la correspondencia y el flujo documental
DESCRIPTION
Taller de La correspondencia y el flujo documental GREGORIO ANDRES ARANGO MORENO DUMAR GUTIERREZ PEREZ FRANCY SÁNCHEZ QUINTERO Uniquindio 2014TRANSCRIPT
LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL
GREGORIO ANDRES ARANGO MORENODUMAR GUTIERREZ PEREZ
FRANCY SÁNCHEZ QUINTERO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
GESTIÓN DOCUMENTALBOGOTÁ
2014
LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL
GREGORIO ANDRES ARANGO MORENODUMAR GUTIERREZ PEREZ
FRANCY SÁNCHEZ QUINTERO
Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
GESTIÓN DOCUMENTALBOGOTÁ
2014
NOTA DE ACEPTACIÓN
Presidente del jurado
Jurado
Jurado
Bogotá, 01 de Julio de 2014
A Dios que es nuestra ilusión y esperanza
Y a nuestra Profesora Luz Marina.
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
LISTA DE GRAFICAS…………………………………………………………….....8
GLOSARIO……………………………………………………………………………9
JUSTIFICACIÓN……………………………………………………………………..10
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………..111. OBJETIVO…………………………………………………………………………12 1.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………….....12
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………….......12
2. Defina qué es una unidad de Correspondencia y por qué se considera como parte integral de un programa de Gestión Documental………………………….13
3. ¿Qué entidades deben establecer una unidad de correspondencia y para qué?........................................................................................................13
4. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cuántas unidades De correspondencia debe contar dicha entidad?..............................................14
5. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones
Oficiales……………………………………………………………………………...14
6. ¿Cuáles son las clases de comunicaciones oficiales?...................................15
7. ¿Qué es la ventanilla única y cuáles son sus funciones?..............................16
8. Indague en una entidad que tenga unidad de correspondencia cómo fue la metodología para organizar dicha unidad………………………………………..17
9. Defina: archivo electrónico, documento electrónico de archivo, documento original, documento público………………………………………………………..18
10. Establezca la diferencia entre radicación de comunicaciones oficiales y registro de comunicaciones oficiales……………………………………………..18
11. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento Deben quedar establecidas? …………………………………………………….19
12. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicación De los documentos y en la numeración de actos administrativos?................19
13. ¿Cuáles son los controles que debe tener la unidad de correspondencia De una entidad para las comunicaciones internas y oficiales?.......................21
14. Consulte qué es un manual de correspondencia o correspondencia Y archivo y para qué sirve. Verifique y diga cómo se evidencia Su utilización en la entidad visitada……………………………………………. .21
15. Averigüe en dicha entidad el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo Para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y como Clasifican, ordenan y archivan sus documentos…………………………….…22
16. ¿Cuáles documentos no se reciben en una unidad de Correspondencia?..........................................................................................22
17. Recuerde que en el momento de efectuar el envío de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:…………………………………………...….23
17.1 Precise los requisitos que debe reunir un adecuado acondicionamiento de los envíos.
17.2 Averigüe y describa la forma correcta de embalar lo siguiente:
Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografíasImpresosObjetos pequeñosDocumentos que no pueden doblarse ni enrollarse.Objetos frágiles.
18. Visite una unidad de correspondencia en una entidad y mediante un Ejemplo práctico explique las funciones de dicha unidad………………..26
RecepciónClasificaciónDistribuciónProcesoSalida
19. Indague cuáles son los formatos utilizados en la unidad de Correspondencia…………………………………………………………………..27
3. CONCLUSIONES………………………………………………………………28
4. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………….29
LISTA DE GRAFICAS
Pág.
Grafica 1. Correspondencia………………………………………………………13
Grafica 2. Comunicaciones Oficiales……………………………………………15
Grafica 3. Envió de documentos………………………………………………...23
Grafica 4. Forma correcta de embalar…………………………………………..24
Grafica 5. Unidad de Correspondencia………………………………………...26
GLOSARIO
AUTENTICIDAD: Sinónimo de originalidad.
CONTROL: Mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron
previstas de acuerdo con las políticas, objetivos y metas fijadas previamente para
garantizar el cumplimiento de la misión institucional.
CORREO ELECTRONICO: Es un servicio de red que permite enviar y recibir
mensajes mediante un sistema de comunicación electrónica.
EMBALAJE: Caja o envoltura con que se protege un objeto que se va a
trasportar.
ENMENDADURA: Acción y efecto de enmendar defectos.FORMATO: Es un estándar que define en que esta codificada la información
MANUAL: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización.
RADICACIÓN: Consiste en capturar la información de todos los documentos que
son recibidos en la entidad se le asignara un numero radicado y este a su vez,
será quien lo identifique dentro de los diferente tramites de la entidad.
SISTEMA MANUAL: Su nombre lo dice es un sistema informático que se realiza
manualmente.
.
JUSTIFICACIÓN
Con respeto al acuerdo 60 de 2001 en su artículo tercero que dice: Las entidades
deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia
que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e históricos.
Toda entidad sin excepción debe tener un centro de documentación que revise,
controle y distribuye a través de un sistema toda la documentación que se reciba
en la entidad. Los funcionarios de la dependencia no deberán recibir directamente
la correspondencia y / o documentación sin antes hayan sido radicados y
controlados por el sistema que cada entidad haya adoptado para el área de unidad
de correspondencia.
INTRODUCCIÓN
En el programa de gestión documental uno de los procesos es Recepción “Unidad
de correspondencia” donde nos dice que es un conjunto de operaciones de
verificación y control de una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica (Acuerdo 027 de
2006 AGN.
Radicación de correspondencia: Es la organización de todo el flujo de información
que se tranza en una compañía.
Distribución de la comunicación al área correspondiente: Actividades inclinadas a
garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
La correspondencia es un medio de comunicación utilizado por el hombre durante
muchos años atrás para trasmitir y recibir información con individuos que están a
larga distancia o por otro motivo. A través del tiempo se han ido modificando sus
normas para llegar a nuestros días. Por ejemplo el e-mail que es un medio de
comunicación relativamente rápido y asegurando que la información llegue a su
destinatario.
El trabajo que a continuación se presenta habla sobre la correspondencia y el flujo
documental abarcando te mas como que es una unidad de correspondencia,
controles que deben de tener, que documentos reciben y cuales no estos y otros
temas que a continuación veremos.
1. OBJETIVOS
1.1OBJETIVO GENERAL
* Contribuir con la unidad de correspondencia para agilizar los procesos internos
de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter
administrativo que ingresan procedentes de diferentes fuentes externas así como
las generadas por las diferentes áreas de la entidad aplicando el acuerdo 60 del
30 de octubre de 2001 del Archivo general de la nación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
*Destacar la importancia de la creación y fortalecimiento de las unidades de
correspondencia.
*Capacitar a los funcionarios de las áreas de correspondencia sobre técnicas de
embalaje.
* Obtener conocimientos sobre el acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001 del
Archivo general de la nación.
12
2. Defina qué es una unidad de Correspondencia y por qué se considera como parte integral de un programa de Gestión Documental.
Grafica No. 1 Correspondencia
Una unidad de correspondencia es la encargada de centrar y normalizar los
servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones con el
objetivo que estos procesos contribuyan al programa de gestión documental y a
los programas de conservación integrándolos a los procesos que se llevan a
cabo en las diferentes etapas del ciclo vital del documento.
3. ¿Qué entidades deben establecer una unidad de correspondencia y para
qué?
De acuerdo con la ley 594 de 2000 y la resolución 8934 de 2014, Todas las
entidades públicas o privadas que cumplan funciones públicas o este vigiladas por
la superintendencia de industria y comercio (SIC) deben establecer la unidad de
correspondencia de acuerdo a su estructura.
13
Para que gestionen de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, que permitan recibir,
enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico
u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos
y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administración pública.
4. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cuántas unidades de correspondencia debe contar dicha entidad?
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en
cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia, se debe propender por el control y normalización unificado en
cada ente.
5. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.
La correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llega
a las entidades a título personal.
Comunicación oficial: son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a la entidad.
14
La diferencia que existe entre la correspondencia y las comunicaciones oficiales
es que la correspondencia es de carácter privado, personal, confidencial, que no
se radica ni se tramita, al contrario de las comunicaciones oficiales las cuales
generan en la organización tramites de recepción, radicación, despacho y envió.
Las comunicaciones oficiales deben tenerse dentro del archivo de gestión o
central. La correspondencia no se envía al archivo porque es privada.
6. ¿Cuáles son las clases de comunicaciones oficiales?
Grafica No. 2 Comunicaciones Oficiales
Son todas aquellas recibidas o producidas en ejercicio de una función asignada
legalmente a la entidad, independiente del medio utilizado.
*Comunicaciones oficiales recibidas
Son las comunicaciones que ingresan a través de las Unidades de Correspondencia dirigidas a la entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de correspondencia.
Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez se clasificarán en normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico.
15
*Comunicaciones oficiales normales
Son aquellas que ingresan a través de las Unidades de Correspondencia, dirigidas a la entidad o a sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el empaque.
*Comunicaciones oficiales confidenciales
Son aquellas que ingresan a través de las Unidades de Correspondencia, dirigidas a la entidad o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de personal o confidencial.
*Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico
Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico de la entidad o a los diferentes faxes que se encuentran instalados en la entidad. Estas comunicaciones deben ser administradas por las Unidades de Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite.
7. ¿Qué es la ventanilla única y cuáles son sus funciones?
La ventanilla única constituye el agrupamiento de todos los trámites diferentes
que los ciudadanos deben realizar ante la administración con un fin particular.
En el caso de la ventanilla única de correspondencia es donde los usuarios
realizan los trámites correspondientes a entrega de documentos para los
servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales
dentro de una entidad.
Las funciones de la ventanilla única son:
Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información
sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y
vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en
orden consecutivo.
16
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene
acceso y los asuntos de su competencia.
Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías, que
permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.
Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales a
las dependencias que lo requieran.
Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento
de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes por los ciudadanos.
Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando
el derecho de turno.
Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos
mayores que acudan a entidad, a fin de entregar y radicar comunicaciones o
solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.
8. Indague en una entidad que tenga unidad de correspondencia cómo fue la metodología para organizar dicha unidad.
Se realizó la visita al instituto educativo Santa Isabel de Hungría (Cali) donde nos
encontramos con la siguiente respuesta:
En la ciudad de Cali se visitó la Institución educativa Santa Isabel de Hungría,
donde el jefe de gestión documental Darwin Forero nos cuenta que se realizó una
planificación para la organización de esta unidad donde se tuvo que realizar
cambios de oficina ya que anteriormente, la oficina no estaba visible a los usuario
externos, también se tuvo que capacitar al personal y comprar sellos pues la
entidad no tenia y cuenta que en su experiencia fue algo difícil cambiar la cultura
17
de la personas por que lo querían hacer como antes pero a medida del tiempo
esto fue cambiando al ver el control y beneficios que este procedimiento tiene.
9. Defina: archivo electrónico, documento electrónico de archivo,
Documento original, documento público
Según el acuerdo 027 de 2006 del archivo general los conceptos de archivo
electrónico, documento electrónico de archivo, documento original, documento
público son los siguientes:
Archivo Electrónico: “Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos”.
Documento Electrónico de Archivo: “Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos”.
Documento Original: “Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad”.
Documento Público: “Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio
de su cargo o con su intervención”.
10. ¿Establezca la diferencia entre radicación de comunicaciones oficiales
y registro de comunicación oficiales
Según el acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001 del Archivo general de la nación.
18
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual, se
asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o pendientes de
envío dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día hábil siguiente de
radicado el documento.
Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, se
ingresa al aplicativo Ve el control de correspondencia, todas las comunicaciones
recibidas o pendientes de envío, registrando datos tales como nombre de la
persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)
dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
La diferencia es que la radicación es la constancia que tiene el usuario externo
para el momento de algún reclamo y es nuestra constancia de que momento
hemos recibido el documento y el registro es por donde podemos hacer una
consulta a ciertos metadatos de una forma más eficiente.
11. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento deben quedar establecidas?
Toda entidad debe constituir en los manuales de procedimientos los deberes de
los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y
externo que genere la entidad. Las unidades de correspondencia velarán por el
estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los
documentos que cumplan con lo establecido.
12. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicación de los documentos y en la numeración de actos administrativos?Según el acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001 del Archivo general de la nación
19
Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los
procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la
transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán
reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números,
se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del
Jefe de la unidad de correspondencia.
Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos
administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad,
se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden
números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente
firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la
firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los
actos administrativos.
20
13. ¿Cuáles son los controles que debe tener la unidad de correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y oficiales?
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados
14. Consulte qué es un manual de correspondencia o correspondencia y archivo y para qué sirve. Verifique y diga cómo se evidencia su utilización en la entidad visitada.
El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas
y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las
comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de
decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los
pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con
correspondencia y archivo.
En la entidad educativa santa Isabel de Hungría pude evidencia la organización al
momento de tomar una decisión al tener conocimiento del manual y al revisarlo se
puede notar que cualquier funcionario puede tener el conocimiento.
21
15. Averigüe en dicha entidad el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan sus documentos.
Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la
fecha y hora, nombre y firma de quien recibe; Establecer un registro de ingreso de
la correspondencia; Entregar la correspondencia recibida a la instancia
correspondiente.
Llevar un registro de la salida de correspondencia.
16 ¿Cuáles documentos no se reciben en una unidad de correspondencia?
La unidad de correspondencia no debe de recibir documentos que no cumplan las
siguientes condiciones:
Competencia de la entidad
Documentos no dirigidos a funcionarios de la entidad
Documentación completa
Que correspondan a lo anunciado
Sin enmendaduras o dañado
22
17. Recuerde que en el momento de efectuar el envío de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:
Grafica No.3 Envió de documentos
17.1 Precise los requisitos que debe reunir un adecuado acondicionamiento de los envíos.
Reglas generales
El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo
evitando daños en la mercancía.
Utilizar tubos triangulares y no cilíndricos tipo tubo para embalar rollos de planos,
mapas o proyectos.
Escoger el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías
es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.
23
Utilizar cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice
cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.
Asegurarnos de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo,
acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de
polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje
defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.
17.2 Averigüe y describa la forma correcta de embalar lo siguiente:
Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías Impresos.
Grafica No. 4 Forma correcta de embalar
Estos elementos que no puede doblarse, se colocan los artículos dentro de un
material rígido como contra chapado plástico o capa de relleno en fibra de
madera, como alternativa coloque el material impreso entre piezas de lleno
ondulado y selle ambos materiales.
24
Objetos pequeños
Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse.
Introduzca el paquete en cajas de tamaño acorde:
Pequeñas cantidades como por ejemplo folletos, cartas o documentos de hasta 10
mm de grosor, pueden ser enviadas directamente en un foyer para cantidades
mayores de hasta 45 mm, el papel suelto deberá ir en una caja
Sujete la caja con correas siempre que sea posible
No deje espacios dentro de una caja, rellénelos con material acolchado
Objetos frágiles
Recuerde siempre envolver los volantes adecuados, los discos, cintas de audio y
video, colocando material almohadillado suave alrededor
Utilice tubos triangulares y no cilindro tipo tubo para embalar rollos de planos
mapas o proyectos.
25
18. Visite una unidad de correspondencia en una entidad y mediante un ejemplo práctico explique las funciones de dicha unidad.
Grafica No.5 Unidad de Correspondencia
Recepción: La entidad Saludcoop recibe la documentación ellos le colocan un
sello de recibo se les toman datos como dirección, teléfono, e-mail.
Clasificación: Clasifican la documentación de acuerdo si es
Comunicación externa
Comunicación interna
Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
Comunicación personal
Comunicación confidencial de carácter institucional.
Distribución: Se utiliza un casillero con el nombre de la dependencia o en su
defecto los códigos donde se distribuye la correspondencia, hay un casillero
diferente una para la correspondencia recibida y otra para la enviada.
26
Proceso: La documentación es recibida en forma directa debe existir
instrucciones claras en el sentido de que las demás oficinas de la empresa no
pueden recibir y tramitar la documentación.
Salida: Por el volumen de documentos que diariamente sale para saludcoop es
mucho más fácil y menos costoso utilizar servicios postales, servicios
especializados de correo.
19. Indague cuáles son los formatos utilizados en la unidad de correspondencia.
Planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos.
Registros de comunicación enviada, recibida y producida.
27
3. CONCLUSIONES
Por ultimo podemos decir que este trabajo logra cumplir con los objetivos
planteados anteriormente conocimos que es una unidad de correspondencia, los
controles que genera, que documentos se reciben y cuáles no entre otros temas.
Este trabajo es muy significativo para nosotros porque había temas que
desconocíamos y como profesionales de CIDBA aplicaremos lo aprendido
porque es un contenido de suma importancia.
28
4. REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS
http://apliacionesmicrosoft.files.wordpress.com/2011/08/gtc185.pdf [Consultado el
28 de Junio de 2014].
http://clubensayos.com/Temas-Variados/Actividad-7-Recibo-Y-Despacho/
205382.html [Consultado el 28 de Junio de 2014].
http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_10620_ejemplo2121.pdf
[Consultado el 28 de Junio de 2014].
http://www.buenastareas.com/ensayos/Precisa-Los-Requisitos-Que-Debe-Reunir/
2036907.html [Consultado el 28 de Junio de 2014].
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/15843/mod_resource/
content/1/Acuerdo%20060-2001.pdf [Consultado el 28 de Junio de 2014].
29