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INFORME DE PRÁCTICA

ALEJANDRA MARIN CARDONA

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

PRACTICAS ACADÉMICAS

2012

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INFORME DE PRÁCTICA

ALEJANDRA MARIN CARDONA

INFORME FINAL DE PRACTICA ACADÉMICA

TUTOR

ANDRÉS LOBO-GUERRERO SANZ

PROFESIONAL EN FINANZAS Y RELACIONES INTERNACIONALES

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

PRACTICAS ACADÉMICAS

2012

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 7

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ...................................................................... 8

1.1 RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................................................... 8

1.2 RAZÓN SOCIAL ................................................................................................................. 10

1.3 MISIÓN ................................................................................................................................ 10

1.4 VISIÓN ................................................................................................................................. 10

1.5 POLÍTICA INTEGRAL ........................................................................................................ 11

1.6 SERVICIOS DE LA COMPAÑÍA ....................................................................................... 12

1.7 EMPLEADOS ...................................................................................................................... 13

1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................ 13

2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS

NECESIDADES ......................................................................................................................... 14

3. EJE DE INTERVENCIÓN..................................................................................................... 18

4. JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN ......................................................................... 19

5. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 20

5.1 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 20

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.............................................................................................. 20

6. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................... 21

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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................... 26

8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .................................................. 27

9. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES ...................................................................... 30

10. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .................................................................................. 31

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ILUSTRACIONES

Ilustración 1.Doctrina de Trabajo Magnetrón S.A .................................................................. 12

Ilustración 2.Empleados Magnetrón S.A. ................................................................................ 13

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SINTESIS

Este documento contiene las diferentes actividades a desarrollar dentro del departamento de Compras internacionales de Industrias Electromecánicas Magnetron S.A., así mismo expone falencias presentes en este, y acciones que se han venido implementando con el fin de ser un departamento eficiente y eficaz.

Palabras claves

Compras internacionales, Falencias Acciones ABSTRACT This paper shows the different activities to develop inside the international purchasing area of Industrias Electromecanicas Magnetron S.A., at the same time contains information about some weaknesses and actions that the company has been adopted to be an efficient department. Keywords International purchasing area Weaknesses Actions

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INTRODUCCIÓN

Este trabajo pretende dar a conocer como esta compuesto el departamento de compras en Industrias Electromecánicas Magnetrón S.A., las diferentes actividades a desarrollar, y la importancia que esta área tiene al interior de la compañía. El departamento de compras ha tenido cambios significativos en los últimos meses, pues sus procesos y actividades fueron redistribuidos. A lo largo de este contexto se expone este cambio, y se explica por qué no es conveniente tener a un practicante universitario en el cargo a desempeñar, pues las responsabilidades aumentaron drásticamente así mismo es complejo para el departamento capacitar cada seis meses a una persona, ya que los integrantes del área necesitan de un apoyo constante cuando sus actividades se saturan, como suele pasar al amentar la producción. Este trabajo también expone, falencias presentadas y acciones correctivas a tomar para un mejoramiento continuo.

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1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

La organización fue fundada el 3 de septiembre de 1971 con el nombre de

TECNELECTROLTDA, y operó inicialmente como taller de reparación de

transformadores eléctricos. A partir de 1978, aprovechando la experiencia

adquirida, se empezaron a fabricar transformadores monofásicos y trifásicos tipo

convencional en potencia hasta 250 KVA clase 35 KV.

En el año 1981 se inicia la fabricación de transformadores tipo pedestal

(PadMounted) y se incrementa la capacidad de la planta a transformadores

hasta 1600 KVA clase 35 KV.

En el año 1988 se cambia la razón social de la Organización a NAVARRO

GONZALES Y CIA LTDA, y la marca de los transformadores se denomina

MAGNETRON.

En el año 1992 se inician exportaciones hacia Ecuador, al igual que la

fabricación de transformadores seco tipo H hasta 1600 KVA clase 15 KV.

En el año 1995 se inicia la fabricación de transformadores tipo sumergibles

y se incrementa nuevamente la capacidad de la planta de transformadores

hasta 3000 KVA clase 35 KV.

En el año 1997 cambia nuevamente la razón social convirtiéndose en la

sociedad anónima INDUSTRIAS ELECTROMECANICASMAGNETRON

S.A., conservando la marca MAGNETRON.

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En enero de 2007 se establece una agencia en la ciudad de Barranquilla,

con el fin de atender las necesidades de mantenimiento y reparación de

transformadores, dotada con los equipos necesarios para ofrecer un

servicio de óptima calidad.

En agosto de 2009 se inician operaciones en la nueva sede, con una mayor

capacidad instalada que permite incrementar el volumen y la capacidad de

producción, mejorando los procesos productivos.

Actualmente, la organización se desenvuelve en la producción,

comercialización y reparación de transformadores de energía,

posicionándose como líder en el mercado Colombiano y exportando una

porción muy importante de su producción a mas de 9 países de

Suramérica; Centroamérica y el Caribe, con una capacidad de producción

de transformadores inmersos en aceite, hasta 5000 KVA clase 35 KV y

transformadores secos clase H hasta 1600 KVA clase 15 KV. Cabe resaltar

que la compañía ha fortalecido su departamento de mercadeo teniendo

como objetivo diversificar los mercados en los que incursionan y hoy en día

más del 50% de su producción es destinada a países como Brasil y

Estados Unidos

MAGNETRON S.A. suministra a sus clientes un producto construido de

acuerdo con la más avanzada tecnología de fabricación, utilizando

materiales de la mejor calidad.

A través de los años se ha logrado establecer un sistema de diseño y

cálculo de los transformadores asistido por computador, que permite

obtener la alternativa más económica de acuerdo con las necesidades del

cliente, respetando las exigencias de las normas y el concepto de

confiabilidad del equipo. Los procesos de fabricación son el producto de

10

más de 30 años de experiencia en el sector y han sido desarrollados por

ingenieros colombianos inspirados en los conceptos básicos de fabricación

de las mejores tecnologías extranjeras. El control de calidad es parte

fundamental de la organización, razón por la cual, los proveedores de

materia prima son escogidos de acuerdo al sistema de aseguramiento de

calidad de sus productos así mismo se tiene establecido un estricto control

en el momento de recepción de los materiales en fábrica. El diseño, los

procesos de fabricación y el control de calidad de los materiales usados, da

como resultado un producto de alta confiabilidad y un costo competitivo, a

los cuales se les realizan a cada unidad producida todos los ensayos

establecidos en las normas ICONTEC o en su defecto la norma ANSI C57-

12-00 o IEC 76.

Esto ha permitido que el producto siempre haya soportado con éxito todos

los controles y ensayos de impulso, calentamiento y corto circuito entre

otros, a los que han sido sometidos por parte de los organismos de control

de calidad de los clientes.

1.2 RAZÓN SOCIAL

Industrias Electromecánicas Magnetrón S.A

1.3 MISIÓN

Producir y comercializar transformadores para la distribución de la energía

eléctrica, promoviendo el desarrollo de tecnologías e ingeniería nacionales, la

calidad y la ética.

1.4 VISIÓN

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Obtener un óptimo posicionamiento de la Compañía en el sector eléctrico nacional

e internacional, con base en la actualización tecnológica, la diversificación de

nuestros productos y la capacitación permanente del recurso humano en

programas de mejoramiento continuo.

1.5 POLÍTICA INTEGRAL

MAGNETRON S.A., a través del uso eficiente de sus recursos, el compromiso de

su personal y el mejoramiento continuo de su sistema Integrado de Gestión,

suministra oportunamente a sus clientes productos competitivos, conformes y

libres de contaminación, teniendo como base la prevención de lesiones y

enfermedades, el control de los factores de riesgo y la prevención de la

contaminación del medio ambiente, mediante el cumplimiento del marco legal y

otros requisitos vigentes y aplicables.

Con base en los postulados anteriores, en enero del año 1999 Magnetrón obtuvo

de Bureau Veritas Quality International (BVQI), la certificación del Sistema de

Gestión de Calidad conforme con la norma ISO 9001:1994. En abril del año 2003

se hizo transición a la Versión ISO 9001:2000, y en el curso del año 2009 el ajuste

del Sistema a la versión 2008 de la norma.

Desde el año 2004 la organización está certificada bajo la Norma y estándares

Business Alliance forSecure Commerce, BASC.

En enero de 2011 ose obtuvo la certificación del Sistema de Gestión Ambiental

bajo la norma ISO 14001: 2004.

Actualmente la compañía esta en proceso de certificación en OHSAS 18001.

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Ilustración 1.Doctrina de Trabajo Magnetrón S.A.

Fuente: Página web Magnetrón S.A. (www.magnetron.com.co)

1.6 SERVICIOS DE LA COMPAÑÍA

Magnetrón presta el servicio de fabricación, de mantenimiento y reparación de:

Transformadores de distribución convencionales

Transformadores de distribución autoprotegidos

Transformadores de pequeña potencia

Subestaciones tipo pedestal

Cajas de maniobra

Transformadores sumergibles

Transformadores secos tipo H (bobinado abierto)

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1.7 EMPLEADOS

Ilustración 2.Empleados Magnetrón S.A.

NÚMERO TOTAL DE EMPLEADOS POR EMPRESA

Magnetrón Zona Franca Planta 21

Administración 10

Magnetrón Barranquilla Administración 10

Técnica 18

Magnetrón Pereira Planta 275

Administración 117 Fuente: Elaboración Propia

1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Magnetrón S.A. cuenta con un talento humano de excelente calidad y con las

mejores aptitudes y actitudes las cuales son promovidas por una óptima estructura

organizacional, lo que permite satisfacer a los clientes siempre de la mejor

manera.

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2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES

Actualmente el departamento de compras se enfoca en realizar transacciones

nacionales e internacionales, en las que estas últimas han ido aumentando su

participación aproximadamente del mes de noviembre de 2011 para acá. Este

departamentoestá conformado el jefe de compras que esta está a cargo de todo el

departamentoy demás temas que competen al área, por un asistente de compras

nacionales, a cargo de ordenes de indirectos y ordenes abiertas, asistente de

cotizaciones y negociaciones con proveedores, asistente de compras

internacionales para el seguimiento de órdenes, importaciones, reclamaciones de

material defectuoso tanto nacional como importado.

Como parte del incremento significativo de las compras internacionales en las

actividades habituales del departamento, este ha venido realizando un análisis

detallado de sus procesos y desde el mes de noviembre del 2011 se han venido

ejecutando una serie de restructuraciones con el único objetivo de constituir un

departamento eficiente, optimizando cada uno de los eslabones de la cadena

(requisición del cliente interno - cotización - Orden de compra aprobada por Jefe

de Compras y Gerencia Técnica).

Esta restructuración en el área de compras también impactó la descripción del

trabajo realizado por el “practicante universitario”, pues paso de ser “asistente de

compras nacionales” a desempeñarse en el cargo como “asistente de compras

internacionales”, dando lugar a mayores responsabilidades y compromisos, lo que

al mismo tiempo representa una mejor experiencia.

Asimismo, estos cambios implican que MagnetronS.A. Inviertamás tiempo en

capacitación a la persona designada para este cargo, puesto que las funciones a

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desempeñar no eran realizadas por un practicante dado el tiempo de inducción y

adaptación, conllevando esto a traumatismos en la misma.

Cuando se inició el periodo de práctica en noviembre de 2011, el cargo a

desempeñar era exclusivamente compras nacionales, pero debido a los cambios

que se venían gestionando al interior de la compañía,la descripción de puesto

cambió, enfocándose hacia las compras internacionales y todo lo concerniente a

su proceso. A continuación se explica de forma resumida de qué consta:

• De acuerdo a las necesidades de material que se plantean en el comité de

importaciones a través de un formato F-PC1-10 o las reflejadas por

UNOEE(software donde se ingresa y se administra toda la información

financiera, comercial y de manufactura de la compañía), se utiliza un

registro para la generación de la orden de compra R-PC1-01.

• Las órdenes de compra tienen dos maneras de generarse, la primera es

cuando son aprobadas en el comité en donde se deben formalizar a través

de una solicitud llamada requisición RQy la otra manera es por urgencias

de material, en este caso son solicitadas vía correo electrónico al jefe de

compras, en donde el correo sirve como soporte para la asignación de un

extra-costo.

• La orden de compra es enviada al proveedor víae-mail, y este debe

confirmar la aceptación de la orden mediante una factura proforma, con el

fin de comparar precios, cantidades, ítems y sacar un resumen de las

diferencias si las hay, se informa al jefe de compras, para que este defina el

origen de la misma y luego se proceda a la producción del material.

• Al ser confirmada la orden por las dos partes, el asistente de importaciones

debe proceder con un seguimiento para asegurar que el proveedor cumpla

con la fecha pactada en la factura proforma, este seguimiento se hace a

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través del programa UNOEE, pues allí se pueden visualizar todos los ítems

que están pendientes por entrar a Magnetrón, con sus respectivas fechas.

• Una vez es enviada la factura comercial por parte del proveedor, la orden

de compra pasa a ser una orden de compra en tránsito (OCT), el cual es un

documento que define que el material se encuentra en tránsito

internacional.

• A partir de este momento este proceso pasa a manos del departamento de

comercio exterior el cual es el encargado de dar instrucciones de

embarque, seleccionando embarcador e informando al proveedor para así

coordinar envíos. En este proceso es vital hacer seguimiento para tener en

cuenta fechas de embarque, o información sobre posibles retrasos.

• Cuando el proveedor emite los documentos soportes estos son enviados al

agente aduanero para realizar los trámites de nacionalización en puertos.

Estos documentos son:

Factura comercial

Lista de empaque

Certificado de origen (no aplica para todo)

Certificados de calidad

Documentos de transporte (no aplica para todo)

Otras de las funciones del asistente de compras internacionales,están

relacionadas con los siguientes procesos:

• Una vez el material ha llegado a la compañía, debe pasar por unas pruebas

de calidad, y en caso de que el material presente defectos o no

conformidades, se realiza una reclamación la cual se diligencia en la matriz

de fallas proveedores del exterior F-PC1-09. Esta matriz aplica

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paraMagnetrón Zona Franca y Magnetrón Pereira; cuando la falla es

registrada en Zona Franca la única forma de reponer material es por medio

de nota crédito, pues por normatividad no se pueden aceptar reposiciones

de material. Al enviarle información al proveedor se deben anexar

fotografías, a diferencia de las reclamaciones nacionales.

• Actualización de las hojas de vida de los proveedores críticos, pues en las

auditorias estas son revisados minuciosamente, deben estar al día sus

certificados, y deben tener un registro de calificación anual.

• Llevar al día la matriz de costos importados, en donde se calcula cada ítem

puesto en zona franca y puesto en magnetrón Pereira de acuerdo a unos

factores de importación generados trimestralmente por el departamento de

comercio exterior, influye también la TRM, un cambio constante de precios

por parte del proveedor. Esta matriz es importante tanto en el departamento

de compras como en el de ventas, pues es una base para brindarle

información a Ventas e Ingeniería en las cotizaciones o licitaciones en las

que participa la compañía y donde se necesita determinar el margen de

venta de acuerdo a un presupuesto.

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3. EJE DE INTERVENCIÓN

Plantear sugerencias que faciliten la ejecución de acciones correctivas aplicadas

al proceso de restructuración por el que está atravesando el departamento de

Compras, esto con el fin de retroalimentar las gestiones del área de compras

internacionales.

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4. JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN

Debido a la restructuración de los procesos ejecutados por el departamento, se

hace necesario realizar un monitoreo constante de los procesos del mismo, esto

con el fin de obtener los resultados esperados, identificando oportunidades de

mejora y planteando posibles acciones correctivas para que este trabaje en

conjunto con los demás departamento involucrados en el proceso

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5. OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL

Documentar el proceso que se está ejecutando en el área de Compras

internacionales con el fin de identificar las posibles acciones correctivas en aras de

mejorar y perfeccionar los procesos.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Documentar los procesos que está desarrollando el área de Compras

Internacionales.

• Identificar posibles acciones correctivas para el área con el fin de promover

el mejoramiento continuo del departamento.

• Actualizar la matriz de costos de materiales importados para darle mayor

trazabilidad a los mismos en los diferentes departamentos que participan en

el proceso.

• Revisar matriz de reclamaciones de materiales con no conformidades para

así argumentar las mimas.

• Actualizar la base de datos de proveedores críticospor categorías de

materiales para garantizar que cumplen con la normativa y requerimientos

internos de la compañía.

21

6. MARCO TEÓRICO

Existen varios tipos de empresa, pueden ser comerciales, de servicios o

industriales; el tipo de empresa que se tuvo en cuenta a lo largo de este trabajo es

de tipo industrial por su producción en general. Este tipo de compañías requieren

por obligación de un espacio físico para que se lleve a cabo un proceso de

transformación de materia prima, de almacenamiento de stock, así mismo de un

adecuado espacio para su área administrativa pues es de allí donde nace un

departamento para la comercialización del producto terminado.

G, Damian. (2011). Cuales son las áreas de una empresa.

http://www.economias.com/2011-01-02/5545/%C2%BFcuales-son-las-areas-de-

una-empresa. (1Mayo 2012).Es fundamental saber cuáles son las áreas de una

empresa para entender bien como funciona. Generalmente una empresa consta

de al menos cinco áreas funcionales básicas de trabajo. Cabe destacar que estas

áreas son generales, es decir que no siempre están en todas las empresas, sino

que se adaptan las áreas que se necesitan de acuerdo a las necesidades de la

misma. Estas dependen unas de otras para su adecuado funcionamiento, y varían

de acuerdo a la magnitud de sus negocios, de su personal, de su capital, entre

otros factores. Generalmente una compañía consta de 5 áreas básicas, las cuales

son:

• Dirección general

• Administración

• Mercadotecnia

• Producción

• Finanzas y contabilidad

CUESTA, Mariana. (2005). La importancia de la calidad y especificaciones en las compras

de una empresa. http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/lamporcompras.htm. (1 Mayo 2012).

El área administrativa toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento

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de la empresa. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el

pago del personal, la firma de los cheques, la limpieza del local, el pago a los

proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión

del negocio son parte de esta área.

La compra de insumos es de gran importancia, en especial para una compañía

productora de bienes, ya que para entregar el producto final, este debe de pasar

por un respectivo proceso de producción el cual requiere cierta cantidad, tipo de

material, entre otras especificaciones para el mismo.

GARCÍA CASANOVA, M Ana Libia. (2011). Gestión de

compras.http://www.buenastareas.com/ensayos/Gesti%C3%B3n-

DeCompras/2915449.html (1 Mayo 2012). El departamento de compras es tan

importante como cualquier otro departamento de la empresa, dicho departamento

deberá estar perfectamente estructurado para poder ejecutar las acciones

pertinentes que generaran que el producto no tenga un costo elevado para el

consumidor final, es el encargado de adquirir los productos y gestionar los

servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta

pueda conseguir los objetivos marcados, además se encarga de negociar con los

proveedores, requerirles presupuestos respecto de los bienes o servicios, y

discutir presupuestos.

Esta gestión se logra a través de la coordinación del departamento con otras

áreas, de un trabajo continuo, puesto que la empresa es productora de un bien,

por lo tanto se necesita de material para producción, pero es una necesidad que

nace en el departamento de ventas, ya que a partir de las exigencias de un cliente

se requiere cierto tipo y cantidades de material.

GIL ESTALLO, María de los Ángeles, GINER, Fernando. Como crear y hacer

funcionar una empresa. Editorial: Esic. (10-03-2010). 453 p. Compras vela por

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cumplir con las exigencias de los clientes internos, “obteniendo las cantidades de

artículos necesarios para que no se interrumpa la producción con los mínimos

costes (cantidad económica de pedido); obteniendo artículos de calidad y a

precios apropiados: proveyendo la entrega de artículos en el momento oportuno;

actuando en función del personal de compras disponible; informando sobre

nuevos materiales, equipos.

Es importante resaltar que muchas de las compras programadas se originan en el

departamento de planeación, allí básicamente se establecen planes semanales de

acuerdo a las necesidades presentadas por: ventas previstas por el departamento

comercial, falta de materiales en el área de producción, ingeniera y desarrollo,

inventarios. También se debe tener en cuenta presupuestos elaborados por el

área financiera.

De acuerdo al presupuesto que maneja el encargado del área de compras en la

compañía se escoge entre la mejor oferta por proveedores teniendo en cuenta

precio, tiempo de entrega, condiciones de pago, calidad, y que este sea un

proveedor confiable y sobre todo cumplido, pues la experiencia en el

departamento ha mostrado que los vendedores en ocasiones por no perder una

venta, ofrecen el producto ya sea que no lo tengan o con largos tiempos de

entrega no informados al momento de pactar la orden.

Las empresas pasan por varias etapas a lo largo de un año, ya que hay meses

que son mejores para las ventas que otros meses, durante el tiempo frio en

ventas, las compras deben reducirse, se hacen análisis del material a comprar, se

evita pagar anticipos, y hasta se renegocia con proveedores tiempos de pago.

Para tomar medidas de contingencia se hacen reuniones con el presidente de la

compañía, en donde se establecen nuevas acciones a tomar, un ejemplo de estas

es que las requisiciones solicitadas por el cliente interno, deben pasar a manos del

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presidente y este es quien decide si se compra o nose compra, también toma en

cuenta cotizaciones, y así mirar cual es la más conveniente.

Al tener en cuenta si una compra es conveniente se analiza cual plaza es mejor

para realizar las compras sin nacional o extranjera (importadas).

RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Administración de pequeñas y medianas

empresas.Quinta Edición. CengageLearningEditores, 20/04/2002 - 340 páginas.

Las compras nacionales son las que se efectúan dentro de las fronteras de un

país, con arreglo en las leyes del mismo y pueden subclasificarse en:

Locales: Cuando se realiza en la misma plaza

Foráneas: Cuando se concretan en plazas distintas, pero dentro del mismo país.

Estas varían en el tipo de material que se necesite y en cuan costoso sale

importando o comprándolo en el país de origen de la compañía.

Las compras internacionales son aquellas que se efectúan entre dos o más

países, rigiéndose por las leyes de los países en que se realizan (importaciones y

exportaciones).

Compras de importación: Aquellas que se hacen directo a un proveedor

extranjero o a través de los canales de distribución del exportador extranjero

establecido en el país importador.

Compras para exportación: Son aquellas adquisiciones de materiales de

fabricación nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar a uno o

varios países del exterior.

La finalidad del departamento de compras se deduce la importancia de su

participación en el área productiva de la empresa, ya que una decisión mal tomada

a la hora de adquirir un producto puede costar grandes sumas de dinero, y no solo

eso, también puede acabar con el prestigio y la buena fe que las personas le

tengan a una compañía. Por ende el hecho de que un material sea más barato en

25

comparación con otros no siempre significara que esta será la mejor opción de

compra y aunque represente costos más bajos de producción, y una mejor oferta

al publico del bien final, no siempre indicara que ese bien sea el mejor ya que la

calidad de sus materias primas determina la calidad de su producto final.

Por lo tanto al querer evaluar mejores formas para convertir la empresa en una

compañía competitiva no solo es trabajo de un solo departamento como se pueda

dar a entender con el departamento de compras, es todo un trabajo compartido en

donde cada quien debe colocar su mejor esfuerzo, por ejemplo Compras tiene

gran influencia a la hora de la adquisición de materia prima para la producción, y

dependiendo de la filosofía que la empresa busque sea vender a precios muy

bajos o ya sea que la calidad este primero que el precio, se debe tener cierto

criterio para tomar decisiones e ir bajo un mismo objetivo conjunto los otros

departamentos, si se busca reducir costos pero mantener una calidad en

producción se pueden tener en cuenta otro tipos de factores como lo es: la mano

de obra, evaluación de inventarios para no incurrir en una baja rotación, el

controlar la eficiencia en el uso de recursos, concluyendo lo anterior la empresa es

competitiva a medida que esta cumpla con su razón social y genere las suficientes

ganancias para su propia sostenibilidad y la de sus trabajadores.

26

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

27

8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

.

• Documentar procesos: El área de compras maneja un instructivo, donde

se informan las actividades a realizar. Después de dicha restructuración en

el departamento, este instructivo se vio obligado a modificarse. Por lo tanto

los integrantes de esta área se reunieroncon el fin de estandarizar procesos

y eliminar aquellos que ya no hacen parte de las funciones. Cabe resaltar

que todo lo escrito en este libro, debe ser verificable, pues la compañía

cuenta con certificaciones que representan para Magnetrón auditorias cada

vez que se requieran.

• Acciones correctivas: Con el fin de un mejoramiento continuo,

constantemente se deben presentar acciones correctivas. En este momento

el departamento de compras se vio en la obligación de implementar mayor

seguridad en sus procesos de compra debido a las exigencias de la norma

BASC. Se han implementado acciones correctivas como: exigirle mayores

documentos a los proveedores, en especial a los clasificados como

“críticos”, administrar correctamente la hoja de vida de estos y crear un

archivo virtual al que se pueda tener acceso en cualquier momento,

también se abrió una acción correctiva la cual consta de administrar

órdenes de compra de activos fijos, en la cual se debe archivar como fue la

negociación, la orden de compra, los anticipos que se hayan hecho.

• Matriz de costos: La acción correctiva que se ha estado implementando,

sirve para actualizar los precios cada vez que llega una factura en los

diferentes modulo de UNOEE (Magnetrón Pereira, Zona Franca) y en la

matriz de costos. Así mismo cuando se crean ítems nuevos, se les pide su

respectiva cotización, subiendo esta información en un modulo de UNOEE

llamado manufactura - costos en cero. La importancia de esto, es actualizar

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a la vez la matriz, pues esta se presenta cada que se requiera en un comité

que convoca la alta dirección de la compañía.

• Matriz de reclamación de materiales F-PC1-09: Se deben administrar

ambas matrices, materia prima nacional e importada. Los principales

objetivos de esta matriz son: que el proveedor tome conciencia e

implemente acciones correctivas y preventivas de acuerdo a la reclamación

que se le realizo, para evitar posibles fallas de calidad, de embalaje o que

no haga falta algún certificado de calidad. El recepcionista del almacén de

Magnetrón Pereira Y Magnetrón Zona Franca desarrolla un trabajo conjunto

con personal de calidad, pues son los encargados de inspeccionar la

materia prima y subir estas reclamaciones a la matriz, donde el asistente de

compras internacionales se encarga de proceder con estas ante los

proveedores. Anteriormente con esta matriz se presentaban muchos

problemas entre el área del almacén y el de compras, pues la matriz no

mantenía actualizada, y cabe resaltar que esto es de carácter importante

pues hay materia prima que es considerada como critica para la

organización, pero con acciones correctivas y con un trabajo conjunto de

estas dos áreas este problema ha mostrado una gran disminución.

• Proveedores Críticos: Debido a la compañía estar certificada BASC, ISO

9001, ISO 14001 es muy importante tener en cuenta ciertos requisitos

como: clasificar los proveedores que manejan materia prima critica, puede

ser por riesgo de ser contaminada, o por su necesidad de consumo en la

compañía, así mismo los que manejan materia prima peligrosa, pues ciertas

certificaciones exigen el que estos cumplan con unos acuerdos. La falencia

que presenta el departamento ante este tema, es que sigue un poco

desorganizado antes las certificaciones que cada proveedor debe tener,

pues estas solo se revisan cuando se encuentran próximos a una auditoria.

Por lo tanto hay que seguir trabajando en continuar con un orden

29

másestricto ante esto, ya que podrá pasar que el día en que se encuentre

en una auditoria estas certificaciones no alcancen a llegar a tiempo,

representando esto una no conformidad.

30

9. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES

En primer lugar el departamento de compras nacionales debe simplificar el

proceso del envío de órdenes de compra y buscar la manera de que el proveedor

cumpla con las fechas de entrega del material ya que un retraso en la entrega del

mismo compromete seriamente la producción; también porque el hecho de tener

que estar llamando constantemente a preguntar las razones del atraso demanda

una gran parte del tiempo que podría ser utilizado en otras cosas.

En segundo lugar, a manera muy subjetiva se expresa la importancia de mantener

el puesto de asistente de compras internacionales bajo la responsabilidad de una

persona que tenga dominio sobre el sistema UNOEE, que conozca la dinámica

empleada para el envío y seguimiento de órdenes de compra así como el manejo

de la matriz de costos y un nivel de inglés avanzado. Esto debido a que la

propuesta inicial que hay sobre este cargo es de una practicante universitaria, por

propia experiencia se indica que sería un trabajo muy tedioso para todo el

departamento de compras debido a la capacitación constante que esto requiere

para estar cambiando de personal cada seis meses.

Concluyendo este trabajo de práctica, se evidencio que el hecho de tener que

depender de terceras personas, los reprocesos que se generan para que ciertas

actividades sean aceptadas han sido analizados por el departamento y han estado

elaborando diagnósticos con el propósito de ejercer acciones correctivas y planes

de acción.

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10. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

• G, Damian. (2011). Cuales son las áreas de una empresa.

http://www.economias.com/2011-01-02/5545/%C2%BFcuales-son-las-

areas-de-una-empresa. (1Mayo 2012).

• CUESTA, Mariana. (2005). La importancia de la calidad y especificaciones en las

compras de una empresa.

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