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SISTEMA DE GESTIÓN

INSTRUCTIVO PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Fecha de Aprobación: 08/FEB/2018 Código: PE.GC.I01 Versión: 1.5

INSTRUCTIVO

PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN



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SISTEMA DE GESTIÓN



CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO 4

2. ALCANCE 4

3. DEFINICIONES 4

4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN 7

5. PRESENTACIÓN DE UN DOCUMENTO 7

5.1 ENCABEZADO 7

5.2 PIE DE PÁGINA 9

5.4 TABLAS DE CONTENIDO 10

5.5 TEXTOS 11 5.5.1 Fuente del texto 11 5.5.2 Fuente para formatos 12 5.5.4 Márgenes para texto 12 5.5.5 Títulos 13 5.5.6 Numeración 14 5.5.7 Viñetas 15 5.5.8 Redacción 15

5.6 CONTROL DE CAMBIOS 15

5.7 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS 16

6. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA 16

7. CUERPO DEL DOCUMENTO 17

7.1 OBJETIVO 17

7.2 ALCANCE 17

7.3 DEFINICIONES 17

7.4 CONTENIDO Y DESARROLLO 17

7.5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 17

7.6 ANEXOS 18

8. CODIFICACIÓN 18



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8.1 CODIFICACIÓN DE PROCESOS 18

8.2 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 19

9. DILIGENCIAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE LOS PROCESOS 20

9.1 FORMATO CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 20

9.2 FORMATO DE PROCEDIMIENTO 23

8.3 FORMATO DE NORMOGRAMA 24

9.4 MATRIZ DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA 26

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 27

11. ANEXOS 27



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1. OBJETIVO

Establecer los criterios fundamentales para la elaboración, identificación y redacción de la información documentada del Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica para toda la información documentada del Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.

3. DEFINICIONES

Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este instructivo en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. ALTA DIRECCIÓN. Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel. Para el Sistema de Gestión de la Universidad, la alta dirección está representada por el Comité de Coordinación del Sistema. CALIDAD. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CLIENTE. Organización o persona que recibe un producto y/o servicio. El término cliente incluye al consumidor, usuario final, minorista, beneficiario y comprador. EL cliente puede ser interno o externo a la Institución. ENFOQUE POR PROCESOS. Principio de la gestión de la calidad el cual plantea que un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.



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FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar información cuantitativa o cualitativa, que genere evidencia durante la ejecución o desarrollo de las actividades de los procesos y que se convertirán en un registro. GESTIÓN. Se define como el conjunto de actividades coordinadas que permiten dirigir y controlar una organización. INFORMACION DOCUMENTADA1: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. La información documentada puede hacer referencia a:

El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados;

La información generada para que la organización opere (documentación);

La evidencia de los resultados alcanzados (registros). INSTRUCTIVO. Tipo de documento que brinda orientaciones de cómo desarrollar una actividad dentro de un proceso o procedimiento en un tema en particular, estableciendo los pasos a seguir. MANUAL DE GESTIÓN. Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali PARTE INTERESADA2. Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión u actividad de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.

Ejemplo: Clientes, Comunidad franciscana, colaboradores, proveedores, entes regulatorios o la sociedad en general que puede incluir competidores.

POLÍTICA DE CALIDAD. Intenciones globales y orientación de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali relativas a la calidad, definida y expresada formalmente por la alta dirección.

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión de calidad: fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 9000. Bogotá D.C.: El Instituto, 2015. p.24. 2 Adaptado de: INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Op. Cit., p. 14.



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PROCEDIMIENTO. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso, en la cual se define como mínimo el quién hace qué, dónde, cuándo y cómo. PROCESO. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. La Universidad de San Buenaventura seccional Cali define para su enfoque por procesos que estos se clasifican en Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo. PRODUCTO O SERVICIO. Resultado de un proceso. PROVEEDOR. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. Puede ser interno o externo. REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. REVISIÓN. Actividad desarrollada para asegurar la conveniencia, la adecuación y el cumplimiento de requisitos de un tema o cosa objeto de la revisión. RIESGO3. Efecto de la incertidumbre. Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de la información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a eventos potenciales y consecuencias, o una combinación de ambos. SISTEMA DE GESTIÓN4. Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos. Los elementos del sistema de gestión establecen la estructura de una organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, las políticas, las prácticas, las reglas, las creencias, los objetivos y los procesos para lograr estos objetivos.

3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Op. Cit., p. 23. 4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Op. Cit., p. 18.



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4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN

La estructura de la documentación está definida por la siguiente pirámide documental que se muestra en Gráfica 1.

Gráfica 1. Pirámide documental

5. PRESENTACIÓN DE UN DOCUMENTO

Para presentar los documentos del Sistema de Gestión en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, como son: Manuales, Procedimientos, Instructivos y formatos, se debe tener en cuenta los criterios que se exponen a continuación:

5.1 ENCABEZADO

El recuadro del encabezado para los documentos del Sistemas de Gestión debe tener las siguientes dimensiones: Alto mínimo: 3 cm., Ancho mínimo: 15,5 cm. Ver Gráfica 2.

Políticas

Normograma

Manuales

Caracterización de Procesos

Procedimientos

Instructivos

Formatos



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A. Logotipo Universidad de San Buenaventura Cali: Su tamaño mínimo debe ser, Alto: 2.41 cm.

Ancho: 2.23 cm.

B. Logotipo SGC: Su tamaño mínimo debe ser, Alto: 1.54 cm. Ancho: 2.72 cm.

C. Se coloca centrado en el recuadro el texto “Sistema de Gestión”, en mayúscula sostenida. Para los documentos de orientación horizontal el tamaño de fuente es 18 y para vertical es 16. En ambos casos el tipo de letra será Calibri.

D. Tipo y título del Documento: Deberá escribirse el tipo de documento (manual, procedimiento,

formato, instructivo, etc.) a un espacio del numeral B y centrado, en mayúscula sostenida, tipo de letra Calibri, en Negrilla y su tamaño de fuente será 14 para los documentos de orientación horizontal y 12 para los de orientación vertical.

E. Código del Documento: Remitirse al numeral 8 de este documento. La palabra “Código” se

escribe en minúscula con la primera letra en mayúscula, tipo de fuente Calibri, en Negrilla y su tamaño de fuente será 11. El código correspondiente al documento se escribirá en mayúscula sostenida, centrado, negrilla y su tamaño 11

F. Versión del Documento: La palabra “Versión” debe escribirse en minúscula, con la primera letra

en mayúscula seguido de dos puntos (:), tipo de letra Calibri tamaño 11 en negrilla, el número debe ser positivo (sin signo) y un (1) decimal, el cual para cada cambio de versión del documento incrementa en su parte decimal de uno (1) en uno (1) hasta nueve (9). El texto estará centrado en el recuadro.

Ejemplo: Versión: 1.0, Versión: 1.n, Versión: 1.9, Versión 2.0

G. Fecha de aprobación del documento: Se escribe “Fecha de Aprobación” en minúscula con la primera letra en mayúscula en tipo de letra Calibri, tamaño 11 y centrado. El día se marca en dos (2) dígitos, el mes se coloca en abreviatura de tres (3) letras en mayúscula y el año con sus cuatro

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Fecha de Aprobación: 01/DIC/ 2016 Código: PE.GC.I01 Versión: 0.0

A A

B

C

D F E

Gráfica 2. Encabezado



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Gráfica 3. Pie de página

(4) dígitos, separados por la barra oblicua (/) tipo de letra Calibri en tamaño de letra 11. Ejemplo: 01/DIC/2016.

5.2 PIE DE PÁGINA

Todos los documentos del Sistema de Gestión deben tener como pie de página el texto que se explica a continuación y que se ilustra en la Gráfica 3: A. “Copia Controlada “con subrayado y en la siguiente línea “Verificar versión en la Matriz de

Control de Información Documentada”. Ambas líneas en letra Calibrí tamaño 7, con Cursiva y color Anaranjado énfasis 6.

B. En la siguiente línea, el texto: “Este documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de la Rectoría de la Universidad.” Debe estar escrito en Calibri tamaño 7, color negro, sin cursiva ni subrayado.

C. Registro del número de hojas del documento: se debe escribir al lado inferior derecho en letra Calibri tamaño 8, a un espacio del texto anterior de la siguiente forma:

A Copia Controlada

Verificar versión en la Matriz de Control de Información Documentada Este documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización

de la Rectoría de la Universidad

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B

C



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Gráfica 4. Portada

5.3 INICIO Los documentos tipo Manual, Procedimiento, Instructivos y guías deben contener un inicio con el logo del Sistema de Gestión de la Calidad, el tipo de documento y el nombre del documento (Manual, procedimiento, instructivo). Estos elementos deben estar centrados en la página, tipo de letra Calibri, tamaño de fuente 14 para los Instructivos y 12 para los Procedimientos. El ejemplo se presenta en la Gráfica 4.

INSTRUCTIVO PARA LA DOCUMENTACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5.4 TABLAS DE CONTENIDO

Los documentos tipo Manuales e Instructivos deben incluir tabla de contenido que relacione los títulos hasta el tercer nivel, así como la relación del material complementario del trabajo en el mismo orden en que aparecen en el texto. Se escribe la palabra “contenido” en mayúscula sostenida, centrada a cinco centímetros del borde superior de la hoja, tipo de letra Calibri tamaño 11 y negrilla. A dos interlíneas de la palabra “contenido” y en el margen derecho se escribe el término “Pág.” Con mayúscula inicial. Los títulos y las paginas correspondientes comienzan a dos interlíneas del término “Pág.”, con los números ubicados en el margen derecho.

2 cm

5 cm

4 cm

Alto: 3.02 cm Ancho: 5.25

Calibri, tamaño 14, centrado



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Gráfica 5. Contenido

Los títulos correspondientes a cada una de las divisiones, se escriben en mayúscula sostenida hasta el segundo nivel y separan entre sí con una interlinea. Cuando un título ocupe más de un renglón, el segundo y subsiguientes se separan con una interlinea y se comienza en el margen izquierdo. Los títulos correspondientes al material complementario tales como anexos se escriben con mayúscula sostenida y se indica la página donde están ubicados. No van antecedidos por numerales. Ver Gráfica 5.

CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO 4

1.1 OBJETIVO GENERAL 4

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 4 2. ALCANCE 5 3. DEFINICIONES 5 ANEXO 1 10

5.5 TEXTOS

En los documentos del Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

5.5.1 Fuente del texto

Tipo de letra: Calibri.

Tamaño de la fuente: 11.

Color de la fuente: Negro 100%

Tamaño de la fuente para el pie de página: 8.

Tamaño de la fuente para el encabezado: Ver numeral 5.1

2 interlineas

2 interlineas



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5.5.2 Fuente para formatos

Tipo de letra: Calibri

Tamaño de la fuente para los títulos de los campos a diligenciar: 10

Tamaño de la fuente para el contenido del formato: 9 ó 10

Tamaño de la fuente para el pie de página: 8

Color de la fuente: Negro 100% 5.5.3 Espacios Entre los títulos de primer nivel y el texto, se deja dos (2) espacios interlineados, para los títulos de segundo nivel se dejará un (1) espacio interlineado entre éste y el texto, los títulos de tercer nivel y subsiguientes son a renglón seguido. Entre el texto y el título de cualquier tipo (primer nivel, segundo nivel, tercer nivel y subsiguientes), se dejará doble espacio interlineado.

5.5.4 Márgenes para texto 5.5.4.1 Documentos (verticales) Encabezado: 1cm del borde de la hoja hacia abajo. Portadas y páginas internas: Superior: 5 cm. Inferior: 3 cm. Derecho: 3 cm. Izquierdo: 3 cm.

Pie de página: 1 cm. del borde inferior de la hoja hacia arriba.

Gráfica 6. Esquema de márgenes documento vertical



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5.5.4.2 Documentos (Horizontales) Encabezado: 2 cm del borde de la hoja hacia abajo. Superior: 5 cm Inferior: 3 cm Derecho: 1.5 cm Izquierdo: 1.5 cm Pie de página: 1 cm. del borde inferior de la hoja hacia arriba.

Los documentos se imprimirán preferiblemente por ambas caras y en papel blanco tamaño carta5, salvo algunas excepciones.

5.5.5 Títulos Para la identificación de los títulos se tendrá en cuenta lo siguiente: Título de primer nivel: Se escribe con mayúscula sostenida, centrada, con negrilla, precedido por el numeral correspondiente y no lleva punto final. Título de segundo nivel: Se escriben con mayúscula sostenida al margen izquierdo, con negrilla y no llevan punto.

5 El diseño de los formatos puede sugerir un área mayor, para lo cual se podrá trabajar en hoja tamaño oficio.

2 cm 5 cm

1.5 cm 1.5 1.5 cm 1.5 cm

3cm 1cm

ENCABEZADO

CONTENIDO

PIE DE PÁGINA

Gráfica 7. Esquema de márgenes documento horizontal



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Título de tercer nivel y subsiguientes: Se escriben en minúscula con la primera letra mayúscula contra el margen izquierdo, en negrilla y finaliza con punto. El texto continúa en el mismo renglón y así sucesivamente para los siguientes niveles. 5.5.6 Numeración La numeración se hará en números arábigos, de acuerdo con los niveles que se describen a continuación. 5.5.6.1 Títulos de primer nivel Se empieza con el número uno (1) seguido de punto, entre el punto y la primera letra del título se dejaran dos espacios. Entre este título y el inicio del párrafo se dejarán dos interlíneas. Ver gráfica No. 8. 5.5.6.2 Título de segundo nivel. Se empieza con el número que identifica el título de primer nivel, seguido del número que le corresponda en el orden de desagregación y debe terminar sin punto. Entre el numeral y la primera letra del título de segundo nivel se dejarán dos espacios. Entre este título y el inicio del párrafo se dejará un interlineado. Ver gráfica No 8. 5.5.6.3 Título de tercer nivel y subsiguientes Se inicia con el número que corresponde a la secuencia del tercer nivel sin punto, seguido del título a espacio sencillo y termina con punto. El texto correspondiente va a renglón seguido dejando un espacio entre éste y el título. Ver Gráfica 78.

1. TITULO DE PRIMER NIVEL

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

1.1 TITULO DE SEGUNDO NIVEL

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

1.1.1 Titulo de tercer nivel. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Gráfica 8. Títulos



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5.5.7 Viñetas La utilización de viñetas se aconseja para títulos que se encuentren por debajo del segundo nivel cuando se considere necesario. Para esto, la viñeta será un círculo relleno de color negro que deberá insertarse bajo el tipo de letra que establece el presente instructivo y a un centímetro de la margen izquierda.

5.5.8 Redacción Los textos se redactan en forma impersonal (tercera persona), con la utilización de verbos en infinitivo. Para las aclaraciones dentro del texto se utilizarán notas al pie, en tipo de letra Calibri, tamaño de fuente 8. Cuando se requiera mencionar número o cantidades, primero se escribirá en letras y luego entre paréntesis el numero o la cantidad acompañada de su correspondiente formato o abreviatura. Ejemplo: cincuenta metros (50 m), diez pesos ($10.oo)

5.6 CONTROL DE CAMBIOS

La información documentada del sistema de gestión como como Políticas, Manuales, Caracterizaciones, Procedimientos e Instructivos, debe contener después del texto, un cuadro donde se relacione por versión, los cambios relevantes que dieron origen a la actualización de versión, con su fecha y responsable. En el Cuadro No. 1 se muestra un ejemplo.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable

1.0 01/DIC/2010 Versión inicial Dirección de Planeación

1.1 01/DIC/2016 Modificación de actividades con base en la actualización de la NTC ISO 9001:2015.

Dirección de Planeación

Cuadro No. 1. Ejemplo Control de Cambios. El tipo de letra para este cuadro es Calibrí tamaño 9, y se utiliza negrilla para la primera fila que contiene el título del cuadro y la segunda que indica el nombre de cada columna. Debe contener cuatro filas, que inician con la primera titulada “Versión” de 2.0 cm de ancho, seguida por “Fecha” con 3 cm de ancho, “Descripción del cambio” con 7 cm y “Responsable” con 3.5 cm. El título “CONTROL DE CAMBIOS” se escribe en mayúscula sostenida en la primera fila del cuadro, compartiendo las cuatro columnas.



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5.7 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Para la información documentada del sistema de gestión como como Políticas, Normogramas, Manuales, Caracterizaciones, Procedimientos, Instructivos, así como algunos Formatos diligenciados (por ejemplo, Matriz de Riesgos) se debe incluir en la parte final, dos recuadros como se muestra en la Gráfica 9, de tamaño 3x6 cm, justificado al lado izquierdo, donde se indique el nombre, cargo, fecha (DD/MES/AAAA) y firma de los responsables de la revisión y la aprobación de la misma. El tipo de letra para el texto de cada uno de los recuadros es Calibri, tamaño 8. El texto se escribirá en minúscula con la primera letra en mayúscula. En revisó, se registran los datos del profesional adscrito al proceso, que cuente con la competencia y conocimiento para la validación de la información documentada. En aprobó, se ingresan los datos del líder del proceso respectivo. La fecha corresponde al día, mes y año en que se firma el documento, en el formato dd/MES/aaaa. Para el mes se utilizarán las tres primeras letras en mayúsculas. Ejemplo 01/DIC/2016 La firma corresponde a la rúbrica del responsable de acuerdo con lo mencionado anteriormente para cada una de las casillas.

6. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada del sistema de gestión se encuentra centralizada en el portal de la página web de la universidad (SIGU), con acceso de consulta para todos los colaboradores de la institución.

Revisó: Cargo: Fecha: Firma:

Aprobó: Cargo: Fecha: Firma:

Gráfica 9. Firmas



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7. CUERPO DEL DOCUMENTO

El contenido que deben considerar los documentos del Sistema de Gestión tales como manuales, procedimientos, instructivos, es:

7.1 OBJETIVO Se escribe el objetivo por el cual el documento se diseña. Su redacción se inicia con un verbo en infinitivo y debe contemplar como elementos mínimos el qué, él para qué y a quién va dirigido, sin importar su orden en el contexto. Nota: En razón a la complejidad y extensión que pueden llegar a tener los manuales, procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión, se permitirá el establecimiento de objetivo general y objetivos específicos cuando estos apliquen.

7.2 ALCANCE Campo de aplicación del documento. Indica o señala los procesos, actividades y tareas de la entidad, involucrados en el documento que se va a elaborar.

7.3 DEFINICIONES En caso de ser necesario, se definirán en orden alfabético los términos poco comunes (Glosario) que se utilicen en el desarrollo del documento y que puedan presentar dificultad de interpretación de quien ejecuta el proceso, actividad o tarea, los cuales irán escritos en mayúscula sostenida sin negrilla seguida de un punto. Ejemplo: DEFINICIÓN. Texto (…).

7.4 CONTENIDO Y DESARROLLO

Se relaciona la secuencia de las actividades que se deben realizar, las cuales deben responder preferiblemente al qué, cómo, dónde, quién, con qué y cuándo. Se pueden emplear cuadros o gráficas para facilitar esta labor.

7.5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos que contienen criterios básicos y generales para los procesos; permiten aclarar o ampliar la información del procedimiento como por ejemplo: Procedimiento Control de



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Documentos del Sistema de Gestión, Códigos, entre otros; también se deben relacionar los documentos externos.

7.6 ANEXOS Los documentos del Sistema de Gestión que requieran anexos, se deben relacionar y enumerar de forma secuencial; para listarlos se escribe en mayúsculas sostenida ANEXO seguido del número correspondiente, punto y nombre del anexo.

8. CODIFICACIÓN

8.1 CODIFICACIÓN DE PROCESOS La Codificación de los Procesos del Sistema de Gestión de Universidad de San Buenaventura seccional Cali, será alfanumérica teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Las dos Primeras letras se deben escribir en mayúscula sostenida seguidas de punto y corresponden al tipo de Proceso:

Proceso Estratégico PE. Proceso Misional PM. Proceso de Apoyo PA.

Las dos letras siguientes en mayúscula sostenida corresponden a las iníciales del nombre del Proceso de acuerdo con lo siguiente:

Direccionamiento Estratégico DE Gestión Relacional GL Gestión de Calidad GC Docencia DC Investigación IN Proyección Social PS Bienestar Institucional BI Servicios de Apoyo Académico SA Gestión de Secretaría GS Gestión Financiera GF Gestión del Talento Humano GH Gestión Tecnológica GT Gestión de Recursos Físicos GR



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Gestión Jurídica GJ

Ejemplo: Tipo: Procesos Misional PM. Proceso: Bienestar Institucional PM.BI

8.2 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS La codificación de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, se debe realizar de la siguiente manera: Inicialmente se debe escribir el código del proceso, al cual pertenece el documento (Numeral 7.1) seguido de un punto, a continuación se escribe en mayúscula el tipo de documento. La identificación del tipo de documento se realiza con base en la siguiente lista:

E Políticas N Normograma M Manuales C Caracterización de procesos P Procedimientos I Instructivos F Formatos

Los dos dígitos siguientes corresponden al consecutivo que ocupa el tipo de documento. (Inicia con 01 has “n” documentos). Tipo de letra: Calibri Tamaño de la fuente: 11 en negrilla EJEMPLO: Se debe codificar el “Procedimiento de selección y contratación de personal docente”, éste, es el primer procedimiento del Proceso de Gestión del Talento Humano. Proceso de Apoyo PA. Código de Proceso PA.GH Primer Procedimiento PA.GH.P01 Consideración general: El documento de caracterización de proceso se identificará con el mismo código del proceso el cual se esté caracterizando.



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9. DILIGENCIAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE LOS PROCESOS

A continuación se presentan las indicaciones para el diligenciamiento apropiado de los formatos de caracterización de los procesos del Sistema de Gestión de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, de acuerdo con la metodología propuesta.

9.1 FORMATO CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Proceso. El titulo debe ir en mayúscula sostenida y con negrilla. Se escribe el nombre del proceso que se va a caracterizar, de acuerdo con el Mapa de Procesos en mayúscula sostenida, sin negrilla. (Para tipo y tamaño de letra remitirse al numeral 5.5.2)

Alcance. El titulo debe ir en mayúscula sostenida y con negrilla. Corresponde a la delimitación del proceso, es decir, las actividades que dan inicio y fin al proceso. Permite visualizar de forma general las actividades del proceso en relación con el objetivo del mismo.

Líder estratégico del proceso: El titulo debe ir en mayúscula sostenida y con negrilla. Denominación del cargo del líder del proceso, sin negrilla.

Líderes Asociados: El titulo debe ir en mayúscula sostenida y con negrilla. Denominación del (los) cargo(s) con rol de líderes de subprocesos de dicho proceso, sin negrilla.

Objetivo. El titulo debe ir en mayúscula sostenida y con negrilla. Se enuncia la finalidad del proceso. Para la adecuada definición del objetivo se hace necesario que cumpla las siguientes características:

Debe iniciar por verbo en infinitivo (ar, er, ir). No se recomiendan la utilización de más de 2 verbos.

Debe describir el qué se hace, para qué se hace y para quien se hace.

Tener en cuenta los límites del proceso. Ejemplo: Caso del objetivo que dice “Reconocer y/o pagar…” cuando en realidad el pago no se desarrolla dentro de este proceso.



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Proveedor. Puede ser un proceso, entidad externa o el mismo cliente/usuario, que entregan elementos o documentos, los cuales sirven de entrada (insumo) al proceso que se está caracterizando. No se relacionan oficinas, dependencias o departamentos de la Universidad, debido al enfoque por procesos.

Ejemplo: Plan de desarrollo institucional es el resultado del proceso de Direccionamiento Estratégico, Presupuesto es el resultado del Proceso de Financiero. Nota: Las normas (leyes, decretos, resoluciones, etc.) No se relacionan como insumos para el proceso, ya que estos se relacionan en el formato de normograma.

Entradas. Son aquellos elementos o documentos que entran al proceso ya sea para activarlo, para que sean transformados o para que sean utilizados en el desarrollo de las actividades en cualquiera de sus etapas.

Actividades. Son las acciones que se realizan en términos generales para entregar los productos y cumplir con el objetivo del proceso. Deben seguir el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), deben interrelacionarse entre ellas, aunque en el hacer no siempre se cumple esta regla.

En el Planear, se determinan las directrices para el desempeño de los procesos según la formulación estratégica. Por lo general, se pueden encontrar actividades de elaboración de diagnósticos, captura y análisis de información, establecimiento de objetivos, estrategias, indicadores específicos, etc. En el “Hacer” se ubica todo aquello que da lugar a los productos o servicios, es decir, a partir de estas actividades se describen los procedimientos que se diligenciarán en el formato respectivo. El “Verificar” puede realizarse sobre las acciones ejecutadas en el Hacer, sobre el proceso o la metodología. En el “Actuar” se ubican todas aquellas actividades o acciones de mejoramiento que resultan después del desarrollo de la etapa de verificación.

Salidas. Es el resultado de llevar a cabo las actividades del proceso. Pueden ir dirigidos a los clientes de la Universidad, a una entidad externa de la Universidad, a otro proceso o a todos los anteriores al tiempo.



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Cliente o usuario. Es quien hace uso del producto y/o servicio que entrega el proceso. Igualmente que en el caso de los proveedores, se deben relacionar los procesos clientes y no las áreas, dependencias o departamentos de la Universidad.

Recursos Humanos. Son los cargos del personal que participan en el desarrollo del proceso.

Recursos físicos y tecnológicos. Son los recursos requeridos para el desarrollo del proceso, tales como equipos de cómputo, oficina, software, papelería, edificios, etc. No se requiere indicar cantidades ni especificar referencias de computadores o equipos. El software sí se requiere nombrar.

Documentos y Registros. Se debe hacer referencia al documento que contiene dicha información. Para el caso de los documentos se relaciona el Listado Maestro de Documentos, para los registros el Listado maestro de Registros, seguidos de su respectivo código.

Requisitos legales y reglamentarios. En este recuadro se debe relacionar el normograma seguido de su código, el cual es el documento que contiene la información de las normas que aplican en la ejecución del proceso a caracterizar.

Requisitos NTC ISO 9001. Se debe escribir los numerales de la Norma Técnica Colombia ISO 9001 que están directamente relacionados con el proceso, es decir aquellos requisitos establecidos en la NTC ISO 9001 los cuales se les da cumplimiento a través del proceso a caracterizar.

Indicadores del proceso (seguimiento y medición). Los indicadores son considerados como las herramientas para la medición y el seguimiento del estado del proceso, debido a que señalan el grado de cumplimiento de los objetivos del mismo. En consecuencia, los indicadores son el conjunto de variables cualitativas o cuantitativas que se van a medir y monitorear en la ejecución del proceso. Esta parte del formato se conforma por los siguientes campos:

Nombre. Característica o parámetro a controlar, que se desprende del objetivo del proceso, asociado al resultado o al impacto de la gestión que se quiere medir. Por ejemplo: Eficiencia en el uso de maquinaria, tasa de deserción, rotación del personal, Número de quejas y reclamos, cumplimiento de solicitudes, etc.



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Objetivo. Describe el propósito de la medición de cada indicador. Es decir se refiere al uso que se le espera dar a la información obtenida. Su redacción debe comenzar con un verbo en infinitivo (ar, er o ir).

Fórmula. Hace referencia a la manera de determinar el resultado de las variables a medir. Para la mayoría de los casos el indicador se calcula mediante la relación matemática de las variables; sin embargo existen, otros indicadores los cuales no resultan del cálculo de una fórmula. Ejemplos:

Número de solicitudes atendidas

Total de Solicitudes * 100 ; Número de estudiantes Matriculados

Meta. Se refiere al valor que se pretende alcanzar en un plazo de tiempo establecido. Por lo general se expresa en términos cuantitativos, según la definición del indicador.

Frecuencia. Periodo de tiempo definido para calcular el indicador y analizar sus resultados. Ejemplo: Trimestral, Bimensual, Bimestral, anual, etc.

Responsable de seguimiento. Se registra el cargo que ocupa la persona responsable de realizar el seguimiento al indicador.

En el Cuadro No. 2 se presenta un ejemplo de la definición de un indicador.

NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DE

SEGUIMIENTO

Nivel de cumplimiento en compras

Identificar el nivel de efectividad en la atención de las requisiciones de compra

(# de Pedidos entregados Fuera de Tiempo / Total pedidos recibidos) x 100

0% Mensual Coordinador de

Compras

Cuadro No. 2. Ejemplo de definición de indicador.

9.2 FORMATO DE PROCEDIMIENTO Un procedimiento se define como la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso6; y un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto7.

6 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Op. Cit., p. 17. 7 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Op. Cit., p. 17.



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Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo y cómo.

Actividad. En esta columna se debe escribir la acción de forma general. Se deben enumerar de forma consecutiva desde la primera actividad después de “inicio”. La última actividad que se debe relacionar es “fin”; la cual no lleva numeración. Las actividades deben seguir el ciclo PHVA y tener una secuencia lógica dentro del procedimiento. Estas deben iniciar con un verbo en infinitivo.

Responsable. Se relaciona el cargo responsable de ejecutar la actividad relacionada en la columna “Actividad”.

Registro. En esta columna se relaciona la evidencia de aquellas actividades que deben ser monitoreadas o controladas para garantizar la adecuada culminación del proceso y por ende el logro de los objetivos del mismo. Estas evidencias se conocen como “Puntos Críticos de Control” y se identifican en el documento con sus iniciales entre paréntesis (PCC) en mayúscula sostenida y negrilla, en la fila respectiva que describe la actividad. Las actividades de verificar y revisar son por lo general puntos críticos de control.

Observaciones. En esta columna se registra el detalle de la información adicional que se

requiera precisar de la actividad correspondiente.

8.3 FORMATO DE NORMOGRAMA

El normograma es el formato mediante el cual se registran los requisitos de tipo legal, aplicables al funcionamiento de la Universidad. A través de la normatividad se establecen responsabilidades relacionadas con el qué se hace en el proceso, cómo se hace, para quién se hace, para qué se hace o quién lo hace. Este formato se debe diligenciar para cada uno de los procesos del sistema de gestión. Ejemplo: Para el proceso de Extensión y Proyección Social, se incluyen las normas que establezcan disposiciones para el desarrollo de este proceso por parte de la Universidad.

Jerarquía de la norma. La información correspondiente a la normatividad aplicable al proceso debe organizarse de acuerdo con el siguiente orden jerárquico. Se aclara que en la casilla correspondiente a “jerarquía de la norma” solo se debe escribir el tipo de Norma según el orden.



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a) Norma de Normas (Constitución Política de Colombia) b) Ley c) Decreto Presidencial d) Resolución ministeriales e) Ordenanza (Asamblea Departamental) f) Decreto Departamental g) Resolución Departamental h) Acuerdo Municipal i) Decreto Municipal j) Resolución Municipal k) Resolución de Rectoría General l) Resolución de Rectoría Seccional m) Directivas de Vicerrectoría

Solo en los casos en los que una Ley o algún aparte de la Ley sean modificados o aclarados mediante otro tipo de norma, esta deberá relacionarse seguida de la Norma inicial o Norma madre. Ejemplo:

Ley 100 de 1993 “Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de

Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”

Número / fecha. En esta casilla se relaciona el número de la norma y año en que se expidió, en orden de la más reciente a la más antigua, respetando en primera medida la jerarquía de la norma.

Título. Corresponde al encabezado con el cual inician todas las normas. Ejemplo: Constitución Política de Colombia; Por la cual se reglamenta el artículo 42 de la constitución Política de Colombia; Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.

Aplicación específica. Hace relación al procedimiento o parte del proceso el cual aplica la Norma. Para los casos en los que la Norma tenga una aplicación general en el desarrollo del proceso se escribe “El proceso en general”

En el Cuadro No. 3 se muestra un ejemplo general del diligenciamiento de Normograma.



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JERARQUIA DE LA NORMA

NÚMERO / FECHA

TITULO APLICACIÓN ESPECIFICA

Norma de normas 1991 Constitución política de Colombia

Derecho a la educación

Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior

El proceso en general

Cuadro No. 3. Ejemplo Normograma.

9.4 MATRIZ DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA En este formato se debe relacionar la información documentada (Políticas, manuales, normogramas, caracterizaciones, procedimientos y registros) que soporta la ejecución de los procesos del sistema de gestión. Para cada uno de los documentos se debe relacionar el proceso al que pertenece, código, nombre, versión, fecha de aprobación, ubicación y medio de almacenamiento. Para el caso de los registros, se especifica el tiempo de retención del registro en años, tanto en el archivo de gestión (AG) como en el archivo central (AC) y las acciones de disposición final una vez se cumplan los tiempos de retención; estas acciones están identificadas dentro del formato de la siguiente manera: CT. Conservación Total S. Seleccionar M/D. Microfilmar / Digitalizar E. Eliminar Para el caso de registros que no están identificados con código dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se escribirá en los espacios de Código y Versión el texto “No aplica”. En el Cuadro No. 4 se presenta un ejemplo de diligenciamiento.

Cuadro No. 4. Ejemplo Matriz de Control de información documentada.

UBICACIÓN FÍSICO DIGITAL AG AC CT S M/D E

GESTIÓN DE

CALIDAD Y MEJORA

CONTINUA

PE.GC.P0

1

Procedimiento Control

de Documentos1.0 Dirección de Planeación X X 99/DIC/0000

Dirección de

Planeación

GESTIÓN DE

CALIDAD Y MEJORA

CONTINUA

No

Apl ioca Sol ici tud Documental 1.0

Carpeta de Sol ici tudes

Documentales del SGCx 99/DIC/0000

Coordinador de

Cal idad2 3 x

GESTIÓN DE

CALIDAD Y MEJORA

CONTINUA

No

apl icaInforme de PQRS

Carpeta de informes del

SGC / computador del

Coordinador de Cal idad

x 99/DIC/0000Coordinador de

Cal idad2 2 x

RESPONSABLE DE

ALMACENAMIENTO

RETENCIÓN DISPOSICIÓNPROCESO CÓDIGO

INFORMACIÓN

DOCUMENTADA VERSIÓN

ALMACENAMIENTO FECHA DE

APROBACIÓN



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10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de archivo de gestión con base en las Tablas de Retención Documental (TRD), Centro de Administración Documental USB Cali, Febrero 02 de2009.

Norma técnica colombiana NTC-ISO 9000, Sistemas de gestión de la calidad fundamentos y vocabulario.

11. ANEXOS

ANEXO 1. FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ANEXO 2. FORMATO DE PROCEDIMIENTO ANEXO 3. FORMATO DE MATRIZ DE RIESGOS ANEXO 4. FORMATO DE NORMOGRAMA ANEXO 5. FORMATO DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable 1.0 23/AGO/2010 Versión inicial Coordinador de Calidad

1.1 01/DIC/2011

Con base en lo aprobado en Comité de Coordinación de Calidad se realizan cambios relacionadas con los logos de la Universidad y el SGC. De igual forma se incluye como tipo documental las guías

Coordinador de Calidad

1.2 01/AGO/2012

Según directriz de Rectoría realiza cambio en el logo de la universidad, el cual debe ser usado en todos los documentos del SGC. Texto del logo “Universidad de San Buenaventura Cali”

Coordinador de Calidad

1.3 28/JUL/2017 De acuerdo con la actualización de la NTC ISO 9001:2015, se realizan las modificaciones para la información documentada.

Coordinador de Calidad y mejoramiento

1.4 22/NOV/2017 Se actualizaron las siglas de algunos procesos y algunos aspectos para dar formato a los textos.

Coordinador de Calidad y mejoramiento

1.5 08/FEB/2018 Se actualizaron las siglas de algunos procesos. Coordinador de Calidad

y mejoramiento



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Revisó: Luz Carime Urbano Guerrero Cargo: Coordinador de Calidad y mejoramiento Fecha: 08/FEB/2018 Firma:

Aprobó: Luis Merchán Paredes Cargo: Director de Planeación Fecha: 08/FEB/2018 Firma:

instructivo para la documentaciÓn del sistema de...

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