METODOLOGÍA 5S Para la mejora de espacios

educativos

Elena Rodrígu

ez@iElena

R

#1·”Para enseñar es necesario el talento. Para

enseñar con calidad se requiere, además, orden.

La calidad es incompatible con aulas, departamentos,

talleres,.. sucios y desorganizados”

Se inició en Toyota en los años 60 con el objetivo de

lograr lugares de trabajo mejor organizados, más

ordenados y más limpios de forma permanente para

lograr una mayor productividad y un

mejor entorno laboral.

Nuestra

#2 Objetivos 5S• Eliminar materiales

inútiles• Todo ordenado e

identificado• Fuentes de suciedad

eliminadas• Control visual de fallos • Mantener y mejorar

#3 Qué significan las 5S

Seiri ORGANIZACIÓNSeiton ORDENSeiso LIMPIEZASeiketsu CONTROL VISUALShitsuke DISCIPLINA Y HÁBITO

No se trata de un “zafarrancho de limpieza”, sino compartir ese entorno de

trabajo con compañeros y alumnos

El orden no es fácil de lograr, y menos compartir. Requiere hábito y disciplina

#4 Qué NO son las 5S

#5 La prueba del algodón

¿Qué tal esos

resultados?

#5 FASES

Fase 1#¿Qué es organización?Separar NECESARIOS----------INNECESARIOS Deshacerse

de estos últimos.

Utilizamos habitualmente. Necesitamos en el área

1. Guardar en almacén o archivo2. Material necesario en exceso3. Los que son dudosos. Llevar a Zona D4. Tirar directamente

Objetivo: Tener en el área todo lo que necesitamos y solo lo que utilizaremos en las cantidades adecuadas

Fase 2#¿Qué es ORDEN?

Ubicar e identificar los materiales necesarios seleccionados en la fase anterior

Objetivo: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio

Un lugar y un distintivo que cualquier persona pueda identificarlo y reponerlo

Fase 3#¿Qué es LIMPIEZA?

Eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar deterioros

Objetivo: Mantener limpio el lugar de trabajo, materiales en perfecto estado y visible cualquier anomalía

Suciedad ocasional Suciedad por materiales o equipos deteriorados

Fase 4#¿Qué es CONTROL VISUAL?Sistemas visuales que permitan gestionar fácilmente

el nivel de organización, orden y limpieza

Objetivo: Poder visualizar rápida y claramente las situaciones anómalas

Señales, colores, símbolos,…

Fase 5#¿Qué es DISCIPLINA y HÁBITO?Actuar según las normas establecidas

Objetivo: Implantar los procedimientos de trabajo acordados, evaluar y evidenciar áreas de mejora

Evaluaciones periódicas

#Una prueba de orden &organiza

ción

#Ahorro de tiempo estimado

En búsqueda de documentación …………… 92%En limpieza de máquinas ……………………….71%En búsqueda de herramientas …………….....61%

Ahorro estimado de horas/año en una sección…..3.000

#4 PASOS

Paso 1 #PLANIFICAR LA FASECalendario de trabajo + Preparar reunión consenso

Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSOPautas de ejecución + Planillas de trabajo

Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONES

Paso 4 #PROCEDIMENTAR Y CONTROLAR

Acciones+ Listas+ Mejoras

Procedimientos de trabajo+ Fichas de control

¿Qué hacer antes de implantar las 5S?1. Promoción del proyecto (eq. Directivo)

2. Elegir el facilitador y área3. Elegir el equipo

4. Planificación gnral (cronograma)5. Formación inicial

6. Panel programa 5S

#Elegimos el área piloto

#FASE DE ORGANIZACIÓNSeparar los materiales

necesarios de los innecesarios y deshacerse del innecesario

Material necesario: el que necesitamos en la zona de trabajo

por usarlo con regularidad

Material innecesario: el que no se utiliza ni se prevé utilizar en el

área de trabajo a guardar o eliminar

#Solucionamos:• Pérdida de tiempo buscando

materiales• Acumulación de “por si

acaso”• Pérdida de espacio• Imagen de desorganización• Aparición de duplicados,

triplicados…• Desaparición de materiales,

miedo a compartir

Objetivo: Tener en el área todo lo que necesitamos y solo lo que utilizaremos en las cantidades

adecuadas

#Decisiones:• ¿Qué tirar?• ¿Qué guardar?

¿Con qué criterio?

#Qué vamos a conseguir:• Localizar todo el material útil

del día a día:Material necesario. LISTARLO

y disponerlo en el lugar de trabajo• Localizar el material

innecesario:Sacarlo del área de trabajo

para almacenar, tirar, reubicar, ceder

ZONA DLugar de almacenamiento del innecesario dudoso o en

espera de ser cedido o eliminado

Fuera del área de trabajo. Cerrada. Acceso controlado.Responsable y fechas de revisión (p.e. trimestral)

ALMACENESListar materiales. Revisarlos periódicamente: retirar obsoletos

Mantener organización: correcto tratamiento de material nuevo

ARCHIVOSOrganizar por bloque afines

Temporalidad de algunos materiales

BANDEJASDocumentación en información: cartas, notas, informes,…

Objetivo: Mesa limpia. Trabajos archivados al final de jornada

Paso 1 #PLANIFICAR LA FASECalendario de trabajo: plazo amplio para ejecución de acciones

Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSO• Facilitador: revisar material de formación, revisar

plantillas (revisar listados de necesarios, innecesarios, zona D)

Previsión de materiales: cámara, metro, contenedores,…

• Reunión: ¿Qué es necesario?

“Todas las basuras son innecesarios, pero no todos los innecesarios son basura”

LISTAS DE TRABAJO• Lista material necesario: Necesitamos en el

lugar de trabajo. Mantener en el área.

• Lista material innecesario: Analizar tipo de innecesario y porqué aparece. Procedimiento adecuado para tratarlo

EVITAR GUARDAR “POR SI ACASO”

• Lista Zona D: Innecesarios dudosos.

ETIQUETAS (Marcar el material): Basuras: sin marcaInnecesario para ceder, vender, retirar:Innecesario para archivo/almacén: Innecesario dudoso:

Plan de trabajo: Tareas+ Plazos

Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONESAcciones:• Clasificar materiales+tirar+marcar+reubicar• Listarlos en las plantillas• Sacar fotos (antes y después)

Anotar:• Propuestas de mejora• Pendiente realizar: fecha+resu ltado

Analizar:¿Por qué aparecen innecesarios?¿Cómo mejorar organización?

La mejor forma: en EQUIPO

Paso 4 #PROCEDIMENTAR Y CONTROLAR

Procedimientos de trabajo: Evitar la acumulación de innecesarios • Diagramas de flujo• Diagramas de causa-efecto:

“espina de Isikawa”

Fichas de control: fichas de revisión

CUMPLIMENTAR EL PANEL

Realizamos nuestra espina de Isikawa

#FASE DE ORDENUbicar e identificar los materiales

necesarios seleccionados en la fase de organización

Objetivo #1: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio

Objetivo #2: Facilitar que cualquier persona (de la organización, recién

incorporada o ajena) pueda trabajar eficazmente

#Solucionamos:• Criterio común sobre dónde

ubicar • Equivocaciones y extravíos de

material Pérdida de tiempo en la búsqueda y reposición

• Almacenamiento incorrecto• Desperdicio de espacios y

recursos• Interrupciones en el proceso

de trabajo• Riesgos de accidentes

#2 Objetivos: Ubicar +IdentificarUBICAR: Asignar un sitio a cada cosa• Criterios lógicos y fáciles• Compartir el área de trabajo y

sus materiales• Importante: Medios de

almacenamiento (Qué tipo de carpetas, cajas, muebles,…)• Analizar QUIÉN lo usa/ CUÁNDO

lo usa• Su peso y volumen

#2 Objetivos: Ubicar +IdentificarIDENTIFICAR:

General: Exterior/ Interior (suelo, pared)

De detalle: En el material necesario y el mobiliario que lo guarda

innecesarias

La localización, utilización y reposición de materiales mal identificados

ocasiona pérdidas de tiempo, extravíos y copias

# Identificar : estanterías y otros espacios para ubicación

# Señalar : estanterías, armarios, baldas el material que contienen

# Actualizar : nuevos materiales. Ubicarse e identificarse de forma sistemática

Paso 1 #PLANIFICAR LA FASECalendario de trabajo: plazo amplio para ejecución

Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSO• Facilitador: Previsión de materiales (cámara,

planos, metro, etiquetas, DYMO,…)• Reunión: criterios de identificación

Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONESPaseos+Plantillas+Fotos

#FASE DE LIMPIEZAEliminar todas las fuentes de

suciedad y reparar los deterioros

# Limpiar : eliminar fuentes de suciedadIdentificar lugares difíciles de limpiar

# Perfecto estado de uso : reparar/ eliminar material deteriorado

# Apaños: solucionar cuanto antes (generan dejadez+mala

imagen+accidentes)

#Consideraciones:• Especial importancia

limpieza en talleres, laboratorios, almacenes… (mayor fuente de suciedad y difícil acceso)

• En oficinas y departamentos: mayor problema de organización y orden que limpieza

• En los centros, en general, identificar apaños y deterioros

#FASE DE CONTROL VISUALVisualizar rápida y

claramente las situaciones anómalas

#Decisiones:

• ¿Qué controlar (elementos, materiales, situaciones?

• ¿Cómo controlar (qué sistema de control visual elegir)?

#Tipos de control visual

NIVEL DE MÁX Y MINControl de fungibles. Establecer existencias a controlar : mínimo

para reponer. Sistema de aviso: cartel, pintura, llavero…

CONTROL DE UBICACIÓNAsignar un lugar de ubicación. Pintar siluetas, p.e.

Saber qué falta y dónde encontrarlo: Ficha de sustitución, p.e.CONTROL DE DESTINO (usuarios)

CONTROL POR COLORESRápida localización y reposición de materiales

#FASE DE DISCIPLINA Y HÁBITOActuar conforme a las

normas establecidas

#Decisiones:

• Afianzar nuevos hábitos de trabajo, evitar la vuelta atrás

• Calendario de revisiones: evaluar grado de implantación y mejora

EVALUARPaseos de evaluación y seguimiento + listas de comprobación

MANTENERAsignar normas de trabajo para mantener el nivel

alcanzado

Análisis de las causas. Validez de los procedimientos establecidos

MEJORAR