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MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DE CURSOS Y EVALUACIONES ACADÉMICAS ESPECIALES

Fecha de Aprobación: 02/JUN/2011 Código: PM.01.DC.P06 Versión: 1.1

PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE CURSOS Y EVALUACIONES ACADÉMICAS ESPECIALES

Código: PM.01.DC.P06 Proceso: DOCENCIA

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable

1.0 29/MAR/2011 Versión Inicial Vicerrector Académico

1.1 02/JUN/2011

Inclusión de tarea relacionada con la diligenciamiento del formato de autorización para pago de evaluaciones académicas especiales

Vicerrector Académico


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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para programar y gestionar evaluaciones académicas distintas a las programadas en los programas analíticos de los cursos, según lo establecido en el reglamento estudiantil de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali.

2. ALCANCE

Aplica para la programación y desarrollo de todas las evaluaciones académicas especiales tales como supletorios, habilitaciones, validaciones, suficiencias, nivelaciones, cursos paralelos y cursos de verano que se realizan en la Universidad de San Buenaventura Seccional Cali.

3. DEFINICIONES

CURSO DE VERANO. Programación académica intersemestral, que permite a estudiantes nivelar o adelantar cursos de su plan de estudios. CURSO PARALELO. Programación académica adicional y simultánea con la programación normal de un periodo académico, que permite a estudiantes nivelar o adelantar cursos de su plan de estudios. EXAMEN DE HABILITACIÓN. Es aquella prueba evaluativa que se le hace a un estudiante que obtuvo como nota final en un curso una calificación entre 2.7 y 2.9. EXAMEN DE NIVELACION. Prueba oral y escrita que realiza el Centro de Idiomas a los estudiantes nuevos que ingresan a la Universidad de San Buenaventura- Cali, con el fin de identificar el nivel de inglés que posee el estudiante y así ubicarlo en el curso indicado, este examen se realiza de forma voluntaria por el estudiante. EXAMEN DE VALIDACION. Es la prueba que se realiza a aquellos estudiantes que por transferencia interna o externa solicitan reconocimiento de asignaturas ya cursadas y aprobadas en otro programa de estudios y que no cumplen, para el programa al cual se transfiere con los requisitos de: objetivos de formación, programas analíticos, intensidad horaria o profundidad temática .


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Las pruebas de validación también Pueden ser aplicadas para los cursos que por modificación curricular se retiran de un plan de estudios y que en su momento el estudiante hubiera reprobado y quedó con la obligación de repetirlo. EXAMEN DE SUFICIENCIA. Prueba evaluativa que se realiza a un estudiante para comprobar si tiene conocimientos suficientes En un curso que no ha tomado, que forma parte de su plan de estudios y para el cual él considera que se encuentra preparado EXAMEN SUPLETORIO. Prueba evaluativa que se le hace al estudiante cuando por fuerza mayor o por caso fortuito dejo de presentar alguna prueba parcial o final y, en comunicación escrita a la Decanatura, solicita se le autorice practicarla. PREMATRICULA. Registro de asignaturas que el sistema de información de la Universidad carga previamente a un estudiante de acuerdo con su plan de estudios; ésta es susceptible de modificaciones en las fechas de adiciones y cancelaciones. TRANSFERENCIA EXTERNA. Es la solicitud de ingreso que hace el aspirante para continuar estudios cursados y aprobados en otra institución del Sistema de Educación Superior Colombiano o en universidades extranjeras debidamente reconocidas.

4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO

Director de Programa, Directores de Unidades Académicas


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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE

FLUJO RESPONSABLE

Inicio

1. Recibir solicitudes de aplicación de evaluaciones académicas especiales

1.1 Recibir la solicitud del estudiante.

Director de Programa o

Unidad Académica

1.2 Clasificar las solicitudes según el tipo de evaluación especial solicitada. (PCC)

2. Programar la realización de los cursos de verano

2.1 Determinar si la solicitud corresponde a un curso de verano


Unidad Académica

2.2 Revisar si se cumple con el número mínimo de estudiantes para abrir el curso (PCC)

2.3 Reportar la apertura del curso de verano a la oficina de Registro Académico para programarlo en el sistema

2.4 Generar inscripción de estudiantes a realizar curso de verano

2.5 Enviar relación de estudiantes inscritos al curso de verano a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Talento Humano y Registro Académico

2.6 Verificar que los estudiantes hayan realizado el pago de los derechos correspondientes al curso

2.7 Informar a los estudiantes el incumplimiento del requisito de pago del curso

1

Fin

3.1 No

Si

Si

No

No

Si


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FLUJO RESPONSABLE

2. Programar la realización de los cursos de verano

2.8 Enviar a Registro Académico la relación de estudiantes a realizar curso de verano


Unidad Académica

2.9 Enviar a Vicerrectoría administrativa y financiera la información del curso de verano programado

2.10 Desarrollar el curso de verano con los estudiantes que cumplieron los requisitos

3. Programar la realización de examen de nivelación

3.1 Determinar si la solicitud corresponde a examen de nivelación

Director Centro de Idiomas

3.2 Ingresar la información de estudiantes de primer semestre o de transferencia externa que solicitan la nivelación en los reportes estadísticos

3.3 Asignar dentro del calendario establecido la fecha que le corresponde al estudiante realizar el examen escrito en las salas de informática.

3.4 Asignar dentro del calendario establecido la fecha al estudiante para que realice el examen oral.

3.5. Consolidar los resultados de la prueba

1

2

4.1 2.1

No

Fin


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FLUJO RESPONSABLE

3. Programar la realización de examen de nivelación

3.6 Remitir los resultados a Registro Académico.

Director Centro

de Idiomas

4. Programar la realización de examen de habilitación

4.1 Determinar si la solicitud corresponde a un examen de habilitación.


Unidad Académica

4.2 Determinar si el estudiante que desea habilitar un curso lo puede hacer de acuerdo con el listado previo enviado por Registro Académico. (PCC)

4.3 Informar al estudiantes la negativa a su solicitud

4.4 Programar las fechas de habilitación dentro del calendario establecido Institucionalmente

4.5 Informar al estudiantes los requisitos o trámites para el pago de los derechos correspondientes a la habilitación

Secretaria del Programa

4.6 Verificar si el estudiante realizó el pago de la habilitación.

4.7 Informar al estudiante el incumplimiento del requisito de pago

4.8 Realizar el examen de habilitación.

Docente

2

3

Fin

Si

5.1 No

Si

No

No

Si

3.1

Fin


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FLUJO RESPONSABLE

4. Programar la realización de examen de habilitación

4.9 Diligenciar formato con las notas de habilitación de los estudiantes.

Docente

4.10 Enviar a registro académico la copia del recibo de pago


Unidad Académica

4.11 Enviar a Vicerrectoría Administrativa y Financiera el original del recibo de pago

4.12 Informar al estudiante la nota definitiva.

Docente

4.13 Registrar nota de habilitación en el SIDIU.

Auxiliar de Registro

Académico

4.14 Guardar los listados con resultados de las habilitaciones, por un periodo no inferior a 30 días.

Secretaria del programa

5. Programar la realización de examen supletorio

5.1 Determinar si la solicitud corresponde a un examen supletorio.


Unidad Académica

5.2 Determinar de acuerdo con los motivos expuestos en la carta si se programa examen supletorio

5.3 Informar al estudiante la negativa a su solicitud

3

4

Fin

6.1

Si

No

No

Si

4.1

Fin


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FLUJO RESPONSABLE

5. Programar la realización de examen supletorio

5.4 Diligenciar y entregar al estudiante el FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA PAGO DE EVALUACIONES ACADÉMICAS Código PM.01.DC.F02


Unidad Académica 5.5 Verificar si el estudiante realizó pago de los derechos para el examen supletorio.

5.6 Programar fecha, hora y lugar de la prueba supletoria.

5.7 Realizar la prueba supletoria.

Docente 5.8 Diligenciar formato de reporte de notas

5.9 Consolidar notas y enviar a registro académico


Unidad Académica

5.10 Informar al estudiante los resultados del examen

Docente

5.11 Registrar nota de examen supletorio en el SIDIU.

Auxiliar de Registro

Académico

6. Programar la realización de examen de suficiencia

6.1 Determinar si la solicitud corresponde a examen de suficiencia.


Unidad Académica

6.2 Estudiar solicitud enviada por el estudiante para presentar el examen de suficiencia.

6.3 Determinar si el curso a evaluar a través de suficiencia fue reprobada por el estudiante

6.4 Informar al estudiante la negativa de su solicitud explicando los motivos

4

5

Fin

Si

No

7.1

Si

No

5.1

No

Si

Fin

Fin


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FLUJO RESPONSABLE


6.5 Diligenciar y entregar al estudiante el FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA PAGO DE EVALUACIONES ACADÉMICAS Código PM.01.DC.F02


Unidad Académica

6.6 Programar las fechas de suficiencias dentro del calendario establecido Institucionalmente.

6.7 Verificar que el estudiante haya realizado el pago de los derechos del examen de suficiencia.

6.8 Realizar las 3 pruebas evaluativas correspondientes al examen de suficiencias.

Docente 6.9 Diligenciar el reporte de resultados de suficiencia.

6.10 Informar al estudiante el resultado del examen de suficiencia

6.11 Enviar a la oficina de Registro Académico las notas del examen con la copia del recibo de pago cancelado


Unidad Académica

6.12 Registrar nota de examen de suficiencia en el SIDIU.

Auxiliar de Registro y

Control

5

6

Fin

No

Si


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FLUJO RESPONSABLE


6.13 Enviar a Vicerrectoría Administrativa y Financiera el original del recibo de pago y la copia de las notas del examen.


Unidad Académica

7. Programar la realización de examen de validación

7.1 Determinar si la solicitud corresponde a un examen de validación.


Unidad Académica

7.2 Revisar los cursos que el estudiante va a validar.

7.3 Diligenciar y entregar al estudiante el FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA PAGO DE EVALUACIONES ACADÉMICAS Código PM.01.DC.F02 relacionando los cursos que se autorizan a validar


Unidad Académica

7.4 Programar fecha hora y lugar de pruebas de validación.

7.5 Determinar si el estudiante realizó el pago de los derechos para la validación, revisando el comprobante de pago

7.6 Aplicar las pruebas de validación del curso docente

Docente

7.7 Diligenciar el formato de reporte de validación.

7.8 Enviar a la oficina de Registro Académico la copia del recibo de pago y el original de la notas del examen.


Unidad Académica

6

7

Fin

SI

No

No 6.1 8.1

Fin


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FLUJO RESPONSABLE

7. Programar la realización de examen de validación

7.9 Enviar Vicerrectoría Administrativa y Financiera el original del recibo de pago y la copia de la nota del examen


Unidad Académica

8. Programar la realización de curso paralelo

8.1 Revisar si la solicitud es por curso paralelo.


Unidad Académica

8.2 Revisar si los solicitantes alcanzan el número mínimo de estudiantes requeridos para programación de curso paralelo. (PCC)

8.3 Informar a los estudiantes la no apertura del curso

8.4 Enviar pre-matricula a Vicerrectoría Administrativa y Financiera y a Talento Humano con los estudiantes del curso. Y el docente asignado


Unidad Académica

8.5 Verificar si los estudiantes realizaron el pago de los derechos del curso paralelo

8.6 Informar a los estudiantes el incumplimiento del requisito de pago

8.7 Enviar a Registro Académico la copia del recibo de pago y el original de asignación de materias.

8.8 Enviar a Vicerrectoría Administrativa el original del recibo de pago y la copia de la asignación de materias.

7

8

SI

No

Fin

No

SI

Fin No

SI

7.1

Fin


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FLUJO RESPONSABLE

8. Programar la realización de curso paralelo

8.9 Programar horarios del curso paralelo e informarlo los estudiantes que cumplieron los requisitos


Unidad Académica

8.10 Realizar las evaluaciones programadas y diligenciar los formatos respectivos

Docente

9 Realizar seguimiento al procedimiento de programación de cursos y evaluaciones académicas especiales

9.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento


Unidad Académica

9.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento

10. Realizar ajustes al procedimiento

10.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento

Vicerrector Académico

10.2 Realizar ajustes al procedimiento

Fin

Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 01/JUN/2011 Firma:

Elaboró: Juan Sebastián Duque Jaramillo Cargo: Secretario Académico Fecha: 01/JUN/2011 Firma:

Aprobó: Juan Carlos Flórez Buriticá Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 02/JUN/2011 Firma:

8

SI

No

procedimiento de programaciÓn de cursos y...

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