OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Procedimiento para la gestión de la correspondencia

ACUERDO 060 del 30 de octubre de 2001

PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Articulo tercero: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la ventanilla única o unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los serviciosde recepción, radicación y distribución desus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 2, 3, 5, 8 y 10.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

• Comunicaciones Institucionales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones. Estas ameritan un trámite y deben ser radicadas.

• Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No deben ser radicadas.

• Documentos contables: Facturas, extractos, etc.

• Publicaciones: Revistas, libros, propaganda.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

En este proceso se dan las siguientes tareas:

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Registro de correspondencia: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad ingresa en sus sistemas datos tales como: fecha, medio, radicación, empresa, remitente, asunto, anexos, dependencia, destinatario.

Radicación de las comunicaciones: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo (esto se hace a través de una etiqueta), con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Empresas

Municipales de Cali

Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Marco normativo: Acuerdo 060 AGN de 2001 Artículos 2, 3, 4, 7 y 11.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS OGD

Correspondencia interna Correspondencia por correo certificado Correspondencia por vía fax

Se puede dar por:

Correspondencia por vía e-mail @

Correspondencia interna:

CAD.9.2-01-______

CAD.9.2-01-______

Original

Copia

Vicerrectoría

Administrativa Marque en un papel el

nombre de la dependencia a la cual quiere dirigir el documento.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Correspondencia por correo certificado:

Correspondencia por vía fax o e-mail:

Radicación de correspondencia que va al medio externo:

Las cartas remisorias a despachar deben ir en original y copia. Estas deben ser elaboradas a partir de los datos del destinatario.

La OGD, elabora una etiqueta que contiene los siguientes campos: Código de la dependencia, serie o subserie, consecutivo, radicado de despacho, fecha, folios y anexos.

DoctorJUAN CAMPODirector

Radicación

Formato Transmisión de documentos

____________________________________________________

Formato de transmisión de documentos

DoctorJUAN CAMPODirector

DoctorJUAN CAMPODirector

Email: X Fax:__

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOSDefinición: Recorrido de los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 3, 6 y 8.

Solicitud

Respuesta

Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la Universidad en cumplimiento de sus funciones.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ó VENTANILLA

ÚNICA

Recepción

Radicación

Distribución

Trámite

GESTIONARGESTIONAR CENTRALIZARCENTRALIZAR NORMALIZARNORMALIZAR PRESTAR SERVICIOSPRESTAR SERVICIOS

RECEPCION

RADICACION

DSITRIBUCIÓN

DE CONSULTAMANUAL DE CORRESPONDENCIA

TRÁMITE

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ó VENTANILLA

ÚNICA