APLICACIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORAFLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Cemento Arena Estructuras metálicas. Etc.

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO EN UNA EMPRESA PEQUEÑA CONSTRUCTORA

INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCION

PROFORMAS DE ADQUISICION

SE ESTUDIA LA COTIZACION

SELECCION DE LA MEJOR PROFORMA

(ORDEN DE COMPRA)

Autorizacion de Gerencia

SE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALES

FACTURA DEP. CONTABILIDA

REVISION POR PARTE DEL AUXILIAR

CONTABLE

MATERIALES

BODEGA

COPIA BODEGA

SINO

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN

EJEMPLOS DE PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios.

5. Honestidad y ética: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compañía.

6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional.

7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.

8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA

Cada empleado no debe tener más que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precisíon los objetivos que se pretenden alcanzar

Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado

Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior

Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitada

Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcionada a sus atribuciones

1. Respeto: Refleja el amor y la pasión que cada empleado tiene para con sus compañeros de trabajo, para con los clientes y proveedores.

2. Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organización, respetando el medio ambiente.

3. Orientación al cliente: Cultura organizacional donde lo más importante es la plena satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, logrando así ser elegidos entre la competencia.

10. Solidaridad: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organización y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando más sencillo sea el trabajo a realizar, mas fácil será llevarlo a la practica

Cada persona tiene que conocer cuál es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la división del trabajo se consigue la especialización

En la Empresa se debe limitar una línea jerárquica para saber en cada momento quién da una orden y quién debe ejecutarla

Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencia.

CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION

1 2 3 4

ACTIVIDAD DESCRIPCIONSEMANAS SEMANAS SEMANAS

A Cimientos,Paredes 4 3 $62,020.00 B Plomeria,Electricidad 2 1 $23,200.00 C Techos 3 2 $38,000.00 D Pintura Exterior 2 1 $18,255.00 E Pintura Interior 5 4 $25,342.00

62020 232000 4

INICIO A 38000

18255

RUTA CRITICACAMINO RUTA TIEMPO

X A-B-E 11Y A-C-E 12Z A-D 6

TIEMPO NORMAL

TIEMPO REDUCIDO

COSTO NORMAL

0

0 4

4

4

5 7

6

0

0 0

0

5 6=5-4 7=2-3 8=6/7 9=2-3

$ $ $ $ 69,350.00 $ 7,330.00 1 7330 1 $ 27,352.00 $ 4,152.00 1 4152 1 $ 43,624.00 $ 5,624.00 1 5624 1 $ 22,053.00 $ 3,798.00 1 3798 1 $ 32,024.00 $ 6,682.00 1 6682 1

2B

25342 03 5 FINC 25342 E

2D

PASO 12 SEMANAS12 $ 125,362.00

COSTO DE COMPRENSION

VARIACIÒN DEL COSTO

VARIACIÒN DEL TIEMPO

ELASTICIDAD (PARA

COMPRESION DE SEMANAS)

REDCCION MÀXIMA

4

4 7

7

7

7 12

12

4

11 12

5

12

12

12

12 12

12

CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION GRAFICA DE GANTT

ACTIVIDAD DESCRIPCION A Cimientos,ParedesSEMANAS

A Cimientos,Paredes 4B Plomeria,Electricidad 2

BC Techos 3D Pintura Exterior 2E Pintura Interior 5 C Techos

PASO 12 SEMANAS

D

E

1 2 3 4 5 6 7

TIEMPO NORMAL

Plomeria, Electricidad

Pintura Exterior

Pintura Interior

8 9 10 11 12

Diagrama de Flujo (OTIDA)

Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera)

No. Actividad

1 Recepcion de la copia de las bases de licitacion. 1 0.25

2 1 0.25

3 4 18

4 Visita al lugar de la construccion. 1 18

5 Elaboracion del reporte fotografico de la visita. 1 9

6 Analisis de planos entregados por el cliente. 3 36

7 3 36

8 3 18

9 Entrega de los resultados obtenidos. 3 0.5

Total 136 7 2% 77.8 22.22

T. acumulado 7 9% acumulado 77.8 100

Area responsable: Gerencia de Ingenieria

Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta.Personas que intervienen

Tiempo (hrs.)

Recepcion del memoradum de solicitud de calculo de volumetrias

Identificacion de los requerimientos de Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.

Calculo de las volumetrias de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.

Elaboracion del reporte final de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.

Diagrama de Flujo (OTIDA)

Agrega valor Es necesarioDecision ObservacionesSI NO SI NO

X X Mejorar

X X Eliminar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X X Optimizar

Responsable: IngenieroFecha: 10 de Julio del 2013Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.

Evaluacion del control

No es necesario puesto que ingenieria conoce las fechas criticas del proyecto al momento en que las copias de las carpetas

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

DIRECTOR GENERAL

SECRETARIA CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

AREA TECNICA RESIDENTE DE OBRA RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO

CHOFER

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organización.

El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de los circuitos concéntricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual está constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario

El Modelo holístico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa

ESTRATIFICACION:

Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

XV. MIPYMES: Las micro, pequeñas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009;

Tamaño Sector Rango de número de trabajadores

Rango de monto de ventas anuales (mdp)

Tope máximo combinado*

Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6

Pequeña

Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.01 hasta $100

93

Industria y Servicios Desde 11 hasta 50 Desde $4.01 hasta $100

95

Mediana

Comercio Desde 31 hasta 100 Desde $100.01 hasta $250

235 Servicios Desde 51 hasta 100

Industria Desde 51 hasta 250 Desde $100.01 hasta $250

250

Tamaño Sector Rango de número de trabajadores

Rango de monto de ventas anuales (mdp)

Tope máximo combinado*

Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6

Pequeña

Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.01 hasta $100

93

Industria y Servicios Desde 11 hasta 50 Desde $4.01 hasta $100

95

Mediana

Comercio Desde 31 hasta 100 Desde $100.01 hasta $250

235 Servicios Desde 51 hasta 100

Industria Desde 51 hasta 250 Desde $100.01 hasta $250

250

PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL

CAPACIDADES FÍSICASGÉNERO: MASCULINO:

EDAD: 30 A 45 AÑOS

ESTADO CIVIL: CASADO

HABILIDADES MENTALES

EXPERIENCIA: ANALÍTICO, LÓGICO , ESTRATÉGICO

ESCOLARIDAD:

MANEJO DE IDIOMA (%): INGLES 75%

MANEJO DE PAQUETERÍA DE COMPUTACIÓN:

OTROS

REQUERIMIENTOS:

NOMBRE DEL PUESTO: DIRECTOR GENERAL

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

UBICACIÓN FÍSICA:

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:

TIPO DE CONTRATACIÓN: PERMANENTE

JEFE INMEDIATO: NO APLICA

SUBORDINADOS DIRECTOS:

FUNCIONES GENERALES:

FUNCIONES ESPECÍFICAS

DIARIAS SEMANALES ESPORÁDICAS

INGENIERO CIVIL Ó ARQUITECTO MAESTRÍA DESEABLE

CAMPEÓN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL, WORD, POWER POINT

EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN

DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD

SE UBICA FÍSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA QUE ÉL MISMO DETERMINE.

TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN

LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIÓN: • ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA • CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA • CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS • CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA • RELACIONES PUBLICAS

AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO

CHOFER

DIRECTOR GENERAL

CONTADOR

RESIDENTE DE OBRA

SECRETARIA

AREA TECNICA

AUXILIAR CONTABLE

RESIDENTE DE OBRA

DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS

VEHÍCULO PARA TRASLADO

DECISIONES QUE RUEDE TOMAR:

RESPONSABILIDAD EN GENERACIÓN DE INFORMACIÓN:

Tipo de Informe o reporte A quién Para Qué

RESIDENTE DE OBRA VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS

FLUJOS DE EFECTIVO A EL MISMO

A EL MISMO

A EL MISMO

A EL MISMO

COMUNICACIÓN INTERNA

CON: PARA:

RESIDENTE DE OBRA MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIÓN DE LA OBRA

AREA DE COMPRAS CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS

• RECORRIDO POR LAS OBRAS QUE DESARROLLA LA EMPRESA • CHECAR QUE LOS AVANCES DE OBRA CUMPLAN CON LOS PROGRAMAS DE EJECUCIÓN • VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS EN EJECUCIÓN, CUMPLAN CON LA CALIDAD ESPECIFICADA • REVISAR EL INFORME DE LOS RESIDENTES DE OBRA • REVISAR LOS REPORTES DE ESTIMACIONES DE OBRA • VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA SE USEN ADECUADAMENTE• REVISAR LAS CUENTAS BANCARIAS• AUTORIZAR LAS COMPRAS DEMATERIALES• ATENDER A CLIENTES Y PROVEEDORES• VIGILAR EL AVANCE EN LATRAMITACIÓN DE COBROS

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES• REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE NOMINAS• ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE OBRA• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES•ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA EMPRESA

BIENES BAJO SURESPONSABILIDAD:

CAMIONETA RAM PICK-UPMODELO 2001

COMPUTADORA PORTÁTILMODELO APOLO

COMPUTADORA PERSONAL

EN GENERAL DEFORMAINDIRECTA TODOS LOSACTIVOS DE LA EMPRESA

TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DEADMINISTRACIÓN, CUANDO ESTE EXISTA

AVANCE Y PROBLEMÁTICA(VERBAL) DIARIAMENTE

ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU OPERACIÓN

ESTADO DE AVANCES FÍSICOSY FINANCIEROS DE LAS OBRAS

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS APROBADOS

ESTADOS FINANCIEROS DE LAEMPRESA

VERIFICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y TENER INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DESICIONES

COMPARATIVO DE LAEXPLOSIÓN DE INSUMOS DECADA OBRA CONTRA LOSCONSUMOS

PREVENIR POSIBLESDESVIACIONES Ó DETECTARDIFERENCIAS DE VOLUMENPRESUPUESTADO

CHOFER

CONTABILIDAD

AREA TÉCNICA

CQMUNICACIÓN EXTERNA

CON: PARA:

ENTIDADES CONTRATANTES

CUENTES

PROVEEDORES COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRÉDITOS

DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU MANTENIMIENTO

SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIÓN ANTE EL IMSS

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, ASÍ COMO LOS CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS

CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS ENEJECUCIÓN REVISIÓN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS SOBRE PROYECTOS

PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Y CONTRATACIÓNPRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRAPRESENTACIÓN DE ACUERDOSSOLICITUD DE RECURSOSCOMPROBACIÓN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOSCUENTES REVISIÓN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS

PUESTO: DIRECTOR GENERAL DEPARTAMENTO

DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

CON QUIEN LO HACE QUE HACE CON QUE LO HACE PERIODO

No. Puesto Acción que se realiza

1 Diario

2 Residente de obra Recorrido físico en el lugar donde se realiza la obra. Diario

3 Residente de obra Diario

4 Semanal

5 Residente de obra Semanal

6 Diario

7 Revisión de avances de obra contra lo programado. Semanal

8 Residente de obra Semanal

9 Reprogramacion de obra Variable

10 Revision de la Bitácora de Obra Bitacora Diario

11 Venficacion de obra ejecutada y generada Quincenal

12 Presupuesto asignado Variable

13 Contador Apoyo contable Semanal

Herramienta o medió que utiliza

Cada cuándo

Todo el personal de la empresa

Control, seguimiento y coordinación de todas las actividades inherentes al desarrollo de la empresa de la ejecución de las obras que se realizan

Con el apoyo de todo el personal que labora en la empresa

Presencial en unión del residente de obra y/ó subcontratistas, si es el caso

Inspección visual de los trabajos realizados ya sea internos o bien de subcontratistas.

Presencial en unión del residente de obra ó subcontratistas, si es el caso

Chequeo selectivo de trazos, niveles y plómeos de los diferentes conceptos de obra

Nivel flexómetro, plomada, planos, etc.

Verificación del personal de obra, en cuánto a que sea el adecuado en número y calidad

inspección visual en conjunto con el residente de obra

Verificación de las existencias de material en obra y su adecuado uso

Inspección visual en conjunto con ei residente de obra

Programa de obra establecido

Venficacion de los procedimientos constructivos utilizados e indicar cambios o adecuaciones

Inspección ocular y comentarios con el residente de obra

Escrito solicitud bitcora programada de obra establecida

Reporte de numeroa Generadores

Relaciones Publicas de la empresa mediante laatención a clientes

Control y distnbucion de los recursos financieros de la empresa

14 Secretaria Control y manejo de bancos y chequeras Apoyo secretarial Diario

15 Secretaria Control y seguimiento de tramite de estimaciones Apoyo secretarial Semanal

16 Secretaria Control y manejo de cuentas por cobrar Diario

17 Secretaria Control y manejo de cuentas por pagar Apoyo secretarial Semanal

18 Secretaria Autonzacion y firma de cheques Apoyo secretarial Semanal

19 Contador Mensual

20 Contador Revision y pago de impuestos generados Mensual

21 Area tecnica Revisar y autonzar las compras de la empresa Diario

22 Area tecnica Revision y autonzacion de presupuestos de obra Variable

23 Area tecnica Establecer controles de obra y revisión periodica Semanal

Apoyo secretarial Apoyo legal

Revisión y aprobación de estados financieros de la Empresa

Estados financieros elaborados y presentados por el contador

Declaraciones elaboradas por el contador

Cuadros comparativos de los dferentes proveedores

Revision detallada de las matrices de precios unitarios y cantidades de obra

Reporte elaborado por el area tecnica

DEPARTAMENTO

DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

FRECUENCIA TIEMPO NORMATIVIDAD FUNDAMENTO

No. De Veces Législación

100%

1 ó 2 Veces 30 minutos

1 ó 2 Veces 30 minutos

Variable Variable

Variable Variable Control interno

Variable Control interno

1 vez 20 minutos

2 Veces 30 minutos

1 Vez 1 hora Contrl interno

1 Vez 1 dia

1 Vez 1 dia

1 vez 3 horas

TiémpoEstimado

Criterios / políticas de Operación

Manual de Organización

Avances, según programa Calidad de Obra Uso de materiales

Avances, según programa Calidad de Obra Uso de materiales

Según avance de obra

1 a 5 minutos

De acuerdo al programa de obra

Ley de ObraPublica. Contrato

De acuerdo al programa de obra

Ley de ObraPublica. Contrato

Ley de ObraPublica.

1 vez 15 minutos

3 Veces 1 hora

1 Vez 30 minutos

1 Vez 2 horas

2 Veces 3 a 4 horas

1 Vez 1 hora Codigo Fiscal

1 Vez 1 hora Codigo Fiscal

1 a 2 Veces 1 hora

1 Vez 2 a 3 horas

Contrato Ley de Obra

Publica.

De acuerdo al reporte contable

De acuerdo al reporte contable

Control area de Finanzas,Politicas de pago

Control area de Finanzas,Politicas de pago de sueldos

Al mejor precio cumpliendo especificaciones

Utilidades acordes al tamaño de cada obra

Supervision y control de costos de obra