5S: Herramientas básicas de mejora continua.

Pregunta Si / No1 ¿Las personas luchan por encontrar lapiceras, papel, carpetas,

llaves, etc?2 ¿Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que

no tienen dueño aparente?3 ¿Usted o sus colegas acumulan lapiceras, clips, revistas viejas en

los cajones?4 ¿Hay papeles o guías telefónicas que ya no se usan y juntan

polvo?5 ¿Hay elementos como extintores dando vueltas ya vencidos?6 ¿Hay cables sueltos y/o a la vista?7 ¿Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas?

5S: Herramientas básicas de mejora continua.

Pregunta Si / No8 ¿Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la

persona y/o escritorio adecuado?9 ¿Hay cestos de revista repletos?10 ¿Hay momentos donde faltan elementos de trabajo?11 ¿Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o que

ya no se usan?12 ¿Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo?13 ¿Hay documentos, carpetas, papeles, brochures, etc,

mezclados?14 ¿Hay polvo, suciedad, telas de araña en rincones o esquinas?

5S: Herramientas básicas de mejora continua.

¿Qué son las 5 S?

• Es una práctica de Calidad ideada en Japón.

Las Iniciales de las 5 S:Japonés Español

Seiri Clasificar

Seiton Organizar

Seiso Limpiar

Seiketsu Estandarizar

Shitsuke Mantener

¿Por qué las 5 S?

Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. Su aplicación mejora los niveles de:– Calidad.– Eliminación de Tiempos Muertos.– Reducción de Costos.

Resultado de Aplicación de las 5 S

Estudios estadísticos en empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema demuestran que:

Aplicación de 3 primeras S : -Reducción del 40% de sus costos de Mantenimiento. -Reducción del 70% del número de accidentes. -Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo. -Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

¿Qué beneficios aportan las 5S?

1. La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo.

2. Los trabajadores se comprometen.3. Se valoran sus aportaciones y conocimiento.4. LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE

TODOS.5. Se consigue una mayor productividad6. Se logra un mejor lugar de trabajo

SEIRI - CLASIFICAR

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.

SEIRI - CLASIFICAR

• Ventajas de Clasificación y Descarte.• Para Poner en práctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes preguntas:

1. ¿Qué debemos tirar?2. ¿Qué debe ser guardado?3. ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro

departamento?4. ¿Qué deberíamos reparar?5. ¿Qué debemos vender?

SEITON - ORGANIZAR

La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuan rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rápido puede devolverla a su sitio de nuevo.

SEITON - ORGANIZARTener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas ventajas:

1. Menor necesidad de controles de stock y producción.2. Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del

trabajo en el plazo previsto.3. Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.4. Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de

los daños a los materiales o productos almacenados.5. Aumenta el retorno de capital.6. Aumenta la productividad de las máquinas y personas.7. Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y

mental, y mejor ambiente.

SEITON - ORGANIZARPara tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las siguientes preguntas:1. ¿Es posible reducir el stock de esta cosa?2. ¿Esto es necesario que esté a mano?3. ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?4. ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

Y por último hay que tener en claro que:5. Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.6. Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento

o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos.

SEISO - LIMPIEZA

• La limpieza la debemos hacer todos.• Es importante que cada uno tenga asignada una

pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca será real.

SEISO - LIMPIEZAToda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirar cualquier tipo de suciedad generada.Beneficios

Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además:1. Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando

hacer cosas dos veces2. Facilita la venta del producto.3. Evita pérdidas y daños materiales y productos.4. Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

SEISO - LIMPIEZA

Para conseguir que la limpieza sea un hábito hay que tener en cuenta los siguientes puntos:1. Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de

usarlas y antes de guardarlos.2. Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en

condiciones de uso.3. No debe tirarse nada al suelo.4. No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El

objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total.

SEISO - LIMPIEZA

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Limpieza:

1. ¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”?

2. ¿Cómo cree que podría mantenerlo Limpio siempre?

3. ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello?

4. ¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza?

SEIKETSU - Estandarizar

• Desarrollar condiciones de trabajo que eviten retroceso en las primeras 3 S.

• Seiketsu es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.

SEIKETSU - EstandarizarSeiketsu o estandarización pretende...• Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S• Enseñar al operario a realizar normas con el apoyo de la dirección y un

adecuado entrenamiento.• Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el

trabajo de limpieza, tiempo empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimiento a seguir en caso de identificar algo anormal.

• En lo posible se deben emplear fotografías de como se debe mantener el equipo y las zonas de cuidado.

• El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su cumplimiento.

SEIKETSU - EstandarizarBENEFICIOS DEL SEIKETSU• Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo.• Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar

impecable el sitio de trabajo en forma permanente.• Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir

a accidentes o riesgos laborales innecesarios.• La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de

trabajo al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares.• Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en

la gestión del puesto de trabajo.• Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa

la productividad.

SHITSUKE - MANTENER

• Alcanzar una calidad de “museo” en todas las áreas de la empresa, desde individuos hasta la organización.

• Shitsuke significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.

SHITSUKE - MANTENER

Shitsuke implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa. Si la dirección de la empresa estimula que cada uno de los integrantes aplique el Ciclo Deming en cada una de las actividades diarias, es muy seguro que la práctica del Shitsuke no tendría ninguna dificultad. Es el Shitsuke el puente entre las 5S y el concepto Kaizen o de mejora continua. Los hábitos desarrollados con la práctica del ciclo PHVA se constituyen en un buen modelo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en la forma de realizar un trabajo.

SHITSUKE – MANTENERCiclo de Deming

PlanearConsiste en definir los objetivos y los medios

para conseguirlos.

HacerSe refiere al acto de

implementar la visión preestablecida.

VerificarImplica comprobar que se alcanzan los objetivos

previstos con los recursos previamente asignados.

ActuarSe refiere a analizar y corregir

las posibles desviaciones detectadas, así como también

se debe proponer mejoras a los procesos ya empleados.

•Identificar a los clientes.•Determinar sus necesidadesy expectativas.•Diseñar los procesos.•Trasladar el plan al nivel operativo.

SHITSUKE – MANTENERCiclo de Deming

• Aplicar lo planeado.• Hacer cambios.• Recopilar datos para

determinar que ha sucedido tras los cambios.

• Evaluar los resultados obtenidos.

• Comparar los resultados con los objetivos planeados.

•Toma de decisionessobre los cambios.•Estandarizar los cambios.•Formar y entrenar.•Vigilar el proceso.•Repetir el ciclo.

Planear

Hacer

Verificar

Actuar

SHITSUKE - MANTENERShitsuke implica:• El respeto de las normas y estándares establecidas para conservar

el sitio de trabajo impecable.• Realizar un control personal y el respeto por las normas que

regulan el funcionamiento de una organización.• Promover el hábito de auto-controlar o reflexionar sobre el nivel

de cumplimiento de las normas establecidas.• Comprender la importancia del respeto por los demás y por las

normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.

• Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

SHITSUKE - MANTENERBENEFICOS DE APLICAR SHITSUKE• Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de

la empresa.• La disciplina es una forma de cambiar hábitos.• Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización

y respeto entre personas.• La moral en el trabajo se incrementa.• El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán

superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas.

• El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegara cada día.

SHITSUKE - MANTENEREl papel de la DirecciónPara crear las condiciones que promueven o favorecen la Implantación del Shitsuke la dirección tiene las siguientes responsabilidades:• Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5S y mantenimiento autónomo.• Crear un equipo promotor o líder para la implantación en toda la planta.• Asignar el tiempo para la práctica de las 5S y mantenimiento autónomo.• Suministrar los recursos para la implantación de las 5S.• Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades.• Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa.• Participar en las auditorías de progresos semestrales o anuales.• Aplicar las 5S en su trabajo.• Enseñar con el ejemplo para evitar el cinismo.• Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5S.

SHITSUKE - MANTENEREl papel de empleados.• Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5S.• Asumir con entusiasmo la implantación de las 5S.• Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un

punto.• Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo.• Realizar las auditorías de rutina establecidas.• Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar

las 5S.• Participar en la formulación de planes de mejora continua para

eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de trabajo.• Participar activamente en la promoción de las 5S.

PARADIGMAS

• PARADIGMA 1.Me pagan para trabajar no para limpiar.

• PARADIGMA 2.¿Llevo 10 años... porqué debo limpiar?

• PARADIGMA 3.Necesitamos mas espacio para guardar todo lo que tenemos.

• PARADIGMA 4.No veo la necesidad de aplicar las 5's

5S: Herramientas básicas de mejora continua.

• El principio de las 5's puede ser utilizado para romper con los viejos procedimientos existentes e implantar una cultura nueva a efectos de incluir el mantenimiento del orden, la limpieza e higiene y la seguridad como un factor esencial dentro del proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales de la organización.

• Es por esto que es de suma importancia la aplicación de la estrategia de las 5 S´s, no se trata de una moda sino de un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación que mejora nuestra organización.

Para cambiar la calidad de las cosas que hacen las personas, hay que cambiar la calidad de las personas que hacen las cosas.