sistemas 2 trabajo.docx
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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
DOCENTE:
LIC. HENRY AMILCAR MARROQUIN
ASIGNATURA:
SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS
TEMA:
“Evaluación de sistemas para las entidades”
"SISTEMA DE COMPUTO QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS versión 7.0”
GRUPO TEORICO:
07-15
INTEGRANTES: CARNET PART.%
TATIANA YAMILET AGUILLON PALACIOSCARNET AP07009 100%
SOFIA DE JESUS ESPINOZA HERNANDEZ EH07004 100%
MARLENE ELIZABETH CERON LUNA CL04030 100%
LUIS RIGOBERTO GIRON LIEVANO GL05008 100%
MARIO HECTOR RODRIGUEZ CORTEZ RC00033 100%
CIUDAD UNIVERSITARIA, 04 DE JUNIO DE 2012.
1
INTRODUCCION
El presente trabajo trata acerca del uso de un software de
contabilidad y como este permite controlar operaciones
contables, financieras y administrativas, así como
suministrar información de cuentas importantes como lo son:
Ingresos, Inventarios, Cuentas por Cobrar, Costos de la
Producción y Gastos Operativos en un determinado momento a
los usuarios para decisiones importantes y determinantes para
una compañía.
Un Sistema de Contabilidad es una estructura organizada
mediante la cual se recoge la información de una empresa como
resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como
formularios, reportes, libros etc.
La implementación de un sistema de contabilidad dentro de una
empresa es fundamental, ya que este es la herramienta que
permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y
financieras y además de satisfacer la necesidad de
información para así obtener mayor productividad y
aprovechamiento de los recursos, mediante la lectura y
correcta digitación de las transacciones contables pueden dar
a conocer la situación real de una empresa.
Un Sistema Contable surge de la necesidad de información por
parte de todos los actores que componen el todo empresarial,
ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para
clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el
negocio.
2
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Utilizar el software "SISTEMA DE COMPUTO QUANTICUS ADMINCONTROL
PLUS versión 7.0” para procesar información contable, que
sirva para leer información determinante de una empresa para
facilitar el análisis financiero-contable.
OBJETIVOS ESPECÍFICIOS
Conocer el marco legal que regula los activos
intangibles y particularmente para los programas
informáticos utilizados en las empresas, así como su
contribución en estas.
Estudiar el funcionamiento de un sistema contable
computarizado para lograr el procedimiento adecuado del
procesamiento del mismo y de la información contable,
administrativa y financiera que interviene en una
compañía.
Presentar los informes finales arrojados por el software
de contabilidad atendiendo aspectos importantes de
cumplimiento de la información.
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TIPO DE ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD SE PUEDE ASOCIAR
El SISTEMA DE COMPUTO QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS versión 7.0
se puede asociar a la rama del comercio ya que presenta
aditamentos propios del dicho sector, además se considera que
no es el único ni el mejor sistema contable computarizado ya
que este se acopla a las necesidades de cada empresa o
negocio que necesite una sistema contable computarizado para
llevar mejor sus cuentas y controles financieros y contables.
CUANTOS USUARIOS PERMITE (Y SI ES MULTIEMPRESA)
Este sistema contable permite tener un número indeterminado
de usuarios, además proporciona niveles de seguridad para
cada uno de estos usuarios ya que no solo tendrá acceso a
todo si no es el administrador de dicho sistema.
EVALUACION E INDICACION DE LOS RECURSOS DE HARDWARE Y
SOFTWARE NECESARIOS PARA SU USO
Evaluación de recursos de hardware
Sistema operativo Windows 95/98/ME/XP/NT/2000.
CPU Pentium 166.
Memoria RAM 32 MB.
Monitor VGA, resolución 800x600.
Mejor dicho, en cualquier PC con Windows funciona. Con la
única diferencia que para poder ejecutarlo en Windows Seven
se requiere que el sistema operativo tenga instalado el Adobe
Reader 5 o actualizado ya que esto le permitirá visualizar el
manual del usuario.
4
EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO A UTILIZAR
Nombre del Programa
El SISTEMA DE COMPUTO QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS versión
7.0 es un sistema contable con la limitante de una modalidad
empresarial ya que permite la creación de un número
determinado de 2 empresas ya preestablecidas a las cuales se
les pueden configurar su propio plan contable, así como los
diversos reportes contables.
SITUACION LEGAL DE LA LICENCIA DEL SOFTWARE
Debido a la cantidad de operaciones que teníamos que realizar
dentro de este software, se procedió a adquirir la licencia.
Licencia de uso:
Acuerdo de licencia de uso de QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS La
instalación y utilización de este programa está regida por el
siguiente acuerdo de licencia de uso. Si no está de acuerdo
con todas sus cláusulas, no debe instalar, registrar ni
utilizar el programa. Si utiliza el programa, acepta
explícitamente todas las cláusulas de este acuerdo de
licencia.
Copyright
El copyright de QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS pertenece
exclusivamente al autor del programa, Juan Antonio Rodríguez
Rivero. Todos los derechos no garantizados expresamente en
este acuerdo están también reservados al autor.
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Distribución
La versión shareware de este programa puede ser utilizada,
distribuida y publicada libremente, siempre que se acepten
las limitaciones de dicha versión y que no se altere de
ninguna manera el fichero de distribución original.
Actividades no permitidas
La clave de registro de este programa es personal e
intransferible y en ningún caso se podrá publicar,
distribuir, traspasar, ceder o vender.
No está permitido alterar el programa de ninguna manera, ni
aplicar ingeniería inversa para descompilarlo.
Este programa está protegido por las leyes de derechos de
autor internacionales.
El autor otorga a cada usuario registrado una licencia de uso
personal e intransferible. Cualquier usuario podrá instalar
QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS en más de un ordenador para su
uso personal.
Garantía limitada
QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS se distribuye "tal cual". La
única garantía ofrecida por el autor es el envío por correo
electrónico de una clave de registro a los usuarios
registrados que les permitirá desbloquear las limitaciones de
la versión shareware.
QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS garantiza que "EL SISTEMA"
original, almacenado en los discos magnéticos y sus
materiales impresos se encuentren libres de defectos en su
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material y mano de obra en condiciones normales de uso,
operación y servicio. Esta garantía se otorga por un plazo de
treinta días a partir de la adquisición de "EL SISTEMA" y
siempre y cuando EL USUARIO hubiere enviado debidamente
llenada la forma de datos de Registro del Usuario y junto con
la documentación que en la misma se solicita. En ejercicio de
esta garantía, EL USUARIO deberá entregar a QUANTICUS
ADMINCONTROL PLUS o al distribuidor autorizado el material o
discos magnéticos en que se contenga "EL SISTEMA" original,
dañados, para que éste, en su caso, a su vez lo envíe a
QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS, la que una vez que haya
comprobado los errores o defectos correspondientes de "EL
SISTEMA", lo reemplazará a EL USUARIO sin cargo o costo
alguno. En ningún caso QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS será
responsable de cualquier daño o perjuicio, pérdidas de
información, de utilidades que por cualquier caso sean
imputables directa o indirectamente a "EL USUARIO" por el uso
de "EL SISTEMA" o a "EL SISTEMA" mismo. Con excepción de lo
anterior, QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS no otorga otra
garantía, ni en forma expresa ni de manera tácita, aún cuando
las hubiese declarado u ofrecido el distribuidor.
Derechos de propiedad intelectual.
El USUARIO reconoce como único titular de los derechos
patrimoniales de autor de "EL SISTEMA" a DBXTRA, S.A. de C.V.
Asimismo EL USUARIO reconoce que la información contenida en
"EL SISTEMA" es de carácter confidencial y por ende, queda
obligado a adoptar todas las medidas y precauciones de
seguridad necesaria para impedir la divulgación, copiado,
reproducción, venta o alquiler de dicha información,
incluyendo los programas que conforman a "EL SISTEMA", su
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base de datos, documentación y materiales impresos
correspondientes. De igual forma EL USUARIO reconoce a
QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS como único propietario y legítimo
titular de los derechos de cualquier adaptación, arreglo,
traducción, compendio, crestomatía, transportación,
reordenación de la información, mejora o transformación total
o parcial de "EL SISTEMA", que implique una modificación,
cambio o alteración a la forma o contenido del mismo o a
cualesquier programa que lo conforman, incluyendo las
actualizaciones o nuevas versiones que en lo futuro se
realicen a "EL SISTEMA", la base de datos utilizada en el
mismo y la disposición gráfica de las pantallas por las que
visualmente éste se presenta, sus modificaciones, así como la
reproducción de cualquier programa resultante; aún cuando
cualquiera de éstos los hubiese realizado o desarrollado "EL
USUARIO", conviniendo ambas partes que QUANTICUS ADMINCONTROL
PLUS, en este último caso, podrá incorporar dichos cambios o
modificaciones a nuevas versiones de "EL SISTEMA" y realizar
su divulgación, publicación, comunicación pública,
reproducción, venta, alquiler o distribución sin necesidad de
autorización alguna de "EL USUARIO" y sin que este último
tenga derecho a contraprestación alguna toda vez que el único
titular de los derechos patrimoniales sobre dicho desarrollo
le corresponderán en forma exclusiva a "QUANTICUS
ADMINCONTROL PLUS." .
QUANTICUS ADMINCONTROL PLUS autoriza a "EL USUARIO" para que
pueda realizar una copia de respaldo de "EL SISTEMA", la que
destinará exclusivamente como resguardo para sustituir la
copia legítimamente adquirida, cuando en su caso, no pueda
utilizarse esta última por daño o pérdida, debiendo "EL
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USUARIO" transcribir en los medios magnéticos que almacene la
copia de respaldo, las leyendas sobre Derechos de Autor, así
como en las etiquetas externas de los mismos, manteniendo
dicha copia en su poder y para su uso exclusivo. La misma
autorización se otorga para "EL SISTEMA" que trabaje en Red.
Cómo funciona el sistema contable computarizado
Iniciar sesión empresa.
En la ventana de Iniciar
Sesión Empresa, seleccione
alguna de las dos empresas
con las que puede evaluar
haciendo clic en el nombre
de la misma o con las
teclas de movimiento de
cursor (arriba – abajo) y
haciendo clic en el botón
“Aceptar” o presionando la tecla “Enter”.
También puede seleccionar la empresa haciendo doble clic
sobre el nombre de la misma.
Utilizando estas empresas no se solicitará un Password, sin
embargo se podrá activar posteriormente. Inicialmente el
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único usuario que existe es el usuario ADMIN (Administrador
de la aplicación) y el Password es “1”.
Sucursales.
Admincontrol Plus incluye una sucursal por omisión, esta
sucursal tiene el nombre “Sucursal 1”. La versión gratuita
solo permite el manejo de una sucursal.
2.1 ¿Desea modificar el nombre de la sucursal?
Si – En el menú principal seleccione la opción Catálogos –
Diversos, en la ventana que se despliega, haga clic en la
opción Varios y seleccione de la lista que aparece en el
extremo izquierdo la opción Sucursales.
Haga clic en el nombre de la sucursal y modifique el valor
actual.
Almacenes.
Admincontrol Plus incluye un almacén por omisión con el
nombre “Almacén 1”. La versión gratuita solo permite el
manejo de una sucursal.
¿Desea modificar el nombre del almacén?
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Si – En el menú principal seleccione la opción Productos –
Catálogo de Almacenes.
Haga clic en el botón BUSCAR, se abrirá una ventana de
búsqueda, hacer doble clic en el Almacén 1, se abrirá el
catálogo, oprimir el botón de EDITAR y modificar la
DESCRIPCION.
Asignar folios iníciales.
Si – Abrir el catálogo de Almacenes como se menciona en el
punto 3.1, hacer clic en tabulador 2.- Folios
Impresos y especificar los folios iníciales.
Los folios aquí especificados serán los primeros en ser
impresos.
Bancos.
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¿Desea utilizar el módulo de Bancos? No – Ir a Paso 6.
Si - ¿Desea imprimir cheques? No – Ir a paso
Si – En el menú principal, seleccione la opción utilerías y
selecciones las opciones Configurar Bancos – Formato de
Cheques, se abrirá la ventana Formato Cheques, en el menú de
esta ventana haga clic en el botón “Nuevo”.
Proporcione una clave para el formato del cheque (máximo 25
caracteres) y una descripción para el formato del cheque
(máximo 255 caracteres), la clave debe ser única. Especifique
los márgenes (en centímetros)
Para cada concepto que aparece en la ventana tomando como
referencia el margen superior e izquierdo de su cheque y haga
clic en “Guardar”
Crear Bancos
En el menú principal seleccione la opción Catálogos –
Diversos, en la ventana que se despliega, haga clic en la
opción Bancos y seleccione de la lista que aparece en el
extremo izquierdo la opción Banco.
Para adicionar un Banco, haga clic en el siguiente renglón
vacío en la columna Clave Banco y proporcione la clave del
nuevo Banco, esta clave puede ser alfanumérica (máximo 20
caracteres) por ejemplo “HSBC”. Posteriormente proporcione el
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nombre (descripción) del Banco (máximo 255 caracteres) por
ejemplo “HSBC” y opcionalmente un comentario para el nuevo
Banco.
Crear Cuenta de Bancos.
Quanticus Admincontrol Plus le permite manejar una cuenta
bancaria. Si realizo el paso anterior omita este párrafo y
continúe con la explicación, En el menú principal seleccione
la opción Catálogos – Diversos, en la ventana que se
despliega, haga clic en la opción Bancos y seleccione de la
lista que aparece en el extremo izquierdo la opción Banco
Cuenta Banco.
Para adicionar una Cuenta Bancaria, haga clic en el siguiente
renglón vacío en la columna Clave Cuenta y proporcione la
clave de la nueva Cuenta Bancaria, esta clave puede
ser alfanumérica (máximo 20 caracteres) por ejemplo
“HSBC”.
Posteriormente proporcione el número de Cuenta Bancaria
(máximo 255 caracteres) por ejemplo
“455512345”, la descripción de la Cuenta Bancaria (máximo 255
caracteres).
En la columna Banco seleccione uno de los bancos disponibles
en la lista.
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En la columna cuenta tipo seleccione el tipo de Cuenta
Bancaria que desea utilizar, por ejemplo CH – Cheques.
En la columna Formato Cheque seleccione un formato de los
disponibles en la lista.
Proporcione el Saldo Inicial de la cuenta, al ingresar un
valor de forma automática se creara el primer abono a su
cuenta, la cual podrá ser consultada en el módulo de BANCOS.
Opcionalmente proporcione el número de CLABE (Solo México)
Catálogos.
¿Desea Importar sus catálogos de otras aplicaciones?
Si – Admincontrol Plus le permite importar sus catálogos de
otras aplicaciones como ContPAQ, ASPEL COI ó
Microsoft Excel.
ADMINPAQ – ASPEL SAE.
Para importar su catálogos, Seleccione la opción Importar
Datos del menú Utilerías, se abrirá la ventana
Importar Catálogos.
En el campo Datos a Importar seleccione el catálogo que desea
importar. En el campo Aplicación Origen seleccione ASPEL SAE
ó ADMINPAQ.
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Haga clic en el botón "[...]" para seleccionar la carpeta en
la que se encuentran los archivos origen. Haga clic en el
botón “Importar” para iniciar el proceso de importar datos.
Microsoft Excel.
Para importar sus catálogos desde Microsoft Excel,
abra el archivo CATALOGOS.XLS, incluido en la
instalación y localizado en la carpeta:
C:\Archivos de programas\Quanticus\Admincontrol\Wiz_Importar.
Es necesario que habilite las macros de Excel haciendo clic
en el menú Herramientas y seleccionando las opciones
Seguridad – Macros – Seguridad y seleccionar el nivel “Bajo”.
En este archivo existe una hoja de trabajo para cada catalogo
en la cual deberá capturar la información de sus catálogos.
Si necesita adicionar renglones haga clic en el botón
“Insertar Renglones” y especifique cuantos desea insertar.
Una vez que cuente con su información en estas hojas de
trabajo, haga clic en el botón "Validar " para verificar la
información capturada. Al finalizar de validar sus datos,
guarde la hoja de Excel y Siga el proceso antes mencionado
para importar sus catálogos.
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Puede guardar en otra carpeta pero no puede cambiar el
nombre. No puede añadir columnas o cambiar los nombres a las
columnas. La columna de la clave no podrá contener datos
duplicados.
La captura de los siguientes caracteres no están permitidos:
" / \ : | < > * ? ' ya que ocasiona inconsistencias en el
sistema.
Una vez que ha terminado de capturar o copiar la información
dentro de las columnas correspondientes, Use el botón
"VALIDAR" para verificar la información capturada. Al
finalizar de validar sus datos, guarde la hoja de Excel.
Puede guardar en otra carpeta pero no puede cambiar el
nombre, añadir columnas o cambiar los nombres a las columnas.
Para importar su catálogos, Seleccione la opción Importar
Datos del menú Utilerías, se abrirá la ventana
Importar Catálogos.
En el campo Datos a Importar seleccione el catálogo que desea
importar. En el campo Aplicación Origen seleccione Hoja de
Excel.
Haga clic en el botón
"[...]" para
seleccionar la
carpeta en la que se
encuentran los
archivos origen. Haga clic en el botón “Importar” para
iniciar el proceso de importar datos.
Alta de información de forma manual en Catálogos.
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Usted podrá adicionar vendedores, productos, clientes y/o
proveedores como los vaya necesitando desde el respectivo
catálogo después de haber importado datos o puede darlos de
alta todos desde un inicio.
Catálogo de Vendedores.
Seleccione la opción Vendedores del menú Catálogos.
Haga clic en el botón “Nuevo” del menú de esta ventana.
Proporcione la clave para hacer referencia al vendedor,
máximo 20 caracteres
Ingresar nombre, apellidos, razón social, máximo 120
caracteres en cada uno. Ingresar razón social máximo 255
caracteres.
Los datos indispensables son la clave y nombre del vendedor.
Catálogo de Clientes.
Seleccione la opción Clientes del menú Catálogos.
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Haga clic en el botón “Nuevo” del menú de la ventana Catálogo
de Clientes. Proporcione la clave para hacer referencia al
Cliente, máximo 20 caracteres.
Proporcione la razón social y datos para facturación. Los
datos indispensables son la Clave y Razón Social.
En la Pestaña 2. Condiciones definir la lista de Precios y
Días de Plazo que se les dan a los Clientes.
Catálogo de proveedores.
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Seleccione la opción Proveedores del menú Catálogos.
Haga clic en el botón “Nuevo” del menú de la ventana Catálogo
de Proveedores. Proporcione la clave para hacer referencia al
Cliente, máximo 20 caracteres.
Proporcione la razón social y datos del Proveedor.
Los datos indispensables son la Clave y Razón Social.
En la Pestaña 2. Condiciones definir los Días de Plazo que el
proveedor le da a la empresa.
Catálogo de Productos y/o Servicios.
Seleccione la opción Productos ó Servicios del menú
Catálogos.
Haga clic en el botón “Nuevo” del menú de la ventana Catálogo
de productos ó Catálogo de Servicios. Proporcione la clave
para hacer referencia al Producto ó Servicio, máximo 20
caracteres.
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Proporcione la descripción del producto (máximo 255
caracteres). Los datos indispensables son la Clave y
Descripción.
En la Pestaña 4. UM existe un campo llamado Unidades de
Medida, la unidad de medida determina las formas en que se
puede comprar o vender un producto. Inicialmente en el
sistema sólo existe la unidad PZ – Pieza.
Los precios y costos se deberán determinar en base a la
unidad de medida mínima.
Inventario Inicial.
Para registrar las existencias iníciales se podrá realizar de
dos distintas formas: Compra de ajuste o
Importación desde Microsoft Excel.
Compra de Ajuste
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Para realizar una compra de ajuste al inventario, haga clic
en el menú Operaciones y seleccione las opciones Proveedores
Compras ó Presione las teclas Shift + F6, en la ventana que
se despliega, haga clic en el botón “Nuevo”.
Seleccionar el almacén al cual ingresarán los productos
comprados. Selecciona el concepto de Compra:
AJUST = Ajustes – Afecta inventarios y no las cuentas por
pagar.
De forma automática se asignara por omisión al Proveedor *AJ*
y la condición 00000 estos datos no podrán ser modificados.
Ingresar los productos a comprar.
Para ingresar los productos a comprar, haga clic en el
primero renglón de la cuadricula que se encuentra en la parte
inferior de la ventana en la columna Cantidad y proporcione
la cantidad del producto a comprar.
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Haga clic en la columna correspondiente a la clave del
producto y escriba directamente la clave del producto, en
caso de no recordar la clave, podrá presionar la tecla F2. Se
abrirá la búsqueda de Productos
En la ventana de búsqueda de productos se observaran todos
los datos ordenados por la clave del producto en forma
descendente. En la parte superior existen unos campos que se
pueden utilizar para filtrar la información que se muestra.
Proporcione el valor a filtrar y haga clic en el botón
“Buscar”.
Por ejemplo, en el campo que corresponde a la DESCRIPCION al
ingrese la palabra “TINTA” y haga clic en el botón “Buscar”
nos regresara todos aquellos productos en donde aparece la
palabra “TINTA” en la descripción.
Seleccione el producto deseado y haga doble clic sobre el
renglón o en el botón “Seleccionar”, al seleccionar el
producto, se mostraran todos los datos relacionados al
producto.
Haga clic en el botón “Guardar” para guardar la compra, al
guardar se las existencias y en este caso al tener como
concepto AJUST no se afectaran las cuentas por pagar.
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Importación desde Microsoft Excel.
Para importar el inventario inicial desde Microsoft Excel es
indispensable que esta sea la primera operación. No puede
haber otras operaciones en el sistema. En caso de existir
operaciones realizar la captura de inventario físico.
Abra el archivo CATALOGOS.XLS, incluido en la instalación y
localizado en la carpeta: C:\Archivos de programas\Quanticus\
Admincontrol\Wiz_Importar.
Es necesario que habilite las macros de Excel haciendo clic
en el menú Herramientas y seleccionando las opciones
Seguridad – Macros – Seguridad y seleccionar el nivel “Bajo”.
En este archivo existe una hoja de trabajo llamada
Existencias en la cual deberá capturar la información de su
inventario. Si necesita adicionar renglones haga clic en el
botón “Insertar Renglones” y especifique cuantos desea
insertar.
Una vez que cuente con su información en esta hoja
de trabajo, haga clic en el botón "Validar
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Existencias" para verificar la información capturada. Al
finalizar de validar sus datos, guarde la hoja de Excel y
Siga el proceso.
Puede guardar en otra carpeta pero no puede cambiar el
nombre. No puede añadir columnas o cambiar los nombres a las
columnas. La columna CLAVE PRODUCTO no podrá contener datos
duplicados.
La captura de los siguientes caracteres no están permitidos:
" / \ : | < > * ? ' ya que ocasiona inconsistencias en el
sistema.
Para importar sus Existencias, Seleccione la opción Importar
Datos del menú Utilerías, se abrirá la ventana
Importar Catálogos.
En el campo Datos a Importar seleccione Inventario Inicial.
Seleccione la sucursal, almacén, moneda e ingrese la fecha.
En la opción APLICACIÓN ORIGEN seleccione HOJA DE EXCEL.
Haga clic en el botón "[...]" para seleccionar la carpeta en
la que se encuentran los archivos origen. Haga clic en el
botón “Importar” para iniciar el proceso de importar datos.
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Compras.
Para realizar una compra, haga clic en el menú Operaciones y
seleccione las opciones Proveedores – Compras ó Presione las
teclas Shift + F6, en la ventana que se despliega, haga clic
en el botón “Nuevo”.
Seleccionar el almacén al cual ingresarán los productos
comprados. Selecciona el concepto de Compra:
C = Compra
AJUST = Ajustes – Afecta inventarios y no las cuentas por
pagar.
Proporcione la clave del proveedor al que se le comprará el
producto, en caso de no recordarla, podrá buscarla
presionando la tecla F2 o haciendo clic en el botón que se
localiza a la derecha. Se abrirá la búsqueda de Proveedores.
En la ventana de búsquedas se observaran todos los datos
ordenados por la clave del proveedor en forma descendente. En
la parte superior existen unos campos que se pueden utilizar
25
para filtrar la información que desea mostrar. Proporcione
los valores en los campos por los cuales desea filtrar y haga
clic en el botón “Buscar”.
Por ejemplo, en el campo que corresponde a la Razón Social al
ingresar la palabra “DISTRIBUI” y hacer clic en el botón
“Buscar” nos regresara todos aquellos proveedores en los que
la Razón Social contiene la palabra indicada, seleccione al
Proveedor deseado y haga doble clic sobre el renglón o un
clic en el botón “Seleccionar”.
Ingresar los productos a comprar.
Para ingresar los productos a comprar, haga clic en el
primero renglón de la cuadricula que se encuentra en la parte
inferior de la ventana en la columna Cantidad y proporcione
la cantidad del producto a comprar.
Haga clic en la columna correspondiente a la clave del
producto y escriba directamente la clave del producto, en
caso de no recordar la clave, podrá presionar la tecla F2. Se
abrirá la búsqueda de Productos
En la ventana de búsqueda de productos se observaran todos
los datos ordenados por la clave del producto en forma
descendente. En la parte superior existen unos campos que se
26
pueden utilizar para filtrar la información que se muestra.
Proporcione el valor a filtrar y haga clic en el botón
“Buscar”.
Por ejemplo, en el campo que corresponde a la DESCRIPCION al
ingrese la palabra “TINTA” y haga clic en el botón “Buscar”
nos regresara todos aquellos productos en donde aparece la
palabra “TINTA” en la descripción.
Seleccione el producto deseado y haga doble clic sobre el
renglón o en el botón “Seleccionar”, al seleccionar el
producto, se mostraran todos los datos relacionados al
producto.
Haga clic en el botón “Guardar” para guardar la compra, al
guardar se afectaran las cuentas por pagar y las existencias.
Pagar la compra
Para realizar el pago desde el módulo de Bancos, haga clic en
la opción Movimientos del Menú Bancos, se abrirá la ventana
de cuentas contables. Seleccionar la cuenta de bancos de
donde se emitirá el pago haciendo doble clic sobre ella.
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Se abrirá el modulo de Bancos y podrá observar en pantalla su
saldo al día actual.
Para realizar el pago del documento creado por la compra,
Haga clic en el botón “Cargos” o “Cheques”, se abrirá la
ventana Cheques de la Cuenta: Cuenta Prueba.
Proporcione una referencia que es un comentario que haga
mención de la factura a pagar.
Proporcione la clave del proveedor en el campo beneficiario.
En el caso de CHEQUE especificar el número del cheque. Haga
clic en el botón: “CxP Abono”.
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Se abrirá la ventana Cuentas por
Pagar: Abonos, esta ventana ya
tendrá capturada la fecha y la
clave del proveedor. En el
campo Documento
Abono ingrese la referencia del
documento con el cual esta
pagando esta factura, pro
ejemplo: Cheque Folio: 1.
En la sección Documento Cargo, seleccionar el cargo o factura
a liquidar y haga clic en el botón “Guardar”, para afectar el
saldo del documento y los saldos de bancos. Al salir
regresara a la ventana principal de bancos y vera el saldo
actualizado y el movimiento creado.
Ventas.
Para realizar una compra, haga clic en el menú Operaciones y
seleccione las opciones Clientes – Ventas ó
Presione las teclas Shift + F3, en la ventana que se
despliega, haga clic en el botón “Nuevo”.
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Seleccionar el almacén del cual saldrán los productos
vendidos. Selecciona el concepto del documento de venta:
F = Factura
R = Remisión
RSD = Remisión sin desglose de impuestos
AJUST = Ajustes – Afecta inventarios y no las cuentas por
cobrar.
Proporcione directamente clave del cliente al que se le
venderá producto, en caso de no recordar la clave, podrá
presionar la tecla F2 o hacer clic en el botón que se
localiza a la derecha. Se abrirá la búsqueda de Clientes.
En la ventana de búsquedas se observaran todos los datos
ordenados por la clave del cliente en forma descendente. En
la parte superior existen unos campos que se pueden utilizar
para filtrar la información que se muestra. Ingresar el valor
a filtrar y oprimir el botón “Buscar”.
Por ejemplo, en el campo que corresponde al RFC al ingresar
la palabra “DPA” y oprimir el botón “Buscar” nos regresara
todos aquellos clientes en donde aparece la palabra
proporcionada en el RFC.
Seleccione al cliente deseado y hacer doble clic sobre el
renglón o un clic en el botón “Seleccionar”. Por omisión
aparecerá el vendedor que tiene asignado el cliente y su
condiciones de venta.
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Ingresar los productos a vender.
Para ingresar los productos a vender, haga clic en el primero
renglón de la cuadricula que se encuentra en la parte
inferior de la ventana en la columna Cantidad y proporcione
la cantidad del producto a vender.
Haga clic en la columna correspondiente a la clave del
producto y escriba directamente la clave del producto, en
caso de no recordar la clave, podrá presionar la tecla F2. Se
abrirá la búsqueda de Productos
En la ventana de búsqueda de productos se observaran todos
los datos ordenados por la clave del producto en forma
descendente. En la parte superior existen unos campos que se
pueden utilizar para filtrar la información que se muestra.
Proporcione el valor a filtrar y haga clic en el botón
“Buscar”.
Por ejemplo, en el campo que corresponde a la DESCRIPCION al
ingrese la palabra “TINTA” y haga clic en el botón “Buscar”
nos regresara todos aquellos productos en donde aparece la
palabra “TINTA” en la descripción.
31
Seleccione el producto deseado y haga doble clic sobre el
renglón o en el botón “Seleccionar”, al seleccionar el
producto, se mostraran todos los datos relacionados al
producto.
Haga clic en el botón “Guardar” para guardar la compra, al
guardar se afectaran las cuentas por cobrar y las
existencias.
Al guardar se mandara a imprimir el documento. Se preguntara
si se ha impreso correctamente, al momento de responder
afirmativamente se afectaran las cuentas por cobrar y los
inventarios. Si no se imprime no se considera finalizada por
lo que no afectara las cuentas por cobrar e inventarios.
Posterior a esto se preguntara si se desea realizar el abono,
de responder afirmativamente se realizará el pago, el cliente
ya no tendrá el adeudo pero no se registrara en el modulo de
Bancos. Si se desea utilizar el módulo de Bancos responder
NO.
Cobrar la Venta.
Para realizar el cobro desde el módulo de Bancos, seleccione
la opción Movimientos del Menú Bancos, se abrirá la ventana
de cuentas contables. Seleccionar la cuenta de bancos de
donde se abonará el cobro haciendo doble clic sobre ella.
32
Se abrirá el modulo de Bancos y podrá observar en pantalla su
saldo al día actual.
Para realizar el abono del documento cobrado, Haga clic en el
botón “Abonos”, se abrirá la ventana Abonos en Cuenta: Cuenta
Prueba.
Se abrirá la ventana Cheques de la Cuenta: Cuenta Prueba.
Proporcione una referencia que es un comentario que haga
mención de la factura a cobrar e ingresar la clave del
cliente en la columna “Cliente”.
Haga clic en el botón: “CxC Abono”.
Se abrirá la ventana Cuentas por Cobrar: Abonos, esta ventana
ya tendrá capturada la fecha y la clave del Cliente. En el
campo Documento Abono ingrese la referencia del documento con
33
el cual está cobrando
esta factura, por
ejemplo: Cobro Factura:
1.
En la sección Documento
Cargo, seleccionar el
cargo o factura a
liquidar y haga clic en
el botón “Guardar”, para
afectar el saldo del documento y los saldos de bancos. Al
salir regresara a la ventana principal de bancos y vera el
saldo actualizado y el movimiento creado. Al salir
regresara a la ventana principal de bancos y vera el
saldo actualizado y el movimiento creado.
34
ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
LEY REGULADORA DEL EJERCICIO DE LA CONTADURIA
Art. 17.- Los contadores públicos intervendrán en forma
obligatoria en los siguientes casos:
a) Autorizar las Descripciones de los Sistemas Contables,
los Catálogos de Cuentas y Manuales de Instrucciones que
deben llevar los comerciantes, a los que la Ley exige
llevar contabilidad y a quienes deseen un sistema
contable. Esta autorización procederá en todos aquellos
casos en que leyes especiales no establezcan que
determinados entes fiscalizadores gubernamentales
autoricen los sistemas contables de sus respectivos entes
fiscalizados;
b) Legalizar los registros o libros que deben llevar todos
los comerciantes, de conformidad con las leyes de la
materia, previa solicitud del interesado por escrito y
autenticada.
El contador no podrá emitir las autorizaciones a las que se
refieren los literales a) y b) del presente artículo, sin que
previamente se hubiese cerciorado del cumplimiento de las
obligaciones profesionales de los comerciantes exigidas en
los Títulos I y II del Libro Segundo del Código de Comercio.
CODIGO DE COMERCIO
CONTABILIDAD REGIMEN LEGAL
El comerciante de acuerdo con el Art.435 está obligado a
llevar contabilidad debidamente organizada de acuerdo con
35
alguno de los sistemas generalmente aceptados y autorizados
por un contador público.
Dentro del régimen de la contabilidad, en el Código de
Comercio existen normas de carácter general y normas de
carácter especial.
COMERCIANTE SOCIAL
Art. 20.- No obstante su calidad de mercantiles, las
sociedades que se constituyan como colectivas o comanditarias
simples, de capital fijo, y que tienen exclusivamente una o
más de las finalidades que se indican a continuación, una vez
inscritas quedarán exentas de las obligaciones profesionales
de los comerciantes contempladas en el Libro Segundo de este
Código, excepto las mencionadas en los números I y IV del
Art. 411 de este Código.
Las finalidades a que se refiere el inciso anterior son:
a) El ejercicio de la agricultura y ganadería.
b) La construcción y arriendo de viviendas urbanas, siempre
que no se construya con ánimo de vender en forma regular
y constante las edificaciones.
c) El ejercicio de las profesiones liberales.
CONTABILIDAD
Art. 435.- El comerciante está obligado a llevar contabilidad
debidamente organizada de acuerdo con alguno de los sistemas
36
generalmente aceptados en materia de Contabilidad y aprobados
por quienes ejercen la función pública de Auditoria.
Los comerciantes deberán conservar en buen orden la
correspondencia y demás documentos probatorios.
El comerciante debe llevar los siguientes registros
contables: Estados Financieros, diario y mayor, y los demás
que sean necesarios por exigencias contables o por ley.
Los comerciantes podrán llevar la contabilidad en hojas
separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma
resumida y también podrán hacer uso de sistemas electrónicos
o de cualquier otro medio técnico idóneo para registrar las
operaciones contables. Todo lo anterior lo hará del
conocimiento de la Oficina que ejerce la vigilancia del
Estado.
Art. 436.- Los registros deben llevarse en castellano. Las
cuentas se asentarán en moneda nacional. Toda contabilidad
deberá llevarse en el país, aún la de las agencias, filiales,
subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La
contravención será sancionada por la oficina que ejerce la
vigilancia del Estado de conformidad a su ley. Toda autoridad
que tenga conocimiento de la infracción, está obligada a dar
aviso inmediato a la oficina antes mencionada.
37
Art. 438.- Los registros obligatorios deben llevarse en
libros empastados o en hojas separadas, todas las cuales
estarán foliadas, y serán autorizadas pr el Contador Público�
autorizado que hubiere nombrado el comerciante. Tratándose de
comerciantes sociales, será el Auditor Externo quien
autorizará los libros o registros, debiendo el administrador
designado en los estatutos, avalar dicha autorización.
Las hojas de cada libro deberán ser numeradas y selladas por
el Contador Público autorizado, debiendo poner en la primera
de ellas una razón firmada y sellada, en la que se exprese el
nombre del comerciante que las utilizará, el objeto a que se
destinan, el número de hojas que se autorizan y el lugar y
fecha de la entrega al interesado.
La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizará el
cumplimiento de esta obligación, pudiendo sancionar las
deficiencias que existieren contra el Auditor, el comerciante
o sus administradores, según el caso, todo de conformidad a
la Ley.
Art. 439.- Los comerciantes deben asentar sus operaciones
diariamente y llevar su contabilidad con claridad, en orden
cronológico, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni
tachaduras, y sin presentar señales de alteración.
Se salvarán a continuación, inmediatamente de advertidos, los
errores u omisiones en que se incurriere al escribir en los
38
registros, explicando con claridad en qué consisten, y
extendiendo el concepto tal como debiera haberse escrito.
Inmediatamente después de haberse descubierto el yerro o
reconocida la omisión en que se incurrió, se hará el oportuno
asiento de rectificación.
Art. 440.- Las disposiciones de los artículos 436, 438 y 439
son aplicables a todos los registros que por ley, deban
llevar los comerciantes, aunque no sean de contabilidad.
Art. 443.- Todo balance general debe expresar con veracidad y
con la exactitud compatible con sus finalidades, la situación
financiera del negocio en la fecha a que se refiera. Sus
renglones se formarán tomando como base las cuentas abiertas,
de acuerdo con los criterios de estimación emitidos por el
Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y
Auditoria, y en su defecto por las Normas Internacionales de
Contabilidad.
Dicho balance comprenderá un resumen y estimación de todos
los bienes de la empresa, así como de sus obligaciones. El
balance se elaborará conforme los principios contables
autorizados por el mencionado Consejo, y a la naturaleza del
negocio de que se trate.
39
Art. 444.- Para la estimación de los diversos elementos del
activo se observarán las reglas que dicte el Consejo de
Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria,
y en su defecto, por las Normas Internacionales de
Contabilidad; en el caso que no hubiere concordancia entre
las reglas anteriores, y dependiendo de la naturaleza del
negocio de que se trate, así como de la existencia de Bolsas
de Valores o Bolsas de Productos; se deberán observar las
normas establecidas en las leyes especiales.
Art. 448.- La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado,
por medio de sus delegados, vigilará si los comerciantes
llevan sus registros con arreglo a las disposiciones de este
Código. Si de la inspección resultare que no están con
arreglo a la ley, o que no se llevan, dicha oficina impondrá
al comerciante infractor una sanción de conformidad a su Ley,
debiendo además exigirse la corrección de las irregularidades
que motivaron la multa.
CÓDIGO TRIBUTARIO
Del art. 44 al 45
En el art. 44 se establece que todo sistema computarizado que
sirva para la emisión de documentos contables deberán
contener una serie de identificaciones que serán los datos
correspondientes a la Unidad Central de Procesamiento, si el
sistema está en red, los datos corresponderán tanto a las
terminales que se autorizarán como al servidor central. En
caso que los sistemas computarizados adquiridos por el
contribuyente no sean originales de fábrica, sino armado por
40
piezas de diferentes fabricantes, generarán la serie por cada
equipo, fijando en ellos la identificación de tal manera que
garantice el interés fiscal.
Art. 45 los tiquetes emitidos por estos sistemas deben
cumplir con los mismos requisitos que las facturas
establecidos en el art. 114 literal b) del Código Tributario.
Del art. 48 al 51
El art. 48 estipula que las máquinas registradoras o sistemas
computarizados que se autoricen a efecto de garantizar el
interés fiscal, deberán tener un sistema de control
denominado "Registro de reposición a Z o cero", que consisten
en un contador automático inviolable que registra la cantidad
de tiquetes emitidos y el total de las ventas acumuladas en
el día, sin perder el acumulado de las ventas efectuadas, de
tal forma que luego del cierre de operaciones del día, deja a
la máquina o sistema en condiciones de registrar nuevas
ventas a acumular para el día de operaciones siguiente,
partiendo de un total de ventas a cero, pero conservando la
secuencia del contador de transacciones.
Debido a que las autorizaciones se otorgarán a máquinas
registradoras o sistemas computarizados cuya numeración de
tiquetes cambian automáticamente en la medida que se emiten,
no estará permitido por motivo alguno, retroceder la
numeración. Las máquinas registradoras o sistemas
computarizados autorizadas a los contribuyentes, emitirán
reportes de venta totales mensuales (Gran Total Z), éstos
cumplirán lo establecido en el art. 47 del reglamento,
considerando que los requisitos de los literales c), d) y e),
inclusive el último inciso del artículo referido,
corresponden a operaciones acumuladas mensuales.
41
En cuanto a la cinta de auditoría el art. 49 estipula que las
máquinas registradoras o sistemas computarizados deberán
estar dotadas de una cinta de papel o rollo de auditoría,
dichas cintas cumplirán con requisitos específicos para un
mejor control.
Además la Administración Tributaria podrá autorizar la
utilización de cintas de auditoría electrónicas o bitácoras
en sustitución de cintas de papel, siempre que se verifique
que garantizan el interés fiscal y que puedan ser impresas al
requerido la Administración Tributaria.
Del art. 73 al 74
Es importante mencionar que el llevar la información contable
de forma digital también exige de acuerdo al art. 73 lleva
todos los registros en estricto orden, de tal manera que un
tercero experto en materia contable o auditoría pueda deducir
de ellos en un período de tiempo adecuado, una visión general
de las operaciones relacionadas con los tributos y de la
situación patrimonial y tributaria del sujeto pasivo.
Además, siempre se deberán llevar las transacciones en orden
cronológico, teniendo en cuenta el art. 74 el cual establece
que se puede llevar un atraso en los asentamientos mayor a
dos meses, contados desde el día siguiente en que se efectuó
la operación, o para el caso de los ajustes a partir del día
siguiente en que se efectuó la operación, o para el caso de
los ajustes a partir del día siguiente en que se dio la
circunstancia que dé lugar a su contabilización conforme a
principios de contabilidad aprobados por el Consejo de
Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y
42
Auditoría, o en su defecto por las Normas Internacionales de
Contabilidad.
Contabilidad Formal
Art. 139.- Para efectos de este Código se entiende por
contabilidad formal la que, ajustándose consistentemente a
uno de los métodos generalmente aceptados por la técnica
contable apropiada para el negocio de que se trate, es
llevada en libros autorizados en legal forma.
Están obligados a llevar contabilidad formal los sujetos
pasivos que de conformidad a lo establecido en el Código de
Comercio o en las leyes especiales están obligados a ello.
La contabilidad formal deberá complementarse con los libros
auxiliares de cuentas necesarios y respaldarse con la
documentación legal que sustente los registros, que permita
establecer con suficiente orden y claridad los hechos
generadores de los tributos establecidos en las respectivas
leyes tributarias, las erogaciones, estimaciones y todas las
operaciones que permitan establecer su real situación
tributaria.
Los asientos se harán en orden cronológico, de manera
completa y oportuna, en idioma castellano y expresado en
moneda de curso legal. Las operaciones serán asentadas a
43
medida que se vayan efectuando, y sólo podrá permitirse un
atraso de dos meses para efectos tributarios.
No podrá modificarse un asiento o un registro de manera que
no sea determinable su contenido primitivo. Tampoco podrán
llevarse a cabo modificaciones tales que resulte incierto
determinar si han sido hechas originariamente o con
posterioridad.
Las partidas contables y documentos deberán conservarse en
legajos y ordenarse en forma cronológica, en todo caso, las
partidas contables deberán poseer la documentación de soporte
que permita establecer el origen de las operaciones que
sustentan; lo anterior, también es aplicable a las partidas
de ajuste.
La contabilidad podrá llevarse en forma manual o mediante
sistemas mecanizados, para lo cual no será necesario obtener
autorización previa de la Administración Tributaria, bastando
con cumplir las normas relativas a la conservación de los
respectivos archivos y programas.
Los sujetos pasivos están obligados a exhibir la contabilidad
en las oficinas de la casa matriz o en el lugar que hayan
informado que la mantendrán.
44
Registros Especiales
Art. 140.- Todos los sujetos pasivos están obligados a llevar
con la debida documentación, registros especiales para
establecer su situación tributaria de conformidad a lo que
disponga este Código y las respectivas leyes y reglamentos
tributarios. Están excluidas de esta obligación las personas
naturales cuyos ingresos provengan exclusivamente de
salarios, sueldos y otras compensaciones de carácter similar,
por servicios personales prestados como empleados bajo
dependencia laboral. Es aplicable a los registros especiales
lo dispuesto en el artículo anterior en lo pertinente.
Registros para contribuyentes inscritos del impuesto a la
transferencia de bienes muebles y a la prestación de
servicios
Art. 141.- Los contribuyentes inscritos del Impuesto a la
Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de
Servicios, deberán llevar los libros o registros de Compras y
de Ventas relativos al control del referido impuesto, así
como los registros y archivos especiales y adicionales que
sean necesarios y abrir las cuentas especiales requeridas
para el control del cumplimiento de dicho impuesto.
45
REGLAMENTO DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO TRIBUTARIO
Adopción del Sistema de Contabilidad, Libros y Nomenclatura
de las Cuentas y Subcuentas.
Art. 78.- El sujeto pasivo al adoptar el sistema de
contabilidad, los libros y la nomenclatura de las cuentas y
sub cuentas que de acuerdo al tipo de actividades que
desarrolla sean necesarias, considerará la adecuación o
ajuste de éstos a fin de reflejar fielmente su situación
tributaria de acuerdo a los diferentes tributos.
Formulación de los Estados Financieros
Art. 79.- Los componentes de los estados financieros, deberán
formularse de acuerdo al establecido por el Consejo de
Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y
Auditoria, y en su defecto por las Normas Internacionales de
Contabilidad, en caso de que el sujeto pasivo esté obligado a
normas contables establecidas por entes reguladores con
facultades en leyes especiales, deberá cumplir con las normas
que éstos establezcan.
LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Amortización de programas informáticos o software.
Art. 30-A. Es deducible de la renta obtenida mediante
amortización, el costo de adquisición o de producción de
programas informáticos utilizados para la producción de la
renta gravable o conservación de su fuente, aplicando un
46
porcentaje fijo y constante de un máximo del 25% anual sobre
el costo de producción o adquisición, todo sin perjuicio de
lo dispuesto en los siguientes literales:
a) En el caso de programas informáticos producidos por el
propio contribuyente para su uso, no será deducible el costo
capitalizado cuando hayan sido deducidos con anterioridad en
un período o ejercicio de imposición las erogaciones que
conforman dicho costo.
b) Para efectos de esta deducción no es aplicable la
valuación o revaluación de los programas.
d) Cuando se adquiera un programa utilizado, el valor máximo
sujeto a amortización será el precio del programa nuevo
al momento de su adquisición, ajustado de acuerdo a los
siguientes porcentajes:
47
AÑOS DE VIDA
PORCENTAJE DEL PRECIO
DEL PROGRAMA O SOFTWARE
USADO
1 año
2 años
3 años
4 años
80 %
60 %
40 %
20 %
Los precios de los programas informáticos o software serán
sujetos de fiscalización.
d) En el caso de los programas o software cuyo uso o empleo en
la producción de la renta gravada no comprenda un ejercicio de
imposición completo, será deducible únicamente la parte de la
cuota anual que proporcionalmente corresponda en función del
tiempo en que el bien ha estado en uso de la generación de la
renta o conservación de la fuente en el período o ejercicio de
imposición.
e) El contribuyente solamente podrá deducirse la amortización
del programa o software de su propiedad, y mientras se
encuentren en uso en la producción de ingresos gravables.
f) Cuando el software se utilice al mismo tiempo en la
producción de ingresos gravables y no gravables o que no
constituyan renta, la deducción de la depreciación se admitirá
únicamente en la proporción que corresponda a los ingresos
gravables en la forma prevista en el Art. 28 inciso final de
esta Ley.
g) Si el contribuyente hubiera dejado de descargar en años
anteriores la partida correspondiente de amortización del
programa o software no tendrá derecho a acumular esas
deficiencias a las cuotas de los años posteriores.
h) No podrá cambiarse el porcentaje de amortización sin la
autorización de la Administración Tributaria.
Lo dispuesto en este artículo es sin perjuicio de lo
establecido en los Arts. 156-A y 158 del Código Tributario.
LEY DE PROPIEDAD INTELECTUAL
a. OBRAS PROTEGIDAS
Art. 12.- La presente ley protege las obras del espíritu
manifestadas en forma sensible, cualquiera que sea el modo o la
forma de su expresión, de su mérito o de su destino, con tal
que dichas obras tengan un carácter de creación intelectual o
personal, es decir, originalidad.
Art. 13.- En las creaciones a que se refiere el artículo
anterior, están comprendidas todas la obras literarias y
artísticas, tales como libros, folletos y escritos de toda
naturaleza y extensión, incluidos los programas de ordenador;
obras musicales con o sin palabras; obras oratorias, plásticas,
de arte aplicado; versiones escritas o grabadas de las
conferencias, discursos, lecciones, sermones y otras de la
misma clase; obras dramáticas o dramático-musicales y
coreografía; las puestas en escena de obras dramáticas u
operáticas; obras de arquitectura o de ingeniería, esferas,
cartas atlas y mapas relativos a geografía, geología,
topografía, astronomía o cualquier otra ciencia; fotografías,
litografías y grabados; obras audiovisuales, ya sea para
cinematografía muda, hablada o musicalizada; obras de
radiodifusión o televisión, modelos o creaciones que tengan
valor artístico en materia de vestuario, mobiliario, decorado,
ornamentación, tocado, galas u objetos preciosos; planos u
otras reproducciones gráficas y traducciones; y todas las demás
que pudieran considerarse comprendidas dentro de los tipos
genéricos de las obras mencionadas.
49
a. PROGRAMAS DE ORDENADOR
Art. 32.- Programa de ordenador, ya sea programa fuente o
programa objeto, es la obra literaria constituida por un
conjunto de instrucciones expresadas mediante palabras,
códigos, planes o en cualquier otra forma que, al ser
incorporadas en un dispositivo de lectura automatizada, es
capaz de hacer que un ordenador, o sea, un aparato electrónico
o similar capaz de elaborar informaciones, ejecute determinada
tarea u obtenga determinado resultado.
Se presume que es productor del programa de ordenador, la
persona que aparezca indicada como tal en la obra de la manera
acostumbrada, salvo prueba en contrario.
Art. 33.- El contrato entre los autores del programa de
ordenador y el productor, implica la cesión ilimitada y
exclusiva a favor de éste de los derechos patrimoniales
reconocidos en la presente ley, así como la autorización para
decidir sobre su divulgación y la de ejercer los derechos
morales sobre la obra, en la medida que ello sea necesario para
la explotación de la misma, salvo pacto en contrario.
BASE TECNICA
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD No. 1
Finalidad de los estados financieros
Párrafo 5
Los estados financieros constituyen una representación
financiera estructurada de la situación financiera y de las
transacciones llevadas a cabo por la empresa. El objetivo de
50
los estados financieros, con propósitos de información general,
es suministrar información acerca de la situación y desempeño
financieros, así como de los flujos de efectivo, que sea útil a
un amplio espectro de usuarios al tomar sus decisiones
económicas. Los estados financieros también muestran los
resultados de la gestión que los administradores han hecho de
los recursos que se les han confiado. Para cumplir este
objetivo, los estados financieros suministran información
acerca de los siguientes elementos de la empresa:
a) activos;
b) pasivos;
c) patrimonio neto;
d) ingresos y gastos, en los cuales se incluyen las pérdidas y
ganancias; y
e) flujos de efectivo.
Esta información, junto con la contenida en las notas a los
estados financieros, ayuda a los usuarios a predecir los flujos
de efectivo futuros, particularmente en lo que se refiere a la
distribución temporal y grado de certidumbre de la generación
de efectivo y otros medios líquidos equivalentes.
Responsabilidad por la emisión de los estados financieros
Párrafo 6
La responsabilidad por la elaboración y presentación de los
estados financieros corresponde a la empresa, y recae en el
51
órgano de administración o en otro órgano de gobierno
equivalente al mismo, si bien en algunas empresas la
responsabilidad tiene carácter conjunto entre varios órganos de
gobierno y supervisión.
Componentes de los estados financieros
Párrafo 7
Un conjunto completo de estados financieros incluye los
siguientes componentes:
a) balance;
b) estado o cuenta de resultados;
c) un estado que muestre:
i. todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien
ii. los cambios en el patrimonio neto distintos de los
procedentes de las operaciones de aportación y reembolso
de capital, así como de la distribución de dividendos a
los propietarios;
d) estado de flujo de efectivo; y
e) políticas contables utilizadas y demás notas explicativas.
52
Políticas Contables
Párrafo 20
Es la gerencia de la empresa la que debe seleccionar y aplicar
las políticas contables, de forma que los estados financieros
cumplan con todos los requisitos establecidos en cada una de
las Normas Internacionales de Contabilidad y en cada una de las
Interpretaciones emanadas del Comité de Interpretaciones.
Cuando no exista un requisito específico, la gerencia debe
desarrollar los procedimientos oportunos para asegurar que los
estados financieros suministran información que es:
a) relevante para el proceso de toma de decisiones de los
usuarios; y
b) fiable, en el sentido de que los estados:
i. presentan razonablemente los resultados de las
operaciones y la situación financiera de la empresa;
ii. reflejan la esencia económica de los sucesos y
transacciones, y no meramente su forma legal;
iii. son neutrales, es decir, libres de prejuicios o sesgos;
iv. son prudentes; y
v. están completos en todos sus extremos significativos.
53
Balance
La distinción entre corriente y no corriente
Párrafo 53
Cada empresa deberá determinar, considerando la naturaleza de
sus actividades, si presenta o no sus activos corrientes y sus
pasivos corrientes como categorías separadas dentro del
balance. Los párrafos 57 a 65 de esta Norma serán de aplicación
sólo cuando la anterior distinción tenga lugar. Cuando la
empresa opte por no realizar la clasificación mencionada, los
activos y pasivos deben presentarse utilizando como criterio
genérico su grado de liquidez.
Párrafo 54
Sea cual fuere el método de presentación adoptado, la empresa
deberá revelar, para cada activo o pasivo, en el que se
combinen cantidades que se esperan recuperar o pagar antes y
después de los doce meses siguientes desde la fecha del
balance, el importe esperado a cobrar o pagar, respectivamente,
después de este periodo.
Activos corrientes
Párrafo 57
Un activo debe clasificarse como corriente cuando:
a) su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o
consumo, en el transcurso del ciclo normal de la operación
de la empresa, o
54
b) se mantiene fundamentalmente por motivos comerciales, o
para un plazo corto de tiempo, y se espera realizar dentro
del periodo de doce meses tras la fecha del balance; o
c) se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya
utilización no esté restringida.
Todos los demás activos deben clasificarse como no corrientes.
Pasivos corrientes
Párrafo 60
Un pasivo debe clasificarse como corriente cuando:
a) se espera liquidar en el curso normal de la operación de la
empresa, o bien
b) debe liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la
fecha del balance.
Todos los demás pasivos deben clasificarse como no corrientes.
Información a revelar en el cuerpo del estado o cuenta de
resultados o en las notas
Párrafo 77
La empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del
estado o cuenta de resultados o en la notas al mismo, un
desglose de los gastos, utilizando para ello una clasificación
basada en la naturaleza de los mismos o en la función que
vienen a desempeñar dentro de la empresa.
55
NORMAS DE CARÁCTER GENERAL
a) El comerciante debe llevar los siguientes registros
contables autorizados: estados financieros, diario y mayor
y los demás que sean necesarios por exigencia contable o
por Ley.(Art.435 inciso tercero CC.).
b) Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se
asentarán en colones o dólares de los Estados Unidos de
América. Toda contabilidad deberá llevarse en el país
(Art.436 CC.).
c) Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente
y llevar su contabilidad con claridad, en orden
cronológico, sin blancos, interpolaciones, raspaduras o
tachaduras y sin presentar señales de alteración. Se
salvará a continuación e inmediatamente de advertido,
cualquier error u omisión al escribir en los libros,
mediante el asiento de rectificación (Art.439 CC.).
d) Los registros obligatorios deberán llevarse en libros
empastados u hojas separadas, foliados y autorizados por un
contador público. En el caso de sociedades será el auditor
externo quien deberá autorizarlos. Las hojas de cada libro
deberán ser numeradas y selladas por el contador público,
debiendo poner en la primera hoja una razón firmada y
sellada, en la cual se expresará el nombre del comerciante,
objeto a que se destinan, el número de hojas que se
autorizan, lugar y fecha (Art.438 CC).
e) Los comerciantes con activo menor a cien mil colones,
llevaran su contabilidad por sí mismo o persona de su
nombramiento. Los que su activo exceda de cien mil colones
deberán llevarla por medio de contadores, bachilleres de
56
comercio y administración o tenedores de libros, con
títulos reconocidos por el Estado. (Art.437 CC). Los
comerciantes con activo en giro menor a cien mil colones
llevarán un libro encuadernado para asentar separadamente
los gastos, compras y ventas.(Art.452 CC).
f) El comerciante deberá establecer al cierre de cada
ejercicio fiscal, la situación económica de la empresa, la
cual mostrará a través del balance y el estado de pérdidas
y ganancias. (Art.441 CC).
g) Los comerciantes y sus herederos o sucesores conservaran
los registros de su giro en general por diez años y hasta
cinco después de la liquidación de todos sus negocios
mercantiles. (Art.451 CC). Las cartas telegramas y facturas
que reciban y las copias de las que expidan, se consideran
anexas a la contabilidad y deberán conservarse por los
mismos períodos (Art.454).
h) Los comerciantes podrán hacer uso de microfilm, discos
ópticos u otro medio, para archivar documentos e
información, una vez transcurridos veinticuatro meses desde
su emisión. Estos tendrán el mismo valor probatorio que los
originales siempre que sean certificadas por notario
(Art.455).
NORMAS DE CARÁCTER ESPECIAL
En atención a la naturaleza del negocio y del sistema de
contabilidad adoptado, podrá autorizarse:
a. Que la contabilidad se lleve en hojas separadas
57
b. Que el libro Diario y Mayor puedan llevarse por
separado o en uno solo (Art.446)
c. Que se aplique un sistema determinado de contabilidad.
De acuerdo a la normativa legal los sistemas contables, libros
contables y libros del IVA podrán ser autorizados por cualquier
Contador Público, excepto cuando se trate de una sociedad los
libros contables sólo pueden ser autorizados por su auditor
externo.
LIBROS OBLIGATORIOS
a) Estados financieros (Art.435 CC)
b) Diario (Art.435 CC)
c) Mayor (Art.435)
d) Actas de Junta General de Accionistas (Art.40 CC)
e) Actas de Junta Directiva
f) Libro de Registro de Accionistas (Arts.147 y 155 CC).
g) Libro Agentes Dependientes (Art.388 CC)
h) Libro Diario Agente Intermediario (Art.408 romano II)
i) Libro para Registro de Cierre de Operaciones (Art.408)
j) Libro de Gastos, compras y ventas, comerciantes con activo
menor a Cien mil colones (Art.452)
k) Libro de Registro de Títulos Nominativos de Emisor
(Art.654)
58
l) Libro de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad
Limitada (Art.113 CC)
m) Libro de Aumento y Disminución de Capital (Sociedades de
capital variable) (Art.312)
n) Libro Talonario Único de Registro de Almacenes de Depósito
(Art.846)
o) Libro de Actas de Junta General de Tenedores de
Certificados Fiduciarios de Participación (Arts. 692 y
903).
p) Libro de Registro de Socios de Cooperativa (Art.19 romano
V).
q) Libros de Control de IVA (Compras, Ventas a Contribuyentes
y Ventas a Consumidor final) (Art.141 CT)
59
Factores Internos
Factores Externos
FORTALEZAS1. Requerimientos
mínimos de hardware
2. Fácil manejo3. Generación y
recuperación de Backus
4. Cálculos financieros de amortización y depreciación
5. Utilizable en redes.
DEBILIDADES1. Únicamente para
uso familiar o personal no para empresas
2. Shareware 3. Registros
Lineales4. Confusión de
gasto ingresos5. No permite
repetición de nombres de cuentas aunque sean distinta código
6. Reportes sencillos
OPORTUNIDADES1. Alta competencia
para uso personal2. Costo de licencia
muy bajo3. Mejores continuas
para los reportes y utilidades
4. Compatibilidades con correo electrónico e internet
Enfocar el uso para familias y personal
Eliminar el costo de Licencia
Actualizar los Cálculos financieros
Mejorar la utilización en línea
Establecer parámetros por el usuario
Permitir codificación única numérica no alfabética
Mejorar los Reportes
Utilización en red y multifamiliar
No limitar tanto al demo
Obsequiar licencias
AMENAZAS1. Software con
mayores capacidades y específicos para contabilidad
2. Existencias de Software libres con mayores funcionabilidades
3. Actualizaciones continuas y soportes técnicos para otros software
No establecer como características el uso de contabilidades para empresas porque su función está dirigida para el uso personal, por lo tanto no competir con los software contables sería la mejor forma de contrarrestar las amenazas
Buscar la forma de convertirlo en software libre o regalar licencias para aumentar la publicidad y su utilidad, evitar la piratería y minimizar las restricciones del demo para que el usuario pueda ver todas sus funcionalidades, establecer mejoras continuas a menor tiempo para estar actualizados y buscar en línea o red
CONCLUSIÓN
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Con el avance de la tecnología también evolucionaron algunos
procesos importantes dentro de una empresa, como es la
contabilidad, con ello vinieron alternativas como los
diferentes software contables de código abierto, gracias a los
cuales se puede procesar la información contable de forma
computarizada, sin costo de adquisición pero con algunas
limitantes que todavía están en proceso de desarrollo o por
cuestiones legales de derechos de propiedad intelectual.
Finalmente en base a lo estudiado se puede decir que un Sistema
Contable Computarizado es para cualquier empresa una
herramienta importante que ha permitido en muchos aspectos la
facilitación de la toma de decisiones gracias a la utilización
eficiente de estos.
En muchas formas se puede ver la importancia del uso de un
Software Contable, como por ejemplo que con un clic se puede
calcular el saldo de una cuenta en particular o de todas
aquellas utilizadas en un gran número de partidas de diario lo
cual permite el ahorro de tiempo del operador, maximizando su
jornada de trabajo mucho más si el procesamiento de la
información fuese de forma manual.
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