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Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07

Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en

Avances

Fecha de Vigencia 11/01/2017

Actualización 04

Página Nº 1

Elaborado por:

Coordinación de Rendición de Cuentas Nombre y Apellido: Lcda. Mirna Salazar Firma:

Fecha:

Autorizado por:

Dirección de Finanzas y Tesorería Nombre y Apellido: Lcda. Evanelly Bello Firma:

Fecha:

Revisado por:

Dirección de Sistema de Gestión Nombre y Apellido: Ing Juan Nacul Firma:

Fecha:

Aprobado por:

Secretaría de Administración y Finanzas Nombre y Apellido :Lcdo Magdiel Medina Firma:

Fecha:



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Página Nº 2

CONTENIDO

Objetivo………………………………………………………….……….. 3 Alcance……………………………………………………………….…... 3 . Documentos Relacionados……………………………………………... 3 Normas…………………………………………………………………...... 4 Descripción de Actividades……………………………………………... 8 Formularios de Obligatorio Cumplimiento……………………………...12 Glosario…………………….………………………………………….….. 13 Anexos…………………………………………………………………….. 14



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Página Nº 3

1.- OBJETIVO

Establecer normativas para el Control de la Disponibilidad Presupuestaria-

Financiera de los Fondos en Avance asignados a la Secretaría del Despacho del

Gobernador y la Secretaría General de Gobierno

2.- ALCANCE

Esta dirigido a la Coordinación de Rendición de Cuentas, adscrita a la Dirección

de Finanzas y Tesorería.

3.- DOCUMENTOS RELACIONADOS

3.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

3.2 Ley Orgánica de Contraloría General del estado Bolívar

3.3 Ley de Presupuesto (vigente)

3.4 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público

3.5 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal.

3.6 Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Bolívar

3.7 Ley de Hacienda Pública del estado Bolívar

3.8 Ley de Contrataciones Públicas

3.9 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público del estado

Bolívar y su Reglamento

3.10 Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos

3.11 Procedimiento tramite de viáticos nacionales

3.12 Procedimiento tramite de viáticos internacionales

3.13 Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos(vigente)

3.14 Todo Ordenamiento Jurídico vigente aplicable a este procedimiento.



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Página Nº 4

4.- NORMAS

4.1. Garantizar el cumplimiento de este procedimiento sin menoscabo del

ordenamiento jurídico vigente y velar que todos los registros derivados y

resultantes de la aplicación de este procedimiento se conserven en lo

establecido en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos

GOB-900-PR-001/05 y el Procedimiento de Control de Registros GOB-900-

PR-002/05.

4.2. Garantizar la disponibilidad presupuestaria y financiera para la tramitación de

Pagos.

4.3. Codificar de acuerdo al Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos.

4.4. Presentar la disponibilidad presupuestaria- financiera de las partidas

controladas por Fondos en Avance.

4.5. Garantizar que los expedientes cumplan con los requisitos exigidos por las

leyes para la tramitación de pago y formación de rendiciones de cuenta:

REQUISITOS PARA EL PAGO A PROVEEDORES Los expedientes deberán contener la siguiente documentación:

1. Formulario de Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10

2. Formulario de Requisición de Bienes y Materiales GOB-900-FM-075/07

3. Tres (03) Constancias de Invitación de la Oferta

4. Tres (03) Presupuestos o Un (01) Presupuesto (si aplica)

5. Informe de Recomendación

6. Análisis Comparativo de Ofertas

7. Formulario de Orden de Servicio/Orden de Compra GOB-900-FM-137/08

8. Factura



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Página Nº 5

9. Comprobante de Pago GOB-900-FM-026/16

10. Fotocopia legible de la Cédula de Identidad del Beneficiario

11. Fotocopia de Declaración del Impuesto al Valor Agregado (Forma IVA

99030)

12. Fotocopia de Declaración Definitiva de I.S.L.R Persona Natural (Forma

99025) y Persona Jurídica (Forma 99026)

13. Fotocopia actualizada del Registro Único de Información Fiscal (RIF)

14. Nota de Entrega

15. Acta de Control Perceptivo y/o Acta de Inspección (Partida 4.04)

16. Acta de Conformidad del Servicio GOB-900-FM-031/16

17. Formulario de Verificación de las Compras GOB-900-FM-012/14

18. Formulario de Evaluación/ Re-evaluación del Proveedor GOB-900-FM-

038/16

19. Requisición de Servicio para el Mantenimiento y/o Reparación del

Vehiculo GOB-900-FM-030/16

20. Inscripción y/o Actualización ante el Registro Nacional de Contratistas

(RNC)

21. Memoria Fotográfica en caso de conservación, ampliación y mejoras (si

aplica)

22. Presupuesto Base (Aplica en Adquisición de Bienes Muebles y Equipos

Electrónicos)



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Página Nº 6

REQUISITOS PARA EL PAGO DE DONACIONES

Requisitos

Tipos de Donaciones

Medicinas- Material Medico

Quirúrgico otorgadas al solicitante

Medicinas- Material Medico

Quirúrgico otorgadas a

través de Proveedores

Materiales de Construcción y otros tipos de Donaciones otorgadas al Solicitante

Materiales de

Construcción y otros tipos

de Donaciones otorgadas a

través de Proveedores

Servicios Funerarios

Carta de solicitud

X X X X X

Copia de la cédula de identidad

X X X X X

Certificación Financiera

X X X X X

Punto de Cuenta X X X X X

Presupuesto

X X X X X

Solicitud de Requisición de Bienes y Materiales

X X

Orden de Servicio/ Orden de Compra

X X X

Informe médico

X X

Rècipe médico

X X

Hoja de requerimiento

X X X X X

Factura

X X X

Comprobante de Pago

X X X

Comprobante de IVA e ISLR

X X X

Recibo tipo A

X X

Acta de Defunción

X

Acta de Entrega

X X X



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Página Nº 7

REQUISITOS PARA PAGO DE VIATICOS NACIONALES

1. Formulario de Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales GOB-900-

FM-005/06

2. Fotocopia legible de la cédula de identidad del beneficiario

3. Instrucción o Solicitud de Viáticos GOB-900-FM-055-14

Nota: Ver Procedimiento GOB-900-PR-019/06 Tramite de Viáticos

Nacionales

REQUISITOS PARA PAGO DE VIATICOS INTERNACIONALES

1. Punto de cuenta de autorización del ciudadano Gobernador del estado

Bolívar

2. Formulario de Solicitud y Certificación de Viáticos Internacionales GOB-

900-FM-006/06

3. Fotocopia legible de cédula de identidad del beneficiario

4. Motivo del requerimiento del viaje ( invitación, convenio, comitiva,

compromisos adquiridos en el exterior )

Nota: Ver procedimiento GOB-900-PR-018/06 Tramite de Viáticos

Internacionales

REQUISITOS PARA PAGO DE REINTEGROS

1. Copia legible de la cédula de identidad del beneficiario

2. Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10

3. Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10

4. Factura



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Página Nº 8

REQUISITOS PARA PAGO DE CAJA CHICA (APERTURA)

1. Punto de Cuenta GOB-900-FM-027/09


3. Copia legible de la cédula de identidad del funcionario responsable del

manejo de Caja Chica


Nota: Ver Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector

Público del estado Bolívar y su Reglamento

REQUISITOS PARA PAGO DE REPOSICIONES DE CAJA CHICA

1. Copia legible de la cédula del funcionario responsable del manejo de

caja chica



4. Relación de gastos realizados

5. Comprobantes de los pagos efectuados

Nota: Ver Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector

Público del estado Bolívar y su Reglamento



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Página Nº 9

5.- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1.- Nombre de la Actividad: CONTROL DE LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA – FINANCIERA

Responsable Acción

División de Control

Bancario

1. Envía copia de la Autorización de Pago emitida por

la Dirección de Administración de tipo Permanente

de Avance y Especial de Avance a nombre de la

Tesorería General del Estado aprobada mediante

decreto del ciudadano Gobernador, sobre el

manejo de los Fondos en Avance.

Coordinación de

Rendición de

Cuentas

2. Recibe copia de la Autorización de Pago aprobada

con la distribución presupuestaria.

3. Carga al sistema SIGRE en el Módulo de Fondos en

Avance, los montos asignados a cada partida

indicando el número de la Autorización de Pago y

código presupuestario.

4. Consulta la disponibilidad presupuestaria por

partidas, para la tramitación de pagos.



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Página Nº 10

5.2.- Nombre de la Actividad: REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA

TRAMITAR PAGOS.

Responsable Acción

Secretaria del

Despacho y

Secretaria General

de Gobierno

1. Envía expedientes con los requisitos exigidos de

acuerdo a la norma 4.4 para revisión y

conformación a la Coordinación de Rendición de

Cuentas.

Coordinación de

Rendición de

Cuentas

2. Recibe expedientes para revisión, los cuales deben

estar debidamente conformados con las firmas

autorizadas, a fin de iniciar el proceso de pago.

3. Revisa que la Factura se emita a nombre del

Ejecutivo del estado Bolívar, con la descripción,

fecha, montos y cálculos que corresponda y

cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT.

4. Revisa que el Presupuesto se emita a nombre del

Ejecutivo del estado Bolívar con la descripción del

gasto que corresponda y con la orden de Compra

y/o servicios y con fecha igual o posterior a la

Requisición de Bienes y/o Servicios.

5. Revisa que la Orden de Compra y/o Servicios tenga

una numeración correlativa, con tres presupuestos

con su correspondiente Análisis Comparativo de

Ofertas.

6. Revisa que el Comprobante de Pago indique el

nombre del beneficiario del Bien y/o Servicio,



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Página Nº 11

Registro Único de Información Fiscal (R.I.F),

Número de Factura, desglose de cantidades

facturadas y retenciones, firma autorizada y sello de

la Unidad de origen.

7. Revisa que la Certificación Financiera indique el

código presupuestario, la descripción del gasto,

nombre del Proveedor del bien y/o servicio, el

monto, firmas autorizadas por Proyecto y Acción

Centralizada y sello de la Unidad Ejecutora.

8. Revisa que el Acta de Control Perceptivo y/o

Inspección sea parte del trámite de pago cuando se

trate de adquisición de Bienes y/o Servicios

cargados a la Partida 4.04 Activos Reales,

debidamente firmada y sellada por la Unidad de

origen.

9. Revisa que el Comprobante de Retención del IVA e

ISLR, este anexo al expediente.

10. Remite a la Coordinación de Impuestos el

expediente para la verificación de la Factura.

Coordinación de

Impuestos

11. Recibe y revisa el expediente de Pago a fin que

cumpla con los requisitos de ley.

12. Envía a la Coordinación Rendición de Cuentas el

expediente aprobado. ( si presenta observaciones

se devuelve a la unidad de origen, a fin de

subsanarlas).



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Página Nº 12

Coordinación de

Rendición de

Cuentas

13. Recibe expediente aprobado

14. Consulta la disponibilidad presupuestaria en el

Sistema SIGRE, de acuerdo a la estructura

presupuestaria que indica la Certificación

Financiera.

15. Emite Autorización de Pago (SIGRE Fondos en

Avance) indicando la Partida, el Número de la

Autorización de pago (emitida por Dirección de

Administración) y el monto.

16. Codifica el expediente.

17. Remite a la División de Control Bancario el

expediente con la Autorización de Pago (SIGRE

Fondos en Avance), para la emisión de cheques.

División de Control

Bancario

18. Recibe expedientes y elabora cheque.

19. Remite cheque al Departamento de Caja, con las

firmas autorizadas.

20. Resguarda hasta ser retirado por el beneficiario

5.3.-Nombre de la Actividad: RENDICION DE CUENTAS

Responsable Acción

1. Recibe del Departamento de Caja relación de Cheques

cancelados con sus soportes correspondientes

2. Revisa que los expedientes cumplan con los requisitos

exigidos por la ley, para realizar la rendición.



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Página Nº 13

Coordinación de

Rendición de

Cuentas

3. Remite Oficio con expedientes de rendición a la

Dirección de Administración firmado por el Director (a)

de Finanzas y Tesorería, año, proyecto, acción

centralizada, acción especifica, unidad, partida

genérica, especifica, sub-especifica, numeral, número

de Autorización de Pago (emitida por Dirección de

Administración), número de cheque, monto rendido y

beneficiario.

Dirección de

Administración

4. Recibe Oficio con expediente de rendición para su

revisión.

5. Remite a la Coordinación de Rendición de Cuentas el

informe de revisión.

Coordinación de

Rendición de

Cuentas

6. Recibe de la Dirección de Administración el resultado

de la revisión.

7. Subsana las observaciones en caso de que las

hubiera.

8. Guarda en custodia los documentos revisados hasta

tanto la Contraloría del estado Bolívar los solicite para

su revisión.

6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

6.1 Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10

6.2 Orden de Servicio/ Orden de Compra GOB-900-FM-137/08

6.3 Requisición de Bienes y Materiales GOB-900-FM-075/07

6.4 Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales GOB-900-FM-005/06

6.5 Solicitud y Certificación de Viáticos Internacionales GOB-900-FM-006/06



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6.6 Punto de Cuenta GOB-900-FM-027/09

6.7 Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10

6.8 Autorización de Pago GOB-016-FM-076/13

6.9 Comprobante de Pago GOB-900-FM-026/16

7. GLOSARIO

Autorización de Pago (SIGRE Fondos en Avance): Es un documento que indica

la imputación presupuestaria para la emisión de cheques.

Autorización de Pago (emitida por la Dirección de Administración): Es un

documento elaborado por la Dirección de Administración a través del cual se

honran compromisos con los acreedores de la Gobernación del estado Bolívar.

Codificar: Consiste en asignar un código presupuestario a cada gasto.

Comprobante de Pago: Es un documento necesario para procesar el pago que

contiene datos del proveedor, cantidades facturadas y retenciones.

Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos: Consta de las cuentas de

recursos y las cuentas de egresos. Los niveles de desagregación de las cuentas

de recursos permitirán identificar los ramos y subramos genéricos, específicos y

subespecificos y los referidos al grupo de cuentas de egresos permitirán identificar

partidas, genéricas y subespecificas y ambos grupos constituyen el clasificador de

ingresos y de gastos respectivamente.

Disponibilidad presupuestaria: Es el monto presupuestado asignado a una

partida especifica, no comprometido ni causado.



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Disponibilidad Financiera: Es el monto disponible por partida especifica

establecida en la Orden de Pago aprobada.

Ejecución Presupuestaria: Consiste básicamente en la correcta imputación

presupuestaria de acuerdo al Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos

del gasto originado de la Unidad Ejecutora y un constante análisis de las partidas

presupuestarias.

Factura: Documento que soporta y especifica la venta de bienes o prestaciones

de servicios y demás operaciones gravadas.

Rendición de Cuentas: Consiste en rendir los gastos efectuados a través de los

Fondos en Avance

Unidad Ejecutora: Dependencia que ejecuta el presupuesto por Fondos en

Avance.

8. Anexos:

8.1 Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10

8.2 Orden de Servicio/ Orden de Compra GOB-900-FM-137/08

8.3 Solicitud de Requisición de Bienes y Materiales GOB-900-FM-075/07

8.4 Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales GOB-900-FM-005/06

8.5 Solicitud y Certificación de Viáticos Internacionales GOB-900-FM-006/06

8.6 Punto de Cuenta GOB-900-FM-027/09

8.7 Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10

8.8 Autorización de Pago GOB-016-FM-076/13

8.9 Comprobante de Pago GOB-900-FM-026/16



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