academy cv screening - selorclient.selor.be/media/186859/handleidingcvscreening.pdf · de...
TRANSCRIPT
Januari 2012
Selor Academy | Certificeringsmodule
SELOR ACADEMY CV-SCREENING
2 / 34
2012, Selor, Bischoffsheimlaan 15, 1000 Brussel
Tenzij anders vermeld zijn de teksten en de gegevens in deze handleiding het eigendom van Selor. Tenzij anders vermeld zijn de
rechten niet beperkt in de tijd en van toepassing voor alle landen.
Voor niet-commercieel gebruik mogen de teksten en de gegevens zonder voorafgaande toestemming gratis worden
gereproduceerd met de volgende vermelding: “Bron: Selor”.
Elk hergebruik voor commerciële doeleinden moet vooraf worden goedgekeurd. De goedkeuring moet schriftelijk worden
aangevraagd bij de verantwoordelijke uitgever op het adres van Selor. De vraag zal zo vlug mogelijk worden beantwoord,
overeenkomstig de reglementering inzake het hergebruik van overheidsinformatie (koninklijk besluit van 29 oktober 2007). Als
de aanvraag is goedgekeurd, is de aanvrager verplicht om Selor de resultaten van het hergebruik van de tot zijn beschikking
gestelde informatie te bezorgen.
Vertalingen die op eigen initiatief gebeuren, moeten het volgende vermelden: "de vertaling is niet door de auteur van de tekst
gemaakt" en de bron.
Bij gebruik voor onderzoeksdoeleinden wordt de auteur gevraagd om de resultaten van de studie die op basis van de
beschikbare informatie op deze site werd uitgevoerd, aan Selor bezorgen
3 / 34
Cv-screening
Inhoudstafel
1. Waarom cv-screening? ............................................................................................................................. 3
2. De functiebeschrijving als uitgangspunt ................................................................................................. 5
3. Beoordelen van de jobvereisten .............................................................................................................. 8
3.1. Definitie .............................................................................................................................................. 8
3.2. Diploma als jobvereiste ...................................................................................................................... 8
3.3. Ervaring als jobvereiste .................................................................................................................... 11
A. Aantal jaren ervaring ...................................................................................................................... 14
B. Ervarings- of activiteitsdomeinen ................................................................................................... 15
C. Ervaringscriteria .............................................................................................................................. 17
D. Conclusie......................................................................................................................................... 18
4. Cv-screening in de praktijk ..................................................................................................................... 19
4.1. Opstellen van principes .................................................................................................................... 21
4.2. Opstellen van een deontologische code .......................................................................................... 22
4.3. Opstellen van een procedure ........................................................................................................... 22
A. Evaluatieformulier .......................................................................................................................... 22
B. Definitieve fiche .............................................................................................................................. 23
C. Proces-verbaal ................................................................................................................................ 23
5. Afwijzing na cv-screening ....................................................................................................................... 24
6. Motivatiebrief na afwijzing .................................................................................................................... 24
Bedankingen en bijdragen ......................................................................................................................... 25
Bijlage 1 - Evaluatieformulier ..................................................................................................................... 26
Bijlage 2 - Definitieve fiche ......................................................................................................................... 27
Bijlage 3 - Proces-verbaal ........................................................................................................................... 28
Bijlage 4 - Afwijzing na cv-screening ........................................................................................................... 29
Bijlage 5 - Motivatiebrief na afwijzing ........................................................................................................ 30
Bijlage 6 – Voorbeeld van een dossier handicap te voorzien in het standaard cv .................................... 31
4 / 34
1. Waarom cv-screening ?
De cv-screening is meestal de eerste fase in het screeningsproces. De selectieverantwoordelijken
trachten aan de hand van het cv meer informatie te verkrijgen op de vraag of een kandidaat geschikt is
voor de functie of in aanmerking komt voor het volgen van een certificeringsprogramma. Het cv wordt
beoordeeld op de jobvereisten en vaak ook de affiniteit met het werkveld van de functie. Op deze wijze
kan er reeds een eerste selectie gebeuren van kandidaten die niet voldoen aan bepaalde vereisten voor
de functie zoals diploma, ervaring, bijkomende opleidingen of certificaten…
Afhankelijk van de organisatie, kan een kandidaat zijn cv zelf opstellen of een vooraf gedefinieerd
(online)sollicitatieformulier invullen. Het vooraf gedefinieerde sollicitatieformulier heeft een vaste
structuur, waarbij iedere kandidaat dezelfde vragen of rubrieken dient in te vullen. Dit heeft een aantal
voordelen; door het gebruik van een (online) vooraf gedefinieerd sollicitatieformulier kan men er
bijvoorbeeld voor zorgen dat de cv’s geanonimiseerd kunnen worden, waardoor de gelijke behandeling
van alle kandidaten gegarandeerd kan worden en er bijgevolg geen discriminatie kan optreden.
Bovendien zorgt een gestandaardiseerd sollicitatieformulier ervoor dat de cv’s van de kandidaten sneller
en makkelijker geanalyseerd kunnen worden op basis van de jobvereisten voor de functie. De
evaluator(en) hoeven immers niet bij ieder cv op zoek te gaan naar de informatie aangezien de indeling
en de rubrieken van ieder cv gestandaardiseerd beschreven kan worden. Een kwalitatieve cv-screening
betekent dus tijdswinst voor de selectieverantwoordelijke of de evaluator(en), zodanig dat er geen
kostbare tijd binnen het screeningsproces verloren gaat aan kandidaten die niet geschikt zijn voor de
functie.
Voor de kandidaat betekent het gebruik van een (online) gestandaardiseerd sollicitatieformulier ook een
groter gebruiksgemak, vermits hij/zij reeds door de in te vullen rubrieken begeleid wordt in het geven
van de juiste informatie. Deze rubrieken of standaardvragen zullen ervoor kunnen zorgen dat de
kandidaat niets ‘vergeet’ in te vullen met betrekking tot zijn diploma’s, werkervaringen,
verantwoordelijkheden, etc.
5 / 34
Een voorbeeld van dergelijk online-CV kan men vinden op de website van www.selor.be:
Kandidaten met een handicap moeten de mogelijkheid krijgen om hun handicap, stoornis of
ziekte kenbaar te maken zodat hun selectieproeven aangepast kunnen worden. Het is een wettelijke
verplichting om redelijke aanpassingen van selectieproeven te voorzien. Wanneer dit niet gebeurt gaat
het volgens de antidiscriminatiewet over een vorm van directe discriminatie. Op deze manier kunnen de
kandidaten aan de werkgever of het selectiebureau laten weten dat ze een officieel erkende handicap
hebben waardoor ze, zonder aanpassing van de testprocedure, hun competenties niet optimaal kunnen
aantonen. Er zijn aanpassingen mogelijk op logistiek, technisch en sociaal (individuele begeleiding) vlak
of in tijd (extra tijd) enz.
Een voorbeeld van een dossier handicap en belangrijke informatie aangaande dit onderwerp kan men
terugvinden op www.selor.be. Met dit dossier kan een persoon met een handicap:
- Een beroep doen op redelijke aanpassingen van selectieprocedures, proeven …
- Voorrang krijgen bij de aanwerving (op basis van een eventuele wetgeving ten gunste van
personen met een handicap)
- De toekomstige werkgever raadplegen inzake functie- of jobaanpassingen
In dit dossier handicap moet de kandidaat de aard van de handicap, stoornis of ziekte waaraan hij lijdt
en de moeilijkheden die hij tijdens proeven en/of uitvoering van het werk ondervindt kunnen
omschrijven, alsook de nodige aanpassingen om de proeven in de best mogelijke omstandigheden te
kunnen afleggen. Zodra deze informatie is ingevuld en het dossier in orde is, kunnen de redelijke
aanpassingen voorzien worden voor elke selectie- of testprocedure waar de kandidaat aan deelneemt.
6 / 34
2. De functiebeschrijving als uitgangspunt
Een kwalitatieve screening dient te gebeuren op basis van een vergelijking met de vooropgestelde eisen
in de functiebeschrijving. Een goede functiebeschrijving werd gebaseerd op een profielanalyse (cfr.
manual profielanalyse). We raden aan om een functiebeschrijving niet te beperken tot het algemene
niveau van de functie, maar hierin ook informatie te geven over (1) de opdrachten of
verantwoordelijkheden en (2) de taken. Elke opdracht bestaat uit een verzameling van taken die samen
toelaten de opdracht te realiseren. Dit bevat alle informatie voor bijvoorbeeld een luik ‘jobinhoud’ in de
functiebeschrijving.
Bijvoorbeeld – Functiebeschrijving laborant forensische analysetechnieken bij een FOD:
Aan de hand van de profielanalyse werden de criteria om het cv te screenen opgesteld en uitvoerig
beschreven in de functiebeschrijving. Er diende een vertaalslag te gebeuren van de functiekenmerken
naar de persoonskenmerken.
Deze informatie over de criteria (vereiste kennis, ervaring, vaardigheden, … ) kan men bijvoorbeeld bij
Selor terugvinden in een functiebeschrijving onder het luik ‘Competenties ‘ en onder het luik
‘Deelnemingsvoorwaarden’ van de functiebeschrijving.
Opdracht
Taken
7 / 34
Het is belangrijk om de functiebeschrijving heel duidelijk, gedetailleerd en zo uitgebreid
mogelijk op te stellen. Dit document is bepalend voor de slaagkansen van het verdere vervolg van de
human resources-cyclus (werving en selectie, opleiding, evaluatie ...). Neem voldoende tijd om elke taak
en competentie in detail te omschrijven zodat ook personen met een handicap een duidelijk beeld
krijgen van de functievereisten. Dan pas kunnen ze beslissen om al dan niet te solliciteren. Op basis van
deze omschrijving kunnen ze inschatten of ze in staat zijn om de functie uit te oefenen. Hierbij kunnen
ze dan rekening houden met hun beperkingen en de manieren om deze te compenseren.
Wees niet al te veeleisend op het vlak van vereisten (diploma, ervaring, competenties, nationaliteit ...).
Misschien ontzeg je op die manier de toegang tot de functie aan heel competente personen die niet
over het juiste diploma, het vereiste aantal jaren ervaring of de Belgische nationaliteit ... beschikken.
Ook is er hierbij een risico op indirecte discriminatie. Stel jezelf telkens de vraag of deze vereisten
essentieel zijn voor de uitoefening van de functie. Let ook op de toegankelijkheid voor personen met
een handicap: kunnen ze de functiebeschrijving lezen met behulp van hun compensatiemiddelen? Is de
website toegankelijk voor bijvoorbeeld slechtzienden of blinden?
8 / 34
9 / 34
3. Beoordelen van de jobvereisten
3.1 Definitie
De jobvereisten geven toegang tot een bepaalde selectieprocedure. Deze voorwaarden dienen
duidelijk weergegeven te worden in de functiebeschrijving. De kandidaten zullen toegelaten worden
tot de selectie zodra zij voldoen aan deze vooropgestelde jobvereisten.
Het beoordelen van de jobvereisten gebeurt door de vereisten die vooropgesteld werden in de
functiebeschrijving te vergelijken met de opgegeven diploma’s, certificaten en werkervaringen in het cv
van de kandidaat. Ook andere jobvereisten zoals leeftijd, fysieke toestand, blanco strafregister, etc.
kunnen vereist zijn voor het uitoefenen van een functie.
De vergelijking gebeurt vaak op basis van gestructureerde online cv’s (bv: bij Selor, VDAB, Vacature,
Forem, Actiris, …). De kandidaat dient dus op voorhand eerst zijn (online-)cv in te vullen, waarmee hij
kan solliciteren voor een bepaalde job.
3.2. Diploma als jobvereiste
Stel geen buitensporige diplomavereisten. Hierdoor worden bepaalde groepen
kandidaten die perfect geschikt zijn voor de functie maar die niet over het vereiste diploma
beschikken gediscrimineerd.
Naargelang de functie kan de werkgever bepaalde diploma’s, getuigschriften of certificaten als
jobvereiste vooropgesteld hebben. Dit zal steeds duidelijk beschreven zijn in de functiebeschrijving.
Bijvoorbeeld - Functiebeschrijving bij Selor
10
/ 34
Om in aanmerking te kunnen komen voor de functie, dient de kandidaat te beschikken over het
gevraagde diploma of certificaat. De kandidaat zal dit ingevuld hebben in zijn (online-)cv. De opgegeven
diploma’s worden vergeleken met de diplomavereisten in de functiebeschrijving, op basis hiervan zal de
kandidaat al dan niet weerhouden worden wat betreft de diploma-eis voor deze vacature.
Indien de organisatie werkt met een gestandaardiseerd online-cv kan de procedure om te checken of de
kandidaat over het gevraagde diploma beschikt geautomatiseerd worden.
Bijvoorbeeld - Online-cv van de kandidaat bij Selor
De kandidaat kan al zijn diploma’s opladen onder rubriek “2 Diploma’s en certificaten” en krijgt hierbij
onderstaande scherm te zien:
11 / 34
EVC (Eerder Verworven Competenties)! Het verlenen van toegang aan personen die niet over
het vereiste diploma beschikken geeft blijk van ruimte voor talent en garandeert gelijke kansen en
toegang. Het aanwerven van verschillende profielen (diploma, afkomst, taal, cultuur ...) komt de
organisatie ten goede (betere resultaten, motivatie, resultaatgerichtheid, productiviteit, imago ...).
12
/ 34
3.3. Ervaring als jobvereiste
Naargelang de job wordt er al dan niet ervaring gevraagd voor het (voldoende) kunnen uitoefenen van
de job. Indien er ervaring wordt gevraagd, wordt deze bij voorkeur uitvoerig beschreven in de
functiebeschrijving.
Bijvoorbeeld - Functiebeschrijving bij Selor
Om in aanmerking te kunnen komen voor de functie, dient de kandidaat te beschikken over de
gevraagde ervaring. De kandidaat zal dit ingevuld hebben in zijn (online-)cv. De opgegeven werkervaring
wordt vergeleken met de vereisten in de functiebeschrijving, op basis hiervan zal de kandidaat al dan
niet weerhouden worden wat betreft de ervaringseis voor deze vacature.
Bijvoorbeeld - Werkervaring in het online-cv bij Selor
13 / 34
In het cv kan de kandidaat aangeven hoeveel jaar ervaring hij heeft bij een bepaalde werkgever of
binnen een bepaald activiteitsdomein of sector. In sommige gevallen kan de kandidaat ook opgeven wat
het domein en/of sector is van zijn werkervaring(en), alsook zijn taken en verantwoordelijkheden.
Bijvoorbeeld - Online-cv ‘Mijn Selor’
Om de cv-screening te vergemakkelijken wordt er bij Selor in het gestandaardiseerd cv ook gevraagd om
zowel het domein van de professionele ervaring op te geven als de taken waarvoor de kandidaat
verantwoordelijk was.
14 / 34
Voor een vlottere en kwalitatieve cv-screening mogelijk te maken, raden we aan om de vereiste
werkervaring in de functiebeschrijving te beschrijven in drie stappen om de ervaring zo duidelijk
mogelijk te specificeren:
A. Hoeveel jaar ervaring?
B. Welke ervarings- of activiteitsdomeinen/subdomeinen?
C. Welke ervaringscriteria?
Bijvoorbeeld - Workflow bij Selor
Deze opdeling zorgt ervoor dat de ervaringsvereisten duidelijk zijn voor zowel de kandidaat als de
werkgever. We adviseren dan ook om met een gestructureerd (online-)cv te werken zodat de kandidaat
ook gedwongen wordt om zijn werkervaring op dergelijke manier weer te geven. Dit zal er voor zorgen
dat de beoordeling van de ervaringsvereisten die relevant zijn voor de vacature om een vlottere manier
kan gebeuren.
Is ervaring een deelnemingsvoorwaarde?
Ja
1. Aantal jaar ervaring bepalen
2. Activiteitsdomein(en) en -subdomein(en) bepalen
3. Ervaringscriteria bepalen
Nee
In de functiebeschrijving wordt geen ervaring
gevraagd
Voldoen aan 100% van
de criteria
Mogelijkheid om naar
keuze “x” criteria van “y”
te vragen
15 / 34
A. Beoordeling op aantal jaren ervaring?
Om de ervaring van de kandidaat objectief te beoordelen en te verifiëren is het noodzakelijk dat de
evaluator(en) eerst een vergelijking maken tussen het vereiste aantal jaren in de functiebeschrijving
(binnen het gevraagde activiteitsdomein, zie volgend punt) en het aantal jaren werkervaring dat de
kandidaat heeft opgegeven binnen datzelfde domein.
Om de cv-screening zo kwalitatief en gestandaardiseerd mogelijk uit te voeren en ongeacht de evaluator
die de screening uitvoert, is het nodig dat elke organisatie reeds op voorhand een aantal principes
bepaald betreffende het vereiste aantal jaren ervaring voor de uitoefening van de functie.
Bijvoorbeeld – Algemene richtlijnen m.b.t. het vereiste aantal jaren ervaring bij Selor
Volgende ervaringen tellen al dan niet mee als professionele ervaring:
o Tellen niet mee
� Jobstudent
� Stage als het binnen de opleiding valt
� Vrijwilligerswerk
o Tellen wel mee
� Stage na de opleiding (vb. bij architecten, aan de balie na studies rechten, …)
� Doctoraten
o Deeltijds telt mee als voltijds
16 / 34
B. Beoordeling op ervarings- of activiteitsdomeinen
Na het verifiëren van het aantal jaren ervaring, wordt de professionele ervaring van de kandidaat ook
gecheckt op het vereiste ervaringsdomein en/of vereiste subdomein. Dit kan zowel manueel als
automatisch gebeuren.
Bij Selor werkt men met een lijst van 20 ervaringsdomeinen (onderverdeeld in subdomeinen) die zowel
zichtbaar zijn voor de werkgever in het elektronische aanvraagformulier als voor de kandidaat in zijn
online-cv. Beide partijen krijgen dezelfde lijst van ervaringsdomeinen te zien. Dit zorgt voor duidelijkheid
wat betreft de terminologie en definities van de (sub)domeinen.
Bijvoorbeeld - Lijst met ervaringsdomeinen bij Selor
1. Financiën 11. Veiligheid
2. Landbouw en voeding 12. Gezondheid en lichaamsverzorging
3. Horeca en Toerisme 13. Research en development
4. Onderwijs en opleiding 14. Social profit
5. Sales en Purchasing 15. Bouw, techniek en productie
6. Human Resources 16. Engineering
7. Management en directie 17. Creatieve beroepen
8. Administratie 18. Pers, communicatie, marketing en reclame
9. Logistiek en transport 19. IT
10. Juristiek en notariaat 20. Internationale relaties en overlegorganen
17
/ 34
Per hoofddomein is er een lijst met subdomeinen verbonden. De lijst met de subdomeinen is exhaustief
en preciseert het ervaringsdomein. Ze stemmen dus overeen met de specificiteit van elk
activiteitsdomein.
Bijvoorbeeld - Subdomeinen van het domein Financieel
Bijvoorbeeld – Ervaringsdomeinen bepaald voor de functie ‘Business Applications manager’ bij Selor
Deelnemingsvoorwaarden
1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:
• Master (2e cyclus ), Universitair onderwijs (2e cyclus) of onderwijs van het lange type of gelijkwaardig door ervaring
2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:
minimum 5 jaar relevante professionele ervaring in Informatie- en Communicatietechnologie (ICT)
OF
minimum 5 jaar relevante professionele ervaring in (ICT) Project management
1. Financiën Accountancy
Actuariaat
Administratie
Banking
Beurs
Beleggingen
Boekhouding
Fiscaliteit
Treasury
Management
Verzekeringen en schadebeheer
18
/ 34
C. Beoordeling op ervaringscriteria
Voor de functies waarvoor professionele ervaring nodig is, is het handig om ervaringscriteria te
vermelden in de functiebeschrijving. De ervaringscriteria zijn een specifiekere en taakgebonden
beschrijving van de gevraagde werkervaring en werden tijdens de profielanalyse in enkele termen
opgesteld.
In de profielanalyse wordt aangeraden om de criteria op basis van de volgende principes te bepalen:
• Objectief en nauwkeurig;
• Taakgebonden;
• Relevant voor een goede uitoefening van de functie;
• Niet te veel; om niet te restrictief te zijn en niet tevergeefs perfectie na te streven;
• Onafhankelijk: het welslagen of mislukken van een criterium moet niet automatisch leiden tot
het welslagen of mislukken van een ander criterium; en ze moeten een verschillende inhoud
hebben;
De criteria dienen als basis voor de beoordeling betreffende de beslissing om het cv al dan niet voor de
selectieprocedure te aanvaarden. Aan de hand van die criteria worden alle cv’s geanalyseerd.
Bijvoorbeeld - Ervaringscriteria in een functiebeschrijving voor een HR-functie bij Selor
Deelnemingsvoorwaarden
Volgende elementen zijn essentieel:
U dient ervaring te hebben met het opstellen van het selectieprofiel
U dient ervaring te hebben met het bepalen van de selectieprocedure
U dient ervaring te hebben met het afnemen van selectie-interviews
EN
2 van de onderstaande elementen moeten eveneens minstens aanwezig zijn:
U dient ervaring te hebben met het gebruik van een competentiewoordenboek
U dient ervaring te hebben met het opstellen van een functiebeschrijving
U dient ervaring te hebben met het hebben van klantencontacten
U dient ervaring te hebben met het geven van feedback aan kandidaten
In het bovenstaande voorbeeld stellen we vast dat van de kandidaat kan worden verlangd dat hij naar
keuze aan “x” criteria van “y” voldoet (hier bijvoorbeeld: 2 van 4), dat laat meer ruimte voor de
gevraagde professionele ervaring.
19
/ 34
D. Conclusie
Als er rekening gehouden werd met deze 3 mogelijke stappen om professionele ervaring als een
jobvereiste te preciseren, dan werd de ervaring in de functiebeschrijving als volgt geformuleerd:
Bijvoorbeeld – Ervaringsvereiste voor boekhoudkundig assistent bij Selor
Deelnemingsvoorwaarden
1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:
• Master (2e cyclus ), Universitair onderwijs (2e cyclus) of onderwijs van het lange type of gelijkwaardig door ervaring
2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:
minimum 1 jaar relevante professionele ervaring in een boekhoudafdeling, in minstens 2 van de volgende
boekhoudkundige materies:
• Vastlegging en uitbetaling van uitgaven
• Beheer van leveranciers en aankoopbeleid
• Opvolging van de schuldvorderingen van het personeel
• Controle en aanrekening van de ontvangsten
In het bovenstaande voorbeeld zien we duidelijk de drie voorgestelde stappen:
1) Het aantal jaar ervaring: 1
2) De verwijzing naar het ervaringsdomein, in dit geval meer specifiek een subdomein:
boekhouding
3) 4 criteria, en de voorwaarde om te voldoen aan “x” (hier 2) criteria van “y” (hier 4)
Deze eisen worden tijdens de cv-screening vergeleken met het cv van de kandidaat. Op basis van deze
vergelijking zal er beslist worden om het cv al dan niet te weerhouden voor de eigenlijke
selectieprocedure.
20
/ 34
4. Cv-screening in de praktijk
In vele organisaties gebeurt een cv-screening volledig manueel, waarbij er een manuele inhoudelijke
analyse wordt gemaakt van het cv van de kandidaat in vergelijking met de formele jobvereisten van de
selectie. Dit is echter tijdsrovend en de analyse kan erg verschillen afhankelijk van de evaluator.
Een mogelijkheid om het beoordelen van de cv’s sneller en efficiënter te laten verlopen, zou zijn om de
cv-screening (gedeeltelijk) geautomatiseerd te laten verlopen zodanig dat bijvoorbeeld het diploma
en/of het gevraagde ervaringsdomein en de duur van de ervaring reeds automatisch door het systeem
gevalideerd kunnen worden. Indien dit reeds automatisch gebeurt; kunnen de evaluator(en) meer tijd
besteden aan de inhoudelijke screening van de cv’s.
Als aanvulling hierop is het cruciaal dat de organisatie op voorhand een aantal principes en/of
praktische richtlijnen opstellen die ervoor kunnen zorgen dat de cv-screening gestandaardiseerd wordt.
Conclusie: hoe kan men gelijke kansen garanderen?
• Gebruik standaard cv's zodat je bij alle kandidaten over dezelfde informatie beschikt. Er kan
immers subjectiviteit optreden door bv. opvallende cv's en verschillen in stijl tussen de
kandidaten (sommigen schrijven beter, zijn creatiever, deden een beroep op experts om te
helpen bij de opstelling, gebruiken foto's ...). Het is aangewezen om een standaard
referentiekader (een template) te hebben, eenzelfde model voor iedereen. Op die manier
worden alle elementen die niets met functie te maken hebben en die subjectiviteit en
discriminatie in de hand werken, geschrapt. Bijvoorbeeld: de burgerlijke staat is niet van belang
voor de functie en kan zorgen voor een verkeerde interpretatie, subjectiviteit of discriminatie.
Een alleenstaande gescheiden vrouw met kinderen kan beschouwd worden als iemand die
sneller deeltijds zal willen werken of afwezig zal zijn 'vanwege' haar kinderen, iemand die
vroeger zal vertrekken om de kinderen van school op te halen, die zwanger kan worden, minder
ambitieus is ... dit zijn uiteraard enkel interpretaties! Deze vrouw loopt het risico om gestraft te
worden voor haar eerlijkheid en voor het vermelden van te veel informatie op haar cv.
• In het cv is het belangrijk om objectieve vragen te stellen met betrekking tot de functie en om
elke subjectieve vraag over het privéleven te vermijden.
• Let op de door de wet beschermde criteria (leeftijd, geslacht, etnische en sociale achtergrond,
nationaliteit, handicap, overtuigingen, burgerlijke staat ,…)! . Deze zeggen niets over de
capaciteit van de kandidaat om de functie uit te oefenen, maar vormen wel een risico tot
subjectiviteit en discriminatie.
21 / 34
• Voer een anonieme cv-screening uit: zo voorkom je elke vorm van discriminatie. Leg op
voorhand, dus vóór de screening, de elementen vast die gescreend zullen worden. Zo beperk
je het risico om belang te hechten aan andere elementen op het cv die niet belangrijk zijn voor
de functie. Zorg ervoor dat je je bij de cv-screening enkel op de objectieve informatie richt
zoals bv. het diploma of de vereiste ervaring. Verberg gegevens die vaak aanleiding geven tot
subjectiviteit en discriminatie.
Aan de hand van de familie- en voornaam kan men de afkomst en/of het geslacht van een
bepaalde persoon veronderstellen, wat aanleiding kan geven tot vooroordelen. Een foto mag
geen vereiste zijn. Dit heeft geen toegevoegde waarde voor de evaluatie van de competenties.
De woonplaats kan eveneens aanleiding geven tot subjectiviteit en discriminatie. Een kandidaat
die in een kansarmere wijk woont, kan een verkeerde indruk geven over zijn sociale en/of
etnische afkomst. Dit zegt niets over zijn slaagkansen voor de selectie en de te vervullen functie.
Let ook op met discriminatie op vlak van leeftijd. Wanneer leeftijd geen deel uitmaakt van de
eventuele wettelijke voorwaarden mag deze informatie niet opgenomen worden tijdens de cv-
screening. Ook sluipt er hier een groot risico voor clichés en vooroordelen ... en deze kunnen
dus gelijkheid van kansen, behandeling en toegang voor iedereen in de weg staan.
• Let op bij de evaluatie van de ervaringsvereisten. Wees niet te streng over de precieze duur
van deze ervaring en de voltijdse tewerkstelling. Denk eerder in termen van inhoud en
verwezenlijkingen tijdens deze ervaringen. Anders straf je misschien bepaalde personen zoals
bv. vrouwen die officieel deeltijds moesten werken, maar in werkelijkheid meer presteerden
dan in een voltijdse baan. Men vraagt voor een managementfunctie een aantal jaar voltijdse
ervaring; bijvoorbeeld 5 jaar voltijdse ervaring. Sommige vrouwen hebben echter wegens
familiale redenen hun werktijd moeten inkorten en slagen niet voor deze cv-screening, doordat
ze een ervaring van 10 jaar in een halftijdse functie moeten kunnen aantonen. Zijn zij minder
competent dan diegenen die 5 jaar voltijdse ervaring of 10 jaar halftijdse ervaring hebben? Wat
met de tijd dat ze thuis een andere voltijdse job hebben en het feit dat ze het werk opnieuw
opnemen zodra de kinderen in bed liggen en de huishoudelijke taken erop zitten? Sta stil bij de
vereiste duur van de ervaring en hou rekening met de inhoud, de verwezenlijkingen en
effectieve verantwoordelijkheden.
22
/ 34
4.1. Opstellen van principes
Om de cv-screening objectief en gestandaardiseerd te laten verlopen over meerdere selecties, is het
nuttig om op voorhand een aantal principes op te stellen zodanig dat meerdere evaluatoren dezelfde
principes of procedures kunnen volgen tijdens het analyseren van de cv’s. De principes kunnen
betrekking hebben op zowel de inhoud van de screening (welke jobvereisten), als de omstandigheden
waarin de screening dient te gebeuren (waar, wanneer, door welke evaluator,…).
Bijvoorbeeld – Algemene principes bij Selor
- De cv’s worden bij voorkeur anoniem gemaakt
- Alle cv’s worden geanalyseerd na de uiterste inschrijvingsdatum
- Het diploma en het ervaringsdomein wordt automatisch gevalideerd door het systeem; de
inhoud van de ervaring wordt manueel geanalyseerd
- Dubbele evaluatie: de cv’s worden onafhankelijk door twee evaluatoren nagekeken, met als
doel de kwaliteit en objectiviteit van de evaluatie te versterken
- De screening dient te gebeuren door personen van dezelfde taalrol als de taalrol van de functie
- Kandidaten dienen hun cv in te vullen in de taal van de selectie
- Bij een tweetalige selectie vindt de cv-screening van beide taalrollen op hetzelfde moment
plaats
23 / 34
4.2. Opstellen van een deontologische code
Om de neutraliteit en objectiviteit te waarborgen van de cv-screening is het nuttig om een
deontologische code voor de assessor(en) op te stellen en te laten ondertekenen. Door deze code wordt
o.a. een rechtvaardige behandeling voor alle kandidaten los van elke partijdigheid of discriminatie
nagestreefd. Bovendien word(t)(en) de assessor(en) gesensibiliseerd om vertrouwelijk en discreet om te
gaan met persoonlijke gegevens.
Bijvoorbeeld - Deontologische code voor assessoren bij Selor
http://www.selor.be/media/139556/deontologische_code_assessoren.pdf
4.3. Opstellen van een procedure
We raden aan om niet alleen een aantal principes op te stellen, maar ook om een procedure met
praktische richtlijnen te definiëren hoe de cv-screening in praktijk dient te verlopen. Deze aanpak zal
ervoor zorgen dat iedere evaluator de cv-screening op dezelfde manier zal aanpakken.
Om de screening te optimaliseren raden we aan om gebruik te maken van standaard-templates (bv:
evaluatieformulier, definitieve evaluatiefiche, feedbackbrief naar de kandidaat, etc). Hieronder worden
een aantal mogelijke voorbeelden van templates bij Selor beschreven die gebruikt kunnen worden voor
de procedure van het analyseren van de cv’s.
A. Bijvoorbeeld – Evaluatieformulier (zie bijlage 1)
In deze fase zal men het cv van de kandidaat vergelijken met de formele jobvereisten die beschreven
werden in de functiebeschrijving. Deze vergelijking gebeurt door een of meerdere evaluatoren. We
raden aan om een dubbele evaluatie te hanteren om discriminatie uit te sluiten.
In het geval van meerdere evaluatoren, krijgt iedere evaluator een evaluatieformulier waarmee hij/zij
via de analyse van de criteria de relevantie kan inschatten om de cv’s al dan niet te aanvaarden voor de
selectieprocedure.
Dit evaluatieformulier bestaat uit een kolom voor de kandidaten (elke kandidaat krijgt bij voorkeur een
nummer om de anonimiteit van de cv’s te respecteren), een aantal kolommen voor de criteria, een
kolom voor de beslissing om de kandidaat al dan niet toe te laten en ten slotte een kolom voor
eventuele opmerkingen/motivering.
24 / 34
Om te evalueren of de kandidaten al dan niet aan de verschillende criteria voldoen, base(e)r(t)(en) de
evaluator(en) zich op de diploma’s, certificaten en professionele ervaring die de kandidaten in hun cv
gedetailleerd hebben beschreven.
Kandidaat Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3 …. Toegelaten
of niet
Opmerking/motivatie
1
2
3
….
Per criterium kan er aangegeven worden of de kandidaat al dan niet over dit criterium beschikt.
Als de kandidaat niet wordt toegelaten, raden we aan om het veld “Opmerking” in te vullen om de
beslissing te motiveren. Indien er achteraf feedback gegeven wordt aan de kandidaat, kan men zich op
deze motivatie baseren.
B.Bijvoorbeeld - Definitieve fiche (zie bijlage 2)
Bij voorkeur wordt na de cv-screening door de evaluator(en) een definitieve fiche ingevuld om een
duidelijk beeld te krijgen van de beslissingen omtrent het al dan niet weerhouden van bepaalde
kandidaten na de cv-screening.
• Twee linkerkolommen: De evaluator(en) vul(t)(len) voor elke kandidaat de kolom in waarbij hij
of zij preciseert of zijn evaluatie positief (toegelaten) of negatief (niet toegelaten) is.
• Derde kolom: Vervolgens kan de uiteindelijke beslissing of de kandidaat al dan niet wordt
toegelaten in de derde kolom ingevuld worden (toegelaten = ja, niet toegelaten = nee).
• In de vierde kolom kunnen opmerkingen worden genoteerd en kan de beslissing worden
gemotiveerd.
C. Bijvoorbeeld - Proces-verbaal (zie bijlage 3)
Het opmaken van een proces-verbaal is optioneel voor de meeste organisaties. In het pv kan naast de
algemene informatie over de selectie worden vermeld hoeveel kandidaten na de screening van de
professionele ervaring tot de selectie zijn toegelaten. Er kan ook worden vermeld hoeveel cv’s van het
totaal aantal geanalyseerde cv’s er geweigerd werden.
25 / 34
5. Afwijzing na cv-screening
Indien kandidaten niet weerhouden werden voor de verdere selectieprocedure na de cv-screening
omdat ze niet voldeden aan de formele jobvereisten, is het nuttig om deze kandidaten op de hoogte
brengen. De kandidaat is namelijk vaak onvoldoende op de hoogte over de reden waarom hij of zij niet
weerhouden werd na de cv-screening.
Deze boodschap kan zowel telefonisch als per brief of mail verstuurd worden met een (beknopte) uitleg
over de cv-analyse van de kandidaat op basis van de formele jobvereisten (diploma’s, ervaring,
certificaten, etc) die beschreven stonden in de functiebeschrijving.
Bijvoorbeeld – Afwijzing na cv-screening bij Selor (zie bijlage 4)
6. Motivering na afwijzing
Indien de kandidaat een aanvraag doet om feedback te krijgen over het waarom van een afwijzing na cv-
screening, kan men een motivering formuleren gebaseerd op onderstaande principes. Deze aanpak is
eerst en vooral erg klantgericht en zorgt ervoor dat de kandidaat duidelijke informatie heeft over
bepaalde lacunes in zijn kennis, ervaring of diploma’s. Hij of zij kan hier verder mee aan de slag om
zichzelf verder te ontwikkelen. Het zorgt ervoor dat de organisatie een positief imago krijgt bij de
kandidaat in verband met transparantie en openheid in het communiceren.
Bijvoorbeeld – Motivatiebrief na afwijzing bij Selor (zie bijlage 5)
Het uitgangspunt voor het geven van feedback na afwijzing na cv-screening is de vereiste relevante
ervaring in de functiebeschrijving. We adviseren om onderstaande gegevens steeds duidelijk te
vermelden in de motivatiebrief:
• Vermelding van het vereiste aantal jaren ervaring zoals in de functiebeschrijving
• Vermelding van het vereiste ervaringsdomein (en subdomein) zoals in de functiebeschrijving
• Vermelding van de opgegeven ervaring + aantal jaren in het cv van de kandidaat
• De kern van de boodschap in het vetgedrukt, namelijk de vaststelling dat de opgegeven ervaring
niet overeenkomt met de vereiste ervaring in de deelnemingsvoorwaarden en dat bijgevolg de
kandidatuur niet weerhouden kan worden voor deelname aan de selectieprocedure
26 / 34
Door met een standaard cv te werken (en alle vragen die niet van belang zijn voor de te
vervullen functie, de foto, ... te schrappen) en door het cv uitsluitend op basis van objectieve criteria
en op een anonieme manier te screenen (geen persoonlijke gegevens van de kandidaten en door de
wet beschermde criteria zoals leeftijd, geslacht, handicap, afkomst, ras ...), vermijd je klachten van
kandidaten die van mening zijn dat ze de selectie niet haalden vanwege hun naam (die duidelijk naar
een vreemde afkomst verwijst), hun geslacht, leeftijd of uiterlijk (door een foto op het cv).
Bovendien geeft dit blijk van een professionele aanpak en respect voor gelijke kansen, behandeling
en toegang voor iedereen.
27
/ 34
Bedankingen en bijdragen
Deze handleiding is tot stand gekomen door het team Screeningsmethodologie bestaande uit Christine
Daems, Maud De Raemaeker, Etienne Devaux en Kim Husques, in nauwe samenwerking met het team
certificeringstrajecten, het team diversiteit en de teamcoaches.
Contactpersonen
Team certificeringstrajecten
Bischoffsheimlaan 15
1000 Brussel
02/788.66.60
Team Screeningsmethodologie
Bischoffsheimlaan 15
1000 Brussel
02/788.67.30
Expertisecentrum
Bischoffsheimlaan 15
1000 Brussel
02/788.66.52
Verantwoordelijk uitgever: Marc Van Hemelrijck, Bischoffsheimlaan 15, 1000 Brussel
Wettelijk depot: D/2012/????
Januari 2012
28
/ 34
Bijlage 1. Evaluatieformulier
Selectienummer
Naam van de functie
Naam van de werkgever
CV-SCREENING
ASSESSOR 1: <<Naam en voornaam – graad en functie>>
VEREISTE DIPLOMA/ERVARING:
<<Vermeld hier de in de functiebeschrijving beschreven deelnemingsvoorwaarden>>
Kandidaat Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3 …. Toegelaten
JA/NEE
Opmerking/
Motivering
1
2
3
4
5
Etc.
HANDTEKENING ASSESSOR 1:
29
/ 34
Bijlage 2. Definitieve fiche
KANDIDAAT
RESULTAAT ASSESSOR 1: toegelaten – niet toegelaten
RESULTAAT ASSESSOR 2: toegelaten – niet toegelaten
GEZAMENLIJKE BESLISSING: TOEGELATEN (JA) of NIET TOEGELATEN (NEE)
Opmerkingen/ motivering (bij niet-toelating)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
30
/ 34
Bijlage 3. Proces-verbaal (vb Selor)
31 / 34
Bijlage 4. Afwijzing na cv-screening
32
/ 34
Bijlage 5. Motivatiebrief na afwijzing
33 / 34
Bijlage 6 : Voorbeeld van een dossier
handicap te voorzien in het standaard cv
34 / 34