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Acta CNSED 26-2012 1

Acta No. 26-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 31 de mayo de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocado: el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR) CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación de las Actas 23-2012 y 24-2012. ACUERDO 1. Se traslada la aprobación de las Actas 23-2012 y 24-2012, para una próxima sesión de esta Comisión. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 2. Informe de Valoración: IV-25-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR) Subfondos: 42. Área Administración Cambiaria, 43. Área Administración Monetaria, 44. Departamento Registro y Liquidación, 45. División Gestión y Desarrollo (DGD), 46. Departamento de Control de Presupuesto, 47. Departamento Control Operacional, 48. Departamento de Normalización Contable, 49. Área Gestión de Procesos, 50. Área de Gestión de Riesgos, 51. Área Control de Gestión, 52. Área de Planeamiento Estratégico, 53. Área Planeamiento y Ejecución de Museos, 54. Área Control de Presupuesto, 55. División Servicios Financieros, 56. Dirección Sistema de Pagos Electrónicos, 57. Proceso Centro de Operaciones del SINPE, 58. Área Divulgación del Sistema de Pagos, 59. Proceso Reglamentación y Normativa del Sistema de Pagos, 60. Proceso Vigilancia del Sistema de Pagos, 61. Área Dirección De Tesorería (Servicios Financieros), 62. Proceso Administración de La Deuda Pública Interna, 63. Subproceso Centro de Gestión de Emisión, 64. Subproceso Control de Numerario, 65. Proceso Custodia General, 66. Proceso Pagos y Transferencias, 67. División Servicios Tecnológicos, 68. Departamento de Infraestructura Tecnológica , 69. Departamento Ingeniería de Software del SINPE, 70. Departamento Ingeniería de Software Institucional, 71. Departamento Seguridad y Arquitectura 72. Área Bases De Datos, 73. División Despacho Consejo Nacional de Supervisión del Sistema


Financiero (CONASSIF), 74. Área Asesoría Legal, 75. Área de Asesoría Económica, 76. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Convocado: el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:55 horas ingresan el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR) y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable, continúa con la lectura del informe de valoración IV-25-2012-TP, a partir del subfondo 42. Área Administración Cambiaria; por cuanto el presente informe se ha valorado anteriormente en las sesiones 23-2012 de 23 de mayo de 2012, 24-2012 de 24 de mayo de 2012 y 25-2012 de 30 de mayo de 2012. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), mediante oficio CISED-01-2012 de 08 de marzo de 2012, para el Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR), Subfondos: 42. Área Administración Cambiaria, 43. Área Administración Monetaria, 44. Departamento Registro y Liquidación, 45. División Gestión y Desarrollo (DGD), 47. Departamento Control Operacional, 48. Departamento de Normalización Contable, 49. Área Gestión de Procesos, 50. Área de Gestión de Riesgos, 55. División Servicios Financieros, 56. Dirección Sistema de Pagos Electrónicos, 57. Proceso Centro de Operaciones del SINPE, 58. Área Divulgación del Sistema de Pagos, 59. Proceso Reglamentación y Normativa del Sistema de Pagos, 60. Proceso Vigilancia del Sistema de Pagos, 61. Área Dirección De Tesorería (Servicios Financieros), 62. Proceso Administración de La Deuda Pública Interna, 63. Subproceso Centro de Gestión de Emisión. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: BANCO CENTRAL DE COSTA RICA (BCCR)

SUBFONDO: División Gestión de Activos y Pasivos SUBFONDO: Departamento Administración Operaciones Nacionales SUBFONDO: 42. Área Administración Cambiaria Funciones: Coordinar, supervisar y ejecutar planes, objetivos y metas relacionadas con la administración de operaciones cambiarias del Banco Central de Costa Rica.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal

Valor científico –cultural

42.1 Informe Comportamiento de Mercados de Negociación. Original Contenido: resumen semanal de estadísticas de mercados financieros nacionales.

Permanente para la oficina productora

No *


42.2 Fondo documental de FINDUR.1 Original Contenido: datos de FINDUR (Sistema de Administración de Portafolio) Sistema para la automatización del procesamiento y control de la información de los portafolios de inversión del BCCR lo cual permite la automatización de actividades de monitoreo y cuantificación, reduciendo el riesgo operativo de realizar dichas tareas manualmente. Módulo contable para que se puedan realizar correctamente los registros y las interfaces con el Sistema Financiero Contable y el de administración de contrapartes, para que se puedan incluir en forma completa y correcta las instrucciones de pago necesarias para generar las interfaces de los mensajes hacia el sistema SWIFT.2


No *

42.3 Fondo documental de MONEX.3 Original Contenido: datos de MONEX (Servicio Mercado de Monedas Extranjeras). Consiste en una base de datos con información relativa a la negociación en el Sistema MONEX. Consolidar en un solo lugar información del mercado MONEX, tal que sea posible utilizarla como un insumo para el análisis histórico, el monitoreo y la confección de reportes. Llevar a cabo las actividades relacionadas con la administración del MONEX en términos del monitoreo del aplicativo de negociación, trámites de usuarios y la atención de casos por algunos de los problemas planteados para el sistema y que requieren de una coordinación por parte del rol del Líder de Negocio para el Servicio MONEX.4


No *

1 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en base de datos. Por medio del oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012 se indica lo siguiente: Administrar el sistema FINDUR incluyendo: 1.La atención de las solicitudes de usuarios relacionadas con la implementación de cambios y mejoras en el sistema. 2.La revisión periódica de los accesos otorgados a los usuarios. 3.La identificación y eliminación de los datos históricos que incrementan el tamaño de la base de datos pero que no afectan el buen funcionamiento del sistema ni la posibilidad de consultar los datos históricos de las transacciones realizadas. Los datos históricos relacionados con todas las operaciones realizadas en el sistema serán mantenidos permanentemente en la base de datos de producción y serán respaldados según las políticas de respaldos de base de datos definidas por el Área de Base de Datos de la División de Servicios Tecnológicos. Lo anterior con el fin de evitar pérdida de información sensible asociada a las transacciones que procesa y garantizar la posibilidad de consultar sus datos históricos. El Administrador de FINDUR es el responsable de atender las solicitudes de cambio o mejoras del sistema de parte de los usuarios, realizar periódicamente la revisión de los perfiles asignados y la limpieza y compactación de la base de datos del sistema con el fin de mantener su buen desempeño. Este proceso se relaciona con los procesos de la División de Gestión de Activos y Pasivos que utilizan el sistema FINDUR en sus operaciones diarias, incluyendo al front office, middle office y back office. 2 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 3 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en base de datos. 4 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012.


42.4 Fondo documental de Mercado de Dinero.5 Original Contenido: datos Estadísticos de los Mercado de Dinero Electrónicos (BCCR y Bolsa Nacional de Valores) Brindar información reciente de las negociaciones del mercado interbancario de dinero, tanto en US dólares como en colones, para conocer el desempeño agregado del mercado, así como el desempeño de las entidades, de forma tal que funcione como insumo en el monitoreo del mercado cambiario.6


No *

42.5 Informe Conciliación. Original 2 años No * 42.6 Informe de Posición Propia Efectiva.

Original Contenido: reporte de desempeño y cumplimiento de los intermediarios cambiarios.


No *

42.7 Informe de Sesión de MONEX. Original


No *

42.8 Investigaciones de Mercado Cambiario. Original Contenido: El propósito del Proceso de Investigación del mercado es efectuar estudios y aportar herramientas que contribuyan en la toma de decisiones que se encuentren dentro del ámbito de acción de la División Gestión de Activos y Pasivos. Lo anterior incluye: 1) Efectuar investigaciones sobre técnicas, metodologías, mercados, mejores prácticas, casos a nivel internacional y estrategias, que permitan mejorar la gestión de las Reservas Monetarias Internacionales, de la política monetaria y cambiaria, los riesgos de estas actividades y demás funciones asignadas a la División Gestión de Activos y Pasivos. 2) Plantear modificaciones a reglamentos y políticas relacionadas con el ámbito de acción de la División Gestión de Activos y Pasivos. 3) Efectuar los análisis y recomendaciones solicitados a la División Gestión de Activos y Pasivos relacionadas con tópicos financieros. 4) Brindar herramientas (hojas de Excel u otros) que apoyen la gestión de las otras áreas de la División. 7 Soporte: electrónico Cantidad: 4 GB8 Fechas: 2006-2010


Sí. Porque, evidencian los

resultados de las investigaciones

relacionadas con la gestión de las

Reservas Monetarias Internacionales, la política monetaria y cambiaria del país.

5 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en base de datos. 6 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 7 Ídem 8 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012


42.9 Informe Cambiario Semanal. Original


No *

42.10 Publicación.9 Original Contenido: SDDE (Sistema de Divulgación de datos Económicos) En esta sección podrá encontrar los documentos publicados por el Banco Central de Costa Rica que abarcan tanto informes económicos y financieros como programas monetarios, balanza de pagos, documentos técnicos, bancos de primer orden y demás documentos de interés para el público.10


No *

42.11 Minuta de reuniones de la unidad.11 Original Contenido: reunión de Seguimiento de Mercado Cambiario


No *

42.12 Liquidación. Original


No *

42.13 Informe Programación Compras Netas. Original Contenido: documento de carácter presupuestario creado por los centros de costo en el sistema informático que se disponga, mediante el cual se separan los recursos presupuestarios correspondientes para la adquisición de bienes, servicios u obras.12


No *

42.14 Comprobante de contabilización. Original Contenido: el propósito de un comprobante de contabilización es dejar evidencia junto con los justificantes respectivos de los movimientos contables de las dependencias en una fecha determinada. Es un reporte generado por el Sistema Integrado Financiero Contable (SIFC) y que representa el registro de una operación contable particular, para una fecha válida determinada, identificada con un número único por dependencia contable.


No *

9 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en base de datos. 10 Ídem 11 El señor García Sandí en sesión 26-2012 de 31 de mayo de 2012, indicó que corresponde a reuniones de la Unidad. 12 Ídem


42.15 Informe Tipo de Cambio del Sector Público No Bancario. Original Contenido: Monitorear los movimientos que realizan los entes autorizados a operar en este sistema, según sus ofertas (abiertas o normales), tanto desde el punto de vista de tipos de cambio ofrecidos en la pizarra de negociación como de los montos de negociación.13


No *

SUBFONDO: División Gestión de Activos y Pasivos SUBFONDO: Departamento Administración Operaciones Nacionales SUBFONDO: 42. Área Administración Monetaria14 Funciones: Coordinar, supervisar y ejecutar planes, objetivos y metas relacionadas con la administración de operaciones monetarias del Banco Central de Costa Rica.

N° orden



43.1 Formulario Control de Asignación. Original


No *

43.2 Minuta Comité de Subasta. Original Contenido: minuta con los detalles y acuerdos del Comité de Subasta sobre asignación de valores. Detalle de los considerandos y acuerdos de la reunión del Comité de Subasta para la evaluación de las ofertas recibidas en los eventos de subasta y la decisión de asignar o no.15

2 años para la oficina productora

Permanente para el

Archivo Central

No *

43.3 Formulario Canal de Tasas Pasivas. Original


No *

43.4 Formulario Datos del Mercado Integridad de Liquidación (MIL). Original


No *

43.5 Formulario Datos del LICI. Original Contenido: el sistema LICI (Licitación) de la Bolsa Nacional de Valores (BNV) establece una serie de datos necesarios que deben ser completados para registrar una subasta; el conjunto de dichos datos se conoce como "Especie".


No *

43.6 Informe Calendario de subastas. Copia Permanente para la oficina productora

No *

43.7 Informe Externo de Subasta. Original Permanente para la oficina productora

No *

13 Ídem 14 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, el señor García Sandí indicó lo siguiente: “El BCCR lleva a cabo eventos de subasta en los que coloca (vende), según la necesidad del mismo Banco, títulos valores estandarizados. Las subastas el BCCR las realiza de manera semanal. En las subastas el inversionista ofrece un rendimiento (precio) y el BCCR decide si le asigna (vende) los valores a ese precio. Los bonos estarán a disposición del público mediante los puestos de bolsa autorizados por la Superintendencia General de Valores, quienes a su vez podrán adquirirlos a través de las subastas de valores. El Banco informa, por medio de un Comunicado de Hechos Relevantes publicado en su página web, tanto las convocatorias a los eventos como los resultados de los mismos. En las convocatorias se detallan tanto las características de los valores a colocar, como las condiciones de los eventos.” 15 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en base de datos.


43.8 Informe Interno de Subasta. Original


No *

43.9 Informe Ofertas Recibidas. Original


No *

43.10 Informe de Mercado Bursátil. Original


No *

43.11 Informe de Tasas de Referencia. Original


No *

43.12 Informe Propuesta de Emisiones. Original

6 años No *

43.13 Comunicados de Hechos relevantes. Original Contenido: comunicado al Inversionista sobre situaciones relacionadas a la subasta de valores del BCCR.

6 años No *

43.14 Minuta Central Directo. Original


No *

43.15 Formulario modificación de tasas de interés. Original Contenido: propuesta de Modificación tasas de interés de los depósitos electrónicos a plazo.


No *

43.16 Informe de Mercado Integrado de Liquidez. Original Contenido: informe de Mercados de Liquidez, que incluye datos del Mercado Integrado de Liquidez, y Mercado Interbancario.


No *

43.17 Solicitud de Corrección de Inscripción. Original Contenido: solicitud de Corrección de Inscripción de valores en el Registro Nacional de Valores.


Permanente para el Archivo Central

No *

43.18 Solicitud de Códigos ISIN.16 Copia

4 años No *

43.19 Solicitud de Inscripción de Nuevas Series Estandarizadas. Copia


Permanente para el Archivo Central

No *

43.20 Publicación de la Tasa de Política Monetaria en el SDDE (Sistema de Divulgación de datos Económicos). Original


No *

16 En la tabla de plazos se anota lo siguiente: “Nombre genérico internacional de los títulos (ISIN), compuesto de códigos de números y letras.”


SUBFONDO: División Gestión de Activos y Pasivos SUBFONDO: 44. Departamento Registro y Liquidación Funciones: Verificar la adecuada liquidación de las inversiones internacionales de las reservas monetarias. Realizar el registro de las inversiones de los gestores externos en el sistema FINDUR. Tramitar las transferencias de divisas desde y hacia el exterior que efectúan las entidades financieras del sector público no bancario. Verificar el reglamento de operaciones cambiarias.

N° orden



44.1 Reporte diario de las operaciones del mercado cambiario. Original


No *

44.2 Minutas de reconocimiento. Original Contenido: entidad que normalmente efectúa Operaciones Internacionales

5 años en soporte papel

Permanente para la oficina productora en soporte electrónico

No *

44.3 Reporte histórico diario de la posición en divisas. Original


No *

44.4 Resumen de la Deuda Interna y Externa del BCCR.17 Original Contenido: instrumento que utilizan los usuarios internos y externos correspondientes a información del Banco Central de Costa Rica sobre la deuda interna y externa del ente emisor y las variables que la componen. Mediante el uso de las estimaciones de la deuda interna y externa se alimentan algunos informes que prepara el Departamento de Contabilidad y algunos departamentos de la División Económica.18 Soporte: electrónico Cantidad: 37.5 KB Fechas: 2008-2010


Sí. Porque, evidencian el

comportamiento de la deuda interna y

externa del país a través del tiempo

44.5 Proyección Trimestral de la Deuda Pública Externa de Costa Rica. Original

2 años en soporte papel y permanente en

soporte electrónico para la oficina

productora

No *

17 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, el señor García Sandí indicó lo siguiente: “Series documentales de la deuda externa e interna del BCCR (colocaciones, calendario de pagos, vencimientos, tipos de cambio). Cabe señalar que a partir de febrero de este año, el Departamento de Registro y Liquidación dejó de publicar el reporte denominado “Resumen de la Deuda Interna y Externa”. Los archivos históricos de ese reporte se mantienen únicamente en forma electrónica.” Electrónico está a partir de 2008-2010, 37.5 KB 18 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012.


44.6 Expediente de los Préstamos de deuda externa.19 Original Contenido: este expediente brinda información detallada de los pagos a realizar por Costa Rica durante los próximos tres meses, por lo cual permite tomar las medidas necesarias al respecto. Brinda a los encargados de las reservas monetarias internacionales del Banco Central el tiempo suficiente para programar los pagos del Banco Central y los de otras instituciones públicas. Garantiza que los pagos se realicen en la fecha y valor correspondiente y permite a los analistas coordinar los pagos tanto en moneda extranjera como en colones previendo los efectos en las reservas monetarias internacionales y en los flujos del servicio real. Soporte: papel Cantidad: 1.51 m Fechas: 2005-2010

Mientras se encuentre vigente el crédito en la

oficina productora

5 años para el Archivo Central

Sí. Porque reflejan el comportamiento

histórico respecto del pago de la deuda externa de Costa

Rica. Conservar en soporte papel

44.7 Presupuesto. Original 2 años No * 44.8 Reporte Resumen del Mercado

Financiero. Original Permanente para la oficina productora

No *

44.9 Conciliación y verificación mensual. Original y copia

2 años en soporte papel y permanente en soporte

electrónico para la oficina productora

No *

44.10 Expediente del registro de instrucciones de pago.20 Original Contenido: brindar los servicios de pagos al exterior y el recibo de transferencias del exterior a las entidades del sistema financiero nacional y a las entidades del sector público no bancario, incluyendo el propio Banco Central de Costa Rica. Este producto sirve como reporte gerencial y brinda a diversos usuarios del Banco Central información sobre el servicio contractual de la deuda pública externa de Costa Rica que deberá ser pagado en el período de tres meses. Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0.47 m Fechas: 2005-2010

Permanente en soporte papel y electrónico para la

oficina productora

Sí. Conservar en soporte papel.

Porque refleja el comportamiento

histórico de los pagos de la deuda externa y

el recibo de transferencias monetarias del

exterior.

19 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, el señor García Sandí indicó lo siguiente: “Los préstamos que contiene esta serie son:

Deuda Externa vigente del Banco Central: Deuda canjeada por acreedor: AID (6 préstamos) Deuda no canjeada por acreedor: BID (2 préstamos) Deuda con el FMI Deuda Externa vencida y cancelada del Banco Central: Deuda por acreedor: FOCEM, Gob. de Holanda, AID”

20 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, el señor García Sandí indicó lo siguiente: “La información contenida en este expediente no complementa el expediente de los préstamos de deuda externa, ya que se trata de instrucciones de pago relacionadas con la inversión de las reservas monetarias internacionales, o sea que son instrucciones por el lado de los activos financieros del BCCR.”


44.11 Expediente del registro de aportes de entidades multilaterales. Original Contenido: este expediente contiene leyes, reglamentos, convenios constitutivos, actas, cuadros de Excel y cartas relacionadas con los aportes que Costa Rica mantiene en diferentes organismos internacionales como lo son: Fondo Monetario Internacional, Banco Mundial, Banco de Desarrollo de América Latina (CAF), Banco Latinoamericano de Exportaciones (BLADEX), Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Centroamericano de Integración Económica, entre otros.21 Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0.60 m Fechas: 1970-2010

Permanente en soporte papel y electrónico para

la oficina productora

Sí. Porque evidencia la relaciones y

compromisos de Costa Rica con

diferentes organismos financieros

internacionales. Conservar en soporte

papel

44.12 Verificación mensual, patrimonio entidades autorizadas mercado cambiario. Original y copia



No *

44.13 Registro de entidades autorizadas del mercado cambiario. Original

5 años No *

44.14 Cuadre FINDUR-Contabilidad. Original Contenido: saldos de las cuentas del Balance del Sistema Integrado Financiero Contable. Reportes de tipo de cambio, factores de equivalencia, comprobantes contables e histórico de movimientos.22

2 años No *

44.15 Conciliación de bonos. Original



No *

44.16 Conciliación mensual con bancos corresponsales de las cuentas de efectivo. Original y copia



No *

44.17 Registros de FINDUR. Original



No *

44.18 Conciliación SIFC-FINDUR.23 Original Contenido: custodio y Clearing de las posiciones de los portafolios.


No *

44.19 Registro de facturas del BONY24 y administradores. SIFC es una matriz que se genera en el módulo de cierres contables la cual está conformada por la estructura de cuentas que componen una operación contable por ejemplo: disponibilidades, endeudamiento externo, cartera de préstamos e inversiones, valores emitidos, etc.25



No *

21 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012 22 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 23 SIFC-FINDUR, Sistema Integrado Contable.


44.20 Liquidación de divisas del sector público. Original



No *

SUBFONDO: 45. División de Gestión y Desarrollo (Departamento Planeamiento y Control de Gestión, Departamento Gestión de la Calidad, Departamento Contabilidad)26 Funciones: Promover la modernización de la organización, para alcanzar altos niveles de eficiencia y eficacia en el logro de sus objetivos institucionales, implementando las mejores prácticas en materia de planificación y aseguramiento de la calidad.

N° orden



45.1 Correspondencia. Original y copia

10 años en soporte papel Permanente para la oficina productora en soporte electrónico

No *

SUBFONDO 1: División de Gestión y Desarrollo SUBFONDO 2: Departamento de Contabilidad SUBFONDO 3: 47. Proceso Control Operacional Funciones: Recopilar y contabilizar las transacciones llevadas a cabo por el banco con el fin de emitir los Estados Financieros e Informes que presenten en una forma estructurada y transparente la situación financiera de la Institución.

N° orden



47.1 Minutas. Original Contenido: contiene los temas tratados y los acuerdos de las reuniones de coordinación de interfaz del Sistema Información Financiera Contable (SIFC).


No *

47.2 Solicitud. Original Contenido: Solicitudes de revisión de la estructura actual de interfaz en el SIFC.


No *

47.3 Conciliaciones contables.27 Original


No *

47.4 Cierre Contable diario.28 Original y copia

10 días para la oficina productora y 10 años para

el Archivo Central en soporte papel y microfilm

Permanente para la oficina productora en soporte electrónico

No *

47.5 Estado Financiero.29 Original Contenido: Estado de cuentas bancarias Soporte: papel Cantidad: 2.30 m Fechas: 195030-2010 Soporte: electrónico31 Cantidad:38.05 GB Fechas:2004-2010

10 años para la oficina productora y permanente para el Archivo Central en

soporte papel Permanente para la oficina productora en soporte electrónico

Sí. Conservar en soporte papel los

estados financieros del IV trimestre y /o anuales, ya que

evidencia la situación económica y los

cambios financieros. A criterio del Encargado del Archivo Central y el

Jefe de la Oficina Productora

24 Banco Custodio de divisas en New York (BONY). 25 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 26 En la tabla de plazos se anota lo siguiente: “En el BCCR se estableció el pool de secretarias por lo que la secretaria tramita y reúne la correspondencia de las diferentes áreas y departamentos que componen cada división.” 27 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en la Intranet. 28 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Respaldado en el Sistema Integrado Contable.”


47.6 Libro mayor. Original Contenido: Libros del mayor (resumen por cuenta de los débitos y créditos que se realizaron en un año). Soporte: papel Cantidad: 10.50 m Fechas: 195032-2009 Soporte: electrónico33 Cantidad: 71.28 GB Fechas: 2006-2010



Sí.34 Conservar en soporte papel. Porque se demuestra la forma de ejecución financiera

(inversión, gastos y ganancias) del Banco

Central de Costra Rica.

47.7 Declaración jurada. Original

7 años No *

47.8 Políticas.35 Original Contenido: políticas y tratamientos contables definidos de acuerdo al marco jurídico y NIIF para realizar la contabilización de las operaciones generadas por las diferentes dependencias del BCCR y ODM.


No *

47.9 Cronograma. Original


No *

47.10 Informe Análisis de la Situación Financiera. Original Contenido: recopila anualmente el Análisis de la Situación Financiera del BCCR.

10 años para la oficina productora en soporte

papel Permanente para la oficina productora en soporte electrónico

No *

SUBFONDO 1: División de Gestión y Desarrollo SUBFONDO 2: Departamento de Contabilidad SUBFONDO 3: 48. Proceso Normalización Contable Funciones: Analizar e interpretar los estados financieros, así como elaborar el informe financiero contable, estados de gestión y comentarios a la memoria anual. Elaborar propuestas y trabajos especializados sobre aspectos contables, financieros y de costeo.

N° orden



48.1 Informe.36 Original Contenido: Análisis de los estados de gestión operativos del BCCR. Informe mensual de análisis de costos que se emite mensualmente y recopila un Análisis de Costos del BCCR.

10 años No *

29 Declarada con valor científico cultural en Sesión de la CNSED Nº 6-2001 de 5 de diciembre de 2001, mediante la tabla Modelo de Plazos de conservación de documentos bancarios (no se especificaron cantidades ni fechas extremas). . En dicha ocasión también fueron declarados Libros de Inventarios y Balances y los Libros de Diario, sin embargo, en esta oportunidad no se presentaron a valorar. 30 En sesión de la CNSED Nº 25-2012, el señor Alexander García, indicó que existen Estados Financieros desde el año 1950. 31 Datos suministrados mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, remitido por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR. 32 En sesión de la CNSED Nº 25-2012, el señor Alexander García, indicó que existen Libros mayores desde el año 1950. 33 Datos suministrados mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, remitido por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR. 34 Declarada con valor científico cultural en Sesión de la CNSED Nº 6-2001 de 5 de diciembre de 2001, mediante la tabla Modelo de Plazos de conservación de documentos bancarios (no se especificaron cantidades ni fechas extremas). 35 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en la Intranet. 36 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en la Intranet y se anexa al expediente de actas de la Junta Directiva.


48.2 Políticas de Operación de Costeo. Original Contenido: conjunto de lineamientos que regulan el proceso de Gestión de Recursos y Actividades en el BCCR.


No *

48.3 Formularios de Actividades y Recursos.37 Original

10 años No *

48.4 Solicitud de Cambio. Original Contenido: resumen con observaciones que indiquen ya sean las Dependencias del Banco o los dueños del negocio.

10 años No *

48.5 Memoria Anual.38 Copia Permanente para la oficina productora

No *

48.6 Presupuesto de los Organismos Desconcentración Máxima, ODM. Original y copia Contenido: estimación de los gastos por servicios administrativos brindados por el BCCR, para efectos de incorporarlos a la formulación del presupuesto de las ODM


No *

48.7 Cobro de Servicios. Original y copia


No *

SUBFONDO 1: División de Gestión y Desarrollo SUBFONDO 2: Departamento Gestión de Calidad SUBFONDO 3: 49. Área Gestión de Procesos39 Funciones: Proponer e implementar acciones de mejora, reorganizaciones administrativas o reordenamientos funcionales que permitan promover la mejora de la eficiencia y calidad en la institución. Implementar y mantener el sistema de gestión de calidad de la institución para cumplir con las políticas de alto nivel definidas por la JD del BCCR. Asesorar en temas de gestión de procesos y reorganizaciones a los puestos superiores (Director División y Gerencia) con el fin de generar propuestas de mejora organizacional acorde a la regulación del BCCR. Ejecutar las evaluaciones internas de calidad con el fin de evaluar el grado de implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

N° orden





No *

49.2 Evaluaciones. Original Contenido: Diagnóstico es el análisis de la necesidad que se planteó en la solicitud de estudio, así como la recomendación para su solución. Evaluación del Reordenamiento son los resultados de los indicadores de evaluación planteados en la Propuesta de Reordenamiento.

5 años No *

37 En la tabla de plazos se indica que se encuentra en la Intranet. 38 En la tabla de plazos se indica que forma parte de la Memoria Anual del Banco. 39 En la tabla de plazos se indica que todas las series documentales se encuentran en la Intranet.


49.3 Informes de cierre contable, reordenamiento y reorganización del BCCR. Original Contenido: -Informe de Cierre que presenta los cambios que fueron implementados, haciendo referencia a la Propuesta de Reorganización. -Informe de Seguimiento que contiene el resultado de los indicadores de seguimiento establecidos para evaluar las propuestas de reorganización, o acciones de mejoras implementadas, así como una justificación y análisis de los resultados obtenidos y acciones concretas de mejora. -Propuesta de Reordenamiento que justifica la necesidad de realizar cambios en la estructura de las dependencias. -Propuesta de Reorganización contiene la propuesta técnica para solventar una problemática u oportunidad de mejora en la Institución. -Carta de Proyecto Reorganizaciones un documento generado para formalizar la autorización del inicio de un proyecto de reorganización administrativa Soporte: electrónico Cantidad: 23 GB40 Fechas: 2008-2010

10 años Sí. Porque evidencian los cambios

implementados, según la

Reorganización Administrativa del Banco Central de

Costa Rica.

49.4 Manuales. Original Contenido: -Manual Descriptivo de Puestos: particulariza para cada puesto de trabajo, principales funciones y responsabilidades, supervisión ejercida e, información general del puesto, magnitudes asociadas, contactos internos y externos y perfil del puesto. -Manual General de Organización: contiene el organigrama y las funciones principales de cada dependencia del BCCR y ODM. -Manual de Actividades Ocupacionales: contiene las actividades ocupacionales que se aplican en el Régimen Salarial Soporte: electrónico Cantidad: 23 GB41 Fechas: 2000-2010


Sí. Porque reflejan las principales

características de los cargos y la

organización a través del tiempo en el

Banco Central de Costa Rica.

49.5 Solicitudes. Original Contenido: -Solicitud de Acción de Mejora que comunica la necesidad de tomar una acción correctiva o preventiva con respecto a un hallazgo identificado. -Solicitud de Cambio o solicitud de una Versión Anterior del Sitio de Calidad -Solicitud de Estudio, se plantea la necesidad de solucionar un problema o atender una oportunidad de mejora.

5 años No *

40 Dato suministrado por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012. 41 Ídem


49.6 Comunicado.42 Original

5 años No *

SUBFONDO 1: División de Gestión y Desarrollo SUBFONDO 2: Departamento Gestión de Calidad SUBFONDO 3: 50. Área Gestión de Riesgos43 Funciones: Establecer el nivel de riesgos asociado a cada uno de los procesos de la institución con la finalidad de generar la información necesaria para apoyar una adecuada toma de decisiones, que permita administrar eficientemente los riesgos y salvaguardar el cumplimiento de los objetivos institucionales.

N° orden




1 año No *

50.2 Informes. Original

5 años No *

50.3 Normas. Original

3 años No *

50.4 Planes de Mitigación. Original Contenido: propuesta de atención a los riesgos descubiertos, detectados durante la valoración de un proceso. Soporte: electrónico Cantidad: 23 GB44 Fechas: 2007-2010

3 años Sí. Porque refleja las estrategias que utiliza el Banco Central de

Costa Rica para enfrentar las

situaciones de riesgos financieros

identificadas

SUBFONDO: 55. División Servicios Financieros Funciones: Promover la eficiencia y seguridad del Sistema de Pagos Costarricense, tanto en el plano electrónico como en el físico, y efectuar las gestiones que le corresponden en cuanto a coordinar interna o externamente con los bancos e instituciones.

N° orden



55.1 Correspondencia interna.45 Original

10 años No *

55.2 Correspondencia externa.46 Original

10 años No *

SUBFONDO 1: División de Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento Sistema de Pagos Electrónicos SUBFONDO 3: 56. Dirección Funciones: Promover la eficiencia y seguridad del Sistema de Pagos Costarricense, tanto en el plano electrónico como en el físico, y efectuar las gestiones que le corresponden en cuanto a coordinar interna o externamente con los bancos e instituciones.

N° orden



56.1 Correspondencia interna.47 Original y copia

5 años No *

56.2 Correspondencia externa.48 Original y copia

5 años No *

42 En la tabla de plazos se indica que todas las series documentales se encuentran en la Intranet. 43 En la tabla de plazos se indica que todas las series documentales se encuentran en la Intranet. 44 Dato suministrado por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012. 45 En la tabla de plazos se indica que se encuentra impresa y respaldada en la Intranet. 46 Ídem 47 Ídem


SUBFONDO 1: División de Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento Sistema de Pagos Electrónicos SUBFONDO 3: 57. Proceso Centro de Operaciones del SINPE Funciones: Monitoreo de la Plataforma de los servicios del Sistema de Pagos Electrónicos (SINPE), BCCR y atención al cliente.

N° orden



57.1 Expedientes de Entidades Financieras. Copia



No *

57.2 Expedientes de cobros. Original

2 años No *

57.3 Expediente Atención al Cliente.49 Copia Contenido: estos expedientes deben contener toda la información relacionada a cada una de las entidades financieras (Cooperativas, puesto de bolsa, operadora de pensiones, mutuales, bancos e instituciones públicas, entre otros), cartas recibidas y enviadas.

5 años No *

57.4 Gestión de Cobros. Original

5 años No *

57.5 Lista asignación de perfiles del SINPE. Original Contenido: contiene la lista de los perfiles de los usuarios de los servicios del SINPE.

5 años No *

57.6 Expediente de Monitoreo. Original Contenido: contiene lista de los horarios de los servicios del SINPE, hoja contingente de la bitácora, referencias de soluciones temporales para monitoreo de temperaturas.

5 años No *

57.7 Expediente de Servicios en Tiempo Real Destino y Origen. Original Contenido: contiene los archivos que se le deben remitir a las entidades para determinadas pruebas, listas de vencimiento de certificados, lista de dígito de verificación.

5 años No *

57.8 Listas de remisión de documentos. Copia

5 años No *

57.9 Control Consecutivo de Central Directo. Original

5 años No *

57.10 Control Consecutivo de Correspondencia del COS. Original

5 años No *

57.11 Registro de Contactos. Original

5 años No *

48 Ídem 49 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Sistema electrónico de atención al cliente interno de los servicios que presta las unidades operativas de la División Administrativa y Tecnológica (CRM)”.


57.12 Estadísticas. Original Contenido: correos y lista de remisiones de los documentos del COS.

5 años No *

57.13 Guías de Atención de Casos en CRM. Original

5 años No *

57.14 Instructivos 5 años No * 57.15 Matriz de registro de incidentes y

problemas. Original Contenido: control de seguimiento de los defectos catalogados como problemas con su referencia de casos.

5 años No *

57.16 Plantillas. Original 5 años No * 57.17 Registro de Reuniones.

Original 5 años No *

57.18 Correspondencia recibida por correo electrónico. Original

5 años No *

57.19 Control Vales de taxis. Original 5 años No * 57.20 Expediente Auditoría Interna. Copia 5 años No * 57.21 Control Interno del COS. Original 5 años No * 57.22 Costeo ABC. Original

Contenido: contiene los correos y tablas relacionados a este tema.

5 años No *

57.23 Presentaciones (PowerPoint) . Original 5 años No * 57.24 Plan Anual Operativo (PAO) . Copia 5 años No * 57.25 Cuestionarios y currículos de los

participantes en plazas vacantes del COS. Copia

5 años No *

57.26 Controles de Seguridad de la Información. Copia

5 años No *

SUBFONDO 1: División de Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento Sistema de Pagos SUBFONDO 3: 58. Área Divulgación del Sistema de Pagos Funciones: Revisar y analizar las solicitudes verificando que éstas cumplan con los requerimientos y una vez aprobados los eventos se proceda a la realización de los mismos; con el propósito de capacitar en los temas concernientes al Sistema de Pagos Nacional (SINPE-Numerario), respondiendo a las necesidades del cliente, mediante un programa de enseñanza que se sustenta en la reglamentación y normativa vigente para cada uno de los temas o cursos. Realizar e impartir eventos/ actividades de formación que atiendan de manera profesional y formal las solicitudes efectuadas al Área, así como cumplir con los programas establecidos basados en la detección de necesidades de capacitación de los usuarios de los sistemas y medios de pago.

N° orden



58.1 Lista de participantes. Original

2 años No *

58.2 Expediente del evento. Original Permanente para la oficina productora

No *

58.3 Guías para el evento. Original Permanente para la oficina productora

No *

58.4 Evaluación de conocimiento. Original

3 años No *

58.5 Evaluación de cursos. Original

3 años No *


58.6 Afiches. Original Contenido: seguridades del Numerario Nacional, sistema de pagos costarricense – SINPE Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fechas: 2010-2011

1 año para la oficina productora

Permanente para el

Archivo Central

Sí, conservar 2 ejemplares por actividad

ya que son obras gráficas empleadas en la promoción y difusión

de las actividades económicas.

A criterio del Encargado del Archivo Central y el

Jefe dela Oficina Productora

58.7 Brochur. Original Contenido: seguridades del Numerario Nacional, sistema de pagos costarricense – SINPE Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fechas: 2010-2011

1 año para la oficina productora

Permanente para el

Archivo Central

Sí, conservar 2 ejemplares por actividad

ya que son obras gráficas empleadas en

la promoción y difusión de las actividades

económicas. A criterio del Encargado del Archivo Central y el

Jefe dela Oficina Productora

SUBFONDO 1: División de Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento Sistema de Pagos SUBFONDO 3: 59. Proceso Reglamentación y Normativa del Sistema de Pagos50 Funciones: Promover la eficiencia y seguridad del Sistema de Pagos Costarricense, tanto en el plano electrónico como en el físico, y efectuar las gestiones que le corresponden en cuanto a coordinar interna o externamente con los bancos e instituciones.

N° orden



59.1 Estadística de transacciones. Original 1 año No * 59.2 Comunicado de nombramiento.

Original 1 año No *

59.3 Cuadro estadístico para nombramientos. Original

1 año No *

59.4 Lista de integrantes de Comités. Original

1 año No *

59.5 Solicitud de nombramiento. Original

1 año No *

59.6 Solicitud de información estadística. Original

1 año No *

59.7 Solicitud de sustitución. Original

1 año No *

59.8 Comunicado con marca o signos externos mal usados. Original Contenido: corresponde a cualquier elemento utilizado con el fin de dar a conocer la prestación de un servicio, utilizando para ello la marca o signos externos del SINPE. Este comunicado se puede dar por medio de una página Web, revista, periódico, valla publicitaria, correo electrónico, anuncio televisivo o radial, etcétera.

10 años No *

50 En la tabla de plazos se indica que se encuentra impresa y respaldada en la Intranet.


59.9 Denuncia de marca o signos externos mal usados. Original Contenido: comprende nota o correo electrónico dirigido al Director de la División Servicios Financieros.

10 años No *

59.10 Dictamen de verificación de diseños. Original Contenido: correo electrónico mediante el cual se expone un criterio técnico respecto a los diseños que utilizarán la marca o signos externos del SINPE.

10 años No *

59.11 Diseños que utilizan marca o signos externos. Original Contenido: diseños que utilizarán la marca o los signos externos del SINPE y que el solicitante ha remitido al Banco para su aprobación. Se puede tratar de copias impresas, como digitales.

10 años No *

59.12 Lista de Verificación Denuncia. Original

10 años No *

59.13 Lista de Verificación Solicitud Diseños. Original

10 años No *

59.14 Lista de Verificación Solicitud de Uso. Original

10 años No *

59.15 Correspondencia. Original y copia

10 años No *

59.16 Solicitud de Revisión de Diseños. Original

10 años No *

59.17 Solicitud de uso de marca o signos externos. Original

10 años No *

59.18 Manual de Marca. Original Contenido: este documento se constituye en la herramienta que garantice el uso correcto de la identidad del SINPE, ya sea en comunicaciones externas como internas. Soporte: electrónico Cantidad: 361 Bytes51 Fecha: 2010


Sí. Porque evidencia la definición de las

normas que se deben seguir para publicar la marca y el logotipo en los diferentes medios internos y externos

utilizados por el Sistema Interbancario

de Negociación y Pagos Electrónicos

(SINPE). 59.19 Análisis de Modificaciones. Original 10 años No *

59.20 Comunicado de Atención - Normativa. Original

10 años No *

59.21 Comunicado de Oficialización. Original 10 años No * 59.22 Dictamen Técnico. Original

Contenido: resumen opcional de los aspectos a los que se les debe prestar especial atención durante la revisión de la solicitud de una modificación o creación para el reglamento o normativa.

10 años No *

51 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012


59.23 Normativa. Original Contenido: libro perteneciente a la Serie de Normas y Procedimientos, dentro de la cual se le conoce con el nombre de Norma Complementaria, el cual regula los aspectos operativos de un servicio en particular.


No *

59.24 Orden de Trabajo. Original 10 años No * 59.25 Matriz de Observaciones. Original 10 años No * 59.26 Recomendaciones.

Original Contenido: observaciones que se llevan a cabo en el transcurso del proceso de revisión, consulta, análisis y autorización de los cambios realizados al reglamento o la normativa.

10 años No *

59.27 Reglamento. Original Contenido: libro de la Serie de Normas y Procedimientos, el cual regula la organización y el funcionamiento del Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE) Soporte: electrónico Cantidad: 714 KB Fecha: 2010


Sí. Porque evidencia los lineamientos específicos que

regulan el funcionamiento del

Sistema Interbancario de Negociación y

Pagos Electrónicos (SINPE).

59.28 Solicitud de Modificación o Creación. Original

10 años No *

59.29 Convocatoria. Original 1 año No * 59.30 Control de Asistencia. Original 3 años No * 59.31 Minuta de Reunión. Original 3 años No * 59.32 Resumen de Compromisos. Original 3 años No * 59.33 Registro de Revisión. Original 3 años No * 59.34 Análisis de Impacto.

Original Contenido: documento mediante el cual el Líder de Servicio y el Líder técnico con el apoyo del responsable de reglas del negocio, otros líderes de servicio y los expertos de las áreas técnicas, logran determinar todos los elementos necesarios para la implementación del cambio solicitado.


No *

SUBFONDO 1: División de Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento Sistema de Pagos SUBFONDO 3: 60. Proceso Vigilancia del Sistema de Pagos52 Funciones: Vigilancia del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE).

N° orden



60.1 Comunicado de Reclamación. Original 5 años No * 60.2 Solicitud de Intervención. Original 5 años No * 60.3 Comunicado Sanción. Copia 5 años No * 60.4 Directriz de Reclamación. Copia 5 años No *

52 En la tabla de plazos se indica que se encuentra impresa y respaldada en la Intranet.


60.5 Informe de cobro. Original Contenido: informe generado con el monto de la sanción económica que se debe aplicar a una entidad participante del SINPE, cuando se detecta un incumplimiento al Reglamento del Sistema de Pagos y a su Normativa.

5 años No *

60.6 Solicitud Criterio Legal. Copia 5 años No * 60.7 Comunicado Apertura del Proceso

Administrativo. Copia 5 años No *

60.8 Informe Investigación Reclamación. Copia

5 años No *

60.9 Reclamación. Copia 5 años No * 60.10 Recurso de Apelación. Copia 5 años No * 60.11 Recurso de Revocatoria. Copia 5 años No * 60.12 Reclamación (Respuesta). Copia 5 años No * 60.13 Solicitud Información al Reclamante.

Copia 5 años No *

60.14 Resolución de Reclamación. Copia

5 años No *

60.15 Resolución del Recurso. Copia 5 años No * 60.16 Informe Sumario de Investigación.

Copia 5 años No *

60.17 Directriz para la continuación o no del proceso. Copia

5 años No *

60.18 Informe Evaluación Organismo Internacional. Copia

5 años No *

60.19 Informe Final Seguimiento Evaluación Organismo Internacional. Original Contenido: documento que contiene los hallazgos realizados durante el plan de seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emanadas de la evaluación del organismo internacional al SINPE. Soporte: electrónico Cantidad: 114 KB53 Fechas: 2008-2010

5 años Sí. Porque, permite conocer el grado de

cumplimiento del Sistema Interbancario

de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE), desde la

percepción de un ente internacional

60.20 Informe Resultado de Gestión. Original Contenido: documento con el resultado del seguimiento de cumplimiento de las observaciones y/o recomendaciones que haya emitido algún Organismo Internacional producto del análisis del Sistema Nacional de Pagos (SINPE). Nota: se encuentra duplicado en la serie 60.20

5 años No *

53 Dato suministrado por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012.


60.21 Plan de Seguimiento Evaluación Organismo Internacional. Original Contenido: documento que contiene las tareas, acciones y tiempos necesarias que permitan atender de manera efectiva y eficiente el seguimiento de cumplimiento de las observaciones y/o recomendaciones que contengan el informe que emane de algún organismo Internacional cuando realice una evaluación del Sistema Nacional de Pagos (SINPE).

5 años No *

60.22 Directriz Trabajos Especiales. Original Contenido: la Directriz Trabajos Especiales es un correo electrónico que contiene la información correspondiente a la gestión que será asignada. Se utiliza para plantear la gestión que deberá llevarse a cabo, el plazo e información adicional.54

5 años No *

60.23 Informe Trabajos Especiales. Original 5 años No * 60.24 Cuestionario. Original 5 años No * 60.25 Encuestas de Calidad y satisfacción

servicios del SINPE. Original 5 años No *

60.26 Evaluación Anual de la Calidad de los Servicios del Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE). Original Contenido: informe que contiene los objetivos, metodología, resultados, conclusiones y recomendaciones que se obtienen de la Evaluación de la Calidad de los Servicios del SINPE. Soporte: electrónico Cantidad: 2100 K55 Fechas: 2008-2010

5 años Sí. Porque evidencia las metas fijadas y alcanzadas, y las

posibles medidas de mejoras relacionadas

con los servicios brindados por el

Sistema Interbancario de Negociación y

Pagos Electrónicos (SINPE).

60.27 Acuerdo de Entendimiento. Copia Permanente para la oficina productora

No *

60.28 Solicitud de Evaluación. Original 5 años No * 60.29 Formulario para la Generación de

Incidentes Críticos. Original 5 años No *

60.30 Informe de comparación. Original 5 años No * 60.31 Recordatorio. Original 5 años No * 60.32 Reporte Resultado de Consultas 5 años No * 60.33 Solicitud de Incidentes Críticos.

Original 5 años No *

60.34 Presentación del SINPE. Original 5 años No *

54 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 55 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012


60.35 Comunicado de Revisión de Usuarios. Original

5 años No *

60.36 Informe Resultados de Gestión Entidad SINPE. Original Contenido: detalla los objetivos del estudio, la situación actual de la entidad, los hallazgos detectados, recomendaciones originadas del proceso en general y conclusiones de la inspección.

5 años No *

60.37 Informe de Revisión de Usuarios. Original Contenido: El Informe de Revisión de Usuarios es elaborado con el objetivo de exponer los hallazgos y recomendaciones generados por la puesta en marcha del Plan de Revisiones de Usuarios. El informe detallará lo siguiente: entidad o dependencia en análisis, calendarización de revisiones, usuario o grupo de usuarios seleccionados y nombre de la persona responsable de llevar a cabo la revisión, hallazgos y recomendaciones.56

5 años No *

60.38 Amonestación a Entidad SINPE. Original

5 años No *

60.39 Informe Estado Gestión de Servicios Entidades SINPE. Original Contenido: expone hallazgos importantes para comunicar la situación general de cada entidad, basados en las estadísticas de monitoreo de servicios SINPE.

5 años No *

60.40 Respuesta de Atención de Recomendaciones. Original

5 años No *

60.41 Plan de Revisiones de Usuarios. Original

5 años No *

60.42 Comunicado de Cierre del Caso. Original

5 años No *

60.43 Estadística Monitoreo Servicios SINPE. Original Contenido: información sobre exclusiones, incumplimiento de garantías o aplazamientos del ciclo y son generadas con la ayuda de las notificaciones del COS, con respecto a los servicios de compensación multilateral neta. Esta actividad debe realizarse cada vez que sea requerido el monitoreo de la gestión de servicios SINPE. Genera las estadísticas requeridas para cada uno de los análisis realizados.57

5 años No *

56 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 57 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012.


60.44 Informe Relevante Gestión de Servicios SINPE. Original Contenido: información importante acerca de los servicios SINPE que ofrecen las entidades financieras a sus clientes. Es generada con los datos obtenidos del insumo "Comisiones de Entidades SINPE". El Informe Estado Gestión de Servicios se utiliza para comunicar al Coordinador y al Gestor de Vigilancia del SINPE acerca de los hallazgos identificados durante la generación de las estadísticas de monitoreo de los servicios SINPE.

5 años No *

60.45 Plan de Inspección al Entidad SINPE. Original

5 años No *

60.46 Encuesta de solicitud de Información de asociados. Original

5 años No *

60.47 Informe Diagnóstico. Original Contenido: contiene los hallazgos resultantes de la revisión general de los aspectos de servicios, normativa, procesos de diseño, desarrollo y operación de los sistemas de pago y el nivel de cumplimiento de cada uno de los Principios Básicos y la revisión del Libro Amarillo.58

5 años No *

60.48 Informe Organismos Internacionales. Copia

5 años No *

60.49 Informe Resultado de Gestión. Original Nota: se encuentra duplicado en la serie 60.20

5 años No *

60.50 Plan de Seguimiento. Original Contenido: documento que incluye las tareas, acciones y tiempos necesarias que permitan atender de manera efectiva y eficiente el seguimiento de cumplimiento de las observaciones y/o recomendaciones que contengan el informe que emane de algún organismo Internacional cuando realice una evaluación del Sistema Nacional de Pagos (SINPE).

1 año No *

60.51 Solicitud de Información Bancos Centrales. Original

5 años No *

60.52 Informe de comparación. Original

5 años No *

58 Libro amarillo: Su objetivo es describir y evaluar los sistemas de pagos del Hemisferio Occidental con el propósito de identificar posibles mejoras en su seguridad, eficiencia e integridad. El Libro Amarillo es una respuesta a la petición de los Ministros de Finanzas del Hemisferio Occidental, el Banco Mundial (BM) realizada en enero de 1999 la Iniciativa de Compensación y Liquidación de Pagos y Valores del Hemisferio Occidental. El BM, en colaboración con el Centro de Estudios Monetarios Latinoamericanos (CEMLA), lidera esta iniciativa la cual ha acometido un buen número de actividades para responder a la petición de los Ministros. Entre ellas, preparar informes públicos que contienen una descripción sistemática y profunda de los sistemas de pagos y de compensación y liquidación de valores de cada país; elaborar recomendaciones confidenciales para las autoridades de los países; organizar reuniones del CAI para revisar los estudios de países y proporcionar ideas para trabajos posteriores; constituir talleres de trabajo centrados en temas de particular interés, crear una página Web que presenta los productos de la Iniciativa y otras informaciones de interés en el área de los sistemas de pago.


60.53 Lista de contactos Bancos Centrales. Original

5 años No *

60.54 Reporte Resultado de Consultas. Original

5 años No *

60.55 Informe de Auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Copia

5 años No *

60.56 Informe de Resultados. Original Contenido: es el documento por medio del cual el Vigilante de Sistemas de Pago informa sobre el resultado de la revisión y estudio del cumplimiento de las recomendaciones efectuadas por la Auditoría de Calidad del SGSI a los procesos del Sistema de Pagos.

5 años No *

60.57 Plan de Seguimiento. Original

5 años No *

SUBFONDO 1: División Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento de Tesorería SUBFONDO 3: 61. Dirección59 Funciones: Efectuar las gestiones que le corresponden en cuanto al Numerario y coordinar interna o externamente con los bancos e instituciones.

N° orden



61.1 Correspondencia interna. Original

5 años No *

61.2 Correspondencia Externa. Original

5 años No *

SUBFONDO 1: División Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento de Tesorería SUBFONDO 3: 62. Proceso Administración de la Deuda Pública Interna Funciones: Administración de Títulos Valores

N° orden



62.1 Expediente de la Bolsa Nacional de Valores.60 Original Contenido: Documentos jurídicos correspondientes a varios juicios y oficios administrativos



electrónico

No *

62.2 Expediente Central Directo. Original 5 años en soporte papel 10 años para la oficina productora en soporte

electrónico

No *

62.3 Certificaciones Central Directo. Copia

3 años No *

62.4 Facturas. Copia 2 años en soporte papel 3 años para la oficina productora en soporte

electrónico

No *

59 En la tabla de plazos se indica que la documentación se encuentra impresa y respaldada en la Intranet. 60 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012 el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, indicó lo siguiente: “La serie o tipo documental debe variar su concepto y en adelante denominarse “Expediente de la Bolsa Nacional de Valores”. El contenido del expediente consta de documentos jurídicos correspondientes a varios juicios y oficios administrativos.”


62.5 Actas del sorteo de Bonos Fiscales. Original Contenido: sorteo Tripartito Central de Valores -CEVAL Bolsa Nacional de Valores – BNV, BCCR. Acta que emite el sistema de sorteo de bonos, en la cual se consigna el resultado y asignación de la numeración de los bonos sorteados.61 Soporte: papel Cantidad: 0.40 m Fechas: 2001-2010


Permanente para el

Archivo Central

Sí. Porque evidencian los resultados finales relacionados con la

tenencia de los bonos sorteados por el

Banco Central de Costa Rica, la Central de Valores y la Bolsa Nacional de Valores.

62.6 Estadísticas de Subasta. Original y copia Contenido: registro Deuda Externa – Subastas Proveer a los interesados, de un detalle del evento de subasta una vez concluido, incluyendo los siguientes datos: características de las series ofrecidas, monto ofrecido, monto asignado, precios y rendimientos ofrecidos, precios y rendimientos asignados.62

5 años No *

62.7 Informe Auditoría Fiscal. Copia 10 años No * 62.8 Expedientes de Emisiones

desmaterializadas de títulos valores. Original Contenido: Actas y Resoluciones de SUGEVAL Las emisiones desmaterializadas de títulos valores son las “Anotadas en Cuenta”, son registros electrónicos que se hacen en el sistema SAC (Sistema de Anotación en Cuenta). Para emisiones del BCCR: Acuerdo de Junta Directiva Notificación del Registro de Deuda Estandarizada (RDE) de emisión enviada. Registro Nacional de Valores e Intermediarios (RNVI) de la SUGEVAL. Para emisiones del Ministerio de Hacienda: Notificación del Registro de Deuda Estandarizada (RDE) de emisión enviada. Registro Nacional de Valores e Intermediarios (RNVI) de la SUGEVAL. Oficio de la Tesorería Nacional con las características de la emisión. Acuerdo de la SUGEVAL.63 Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0.30 m Fechas: 2007-2010



electrónico

Sí. Conservar en soporte papel. Porque evidencian el registro de los títulos valores

tramitados por el Banco Central de

Costa Rica

61 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 62 Ídem 63 Ídem


62.9 Expediente de Devoluciones ISR. Original Contenido: oficio DGT – Oficio de solicitud – Declaración Jurada Del custodio: Oficio de solicitud formal por parte del

custodio. Personería jurídica del custodio (original). Copia de la cédula de identidad del

representante legal (custodio). Certificación PRI (para títulos físicos) o

detalle de número de cuenta valor, código ISIN y fecha de vencimiento para valores anotados en SAC. Del inversionista (beneficiario), aportados por medio del custodio y como parte de la solicitud:

Declaración jurada, que haga constar que las devoluciones no han sido canceladas con anterioridad.

Personería Jurídica de su cliente (original). Fotocopia de la cédula de identidad del

Representante Legal de la entidad inversionista o beneficiario.

Oficio de exención (original o copia certificada), emitido por la Autoridad Tributaria competente.64



electrónico

No *

SUBFONDO 1: División Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento de Tesorería SUBFONDO 3: Proceso Centro de Control Numerario SUBFONDO 4: 63. Subproceso Centro de Gestión de Emisión Funciones: Inspeccionar de manera constante el desarrollo de los distintos procedimientos, transacciones y operaciones ejecutadas tanto por las Custodias Auxiliares de Numerario (CAN) como por la Custodia Principal y los valores consignados al Banco Crédito Agrícola de Cartago (BCAC), así como comprobar al cierre de operaciones diarias, la consistencia entre los saldos del Servicio CAN y los registrados en el Sistema Integrado Financiero Contable (SIFC). Las inspecciones se realizan mediante la aplicación de arqueos, verificaciones, análisis de videos y el seguimiento a los hallazgos importantes a comunicar.

N° orden



63.1 Calendario de inspección. Original 5 años No * 63.2 Informe de Inspección. Original 5 años No * 63.3 Informe de seguimiento.

Original y copia 5 años No *

63.4 Reporte de cobro. Original 5 años No * 63.5 Resolución de inspección. Original 5 años No * 63.6 Programa de Inspección. Original 5 años No * 63.7 Reporte de Control. Original 5 años No * 63.8 Reporte de saldos Contables. Original 5 años No * 63.9 Saldos de CAN. Original 5 años No *

63.10 Videos del Circuito Cerrado de Televisión (CCTV). Original

5 años No *

63.11 Solicitud de Autorización de apertura de una CAN. Original

5 años No *

64 Ídem


63.12 Informe de Inspección de infraestructura. Original

5 años No *

63.13 Registro de chequeo de infraestructura. Original

5 años No *

63.14 Solicitud de activación de la Custodia Auxiliar de Numerario (CAN) . Original

5 años No *

63.15 Informe de existencia en Arcas. Original

2 años No *

63.16 Comunicado de ingreso de numerario nuevo. Original

5 años No *

63.17 Informe inspección del numerario nuevo. Original

5 años No *

63.18 Reporte de muestreo de numerario. Original

5 años No *

63.19 Comunicado de Destrucción. Original y copia

5 años No *

63.20 Informe de hallazgos en la destrucción de numerario o especies fiscales. Original

5 años No *

63.21 Acta de destrucción de numerario. Copia

5 años No *

63.22 Informe de inspección de CAN. Original

5 años No *

63.23 Reporte de movimientos de numerario. Original

5 años No *

63.24 Cierre diario de CAN. Original 5 años No * No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200965, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”.

65 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta al señor García Sandí si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: BANCO CENTRAL DE COSTA RICA (BCCR) Subfondo: Departamento Administración Operaciones Nacionales 42. Área Administración Cambiaria

N° de orden

Serie o Tipo documental Cantidad Fechas Extremas

Valor Científico- Cultural

42.8 Investigaciones de Mercado Cambiario. Original Contenido: El propósito del Proceso de Investigación del mercado es efectuar estudios y aportar herramientas que contribuyan en la toma de decisiones que se encuentren dentro del ámbito de acción de la División Gestión de Activos y Pasivos. Soporte: electrónico

4 GB66 2006-2010

Sí. Porque, evidencian los resultados de las investigaciones relacionadas con la gestión de las Reservas Monetarias Internacionales, la política monetaria y cambiaria del país.

Subfondo: División Gestión de Activos y Pasivos 44. Departamento Registro y Liquidación

N° de orden



44.4 Resumen de la Deuda Interna y Externa del BCCR.67 Original Contenido: instrumento que utilizan los usuarios internos y externos correspondientes a información del Banco Central de Costa Rica sobre la deuda interna y externa del ente emisor y las variables que la componen. Mediante el uso de las estimaciones de la deuda interna y externa se alimentan algunos informes que prepara el Departamento de Contabilidad y algunos departamentos de la División Económica.68 Soporte: electrónico

37.5 KB 2008-2010

Sí. Porque, evidencian el comportamiento de la deuda interna y externa del país a través del tiempo

66 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012


44.6 Expediente de los Préstamos de deuda externa.69 Original Contenido: este expediente brinda información detallada de los pagos a realizar por Costa Rica durante los próximos tres meses, por lo cual permite tomar las medidas necesarias al respecto. Brinda a los encargados de las reservas monetarias internacionales del Banco Central el tiempo suficiente para programar los pagos del Banco Central y los de otras instituciones públicas. Garantiza que los pagos se realicen en la fecha valor correspondiente y permite a los analistas coordinar los pagos tanto en moneda extranjera como en colones previendo los efectos en las reservas monetarias internacionales y en los flujos del servicio real. Soporte: papel

1.51 m 2005-2010

Sí. Porque reflejan el comportamiento histórico respecto del pago de la deuda externa de Costa Rica. Conservar en soporte papel

44.10 Expediente del registro de instrucciones de pago.70 Original Contenido: brindar los servicios de pagos al exterior y el recibo de transferencias del exterior a las entidades del sistema financiero nacional y a las entidades del sector público no bancario, incluyendo el propio Banco Central de Costa Rica. Este producto sirve como reporte gerencial y brinda a diversos usuarios del Banco Central información sobre el servicio contractual de la deuda pública externa de Costa Rica que deberá ser pagado en el período de tres meses. Soporte: papel y electrónico

0.47 m 2005-2010

Sí. Conservar en soporte papel. Porque refleja el comportamiento histórico de los pagos de la deuda externa y el recibo de transferencias monetarias del exterior.

67 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, el señor García Sandí indicó lo siguiente: “Series documentales de la deuda externa e interna del BCCR (colocaciones, calendario de pagos, vencimientos, tipos de cambio). Cabe señalar que a partir de febrero de este año, el Departamento de Registro y Liquidación dejó de publicar el reporte denominado “Resumen de la Deuda Interna y Externa”. Los archivos históricos de ese reporte se mantienen únicamente en forma electrónica.” Electrónico está a partir de 2008-2010, 37.5 KB 68 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012. 69 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, el señor García Sandí indicó lo siguiente: “Los préstamos que contiene esta serie son:

Deuda Externa vigente del Banco Central: Deuda canjeada por acreedor: AID (6 préstamos) Deuda no canjeada por acreedor: BID (2 préstamos) Deuda con el FMI Deuda Externa vencida y cancelada del Banco Central: Deuda por acreedor: FOCEM, Gob. de Holanda, AID”

70 Mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, el señor García Sandí indicó lo siguiente: “La información contenida en este expediente no complementa el expediente de los préstamos de deuda externa, ya que se trata de instrucciones de pago relacionadas con la inversión de las reservas monetarias internacionales, o sea que son instrucciones por el lado de los activos financieros del BCCR.”


44.11 Expediente del registro de aportes de entidades multilaterales. Original Contenido: este expediente contiene leyes, reglamentos, convenios constitutivos, actas, cuadros de Excel y cartas relacionadas con los aportes que Costa Rica mantiene en diferentes organismos internacionales como lo son: Fondo Monetario Internacional, Banco Mundial, Banco de Desarrollo de América Latina (CAF), Banco Latinoamericano de Exportaciones (BLADEX), Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Centroamericano de Integración Económica, entre otros.71 Soporte: papel y electrónico

0.60 m 1970-2010

Sí. Porque evidencia la relaciones y compromisos de Costa Rica con diferentes organismos financieros internacionales. Conservar en soporte papel

Subfondo: Departamento de Contabilidad 47. Proceso Control Operacional

N° de orden



47.5 Estado Financiero.72 Original Contenido: Estado de cuentas bancarias Soporte: papel Soporte: electrónico73

2.30 m 195074-2010 38.05 GB 2004-2010

Sí. Conservar en soporte papel los estados financieros del IV trimestre y/ o anuales, ya que evidencia la situación económica y los cambios financieros. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora

47.6 Libro mayor. Original Contenido: Libros del mayor (resumen por cuenta de los débitos y créditos que se realizaron en un año). Soporte: papel Soporte: electrónico75

10.50 m 195076-2009 71.28 GB 2006-2010

Sí.77 Conservar en soporte papel. Porque se demuestra la forma de ejecución financiera (inversión, gastos y ganancias) del Banco Central de Costra Rica.

71 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012 72 Declarada con valor científico cultural en Sesión de la CNSED Nº 6-2001 de 5 de diciembre de 2001, mediante la tabla Modelo de Plazos de conservación de documentos bancarios (no se especificaron cantidades ni fechas extremas). . En dicha ocasión también fueron declarados Libros de Inventarios y Balances y los Libros de Diario, sin embargo, en esta oportunidad no se presentaron a valorar. 73 Datos suministrados mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, remitido por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR. 74 En sesión de la CNSED Nº 25-2012, el señor Alexander García, indicó que existen Estados Financieros desde el año 1950. 75 Datos suministrados mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012, remitido por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR. 76 En sesión de la CNSED Nº 25-2012, el señor Alexander García, indicó que existen Estados Financieros desde el año 1950. 77 Declarada con valor científico cultural en Sesión de la CNSED Nº 6-2001 de 5 de diciembre de 2001, mediante la tabla Modelo de Plazos de conservación de documentos bancarios (no se especificaron cantidades ni fechas extremas).


Subfondo: Departamento Gestión de Calidad 49. Área Gestión de Procesos

N° de orden



49.3 Informes de cierre contable, reordenamiento y reorganización del BCCR. Original Contenido: -Informe de Cierre que presenta los cambios que fueron implementados, haciendo referencia a la Propuesta de Reorganización. -Informe de Seguimiento que contiene el resultado de los indicadores de seguimiento establecidos para evaluar las propuestas de reorganización, o acciones de mejoras implementadas, así como una justificación y análisis de los resultados obtenidos y acciones concretas de mejora. -Propuesta de Reordenamiento que justifica la necesidad de realizar cambios en la estructura de las dependencias. -Propuesta de Reorganización contiene la propuesta técnica para solventar una problemática u oportunidad de mejora en la Institución. -Carta de Proyecto Reorganizaciones un documento generado para formalizar la autorización del inicio de un proyecto de reorganización administrativa Soporte: electrónico

23 GB78 2008-2010

Sí. Porque evidencian los cambios implementados, según la Reorganización Administrativa del Banco Central de Costa Rica.

49.4 Manuales. Original Contenido: -Manual Descriptivo de Puestos: particulariza para cada puesto de trabajo, principales funciones y responsabilidades, supervisión ejercida e, información general del puesto, magnitudes asociadas, contactos internos y externos y perfil del puesto. -Manual General de Organización: contiene el organigrama y las funciones principales de cada dependencia del BCCR y ODM. -Manual de Actividades Ocupacionales: contiene las actividades ocupacionales que se aplican en el Régimen Salarial Soporte: electrónico

23 GB79 2000-2010

Sí. Porque reflejan las principales características de los cargos y la organización a través del tiempo en el Banco Central de Costa Rica.

78 Dato suministrado por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012.


Subfondo: Departamento Gestión de Calidad 50. Área Gestión de Riesgos

N° de orden



50.4 Planes de Mitigación. Original Contenido: propuesta de atención a los riesgos descubiertos, detectados durante la valoración de un proceso. Soporte: electrónico

23 GB80 2007-2010

Sí. Porque refleja las estrategias que utiliza el Banco Central de Costa Rica para enfrentar las situaciones de riesgos financieros identificadas

Subfondo: Departamento Sistema de Pagos 58. Área Divulgación del Sistema de Pagos

N° de orden



58.6 Afiches. Original Contenido: seguridades del Numerario Nacional, sistema de pagos costarricense – SINPE Soporte: papel

0.01 m 2010-2011

Sí, conservar 2 ejemplares por actividad ya que son obras gráficas empleadas en la promoción y difusión de las actividades económicas. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe dela Oficina Productora

58.7 Brochur. Original Contenido: seguridades del Numerario Nacional, sistema de pagos costarricense – SINPE Soporte: papel

0.01 m 2010-2011

Sí, conservar 2 ejemplares por actividad ya que son obras gráficas empleadas en la promoción y difusión de las actividades económicas. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe dela Oficina Productora

Subfondo: Departamento Sistema de Pagos 59. Proceso Reglamentación y Normativa del Sistema de Pagos

N° de orden



59.18 Manual de Marca. Original Contenido: este documento se constituye en la herramienta que garantice el uso correcto de la identidad del SINPE, ya sea en comunicaciones externas como internas. Soporte: electrónico

361 Bytes81 2010

Sí. Porque evidencia la definición de las normas que se deben seguir para publicar la marca y el logotipo en los diferentes medios internos y externos utilizados por el Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE).

59.27 Reglamento. Original Contenido: libro de la Serie de Normas y Procedimientos, el cual regula la organización y el funcionamiento del Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE) Soporte: electrónico

714 KB 2010

Sí. Porque evidencia los lineamientos específicos que regulan el funcionamiento del Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE).

79 Ídem 80 Dato suministrado por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012. 81 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012


Subfondo: Departamento Sistema de Pagos 60. Proceso Vigilancia del Sistema de Pagos

N° de orden



60.19 Informe Final Seguimiento Evaluación Organismo Internacional. Original Contenido: documento que contiene los hallazgos realizados durante el plan de seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emanadas de la evaluación del organismo internacional al SINPE. Soporte: electrónico

114 KB82 2008-2010

Sí. Porque, permite conocer el grado de cumplimiento del Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE), desde la percepción de un ente internacional

60.26 Evaluación Anual de la Calidad de los Servicios del Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE). Original Contenido: informe que contiene los objetivos, metodología, resultados, conclusiones y recomendaciones que se obtienen de la Evaluación de la Calidad de los Servicios del SINPE. Soporte: electrónico

2100 K83 2008-2010

Sí. Porque evidencia las metas fijadas y alcanzadas, y las posibles medidas de mejoras relacionadas con los servicios brindados por el Sistema Interbancario de Negociación y Pagos Electrónicos (SINPE).

Subfondo: Departamento de Tesorería 62. Proceso Administración de la Deuda Pública Interna

N° de orden



62.5 Actas del sorteo de Bonos Fiscales. Original Contenido: sorteo Tripartito Central de Valores -CEVAL Bolsa Nacional de Valores – BNV, BCCR. Acta que emite el sistema de sorteo de bonos, en la cual se consigna el resultado y asignación de la numeración de los bonos sorteados.84 Soporte: papel

0.40 m 2001-2010

Sí. Porque evidencian los resultados finales relacionados con la tenencia de los bonos sorteados por el Banco Central de Costa Rica, la Central de Valores y la Bolsa Nacional de Valores.

82 Dato suministrado por el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, mediante correo electrónico de 5 de junio de 2012. 83 Información suministrada por el señor Alexander García Sandí, mediante correo electrónico de 12 de junio de 2012 84 Información suministrada mediante oficio CISED-03-2012 de 3 de mayo de 2012.


62.8 Expedientes de Emisiones desmaterializadas de títulos valores. Original Contenido: Actas y Resoluciones de SUGEVAL. Las emisiones desmaterializadas de títulos valores son las “Anotadas en Cuenta”, son registros electrónicos que se hacen en el sistema SAC (Sistema de Anotación en Cuenta). Soporte: papel y electrónico

0.30 m 2007-2010

Sí. Conservar en soporte papel. Porque evidencian el registro de los títulos valores tramitados por el Banco Central de Costa Rica

Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo a los señores Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central, Francisco Meza Chacón, Encargado del Área Administración Cambiaria; René Núñez Villalobos, Encargado del Departamento de Registro y Liquidación; Rodrigo Madrigal Fallas, Encargado del Proceso Control Operacional; Franklin Giralt Amador, Encargado de las Áreas de Gestión de Procesos y de Riesgos; Nidia Quintero Meléndez, Encargada del Área Divulgación Sistema de Pagos; Jorge Quirós Cordero, Encargado del Proceso Reglamentación y Normativa del Sistema de Pagos; Marco Barrantes Chavarría, Encargado del Proceso Vigilancia del Sistema de Pagos y Renato Montero Gamboa, Encargado del Proceso Administración de la Deuda Pública Interna ,todos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). ACUERDO 3. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), mediante oficio CISED-01-2012 de 08 de marzo de 2012, para el Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR), para el Subfondo: Departamento Planeamiento y Control de Gestión, Secciones: 51. Área Control de Gestión, 52. Área de Planeamiento Estratégico, 53. Área Planeamiento y Ejecución de Museos; a solicitud del señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central, quién indico que dado al cambio en la estructura organizacional la Jefatura del Departamento Planeamiento y Control de Gestión, solicitó no valorar dichas tablas de plazos hasta tanto no se revisen con detenimiento. Remitir respuesta a este acuerdo dentro de 10 días hábiles luego de recibir el comunicado. Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo al señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central y a la señora Cecilia Alpízar Paniagua, Encargada del Departamento Planeamiento y Control de Gestión, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR).


ACUERDO 4. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), mediante oficio CISED-01-2012 de 08 de marzo de 2012, para el Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR), para los subfondos: 46. Departamento de Control de Presupuesto y 54. Área Control de Presupuesto; hasta tanto no se aclare a cuál unidad administrativa pertenecen estos subfondos. Remitir respuesta a este acuerdo dentro de 10 días hábiles luego de recibir el comunicado. Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo al señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central y al señor Rodrigo Madrigal Fallas, Encargado del Departamento de Contabilidad, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 26-2012 - archivo nacional de costa rica · acta cnsed 26-2012 1 acta no. 26-2012...

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