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SISTEMA DE GESTIÓN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Versión: 1.1 Fecha de Aprobación: 15/SEP/2017 Código: PA.GF.C1

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PROCESO: GESTION FINANCIERA ALCANCE: Comprende todas las actividades asociadas a los servicios de compras, contabilidad, presupuesto, tesorería y servicios financieros, requeridos por las diversas unidades de la institución y los entes externos.

LÍDER ESTRATÉGICO DEL PROCESO: Vicerrector Administrativo y financiero LÍDERES ASOCIADOS: Director de Gestión Financiera, Director de contabilidad, Coordinador de compras y Coordinador de tesorería.

OBJETIVO: Gestionar de manera efectiva los recursos financieros de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, para garantizar el cumplimiento de la misión.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO

Contabilidad - DIAN - MEN - DANE - TESORERIA MUNICIPAL Presupuesto - Todos los procesos

Contabilidad - Presupuesto aprobado de

ingresos, gastos e inversiones.

- Decretos, resoluciones y

circulares con las condiciones para la entrega de información.

Presupuesto - Lineamientos y Políticas

Presupuestales.

P Contabilidad - Establecer el calendario contable para

entrega de información y cierres. - Programar las actividades para el reporte

de información a los entes gubernamentales.

- Elaborar el plan de acción anual acorde

con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.

Presupuesto - Revisión de cuentas y cédulas al sistema

de información ICEBERG- Local.

Contabilidad - Calendario contable con

las fechas de reporte y cierres.

- Reportes para los entes

gubernamentales.

- Plan de acción anual

Presupuesto - Comunicado fechas para la

elaboración del presupuesto.

Contabilidad - DIAN - MEN - DANE - TESORERIA MUNICIPAL Presupuesto - Todos los procesos

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Tesorería - Nómina - Banrepublica, ANIF,

portafolio Adquisición de Bienes y servicios - Comité de compras - Todos los procesos

- Solicitudes de recursos mediante el sistema ICEBERG- Local.

- Solicitudes de adiciones

presupuestales. Tesorería - Programación de pagos de

nómina. - Presupuesto de ingresos,

gastos e inversiones anual. - Indicadores económicos. Adquisición de Bienes y servicios - Acta de comité

Institucional de compras. - Requisición de compras.

- Formular y pre-aprobar el presupuesto general de la Universidad de San Buenaventura Cali.

- Definir los criterios de aprobación para las

adiciones presupuestales.

- Elaborar el Plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.

Tesorería - Elaborar el flujo de caja. - Planear el portafolio de inversión. - Elaborar el Plan de acción anual acorde


Adquisición de Bienes y servicios - Planear las compras y suministros. - Programar la evaluación y la selección de

proveedores.

- Criterios definidos para la aprobación de adiciones presupuestales.

- Plan de acción anual. Tesorería - Flujo de caja. - Portafolio de inversión

propuesto. - Plan de acción anual. Adquisición de Bienes y servicios - Orden de compra. - Registro de evaluación y

selección de proveedores.

Tesorería - Todos los procesos - Proveedores Adquisición de Bienes y servicios - Todos los Procesos - Proveedores

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Servicios Financieros - Rectoría

- Calendario contable con las fechas de reporte y cierres.

Servicios Financieros - Resoluciones de Rectoría

de Derechos pecuniarios, de Becas y de Cobros por créditos.

- Presupuestos aprobados

- Definir el calendario de cierre de suministros y facturación.

- Elaborar el Plan de acción anual acorde


Servicios Financieros - Parametrizar el sistema para los procesos

de matrículas de pregrado, posgrado y Educación continua.

- Elaborar el plan de acción anual acorde


- Directiva con fechas de cierre y facturación

- Plan de acción anual Servicios Financieros - Sistema apto para iniciar

procesos de matrícula. - Correo de confirmación.

- Plan de acción anual

- Gestión Financiera

Servicios Financieros - Estudiantes - Oficina de Registro

Académico - Gestión Relacional - Facultades

Contabilidad - Sistema Información

Iceberg Web

- Sistema de Información People Soft

Contabilidad - Información Contable.

H Contabilidad - Preparar informe para presentar ante

comité financiero. - Contabilizar en el sistema todos los

documentos de las diferentes dependencias y procesos contables.

- Gestionar la legalización y contabilización

de los anticipos de gastos.

Contabilidad - Informe para el comité

financiero. - Causación de documentos. - Correo de anticipos

pendientes para legalizar.

- Estados financieros.

Contabilidad - Todos los procesos - Rectoría General

- Tesorería municipal

- Entidades Financieras

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Presupuesto - Todos los Procesos - Consejo de Gobierno

- Comité Financiero, VAF y

presupuestos. Tesorería - Todos los procesos - Estudiantes

Presupuesto - Indicadores económicos. - Lineamientos Vicerrectoría

Administrativa y Financiera.

- Acta de Aprobación de

presupuesto de Consejo de Gobierno.

- Aprobación de la adición

según criterio. Tesorería - Relación de facturas y

cuentas de cobro para pago, con sus respectivos soportes físicos.

- Elaborar y analizar los informes y reportes financieros.

- Elaborar y prevalidar la información de

medios magnéticos para la DIAN. - Preparar la Declaración de Renta de la

seccional.

Presupuesto - Gestionar las modificaciones al

presupuesto. - Ingresar Cédulas masivas - Consolidar el presupuesto general de la

Universidad de San Buenaventura Cali. - Registrar las adiciones presupuestales en

el sistema ICEBERG. Tesorería - Girar pagos programados

- Formatos prevalidados. - Anexo declaración de

Renta. Presupuesto - Presupuesto consolidado

de la seccional. - Comunicado de

Aprobación. - Adiciones presupuestales

aprobadas. - Correo Electrónico de

aprobación y/o rechazo. Tesorería - Comprobantes de pago,

lotes de transferencias

Presupuesto - Todos los Procesos - Consejo de Gobierno Tesorería - Proveedores - Estudiantes

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Adquisición de Bienes y servicios - Todos los procesos

- Reporte de cuentas por cobrar.

- Recibos de caja,

consignaciones. - Recaudo de efectivo,

cheques y/o tarjetas débito y crédito.

- Información de saldos del

portafolio. - Órdenes de compra,

suministros. - Protocolo de seguridad

para cheques. - Lista de usuarios

autorizados. Adquisición de Bienes y servicios - Requisición de compras - Presupuesto y adición

presupuestal aprobada.

- Realizar gestión de cobro de las cuentas a favor de la Universidad de San Buenaventura Cali.

- Realizar cuadres de caja diarios. - Elaborar recibos de caja. - Elaborar instrucciones de traslados entre

bancos y fondos de inversión. - Realizar pagos con tarjeta de crédito. - Ejecutar el protocolo de seguridad para el

giro cheques. - Reportar a los bancos y fondos de

inversión las firmas y usuarios autorizados.

Adquisición de Bienes y servicios - Ejecutar la compra de bienes y servicios. - Recepcionar y entregar los bienes y

servicios.

- Informe de gestión de cartera.

- Formato de cuadre de caja. - Recibos de caja. - Cartas de traslados. - Extractos. - Cheque girado. - Tarjetas de firmas y cartas

de condiciones de manejo. Adquisición de bienes y servicios - Orden de compra y/o

Contrato enviado al proveedor.

- Empleados Adquisición de Bienes y servicios - Proveedores - Todos los procesos

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Servicios Financieros - Sistema de información

People Soft - Estudiante

- Formato de solicitud de contrato.


People Soft parametrizado.

- Solicitud de devolución.

Servicios Financieros - Registrar matrículas. - Realizar facturación de cobro de

matrículas. - Realizar registro de Becas. - Generar devoluciones.

- Registro de entrada y salida del bien o servicio.

Servicios Financieros - Matricula registrada. - Liquidación financiera de

matrícula.

- Cuenta por pagar al estudiante.


People Soft - Estudiante - Icetex

Contabilidad - Todos los procesos

Contabilidad - Cronograma de inventarios

físicos de bodegas. - Reembolsos y/o cuadres. - Listados de compras y

dadas de baja del módulo de Activos Fijos.

- Anticipo girados y/o

contrato firmado. - Formato de solicitud de

devolución.

V Contabilidad - Hacer seguimiento al cumplimiento del

plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo.

- Inventarios físicos bodegas. - Arqueos de cajas (menores-general). - Reporte de novedades de activos fijos a la

aseguradora. - Verificación de cumplimiento de

requisitos de documentación de proveedores.

Contabilidad - Acta de inventario. - Formatos de arqueos de

caja.

- Reporte de novedades.

- Indicadores de gestión del proceso.

Contabilidad - Proveedores - Compañía Aseguradora

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Presupuesto - Todos los procesos

Presupuesto - Informes de ejecución

presupuestal. - Histórico de las cedulas

presupuestales. - Reportes ICEBERG- WEB.

- Conciliar el módulo contable con el módulo de propiedad, planta y equipo.

- Verificación de conciliaciones bancarias,

saldos de cuentas por pagar, saldos de cuentas por cobrar, de proyectos, de estudiantes y cuentas de nómina.

- Medición de indicadores para verificación

del cumplimiento del proceso. Presupuesto - Hacer seguimiento al cumplimiento del


- Analizar el cumplimiento del presupuesto

ejecutado vs aprobado. - Verificar las cédulas Actuales Vs año

anterior. - Realizar la medición del número de

adiciones presupuestales por cédula.

- Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso.

Presupuesto - Informe para el comité

financiero. - Informe comparativo

presupuesto con años anteriores.

- Comunicado a las

unidades.


Presupuesto - Comité Financiero - Todos los procesos

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Tesorería - Todos los procesos Adquisición de bienes y servicios - Proveedores - Sistema iceberg

Tesorería - Reportes de contabilidad. - Reporte generado por el

sistema iceberg. - Recibos de caja, efectivo y

cheques. Adquisición de bienes y servicios - Reporte de novedades. - Documentos para pago.

- Listado de órdenes de

compra abiertas

Tesorería - Hacer seguimiento al cumplimiento del


- Revisión previa a los cierres contables de

recibos de caja en grabación y cuentas por pagar pendientes por girar.

- Validación de cumplimiento de días de

pago.

- Realizar arqueo de cajas


Adquisición de bienes y servicios - Hacer seguimiento al cumplimiento del


- Evaluación de proveedores. - Reevaluación de proveedores.

Tesorería - Recibos de caja

confirmados o anulados. - Reporte de cumplimiento

de días de pago. - Arqueo de caja

- Indicadores de gestión del

proceso. Adquisición de bienes y servicios - Registro de evaluación y

reevaluación de proveedores.

- Relación de pago.

- Listado de proveedores

para hacer seguimiento.

Tesorería - Gestión financiera Adquisición de bienes y servicios - Proveedores - Tesorería - Almacén

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Servicios Financieros - Oficina de Registro

académico - Todos los procesos

Servicios Financieros - Listado de matrícula

académica y financiera. - Listado de cobros de

matrícula, registro de becas y devoluciones.

- Contratos de concesión y

solicitudes de las unidades.

- Revisar el cumplimiento de requisitos de la documentación enviada por almacén del bien o producto adquirido.

- Verificación de órdenes de compra en

estado aprobado pendientes por recibir.


Servicios Financieros - Hacer seguimiento al cumplimiento del


- Verificar el cobro de matrículas ejecutado. - Realizar la verificación de cobro de

matrículas, registro de becas y devoluciones.

- Generar y enviar cuentas de cobro a

terceros.

- Realizar la gestión de cobro de cartera a terceros.

- Medición de indicadores para verificación

del cumplimiento del proceso.


Servicios Financieros - Cuenta de cobro,

reembolso al estudiante o ajuste de matrícula.

- Ajuste a las diferencias

encontradas en la verificación.

- Cuentas de cobro.

- Indicadores de gestión del

proceso.

Servicios Financieros - Estudiantes - Oficina de Registro

académico - Todos los procesos

- Clientes externos

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A Definir acciones de mejora y correctivas Plan de Acción de unidad

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

Rector, Vicerrector Administrativo y Financiero, Contador, Analistas Contables, Coordinador de Presupuesto, Coordinador de Compras, Coordinador de Nómina, Coordinador de Tesorería, Auxiliares Administrativos, Asistente de Ingresos, Secretarias

Software ICEBERG, red institucional, internet, página web, equipos de cómputo, impresoras, teléfonos, fax, muebles de oficina, oficinas, sala de juntas, implementos de oficina, sellos, sello seco, protectógrafo, scanner, archivadores.

Ver Matriz de Control Información Documentada PE.GC.F09

RIESGOS ASOCIADOS

Ver Matriz de Riesgos y Oportunidades Código PE.GC.F08

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTC ISO 9001

Ver Normograma del Proceso Código PA.GF.N1 Transversales: 4.2 – 5.1 – 6.1 – 7.1 – 7.1.6 – 7.3 – 7.4 – 7.5 – 9.1.1 – 9.1.3 – 10. Propios del procesos: 8.4

INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL

SEGUIMIENTO

Ejecución de presupuesto de ingresos

Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de ingresos.

(Presupuesto de ingresos ejecutado en el período/Total del presupuesto de ingresos del período) x 100

100% Trimestral Vicerrector Administrativo y

Financiero

Ejecución de presupuesto de costos y gastos

Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de costos y gastos.

(Presupuesto de costos y gastos ejecutado en el período/Total del presupuesto de costos y gastos del período) x 100


Financiero

Ejecución de presupuesto de inversiones

Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de inversiones.

(Presupuesto de inversiones ejecutado en el período/Total del presupuesto de inversiones del período) x 100


Financiero

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SEGUIMIENTO

Oportunidad en compras internacionales y líneas especiales

Mide la eficiencia en las adquisiciones de bienes de producción internacional o líneas especiales requeridos por las distintas unidades de la Universidad.

∑(Fecha de entrega del bien importado - Fecha de solicitud del bien importado)/Total de bienes importados solicitados

30 días Mensual Coordinador de Compras

Oportunidad en compras Nacionales

Mide la eficiencia en las adquisiciones de bienes de producción nacional o servicios requeridos por las distintas unidades de la Universidad.

∑(Fecha de entrega del bien nacional o servicio - Fecha de solicitud del bien nacional o servicio)/ Total de bienes nacionales solicitados

20 días Mensual Coordinador de Compras

Cumplimiento en cronograma de cierres mensuales

Medir el cumplimiento en la ejecución del cronograma de cierre mensual.

(Número de cierres dentro de la fecha estipulada/Total cierres al año) x 100

100% Anual Director de Contabilidad

Cumplimiento en la entrega de conciliaciones de cuentas de balance

Medir el cumplimiento de entrega de las conciliaciones.

(Número de conciliaciones entregadas a tiempo/Total de entregas al semestre) x 100

100% Semestral Director de Contabilidad

Cumplimiento con las entidades de control

Medir el cumplimiento en el envío de información para reporte a las entidades de control.

(Número de entregas dentro de la fecha programada/Total de requerimientos al año) x 100

100% Anual Director de Contabilidad

Gestión de partidas conciliatorias

Medir el seguimiento a las partidas conciliatorias.

(Número de partidas conciliatorias superior a 30 días/ Total de partidas conciliatorias)

0% Mensual Director de Contabilidad

Nivel de servicio en la atención a estudiantes

Medir el tiempo promedio en la atención de solicitudes de los estudiantes.

(∑ número de días para respuesta/número total de solicitudes recibidas) x 100

20 días hábiles

Trimestral Asistente de Vicerrectoría

Administrativa y Financiera

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SEGUIMIENTO

Gestión de cartera Medir la efectividad en el cobro de cartera.

(Número de cuentas de cobro recaudadas dentro del plazo establecido/ Total de cuentas de cobro) x 100

100% Trimestral Asistente de Vicerrectoría

Administrativa y Financiera

Pago de obligaciones Medir el cumplimiento en la programación de pago de obligaciones.

(Pagos realizados en la fecha establecida / total de pagos programados) x 100

100% Trimestral Coordinador de tesorería

Rentabilidad del portafolio Medir la rentabilidad de las inversiones del portafolio

(Rentabilidad obtenida / Rentabilidad meta) x 100 100% Mensual Coordinador de tesorería

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable 1.0 18/ENE/2011 Versión inicial Vicerrector Administrativo y Financiero

1.1 14/SEP/2017 Se modificaron el alcance y el objetivo. Se estructuraron las actividades bajo la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) y se actualizaron los indicadores de seguimiento como parte de la actualización de la información documentada bajo la norma NTC ISO 9001 2015.

Vicerrector Administrativo y Financiero

Aprobó: Andrés Pérez Flórez Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha: 15/SEP/2017 Firma:

Revisó: Paula Andrea Restrepo Ramírez Cargo: Directora Gestión Financiera Fecha: 15/SEP/2017 Firma:

versión: 1.1 fecha de aprobación: código:...

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