acta sesión 10-2012 - archivo nacional de costa rica · acta cnsed 10-2012 1 acta no. 10-2012...

Acta CNSED 10-2012 1

Acta No. 10-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 22 de febrero de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausente con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe. Convocada: la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación del Acta 09-2012. El señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación

del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; se abstiene de votar en la aprobación del acta respectiva a esa sesión, dado que no estuvo presente en la sesión 09-2012 del 16 de febrero de 2012.

ACUERDO 1: Se aprueba el Acta 09-2012 con correcciones. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 2. Informe de Valoración: IV-48-2011-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) Subfondos: 11.1 Coordinación Facturar y Cobrar, 11.2 Coordinación Atender al Cliente, 11.3 Coordinación Servicios Técnicos, 11.4 Coordinación Relaciones Públicas Corporativas; 12. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Apoyo, 12.1 Coordinación Contratar Bienes y Servicios (Proveeduría), 12.2 Coordinación Administrar Materiales y Equipos, 12.3 Coordinación Administrar Recursos Financieros (Tesorería), 12.4 Coordinación Contabilizar, 12.5 Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos, 12.6 Coordinación Desarrollar Recursos Humanos, 12.7 Coordinación Gestionar Apoyo Logístico y Transportes, 12.8 Coordinación Gestionar Tarifas, 13. Fondo de Ahorro y Garantía. Convocada: la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC)


Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan, la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) y la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe. La señorita Cantillano Mora, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.10 Con respecto a la serie documental 12.4.6 “Libros de Diario”, de la tabla de plazos de la “Coordinación Contabilizar”, en correo electrónico de 20 de febrero de 2012 la señora Karen Brenes, Encargada del Archivo Central, indicó que una vez realizada una búsqueda exhaustiva en esta unidad se verificó que esta serie documental realmente corresponde a los asientos contables de la institución. Asimismo, indicó que tanto los libros de diario como los mayores no se incluyeron en la presente tabla de plazos debido a que el jefe anterior los había guardo en su oficina bajo llave, para que no se perdieran; por lo tanto, no se tomaron en cuenta a la hora de elaborar la tabla de plazos. Por lo tanto, cuatro series documentales no se incluyeron en la tabla de plazos, las cuales son: Asientos contables (88 metros); libros de diario (fechas extremas:1969 a 2011, cantidad: 25 centímetros); libros mayores (fechas extremas: 1969 a 2011, cantidad: 28 centímetros) y Cuentas contables (fechas extremas: 1990 a 2004, cantidad: 6.72 metros) Ante esta circunstancia, en sesión N° 10-2012 de 22 de febrero de 2012, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos no conoció la tabla de plazos de la Coordinación Contabilizar, hasta tanto no se incluyeran los tipos documentales faltantes. 3.11 En cuanto a la tabla de plazos de la “UNIDAD EJECUTORA” de la Unidad Estratégica de Negocios de Distribución, la señora Brenes Masís, en el correo de 20 de febrero de 2012, indicó lo siguiente: “(...) al igual que en el área de contabilizar sic lo que ponen a los asientos es un resumen pero si existen los libros de diario y los libros mayores, están guardados en la caja fuerte que ellos maneja van del año 200 sic al 2011 igual que toda la documentación del área. ” No obstante, estas series documentales no fueron incluidas en la tabla de plazos de conservación de documentos presentada a valorar. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de Valoración de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), mediante oficio CISED-01-2011 de 17 de mayo de 2011, para el Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), Subfondos: 11.1 Coordinación Facturar y Cobrar, 11.2 Coordinación Atender al Cliente, 11.3 Coordinación Servicios Técnicos, 11.4 Coordinación Relaciones Públicas


Corporativas; 12. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Apoyo, 12.1 Coordinación Contratar Bienes y Servicios (Proveeduría), 12.2 Coordinación Administrar Materiales y Equipos, 12.3 Coordinación Administrar Recursos Financieros (Tesorería), 12.5 Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos, 12.6 Coordinación Desarrollar Recursos Humanos, 12.7 Coordinación Gestionar Apoyo Logístico y Transportes, 12.8 Coordinación Gestionar Tarifas. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: JUNTA ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS ELÉCTRICOS DE CARTAGO (JASEC)

SUBFONDO: 11.1 Coordinación Facturar y Cobrar Funciones: recibir los reportes del consumo de energía y emitir los recibos de cobro de los abonados.

N° orden

Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

11.1.1 Correspondencia sobre información administrativa del consumo de energía y de la emisión de recibos de cobro de los abonados Original y copia Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

11.1.2 Reportes de lectores de medidores Descripción del consumo de energía eléctrica según la lectura realizada a los medidores de los abonados de la institución. Original. Copia: Ninguna

5 años No*

11.1.3 Ordenes de servicios generales Contiene la información de los abonados que requieren una revisión del medidor, debido a inconformidades por monto facturado Original. Copia: Ninguna

5 años No*

11.1.4 Reportes de verificaciones y servicios Información utilizada para corroborar si le fueron suministrados al cliente los servicios solicitados por las empresas contratadas. Original. Copia: Ninguna

5 años No*

11.1.5 Balances de pago Registro donde se lleva una cuenta auxiliar de las cuentas nacionales. En ésta se registran todas las transacciones económicas con el exterior dentro de un período. Copia. Original: Coordinación Contabilizar Además, copia en: Coordinación Administrar Recursos Financieros

5 años No*

11.1.6 Informes de estados de cuenta Documento recibido por parte de los bancos en el que se da a conocer las operaciones realizadas en un período con algún tipo de producto bancario, para conocimiento del cliente Copia Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros Además, copia en: Entidades Bancarias

5 años No*


11.1.7 Reportes de lecturas por cantón Contiene una descripción sobre el consumo de electricidad por cada cantón de la provincia Original Copia: Ninguna

10 años No*

11.1.8 Fichas de traspaso de abonados Contiene la descripción de los clientes a quienes se les traspaso el servicio de fluido eléctrico del ICE a JASEC, ubicación y fecha en que se concreto el traspaso. Original Copia: Ninguna

5 años No*

11.1.9 Reportes de pagos de comisiones Contiene la información sobre los pagos girados a los agentes recaudadores por concepto de cobros de servicios eléctricos a abonados. Original. Copia: Ninguna

5 años No*

11.1.10 Requisiciones Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos.

2 años No*

11.1.11 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en:, Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*

11.1.12 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en:, Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*

11.1.13 Listas de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

11.1.14 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. Además, copia en:, Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*


11.1.15 Informes trimestrales de labores Copia Original: Gerencia General

5 años No*

11.1.16 Informes anuales de labores Copia Original: Gerencia General

5 años No*

11.1.17 Informes Extraordinarios de labores Copia Original: Gerencia General

5 años No*

SUBFONDO: 11.2 Coordinación Atender al Cliente Funciones: servir de enlace entre JASEC y los clientes, atender sus solicitudes y responder a sus exigencias con la mayor eficiencia posible.

N° orden



Legal


11.2.1 Correspondencia sobre asuntos relativos a la atención de clientes, solicitudes de servicios, inconformidades y mejoras a realizar en los servicios. Original y copia Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

11.2.2 Reportes de inspecciones Informes con los resultados de las inspecciones realizadas a los clientes Original. Copia: Ninguna

5 años No*

11.2.3 Solicitudes de estudios técnicos Solicitudes de algunos clientes para realizarles distintos estudios de factibilidad de instalación de servicios nuevos u otras obras Copia. Original: Unidad Estratégica de Negocios de Distribución

5 años No*

11.2.4 Comprobantes de pagos por servicios eléctricos 1 Información con la descripción del pago realizado por el abonado según el trabajo eléctrico solicitado Original Copia: Ninguna

3 meses No*

11.2.5 Órdenes de servicios Información general de los abonados que tramitan servicios eléctricos nuevos, como cambio de medidores o instalación de servicio nuevo2 Original. Copia: Ninguna

2 años No*

11.2.6 Contratos Acuerdo común entre abonados y JASEC para recibir por concepto de alquiler temporal o para actividades, transformadores de corriente Copia. Original: Unidad de Apoyo Legal

2 años No*

1 En la columna observaciones de la tabla de plazos se indica que no es el recibo por concepto de consumo de electricidad, sino de obras realizadas. 2 En la columna observaciones de la tabla de plazos se indica que se digitalizan las órdenes de compra a partir del año 2010.


11.2.7 Solicitudes de revisión de medidores Información de peticiones de abonados de revisiones de medidores debido a altos montos facturados por servicio eléctrico Original. Copia: Ninguna

2 años No*

11.2.8 Expedientes de clientes industriales Información de clientes industriales, ya que plataforma le corresponde brindar el servicio a los abonados particulares zonas residenciales, urbanas y rurales Copia. Original: Coordinación Servicios Técnicos

5 años No*

11.2.9 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en:, Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, y Coordinaciones

5 años No*


2 años No*

11.2.11 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en:, Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años No*

11.2.12 Listas de Remisión Original: Coordinación Centro de Documentación.

5 años No*

11.2.13 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia Original Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

11.2.14 Informes trimestrales de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

11.2.15 Informes Anuales de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

11.2.16 Informes Extraordinarios de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*


SUBFONDO: 11.3 Coordinación Servicios Técnicos Funciones: brindar seguimiento y control a los clientes industriales.

N° orden



Legal


11.3.1 Correspondencia Contiene información sobre el seguimiento y control que debe brindar la institución en sus servicios a clientes industriales Original y copia. Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

11.3.2 Solicitudes de servicio Información sobre las peticiones de instalaciones de medidores, cambios de bancos de transformadores o extensiones de líneas trifásicas Original. Copia: Particulares y Sector Privado

5 años No*

11.3.3 Listados de ordenes de corte y reconexión Información de los cortes y las reconexiones autorizadas para ser ejecutados por las cuadrillas Original. Copia: Ninguna

5 años No*

11.3.4 Expedientes de inconformidades de clientes Información de los clientes que presentan quejas según el debido procedimiento de la administración pública Original. Copia: Ninguna

5 años No*

11.3.5 Licitaciones abreviadas Contiene información completa del proceso de adjudicación y compra de materiales y equipo por un monto de 13 a 341 millones de colones Copia. Original: Coordinación Contratar Bienes y Servicios.

5 años No*

11.3.6 Expedientes de clientes industriales Información de clientes industriales, ya que plataforma le corresponde brindar el servicio a los abonados particulares zonas residenciales, urbanas y rurales Contiene nombre, cedula jurídica, dirección, nombre del representante legal, área servida, otros3 Original Copia: Coordinación Atender al Cliente Fechas extremas: 2007-2011 Soporte: papel Cantidad: 10 m.

30 años Sí. Conservar aquellos

expedientes de los clientes con mayor

consumo de energía, ya que representan el

desarrollo industrial de Cartago. La selección debe

realizarla el encargado del

Archivo Central en conjunto con el Jefe

de la Oficina Productora.

3 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central de JASEC, mediante correo electrónico de 21 de febrero de 2012


11.3.7 Reportes de cortas y reconexiones Contiene información sobre las actividades de suspensión e instalación de servicios realizadas por las cuadrillas del proceso o por contratistas Original. Copia: Ninguna

5 años No*


2 años No*

11.3.9 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original en: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además, copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*

11.3.10 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*

11.3.11 Listas de Remisión Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

11.3.12 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*


5 años No*


5 años No*

11.3.14 En la tabla de plazos se repite la fila y el tipo documental.


5 años No*

SUBFONDO: 11.4 Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Funciones: gestionar y promover la imagen corporativa de JASEC y mantener bien informados a los públicos internos y externos de JASEC, con información oportuna y veraz, mediante canales formales de comunicación y medios masivos.


N° orden



Legal


11.4.1 Correspondencia sobre las actividades que desarrolla la institución para gestionar y promover la imagen corporativa de JASEC. Asimismo mantener informados los funcionarios de diversos temas Original y copia Original y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales.

7 años No*

11.4.2 Boletines mensuales4 Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro desarrollará la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Original Copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Fechas extremas: 2000-2011 Soporte: papel y electrónico Cantidad: 0,75 m y 50 MB

15 años No*

11.4.3 Este número no aparece en la tabla de plazos presentada a valorar.


11.4.5 Guía de patrocinio Contiene una serie de lineamientos con los pasos a seguir durante el otorgamiento de patrocinios institucionales Original Copia: Ninguna

5 años No*

11.4.6 Expedientes de patrocinio Contiene la documentación producto del proceso de otorgamiento de patrocinio por la institución a empresas, asociaciones, otros Entre la información se destacan por ejemplo: datos de la institución a patrocinar, que tipo de patrocinio, paquete de gestión de proveeduría, otros5 Original Copia: Unidad Estratégica de Negocios Atención al Cliente Fecha extremas: 2000-2011 Soporte: papel Cantidad: 1,5 m

15 años No*

4 En la columna observaciones de la tabla de plazos se indica lo siguiente: “No es un documento oficial simplemente es de carácter informativo para el personal, ninguna otra área esta obligada a guardarlos” 5 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central de JASEC, mediante correo electrónico de 21 de febrero de 2012


11.4.7 Informes de tareas en municipios Información anual que se remite a distintos gobiernos locales sobre las obras y proyectos de infraestructura realizados por la JASEC. Copia Original: Municipalidades. Además, copia en: Gerencia General y Junta Directiva6

30 años No*

11.4.8 Requisiciones Copia Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos.

2 años No*

11.4.9 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia Original en: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*


5 años No*


5 años No*

11.4.12 Circulares Notificaciones sobre la justificación de paros programados del servicio eléctrico. Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Distribución

7 años No*


5 años No*


5 años No*


5 años No*

6 Esta serie fue declarada con valor científico cultural en la fila 1.9 del presente cuadro, específicamente en el subfondo “Junta Directiva”.


SUBFONDO: 12. Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo Funciones: desarrollar actividades de manera planificada y sistemática para consolidar servicios de calidad, proporcionando información oportuna y confiable en la toma de decisiones y mejor aprovechamiento de los recursos, en un ambiente de control adecuado a la naturaleza de la Institución. Fomentar una cultura de planificación; impulsar una adecuada política de recursos humanos; implementar y adecuar procedimientos; realizar estudio de cargas de trabajo; entre otras.

N° orden



Legal


12.1 Correspondencia sobre las actividades que regulan los procesos administrativos de la Institución. Original y copia Original y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia , Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

3 años en la oficina y permanente en el Archivo Central

No*

12.2 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación7 Copia Original en: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

10 años No*

12.3 Expedientes de créditos bancarios Información económica sobre los detalles de los préstamos realizados por JASEC ante entidades financieras. Copia Original: Coordinación Contabilizar Además copia en: Gerencia General y Coordinación Gestionar Tarifas.

5 años No*

12.4 Pagarés Información de compromiso de la institución de pagar a un beneficiario un determinado monto en un tiempo definido. Copia Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros

5 años No*

12.5 Expedientes de adjudicación de donaciones Información de las donaciones electricidad realizadas por la institución a beneficio de personas desfavorecidas o con enfermedades. Original Copia: Coordinación Administrar Materiales y Equipos Fechas extremas: 2000-2011 Soporte: papel Cantidad: 1 m.

25 años No*

7 En la tabla de plazos se consigna que este documento contiene el presupuesto propio de la UEN.


12.6 Informes mensuales de ejecución ingresos Información de los ingresos que recibe la empresa por los servicios que brinda, cobros de recibos, alquileres de transformadores o postería, pólizas, entre otros. Original Copia: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos y Gerencia General

10 años No*

12.7 Informes mensuales de ejecución de egresos Información de los gastos que realiza la empresa en función de sus actividades, pagos a empleados, a proveedores, inversión en infraestructura. Original Copia: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos y Gerencia General

10 años No*

12.8 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*

12.9 Expedientes de asuntos contiene información sobre situaciones que corresponde resolver a la Unidad o en las Coordinaciones que la conforman. Por ejemplo problema legal porque Contabilizar no presentó a tiempo los estados financieros a la Contraloría, reestructuración de alguna de las coordinaciones de la UEN, algún problema presentado con la flotilla vehicular de JASEC del área apoyo logístico, problemas del presupuesto, etc8 Original Copia: Ninguna Fechas extremas: 2004-2011 Soporte: papel Cantidad: 3 m.

15 años No*

12.10 Informes mensuales de estados financieros información periódica sobre el estado económico de la institución y los cambios que experimenta a un período determinado. Copia Original: Coordinación Contabilizar Además copia en: Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna y Coordenacion Gestionar Tarifas Soporte: papel 9

5 años No*

8 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central de JASEC, mediante correo electrónico de 21 de febrero de 2012 9 Información suministrada por la Sra. Karen Brenes, Encargada del Archivo Central de JASEC, ya que por error no se consignó este dato en la tabla de plazos.


12.11 Informes anuales de estados financieros Información detallada de los inventarios físicos de los materiales que custodia el Almacén. Copia. Original: Coordinación Contabilizar10 Copia: Auditoria Interna11 Fechas extremas: 2000-2011 Soporte: papel Cantidad: 2 m.

10 años No*

12.12 Requisiciones Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos.

2 años No*

12.13 Informes sobre inventarios físicos realizados en la institución. Informes solicitados por la Unidad Estratégica de Apoyo tras la realización de inventarios en la institución para ser remitidos a la Gerencia General. Original. Copia: Coordinación Contabilizar

10 años No*

12.14 Informes trimestrales de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

12.15 Informes anuales de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

12.16 Informes Extraordinarios de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

12.17 Listas de Remisión Copia. Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

12.18 Informes de estudios técnicos Información técnica sobre estudios realizados para equiparaciones de salarios, valoración de puestos, estudios de creaciones de plazas. Original. Copia: Gerencia General y Coordinación Desarrollar Recursos Humanos

10 años No*

12.19 Estudios Tarifarios Estudios para la fijación de tarifas en base al crecimiento de la población, inflación y costos de generación de electricidad Copia. Original: Autoridad Reguladora de Servicios Públicos (ARESEP). Además, copia en: Coordinación Gestión de Tarifas, Coordinación Desarrollar Nuevos Servicios y Gerencia General

5 años No*

12.20 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*

10 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central de JASEC, mediante correo electrónico de 21 de febrero de 2012, ya que en la tabla de plazos por error se consignó copia. 11 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central de JASEC, mediante correo electrónico de 21 de febrero de 2012, ya que en la tabla de plazos por error se consignó original.


12.21 Pólizas de seguros Información sobre la garantía de los bienes de la Institución ante situaciones de pérdida, robo o destrucción parcial y total, así como de eventos especiales como carreras y ferias Copia. Original: Coordinación Gestionar Apoyo Logístico. Además, copia en: Unidad de Apoyo Legal

2 años No*

SUBFONDO: 12.1 Coordinación Contratar Bienes y Servicios (Proveeduría) Funciones: gestionar el proceso de contratación de bienes y servicios según las necesidades y solicitudes de las demás unidades y procesos; garantizar al cliente el aprovisionamiento oportuno y de calidad de bienes y servicios ejecutando en forma planificada e innovadora, los procesos de adquisición que le permitan la ejecución normal de las actividades asegurando el fiel cumplimiento de los términos contractuales y la normativa vigente.

N° orden



Legal


12.1.1 Correspondencia sobre asuntos relativos a la gestión de contratación de bienes y servicios según las necesidades y solicitudes de las demás unidades y procesos. Original y copia. Original y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia , Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

12.1.2 Contrataciones directas Información completa de los procesos de contratación de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto máximo de 13 millones de colones. Original. Copia: Coordinación Gestionar Apoyo Logístico, Coordinación Planificar, Controlar y Coordinar, Coordinación Despachar y Operar – Sistema Operación, Coordinación Administrar Materiales y Equipos, Unidad de Salud Ocupacional Fechas extremas: 2006-2011 Soporte: papel Cantidad: 15 m.

5 años en la oficina y luego permanente en

el Archivo Central

Sí. Conservar una muestra del 5% que

incluya los expedientes de

proyectos sustantivos y

relevantes para la institución. La selección debe

realizarla el Encargado del



12.1.3 Licitaciones abreviadas Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto de 13 a 341 millones de colones Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información, Unidad Estratégica de Negocios de Producción Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema Eléctrico, Coordinación Mantenimiento del Sistema de Distribución, Coordinación Desarrollar Generación, Coordinación Servicios Técnicos, Coordinación Centro de Documentación, Coordinación Soporte Técnico. Fechas extremas: 2006-2011 Soporte: papel Cantidad: 5 m.


el Archivo Central

Sí. Conservar una muestra del 10% que incluya los expedientes de







12.1.4 Licitaciones restringidas12 Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto oscilante entre 18 y 25 millones de colones. Original Sin copia Fechas extremas: 1996-2006 Soporte: papel Cantidad: 4,8 m.


el Archivo Central








12.1.5 Licitaciones por registro13

Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto oscilante entre 80 millones y 180 millones de colones. Original Copia: Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema de distribución Eléctrica Fechas extremas: 1995-2006 Soporte: papel Cantidad: 9,25 m.


el Archivo Central








12.1.6 Licitaciones públicas

Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto oscilante a más de 341 millones de colones. Original Sin copia Fechas extremas: 1974-2011 Soporte: papel Cantidad: 7,5 m.


el Archivo Central








12.1.7 Órdenes de compras

Solicitudes realizadas por las dependencias de JASEC para adquirir artículos o servicios por un monto específico. Original. Copia: Coordinación Gestionar Apoyo Logístico y Unidad Ejecutora14

10 años No*

12 En la tabla de plazos se indica que este tipo documental actualmente ya no se gestiona, ya que fue sustituido por la Licitación abreviada. 13 En la tabla de plazos se indica que este tipo documental actualmente ya no se gestiona, ya que fue sustituido por la Licitación abreviada.


12.1.8 Controles de caja chica Datos de los gastos realizados por medio de caja chica, montos solicitados y saldos. Original. Copia: Ninguna

3 años No*

12.1.9 Expedientes de asuntos Información sobre los reclamos presentados ante el INS por daños de materiales y situaciones dadas en los procesos de contrataciones15 Original. Copia: Ninguna

10 años No*


5 años No*

12.1.11 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*

12.1.12 Expediente de formulación del presupuesto Contiene la documentación generada durante el procedimiento de la formulación del presupuesto ordinario para la Coordinación Original Copia: Ninguna

10 años No*

12.1.13 Certificaciones de recursos Información certificada de los recursos disponibles para realizar una inversión ya sea una licitación, compra o contrataciones Original Copia: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos

10 años No*

12.1.14 Informes semestrales de contrataciones Datos del estado actual de las contrataciones que se están realizando en la Unidad Estratégica Original Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información, Coordinación Gestionar Apoyo Logístico y Coordinación Soporte Técnico

10 años No*

14 De acuerdo con lo manifestado por la señora Karen Brenes Masís, en entrevista telefónica de 21 de febrero de 2012, una copia de estas órdenes forma parte de los diferentes expedientes de licitación y contratación directa. 15 En la tabla de plazos se indica que algunos de estos reclamos se fusionan con las órdenes de compras.


12.1.15 Listas de Remisión Copia Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

12.1.16 Requisiciones Copia Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos.

5 años No*

12.1.17 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*

12.1.18 Comprobantes de depósitos de garantías Se realiza debido a que los oferentes en contrataciones depositan montos como garantía en la ejecución de obras por contrataciones Copia. Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros

5 años No*

12.1.19 Boletas de retención de pagos Contiene información sobre alguna anomalía en la entrega de trabajos o servicios por parte de los proveedores Copia. Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros

5 años No*

12.1.20 Comprobantes de caja chica Contiene la información sobre los gastos realizados por medio de caja chica: facturas, copia de vale, reintegro, entre otros. Copia. Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros y Coordinación Contabilizar

5 años No*

12.1.21 Estudios de ofertas Análisis legal de las ofertas antes de ser adjudicadas Original Copia: Unidad de Apoyo Legal

5 años No*


5 años No*


5 años No*


5 años No*

SUBFONDO: 12.2 Administrar Materiales y Equipos Funciones: administrar los equipos y materiales de la institución y facilitarlos a quienes lo requieran según la normativa; asegurar en la calidad, cantidad, oportunidad y al menor costo posible el almacenamiento, control, preservación y suministro de los materiales y equipos requeridos por la organización, así como el suministro de información confiable y oportuna para la toma de decisiones.


N° orden



Legal


12.2.1 Correspondencia Asuntos relativos a la administración de los equipos y materiales y su facilitación a quienes los requieran Original y copia Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia , Auditoría Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

12.2.2 Requisiciones Original Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoría Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

10 años No*

12.2.3 Contrataciones Directas Información sobre las contrataciones realizadas por el almacén para la realización de auditorías, mejora y mantenimiento de las instalaciones del Almacén y bodegas por un monto máximo de 13 millones de colones Costarricenses Copia Original: Coordinación Contratar Bienes y Servicios

5 años No*

12.2.4 Catálogos de Proveedores Información de los materiales o suministros que ofrecen los proveedores, así como de trabajos que realizan Original. Copia: Cada proveedor

5 años No*

12.2.5 Boletas de préstamo de activos Información sobre el Préstamo de herramientas u otro activo a un funcionario de la institución para realizar alguna tarea Original. Copia: Coordinación Desarrollar Infraestructura, Coordinación Planificación y Desarrollo el Sistema de distribución Eléctrica y Coordinación Mantener el Sistema de Distribución Eléctrica.

15 años No*

12.2.6 Controles de entrada y salida de materiales Registro de los materiales y suministros que se reciben y de los que egresan del almacén Original. Copia: Coordinación Contabilizar

10 años No*

12.2.7 Inventarios anuales de materiales y Equipos Información detallada de los inventarios físicos de los materiales que custodia el Almacén. Copia. Original: Coordinación Contabilizar

5 años No*

12.2.8 Expedientes de adjudicación de donaciones Información de las donaciones de materiales o equipos en des uso realizadas por la institución a beneficio de personas desfavorecidas o con enfermedades Copia Original: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo

5 años No*


12.2.9 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoría Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*

12.2.10 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año. Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además , copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoría Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años No*


5 años No*

12.2.12 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoría Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*


5 años No*


5 años No*


5 años No*

12.2.15 En la Tabla de Plazos presentada a valorar esta serie documental está repetida

SUBFONDO: 12.3 Coordinación Administrar Recursos Financieros (Tesorería) Funciones: mantener el manejo y control financiero de los recursos de la institución y administrar adecuada y oportunamente los recursos financieros de la institución asegurando la solvencia y liquidez, control y uso de los recursos de acuerdo con la normativa vigente. N° orden Tipo / serie documental Vigencia

Administrativa –Legal


12.3.1 Correspondencia sobre el control y manejo de los recursos financieros de la institución Original y copia. Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia , Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*


12.3.2 Transferencias bancarias Información sobre las operaciones realizadas en las distintas cuentas bancarias de la institución. Original Copia: Ninguna

10 años No*

12.3.3 Comprobantes de depósitos Documentación aportada por los clientes por servicios especiales eléctricos o adicionales. Original Copia: Entidades Bancarias y clientes

10 años No*

12.3.4 Colillas de recepción de documentos Comprobantes de entrega de documentación al departamento para realizar gestiones de pago. Copia Original: Proveedor o contratista

2 años No*

12.3.5 Informes de estados de cuentas Documentación financiera recibida anualmente de los bancos sobre el estado financiero de la cuentas de JASEC. Original. Copia: Entidades Bancarias y Coordinación Facturar y Cobrar

10 años No*

12.3.6 Reportes de cierre de fin de mes Información sobre las transacciones económicas realizadas durante el mes. Original. Copia: Ninguna

2 años No*

12.3.7 Facturas de alquiler de postería Comprobantes de pago por concepto de alquiler de postería a empresas privadas y públicas Original Copia: Coordinación Gestionar Tarifas

10 años No*

12.3.8 Comprobantes de depósitos de garantías Debido a que los oferentes en contrataciones depositan montos como garantía en la ejecución de obras por contrataciones Original. Copia: Coordinación Contabilizar y Coordinación Contratar Bienes y Servicios

10 años No*

12.3.9 Órdenes de compra Contiene la solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido Original y copia. Copia: Ninguna

10 años No*

12.3.10 Boletas de retención de pagos Contiene información sobre alguna anomalía en la entrega de trabajos o servicios por parte de los proveedores Original. Copia: Coordinación Contratar Bienes y Servicios

10 años No*

12.3.11 Balances de pagos Registro donde se lleva una cuenta auxiliar de las cuentas nacionales, en la cual se registran todas las transacciones económicas con el exterior dentro de un período. Copia. Original: Coordinación Contabilizar Además, copia en: Coordinación Facturar y Cobrar

5 años No*

12.3.12 Conciliaciones bancarias Información sobre el estado de las cuentas varias de la institución en relación con los registros contables de los Bancos. Copia. Original: Coordinación Contabilizar

5 años No*


12.3.13 Comprobantes de pagos por servicios eléctricos16 Información con la descripción del pago realizado por el abonado según el trabajo eléctrico solicitado. Original Copia: Entidades Bancarias y clientes

10 años No*

12.3.14 Resoluciones judiciales de embargos y pensiones Notificaciones recibidas de juzgados civiles sobre obligación del departamento a realizar embargos salariales a funcionarios y a pensionados por deudas. Copia. Original: Coordinación Desarrollar Recursos Humanos

5 años No*

12.3.15 Expedientes de asuntos sobre casos particulares relacionados con los recursos financieros. Original. Copia: Ninguna

10 años No*

12.3.16 Pagarés Contiene la información de compromiso de la institución de pagar a un beneficiario un determinado monto en un tiempo definido Original. Copia: Unidad Estratégica de Apoyo Administrativo.

20 años No*

12.3.17 Comprobantes de caja chica Contiene la información sobre los gastos realizados por medio de caja chica Original. Copia: Junta Directiva, Coordinación Contratar Bienes y Servicios y Unidad Estratégica de Negocios de Producción

10 años No*


5 años No*

12.3.19 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original en: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además, copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

5 años No*


5 años No*


5 años No*

16 En la tabla de plazos se indica que cuando algún cliente solicita un servicio adicional, debe cancelarlo a la Tesorería


12.3.22 Controles de caja chica Datos de los gastos realizados mediante la caja chica. Original. Copia: Ninguna

2 años No*

12.3.23 Comprobantes de pagos a practicantes Contiene la información de los pagos realizados a los estudiantes que realizaron sus prácticas universitarias en la institución, un monto de ayuda para sus gastos. Original. Copia: Coordinación Desarrollar Recursos Humanos

2 años No*

12.3.24 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*


5 años No*

12.3.26 Informes anuales de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

12.3.27 Informes extraordinarios de labores Copia. Original: Gerencia General

5 años No*

SUBFONDO: 12.5 Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Funciones: asignar los presupuestos a las unidades de trabajo y ejecutar el control sobre éstos; coordinar y orientar en la toma de decisiones en la planificación financiera y operativa a corto plazo asegurando la formulación, ejecución, control y evaluación del Plan Anual Operativo y Proceso Presupuestario en apego a la normativa legal y técnica vigente.

N° orden



Legal


12.5.1 Correspondencia sobre asuntos relativos a la asignación de presupuestos a cada unidad de trabajo y la ejecución de los mismos. Original y copia. Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia , Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

12.5.2 Informes mensuales de ejecución ingresos Información de los ingresos que recibe la empresa por los servicios que brinda, cobros de recibos, alquileres de transformadores o posteria, pólizas, etc. Copia. Original: Unidad Estratégica Negocios de Apoyo. Además, copia en: Gerencia General

5 años No*

12.5.3 Informes mensuales de ejecución de egresos Información de los gastos que realiza la empresa en función de sus actividades, pagos a empleados, a proveedores, inversión en infraestructura. Copia. Original: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo. Además, copia en: Gerencia General

5 años No*


12.5.4 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Original Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Fechas extremas: 2007-2011 Soporte: papel Cantidad: 0.25 m.

5 años en la oficina y permanente en Archivo Central

Sí. Conservar ya que refleja la

situación financiera de la institución17

12.5.5 Informes trimestrales presupuestarios Información de ingresos y gastos aprobados de la institución por un periodo de tres meses para efectos de fiscalización de la institución Copia Original: Contraloría General de la República Fechas extremas: 2007-2011 Soporte: papel Cantidad: 1 m.

10 años Sí. Conservar los informes

presupuestarios del IV trimestre, ya que reflejan la manera en que se ejecutó el presupuesto de

la institución.18

12.5.6 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Original Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal , Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Fechas extremas: 2007-2011 Soporte: papel Cantidad: 0.25 m.

5 años en la oficina y permanente en Archivo Central

Sí. Conservar ya que refleja las

actividades que realiza la institución

en un período determinado 19

12.5.7 Certificaciones de recursos Información certificada de los recursos disponibles para realizar una inversión ya sea una licitación, compra o contrataciones Copia. Original: Coordinación Contratar Bienes y Servicios

5 años No*

12.5.8 Informes Anuales de Liquidaciones de superávit financieras Datos de la liquidación del superávit con el resultado negativo o positivo que se produce al comparar los egresos con los ingresos de la institución Copia Original: Contraloría General de la República

10 años No*

12.5.9 Este número de serie no se consignó en la tabla de plazos presentada a valorar

12.5.10 Listas de remisión de ingresos Información con el detalle de los ingresos que percibe la institución Original. Copia: Agencias recaudadoras

10 años No*

17 Según declaratoria general emitida por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 18 Según declaratoria general emitida por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 19 Según declaratoria general emitida por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003.


12.5.11 Certificaciones de traspasos presupuestarios Detalles de la transferencia de presupuesto de una Coordinación con mayor presupuesto asignado a una con menor cantidad y que lo requiera. Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información

5 años No*

12.5.12 Expediente de Anteproyecto de formulación del presupuesto Documentación sobre la preparación previa del presupuesto anual que remite cada Unidad Estratégica a la Coordinación Original. Copia: Ninguna

10 años No*

12.5.13 Informes de modificaciones presupuestarias Información que describe las modificaciones realizadas al presupuesto institucional, con los rubros por áreas Original. Copia: Auditoria Interna, Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información y Coordinación Desarrollar Recursos Humanos Fechas extremas: 2000-2011 Soporte: papel Cantidad: 1,5 m.

10 años Sí. Conservar ya que complementa

la serie 12.5.4 “Presupuesto

ordinario anual” del presente cuadro.

12.5.14 Requisiciones Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos

2 años No*


5 años No*

12.5.16 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organización Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*


5 años No*


5 años No*


5 años No*

12.5.20 Plan de adquisiciones, plan de compras y su ejecución de auditoria interna Documentos que contienen los requerimientos presupuestarios, de mobiliario y equipo, de recurso humano, informático y de capacitación. Así como la ejecución del presupuesto de la Auditoria. Original. Copia: Auditoria Interna

2 años No*

12.5.21 Planificación de la Auditoria Interna Documento donde se detalla la planificación de la auditoria interna Copia. Original y copia: Auditoria Interna

5 años No*


12.5.22 Directrices e instrucciones para la formulación de planes Directrices para la formulación del Plan Anual Operativo y de los requerimientos presupuestarios Original. Copia: Auditoria Interna

1 año No*

SUBFONDO: 12.6 Coordinación Desarrollar Recursos Humanos Funciones: Promover el desarrollo integral de los funcionarios, diseñar perfiles de puestos y gestionar la contratación de personal de acuerdo a los ideales de JASEC, dotar a la institución de un recurso humano idóneo, identificado y orientado a la consecución de las estrategias y objetivos institucionales mediante un Sistema Integrado de Gestión Humana.

N° orden



Legal


12.6.1 Correspondencia sobre asuntos relativos a la administración y diseño de perfiles de puestos y gestión de la contratación del personal según las políticas de JASEC Original y copia. Original y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia , Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

12.6.2 Expedientes de Personal Información general y confidencial de cada uno de los funcionarios Original Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Producción Fechas extremas: 1964 –2011 Soporte: papel Cantidad: 25 m

En la oficina mientras se

mantenga activo y luego 50 años en Archivo Central

Sí. Conservar los expedientes de funcionarios que de alguna manera se destacaron por su

influencia en el desarrollo

institucional o por la jerarquía de los

puestos ocupados. La selección debe

realizarla el encargado del

Archivo Central en conjunto con el jefe

de la oficina productora de los

documentos.20 12.6.3 Planillas

Información sobre el detalle de los salarios de los funcionarios de la institución Original Copia: Ninguna

50 años No*


12.6.5 Expedientes de becas para funcionarios Información de las becas otorgadas a los funcionarios Original Copia: Ninguna

20 años No*

20 Criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, tomado en la sesión Nº. 2-2000 del 22 de marzo del 2000, ratificado en sesión 7-2003 del 02 de julio del 2003


12.6.6 Expedientes de capacitaciones Información sobre cada capacitación ofrecida al personal Original. Copia: Ninguna

10 años No*

12.6.7 Expedientes judiciales Información de las demandas presentadas a instancias judiciales por funcionarios de la institución por alguna inconformidad. Copia. Original: Juzgado o Tribunal de Trabajo

20 años No*

12.6.8 Expedientes de asuntos Contiene documentación sobre contrataciones de empresas o particulares por servicios profesionales para desarrollar alguna actividad u ocupar una plaza de manera temporal Original. Copia: Ninguna

10 años No*

12.6.9 Informes de modificaciones presupuestarias Información que describe las modificaciones realizadas al presupuesto institucional, con las debidas justificaciones del ajuste Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además, copia en: Auditoria Interna y Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información

1 año No*

12.6.10 Reportes de tiempo extraordinario Datos de las horas adicionales trabajadas por cada funcionario Original Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Producción, Unidad Estratégica de Negocios de Distribución y Coordinación Despachar y Operar el Sistema.


mantenga activo y luego 50 años en Archivo Central

No*

12.6.11 Declaraciones juradas de bienes Información personal de los bienes de cada funcionario que ocupan jefaturas a nivel interno, para efectos legales Copia Original: Contraloría General de la República

5 años No*

12.6.12 Recetas médicas Datos de los medicamentos recetados a los pacientes que realizaron visita al consultorio del medico de empresa. Copia Original: Caja Costarricense del Seguro Social

1 año No*

12.6.13 Informes de estudios técnicos Información técnica sobre estudios realizados para equiparaciones de salarios, valoración de puestos, estudios de creaciones de plazas. Copia Original: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo Además, copia en: Gerencia General

5 años No*


12.6.15 Circulares de Junta Directiva Contiene información sobre instrucciones de carácter interno o recordatorios sobre asuntos específicos Original Copia: Junta Directiva

2 años No*


12.6.16 Expedientes de concursos de plazas Contiene estudios y evaluaciones de necesidades de personal y requisitos previos para la apertura de un concurso interno o externo Original. Copia: Ninguna

5 años No*

12.6.17 Comprobantes de pagos de incapacidades Contiene la información con detalles del monto cancelado al funcionario así como los días pagados Original. Copia: Particulares ( Funcionarios)

10 años No*

12.6.18 Comprobantes de pagos a practicantes Contiene la información de los pagos realizados a los estudiantes que realizaron sus prácticas universitarias en la institución, un monto de ayuda para sus gastos Copia. Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros

2 años No*

12.6.19 Reportes de planillas Documentación generada por un sistema informático sobre los gastos mensuales pagados a funcionarios por concepto de planillas Original. Copia: Ninguna

50 años No*

12.6.20 Reporte mensual de reservas Documentación generada por un sistema informático con los detalles de los gastos y el capital existente para el departamento Original. Copia: Ninguna

2 años No*

12.6.21 Reporte mensual de impuesto sobre la renta Información del funcionario a quien le corresponde pagar impuesto por concepto de la renta, por cierto monto estimado en la ley. Original. Copia: Ninguna

2 años No*

12.6.22 Ofertas de servicios Documentación aportada por los interesados en participar en concursos internos o externos de plazas vacantes. Original. Copia: Ninguna

2 años No*

12.6.23 Control de citas Contiene un listado de los funcionarios que visitan el consultorio medico para efectos de control. Original. Copia: Ninguna

2 años No*



12.6.26 Expedientes de Pacientes Contiene la documentación de las visitas realizadas por los funcionarios de la institución al médico de empresa. Original Copia: Ninguna


mantenga activo y luego 50 años en el

Archivo Central

No*


2 años No*


12.6.28 Presupuesto Ordinario Anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación. Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en:, Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoría Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

7 años No*

12.6.29 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en:, Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoría Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

12.6.30 Listas de Remisión Copia Original: Coordinación Centro de Documentación

5 años No*

12.6.31 Resoluciones judiciales de embargos y pensiones. Notificaciones recibidas de juzgados civiles sobre obligación del departamento a realizar embargos salariales a funcionarios y a pensionados por deudas. Original. Copia: Coordinación Administrar Recursos Financieros

5 años No*

12.6.3221 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organización Copia. Original: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*


5 años No*


5 años No*


5 años No*

21 Por error se indicó en la tabla de plazos el número de orden 27. Información suministrada por la señora Karen Brenes, Encargada del Archivo Central en entrevista telefónica de 21 de febrero de 2012. 22 En la tabla de plazos no se indica el número de orden de esta serie documental. 23 En la tabla de plazos no se indica el número de orden de esta serie documental. 24 En la tabla de plazos no se indica el número de orden de esta serie documental.


12.6.3625 Manual descriptivo de puestos Documento con información ordenada y específica sobre la ubicación, descripción de las funciones, responsabilidades, condiciones de trabajo y características que subsisten en cada puesto26 Original Copia: Ninguna

Permanente en la oficina

No*

SUBFONDO: 12.7 Coordinación Gestionar Apoyo Logístico y Transportes Funciones: brindar un soporte oportuno y eficiente de servicios generales y logísticos que permita optimizar el funcionamiento operacional de la Institución.

N° orden



Legal


12.7.1 Correspondencia Contiene información diversa de carácter administrativo , atinente a la naturaleza del proceso Original y copia. Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia , Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

12.7.2 Contrataciones directas Información completa de los procesos de contratación directa según limites definidos por la Contraloría General de la República Copia. Original: Contratar Bienes y Servicios

5 años No*

12.7.3 Órdenes de Compra Solicitudes realizadas por la Coordinación para adquirir artículos o servicios Copia. Original: Coordinación Contratar Bienes y Servicios

5 años No*

12.7.4 Solicitudes de pago Solicitud realizada por la unidad solicitante para emitir cheque o transferencias a nombre de algún proveedor o entidad Copia. Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros

5 años No*

12.7.5 Control de visitantes Información que contiene el registro de entrada y salida de particulares en las instalaciones de la Institución Original. Copia: Ninguna

4 años No*

12.7.6 Control de kilometraje de vehículos Información del kilometraje recorrido por un auto al ingresar a la Institución Original. Copia: Ninguna

4 años No*

12.7.7 Expedientes de tránsito Documentación sobre los juicios de las colisiones e infracciones de vehículos oficiales de JASEC con autos de particulares y accidentes o reclamos de particulares Original. Copia: Unidad de Apoyo Legal

10 años No*

25 En la tabla de plazos no se indica el número de orden de esta serie documental. 26 Este documento se va actualizando conforme la Institución lo requiera y estos cambios deben ser aprobados por Junta Directiva


12.7.8 Pólizas de seguros Información sobre la garantía de los bienes de la Institución ante situaciones de pérdida, robo o destrucción parcial y total, así como de eventos especiales como carreras y ferias Original. Copia: Unidad de Apoyo Legal, Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo Fechas extremas: 2006 –2011 Soporte: papel Cantidad: 1 m

10 años en la oficina y permanente en el

Archivo Central

No*

12.7.9 Informes semestrales de contrataciones Datos del estado actual de las contrataciones que se están realizando en la Coordinación Copia. Original: Coordinación Contratación de Bienes y Servicios

5 años No*

12.7.10 Requisiciones Copia. Original: Coordinación Administrar Materiales y Equipos

2 años No*

12.7.11 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años No*

12.7.12 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además, copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años No*


10 años No*

12.7.14 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original y copia en: Coordinación Relaciones Públicas Corporativas, Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones

2 años No*


5 años No*


5 años No*



5 años No*

SUBFONDO: 12.8 Coordinación Gestionar Tarifas Funciones: planificar y fijar las tarifas que deben cancelar los clientes de JASEC; mantener el equilibrio financiero de la institución a través de la planificación económica financiera, de la consecución oportuna de recursos propios y externos y del análisis financiero y económico de los planes, programas y proyectos.

N° orden



Legal


12.8.1 Correspondencia sobre asuntos relativos a la gestión de las tarifas que realiza la coordinación para ser aprobados por la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) Original y copia. Original y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales

5 años No*

12.8.2 Estudios Tarifarios Estudios para la fijación de tarifas en base al crecimiento de la población, inflación y costos de generación de electricidad Copia. Original: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). Además, copia en:, Unidad Estratégica de Apoyo, Coordinación Desarrollar Nuevos Servicios y Gerencia General

5 años No*

12.8.3 Informes mensuales de estados financieros Información de la situación económica que se ejerció en un determinado período y los cambios que experimenta mensualmente Copia. Original: Coordinación Contabilidad. Además, copia en: Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo, Auditoria Interna, Gerencia General y Subgerencia

5 años No*

12.8.4 Evaluaciones trimestrales de desempeño Documentación utilizada para evaluar el desempeño del personal de la Coordinación Original. Copia: Ninguna

20 años No*

12.8.5 Expedientes de créditos bancarios Información económica sobre los detalles de los préstamos realizados por JASEC ante entidades financieras Copia. Original: Coordinación Contabilizar Además, copia en: Gerencia General, Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo

5 años No*

12.8.6 Circulares de Junta Directiva Información de carácter interno sobre reglamentos o recordatorios de algún asunto tomado por la Junta Directiva de carácter recordatorio Copia. Original: Junta Directiva

3 años No*


12.8.7 Informes mensuales de generación de electricidad Contiene el detalle de la electricidad generada por el sistema hidroeléctrico Birrís y las subestaciones de máquinas Original. Copia en: Unidad Estratégica de Negocios de Distribución, Coordinación Desarrollar Generación

10 años No*


2 años No*

12.8.9 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años No*

12.8.10 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año Copia. Original: Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

5 años No*


5 años No*

12.8.12 Facturas de alquiler de posteria. Comprobantes de pago por concepto de alquiler de posteria a empresas privadas y públicas. Copia. Original: Coordinación Administrar Recursos Financieros

10 años No*

12.8.13 Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional Copia. Original: Coordinación Relaciones Publicas Corporativas. Además, copia en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones.

2 años No*

12.8.14 Informes trimestrales de labores Información que se entrega trimestralmente con el detalle de los trabajos realizados y los pendientes de las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Copia. Original: Gerencia General

5 años No*



5 años No*


5 años No*

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200927, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica:

“Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.”

Asimismo, se le consulta a la señora Brenes Masís si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: JUNTA ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS ELÉCTRICOS DE CARTAGO (JASEC)

Subfondo: 11. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Servicio al Cliente. Subfondo: 11.3 Coordinación Servicios Técnicos

N° de orden

Serie o Tipo documental Cantidad Fechas Extremas

Valor científico- cultural

11.3.6 Expedientes de clientes industriales Información de clientes industriales, ya que plataforma le corresponde brindar el servicio a los abonados particulares zonas residenciales, urbanas y rurales Contiene nombre, cedula jurídica, dirección, nombre del representante legal, área servida, otros28 Original Copia: Coordinación Atender al Cliente Soporte: papel

10 m 2007-2011

Sí. Conservar aquellos expedientes de los clientes con mayor consumo de energía, ya que representan el desarrollo industrial de Cartago. La selección debe realizarla el encargado del Archivo Central en conjunto con el Jefe de la Oficina Productora.

27 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. 28 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central de JASEC, mediante correo electrónico de 21 de febrero de 2012


Subfondo: 12. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Apoyo Subfondo: 12.1 Coordinación Contratar Bienes y Servicios (Proveeduría)

N° de orden



12.1.2 Contrataciones directas Información completa de los procesos de contratación de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto máximo de 13 millones de colones. Original. Copia: Coordinación Gestionar Apoyo Logístico, Coordinación Planificar, Controlar y Coordinar, Coordinación Despachar y Operar – Sistema Operación, Coordinación Administrar Materiales y Equipos, Unidad de Salud Ocupacional Soporte: papel

15 m 2006-2011

Sí. Conservar una muestra del 5% que incluya los expedientes de proyectos sustantivos y relevantes para la institución. La selección debe realizarla el Encargado del Archivo Central en conjunto con el Jefe de la Oficina Productora.

12.1.3 Licitaciones abreviadas Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto de 13 a 341 millones de colones Original. Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información, Unidad Estratégica de Negocios de Producción Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema Eléctrico, Coordinación Mantenimiento del Sistema de Distribución, Coordinación Desarrollar Generación, Coordinación Servicios Técnicos, Coordinación Centro de Documentación, Coordinación Soporte Técnico. Soporte: papel

5 m 2006-2011


12.1.4 Licitaciones restringidas29 Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto oscilante entre 18 y 25 millones de colones. Original. Sin copia Soporte: papel

4,8 m 1996-2006


12.1.5 Licitaciones por registro30 Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto oscilante entre 80 millones y 180 millones de colones. Original. Copia: Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema de distribución Eléctrica Soporte: papel

9,25 m 1995-2006


29 En la tabla de plazos se indica que este tipo documental actualmente ya no se gestiona, ya que fue sustituido por la Licitación abreviada.


12.1.6 Licitaciones públicas Contienen toda la información sobre el proceso de adjudicación, licitación y compra de materiales, equipo y diferentes recursos, por un monto oscilante a más de 341 millones de colones. Original. Sin copia Soporte: papel

7,5 m 1974-2011


Subfondo: 12.5 Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos N° de orden



12.5.4 Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación Original. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Soporte: papel

0.25 m 2007-2011

Sí. Conservar ya que refleja la situación financiera de la institución31

12.5.5 Informes trimestrales presupuestarios Información de ingresos y gastos aprobados de la institución por un periodo de tres meses para efectos de fiscalización de la institución Copia. Original: Contraloría General de la República Soporte: papel

1 m 2007-2011

Sí. Conservar los informes presupuestarios del IV trimestre, ya que reflejan la manera en que se ejecutó el presupuesto de la institución.32

12.5.6 Plan Anual Operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año. Original. Copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal , Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones. Soporte: papel

0.25 m 2007-2011

Sí. Conservar ya que refleja las actividades que realiza la institución en un período determinado 33

12.5.13 Informes de modificaciones presupuestarias Información que describe las modificaciones realizadas al presupuesto institucional, con los rubros por áreas. Original. Copia: Auditoria Interna, Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información y Coordinación Desarrollar Recursos Humanos Soporte: papel

1,5 m 2000-2011

Sí. Conservar ya que complementa la serie 12.5.4 “Presupuesto ordinario anual” del presente cuadro.

30 En la tabla de plazos se indica que este tipo documental actualmente ya no se gestiona, ya que fue sustituido por la Licitación abreviada. 31 Según declaratoria general emitida por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 32 Según declaratoria general emitida por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003. 33 Según declaratoria general emitida por la CNSED en la sesión 09-2003 de 10 de setiembre de 2003.


Subfondo: 12.6 Coordinación Desarrollar Recursos Humanos

N° de orden



12.6.2 Expedientes de Personal Información general y confidencial de cada uno de los funcionarios Original Copia: Unidad Estratégica de Negocios de Producción Soporte: papel

25 m 1964 –2011

Sí. Conservar los expedientes de funcionarios que de alguna manera se destacaron por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de los puestos ocupados. La selección debe realizarla el encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe de la oficina productora de los documentos.34

Comunicar a la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). Enviar copia de este acuerdo al señor Marco Antonio Centeno Masís, Encargado de la Coordinación Servicios Técnicos; al señor Abel Gómez Leandro, Encargado de la Coordinación Contratar Bienes y Servicios (Proveeduría); al señor Juan Bosco Chacón Meza, Encargado de la Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos; a la señora Patricia Mata Meza, Encargada de la Coordinación Desarrollar Recursos Humanos de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). ACUERDO 3. Dejar pendiente la solicitud de Valoración de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), mediante oficio CISED-01-2011 de 17 de mayo de 2011, para el Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), Subfondos: 12. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Apoyo*, 12.4 Coordinación Contabilizar y 13. Fondo de Ahorro y Garantía; hasta tanto no se incluyan varios tipos o series documentales faltantes dentro de dichas tablas. Comunicar a la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). Enviar copia de este acuerdo a la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe, para el respectivo seguimiento. CAPITULO III. CORRESPONDENCIA Artículo 3. Copia del Memorando DSAE-44-2012 de 17 de febrero de 2012, suscrito por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rectoría y Rescate del Departamento Servicios Archivísticos Externos y dirigido al señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento; mediante el cual le solicita atender lo dispuesto por la Comisión en sesión 07-2012 de 02 de febrero de 2012, referente al caso del Banco Central de Costa Rica. SE TOMA NOTA.

* Se utiliza solo para mostrar el orden jerárquico. 34 Criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, tomado en la sesión Nº. 2-2000 del 22 de marzo del 2000, ratificado en sesión 7-2003 del 02 de julio del 2003


Artículo 4. Copia del Memorando DSAE-46-2012 de 17 de febrero de 2012, suscrito por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rectoría y Rescate del Departamento Servicios Archivísticos Externos y dirigido a la señorita Camila Carreras Herrero, Profesional del Departamento; mediante el cual le solicita atender lo dispuesto por la Comisión en sesión 07-2012 de 02 de febrero de 2012, referente al caso del Patronato Nacional de la Infancia (PANI). SE TOMA NOTA. Artículo 5. Copia del oficio DSAE-115-2012 de 17 de febrero de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos y dirigido al señor Efraín Mejía Vindas, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Patronato Nacional de la Infancia (PANI); mediante el cual le comunica el estado del trámite solicitado mediante oficio CISED-02-2011, relativo a una valoración parcial pendiente. SE TOMA NOTA. Artículo 6. Oficio DSAE-117-2012 de 17 de febrero de 2012, suscrito por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rectoría y Rescate del Departamento Servicios Archivísticos Externos y dirigido a esta Comisión; mediante el cual traslada para consulta y resolución de esta Comisión, lo relativo a la transferencia de libros contables de la Municipalidad de San Rafael de Heredia. ACUERDO 4. Comunicar a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rectoría y Rescate del Departamento Servicios Archivísticos Externos; que esta Comisión hace acuse de recibo del oficio DSAE-117-2012 de 17 de febrero de 2012, al respecto le solicita comisionar a un Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos, para que realice una investigación respecto de la transferencia de libros contables de la Municipalidad de San Rafael de Heredia; tomando en cuenta el informe de valoración con el cual se realizó la declaratoria de valor científico cultural y los antecedentes de la transferencia realizada, con el fin de que se brinde a esta Comisión una recomendación de la posible solución a la situación planteada. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Artículo 7. Oficio DSAE-119-2012 de 21 de febrero de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual hace mención al oficio AL-16-2012 de 07 de febrero en curso, suscrito por la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal; relacionado con la declaratoria de expedientes de reclamos a bienes comisados o decomisados del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD). ACUERDO 5. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos, que esta Comisión hace acuse de recibo del DSAE-119-2012 de 21 de febrero de 2012, al respecto le informa que se comparte el criterio externado sobre la declaratoria de expedientes de reclamos a bienes comisados o decomisados del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD); sin embargo, para la toma de decisión final se está a la espera de una respuesta pendiente por parte de la señora Sandra Céspedes Porras, Encargada del Archivo Central del Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD), a la cual ya se le envió un recordatorio con límite de tiempo para remitir respuesta y finiquitar este trámite.


Artículo 8. Oficio SINAC-DE-CISED-004-2012 de 16 de enero de 2012, suscrito por el señor Alonso Cedeño Molina, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC); relacionado con una solicitud sobre recomendaciones generales de tomar en cuenta en la tramitología de solicitudes de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales de documentos. ACUERDO 6. Comunicar al señor Alonso Cedeño Molina, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), que esta Comisión hace acuse de recibo del oficio SINAC-DE-CISED-004-2012 de 16 de enero de 2012, al respecto le remite al instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales de documentos, el cual puede consultar en el sitio web del Archivo Nacional www.archivonacional.go.cr; adicionalmente existe la posibilidad de solicitar una cita con un Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos, para aclarar las dudas necesarias previo a la elaboración de las tablas o valoraciones, las consultas se conceden los días viernes y la puede coordinar al teléfono 2283-1400, Ext. 219 o a los correos electrónicos de la Jefatura “[email protected]” o la Coordinadora “[email protected].”. A las 10:30 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

acta sesión 10-2012 - archivo nacional de costa rica · acta cnsed 10-2012 1 acta no. 10-2012...

Documents