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Este documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de la Rectoría de la Universidad SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INSTRUCTIVO PARA REALIZACIÓN DE ENSAYOS Y CEREMONIAS DE GRADO Fecha de Aprobación: 21/MAR/2014 Código: PA.01.SA.I03 Versión: 1.0 INSTRUCTIVO PARA REALIZACIÓN DE ENSAYOS Y CEREMONIAS DE GRADO Código: PA.01.SA.I03 Proceso: SERVICIOS DE APOYO ACADEMICO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable 1.0 21/MAR/2014 Versión inicial Secretario Copia Controlada Verificar versión en Listado Maestro de Documentos Se considera COPIA NO CONTROLADA al imprimir

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PARA REALIZACIÓN DE ENSAYOS Y CEREMONIAS DE GRADO Código: PA.01.SA.I03

Proceso: SERVICIOS DE APOYO ACADEMICO

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CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO 2

2. ALCANCE 2

3. DEFINICIONES 2

4. ACTIVIDADES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS ENSAYOS DE CEREMONIA DE GRADUACIÓN 3

4.1 ACTIVIDADES PREVIAS A LA JORNADA DE ENSAYO DE GRADOS 3

4.2 ACTIVIDADES A REALIZAR DURANTE LA JORNADA DE ENSAYO DE GRADOS 6

4.3 ACTIVIDADES A REALIZAR DESPUÉS DEL ENSAYO DE GRADO 7

5. ACTIVIDADES PARA CEREMONIA DE GRADUACIÓN 8

5.1 ACTIVIDADES PREVIAS A LA CEREMONIA DE GRADUACIÓN 8

5.2 ACTIVIDADES A REALIZAR DURANTE LA CEREMONIA DE GRADUACIÓN 12

5.2 ACTIVIDADES A REALIZAR DESPUÉS DE LA CEREMONIA DE GRADUACIÓN 14

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 15

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1. OBJETIVO Precisar la logística para los ensayos y ceremonia de graduación en la Universidad de San Buenaventura Cali, estableciendo roles y responsables en cada una de las funciones.

2. ALCANCE Ensayos y ceremonia de graduación solemne en la Universidad de San Buenaventura Cali.

3. DEFINICIONES

CEREMONIA DE GRADO SOLEMNE: Es la ceremonia principal y de mayor importancia, que la Universidad realiza para la entrega de títulos académicos por programa, con periodicidad de cuatro veces al año. Se debe desarrollar de manera estricta y rigurosa, acorde con las normas de protocolo institucional. DIPLOMA: Es el documento que expide la Universidad de San Buenaventura Cali, con firmas, sellos y otras formalidades, que acredita el título académico. DISTINCIÓN DE EXCELENCIA ACADÉMICA: Es el reconocimiento académico que se le concede al estudiante que ha cursado la totalidad de los estudios en la Universidad y que al graduarse, acredita el promedio ponderado mínimo que la Universidad estable para el programa en el cual recibe su título universitario. DISTINCIÓN MERITORIA O LAUREADA: Es la distinción que se concede a los trabajos de grado o tesis, por su valor científico y/o por su aporte al campo social. Lo anterior, con previo concepto del jurado, la Vicerrectoría Académica y el Consejo de Investigaciones Bonaventuriano. GRADO PÓSTUMO: Es el reconocimiento que confiere la Universidad de San Buenaventura Cali, al estudiante que, cumpliendo con todos los requisitos académicos y administrativos para obtener el título universitario (tanto en pregrado como posgrado), fallece antes de que éste se expida.

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INSIGNIA INSTITUCIONAL MEDALLA CRUZ TAU: La Universidad de San Buenaventura entrega a sus egresados una medalla en bronce con la cruz TAU y el lema Bonaventuriano: SABIDURÍA, escrito en latín. Es el símbolo que el claustro les da como herencia, encomendándoles la misión de ser con su vida heraldos de los principios y valores de la universidad. RECONOCIMIENTO PÓSTUMO: Es la distinción que confiere la Universidad de San Buenaventura Cali, al estudiante que aprobando por lo menos el 80% de su plan de estudio, fallece y no logra completar los requisitos para obtener el título universitario (tanto en pregrado como posgrado).

4. ACTIVIDADES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS ENSAYOS DE CEREMONIA DE GRADUACIÓN

A continuación se describen las actividades a ejecutar para el adecuado desarrollo de los ensayos de grados, al igual que las unidades responsables de ejecutarlas en cada una de las etapas. 4.1 Actividades previas a la jornada de ensayo de grados Le corresponde a la Coordinación de Comunicaciones y Protocolo:

Informar al proveedor de togas la fecha y hora de cada ensayo de grado.

Entregar al proveedor de las togas al menos 3 días antes del ensayo, el listado final de los graduandos con: número asignado para ubicación en fila y auditorio, talla, estatura y programa. Archivo digital.

Hacer seguimiento al proveedor de las Togas para que entregue oportunamente al departamento de Recursos Físicos, nombre y número de cédula de cada una de las personas que ingresarán al Coliseo para entregar las togas a los graduandos.

Entregar el orden del día provisional para cada ensayo de grado al Maestro de Ceremonias.

Verificar que en el módulo del Auditorio central, se encuentren los implementos necesarios para el ensayo con el Maestro de Ceremonias: birrete, diploma y Cruz Tau.

Imprimir el listado de los graduandos con su número correspondiente, para cada ensayo de grado. Resaltar los graduandos abanderados.

En el caso que algún padre de familia reciba el diploma de su hijo graduando el día de la Ceremonia de Grado, debe enviarle un correo formal citándolo al ensayo especificando hora, lugar y persona de contacto.

Marcar las sillas reservadas para los Directores de Programa en el auditorio central y de los padres de familia que reciban diplomas en caso de que aplique.

Identificar la ubicación (derecha o izquierda) de los Directores de Programa en el desfile. Le corresponde a Medios Audiovisuales:

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Preparar la amplificación del sonido tanto en el coliseo como en el auditorio central: Coliseo: sonido, un micrófono y musicalización para inicio del desfile. Auditorio: sonido, un micrófono para el maestro de ceremonia, musicalización para salida del desfile, proyección de himnos en formato karaoke y video “Servicios para Egresados USB”.

Le corresponde al Departamento de Recursos Físicos:

Reservar el Auditorio Fray Alberto Montealegre para los ensayos, teniendo como referencia el calendario institucional y la información suministrada por la Secretaría.

Entregar a Secretaría los recuadros de papel con los números para insertar en las tarjetas de invitación.

Coordinar la limpieza y la organización del Coliseo y el Auditorio central, así:

Coliseo:

Mesas para el proveedor de togas + punto de información a graduandos + punto de entrega de tarjetas de invitación + punto de entrega de obsequio. Total: 12 mesas.

Demarcación o señalización para facilitar la ubicación de los graduandos en el desfile (números).

Dejar las banderas en un lugar visible.

Auditorio:

Ubicación de módulo para el maestro de ceremonia

Encender el aire acondicionado.

Ubicación de porta banderas en el orden del protocolo.

Quitar el seguro de las puertas para el ingreso de los graduandos al ensayo.

Notificar al guarda de la entrada principal, el ingreso del proveedor de las togas (nombres y cédulas). Dar autorización para ingreso del vehículo.

Le corresponde a la Dirección de Bienestar Institucional:

Reservar el Coliseo para los ensayos de grados teniendo como referencia el calendario institucional y la información suministrada por la Secretaría.

Identificar la ubicación (derecha o izquierda) de los abanderados en el desfile.

Dejar en el módulo del Auditorio central, los implementos necesarios para el ensayo con el Maestro de Ceremonias: birrete, diploma y Cruz Tau.

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Le corresponde a la Oficina de Registro Académico:

Entregar a Comunicaciones mínimo 5 días antes del ensayo, el listado final de los graduandos con: número asignado para ubicación en fila y auditorio, talla, estatura y programa. Archivo digital.

Validar si algún padre de familia recibirá el diploma de su hijo graduando, el día de la Ceremonia. Notificar a Comunicaciones.

Le corresponde a Secretaría:

Confirmar mediante correo electrónico a todas las áreas involucradas en la logística de los ensayos de grado, las fechas y hora de los mismos.

Enviar a la Dirección de Bienestar Institucional y la Oficina de Comunicaciones, el listado de los abanderados de cada grado.

Alistar tarjetas de invitación para cada ensayo, con el correspondiente número por graduando, el documento con las recomendaciones para la Ceremonia y tarjeta de invitación a la Eucaristía (aplica sólo para programas de pregrado).

Imprimir el listado de los graduandos con su número correspondiente, para firma y entrega de las tarjetas de invitación en ensayo de grado.

Verificar si algún padre de familia recibirá el diploma de su hijo graduando, el día de la Ceremonia. Notificar a Comunicaciones.

Citar al Maestro de Ceremonias para los ensayos de grado (día y hora).

En caso de realizarse alguna modificación en las fechas de las Ceremonias de Grado, informar a Recursos Físicos para reserva del Auditorio Fray Alberto Montealegre y a la Dirección de Bienestar Institucional para la reserva del Coliseo.

Le corresponde a la Oficina de Egresados:

Confirmar con Audiovisuales la proyección en el Auditorio del video “Servicio para Egresados USB”.

4.2 Actividades a realizar durante la jornada de ensayo de grados Le corresponde a la Coordinación de Comunicaciones:

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Entregar el formato en físico para el registro de las togas de los estudiantes.

Ubicar en el auditorio, a los padres de familia que reciben diplomas de sus hijos graduandos y explicarles la dinámica de la Ceremonia de Grado.

Hacer seguimiento al proveedor que está entregando las togas a los graduandos. Le corresponde a Medios Audiovisuales:

Coordinar la amplificación del sonido en el Coliseo.

Coordinar la amplificación del sonido en el Auditorio Central y estar pendiente de la proyección de himnos y video de “Servicios para Egresados USB”.

Le corresponde al Departamento de Recursos Físicos:

Destinar dos personas para que se ubiquen en cada puerta del Auditorio Central, tanto al ingreso de los graduandos como a la salida (desfiles).

Le corresponde a la Dirección de Bienestar Institucional

Informar a los estudiantes abanderados la importancia de portar las banderas y ensayar la entrada y salida del desfile.

Le corresponde al Maestro de Ceremonias:

Realizar el llamado por altavoz a los estudiantes y abanderados para que ocupen el lugar que les corresponde en el desfile. Este llamado debe ser 10 minutos antes de la hora formal de inicio del ensayo.

Recordar a los graduandos recoger todas sus pertenencias del Coliseo.

En el auditorio, explicar a los graduandos el protocolo de la Ceremonia de grado y ensayar con ellos el canto de los himnos, el juramento y la entrega del diploma y la medalla. Este ensayo debe durar no más de 45 minutos.

Le corresponde a la Oficina de Registro Académico:

Asignar una persona que reciba a los graduandos y les informe el número que les corresponde para ubicarse en el desfile y el auditorio.

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Asignar a una persona para registrar en el Coliseo a los estudiantes que asisten al ensayo y entregarles las tarjetas de invitación a la Ceremonia.

Las tarjetas serán entregadas hasta el momento en que inicie el desfile de ensayo. Le corresponde a Secretaría:

Asignar a una persona para registrar en el Coliseo a los estudiantes que asisten al ensayo y entregarles las tarjetas de invitación a la Ceremonia. Las tarjetas serán entregadas hasta el momento en que inicie el desfile de ensayo.

Le corresponde a la Oficina de Egresados:

Entregar un obsequio a cada uno de los graduandos. 4.3 Actividades a realizar después del Ensayo de grado Le corresponde a la Coordinación de Comunicaciones:

Verificar con el proveedor, las togas que no fueron reclamadas por los estudiantes.

Verificar que el proveedor no deje prendas o artículos en el coliseo.

Enviar un correo electrónico formal a los graduandos que no asistieron al ensayo, para informarles la dirección y horario donde pueden reclamar sus togas (proveedor) y sus tarjetas de invitación (Secretaría).

Le corresponde a Medios Audiovisuales:

Verificar que todos los implementos utilizados para la amplificación del sonido en el Coliseo, son debidamente recogidos y guardados.

Verificar que el proyector y los equipos audiovisuales ubicados en el Auditorio Central, queden apagados y en orden.

Le corresponde al Departamento de Recursos Físicos:

Revisar si hay pertenencias de algún graduando en el Coliseo o Auditorio Central. En caso de encontrarlas, llevarlas a Comandancia.

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Recoger las banderas en el Coliseo y ubicarlas en el Auditorio Central.

Apagar luces, aire acondicionado y cerrar puertas del Auditorio Central. Le corresponde a Secretaría:

Entregar a partir de siguiente día hábil del ensayo de grado, en horario de oficina las invitaciones que no fueron reclamadas por los estudiantes que no asistieron al ensayo o llegaron tarde.

5. ACTIVIDADES PARA LA CEREMONIA DE GRADUACIÓN A continuación se describen las actividades a ejecutar para el adecuado desarrollo de las ceremonias de grados, al igual que las unidades responsables de ejecutarlas en cada una de las etapas.

5.1 Actividades previas a la ceremonia de graduación

Le corresponde a la Coordinación de Comunicaciones y Protocolo:

Informar al proveedor de las togas las fechas y hora de las Ceremonias de Grado.

Validar que todos los graduandos que no asistieron al ensayo, han recogido la toga en el establecimiento del proveedor.

Entregar al proveedor de las togas el listado con nombres y color de toga para Decanos, Directivos y Directores de Programa.

Hacer seguimiento al proveedor de las Togas, para que entregue oportunamente al Departamento de Recursos Físicos los nombres y cédulas de las personas que ingresarán al Coliseo el día de las Ceremonias de Grado, para organizar los escenarios fotográficos y el personal que ayuda a vestir con las togas a estudiantes y directivos.

Citar a los Decanos, Directores de Programa y Directivos a las Ceremonias de Grado. Hacer seguimiento y confirmar asistencia.

Redactar el Orden del día para cada Ceremonia de Grado y enviarlo al Secretario para su revisión y aprobación. Realizar los ajustes (si aplica).

Entregar 24 horas antes de cada Ceremonia, el orden del día al Maestro de Ceremonia.

Organizar las carpetas con el Orden del día de cada Ceremonia. Aplica únicamente para Rectoría, Secretaría y Maestro de Ceremonias.

Enviar por correo electrónico a Secretaría, Vicerrectoría Académica y Medios Audiovisuales, el orden del día de cada Ceremonia de Grado.

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Revisar todas las carpetas que se utilizarán en la Ceremonia de Grado y ubicarlas respectivamente en el Auditorio Central.

Dejar en el módulo del Auditorio Central, los rótulos con los nombres de la mesa principal y las tarjetas con la presentación de los graduandos, que será leída por los Decanos.

Marcar las sillas de los Directores de Programa en el Auditorio Central y/o de los padres de familia que reciban diplomas o reconocimientos (si aplica).

Ubicar los módulos de Reservado, teniendo en cuenta el número de graduandos en cada Ceremonia.

Contactarse con el proveedor de los arreglos florales, para el ramo de la Ceremonia de Grado. Recibir el arreglo el día de la Ceremonia y ubicarlo en el Auditorio Central.

Confirmar que todas las togas de Directivos y Directores de Programa se encuentran en el vestier del Auditorio Central y que esté disponible una persona exclusiva (proveedor) para vestirlos.

Estar pendiente del ingreso de los Directivos y Directores de Programa al vestier, mínimo 30 minutos antes de dar inicio al desfile.

Corroborar que los Directores de Programa y Decanos se ubiquen en el lugar correspondiente en el desfile.

Corroborar que los Directivos (Rector, Secretario y Vicerrectores) se encuentran ubicados dentro del Auditorio Central, una vez inicie el desfile.

Informar a Recursos Físicos el número de Directivos que van en la mesa principal para organización de los módulos.

Solicitar a Medios Audiovisuales los servicios de fotografía y streaming.

Supervisar la organización de la mesa principal del Auditorio Central: bandejas con diplomas, reconocimientos (si aplica) y medallas.

Revisar la correcta posición de los portabanderas.

Realizar la entrega de vestidos formales para las Ceremonias de Grado al personal de Bienestar Institucional. Realizar comunicado, el cual debe ir firmado por la persona que recibe el traje.

Activar el enlace de la transmisión streaming en la página web institucional.

Dar instrucciones a los Brigadistas y al personal que se ubicará en las puertas de entrada al Auditorio.

Para las Ceremonias de grado de Posgrado: Solicitar a la Dirección de Posgrados, los nombres de los representantes de las Universidades en convenio que asistirán a la Ceremonia y se ubicarán en la mesa principal.

Le corresponde a Medios Audiovisuales:

Preparar la amplificación y buen funcionamiento del sonido tanto en el coliseo como en el auditorio central:

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Coliseo: sonido, un micrófono y musicalización para inicio del desfile. Auditorio: sonido, un micrófono para el maestro de ceremonia, un micrófono para el Rector, himnos y musicalización para salida del desfile.

Instalar con tiempo las cámaras y luces en el Auditorio central.

Hacer pruebas de transmisión streaming para las Ceremonias de Grado. Enviar al menos con 2 horas de anticipación, el enlace a Comunicaciones.

Destinar una persona para que realice la toma fotográfica de cada Ceremonia de Grado. Le corresponde al Departamento de Recursos Físicos:

Reservar el Auditorio Fray Alberto Montealegre para las Ceremonias de grado, teniendo como referencia el calendario Institucional y la información suministrada por la Secretaría.

Notificar a través de un correo electrónico a Comunicaciones, el nombre de las personas que se ubicarán en las puertas de entrada al Auditorio.

Informar a los guardas de la entrada principal, la restricción de vehículos en el parqueadero administrativo.

Coordinar la limpieza y la organización del Coliseo y el Auditorio central, así: Coliseo: Mesas para el proveedor de togas + punto de asistencia de graduandos. Total: 7 mesas.

Marcación para facilitar la ubicación de los graduandos en el desfile (números). Dejar las banderas en un lugar visible.

Auditorio: Ubicación de módulos para mesa principal. Encender al aire acondicionado.

Ubicación de porta banderas en el orden del protocolo.

Notificar al guarda de la entrada principal, el personal de la empresa proveedora de las togas (nombres y cédulas). Dar autorización para ingreso del vehículo.

Abrir las puertas del Auditorio central (primer y segundo piso) media hora antes del inicio de la Ceremonia y ubicar una persona en cada una de ellas para el ingreso ordenado de los asistentes.

Le corresponde a la Dirección de Bienestar Institucional:

Reservar el Coliseo para las Ceremonias de grado teniendo como referencia el calendario Institucional y la información suministrada por la Secretaría.

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Disponer de 2 personas para guiar el desfile y ayudar a los graduandos a recibir el diploma (gradas).

Le corresponde a la Oficina de Registro Académico:

Organizar los diplomas de los graduandos en su respectiva carpeta, incluyendo acta y carnet.

Organizar en las bandejas todas las carpetas con los diplomas.

Organizar en las bandejas las medallas Cruz Tau.

Organizar la bandeja con Distinciones (si aplica).

Organizar la bandeja con Reconocimientos o Grado Póstumo (si aplica).

Dejar en la mesa principal del Auditorio central, todas las bandejas.

Entregar a Comunicaciones los carteles con la presentación de los graduandos por Facultad y Programa, que será leída por los Decanos en la Ceremonia.

Le corresponde a Secretaría:

Aprobación a Comunicaciones del Orden del día de cada Ceremonia de Grado.

Entregar a Registro Académico: diplomas, actas de grado, carpetas, medallas y bandejas.

En el caso de presentarse un Reconocimiento o Grado Póstumo, solicitar a Editorial la elaboración del diploma (Grado Póstumo) o nota de estilo (Reconocimiento).

Entregar a Registro Académico el Reconocimiento o Grado Póstumo para organizarla en la carpeta correspondiente.

Solicitar a Talento Humano, el apoyo de dos Brigadistas para que asistan a las Ceremonias de Grado. Especificar día, hora y lugar donde deben presentarse.

Citar al Maestro de Ceremonias a cada Ceremonia (día y hora).

Solicitar a través de correo electrónico al Jefe de la Oficina de Gestión Documental, dos personas que entreguen a los graduandos la tarjeta con el texto de los Himnos (ingreso de los graduandos al Auditorio).

Gestionar el dinero para cubrir los gastos de transporte de los Brigadistas que asistirán a la Ceremonia de Grado. Igualmente solicitar refrigerios.

Enviar solicitud a Editorial para la elaboración de las tarjetas con el texto de los himnos.

Entregar a la Coordinación de Comunicaciones la carpeta del Secretario. Le corresponde a la Vicerrectoría Académica:

En el caso de presentarse una distinción de Excelencia Académica o distinción Meritoria o Laureada o Grado de Honor, solicitar a Editorial la elaboración de la Distinción (diploma).

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Entregar a Registro Académico la distinción del graduando para organizarla en la carpeta correspondiente.

Entregar a la Coordinación de Comunicaciones la carpeta del Vicerrector Académico. Le corresponde a la Oficina de Posgrados y Educación Continua:

Entregar a Comunicaciones el listado con los nombres de las personas que asisten a la Ceremonia representando las Universidades en convenio.

Enviar a Registro Académico los diplomas de los graduandos que reciben título con Universidades en convenio.

5.2 Actividades a realizar durante la ceremonia de graduación Le corresponde a la Coordinación de Comunicaciones y Protocolo:

Ubicar en el auditorio, a los padres de familia que reciben diplomas de sus hijos graduandos.

Organizar en el desfile a los Decanos y Directores de programa/Coordinadores e invitados de otras Universidades (si aplica).

Dar la orden de inicio del desfile, teniendo en cuenta la presencia de todos los Directivos de la Universidad que asisten a la Ceremonia.

Hacer presencia en cada Ceremonia de Grado.

Supervisar la transmisión de las Ceremonias de Grado en la página web institucional. Le corresponde a Medios Audiovisuales:

Coordinar la amplificación del sonido en el Coliseo.

Coordinar en el Auditorio Central: amplificación del sonido, luces, grabación en video, fotografías, streaming.

Coordinar según el orden del día la emitir a tiempo los himnos y demás presentaciones que haya lugar.

Le corresponde al Departamento de Recursos Físicos:

Supervisar que ningún vehículo ingrese al parqueadero administrativo.

Guiar hacia el Auditorio central los asistentes a la Ceremonia, tanto desde los parqueaderos como desde la portería principal.

Controlar el ingreso al Auditorio central (primer y segundo piso) y recoger las tarjetas de invitación de cada asistente.

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA REALIZACIÓN DE ENSAYOS Y CEREMONIAS DE GRADO

Fecha de Aprobación: 21/MAR/2014 Código: PA.01.SA.I03 Versión: 1.0

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Le corresponde a la Dirección de Bienestar Institucional:

Liderar el desfile hacia el Auditorio central.

Ayudar a los graduandos a subir y bajar del escenario. Estas personas deben vestir el traje institucional.

El Maestro de Ceremonia debe:

Realizar el llamado por altavoz a los graduandos y abanderados para que ocupen el lugar que les corresponde en el desfile. Este llamado debe ser 10 minutos antes de la hora formal de inicio.

Dirigir la Ceremonia de Grado. Le corresponde a la Oficina de Registro Académico:

Asignar a una persona para registrar en el Coliseo a los estudiantes que asisten a la Ceremonia.

Estar presente en cada Ceremonia de Grado. Le corresponde a Secretaría:

Recibir los refrigerios para los Brigadistas.

Estar presente en cada Ceremonia de Grado. Le corresponde a la Oficina de Posgrados y Educación Continua:

Estar pendiente de la llegada de los representantes de las Universidades en convenio y dirigirlos al vestier del Auditorio central.

Informar a Comunicaciones la presencia en la USB de los representantes de las Universidades en convenio, con el fin de ubicarlos según correspondan.

Le corresponde a la Oficina de Gestión Documental:

Disponer de dos personas para que se ubiquen en la entrada del Auditorio central y hagan entrega de las tarjetas con el texto de los himnos a los graduandos.

5.3 Actividades a realizar después de la ceremonia de graduación Le corresponde a la Coordinación de Comunicaciones y Protocolo:

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Recoger las carpetas de la mesa principal y la del maestro de ceremonia.

Verificar que el proveedor tenga una persona disponible en el vestier del Auditorio central.

Verificar que el proveedor no deje prendas o artículos en el Coliseo. Le corresponde a Medios Audiovisuales:

Verificar que todos los implementos utilizados para la amplificación del sonido en el Coliseo, son debidamente recogidos y guardados.

Verificar que el proyector y los equipos audiovisuales ubicados en el Auditorio central, queden apagados y en orden.

Le corresponde al Departamento de Recursos Físicos:

Verificar que no hay pertenencias de algún graduando en el Coliseo o Auditorio central. En caso de encontrarlas, llevarlas a Comandancia.

Recoger las banderas en el Coliseo y ubicarlas en el Auditorio central.

Apagar luces, aire acondicionado y cerrar puertas del Auditorio central.

Si el día siguiente hay ceremonia de grados, Sacar al aire libre el arreglo floral del Auditorio central, de lo contrario pasar el arreglo floral a la capilla.

Le corresponde al Departamento de Bienestar Institucional:

Recibir en el Coliseo las banderas y dejarlas en un lugar visible. Le corresponde a la Oficina de Registro Académico:

Recoger todas las bandejas de la mesa principal. Le corresponde a la Secretaría:

Entregar el dinero (auxilio de transporte) y refrigerio a los Brigadistas.

Recoger los diplomas y medallas sobrantes en la mesa principal, al final de cada Ceremonia. El corresponde a la Oficina de Posgrados

Despedir a los representantes de las Universidades en convenio.

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Instructivo para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Código PA.05.GC.I01

Instructivo para otorgar menciones y matrícula de honor código PM.01.DC.I01

Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de calidad. Fecha: 18/MAR/2014 Firma:

Elaboró: Nancy Montes de Oca Escobar Cargo: Coordinadora de Comunicaciones Fecha: 14/MAR/2014 Firma:

Aprobó: Fray Juan de la Cruz Castellanos Alarcón O.FM. Cargo: Secretario de la Seccional Fecha: 21/MAR/2014 Firma: