Gestión Documental

Coordinación de Archivo y CorrespondenciaSistema de Gestión de la Calidad

IntroducciónLa adecuada Gestión Documental de una Empresa, es determinante para la conservación de su memoria institucional; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.

Tablas de Retención Documental

TRD

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Definición de TRD

Producción

Circulación

Almacenamiento

Disposición Final

Definición de TRD

La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe

basarse en la estructuraorgánico-funcional de la entidad

productora,con el fin de identificar las series y

subseriesdocumentales cualquiera sea el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la

Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidospor ley, reglamento o propuestos por los gestores

de la documentación ante las instancias correspondientes.

Caracteristicas de TRD

El tiempo de retención previsto para los documentos

de archivo de oficina y de archivo central debe estar

acorde con las necesidades administrativas y

las disposiciones legales.

Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia

correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía

explicativa a fin de facilitar su comprensióny aplicación.

Caracteristicas de TRD

DEPENDENCIA PRODUCTORA: (CD DANE + CD 30000) GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Página 1 de 3

CÓDIGO: D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie

DISPOSICIÓN FINAL: CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; M= Microfilmación

RETENCIÓN EN AÑOS: AG = Archivo de gestiónAC = Archivo Central

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CD DANE: Código asignado por el DANE + CD. Código asignado a la DependenciaNORMATIVIDAD CONSULTADA: Resolución 2622 de 2003, Decreto 2388 de 1979, Ley 07 de 1979, Código del Menor.

CÓDIGOSERIES DOCUMENTALES

Tipo Documental

RETENCIÓN EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB AG AC CT E M S

                              

                 

Conceptos del formato TRDSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.

Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Tipología 1Tipología 2…Tipología n

EjemploSERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORALEs producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es singular, razón por la cual se considera SERIE

SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de PlantaEsta clasificación obedece al tipo de vinculación de cada persona a la institución y los documentos específicos que se requieren para tal vinculación.

Formato de Necesidades de Personal

Nombramiento *

Oficio de notificación del nombramiento *

Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo *

Documentos de identificación

Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Acta de posesión

Certificado de Antecedentes Penales

Tipologías

Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

Beneficios de las TRD

Administrativos

Archivísticos

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Administrativos:

Beneficios de las TRD

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Administrativos:

Beneficios de las TRD

Permiten el manejo integral de los documentos

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Archivísticos:

Beneficios de las TRD

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Archivísticos:

Beneficios de las TRD

Etapas para realizar TRD

1. Compilación de la información de la institución - Como son disposiciones legales, actos administrativos y

normas relacionadas con la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones, entre otros).

- Estructura interna vigente de la institución (manual de funciones y manual de procedimientos).

- Organigrama actual, resoluciones o actos administrativos de creación de grupos y asignación de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos en la institución

- Identificación y definición de unidades documentales.

- Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

- Identificación de valores primarios de la documentación.

3. Análisis e interpretación de la información recolectada Analizar la producción y trámite documental

teniendo en cuenta las funciones de cada una de las dependencias.

Identificar los valores primarios de los documentos (administrativos, legales, jurídicos, contables o fiscales).

Conformar las series y las subseries con sus respectivos tipos documentales, de acuerdo con los documentos que conforman esa unidad documental.

Establecer los tiempos de permanencia de las series y de las subseries documentales en cada uno de los archivos, tanto de gestión, central o histórico racionalizando la producción y garantizando la protección del patrimonio documental de la institución, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

La valoración documental se debe hacer teniendo en cuenta la frecuencia en la consulta de los documentos.

Determinar el destino final de los documentos, ya sea para su conservación total, selección o eliminación

Elaboración de las tablas de retención documental

Se debe tener como punto de partida las series y subseries que tramita y administra cada dependencia

Aplicación de las tablas de retención documental

Se debe hacer una difusión en la entidad indicando:

- la fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento;

- el instructivo de su aplicación; y las - normas para la organización de los archivos de

gestión en concordancia con la tabla de retención documental de cada dependencia.

Cuadro de clasificación

CÓDIGO DEPENDENCIA CÓDIGO SERIE SUBSERIE

100 Concejo Municipal 01

02

02

03.1

03.2

ACUERDOS

PROYECTOS DE ACUERDO

ACTAS Actas de Plenaria

Actas de Comisiones

organigrama

C A R C E L M U N IC IP A L

IN S P D E P O L IC IA

C O M IS A R IA D E F L IA

S E C R E T A R IA D E G O B IE R N O

A L M A C E N

T E S O R E R IA G R A L.

S E C R E T A R IA D E H A C IE N D A

S IS B E N

S A L U D

E D U C A C Y C U L T U R A

S E C B IE N E S T A R S O C IA L

A L C A L D IA R O V IR A

C O N T R O L IN T E R N O

O F IC IN A D E P L A N E A C IÓ N

O F IC IN A P R E N S A

Gracias por su

atención.