ÁREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

GESTIÓN DOCUMENTAL 2014

Gestión de expedientes, manejo documental y correspondencia

Durante el año 2014 en el Archivo de Fonade se recibieron 8.586.277 folios, distribuidos encorrespondencia de entrada con el 28%, correspondencia de salida 10%, folios para actualizar enlos expedientes 34%, comprobantes contables 8%, folios de propuestas de las diferentesmodalidades de contratación 7%, folios de contratos nuevos 6% y folios de expedientes quereposan en el custodio 6%. Toda esta documentación ha sido sometida a los diferentes procesosde seguimiento y control, a las actividades implementadas para la organización documental ordencronológico, depuración, digitalización e inventario, quedando con todos los procesos archivísticosexigidos por el Archivo General de la Nación y a disposición para su consulta física y digital. Elindicador de devolución de correspondencia se ha mantenido durante el año 2014 en 2.6 %, lo queindica un estado satisfactorio en la cantidad de correspondencia devuelta. El indicador de inserciónde folios se mantuvo en promedio en 5.7 días, lo que arroja un estado aceptable, teniendo encuenta que el incremento de folios recibidos para esta labor ha aumentado en más del 35%respecto al año anterior. Con la implementación del control y seguimiento a las actividadesrelacionadas con la organización, digitalización e inventario de los contratos y convenios recibidospor el Archivo y el apoyo de los colaboradores del Archivo, contamos con una herramienta quenos permite medir y evaluar los procesos técnicos y archivísticos que le realizamos a ladocumentación, dando como resultado un mejoramiento continuo en las actividades yrequerimientos del proceso de gestión documental.

Avance en el Plan de Gestión Documental.

La Digitalización de Folios pendientes por digitalizar decontratos y convenios de los años 2000 al 2012 se terminó enabril de 2014 quedando un rezago de 460.000 folios, para loscuales se realizó una nueva contratación que inicio endiciembre 2014 y tiene fecha de culminación en febrero de2015. Al proceso de digitalización planos se le realizó unaadición en 20.133 planos, en abril de 2014 se terminó laejecución del contrato junto con la adición. En diciembre de2014 se inició un nuevo contrato para digitalizar 203.000planos, dando así finalización al proceso de planos que tieneFonade pendientes por digitalizar.

GESTION DOCUMENTAL

Descripción Enero Febrero Marzo Abril TotalPromedio

DiarioUrbana 1.256 1.382 1.887 1.942 6.467 77

Nacional 1.953 977 2.079 1.516 6.525 78

Total 3.209 2.359 3.966 3.458 12.992 155

Cambio de Domicilio 44 58 123 102 327 4

Dirección Errada 5 11 25 23 64 1

Datos No Confirmados 10 6 34 8 58 1

Rehusados 5 5 0

Fuerza Mayor 0 0 0

Total 64 75 182 133 454 5

RADICADOS CORRESPONDENCIA ENVIADA

MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN

Descripción Enero Febrero Marzo Abril TotalPromedio

diario

Correspondencia General 6.418 7.448 8.431 7.086 29.383 350

Desembolsos 3.970 2.772 1.266 1.928 9.936 118

TOTAL 10.388 10.220 9.697 9.014 39.319 468

RADICADOS CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

GESTION DOCUMENTAL

Descripción Enero Febrero Marzo Abril Total Promedio Diario

Correspondencia de Entrada 155.892 142.032 153.321 184.428 635.673 7.568

Correspondencia de Salida 47.301 35.376 85.666 38.240 206.583 2.459

Transferencias para Inserción en los Expedientes 150.302 205.617 175.519 141.025 672.463 8.006

Transferencias de Comprobantes Contables 39.798 12.889 32.650 58.734 144.071 1.715

Propuestas Recibidas 18.545 25.021 47.145 14.730 105.441 1.255

Transferencias para Archivo en el Custodio 46.283 70.584 44.113 28.344 189.324 2.254

Transferencias de Contratos Nuevos 46.753 30.349 60.524 32.293 169.919 2.023

TOTAL FOLIOS RECIBIDOS 504.874 521.868 598.938 497.794 2.123.474 25.279

DOCUMENTOS POR FOLIOS RECIBIDOS EN ARCHIVO

Correspondencia de Entrada

37%

Correspondencia de Salida

8%

Transferencias para Inserción en los

Expedientes 28%

Transferencias de Comprobantes

Contables 12%

Propuestas Recibidas

3%

Transferencias para Archivo en el Custodio

6%

Transferencias de Contratos Nuevos

6%

Documentos Recibidos Por el Archivo

GESTION DOCUMENTAL

Folios

Recibidos

Folios

Alistados y

Digitalizado

s

Folios

Recibidos

Folios

Alistados y

Digitalizado

s

Folios

Recibidos

Folios

Alistados y

Digitalizado

s

Folios

Recibidos

Folios

Alistados y

Digitalizado

s

Correspondencia de

Entrada 155.892 155.892 142.032 142.032 153.321 153.321 184.428 184.428 635.673 635.673 7.568

Correspondencia de

Salida 47.301 47.301 35.376 35.376 85.666 85.666 38.240 38.240 206.583 206.583 2.459

Transferencias Recibidas

para Inserción en Fonade 150.302 98.250 205.617 78.306 175.519 135.491 141.025 110.457 672.463 422.504 5.030

Comprobantes Contables 39.798 42.013 12.889 141.918 32.650 79.683 58.734 25.423 144.071 289.037 3.441

Propuestas 18.545 18.545 25.021 25.021 47.145 47.145 14.730 14.730 105.441 105.441 1.255

Contratos Nuevos 46.753 137.470 30.349 74.983 60.524 73.217 32.293 47.745 169.919 333.415 3.969

TOTAL 499.676 540.556 451.284 497.636 601.970 574.523 494.363 445.936 1.934.150 1.992.653 23.722

Imágenes Borradas 60

Promedio

Diario

DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

7.237

Abril

1.795

Descripción

Febrero

1.204

Total

Recibido

Total

Digitalizado

Enero

1.975

Marzo

2.263

GESTION DOCUMENTAL

4.000.000 900.000 4.000.000

3.576.608 1.323.392 4.900.000

4.000.000 1.775.430 4.000.000

2.074.267 1.475.562 3.549.829

4.000.000 1.962.987 4.000.000

2.037.013 1.512.816 3.549.829

125.000 20.449 125.133

104.551 21.500 126.051

125.000 56.730 125.133

68.270 57.781 126.051

125.000 67.107 125.133

57.893 68.158 126.051

Digitalización Folios - Contrato 20131390

Actividades

Total proyectado

y ejecutado a Dic

2013

AVANCE

Total proyectado y

ejecutado a abril

de 2014

AVANCETOTAL

AVANCE

CANTIDADES

TOTALES

INTERVENIDAS

Alistamiento y Verificación 89%

64%

423.392 147%

102%

TOTAL

AVANCE

2013

Cantidades

para 2014

Indexación Folios 51% 1.962.987 77%

Digitalización Folios 52% 1.925.733 83%

Digitalización Planos 20131220

Actividades

Total proyectado

y ejecutado a Dic

2013

AVANCE

TOTAL

AVANCE

2013

AVANCETOTAL

AVANCE

CANTIDADES

TOTALES

INTERVENIDAS

Alistamiento de Planos 84%

62%

20.449 105%

103%Digitalización Planos

Cantidades

para 2014

Total proyectado y

ejecutado a abril

de 2014

55% 56.730 102%

Indexación Planos 46% 67.107 102%

GESTION DOCUMENTAL

Descripción Enero Febrero Marzo Abril TotalPromedio

Diario

Folios Recibidos 150.302 205.617 175.519 141.025 672.463 8.006

Folios que pasan del mes anterior 183.482 79.621 132.833 29.383 183.482 2.184

Total folios para Inserción 333.784 285.238 308.352 170.408 855.945 10.190

Folios Insertados 254.163 152.405 278.969 133.791 819.328 9.754

Total Pendiente por Inserción 79.621 132.833 29.383 36.617 36.617 1.744

Dias promedio de Inserción 6,4 5,7 5,3 4,9 5,6 5,6

ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES EN ARCHIVO

Folios Insertados96%

Total Pendiente por Inserción

4%

Inserción Documental

GESTION DOCUMENTAL

Descripción Enero Febrero Marzo Abril TotalPromedio

diario

Archivo de Fonade 289 206 227 185 907 11

Custodio 14.217 8.114 9.530 6.455 38.316 456

Total Solicitado 14.506 8.320 9.757 6.640 39.223 467

Total Prestado 13.888 8.118 9.481 6.331 37.818 450

Indicador 96% 98% 97% 95% 95% 96%

EXPEDIENTES SOLICITADOS EN PRESTAMO

Descripción Enero Febrero Marzo Abril TotalPromedio

Diario

Solicitados 14.217 8.114 9.530 6.455 38.316 456

Prestados 13.804 8.083 9.418 6.264 37.569 447

Ideal 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Indicador 97% 100% 99% 97% 98% 98%

Pendientes 3% 0% 1% 3% 2% 2%

EXPEDIENTES SOLICITADIOS EN PRESTAMO AL CUSTODIO

GESTION DOCUMENTAL

Tomos Folios Tomos Folios Tomos Folios Tomos Folios Tomos Folios

Expedientes en crecimiento 601 150.302 822 205.617 702 175.519 564 141.025 2.690 672.463

Comprobantes Contables 159 39.798 52 12.889 131 32.650 235 58.734 576 144.071

Contratos Nuevos 390 46.753 253 30.349 504 60.524 269 32.293 1.416 169.919

Conservado en Fonade 1.150 236.853 1.127 248.855 1.337 268.693 1.068 232.052 4.682 986.453

Transferido al Custodio 185 46.283 282 70.584 176 44.113 113 28.344 757 189.324

TOTAL RECIBIDO 1.150 236.853 1.127 248.855 1.337 268.693 1.068 232.052 10.122 2.162.230

Total Recibido

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTO RECIBIDOS POR EL ARCHIVO

AbrilFebreroEnero MarzoDescripción

Ubicación Descripción2009 Hacia

atrás2010 2011 2012 2013 2014 Total

Total

Tomos

Convenios 3.562 856 1.256 892 936 325 7.827

Contratos 352 565 652 853 1.853 4.275

Archivo

Administrativo2.102 2.102

Contratos y

convenios

Archivo

administrativo

UBICACIÓN DEL ARCHIVO PRODUCIDO POR FONADE

Tomos en Archivo

de Fonade

Tomos en Archivo

del Custodio204.336

14.204

204.336204.336

GESTION DOCUMENTAL

Mes CantidadPromedio

Diario

Enero 442 21

Febrero 1.511 72

Marzo 243 12

Abril 235 11

Total Creados 2.431 116

CREACIÓN DE EXPEDIENTES VIRTUALES EN

ORFEO

Descripción Enero Febrero Marzo Abril TotalPromedio

Diario

Contratos nuevos 390 253 504 269 1.416 67

Contratos y convenios para

prestamo a Entes de Control46 3 127 89 265 13

Comprobantes contables proceso

de digitalización159 52 131 235 576 27

Contratos y convenios en proceso

de inserción en Fonade601 253 702 564

Contratos y convenios en proceso

de inserción en custodio0 0

Propuestas en proceso de

digitalización111 232 399 163 905 43

Inventario de Planos 105 296 256 350 1007 48

Organización documental en el

custodio2.940 2.894 2.501 2.778 11.113 529

Inventario de planos proceso de

digitalización5.196 1.835 2.468 3.166 12.665 603

TOTAL 9.548 5.817 7.088 7.614 27.948 1.331

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL REALIZADA A EXPEDIENTES

CONTROL DE CALIDAD DIGITALIZACIÓN

radicados imágenesimágenes

revisadas

imágenes

borradas

Porcentaje

imágenes

revisadas

Porcentaje

imágenes

borradas

enero 36.322 534.890 260.000 1975 49% 1%

febrero 33.695 473.121 216.000 883 46% 0%

marzo 36.040 595.234 180.000 2263 30% 1%

abril 26.966 421.321 160.000 2118 38% 1%

total 133.023 2.024.566 816.000 7.239 40% 1%

GESTION DOCUMENTAL

Descripció

nEnero Febrero Marzo Abril TOTAL

PROMEDIO

DIARIO

Asignados 542 518 576 370 2.006 24

Atendidos 544 488 517 360 1.909 23

Atendidos 100% 94% 90% 97% 95% 95%

Pendientes 0% 6% 10% 3% 5% 5%

SOLICITUDES CIC RECIBIDAS Y ATENDIDAS

Atendidos95%

Pendientes5%

Solicitudes CIC`S Atendidas

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL “ORFEO”

• Se realizaron capacitaciones del aplicativo Orfeo, para lo cual se trataron temas

como Tablas de Retención Documental, organización y normatividad archivística,

realizadas en puestos de trabajo como grupales con asistencia de 94 colaboradores.

• Se realizaron 6 requerimientos al área de Tecnología de Información

correspondientes a nuevos desarrollos y ajustes, los cuales contribuyen a un mejor

funcionamiento del aplicativo de ellos se encuentran en producción 1.

• Quedan 12 requerimientos pendientes del año 2013 importantes, para lo cual

influirán en un manejo eficiente y eficaz del aplicativo, los cuales se encuentran en

análisis por parte del área de Tecnología de Información para su puesta a

producción.

GRACIAS!!