Lean Kanban, ¿por qué me importa?

Teodora Bozheva

@tbozheva

Actividad

Actividad

Personas

Complejidad del producto

Entorno/Tecnología

Procesos

Cliente(s)

Producto

Servicio

Defectos & Otros resultados Otros factores

. . .

Un proyecto es un sistema. Una organización es un sistema.

Fuente: 8th Annual Report od State of Agile Development, Version One, Jan-2014

La adopción de nuevas prácticas de trabajo requiere una buena gestión

de los cambios organizativos.

Desafíos para los equipos ágiles • Resolver el problema de las multi-tareas

• Frenar las peticiones de cambio durante las iteraciones (los sprints)

• Sprints “vacíos”, sólo para terminar el trabajo acumulado

• Presión por cumplir los plazos

• Previsibilidad insuficiente

• Mantener el mismo ritmo y carga de trabajo

• Evolucionar los procesos eliminando los obstáculos paulatinamente

• Difícil “contagio”

Fundamentos de la gestión…

• Visualización de las tareas en curso

• Pequeño backlog para una iteración (sprint)

• Cadencia fija (time boxing) • Enfoque en el alcance de la

iteración • Roles definidos (en Scrum)

Agile Lean Kanban

• Visualización del estado del trabajo en curso, el flujo y los riesgos

• Trabajo en curso limitado • Flujo continuo, sin paradas y re-

arranques. Control de los cuellos de botella y el tiempo de espera

• Cadencia flexible • Enfoque en el flujo completo e ideas

de producto • “Inicialmente respetar los roles, las

responsabilidades y los cargos de trabajo”

¿Qué es Lean Kanban?

Los PRINCIPIOS de Lean Kanban

• Empezar con las prácticas actuales

• Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos

• Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales

• Animar el liderazgo en todos los niveles

La perfección es un destino, no un estado.

Conceptos clave en el método Lean Kanban

• Flujo de trabajo

• Pull

• Tarjeta kanban

• SISTEMA kanban

• MÉTODO Kanban

Flujo de trabajo (de creación de valor)

Idea Especificación Implementación Pruebas Producción

Pendiente En curso Hecho

Preparación de la oferta

Presentación de la oferta Negociación Firma de

contrato

Consejos • Visualizar el flujo que se sigue realmente, no el que se “debería” o “quiere” seguir • Decidir el inicio y el fin del flujo visualizado. Esto define las interfaces con otros implicados en el proceso

completo (clientes, partners de negocio). • Modelar el trabajo (las actividades) que se realiza, no las funciones de los trabajadores

¿Qué es un sistema PULL?

• Nuevo trabajo entra en el sitema (PULL), si existe capacidad de llevarse a cabo.

Ventajas del sistema PULL

• No desarrollar funcionalidades que nadie necesita ahora mismo

• No documentar más especificaciones que lo que se puede implementar (codificar)

• No escribir más código que lo que se puede probar

• No probar más código que lo que se puede desplegar

45%

19%

16%

13%

7%

Features and Function Usage

Never

Rarely

Sometimes

Often

Always

Standish Group report, 2010

kanban

Un kanban indica la disponibilidad de asumir

trabajo o realizar un servicio

El SISTEMA kanban

Por Hacer (ideas)

Especificación (3) Implementación (4) Pruebas (3) Producción

En curso Hecho En curso Hecho

Des

arro

llo

70%

M

ante

nim

ient

o 30

%

Los kanban son virtuales • Flujo de

trabajo

• PULL

• kanban

El MÉTODO Lean Kanban

1. Visualizar el flujo de trabajo

2. Limitar el trabajo en curso

3. Establecer políticas explícitas de calidad

4. Medir y gestionar el flujo de trabajo

5. Realizar ciclos de retroalimentación

6. Mejorar colaborando y evolucionar experimentando

Visualizar el trabajo, el flujo y los riesgos

Enfoque en las necesidades del cliente Transparentes tipos de trabajo, TEC, prioridades y desperdicios Visibilidad en los problemas potenciales

Visibilidad en la demanda

La anatomía de una tarjeta kanban

Limitar el trabajo en curso

Por Hacer (ideas)

Especificación (3) Implementación (4) Pruebas (3) Producción

En curso Hecho En curso Hecho

Des

arro

llo

70%

M

ante

nim

ient

o 30

%

Límites de trabajo en curso

Establecer políticas explícitas de calidad

“La pizza mal hecha”

Mala calidad Retrasos Sobrecoste

“Factoría oculta”

Hacer las políticas explícitas: un ejemplo

Source: Accreditted Kanban Training course, D. J. Anderson

Medir y gestionar el flujo de trabajo

Seguimiento operativo

Proyecto Por empezar En Desarrollo Terminado

ArquiT

PRNS

PRMT

InfraeST

TaPro

Iter 1 28/02

Iter 21 Iter 20 Iter 26 30/09

Iter 30 30/09

Iter 32 21/09

Iter 33 28/09

Iter 6 30/03

Iter 6 30/03

Iter 7 30/05

Iter 8 30/05

Iter 10 30/06

Iter 14 28/06

Iter 1 30/03

Iter 3 30/04

Iter 2 30/03

Iter 4 30/07

Iter 6 30/09

Según plan ArquiT

31/03/13 68%

PRNS

28/02/13 52%

PRMT

30/04/13 40%

InfraeST

30/04/13 50%

TaPro

28/02/13 88%

Observar

Crítico

Realizar ciclos de retroalimentación

Seguimiento operativo

“Rutina” de la mejora

Seguimiento diario

Mejorar colaborando y evolucionar experimentando

Las 6 prácticas de Kanban

• Visualizar el flujo de trabajo

• Limitar el trabajo en curso

• Establecer políticas explícitas de calidad

• Medir y gestionar el flujo de trabajo

• Realizar ciclos de retroalimentación

• Mejorar colaborando y evolucionar experimentando

Prof

undi

dad

¿Qué necesidades aborda Lean Kanban?

Varios estilos de gestión de proyectos surgieron durante la última décadas

• Algunos estilos pertenecen a escuelas o movimientos como el movimiento ágil

• Otros llegaron como grandes marcos, p.ej. Capability Maturity Model Integration (CMMI), diseñados para adaptarse a un contexto

El método Kanban nació de la frustración con estos

diferentes estilos

Gestionar con éxito los cambios organizativos

Eliminar la resistencia al cambio

No imponer cambios en roles y cargos

Involucrar a las personas en la identificación de los cambios adecuados

Mejorar la moral del equipo

Aumentar la visibilidad

http://itopskanban.wordpress.com/sysadmins-board/

Mejorar la capacidad de gestionar prioridades cambiantes

El propósito de Kanban es de equilibrar la capacidad (el rendimiento) y la demanda.

Aumentar la eficiencia del flujo de trabajo

Idea Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Esperar Esperar Esperar Trabajar Trabajar

Esperar Trabajar

Idea Caja

Tiempo de entrega

•

* Zsolt Fabok, Lean Agile Scotland, Sep 2012, Lean Kanban France, Oct 2012 ** Mattias Skarin, Enterprise kanban – a case study of improving the full value chain using Lean thinking

Niveles de eficiencia de 2% se han reportado*. 5% -> 15% es normal

40% es buena!

Kanban reduce los tiempos de entrega a la mitad**

Reducir los costes. Aumentar la calidad

Actividades útiles Actividades inútiles

35

Toma de requisitos

Análisis Funcional Diseño

técnico

Codificación Integración

Pruebas Documentación

Re-especificación de requisitos

Desarrollo de requisitos inactualizados

Codificación de funcionalidad

errónea

“Corrección” de errores

Errores de “integración”

¿Qué % del tiempo y el coste de vuestros proyectos se dedica a actividades útiles?

Formación

Automatización

Reducción de plazo Reducción de coste y

desperdicios. Aumentar la calidad

Mejorar la productividad

Fuente: http://www.refreshleadership.com

Menos multitareas Más productividad

Mejorar la previsibilidad

Tasa_Entrega Tiempo_Entrega

TEC =

Source: Accredited Kanban Training course, D. J. Anderson

Prom. Tiempo Entrega

Prom. Tasa Entrega TEC

Pendiente

Listo para entregar

Func

iona

lidad

es

Ley de Little:

El método Lean Kanban

• Está basado en la premisa que es mejor evitar la resistencia que empujar contra ella.

• No introduce una metodología nueva • No sustituye los procesos definidos.

Cataliza su evolución. • El propósito principal es de

– Equilibrar la demanda y la capacidad de trabajo

– Reducir los tiempos de desarrollo y/o servicios

– Reducir los impedimentos y los desperdicios en el flujo de trabajo

– Reducir los costes operativos – Aumentar la visibilidad en el trabajo y la

previsibilidad – Aumentar la productividad – Mejorar la calidad de los productos y los

servicios

• El que piensa que Kanban es sólo sobre la visualización del trabajo está muy equivocado.

• Introduce un enfoque evolutivo de los cambios, más humano y colaborativo.

Teodora Bozheva

Soluciones efectivas para empresas competitivas.

• Lean Kanban trainer and coach, David Anderson & Associates associate; Lean Kanban University Accredited Kanban Trainer.

• Más de 20 años de experiencia en gestión de proyectos de desarrollo de software, servicios TI e iniciativas de mejora de procesos. Aplicando Lean, Kanban, CMMI®, Six Sigma, prácticas ágiles.

• Instructora Certificada por el CMMI Institute para los cursos de introducción a CMMI-DEV, CMMI-SVC y CMMI-ACQ.

teodora@berriprocess.com @tbozheva

www.berriprocess.com