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Acta CNSED 05-2012 1

Acta No. 05-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 25 de enero de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocada: la señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José. CAPTULO I. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 1. Informe de Valoración: IV-42-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Municipalidad de San José Subfondos: 11. Sección de Clasificación y Valoración de Puestos, 12. Sección de Calidad de Vida Laboral, 13. Proceso Salud Ocupacional, 14. Sección Desarrollo Ocupacional, 15. Sección Evaluación del Desempeño, 16. Sección Gestión Administrativa de Recursos Humanos (Procesos Salarios), 17. Sección Gestión Administrativa de Recursos Humanos (Proceso Trámite y Registro),18. Sección Selección y Reclutamiento, 19. Dirección de Asuntos Jurídicos, 20. Dirección de Tecnologías de Información, 21. Departamento de Soporte Técnico, 22. Departamento de Desarrollo de Sistemas, 23. Departamento de Servicios Informáticos. Convocada: Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:05 horas, ingresan la señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la señorita Angie García Calderón, Profesional en


Archivística, ambas de la Municipalidad de San José y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe; continua con la lectura del informe IV-42-2011-TP, la cual se inició en sesión 41-2011 del 30 de noviembre de 2011, con la aprobación de 10 subfondos correspondientes a dicha Municipalidad. En dicha sesión se realizó la lectura de las consideraciones previas a la lectura de las series documentales, por lo cual no se consignan en esta acta. Posterior al análisis de la información recibida, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 1. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José, mediante oficio 002-CSE-MSJ-2011 de 26 de julio de 2011, para el Fondo: Municipalidad de San José, Subfondo: 19. Dirección de Asuntos Jurídicos, hasta tanto el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos realice, en conjunto con la Encargada del Archivo Central de dicha Municipalidad; una visita para verificar el contenido de los siguientes tipos documentales: 19.4 Convenios de prestación de bienes, 19.5 Convenios de prestación de servicios, 19.9 Expedientes de defensorías, 19.11 Expediente de expropiaciones, 19.15 Expedientes de denuncias penales y ambientales, 19.17 Expedientes contenciosos administrativos, 19.20 Desahucios administrativos y 19.22 Expediente de donaciones, esto con el fin de que esta Comisión utilice como insumo dicha información para emitir criterio sobre la declaratoria de valor científico- cultural de dichos documentos. Comunicar al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Enviar copia de este acuerdo a las señoras Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José y Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José, mediante oficio 002-CSE-MSJ-2001 de 26 de julio de 2011, para el Fondo: Municipalidad de San José, Subfondos: 11. Sección de Clasificación y Valoración de Puestos, 12. Sección de Calidad de Vida Laboral, 13. Proceso Salud Ocupacional, 14. Sección Desarrollo Ocupacional, 15. Sección Evaluación del Desempeño, 16. Sección Gestión Administrativa de Recursos Humanos (Procesos Salarios), 17. Sección Gestión Administrativa de Recursos Humanos (Proceso Trámite y Registro) ,18. Sección Selección y Reclutamiento, 20. Dirección de Tecnologías de Información, 21. Departamento de Soporte Técnico, 22. Departamento de Desarrollo de Sistemas, 23. Departamento de Servicios Informáticos. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE SUBFONDO: Departamento de Recursos Humanos SECCIÓN: 11. Proceso Clasificación y Valoración de Puestos Funciones: Realizar estudios de clasificación de puestos.

N° orden Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –Legal Valor científico –cultural

11.1 Correspondencia. Original y copia

5 años No *

11.2 Estudios de puestos. Original

22 años No *

11.3 Pedidos de material. Copia

2 años No *

11.4 Pedidos de suministros. Copia

2 años No *

11.5 Consecutivo numérico. Copia

5 años No *

11.6 Acciones de personal. Copia

2 años No *

11.7 Reportes quincenales. Copia

2 años No *

11.8 Circulares. Original y copia

5 años No *

SUBFONDO: Departamento de Recursos Humanos Sección: 12. Calidad de Vida Laboral Funciones: Contribuir al bienestar de los trabajadores municipales.




5 años No *

12.2 Expedientes de salud. Original

Permanente en la oficina productora

mientras se encuentre vigente.

1 año para el Archivo Central1

No *

12.3 Expediente psicológico. Original


mientras se encuentre vigente, posterior a 5

años se elimina

No *

12.4 Expediente artículo 55 de la Convención Colectiva. Contenido: ayuda por medio de becas estudiantiles a hijos de funcionarios municipales.

5 años No *

12.5 Expediente artículo 38 de la Convención Colectiva. Contenido: ayuda de materiales para la construcción de viviendas a empleados municipales

5 años No *

1 Se recomienda seguir según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento del Expediente médico de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), en cual indica lo siguiente: Devolver los expedientes médicos a la clínica, área de salud y hospital de adscripción, en el evento de que la empresa se retire del Sistema de Atención Integral de Medicina de Empresa voluntariamente, por incumplimiento, cierre de la actividad o traslado a otra región. Igual procedimiento se sigue si el trabajador deja de laborar en la empresa, dado que por principio el expediente de salud es del asegurado, y por ser de interés institucional debe formar parte del expediente único. En estos procedimientos se incluyen expedientes médicos de los familiares que se atienden en la empresa.


12.6 Expediente artículo 45 de la Convención Colectiva. Contenido: ayuda económica a empleados por fallecimiento de familiares

5 años No *

12.7 Expediente artículo 40 de la Convención Colectiva. Contenido: ayuda económica para servicios odontológicos y oftalmológicos

5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *

SUBFONDO: Sección Calidad de Vida Laboral SECCIÓN: 13. Proceso de Salud Ocupacional Funciones: Contribuir al bienestar integral de los trabajadores y trabajadoras a través de programas y actividades que promuevan la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades generando una cultura prevencionista y por ende mejorar la calidad de vida personal.




5 años No *

13.2 Control de denuncias del INS. Original

10 años No *

13.3 Expedientes de salud.2 Original


mientras se encuentre vigente, posterior a 5

años se elimina

No *

13.4 Vale de entrega de medicamentos. Original

1 año No *

13.5 Control de entrega de equipo de protección personal. Original

2 años No *

13.6 Vale de entrega de artículos prevención A. Original Contenido: Entrega al personal de medicamentos relacionados al AH1N1

1 año No *

13.7 Registro de capacitación. Original

2 años No *

13.8 Reporte de inspecciones. Copia

5 años No *

13.9 Licitaciones de compras directas. Copia

5 años No *

2 En la columna de observaciones se indica que esta serie documental se empezó a producir en el 2010


13.10 Control de entrega y mantenimiento de extintores. Original

4 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *

SUBFONDO: Departamento de Recursos Humanos Sección: 14. Sección de Desarrollo Personal Funciones: Lograr el desarrollo integral, conocimiento y habilidades de todos los funcionarios.




5 años No *

14.2 Expediente académico y de carrera profesional. Original

Permanente para la oficina productora

No *

14.3 Expediente de cursos. Original

10 años No *

14.4 Informes de labores. Copia

5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *

SUBFONDO: Departamento de Recursos Humanos Sección: 15. Evaluación del Desempeño Funciones: Aplicar procedimientos técnicos adecuados para evaluar el rendimiento y mejoramiento integral de los empleados.




5 años No *

15.2 Hoja de resultados de evaluación del desempeño. Original Soporte: electrónico

5 años No *

15.3 Informe de resultados. Copia

5 años No *



2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *

SUBFONDO: Sección Gestión Administrativa del Recurso Humano Sección: 16. Proceso Salarios Funciones: Mantener un sistema de administración de los recursos humanos (tramitar y realizar el cálculo de planillas y salarios, rebajos y ajustes de salarios).




5 años No *


2 años No *

16.3 Deducciones. Original

5 años No *

16.4 Expedientes de pensiones alimenticias. Original

10 años No *

16.5 Expediente de embargos. Original

10 años No *

16.6 Controles manuales de tiempo. Original

1 año No *

16.7 Planilla devengados. Original

35 años No *

16.8 Estudios de liquidación. Original

5 años No *

16.9 Informes de retención de renta. Original

5 años No *

16.10 Pagos horas extras. Original 5 años No * 16.11 Planillas de pago.

Original 10 años No *

16.12 Planillas de dietas a regidores. Original

6 años No *

16.13 Planilla de aguinaldo. Original

5 años No *

16.14 Reporte de incapacidades. Original 2 años No * 16.15 Planillas de la C.C.S.S.

Original 1 año para la oficina

productora Permanente para el

Archivo Central

No *

16.16 Presupuesto y modificaciones. Original. Contenido: ejecución presupuestaria para modificaciones por remuneraciones.

5 años No3

3 Porque la información de esta serie documental se encuentra contenida en el Presupuesto.


16.17 Conciliación anual de impuesto al salario. Original

10 años No *

16.18 Planilla de salario escolar. Original

5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *

SUBFONDO: Sección Gestión Administrativa del Recurso Humano Sección: 17. Proceso Trámite y Registro Funciones: Llevar los expedientes de personal, desarrollar los trámites necesarios para traslados, permutas, vacaciones, liquidaciones, aumentos, ajustes, revaloraciones, recalificaciones, asignaciones, valoraciones.




5 años No *

17.2 Expediente de personal administrativo.4 Original Soporte: papel y electrónico Cantidad: 160 m /726 MB Fechas: 1973-2011

Permanente para la oficina mientras se encuentre vigente

Permanente para el

Archivo Central

Sí, conservar en soporte papel una muestra máxima del 5 % de expedientes, de los funcionarios que se han destacado por su influencia

en el desarrollo institucional o por la

jerarquía de sus puestos que ocuparon. A criterio del

Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

17.3 Tarjetas de marca. Original

5 años No *

17.4 Reportes quincenales de asistencia. Original

5 años No *

17.5 Incapacidades. Original

10 años No *

17.6 Planillas devengados. Copia

5 años No *

17.7 Control asistencia. Original Soporte electrónico

10 años No *


2 años No *


2 años No *

4 En la columna de observaciones se apunta lo siguiente: “Permanente mientras el funcionario labore en la institución, o 50 años como vigencia administrativa-legal”



5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *

SUBFONDO: Departamento de Recursos Humanos Sección: 18. Selección y Reclutamiento Funciones: Aplicar procedimientos adecuados de reclutamiento y selección de personal




5 años No *

18.2 Expediente de concursos. Original

5 años No *

18.3 Circulares de concursos. Original

2 años No *

18.4 Expediente de portación de armas.5 Original

10 años No *

18.5 Declaraciones juradas. Copia

6 años No *

18.6 Pruebas psicológicas. Original

1 año No *

18.7 Currículo. Original

1 año No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *

SUBFONDO: Alcaldía Municipal Sección: 20. Dirección de Tecnologías de Información Funciones: Brindar servicios informáticos a todas las instancias de la Municipalidad



20.1 Correspondencia. Original y copia 5 años No * 20.2 Informes.

Copia 5 años No *


2 años No *


2 años No *

5 En la columna de observaciones se apunta lo siguiente: “Estos expedientes los lleva la Policía Municipal actualmente”



5 años No *


2 años No *


2 años No *

20.8 Expediente de proyectos. Copia

5 años para la oficina productora

Permanente para el Archivo Central

No *

SUBFONDO: Dirección de Tecnologías de Información Sección: 21. Departamento de Soporte Técnico Funciones: Sistematizar el servicio de soporte técnico, administración de datos y respaldos de la información generada en todos los servicios que brinda la institución.




5 años No *

21.2 Informes. Copia

5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *

SUBFONDO: Dirección de Tecnologías de Información Sección: 22. Departamento de Desarrollo de Sistemas Funciones: Desarrollar e implementar el diseño conceptual y detallado de los sistemas requeridos en la institución y brindar mantenimiento a los sistemas institucionales y descentralizados.




5 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


SUBFONDO: Dirección de Tecnologías de Información Sección: 23. Departamento de Servicios Informáticos Funciones: Resolver y/o canalizar cualquier incidente que cause una interrupción en el servicio de la manera más rápida y eficaz posible.




5 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *


5 años No *


2 años No *


2 años No *

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-20096, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas,

6 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta a la señora Calderón Marín si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Sección Gestión Administrativa de Recursos Humanos Subfondo: 17. Proceso Trámite y Registro

N° de orden

Serie o Tipo documental Cantidad Fechas Extremas

Valor Científico- Cultural

17.2 Expediente de personal administrativo.7 Original Soporte: papel y electrónico

160 m /726 MB 1973-2011

Sí, conservar en soporte papel una muestra máxima del 5 % de expedientes, de los funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de sus puestos que ocuparon. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

Comunicar a la señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José. Enviar copia de este acuerdo al señor Oscar Guzmán Vindas, Encargado del Proceso de Trámite y Registro de la Municipalidad de San José. ACUERDO 3. Recomendar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José, tomar en cuenta para la futura actualización de la Tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección de Tecnologías de Información incluir las bases de datos que utiliza dicha Municipalidad. Comunicar a la señora Nuria Calderón Marín, Jefe de la Sección Gestión de Información y Documentación y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de San José. Enviar copia de este acuerdo a la Jefatura de la Dirección de Tecnologías de Información. CAPITULO III. CORRESPONDENCIA Artículo 2. Oficio AL-02-2012 de 04 de enero de 2012, suscrito por las señoras Wendy Donato Palavicini, Abogada y Giselle Mora Durán, Asesora Legal ambas del Archivo Nacional; mediante el cual remiten respuesta al Acuerdo 3 de sesión 31-2011 del 28 de setiembre de 2011, respecto de las diferentes formas de contratación que pueden llevar a cabo las instituciones respecto de la plaza de archivista. SE TOMA NOTA.

7 En la columna de observaciones se apunta lo siguiente: “Permanente mientras el funcionario labore en la institución, o 50 años como vigencia administrativa-legal”


Artículo 3a. Copia del oficio DG-026-2012 del 16 de enero de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional y dirigido al señor Jaime Vaglio Muñoz, Gerente del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC); mediante el cual da respuesta al oficio GE-557-2011 del 21 de diciembre de 2011, relacionado con la declaratoria de documentos de valor científico cultural de conservación permanente o la eliminación de dichos documentos. SE TOMA NOTA. Artículo 3b. Copia del oficio AC-008-2012 de 19 de enero de 2012, suscrito por el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Archivo Central del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) y dirigido a la Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; mediante el cual remite algunas observaciones respecto del oficio DG-026-2012 del 16 de enero de 2012, en relación con la presentación del trámite de valoración de las tablas de plazos de conservación de documentos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). SE TOMA NOTA. CAPITULO IV. ASUNTOS VARIOS Artículo 4: La señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional, comunica que según instrucciones de la señora Virginia Chacón Arias, Directora General y Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos debe dedicar sus horas laborales, tanto ordinarias como extraordinarios, a la elaboración el Informe de valoración de las Tablas de plazos de conservación de documentos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) para presentarlo a la mayor brevedad ante esta Comisión. Sin embargo, la señorita Carreras Herrero indica que esta situación le implicará atrasos en otros trámites de valoración como del Registro Nacional (el cual ya estaba listo para devolución y correcciones), Proyecto Pirris del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), entre otros. Al respecto el señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional indica que considera conveniente que el trámite del Registro Nacional, si ya está revisado no se atrase más y se envié el oficio para correcciones según corresponda, y luego se continué con el trámite del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC). Por lo tanto, la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión indica que comentará esta situación con la señora Virginia Chacón Arias, Directora General y Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos, con el fin de que se autorice a la señorita Carreras Herrero terminar el trámite del Registro Nacional para no retrasarlo más. Artículo 5. La señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos comenta que actualmente están pendientes de comunicar acuerdos correspondientes a las actas 42-2011, 43-2011, 44-2011, 01-2012 y 02-2012 y además las actas 03-2012 y 04-2012 están pendiente de revisión y aprobación por parte de esta Comisión en virtud de las múltiples labores del departamento, por lo tanto; solicitará a la Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria de esta Comisión, que para la semana siguiente se realice solo una sesión el día Jueves 02 de febrero de 2012, con el fin de concluir con la redacción, revisión y aprobación de las actas pendientes.


Al respecto los miembros de esta Comisión acordaron: ACUERDO 4. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General y Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria de esta Comisión; la anuencia de esta Comisión en sesionar 2 veces por semana, siempre y cuando haya informes de valoración por analizar y exista el quórum necesario, así como, mantener al día la elaboración de actas y comunicación de acuerdos respectivos, esto con el fin de llevar adecuadamente el desarrollo de labores de la Comisión. Artículo 6. La señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión comenta que actualmente la Dirección General del Archivo Nacional concluyó con la revisión del Plan Operativo Institucional (POI) y que por lo tanto las metas correspondientes a esta Comisión ya están para análisis y revisión de los miembros. Por esta razón, solicita a los miembros su aval para establecer un espacio en las próximas sesiones de esta Comisión para realizar la revisión de metas asignadas para el año 2012. Artículo 7. La señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión comenta sobre la importancia de solicitar a la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos un llamado de atención respecto del trabajo que está realizando el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional de ese departamento, en cuanto a la elaboración de informes de valoración los cuales se están presentando omisos y sin claridad. Al respecto los miembros de esta Comisión, comparten dicho criterio y acuerdan: ACUERDO 5. Solicitar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General y Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos interponer sus buenos oficios y conversar con el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos, dado que actualmente la presentación de informes de valoración documental ante esta Comisión han sido omisos, sin claridad, presentan una revisión superficial de las series documentales, no presentan argumentaciones firmes sobre las recomendaciones de documentos de valor científico cultural y al momento de ser analizados en sesión dicho profesional no logra argumentar apropiadamente lo que se le consulta y tiene que recurrir reiteradamente al Archivista para subsanar consultas que pudieron previamente investigarse y aclararse, por esta razón, esta Comisión solicita su colaboración en la búsqueda de mejora y calidad de los informes que son sometidos para análisis de esta Comisión y que son la base fundamental para la toma de decisiones. A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 05-2012 - archivo nacional de costa rica · acta cnsed 05-2012 2 archivística, ambas...

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