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Acta CNSED 02-2012 1

Acta No. 02-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 12 de enero de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe. Convocado: el señor Ramsés Fernández Camacho, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP). CAPTULO I. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 1. Informe de Valoración: IV-48-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Ministerio de Justicia y Paz (MJP) Subfondo: 1. Despacho del Viceministro de Justicia. Convocado: Ramsés Fernández Camacho, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP) Hora: 9:00 a.m. Al ser las 9:00 horas, ingresan el señor Ramsés Fernández Camacho, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP) y la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del Informe. Se deja constancia de que durante la sesión, las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. La señorita Cantillano Mora, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas a la lectura del cuadro de series documentales, entre las cuales se destaca: (...) 3.4 Debido a que la suscrita tenía dudas sobre el posible valor científico cultural de algunos tipos documentales que se incluyen en la presenta tabla de plazos de conservación de documentos, se realizó una visita al Despacho del Viceministro de Justicia el 07 de diciembre de 2011.


3.5 La CNSED debe tener presente que antes del año 2006, el Ministerio de Justicia contaba con tan sólo un Viceministerio. Sin embargo, debido a las reformas al “Reglamento de los Órganos Jerárquicos Superiores del Ministerio de Justicia”, publicado en el diario oficial La Gaceta N° 133 de 11 de julio de 2006, a partir de ese año, dicho Ministerio pasó a contar con dos Viceministros. El primero de carácter técnico, tenía bajo su responsabilidad la coordinación del adecuado desarrollo de la actividad de la Administración Central del Ministerio, la Dirección General de Adaptación Social, el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes y el Registro Nacional. El segundo era político y entre sus funciones destacaba la coordinación del adecuado desarrollo de la actividad de la Dirección de Resolución Alternativa de Conflictos, la Dirección Nacional de Prevención de la Violencia y el Delito, el Consejo Nacional de Espectáculos Públicos y Afines y la Junta Administrativa de los Centros Cívicos. No obstante, el supracitado reglamento volvió a reformarse en el año 20111 y amplió el número de viceministerios a tres, los cuales son: - Viceministro/a de Paz2: tiene a cargo la coordinación de los programas de prevención del

delito y violencia social y su fin primordial es la promoción de una cultura de paz. - Viceministro/a de Justicia3: coordina los programas necesarios para fortalecer la

Dirección General de Adaptación Social, en todo lo referente a la gestión técnica del sistema penitenciario nacional, especialmente en velar por la seguridad en dichos centros y por la ejecución de las políticas nacionales en materia de criminalidad y lucha contra la delincuencia

- Viceministro/a Administrativo: tiene como responsabilidad la adecuada gestión de los

recursos públicos, asignación de las tareas propias del Ministerio de Justicia y Paz, incluyendo la programación, formulación, planeación, ejecución, control y evaluación de las políticas y planes.

En síntesis, después de analizar el “Reglamento de órganos Jerárquicos Superiores del Ministerio de Justicia y Paz” y sus reformas, y de acuerdo con la entrevista realizada el 07 de diciembre de 2011, al señor Ramsés Fernández, Encargado del Archivo Central del Ministerio y la señora Rosario Jiménez Sandí, Secretaria del Despacho del Viceministro, se concluye que la presente tabla de plazos corresponde a la tabla de plazos de conservación de documentos del Despacho del Viceministro de Justicia (antiguo Viceministro Técnico) y no al Despacho del Viceministro Administrativo que se consigna en el oficio de remisión de esta tabla. 3.6 Finalmente, es importante destacar que las fechas extremas de la presente tabla de plazos son recientes (2003 en adelante), debido a que el Ministerio de Justicia y Paz ha realizado diferentes transferencias a la Dirección General del Archivo Nacional, con la finalidad de cumplir lo que establece el artículo 53 de la Ley del Sistema Nacional de

1 Reforma publicada en el diario oficial La Gaceta N°203 de 24 de octubre de 2011 2 Antiguo viceministro político. 3 Antiguo viceministro técnico.


Archivos, N° 7202. Específicamente, con respecto al despacho del Viceministro se han realizado las siguientes transferencias:

-T.22-1995. Despacho del Viceministro. Fechas extremas: 1990-1993. Cantidad: 302 unidades. -T.51-1998. Despacho del Viceministro. Fechas extremas: 1994-1998. Cantidad: 841 unidades. -T.19-2002. Despacho del Viceministro. Fechas extremas: 1998-2001. Cantidad: 197 unidades. -T.32-2006. Despacho del Viceministro. Fechas extremas: 2001-2005. Cantidad: 123 unidades

En el año 2010, debido al cambio metodológico para la transferencia de documentos del Consejo de Gobierno, la Presidencia de la República y los Ministerios del Poder Ejecutivo, no se transfirió documentación de este Despacho al Archivo Nacional. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 1. Aprobar la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP), mediante oficio DAC-058-2010 [sic] de 18 de julio de 20114, para el Fondo: Ministerio de Justicia y Paz (MJP), Subfondo: 1. Despacho del Viceministro de Justicia. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: MINISTERIO DE JUSTICIA Y PAZ (MJP) SUBFONDO:

1. Despacho del Viceministro Justicia Funciones: coordinar los diferentes programas que tiene el Ministerio de Justicia y Paz, con proyectos en materia laboral, de infraestructura, salud y seguridad penitenciaria; así como apoyar las iniciativas gubernamentales necesarias para un adecuado funcionamiento y fortalecimiento de la Dirección General de Adaptación Social y del Registro Nacional.

N° orden Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

1.1 Actas del Consejo Superior de Trabajo5 Copia Original: Despacho del Ministro de Trabajo Copia: Despacho del Ministro de Economía, Industria y Comercio y demás representantes del Poder Ejecutivo, de patronos y los trabajadores

8 años No*

4 De acuerdo con lo indicado en el oficio DAC-058-2010 [sic] de 18 de julio de 2011, el CISED el Ministerio de Justicia y Paz está compuesto por el señor Ramsés Fernández Camacho, Jefe del Archivo Central y Presidente del CISED, la señora Nathalie Artavia Chavarría, representante legal y Secretaria de dicho órgano colegiado y Manuel Fernández Rodríguez, representante administrativo. 5 En la tabla de plazos se indica que este Consejo se reactivó a partir del año 2010.


1.2 Actas de la Comisión de Enlace Interinstitucional para la protección de la Propiedad Intelectual (CIPPI) Contiene recomendaciones y mecanismos para asegurar el cumplimiento de la protección de la propiedad intelectual en el país; tanto a nivel nacional como internacional. Original. Copia: Despacho del Ministro de Justicia, Ministerio de Economía, Industria y Comercio, Despacho del Ministro de Cultura y Juventud y Registro Nacional de Derechos de Autor y Derechos Conexos, Registro de Propiedad Intelectual Fechas extremas: 20116 Soporte: papel Cantidad: 0,01 m.

10 años Sí, ya que reflejan las

acciones que emprende el

Estado costarricense en

materia de protección de la

propiedad intelectual.

1.3 Actas de la Junta Administrativa del Registro Nacional7 Copia. Original: Registro Nacional Copia: Despacho del Ministro, Dirección Nacional de Notariado, Procuraduría General de la República, Colegio de Abogados de Costa Rica, Colegio de Ingenieros y Topógrafos y el Instituto Costarricense de Derecho Notarial.

4 años No*

1.4 Actas de la Junta Administrativa del Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes8 Copia. Original: Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes Copia: Despacho del Ministro, Dirección General de Adaptación Social, Dirección Administrativa, Dirección Financiera de la Dirección General de Adaptación Social.

3 años No*

1.5 Actas del Consejo Consultivo del Programa de Regularización de Catastro y Registro9 Copia. Original: Unidad Ejecutora de Catastro y Registro Copia: Despachos del Ministro de Hacienda, Director General del Registro Nacional, Colegio de Ingenieros y Topógrafos e Instituto de Desarrollo Agrario.

5 años No*

6 En la tabla de plazos se indica que esta Comisión se creó el 16 de febrero de 2011 mediante Decreto Ejecutivo 35631-J-COMEX-MICIT-SP-H. 7 En la tabla de plazos se indica que se remite una copia a esta dependencia ya que el Viceministro es miembro suplente y asiste sólo cuando el Ministro (quien es el presidente de la Junta) lo solicita según Ley N° 5695. 8 En la tabla de plazos se indica que se remite una copia a esta dependencia en ausencia del Ministro. Este órgano colegiado pertenece a la Dirección General de Adaptación Social.


1.6 Actas del Instituto Costarricense sobre Drogas10 Copia. Original: Despacho del Ministro de la Presidencia de la República Copia: Despachos de los Ministros de Seguridad Pública, Gobernación y Policía, Educación Pública y Salud.

6 años No*

1.7 Circulares Sobre disposiciones, invitaciones a reuniones, eventos, nuevas directrices de otras dependencias, entre otros. Original y copia. Original y copia: dependencias del Ministerio

3 años No*

1.8 Correspondencia Sobre asuntos legales, de recursos humanos, penales, administrativos, judiciales, informativos, de ayuda entre otros. Original y copia11. Original y copia: Despacho del Ministro, Dirección General de Adaptación Social, Oficialía Mayor, Registro Nacional, Instituto Latinoamericano de las Naciones Unidas para la Prevención del Delito y el Tratamiento de la Delincuencia, ILANUD

6 años No*

1.9 Expedientes de la Comisión Plan Iniciativa Mérida12. Incluye correspondencia e invitaciones a reuniones, programa a desarrollar en la Iniciativa Mérida, cartas de acuerdo (original y copia), informe preliminar de la visita realizada por especialistas de Estados Unidos para analizar la seguridad en los centros penales. Copia. Original: Embajada de los Estados Unidos Copia: Ministerio de Seguridad Pública Fechas extremas 2009-2011 Soporte: papel Cantidad: 0,01 m.

En la oficina permanente

mientras esté vigente y luego 5

años en el Archivo Central

Sí, ya que reflejan las medidas tomadas

por el Estado costarricense en

cuanto a la seguridad en los centros penales.

9 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental forma parte del subfondo ya que dicha dependencia pertenece al Registro Nacional, ente adscrito al Ministerio de Justicia y Paz. 10 En la tabla de plazos se consigna que se remite una copia a esta dependencia en ausencia del Ministro de Justicia y Paz. 11 En la tabla de plazos se consigna que se custodian los documentos del año 1990 al 2010, producto de las exclusiones del artículo 53 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos sobre las transferencias de los Despacho Ministeriales.


1.10 Expedientes Comisión Banco Interamericano de Desarrollo-Corte Suprema de Justicia, Dirección de Prevención del Delito-Ministerio de Justicia13 Contiene correspondencia informativa dirigida al Viceministro. Copia. Original: Corte Suprema de Justicia, Banco Interamericano de Desarrollo. Copia: Dirección y Subdirección de Adaptación Social, Dirección Nacional de Prevención del Delito y la Violencia (DINAPREVI)


mientras esté vigente y 5 años

en el Archivo Central

No*

1.11 Expedientes Comisión de Estudio sobre Proyecto de Ley: Creación de un Centro Alternativo Especializado para la Atención Integral Psiquiátrica de personas con trastornos metales en conflicto con la ley.“Hospital Psiquiátrico Penitenciario” Copia . Original: Gerencia Ejecutiva de la CCSS. Copia: Hospital Psiquiátrico Nacional, Jefatura de Servicios de Salud Penitenciarios del Instituto Nacional de Criminología, Ministerio de Seguridad Pública, Defensoría de los Habitantes, Poder Judicial, otras dependencias del Ministerio


mientras esté vigente y 5 años

en el Archivo Central.

No*

1.12 Expediente de la Comisión de Infraestructura Penitenciaria Copia. Original: Dirección General de Adaptación Social. Copia: Oficialía Mayor, Dirección Administrativa, Coordinación Programa de Atención Institucional, Oficina de Planificación, entre otras dependencias del Ministerio

5 años No*

1.13 Expedientes Comisión Dignificación y Modernización de la Policía Penitenciaria Copia. Original: Ministro de Justicia Copia: Dirección Policía Penitenciaria, Dirección General de Adaptación Social, Escuela de Capacitación, Dirección de Recursos Humanos

5 años No*

12 Dicho plan pretende la cooperación del Gobierno de los Estados Unidos en cuanto a seguridad en los centros penales, dando capacitación a los cuerpos policiales para profesionalizarlos En la tabla de plazos se indica que se designó al Viceministro como enlace en este proyecto a partir del año 2009. 13 En la tabla de plazos se indica que esta Comisión se encarga de la distribución de fondos del programa de modernización de la administración de justicia, fortaleciendo la Dirección Nacional de prevención del Delito, por medio del Sistema de Información para la Administración Penitenciaria (SIAP). Este programa nació bajo la Ley 8273: Aprobación del Contrato Préstamo N° 1377/OC-CR entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo Segunda Etapa del Programa de Modernización de la Administración de la Justicia. Actualmente, DINAPREVI se conoce como la Dirección General de Promoción de la Paz y la Convivencia Ciudadana, en donde se administran estos fondos.


1.14 Expediente de Comisión Interinstitucional Caja Costarricense de Seguro Social, Ministerio de Salud y Ministerio de Justicia (Servicios de salud del Sistema Penitenciario) Copia. Original: Caja Costarricense de Seguro Social. Copia: Ministerio de Salud, Coordinación General Jefatura Nacional Servicios de Salud Penitenciarios del Instituto Nacional de criminología, Instituto Latinoamericano de las Naciones Unidas para la prevención del Delito (ILANUD)

10 años No*

1.15 Expedientes Comisión Interinstitucional contra la Tortura y el Terrorismo. Defensoría de los Habitantes – Ministerio de Justicia y Paz Copia14. Original: Defensoría de los Habitantes. Copia: Despacho Ministro de Justicia, representantes de Centros Penitenciarios, Dirección General de Adaptación Social, Policía Penitenciaria, Instituto Nacional de criminología, Instituto Nacional de Aprendizaje, Ministerio de Seguridad, entre otras dependencias

10 años No*

1.16 Expedientes de Comisión Seguimiento a los Centros Penales Contiene correspondencia relacionada con las visitas de representantes de varias instituciones a los centros penitenciarios para supervisar el funcionamiento y las instalaciones carcelarias en materia de seguridad, infraestructura y recursos humanos. Original y copia. Copia: Corte Suprema de Justicia, Ministerio de Gobernación y Seguridad Pública, Fiscalía General de la República, Defensoría de los Habitantes, Caja Costarricense de Seguro Social, Ministerio de Educación Pública, Cruz Roja, Comisión Nacional de Emergencias y otros.

5 años No*

1.17 Expedientes Comisión Universitaria para la Cooperación Internacional U.C.I. Contiene correspondencia relacionada con la oferta financiera para la realización de programas de capacitación profesional en administración de proyectos, criminología y seguridad humana para los funcionarios del Ministerio. 15 Original. Copia: Universidad para la Cooperación Internacional U.C.I.

5 años No*

14 En la tabla de plazos se indica que se remite una copia a esta dependencia en ausencia del Ministro. 15 En la tabla de plazos se consigna que esta propuesta no se aceptó y dejó de generar documentos.


1.18 Expedientes de Comisiones Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) Copia. Original: Presidencia JAPDEVA Copia: Ministerio de Cultura y Juventud, Ministerio de Turismo, Ministerio de Agricultura y Ganadería, Ministerio de Salud, entre otros


mientras esté vigente

No*

1.19 Expedientes de la Comisión Nacional del Sida (CONASIDA) Copia Original: Viceministerio de Salud Copia: Ministro de Justicia, Caja Costarricense de Seguro Social, Hospital de San Rafael de Alajuela, Asociación Demográfica Costarricense (representante de ONS’s)

10 años No*

1.20 Expedientes de la Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia (CONAMAJ) Copia Original: Defensoría de los Habitantes Copia: Ministro de Justicia, Corte Suprema de Justicia, Contraloría General de la República, Colegio de Abogados, entre otros.

10 años No*

1.21 Expedientes de Convenios Copia. Original: Dirección Jurídica, Despacho Ministro Copia: Organización o Institución contraparte

4 años No*

1.22 Expedientes de proyectos16 Original Copia: Dirección Policía Penitenciaria, otras dependencias del Ministerio de Justicia, Embajadas, Fundaciones, otras instituciones públicas y privadas.


mientras esté vigente

No*

1.23 Formularios de Vistos Buenos Copia Original: Expediente del funcionario Copia: Funcionario interesado

4 años No*

1.24 Informes de Auditoría Interna Copia Original: Despacho del Ministro Copia: Oficialía Mayor, centros penales

5 años No*

16 En la columna observaciones de la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Estos proyectos son propuestas para potenciales convenios, por lo tanto en la mayoría de los casos no se concretaron como convenios y otros están en estudio”. En la visita efectuada el 07 de diciembre de 2011, se determinó que entre los temas de estos proyectos se encuentran: Pococí territorio de paz, proyecto Escuela Nacional de Policía, Comisión Ley Penal Juvenil, Fundación Libertad y Desarrollo Social, entre otros.


1.25 Informes de Inspecciones Copia Original: Despacho Ministro, Recursos Humanos, Dirección General de Adaptación Social, Oficialía Mayor, Dirección Jurídica, Centros Penales, Instituto Nacional de Criminología y de otras dependencias del Ministerio

5 años No*

1.26 Informes de la Defensoría de los Habitantes Original y copia Original y copia: Despacho Ministro

10 años No*

1.27 Minutas del Consejo de Viceministros Copia Original: Despacho Viceministro de la Presidencia Copia: todos los demás viceministerios

5 años No*

1.28 Resoluciones de Recursos de Amparo Copia Original: Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia Copia: Dirección Jurídica, Dirección General de Adaptación Social

4 años No*

1.29 Resoluciones de Recursos de Habeas Corpus Copia Original: Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia Copia: Dirección Jurídica, Dirección General de Adaptación Social

4 años No*

1.30 Resoluciones sobre Órdenes sanitarias Copia Original: Ministerio de Salud, Caja Costarricense de Seguro Social Copia: Despacho Ministro, Programa Mejoramiento Operacional de Servicios de Salud

4 años No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200917, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”.

17 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


Asimismo, se le consulta al señor Fernández Camacho si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: MINISTERIO DE JUSTICIA Y PAZ (MJP)

Subfondo: Despacho del Viceministro de Justicia.

N° de orden

Serie o Tipo documental Cantidad Fechas Extremas

Valor Científico- Cultural

1.2 Actas de la Comisión de Enlace Interinstitucional para la protección de la Propiedad Intelectual (CIPPI) Contiene recomendaciones y mecanismos para asegurar el cumplimiento de la protección de la propiedad intelectual en el país; tanto a nivel nacional como internacional.

0,01 m. 201118

Sí, ya que reflejan las acciones que emprende el Estado costarricense en materia de protección de la propiedad intelectual.

1.9 Expedientes de la Comisión Plan Iniciativa Mérida 19 Incluye correspondencia e invitaciones a reuniones, programa a desarrollar en la Iniciativa Mérida, cartas de acuerdo (original y copia), informe preliminar de la visita realizada por especialistas de Estados Unidos para analizar la seguridad en los centros penales.

0,01 m. 2009-2011

Sí, ya que reflejan las medidas tomadas por el Estado costarricense en cuanto a la seguridad en

los centros penales.

Comunicar al señor Ramsés Fernández Camacho, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP). Enviar copia de este acuerdo al señor Fernando Ferraro Castro, Viceministro de Justicia. Artículo 2. Informe de Valoración: IV-49-2011-VP Asunto: Valoración Parcial de Documentos Fondo: Ministerio de Justicia y Paz (MJP) Subfondo: 1. Despacho del Viceministro de Justicia. Convocado: Ramsés Fernández Camacho, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP). Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración parcial estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.

18 En la tabla de plazos se indica que esta Comisión se creó el 16 de febrero de 2011 mediante Decreto Ejecutivo 35631-J-COMEX-MICIT-SP-H. 19 Dicho plan pretende la cooperación del Gobierno de los Estados Unidos en cuanto a seguridad en los centros penales, dando capacitación a los cuerpos policiales para profesionalizarlos En la tabla de plazos se indica que se designó al Viceministro como enlace en este proyecto a partir del año 2009.


La señorita Cantillano Mora, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas a la lectura del cuadro de series documentales, entre las cuales se destaca: (...) 3.2 Es importante tener en cuenta que antes del año 2006, el Ministerio de Justicia contaba con tan sólo un Viceministerio. Sin embargo, debido a las reformas al “Reglamento de los Órganos Jerárquicos Superiores del Ministerio de Justicia”, publicado en el diario oficial La Gaceta N° 133 de 11 de julio de 2006, a partir de ese año, dicho Ministerio pasó a contar con dos Viceministros. El primero de carácter técnico, tenía bajo su responsabilidad la coordinación del adecuado desarrollo de la actividad de la Administración Central del Ministerio, la Dirección General de Adaptación Social, el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes y el Registro Nacional. El segundo era político y entre sus funciones destacaba la coordinación del adecuado desarrollo de la actividad de la Dirección de Resolución Alternativa de Conflictos, la Dirección Nacional de Prevención de la Violencia y el Delito, el Consejo Nacional de Espectáculos Públicos y Afines y la Junta Administrativa de los Centros Cívicos. No obstante, el supracitado reglamento volvió a reformarse en el año 201120 y amplió el número de viceministerios a tres, los cuales son: -Viceministro/a de Paz: tiene a cargo la coordinación de los programas de prevención del delito y violencia social y su fin primordial es la promoción de una cultura de paz. -Viceministro/a de Justicia: coordina los programas necesarios para fortalecer la Dirección General de Adaptación Social, en todo lo referente a la gestión técnica del sistema penitenciario nacional, especialmente en velar por la seguridad en dichos centros y por la ejecución de las políticas nacionales en materia de criminalidad y lucha contra la delincuencia -Viceministro/a Administrativo: tiene como responsabilidad la adecuada gestión de los recursos públicos, asignación de las tareas propias del Ministerio de Justicia y Paz, incluyendo la programación, formulación, planeación, ejecución, control y evaluación de las políticas y planes. En síntesis, el actual Despacho del Viceministro de Justicia corresponde al antiguo Despacho del Viceministro Técnico. 3.3 Es importante destacar que en la presente solicitud de valoración parcial se indica que los documentos para valorar se produjeron dentro de un procedimiento administrativo, en el cual el Viceministro de Justicia del momento, formó parte del órgano director. Actualmente, esta documentación se custodia en el Archivo Central de la institución. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan:

20 Reforma publicada en el diario oficial La Gaceta N°203 de 24 de octubre de 2011


ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP), mediante oficio DAC-088-2011 de 11 de octubre de 2011, para el Fondo: Ministerio de Justicia y Paz (MJP), Subfondo: 1. Despacho del Viceministro de Justicia. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: MINISTERIO DE JUSTICIA Y PAZ (MJP)

SUBFONDO: 2. Despacho del Viceministro de Justicia

Funciones: coordinar los diferentes programas que tiene el Ministerio de Justicia y Paz, con proyectos en materia laboral, de infraestructura, salud, y seguridad penitenciaria; así como apoyar las iniciativas gubernamentales necesarias para un adecuado funcionamiento y fortalecimiento de la Dirección General de Adaptación Social y del Registro Nacional.

N° orden Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

1.1 Expedientes de Reclamos Administrativos por Extremos Pecuniarios de Procuradores Contiene: copias de resoluciones, correspondencia, notificaciones y apelaciones respecto al cobro administrativo sobre el excedente en los salarios de los Procuradores de la República durante el año 1996. 21 Copia Original: Dirección Jurídica, Procuraduría General de la República Fechas extremas: 1996 Cantidad 0,25 m

10 años No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Asimismo, se le consulta al señor Fernández Camacho si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración ninguna fue declarada con valor científico cultural. Comunicar al señor Ramsés Fernández Camacho, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz (MJP).

21 En la columna observaciones de la solicitud de valoración parcial se indica que estos documentos se transfirieron al Archivo Central debido a que el Despacho del Viceministro custodiaba estos documentos por ser el órgano director de dicho procedimiento.


CAPITULO II. CORRESPONDENCIA Artículo 3. Copia del oficio AC-099-2011 de 08 de diciembre de 2011, suscrito por el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia y dirigido a la señora Elizabeth Solano Salazar, Coordinadora ACPV, ambos del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC); mediante el cual manifiesta que, como no se tomó en cuenta su criterio, se exime de toda responsabilidad en el Proceso de Eliminación de las Boletas del Censo de Población y Vivienda 2011. ACUERDO 3. Comunicar al señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) que esta Comisión hace acuse de recibo de la copia del oficio AC-099-2011 de 08 de diciembre de 2011. ACUERDO 4. Solicitar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional interponer sus buenos oficios, con el fin de que se realice una visita de inspección al Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) para conocer si se llevó a cabo la eliminación de las Boletas del Censo de Población y Vivienda 2011, esto en atención al oficio AC-099-2011 de 08 de diciembre de 2011, suscrito por el señor William Vargas Gamboa, Encargado del Proceso Archivo y Correspondencia del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) y del cual esa Dirección General también recibió copia. Artículo 4. Oficio CISED-19-2011 de 21 de diciembre de 2011, suscrito por la señora Enid Padilla Zúñiga, Presidenta del Comité de Selección y Eliminación de Documentos de la Asamblea Legislativa; mediante el cual solicita dar curso a la aprobación de las tablas de plazos de conservación de documentos de dicha entidad y no gestionar la devolución formal según intención del oficio DSAE-692-2011 de 30 de noviembre de 2011. ACUERDO 5. Comisionar a la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos; para que realice una recopilación de antecedentes con respecto al oficio CISED-19-2011 de 21 de diciembre de 2011, suscrito por la señora Enid Padilla Zúñiga, Presidenta del Comité de Selección y Eliminación de Documentos de la Asamblea Legislativa; con el fin de que dicha investigación sirva de insumo para que esta Comisión tome una decisión al respecto de dicha solicitud. Artículo 5. Oficio CISED-02-2011 del 20 de diciembre de 2011, suscrito por el señor Efraín Mejía Vindas, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Patronato Nacional de la Infancia (PANI); mediante el cual expone lo referente a la presentación de la solicitud de valoración documental relacionado con el subfondo de la Gerencia Técnica de dicha entidad; con el fin de que se indique cual es el procedimiento que se debe seguir ante la situación planteada. ACUERDO 6. Comisionar a la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos; para que realice una recopilación de antecedentes con respecto al oficio CISED-02-2011 del 20 de diciembre de 2011, suscrito por el señor Efraín Mejía Vindas, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Patronato Nacional de la Infancia (PANI); con el fin de que dicha investigación sirva de insumo para que esta Comisión tome una decisión al respecto de dicha solicitud.


Artículo 6. Oficio CISED-19-2011 de 21 de diciembre de 2011, suscrito por la señora Enid Padilla Zúñiga, Presidenta del Comité de Selección y Eliminación de Documentos de la Asamblea Legislativa; mediante el cual solicitan reconsiderar y recibir para tramitar las tablas de plazos del Departamento de Servicios Generales y las Unidades de Mantenimiento, Reproducción de Documentos y Hujieres; con el fin de no perder el trabajo realizado por el Área de Archivo Administrativo. ACUERDO 7. Comisionar a las señoritas Natalia Cantillano Mora, Profesional y María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos; para que realicen una recopilación de antecedentes con respecto al oficio CISED-19-2011 de 21 de diciembre de 2011, suscrito por la señora Enid Padilla Zúñiga, Presidenta del Comité de Selección y Eliminación de Documentos de la Asamblea Legislativa; con el fin de que dicha investigación sirva de insumo para que esta Comisión tome una decisión al respecto de dicha solicitud. CAPITULO V. ASUNTOS VARIOS El señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación

del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; manifestó la importancia de que se cuente con la presencia del señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador, en las sesiones de la Comisión; por lo que es deseable contar con su participación en las próximas fechas.

A las 10:30 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

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