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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:

•Carátula

•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.

•Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-20 (OR-DEDC-A2).

•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA

Centros de Integración Juvenil, A.C.

FEBRERO 2017

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

Centros de Integración Juvenil, A.C.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN CIENTIFICA

CÓDIGO: OR-DEDC-A2

ÍNDICE

PAG.

INTRODUCCIÓN 1

OBJETIVO 2

REFERENCIAS 2

NOTACIONES 2

UBICACIÓN ESTRUCTURAL 3

ORGANIGRAMA DE PUESTOS 4

FUNCIONES GENERALES 5

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

Jefe/a del Departamento 7

Subjefe/a del Departamento 11

Profesional Ejecutivo/a Servicios Especializados 15

Profesional Ejecutivo/a Biblioteca Especializada en Adicciones 18

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Febrero 2017 Febrero 2017 U:/MODOCIENTI

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento OR-DEDC-A2

Vigencia Febrero 2017 a Febrero 2019

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA

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INTRODUCCIÓN

El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma

ordenada y sistemática información específica del Departamento de Documentación

Científica de Centros de Integración Juvenil, A.C., respecto a su objetivo,

ubicación, estructura interna y funciones.

El Manual de Organización se elaboró con el objeto de ser utilizado como un medio

de orientación para las personas que integran el área y como un instrumento de

capacitación para aquellos que se incorporen al Departamento.

Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal del

Departamento en el desempeño de sus actividades, definiendo en términos

generales, sus respectivos ámbitos funcionales de autoridad y responsabilidad.




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OBJETIVO

Conformar y administrar un acervo especializado con material bibliográfico, hemerográfico y

documental en formato electrónico e impreso, que contenga información técnico-científica

relacionada con el uso de sustancias, con la finalidad de difundirla a través de la Biblioteca

Especializada en Adicciones, en las Bibliotecas Básicas de los Centros de Integración Juvenil,

Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína, Centro de

Capacitación y Biblioteca Virtual en Adicciones; así como mantener el intercambio

permanente de información con organismos afines a nivel nacional e internacional.

REFERENCIAS

Manual de Organización Especifico de Centros de Integración Juvenil, A.C.

DEFINICIONES

CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil

UH: Se refiere a las Unidades de Hospitalización

UTUH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento para Usuarios Heroína.




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UBICACIÓ N ESTRUCTURAL

DIRECCIÓN

GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

ADJUNTA NORMATIVA

DIRECCIÓN DE

INVESTIGACIÓN Y

ENSEÑANZA

SUBDIRECCIÓN DE

CAPACITACIÓN

DEPARTAMENTO DE

CAPACITACIÓN

PRESENCIAL

DEPARTAMENTO DE

CAPACITACIÓN A

DISTANCIA

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA




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ORGANIGRAMA DE PUESTOS

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

SUBJEFE/A DEL DEPARTAMENTO

PROFESIONAL EJECUTIVO SERVICIOS ESPECIALIZADOS

PROFESIONAL EJECUTIVO BIBLIOTECA ESPECIALIZADA

EN ADICCIONES




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FUNCIONES GENERALES

Proponer y participar en la adquisición y sistematización del material bibliográfico, que se

considere relevante para apoyar el quehacer de la Institución, en coordinación con las

diferentes áreas que integran Centros de Integración Juvenil, A.C.

Mejorar la calidad y actualización de la colección de la Biblioteca Especializada en

Adicciones, de las Bibliotecas Básicas y de la Biblioteca Virtual en Adicciones,

descartando documentos obsoletos e incorporando documentación actualizada.

Propiciar la integración y actualización del acervo institucional mediante publicaciones

técnico-científicas, nacionales, internacionales, publicaciones electrónicas y del extranjero,

especializadas en el uso de sustancias y temas relacionados con estos problemas, así como

supervisar la prestación de los servicios de información requeridos por el personal de la

Institución y usuarios externos.

Coordinar y administrar el proyecto de sistematización de los acervos biblio-

hemerográfico y del portal de Biblioteca Virtual en Adicciones, así como de la Biblioteca

Especializada en Adicciones, apoyados en las nuevas tecnologías de información.

Promover y mantener el intercambio de información en materia de uso de sustancias, con

instituciones nacionales y extranjeras, así como establecer convenios de préstamos

interbibliotecarios y realizar búsquedas especificas en otros bancos de datos y medios

remotos, de acuerdo con la normatividad establecida.

Tramitar ante las áreas competentes la adquisición de material bibliográfico y plataformas

de información necesarias para incrementar el acervo central de la Biblioteca

Especializada en Adicciones y el de las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH y UTUH, tanto

de zona metropolitana como foránea, del Centro de Capacitación y de la Biblioteca Virtual

en Adicciones.

Promover y difundir los servicios que proporciona la Institución, mediante la Biblioteca

Virtual en Adicciones y los proyectos de enseñanza, a través de la participación en eventos

académicos, eventos de salud y ferias del libro.

Planear, coordinar y supervisar la capacitación a usuarios internos y externos en el uso y

aprovechamiento del Portal de Biblioteca Virtual en Adicciones.




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Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite del Departamento, con

base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con

la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitadas por la ciudadanía, que le

requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información.

Identificar, administrar y evaluar en forma permanente, los riesgos que se presenten en sus

áreas de trabajo como resultado de su operación.




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Nombre del puesto: J E F E /A D E L D E P A R T A ME N T O D E

D O C U M E N T A C I Ó N C I E N T Í F I C A

Objetivo: Planear, controlar y supervisar la actualización de los acervos de la

Biblioteca Especializada en Adicciones, de los CIJ, UH, UTUH,

Centro de Capacitación y Biblioteca Virtual en Adicciones, con la

finalidad de suministrar el material necesario que apoye la

realización del quehacer institucional, así como atender los

proyectos del Departamento, dando respuesta a todos aquellos

asuntos que sean de su competencia.

Ubicación: Dirección General

Dirección General Adjunta Normativa

Dirección de Investigación y Enseñanza

Subdirección de Capacitación

Departamento de Documentación Científica

Jefe Inmediato: Subdirector/a de Capacitación

Personal a su cargo: Subjefe/a de Departamento




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Funciones:

1. Coordinar y verificar la renovación y/o suscripción a las publicaciones técnico-científicas

nacionales y del extranjero especializada en adicciones, así como la suscripción en su caso,

de plataformas de información en ciencias de la salud.

2. Supervisar que se lleve a cabo la adecuada selección de títulos bibliográficos que se

consideren relevantes para su adquisición, a través de los catálogos de las diferentes

editoriales con que se cuenta.

3. Gestionar los trámites administrativos para la adquisición del nuevo material bibliográfico

que ingresará al acervo institucional (tanto en formato impreso como electrónico).

4. Coordinar y supervisar los procesos técnicos y físicos del material bibliográfico que

ingresará al acervo institucional (tanto impreso como electrónico).

5. Coordinar y supervisar el descarte de documentos en el acervo de la Biblioteca

Especializada en Adicciones, en las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH y UTUH, en el

Centro de Capacitación y Biblioteca Virtual en Adicciones, con el fin de mejorar la calidad

y la actualización de la colección.

6. Planear y coordinar la renovación de convenios de Prestamos Interbibliotecarios y la firma

de nuevos convenios.

7. Evaluar los servicios que brinda la Biblioteca Especializada en Adicciones a los usuarios

internos y externos.

8. Coordinar y supervisar la emisión trimestral de informes de actividades del Departamento

y presentarlos a la Subdirección de Capacitación para su revisión.

9. Coordinar y supervisar el buen uso de las Bibliotecas Básicas, a través del análisis de los

reportes enviados por los CIJ, UH, UTUH y Centro de Capacitación.

10. Planear y organizar el envío de remesas de material bibliográfico de actualización a las

Bibliotecas Básicas en los CIJ, UH y UTUH, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.




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11. Revisar y autorizar los comprobantes de “No Adeudos a la Institución” en lo referente a la

Biblioteca Especializada en Adicciones, cuando corresponda.

12. Planear y coordinar la realización y participación en eventos académicos, de salud y ferias

del libro, que tengan como finalidad el intercambio de información y difusión del

conocimiento.

13. Coordinar y supervisar la elaboración de la Biblioteca Especializada en Adicciones y del

Boletín Bibliográfico de nuevas adquisiciones.

14. Coordinar la depuración de los acervos bibliográficos y hemerográficos, tanto de la

Biblioteca Especializada en Adicciones como de las Bibliotecas Básicas y de la Biblioteca

Virtual en Adicciones.

15. Coordinar y supervisar que se lleve a cabo la atención adecuada en los módulos

informativos, en los eventos académicos, de salud y feria del libro que participe el

Departamento.

16. Revisar y validar las estadísticas de atención como resultado de los registros aplicados en

los eventos en los que participe el Departamento.

17. Determinar conjuntamente con el Subjefe/a del departamento las estrategias para promover

el uso del Portal de Biblioteca Virtual en Adicciones entre el personal institucional.

18. Definir y promover el programa de difusión externa para dar a conocer los recursos con los

que cuenta el Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones y captar a un mayor número de

usuarios, así como para la Biblioteca Especializada en Adicciones.

19. Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite de la Unidad, con base en

los lineamientos establecidos para el efecto; así como verificar que se informe con la

periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

20. Atender y verificar el seguimiento a las solicitudes de información elaboradas por la

ciudadanía a través de la Unidad de Transparencia, referente a las funciones realizadas en el

área.




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21. Coordinar las acciones necesarias para que el personal a su cargo, implemente los

mecanismos de detección y control de riesgos en la realización de las funciones asignadas a

su puesto.

22. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el

adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el

objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada dentro del marco

normativo al que deberá sujetarse la Institución.

23. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su

Jefe/a inmediato/a.




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Nombre del puesto: SU B J E F E /A D E L DE P A R T A M E N T O

Objetivo: Apoyar, controlar y supervisar permanentemente el buen

funcionamiento de los servicios y actualización de los acervos de la

Biblioteca Especializada en Adicciones, de las Bibliotecas Básicas

de los CIJ, UH, UTUH, Centro de Capacitación y Biblioteca Virtual

en Adicciones, con objeto de contar con el material necesario que

apoye la realización del quehacer institucional y el oportuno envío

de publicaciones institucionales para su ingreso en éstas.






Jefe Inmediato: Jefe/a del Departamento de Documentación Científica

Personal a su cargo: Profesional Ejecutivo Servicios Especializados

Profesional Ejecutivo Biblioteca Especializada en Adicciones




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Funciones:

1. Apoyar, dar seguimiento y proponer alternativas de solución a las actividades

encomendadas por el Jefe/a del Departamento, así como supervisar las actividades del

personal a su cargo.

2. Realizar las actividades administrativas conjuntamente con la Subdirección de Desarrollo

de Sistemas y Procesos Administrativos para las gestiones relacionadas con el software de

automatización de la Biblioteca Especializada en Adicciones.

3. Tramitar la renovación de las suscripciones a las publicaciones técnico-científicas

especializadas en el quehacer institucional, así como a la suscripción en su caso, de

plataformas de información en ciencias de la salud.

4. Verificar que el material técnico-científico que ingresa a la Biblioteca Especializada en

Adicciones sea registrado correctamente.

5. Supervisar el proceso de clasificación y catalogación del material que ingresa a la

Biblioteca Especializada en Adicciones, a las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH, UTUH,

Centro de Capacitación y Biblioteca Virtual en Adicciones.

6. Supervisar que se realicen las actividades necesarias para mantener el orden y correcto

funcionamiento de la Biblioteca Especializada en Adicciones.

7. Promover y realizar la renovación de convenios interbibliotecarios, a fin de satisfacer las

necesidades de información que no se pueden cubrir con el acervo propio.

8. Supervisar y controlar el correcto funcionamiento del servicio de préstamos

interbibliotecarios.

9. Colaborar conjuntamente con el Jefe/a del Departamento en la realización y participación

en eventos que promuevan el intercambio de información interinstitucional.

10. Apoyar y supervisar la elaboración trimestral del Boletín Bibliográfico de Nuevas

Adquisiciones, así como del Boletín de Actualización Documental quincenal.




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11. Seleccionar mediante los Catálogos de diferentes editoriales, los títulos que se consideren

relevantes para ingresar al acervo de la Biblioteca Especializada en Adicciones, así como

aquellos que sirvan de apoyo a los proyectos específicos de la Institución.

12. Realizar y dar seguimiento a los trámites administrativos necesarios para llevar a cabo la

adquisición del nuevo material que ingresará a la Biblioteca Especializada en Adicciones

y a las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH y UTUH.

13. Supervisar la depuración de los acervos bibliográficos y hemerográfico de la Biblioteca

Especializada en Adicciones, de las Bibliotecas Básicas y de la Biblioteca Virtual en

Adicciones.

14. Apoyar y supervisar los servicios de información que proporciona la Biblioteca Virtual en

Adicciones, verificando la actualización de los registros, plataformas de información y

mantenimiento de vínculos de la misma, así como la estadística de uso.

15. Coordinar y en su caso, solicitar el registro de los usuarios en los eventos en los que

participe el Departamento, analizar la información y obtener las estadísticas

correspondientes.

16. Elaborar estrategias de evaluación periódica de los servicios bibliotecarios que brinda la

Biblioteca Especializada en Adicciones, a los usuarios internos y público en general, así

como de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

17. Crear y actualizar una pizarra electrónica en el portal de la Biblioteca Virtual en

Adicciones, desde donde se den a conocer los boletines bibliográficos y de actualización

documental, de acuerdo a su periodicidad.

18. Coordinar y supervisar la preparación del material que se requiere en el montaje y

exhibición de los módulos informativos en eventos académicos, de salud y ferias del libro,

organizados a nivel central, así como verificar la calidad de los servicios que se presten al

público en los mismos.

19. Recopilar la información generada por el Departamento, para elaborar los informes

trimestrales y anuales que se presentan a la Subdirección de Capacitación o Dirección de

Área.




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20. Supervisar la actualización de las plataformas de información de los acervos

bibliográficos y hemerográfico en el sistema automatizado de la Biblioteca Especializada

en Adicciones, así como atender las solicitudes de búsqueda especializadas, cuando así se

requieran.

21. Diseñar estrategias de capacitación interna para promover el uso del Portal de Biblioteca

Virtual en Adicciones entre el personal institucional.

22. Elaborar estrategias de difusión externa para dar a conocer los recursos con los que cuenta

el Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

23. Coordinar, asesorar y supervisar las actividades del personal a su cargo, así como las del

personal de servicio social o eventual que apoya la labor de la Biblioteca Especializada en

Adicciones.

24. Controlar el buen uso del equipo de cómputo asignado al Departamento, así como elaborar

conjuntamente con su Jefe inmediato, la evaluación de nuevas necesidades informáticas.

25. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por

su Jefe/a inmediato/a.




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Nombre del puesto: PR O F E S I O N A L E J E C U T I V O S E R V I C I O S

E S P E C I A L I ZA D O S

Objetivo: Mantener permanentemente actualizado el inventario del acervo que

forma parte de las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH, UTUH, Centro

de Capacitación y Biblioteca Virtual en Adicciones.






Jefe Inmediato: Subjefe/a del Departamento de Documentación Científica

Personal a su cargo:




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Funciones:

1. Controlar y dar seguimiento a los inventarios de los acervos bibliográficos de Bibliotecas

Básicas y Bibliotecas Especializadas en Adicciones.

2. Tramitar el envío de material institucional a las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH, UTUH y

Centro de Capacitación, cuando le sea solicitado.

3. Capturar las hojas de inventario y muestras de las fichas catalográficas, enviarlas a los CIJ,

UH, UTUH y Centro de Capacitación, así como dar seguimiento a su devolución.

4. Cotejar los controles de hojas de inventario contra la existencia en las Bibliotecas Básicas de

los CIJ, UH, UTUH y Centro de Capacitación, y en su caso, realizar visitas a las mismas y

verificar la operación.

5. Llevar el control de los inventarios de Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH, UTUH y Centro de

Capacitación.

6. Realizar y dar seguimiento a todos los trámites administrativos para llevar a cabo la

reposición de los libros de las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH, UTUH y Centro de

Capacitación.

7. Verificar periódicamente el buen uso que se haga del acervo de las Bibliotecas Básicas de los

CIJ, UH, UTUH y Centro de Capacitación, mediante la revisión y ejecución del programa de

evaluación a nivel nacional, que permita hacer más eficiente el servicio que estas prestan.

8. Realizar la depuración de acervos biblio-hemerográfico, de la Biblioteca Especializada en

Adicciones, de las Bibliotecas Básicas y de la Biblioteca Virtual en Adicciones, descartando

los documentos obsoletos.

9. Apoyar en la actualización permanente de los registros, plataformas de información y

vínculos que retroalimenten la información contenida en el portal de la Biblioteca Virtual en

Adicciones.

10. Apoyar en la atención y montaje de los módulos informativos de eventos académicos, de

salud y ferias del libro, en los que participe la Biblioteca Especializada en Adicciones.




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11. Realizar la evaluación trimestral del uso de Biblioteca Básica en los CIJ, UH y UTUH,

elaborar el informe ejecutivo anual del proyecto y dar seguimiento.

12. Registrar la recepción del material técnico-científico que ingresa al acervo de la Biblioteca

Especializada en Adicciones.

13. Realizar el registro de participación del público en los eventos en los que participe el

Departamento.

14. Proporcionar servicios de consulta y referencias a los usuarios internos y externos de la

Biblioteca Especializada en Adicciones.

15. Colocar los libros y revistas de la Biblioteca Especializada en Adicciones, en el lugar

correspondiente y mantener en perfecto orden las colecciones.

16. Recoger el material solicitado en diversas bibliotecas, cuando el acervo no pueda satisfacer

las necesidades de información.


Jefe/a inmediato/a.




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Nombre del puesto: PR O F E S I O N A L E J E C U T I V O B I B L I O T E C A

E S P E C I A L I ZA D A E N AD I C C I O N E S

Objetivo: Mantener el buen funcionamiento de la Biblioteca Especializada en

Adicciones, proporcionando los servicios que satisfagan las

necesidades de información, tanto del personal de la Institución como

del público que asiste a la Sala de Lectura, todos los días.






Jefe Inmediato: Subjefe/a del Departamento de Documentación Científica

Personal a su cargo:




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Funciones:

1. Organizar, controlar, sistematizar y catalogar el acervo impreso y/o electrónico, bibliográfico,

hemerográfico y documental de la Biblioteca Especializada en Adicciones.

2. Brindar servicio a los usuarios internos y externos de la Biblioteca Especializada en

Adicciones, proporcionando referencias bibliográficas vía telefónica, personal o a través de

medios remotos, así mismo desarrollar el Servicio de Alerta dirigido a la Comunidad de

usuarios de la Institución.

3. Controlar y dar seguimiento a los préstamos y devolución de libros que se hacen al personal de

la Institución, mediante la actualización permanente de los registros de “Prestamos de Libros”,

así mismo controlar los prestamos interbibliotecarios.

4. Realizar los procesos técnicos del material bibliográfico adquirido, para la Biblioteca

Especializada en Adicciones, para las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH, UTUH, así como

realizar su envío a los mismos en coordinación con el Subjefe/a del Departamento.

5. Propiciar y apoyar el buen uso, manejo y aprovechamiento de las tecnologías de la

información, en la búsqueda especializada de información en adicciones.

6. Elaborar el informe ejecutivo trimestral de actividades desarrolladas en la Biblioteca

Especializada en Adicciones.

7. Seleccionar el material que ingresa a la Biblioteca Especializada en Adicciones como

donación, para determinar su ingreso al acervo.

8. Elaborar el boletín bibliográfico trimestral, incluyendo la nueva adquisición o material de

donación que ingresa a la Biblioteca Especializada en Adicciones.

9. Asignar folio a los artículos electrónicos seleccionados por el Subjefe/a de Departamento,

referentes al quehacer institucional que permitan enriquecer el acervo institucional.

10. Realizar búsquedas especializadas de material, cuando el acervo propio no pueda satisfacer

las necesidades de información.




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11. Depurar el acervo bibliográfico y hemerográfico, de la Biblioteca Especializada en

Adicciones, de las Bibliotecas Básicas y de la Biblioteca Virtual en Adicciones, descartando

los documentos obsoletos.

12. Elaborar los recibos de ingreso por concepto de venta de libros editados por CIJ, A.C. o de

fotocopias y enviarlos oportunamente al Departamento de Tesorería.

13. Aplicar las encuestas de participación del público en los eventos en los que participe la

Institución, llevar el control estadístico y realizar el informe trimestral.

14. Revisar los comprobantes de “No adeudo a la Institución” y cotejar con los datos referentes a

los préstamos de libros del personal que termina su relación laboral con la Institución.

15. Apoyar en la atención y montaje de los módulos informativos de eventos académicos, de

salud y ferias del libro, en los que participe la Biblioteca Especializada en Adicciones.

16. Realizar la actualización y respaldo de las plataformas de información de la Biblioteca

Especializada en Adicciones y de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

17. Llevar el control estadístico de los usuarios que asisten a la Biblioteca Especializada en

Adicciones, así mismo evaluar permanentemente la calidad de los servicios del portal de

Biblioteca Virtual en Adicciones.


Jefe/a inmediato/a.

hqgd´9,*(17(µ - intranet.cij.gob.mx · especializadas en el uso de sustancias y temas ... así...

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