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Acta CNSED 39-2012 1

Acta No. 39-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 29 de agosto de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausente con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. Convocadas: las señoras Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud y Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS: Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación de las Actas 37-2012 y 38-2012. ACUERDO 1. Se aprueban, con correcciones, las actas 37-2012 y 38-2012. La señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; indicó que se recibió el oficio CISED-09-2012 de 13 de agosto de 2012, suscrito por la señora Patricia Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; con el cual se da respuesta al acuerdo 7 tomado por esta Comisión en sesión 19-2012 del 19 de abril de 2012, por lo tanto considera innecesario el envío del acuerdo 3 tomado en sesión 38-2012 de 23 de agosto de 2012. ACUERDO 2. No enviar el acuerdo 3 de la sesión 38-2012 de 23 de agosto de 2012 a la señora Milena Conejo Aguilar, Coordinadora del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; por cuanto, ya se recibió la respuesta correspondiente por parte del Poder Judicial. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 2. Informe de Valoración: IV-38-2012-VP Asunto: Valoraciones Parciales de Documentos Fondo: Ministerio de Salud


Subfondos: 1.1 Dirección de Garantía de Acceso a Servicios de Salud, 2.1 Dirección Área Rectora de Salud Florencia Convocada: la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la valoración parcial de documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:16 horas ingresan las señoras Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud y María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. La señora Retana Ureña, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3 Se adjunta a la solicitud de valoración realizada mediante oficio CISED-002-2012 de 23 de mayo de 2012, fotocopia de los siguientes oficios: 3.3.1 Oficio HN-ARS-F-146-2012, de 02 de mayo de 2012, de la Dirección Área Rectora de Salud Florencia, suscrito por el doctor Jorge Núñez Porras, director de dicha área, mediante el cual informa de las causas y del estado de deterioro y desintegración de la documentación comprendida entre los años 1995 hasta el año 2008, la cual se encuentra contaminada por polvo, humedad, hongos, heces y orina de animales y representa un foco de contaminación para el Área Rectora de Salud, porque está plagada de roedores e insectos y temen que invadan las oficinas de la Rectoría.

3.3.2 Oficio HN-ARS-F-162-2012 sobre acta de inspección del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, CISED, del Ministerio de Salud, levantada durante visita de inspección realizada el 18 de mayo de 2012 en la Dirección Área Rectora de Salud Florencia. Se comprueba el grado de deterioro de 28 metros de documentos, fechas extremas 1995-2009 y cuya información se califica de “irrecuperable” por su alto grado de contaminación. Se incluyen fotografías. 3.4 Mediante correo electrónico de 29 de junio de 2012 se solicitó la remisión de tablas en formato electrónico, recibidas el 02 de julio de 2012 por el mismo medio.

3.5 Se enfatiza que los documentos del Área Rectora de Salud Florencia1 se encuentran en mal estado de conservación, afectados por humedad y deposiciones de roedores, y ”constituye un foco de contaminación y podría producir daños a la salud del personal que se dedique a revisarla..” Los documentos por remodelación del Área Rectora de Salud fueron trasladados a un área externa en la antigua escuela de Florencia sin condiciones adecuadas para depósito de documentos y obligados ante la inminente urgencia de desalojo del edificio y carencia de presupuesto para alquilar un local donde ubicar los documentos.

1 Oficio HN-ARS-F-146-2012 de 02 de mayo de 2012, suscrito por el Dr. Jorge Núñez Porras, Director del Área Rectora de Salud de Florencia.


Se considera que a pesar de las justificaciones hubo por parte de la administración descuido en el manejo de los documentos, al trasladarlos a un área donde quedaron expuestos a condiciones inadecuadas, con su consiguiente deterioro. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 3. Comunicar a la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud, que esta Comisión no se responsabiliza por la eliminación de aquellos documentos que no se tomen en consideración dentro de la valoración documental presentada mediante el oficio CISED-002-2012 de 23 de mayo de 2012; ya que según se expresa la documentación se encontraba en muy mal estado de conservación y fue difícil determinar la totalidad de series o tipos documentales que se produjeron en la Dirección Área Rectora de Salud Florencia. Enviar copia de este acuerdo al señor Jorge Núñez Porras, Director del Área Rectora de Salud Florencia y a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional. ACUERDO 4. Trasladar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, copia del informe de valoración IV-38-2012-VP y del oficio CISED-002-2012 de 23 de mayo de 2012, suscrito por la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud correspondiente a la valoración documental de la Dirección Área Rectora de Salud Florencia; con el fin de que se analice la viabilidad de una denuncia por el descuido y destrucción de documentos en dicha área al margen de lo dispuesto por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud y a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO 5. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud, mediante oficio CISED-002-2012 de 23 de mayo de 2012, para el Fondo: Ministerio de Salud, Subfondos: 1.1 Dirección de Garantía de Acceso a Servicios de Salud, 2.1 Dirección Área Rectora de Salud Florencia. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: MINISTERIO DE SALUD Subfondo: División Técnica de Rectoría de la Salud

1 Subfondo: Dirección de Garantía de Acceso a Servicios de Salud, DGASS 2 Tiene a su cargo todo lo relacionado con el acceso de la población a la salud, servicios de salud y a la atención directa de las personas. Parte de esta función se relaciona con el tema de donación y trasplantes de órganos y por ende se relacionan con la Comisión para el Registro de Donantes de Órganos. Además, la DGASS es responsable de la adecuada articulación de procesos que garanticen a la población el acceso a servicios de salud de calidad. La Comisión está vigente, y lo que ellos declaren sería vinculante para la Dirección, sin embargo no se reúne con la regularidad que debería y el proyecto del registro nacional de donantes ha quedado detenido. En este momento el Ministerio de Salud se encuentra estudiando la posibilidad de que el MOPT envíe la información por medio electrónico para la conformación de dicho registro3.

2 Esta solicitud aparece firmada por el doctor Andrés Sánchez Moreira, Jefe de la Dirección Garantía de Acceso a Servicios de Salud, y los miembros del CISED: señor Edwin Chavarría Conejo, Presidente; señor Jorge Martínez Padilla, representante administrativo y señora Luz Cascante Aguilar, Secretaria.


N° orden

Tipo documental Vigencia Administrativa-Legal

Valor científico cultural

1 Certificado médico para licencias de conducir, utilizado en el trámite para obtener licencias de conducir4. Contiene: datos personales, fecha, lugar, antecedentes personales, autorización para donar órganos, informe del médico examinador, sistema musculoesquelético, sistema visual, campos visuales, sistema auditivo, sistema respiratorio, sistema hematológico, sistema nervioso, resultado del examen mental, resultado del certificado, nombre del médico y firma. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 7 metros lineales Fechas extremas: 2005-2011

1 año No*

2 Subfondo: Dirección Regional de Rectoría de la Salud Región Huetar Norte, DARS Subfondo: Área Rectora de Salud Florencia5 Subfondo: Dirección Objetivo: Garantizar el cumplimiento del marco estratégico institucional a nivel local, asegurando que el componente local de todos los procesos institucionales se ejecuten de manera articulada, con la calidad requerida, acorde con el modelo conceptual y estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud y con los lineamientos tácticos emitidos por el Director Regional de Rectoría de la Salud.

N° orden

Tipo documental Vigencia Administrativa-Legal

Valor científico cultural

2.1 Correspondencia Sobre el cumplimiento del marco estratégico institucional a nivel local, asegurando que el componente de todos los procesos institucionales se ejecuten de manera articulada, eficaz, con la calidad requerida, acorde con el modelo conceptual y estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud y con los lineamientos tácticos emitidos por el Director Regional de Rectoría de la Salud. Original y copia. Original y copia Despacho Dirección Regional de Rectoría de la Salud. Soporte: papel. Se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad, por lo que la información se encuentra irrecuperable. Cantidad: 6,1 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

2 años No*

3Información suministrada por correo electrónico el 06-07 de julio de 2012 por la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, encargada del Archivo Central del Ministerio de Salud. 4 Este documento fue generado por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Por acuerdo de la Comisión Reguladora de Trasplante de Órganos y Materiales Anatómicos Humanos, se trasladó al Ministerio de Salud para elaborar el Registro Nacional de Donantes de Órganos, con el fin de identificar aquellas personas, las cuales en caso de accidente y muerte cedieran sus órganos a pacientes en espera de cirugía. Este registro no se ejecutó, y no es función propia de la Dirección de Garantía de Acceso a Servicios de Salud, emitir certificados para licencias, sin embargo la documentación se mantiene en sus oficinas. Actualmente la licencia de conducir indica si el titular es donante. 5 Esta solicitud aparece firmada por el señor Jorge Núñez Porras, Jefe del Área Rectora de Salud de Florencia. Y los miembros del CISED: señor Edwin Chavarría Conejo, Presidente; señor Jorge Martínez Padilla, representante administrativo y señora Luz Cascante Aguilar, Secretaria.


2.2 Planos constructivos6 Se refiere a los planos de la edificación y constructivos de establecimientos que prestará los servicios y de viviendas, el cual es parte del requisito para la obtención del permiso de funcionamiento, el mismo contiene copia de escritura, nota de registro público a la propiedad, resolución municipal, uso de suelo, solicitud de visto bueno de la ubicación del Ministerio de Salud, informe técnico, acta de entrega de planos, permiso de ubicación, formulario (proyectos, edificios, oficinas y locales comerciales), además contiene responsable del diseño, fecha, código, dirección, dibujante y tipo de proyecto. Original. Sin copia. Soporte: papel. Se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad, por lo que la información se encuentra irrecuperable. Cantidad: 5.4 metros lineales Fechas extremas: 1992-2008

2 años No*

2.3 Instrumentos 1 y 2, de encuesta Trazadora de Hipertensión Arterial Nombre del establecimiento de salud, Región de la Salud, Área de Salud de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), lugar de residencia, nivel de escolaridad, nombre de la ocupación, estado civil, promoción, control de dieta, control de peso, actividad física, tabaquismo, educación en salud, toma de presión arterial, tratamiento y resumen. Original. Sin copia. Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad, por lo que la información se encuentra irrecuperable. Cantidad: 0.63 metros lineales Fechas extremas: 1995-2008

2 años No*

2.4 Plan Operativo para el Control de Malaria 7 Contiene características de localidad, grupo etéreo, abastecimiento de agua, eliminación de basura, tipo de iluminación, necesidades, desarrollo comunal, áreas y tipos de cultivo,

2 años No*

6 “Anteriormente se solicitaba al administrado 3 planos, de los cuales se entregaba uno al Ministerio de Salud, otro a la municipalidad y otro al interesado, “razón por la cual se espera que en la Municipalidad existesic un plano igual. Actualmente no se custodian en la DARS debido a que se revisan vía digital”, según aclaración suministrada mediante correo electrónico de 07 de setiembre de 2012 por la señora Luz Cascante Aguilar, Secretaria del CISED del Ministerio de Salud. En la tabla modelo municipal, aprobada por la CNSED en sesión de 03 de mayo de 2000, los planos de construcción tienen valor permanente, “sujeto a valoración, hay de casas, edificios, urbanizaciones, ampliaciones, conservar una muestra representativa de los años terminados en 0 y 5.” Mediante el Informe de Selección N° 12-2003 la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos conoció en sesión 05-2003 de 23 de abril de 2003, la tabla de plazos de la Municipalidad de San Carlos. Para la serie 5. Planos de construcción, contenido: trazados de proyectos para casas, edificios y urbanísticos, levantamiento de tierras, nivel de calles para el desarrollo urbanístico del cantón, fechas extremas: 1970-2002, vigencia 32 años. Valor científico cultural ”deben conservarse permanentemente todos los expedientes de los años terminados en los años cero y cinco, así como la totalidad de los expedientes de la casa modelo de las urbanizaciones y de los planos de obras civiles representativas de la comunidad. edificios públicos, puentes, caminos, etc, el resto se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.” 7 Según aclaración suministrada mediante correo electrónico de 07 de setiembre de 2012 por la señora Luz Cascante Aguilar, Secretaria del CISED del Ministerio de Salud, la Oficina de Vectores se encarga de enviar al Director del Plan Operativo para el Control de Malaria y Dengue, los informes mensual, trimestral, semestral y el anual consolidado de cumplimiento de ejecución de las acciones contra la malaria y el dengue. Al nivel central se envía digital el informe diario y mensual, el cual es un registro de actividades realizadas por el Programa Manejo Integrado de Vectores en el Abordaje del Dengue. En este nivel se procesan los informes y se elabora un informe anual para la memoria institucional del Ministerio de Salud sobre dengue y malaria.


condiciones laborales, vías de acceso y comunicación, casos anuales de malaria, actividades a realizar. Copia. Original Oficina de Enfermedades Trasmitidas por Vectores (ETV) del Nivel Regional Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad, por lo que la información se encuentra irrecuperable. Cantidad: 1.26 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

2.5 Formulario de búsqueda diaria de casos del personal que trabaja en el programa de control del vector (dengue y malaria)8 Se refiere a la localidad, distrito, cantón, nombre del funcionario, centro de Salud, fecha, número de casas, número de muestra, nombre y apellidos, sexo, edad, residencia actual, fiebre, cloroquinas tabletas administrativas, examen de laboratorio, supervisión, grupo de edades y total. Copia. Original: Oficina de Enfermedades Trasmitidas por Vectores (ETV) del Nivel Regional. Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad, por lo que la información se encuentra irrecuperable. Cantidad: 1,26 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

2 años No*.

2.6 Informe mensual de operaciones de mantenimiento de motocicletas y bicicletas AT-21 Información de uso de mantenimiento de operaciones de mantenimiento de motocicletas y bicicletas, contiene informe de cupones, operación, día, mes, km recorridos, mantenimiento, totales, firma del conductor y firma del jefe inmediato. Copia. Original Unidad de Apoyo Logístico y Administrativo. Soporte papel: Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad, por lo que la información se encuentra irrecuperable. Cantidad: 0.63 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

2 años No*

8 La información consolidada extraída de estos formularios se traslada a la Oficina de Vectores que se encarga de enviarla al Despacho del Director, quien se encarga del plan operativo local anual, según aclaración suministrada mediante correo electrónico de 07 de setiembre de 2012 por la señora Luz Cascante Aguilar, Secretaria del CISED del Ministerio de Salud.


2.7 Croquis de localidad Relacionado a la localidad, distrito, provincia, área, reconocedor, número de casas y fecha del croquis utilizado en el programa de control del vector (dengue y malaria) para ubicar las viviendas que presentan enfermedades relacionada con dengue o malaria. Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad. Original. Sin copia. Cantidad: 0,5 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

1 año No*

2.8 Informe mensual de visitas a empresas del personal que trabaja en el programa de control del vector (dengue y malaria)9 Descripción de las actividades realizadas, área de atracción, sector, mes y actividades de fincas. Copia. Original Oficina de Enfermedades Trasmitidas por Vectores (ETV) del Nivel Regional Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad Cantidad: 0.63 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

2 años No*

2.9 Ficha de tratamiento a positivos y contactos Localidad, distrito, cantón, provincia, casa número, fase, tratamiento, nombre y apellidos, edad y sexo, fechas, iniciado por, terminado por y observaciones. Original. Sin copia. Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad. Cantidad: 0.63 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

2 años No*

2.10 Informe mensual familiar para el control de dengue Región Huetar Norte Información por localidad relacionada al cantón, región, provincia, jefe de la familia, número de habitaciones, clase de trabajo, año, número de casa, fecha de inspección y útiles encontrados en el hogar. Copia. Original Oficina de Enfermedades Trasmitidas por Vectores (ETV) del Nivel Regional Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad Cantidad: 0,63 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

2 años No*

9 De los tipos documentales 2.8, 2.9 y 2.12 se extrae información que se integra al informe de cumplimiento de ejecución del Director del Plan Operativo para el Control de Malaria y Dengue, según aclaración suministrada mediante correo electrónico de 07 de setiembre de 2012 por la señora Luz Cascante Aguilar, Secretaria del CISED del Ministerio de Salud.


2.11 Acuerdos de reuniones del comité de Nutrición Contiene información relacionada a los acuerdos tomados por el comité, registro de asistencia, fecha y firmas. Original. Sin copia. Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad y ya no es función del área rectora. Cantidad: 0,05 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

1 año No*

2.12 Informe mensual por localidad del personal que trabaja en el programa de control del vector (dengue y malaria) Información referente a la localidad, clase, trabajo, fecha, cantón, región, número de provincia, distrito, dirección, útiles encontrados en el hogar, número de habitantes, totales, estado de saneamiento, viviendas visitadas, viviendas cerradas, viviendas renuentes, referencia y código. Copia. Original Oficina de Enfermedades Trasmitidas por Vectores (ETV) del Nivel Regional. Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad. Cantidad: 0,50 metros lineales Fechas extremas: 1995-2009

1 año No*

2.13 Informe trimestral de ejecución de actividades del Centro de Educación y Nutrición sin atención integral (CEN) Contiene el nombre de establecimiento, región, código, unidad local, actividades, meses, total y código. Copia. Original Nivel Regional de Nutrición Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad. Cantidad: 0.63 metros Fechas extremas: 1995-2009

1 año No*

2.14 Instrumento diario de selección de beneficiarios de Programa de Nutrición y Desarrollo Infantil Nombre del establecimiento, beneficiario, cédula, fecha, nacionalidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, estado nutricional, datos del hogar, dirección, nombre de la madre, miembros que viven en el hogar, ingreso familiar, numero de cédula del responsable, ingreso familiar, nivel educativo y nombre de los que realizaron el proceso de selección.

1 año No*


Copia. Original Nivel Regional de Nutrición Soporte papel. Este tipo documental se encuentra en estado de deterioro por causa de humedad y ya no es función del área rectora. Cantidad: 0.50 metros Fechas extremas: 1995-2008

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Asimismo, se le consulta a la señora Cascante Aguilar si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración ninguna fue declarada con valor científico cultural. Comunicar a la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud. Enviar copia de este acuerdo al señor Jorge Núñez Porras, Director del Área Rectora de Salud Florencia. Artículo 3. Informe de Valoración: IV-57-2012-VP Asunto: Valoraciones Parciales de Documentos Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) Subfondos: 1.1 Proceso Recursos Humanos, 1.2 Proceso Unidad de Suministros y Administración de Materiales, 2.1 Proceso Maquinaria, Equipo y Talleres. Convocada: la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la valoración parcial de documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:20 horas ingresan las señoras Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y Marilyn Garro, funcionaria del Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). La señora Retana Ureña, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales no se destacan ninguna Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 6. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), mediante oficio 226-214-2012 de 06 de agosto de 2012, para el Fondo: Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Subfondos: 1.1 Proceso Recursos Humanos, 1.2 Proceso Unidad de Suministros y Administración de Materiales, 2.1 Proceso Maquinaria, Equipo y Talleres. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) Subfondo: Gerencia Electricidad*

Subfondo: Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PYSA)* Subfondo: Coordinación General de Proyectos*

1 Subfondo: Centro de Apoyo a Proyectos (CAP)10 1.1 Subfondo: Recursos Humanos11

Objetivo: brindar apoyo a los proyectos en la administración del recurso humano, logrando que cuenten con el personal requerido para la ejecución de los proyectos, fomentando un clima de trabajo satisfactorio.

N° orden

Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

1.1.1 Ofertas de trabajo Solicitudes de personas interesadas en trabajar para el proyecto Original. Sin copia. Fechas extremas: 2009-2010 Cantidad: 2.48 metros Soporte papel

1 año No*

1.1.2 Subfondo: Unidad de Suministros y Administración de Materiales, USAM 12 Objetivo: brindar un servicio eficiente en la adquisición, recepción, custodia y despacho de materiales de los proyectos adscritos al CAP y MET, acatando los procedimientos y leyes vigentes.

N° orden

Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal


1. Expediente de contratación directa13 Contratación relativa a la compra de bienes y servicios por la vía de compra directa. Contiene los siguientes tipos documentales: solicitud de compra o servicios, cartel, verificación de existencias interna y externa, las ofertas, recomendación de adjudicación, notas aclaratorias, refrendos, aprobaciones internas, la orden de compra, certificado de incorporación, facturas, solicitudes de prórroga, informe de seguimiento, orden de pago, cobro de multas y sanciones. Copia. Original Proveeduría Institucional Cantidad: 15.96 metros Fechas extremas: 2006-2009 Soporte papel:

2 años No*

10 Mediante el Informe de Valoración 09-2009, en sesión CNSED Nº 05-2009 de 01 de abril de 2009, se conoció las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos del subfondo Procesos de Centro de Apoyo a Proyectos, CAP, que incluye entre otras la Unidad de Suministros y Almacenes y Recursos Humanos. Sin embargo, los tipos documentales aquí valorados no se incluyen en esas tablas. 11 La tabla aparece firmada por los miembros del CISED y la señora Silvia Víquez Gamboa, jefe de la dependencia. 12 La tabla aparece firmada por los miembros del CISED y el señor Juan Carlos Gómez Chaves, Jefe de la dependencia 13 Mediante el informe de valoración N° 26-2004 conocido en sesión CNSED N° 9-2004 de 11 de agosto de 2004, sobre valoración parcial de documentos del subfondo Dirección de Proveeduría. Se valoró el tipo documental Contrataciones directas, 38,84 metros , fechas extremas: 1990-1996 y se aprobó su eliminación. Mediante el informe de valoración 43-2004 de 9 de marzo de 2005, del subfondo Dirección Administrativa de Proveeduría, se declararon con valor científico–cultural las contrataciones directas que responden a las funciones sustantivas (1996-2005) y otras modalidades (1998-1999) de Energía y Telecomunicaciones.


2 Subfondo: Coordinación General de Proyectos

2.1 Subfondo: Maquinaria, Equipo y Talleres, MET 14 Subfondo: Unidad de Operación de Maquinaria, UOM15 Objetivo: Administrar la maquinaria, equipo menor y o vehículos utilizados en el desarrollo de las actividades diarias del Centro de Servicios de Maquinaria, equipo y talleres además de la administración de los alquileres de maquinaria, equipo menor y o vehículos.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –

Legal


1. Expediente de contrato de maquinaria Corresponde a todas las acciones efectuadas con relación a la administración del contrato de la maquinaria utilizada en las obras, Contiene los siguientes tipos: contrato, carta en donde indica el cómo se va a pagar y los montos, solicitud por parte del ingeniero de obra, memoria de cálculo y justificación, timbres fiscales, certificado de que el oferente está inscrito en el registro de proveedores, cédula de propietario, personería jurídica, póliza de riesgos del trabajo (fecha y vigencia, póliza del equipo con montos de cobertura e inicio. Planilla del INS, planilla de la CCSS, certificado de la CCSS, tarjeta de circulación (únicamente vehículos que transitan en vía pública), título de propiedad o póliza de desalmacenaje o declaración jurada, Riteve, RTV al día para el equipo que lo requiera y que anda en vía pública, licencia y cédula del conductor y una foto pasaporte para generar carné interno de acceso a las obras, documento de gestión ambiental, control cronológico. La vigencia de los contratos es por un año, por lo que cada año se genera el expediente de maquinaria nuevamente. Original. Sin copia. Soporte papel. Fechas extremas: 2004-2007 Cantidad: 2 metros

4 años No*

También mediante el Informe de valoración Nº 15-2007, visto en sesión 08-2007 de 06 de junio de 2007, se conoció el Subfondos Dirección Administrativa de Proveeduría, y se aclara que en el organigrama de la Proveeduría el Proceso de Compras Directas corresponde al proceso de Contratación Administrativa. Mediante oficio 226-126-2012 de 16 de mayo de 2012, el CISED del ICE solicitó la valoración de tablas de plazos de la Proveeduría Corporativa, Proceso Contrataciones, donde aparecen la serie Contrataciones Directas dividida en las nuevas series 1. Expediente de contrataciones directas de escasa cuantía (fechas extremas 1997-2011, 532.51 metros y 2. Expediente de Contracciones directas por excepción ( fechas extremas 1997-2011, 133.12 metros). Esta valoración aún está en proceso por parte de la CNSED. 14 Según se indica en el oficio 226-214-2012 de 06 de agosto de 2012, la unidad fue creada en el año 2001 con el objetivo de homogenizar los criterios y políticas asociadas a maquinaria, equipo, talleres y fabricación metal mecánica de todos los proyectos. 15 La tabla aparece firmada por los miembros del CISED y el señor Oscar Alfaro Jiménez, Jefe de la dependencia.


2. Reporte previo de pago Se indica el nombre del propietario, la placa, ajustes, monto, retenido por impuestos y monto cancelado, además se adjunta a la orden de pago. Copia. Original Contabilidad Centro de Apoyo a Proyectos, donde se custodia 10 años. Fechas extremas: 2005.2010 Soporte papel. Cantidad: 5.3 metros

1 año No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Asimismo, se le consulta a la señora González Ulate si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración ninguna fue declarada con valor científico cultural. Comunicar a la señora Silvia González Ulate, Jefe del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Enviar copia de este acuerdo a los señores Silvia Víquez Gamboa, Jefe de Recursos Humanos; Juan Carlos Gómez Chaves, Jefe de la Unidad de Suministros y Administración de Materiales, USAM y Oscar Alfaro Jiménez, Jefe de la Unidad de Operación de Maquinaria, UOM. CAPITULO III. CORRESPONDENCIA: Artículo 4. Oficio CIAP-030-2012 de 07 de agosto de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público; mediante el cual plantea la preocupación en cuanto a los criterios y metodología de esta Comisión y remiten una serie de observaciones y recomendaciones al respecto. ACUERDO 7. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público (CIAP) que esta Comisión hace acuse de recibo de su oficio CIAP-030-2012 de 07 de agosto de 2012 y agradece las observaciones planteadas, las cuales atañen a la labor de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED). Sin embargo, es importante recordar que la materia de valoración, selección y eliminación de documentos, de acuerdo con la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos (SNA) es competencia exclusiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de cada institución. En consecuencia la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público (CIAP) no es un interlocutor legalmente competente en esta materia y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos sólo responderá trámites y consultas que sobre esta materia presenten los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de cualquier institución pública. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional.


ACUERDO 8. Trasladar fotocopia del oficio CIAP-030-2012 de 07 de agosto de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público a los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos, DSAE; para su lectura y conocimiento. ACUERDO 9. Retomar para una próxima sesión de la Comisión, el análisis del oficio CIAP-030-2012 de 07 de agosto de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público, a solicitud de la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión. Artículo 5. Oficio CISED-09-2012 de 13 de agosto de 2012, suscrito por la señora Patricia Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; mediante el cual informa; en atención al acuerdo 7 tomado por esta Comisión en sesión 19-2012 del 19 de abril de 2012, que el Comité Institucional toma nota de las comunicaciones enviadas y solicita audiencia a la Directora del Archivo Nacional para tratar asuntos de interés común. ACUERDO 10. Recordar a la señora Milena Conejo Aguilar, Coordinadora del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en su interés por reactivar la Comisión de normalización de criterios en materia de valoración documental entre el Poder Judicial y el Archivo Nacional; ha designado por parte del Archivo Nacional a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos; a la señora Carmen Campos Ramírez, Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; al señor Alfredo Jones León, Director Ejecutivo del Poder Judicial; a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo Judicial del Poder Judicial; a las señoras Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Carmen Campos Ramírez, Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico, y a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO 11. Trasladar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, fotocopia del oficio CISED-09-2012 de 13 de agosto de 2012, suscrito por la señora Patricia Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; mediante el cual solicitan una audiencia con esa Dirección General para tratar asuntos de interés común. Enviar copia de este acuerdo al señor Alfredo Jones León, Director Ejecutivo y a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo Judicial del Poder Judicial. Artículo 6. Copia del oficio DSAE-579-2012 del 20 de agosto de 2012, suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y dirigido al señor Luis Vargas Álvarez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Seguridad Pública; mediante el cual hace la devolución de 25 tablas de plazos de conservación de documentos, por cuanto no se cumple con la Resolución CNSED-01-2011, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 de 26 de setiembre de 2011. SE TOMA NOTA.


Artículo 7. Copia del oficio DSAE-589-2012 del 23 de agosto de 2012, suscrito por las señoritas Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría y Camila Carreras Herrero, Profesional ambas del Departamento Servicios Archivísticos Externos y dirigido a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del Archivo Nacional; mediante el cual trasladan; en atención al oficio CNSED-186-2012 de 24 de julio de 2012, una norma sobre valoración documental para su revisión y visto bueno, para posteriormente enviarla a la Dirección General del Archivo Nacional para su publicación respectiva. SE TOMA NOTA. CAPITULO IV. ASUNTOS VARIOS: Artículo 8. El señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; informa que a partir del 09 de setiembre de 2012 y por período de un mes, se encontrará fuera del país; por lo tanto, no podrá asistir a las sesiones que se programen. Artículo 9. La señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión y la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional, informan que los días miércoles 05 y jueves 06 de setiembre no podrán asistir a sesiones; si se programarán, por cuanto estarán participando de un taller en la Universidad de Costa Rica. A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 39-2012 · acta cnsed 39-2012 1 acta no. 39-2012 correspondiente a la sesión...

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