UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contadura y Administracin

Seguridad Social en la Empresa Constructora

MONOGRAFA

Qu para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Contadura

Presenta:

Gladys Teresita lvarez Chvez

Asesor:

C.P. Hctor Vargas Merino

Xalapa-Enrquez, Veracruz Enero 2008

AGRADECIMIENTOS

A MIS PADRES: POR TODO EL AMOR Y LA CONFIANZA QUE ME HAN DADO, POR IMPULSARME Y MOTIVARME PARA LOGRAR CON XITO LOS PROPSITOS DE MI VIDA Y POR SU SACRIFICIO PARA DARME LA MEJOR HERRAMIENTA PARA EL FUTURO: EL ESTUDIO.

A DIOS: POR DARME LA OPORTUNIDAD DE VIVIR Y DE CULMINAR MIS ESTUDIOS PROFESIONALES.

AL C.P. HCTOR VARGAS MERINO: POR COMPARTIRME SUS CONOCIMIENTOS Y TIEMPO PARA LOGRAR MATERIALIZAR ESTE TRABAJO.

A LOS SINODALES: C.P. SERGIO PREZ ORTEGA C.P. MAURICIO PAVN PAVN POR SU HONORABLE PARTICIPACIN EN ESTE PROCESO.

A MIS HERMANOS: POR APOYARME Y POR ESTAR SIEMPRE PRESENTES EN TODOS LOS MOMENTOS DE MI VIDA.

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NDICE

Pg. Resumen. 1 Introduccin.. 3 Capitulo I. Generalidades de la empresa constructora. 1.1 Definicin de empresa constructora.. 7 1.2 Forma de operar de las empresas constructoras.. 8 1.3 Caractersticas de las empresas constructoras.... 15 1.4 Organizacin de la empresa constructora. 19 1.4.1 Organigrama aplicable a una empresa constructora 20 1.4.2 Definicin de las principales funciones en la estructura organizacional de la empresa constructora. 21 1.4.3 Funcionamiento administrativo de la empresa constructora 29 1.4.4 Organigrama de obra.. 34 1.4.5 Control interno dentro de la empresa constructora 36 1.5. Organizacin contable de la empresa constructora.. 42 1.5.1 Catlogo de cuentas de la empresa constructora 42 1.5.2 Gua contabilizadora de las principales cuentas. 50 1.5.3 Uso del catlogo de cuentas en el registro de la nmina en la empresa constructora.. 52 1.5.4 Estados financieros en la empresa constructora.. 61 Capitulo II. Marco legal de la seguridad social. 2.1 Marco legal de la obligacin de la seguridad social. 66 2.2 Seguridad social como obligacin fiscal. 70 2.3 Condiciones generales de la relacin laboral establecidas en la LFT.. 73 2.3.1 Jornada de trabajo.. 76 2.3.2 Das de descanso. 78 2.3.3 Vacaciones y prima vacacional.. 80 2.3.4 Salario. 81 2.3.5 Aguinaldo 83 Capitulo III. Seguridad social en la empresa constructora. 3.1 La empresa constructora y la seguridad social... 86 3.2 Seguros que amparan a los trabajadores de la construccin... 91

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3.3 Obligaciones de los patrones de la industria de la construccin.. 93 3.3.1 Trmites administrativos.. 93 3.3.2 Afiliacin patronal.. 105 3.3.3 Movimientos afiliatorios de los trabajadores de la construccin.. 114 3.3.4 Notificacin del inicio de obra. 132 3.4 Los riesgos de trabajo en la industria de la construccin.. 136

3.4.1 Inscripcin en el seguro de riesgos de trabajo... 136 3.4.2 Autoclasificacin en el seguro de riesgos de trabajo. 139 3.4.3 Determinacin anual de la prima. 148 3.5 Integracin del salario base de cotizacin 165 3.5.1 Aguinaldo 167 3.5.2 Prima vacacional 167 3.5.3 Factor mnimo de integracin del salario base de cotizacin 169 3.5.4 Prima Dominical 170 3.5.5 Despensa 171 3.5.6 Alimentacin y habitacin. 171 3.6 Integracin del salario base de cotizacin con elementos variables. 175 3.7 Integracin del salario base de cotizacin con elementos mixtos. 179 3.7.1 Integracin de horas extras al salario base de cotizacin 182 3.8 Determinacin y pago de cuotas 188 3.9 Infracciones y multas 205 3.10 Caso prctico. 211 Conclusiones... 217 Fuentes de informacin... 218

ndice de figuras.... 220

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RESUMEN

El cumplir con las obligaciones que establece la Ley del Seguro Social, representa para las empresas, una de sus principales preocupaciones, pues el Instituto Mexicano del Seguro Social, tiene las facultades para exigir el pago de las contribuciones en materia de seguridad social y para sancionar al patrn o empresa que no cumpla con la ley. En la actividad de una empresa constructora ms que en otras empresas se presentan particularidades en lo que se refiere al cumplimiento de las obligaciones de seguridad social, y es importante que el patrn dedicado a sta actividad conozca como actuar ante las circunstancias que presente su empresa. En esta monografa se presentan las principales caractersticas que diferencian a una empresa constructora, el fundamento legal de las obligaciones que la Ley del Seguro Social establece, as como tambin la forma de cumplirlas en lo que se refiere a las obligaciones bsicas y principales de un patrn dedicado a la actividad de la construccin, para no incurrir en sanciones que puedan afectar la economa de la empresa.

INTRODUCCIN

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En los ltimos aos, Mxico y su gobierno, se han preocupado por crear una infraestructura que atraiga a los inversionistas nacionales y extranjeros, que busquen un lugar para aplicar sus inversiones, que les proporcione seguridad, buena comunicacin y condiciones favorables para sus negocios, por consecuencia, en Mxico la principal industria encargada de crear infraestructura para lograr buenas comunicaciones e instalaciones para establecer importantes comercios, es la empresa constructora.

As tambin su importancia no slo es por la condiciones que crea para la atraccin de inversiones, sino tambin por el gran movimiento de recursos monetarios que realiza y el importante nmero de empleos que crea, resulta ser entonces, una actividad auxiliar para la elevacin del nivel de vida de nuestro pas, y por lo tanto muy importante para el desarrollo del mismo, un ejemplo de ello actualmente es la construccin de casas habitacin o unidades habitacionales que proporcionan a la poblacin beneficiada un alto grado de estabilidad y empleo para los que participan en la construccin y acondicionamiento de las casas.

La actividad de las empresas constructoras adems de ser una actividad importante, tambin es una actividad compleja desde su administracin, control, financiamiento, etctera, debido a la particularidad de este giro en la industria, que hace que los directivos vean un complicado manejo de los aspectos ms importantes de esta actividad, como son el aspecto contable y el irremediable aspecto fiscal, dentro de este aspecto fiscal se encuentra la muy importante obligacin de la seguridad social.

El motivo por el cual eleg este tema, para el presente trabajo, es el inters particular por conocer el singular tratamiento que debe darse a las obligaciones en materia de seguridad social de empresas dedicadas a la industria de la construccin, que representan un gran sector econmico donde el Licenciado en Contadura puede dar desarrollo a las cualidades que presenta su profesin, adems de satisfacer la necesidad de informacin haciendo una recopilacin de la

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escasa literatura que de manera especfica estudia el desarrollo de la Seguridad Social en la industria de la Construccin.

Esta monografa tiene como objeto realizar un estudio de las principales obligaciones que en materia de seguridad social deben cumplir las empresas constructoras, con el fin de ayudar a los directivos de stas y a profesionales de la Contadura, a tener una visin ms clara del tratamiento que debe tener esta actividad empresarial para el cumplimiento de tales obligaciones, para lo cual nos internaremos en el tema, dividiendo este trabajo en captulos, de la siguiente manera:

En el primer captulo se pretende introducir al lector al funcionamiento de la empresa constructora, para entender las obligaciones que se desprenden de su actividad, se establecen entonces los conceptos bsicos que muestran los elementos y caractersticas particulares de las empresas constructoras, as tambin la organizacin administrativa y contable dentro de la misma, que permite obtener mejores resultados y es una herramienta importante para poder cumplir en tiempo y forma con las obligaciones que marca la ley.

En el segundo captulo se establece el fundamento legal de las obligaciones en materia de seguridad social, con el fin de conocer el marco normativo que las impone y las regula, saber esto es muy importante, pues conocer nos lleva a entender la importancia de stas y por lo tanto a cumplir de manera correcta con tales obligaciones.

En el tercer captulo se presentan las principales obligaciones de Seguridad Social para la empresa constructora y como debe cumplir con ellas. Comenzando desde los conceptos que se manejan en la Ley del Seguro Social para el mejor entendimiento de sus disposiciones, las particularidades para la industria de la construccin, as como tambin la forma de cumplir con tales disposiciones

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fiscales a travs del correcto clculo de las cuotas obrero patronales, para no incurrir en las infracciones y multas que la Ley del Seguro Social establece.

Tambin se incluye un pequeo ejemplo prctico que permita mayor comprensin del tema. De manera especfica, la seguridad social en la empresa constructora.

Cabe mencionar que este trabajo tiene la intencin de ser compresible y claro en la informacin que contiene, y ser de utilidad para los egresados de la Licenciatura en Contadura, para directivos e integrantes de empresas constructoras y para todo lector que desee conocer el presente trabajo.

CAPTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA

CONSTRUCTORA.

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1.1 Definicin de empresa constructora.

Para efectos de este trabajo, es importante definir lo que es una empresa constructora, y por lo tanto conocer cada una de las palabras que la conforman:

Empresa: Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la produccin, y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios. Pueden ser pblicas, privadas, multinacionales, sociedades annimas, etc. (Diccionario Ocano, 2001, p. 571)

Unidad de organizacin dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos. (Diccionario de la Real Academia Espaola, 2008)

Construir: Fabricar, erigir, edificar, y hacer de nuevo una cosa (Diccionario Ocano, 2001, p. 419)

Obra pblica: La de inters general destinada a uso pblico; como camino, puerto, faro, etc.(Diccionario Ocano, 2001, p. 1152)

Utilizando los conceptos anteriores podemos concluir que:

Empresa Constructora es una organizacin con fines lucrativos dedicada a fabricar o edificar, y prestar servicios de intereses generales y destinados al uso pblico, es decir crear obra pblica.

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Para terminar con el concepto de empresa constructora, la Industria de la Construccin la define de la siguiente manera:

Empresa Constructora: Es un grupo de personas que se unen, con el objeto de obtener beneficios, aprovechando los recursos naturales y econmicos, para producir y construir bienes socialmente tiles. (Revista Mexicana de la Construccin No. 405, 1992).

1.2 Forma de operar de las empresas constructoras.

El nivel de vida de un pas est dado por las condiciones de bienestar que disfrutan sus habitantes o las necesidades que pueden satisfacer, es decir por lo servicios con los que cuenta, con los recursos materiales o el nivel adquisitivo y la cultura que posee. En Mxico el gobierno ha tratado de elevar el nivel de vida de sus habitantes con diversas medidas de carcter econmico y social, invirtiendo recursos en proporcionar los servicios bsicos necesarios para vivir una vida digna, como por ejemplo, proporcionar servicios de agua, energa elctrica, drenaje, construccin de escuelas, construccin de presas y puentes, comunicaciones, por mencionar algunos. Es de est forma, donde podemos observar ms claramente la intervencin de empresas constructoras en nuestro pas, es por ello que est actividad industrial a tomado importancia a travs de los aos y a permanecido junto con las polticas gubernamentales de inversin.

La contratacin de empresas constructoras para la prestacin de servicios al gobierno federal o estatal es por medio de concurso abierto, es decir, las empresas constructoras concursan entre s para la obtencin de la obra pblica. Las obras pblicas en su mayora implican una inversin importante y por lo tanto son ms atractivas para las empresas constructoras.

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Tambin los particulares son impulsores de est industria, pues para instalar sus empresas u organizaciones solicitan los servicios de empresas constructoras que desarrollen sus proyectos. Algunas de las obras o servicios que puede realizar una empresa constructora son:

o Autopistas. o Agua potable. o Cimentaciones profundas. o Cisternas. o Drenajes. o Pavimentaciones. o Plantas de tratamiento de aguas. o Presas. o Puentes. o Tneles. o Puertos. o Vas frreas. o Viviendas. o Construcciones no residenciales. o Estudios de mecnica de suelos. o Estudios hidrulicos.

Existe tambin la posibilidad de que las mismas empresas constructoras generen proyectos y los lleven a cabo con sus propios recursos para despus venderlos a un precio previamente establecido por la empresa, un ejemplo muy comn es la construccin de casas-habitacin que se ofrecen a instituciones de crdito tales como el Infonavit.

Como en todos los giros econmicos, en nuestro pas existen empresas constructoras grandes, medianas y pequeas, que compiten entre s para obtener obras pblicas de los gobiernos mediante concurso de Obra Pblica.

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Las empresas constructoras que compiten entre s para ganar concursos de obra pblica, lo hacen siempre dentro de la reglamentacin que impone la Ley de Concursos de Obra Pblica, que es la que establece y regula los concursos para obtener los trabajos de obra que realiza el gobierno. Existen tambin empresas que trabajan con particulares, en este caso no hay tal competencia, pues los mismos dueos de los proyectos eligen a la empresa que llevar a cabo la obra que desean y estas empresas por lo tanto no tendrn mayor problema para conseguir el trabajo.

Como ya se menciono las Obras Pblicas resultan ser ms atractivas para las empresas constructoras por el monto de inversin que requieren para su realizacin, es entonces cuando empieza la competencia entre constructoras de todas las magnitudes, por obtener tales contratos de obra que haran crecer el capital de su empresa y obtener mayores utilidades.

Los gobiernos federales, estatales o municipales realizan licitaciones de obra pblica, es decir hacen una invitacin a contratar de acuerdo a bases previamente determinadas con la finalidad de obtener la oferta ms beneficiosa para el gobierno en la realizacin de obras, stas licitaciones deben hacerse de manera abierta dando oportunidad a que participen para obtener dicho contrato, las empresas que cumplan con los requisitos establecidos. Primero se hace pblica la licitacin por medios oficiales de comunicacin y una vez que la licitacin haya sido publicada los concursantes pueden iniciar sus trabajos para presentar presupuesto de la obra a contratar, el gobierno evala los presupuestos de cada participante y elige la mejor opcin de acuerdo a su conveniencia. Despus la empresa ganadora del concurso procede a establecer el contrato con el gobierno.

Para entender de mejor manera la forma de operar de las empresas constructoras y los tipos de contrato que tiene primero menciono aqu el concepto de contrato

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aplicado a la obra. Las Normas de Informacin Financiera (2007) definen el contrato de obra o de construccin como sigue:

Es el que se negocia especficamente para construccin o fabricacin de un activo o de una combinacin de activos ntimamente relacionados o interdependientes, en trminos de su diseo, tecnologa y funcin, o su ltimo propsito o uso.

Existen tres formas de contratar una obra que resaltan en las constructoras, tanto para la obra pblica como para la privada, que Brcena, Gonzles (2005) explican de la forma siguiente:

a) A precio alzado.- Se compromete el contratista a terminar la obra en un periodo determinado a un precio previamente estipulado, aportando los materiales y la mano de obra, y la persona que ordena el trabajo tiene el compromiso de pagar los anticipos y avances de obra en las fechas convenidas, por lo que en este contrato el contratista se protege inflando sus costos para poder contrarrestar efectos de inflacin que pudieran perjudicar la utilidad a realizar.

b) Por Administracin.- Se conviene que el contratista presentar notas, facturas, nminas y/o recibos de honorarios, cargando un porcentaje por administracin de obra, que deber cubrir el contratante que ordena la obra.

c) A precios unitarios.- Es el contrato mas comn en obras de gobierno, que consiste en presentar un presupuesto a precios unitarios, los que estarn sujetos a ajustes por inflacin, llamados en el medio escalatorias, y la obra se va pagando de acuerdo a estimaciones presentadas.(p. 10-11)

Cuando el concurso de obra ha sido ganado y asignado, Brcena, Gonzles (2005) nos dicen que por regla general se sigue la siguiente secuencia:

1. Garantizan la terminacin de la obra. Se tramita una fianza con una afianzadora por el 10% del monto contratado y se paga una prima del

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1% del monto garantizado, ms el 5% de la prima por inspeccin y vigilancia y otra cantidad por gastos.

2. Reciben, en ocasiones, un anticipo para realizar la obra en cuestin. Consiste en recibir, aproximadamente, un 20% como anticipo para realizar obras, que se ir deduciendo conforme se le vayan pagando las estimaciones.

3. Conforme avanzan los trabajos se presentan las estimaciones que, generalmente, hacen las veces de facturas y, en su caso, se anexa la factura correspondiente. Por la obra terminada se elabora una relacin de los trabajos realizados, que se denomina estimacin, para su cobro, segn lo estipulado en el presupuesto que se present al concurso en donde le fue asignado el contrato.

4. Cobro de la estimacin. A su presentacin se recibe un contra-recibo que, posteriormente es pagado, reteniendo la federacin o los gobiernos de los estados algunos impuestos.

5. Cuando los costos presupuestales se deben incrementar, se les autoriza un escalamiento en los precios. Los costos presupuestales se refieren al costo que originalmente se convino, pero como es comn que stos se deban incrementar debido a la inflacin que sufre el pas, se formula nuevo convenio para actualizar los costos, lo que origina un escalamiento en los precios. (p. 10)

Las grandes empresas constructoras cuentan con equipo humano y tecnolgico especializado, realizan sus obras de acuerdo a un proyecto con presupuesto autorizado. Asignan a los ingenieros encargados de acuerdo a la magnitud de la obra, as como tambin a ingenieros con experiencia en trabajo de campo, es decir que han trabajado en obras antes, y que estn en el lugar de la obra a los cuales se les llama residentes, stos podramos decir que, son los administradores de obra, pues cumplen con varias funciones como lo es el control de los recursos asignados, el personal de obra y cumplen con informes a los directivos de la empresa, as como tambin a los ingenieros encargados de la evaluacin del

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trabajo realizado. Ests empresas hacen contratacin de mano de obra especializada temporal en la mayora de las ocasiones, dependiendo del lugar de la obra pues tener una mano de obra en gran magnitud y especializada no convendra por el costo que representa, es por ello que las empresas constructoras en general optan por la contratacin de personal temporal que residan en el lugar de la obra.

En ocasiones una constructora subcontrata, parcialmente, con otros contratistas parte de la obra por conveniencia propia, pues con estos asegura la realizacin de las actividades de manera especializada y dentro del tiempo requerido, adems otro beneficio de realizar subcontrataciones de obra, es que la empresa constructora ahorra tiempo y dinero al contratar mano de obra directamente, pues para contratar mano de obra, es necesario asegurarse de las capacidades de cada uno y encargarse de la optimizacin de trabajo de las personas contratadas, al realizar un subcontrato la nica responsabilidad que adquirir es la de hacer el pago oportuno de los servicios prestados por el contratista y as el contratista tiene la responsabilidad de entregar bien el trabajo. Algunas de las actividades por las cuales las constructoras realizan subcontratos son las siguientes:

o Obra negra. o Instalacin hidrulica. o Instalacin elctrica. o Instalaciones diversas. o Repellados y aplanados. o Revestimientos. o Carpintera. o Herrera. o Cerrajera. o Vidriera. o Yesos o Pintura y/o plsticos.

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o Motivos decorativos. o Otros.

Existe una desventaja competitiva para las empresas constructoras medianas y pequeas frente a las grandes empresas constructoras, como en todos los giros, en ste caso las desventajas se dan porque la empresas constructoras grandes cuentan con un gran activo fijo, tienen mayor movimiento de dinero e invierten mayores recursos a la estructura orgnica que permite una mejor administracin de operaciones, debido a esto incurren en menores costos de operacin. Por el contrario las pequeas y medianas empresas para realizar una obra pblica, que tiene es de gran magnitud en muchas ocasiones, se ven en la necesidad de rentar o comprar maquinaria, equipo, terrenos, edificios, subcontratar con otros empresarios los servicios necesarios para la obra, contratar mano de obra temporal y sin experiencia, y adems enfrentarse a problemas de organizacin para los cuales no estn preparados, por lo tanto sus costos se elevan de tal forma que es muy difcil competir contra presupuestos menores y el prestigio de las grandes empresas constructoras.

Por lo tanto, en el caso de obra pblica es ms fcil para las empresas grandes que cuentan con estabilidad y prestigio obtener tales contratos de obra pblica, y las empresas medianas y pequeas debern realizar un esfuerzo ms grande para obtener este tipo de obras.

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1.3 Caractersticas de las empresas constructoras. Las empresas constructoras tienen caractersticas particulares que las hacen diferentes de otras actividades econmicas y productivas.

Se puede decir que las caractersticas diferenciales de esta actividad se encuentran en los siguientes factores:

1. Inversin 2. Lugar de trabajo. 3. Condiciones de trabajo. 4. Tiempo de produccin. 5. Mano de obra utilizada. 6. Tipo de produccin.

La inversin.- en la empresa constructora este concepto es un factor determinante para la obtencin de obras importantes, ya que los recursos necesarios para el inicio de actividades es muy significativo la mayora de veces, y de no contar con el recurso necesario se tendr que recurrir a un financiamiento importante para obtener tales obras, pero esto conlleva un gran riesgo, pues sta actividad se realiza en distintos lugares de trabajo, al aire libre y sin proteccin de los fenmenos naturales que afecten su localizacin en las obras, ya que si ocurre algn fenmeno natural por ejemplo una inundacin o un huracn, afecta tanto como a la operacin de la constructora, como a el trabajo realizado y a su equipo de trabajo, esto la llevara a obtener resultados desfavorables por incurrir en gastos no previstos en el presupuesto inicial de la obra, es decir, lo puede llevar a disminuir o a no obtener ninguna ganancia es decir, a la prdida dependiendo de los daos causados; en caso de que se halla recurrido a financiamiento estos fenmenos pueden causar que la empresa no cumpla con los pagos acordados.

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Lugar de trabajo.- Normalmente en otro tipo de empresas la mayora de sus operaciones o actividades las realizan en un solo lugar de trabajo que se encuentra dentro de las instalaciones de la misma empresa u organizacin debido al tipo de producto o servicio que otorgan, dejando una mnima parte de sus operaciones en un ambiente externo al de su organizacin; en la empresa constructora no sucede as, pues es cierto que toda empresa constructora cuenta con una oficina central que controla las obras desde sus instalaciones comunicndose constantemente con las oficinas provisionales de cada obra pero en este caso, la mayora del trabajo de produccin se realiza en un ambiente externo a la oficina central, ya sea dentro de la misma ciudad de origen de la constructora hasta cualquier lugar donde se haya contratado la obra, es decir el ejercicio de la empresa no se limita a ciudades sino que se extiende a ambientes totalmente rurales alejados de la poblacin.

Los distintos lugares de trabajo de una constructora, dependiendo de la zona geogrfica donde se encuentre, tienen distintos comportamientos climatolgicos que afectan la actividad de la empresa, esta particularidad hace necesario que la empresa se enfrente constantemente a las condiciones metereolgicas de la zona, para realizar sus actividades como fueron planeadas.

Las condiciones de trabajo.- como ya mencion los lugares de trabajo de la empresa constructora son muy variados pues pueden llegar a ser en la ciudad o hasta en lugares rurales y alejados de cualquier poblacin. Es por ello que la empresa constructora se ve en la necesidad de adecuar los lugares de trabajo para el personal que trabaje en las obras tenga por lo menos las condiciones bsicas para un buen desempeo y seguridad laboral. Resulta evidente que este aspecto es muy importante pues, la empresa es la responsable del bienestar de sus trabajadores, y debido a las actividades de este tipo de empresa el riesgo implcito en las operaciones de la empresa es muy grande para su mano de obra, es por ello que debe establecer las condiciones necesarias para evitar cualquier tipo de accidente, de manera repetitiva, pues se tendr que repetir este proceso

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en cada obra a realizar con el fin de tener un buen funcionamiento operacional y elevar la seguridad del personal.

Tiempo de produccin.- La empresa constructora entra dentro de la clasificacin de industria, ya que sta se encarga de transformar los recursos materiales y utilizar los recursos humanos para obtener un determinado producto, para las constructoras los productos son por ejemplo, carreteras, puentes, puertos, tneles, viviendas, etctera. La diferencia de estos productos con otros ms comunes, aparte de la inversin para realizarlos, es el tiempo utilizado para producirlos, ya que estos productos necesitan pasar por varias etapas en la construccin o edificacin, y adems tambin por la magnitud dimensional que tienen, es necesario invertir un tiempo ms largo para producirlos.

Mano de obra utilizada.- como ya mencione, la empresa constructora realiza productos o da servicios de magnitudes muy grandes y de largo tiempo, y para esto se ve en la necesidad de contratar un gran nmero de mano de obra para realizar todas las actividades que no se pueden sustituir por mquinas, es cierto que, en la actualidad la tecnologa ha avanzado de tal manera que muchas de las actividades humanas son sustituidas por maquinas que realizan el trabajo en menor tiempo y con la exactitud requerida, pero en la industria de la construccin hay actividades como por ejemplo para la construccin de viviendas, los detalles, como son las instalaciones hidrulicas, elctricas, los repellados, los revestimientos, la carpintera, la herrera, la cerrajera, vidriera, yesos, pintura, o hasta los motivos decorativos son hechos con auxilio de mquinas especializadas en cada actividad pero an es necesario la mano de obra para el manejo de tales mquinas, sta mano de obra especializada es insustituible por maquinaria moderna. La mano de obra contratada por las constructoras es muy importante en cuanto a nmero, debido a que para las distintas obras a realizar es necesario contratar diferentes especialistas en distintas actividades y en cada lugar donde se realice la

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obra para evitar mayores costos, esta mano de obra la mayora de veces es contratada por un tiempo limitado hasta la terminacin de la obra.

Tipo de produccin.- Para las empresas constructoras su produccin sta determinada por rdenes de trabajo con caractersticas especficas, determinadas por los contratos de obra que ganen en los concursos de obra pblica, que tienen el fin de satisfacer varias necesidades en la sociedad y por lo tanto, las caractersticas de las mismas son distintas y tambin por las obras que pidan los particulares con caractersticas especficas por ellos diseados.

Analizando detalladamente sta industria podramos encontrar ms caractersticas propias de las empresas constructoras que la hacen distinta a las dems empresas.

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1. 4 Organizacin de la empresa constructora.

En cualquier empresa la organizacin que se decide implantar es muy variable, ya que depende de las caractersticas de cada una, su tamao y las operaciones que realice, se puede tomar algn modelo de organizacin y adecuarlo a las caractersticas de la organizacin o crearlo conforme las ideas que tenga el administrador de la empresa.

Despus de establecer un organigrama, la empresa puede elaborar un manual de organizacin, donde se establezcan las funciones que cumplirn cada una de sus partes y as, identificar con facilidad las responsabilidades de cada departamento o gerencia, para un mejor entendimiento de la estructura organizacional.

Surez (2002) nos aclara los siguientes conceptos que se deben de tomar en cuenta al establecer las funciones de cada uno de los integrantes de la organizacin y nos dice que:

Una meta trazada de antemano puede considerarse un objetivo y como tal deber ser alcanzable, medible y aceptado por las partes involucradas, y para conseguirlo se har necesario desarrollar una funcin, la cual a su vez deber estar apoyada por una serie de acciones sistemticas, denominadas comnmente rutinas.

Indudablemente toda rutina que no persiga una funcin y toda funcin que no persiga un objetivo, no tendr razn de existir. (p. 95)

Por lo tanto presento el siguiente organigrama, tomando en cuenta las sugerencias del Ing. Carlos Surez Salazar autor del libro administracin de empresas constructoras, y para fines de sta monografa agrego algunos departamentos que no estn sealados de manera especfica en l:

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1.4.1 Organigrama aplicable a una empresa constructora.

CONSTRUCTORA X, S.A. DE C.V.

Auxiliar Auxiliar

Gerente de Planeacin Gerente de Construccin

Secretara

Residentes de obra

Ing. De Presupuestos y Control de Costos

Ing. Programacin de Obra y Abastecimiento.

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

Director General Asesora Legal Auditoria Externa

Secretara

Gerente Financiero

Secretara

Contador

Control de Personal

Contabilidad e Impuestos

O. Fornea O. Local

Secretara

Encargado de Almacn

Veladores

Encargado de Compras

Chofer

Ayudante Ayudante

Figura 1.1 Organigrama empresa constructora (Surez, 2002)

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1.4.2 Definicin de las principales funciones en la estructura organizacional de la empresa constructora.

La organizacin de la empresa constructora que se presenta en este trabajo est considerada como la que predomina en empresas latinoamericanas segn el Ing. Carlos Surez Salazar (2002) y por tal motivo se toma en cuenta para efectos de sta monografa. Adems se incluye los objetivos, las misiones, las funciones y las rutinas de un director general y tres gerencias, de planeacin, construccin y control, respectivamente, para ilustrar el correcto funcionamiento de la organizacin como lo describe el autor.

DIRECTOR GENERAL.

Objetivos Direccin General:

o Establecer un balance entre los intereses de la empresa, los intereses de los clientes y los intereses de los empleados de todos los niveles jerrquicos, es decir debe existir un correcto reconocimiento de los intereses particulares de los elementos que conforman el buen funcionamiento de la empresa.

o Definir la estructura organizacional delegando responsabilidad a los integrantes de la empresa, indicando las acciones que tendr que realizar dentro de sus funciones y como las realizar, adems ser determinante en las acciones que se realizarn pues el director general tomar las decisiones ms importantes de la empresa.

o Establecer una relacin de la direccin general con la contratacin del personal de la empresa, pues sta debe de comprobar que en la seleccin del personal se de importancia a la honradez, el orden y el rendimiento que demuestren al laborar en la empresa.

o Establecer un ambiente de confianza y estabilidad en la empresa para que el personal se desempee en sus actividades correctamente y ayude a cumplir los fines de la empresa.

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o Impulsar a la empresa mediante el conocimiento del mercado en el cual se desarrolla, preparando a su personal para responder a cualquier reto y estableciendo buenas relaciones pblicas que den una imagen de compromiso y seriedad de la empresa.

Funciones de la Direccin General:

o La direccin general debe definir polticas para el correcto funcionamiento de la empresa, ya sea por invencin propia o con asesora, algunas de estas polticas pueden ser: contables, fiscales, de clientes y de personal.

o Fijar objetivos a corto plazo o metas que sean realistas, alcanzables y de acuerdo a la capacidad de la empresa.

o Definir las metas a seguir de acuerdo a la evaluacin de las acciones realizadas anteriormente, para corregir errores pasados e ir perfeccionando los objetivos de la empresa.

o Establecer correctamente las lneas de comunicacin en su estructura organizacional, y verificar que funcionen de la manera establecida, si no es as, es importante que la direccin general se encargue de solucionar los problemas de comunicacin pues, de ello depender que se cumplan los objetivos de la empresa.

o Motivar al personal de la empresa o Capacitar al personal de la empresa y reubicarlos segn sus capacidades. o Estimular la creatividad en sus empleados y escuchar las innovaciones que

propongan. o Promover las relaciones con posibles clientes ya sea, gobierno o

particulares a travs de la participacin en actividades que promueva el propio gobierno o de instituciones particulares que promuevan las relaciones pblicas.

o Incrementar la capacidad de financiamiento de la empresa, cuidando la imagen crediticia de la empresa.

o Prever posibles cambios en el ambiente poltico-econmico de la empresa.

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o Establecer buenas relaciones con los clientes, conociendo sus necesidades, acordando beneficios tanto para la empresa como para ellos y cumpliendo con los contratos que se pacten.

o Impulsar a su personal estableciendo relaciones con los clientes de la empresa y proyectando su labor de manera externa.

Actividades de la Direccin General:

1. Visita las obras que se estn realizando. 2. Autoriza los egresos de la empresa. 3. Atender a los clientes de la empresa. 4. Tomar decisiones importantes y relevantes para el desarrollo de la

empresa. 5. Recibe y revisa informacin de las gerencias de la empresa. 6. Convoca a juntas o asiste a juntas que le soliciten. 7. Revisar cuentas con deudores y acreedores. 8. Revisar la conciliacin de bancos. 9. Revisar relaciones con subcontratistas. 10. Revisar la relacin ingresos-egresos. 11. Revisar los costos de operacin. 12. Revisar balances. 13. Decidir las polticas a aplicar frente a las situaciones que se presenten. 14. Adecuar sueldos de los empleados. 15. Cumplir con el reparto de socios cuando as se establezca en asamblea. 16. Analizar concursos. 17. Establecer polticas de los concursos y de contratos.

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GERENTE DE PLANEACIN.

Objetivos de la Gerencia de Planeacin:

o Proporcionar liquidez a la empresa, a travs del control eficiente de los cobros de avance de obra o proyectos y de los pagos por concepto de costo de obra, de prestaciones y de obligaciones fiscales.

o Establecer sistemas de control de personal y de prestaciones. o Realizar pronsticos de costos y de ventas de acuerdo a la situacin en el

ambiente econmico-poltico. o Evaluar resultados con la informacin que proporcionen la gerencia de

produccin y la gerencia financiera. o Informar a la Direccin General de la situacin presentada en obras, y a la

gerencia de produccin y a la gerencia financiera sobre las decisiones o medidas que las afecten.

Funciones de la Gerencia de Planeacin:

o Establecer sistemas de cobro de acuerdo a las caractersticas del cliente. o Establecer sistemas de control de pagos de los costos de obra y de las

obligaciones fiscales derivadas de la obra y de la actividad de la empresa. o Establecer sistemas de informacin de cobros y pagos que realicen las

gerencias y los que se realicen en obra. o Establecer las formas de contratacin desde los contratos de ejecucin de

obra, los contratos con proveedores, subcontratistas, con personal de la planta y hasta con el personal eventual de obra.

o Evaluar resultados de acuerdo a los balances de obra. o Informar a la direccin general sobre los resultados obtenidos, de las

desviaciones ocurridas y de las medidas tomadas para solucionar tales desviaciones.

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o Hacer pronsticos de ventas y de costos de acuerdo a las situaciones presentadas.

Actividades de la Gerencia de Planeacin:

1. Hacer visitas peridicas o espontneas a las obras. 2. Planear, fundamentar y ejecutar cobros. 3. Planear y fundamentar pagos. 4. Conciliar ingresos y egresos de obra. 5. Evaluar distintas opciones de proveedores. 6. Supervisar pedidos a proveedores. 7. Revisar facturas en precio y obra. 8. Autorizar envo de recursos a residentes. 9. Revisar y autorizar pago de impuestos. 10. Informar a direccin de eventos importantes. 11. Fundamentar el balance de obras. 12. Elaborar relacin ingresos y egresos. 13. Elaborar relacin de deudores y acreedores. 14. Analizar costo indirecto operacin. 15. Dar por terminadas las obras. 16. Supervisar liquidaciones a oficiales de obra. 17. Supervisar liquidaciones a residentes. 18. Obtener el costo total de obras. 19. Conciliar resultados con contabilidad. 20. Analizar concursos de obra. 21. Coordinar trabajos para participacin en concursos de obra.

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GERENTE DE CONSTRUCCIN.

Objetivos de la Gerencia de Construccin:

o Producir con utilidad, controlando eficientemente los recursos utilizados en la produccin como lo son los materiales, la mano de obra, los subcontratos de servicios, los equipos utilizados y controlando el avance de obra.

o Producir con la calidad acordada en el contrato de obra, supervisando a la mano de obra y vigilando que los insumos sean los planeados para obtener la calidad establecida.

o Producir en los tiempos establecidos en la programacin de obra, vigilando que las acciones planeadas se realicen correctamente y solucionando retrasos.

o Informar a la Direccin General de los resultados obtenidos, a la gerencia de planeacin y a la gerencia financiera los rendimientos y desviaciones ocurridas.

Funciones de la Gerencia de Construccin:

o Conocer el proyecto de obra, el presupuesto realizado y la programacin que se planeo.

o Conocer de manera especfica al cliente y las polticas establecidas para su trato.

o Implantar polticas por obra, que guen a los involucrados en la realizacin de las siguientes acciones: para adquisicin de materiales, motivacin de mano de obra, mecnica y control de pago de prestaciones, seleccin de subcontratistas, adquisicin, renta y movimiento de equipo y de procesos constructivos.

o Controlar los egresos de cada obra. o Supervisar el apoyo de ingresos de cada obra, realizando estimaciones

para su cobro oportuno, y que se realicen los pagos que integran el costo

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de obra oportunamente, como lo son los pagos de prestaciones, trabajos extras, las liquidaciones de residentes, de equipo y de oficiales de obra.

o Supervisar el cumplimiento de los programas de obra, desde el cumplimiento de sus trabajos a realizar y hasta que sus suministros se lleven a cabo oportunamente y los equipos funcionen correctamente, y solucionar los desperfectos.

o Prevenir problemas que puedan ocurrir con los materiales, la mano de obra o en los procesos productivos.

o Informar a la gerencia financiera y de planeacin sobre los rendimientos logrados y los insumos utilizados en el trabajo, as como a la direccin el estado de las obras. A los residentes les informa las nuevas rdenes o medidas especficas que se deben de tomar.

o Entregar a la gerencia de planeacin los fundamentos para cobros y pagos de los costos de obra.

Actividades de la Gerencia de Construccin:

1. Visitar obras. 2. Revisar presupuestos. 3. Revisar programas de obra. 4. Revisar pedidos. 5. Extrapolar faltantes. 6. Coordinar equipo. 7. Informar direccin. 8. Supervisar estimaciones. 9. Negociar. 10. Coadyuvar cobros. 11. Supervisar liquidacin obra. 12. Supervisar liquidacin de oficiales de obra. 13. Liquidar residentes. 14. Analizar concursos.

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15. Aportar datos concursos.

GERENCIA FINANCIERA.

Objetivos de la Gerencia Financiera:

o Vigilar que se cumpla con las obligaciones fiscales, ya sea de impuestos o de seguridad social e Infonavit.

o Informar las desviaciones reflejadas en el costo de obra, en los pagos de obligaciones fiscales o de seguridad social.

o Disear soluciones sobre las disposiciones fiscales y de prestaciones.

Funciones de la Gerencia Financiera:

o Supervisar y revisar que el registro contable de las operaciones de la empresa se haga de forma correcta.

o Esta gerencia debe estar al tanto de las leyes que afecten de manera directa a la empresa constructora y analizarlas para disear estrategias que minimicen el impacto de tales leyes.

o De acuerdo con los resultados obtenidos en los registros contables supervisar el estado de la empresa ya sea a nivel de obra, de gastos generales o de las utilidades obtenidas.

o Supervisar las cuentas bancarias, es decir que los ingresos y egresos estn completamente justificados y que las cantidades en l presentados coincidan con los registros contables.

o Interpretar los estados financieros e informar posibles desviaciones que se vean reflejadas en los mismos.

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Actividades de la Gerencia Financiera:

1. Revisar ingresos-egresos. 2. Revisar contabilizaciones. 3. Investigar saldos y cobros, y reportarlos. 4. Ayudar a cobranza. 5. Recabar informacin de la gerencia de construccin. 6. Recabar informacin de la gerencia de planeacin. 7. Informar a direccin y a la gerencia de planeacin. 8. Conciliar chequeras. 9. Controlar y elaborar pagos impositivos. 10. Supervisar y elaborar pagos prestaciones. 11. Elaborar los estados financieros y supervisar que estn correctos. 12. Integrar los estados financieros finales. 13. Elaborar reparto socios. 14. Atender bancos y revisar conciliaciones bancarias. 15. Atender problemas fiscales y de prestaciones. 16. Dar de alta obras. 17. Dar de baja obras.

1.4.3 Funcionamiento administrativo de la empresa constructora.

La empresa constructora como todo ente econmico tiene una forma especfica de realizar sus operaciones, es decir tiene un funcionamiento administrativo particular, ste funcionamiento podra decir que es la representacin de cmo se da la comunicacin entre el personal de la empresa y como cada uno de ellos realiza sus operaciones.

En esta parte establezco entonces, de manera resumida, la operacin administrativa que lleva la informacin necesaria de las operaciones realizadas en la empresa a la gerencia de financiera que es, como ya vimos, la gerencia donde

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se lleva la contabilidad y los registros necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa, entre ellas el cumplimiento de obligaciones de Seguridad Social.

1. El director general investiga o consigue la informacin sobre concursos de obra pblica y decide participar en alguno.

2. El departamento de planeacin realiza el presupuesto para la obra que el director general autoriz para concursar, se utiliza la informacin proporcionada por el contratante y si hace falta ste departamento tambin hace su propia investigacin, para realizar el presupuesto de manera correcta. Este departamento se auxilia del de construccin, pues su personal es el que va a la ubicacin de la obra para obtener los datos reales y tcnicos de la situacin del lugar, las condiciones del suelo y ambiente de donde se realizar la obra. Finalmente se entrega el presupuesto con los requisitos y en la fecha indicada, en las oficinas que corresponden para participar en el concurso y se espera la publicacin de resultados.

3. Una vez ganado el concurso de obra, el director general se auxilia de la asesora legal externa si es necesario y acuerda con el cliente las condiciones del contrato de construccin. Posteriormente autoriza el inicio de la obra, con el anticipo o los recursos que se acuerden en el mismo contrato.

4. El gerente de planeacin realiza la programacin de la obra, es decir define los tiempos y los objetivos que deben de alcanzarse, con conocimiento y auxilio del departamento de construccin, para que los objetivos sean realistas, tambin se encarga de realizar la adquisicin o renta con los proveedores de materiales, maquinaria y servicios necesarios para la

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realizacin de la obra, autorizados previamente por la direccin general, adems de la contratacin del personal solicitado o planeado por la magnitud de la obra, ya sea a travs de contratos individuales o colectivos de trabajo.

5. El gerente de construccin conociendo el plan de trabajo o programacin de la obra, inicia las actividades necesarias para su realizacin, su trabajo es controlar los movimientos y operaciones de la mano de obra, optimizar los recursos que le han sido otorgados para el desarrollo del trabajo y la obtencin de las condiciones de calidad previamente acordadas y si es posible hasta superarlas, adems de terminar en los tiempos planeados, por lo cual esta gerencia se encarga de rendir cuentas al director general e informar o mantenerse en constante comunicacin con el departamento de planeacin y el departamento de finanzas para notificar el uso de recursos y entregar comprobacin de el dinero enviado para gastos, los avances de obra y las desviaciones ocurridas.

6. A su vez tambin el departamento de planeacin se mantiene en constante comunicacin con el departamento de construccin, para comunicarle las medidas tomadas para la realizacin de la obra o para la solucin de problemas, adems de proveerle los recursos necesarios para la terminacin de la obra, ya sea de materiales, mano de obra o indirectos de obra, con previa autorizacin de la direccin general. El departamento de construccin a travs de lo residentes informa al departamento financiero para el pago de nmina, es decir ste le comunicara las asistencias de los trabajadores, el salario acordado, las actividades desempeadas, y las altas o bajas de los trabajadores, para que el departamento financiero realice la nmina y su correspondiente pago. El departamento de planeacin informa de los ingresos y las erogaciones realizadas al departamento financiero enviando la documentacin comprobatoria debidamente requisitada para fines fiscales que ampare las erogaciones realizadas por ste, as como

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tambin de los ingresos recibidos de acuerdo al porcentaje de avance que reporte el departamento de construccin.

7. Simultneamente el departamento financiero revisa y contabiliza los ingresos haciendo conciliacin entre las autorizaciones de cobro y lo que se ha recibido segn estados de cuenta y registra tambin los egresos que planeacin y construccin reporta y comprueba, adems de recibir la informacin correspondiente a la mano de obra para poder realizar la nmina con requisitos fiscales, es decir haciendo las retenciones, adems de utilizar sta informacin para la determinacin de las cuotas al Seguro Social e Infonavit. Tambin conforme los reportes de avance de Construccin que Planeacin autoriza para su cobro, el departamento financiero realiza las facturas correspondientes para que planeacin solicite los pagos de tales avances, y los contabiliza, para que el reporte a la direccin general sea lo ms oportuno posible, adems de poder realizar el cumplimiento de otras obligaciones como son los impuestos.

8. El director general realiza la revisin de todos los informes que reciba de el departamento de planeacin para el control de ingresos y egresos, del departamento de construccin para los informes de avance de obra y del departamento financiero los estados financieros que son producto de todas las operaciones de la empresa, para as tomar decisiones correctas con oportunidad y precisin.

Presento a continuacin en un diagrama los pasos descritos para un mejor entendimiento:

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Figura 1.2 Funcionamiento empresa constructora (creacin propia).

NO GANA

1.- DEPTO DE CONSTRUCCIN: REALIZA

AVANCES CONFORME PROGRAMACIN DE OBRA,

SOLICITA RECURSOS NECESARIOS

JUSTIFICANDO SU USO AL DEPTO DE PLANEACIN, LE INFORMA A ESTE COMO AL

DEPTO FINANCIERO Y A DIRECCIN GENERAL LOS

AVANCES REALIZADOS, ASI COMO LAS DESVIACIONES

OCURRIDAS.

2.- DEPTO DE PLANEACIN: CONTROLA INGRESOS Y

EGRESOS DE OBRA, ES DECIR FACILITA LIQUIDEZ A LA

EMPRESA, Y JUSTIFICA TODAS LAS SALIDAS Y ENTRADAS DE EFECTIVO, PROPORCIONA AL DEPTO DE CONSTRUCCIN

RECURSOS, DA INFORMACIN RESPALDADA DE LOS

MOVIMIENTOS REALIZADOS, RECIBE INFORMACIN DE

DEPTO FINANCIERO E INFORMA CONSTANTEMENTE

A LA DIRECCIN GENERAL.

3.- DEPTO FINANCIERO: REVISA Y CONTABILIZA LA INFORMACIN OTORGADA POR PLANEACIN, Y CONSTRUCCION. REGISTROS DE

INGRESOS Y EGRESOS DE RECURSOS, ALTAS Y BAJAS DE

TRABAJADORES, LAS RETENCIONES REALIZADAS,

AVANCES COBRADOS, CUENTAS PAGADAS DE COSTOS DE OBRA,

PARA CUMPLIR CON OBLIGACIONES FISCALES COMO LOS IMPUESTOS Y LOS PAGOS

DE SEGURIDAD SOCIAL EN TIEMPO. OBTIENE ESTADOS FINANCIEROS Y LE INFORMA

LOS RESULTADOS A LA DIRECCIN GENERAL.

SE ABRE CONCURSO DE OBRA

LA EMPRESA REALIZA EL PRESUPUESTO PARA LA PARTICIPACIN EN EL CONCURSO

SE PACTA EL CONTRATO DE CONSTRUCCIN Y EMPIEZA LA PROGRAMACIN DE LA OBRA.

SE PARTICIPA EN EL CONCURSO CUMPLIENDO CON REQUISITOS DE LA LEY DE OBRA PBLICA.

EL DIRECTOR RECIBE INFORMACIN DE LOS TRES DEPARTAMENTOS PARA AS

LLEGAR A LA TOMA DE DECISIONES CORRECTAS

SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

SE OBTIENEN LOS RECURSOS NECESARIOS PARA INICIO DE OBRA: MATERIALES, MANO DE OBRA E

INDIRECTOS DE CONSTRUCCIN.

SI GANA

SE INVESTIGAN OTRAS OPCIONES DE

TRABAJO

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1.4.4 Organigrama de obra La estructura organizacional dentro de una obra es semejante a la de la empresa, y es necesaria para el buen funcionamiento de la organizacin de la obra y por lo tanto de la empresa. Los organigramas de obras se encuentran limitados por su continuidad y su tamao, ya que estos existirn mientras la obra este en proceso y su tamao depender de las necesidades que se vayan teniendo en la obra.

El ing. Surez Salazar propone el siguiente organigrama para una obra de tamao medio: Gerencia de Obras

Indirecto de Operacin

Indirecto de Campo

Jefe de Obra Ing. Laboratorio Ing. Topgrafo

Cadenero

Estadalero

Jefe Admvo.

Ay. Admvo.

Almacenista

Personal Limpieza

Chofer

Velador

Figura 1.3 Organigrama obra media (Surez, 2002, p. 115)

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Organigrama para una obra grande:

Gerencia de Obras

Indirecto de Operacin

Ing. Topgrafo

Indirecto de Campo

Jefe de Obra Ing. Laboratorio

Cadenero

Estadalero

Ay. Laboratorio

Ayudante Secretara

Residente Frente 2

Residente Frente 1

Residente Frente 3

Jefe Admvo. Secretara

Ay. Residente

Ay. Residente

Ay. Residente

Ay. Admvo.

Chofer

Mecnico

Chofer

Electricista

Personal Limpieza

Almacenista General

Almacenista Frente 2

Almacenista Frente 3

Velador

Figura1.4 Organigrama obra grande (Surez, 2002, p. 116).

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1.4.5 Control interno dentro de la empresa constructora.

Para cualquier empresa, es importante saber que dentro de su organizacin es necesario implantar medidas de control interno, es decir medidas que ayuden al empresario a vigilar de manera indirecta las operaciones de la empresa, stas medidas deben estar formuladas para que exista un eficiente funcionamiento de la empresa, que adems de darle seguridad a las operaciones nos proporcione una buena comunicacin entre departamentos, que de oportunidad a la informacin. Las polticas forman parte de este control pues son las reglas internas que tienen como fin cumplir con los objetivos de la empresa, es por ello que hay que hacerlas cumplir y verificar su funcionamiento.

Para saber que polticas son necesarias y como establecerlas bastar con conocer las operaciones de la empresa y hacer un estudio de la situacin que presenta, es decir, consultar los resultados de la empresa y verificar que los objetivos se hayan cumplido, de no ser as quiere decir que algo esta fallando, es aqu donde podemos empezar observando en que operaciones pueden darse errores o fallas tanto de los empleados como de los sistemas implantados, y as tomar las medidas necesarias que nos lleven al xito o cumplimiento de nuestros objetivos y por lo tanto, a obtener ganancias.

La importancia de las operaciones es la que nos guiar en la elaboracin de polticas que nos lleven a tener un correcto control de ellas, para eso, es necesario tambin el registro de las operaciones auxiliados de sistemas de cmputo que nos den agilidad y que permitan tener informacin veraz y oportuna, para cualquier aclaracin y para asegurarse de que el sistema este funcionando, dentro de las principales operaciones que deben de ser registradas y por la obvia importancia para el empresario se encuentran los gastos, de manera ms especfica el registro de compras, personal, almacn y pagos.

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Al establecerse un sistema de control interno se tienen que tomar en cuenta dos aspectos importantes:

1. Establecer un sistema contable computarizado de acuerdo a un catlogo de cuentas que muestre claramente las operaciones que se realizan y que controle en cuentas especficas las erogaciones que se realicen.

2. Establecer polticas relacionadas con movimientos de ingresos y egresos de efectivo.

Es decir estos aspectos deben de complementarse pues la eficacia de la organizacin contable depende de la organizacin y el correcto funcionamiento de las operaciones de la empresa, pues sin esto los resultados reflejados en la contabilidad podran ser desastrosos y reflejarse en los estados financieros de la empresa.

Algunas polticas bsicas que tienen que ponerse en prctica son:

a) De cobros. Que estos se realicen siempre por medio de depsitos bancarios o transferencias electrnicas.

b) De pagos. Expedir cheques nominativos para abono a cuenta del beneficiario, elaborar pliza correspondiente y anexarle comprobante. Adems estar debidamente fundamentada tal erogacin.

c) De compras. Establecer a una persona responsable que se encargue de autorizarlas, un nmero de cotizaciones mnimo y la forma de pago.

d) De control de personal. Para oficinas y obras. Establecer registros de asistencia o reloj checador, controlar altas y bajas al IMSS, vacaciones, etc.

e) De almacenes (activo fijo y materiales de obra.).Determinar sistemas de entradas y salidas, resguardos y mantenimientos. (Brcena, Gonzles, 2002)

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Pueden existir tambin controles especficos de cada rea de la empresa, los principales controles que debe haber en una empresa constructora para un mejor funcionamiento de su administracin, son los controles de egresos de la empresa, para efectos de ste trabajo me enfocar en el control de egresos por conceptos de mano de obra que nos interesan primordialmente en este trabajo.

Control De Egresos

Para toda empresa los egresos deben ser un aspecto muy controlado debido a que, las utilidades de la empresa sern en la medida en que sus egresos sean menores que los ingresos, es por ello que cualquier empresario debe cuidar primordialmente sta parte en la operacin de la empresa.

Los egresos deben estar totalmente justificados y ser los estrictamente necesarios para evitar malos usos, adems deben de acercarse lo ms posible al presupuesto realizado para la obra. En la obra como ya vimos en la estructura organizacional los residentes de obra tienen un papel importante en el control de los recursos ocupados en los trabajos, es por eso que estas personas designadas como residentes deben ser personas preparadas, honradas y concientes de la responsabilidad que tienen en el control de egresos, pues nadie ms que ellos estarn en el lugar de las principales operaciones de la obra, y por lo tanto son los nicos que darn cuenta de cmo se aplicaron los recursos, ya que el reporte de los residentes hacia los dems departamentos, debe de ser confiable para la buena toma de decisiones.

Adems tambin es importante resaltar que los oficiales de obra tambin tienen un papel importante en la realizacin de la obra, pues adems de realizar su trabajo, deber vigilar a sus subordinados para cumplir con la calidad y la optimizacin de recursos que demanda el plan de obra.

En una obra de edificacin sus rubros principales de egresos son:

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1. Materiales 2. Mano de obra. 3. Subcontratos. 4. Indirectos de operacin. 5. Impuestos y fianzas. 6. Costos indirectos de una obra. 7. Prestaciones y derechos.

Como podemos observar en segundo lugar tenemos los egresos por mano de obra y entonces tambin tenemos dentro de los principales egresos el pago de prestaciones y derechos de los trabajadores.

Control de la mano de obra.

Debido a que el costo de la mano de obra es uno de los principales rubros de egresos de una empresa constructora, es muy importante establecer controles que optimicen el uso de la misma para disminuir los costos al mximo. Los encargados de la mano de obra dentro de la estructura organizacional son los residentes, los cuales deben de cumplir con un plan de obra que presenta los porcentajes de avance a fechas determinadas, estos avances, en especfico los logrados por la mano de obra, son determinados en base a un rendimiento establecido en base a la experiencia de la empresa aplicado a la nueva obra considerando las nuevas condiciones.

Algunas de las condiciones a considerar en cada una de las obras son la magnitud de la obra, su duracin, las condiciones de seguridad de la misma y el buen funcionamiento de la organizacin establecida en cada grupo de trabajo, es decir que los lderes de cada grupo sepan llevar a sus integrantes al cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de trabajo, todas stas condiciones afectan el

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rendimiento en la obra y deben ser consideradas para evaluar correctamente los avances de obra.

Surez (2002) resalta la existencia de dos sistemas de pago a la mano de obra, en la industria de la construccin que son:

1. Lista de raya. Considera jornales de trabajo a un salario acordado anteriormente y nunca menor al mnimo fijado por la ley.

2. Destajo. Considera la cantidad de obra realizada por cada trabajador o grupos de trabajadores a un precio unitario acordado anteriormente, en forma tal que el pago por la jornada de trabajo, nunca sea menor al mnimo fijado por la ley. (p. 230)

Es importante que en el control de la mano de obra, se tenga un registro eficiente del personal contratado y de las funciones que realiza, un sistema de registro de asistencias y de puntualidad, para el correcto registro contable del costo de la mano de obra en nminas y en listas de raya, para el oportuno cumplimiento de las obligaciones que la misma conlleva.

Prestaciones, derechos y obligaciones de la mano de obra.

Las prestaciones son las adiciones que el patrn hace a los sueldos o salarios de los trabajadores. Debido a la importancia de la mano de obra en las empresas constructoras, las prestaciones, los derechos de la mano de obra pertenecen tambin a los egresos importantes de este tipo de empresa.

Estas prestaciones, derechos y obligaciones de la mano de obra deben ser correctamente registrados, estos registros deben ser presentados en nmina para efectos de cualquier aclaracin y para su buen control.

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Las prestaciones de la mano de obra vigentes en la Repblica Mexicana en 2008, a las cuales tiene derecho el trabajador son:

1. Asistencia mdica del I.M.S.S. individual y familiar. 2. Guarderas del I.M.S.S. para su familia. 3. Pago por incapacidad de parte del I.M.S.S. 4. Pago de pensin por cesanta. 5. Pago de pensin por retiro. 6. Pago de cuotas de parte del patrn al Infonavit.

Los derechos del trabajador segn la Ley Federal del Trabajo en la Repblica Mexicana son:

1. Aguinaldo. 2. Vacaciones. 3. Prima Vacacional. 4. Participacin de utilidades.

Estas prestaciones y derechos deben ser controladas individualmente y de manera correcta, la mayora de las prestaciones estn en funcin con las asistencias de los trabajadores por lo cual es necesario e importante tener un buen control de la mano de obra para que la empresa pueda cumplir con las obligaciones que le corresponden respecto de la mano de obra que utilice.

Concluyendo con el tema de la organizacin en una empresa constructora hago la observacin de la importancia que conlleva la gerencia financiera, adems de ser la encargada de la contabilidad de la empresa, tambin se encarga de cumplir a tiempo con las obligaciones fiscales que a la empresa constructora corresponden, y haciendo notar tambin que es en esta gerencia donde nos centraremos pues las obligaciones con el I.M.S.S. son resueltas en sta.

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1. 5 Organizacin contable de la empresa constructora.

La organizacin contable de la empresa tiene como fin establecer un orden para el registro contable de las operaciones de la empresa, est organizacin parte del establecimiento de un catlogo de cuentas y de una gua contabilizadora que observe la manera de utilizar cada una de las cuentas incluidas en el catlogo de cuentas. Este catlogo y su correspondiente manual de uso, son parte del establecimiento de un control contable necesario para cumplir con los objetivos de la empresa.

1.5.1 Catlogo de cuentas de la empresa constructora.

Las constructoras deben establecer un catlogo de cuentas que refleje correctamente las operaciones de la empresa, como ya mencione anteriormente en el control interno, para registrar la informacin correspondiente, de acuerdo a reglamentacin fiscal y que cumpla con la funcin de controlar la informacin para obtener estados financieros de las operaciones que se realicen y por perodos determinados.

Es fundamental conocer el catlogo de cuentas y su manual, para aplicarlo correctamente.

El catalogo de cuentas se debe establecer de acuerdo a la decisin que tome el director general de la empresa con ayuda del jefe de departamento de contabilidad o en nuestro caso el departamento financiero. Estos decidirn si el catlogo ser alfabtico, numrico o alfanumrico, tambin establecern el grado de especificidad de las cuentas y las cuentas que creen necesario agregar por su uso constante. Es as como presento el siguiente catlogo de cuentas, que puede ser aplicado a una constructora, tomando como base el que propone Surez Salazar (2002, p. 292-302) y modificado para el uso en sta monografa, ste

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catlogo es totalmente numrico y las cuentas establecidas son muy especficas para evitar problemas de identificacin en los registros.

10 ACTIVO

10 CIRCULANTE

100 Fondos fijos 10001 Caja chica

101 Bancos 10101 Banco Nacional de Mxico, S.A. 10102 Banco Comercial Mexicano, S.A. 10103

102 Documentos por cobrar 10201

103 Deudores diversos 10301

104 Estimaciones por cobrar 10401 Obras Pblicas 01 Nombre y nmero de obra 10402 Obras Privadas

01 Nombre y nmero de obra

105 Depsitos en garanta

106 Funcionarios y empleados

107 Inventario de materiales

108 Obras en proceso 108 Nmero y nombre de obra 10801 Materiales 10802 Mano de obra 10803 Subcontratos 10804 Indirectos (clasificacin de subcuentas igual que gastos generales) 10805 Equipo 10806 Residencia

109 Obras terminadas.

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110 I.V.A. acreditable pagado

111 I.V.A. acreditable por pagar

12 FIJO

120 Terrenos

121 Edificios

122 Maquinaria y equipo de construccin

123 Equipo de transporte

124 Mobiliario y equipo de oficina

125 Herramientas

13 DIFERIDO

130 Gastos de organizacin

131 Gastos de instalacin

20 PASIVO

20 CIRCULANTE

200 Proveedores

201 Acreedores diversos

202 Documentos por pagar

203 Impuestos y cuotas por pagar 20301 IMSS cuota patronal 20302 5% INFONAVIT 20303 2% a la Nmina 20304

204 Impuestos y cuotas retenidas por enterar 20401 ISPT 20402 IMSS cuota obrera 20403

205 Subcontratistas 20501 Nombre y nmero de obra

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206 Sueldos y salarios por pagar 20601 Oficina 20602 Obras.

207 PTU por pagar

208 Anticipos de obra 20801 Nmero y nombre de obra

209 I.V.A. trasladado cobrado 210 I.V.A. trasladado por cobrar

22 FIJO

220 Prstamos bancarios a largo plazo

221 Cobros anticipos

30 CAPITAL CONTABLE

30 Capital social

31 Reserva Legal

32 Resultados de ejercicios anteriores

33 Resultado del ejercicio

34 Prdidas y ganancias

CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS

40 INGRESOS

400 Ingresos por obra 400 Nmero y nombre de obra 40001 Estimaciones 40002 Fondos de garanta

401 Utilidad en venta de activo fijo 402 Renta de equipo 403 Otros ingresos

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CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS

50 GASTOS GENERALES

500 Sueldos administrativos 501 Honorarios personal administrativo 502 Horas extras 503 Gratificaciones

504 Renta de oficinas 505 Renta de almacn. 506 Servicio de Luz 507 Servicio de Agua 508 Servicio de Telfonos 509 Servicio de Internet 510 Servicio de paquetera 511 Servicio de limpieza 512 Mantenimiento de equipo de oficina. 513 Mantenimiento de equipo de transporte 514 Mantenimiento de equipo de Construccin 515 Depreciacin de edificios 516 Depreciacin de equipo de transporte 517 Depreciacin de equipo de oficina 518 Depreciacin de maquinaria y equipo de construccin 519 Depreciacin de herramientas de construccin 520 Amortizacin de gastos de organizacin 521 Amortizacin de gastos de instalacin 522 Cmara Nacional de la Industria de la Construccin

523 Primas de seguros de equipo de transporte 524 Primas de seguros contra incendio 525 Primas de seguros de robo 526 Cuota patronal al I.M.S.S. 527 Cuotas al Infonavit

528 Impuesto sobre la renta 529 2% a la nmina 530 Impuesto predial 531 Participacin de utilidades

532 Intereses 533 Comisiones bancarias

534 Combustibles y lubricantes 535 Papelera 536 Artculos de oficina 537 Artculos de ingeniera

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538 Copias 539 Fotografa 540 Estudios topogrficos 541 Estudios de laboratorio 542 Viticos 543 Publicidad 544 Cuotas y suscripciones 545 Comidas empleados 546 Uniformes de oficina 547 Capacitacin funcionarios 548 Capacitacin empleados 549 Capacitacin obreros

60 OTROS GASTOS

600 Multas y recargos 601 Donativos 602 No deducibles 603 Prdida en venta de activo fijo

70 COSTO DE OBRA

700 Materiales 7001 Aglutinantes 7002 Agregados 7003 Aceros 7004 Premezclados 7005 Madera de cimbra 7006 Drenajes 7007

710 Subcontratos 7101 Pisos 7102 Techos 7103 Recubrimientos 7104 Movimientos de tierra 7105

720 Mano de obra y prestaciones 7201 Salarios 7202 Cuota patronal I.M.S.S. 7203 Infonavit 7204 Destajistas 7205 Aguinaldo 7206 Prima vacacional 7207 Gratificaciones 7208 Horas extras

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7209 2% sobre nmina

730 Equipo 7301 Renta. 7302 Combustibles y Lubricantes.

740 Indirectos de obra 7400 Sueldos 7401 Honorarios personal 7402 Renta de oficinas 7403 Renta de almacn 7404 Servicio de Luz 7405 Servicio de Agua 7406 Servicio de Telfonos 7407 Servicio de Internet 7408 Servicio de paquetera 7409 Servicio de limpieza 7410 Mantenimiento de equipo de oficina 7411 Mantenimiento de equipo de transporte 7412 Mantenimiento de maquinaria y equipo de construccin 7413 Depreciacin de edificios 7414 Depreciacin de equipo de transporte 7415 Depreciacin de equipo de oficina 7416 Depreciacin de equipo de construccin 7417 Depreciacin de herramientas de construccin 7418 Amortizacin de gastos de organizacin 7419 Amortizacin de gastos de instalacin

7420 Primas de seguros de equipo de transporte 7421 Primas de seguros contra incendio 7422 Primas de seguros de robo 7423 Cuota patronal al I.M.S.S. 7424 Cuotas al Infonavit 7425 Impuesto sobre la renta 7426 2% a la nmina 7427 Impuestos estatales 7428 Participacin de utilidades

7429 Intereses 7430 Comisiones bancarias

7431 Combustibles y lubricantes 7432 Papelera 7433 Artculos de oficina 7434 Artculos de ingeniera 7435 Copias 7436 Fotografa

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7437 Viticos 7438 Publicidad 7439 Cuotas y suscripciones 7440 Comidas empleados 7441 Uniformes de oficina-obra 7442 Capacitacin funcionarios 7443 Capacitacin empleados 7444 Capacitacin obreros 7445 Traslados 7446 Fletes 7447 Construcciones provisionales 7448 Oficina y almacn 7449 Construcciones de apoyo 7450 Estudios topogrficos 7451 Estudios de laboratorio 7452 Letreros 7453 Sindicato 7454 Fianza anticipo y cumplimiento 7455 Fianza de terminacin 7456 Fianza de garanta 7457 Accesorios y herramienta menor

75 Residencia 7501

80 COSTO DE VENTAS POR OBRAS

90 CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO

900 Reserva para cuentas incobrables 910 Depreciacin acumulada de edificios 920 Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo de construccin. 930 Depreciacin acumulada de equipo de transporte 940 Depreciacin acumulada de mobiliario y equipo de oficina 950 Amortizacin acumulada de gastos de organizacin 960 Amortizacin acumulada de gastos de instalacin

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1.5.2 Gua contabilizadora de las cuentas principales En cualquier empresa que esta estableciendo la organizacin contable, despus de definir que cuentas integrarn el catlogo de cuentas de contabilidad, es importante aclarar en un manual los movimientos de tales cuentas, que oriente al personal que tenga que hacer uso del catlogo. Las principales cuentas de la empresa constructora son las que reflejan sus ingresos y egresos:

Estimaciones por cobrar Se carga por: las estimaciones presentadas para su cobro (incluyendo I.V.A.). Se abona por: el cobro de las estimaciones. El saldo ser siempre deudor y representa el importe de las estimaciones pendientes de cobro.

Anticipos de obra Se carga por: las amortizaciones de los mismos, que se descuentan en las

estimaciones. Se abona por: los importes recibidos por este concepto al inicio de obra. El saldo ser siempre acreedor y representa el importe de los anticipos no amortizados.

I.V.A. trasladado por cobrar Se carga por: el importe del I.V.A. de las estimaciones, autorizado para su cobro. Se abona por: el importe del I.V.A. presentado para su cobro segn las

estimaciones. El saldo ser siempre acreedor y representa el importe del I.V.A. pendiente de autorizar para su cobro.

Ingresos por obra Se carga por: el traspaso a prdidas y ganancias.

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Se abona por: el importe de los ingresos aprobados para su cobro o efectivamente cobrados, en el caso de obra pblica, y por los ingresos facturados, en caso de obra privada.

El saldo ser siempre acreedor y representa el importe de los ingresos aprobados para su cobro o efectivamente percibidos. (Estos ingresos son acumulables para efectos de I.S.R. e I.V.A.).

Costos de obra Se carga por: el monto de las erogaciones para realizar las obras. Se abona por: el traspaso a prdidas y ganancias. El saldo ser siempre deudor y representa el importe de las erogaciones efectuadas en las obras las cuales se realizan con recursos del cliente, es decir con anticipos de obra.

Costos de venta por obra Se carga por: el monto de las erogaciones de las obras terminadas que se venden. Se abona: el traspaso a prdidas y ganancias. El saldo ser siempre deudor y representa el importe del costo por las obras terminadas, las cuales se realizan con recursos de la propia empresa.

Obras en proceso Se carga por: el monto de las erogaciones aplicadas en las obras en construccin. Se abona: el traspaso al inventario de obras terminadas. El saldo ser siempre deudor y representa el inventario de las obras que se encuentran en construccin, es decir, sin concluir.

Obras terminadas Se carga por: el monto del inventario de obras terminadas. Se abona por: el traspaso a costo de venta por obra.

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El saldo ser siempre deudor y representa el inventario de las obras de construccin que hayan sido concluidas y listas para la venta.

Se hace la distincin de dos situaciones para el reconocimiento del costo con las cuentas anteriores, ya que en la constructora se pueden dar dos formas de trabajo, es decir, la constructora puede realizar obras por peticin de un cliente, ste puede ser un particular o el gobierno, en este caso las obras no son propiedad de la empresa pues el cliente proporciona los recursos para realizar los trabajos a travs de estimaciones de obra, sern este tipo de obras las que se traten en esta monografa; y por otro lado, la constructora puede realizar sus propios proyectos con recursos de la misma empresa, para despus ofrecerlos a un precio por ellos determinado, en este ltimo caso, el registro reflejar que las obras son propiedad de la empresa, hasta el momento en que sean vendidas.

Para el primer caso se utilizan directamente las cuentas de costo de obra. Y en el segundo caso, el registro para el reconocimiento del costo y la determinacin del costo de venta se utilizan las cuentas de obras en proceso, obras terminadas y costo de venta por obra.

1.5.3 Uso del catlogo de cuentas en el registro de la nmina en la empresa constructora.

El registro de nmina como ya mencione anteriormente es necesario para el correcto control de la mano de obra, es decir para el correcto control contable de esta parte de los egresos de la empresa, la nmina incluye los datos del empleado o asalariado, los das laborados y sus correspondientes prestaciones y retenciones, con el fin de establecer un documento que respalde el pago de las remuneraciones devengadas por cada trabajador.

Para las constructoras el registro de nmina es muy amplio, debido al importante nmero de trabajadores que pueden llegar a utilizar en el desempeo de su

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actividad, por lo que el departamento de contabilidad debe de contar con algn sistema de cmputo que agilice la realizacin de tal documento o en caso de no tenerlo, tener un buen flujo de informacin que agilice la realizacin de ste trabajo.

La nmina es parte del cumplimiento de obligaciones fiscales muy importantes, como lo son los impuestos y la seguridad social, sta representa un cargo directo a los resultados de la empresa pues se trata del registro de servicios que la empresa ya recibi y por lo tanto devengados por los trabajadores para su cobro, estos servicios devengados son obligaciones que, aunque no sean liquidadas, es necesario su reconocimiento, y por lo cual su elaboracin en el tiempo oportuno es muy importante. En caso de no contar con la informacin necesaria para la elaboracin de la nmina la Normas de Informacin Financiera nos dicen que se debern registrar estimaciones lo ms certeras posibles, esto sucede por ejemplo en los casos de pasivos por gratificaciones, vacaciones, salarios, cuotas patronales al seguro social, etctera.

Para registrar estos pasivos correspondientes a nmina, existe en el catlogo de cuentas, dos partidas importantes que se utilizan para registrar la obligacin de pagar o enterar cantidades causadas por la empresa o retenidas a los trabajadores. (Romero, 1997, p. 431)

IMPUESTOS Y CUOTAS POR PAGAR SE CARGA SE ABONA

- Del importe de los pagos efectuados para liquidar los impuestos y derechos a cargo de la empresa.

- Del importe de su saldo acreedor, que representa la obligacin de pagar los impuestos y derechos de los que la empresa sea sujeto.

- Del importe de los ajustes o correcciones a las provisiones, por movimientos que tiendan a disminuirlas - Del importe de su saldo para saldarla en el cierre de libros.

- Del importe de las provisiones efectuadas por el clculo de los impuestos y derechos que la empresa sea sujeto.

SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de pagar a las autoridades hacendarias y de otro tipo, los impuestos y derechos de que es sujeto.

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IMPUESTOS Y CUOTAS RETENIDOS POR ENTERAR SE CARGA SE ABONA

-Del importe de lo pagos (enteros) realizados para liquidar las retenciones efectuadas.

-Del importe de su saldo acreedor, que representa la obligacin de retener y enterar los impuestos y derechos a cargo de terceros.

2.- Del importe de su saldo para saldarla en el cierre de libros.

-Del importe de las retenciones efectuadas por impuestos y derechos a cargo de terceros.

SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de retener y enterar (pagar) los impuestos y derechos a cargo de terceras personas.

Como se menciono anteriormente stas cuentas nos sirven para registrar nmina, ya sea por el reconocimiento del pasivo a travs de estimaciones o por los montos reales de la obligacin de pago.

Utilizando las cuentas y subcuentas presentadas en el catlogo de cuentas, el registro de nmina de una obra en especfico, se realizara de la siguiente manera:

El registro de las obligaciones de las cuales la empresa es sujeto, refirindome exclusivamente a las obligaciones que derivan del pago de mano de obra:

-1- Cta. Subcta. Concepto Parcial Debe Haber 720 Mano de obra y prestaciones xxxxxx 01 Salarios xxxx 04 Destajistas xxxx 06 Gratificaciones xxxx 07 Horas extras xxxx

101 Bancos xxxxxx 01 Banamex xxxx

204 Impuestos y derechos retenidos por enterar xxxx 01 ISPT xxxx 02 IMSS cuota obrera xxxx Registro de la nmina, con la creacin del pasivo por impuestos y derechos retenidos por enterar.

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Existen tambin los gastos administrativos por concepto de sueldos o salarios pagados en las oficinas administrativas o centrales de la constructora, su registro cambia en cuanto a clasificacin del gasto pero en realidad tiene la misma estructura que el registro de nmina de alguna obra en especfico, an as la agrego aqu para conocer la aplicacin del catlogo de cuentas en ste concepto:

El primer asiento es para el registro del pago de nmina y del reconocimiento de las retenciones por enterar, que son responsabilidad de la empresa, segn disposiciones fiscales, an cuando no exista obra en construccin:

-1- Cta. Subcta. Concepto Parcial Debe Haber 500 Sueldos administrativos xxxx 502 Horas extras xxxx 503 Gratificacioes xxxx

101 Bancos xxxxx 01 Banamex xxxx

204 Impuestos y cuotas retenidos por enterar xxxx 01 ISPT xxxx 02 IMSS cuota obrera xxxx

El siguiente asiento es el reconocimiento de la obligacin de cumplir con obligaciones fiscales segn las leyes vigentes como el establecido para la nmina pagada en obra, por supuesto, existir otro asiento que refleje la extincin de sta

-2- Cta. Subcta. Concepto Parcial Debe Haber 720 Mano de obra y prestaciones xxxxxx 02 Cuota patronal IMSS xxxx 03 Aportacin al INFONAVIT xxxx 09 2% sobre nmina xxxx

203 Impuestos y cuotas por pagar xxxxxx 01 IMSS cuota patronal xxxx 02 5% INFONAVIT xxxx 03 2% sobre nmina xxxx Registro del pasivo por impuestos y derechos por pagar

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obligacin al efectuar el pago de tales obligaciones, con la cancelacin de las cuentas del pasivo y la salida de efectivo. Aqu presento slo el reconocimiento del pasivo pues la extincin ser posterior y no tiene mayor complicacin:

-2- Cta. Subcta. Concepto Parcial Debe Haber 526 Cuota Patronal al IMSS xxxx 527 Aportacin al INFONAVIT xxxx 529 2% a la nmina xxxx

203 Impuestos y cuotas por pagar xxxxx 01 IMSS cuota patronal xxxx 02 5% INFONAVIT xxxx 03 2% a la nmina xxxx

Estos registros se realizan con base varios documentos fuente uno de ellos es la nmina o lista de raya, sta debe contener los datos necesarios para entender como se llego al monto neto del salario, debe ser suficientemente clara para evitar malos entendidos. Otros documentos fuente pueden ser, las listas de asistencia o tarjetas de reloj checador, los auxiliares en el clculo de cuotas del IMSS y del clculo del Impuesto Sobre Productos del Trabajo o Impuesto Sobre la Renta de los trabajadores, donde tambin se establecer los descuentos o aumentos que les correspondan segn las leyes vigentes en sta materia.

La nmina o lista de raya es una obligacin establecida en la Ley del Seguro Social, no slo es un documento importante para llevar el control de la mano de obra o el personal empleado en la empresa sino que, se encuentra sealado expresamente como obligacin en el artculo 15 de la misma, en su fraccin II, ste artculo nos habla en general de las obligaciones de los patrones y por lo tanto la nmina o lista de raya queda establecida como tal.

En el artculo 15 de la LSS adems se mencionan dos requisitos bsicos de la nmina:

1. Asentar invariablemente el nmero de das trabajados y, 2. Los salarios percibidos por sus trabajadores.

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Y en el artculo 9 del Reglamento de la ley del seguro social en materia de Afiliacin, Clasificacin de Empresas, Recaudacin y Fiscalizacin (RACERF), nos dice que adems de los requisitos que menciona el artculo 15 de la LSS, la nmina o lista de raya debe contener los datos siguientes:

I. Nombre, denominacin o razn social completo del patrn, nmero de registro ante el Instituto y del Registro Federal de Contribuyentes;

II. Nombre completo, Registro Federal de Contribuyentes, Clave nica de Registro de Poblacin, duracin de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario, de los trabajadores;

III. Lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de salarios; IV. Salario base de cotizacin, importe total del salario devengado, as como

conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas; y V. Unidades de tiempo laborado.

Los patrones a que se refiere la fraccin VI del artculo 15 de la Ley, adems estn obligados a llevar sus registros por cada una de sus obra.

Es importante mencionar que en ste artculo del RACERF nos menciona en su fraccin II que se debe de anexar la fecha de ingreso del trabajador, en el caso de las constructoras ste requisito podra causar conflictos en cuestin de que muchos de sus trabajadores eventuales de la obra trabajan de manera inconstante pues, trabajan unos das y despus desaparecen sin renunciar y sin dar aviso alguno, posteriormente se vuelven a presentar sin justificacin, entonces es aqu donde los encargados de llevar el control de mano de obra debido a la gran cantidad de mano de obra que tiene que registrar, se ven en problemas al determinar la fecha de ingreso a laborar, pero la ley aun as lo seala, aunque represente una complicacin se debe tratar de cumplir.

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En el ltimo prrafo del artculo 9 del RACERF nos menciona a los patrones de la fraccin VI del artculo 15, stos patrones a los que se refiere son los que se dediquen de forma permanente o espontnea a la construccin por lo tanto debemos entonces de acuerdo a ley realizar una lista de raya o nmina por cada una de las obras y los registros deben hacerse por separado.

Es muy importante tomar en cuenta estos elementos en la conformacin de la nmina para evitar sanciones que impone la ley del Seguro Social.

Cumpliendo los requisitos que nos marca la ley, la nmina podra ser de la siguiente manera:

Nmina Quincenal al da del mes del 2008 CONSTRUCTORA X, S.A. DE C.V.

RFC. ZZZ 000000 ZX0 Registro Patronal 000-0000000-0

Mes: Enero Del 01-01-2008 al 15-01-2008 Retenciones

Nombre N

Seguro Social

RFC CURP Fecha

de ingreso

Salario Diario

SBC Diario

Das laborados Importe ISR IMSS Otros Total

Figura 1.5 Propuesta de nmina (creacin propia).

El siguiente diagrama muestra de manera general cual es el proceso de realizacin de nmina.

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NOMINAS

Registro individual

Registro simultneo

Figura 1.6 Proceso realizacin de nmina (Surez, 2002).

Datos de los puestos del personal y de los tiempos laborados.

Se entrega de datos a la oficina central para elaboracin de nmina.

Se registran los datos en el sistema de contabilidad o de nminas

Llenado de recibo de nmina, complemento de lista de raya.

Elaboracin de lista de raya.

Registro en el control individual de percepciones.

Resumen de declaraciones del I.S.R. y aportaciones Infonavit.

Elaboracin de planillas de pago en el I.M.S.S. o llenado va internet.

Elaboracin de aportaciones de Infonavit

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En la empresa constructora la informacin de nmina se transmite de la siguiente manera:

Figura 1.7 Transmisin de la informacin para la nmina (creacin propia).

Realiza

Y regresa a

Los

Residentes de obra

Departamento financiero

Informacin

-Copia de acta de nacimiento o credencial. -Nmero de Seguro Social -Puesto o actividad que desempean. -Salario base. -Fecha de inicio de labores. -Das Laborados. -Horas Laboradas.

Movimientos Afiliatorios

Transmite

-Altas -Bajas -Modificacin del Salario

Lista de raya y nmina.

Clculo de pago (SUA)

Asiste Realiza pago y pide firmas de conformidad

Archivo generado para pago de cuotas IMSS en el lugar de la obra y cheques

para pagarlas.

Contador al lugar de obra

Departamento Financiero

Comprobantes de pago y Nmina firmada.

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1.5.4 Estados financieros en la empresa constructora. Los estados financieros son los documentos que resultan del registro contable de las operaciones, podemos decir que es uno de los principales productos de la contabilidad. Estos documentos presentan de forma resumida la situacin de la empresa, el resultado de sus operaciones, los cambios en los resultados de la empresa, los cambios en el capital de la empresa, entre otras cosas, en un perodo determinado.

Los estados financieros, como su nombre lo indica, nos muestra la situacin de la empresa financieramente o econmicamente, los directivos de la empresa pueden entonces utilizar estos estados financieros como instrumentos para medir si se ha cumplido con los objetivos de la empresa, y cual