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RECEPCIONES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y PRODUCTOS

TERMINADOS EN LA EMPRESA TEJIDOS HINCAPIÉ

GUSTAVO ADOLFO PULGARÍN DUQUE

UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS PROFESIONALES

SEGUNDO SEMESTRE DE 2.007

PEREIRA

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RECEPCIONES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y PRODUCTOS

TERMINADOS EN LA EMPRESA TEJIDOS HINCAPIÉ

GUSTAVO ADOLFO PULGARÍN DUQUE

Informe final presentado como

Requisito para aprobar la práctica profesional

Asesor:

JUAN PABLO JARAMILLO DUQUE

UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICAS PROFESIONALES

SEGUNDO SEMESTRE DE 2.007

PEREIRA

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A mis padres, por su apoyo en esta importante

etapa de mi vida…

En especial a mi hermana, que gracias a su

esfuerzo ha hecho de mí una persona con valores

éticos, con metas claras y que piensa en el

futuro…

En general a todo mi familia que sientan como

suyos todos los frutos que pueda darme mi

profesión…

Y a todos mis compañeros de la universidad por

la amistad y el apoyo mutuo que nos hemos dado.

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AGRADECIMIENTOS

A mi jefe durante este proceso de prácticas en TEJIDOS HINCAPIÉ Sr. JORGE ELIECER HINCAPIÉ LÓPEZ, DARIO HINCAPIÉ LÓPEZ Y SU FAMILIA, quienes me brindaron las herramientas y el conocimiento necesarios para el adecuado desarrollo de este proyecto.

A la empresa TEJIDOS HINCAPIÉ y a sus colaboradores por permitirme ser parte de esta gran organización, y tener la disposición de atender mis inquietudes.

A mi tutor, Profesor JUAN PABLO JARAMILLO DUQUE por sus aportes y tiempo dedicados a la conclusión de este proyecto.

A Dios, que me llenó de calma en los momentos en las instancias difíciles del desarrollo de mi práctica y me dio el equilibrio necesario para hacer los cosas lo mejor posible.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÒN ............................................................................................ 7

1. RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................. 8

2. NATURALEZA DEL PROBLEMA ............................................................... 9

2.1 Descripción del área problemática:........................................................ 9

2.2 Formulación del problema ..................................................................... 9

3. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................... 10

4. DELIMITACIÓN ........................................................................................ 10

5. OBJETIVOS .............................................................................................. 11

5.1 Objetivo General: ................................................................................. 11

5.2 Objetivos específicos: .......................................................................... 11

6. MARCO REFERENCIAL........................................................................... 12

6.1 ANTECEDENTES ................................................................................ 12

6.2 MARCO TEORICO. ................................................................................ 13

6.2.1 Ingeniería de métodos: ..................................................................... 13

7. DEFINICION OPERACIONAL DE TERMINOS ..................................... 15

8. DISEÑO METODOLOGICO ...................................................................... 16

8.1 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL DEL ESTUDIO: .......................... 16

8.1.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................ 17

8.2 TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ...................... 18

8.2.1 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ........... 18

8.3 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO .............................................................. 18

8.3.1 La Clasificación................................................................................. 21

8.3.2 El orden ............................................................................................ 23

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8.3.3 La limpieza ....................................................................................... 25

8.4 Estandarización ................................................................................... 25

8.5 REGLAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO ................................... 27

8.5.1 Disciplina .......................................................................................... 27

9. RESULTADOS OBTENIDOS ................................................................ 28

10. OTROS OBJETIVOS ALCANZADOS .................................................. 29

10.1 El procedimiento de recepciones ....................................................... 29

11. CONCLUSIONES ................................................................................... 32

12. RECOMENDACIONES ........................................................................... 33

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................. 34

ÍNDICE DE IMAGENES

IMAGEN A: ESTADO INICIAL DE LA BODEGA……………………………....20

IMAGEN B: MATERIAS PRIMAS EN DESORDEN……...……………………20

IMAGEN C: INSUMOS CLASIFICADOS POR COLORES…………………...22

IMAGEN D: INSUMOS CLASIFICADOS POR CABOS……………………….22

IMAGEN E: SITIO FIJADO PARA EL ALGODÓN Y EL ORLÓN…………….23

IMAGEN F: SITIO FIJADO PARA EL HILO HAMACA…….……………..……24

IMACEN G: SITIO FIJADO PARA EL POLYESTER…………………………..24

IMAGEN H: LETRERO ALUSIVO AL MANTENIMIENTO DEL ORDEN…....25

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INTRODUCCIÒN

Con este trabajo, realizado como requisito para la aprobación de la Practica Empresarial, se busca proporcionar un mejor desarrollo y crecimiento para la empresa TEJIDOS HINCAPIÉ y sus almacenes EL SOMBRERO AGUADEÑO Y TROYA los cuales están en proceso de desarrollo; bajo este esquema el principal fin que se busco fue el de suministrar una herramienta clave, segura y sencilla que ha permitido mejorar el proceso productivo de muchas empresas.

Las diferentes técnicas y métodos prácticos para mejorar el desempeño en el proceso de fabricación y de recolección tanto de materias primas como de productos terminados se convierten en una necesidad fundamental para desarrollar y aplicar estrategias competitivas que garanticen el crecimiento y sostenimiento de las organizaciones, en este caso la de TEJIDOS HINCAPIÉ.

La idea de llevar a cabo este trabajo en la empresa esta fundamentado en la necesidad de hacerse cada día más sólida frente a las demás empresas del sector puesto que en el entorno que se mueve y bajo la sombra de futuros acuerdos y tratados que últimamente se vienen negociando en el país, se hace importante invertir en técnicas que permitan no solo agilizar los procesos, sino hacerlos menos costosos de tal manera que sus productos sean tan competitivos y de ser posible hasta más que otros que existen en el mercado .

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1. RESEÑA HISTÓRICA

La empresa Tejidos Bedoya nace hace 16 años de las manos forjadas del anterior dueño y fundador José Bedoya, proveniente de Aguadas Caldas; su empuje y el deseo de ser reconocido por su trabajo artesanal dio lugar a lo que es hoy “Artesanías el Sombrero Aguadeño” y “Troya” Puntos de venta de la Fabrica “Tejidos Hincapié”

Don José Bedoya se vio en la obligación de vender su empresa a causa de la violencia al Señor Jorge Hincapié, dándole como nombre a la nueva empresa “Tejidos Hincapié”

La empresa Tejidos Hincapié se encuentra ubicada en la Vereda Huertas km. 5 vía Armenia; sus puntos de venta están localizados en la calle 17 bis Nº 15b-01 y en la carrera 12 Nº 27-34 en la cuidad de Pereira.

La empresa fue adquirida con 19 telares, 1 urdidora, 1 encanilladora y una bodega; realizando una producción diaria de 290 ponchos; a la fecha la empresa cuenta con una línea de producción conformada por 43 telares, 1 urdidora y 2 encanilladoras realizando una producción de 1800 ponchos diarios.

El personal encargado de la realización de la producción esta conformado por: 20 operarios, 6 estampadores, 2 mecánicos, 1 urdidor, un jefe de estampados, además es el encargado de la materia prima. En la parte administrativa son: secretaria, Contador, Representante Legal, Jefe de bodega y Asistente de bodega.

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2. NATURALEZA DEL PROBLEMA

2.1 Descripción del área problemática:

El área académica en el cual esta inscrito el problema de la empresa TEJIDOS HINCAPIÉ es el área de ventas y mercadeo; esta identificación de áreas fue posible, a través de la problemática mostrada por su propietario y por su vivencia que se ha tenido en el corto tiempo que llevamos laborando en esta empresa.

En este caso en particular utilizaremos la administración de la producción y de los inventarios ya que a través de ella se hace posible diseñar, formular y seleccionar métodos, procesos, herramientas, equipos diversos y especialidades necesarias para recibir los productos terminados y la materia prima para a elaboración de las muleras.

Entre las principales causas que han dado origen a dicho problema encontramos:

Perdida de materias primas por falta de cuidado y rotación.

Posibles pérdidas de productos terminados por el gran volumen que se maneja tanto en la fábrica como en los puntos de venta.

Desconocimiento tanto de productos como el tallaje de los mismos por el mal almacenamiento de estos en la bodega.

2.2 Formulación del problema

¿Es posible que la empresa TEJIDOS HINCAPIÉ use actualmente una metodología de inventarios adecuada que permita de manera sostenible el almacenamiento de materias primas y productos terminados?

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3. JUSTIFICACIÓN

Este trabajo busca fundamentalmente remediar algunos errores existentes al interior de la empresa, con mayor precisión en el área de mercadeo y ventas, lo cual nos obliga a desarrollar una estrategia que permita no solo fortalecer su desarrollo sino también hacerla mas competitiva frente a las empresas del mismo sector en donde los beneficiarios directos de este mejoramiento serán los colaboradores de la planta, los clientes y por su puesto su propietario.

Como podemos ver, las exigencias que propone el poseer una empresa cada día son mayores y la gran puerta de entrada para afrontar estas exigencias es la aplicación de inventarios puesto que esta técnica más que una opción es una obligación para todo aquel que desee mantener una empresa en un total equilibrio y orden en el momento de manejar un gran volumen de mercancía; es por eso que concientizaremos a los colaboradores de aplicar esta metodología que nos permita abrir una puerta más hacia el crecimiento.

De esta manera, para poder responder por el crecimiento y mejoramiento de la empresa TEJIDOS HINCAPIÉ será necesario poder contar con un excelente trabajo en equipo en donde la comunicación y las buenas relaciones deberán prevalecer en todo momento, ya que de esta manera será mas sencillo identificar plenamente los errores y así mismo emplear las mejores técnicas que nos permitan alcanzar los objetivos trazados.

Los mejores logros se verán reflejados tanto en el corto como en el largo plazo, dependiendo del buen manejo y la apropiada manipulación de los productos que garanticen hacer lo mejor combinando sus fortalezas con las grandes oportunidades que ofrece el entorno.

4. DELIMITACIÓN

Espacio: Artesanías “el Sombrero Aguadeño” y “Troya” ubicados en la Calle 17 bis N° 15b – 01 y Carrera 12 N° 27 – 34 respectivamente.

Tiempo: será elaborado durante el periodo de práctica comprendido entre los meses de Julio a Diciembre de 2007.

Población: todas las personas que estén directamente relacionadas con el proceso productivo y el área de ventas de la empresa.

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5. OBJETIVOS

5.1 Objetivo General:

Implementar y poner en funcionamiento un proceso de recepción de materiales, y suministros que facilite el control y manejo de inventarios, evite retrasos en la producción y en el incumplimiento a los clientes.

5.2 Objetivos específicos:

Disminuir la perdida y el desperdicio de materias primas.

Delegar la autonomía necesaria al responsable de la bodega para la recepción de la materia prima con el fin de controlar de una forma eficiente la mercancía que esta ingresando.

Facilitar el proceso de recepciones definiendo un procedimiento ágil y estricto, pero a la vez flexible dependiendo de las circunstancias.

Reducir la falta de tiempo, producto de la falta de orden

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6. MARCO REFERENCIAL

6.1 ANTECEDENTES

La empresa TEJIDOS HINCAPIÉ es una pequeña empresa dedicada específicamente a la producción textil de ponchos o muleras, hamacas y tela para sombrero que con el paso del tiempo ha venido creciendo y hoy en día se enfrenta a una diversidad de problemas producto de un crecimiento no planificado en su área de producción; entre los problemas que cabe resaltar, a nivel general encontramos un alto grado de desorganización ya que tanto materias primas como productos terminados no se encuentran en lugares adecuados, con el agravante de que en sus bodegas de almacenamiento la falta de clasificación esta haciendo que mucha de la mercancía se pierda por falta de rotación al no estar clasificada debidamente.

Es evidente que para emprender la búsqueda de las posibles soluciones de algún problema, cualquiera que este sea, es indispensable, conocer suficientemente el objeto sobre el cual se centra.

Para el caso de las recepciones, los problemas más frecuentes se presentan con las ordenes de compra y con el material que es enviado por los proveedores, diferencias en cantidades, calidad, las órdenes que presentan los proveedores al momento de la entrega no coinciden con los materiales a recepcionar, entre otras.

“Para un negocio conciente una buena mala gestión de los aprovisionamientos y manejo de los stocks puede hacer o deshacer toda una economía de empresa”1; son varias las situaciones que se pueden ver y algunas de ellas no son necesariamente de problema interno sino también de la forma en que proceden los proveedores, esto origina perdida de tiempo y desorganización. “Un control no se puede basar en la observación. La observación no informa evidentemente, se necesita conocimiento y una buena gestión para que el aprovisionamiento y su registro sea efectivo”2. De este contexto se crea la necesidad de hacer una investigación precisa y conciente, útil y práctica, estricta y que muestre resultados positivos en su implementación.

1 RAMBAUX, Albert. Gestión económica de stocks. 1978. Pág. 3.

2 VOLLMANN, Thomas. Administración integral de la producción e inventarios. 1996.

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6.2 MARCO TEORICO.

6.2.1 Ingeniería de métodos:

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa el cual es obtener utilidades.

La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, las ventas no tendrán material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.

El objetivo principal es proporcionar herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.

Todo en la mayoría de compañías se realiza mediante procesos aplicados en la totalidad de veces de forma secuencial, bajo unos estándares predefinidos y que han sido analizados con el suficiente conocimiento de las situaciones.

El punto de partida para una adquisición de materiales y productos terminados nace del área de producción que identifica que se pretende adquirir, características y requerimientos muy específicos. Todo es controlado permanentemente por el propietario desde el comienzo hasta el final del proceso productivo.

Al realizar la identificación de lo que se pronostica comprar, se definen los proveedores que ofrecen las mejores condiciones, informa y hace las respectivas negociaciones, exigiendo calidad, cumplimiento y buen precio. Una empresa grande y con niveles de demanda para sus insumos igualmente elevados tiene un gran peso al momento de negociar con los

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proveedores, esto se ve reflejado en el volumen y periodicidad en que se soliciten las compras.

Lo anterior se toma como base para tener una visión mas amplia y concreta de donde se originan las recepciones y donde el área de producción juega un papel muy importante en la estructura del proceso.

La recepción en cuanto a la producción para cualquier empresa debe seguir procedimientos ya establecidos, cada ingreso debe ser registrado y verificado su conformidad. Estos procesos deben facilitar la identificación de lo que se recepciona y es necesario conocer muy bien cada uno de los materiales, productos o servicios que serán reportados por el almacén. La ingeniería de métodos se puede definir como el conjunto de procedimientos sistemáticos de las operaciones actuales para introducir mejoras que faciliten mas la realización de trabajo y permita que este sea realizado en el menor tiempo posible y con una menor inversión por unidad producida, en cuanto a la recepción de materiales y de productos terminados ( hilos y sombreros) se deberá verificar con el proveedor que se esté realizando la entrega de forma oportuna y precisa y que lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra corresponda a la calidad y cantidad que debe tener. Finalizada la actividad, los reportes deben tener las justificaciones de lo recepcionado como por ejemplo la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones, entre otros. Para una revisión confiable de los materiales, según afirma ZENZ es importante tener en cuenta lo siguiente:

“El muestreo de revisión debe ser efectuado por personal competente, asegurando que el mismo sea representativo del lote enviado.

En la pesada, las materias primas y otros insumos deben ser identificados y cuantificados acorde con la cantidad del producto a elaborar.

Tanto en el muestreo como en la pesada deben tomarse las precauciones para evitar la mezcla de materias primas con el fin de

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no dejar unidas varias clases de hilos y cruzarlos con otros a ser utilizados en otros productos a elaborar.”3

El muestreo y la revisión adecuada suministran confianza para continuar con el proceso de producción esperando que no se presenten inconvenientes. Finalmente, cabe resaltar que cada empresa tiene autonomía para realizar

sus procesos como le parezca mas conveniente, en esta situación de

recepciones en particular pueden haber muchas mas diferencias entre el

manejo que le da cada organización, esto se debe a los tipos de materiales

que manejan y a los volúmenes y exigencias de calidad necesarias en el

producto terminado.

7. DEFINICION OPERACIONAL DE TERMINOS

Stock:

Conjunto de productos o de artículos que están en curso de utilización.

Remisión:

Documento enviado por el proveedor que indica las cantidades y tipo de producto que fue despachado. Debe ser presentado obligatoriamente para la recepción de las compras de materiales, servicios, activos e quipos para proyecto de inversión.

Orden de compra:

Documento que se utiliza para ordenar el suministro de productos o servicios al proveedor.

Clasificación:

Distinguir claramente entre lo que es necesario y debe mantenerse en el área de trabajo y lo que es innecesario y debe desecharse o retirarse.

3 ZENZ, Gary., Compras y Administración de Materiales, 1992, p. 386.

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8. DISEÑO METODOLOGICO

8.1 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL DEL ESTUDIO:

El cronograma de actividades parte de la definición del proyecto y de tener una idea clara de lo que se pretende con la implementación del mismo.

Seguidamente se manifiesta en una reunión junto con el jefe del almacén lo que se pretende hacer con el proyecto.

Junto a los colaboradores del almacén determinar cuales son los problemas mas frecuentes e identificar sus causas.

Organizar las bodegas de almacenamientos de materia prima: durante esta fase se organizará el área de almacenamiento de materias primas; en este caso se hará por colores, calidades y además se introducirán los conos de hilo en bolsas plásticas para protegerlos de la humedad.

Recolección de la información: esta se llevara a cabo durante los días comprendidos entre la tercera semana de septiembre con el fin de darle cuerpo al trabajo a realizar y poder dar a conocer algunos resultados con el trabajo realizado.

Organizar el área de estampado: para esta etapa se tiene estipulado como fecha de iniciación la primera semana de noviembre y como tareas especificas se hará un aseo general, posteriormente se organizaran los marcos de estampado, y se adecuara de mejor manera el lugar en donde se hace la mezcla de tintas.

Aplicar el procedimiento para las recepciones a partir del día en que sea aprobado.

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8.1.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PERIODO JULIO A NOVIEMBRE DEL 2007

ACTIVIDADES

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Definición del proyecto

Reunión con los colabo-

radores del almacén y

la fábrica

Documentación acerca

del proceso de recepcio-

nes

Identificar los principales

problemas que se presen-

Tan

Organizar las bodegas

(materia prima y produc-

tos terminados Aplicación del procedimien-

to y análisis de resultados

EJECUTADO

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8.2 TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para los colaboradores de la empresa, la información acerca de los procedimientos, descripción de cargos e información general está disponible en el momento en que sea necesario y hay disposición para su acceso y uso en asuntos que tengan que ver con la organización. Los documentos están en poder del propietario y sus personas de confianza.

8.2.1 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Para tener una visión mas completa de lo que se está entrando a desarrollar se hace necesario realizar entrevistas (no estructuradas) con las personas que realizan el trabajo de almacenamiento y recepciones en el almacén principal, lo que a su vez permite observar como se realizan cada una de las actividades y el debido proceso de recepción.

8.3 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

El manejo de los inventarios en las compañías actuales y el eficiente

desarrollo de la producción en cuanto al abastecimiento, son parte

fundamental en la cadena logística, la cual hoy en día ha dejado de ser un

paso más dentro de la planeación en una empresa y se ha convertido en

un área funcional muy importante que interactúa permanentemente con las

otras áreas como mercadeo y producción. La gestión logística se ha

establecido como un puente integrador de doble vía en donde existe

contacto directo con los proveedores con lo que tienen que ver con las

compras y con los clientes en cuanto a despacho y destino del producto

terminado.

Para TEJIDOS HINCAPIE, este sistema de control interno funciona de la

misma forma y el propietario y sus colaboradores supervisan en todo

momento lo que sucede con inventarios, órdenes de producción, compras

y recepción de materiales y productos terminados; y es en las recepciones

donde se plantea el problema que se relaciona en el contenido de este

trabajo; y es de este problema que se hace importante tener en cuenta lo

siguiente para un eficiente proceso de recepciones e inventarios:

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1. No deben aceptarse materiales o productos terminados que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones.

2. Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales o productos dañados o en cantidades distintas a las solicitadas.

3. Debe tenerse la seguridad de que los materiales y los productos terminados se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos.

4. Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.

5. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros.

6. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales y productos terminados, así como las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas perdidas debido a la falta de existencias. “4

Lo que ha llevado a que se planteara el problema entorno a las

recepciones y almacenamiento fue la necesidad de tener determinada una

secuencialidad y una serie de normas que hagan la llegada de insumos y

productos terminados mucho más ágil y que facilite tomar decisiones que

aseguren que todo se haga bien y se reduzcan al máximo los procesos y el

tiempo ocioso, decidiendo así crear un documento de procedimiento

interno de recepciones que haga parte de las normas y procedimientos de

la fábrica, en el cual se describan las acciones pertinentes para cada

situación en el proceso de recepción realizado por el almacén

ARTESANIAS EL SOMBRERO AGUADEÑO.

Para el desarrollo del documento de recepciones es necesario observar el

funcionamiento interno del almacén y de la fábrica y como se llevan a cabo

las recepciones actualmente, definiendo al mismo tiempo los criterios que

4 http://www.southlink.com.ar/vap/contabilidad.htm MATERIAS O MATERIALES. 2006

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se tienen en cuenta para proceder a recibir un material o algún producto

terminado.

Al llegar a la empresa TEJIDOS HINCAPIÉ encontramos un grave problema en el área de almacenamiento de materias primas y productos terminados relacionados básicamente con la organización de las mismas.

En la parte de almacenamiento de materias primas se encontraban regadas y desorganizadas por todas partes lo que significa que no existía ningún tipo de clasificación ni orden, lo cual hacia que la búsqueda de cualquier insumo, en este caso hilo fuera de una labor imposible y una perdida de tiempo por parte de los colaboradores de la fábrica, es decir los tejedores, además el alto grado de desorden produjo la pérdida de gran cantidad de materiales. En las imágenes A y B podemos observar la problemática descrita anteriormente y las consecuencias que puede traer un manejo indebido de un área como es la bodega de almacenamiento. IMAGEN A: ESTADO INICIAL DE LA BODEGA

IMAGEN B: MATERIAS PRIMAS EN DESORDEN

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8.3.1 La Clasificación

Consiste en el hecho de dividir y disponer por clases o categorías; cada uno de los elementos que se desean clasificar; en nuestro caso serán los conos de hilo que se encuentran en la bodega de almacenamiento para que de esta manera sea mas fácil y ágil el procedimiento de búsqueda de un insumo determinado. Para realizar una clasificación útil de la bodega de almacenamiento, fue necesario indagar inicialmente a las personas que constantemente deben retirar las materias primas de este lugar, sobre cual era la mejor forma de seleccionar los insumos; lo cual se obtuvo como respuesta que debería realizarse por colores, calidades, numero de cabos y usos. Para ello fue necesario conseguir implementos de empaque como costales y bolsas de plástico fino los cuales no requerían de mayor inversión. Estos implementos fueron marcados debidamente con la calidad, el color y el número de cabos que tenía cada cono de hilo, además se separo el hilo bueno del malo y se introdujo en bolsas con el fin de protegerlo de la humedad y suciedad y así garantizar que el hilo que estaba quedando en la bodega fuese de buena calidad.

TEJIDOS HINCAPIE define la recepción como la aceptación de todos los

materiales y productos terminados solicitados por la fábrica a los diferentes

proveedores nacionales e internacionales, llevándose a cabo inicialmente

una recepción física de los insumos o productos y luego de las respectivas

revisiones técnicas y documentales se registra la recepción de una manera

básica y sencilla.

Nota: generalmente estas recepciones se realizan en el almacén

principal de la fábrica “ARTESANIAS EL SOMBRERO AGUADEÑO”

Con el previo conocimiento de la clasificación de los materiales, se

continúo por dar un vistazo al funcionamiento del almacén de la compañía,

conocer sus materiales físicamente, su almacenamiento, las tareas que

realizan los almacenistas.

Por medio de entrevistas no estructuradas con el propietario del almacén y

almacenistas, se obtuvo una visión mas general del proceso de

recepciones, que inconvenientes son los mas frecuentes, que se debe

hacer para recibir los productos o insumos.

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Con la clasificación de los hilos; en primera instancia se hizo posible

calcular la cantidad de hilos que hay de cada clase, por otro lado, esta

tarea ha permitido que cualquier colaborador que necesite de algún

insumo pueda encontrarlo fácilmente y a su vez se minimiza el tiempo de

búsqueda, el cual puede ser utilizado en otras labores, el cálculo de ahorro

de tiempo se estima entre un 80% y un 90%, lo cual quiere decir que si

una persona gastaba en encontrar un insumo 10 minutos actualmente solo

gasta 2 o 3 minutos; por lo tanto esta labor permitió salvar gran cantidad

de hilo que al encontrarse en desorden y mezclado con insumos en mal

estado corría el riesgo de deteriorarse y por ende perderse.

IMAGEN C: INSUMOS CLASIFICADOS POR COLORES

IMAGEN D: INSUMOS CLASIFICADOS POR CABOS

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8.3.2 El orden

TEJIDOS HINCAPIE define como orden la distribución armónica y funcional de las materias primas mediante la cual se permite a nuestros colaboradores y a cualquier otra persona encontrar un insumo de manera rápida y fácil y además de ello hacer de este lugar un lugar agradable y presentable. Para poder ordenar esta bodega de manera que se encuentre fácilmente un insumo y además hacerlo un lugar agradable y presentable, se arrumará por hileras de bultos o bolsas, en donde cada hilera llevará un tipo de hilo, buscando dejar callejones entre hilera e hilera que permitan la libre movilidad. En nuestra bodega habrá una hilera para el hilo de color que sirve para hacer diseño, otra para el hilo oscuro o como se llama en este sitio para trama oscura, otra hilera llevará el hilo de algodón, otra, el hilo de orlón, otra el hilo para el poncho crudo, otra llevará el hilo para hamaca y otra tendrá el hilo enconado, estas hileras llevarán guacales para aislarlos del suelo y la humedad y se les pondrán letreros que permitan identificarlos a una persona que desconozca de su ubicación o de sus cualidades. Por otro lado y con el ánimo de ir concientizando al resto del personal se elaboraron varios letreros alusivos al mantenimiento del orden. Para acercarnos un poco más a la disposición que se planteó. IMAGEN E: SITIO FIJADO PARA EL ALGODÓN Y EL ORLON

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IMAGEN F: SITIO FIJADO PARA EL HILO HAMACA

IMAGEN G: SITIO FIJADO PARA EL POLYESTER

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Gracias al orden que se le ha dado a este lugar se ha podido ahorrar en el tiempo de búsqueda de insumos y en la imagen que se quiere proyectar de la empresa; por otro lado, esta labor ha sido un incentivo para los demás empleados para que mantengan ordenados sus lugares o puestos de trabajo, de igual manera poco a poco la imagen de la empresa ha empezado a cambiar por el de una empresa muy ordenada.

8.3.3 La limpieza

Para la empresa TEJIDOS HINCAPIÉ la limpieza la define como mantener los suelos y las demás cosas en orden, además de identificar las fuentes de suciedad e inspeccionar el equipo durante el proceso de limpieza con el fin de identificar problemas de escapes, averías o fallas. Para realizar un buen trabajo de limpieza en la bodega fue necesario mover todos los guacales y barrer por debajo de ellos para que de esta manera se pueda garantizar que la suciedad y el polvo fueran recogidos en un alto porcentaje. Para no perder el trabajo realizado hasta hoy día se ha establecido hacer aseo general por lo menos dos veces por semana y se está educando el personal para que use los botes de basura y la importancia del aseo en un lugar de trabajo. Por otro lado, cabe anotar que como el suelo no tiene cerámica, no puede darse un tratamiento mejor al aseo y debemos conformarnos con sólo barrer, por otro lado y con el ánimo de querer ayudar a ahuyentar las plagas, cada 20 días se fumiga toda la bodega con una máquina de fumigar café y un veneno especial; y así se ha permitido fortalecer una buena imagen de la misma y cada vez hace de este lugar un lugar más ameno para trabajar.

8.4 Estandarización

Este ítem consiste en mantener limpio, ordenado y clasificado toda el área de almacenamiento de materias primas con la ayuda de un patrón que pueda ser aplicado a todo el área y que en nuestro caso son los formatos de evaluación de creado por nosotros mismos, las reglas a seguir de ahora en adelante y los procedimientos utilizados para mantener en buen estado este lugar de trabajo.

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Para poder garantizar que el orden, la limpieza y la organización en el área de almacenamiento de la empresa se siga dando, sin la necesidad de estar presente las 24 horas del día; fue necesario inicialmente transmitirles de manera oral a las personas que tenían contacto permanente con este lugar la manera de cómo se encontraban organizadas, ordenadas y limpias las cosas y se les motivó a seguirlo haciendo, dejándoles ver el gran beneficio que obtienen al mantener este lugar de trabajo en perfectas condiciones, para que de esta manera se planteen los correctivos a implementar si llegara a ser necesario, de igual forma se realizó por escrito, una serie de reglas y procedimientos a seguir en el área de almacenamiento, para garantizar el orden, la limpieza y la organización de la bodega, éste irá pegado en una de las columnas de ingreso de la bodega donde pueda verse para que todo aquel que entre a ella sepa el comportamiento a tener en este lugar; finalmente y para fortalecer los estándares se elaboraron varios letreros que motivan a la conservación del orden. IMAGEN H: LETRERO ALUSIVO AL MANTENIMIENTO DEL ORDEN

Con la estandarización ha sido posible evaluar constantemente el nivel de limpieza, orden y organización que está presentando en el área de almacenamiento de materias primas, además, con esto se logró recuperar el control que se había perdido de esta área ya que con ello valoramos tanto el lugar como a las personas a su cargo.

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8.5 REGLAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO

Antes de ingresar las materias primas al área de almacenamiento

deberán revisarse por parte del personal encargado cada uno de los insumos para garantizar que no poseen plagas y puedan afectar el resto de los insumos.

Después de ser revisadas se clasificarán y se introducirán en bolsas plásticas para protegerlas de las plagas y la humedad.

Al momento de ser llevadas a la bodega se deberán acomodar de acuerdo a su clasificación en los distintos lugares que se han provisto para así garantizar que las personas que busquen determinado insumo lo encuentren en el lugar elegido.

Cuando sea necesario retirar cualquier insumo se deberá dejar el lugar como se encontró, por este motivo si al sacar cualquier elemento desorganiza el lugar, deberá volver a organizarlo, todo esto con el ánimo de mantener la armonía del lugar.

Para mantener la limpieza de la bodega y los callejones de acceso de la misma; deberá barrerse como mínimo una vez por semana en su totalidad.

Una vez por semana se realizará el formato d evaluación y control por parte de la persona encargada, y luego será llevado a su jefe inmediato para de esta manera si hay diferencias de los ítems evaluados llevar a cabo los correctivos necesarios.

8.5.1 Disciplina

Para la empresa TEJISOS HINCAPIE significa seguir siempre el procedimiento de trabajo especificado y estandarizado con el ánimo de garantizar el cumplimiento de la clasificación, el orden, la limpieza y la estandarización. El poder garantizar que todo el trabajo realizado hasta la fecha en la fábrica TEJIDOS HINCAPIÉ siga realizándose es el elemento más importante y más difícil, no sólo de implementar sino también de medir ya que está íntimamente relacionado con el cambio de la conducta de las personas y en nuestro caso el ejemplo propio ha sido el mayor estímulo de disciplina, sin embargo debemos tener en cuenta que lograr la concientización de la gente esto implica un periodo de tiempo un poco largo y este proceso apenas tiene tres meses y medio de implementado para lo cual se tiene previsto en próximos días hacer algo parecido a unos

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talleres donde se refuerce lo que ya han aprendido en este corto periodo de práctica y la importancia de seguir promoviendo esta cultura. Gracias a la disciplina se ha podido conseguir el cumplimiento de las reglas anteriores o del orden, la organización, la limpieza y la estandarización. También con la disciplina fue posible obtener un cambio importante en la cultura organizacional ya que se hizo posible que las personas acogieran la idea que se pretendía con este proyecto y finalmente se ha podido apuntar hacia el mejoramiento continuo de los procesos involucrados.

9. RESULTADOS OBTENIDOS

A nivel general encontramos que gracias a la aplicación de los anteriores ítems fue posible cambiar la imagen de un lugar tan importante como lo es el área de almacenamiento, por otro lado, y aunque de una manera muy breve, se logró inculcar una nueva cultura organizacional. De manera particular encontramos que el hecho de ordenar, clasificar y organizar estas materias primas en este sitio, les permitió entender a las demás personas la importancia de seguir empleando esta técnica. Además, el área de almacenamiento hoy por hoy muestra un mayor grado de orden gracias a los diferentes letreros que permiten distinguir las diversas clases de hilos existentes lo cual ahorra tiempo y por ende dinero al saber de manera precisa en donde está ubicado todo, sin embargo, en algunas ocasiones es posible encontrar desorden debido a la poca disciplina que presentan algunos compañeros de trabajo. En cuanto a la limpieza y aunque se trata de hacer regularmente, pese a todo el trabajo que se hizo, sigue siendo algo difícil de inculcar en algunos colaboradores ya que esto según ellos no representa un beneficio económico, con el agravante de que la mayoría de los trabajadores proviene del campo y no es de su costumbre hacer las cosas como lo haría un administrador o una persona con un nivel de educación mayor. En la fase de estandarización, encontramos que aunque se ha desarrollado lo mejor posible, es posible ofrecer un poco más a la empresa ya que ha faltado apoyo por parte de la gerencia en ser más exigente con el resto del personal lo cual implica, que el resultado obtenido, aunque fue bueno puede ser mejor.

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10. OTROS OBJETIVOS ALCANZADOS

Se desarrolló una hoja de cálculo la cual tiene varias funciones ya que nos permite saber día a día y semana a semana las unidades producidas por cada empleado, cuanto es el monto de dinero que ganó por esas unidades producidas, cuanto es el total de la nómina, que cantidad de cada referencia se produjo y cuantas horas de estampado se utilizaron por persona y en total; además se logro establecer un proceso de recepciones tanto de materias primas como de productos terminados.

10.1 El procedimiento de recepciones

El procedimiento de recepciones es exigente y depende en gran parte de

que los proveedores tengan todo en orden a la hora de la entrega del

producto, lo mas importante para la organización es que los materiales y

los productos terminados sean entregados a satisfacción y con las

características especificas determinadas y expresadas al proveedor por el

propietario para el caso de los materiales y los productos terminados

deben ser entregados en perfecto estado y con las condiciones planteadas

al momento de la compra.

Los proveedores o transportadores al arribo de la fábrica deben ser

anunciados al almacén para que se apruebe su ingreso. Dependiendo del

tamaño, la cantidad o el peso de los productos el descargue debe hacerse

inicialmente en las áreas exteriores de la fábrica y posteriormente se

realiza el desplazamiento hacia el almacén donde se concluye con la

recepción.

Al ingreso a las instalaciones de la fábrica, el proveedor debe presentar la

remisión de los productos que esta entregando con la información

claramente descrita (fecha, cantidades, peso, referencia y número de

orden de compra). Actualmente se presentan en algunos casos

inconsistencias en los números de orden de compra que son mal indicados

en la remisión o simplemente no los traen lo que ocasiona perdida de

tiempo al tener que consultar con el área de compras del proveedor y

verificar la orden que corresponde a los materiales descritos en las

remisiones.

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Para tratar de remediar un poco los inconvenientes con las órdenes de

compra y reducir tiempo en la revisión de la orden de compra en el

sistema, se ha optado por exigir a los proveedores que junto con la

remisión sea presentada una copia de la orden de compra que fue

entregada por el área de compras para confirmar la solicitud de los

productos o materias primas, en la cual sean señalados los ítems,

referencias y cantidades, y hace mas ágil la comparación entre orden de

compra y remisión para los almacenistas. Como norma se ha establecido

que los proveedores que no presenten la remisión no le serán recibidos los

materiales. En caso de que no exista una orden de compra para el

producto o materiales que llegan a la fábrica, el proveedor debe dirigirse

directamente al propietario para que le sea creada una orden de compra y

pueda continuarse con la recepción.

El siguiente paso después de la revisión de la remisión y la orden de

compra es el conteo y chequeo físico del producto. Este se basa en una

verificación de las cantidades, peso, dimensiones y estado del empaque,

sellos, cintas sin muestras de deterioro y se hace una revisión de las

condiciones de calidad mínimas que debe tener el producto. Cualquier

inconformidad encontrada en la calidad del producto como rupturas deben

ser reportadas en formatos de uso interno para evaluar en que nivel puede

afectar la calidad del producto fabricado por la fábrica.

El número de unidades de determinado producto después del conteo debe

estar completo como se indica en la orden de compra y la remisión, a

excepción de que sean entregas parciales previamente definidas por el

propietario.

Algunos de los materiales vienen en unidades de peso bruto y neto. Para

los materiales recepcionados físicamente que no pueden realizárseles un

conteo y revisión por la forma en que vienen empacados en el momento en

que el proveedor esta presente en la entrega, o por su dificultad para ser

pesados en el momento de la entrega, se verifican comparando la lista de

empaque, la remisión y la orden de compra

Si no hay conformidad inicialmente con el producto que está siendo

entregado este es devuelto al proveedor inmediatamente siempre y

cuando sea el mismo proveedor quien haya hecho el transporte del

producto, si por otro lado el producto es enviado por una compañía

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transportadora se recibe y el propietario del almacén coordina su

devolución.

Estas situaciones no son muy comunes porque la mayoría de proveedores

tienen experiencia en trabajar con TEJIDOS HINCAPIÉ y son concientes

de las exigencias al momento de la compra de algún producto o materia

prima. En los casos en que esto sucede el proveedor asume todos los

gastos y debe tratar de solucionar el inconveniente lo antes posible para

no afectar el curso normal de la producción o de alguna actividad

específica en la fábrica.

Después de concluida la recepción física del material, o productos

terminados, se procede a almacenarlo en los lugares previamente

determinados y bajo las condiciones de almacenamiento y ubicación

existentes para cada material recepcionado.

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11. CONCLUSIONES

El implementar una técnica o programa al interior de una empresa, sea cual sea, debe abarcar todas las áreas funcionales de la empresa empapando del tema, en primer lugar a la alta dirección y de allí ir descendiendo hasta llegar a los colaboradores de menor rango para que junto con las grandes esferas de la organización se realicen planes de acción más completos y activos ya que esto hace que se involucre de mejor manera a toda la organización y los trabajadores lo asimilen de una mejor manera; dicho de otra forma para que ellos no crean que se está criticando la labor que desempeñan.

Al revisar en que consiste la técnica aplicada, se puede observar que es una técnica sencilla de emplear ya que parte del sentido común de las cosas, pero que a la hora de ponerla en práctica o aplicarla puede hacer que se gasten demasiadas energías por parte de las personas a cargo, ya que esta técnica implica más que cualquier cosa un cambio cultural y de pensamiento del grupo de trabajo.

Para TEJIDOS HINCAPIÉ, la correcta aplicación del procedimiento de recepciones de materiales, y productos terminados, significará una reducción considerable de tiempo y costos generados por reprocesos y por la toma inapropiada de decisiones frente a casos particulares que se presentan en el curso normal de las recepciones.

La revisión física de los materiales y productos terminados, de acuerdo a los procedimientos de inspección, la documentación correctamente diligenciada y el compromiso de los proveedores con la fábrica facilitan el control en la recepción de las compras y ayudan a eliminar los reprocesos.

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12. RECOMENDACIONES

De acuerdo a lo observado en el desarrollo del proyecto a lo largo de la

práctica profesional, las recomendaciones son las siguientes:

Implementar una técnica para concientizar a los colaboradores de la fábrica, la cual acarrea o implica un cambio cultural en la empresa, debe buscar otras motivaciones a las que vienen implícitas con ella como las de tipo económico, ya que esto facilita el proceso y hace más asimilable el proceso de cambio.

La empresa, aunque es una empresa pequeña, debe preocuparse

más por el bienestar de sus empleados ya que finalmente son ellos los que han hecho posible crecer cada día más y más.

Para TEJIDOS HINCAPIÉ es importante tener a una persona que se

dedique de tiempo completo a controlar el trabajo ya realizado con el ánimo de no perder lo ya hecho y a desarrollar la implementación de la técnica en las demás áreas funcionales ya que esta diferencia está frenando el crecimiento continuo que está presentando la empresa actualmente.

Seguir realizando y motivando monitorias permanentes a los niveles

con el ánimo de garantizar el mejoramiento continuo de los procesos involucrados.

Con el ánimo de crear un mejor ambiente laboral y fortalecer el

orden de la empresa se hace necesario el crear un estatuto interno en donde se especifiquen las faltas en que puede incurrir el personal y de igual manera las sanciones a que se hace merecedor por incurrir en estas faltas.

Se recomienda que la presencia de su gerente propietario sea mayor en la fábrica o en su defecto que se encargue una persona del lugar con el ánimo de incrementar el orden y en pro de mejorar la calidad y productividad de la empresa.

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BIBLIOGRAFIA

RAMBAUX, Albert. Gestión económica de stocks. Editorial Hispano Europea 1978. Páginas 306.

VOLLMANN, Thomas. Administración integral de la producción e

inventarios. 1996.

www.southlink.com.ar/vap/contabilidad.htm. Materias y materiales. 2006

ZENZ, Gary., Compras y Administración de Materiales, Editorial Limusa Noriega, México 1992. Páginas 432.