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MANUAL DE CALIDAD Código: DG-MANUAL-01

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MANUAL DE LA CALIDAD Página 1 de 68

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

DEL

INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES


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INDICE El índice de este documento consta de cuarenta y un (41) secciones así:

SECCION DEL

MANUAL

TITULO DE LA SECCCION

NUMERAL NTC ISO IEC 17025:2005

NUMERAL NTC ISO

9001:2008

NUMERAL MECI

1000:2014

NUMERAL NTC GP

1000:2009 PAGINA

PORTADA 1

INDICE 2-4

1

INFORMACIÓN INSTITUCIONAL BREVE RESEÑA HISTORICA

5-6

2 PLATAFORMA ESTRATÉGICA

7-11

3 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL

1.0. 2.0. 11

4 ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SIG

1.0. 2.0. 12

5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

3.0. 3.0. 13-18

6 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y ROLES EN EL SIC

4.2 19-28

7

MODELO DEL SIG BASADO EN PROCESOS: MAPA DE PROCESOS Y PROCESOS ASOCIADOS

4.1 4.1. Control de Planeación y Gestión

4.1. 28-30

8 GESTIÓN DOCUMENTAL

4.2. Información y Comunicación 4.2. 30

9 CONTROL DE DOCUMENTOS

4.3. 4.2.3. Información y Comunicación 4.2.3. 31-32

10 CONTROL DE REGISTROS

4.13. 4.2.4. Información y Comunicación 4.2.4. 32

11 RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.

4.2.2. 4.2.3.

5.1. Responsabilidad de la Dirección 5.1. 33

12 ENFOQUE AL CLIENTE

4.4.1. y 4.5 5.2. Control de Planeación y Gestión

5.2. 33-34

13 POLÍTICA DE LA CALIDAD

4.2.2. 5.3. Control de Planeación y Gestión

5.3. 34


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SECCION DEL

MANUAL TITULO DE LA SECCCION


NUMERAL NTC ISO

9001:2008

NUMERAL MECI 2014

NUMERAL NTC GP

1000:2009 PAGINA

14 OBJETIVOS DE LA CALIDAD

4.2.2.c. 5.4.1. Control de Planeación y Gestión

5.4.1. 34

15 OTRAS POLITICAS

4.1.5.c. 4.1.5.d.

35-39

4.2.1, 4.2.2, 4.4.1, 4.8, 4.9.1, 4.9.2, 4.11.1, 5.5.2

16 PLANIFICACION DEL SIG

4.2.1. 5.4.2. Control de Planeación y Gestión

5.4.2. 39-40

17 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

4.1.5. 5.5.2. Control de Planeación y Gestión

5.5.2. 41

18 COMUNICACIÓN INTERNA

4.1.6. 5.5.3. Información y comunicación 5.5.3. 41

19

REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD POR LA ALTA DIRECCIÓN

4.15. 5.6. Control de evaluación y seguimiento

5.6. 42

20 PROVISIÓN DE RECURSOS

4.6. y 5.4. 6.1. Control de Planeación y Gestión

6.1 42-43

21 TALENTO HUMANO 5.2 6.2 Control de Planeación y Gestión

6.2 44

22

INFRAESTRUCTURA: INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

5.3 6.3 Información y comunicación 6.3 45-46

23 AMBIENTE DE TRABAJO

5.3 6.4 Control de Planeación y Gestión

6.4 47

24

PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

5.4 7.1 Control de Planeación y Gestión

7.1 47

25 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

4.4, 4.5 y 4.8

7.2 Control de Planeación y Gestión

7.2 47-49

26 DISEÑO Y DESARROLLO

4.5 y 5.4 7.3 Control de Planeación y Gestión

7.3 49

27 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

4.5 y 4.6 7.4 Control de Planeación y Gestión

7.4 49-51


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SECCION DEL

MANUAL TITULO DE LA SECCCION


NUMERAL NTC ISO

9001:2008

NUMERAL MECI 2014

NUMERAL NTC GP

1000:2009 PAGINA

28 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

4.5, 5.4, 5.6, 5.7, 5.8, 5.9 y 5.10

7.5 Control de Planeación y Gestión

7.5 51

29 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

5.6 51-52

30 MUESTREO 5.7 52

31

MANIPULACIÓN DE LOS ÍTEMS DE ENSAYO O DE CALIBRACIÓN

5.8. 53

32

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN

5.9. 53-54

33 INFORME DE LOS RESULTADOS

5.10. 54-55

34

CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO: EQUIPOS

5.5. 7.6. Controles 7.6. 55-56

35 SERVICIO AL CLIENTE

4.7. 8.2. Control de evaluación y seguimiento

8.2. 57

36 QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS.

4.8. 58

37 AUDITORÍA INTERNA 4.14. 8.2. Control de evaluación y seguimiento

8.2. 58

38

CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORMES

4.9. 8.3. Controles 8.3. 59

39

ANÁLISIS DE DATOS Y MEJORA CONTINUA (INDICADORES DE PROCESOS)

4.10. 8.4. Control de evaluación 8.4. 59-60

40

ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS

4.11. – 4.12

8.5.2. – 8.5.3 Control de evaluación

8.5.2. – 8.5.3

60

41 HISTORIA DEL DOCUMENTO

61-68


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SECCION 01

INFORMACIÓN INSTITUCIONAL - BREVE RESEÑA HISTORICA1 Aunque los antecedentes de la medicina legal en Colombia se remontan a la época Precolombina, el primer referente legal del instituto se encuentra en la Ley 53 de 1914, la cual ordenó establecer una Oficina de Medicina Legal en Bogotá, así como en cada una de las capitales de los departamentos, con excepción de Cundinamarca, que desde 1897 ya contaba con ese servicio. La Oficina de Medicina Legal de Bogotá, comenzó a funcionar bajo la dirección del Profesor José María Lombana Barreneche, cubriendo los servicios de clínica, patología y toxicología forense de la capital y sirviendo de última instancia para las consultas elevadas por los Tribunales de la Nación. Esta misma Ley, permitió a los médicos colombianos inscribirse como médicos legistas ante la alcaldía del municipio de su residencia, surgiendo así, un sistema municipal de medicina legal, dependiente de cada gobierno local. Años más tarde, la Ley 101 de 1937, nacionalizó las oficinas de las capitales departamentales y le asignó al Jefe de la Oficina Central de Medicina Legal de Bogotá, la dirección técnica y científica de los servicios forenses en todo el país, estructurándose de esta manera, un sistema nacional de medicina legal que hacía parte del, por entonces, Departamento de Justicia del Ministerio de Gobierno. Esta ley también facultó a las Asambleas Departamentales para subdividir y organizar los servicios médico-legales en su territorio, lo que dio origen a un sistema departamental de medicina legal, a cargo, a su vez, de cada Gobernación. A partir de 1943, se inició la construcción de la sede del Instituto de Medicina Legal de Bogotá y la ampliación de sus servicios a otras áreas de las ciencias forenses (balística, hematología y biología, fotografía, psiquiatría, química y física, entre otros). Desde sus inicios, el servicio médico-legal estuvo vinculado a la Academia, a través de sus funcionarios. En 1945, el artículo 1ª de la ley 42, le otorgó al instituto el carácter de organismo científico central a nivel nacional y le ordenó, además de prestar sus servicios a la justicia, participar en la enseñanza de la Medicina Legal en las Facultades de Medicina y Derecho, así como en la formación de especialistas en este campo. El sustento legal de la actividad académica institucional ha permitido desde entonces, asegurar la adecuada formación y capacitación de peritos, jueces, fiscales y funcionarios de policía judicial, así como de los médicos que realizan su año de Servicio Social Obligatorio ("Médicos Rurales"), quienes están obligados por la ley 9 de 1952, a realizar peritaciones forenses en el municipio donde se encuentran asignados. Desde 1964 hasta finales de los ochenta, el instituto funcionó como División de Medicina Legal del Ministerio de Justicia. En 1984, el artículo 1º, numeral 4º, de la ley 52, otorgó al Presidente de la República, facultades extraordinarias para revisar, reestructurar y reorganizar su funcionamiento. Finalmente, mediante Decreto 005 de 1987, el Instituto fue elevado a la categoría de Dirección General del mismo ministerio, fijándosele una nueva estructura orgánica que permitió ampliar y regionalizar sus servicios.

5 1 Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, 2001. "Aspectos históricos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses" en: "Abriendo Puertas a un Nuevo Concepto de Contribución Forense a la Investigación Judicial en Colombia”. Documento informativo sobre la actualidad del Sistema Médico Forense en Colombia.


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La década de los noventa se caracterizó por grandes cambios y una mayor apertura de las ciencias forenses colombianas hacia el exterior. En 1991, con el advenimiento de la nueva Constitución Política de Colombia, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se transformó en un Establecimiento Público del orden nacional, adscrito a la Fiscalía General de la Nación, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. El decreto 2699 de 1991, reglamentó su naturaleza, estructura y funciones. Este mismo decreto estableció la existencia de un sistema único de medicina legal y ciencias forenses en todo el territorio nacional, organizado y controlado por el instituto, dando lugar a la desaparición de los sistemas departamental y municipal de medicina legal, los cuales, a pesar de los esfuerzos para lograr su integración científica y técnica, seguían funcionando en forma paralela, generando grandes dificultades de diversa índole. La Resolución 000184 del 27 de febrero de 2015, “Por la cual se organiza el Sistema Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses" establece la definición, conformación y objetivos del Sistema, así como la creación del Comité de Apoyo al Sistema Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y sus funciones. La apertura de las Unidades Locales, en su mayor parte durante 1993 y 1994, en municipios seleccionados por su ubicación estratégica, cobertura poblacional y estadística criminal de la zona, así como la creación de las Unidades Móviles a partir del 2012, hizo posible descentralizar aún más el servicio y facilitó la supervisión y asesoría de los médicos rurales, en lo que respecta a su labor pericial. Los esfuerzos del instituto, sumados al desarrollo de convenios de cooperación técnica suscritos entre los Gobiernos de Colombia y otros países, permitieron un avance significativo de la prueba pericial, el conocimiento científico, la infraestructura tecnológica, la gestión institucional, el manejo de la información y las relaciones con el entorno, entre otros. El propósito institucional de convertirse en una organización líder dentro del sector gubernamental, que ofrezca un servicio/producto efectivo, confiable, oportuno, ético y humanitario, llevó a la organización a orientar su desarrollo dentro de la cultura de la calidad, estrategia que permite su mejoramiento continuo. Igualmente se fortaleció la infraestructura locativa a nivel nacional, mediante la construcción de sedes o adecuación de las ya existentes, en varias ciudades y municipios del país, programa que aún continúa. En el año 2000, con base en las facultades extraordinarias conferidas por la ley 573 de 2000, se expidió el decreto 261 de 2000, que modificó la estructura de la Fiscalía General de la Nación, y por ende la del Instituto Con el fin de ampliar la cobertura, mejorar la oportunidad en la prestación del servicio y facilitar el manejo eficiente de los recursos financieros, físicos y humanos, acorde con los planes y programas establecidos para el cumplimiento de la misión institucional, se aprobó el acuerdo 08 del 19 de junio de 2012 por el cual se desarrolla la estructura interna del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y se establecen sus funciones”.


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SECCIÓN 02

1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA A través de la metodología del Balanced Scorecard, el Instituto formula el Plan Estratégico tomando como base fundamental, el Plan Nacional de Desarrollo. Esta articulación se realiza a través del conjunto de perspectivas (Víctimas y responsabilidad social, Procesos internos y Aprendizaje y crecimiento), lineamientos e iniciativas, que comprenden este Plan denominado “Servicio Forense para una Colombia Diversa y en Paz”. La razón de ser del Instituto y la proyección en el largo plazo están definidas en la misión y la visión: MISIÓN Como institución rectora del sistema nacional de medicina legal y ciencias forenses, prestamos servicios a la sociedad en un marco de calidad, para apoyar técnica y científicamente a la administración de justicia, respetando la dignidad de las personas y contribuyendo a restablecer sus derechos VISIÓN

En el 2025 seremos líderes a nivel nacional e internacional en medicina legal y ciencias forenses y generadores de conocimiento innovador. La Plataforma Estratégica contempla los siguientes componentes: ü Lineamientos Estratégicos: Identifican el foco de la estrategia. Es decir, señalan hacia que

orienta la entidad su trabajo.

ü Objetivos estratégicos: Los objetivos son declaraciones de acciones que precisan como se implementará la estrategia, son un conjunto de prioridades orientadas para alcanzar la estrategia.

ü Propuesta de valor: Define la estrategia institucional con la que la entidad se diferenciará en la prestación del servicio forense y comunica aquello que ofrece de manera diferente para los usuarios.

ü Indicadores estratégicos y metas: Son el medio de medición de los objetivos estratégicos y los resultados que se desean alcanzar con los objetivos.

ü Iniciativas estratégicas: Especifica los proyectos y planes operativos planteados que permiten alcanzar las metas buscadas, acordes con los recursos disponibles.

Para implementar la Estrategia, el Instituto establece acciones, las cuales se encuentran traducidas en los Objetivos Estratégicos descritos en el Plan Estratégico 2015 – 2018 Servicio Forense para una Colombia Diversa y en Paz.


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2. CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO:

El Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, será de apropiación y aplicación por parte de todos los servidores públicos de la entidad, contratistas, proveedores y demás colaboradores que actúen en nombre de la institución, en el lugar donde se encuentren, dentro y fuera del territorio nacional. El Código de Ética y Buen Gobierno fomenta comportamientos éticos en los servidores públicos, contratistas y colaboradores de la institución, por medio de principios, valores y directrices que enmarcan su actuar hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales, enmarcados en el estilo de dirección y gobernabilidad del nivel directivo. 2.1. PRINCIPIOS

Los principios se refieren a las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta de las personas (RAE, 2015); los principios éticos son las normas internas o creencias básicas sobre las formas correctas como debemos relacionarnos con los otros o con el mundo. Para el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se definen unos principios que se erigen como su norte; son la brújula que direcciona el quehacer institucional. Por tanto, las actuaciones de los funcionarios del Instituto estarán regidas por los siguientes principios establecidos:

· Veracidad: Corresponde a la relación coherente y consistente, manifestada a través de los pensamientos, decisiones actuaciones y en general al comportamiento de los servidores de instituto, guardando estricta conformidad con la verdad.

· Oportunidad: Se refiere a la conveniencia de las acciones, a la unión de su espacio y al periodo de tiempo apropiado para cumplir un objetivo o meta trazado.

· Objetividad: Es ver las cosas tal y como son, reconocer la realidad, permite tener claridad sobre la verdad.

· Imparcialidad: Es una norma de justicia que sostiene las decisiones institucionales, para que se tomen con base en criterios objetivos, sin influencias, sesgos, prejuicios o tratos diferenciados por razones inapropiadas.

· Calidad: Es el conjunto de características inherentes en los servidores del instituto, en su labor y en el resultado de la misma, que permiten resaltarlos dentro de un marco de excelencia y superioridad

2.2 VALORES

Los Valores Institucionales están concebidos como las formas del saber ser de los servidores públicos, los cuales posibilitan la construcción de una convivencia en el marco de los derechos humanos. En el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se han definido los siguientes valores para que sean promovidos y afianzados por todos los funcionarios: Honestidad: Somos coherentes con lo que pensamos y hacemos, conforme a la ciencia y objetividad en el cumplimiento de nuestra misión, dentro del sistema de gestión de la calidad y prevaleciendo los intereses colectivos por encima de los intereses individuales.


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Lealtad: Servimos en el cumplimiento del deber ser de nuestras responsabilidades, comprometidos con lo pactado como servidores públicos, dentro del proceso institucional para el beneficio de la sociedad. Compromiso: Nuestros actos están dirigidos a la contribución del cumplimiento de nuestra misión institucional, superando situaciones adversas dentro del cumplimiento de nuestras funciones. Responsabilidad: Cumplimos con nuestra Misión, garantizando el accionar de todos los proceso institucionales, basados en las prácticas seguras y saludables que considera los impactos económicos, sociales y ambientales, derivados de nuestra actividad, reconociendo las consecuencias de las propias acciones. Integridad: Actuamos en todo momento de manera recta e intachable, conforme a nuestros principios y valores personales e institucionales, bajo los estándares de la calidad que soportan los procesos y procedimientos internos. Respeto: Reconocemos en sí mismos y en todas las personas internas y externas de la Institución, la condición de seres humanos con derechos, deberes y limitaciones, en equidad y justicia, prestando un servicio humanizado para una Colombia diversa y en paz. Tolerancia: Expresamos con claridad el reconocimiento humano de las personas, frente a sus condiciones individuales y diferentes, con derechos a ser aceptados e incluidos para que tengan acceso a los servicios Institucionales. Independencia: Aplicamos con libertad los criterios técnicos, científicos e institucionales, en forma objetiva y equitativamente en el desarrollo de nuestras funciones, preservando las normas éticas y legales, para apoyar a la administración de justicia, desde nuestro quehacer forense. Transparencia: Prestamos servicios a la comunidad en un marco de calidad, apoyando técnica y científicamente a la administración de justicia, y hacemos uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización, garantizando el acceso y dando a conocer la información de carácter público que obra en los archivos del Instituto, salvo las excepciones establecidas por la ley.


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3. ESTRUCTURA

Para el cumplimiento de sus funciones, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses tiene la siguiente estructura interna, de acuerdo con lo establecido en el acuerdo 08 de 2012 y la Resolución 135 de 2011.

3.1 ORGANIGRAMA EN LOS LABORATORIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES Los organigramas de los Laboratorios Forenses definen su organización, las relaciones entre la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los servicios de apoyo. Estos se encuentran disponibles en cada Laboratorio y son aprobados por el correspondiente Director Regional. En las Direcciones Regionales en las que no se dispone de funcionarios para cada cargo, un mismo funcionario podrá desempeñar actividades de varios cargos. Los cargos del organigrama, deben ajustarse a los descritos en el Anexo B del documento “Inducción y descripción de cargos del personal de los Laboratorios Forenses para el Sistema de Gestión de la Calidad” y a la guía “Descripción de las obligaciones del personal del Grupo de Genética convenio ICBF-INMLCF para el sistema de gestión de la calidad”. Las Coordinaciones Regionales de Ciencias Forenses, (en Bogotá los Grupos de cada disciplina) y el servicio de Metrología, dependen de las Direcciones Regionales. Los Laboratorios de las


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Direcciones Seccionales dependen administrativamente del Director Seccional y técnicamente del Coordinador Regional de Ciencias Forenses de la Regional a la que pertenezca. De acuerdo con la complejidad del Laboratorio, puede haber un funcionario responsable de la administración de casos (o tamizaje) cuyo puesto de trabajo está definido en la Guía “Inducción y descripción de cargos del personal de los Laboratorios Forenses para el sistema de Gestión de la Calidad” En cada Dirección Regional o Seccional puede haber un Facilitador del Sistema de Gestión de la Calidad, que depende del Director Regional o Seccional respectivamente y puede haber otro en cada área o Laboratorio que depende del Coordinador del Laboratorio. En las Direcciones Regionales en las que no hay un coordinador para cada laboratorio forense, (solo el Coordinador Regional de Ciencias Forenses), debe designarse un responsable de las operaciones técnicas en cada laboratorio. Esta función tiene como objeto apoyar al coordinador del Grupo Regional de Ciencias Forenses, en los aspectos técnicos y científicos específicos del área. Igual situación aplica para los laboratorios adscritos a las Direcciones Seccionales. Los peritos, técnicos y auxiliares del Laboratorio, dependen del Coordinador y en el organigrama pueden estar agrupados por estaciones de trabajo o Laboratorios. De acuerdo con la complejidad del Laboratorio, puede haber uno o más funcionarios a los que se les asigne el rol de “Responsable del Control Metrológico en los Laboratorios Forenses” de la Dirección Regional y/o Seccional de un área o Laboratorio en particular.

SECCION 03

OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL OBJETO DEL MANUAL El objeto del Manual del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, es contar con un documento que describe y especifica el Sistema Integrado de Gestión, el cual establece la secuencia e interacción de los procesos y las disposiciones generales planificadas para llevar a cabo las actividades necesarias con el fin de mantener y mejorar continuamente la eficacia del Sistema , integrando la gestión para los Sistemas normalizados bajo las normas NTC-GP 1000:2009, NTC-ISO-IEC 17025:2005, NTC-ISO-IEC 9001:2008, MECI 2014 y otras. ALCANCE DEL MANUAL El Manual del Sistema Integrado de Gestión aplica al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.


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SECCION 04

ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SIG ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses aplica para todos los procesos misionales, de apoyo, estratégicos y de control que desarrolla la entidad de acuerdo con la ley y la Constitución Nacional. EXCLUSIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Debido a la naturaleza de la organización y a la correspondiente prestación de sus servicios forenses, se excluye: · El numeral 5.7 Muestreo de la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005 para los laboratorios del

Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses de: Toxicología, Estupefacientes, Genética, Biología, Evidencia Traza, Balística, Lofoscopia, Metrología, Física y Documentología.

· El numeral 4.5 de la NTC-ISO-IEC 17025:2005 “Subcontratación de Ensayos y de

calibraciones”. Los laboratorios forenses y el servicio de Metrología del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, no realizan subcontrataciones.

Cuando un laboratorio forense o el servicio de Metrología no pueda atender de forma oportuna y eficaz las solicitudes de su competencia, por circunstancias excepcionales debidamente justificadas, relacionadas con capacidad operativa, falta de personal o servicios que no estén incluidos en el portafolio de servicios, se debe informar al solicitante y sin que implique subcontratación, indicarle que institución puede resolverle su solicitud. Para tal efecto, se debe evaluar la conveniencia de devolverle simultáneamente la solicitud y los elementos materiales probatorios y evidencias físicas, o los instrumentos por calibrar, o esperar la respuesta de la autoridad o del solicitante, para lo cual se puede optar por una de las siguientes alternativas: § Devolver al cliente la solicitud y los elementos materiales probatorios y evidencias físicas, en el

caso de los laboratorios forenses, o los equipos por calibrar, en el caso del Laboratorio de Metrología.

§ Enviar a la institución que el cliente indique, bajo su propia responsabilidad, la solicitud y los elementos materiales probatorios y evidencias físicas, o los equipos por calibrar.

Los análisis así realizados, no están hechos en nombre ni bajo responsabilidad de las áreas forenses, ni del Laboratorio de Metrología, lo cual implica que no hay subcontratación de ensayos. Los métodos analíticos empleados por el Laboratorio de Genética Forense, corresponden a kits comerciales que son desarrollados y validados por los fabricantes. Al adoptarse su uso en los Laboratorios del INMLCF, debe realizarse una verificación o validación interna antes de iniciar su uso rutinario, razón por la que el requisito 7.3 Diseño y Desarrollo de las normas GP1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008, se excluye.


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SECCION 05

TÉRMINOS Y DEFINICIONES2 1. Acción Correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2 La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. 2. Acción Preventiva conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse. 3. Adquisición de bienes y servicios: Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. 4. Alta Dirección: persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. 5. Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. NOTA En el ámbito de esta norma las condiciones incluyen solamente aquellas que pueden tener una influencia significativa sobre la conformidad del producto y/o servicio. Las condiciones pueden incluir los factores físicos, sociales y ambientales, como la temperatura, instalación para el personal ergonomía y composición atmosférica). 6. Auditoría interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. NOTA Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría, y que sea verificable. 7. Autoridad: poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. 8. Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente.

13 22

Norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2009 República de Colombia. Sistema de Gestión de la

Calidad Para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.


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9. Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. 10. Cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. NOTA: Para efectos de esta norma, y de conformidad con la ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. 11. Competencia: Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. 12. Concesión: autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. NOTA Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto o servicio que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto o servicio acordados. 13. Confirmación metrológica: Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto. NOTA 1 La confirmación metrológica generalmente incluye calibración y/o verificación, cualquier ajuste necesario o reparación y posterior re-calibración, comparación con los requisitos metrológicos para el uso previsto del equipo de medición, así como cualquier sellado y etiquetado requeridos. NOTA 2 La confirmación metrológica no se consigue hasta que se demuestre y documente la adecuación de los equipos de medición para la utilización prevista. NOTA 3 Los requisitos relativos a la utilización prevista pueden incluir consideraciones tales como el rango, la resolución, los errores máximos permisibles, entre otros. NOTA 4 Los requisitos metrológicos normalmente son distintos de los requisitos del producto y/o servicio y no se encuentran especificados en los mismos. 14. Conformidad: cumplimiento de un requisito. 15. Control de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. 16. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. NOTA 1 Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. NOTA 2 Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación. 17. Diseño y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio. NOTA 1 Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el proceso de diseño y desarrollo. NOTA 2 Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se está diseñando y desarrollando (por ejemplo: diseño y desarrollo del producto o servicio, o diseño y desarrollo del proceso). 18. Documento: Información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan


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"documentación". NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). 19 Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. 20. Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. NOTA La medición de la eficacia se denomina en la ley 872 de 2003 como una medición de resultado. 21. Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 22. Elemento Materia de prueba ‘EMP’ o Evidencia Física ‘EF’

3: Elementos físicos que se recaudan por un investigador como consecuencia de un acto delictivo, los cuales pueden servir en la etapa del juicio para demostrar que la teoría del caso que se expone ante el juez es cierta y verificable. Elementos relacionados con una conducta punible que sirven para determinar la verdad en una actuación penal. En el contexto del presente manual de calidad, los elementos aportados para estudio en desarrollo de investigaciones enmarcadas diferentes de las del ámbito penal, se entienden como EMP. 23. Enfoque basado en procesos: gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para logra un resultado deseado. 24. Equipo de medición: instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición. 25. Especificación: documento que establece requisitos. NOTA Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo / prueba), o con productos y/o servicios (por ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un servicio derivada de una reglamentación). 26. Estructura de la entidad: Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la ley. NOTA: La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad. 27. Gestión: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.

15 3 FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Procedimientos Para Cadena de Custodia. ISBN 958-97542-8-

7.


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28. Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 29. Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. 30. Manual de la calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular. 31. Mejora continua: acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. 32. No conformidad: incumplimiento de un requisito. 33. Objetivo de la calidad: algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. NOTA 1 Los objetivos de la calidad se basan en la política de la calidad definida por la entidad. NOTA 2 Los objetivos de la calidad se especifican, generalmente, para los niveles y funciones pertinentes de la entidad. 34. Parte interesada: organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad. EJEMPLO Clientes, servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de una entidad, proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general. 35. Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. NOTA El establecimiento de los planes de la calidad puede ser parte de la planificación de la calidad. 36. Política de la calidad de una entidad: intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa (n) formalmente por la Alta Dirección de la entidad. 37. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. 38. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes


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- Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. - Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. 39. Producto y/o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. NOTA En esta Norma, el término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a: a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio. 40. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información. NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la entidad. NOTA 2 En una situación contractual, un proveedor puede denominarse "contratista". 41. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA 1 Lo registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. 42. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. NOTA 1 “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal. NOTA 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente. NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. 43. Responsabilidad: derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. 44. Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. EJEMPLO Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades. 45. Riesgo: toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. 46. Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.


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NOTA 1 Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente. NOTA 2 Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte. 47. Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. 48. Sistema de gestión de la calidad para entidades: herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. 49. Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. NOTA Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: - el origen de los materiales y las partes. - la historia del procesamiento. - la distribución y localización del producto después de su entrega. 50. Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. NOTA 1 El término "validado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2 Las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o simuladas. 51. Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1 El término “verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2 La confirmación puede comprender acciones tales como: - la elaboración de cálculos alternativos; - la comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado; - la realización de ensayos / pruebas y demostraciones; y - la revisión de los documentos antes de su emisión.


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SECCION 06

RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y ROLES EN EL SIG 5.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SIG. La estructura del Sistema Integrado de Gestión en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses es la siguiente:

5.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES Para los funcionarios de los laboratorios forenses se encuentra definida la responsabilidad, autoridad e interrelaciones en la Guía “Inducción y Descripción de Cargos del personal de los Laboratorios Forenses para el Sistema de Gestión de la Calidad” código DG-M-GUIA-10 versión vigente. La descripción de los perfiles que se mencionan en la guía, (Coordinador del Grupo Regional de Ciencias Forenses o de Laboratorio Forense, Facilitador de Calidad Regional, Facilitador de Calidad del Grupo de Ciencias Forenses o del Laboratorio Forense, Administrador de Casos, Perito, Auxiliar Técnico, Auxiliar Responsable de las Operaciones Técnicas de los Laboratorios Forenses, Responsable de las Operaciones Técnicas del Servicio de Metrología y

RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACION, MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO

DEL SIG-MECI: SECRETARIA GENERAL, SUBDIRECTORES, DIRECTORES REGIONALES, SECCIONALES,

JEFES OFICINAS ASESORAS, COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO Y

FACILITADORES MECI - CALIDAD

DIRECCION GENERAL Responsable del SIG

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN:

JEFE OFICINA DE PLANEACION DIRECTORES REGIONALES

OPERADORES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL INMLCF

EQUIPO MECI-CALIDAD FACILITADORES MECI - CALIDAD


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Técnico en Metrología) corresponden a actividades y requisitos específicos que son asignados a determinados funcionarios y no a los niveles de clasificación de los empleos en el INMLCF, es decir, corresponden a cargos funcionales y no de planta. Todos los requisitos relacionados en la guía, están acordes con la naturaleza del cargo establecido en el manual de funciones del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses del funcionario a quien se asignan. Si se presentare conflicto entre lo establecido en en la Guía “Inducción y Descripción de Cargos del personal de los Laboratorios Forenses para el Sistema de Gestión de la Calidad” y en el manual de funciones del instituto, prevalecerá lo establecido en ese último. Los perfiles o cargos definidos en la guía, corresponden a diferentes roles que no exigen una dedicación exclusiva; en cada Dirección Regional o Seccional se asignarán estos roles a los respectivos funcionarios de acuerdo con el grado de complejidad de los laboratorios. Los perfiles o cargos que se definen como personal clave son: Coordinador del Laboratorio Forense o del Grupo regional de Ciencias Forenses, Facilitador Regional y/o Seccional del Sistema de Gestión de la calidad, Responsable de operaciones Técnicas y Responsable de Control Metrológico de los Laboratorios Forenses, por lo tanto requieren suplencia obligatoria.

5.2.1. CARGOS EN LOS LABORATORIOS FORENSES

FACILITADOR REGIONAL O SECCIONAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REPORTA A: Director Regional o Director Seccional DEPENDE DE: Director Regional o Director Seccional. Objetivo del Cargo Facilitador del SGC Regional o Seccional Asesorar, coordinar y/o ejecutar en la respectiva Dirección Regional o Seccional las actividades relacionadas con la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad Responsabilidades del Cargo Facilitador del SGC Regional o Seccional del Sistema de Gestión de la Calidad 1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005

en el (los) Laboratorio(s) de la dirección Regional o Seccional. 2. Coordinar la difusión de los documentos del sistema de gestión de la calidad. 3. Apoyar la implementación de los procedimientos aprobados en el marco del Sistema de Gestión

de la Calidad de los laboratorios forenses y Unidades Básicas de Dirección Regional. 4. Verificar que los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad sean implementados. 5. Elaborar los informes estadísticos relacionados con el sistema de gestión de la calidad que le

sean solicitados. 6. Hacer seguimiento al desarrollo de las auditorías internas de calidad. 7. Asistir al Director Regional o Seccional en la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad. 8. Realizar seguimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas surgidas del Mapa de riesgos

del proceso Servicio Pericial, y de la Evaluación de la satisfacción del cliente. . 9. Coordinar con los Laboratorios y la Dirección Regional el proceso de la evaluación de la

satisfacción del cliente y hacer seguimiento a las acciones correctivas que surjan de esta revisión.

10. Hacer seguimiento e informe al Coordinador del Laboratorio Forense o del Grupo Regional de Ciencias Forenses sobre avance e implementación de los planes de mejoramiento, acciones correctivas, acciones preventivas reportadas en las áreas


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FACILITADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL GRUPO REGIONAL DE CIENCIAS FORENSES O DE LABORATORIO FORENSE. REPORTA A: Coordinador de Laboratorio Forense o del Grupo de Ciencias Forenses - Facilitador de Calidad Regional. DEPENDE DE: Coordinador del Laboratorio Forenses o del Coordinador del Grupo de Ciencias Forenses - Facilitador de Calidad Regional. Objetivo del Cargo Asesorar y/o ejecutar las actividades para apoyar la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad del Grupo Regional de Ciencias Forenses Este cargo es opcional dependiendo de la complejidad del Grupo Regional de Ciencias Forenses o de los laboratorios en cada una de las Direcciones Regionales. Responsabilidades del Cargo Facilitador del Sistema de Gestión de la Calidad del Grupo Regional de Ciencias Forenses o de Laboratorio forense. 1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005

en el (los) Laboratorio(s) a su cargo. 2. Asesorar y/o ejecutar las actividades relacionadas con la implementación y el mantenimiento del

Sistema de Gestión de Calidad de los laboratorios forenses del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

3. Velar porque los documentos del SGC, así como los registros de calidad de cada área estén actualizados y disponibles para su uso.

4. Revisar periódicamente el correcto diligenciamiento de los registros y elaborar informe de la revisión dirigido al coordinador del Laboratorio.

5. Asesorar en el trámite de las propuestas de creación o modificación, revisión de documentos relacionados con el Grupo Regional de Ciencias Forenses en el Software Isolucion y procedimientos relacionados con el sistema de gestión de calidad y coordinar con el responsable de las operaciones técnicas del laboratorio la difusión de los documentos aprobados, enviados por el responsable del control documental a nivel nacional.

6. Verificar que los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad sean implementados en los laboratorios del Grupo Regional de Ciencias Forenses

7. Asistir al Coordinador de Laboratorio Forense o de Grupo Regional de Ciencias Forenses en la preparación de la documentación para la revisión del sistema de gestión de la calidad.

8. Hacer acompañamiento en el tratamiento de producto o servicio no conforme. 9. Hacer seguimiento al envío y recepción de encuestas para la evaluación la Satisfacción del

cliente con el apoyo del responsable de las operaciones técnicas del laboratorio y asesorar en el análisis de la información y en la formulación del plan de mejoramiento que surja de esta evaluación.

10. Hacer seguimiento en el Grupo o Laboratorio de las Acciones Preventivas y Correctivas que surjan del mapa de riesgos que estará a cargo del Facilitador de Calidad Regional

11. Supervisar el uso documentos de calidad como PET´s, Instructivos, guías, etc., así como de registros de calidad en los laboratorios e informar las novedades al Coordinador del laboratorio forense o del Grupo Regional de Ciencias Forenses

12. Apoyar al Coordinador del GRCF en la atención de Auditorías Internas o externas de calidad con la documentación e informes requeridos.

13. Realizar Mapa de Riesgos del Proceso Servicio Pericial con la asesoría del Facilitador de Calidad Regional en conjunto con el personal del laboratorio Forense o del Grupo Regional de Ciencias Forenses


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RESPONSABLE DE OPERACIONES TÉCNICAS REPORTA A: Coordinador Grupo de Ciencias Forenses - Director Regional o Director Seccional. DEPENDE DE: Coordinador del Grupo de Ciencias Forenses - Director Regional o Director Seccional. Objetivo del cargo “Responsable de las operaciones técnicas del Laboratorio”. Apoyar al Coordinador del Grupo Regional de Ciencias Forenses en aspectos técnicos y científicos garantizando que el servicio se desarrolle en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad establecido por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Este cargo se establece en el Grupo Regional de Ciencias Forenses de las Direcciones Regionales en las que no hay un coordinador para cada laboratorio (quienes son los responsables de las operaciones técnicas) y por lo tanto el Coordinador del Grupo Regional de Ciencias Forenses no tiene los conocimientos técnicos de todos los laboratorios que conforman el Grupo Regional. Responsabilidades del cargo “Responsable de las operaciones técnicas del Laboratorio”. 1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005

en el Laboratorio. 2. Velar por la correcta aplicación de los PET’S y detectar e informar al Coordinador del GRCF

sobre las necesidades de capacitación, formación y reentrenamiento para las funciones asignadas al personal del área.

3. Apoyar en la toma de decisiones técnicas a los peritos de cada área. 4. Hacer seguimiento a los proyectos de validación y/o revalidación de métodos para el

laboratorio. 5. Informar al Coordinador GRCF sobre necesidades de personal, insumos, reactivos, equipos y

demás elementos requeridos para el buen funcionamiento del área. 6. Atender los requerimientos de funcionamiento, garantía y mantenimiento de los equipos del

área. 7. Hacer seguimiento al movimiento de los inventarios de insumos y reactivos de los laboratorios,

así como recibir los materiales destinados al área e informar prioridades a Coordinación. 8. Elaborar e implementar junto con el personal del laboratorio los planes de mejoramiento de las

No conformidades y Observaciones de auditorías internas de calidad con el apoyo del facilitador de calidad del GRCF y el seguimiento de Coordinación.

9. Documentar los estudios no conformes y el tratamiento respectivo a las no conformidades detectadas en el proceso misional del laboratorio, con el apoyo del Coordinador del GRCF y el seguimiento del facilitador del sistema de gestión de la calidad.

10. Planear y ejecutar la evaluación de la Satisfacción del cliente con el apoyo del facilitador de calidad del GRCF y del Coordinador del Grupo Regional de Ciencias Forenses

11. Consolidar trimestralmente la estadística del área y reportar al Coordinador del Grupo Regional de Ciencias Forenses

12. Supervisar la aplicación de las normas de bioseguridad y el correcto uso de los elementos de protección.

13. Coordinar la divulgación al personal del laboratorio, de los resultados entregados por la coordinación del Grupo Regional de Ciencias Forenses y el GNGF, relacionados con la participación en pruebas interlaboratoriales, evaluación de dictámenes e informes periciales y la información técnica remitida por el Grupo Nacional de Ciencias Forenses, el Grupo Nacional de Genética Forense y otras dependencias.


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RESPONSABLE DE LAS OPERACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE METROLOGÍA

REPORTA A: Coordinador del Servicio de Metrología. DEPENDE DE: Coordinador del Servicio de Metrología. Objetivo del Cargo del Responsable de las Operaciones Técnicas del Servicio de Metrología Responder por la adecuada prestación del servicio garantizando que este se desarrolle en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad establecido por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Responsabilidades del Cargo: 1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma NTC-ISO/IEC

17025:2005 en el Laboratorio 2. Realizar el análisis de las solicitudes recibidas para calibración de equipos de medición. 3. Garantizar la adecuada planeación y asignación de solicitudes de calibración recibidas en el

servicio de metrología según criterios previamente establecidos y documentados. 4. Garantizar la supervisión de la ejecución de las actividades de calibración. 5. Responder por la correcta aplicación de los procedimientos estandarizados y la

implementación de nuevos procedimientos de acuerdo con los cambios de la normatividad que aplica para el área.

6. Asesorar a los solicitantes y funcionarios de su área y de otros los grupos forenses sobre temas relacionados con metrología y el análisis de los resultados obtenidos en el laboratorio.

7. Elaborar y consolidar los informes estadísticos, técnicos, científicos, investigativos, docentes o de cualquier otra índole que le sean solicitados.

8. Participar y/o proponer el desarrollo de nuevos servicios de acuerdo con las necesidades y proyecciones del laboratorio.

9. Participar en la implementación de nuevos procedimientos, elaboración de documentos, instructivos y guías de carácter técnico.

10. Informar sobre necesidades de personal y de insumos, reactivos, equipos y demás elementos de acuerdo con las necesidades del laboratorio.

11. Participar y promover la participación del personal a su cargo en actividades de capacitación, docencia e investigación científica.

5.2.2. CARGOS DEL GRUPO DE GENÉTICA FORENSE - ÁREA CONVENIO ICBF-

INML.

Las obligaciones del personal que debe ser contratado por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses para el desarrollo y ejecución de los procesos y procedimientos realizados en el Grupo de Genética Forense - Área Convenio ICBF-INML (profesional para análisis pericial, profesional para atención al usuario y toma de muestras, administrador de casos, profesional de apoyo en metrología, auxiliar para la atención al usuario y toma de muestras, auxiliar de laboratorio, profesional de apoyo al Sistema de Gestión de la Calidad y personal de apoyo administrativo y de sistemas, entre otros), se describen en la guía “Descripción de las obligaciones del personal del Grupo de Genética Forense Área Convenio ICBF-INML y CF para el Sistema de Gestión de la Calidad código DG-M-GUIA-11 versión vigente y disponible en Isolución. RESPONSABLE DE OPERACIONES TÉCNICAS DEL LABORATORIO Objeto del Contrato Apoyar al Coordinador del Grupo en aspectos técnicos y científicos garantizando que el servicio se desarrolle en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad, establecido por el Instituto Nacional


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de Medicina Legal y Ciencias Forenses y dar cumplimiento a las obligaciones contractuales con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Especificaciones EDUCACIÓN: Profesionales en Ciencias Biológicas, Químicas (Bacteriólogo, Biólogo, Microbiólogo, Químico), preferiblemente con Postgrado, maestría ó doctorado en genética, biología molecular, ciencias biológicas. EXPERIENCIA: Mínima de un año en laboratorios de biología molecular FORMACIÓN: Especifica certificada en pruebas de ADN, para investigación del parentesco en una Institución reconocida y conocimiento de la Norma ISO 17025:2005. Habilidades 1. Orientación a la planeación de las actividades para el análisis masivo de casos en forma metódica y organizada. 2. Pensamiento analítico y crítico para interpretar los resultados de las pruebas. 3. Orientación a la comunicación eficaz con las Autoridades. 4. Orientación al cumplimiento de los procesos y procedimientos enmarcados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Habilidad en el manejo de equipos, sistema de información y demás herramientas tecnológicas utilizadas en los análisis periciales y la realización de sus actividades. Obligaciones Contractuales 1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 en el Laboratorio. 2. Velar por la correcta aplicación de los PET’S y detectar e informar al Coordinador del GRCF sobre las necesidades de capacitación, formación y reentrenamiento para las funciones asignadas al personal del área. 3. Apoyar en la toma de decisiones técnicas a los peritos de cada área. 4. Hacer seguimiento a los proyectos de validación y/o transferencia de métodos para el laboratorio. 5. Informar al Coordinador sobre necesidades de personal, insumos, reactivos, equipos y demás elementos requeridos para el buen funcionamiento del área. 6. Atender los requerimientos de funcionamiento, garantía y mantenimiento de los equipos del área. 7. Hacer seguimiento al movimiento de los inventarios de insumos y reactivos de los laboratorios, así como recibir los materiales destinados al área e informar prioridades a Coordinación. 8. Elaborar e implementar junto con el personal del laboratorio los planes de mejoramiento de las No conformidades y Observaciones de auditorías internas de calidad con el apoyo del profesional que apoya el sistema. de gestión de la facilitador de calidad y el seguimiento de la Coordinación. 9. Documentar los estudios no conformes y el tratamiento respectivo a las no conformidades detectadas en el proceso misional del laboratorio, con el apoyo del Coordinador. 10. Identificar con los peritos del laboratorio los riesgos en los procesos del área y suministrar la información al coordinador del Grupo para la elaboración del mapa de riesgos. 11. Consolidar mensualmente la estadística del área y reportar al Coordinador. 12. Supervisar la aplicación de las normas de bioseguridad y el correcto uso de los elementos de protección. 13. Asesorar a las autoridades y contratistas de su área sobre temas relacionados con manejo de evidencias, orientación de los casos y análisis de los resultados obtenidos en el laboratorio. 14. Aceptar o rechazar los casos de acuerdo con los criterios establecidos en los procedimientos institucionales. 15. Planear y supervisar el desarrollo de los casos.


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16. Asignar trabajos, solicitar reanálisis o ampliaciones de los análisis. 17. Solicitar creación o modificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. 18. Coordinar la divulgación al personal del laboratorio, de los resultados entregados por la coordinación del Grupo, relacionados con la participación en pruebas interlaboratoriales, evaluación de dictámenes e informes periciales. 19. Cumplir con las demás actividades que sean necesarias y le asigne el supervisor del contrato. PROFESIONAL DE APOYO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Objeto del contrato Prestar servicios profesionales de apoyo al sistema de gestión de la calidad al Grupo de Genética Convenio ICBF-INML, para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Especificaciones. EDUCACION: Profesional en el área de la Ingeniería Industrial, Administración de Empresas ó Administración Pública. EXPERIENCIA: Mínima de un año relacionada con el objeto contractual. FORMACION: Conocimiento de la Norma ISO 17025:2005. Habilidades 1. Orientación en la comunicación escrita para la redacción de documentos y elaboración de informes. 2. Habilidad en el manejo de herramientas ofimáticas y tecnológicas de acuerdo con la realización de sus funciones. 3. Pensamiento analítico y crítico. 4. Orientación al cumplimiento de los procesos y procedimientos enmarcados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Orientación al trabajo en equipo. Obligaciones Contractuales 1. Apoyar las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Revisar los documentos del Sistema de Gestión de la calidad, de acuerdo con lo establecido en el INMLYCF. 3. Apoyar al Grupo de Genética Convenio ICBF-INML en la elaboración de planes de mejoramiento, mapa de riesgos, evaluación a la satisfacción del cliente, acciones correctivas, preventivas, medición de indicadores y demás procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad. 4. Revisar el desarrollo de los procesos y procedimientos y proponer la racionalización de los mismos. 5. Realizar el acompañamiento a las reuniones de trabajo administrativas, que por su competencia y por temas del Sistema de Gestión de la Calidad, fuese necesario asesorar a los responsables de desarrollo y ejecución del contrato interadministrativo vigente entre el ICBF e INMLYCF y al responsable del control y vigilancia del contrato. 6. Velar por la custodia de la información tanto documental como digital que por sus actividades tenga a su disposición durante la ejecución del contrato. 7. Responder por la custodia debida de la documentación que le sea asignada para el desarrollo de sus obligaciones contractuales. 8. Dar cumplimiento a la reserva legal que en el curso de su actividad administrativa conozca. 9. Responder por la seguridad, integridad y custodia de los elementos que le sean asignados por inventario para el desarrollo de sus obligaciones contractuales.


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10. Realizar las demás actividades asignadas por el control y vigilancia que guarden relación con el ejercicio profesional y objeto del contrato. 11. Suscribir el acta de confidencialidad y conflicto de intereses. 12. 13.Acreditar mediante certificación de pago, el cumplimiento de las obligaciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 21 del Decreto 1703 de Agosto 2 de 2002 y las demás normas vigentes sobre la materia 13. Estar afiliado a una Administradora de Riesgos Profesionales 14. Constituir la póliza de cumplimiento de obligaciones contractuales de acuerdo con las condiciones estipuladas para las entidades estatales 15. Realizar las demás actividades asignadas por el control y vigilancia que guarden relación con el ejercicio profesional y objeto del contrato. 16. Cumplir con las demás actividades que sean necesarias y le asigne el supervisor del contrato. 5.3 IMPARCIALIDAD DE LOS SERVIDORES

El Estado Colombiano garantiza la independencia y la imparcialidad de los servidores públicos de las Unidades Organizacionales del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, así como el mantenimiento de la confidencialidad de la información reservada, a través de la normatividad que regula las actuaciones de los servidores públicos, y especialmente los de la rama judicial: · Ley 599 del 2000, Código Penal. Artículo 194. Divulgación y empleo de documentos

reservados. (aunque fue modificado por el artículo 25 de la ley 1288 de 2009, esta ley fue declarada inexequible por la Honorable Corte Constitucional, mediante sentencia C-913 de 2010).

· Ley 599 del 2000, Código Penal. Artículo 194. Artículo 417. Abuso de autoridad por omisión de

denuncia. El servidor público que teniendo conocimiento de la comisión de una conducta punible cuya averiguación deba adelantarse de oficio, no dé cuenta a la autoridad, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público. La pena será de dos (2) a cuatro (4) años de prisión si la conducta punible que se omitiere denunciar sea de las contempladas en el delito de omisión de denuncia de particular.

· Ley 600 de 2000 Código de Procedimiento Penal.

Artículo 14. Publicidad. Dentro del proceso penal el juicio es público. La investigación será reservada para quienes no sean sujetos procesales. Se aplicarán las excepciones previstas en este código.

Artículo 99. Causales de impedimento. Artículo 100. Declaración de impedimento. Artículo 101. Procedimiento en caso de impedimento.

Artículo 143. Faltas a los deberes. Numeral 2. Violar la reserva de la investigación. Artículo 144. Medidas correccionales de los funcionarios judiciales Numeral 2. “A quien violare

la reserva de la instrucción lo sancionará con multa de uno (1) a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, impuesta por el funcionario que conoce de la actuación”.

· Ley 906 del 2004 Código de Procedimiento Penal.

Artículo 56: Causales de impedimento. Artículo 57: Trámite para el impedimento. Modificado por el art. 82, Ley 1395 de 2010. Artículo 138. Deberes. Numeral 4. “Guardar reserva sobre los asuntos relacionados con su

función, aun después de haber cesado en el ejercicio del cargo.”


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Artículo 143. Poderes y medidas correccionales. Numeral 2. “A quien viole una reserva legalmente establecida lo sancionará con multa de uno (1) a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En este caso el funcionario que conozca de la actuación será el competente para imponer la correspondiente sanción”.

Artículo 152. Restricciones a la publicidad por motivos de interés de la justicia. · Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario,

Artículo 34. Deberes. Numeral 4. “Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.”

Artículo 35. Prohibiciones Numeral 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Artículo 48. Faltas gravísimas. Numeral 47. Violar la reserva de la investigación y de las demás actuaciones sometidas a la misma restricción.

Capítulo 4. Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses. “Artículo 40. Conflicto de intereses. Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho”.

Para asegurarse de que la dirección y el personal están libres de cualquier presión o influencia indebida, interna o externa, comercial, financiera o de otro tipo, que pueda perjudicar la calidad de su trabajo, el Instituto cuenta con el instructivo “Gestión de Riesgo sobre imparcialidad, conflictos de interés y presiones indebidas en los laboratorios de Genética Forense código DG-M-I-71” y la política sobre conflicto de intereses incluida en el Código de Ética y Buen Gobierno Capítulo VII y Sección “Otras Políticas” de este manual. Para asegurar la protección de la información confidencial y los derechos de propiedad de los clientes, los funcionarios de las áreas misionales deberán diligenciar el “Acta de Confidencialidad”, incluida en la Guía “Inducción y Descripción de Cargos del personal de los Laboratorios Forenses para el Sistema de Gestión de la Calidad código DG-M-GUIA-10”, este registro debe reposar en la hoja de vida de cada funcionario del área misional. Las conductas que sean contrarias al comportamiento que se espera de un servidor público son investigadas de acuerdo con lo establecido en el Código Único Disciplinario (ley 734 del 2002) si se tratan de presuntas faltas disciplinarias, y de acuerdo al código de Procedimiento Penal, ley 906 de 2004, si se tratan de la presunta infracción a la ley penal, ya sea por la Procuraduría General de la Nación empleando su poder preferente, o por la Oficina de Control Disciplinario Interno, en el primer caso, o la Fiscalía General de la Nación, en el segundo. De esta forma, se está garantizando que los servidores de los Unidades Organizacionales están libres de cualquier presión comercial, financiera o de otro tipo que pueda afectar desfavorablemente la calidad de los resultados que emite. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses también garantiza la independencia de las Unidades Organizacionales dentro del proceso judicial al ser un establecimiento público descentralizado, con autonomía administrativa y presupuestal, que no ejerce funciones de policía judicial ni imparte justicia, pues su función es el aporte de pruebas técnicas y científicas a la administración de justicia. Por otra parte, los peritos tienen un salario que es completamente independiente del número de análisis que realicen o de los resultados que obtengan en desarrollo


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de los mismos, lo cual garantiza su independencia frente a factores económicos. Estos comentarios, son así mismo válidos para el servicio de metrología y para los servidores públicos de las Centrales de Evidencias, en las sedes del instituto donde existe esta unidad. Finalmente, cabe anotar que cualquier proceso inherente a los aspectos de contratación administrativa está regido por los lineamientos establecidos en el Estatuto de Contratación Administrativa (ley 80 de 1993) y sus normas complementarias. Las actividades de los Grupos Forenses y del Servicio de Metrología se soportan de manera fundamental en el modelo de gestión de la calidad implementado.

SECCION 07

MODELO DEL SIG BASADO EN PROCESOS: MAPA DE PROCESOS

El Sistema Integrado de Gestión del INMLCF está basado en los modelos de gestión establecidos en los sistemas normalizados bajo las normas NTC-GP 1000:2009, NTC-ISO-IEC 17025:2005, NTC-ISO-IEC 9001:2008, MECI 2014 y otras. Adicionalmente, en los principios científicos, técnicos y legales que regulan la actuación de los Laboratorios Forenses. Este Sistema de Gestión de Calidad cubre los aspectos que se muestran en el siguiente mapa de procesos. Falta aprobación caracterización Gestión del Servicio pericial y unificar caracterizaciones de Dirección y Control del SNMLCF para modificar mapa de procesos.

1. Los macroprocesos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) se clasifican en:

ü Estratégicos ü Misionales ü De apoyo ü De control


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a. Los procesos estratégicos (color gris) son:

Gestión de la Planeación Institucional, se encarga de direccionar y proyectar a la entidad hacia el logro de sus objetivos estratégicos, a través de la formulación, ejecución y seguimiento de políticas, estrategias, planes generales, proyectos de inversión, así como la programación y asignación de recursos. Gestión de la Comunicación, que se encarga del fortalecimiento de la comunicación efectiva, interna y externa, a través del cumplimiento de políticas, lineamientos, estrategias y la gestión de medios, con el propósito de proyectar una imagen institucional positiva Gestión de la Calidad, que comprende implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión en el Instituto de acuerdo con los requisitos de las normas técnicas de la calidad, a través de la ejecución de acciones correctivas y preventivas eficaces que garanticen la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los objetivos del sistema.

b. Los procesos misionales (color verde) que involucran: Gestión del Servicio Forense, el cual comprende los procesos de gestión de las solicitudes periciales. La Dirección y Control del Sistema Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (SNMLCF), se enfoca en el tratamiento de los datos que permitan la generación de políticas públicas, asociadas a los factores de violencia en el país. Adicionalmente, este proceso genera la reglamentación forense y lineamientos para todo el Sistema Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y propende por el control al cumplimiento de los requisitos técnicos y científicos en la prestación de los servicios forenses de las entidades que forman parte del sistema. Finalmente, desarrolla la certificación de peritos forenses en las diferentes áreas del conocimiento a nivel nacional. Gestión del Servicio Científico Forense, este proceso involucra el desarrolla la investigación científica forense en el territorio colombiano y el fortalecimiento de la formación y capacitación en temas relacionados con la medicina legal y las ciencias forenses a nivel nacional e internacional. Para brindar apoyo al objetivo del proceso, se cuenta con la Biblioteca Forense y el establecimiento de convenios académicos con entidades asociadas a la misión institucional.

c. Los procesos de apoyo (color azul) corresponden a:

Gestión administrativa, comprende la gestión y administración , de los bienes muebles e inmuebles y la administración documental del instituto. Gestión Financiera: el desarrollo de este proceso se enmarca en la ejecución presupuestal, para la cual se apoya en el desarrollo de las actividades contractuales, contables, de tesorería y financieras. Gestión de Infraestructura Tecnológica y Servicios Informáticos, que tiene como propósito el desarrollo informático y tecnológico, el soporte técnico, la infraestructura de redes y comunicaciones y la seguridad informática. Gestión del Talento Humano, que comprende el diagnóstico de competencias laborales, selección de personal, sistema de bienestar social y de estímulos y atención de novedades de personal, las actividades relacionadas con la inducción y re-inducción del personal.


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Gestión y Soporte Jurídico, comprende la asesoría y representación judicial y extrajudicial del Instituto en asuntos jurídicos relacionados con la misión de la Entidad y actividades de los procesos. Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, que comprende la gestión en la mejora de las condiciones, el medio ambiente y la salud en el trabajo, a través de la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en el INMLCF. Gestión Ambiental, que comprende la implementación de las acciones en pro de garantizar el uso racional y ecoeficiente de los recursos y un ambiente saludable para la entidad.

d. Los procesos de control (color rojo) comprenden: Gestión del Sistema de Evaluación y Control, que comprende las auditorías internas del INMLCF (PUNAS) y el Programa Nacional de Asesorías y Acompañamientos (PANA) como evaluación y control del Sistema Integrado de Gestión. Gestión y participación Ciudadana, desarrolla toda la estrategia de participación ciudadana, y la gestión de las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones y lo relacionado con el sistema de control disciplinario interno.

SECCION 08

GESTIÓN DOCUMENTAL

El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses ha documentado el Sistema Integrado de Gestión incluyendo las declaraciones de la política y los objetivos de la calidad, que están contenidos en este Manual de la Calidad, Procedimientos documentados y registros requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones, que le permiten asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Toda la documentación requerida para la implementación de las normas NTC-ISO-IEC 17025:2005, ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, de acuerdo con la jerarquía de la documentación establecida en el procedimiento de “Control de Documentos”, se encuentra disponible en el aplicativo ISOLUCION ®. En el listado maestro de documentos, se encuentran relacionados y disponibles los documentos tanto técnicos como de apoyo, de aplicación nacional y regional.

SECCION 09

CONTROL DE DOCUMENTOS


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Para garantizar el control de la documentación del Sistema Integrado de Gestión, el Instituto cuenta con el procedimiento “Control de Documentos”. Sus actividades y tareas se operan en el aplicativo ISOLUCIÓN ®, cuya funcionalidad, se da en ambiente WEB. El control de documentos se establece para asegurar que los documentos se encuentran disponibles en la versión actualizada donde se requiere el uso de los mismos. Para el caso de los laboratorios se expiden copias controladas físicas de los documentos técnicos en caso de que se requiera. El listado maestro de documentos se encuentra disponible en ISOLUCION® y contiene la relación de todos los procedimientos técnicos y de apoyo (procedimientos, guías, instructivos, informes de validación o revalidación de métodos analíticos, procedimiento estandarizados de trabajo, PET’s, protocolos y reglamentos técnicos)), que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión. El aplicativo permite notificar a los usuarios los documentos aprobados para que se realice la difusión y se registre en Isolucion® el conocimiento del contenido por parte de cada usuario. En el procedimiento de “Control de Documentos” se indica quién tiene la responsabilidad para elaborar, revisar y aprobar documentos. Es responsabilidad de la Oficina de Planeación, el control de los documentos a nivel nacional y de los Facilitadores de Calidad, el control de los de aplicación Regional. La notificación de la aprobación de un documento, se realiza a través del aplicativo a todos los usuarios, para que de acuerdo con el alcance, registren en él la evidencia de la lectura. Al igual que el Manual de la Calidad, para asegurar su vigencia y adecuación, todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión se someten a revisión. Si se requieren modificaciones, éstas se hacen de acuerdo con el procedimiento “Control de documentos”. A continuación se presenta la jerarquía de los documentos en el Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses:

JERARQUÍA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES.


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SECCION 10

CONTROL DE REGISTROS Con el fin de identificar, recopilar, controlar el acceso, el almacenamiento y el archivo, la preservación y la disposición final de los registros técnicos y de la calidad de las Unidades Organizacionales, así como establecer las responsabilidades y autoridad sobre los registros en cada una de éstas etapas, se ha establecido el procedimiento “Control de Registros”. A través de este procedimiento se garantiza la preservación de los registros, la confidencialidad, la permanencia y disponibilidad de los mismos para cuando sea requerido por las partes interesadas. El procedimiento control de registros se encuentra armonizado con el procedimiento de “Gestión Documental" dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. El procedimiento de gestión documental del Instituto establece los lineamientos para la organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, de conformidad con las Tablas de Retención Documental y Valoración, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original; el ciclo vital y la normativa archivística. .

SECCION 11

RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.

MANUAL DE LA

CALIDAD

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

INFORMES DE VALIDACIÒN O REVALIDACIÒN DE MÉTODOS, REGISTROS

1er Nivel:

Describe el S.G.C del INMLCF, incluye la Política y los Objetivos de la Calidad

2do Nivel:

Describe las actividades

3er Nivel:

Describe detalles técnicos sobre como hacer el trabajo

4to Nivel:

Proporcionan evidencia objetiva de resultados obtenidos o actividades desempeñadas. Además, incluye

documentos que han sido generados fuera del S.G.C.

PETS, REGLAMENTOS TÉCNICOS, GUÍAS, PROTOCOLOS, INSTRUCTIVOS

DOCUMENTOS EXTERNOS


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La Dirección General del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, se compromete con el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, orientando y fortaleciendo la gestión, mediante la articulación y alineación conjunta de los requisitos de los sistemas de gestión (NTC-GP 1000:2009, NTC-ISO-IEC 17025:2005, NTC-ISO 9001:2008) el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014 y la Plataforma Estratégica definida para la entidad, constituyéndose como herramienta para lograr el mejoramiento continuo de los procesos, aumentar los niveles de satisfacción de los usuarios, autoridades u organizaciones que otorgan reconocimiento, dentro del marco filosófico de la entidad “Servicio Forense para una Colombia Diversa y en Paz”. Para cumplir con este compromiso, el Director del Instituto asegura la disponibilidad de los recursos necesarios y asigna a los Subdirectores, Directores Regionales y Jefes de Oficina, la responsabilidad de la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión.

SECCION 12

ENFOQUE AL CLIENTE Para garantizar que las solicitudes de las autoridades competentes, puedan ser atendidas satisfactoriamente, las áreas forenses han definido y documentado los procedimientos con los criterios de aceptación de solicitudes y de elementos materiales probatorios y evidencias físicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • Que los requerimientos estén debidamente formulados y suscritos por la autoridad competente. • Que los Elementos Materia de Prueba y Evidencia Física (EMP/EF) cumplan con los criterios

mínimos que garanticen que al analizarlas, se obtengan resultados confiables. • Que los registros de cadena de custodia se encuentren correctamente diligenciados. Manejo adecuado de los EMP/EF: Todos los elementos materiales probatorios y evidencias físicas que se aporten para su estudio pericial, deben estar acompañados de los correspondientes registros de cadena de custodia. La resolución 0-6394 del 22 de diciembre de 2004, expedida por la Fiscalía General de la Nación, “Por medio de la cual se adopta el manual de procedimientos del sistema de cadena de custodia para el sistema penal acusatorio” y sus normas complementarias, establecen los criterios y procedimientos correspondientes para asegurar los elementos materiales probatorios y garantizar su cadena de custodia.

Quejas, reclamos y sugerencias: Como se menciona en la sección 15 “Otras Políticas”, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses garantiza a los clientes y usuarios, y, a los ciudadanos en general, el acceso necesario para que manifiesten las quejas, los reclamos o las sugerencias con relación a sus servicios, a través de la línea nacional 01 8000 914862, la página web www.medicinalegal.gov.co, las líneas telefónicas locales en cada punto de atención, los buzones ubicados en las instalaciones de cada punto de atención, correo electrónico ([email protected]) y solicitudes presentadas de manera personal o por escrito.

El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, cuenta con el procedimiento de “Quejas, reclamos y sugerencias”, que tiene como objetivo, garantizar a los usuarios internos y externos la oportuna respuesta a sus Peticiones, Quejas, Reclamos o Sugerencias, de manera eficaz. El Director General del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses asignó la función de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos , a los asesores jurídicos en cada Dirección Regional.


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La información que se deriva de este procedimiento puede dar lugar a la toma de acciones correctivas y/o preventivas y se constituye en una entrada para el proceso de Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por la Alta Dirección. Evaluación de la satisfacción del cliente: El instituto cuenta con el procedimiento “Evaluación de la satisfacción del cliente”, en el que se establecen los lineamientos para evaluar la satisfacción del cliente con relación a los servicios recibidos, que tiene por objetivo conocer el grado de satisfacción del cliente y poder emprender acciones que permitan su mejoramiento. Subcontratación de Ensayos: Los Laboratorios Forenses y el Laboratorio de Metrología del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses no realizan subcontrataciones.

SECCION 13

POLÍTICA DE LA CALIDAD Prestar servicios forenses en los laboratorios de Genética, Toxicología, Estupefacientes, Documentología, Lofoscopia, Biología, Antropología, Física, Balística, Evidencia Traza y Metrología, así como en las áreas de clínica, patología, psiquiatría, psicología y odontología, con talento humano competente, familiarizado con la documentación del Sistema Integrado de Gestión e implementando políticas y procedimientos en su trabajo, comprometido con la buena práctica profesional y con la calidad de los ensayos y calibraciones, desarrollando investigación científica, aplicando tecnología avanzada y optimizando los recursos. Nos apoyamos en un Sistema Integrado de Gestión, con estándares nacionales e internacionales, mejora continua de procesos en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, orientados a satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad y la administración de justicia. La Alta Dirección se compromete con la implementación, mantenimiento, seguimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión bajo las normas NTC-GP 1000:2009, NTC-ISO-IEC 17025:2005, NTC-ISO 9001:2008 y del Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000: 2014) y a revisar la Política y los objetivos de la calidad cuando sea pertinente.

SECCION 14

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

1. Aumentar el nivel de satisfacción del cliente. 2. Mejorar el la oportunidad en la prestación de los servicios forenses. 3. Ampliar la aplicación de estándares nacionales e internacionales en la prestación de los

servicios forenses. 4. Fortalecer la competencia del talento humano. Cada Dirección Regional establece los mecanismos específicos, mediante los cuales pretende alcanzar los objetivos definidos en este manual.

SECCION 15

OTRAS POLITICAS


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1. POLÍTICA CON RELACIÓN A LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL,

LOS DERECHOS DE PROPIEDAD DE LOS CLIENTES Y LA PROTECCION DEL ALMACENAMIENTO Y TRASMISION ELECTRONICA DE RESULTADOS.

En los aspectos relacionados con la disponibilidad de la información para las diferentes partes interesadas, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se rige por las disposiciones legales establecidas en la ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, reglamentada por el decreto 103 de 2015 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”. Los laboratorios de ensayo y calibración protegen la información que se deriva de su actividad pericial, teniendo en cuenta, las disposiciones legales, jurisprudenciales y reglamentarias sobre la materia; por consiguiente, la entrega de los informes periciales / dictámenes o copias de los mismos se hace únicamente al ente que ha solicitado la experticia, o a quien este ordena, sin perjuicio de las facultades de los Jueces y de los organismos de control en los casos en que no se les deba oponer reserva alguna. Los elementos materiales probatorios (EMP) y evidencias físicas (EF) sometidas a análisis, solo pueden ser entregados a la autoridad solicitante del estudio o a quien esta autorice; enviados a la bodega de evidencias de la Fiscalía General de la Nación; enviados a los almacenes de armamento del Ejército Nacional o de la Policía Nacional tratándose de armas de fuego; o almacenados en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses cuando se trate de EMP de origen biológico (Manual de Cadena de Custodia numeral 7.13). En el caso de los remanentes, estos son almacenados en el sitio dispuesto por cada laboratorio, o, en la Central de Evidencias correspondiente. Las Políticas de Seguridad Informáticas, están orientadas a garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información procesada en los sistemas informáticos institucionales, apoyados en talento humano, procesos y tecnología con base en estándares nacionales e internacionales, aplicando controles para el tratamiento de los riesgos, fortaleciendo la credibilidad en la comunidad y administración de justicia. Los Laboratorios Forenses remiten al solicitante los informes periciales / dictámenes mediante correo o entrega personal. La resolución 00430 del 2005 “Por la cual se adopta el protocolo para la presentación de dictámenes o informes periciales emitidos por los laboratorios forenses” contempla además, la posibilidad de que previa petición del solicitante, se envíen los informes por fax, correo electrónico, u otros medios electrónicos o electromagnéticos, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo segundo de dicha resolución, siempre tomando las precauciones necesarias para disminuir el riesgo de que estos sean alterados. El original debe ser enviado a más tardar al siguiente día hábil, salvo que el solicitante establezca algo diferente, los informes de laboratorio deben ser emitidos en original y una copia (excepto que el caso esté bajo la ley 600 de 2000, circunstancia en la cual se emiten dos copias). El original va con destino al solicitante y la primera copia con destino al archivo del laboratorio. Cuando sea necesario realizar una modificación a un informe pericial / dictamen ya emitido, los laboratorios identifican el nuevo informe/ dictamen con un nuevo número consecutivo de identificación, mencionando en el cuerpo de este nuevo informe su relación con el ya emitido. 2. POLÍTICA CON RELACIÓN A LA COMPETENCIA, IMPARCIALIDAD, JUICIO O

INTEGRIDAD OPERATIVA


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Los funcionarios del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses evitarán involucrarse en cualquier actuación forense en la que se pueda llegar a cuestionar su objetividad o imparcialidad. Para ello, deberán declararse impedidos cuando estén involucrados en cualquiera de las situaciones mencionadas en el artículo 56 de la ley 906 de 2004 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”, o en el artículo 11 de la ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, “Conflictos de interés y causales de impedimento y recusación”, situación que de presentarse, debe ponerse en conocimiento del correspondiente Director Regional o Seccional. Todos los análisis periciales que realicen los Laboratorios Forenses del instituto, deben tener aceptación por la comunidad científica forense en el ámbito internacional, en lo relacionado con la técnica aplicada y con los principios y fundamentos de esa técnica, los cuales deben estar documentados en el sistema de gestión de la calidad. Los peritos de los Laboratorios Forenses se ciñen estrictamente a los procedimientos institucionales de trabajo para llevar a cabo su labor pericial, y en caso de que sea necesario realizar alguna desviación de ellos, los responsables de las operaciones técnicas de cada laboratorio las autorizan fundamentando su decisión. 3. POLÍTICA SOBRE CONFLICTO DE INTERESES

El Código de Ética y Buen Gobierno Capítulo VII, define el compromiso frente a los conflictos de interés, en el que el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses se compromete a promover una gestión en los conflictos de interés que contenga la prevención, manejo, divulgación y resolución de los mismos, así como los criterios que regulan las relaciones entre el Instituto y sus grupos de interés. Las relaciones entre los servidores públicos, el Director General, su equipo directivo y la ciudadanía, se rigen por criterios de legalidad, transparencia, justicia, igualdad y respeto absoluto, atendiendo primordialmente los intereses generales y no los individuales. 4. POLÍTICA PARA LA REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS Los Laboratorios Forenses del instituto prestan servicios a la administración de justicia de acuerdo con el portafolio de servicios institucional, su área de cobertura y demás requisitos establecidos institucionalmente. Para que el laboratorio acepte las solicitudes de análisis pericial, estas deben cumplir con los requisitos generales (solicitud escrita expedida por autoridad competente, elementos materiales probatorios y elementos físicos aptos para análisis, y registros de cadena de custodia, si se trata del ámbito penal) y con los particulares para cada tipo de análisis. Cuando el incumplimiento de alguno de los requisitos mencionados pudiera generar duda sobre la confiabilidad de los resultados que se llegaren a obtener, las solicitudes no se procesan y así se le informa al solicitante. En caso de que los Laboratorios Forenses no puedan darle curso oportuno a una solicitud por condiciones coyunturales (daño de equipos, ausencia de personal, entre otras), el Coordinador del Laboratorio se lo informa a la autoridad solicitante con el fin de que sea ella quien tome las decisiones sobre el destino de su solicitud. El instituto no subcontrata servicios. Cuando las solicitudes cumplen con los requisitos establecidos, los Laboratorios Forenses, realizan los análisis periciales aplicando los procedimientos institucionales aprobados, documentados y entendidos por su personal, asegurando que tiene, tanto la competencia como la capacidad y los recursos para atender adecuadamente la solicitud. 5. POLÍTICA PARA LA COMPRA DE LOS SERVICIOS Y SUMINISTROS


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Todas las especificaciones para las compras de bienes y servicios que se consideran críticos y que tienen como destino las áreas forenses y el Laboratorio de Metrología, son preparadas y revisadas por personal técnico, utilizando para ello las bases de datos correspondientes, que se encuentran disponibles en cada laboratorio. Con relación a la recepción, se sigue el procedimiento “Supervisión de contratos” e “Ingreso y Egreso de Bienes del Almacén” en los cuales, el almacenista, acompañado por personal técnico del laboratorio son responsables de verificar el cumplimiento de las especificaciones de los bienes adquiridos. Los laboratorios forenses evalúan sus proveedores internos de servicios, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de “Evaluación de la Satisfacción del Cliente”, aplicando la encuesta correspondiente. 6. POLÍTICA PARA LAS QUEJAS RECIBIDAS DE LOS CLIENTES O DE OTRAS PARTES El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses garantiza a los clientes y a los ciudadanos en general, el acceso necesario para que manifiesten las quejas, reclamos y sugerencias con relación a los servicios, a través de la línea nacional 01 8000 914862, la página web www.medicinalegal.gov.co, las líneas telefónicas locales en cada punto de atención, los buzones ubicados en las instalaciones de cada punto de atención, correo electrónico ([email protected]) y solicitudes personales o escritas. A nivel institucional, el procedimiento “Quejas, Reclamos y Sugerencias” define el trámite que se debe dar a estas solicitudes. La información que se deriva de este procedimiento puede dar lugar a la toma de acciones correctivas y/o preventivas y constituye en una entrada para la revisión del sistema por la Alta Dirección. 7. POLÍTICA PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses garantiza que el trabajo o el resultado de dichos trabajos no conformes con los procedimientos técnicos o con los requisitos acordados con el cliente, se identifiquen y se definan responsabilidades y autoridades para su gestión. Es compromiso de los Coordinadores de Laboratorio, Coordinadores Regionales de Ciencias Forenses, Responsables de las Operaciones Técnicas y del personal involucrado en el análisis pericial o de calibración, evaluar su importancia, establecer acciones, incluidas la detención del trabajo o retención de los informes periciales, según sea el caso y definir la corrección inmediata. Una vez evaluado el impacto, se toman decisiones respecto a la aceptabilidad de los trabajos no conformes. En caso de ser necesario, se notificará al cliente y se anulará el trabajo, definiendo la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo. 8. POLITICAS PARA LA IMPLEMENTACION DE ACCIONES CORRECTIVAS Es responsabilidad de todos los funcionarios garantizar la mejora continua en los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y usuarios, y la calidad de los servicios prestados. Cuando se detecten incumplimientos, se realiza el reporte de la no conformidad real, se establece el tratamiento y el seguimiento a las acciones propuestas y finalmente, se evalúa la eficacia, con el fin verificar mediante evidencia objetiva, que se haya eliminado la causa raíz que generó la no conformidad. 9. POLITICA QUE ORIENTA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN EN EL INSTITUTO.


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El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, establece la política mediante resolución No. 000617 de 19 de agosto de 2015, para la formulación del plan institucional de formación y capacitación – PIC -, la cual consiste en “Priorizar, implementar, fomentar, fortalecer y apoyar permanentemente los procesos educativos integrales de Capacitación y Formación de nuestros servidores públicos, con el fin de fortalecer sus competencias laborales, su idoneidad y sus capacidades de reflexión sobre su quehacer. Lo anterior, enmarcado por la visión, misión, código de ética y buen gobierno, objetivos, funciones, principios y plan estratégico institucional; condicionado por los recursos disponibles; delimitado por modelos pedagógicos y curriculares enfocados en la práctica, el aprendizaje activo, colaborativo y el desarrollo del Ser; y, finalmente, alineado con las políticas de calidad, bienestar, autocontrol, derechos humanos, paz, reconciliación y conforme a los principios de la administración pública, tales como la transparencia, mérito, eficiencia y eficacia e imparcialidad". Así mismo, mediante resolución No 000571 de 21 de julio de 2015, se adopta el reglamento del Comité de Formación y Capacitación del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. 10. POLÍTICA DE RIESGOS “El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, mediante la resolución N

o. 000502 de 01 de julio de 2015, se actualizan las Políticas de Gestión de Riesgos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y declara como compromiso “El Instituto Nacional de

Medicina Legal y Ciencias Forenses declara que en el desarrollo de sus procesos, programas y proyectos involucrados en su razón misional, es susceptible a que se presenten eventos indeseados que comprometan el cumplimiento de los objetivos institucionales; por lo tanto, se compromete a establecer los mecanismos y estrategias que sean necesarias para la gestión integral de los riesgos, a fin de prevenir y/o minimizar su probabilidad e impacto en la entidad.” De acuerdo con lo establecido en Decreto 2641 de 2012 o cualquier otro que lo modifique, complemente o sustituya, el Instituto identificará en el mapa de riesgos institucional aquellos catalogados como "riesgos de corrupción", los ubicará en el nivel "extremo" y procederá a establecer las acciones definidas para los riesgos que ostentan dicha calificación. 11. POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El Instituto Nacional de Medicina y Ciencias Forenses, mediante resolución No. 000225 de 20 de marzo de 2015 “por la cual se establece la política de seguridad y salud en el trabajo” se compromete a proteger la salud y seguridad de todos los servidores de la entidad, para lo cual implementará el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo acorde con los requisitos legales vigentes, que involucra a todos los servidores públicos y contratistas vinculados en la entidad en todas la sedes en las cuales presta sus servicios. Acorde con la política el Instituto se compromete a “asegurar la asignación de recursos humanos, técnicos y tecnológicos, a promover la participación de los servidores públicos y contratistas en la implementación, ejecución y evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, a través de la conformación y funcionamiento de los comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo, así, como propiciar una cultura de auto cuidado en la prevención de accidentes y enfermedades laborales, dar prioridad a la seguridad y salud en el trabajo, en todas las decisiones administrativas y a formular un plan de trabajo con metas anuales basadas en elementos de planeación, apoyadas en estudios y estadísticas previas, con ejecución eficiente de los recursos asignados para el mejoramiento continuo de los ambientes de trabajo.


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12. POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD FRENTE AL AMBIENTE El Instituto, consciente de su responsabilidad social, está comprometido a orientar su gestión ambiental a la prevención de la contaminación, la mitigación y control de los impactos ambientales generados de sus procesos, a través de la adopción de mecanismos que contribuyan con la mejora continua para el uso ecoeficiente y racional de los recursos disponibles, los cuales garanticen la gestión adecuada del cambio climático, el desarrollo sostenible del entorno, en el marco de la legislación ambiental vigente. 13. POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Mediante resolución No. 001147 de 22 de octubre de 2015 o cualquiera que la modifique, sustituya o complemente “por medio de la cual se establece la política de comunicación institucional”, se unifican criterios en cuanto al manejo de la información y la relación entre las unidades organizacionales y de la entidad con la ciudadanía en general. De la misma manera, la Política de Comunicación establece la formulación de mecanismos que direccionen el adecuado manejo de la información, como también los canales a través de los cuales ésta es emitida, contribuyendo con ello al fortalecimiento del clima organizacional, la mejora continua en la prestación de los servicios y el mantenimiento de la buena imagen institucional.

SECCION 16

PLANIFICACION DEL SIG 1. Objetivos de la calidad

La entidad con el fin de llevar a cabo su gestión de la calidad y como está establecido en la sección 14 de este manual estableció los siguientes objetivos de la calidad: 1. Aumentar el nivel de satisfacción del cliente. 2. Mejorar la oportunidad en la prestación de los servicios forenses. 3. Ampliar la aplicación de estándares nacionales e internacionales en la prestación de los servicios forenses. 4. Fortalecer la competencia del talento humano. La Dirección General establece directrices generales para alcanzar los objetivos del sistema de gestión integral y cada Dirección Regional implementa acciones específicas para contribuir a alcanzarlos. 2. Plan de Desarrollo y planes de acción: El procedimiento “Planeación Estratégica” permite formular estrategias, objetivos estratégicos y políticas generales del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, los cuales son alcanzados a través de planes, programas y proyectos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y teniendo en cuenta la coordinación y administración de los recursos humanos, físicos, técnicos económicos y financieros.


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3. Gestión de proyectos El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, en cumplimiento de los lineamientos de política del Sector Justicia, lleva a cabo la identificación, formulación, ejecución, actualización y seguimiento de Proyectos de Inversión que son financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación. La gestión de proyectos dentro de la entidad se lleva a cabo a través de un trabajo conjunto entre la Oficina de Planeación y los líderes de los diferentes proyectos. Cuando se presenta una necesidad institucional que no puede ser resuelta a través de los recursos de funcionamiento, se realiza un proceso de formulación de un proyecto de inversión, viable de ser ejecutado desde una perspectiva financiera, técnica, económica, social y ambiental. La Oficina de Planeación lleva a cabo la inscripción de los proyectos de inversión de la entidad en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) y hace las gestiones respectivas para que los mismos sean aprobados por las entidades encargadas de emitir los conceptos de viabilidad técnica y demás controles posteriores. Posteriormente, y una vez se definen los recursos de inversión de la vigencia, lleva a cabo un seguimiento mensual del avance físico, de gestión y financiero de cada proyecto que cuente con recursos del Presupuesto General de la Nación y aquellos propios. Los líderes y ejecutores de los mismos son los encargados de suministrar la información para garantizar una efectiva gestión de seguimiento por parte de la Oficina de Planeación. Finalmente, una vez ejecutado el proyecto de inversión y contando con un tiempo prudente de operación del mismo, se efectúa la evaluación ex-post, de manera que se pueda llevar a cabo un proceso de aprendizaje y retroalimentación en el que la revisión de los resultados obtenidos permite la toma de acciones correctivas necesarias para futuras alternativas de inversión por desarrollar. Para los fines anteriormente señalados, se diseñaron los procedimientos de “Formulación, evaluación ex-ante e inscripción de proyectos de inversión en el BPIN” y “Actualización y seguimiento a los proyectos de inversión inscritos en el BPIN” código DG-E-P-08.

SECCION 17

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Son representantes de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión, el Jefe de la Oficina de Planeación y los Directores Regionales que tienen como responsabilidad:


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1. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad

2. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema y de cualquier necesidad de mejora.

3. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

SECCIÒN 18

COMUNICACIÓN Para garantizar el adecuado manejo de la comunicación interna y externa, el instituto cuenta con el procedimiento “Comunicación Institucional”, el cual define los criterios y actividades que están a cargo del Grupo Nacional de Comunicaciones, a partir el manejo de la información interna que es de interés a la comunidad en general y de la que ésta genera con relación a lo que le atañe a la función institucional. Los canales con los que cuenta el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses para dar a conocer la información a la ciudadanía son: la página web (www.medicinalegal.gov.co), las redes sociales (twitter (@MedLegalColombi), Facebook (Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses) y Youtube (Medlegalcolombi)) y los medios masivos de comunicación. De la interacción entre todos ellos depende el éxito para que el mensaje llegue al receptor final con la contundencia esperada. Sólo el Director General, o a quien él designe, puede dirigirse o entregar información a los medios masivos de comunicación. La administración de las redes sociales es responsabilidad del Grupo Nacional de Comunicaciones así como el mantenimiento de la página web en tanto a contenido se refiere.


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SECCION 19

REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD POR LA ALTA DIRECCIÓN La Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza por lo menos una vez al año, para asegurarse de su adecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad continuas. Las Direcciones Regionales realizan la revisión del sistema analizando la información de sus unidades organizacionales, y remiten copia del correspondiente informe a la Oficina de Planeación, quien presenta ante la Dirección General un informe ejecutivo consolidado a nivel nacional. La información de entrada para la revisión del sistema por la Alta Dirección, corresponde entre otros aspectos, a la adecuación de políticas y procedimientos, cumplimiento de los objetivos de la calidad, resultados de auditorías internas y externas, acciones correctivas y acciones preventivas, los resultados de la evaluación de la satisfacción del cliente, los informes de quejas y reclamos, los resultados de pruebas ensayos de aptitud, indicadores, revisiones de años anteriores y cambios que puedan afectar el sistema. La Alta Dirección establece planes de mejoramiento a partir de la revisión del sistema, a las que se les realiza seguimiento para verificar su cumplimiento y eficacia.

SECCION 20

PROVISIÓN DE RECURSOS

1. Compromiso de la Dirección:

De acuerdo con el compromiso de la Alta Dirección, el Director General del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses asegura la disponibilidad de los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión, en concordancia con los recursos presupuestales y financieros asignados por el Gobierno Nacional. Es política de la Dirección General, la optimización de los recursos físicos, logísticos, tecnológicos y financieros, con fundamento en una gestión eficiente y efectiva, que permita la asignación oportuna para el cumplimiento de la política y de los objetivos de la calidad. Como se mencionó en la sección “Responsabilidad y compromiso de la dirección”, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses es un establecimiento público, razón por la cual, todos los procesos de contratación están regulados por la ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” y sus normas complementarias. El gasto se encuentra delegado de conformidad con los actos administrativos relativos a la delegación de la ordenación del gasto, en materia presupuestal, en la Secretaria General, el Subdirector Administrativo y Financiero, y los Directores Regionales y Seccionales, de acuerdo con el rubro y la cuantía establecida. Las compras en el nivel central se realizan a través de la Secretaría General y el Grupo Nacional de Gestión Contractual y en el nivel local a través de las Direcciones Regionales.


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2. Provisión de recursos técnicos, informáticos, físicos, financieros y humano.

La provisión de los recursos se realiza a través de la Subdirección Administrativa y Financiera, mediante la definición de las políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos técnicos, informáticos, físicos y financieros del instituto. La administración de los recursos físicos se realiza por parte del Grupo Nacional de Gestión Administrativa, en Bogotá y por los Grupos Administrativos y Financieros de las Direcciones Regionales, quienes se encargan del manejo y control en las Direcciones Seccionales y Unidades Básicas. El Grupo Nacional de Tecnologías de Información y Comunicaciones, define las políticas y procedimientos para la asignación y administración de los recursos informáticos en las diferentes Unidades Organizacionales de la Dirección General, Direcciones Regionales, Direcciones Seccionales y Unidades Básicas. La gestión del talento humano del instituto, está a cargo de la Oficina de Personal, la cual define los procedimientos para la selección de personal, bienestar social y desarrollo humano.

3. Insumos y servicios adquiridos con destino a las áreas forenses del instituto

Para asegurar que los bienes y servicios empleados en las áreas forenses cumplen con las especificaciones técnicas necesarias, se tienen controles sobre las actividades de compra, recepción y almacenamiento, así: Como se mencionó en la Sección 15 “Otras Políticas”, todas las especificaciones para las compras de bienes y servicios que se consideran críticos y que tienen como destino las áreas forenses, son preparadas y revisadas por personal técnico. Con relación a la recepción, se sigue el procedimiento “Supervisión de contratos” e “Ingreso y Egreso de Bienes del Almacén” en los cuales, el almacenista, acompañado por personal técnico del área forense, es responsable de verificar el cumplimiento de las especificaciones de los bienes adquiridos. Los laboratorios forenses garantizan que los insumos y reactivos adquiridos mantienen sus características e integridad, tanto en el almacén, como en el área de almacenamiento de reactivos de los laboratorios, de acuerdo con lo establecido por cada uno de ellos y siguiendo las pautas establecidas en el instructivo “Almacenamiento de reactivos e insumos empleados en los laboratorios forenses”.


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SECCION 21

TALENTO HUMANO El proceso de selección de personal, se realiza con base en los parámetros establecidos en la Ley 909 de 2004. “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública, y se dictan otras disposiciones”, que regulan el procedimiento “Selección de Personal“, establecido para la incorporación de los funcionarios al Instituto. Las competencias laborales para los funcionarios del instituto, están establecidas en los manuales específicos de funciones y de competencias laborales, adoptados mediante el Acuerdo 08 de 2007, para cada empleo de la planta global y flexible del Instituto. Los funcionarios que ingresan al instituto, reciben un programa de Pre inducción, Inducción y Re inducción, de acuerdo con los procedimientos establecidos “Inducción – Re-inducción y “Pre-inducción”. De manera específica, en los laboratorios del INMLCF los nuevos funcionarios deben tomar la capacitación establecida en la guía “Inducción y Descripción de Cargos del personal de los Laboratorios Forenses para el Sistema de Gestión de la Calidad”, además de recibir un entrenamiento específico en los ensayos que van a realizar, de lo cual quedan los registros respectivos en la hoja de vida, sin que esto por sí solo constituya una demostración de su competencia, ya que esta, está dada por otros factores adicionales ente los que se pueden mencionar la capacitación y reentrenamiento constante. El laboratorio garantiza que todo nuevo funcionario recibe capacitación para el desempeño de sus funciones. Para mantener la competencia laboral de los funcionarios que ya se encuentran vinculados, existe como parte del procedimiento “Formación y Capacitación de los Funcionarios”, tres componentes fundamentales como son la identificación de las necesidades de formación y capacitación, el Plan Anual de Formación y Capacitación y la evaluación del impacto de los diferentes programas, elementos diseñados a partir de las competencias y necesidades de formación y capacitación en cada Unidad Organizacional. El instructivo “Evaluación de la efectividad de la capacitación”, permite evaluar la capacitación recibida por los funcionarios. Los laboratorios cuentan con procedimientos o instructivos en los que se establece el contenido, la metodología y la forma de evaluación del entrenamiento o re entrenamiento necesario para obtener la autorización para realizar un ensayo en particular, lo que asegura que este funcionario adquiere la fundamentación adecuada y desarrolla las habilidades necesarias para su desempeño competente. Adicionalmente, cada Dirección Regional programa eventos de carácter técnico y científico, con personal interno o externo, que complementan las actividades mencionadas anteriormente. Los responsables de las operaciones técnicas de cada laboratorio, deben preparar para aprobación del Coordinador del Laboratorios (en el caso de la Dirección Regional Bogotá) o del Coordinador Regional de Ciencias Forenses (en los demás casos) la matriz de autorizaciones del personal involucrado en los ensayos, para operar equipos, hacer ensayos, revisar informes periciales de ensayos específicos y supervisar ensayos, diligenciando el Anexo E “Matriz de Autorizaciones”, incluido en el documento “Inducción y descripción de cargos del personal de los laboratorios forenses para el Sistema de Gestión de la Calidad”, versión vigente. En caso de que dentro de la matriz se autorice al Responsable Técnico de Operaciones y /o al Coordinador del Laboratorio (en el caso de la Dirección Regional Bogotá) o al Coordinador Regional de los Laboratorios de Ciencias Forenses (en los demás casos), la matriz debe llevar el visto bueno del Director Regional.


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SECCION 22

INFRAESTRUCTURA: INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

1. Puntos de atención: El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses cuenta en el país con 163 puntos de atención distribuidos así: Ocho (8) Direcciones Regionales, veinticinco (25) Direcciones Seccionales, noventa y seis (96) Unidades Básicas, doce (12) Unidades Básicas Móviles y veintidós (22) Unidades Básicas Zonales.

2. La distribución geográfica de los puntos de atención en el país es la siguiente:

Todas las Direcciones Regionales garantizan la separación eficaz entre las áreas vecinas para llevar a cabo actividades incompatibles sin comprometer los resultados.


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3. Condiciones Ambientales: 3.1. La administración de la infraestructura física se realiza a través del procedimiento “Construcción, adecuación y mantenimiento de bienes inmuebles”. 3.2. La iluminación de las áreas forenses y de metrología es de tipo natural y artificial con bombillas de tipo fluorescente, lo que garantiza que las observaciones y los resultados de los ensayos y de calibración no se afectan. En las áreas forenses que se lo requieren, se cuenta con ventanas recubiertas por filtros solares. Así mismo, el nivel de ruido no supera los 70 decibeles por lo que no resulta necesario tener adecuaciones acústicas. Las instalaciones eléctricas se encuentran reguladas a 110 voltios cuando ello es necesario y los equipos críticos están soportados por sistemas de potencia ininterrumpida (UPS). Los laboratorios cuentan con sistemas de extracción (cabinas) en los lugares que se consideran necesarios. y donde se requiere, funcionan todo el tiempo bajo condiciones de temperatura y humedad regulada por un sistema de aire acondicionado. 3.3. Condiciones de temperatura y de humedad: Los Procedimientos Estandarizados de Trabajo, Instructivos de equipos, los Informes de validación y/o los manuales de los equipos, establecen las condiciones de temperatura y de humedad relativa para la ejecución de los análisis o la operación de los equipos, cuando estas son críticas. Los laboratorios forenses cuentan con termohigrómetros para monitorear y registrar las condiciones de temperatura y humedad relativa de las áreas que lo requieren. La limpieza de las instalaciones se realiza por personal de planta o contratado, entrenado, el cual se supervisa. 3.4. El instituto garantiza la seguridad del personal de las áreas forenses y administrativas mediante el suministro de los elementos apropiados de seguridad tanto personales como de instalaciones (batas de laboratorios, batas desechables, guantes de látex, guantes de nitrilo, caretas para protección facial, máscaras con filtro para protección de gases, entre otras. La resolución 000145 del 23 de febrero de 2015 establece disposiciones para la implementación, suministro, uso y control de vestuario y elementos de bioseguridad tendientes a garantizar la seguridad de los servidores y usuarios del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. 3.5. Acceso a las instalaciones de los Laboratorios Forenses y del Laboratorio de Metrología: A las instalaciones de los Laboratorios Forenses y del Laboratorio de Metrología tiene acceso autorizado todo el personal asignado a ellos. Cuando se requiere el ingreso de personal diferente, debe existir una autorización previa. El registro del ingreso, se hace en los formatos diseñados para tal fin y establecidos en el procedimiento “Control de acceso a las áreas de los laboratorios forenses del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses”.


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SECCION 23

AMBIENTE DE TRABAJO La Oficina de Personal, a través del Grupo de Bienestar Social y Desarrollo Organizacional, adelanta los programas de bienestar social y de estímulos para los funcionarios del instituto en el ámbito nacional, con el fin de propiciar y mantener las condiciones necesarias para el crecimiento y desarrollo de los funcionarios y sus familias, en múltiples áreas: Valorativa, afectiva, ética, estética, social y técnica. La política de bienestar social y de estímulos está orientada a la construcción de un sistema de valores, símbolos, creencias y comportamientos para la prestación de un servicio público eficaz y cercano al funcionario, así como la necesidad de garantizar el compromiso y la satisfacción de los funcionarios con las responsabilidades y competencias asignadas. En este contexto, mediante los procedimientos “Bienestar Social” y Sistema de Estímulos”, se desarrollan los programas anuales de bienestar social y de estímulos, con una cobertura a nivel Nacional: Dirección General, Direcciones Regionales, Direcciones Seccionales y Unidades Básicas. Adicionalmente, se realiza la identificación y medición del clima organizacional en el instituto, a partir de un diagnóstico de las variables más relevantes, que permite realizar una intervención oportuna en cada Unidad Organizacional, de los aspectos más críticos.

SECCION 24

PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

Las áreas forenses y el servicio de Metrología prestan servicios periciales y de calibración, respectivamente, de acuerdo con el portafolio de servicios establecido y autorizado por la Dirección General. Los procedimientos correspondientes se encuentran relacionados en el listado maestro de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, disponibles en el aplicativo Isolución.

SECCION 25

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE. 1. Para garantizar que las solicitudes formuladas puedan ser atendidas satisfactoriamente, las áreas forenses han definido y documentado los procedimientos con los criterios de aceptación de solicitudes y de elementos materiales probatorios y evidencias físicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos: § Que los requerimientos estén debidamente formulados y suscritos por un solicitante

competente, o se puedan identificar a través de un sistema de información en el caso de que sean clientes internos.

§ Que los EMP cumplan los criterios mínimos que garantizan que al analizarlas, el resultado es confiable.

§ Que los registros de cadena de custodia no carezcan de validez. .


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2. Manejo adecuado de los EMP: Todos los elementos materiales probatorios y evidencias físicas que se aporten para su análisis pericial, deben estar acompañados de los correspondientes registros de cadena de custodia. La resolución 0-6394 del 22 de diciembre de 2004, expedida por la Fiscalía General de la Nación, “Por medio de la cual se adopta el manual de procedimientos del sistema de cadena de custodia para el sistema penal acusatorio” y sus normas complementarias, establecen los criterios y procedimientos correspondientes. Con el fin de garantizar la cadena de custodia de los elementos materiales probatorios y evidencias físicas, se diseñaron los documentos “Directrices para la aplicación de la cadena de custodia en el INMLCF” y “Servicio Pericial”, en los que se registran los lineamientos que le permiten a cada una de las áreas responsables, establecer sus procedimientos específicos para su manejo y cuyo alcance involucra la recepción, asignación, análisis y disposición de los EMP. La disposición final de los elementos materiales probatorios y evidencias físicas está regulada por la normatividad vigente. Los PETS establecen los requisitos que deben cumplir los elementos materiales probatorios y evidencias físicas que son puestos a disposición de los Laboratorios Forenses para su análisis, con el fin de que los resultados obtenidos sean de utilidad en el proceso judicial. 3. Quejas, reclamos y sugerencias: El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses garantiza a sus clientes y a los ciudadanos en general, el acceso necesario para que le manifiesten la insatisfacción con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la entidad en desarrollo de sus funciones (queja) o sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la entidad (reclamo), a través de la línea nacional 01 8000 914862, la página web www.medicinalegal.gov.co, las líneas telefónicas locales en cada punto de atención, los buzones de quejas, reclamos y sugerencias ubicados en las instalaciones de cada punto de atención, correo electrónico ([email protected]), presentación personal o carta. El Director General del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses asignó la función de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos ante él, con ocasión del cumplimiento del servicio a los profesionales que cumplan funciones jurídicas en cada Dirección Regional. El procedimiento “Quejas, Reclamos y Sugerencias” en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses es un instrumento para decidir y resolver las manifestaciones de insatisfacción o de inconformidad que presentan las personas naturales o jurídicas. La información que se deriva de este procedimiento puede dar lugar a la toma de acciones correctivas y/o preventivas y se constituye en una entrada para la evaluación del servicio por la Alta Dirección. 4. Evaluación de la satisfacción del cliente: Las Unidades organizacionales cuentan con el procedimiento “Evaluación de la satisfacción del cliente”, en el que se establecen los lineamientos para realizar la evaluación de la satisfacción de sus clientes con relación a los servicios prestados, procedimiento que tiene por objetivo conocer el grado de satisfacción del cliente y poder emprender acciones que permitan su mejoramiento. 5. Subcontratación de Ensayos: Las áreas forenses y el Laboratorio de Metrología del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses no realizan subcontrataciones. Cuando un área forense o el Laboratorio de Metrología no pueda atender de forma oportuna y eficaz las solicitudes de su competencia, por circunstancias excepcionales debidamente


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justificadas, relacionadas con capacidad operativa, falta de personal, o servicios que no estén incluidos en el portafolio de servicios, debe informársele al solicitante y sin que implique subcontratación, indicarle qué Institución puede resolverle su solicitud. Para tal efecto, se debe evaluar la conveniencia de devolverle simultáneamente la solicitud y los elementos materiales probatorios, o los instrumentos por calibrar, o esperar la respuesta de la autoridad o del solicitante, para lo cual se puede optar por una de las siguientes alternativas: § Devolver al cliente la solicitud y los elementos materiales probatorios, en el caso de los

laboratorios forenses, o los elementos por calibrar, en el caso del Laboratorio de Metrología. § Enviar a la institución que el cliente indique, bajo su propia responsabilidad, la solicitud y los

elementos materiales probatorios, o los elementos por calibrar Los análisis así realizados, no están hechos en nombre ni bajo responsabilidad de las áreas forenses, ni del Laboratorio de Metrología, lo cual implica que no hay subcontratación de ensayos.

6. Comunicación: Ver sección 18.

SECCION 26

DISEÑO Y DESARROLLO Los Laboratorios Forenses han implementado sus métodos analíticos a partir de referencias internacionales que han sido adaptadas y validadas a las condiciones locales. Cada método de ensayo cuenta con un Procedimiento Estandarizado de Trabajo que está soportado con un informe de la validación siguiendo los procedimientos “Desarrollo y/o validación e implementación de nuevos métodos analíticos en los laboratorios del INMLCF y “Verificación, modificación y transferencia de métodos analíticos en los laboratorios del INMLCF”. Los métodos analíticos empleados por los Laboratorios de Genética Forense, están basados en el uso de kits comerciales que son desarrollados y validados por los fabricantes. Al adoptarse su uso en los Laboratorios del INMLCF, debe realizarse una verificación o validación interna antes de iniciar su uso rutinario, razón por la que el requisito 7.3 Diseño y Desarrollo de las normas GP1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008, se excluye.

SECCION 27

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 1. Compromiso de la Dirección: De acuerdo con el compromiso de la Alta Dirección, el Director del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses asegura la disponibilidad de los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en concordancia con los recursos presupuestales y financieros asignados por el Gobierno Nacional. Es política de la Dirección General la optimización de los recursos físicos, logísticos, tecnológicos y financieros, con fundamento en una gestión eficiente y efectiva, que permita la asignación oportuna para el cumplimiento de la política y objetivos de la calidad del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.


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Como se mencionó en la sección “Responsabilidad y Compromiso De La Dirección”, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses es un establecimiento público, razón por la cual, todos los procesos de contratación están regulados por la ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” y sus normas complementarias. El gasto se encuentra delegado de conformidad con los actos administrativos relativos a la delegación de la ordenación del gasto, en materia presupuestal, en la Secretaria General, el Subdirector Administrativo y Financiero, y los Directores Regionales y Seccionales, de acuerdo con el rubro y la cuantía establecida. Las compras en la Dirección General, se realizan a través de la Secretaría General y del Grupo Nacional de Gestión Contractual, y en las Direcciones Regionales están bajo la responsabilidad del correspondiente Director Regional a través del Grupo Administrativo y Financiero. 2. Provisión de recursos técnicos, informáticos, físicos, financieros y humano. La provisión de los recursos se realiza a través de la Subdirección Administrativa y Financiera, mediante la definición de las políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos técnicos, informáticos, físicos y financieros del instituto, en la sede central y en las Direcciones Regionales y Direcciones Seccionales. La administración de los recursos físicos en Bogotá se realiza por parte de la Grupo Nacional de Gestión Administrativa, y en las demás ciudades por los Grupos Regionales Administrativos de las Direcciones Regionales, quienes se encargan también del de las Direcciones Seccionales y de las Unidades Básicas. El Grupo Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, define las políticas y procedimientos para la asignación y administración de los recursos informáticos en las diferentes Unidades Organizacionales de la Dirección General, Direcciones Regionales, Direcciones Seccionales y Unidades Básicas. El talento humano del instituto, se administra por parte de la Oficina de Personal, la cual define los procedimientos para la selección de personal, bienestar social, desarrollo humano y formación. 3. Insumos y servicios adquiridos con destino a las áreas forenses del instituto Para asegurar que cumplen con las especificaciones técnicas necesarias se tienen controles sobre los procesos de compra, recepción y almacenamiento, así: Como se mencionó en la Sección 15 “Otras Políticas”, todas las especificaciones para las compras de bienes y servicios que se consideran críticos y que tienen como destino las áreas forenses, son preparadas y revisadas por personal técnico utilizando para ello las bases de datos correspondientes, que se encuentran disponibles en cada laboratorio. Con relación a la recepción, se sigue el procedimiento “Supervisión de contratos” e “Ingreso y Egreso de Bienes del Almacén” en los cuales, el almacenista acompañado por personal técnico del laboratorio son responsables de verificar el cumplimiento de las especificaciones de los bienes y servicios adquiridos. Con relación al almacenamiento de los insumos y reactivos, se garantiza que los bienes adquiridos mantienen sus características e integridad, tanto en el almacén, como en el área de almacenamiento de reactivos del laboratorio, mediante los procedimientos “Almacenamiento de


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reactivos e insumos empleados en los laboratorios forenses”, (Toxicología), “Recepción y almacenamiento de los reactivos e insumos”(Genética Forense), “Recepción, verificación y almacenamiento de reactivos e insumos” (Metrología), “Recepción, verificación y manejo de inventario de insumos y reactivos en los laboratorios de Biología Forense” (Biología). Para el almacenamiento de los reactivos se cuenta con un cuarto en el que se clasifican los reactivos siguiendo el sistema recomendado por, JT.Baker. Se cuenta con el procedimiento “Ingreso y egreso de bienes del almacén”.

SECCION 28

PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO Los factores que pueden tener impacto en la confiabilidad de los resultados de los Laboratorios Forenses, se identificaron y son tratados en las secciones 19, 20, 21, 22, 24, 27, 29, 30, 31 y 32. Todos los documentos que regulan internamente la prestación del servicio forense están incorporados en el sistema integrado de gestión en el aplicativo Isolución®, el cual está bajo responsabilidad de la Oficina de Planeación.

SECCION 29

TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

Con el fin de garantizar la trazabilidad de las mediciones que efectúan los diferentes laboratorios, se adquieren los materiales de referencia necesarios, que deben estar acompañados de su certificado correspondiente y de las hojas de seguridad de los materiales, cuando ello sea requerido. Cada Procedimiento Estandarizado de Trabajo establece los materiales de referencia empleados para cada análisis, así como su manipulación, almacenamiento y verificaciones intermedias. En el procedimiento “Administración de equipos de los laboratorios del INMLYCF””, se establecen lineamientos para definir el programa de calibración de los equipos que lo requieran. El instituto garantiza la trazabilidad de las calibraciones realizadas a los equipos, patrones o materiales de referencia, a través de la contratación de empresas que puedan demostrar competencia, capacidad de medición y la trazabilidad de los elementos utilizados al Sistema Internacional. Cuando el servicio sea proporcionado por un área interna, igualmente se debe garantizar la trazabilidad mencionada. Siempre que se preste un servicio de calibración, se exige que el certificado o informe de calibración contenga además de los resultados de la medición, la incertidumbre y/o la declaración del cumplimiento con una especificación metrológica. Los patrones de masa utilizados en la verificación de las balanzas de los Laboratorios Forenses, son trazables al Servicio de Metrología de la Regional Bogotá y estos a su vez se encuentran trazados con los patrones nacionales del Instituto Nacional de Metrología. En el mismo sentido la trazabilidad en el área de volúmenes se hace a través del método gravimétrico hacia los patrones de masas y balanzas calibrados anualmente por laboratorios acreditados. Los instrumentos medidores de temperatura se encuentran trazados a un instrumento de referencia en cada Dirección Regional y este a su vez se encuentra calibrado por un Laboratorio acreditado.


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El Instituto asegura el cumplimiento del Criterio Específico de Acreditación - trazabilidad metrológica CEA-4.1-02, del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC.

SECCION 30

MUESTREO Debido a la naturaleza de la organización y a la correspondiente prestación de sus servicios forenses, se excluye el numeral 5.7 Muestreo de la NTC-ISO-IEC 17025:2005 para los laboratorios del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses de: Toxicología, Estupefacientes, Genética, Biología, Evidencia Traza, Metrología, Balística, Lofoscopia, física y documentología. Algunas áreas Forenses del instituto reciben las EMP directamente de solicitantes competentes externos o internos, sin que en principio, puedan tener injerencia en la toma de muestras. El Manual de Procedimientos Para Cadena de Custodia (disponible en http://www.fiscalia.gov.co/colombia/wp-content/uploads/2012/01/manualcadena2.pdf. Consultado el 2015-04-05) expedido por la Fiscalía General de la Nación establece lineamientos relacionados con el manejo y documentación de los EMP. El instituto también ha elaborado documentos dirigidos a las autoridades judiciales en los que se establecen lineamientos relacionadas con este tema (cantidad, envases, empaques, etc.), así como su rotulación, transporte y almacenamiento. Las guías o instructivos de recolección y manejo de muestras se encuentran disponibles en el Portafolio de Servicios de las áreas forenses en la página www.medicinalegal.gov.co en la que se encuentran, entre otros, los siguientes documentos relacionados con la recolección y manejo de las evidencias: - Guía: “Manejo de los elementos materia de prueba para análisis toxicológico”, para los EMP recolectados con fines de análisis toxicológico. - Instructivo de manejo del kit para la toma de muestras en la investigación del delito sexual, que corresponde al anexo cuatro (4) del “Reglamento Técnico para el Abordaje Forense Integral de la Víctima en la Investigación del Delito Sexual”, también disponible en la página www.medicinalegal.gov.co. - Instructivo Requisitos para el envío (admisión) de solicitudes – Grupo de Genética Forense – Área Criminalística - Instructivo Toma y manejo de muestras de residuos de disparo en manos para análisis por ICP-MS. - Manual único de Policía Judicial


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SECCION 31

MANIPULACIÓN DE LOS ÍTEMS DE ENSAYO O DE CALIBRACIÓN Con la recolección de los EMP se inicia la cadena de custodia que garantiza la seguridad, preservación e integridad de las evidencias que deben ser analizadas por las diferentes unidades organizacionales forenses del INMLCF. El instituto ha elaborado documentos dirigidos a quienes demandan los servicios, en los que se establecen los lineamientos relacionadas con las condiciones en las que se deben tomar los EMP para análisis (cantidad, envases, empaques, etc.), así como su rotulación, transporte y manipulación. Con el fin de garantizar la cadena de custodia de los elementos materiales probatorios y evidencias físicas, se diseñaron dos documentos: “Directrices para la aplicación de la cadena de custodia en el INMLCF” y “Procedimiento de Servicio Pericial”, en los que se registran los lineamientos que le permiten a cada una de las áreas responsables, establecer los procedimientos específicos para su manejo y cuyo alcance involucra la recepción, asignación, análisis y disposición de los EMP y/o de sus remanentes. La disposición final de los remanentes de los EMP está regulada por la ley 906 “por la cual se expide el código de procedimiento penal”, en el artículo 262. Para evitar el deterioro de los EMP, el instituto proporciona las condiciones de almacenamiento, tanto en las fases pre-analítica y analítica, así como en la post analítica. Para esto, cada Dirección Regional cuenta con los equipos de refrigeración, y congelación para almacenamiento a temperaturas sub ambiente (congelación y refrigeración), así como de gabinetes para el almacenamiento a temperatura ambiente, dotadas de los dispositivos de seguridad, ubicados en áreas con control de accesos y con monitoreo de las condiciones ambientales, cuando esto resulta necesario. Todo el personal involucrado en la cadena de custodia ha sido entrenado, conoce y entiende los procedimientos que se llevan a cabo con relación a la cadena de custodia de los EMP. El marco legal que regula la cadena de custodia corresponde a los establecido en el la ley 906 de 2004 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal” y la resolución 0-6394 de la Fiscalía General de la Nación “Por medio de la cual se adopta el manual de procedimientos del sistema de cadena de custodia para el sistema penal acusatorio”.

SECCION 32

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN

Para garantizar la validez y confiabilidad de los resultados, los Laboratorios Forenses del instituto emplean de manera rutinaria uno o más de los siguientes aspectos establecidos en los Procedimientos Estandarizados de Trabajo, entre los cuales se pueden citar, dependiendo del método: el uso de los materiales de referencia trazables; las prácticas establecidas en estos mismos documentos relacionadas con procesar muestras por duplicado de algunos análisis o de confirmar resultados que han sido positivos por alguna prueba preliminar; repetir pruebas cuando los duplicados dan resultados con variación más alta que la permitida; realizar la misma determinación usando dos matrices diferentes; correlacionar los resultados con el contexto del caso o con los resultados obtenidos por dos pruebas o en dos matrices diferentes; control de sustrato en cada lote de procesamiento; utilización de muestras de prueba conocidas para verificar


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las condiciones de los métodos analíticos; control estadístico de las curvas de calibración; control estadístico de la variación de la respuesta de los controles del método; control estadístico de la variación del resultado entre las dos réplicas de una misma muestra; controles positivos; controles negativos; controles cuantitativos y cartas de control estadístico. Además, de manera periódica los laboratorios del instituto realizan algunas de las siguientes actividades: Participación en ensayos de aptitud y comparaciones interlaboratoriales; repetición de ensayos cuando se presenta alguna inconsistencia entre el resultado y el contexto del caso o cuando el solicitante lo requiere. El Grupo Nacional de Ciencias Forenses y el Grupo Nacional de Genética Forense, son los responsables de administrar el Programa de Ensayos de Aptitud y Comparaciones Interlaboratoriales, según lo establecido en el procedimiento “Ensayos de aptitud”. Las evaluaciones de los resultados de estas pruebas son útiles para programar actividades de capacitación, identificar y tomar acciones correctivas y/o preventivas con relación a capacitación, equipos, métodos, además de ser una herramienta importante en la Revisión por la Alta Dirección y servir como medio de asegurar el mantenimiento de la competencia técnica en los ensayos evaluados. El instituto asegura el cumplimiento de los criterios establecidos en la Política para la participación en ensayos de aptitud / comparaciones interlaboratorios CEA-04 del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC.

SECCION 33

INFORME DE LOS RESULTADOS

1. Con el fin de normalizar la presentación y contenido de los informes periciales / dictámenes

que emiten los Laboratorios Forenses, se expidió la resolución 000430 del 27 de abril 2005 del INMLCF, “Por la cual se adopta el protocolo para la presentación de dictámenes o informes periciales emitidos por los laboratorios forenses”, la que garantiza el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 5.10.2 de la NTC-ISO-IEC 17025:2005 y lo contemplado en el artículo 210 de la ley 906 de 2004 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”.

Como se menciona en la Sección 15 “Otras Políticas”, de manera rutinaria, los Laboratorios Forenses remiten al solicitante sus informes periciales/dictámenes, mediante correo certificado o entrega personal. La resolución 00430 del 2005 contempla además la posibilidad de que previa petición del solicitante, se envíen los informes por fax, correo electrónico, u otros medios electrónicos o electromagnéticos, con el lleno de los requisitos establecidos en el artículo segundo de esta resolución, siempre tomando las precauciones necesarias para disminuir el riesgo de que estos sean alterados . El original debe ser enviado a más tardar al siguiente día hábil. Salvo que el solicitante establezca algo diferente, los informes de laboratorio deben ser emitidos en original y una copia. El original y la segunda copia van con destino al solicitante y la primera copia con destino al archivo del laboratorio. Cuando sea necesario realizar una modificación a un informe pericial ya emitido, los laboratorios identifican el nuevo informe con un nuevo número consecutivo de identificación, mencionando en el cuerpo de este nuevo informe su relación con el ya emitido.


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2. En las Áreas de Psiquiatría y Psicología y de Clínica Forense, los informes periciales se emiten a través del aplicativo SICLICO el cual contempla los formatos para la emisión de los diferentes tipos de informes periciales. En las áreas de Patología forense, los informes periciales se emiten a través del aplicativo SIRDEC, el cual también contempla los formatos correspondientes para los diferentes tipos de informes periciales.

SECCION 34

CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO: EQUIPOS

1. Con el fin de garantizar que los Laboratorios Forenses del instituto cuenten con equipos aptos para el uso, se diseñó el procedimiento "Administración de equipos que requieren confirmación metrológica" el cual establece los lineamientos a seguir desde la detección de las necesidades de adquisición de un equipo hasta su entrega y puesta en funcionamiento; también define las responsabilidades de los usuarios en cuanto a la definición del programa de mantenimiento, calibración y verificación de equipos. Los Laboratorios Forenses y el de Metrología, disponen de los equipos de medición y ensayo necesarios para la correcta ejecución de los análisis de su competencia, según lo establecido en cada Procedimiento Estandarizado de Trabajo. Los equipos se encuentran relacionados en un listado maestro de equipos por cada unidad organizacional, lo cual facilita su control. Cada laboratorio cuenta con las hojas de vida de los equipos que utiliza en la ejecución de sus análisis, y allí reposan los registros de las actividades de mantenimiento, calibración y verificación correspondientes. Los Laboratorios Forenses y de Metrología, establecen el procedimiento que se requiere para verificar cada uno de los equipos críticos y que pudieran afectar los resultados. En el mismo sentido, define el periodo de verificación y el personal autorizado para su uso. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses ha asignado a cada equipo un número de identificación único, a través de la placa de inventario que facilita la ubicación y trazabilidad del equipo. 2. Cuando para la ejecución de los análisis se requiera utilizar equipos de medición y ensayo pertenecientes a otra institución o a otro laboratorio, el Laboratorio Forense debe comprobar previamente la confiabilidad de los mismos a través del certificado de calibración o de aptitud para el uso, o los registros de verificación para el uso. Por política institucional no se realiza préstamo de equipos de medición para uso fuera de las instalaciones del Laboratorio Forense. En el caso excepcional que otra institución, u otro laboratorio solicite el uso de equipos que están bajo responsabilidad del Laboratorio Forense, su uso se debe hacer dentro de sus instalaciones previa autorización del Coordinador del Laboratorio y del Director Regional y su operación debe ser supervisada de manera permanente por el funcionario designado como responsable del equipo. Se debe garantizar que quien use el equipo, tenga la competencia requerida para ello, por lo que requiere que el Coordinador del Laboratorio (en la Dirección Regional Bogotá) o el Coordinador Regional de Ciencias Forenses (en la demás ciudades) autorice a esta persona utilizando los mismos parámetros y criterios que empleó para autorizar a quienes aparecen relacionados en el registro “Matriz de autorizaciones”, formato incluido en el documento “Inducción y descripción de cargos del personal de los laboratorios forenses para el sistema de gestión de la calidad” código DG-M-GUIA-10..


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3. Responsabilidades en administración de equipos: El Grupo Nacional de Gestión de Servicios Técnicos Especializados, el Servicio de Metrología y los Coordinadores de los Laboratorios Forenses tienen dentro de sus responsabilidades, planear y ejecutar el programa de mantenimiento, calibración y verificación de equipos e instrumentos. Las acciones sobre los equipos están a cargo de los usuarios (mantenimiento, limpieza y verificación), el Grupo Nacional de Gestión de Servicios Técnicos Especializados (mantenimientos correctivos o preventivos) y el servicio de Metrología (calibraciones), ya sea a través de servicios internos o por contratación. Es responsabilidad del Coordinador del Laboratorio y del Responsable de las operaciones técnicas o de quien este delegue, supervisar las actividades de mantenimiento y verificación de buen funcionamiento a cargo de usuario, así como solicitar los servicios de mantenimiento correctivo que no estén a cargo del usuario, al Grupo Nacional de Gestión de Servicios Técnicos Especializados y los servicios de calibración, al Servicio de Metrología de la Dirección Regional Bogotá. Es responsabilidad del usuario realizar los mantenimientos rutinarios y verificación de buen funcionamiento de los equipos de acuerdo con los procedimientos establecidos por el fabricante o por los Procedimientos Estandarizados de Trabajo (PETS) o instructivos. Los Laboratorios Forenses cumplen con las recomendaciones sobre el uso, cuidado y conservación de los instrumentos de medición y ensayo establecidas por los fabricantes en los correspondientes manuales de usuario. 4. El Servicio de Metrología de la Regional Bogotá Ofrece los servicios acreditados de calibración de aparatos volumétricos operados por pistón (pipetas, buretas, dilutores, dispensadores) y servicios de calibración trazables de termómetros, termohigrometros y alcohosensores. 5. Adquisición de equipos: En los procedimientos “Contratación General en el INMLCF”, “Estudios Previos Para Contratación”, Contratación por Mínima cuantía”, “Contratación por Selección Abreviada”, “Contratación por Licitación Pública”, “Contratación Directa” y “Supervisión de Contratos”, se establecen las actividades y responsables de garantizar que los bienes (incluyendo equipos) y servicios adquiridos correspondan con las especificaciones técnicas requeridas. Para dar de baja de los inventarios los equipos analíticos o de apoyo que se encuentran fuera de especificaciones y que no tienen posibilidad de acción correctiva se procede a retirar de uso y a seguir los lineamientos establecidos en la resolución 00520 de 19 de septiembre de 2000 para la baja de inventarios.


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SECCION 35

SERVICIO AL CLIENTE El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses cuenta con la página Web www.medicinalegal.gov.co en la que se les presenta a los ciudadanos su portafolio de servicios y la forma de consultarlo. A más de esto, los coordinadores de los Laboratorios Forenses son los responsables de resolver las inquietudes de los clientes con relación a los servicios ofrecidos y sus condiciones (sitios, requisitos de la solicitud, requisitos de los EMP, tiempos de respuesta, métodos empleados, explicación de los resultados obtenidos y modo de acceder a sus servicios, entre otros). Los Coordinadores de las Laboratorios Forenses, los Coordinadores Regionales de Ciencias Forenses, los Responsables de las Operaciones Técnicas, los Administradores de Casos o los Peritos, pueden establecer comunicación con quienes demandan sus servicios, con el fin de realizar aclaraciones relacionadas con la solicitud o de obtener información necesaria para el abordaje del estudio pericial. Cuando estas comunicaciones no sean escritas, es necesario dejar constancia de los aspectos relevantes que modifiquen la solicitud, para lo cual, se pueden hacer las anotaciones manuscritas correspondientes sobre la comunicación en la que se realizó la solicitud o dejar los correspondientes constancias en los sistemas informáticos. En el marco de la ley 600 de 2000, la cual rige para aquellas investigaciones de conductas punibles ocurridas antes de la entrada en vigencia de la ley 906 de 2004, cuando la información registrada en el dictamen no satisface los requisitos y/o las expectativas del cliente (es decir, la autoridad judicial, administrativa o de policía), éste podrá solicitar aclaración, ampliación, o adición e incluso objetar el dictamen (artículo 254, numeral 2, y artículo 255, respectivamente). En el marco de la ley 906 de 2004, “por la cual se expide el código de Procedimiento Penal”, el perito puede ser requerido para rendir testimonio durante la audiencia de juicio oral. Las Unidades organizacionales cuentan con el procedimiento “Evaluación de la satisfacción del cliente”, en el que se establecen los lineamientos para realizar tal actividad con relación a los servicios recibidos, y que tiene por objetivo conocer su nivel de satisfacción y emprender acciones que permitan el mejoramiento de los diferentes procesos. Otros procedimientos que se han diseñado para una adecuada comunicación con el cliente se encuentran descritos en la sección 25 de este Manual: Procesos relacionados con el cliente.


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SECCION 36

QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. Como se menciona en la Sección 15, “Otras Políticas”, y en la Sección 25 “Procesos Relacionados con el Cliente”, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses garantiza a sus clientes y a los ciudadanos en general, el acceso necesario para que le manifiesten la insatisfacción con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la entidad en desarrollo de sus funciones (queja) o sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la entidad (reclamo), a través de la línea nacional 01 8000 914862, la página web www.medicinalegal.gov.co, las líneas telefónicas locales en cada punto de atención, los buzones de quejas, reclamos y sugerencias ubicados en las instalaciones de cada punto de atención, correo electrónico ([email protected]), presentación personal o carta. El Director General del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses asignó la función de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos ante él, con ocasión del cumplimiento del servicio a los profesionales que cumplan funciones jurídicas en cada Dirección Regional. El procedimiento “Quejas, Reclamos y Sugerencias” en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses es un instrumento para decidir y resolver las manifestaciones de insatisfacción o de inconformidad que presentan las personas naturales o jurídicas. La información que se deriva de este procedimiento puede dar lugar a la toma de acciones correctivas y/o preventivas y se constituye en una entrada para la evaluación del servicio por la Alta Dirección.

SECCION 37

AUDITORÍA INTERNA Las auditorías internas se conciben en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses como una herramienta de mejoramiento, ya que permiten detectar desviaciones de las disposiciones establecidas. Los procesos y actividades de las áreas involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad utilizan esta herramienta como forma de retroalimentación y mejoramiento. Para efectuar las auditorías internas, el instituto implementó el procedimiento “Auditorías Internas del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses” en el que se establecen los criterios para la administración y ejecución de las Auditorías Internas de la Calidad, Internas de Gestión, Combinadas y Especiales, con el propósito de evaluar de manera planeada, sistemática, objetiva, independiente y documentada, el cumplimiento del sistema de control interno, el sistema de gestión de la calidad y garantizar su seguimiento. Los resultados de las auditorías internas, hacen parte de la información que se analiza en la revisión del sistema de gestión de la calidad por la Alta Dirección y constituyen una fuente para tomar acciones correctivas y preventivas así como del mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.


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SECCION 38

CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses garantiza que el trabajo o el resultado de dichos trabajos no conformes con los procedimientos técnicos o con los requisitos acordados con el cliente, se identifiquen y se definan responsabilidades y autoridades para su gestión. Es compromiso de los Coordinadores de Laboratorio, Coordinadores Regionales de Ciencias Forenses, Responsables de las Operaciones Técnicas y del personal involucrado en el análisis pericial o de calibración, evaluar su importancia, establecer acciones, incluidas la detención del trabajo o retención de los informes periciales, según sea el caso y definir la corrección inmediata. Una vez evaluado el impacto, se toman decisiones respecto a la aceptabilidad de los trabajos no conformes. En caso de ser necesario, se anula el trabajo y se notifica al cliente, definiendo la responsabilidad para autorizar la reanudación del trabajo.

SECCION 39

ANÁLISIS DE DATOS Y MEJORA CONTINUA (INDICADORES DE PROCESOS) El Sistema de Gestión de la calidad tiene establecidas las siguientes herramientas para facilitar su mejoramiento: 1. La Política y los Objetivos de la calidad: que son revisados anualmente en la revisión del sistema de gestión por la Alta Dirección llevada a cabo por la Dirección General del Instituto, para verificar que mantienen su adecuación. 2. El procedimiento “Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por la Alta Dirección” tanto el efectuado por la Dirección General como el efectuado por las Direcciones Regionales, procedimiento que permite monitorear entre otros, los objetivos de la calidad, así otros procesos del sistema de gestión que permiten evidenciar oportunidades de mejoramiento. 3. Se hacen mediciones periódicas acerca de la satisfacción de los clientes respecto de los servicios que les son prestados por los Unidades Organizacionales y a partir de ellos se establecen acciones correctivas y/o preventivas. Para ello, se implementó el procedimiento “Evaluación de la Satisfacción del cliente”. 4. El procedimiento “Acciones Correctivas y Acciones Preventivas” permite eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales detectadas, así como de las desviaciones de las políticas y de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. El procedimiento de Auditorías del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses permite detectar desviaciones de las disposiciones establecidas en el Sistema de Gestión de la Calidad y proponer los planes de mejoramiento correspondientes. 6. Para evitar que los análisis o ensayos que no cumplen con los requisitos o procedimientos especificados en el Sistema de gestión de la calidad sean remitidos a los solicitantes, los Laboratorios del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses emplean el


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procedimiento “Control del producto y/o Servicio No Conforme”, en el que se establecen las responsabilidades y la autoridad por la detección, evaluación y tratamiento de los trabajos de ensayo no conformes. 7. La “Caracterización de procesos y medición de indicadores” establece los parámetros para caracterizar, medir y monitorear los procesos en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

SECCION 40

ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS La implementación del procedimiento “Acciones correctivas y acciones preventivas”, permite eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales detectadas, de las desviaciones de las políticas y de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, a partir de acciones que aseguren un tratamiento eficaz. Inicia con la detección de las no conformidades reales o potenciales en los procesos del instituto y termina con la evaluación de la eficacia de las acciones implementadas y el cierre de las no conformidades detectadas. Cuando se considera que la no conformidad tiene un impacto alto en la confiabilidad de los resultados, se programa una auditoría interna de calidad para evaluar la eficacia de las acciones implementadas. Para los casos en los que se establece que la no conformidad podría afectar los resultados o la confiabilidad de los mismos, se cuenta con el procedimiento “Control del Producto y/o Servicio No Conforme” con el fin de establecer el impacto de los mismos y determinar su corrección, liberación o concesión. Las posibles fuentes de identificación de no conformidades reales o potenciales, pueden ser los resultados de las auditorías internas, las quejas y reclamos, las revisiones por la Alta Dirección, el trabajo de ensayo no conforme, la evaluación del servicio, las observaciones del personal, y la identificación de riesgos, entre otros.

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N O

M

OD

IFIC

AC

ION

R

EV

ISIÓ

N

A

PR

OB

AC

IÓN

MO

DIF

ICA

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N

NO

MB

RE

F

EC

HA

N

OM

BR

E

FE

CH

A

NO

MB

RE

Y

CA

RG

O

FE

CH

A

05

Arg

emiro

U

nib

io Á

vila

20

11

Mig

uel

Art

uro

Vel

ásqu

ez

Feb

rero

28

de

2011

Dr.

Ju

an

Án

gel

Isaa

c L

lan

os.

Dire

ctor

G

ener

al

INM

LCF

.

2011

· S

e in

cluye

ron

las

polít

icas

dec

lara

das

por

la

Alta

Dire

cció

n.

· S

e aj

ustó

el m

anua

l al n

uevo

Pla

n E

stra

tégi

co.

06

Mig

ue

l A

rturo

V

elá

squ

ez

13/

Ma

y/2

011

AR

GE

MIR

O U

NIB

IO

AV

ILA

, O

LG

A

LU

CIA

G

AR

CIA

T

OR

RE

S

13/

Ma

y/2

011

CA

RLO

S

ED

UA

RD

O

VA

LD

ES

M

OR

EN

O

13/

Ma

y/2

011

· S

e in

cluyó

la n

ueva

form

a de

ope

rar

el

proc

edim

ient

o de

Con

trol

de

docu

men

tos.

· S

e aj

ustó

la P

olíti

ca d

e C

alid

ad.

· S

e aj

ustó

el M

anua

l de

la C

alid

ad d

e ac

uerd

o co

n lo

est

able

cido

en

la r

esol

ució

n 13

5 de

20

111.

· S

e in

cluyó

un

Anex

o pa

ra lo

s La

bora

torio

s en

el

que

se

rela

cion

an a

lgun

os

aspe

ctos

té

cnic

os r

eque

ridos

.

07

OLG

A

LU

CIA

G

AR

CIA

T

OR

RE

S

02/

No

v/2012

AID

EE

P

INZ

ON

P

ER

ALT

A,

AR

GE

MIR

O U

NIB

IO

AV

ILA

15/

No

v/2012

CA

RLO

S

ED

UA

RD

O

VA

LD

ES

M

OR

EN

O

27/

No

v/2

012

· S

e ad

icio

naro

n la

s ex

clus

ione

s co

rres

pond

ient

es a

l Gru

po d

e G

enét

ica

For

ense

y

Bio

logí

a F

oren

se e

n la

sec

ción

6

Alc

ance

y E

xclu

sion

es. S

e ac

tual

izó

la s

ecci

ón

44, v

erifi

cand

o lo

s pr

oced

imie

ntos

es

tand

ariz

ados

de

trab

ajo

de lo

s gr

upos

fo

rens

es.

MA

NU

AL

DE

CA

LID

AD

C

ód

igo

: D

G-M

AN

UA

L-0

1

Ver

sió

n:

11

MA

NU

AL

DE

LA

CA

LID

AD

P

ágin

a 65

de

68

V

ER

SIO

N

E

LA

BO

RA

CIÓ

N O

M

OD

IFIC

AC

ION

R

EV

ISIÓ

N

A

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MO

DIF

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CIO

N

NO

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RE

F

EC

HA

N

OM

BR

E

FE

CH

A

NO

MB

RE

Y

CA

RG

O

FE

CH

A

08

OLG

A

LU

CÌA

G

AR

CÍA

T

OR

RE

S

04/

Mar/

2013

A

IDE

E

PIN

ZO

N

PE

RA

LT

A,

AR

GE

MIR

O

UN

IBIO

A

VIL

A

01/

Abr/

2013

CA

RLO

S

ED

UA

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O

VA

LD

ES

M

OR

EN

O

02/

Abr/

2013

·

Se

mod

ifica

la S

ecci

ón 0

8

Res

pons

abili

dad,

au

torid

ad y

rol

es e

n el

SG

C y

se

actu

aliz

an

los

Pro

cedi

mie

ntos

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s G

rupo

s F

oren

ses

y el S

ervi

cio

de M

etro

logí

a re

laci

onad

os d

e la

Sec

ción

44,

A

nexo

s.

09

Olg

a

Luc

ía

Garc

ía

Torr

es

2014-

03-2

5

Mar

ía

Vic

tori

a

Est

up

iña

n

Mar

tín

ez,

M

igue

l A

rturo

V

elá

squ

ez

Ace

vedo

2014-

03-2

7

Carlo

s E

du

ard

o

Vald

és

Mor

en

o

2014-0

3-

28

E

n e

sta v

ers

ión s

e r

eal

iza u

na r

evi

sió

n a

tod

as

las

secc

ion

es

de

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anu

al,

de

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erd

o c

on l

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modi

ficaci

one

s y

cre

aci

on

es

de

lo

s pro

cedi

mie

ntos

del

Sis

tem

a d

e G

est

ión

de l

a

Calid

ad.

Se

act

ua

liza

e

l org

an

igra

ma

del

in

stitu

to

de

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o

con

la

nor

mativ

idad

vi

gen

te,

así

com

o el

mapa

de

pro

ceso

s aco

rde

con

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modi

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on

es

de

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cara

cteri

zaci

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s de

pro

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s. S

e i

ncl

uye

la

Po

lític

a d

e R

iesg

os

y se

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ua

liza

el

lista

do

de

Pro

ced

imie

ntos

Est

and

ari

zad

os

de

Tra

bajo

de

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La

bor

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rios

Fore

nse

s y

el

Serv

icio

de

M

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olo

gía

. S

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mant

iene

la m

ism

a e

stru

ctura

de

l M

anua

l p

ara

est

a v

ers

ión.

S

e

actu

aliz

ó

la

secció

n

08

“Responsa

bili

dad,

auto

rida

d y

role

s e

n e

l S

GC

”.

MA

NU

AL

DE

CA

LID

AD

C

ód

igo

: D

G-M

AN

UA

L-0

1

Ver

sió

n:

11

MA

NU

AL

DE

LA

CA

LID

AD

P

ágin

a 66

de

68

V

ER

SIO

N

E

LA

BO

RA

CIÓ

N O

M

OD

IFIC

AC

ION

R

EV

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N

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RE

F

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N

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BR

E

FE

CH

A

NO

MB

RE

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RG

O

FE

CH

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10

Olg

a Luc

ía

Garc

ía

Torr

es

Mar

ía

Vic

tori

a

Est

up

iñá

n

Mar

tín

ez

2015-

02-1

0

Mig

ue

l A

rturo

V

elá

squ

ez

Ace

vedo

2015-

02-2

7

Carlo

s E

du

ard

o

Vald

és

Mor

en

o

2015-0

2-

27

S

e

act

ua

lizó

la

Secc

ión

4

Pla

tafo

rma

Est

raté

gic

a d

e a

cuerd

o c

on l

as

per

spec

tivas

y lin

eam

ient

os

y o

bje

tivos

est

raté

gic

os

par

a

el

per

iodo

201

5-2

018.

Mod

ifica

ción

la s

ecc

ión 4

4,

par

a a

ctual

izar

los

doc

um

ent

os

técn

icos

de lo

s la

bora

tori

os.

S

e

aju

stó

la

Secc

ión

8

Resp

onsa

bili

da

d,

aut

ori

da

d y

ro

les

en

el S

GC

, de

acu

erdo

con

la

vers

ión

vig

ent

e

de

la

Guía

d

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Ind

ucc

ión

y des

crip

ció

n

de

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os

del

pers

ona

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lab

ora

tori

os

fore

nse

s.

Se a

just

ó la

fech

a de

act

ua

lizaci

ón

de M

EC

I.

MA

NU

AL

DE

CA

LID

AD

C

ód

igo

: D

G-M

AN

UA

L-0

1

Ver

sió

n:

11

MA

NU

AL

DE

LA

CA

LID

AD

P

ágin

a 67

de

68

V

ER

SIO

N

E

LA

BO

RA

CIÓ

N O

M

OD

IFIC

AC

ION

R

EV

ISIÓ

N

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IÓN

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ICA

CIO

N

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RE

F

EC

HA

N

OM

BR

E

FE

CH

A

NO

MB

RE

Y

CA

RG

O

FE

CH

A

11

OLG

A

LU

CIA

G

AR

CIA

T

OR

RE

S

29/D

ic/

2015

JU

LIE

TA

M

AR

TÍN

EZ

D

ELG

AD

ILLO

, M

AR

TÍN

E

MIL

IO

SE

PU

LV

ED

A C

ELIS

29/D

ic/

2015

C

AR

LO

S

ED

UA

RD

O

VA

LD

ES

M

OR

EN

O

29/D

ic/2

015

·

Se e

limin

aro

n la

s “G

enera

lidades”.

·

Se

act

ua

lizó

la

secció

n

02

“Pla

tafo

rma

Estr

até

gic

a”

de

acuerd

o

con

el

Pla

n

Est

raté

gic

o

201

5

–

2018

y

el

Cód

igo d

e

Étic

a y

bue

n G

ob

iern

o v

ige

nte

.

·

Se

reem

pla

za

Sis

tem

a

de

Gest

ión

de

la

Calid

ad p

or

Sis

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a I

nte

gra

do d

e G

est

ión

en

todas

las

secc

ione

s de

l manu

al.

·

Se

aju

sta

la

secc

ión

04

alc

anc

e

y exc

lusi

on

es

de

l sis

tem

a.

·

Se

aju

stó

la

secc

ión

6,

est

ruct

ura

del

S

iste

ma I

nte

gra

do d

e G

est

ión

de

acu

erdo

co

n M

EC

I:2

01

4 y

se r

ela

ciona

n ú

nic

am

ent

e

los

role

s y

resp

onsa

bilid

ades

del

re

spon

sab

le d

e la

s ope

raci

on

es

técn

icas

y fa

cilit

ador

es

de c

alid

ad d

e lo

s la

bora

tori

os.

·

En l

a s

ecc

ión

7 s

e e

limin

ó e

l cu

adr

o d

e pro

ceso

s aso

cia

dos

y

se

act

ua

lizó

la

exp

licaci

ón

de

los

pro

ceso

s de

MA

NU

AL

DE

CA

LID

AD

C

ód

igo

: D

G-M

AN

UA

L-0

1

Ver

sió

n:

11

MA

NU

AL

DE

LA

CA

LID

AD

P

ágin

a 68

de

68

V

ER

SIO

N

E

LA

BO

RA

CIÓ

N O

M

OD

IFIC

AC

ION

R

EV

ISIÓ

N

A

PR

OB

AC

IÓN

MO

DIF

ICA

CIO

N

NO

MB

RE

F

EC

HA

N

OM

BR

E

FE

CH

A

NO

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RE

Y

CA

RG

O

FE

CH

A

·

acu

erdo

con la

s ca

ract

eri

zaci

one

s vi

gen

tes.

·

En la

secc

ión

15,

se a

ctual

izó la

polít

ica

de

rie

sgos

y

se

incl

uye

ron

las

pol

ític

as

de

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rid

ad

y sa

lud

en

el

traba

jo,

resp

onsa

bili

da

d f

rent

e a

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mbie

nte y

la d

e co

muni

caci

ón in

stitu

cion

al.

·

Se a

justó

la s

ecció

n 1

7 “

Repre

senta

nte

de

la

Direcció

n”

de

acu

erd

o

con

los

lineam

ient

os

de M

EC

I:201

4.

·

Se a

ctu

aliz

ó l

a s

ecció

n 2

2 “

Infr

aestr

uctu

ra,

insta

lacio

nes y

con

dic

iones a

mbie

nta

les”.

·

Se a

justó

la

secció

n 3

0 “

Muestr

eo”.

·

Se

elim

inó

la

secc

ión

44

en

la

qu

e

se

rela

ciona

ban

lo

s pro

cedi

mie

ntos

est

and

ari

zad

os

de

tra

baj

o

de

los

lab

ora

tori

os

y se

hiz

o

refe

renci

a

en

la

secció

n

09

“Contr

ol

de

Docum

ento

s”

la

dis

pos

ició

n de

los

do

cum

ent

os

tant

o

técn

icos

com

o d

e a

po

yo.

manual del sistema integrado de gestiÓn …del+sist… · ... patología y toxicología forense de...

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