INTRODUCCION

Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir

para lograr la excelencia, dentro de los cuales está la integración corporativa, la

estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que

permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.

Las empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde

se conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las

partes que la integran es necesario que dentro de una organización se deben

establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas

adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una organización.

Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo

fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso

adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el

establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de

determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva

toma de decisiones.

El IUTIRLA es un instituto universitario que persigue activamente la

excelencia académica para dar satisfacción a sus estudiantes, profesores,

representantes, empleados y comunidad mediante diversas actividades de corte

investigativo, administrativo de desarrollo, bienestar estudiantil y de servicios en

general , la administración de una empresa es la que define su éxito o fracaso, es

por eso que se debe aprovechar al máximo las instrucciones que se dan en la

carrera como estudiantes para que a la hora de ejercer como profesionales tengan

un óptimo desempeño.

El Departamento de Administración del IUTIRLA es el encargado de la

realización de todos los pagos que como institución presente, como el pago a

servicios (agua, luz, teléfono), compra de materiales (artículos de oficina,

repuestos), pago a los empleados por medio de nóminas las cuales se realizan

quincenal y mensualmente en caso del pago de personal administrativo y docente,

además de las nominas de personal contratado, y de seminarios.

Ahora bien, en el desarrollo de las pasantías se realizaron diversas

actividades como lo son: liquidaciones, pagos de nominas, cálculos de bono

nocturno, BANAVIH, el cierre de puntos de venta, administración de caja chica, el

control de caja de ahorro, cotizaciones, oficios entre otras actividades

competentes al área de administración de el IUTIRLA.

Partiendo de lo anteriormente descrito, se ha decidido realizar este informe

con la finalidad de analizar los procedimientos administrativos aplicados en el

Departamento de Administración del Instituto de Tecnología Industrial “Rodolfo

Loero de Arismendi (IUTIRLA), en la ciudad de Maturín estado Monagas.

El informe consta de las siguientes partes:

- Identificación de la Organización: Abarca el nombre, ubicación y reseña

histórica de la organización; Actividad e importancia en el contexto

económico-social: misión, visión de la organización, entre otros.

- Materia de la pasantía: Comprende el planteamiento del problema, el

objetivo general, específicos; limitaciones; actividades desarrolladas y

los aportes realizados a la empresa.

- Conclusiones, Recomendaciones, Glosario de términos, referencias

bibliográficas y anexos.

IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN.

El Instituto Universitario de Tecnología Industrial Rodolfo Loero Arismendi

(IUTIRLA), está ubicada en la calle Bermúdez Edif. IUTIRLA. Maturín, Edo,

Monagas.

Reseña Histórica.

El 26 de octubre de 1943 el presidente Isaías Medina Angarita, inaugura

oficialmente la Escuela de Química Industrial de Caracas. El entonces Arzobispo

de Caracas, Monseñor Felipe Rincón González bendijo la nueva sede.

Al frente de esta poderosa y exigente empresa se colocó al Dr. Rodolfo

Loero Arismendi, connotado educador y científico, con la decidida y valiosa

colaboración de la Cámara de Industriales de Caracas. Por lo tanto, su

estructuración y plan de estudios se basó en las normas que regían en tres de las

más destacadas instituciones de los EE UU en Ingeniería Química: la Universidad

de Columbia, el Pratt Institute de Brooklyn y el Instituto Tecnológico de

Massachussets. La tarea y finalidad no era enseñar por enseñar.

Era una escuela sui generis, única en su tipo en ese momento, ya que para

ingresar se requería ser bachiller en ciencias; los estudios se hacían en cuatro

años, egresando con el título de Químico Industrial, es decir, el egresado no era ni

licenciado, ni técnico, pero su nivel académico era reconocido por instituciones de

educación superior para hacer postgrados, como en efecto hicieron muchos

profesionales formados en ella.

También, el plan de becas Gran Mariscal de Ayacucho, establecía como

prioridad los estudios de Química Industrial en el país para continuar la

especialización en el exterior.

Además, es importante señalar que durante los primeros quince años de

gestión educativa, esta escuela fue completamente gratuita, auspiciada y

financiada por los Ministerios de Educación y Fomento, las empresas petroleras

Shell de Venezuela, Creole Petroleum Co. y BP Mobil.

El 12 de diciembre de 1978, mediante Decreto Presidencial No. 2971, fue

creado el Instituto Universitario de Tecnología Industrial "Rodolfo Loero

Arismendi", IUTIRLA; sustituyendo a la antigua Escuela de

Química Industrial, que en sus comienzos funcionó en la esquina de Mijares y

luego, por varios años, en la Av. Bogotá de Los Caobos.

La ampliación de planes de estudio y la creación de nuevas carreras, exigió

instalaciones más modernas y adecuadas, acordes con los avances de la

enseñanza.

Con el correr de los años, el instituto estableció, además de su sede

principal en la Av. Caurimare, Colinas de Bello Monte, cuatro sedes en Caracas y

Extensiones en las principales ciudades del país.

Hoy, a través del tiempo, el IUTIRLA continúa en el primer lugar como

institución educativa, ofreciendo carreras técnicas que responden a las exigencias

inmediatas del mercado laboral, formando los recursos humanos que se requieren

en las áreas prioritarias para el avance y desarrollo del país.

Actividad e importancia en el contexto económico-social.El Instituto Universitario de Tecnología Industrial "Rodolfo Loero Arismendi",

IUTIRLA; es una institución privada al servicio de la educación superior de

Venezuela, especializada en formar Técnicos Superiores Universitarios en

diversas carreras. El IUTIRLA tuvo su origen en 1943 como la Escuela de Química

Industrial y al pasar del tiempo se ha convertido en una organización moderna y

actualizada, con la finalidad de dotar al país de profesionales capaces de enfrentar

exitosamente las exigencias del mercado laboral, apoyándose para ello, en

recursos de nuevas tecnologías, desarrolladas a nivel mundial.

El IUTIRLA le brinda la posibilidad de estudio a un gran número de

personas preocupadas en superarse y mejorar su calidad de vida, ya que se

encuentra distribuido por todo el territorio nacional y además ofrece el costo de

una matrícula al alcance del poder adquisitivo de la población.

VisiónSuperar con excelencia académica y vocación de servicio, las expectativas

de nuestros estudiantes, representantes, empleados y comunidad en las próximas

décadas.

Misión.

El Instituto Universitario de Tecnología Industrial "Rodolfo Loero Arismendi",

persigue activamente la excelencia académica para la formación de Técnicos

Superiores Universitarios que satisfagan los requerimientos del mercado laboral.

Sustentándose en la calidad de sus recursos humanos, en la estrategia de bajos

costos de matrícula, así como la mayor calidad de sus servicios.

Además de ofrecer soluciones a las expectativas de los estudiantes,

profesores, representantes, empleados y comunidad. Ello mediante la actividad

académica, de extensión, de investigación, administrativa, y de desarrollo y

bienestar estudiantil.

Estructura Organizativa.

DIRECTOR

Control de estudio Coordinación. Coordinación Coordinación Coordinación

De especialidades Administrativa de Pasantía de Extensión

Laboratorios

INFORMATICA

QUIMICA

Fuente: Suministrado por el IUTIRLA-Maturín, Año 2012

Departamento del Departamento de Administración.

El departamento de Administración está compuesto por, el Administrador,

el Asistente Administrativo y el Departamento de Recursos Humanos.

Entre las funciones realizadas por el departamento de Administración

encontramos: La elaboración de nominas; control de la salida y entrada del dinero

por medio del cierre de puntos de venta y el control de la caja chica; los pagos por

medio de cheques y envío de remesas son parte de las asignaciones del asistente

administrativo, y el pago de Banavih y todo los requisitos a pagar que dicta la ley

son tareas del departamento de Recursos Humanos.

Objetivos e importancia del departamentoEl objetivo primordial del departamento de Administración del Instituto

Universitario de Tecnología Industrial “Rodolfo Loero Arismendi” IUTIRLA, es

coordinar de manera adecuada la situación financiera dentro de la institución,

ejecutando medidas administrativas, que les permita lograr con éxito sus

actividades.

Es importante destacar que este departamento, se encarga del control de

entrada y salida de dinero, supervisando así los puntos de venta y depósitos que

realizan los estudiantes, además de efectuar los pagos por medio de cheques de

todas las deudas que tenga la institución, como servicios públicos, y compra de

material, además de realizar las nominas de los empleados del IUTIRLA las cuales

se enviaran al Departamento de Administración Nacional el cual depositará la

cantidad de dinero necesaria para efectuar los pagos.

Estructura Organizativa del Departamento de Administración.

Coordinación

Administrativa

Recursos Asistente

Humanos Administrativo

Fuente: Suministrado por el IUTIRLA-Maturín, Año 2012

MATERIA DE LA PASANTIA.

Planteamiento del Problema.

Los procedimientos administrativos y contables son la base fundamental

para la eficiencia y efectividad de las actividades comerciales de cualquier

organización, para funcionar de forma competitiva y alcanzar los objetivos

deseados con satisfacción. Siempre y cuando, el personal con que cuenta la

empresa logre entenderlos y aplicarlos de la manera que estos exigen ser

utilizados.

La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos

por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la

planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades

realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales

objetivos de la manera más adecuada a la situación. La administración comprende

diversos elementos para su ejecución es necesario establecer procedimientos

mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas

determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie

de normativas y controles que permiten regular sus acciones.

La mayoría de este tipo de organizaciones como es el IUTIRLA están

constituidas por varios departamentos, entre ellos el departamento de

administración, encargado de la administración de la nómina, pago de servicios

públicos, manejo de caja chica, elaboración de comprobantes de pagos, entre

otros; los cuales cumple una fase indiscutiblemente importante debido a su

incidencia en el buen funcionamiento de la empresa.

Es por ello que se pretende analizar los procedimiento administrativos que

se practican dentro del Departamento de Administración del IUTIRLA, extensión

Maturín, con el fin de conocer en qué estado se encuentran los equipos, si el

personal que labora dentro de la misma está conforme con su área de trabajo y si

los sistemas utilizados para el manejo de información son los adecuados.

Objetivos.

General.

Analizar los procedimientos administrativos aplicados en el Departamento

de Administración del Instituto de Tecnología Industrial “Rodolfo Loero de

Arismendi (IUTIRLA). Maturín, Edo, Monagas. Año 2012.

Específicos.

Conocer como está formada el Departamento de Administración.

Analizar el estado de los equipos del área de trabajo

Describir los problemas que persisten en los equipos usados en el

Departamento.

Conocer los sistemas con los que trabaja el Departamento de Administración.

Desarrollar las Actividades en el Departamento de Administración.

Limitaciones.

Existe un limitante muy importante como los equipos obsoletos que se

utilizan dentro del Departamento, porque esto no permite que se agilicen los

procesos diarios que se aplican en los mismos; los sistemas que se utilizan no son

los adecuados para ingresar los datos que desean almacenar y manejar. Además,

el espacio de trabajo es muy limitado para el personal que labora en el

Departamento.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS.ACTIVIDADES REALIZADAS

SEMANAS1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Proceso

de Inducción

Realización

de Nominas

Descuento de

Caja de Ahorro

Cálculo de

Prestaciones

Cierre de

Punto de Venta

Relación de

Caja Chica

Actualización

De Datos

Conclusiones y

recomendaciones

Elaboración de nóminas: Los pagos en el departamento de administración se realizan por medio de

nominas, las cuales se realizan por medio de los siguientes pasos:

1) Se recopila la información necesaria para la elaboración de la

nomina estos son, los créditos y cuotas acordadas a pagar en los

prestamos adquiridos a la caja de ahorro por parte de los docentes y

personal administrativo, los cálculos de bono nocturno, la cantidad

de horas trabajadas, inasistencias, etc.

2) Entrar en el sistema de Saint administrativo utilizado para la

elaboración de dicha nomina.

3) Introducir todos los datos necesarios en sistema, como las horas

trabajadas, el valor hora a pagar, descuentos para la caja de ahorro,

etc.

4) Revisión de los montos de la nomina en sistema, para detectar

cualquier irregularidad para luego imprimir dicha nomina.

Descuentos de caja de ahorro: La caja de ahorro es un beneficio de créditos que la institución brinda a sus

trabajadores, el control de estos créditos está a cargo del CAPSODEAO el cual

envía una planilla en donde se registran los empleados que han adquirido créditos

y las cuotas a pagar. Los pasos para su descuento son los siguientes:

1) Pedir al CAPSODEAO la información sobre todos los préstamos

adquiridos por parte del personal de la institución y las cuotas

acordadas a pagar.

2) Entrar al sistema de Saint administrativa para realizar el descuento.

3) Una vez en sistema seleccionar el tipo de nomina donde haremos el

descuento (Administrativa, Docente) luego iremos a la opción de

integrantes para insertar el crédito obtenido y las cuotas acordadas a

pagar para hacer el descuento mensual.

4) Confirmar los cambios efectuados en sistema, esto lo hacemos para

que en el momento de abrir nomina para imprimirla ya estén todos

los descuentos y no se pierda la información.

Cálculo de Prestaciones:Las prestaciones sociales se realizan con el fin de llevar un control de los

sueldos que gano un empleado en su tiempo laborando en la institución, este

cálculo se realiza al momento en que un empleado renuncia, o solicita un anticipo

de sus prestaciones sociales, actualmente este cálculo se realiza de forma

sistematizada por medio de un programa Saint. Los pasos a seguir son los

siguientes:

1) Entrar al sistema de Saint administrativo.

2) Buscar el integrante (Docente o Administrativo) al que haremos el

cálculo de prestaciones.

3) Verificar Cualquier anomalía en sistema como sueldos de años

anteriores, y en los acumulados generales. Además de verificar que

las formulas de cálculo estén correctas.

4) Proceder a la impresión de el cálculo del integrante

Cierre de Puntos de Venta: Dentro del departamento de Administración se encuentran unos puntos de

venta en los cuales el alumnado de la institución puede realizar sus pagos

directamente en la institución, al finalizar la jornada laboral se realiza el cierre de

puntos de venta de acuerdo a estos pasos:

1) Recopilar todos los cierres de punto en el área de canjeo.

2) Organizar los Recibos por fecha y lote.

3) Llenar el formato en EXCEL para el cierre de punto, colocando la

fecha del recibo, el lote y la cantidad.

4) Imprimir 3 hojas de cada página del formato.

Relación de Caja Chica:

La caja chica con la que cuenta el departamento de Administración es de

un máximo de50 bs diarios y 500 bs Mensuales, una vez efectuado un pago por

medio de caja chica se debe exigir la factura que le de validez para mensualmente

elaborar la relación de caja chica para ello debemos:

1) Recopilar todas las facturas diarias de los meses en los que se

realizara el control.

2) Organizar las facturas por fecha y mes.

3) Sumar cada lote de Facturas por mes.

4) Anexar los totales de las facturas en los egresos del mes

correspondiente.

Actualización de Datos: Mensualmente debemos actualizar la base de datos del Saint administrativo

con el cual trabaja el departamento de Administración, entre esos datos tomamos

en cuenta, números telefónicos, direcciones, y la revisión de sus sueldos d cada

mes en los años trabajados. Para ello debemos:

1) Entrar al sistema de Saint administrativo utilizado en la institución.

2) Ir a la opción de integrantes.

3) Actualizar la información de cada integrante como números de

teléfono y direcciones.

4) Confirmar los cambios efectuados y cerrar el sistema.

APORTES REALIZADOS A LA EMPRESA.La estudiante demostró en el área de pasantías los conocimientos

adquiridos dentro del Instituto, ayudando en las labores diarias al personal

administrativo, con el fin de agilizar el trabajo pendiente y los atrasados por algún

tiempo.

CONCLUSIONES

El Departamento de Administración del IUTIRLA, Extensión Maturín, genera

mucha importancia dentro del instituto, por ser el motor que impulsa a los demás

departamentos a realizar sus funciones correctamente. De allí parte que todos los

procesos esenciales se realicen de forma apta y cabal.

Este departamento está integrado por su Coordinador Administrativo, el

Jefe de Recursos humanos y su asistente administrativo, quienes tienen la

responsabilidad de manejar adecuadamente los recursos financieros y humanos

de manera exitosa.

Sin embargo, los equipos utilizados dentro de este departamento son

demasiado lentos y antiguos para la información que se maneja dentro del mismo.

La garantía de los equipos muestra que debieron ser utilizados por cierto tiempo.

No cuentan con fotocopiadoras, ni escáner, maquinas que son indispensables a la

hora de manejar documentos.

Existe inconformidad por el uso de estos equipos, porque los programas

utilizados no dejan que se realice el trabajo adecuadamente. Aparte, para agilizar

el fotocopiado de documentos y archivos antiguos, no se cuenta con las

herramientas necesarias.

El sistema que se utiliza para ingresar las compras y las ventas del instituto

es el Saint Administrativo.

Pero, a pesar de las escasas herramientas de trabajo, se hizo la tarea

importante de aplicar los conocimientos, de ayudar al personal que labora en sus

actividades, para así crear un ambiente de trabajo armonioso y eficiente.

RECOMENDACIONES

De lo anteriormente descrito, se hacen las siguientes recomendaciones:

- Actualizar los procedimientos administrativos, para la buena aplicación

de las leyes y beneficios correspondientes a los trabajadores, además

deben ser avanzados en tecnología para estar a la vanguardia con

respecto a otras instituciones.

- Renovar el sistema operativo de la computadora en la que se realizan

las nóminas, más reciente como por ejemplo Windows 7, y renovar el

Saint administrativo para ser utilizado con ese sistema operativo.

- Mejorar los canales telefónicos, para tener mejor comunicación entre los

estudiantes y la administración, y la administración con los jefes

superiores.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Banavih: Es una Institución con autonomía funcional y financiera, con personalidad

jurídica, adscrita al Ministerio de Vivienda y Hábitat, con una estructura

especializada, apoyada en una gestión de recursos humanos y tecnológicos con

altos estándares de calidad y ética profesional.

(http://190.9.129.22/institucion/quienes_somos.php)

Caja chica: Es un fondo que la empresa emplea, para los gastos menores de la

empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.

(http://contabilidaddmary.blogspot.com/2008/05/la-caja-chica.html).

Caja de ahorros: Es una entidad de crédito similar a un banco. Sólo se diferencian por su

carácter legislativo. Los bancos son sociedades anónimas, mientras que las cajas

de ahorro se rigen por la ley de sociedades limitadas de carácter fundacional,

motivo por el que deben destinar, una parte de sus dividendos a fines sociales o

tienen representación gubernamental en su seno, aunque no por ello dejan de ser

privadas. (http://es.wikipedia.org/wiki/Caja_de_ahorros)

Factura: Se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de

un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado

tributario receptor (el comprador). La factura correctamente cumplimentada es el

único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto

(IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o

tickets. (http://es.wikipedia.org/wiki/Factura)

Liquidación: De las prestaciones sociales es aquella indemnización que debe cancelarse

a un trabajador como compensación por sus años de servicio al término de la

relación laboral, esta compensación es en realidad la acumulación a través del

tiempo de ciertos beneficios económicos establecidos en la ley tales como la

antigüedad, las vacaciones, los bonos y el preaviso.

(http://www.venelogia.com/archivos/3072/).

Nómina: La preparación de cheques de nómina constituye una función

generalmente, actualizando los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de

trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y datos relacionados con

el personal. (http://es.wikipedia.org/wiki/Nómina).

Punto de Venta: Es un sistema compuesto por software y hardware, creado especialmente

para agilizar los procesos relacionados con ventas y atención al público.

(http://www.mbcestore.com.mx/punto-de-venta/)

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

AGUIRRE, A. (1.992) Fundamentos de economía y administración de empresas.

Ed. Pirámide, Madrid-España.

DOLAN, S. y Otros. (1.999). La Gestión de los Recursos Humanos. ED.: Mc-Graw.

Madrid - España.

KAST, F. y ROSENZWEIG, J. (1988). Administración en las Organizaciones. ED.:

McGraw-Hill Interamericana, S.A. México DF-México.

NEUMER, J.(1.993).Contabilidad de Costos, Ed. Histoamerican, México.

POLIMENI, R.(1.995) Contabilidad de Costos, Ed. McGraw-Hill, España.

STONER, J. (1.984). Administración. Quinta Edición, ED. Prentice – Hall

Hispanoamericana S.A. Naucalpan de Juárez – México.