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PROCEDIMIENTO DE

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Versión: 4 Contrato 553 de 2008 Página 1 de 12

Confidencial

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL / Procedimiento de Correspondencia y Archivo

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO

DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR

Versión 004

INSTRUCTIVO DEL PROCESO MISIONAL


Confidencial


CONTROL DE VERSIONES

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN AUTOR

03 de julio de 2009 1 Creación. Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIÓN SNR.

16 de julio de 2009 2 Adecuación de Formato,

Depuración de Contenido y Ajustes

de Ordenación.

Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIÓN SNR.

21 de Julio de 2009 3 Modificación completa al

Instructivo de Preparación y

Alistamiento

Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIÓN SNR.

23 de julio de 2009 Revisión Control de Calidad Departamento de Control

de Calidad grupo

empresarial ASD

27 de julio de 2009 4 Inclusión de Aporte de Control de

Calidad

Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIÓN SNR.



Confidencial


CONTENIDO

1. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ....................................................................................................................... 4

1.1. OBJETIVO: .................................................................................................................... 4

1.2. ALCANCE ...................................................................................................................... 4

2. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONCENCIA ......................................................................... 5

2.1. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA ................................................. 5

2.2. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA ................................................. 7

2.3. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA INTERNA .................................................. 9

2.4. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO ................................................................................. 10

3. REFERENCIAS ....................................................................................................................... 12

4. REGISTROS ........................................................................................................................... 12

5. GLOSARIO ............................................................................................................................ 12



Confidencial


1. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR.

1.1. OBJETIVO:

Establecer a nivel Institucional la interacción y uso adecuado del Sistema de Gestión

Documental IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR, para ejecutar el proceso de

correspondencia acorde a las actividades propias de los funcionarios y contratistas

de las Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos.

1.2. ALCANCE

Aplica a todos las comunicaciones oficiales que se reciben, distribuyen, tramitan,

producen y consultan, inicia con la recepción de la correspondencia que llega por

los diferentes medios (Courier, personal y fax) y termina con la imagen disponible

en el sistema de archivo para consulta por parte de los funcionarios y contratistas

de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y de las OFICINAS DE

REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS (ORIP)



Confidencial


2. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONCENCIA

2.1. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

ITEM RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

1

Radicador

Se ingresa a IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR con perfil de Radicador

Instrucción de inicio a sesión de IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.

2

Radicador

Verifica que los documentos estén dirigidos a la

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

N/A

3

Radicador

Recepciona la correspondencia que llega por

diferentes medios tales como: personal, fax,

Courier, correo electrónico.

N/A

4

Radicador

Radica la correspondencia recepcionada

ingresando los datos, tales como: código,

referencia, envío, asunto, de, para, folios, vía,

prioridad, tipo y estado, los cuales son

obligatorios y si en algún caso el documento no

cuenta con esa información, por ejemplo

referencia se llena con un carácter.

Instructivo de radicación en IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR

5

Radicador

Se imprime rótulo con el número de radicado

asignado por IRIS y se adhiere al documento

que corresponde para el usuario y de archivo.

Se imprime original y una copia. (Promedio estándar).

Instructivo de radicación en IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.

6

Preparador

Los documentos radicados son trasladados al

puesto de preparación.

N/A

7

Preparador

Se preparan los documentos para pasar al

proceso de escaneo.

Instructivo de preparación y

alistamiento de documentos



Confidencial


8

Preparador

Los documentos preparados pasan al puesto de

escaneo.

N/A

9

Digitalizador

Los documentos son escaneados y pasan al

proceso de indexación

Instructivo de Digitalización IRIS

DOCUMENTAL ASD VERSION SNR

10

Indexador

Se procede a indexar los campos necesarios

para asociar la imagen y crear el expediente.

Instructivo de Tipificación e

Indexación IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR

11

Funcionario

Crea el expediente y se llena los siguientes

campos: unidad administrativa, dependencia,

nombre, fecha de apertura, tabla de retención,

estado y estado documental.

Instructivo de creación de

expediente IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR

12

Preparador

Los documentos ya digitalizados se entregan

para que sean armados.

N/A

13

Preparador

Armado de documentos



14

Preparador

Digitalizados y armados los documentos, se

distribuyen electrónicamente y el físico va al

Archivo.

N/A

14.1

Preparador

Documento Físico: Se trasladan los documentos

radicados y digitalizados al archivo de gestión

centralizado, para ser integrados a su

expediente, o a la creación del mismo.



14.2

Radicador

Documento Electrónico: El documento se

distribuye automáticamente cuando se culmina

la digitalización y la indexación correspondiente.

N/A



Confidencial


2.2. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA


1

Funcionario SNR

Selecciona el preformato que aplique para

generar el documento que necesite para

enviar, producido el documento se imprime

para firma.

Generación de Respuesta por

Buzón y Generación de Respuesta

por Enviada

2

Funcionario SNR

y Funcionario

Correspondencia

Enviada

Se ingresa los datos envío, folios, vía,

prioridad, tipo y estado.

Generación de Respuesta por

Buzón y Generación de Respuesta

por Enviada

3

Funcionario SNR

Se entrega el documento a central de envíos.

N/A

4

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Central de Envíos recibe los documentos y

revisa que los datos coincidan con el

documento físico.

Instructivo de Radicación de Salida

5

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Se indexa el número de guía con el cual va a

salir el documento y el peso aproximado del

sobre o paquete.


6

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Se imprime el rotulo con el número de

radicado de salida asignado por IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR y se adhiere

al documento que corresponde. Se imprime

original y una copia (promedio estándar).


7

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Se escanea el documento en la misma ventana

donde se encuentran los datos

correspondientes


8

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Se imprime planilla para la imposición de

envíos con los datos de los documentos para

enviar.

N/A



Confidencial


9

Funcionario

Correspondencia

Enviada

El documento original se entrega al Courier

asignado para su respectivo envío

N/A

10

Empresa de

Correspondencia

La empresa de correspondencia verifica los

datos del sobre con la planilla para la

imposición de envíos.

N/A

10.1

Funcionario SNR

Preparador

Documento Físico: Se trasladan los

documentos con radicado de salida y

digitalizados al archivo de gestión centralizado,

para ser integrados a su expediente, o a la

creación del mismo.

Instructivo de Archivo “Creación de Expediente”

10.2

Funcionario

Correspondencia

Enviada


almacena automáticamente cuando se

culmina el escaneo y la indexación

correspondiente.

N/A



Confidencial


2.3. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA INTERNA


1

Funcionario SNR

Selecciona el preformato que aplique para

generar el documento que necesite para

enviar, producido el documento se imprime

para firma.

Generación de respuesta por

buzón

2

Funcionario SNR

Se ingresa los datos envío, de, para, folios, vía,

prioridad, tipo y estado.

Generación de respuesta por

enviada

3

Funcionario

Se entrega el documento a central de envíos.

N/A

4

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Central de Envíos recibe los documentos y

revisa que los datos coincidan con el

documento físico


5

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Se imprime el rotulo con el número de

radicado de interno asignado por IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR y se adhiere

al documento que corresponde. Se imprime

original y una copia (promedio estándar).


6

Funcionario

Correspondencia

Enviada

Se digitaliza el documento en la misma

ventana donde se encuentran los datos

correspondientes


7

Preparador

Documento Físico: Se trasladan los

documentos con radicado de interno y

digitalizados al archivo de gestión centralizado,

para ser integrados a su expediente, o a la

creación del mismo.

Instructivo de Preparación y

Alistamiento

8

Funcionario

Correspondencia

Enviada


distribuye automáticamente cuando se

culmina el escaneo y la indexación

correspondiente.




Confidencial


2.4. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO


1

Funcionario SNR

Archivo

Identificar la documentación de Gestión,

recibido de correspondencia.

Verifica según planillas y acepta o

rechaza el ingreso de los

documentos.

2

Funcionario SNR

Archivo

Identifica acorde al sistema a que Serie,

Subseríes y expediente corresponde

Instructivo de Archivo “Creación de Expediente” IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR

3

Funcionario SNR

Archivo

Clasifica los documentos previamente

identificados y los Ordena.

Agrupa los documentos

clasificados.

4

Funcionario SNR

Archivo

Abre una unidad nueva de almacenamiento

física o busca la unidad de almacenamiento

correspondiente y la actualiza

Registra la nueva unidad e ingresa

los documentos o Intercala los

documentos entrantes

5

Funcionario SNR

Archivo

Describe los documentos

Actualiza los inventarios

6

Funcionario SNR

Archivo

Ubica en su lugar la unidad de

almacenamiento física creada o actualizada

Asigna /reasigna ubicación

topográfica física y la registra en la

Instructivo de Archivo “Préstamo” IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR.

7

Funcionario SNR

Archivo

Verificar autorización de consulta, genera el

permiso temporal de acceso, al expediente

electrónico solicitado.

Registra la consulta, Ingresa

permiso temporal,

8

Funcionario SNR

Archivo

Verifica autorización de la solicitud de

consulta, ubica el expediente, y el afuera,

entrega el expediente físico solicitado.

Instructivo de Archivo “Préstamo”

IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR y un afuera en el expediente

físico.



Confidencial


9

Funcionario SNR

Archivo

Efectúa control de prestamos

Consulta registros.

10

Funcionario SNR

Archivo

Recibe y descarga los prestamos

Instructivo de Archivo “Préstamo”

IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR y un retira el afuera en el

expediente físico

11

Funcionario SNR

Archivo

Ubica en su lugar la unidad de

almacenamiento física devuelta.

12

Coordinador del

Grupo de

Archivo y

Correspondencia

Efectúa Transferencia primaria acorde a la TRD

al Archivo Central

Selección, inventario y FUID



Confidencial


3. REFERENCIAS

• Modelo de Programa de Gestión Documental

• Normatividad vigente.

• Resoluciones y Circulares Internas vigentes.

• Tablas de Retención Documental de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO.

4. REGISTROS

• Instructivo de radicación

• Instructivo de generación de respuesta por buzón

• Instructivo de generación de respuesta por enviada

• Instructivo de radicación de salida

• Instructivo de archivo “Creación de Expediente”

5. GLOSARIO

Ver glosario del Manual de Procedimientos.

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