerencia General Subfondo 2: Dirección de Innovación y Eficiencia Energética.

6.1 Subfondo 3: Dirección24 Objetivo y funciones de la dependencia: Investigar e implementar oportunidades estratégicas de uso eficiente y racional de la energía eléctrica, así como proyectos de fuentes alternas de energía para beneficio de los distintos sectores de consumo tanto rural como urbano del país.



cultural 6.1.1 Correspondencia Interna

Comunicaciones con dependencias de la CNFL sobre asuntos administrativos y consultas planteadas, que no pertenecen a un expediente. Original y copia. Original y copia dependencias internas CNFL. Soporte papel y electrónico Cantidad: 4.8 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

6.1.2 Correspondencia externa Disposiciones y lineamientos establecidos por entes reguladores de la CNFL, coordinación de proyectos, peticiones, asesorías, etc. Original. Original y copia Entidades públicas, privadas y particulares Soporte papel y electrónico Cantidad: 4.8 metros Fechas extremas: 2006-2010

4 años No*

6.1.3 Comprobantes de Gastos F-602 Detalla el pago de servicios brindados por empresas a la Dirección. Indica nombre, empresa, concepto, monto, justificación, entre otros. Copia. Original Caja Pagadora de la Sección Tesorería. Soporte papel. Cantidad: 0.4 metros Fechas extremas: 2006-2010

1 año No*

6.1.4 Expedientes de Personal Recopila los trámites de vacaciones incapacidades, permisos, cambios de puestos, aumentos salariales, de los funcionarios de la Dirección. Copia. Original Dirección de Recursos Humanos, Sección Trámite y Nómina Soporte papel. Cantidad: 0.6 metros Fechas extremas: 1974-2010

Permanente en la oficina mientras el funcionario labore

para la CNFL, cuando cese funciones se

eliminará.

No*

24 Subfondo valorado en sesión CNSED 17-2006 de 15 de noviembre de 2006.


6.1.5 Expediente de Auditoría Interna Recopila las revisiones de la aplicación de procedimientos, legislación, normas, observaciones y recomendaciones para tomar acciones correctivas. Original y copia. Original Auditoría Interna Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

61.6 Expediente de Control Interno Reúne la documentación relacionada con las acciones contenidas en el Plan según la Ley de Control Interno, seguimiento en el sistema y Guías de Autoevaluación. Original. Copia Comisión Técnica de Control Interno Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.20 metros Fechas extremas: 2009-2010

2 años No*

6.1.7 Expediente del Fideicomiso Uso Racional de Energía Integrado por el proyecto América Latina para el uso racional de energía (ALURE) que es un plan para dar financiamiento a equipos eficientes del Sector Residencial (electrodomésticos, bombillos, etc.), ahora Plan de Ahorro Institucional de Eficiencia Energética. Coordinación y control del fidecomiso para lo cual se hacen informes semestrales, minutas, contrato, correspondencia, etc. Soporte papel Cantidad: 0.7 metros Fechas extremas: 2000-2010

Permanente en el Archivo Central.

Sí25. Ya que refleja la importancia del

uso racional y ahorro de energía; así como el Plan de Ahorro Institucional

de Eficiencia Energética de la

entidad.

6.1.8 Informe de Actividades Detalla el cumplimiento de objetivos y metas de la Dirección y todas sus dependencias, incluye índices de gestión. Copia. Original Consejo de Administración Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2005-2010

5 años No*

6.1.9 Expediente sobre gestión de vehículos Reúne toda la documentación tales como fórmulas, controles y registros generados en la administración del vehículo asignado a la Dirección. Copia. Original Sección Transporte y Taller. Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2004-2010

1 año No*

25 Declarados con valor científico cultural por la CNSED en sesión 17 del 15 de noviembre del 2006.


6.1.10 Plan Estratégico Empresarial Instrumento que se utiliza para la planificación, el cuál concentra e integra en una sola fuente y es vinculante con los datos para el plan financiero, peticiones, tarifarias, plan anual operativo y el presupuesto (PAE). Indicadores de Gestión (IG). Copia. Original. Gestión Estratégica Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2007-2010

2 años No*

6.1.11 Vales a Caja Chica F-275 Documento que se utiliza para hacer compras y/o hacer devoluciones de dinero. Copia. Original Departamento Contabilidad. Copia Gerencia General. Soporte papel Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

6.1.12 Bitácoras de reunión F-107 Acuerdos tomados en reuniones (Director, jefes de Departamento) indica el nombre de los participantes, responsable de ejecutar acuerdos, etc. Original. Copia Departamentos de la Dirección Soporte papel Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2006-2010

4 años No*

6.1.13 Expediente de Presupuesto Detalle del contenido presupuestario con que cuenta la Dirección en inversión y operación, e indica los montos aprobados en cada partida; así como las modificaciones presupuestarias requeridas. Copia. Original Sección Transporte y Taller Soporte papel Cantidad: 3 metros Fechas extremas: 2002-2010

3 años No*

6.1.14 Expediente del Consejo Nacional de Conservación de Energía (CONACE) CONACE se encarga de realizar proyectos y esfuerzos del uso racional de energía a nivel nacional e institucional. Detalla mensualmente el orden del día de la sesión, acta sesión anterior, informe de los acuerdos pendientes, lista asistencia, etc. Copia. Original: CONACE. Copia: ICE, ESPH, JASEC, RECOPE, COOPERATIVAS, ARESEP, MINAET26 Soporte papel Cantidad: 0.06 metros Fechas extremas: 2005-2010

2 años No*

26 Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH), Junta Administradora de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), Autoridad Reguladora de Servicios Públicos (ARESEP).


6.1.15 Solicitudes para la adquisición de artículos de oficina F-29 Compra de materiales y artículos de oficina. Indica Cantidad, monto, características de artículos. Copia. Original Sección Tesorería. Soporte: papel. 27. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

1 año No*

6.1.16 Expediente proyecto TREM (Transporte Eléctrico Metropolitano) Coordinación con CNC e INCOFER en materia de electrificación ferroviaria para el desarrollo del proyecto TREM. Recopila la documentación sobre la puesta en funcionamiento del proyecto de Transporte Eléctrico Metropolitano, es el productor y por consiguiente posee el original y toda la documentación completa. Copia. Original y copia Depto. Transporte Eléctrico Instituto Costarricense de Ferrocarriles Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fecha extremas: 2009-2010

2 años No*

6.1.17 Expediente Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo Detalla las responsabilidades orientadas en el quehacer de la CNFL para cumplir adecuadamente con el criterio de seguridad de sus trabajadores, vinculante con el PAE y Reglamento de Salud Ocupacional para la CNFL. Copia. Original Salud Ocupacional Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2009-2010

5 años No*

6.1.18 Expediente Comisión Nacional Rescate Valores Reúne la documentación de la participación del Director, según designación Gerencial en las distintas sesiones como convocatorias y correspondencia entre otros. Original. Copia Comisión Nacional Rescate Valores Soporte: no se indica Cantidad: 0.4 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

6.1.19 Expediente de Consejeros Económicos y Financieros (CEFSA) Recopila la documentación relacionada con la participación del Director, en los Seminarios de CEFSA, según designación Gerencial, el cual es un Programa de Seminarios Empresariales sobre la economía de Costa Rica. Convocatorias y correspondencia entre otros Copia. Original: Consejeros Económicos y Financieros Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.4 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

27 Según consta en oficio CIS-00006-2010 de 19 octubre de 2010.


6.1.20 Expediente de Fidecomiso Vehículos Eléctricos Coordinación del establecimiento de disposiciones normativas para la gestión relacionada con aspectos técnicos y de mercado a través de un equipo multidisciplinario que permite el desarrollo de un fideicomiso para la inserción de vehículo con tecnologías verdes en el país, coordinado con el MINAET. Copia. Original Depto. Transporte Eléctrico, Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. Soporte papel. Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2009-2010

4 años No*

6.1.21 Expediente del PRUGAM (Planificación Regional y Urbana de la Gran Área Metropolitana. Convenio de Cooperación. Contiene el detalle físico y presupuestario del avance de las obras ejecutadas por el Departamento Alumbrado Público de los parques y bulevares según el Convenio con la Unión Europea y el MIVAH. Copia. Original y copia Depto. Alumbrado Público, PRUGAM Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2010

4 años No*

6.1.22 Informe de Talleres Auditores Energéticos del Sector Público Contiene el resultado de los talleres realizados al sector público para la concienciación del ahorro energético. Es función de CNFL basado en la Directriz del Gobierno, como empresa eléctrica se debe promover el uso racional de energía. Se realizan talleres para que sirvan de enlace. Copia. Original Depto. Eficiencia Energética. Copia ICE, Gerencia General. Soporte papel Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2010

1 año No*

6.1.23 Informe Institucional del Plan de ahorro energético Detalla el Plan Ahorro Institucional y Programa Conservación Energía, basado en la Directriz del Gobierno del 2000, el cual se reporta al MINAET, en forma mensual y trimestral. Copia. Original MINAET y Gerencia General CNFL. Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2010

2 años No*


6.1.24 Expediente reuniones Comisiones Técnicas Documentación diversa de temas tratados por la Comisión Técnica, en la cual el Director de Innovación y Eficiencia Energética forma parte. Copia. Original Consejo de Administración. Soporte papel Cantidad: 0.09 metros Fechas extremas: 2006-2010

1 año No*

6.1.25 Solicitud de materiales y equipo (Requisiciones SIAPRO**) Solicitud de materiales y equipo (uniformes, otros) indica características, cantidad, fecha, uso etc. Las requisiciones actualmente se gestionan mediante el Sistema de Aprovisionamiento SIAPRO. Copia. Original Sección Almacén Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.6 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año

No*

6.1.26 Solicitud compra y servicios (SIACO***) Compra de materiales, equipo y servicios requerido para el cumplimiento de las funciones indica cantidad características, otros. Las solicitudes de compra actualmente se gestionan mediante el Sistema de Administración de Contrataciones (SIACO). Copia. Original Proveeduría Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.5 metros Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

6.2 Subfondo: Departamento de Transporte Eléctrico28 Objetivo y funciones de la dependencia: Impulsar la introducción del uso de energía limpia y renovable, especialmente la eléctrica como fuente energética en el sector transporte. Apoyar el desarrollo del Transporte Eléctrico Metropolitano. Investigar, dar mantenimiento y controlar alternativas de transporte eléctrico y otras fuentes de energía no contaminantes.

6.2.1 Informes de actividades Detalla de manera trimestral las principales actividades realizadas a nivel de la Dependencia indica logros y metas alcanzadas. Copia. Original Dir. Innovación y Eficiencia Energética Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2006-2010

5 años No*

6.2.2 Bitácoras de reunión F-107 Acuerdos tomados en reunión de la dependencia, indica participantes responsable de cumplir los acuerdos, etc. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.04 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

28 Las series documentales Nº 1 a la 13 fueron valoradas por la CNSED en sesión 8-06 del 24 de mayo del 2006, por lo que se procedió a actualizar la información correspondiente a vigencia, cantidad y fechas extremas.


6.2.3 Expediente de presupuesto Descripción de la programación de objetivos, metas y actividades a desarrollar en un período además de los montos aprobados en las diferentes partidas. Copia. Original Sección Control Presupuesto. Copia. Dirección de Innovación y Eficiencia Energética Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

6.2.4 Expediente de personal Recopila las gestiones de administración del recurso humano en la dependencia. Copia. Original Sección Trámite y Nómina Soporte papel. Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 1992-2009

Permanente unidad productora mientras el funcionario labore en la CNFL. Cuando el

funcionario cese funciones se

eliminará.

No*

6.2.5 Solicitud de materiales y equipo (Requisiciones SIAPRO: Solicitud de materiales y equipo (uniformes, otros) indica características, cantidad, fecha, uso etc. Copia. Original Sección Almacén Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2007-2010

2 años No*

6.2.6 Correspondencia externa e interna Comunicaciones relacionadas con disposiciones y lineamientos establecidos por entes reguladores que debe aplicar la Compañía, respuestas a consultas realizadas que no pertenecen a un expediente. Original. Copia Administración Pública y Particulares Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

6.2.7 Comprobantes de Gastos F-602 Detalla el pago de servicios brindados por empresas a la Dirección. Indica nombre, empresa, concepto, monto, justificación, entre otros. Copia. Original Caja Pagadora de la Sección Tesorería Soporte papel Cantidad: 0.25 metros Fechas extremas: 2006-2010

2 años No*

6.2.8 Expediente de Vehículos Eléctricos Reúne las fórmulas de control de uso de vehículos eléctricos e híbridos. Mantenimientos, reportes de problemas técnicos o mecánicos, Revisión RTV, otras relacionadas. Original. Sin copia. Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 1998-2010

3 años No*


6.2.9 Solicitud trabajo F-010 Solicitud reparación equipos, mantenimiento edificio, teléfonos, etc. Copia. Original Depto. Obras Civiles, Depto. Comunicaciones Soporte electrónico Cantidad; no se indica Fechas extremas: 2007-2010

1 año No*

6.2.10 Expediente de Auditorajes y seguimientos Documentos relacionados con auditorajes realizados contiene: Revisión de las funciones y procedimientos para verificar el cumplimiento de lo establecido en la legislación correspondiente. Original. Original y copia: Dirección de Innovación y Eficiencia Energética, Auditoría Interna Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.12 metros Cantidad: 2006-2010

3 años No*

6.2.11 Expediente de Adquisiciones de Bienes y Servicios Reúne la documentación relacionada con la compra de materiales y equipo describe las especificaciones técnicas, costo económico, características, etc. Copia. Original: Proveeduría Soporte papel Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2006-2010

3 años No*

6.2.12 Expedientes de compras y servicios SIACOS, Adquisición de materiales, equipos y suministros y servicios para el funcionamiento de la dependencia. Copia. Original Proveeduría Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.3 metros Fechas extremas: 2007-2010

2 años No*

6.2.13 Expediente Proyecto TREM Información sobre la puesta en funcionamiento del proyecto Transporte Eléctrico Metropolitano TREM. Original y copia. Copia Sección Proveeduría, Asesoría Jurídica, Dirección. Innovación (original y copia), INCOFER, MOPT, MINAE. Soporte papel y electrónico Cantidad: 1 metro Fechas extremas: 2002-2010

Permanente en Archivo Central

En unidad productora mientras el proyecto se encuentre vigente, una vez que

concluya se transferirá al Archivo

Central.

Sí29. Ya que refleja la importancia por las soluciones que aporta el proyecto

Transporte Eléctrico

Metropolitano TREM.

29 Esta serie fue declarada con valor científico-cultural por la CNSED en sesión 8-06 del 24 de mayo del 2006. Además en esta sesión se declararon con igual valor la Serie Nº 18 “Cartas, Memorandos, Informes”, pero actualmente dicha serie se integra en el expediente de proyectos respectivos.


6.2.14 Expediente Programa Empresarial de Cambio Climático Reúne la documentación relacionada con las acciones tomadas referentes al cambio climático. Contiene: Bitácoras con asuntos tratados, acuerdos pendientes, asistencia, correspondencia, informes periódicos de gestión y de avance. Original y copia. Original y copia Dirección Ambiental, Departamento Centro de Enseñanza Permanente de Conservación de Energía. Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2007-2010


No*

6.2.15 Expediente Control Interno Reúne la documentación relacionada con las acciones contenidas en el Plan según la Ley de Control Interno, seguimiento en el sistema y Guías de Autoevaluación. Original. Copia Comisión Técnica de Control Interno Soporte papel Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

6.2.16 Expediente de Capacitación Reúne la información de las actividades de capacitaciones impartida por el departamento. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 años Fechas extremas: 2007-2010

3 años No*

6.2.17 Expediente de fideicomiso Vehículos Eléctricos Proyecto para introducir vehículos eléctricos particulares a nivel nacional, con el fin de brindar facilidades para la adquisición de este tipo de bien al consumidor. Original y copia. Original y copia MINAET. Soporte papel y electrónico. Cantidad: 0.05 Fechas extremas: 2008-2010

Permanente en el Archivo Central

No*

6.2.18 Expediente investigación tecnología limpia Trabajos de investigación realizados por estudiantes universitarios, relacionados con la aplicación de tecnología limpia tales como hidrógeno, eléctrica, solar. Original. Sin copia Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.2 metros Fechas extremas: 2006-2010

Permanente en la unidad productora

No*


6.2.19 Expediente de practicantes y estudiantes Gestiones administrativas para el ingreso de practicantes y estudiantes universitarios, para elaboración de investigaciones, incluye órdenes de pago y documentos de estudiantes tales como cédulas y pólizas. Original y copia. Original Secc. Reclutamiento y Clasificación Soporte papel. Cantidad: 0.10 metros Fechas extremas: 2002-2010

2 años No*

6.2.20 Expediente proyecto incremento de eficiencia energética en transformadores de distribución. Información optimización de los activos de transformación instalados en la red de distribución, con el fin de promover la eficiencia en el uso de energía y la protección ambiental. Original. Copia Dirección Distribución, Dirección Innovación, Proveeduría Soporte papel y electrónico Cantidad: 0.05 metros Fechas extremas: 2008-2010

Permanente en el Archivo Central

No*


Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200930, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

30 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta a la señora Vargas Matamoros si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: COMPAÑÍA NACIONAL DE FUERZA Y LUZ, S.A. (CNFL)

Subfondo: 6. Dirección Innovación y Eficiencia Energética Subfondo: 6.1 Dirección

N° de orden



6.1.7 Expediente del Fideicomiso Uso Racional de Energía Integrado por el proyecto América Latina para el uso racional de energía (ALURE) que es un plan para dar financiamiento a equipos eficientes del Sector Residencial (electrodomésticos, bombillos, etc.), ahora Plan de Ahorro Institucional de Eficiencia Energética. Coordinación y control del fidecomiso para lo cual se hacen informes semestrales, minutas, contrato, correspondencia, etc.

0.7 m 2000-2010

Sí31. Ya que refleja la importancia del uso racional y ahorro de

energía; así como el Plan de Ahorro Institucional de Eficiencia Energética de la

entidad.

Subfondo: 6.2 Departamento de Transporte Eléctrico. N° de orden



6.2.13 Expediente Proyecto TREM Información sobre la puesta en funcionamiento del proyecto Transporte Eléctrico Metropolitano TREM. Original y copia. Copia Sección Proveeduría, Asesoría Jurídica, Dirección. Innovación (original y copia), INCOFER, MOPT, MINAE.

1 m 2002-2010

Sí32. Ya que refleja la importancia por las

soluciones que aporta el proyecto Transporte

Eléctrico Metropolitano TREM.

31 Declarados con valor científico cultural por la CNSED en sesión 17 del 15 de noviembre del 2006. 32 Esta serie fue declarada con valor científico-cultural por la CNSED en sesión 8-06 del 24 de mayo del 2006. Además en esta sesión se declararon con igual valor la Serie Nº 18 “Cartas, Memorandos, Informes”, pero actualmente dicha serie se integra en el expediente de proyectos respectivos.


Comunicar a la señora Xinia Vargas Matamoros, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, CNFL. Enviar copia de este acuerdo a los señores Henry Solís Bolaños, Jefe de la Dirección y Erick Bogantes Cabezas, Jefe del Departamento de Transporte Eléctrico ambos de la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, CNFL. Por limitante con el tiempo la lectura y resolución de la Correspondencia se traslada para la siguiente sesión de esta Comisión. A las 11:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 01-2012 - archivo nacional de costa ricaacta cnsed 01-2012 1 acta no. 01-2012...

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