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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

Fecha de Aprobación: 02/AGO/2012 Código: PA.05.GT.I02 Versión: 1.0

INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Código: PA.05.GT.I02 Proceso: GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN

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1.0 02/AGO/2012 Versión inicial Auxiliar de Gestión

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CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2

3. DEFINICIONES 2

4. INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA 4

4.1 ASPECTOS GENERALES 4 4.2 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA 5 4.3 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA 7 5. INSTRUCCIONESPARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS 10 5.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 10 5.2 METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 13 5.3 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 14 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 15 7. CONSIDERACIONES GENERALES 16


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1. OBJETIVO

Establecer los criterios fundamentales para la gestión de la correspondencia tanto recibida como despachada y la organización de archivos en la Universidad de San Buenaventura Seccional Cali, como complemento a las disposiciones establecidas en los procedimientos de Recepción y distribución de correspondencia código PA.05.GT.P03 y Organización de archivos código PA.05.GT.P04.

2. ALCANCE Este instructivo aplica a toda los documentos recibidos y generados en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.

3. DEFINICIONES Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este instructivo en la Universidad de San Buenaventura, seccional Cali. ARCHIVO CENTRAL. Se compone de documentos que ya han terminado su trámite, pero siguen teniendo algún valor administrativo, legal y fiscal o contable y técnico, se encuentran semiactivos y de consulta media. ARCHIVO DE GESTIÓN. Se compone de documentos que se encuentran en las oficinas y que van desde su creación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino, se encuentran activos y son de consulta permanente. ARCHIVO HISTÓRICO. Se componen de los documentos que tienen una conservación permanente, tienen un valor cultural, histórico y científico. Dichos documentos definen la memoria Institucional. CASILLEROS. Mueble con divisiones utilizado para clasificar u ordenar la correspondencia de todas las oficinas de la seccional.


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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CORRESPONDENCIA. Documentos o paquetes recibidos o despachados. DOCUMENTO NO RADICABLE. Documento con información general que llega a la Universidad y no generan un trámite administrativo. FOLIACIÓN. Consiste en asignar un número consecutivo a partir de uno (1) a todas las hojas escritas de cada unidad de conservación. FONDO. Se refiere a la totalidad de la documentación generada por una Institución en función de su actividad. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Principio archivístico que se define como la ubicación física de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron, produjeron o tramitaron con miras a solucionar un asunto determinado. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Principio archivístico que consiste en separar los documentos producidos por una unidad administrativa, de aquellos que producen otra unidad administrativa o Institución externa, lo que indica que no se pueden mezclar. RADICACIÓN. Acción por medio de la cual se asigna un número consecutivo a la correspondencia recibida o producida, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite. SECCIÓN Y SUBSECCIÓN. Se refiere a aquellas unidades administrativas de mayor jerarquía y a aquellas que dependen de ellas. SERIE. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de una misma entidad como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.


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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Es la remisión de los documentos organizados del archivo de gestión al archivo central y del archivo central al archivo histórico en conformidad con la información consignada en las TRD. UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene las unidades documentales, cuyo objetivo es la protección de los documentos en su respectivo soporte, como carpetas, tomos o cajas.

4. INSTRUCCIÓNES PARA LA GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA 4.1. ASPECTOS GENERALES

La recepción de correspondencia que proviene del medio externo se recibirá únicamente en portería o en casos que así lo ameriten en la Oficina de Gestión Documental (OGD).

Se podrán recibir en portería paquetes hasta de 37 x 27cm. (que corresponde a un sobre tamaño oficio), si sobrepasan estas medidas se les hará dirigir al Departamento de Almacén.

La correspondencia recibida en portería será recogida por personal autorizado y direccionada a la OGD. Está tarea se hará en los siguientes horarios: 7:30 a.m., 10:30 a.m., 2:30 p.m. y 4:30 p.m.

Si el remitente de una correspondencia necesita entregarla personalmente al interior de la Universidad, esta debe ser direccionada a la OGD donde se hará el procedimiento indicado en el punto 4.2.2

Si por algún motivo alguna oficina al interior de la Universidad, recibiera alguna correspondencia proveniente del medio externo, de forma personal o vía fax, remitir dicha correspondencia a la OGD, donde se hará el procedimiento indicado en el punto 4.2.2

Cada oficina tendrá asignadas dos (2) carpetas plásticas, una de color verde y la otra de color negra donde se colocarán los documentos recibidos y a distribuir. Es responsabilidad de cada secretaría velar por su cuidado e integridad tanto de la carpeta como de su contenido.


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Deberá existir una adecuada planeación y coordinación de las demás unidades o dependencias de la Universidad, a fin de garantizar por parte de la OGD el cumplimiento oportuno a los diferentes trámites derivados de la naturaleza de esta unidad.

4.2 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA Conjunto de operaciones de verificación y control que una entidad debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. 4.2.1. En portería principal

Se recibirá únicamente correspondencia cuyo destinatario diga Universidad de San Buenaventura, seccional Cali.

Si la correspondencia recibida cabe en la ranura del reloj fechador, imprima, de lo contrario plasme el sello manual que dice: “Universidad de San Buenaventura-Cali Portería” y a mano alzada coloque la fecha y hora de recibo. En ambos casos, coloque a mano alzada, nombre del guarda de turno y su número de placa si aplica. Siga estas mismas instrucciones para la copia de la carta, planilla o guía que viene con la correspondencia y luego entréguela al mensajero o persona que la trajo.

Depositar el sobre o la carta sellada en la caja marcada “buzón de correspondencia” y los paquetes en el buzón marcado “Paquetes”.

Cuando lleguen notificaciones judiciales, deberá informar inmediatamente a la Oficina de Gestión Documental ext. 300. Donde se hará el procedimiento de recepción.

Entregar la correspondencia que se encuentra en los buzones de portería, al personal de la Oficina de Gestión Documental autorizado para esta tarea.

4.2.2 En la Oficina de Gestión Documental (OGD)

Dirigirse a la portería principal y reciba del guarda en turno la correspondencia ubicada en el “buzón de correspondencia” y el buzón marcado “paquetes”, y luego diríjase a la Oficina de Gestión Documental para hacer el procedimiento de recepción de correspondencia.

Cuando se reciba correspondencia del medio externo, asegúrese sea para la Universidad de San Buenaventura, seccional Cali y que tenga destinatario, luego plasme el sello


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fechador sobre la correspondencia y a mano alzada coloque su nombre. Si aplica, efectué el mismo procedimiento a la copia, planilla o guía y luego entréguela al mensajero o persona que la trajo.

Cuando se reciba correspondencia interna, si esta tiene copia del documento original, ubíquela en el casillero de la oficina destinataria, en caso contrario colóquela en el escritorio No. 1 para que sea registrada.

Tanto la correspondencia externa recibida en la portería como en la OGD, deberá colarse en el escritorio No. 1 y clasifíquela de la siguiente manera: documentos radicables, documentos no radicables, documentos contables y publicaciones.

Cuando a la Universidad llega un sobre personal cuyo destinatario está desvinculado de la Universidad, se coloca en los casilleros que no tienen identificación, donde se conservará un (1) mes y luego se eliminará.

A los documentos radicables, se elaborará una etiqueta impresa donde se consigna la hora, fecha, un radicado de recepción consecutivo y quién elaboró la etiqueta, en los términos establecidos en el artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001.

Registrar los documentos radicables, documentos no radicables, documentos contables y publicaciones así: en el computador del escritorio No. 1, siga esta ruta: en escritorio abra la carpeta “OGD”, luego la carpeta “registros”, luego la carpeta OGD-año en curso y finalmente abra un archivo en Excel “Registro y control de correspondencia recibida” y comience hacer el registro de la correspondencia externa e interna recibida.

En el mismo archivo que está abierto en Excel de registro, pase a la pestaña siguiente llamada “control de entrega” e imprima el formato “Registro y control de correspondencia recibida” con los registros correspondientes a la correspondencia que fue recibida y que va hacer entregada.

Colocar la correspondencia recibida en los casilleros asignados de cada oficina para su distribución.

4.2.3 Durante los recesos administrativos. La Universidad de San Buenaventura, seccional Cali tiene tres periodos de receso administrativo: periodo de semana santa, periodo de mitad de año y vacaciones colectivas de fin de año. Durante estos periodos, para la recepción de correspondencia se tendrá en cuenta el procedimiento del numeral 4.2.1 aplicando los siguientes cambios:


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En el buzón paquetes coloque la correspondencia como propaganda, invitaciones, afiches, volantes.

Los paquetes, revistas y periódicos una vez recibidos, deben llevarse a la Oficina de Comandancia.

Se recepcionará únicamente las facturas que pertenecen a los servicios públicos domiciliarios. Facturas de otra índole, serán recibidas a partir del reintegro administrativo, según calendario Institucional.

Para el periodo de vacaciones colectivas de fin de año NO RECEPCIONE COMUNICACIONES JUDICIALES, NI DE ENTIDADES DEL ESTADO, estas serán recibidas a partir del reintegro administrativo, según calendario Institucional. Esta directriz es apoyada con comunicado de prensa.

Para los periodos de semana santa y mitad de año, se pueden recepcionar comunicaciones judiciales y de entidades del estado. Una vez esto ocurra, deben comunicarse con la Oficina Jurídica o de Recursos Físicos.

Separar la correspondencia del Parque Tecnológico de la Umbría y entréguela a la Oficina de Comandancia, donde se coordinará la entrega lo más pronto posible.

Separar la correspondencia de FEUSAB y entréguela a un funcionario de la Oficina previa autorización.

En caso de presentarse algún inconveniente o duda comuníquese con el Departamento de Recursos Físicos a la ext. 262

4.3 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario a través del correo interno, mensajería, fax o correo electrónico. 4.3.1 De las oficinas internas

Cuando se requiera distribuir correspondencia interna, en una nota escribir el nombre de la oficina destinataria.


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La correspondencia que va al medio externo por mensajería debe ser enviada a la OGD a más tardar 12:00 m. para ser despachada el mismo día. Si llega después de esa hora, se despachará al día siguiente.

Cuando requiera distribuir correspondencia al medio externo deberá adjúntar un documento remisorio o copia del original, este debe ser estrictamente institucional, firmado por el jefe de la oficina y elaborado de acuerdo al Instructivo para la elaboración de documentos comerciales código: PA.05.GT.I01

Para aquellos documentos que van al medio externo por mensajería enviar con sobre y este debe estar diligenciado de acuerdo al Instructivo para la elaboración de documentos comerciales, código PA.05.GT.I01, punto 5.6 Sobres comerciales.

Para envíos que excedan los 10 sobres o paquetes, diligencie el formato de comunicación interna solicitando el despacho y envíe una relación de los destinatarios en un archivo en Excel al e-mail [email protected] detallando los siguientes campos: Destinatario, dirección, destino (ciudad), teléfono.

En el caso de usar el servicio de fax o correo electrónico, diligencie el formato “Transmisión de documentos” y adjúntelo al documento a enviar.

Colocar la correspondencia a enviar en la carpeta plástica asignada a su oficina y espere el recorrido del mensajero interno que lo llevará a la OGD donde se hará el trámite.

Cuando se reciba un documento que no pertenezca a su oficina favor informar al mensajero interno para que este lo direccione a la oficina que le correspondiente.

4.3.2 De la Oficina de Gestión Documental (OGD)

Clasificar el medio por el cual se distribuirá la correspondencia. Si es por correo interno, coloque los documentos en los casilleros correspondientes a la oficina destinataria. Si es por mensajería, fax o correo electrónico colóquelos en el escritorio No. 1 para su registro.

Verifique que la correspondencia a distribuir cumpla con el Instructivo para la elaboración de documentos comerciales código: PA.05.GT.I01 y que el formato “transmisión de documentos” esté debidamente diligenciado cuando aplique.

Para el caso de la correspondencia interna, comience el recorrido de entrega de correspondencia junto con el formato “Registro y control de correspondencia recibida”. Haga firmar el registro con fecha y hora. Haga la siguiente ruta:

mailto:[email protected]


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Edificio los Cerezos Edificio Las Palmas Edificio Horizontes Edificio Biblioteca Edificio El Cedro Edificio Los Naranjos Parque Tecnológico Edifico El Lago

Todos los documentos despachados al medio externo deben ser radicados. Para tal fin se elabora una etiqueta impresa donde se consigne el código (código de oficina, código de serie y consecutivo), radicado de despacho consecutivo, fecha, hora, folio y anexos, en los términos establecidos en el artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001. Este procedimiento se efectuará al documento original y copia si la hay.

Si el medio utilizado es por mensajería, efectué el alistamiento de la correspondencia elaborando la guía de transporte y el embalaje indicado. A la copia del documento adjúntele una etiqueta con el número de guía y la página web de la empresa de correo utilizada. Luego coloque el documento en el escritorio No. 1 para su registro.

La correspondencia despachada por fax o e-mail, la hará un funcionario de la OGD.

Si el medio utilizado es por fax, envíe el documento junto con el formato “transmisión de documentos” debidamente diligenciado. Se deberá verificará la recepción del documento e imprimir el reporte emitido por la máquina de fax. Luego ubique el documento en el escritorio No. 1 para su registro.

Si el medio utilizado es el correo electrónico, diríjase al escritorio No. 2, escanee el documento junto con el formato “transmisión de documentos” debidamente diligenciado y envíe a través de la cuenta [email protected], al correo electrónico del destinatario con copia al remitente del documento. Luego ubique el documento en el escritorio No. 1 para su registro.

Efectué el registro de la correspondencia despachada así: en el computador del escritorio No. 1 siga esta ruta: en escritorio abra la carpeta “OGD”, luego abra la carpeta “registros”, luego la carpeta OGD-año en curso y finalmente abra un archivo en Excel “registro y control de correspondencia despachada”.

Pase a la pestaña siguiente del archivo en Excel llamada “control de entrega” e imprima el formato “Registro y control de correspondencia despachada” con los registros correspondientes a la correspondencia despachada.

mailto:[email protected]


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Entregar la correspondencia que va hacer despachada por mensajería al mensajero de la empresa de correo y haga firmar el formato impreso “Registro y control de correspondencia despachada”.

El funcionario de la OGD que hizo el despacho de correspondencia por fax o e-mail, deberá firmar el formato impreso “Registro y control de correspondencia despachada”.

las copias de los documentos despachados, ubíquelos en el casillero de la oficina remitente para su entrega.

Nota: Deberá existir una adecuada planeación y coordinación de las demás unidades o dependencias de la Universidad, a fin de garantizar por parte de la OGD el cumplimiento oportuno a los diferentes trámites derivados de la naturaleza de esta unidad.

5. INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS La organización de los archivos Institucionales tiene como base el ciclo vital de los documentos, donde la Tabla de Retención Documental (TRD) es el instrumento que nos permitirá gestionar adecuadamente los archivos de gestión, central e histórico. 5.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

5.1.1 Pasos para su elaboración

Se realiza una compilación de la información de la Institución como es la estructura orgánica y las funciones de cada unidad administrativa.

Se efectúa una entrevista con los productores de los documentos de la Institución identificando procedimientos y tramites documentales.

Se hace el levantamiento de la codificación de cada unidad administrativa, basado en el documento “Nomenclatura de las unidades académicas y administrativas” de 2010.

Con base a la información recogida, se hace una propuesta de la conformación de series, subseries y tipos documentales.

El comité de archivo, después de un análisis procede a aprobar la conformación de series y subseries.


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CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE DEFINICION

1.1 Resoluciones de Rectoría

1.2 Resoluciones de Grado

1.3 Resoluciones de Decanatura

2.1 Informes de gestión

2.2 Informes estadísticos

2.3 Informes de control interno

2 2.4 Informes de estados financieros

2.5 Informes de cartera

2.6 Informes presupuestales

2.7 Informes a entes de control

3.1 Comunicados institucionales

3.2 Comunicados de medios masivos

4.1 Actas de consejo

4.2 Actas de comité

4.3 Actas de reunión

4.4 Actas de grado

5.1 Circulares Informativas

5.2 Circulares Normativas5 CIRCULARES

Comunicación escrita de interés común, con el

mismo contenido, dirigida a un grupo de personas

de manera interna o externa.

3 COMUNICADOS

Comunicación escrita de interés común, dirigida a

nivel personal o a un grupo de personas.

4 ACTAS

Documento escrito que contiene lo sucedido o

tratado en una reunión y/o evento.

RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CODIFICADAS

1 RESOLUCIONES

Documento que resuelve o decide disposiciones

institucionales.

INFORMES

Documento que describe o da a conocer datos

precisos sobre alguna actividad, que tiene relación a

un asunto concreto.

SECCIÓN SUBSECCIÓN CODIFICACIÓN

Rectoría R

Secretaría S

Dirección de Planeación DP

Oficina de Gestión Documental OGD

Oficina de Pastoral Universitaria OPU

Oficina de Comunicaciones y Protocolo OCP

Oficina de Registro Académico ORA

Oficina de Asesoría Jurídica OAJ

CODIFICACIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Grafico No. 1

Ejemplo de codificación de las unidades administrativas

Grafico No. 2 Ejemplo de series y subseries

5.1.2 Presentación y explicación del formato. Se elabora una propuesta de TRD por cada unidad administrativa, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada oficina, hasta llegar a la TRD aceptada por cada jefe de oficina.


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Grafico No. 3 Ejemplo de TRD de un programa académico

Los tiempos asignados en la TRD, en las columnas retención y disposición final se comienza a aplicar a aquellos documentos que hayan terminado su trámite.

En la columna CÓDIGO, se escribe el código de la unidad administrativa y el código de la serie o subserie.

En la Columna SERIE, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES, La serie documental se nombra

y se identifica por estar escrita en mayúscula sostenida y en negrilla, la subserie se nombra

y se identifica por estar escrita en letra cursiva y los tipos documentales se nombran y se

identifican por un asterisco (*).

La columna RETENCIÓN, está dividida en dos subcolumnas: AG (archivo de gestión) y AC

(archivo central), aquí se consigna en años, el tiempo de permanencia de los documentos

en cada fase del archivo.

La columna DISPOSICIÓN FINAL, está dividida en cuatro subcolumnas: CT (conservación

total), S (selección), M/D (microfilmación o digitalización) y E (eliminación), aquí se elige y

AG AC CT S M/D E

FCE-AN.2 INFORMES

FCE-AN.2.1 Informes de gestión 2 5 X

FCE-AN.3 COMUNICADOS

FCE-AN.3.1 Comunicados Institucionales 2 X

FCE-AN.4 ACTAS

FCE-AN.4.2 Actas de comité 2 5 X X

FCE-AN.7 EVENTOS 2 5 X X

* Programación

* Informes

* Registros fotográficos y fílmicos

FCE-AN.8 PLANES

FCE-AN.8.2 Plan de acción 2 5 X

* Informes

FCE-AN.8.3 Plan de mejoramiento 2 5 X

* Informes

Cumpliendo con su proceso de análisis y evaluación,

pueden eliminarse.

En las actas de comité, se encuentran decisiones de

máxima importancia, la historia del programa, su desarrollo

y evaluación curricular.

Se procede a seleccionar los eventos y tipos documentales

más significativos para dárseles CT y se guardarán en

medio magnético.


pueden eliminarse.


pueden eliminarse.


pueden eliminarse.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Programa Académico de Administración de Negocios

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE y TIPOS

DOCUMENTALES

Retención Disposición final PROCEDIMIENTO

Aprobado por:

Cargo:

Firma:

Cargo:

Firma:

AG= Archivo de gestión AC= Archivo central CT= Conservación Total S= Selección M/D= Microfilmación o Digitalización E= Eliminación

Elaborado por:


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se marca con una X la disposición final de los documentos que han cumplido su tiempo de

permanencia en el Archivo Central.

En la columna PROCEDIMIENTO se fundamenta la decisión tomada en la columna

disposición final.

Nota: Los documentos de apoyo, se omiten en la TRD porque son documentos transitorios que aunque importantes solo sirven de apoyo para cumplir la función de la unidad administrativa, estos pueden conservarse en el expediente por un lapso de dos (2) periodos académicos en el archivo de gestión y luego proceder a eliminarse. 5.2 METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 5.2.1 Clasificación. De acuerdo al principio de procedencia, clasifique o separe los documentos producidos por su propia oficina de aquellos producidos por otra unidad administrativa o Institución. Estos documentos deben reflejar las series o subseries documentales de la TRD de su oficina. 5.2.2 Marcación de unidades de conservación. Marque las carpetas o cajas de archivo provistas por la Universidad identificando en ellas el Fondo, sección y/o subsección, y los datos registrados en la TRD de la oficina como el código, serie y/o subseries.

Grafico No. 4 Ejemplo de marcación de carpetas

Código de serie Nombre de serie Fechas extremas

Folios

Universidad de San Buenaventura

Cali

Sección Subsección


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5.2.3 Organización de documentos. Después de marcar las carpetas, organice los documentos aplicando el principio de orden original y ordene de acuerdo a las características de la serie o subserie, que puede ser en orden alfabético o cronológico. Si aplica, elabore en la primera hoja de la carpeta un índice. Luego organice las carpetas en los archivadores y proceda a hacer una descripción en la cara externa de los archivadores de tal manera que quede identificado su contenido. 5.2.4 Selección y eliminación de documentos. Seleccione aquellos documentos que no están en la TRD, estos documentos son transitorios o de apoyo, una vez hayan perdido su utilidad o vigencia, pueden conserve en el expediente por un lapso de dos (2) periodos académicos y luego proceda a eliminarlos. 5.3 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

5.3.1 Valoración documental. Antes de efectuar una transferencia documental, verifique, clasifique y organice la documentación a entregar basado en el punto 5.2. 5.3.2 Foliación

Antes de empezar la foliación, los documentos de cada carpeta deben estar debidamente ordenados.

A los documentos de cada carpeta, empiece a asignar un número consecutivo desde uno (1) a todas las hojas escritas, en la parte superior derecha a lápiz. No se incluye la hoja del índice.

Cada carpeta debe contener 150 folios, si llegara a sobrepasar esa cantidad utilice otra carpeta con la misma marcación siendo la foliación continua de la primera carpeta.

Cuando existan documentos en diferente soporte, realice una referencia cruzada.

Después de efectuar la foliación, en el área de marcación de las carpetas registre las fechas extremas y los folios.

5.3.3 Alistamiento y entrega

Tenga en cuenta la fecha del cronograma para las transferencias documentales elaborado por la Oficina de Gestión Documental.


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Al momento de entrega, aliste las carpetas en el orden que aparecen en la TRD.

Elabore el formato de inventario documental PA.05.GT.F03

Grafico No. 5

Formato de Inventario Documental

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ley 594 de 14 de julio de 2000 – Ley General de Archivos

Acuerdo No. 038 de 2002- Archivo General de la Nación

Acuerdo 042 de 2002- Archivo General de la Nación

Acuerdo 060 de 2001- Archivo general de la Nación

Nomenclatura de las unidades académicas y administrativas 2010

Manual de archivo de gestión, con base en las Tablas de Retención Documental (TRD), Centro de Administración Documental USB Cali, Febrero 02 de2009.


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7. CONSIDERACIONES GENERALES

Identifique y socialice la codificación de las series y/o subseries asignadas a su oficina entre las personas que laboran en ella.

Integre cada documento en su respectiva unidad de conservación desde el primer momento.

Se debe evitar la extracción de documentos de las unidades de conservación sin realizar un control de salida, deje en su lugar un formato AFUERA, haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan su posterior recuperación.

Grafico No. 6

Formato AFUERA

Si considera que debe quitarse o anexarse una serie o subserie, por favor informarlo a la OGD para su respectivo análisis.

Formato AFUERA

Oficina solicitante

____________________

Elaboró: Peter Nelson Duque Camayo Cargo: Auxiliar de Gestión Documental Fecha: 30/JUL/2012

Firma:

Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 01/AGO/2012 Firma:

Aprobó: Peter Nelson Duque Camayo Cargo: Auxiliar de Gestión Documental Fecha: 02/AGO/2012 Firma:

fecha de aprobación: código: pa.05.gtapolox.usbcali.edu.co/archivosweb/pdfs/sig/... · conjunto...

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