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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD Nº III

Gestión y control de despacho: La gestión adecuada de la bodega

SEMANA 5

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Introducción

Como se ha desarrollado en las semanas previas, podemos concluir que existen esfuerzos, realizados en Logística General, para una reducción drástica de los stocks. Ello no ha incidido de manera negativa en lo prioritario; la necesidad de tener una organización eficaz de los almacenes, sino que por el contrario la ha potenciado, constituyéndola como uno de los puntos neurálgicos para una política de distribución.

Así, el contenido de esta semana comprende en un primer momento una definición exhaustiva de las Características de los Productos acopiados (Físicas, Caducidad y Operatividad), y de las Características de su Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos de alto o bajo costo) lo cual permite potenciar su Perfil Profesional, en razón de competencias que propicien comprender las especificaciones y el mercado de las cargas aprovisionadas y por aprovisionar.

Por último, usted aprenderá sobre los diferentes medios o formas de Distribución en Planta del Flujo de los Productos aprovisionados (Flujo en U, en Línea Recta o en T), lo cual facilitará la organización de los espacios al interior de la Central de Distribución, cuando sea necesario delimitar lugares de acopio.

El presente material requiere de su parte que lo estudie con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; ya que así el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su dominio sirva para mejorar su perfil profesional y sus competencias laborales.

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Ideas Fuerza

La gestión de la bodega, hace imprescindible realizar, por un lado, un análisis

detallado de las Características de sus Productos (Físicas, caducidad y

operatividad), y por otro, una revisión precisa del Comportamiento de su

Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos

de alto o bajo costo).

La gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, hace referencia a

dos principios: Principio de la Popularidad y Principio de Posicionamiento y

Localización de los Productos.

La Distribución en Planta del Flujo de Productos, es posible de ser realizada

de 3 formas diferentes: Flujo en U, Flujo en Línea Recta o Flujo en T.

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1. CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS

Antes de proceder al aprendizaje de los requerimientos técnicos y organizacionales de la bodega, se hace imprescindible realizar un análisis detallado de las Características de los Productos, y realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda; ya que los dos factores antes citados, son decisivos al momento de definir y establecer las Técnicas de Diseño y Organización de la Central de Distribución o Bodega.

A razón de lo anterior, se realizará una definición de los factores a considerar para el análisis de los productos.

1.1. Características de los productos

Se refiere a la descripción (enumeración de características) de los productos que la empresa tiene acopiados o procederá a resguardar al interior de la Bodega o Central de Distribución, los cuales tienen por fin reemplazar a los comercializados a los proveedores o a los utilizados en los diferentes departamentos internos de la organización. Las características antes citadas, deben ser indicadas en los embalajes (cajas) de los productos por medio de timbres o autoadhesivos que indiquen las especificaciones de los productos que se guardan en su interior; generalmente, según corresponda, se utilizan los símbolos o signos presentes en la taxonomía de la imagen siguiente (existen muchos otros, pero se exponen estos a modo de ejemplo):

Figura 1

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web: https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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Dentro de las características de los insumos o mercancías, es pertinente definir sus características físicas, su grado de caducidad y su operatividad:

a. Características Físicas

Volumen y peso del producto: Tiene por fin definir el espacio que ocupará cada unidad de mercadería al interior de la Bodega o Central de Distribución. Es necesario cuantificar los productos por unidades mínimas (puede ser individualmente, por decenas, docenas, centenas o cualquier medida que indique el mínimo de artículos a acopiar) considerando sólo su empaque unitario. Por ejemplo: Peso: 300 grs. / Volumen: 25 cm3.

Standard de empaquetado: Se refiere a la forma física en que se agrupan los productos para ser acopiados (Medio de embalaje y cantidad de productos que agrupa). Por ejemplo: Caja de 12 unidades.

Fragilidad y resistencia de apilación: Se refiere, por un lado, al grado de tolerancia a manipulación que posee el producto, y por otro, a la cantidad de productos que pueden ser acopiados sobre el mismo producto. Se indican por medio de la palabra: “FRÁGIL” rotulada al costado del producto y un número con doble subrayado. Por ejemplo: Frágil, 6 Unidades.

Figura 2

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web: https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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Peligrosidad: Se refiere a las características de los productos, en tanto pueden ser nocivos para los encargados de su almacenaje y distribución, por lo que deben ser acopiados resguardando su integridad. Por ejemplo: Inflamables, explosivos, entre otros.

Figura 3

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web: https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

Condiciones ambientales requeridas: Son las características de almacenaje que requieren los productos acopiados, en razón del ambiente físico que los guarda. Por ejemplo: Refrigeración, cámara isotérmica, entre otros.

Figura 4

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web: https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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b. Caducidad y obsolescencia

Productos de larga duración: Son los productos que poseen una vida útil muy larga o extensa, por lo que pueden mantenerse acopiados por mucho tiempo sin que se descompongan, mermen o destruyan. En general, son compuestos por polímeros plásticos u otros materiales de larga duración.

Productos perecederos: Son productos o artículos que poseen una vida útil menor, en tanto poseen una tendencia a mermarse o estropearse luego de ser acopiados durante un tiempo. Generalmente, son mercancías compuestas por papel u otras fibras similares (Sufren riesgo de humedecerse), químicos o productos volátiles (a pesar de ser sellados al vacío, algunos pueden evaporarse), entre otros.

Productos de caducidad fija: Son mercancías, generalmente, orgánicas o alimenticias, que por tener fines de consumo humano o animal, poseen una vida útil definida en su “Fecha de Caducidad”. Dicha fecha debe ser registrada por la Bodega, con el fin de distribuirlas antes del plazo establecido.

Alto riesgo de obsolescencia: Son mercancías, que si bien no son necesariamente perecederos o con una caducidad definida, son tendientes a convertirse en mermas, en tanto, pueden perder vigencia, dejar de presentar utilidad a la empresa o no posibles de comercializar. Es decir, son mercaderías que pueden quedar obsoletas, como por ejemplo, productos electrónicos, que a razón de los avances tecnológicos pierden vigencia (Personal Estéreo).

c. Operatividad

Condiciones de seguridad: Son los seguros con que cuenta la carga contra sucesos imprevistos. Por ejemplo: Robos, manipulaciones negligentes, entre otras.

Sistema de codificación existente: Es la forma en que los productos son designados, ya sea por el proveedor, o por la Bodega. Por ejemplo: Código de barras, código de asignación, entre otros.

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Unidad de manipulación: Es la forma en que los productos son agrupados para ser manipulados por el proveedor, la bodega y el distribuidor. Por ejemplo: Paquete, pallet, entre otras.

Unidad mínima de venta: Se refiere a la forma en que los productos son agrupados para ser comercializados (No necesariamente es la misma forma en que se manipula, ya que puede variar según los requerimientos de los clientes). Por ejemplo: Caja de 10 unidades.

Medios de contención utilizados: Son las formas o medios en que se contienen los productos al interior de la bodega, los cuales tienen por fin resguardar los productos (si los productos son líquidos requieren de contenedores apropiados). Por ejemplo: Pallet, bidón, cesta, entre otros.

2.2. Características de su Demanda

Artículos de alta y baja rotación: Es necesario definir el grado de rotación de los productos (nivel de utilización interna o comercialización externa), indicando si son muy requeridos por la empresa (productos prioritarios por su alto grado de uso) o poco requeridos (No son muy utilizados o comercializados, por lo que no son prioritarios). La clasificación anterior, permitirá organizar la bodega en razón de las prioridades de sus productos acopiados, lo que mejorará inherentemente la eficiencia de su distribución.

Artículos estacionales: Son los artículos que se acopian, no con el fin de reponer los productos utilizados por los Departamentos internos, ni reponer a las mercancías comercializadas, sino que guardados por periodos extensos de tiempo por diversos motivos. Por ejemplo: Archivos no consultables, pero con deberes legales de acopio, entre otros.

Artículos de alto o bajo costo: Es pertinente definir el costo económico de los productos acopiados, con el fin de priorizar los de alto nivel de costo. Esto permitirá reducir mermas de productos costosos y priorizar su gestión por sobre los de valor económico menor.

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En los casos en que se presente una gama de productos de alta variedad de características, podría ser incluso inconveniente desarrollar una base de datos que permita organizar y seleccionar los productos rápidamente en función de sus referidas características.

Actividad N° 1

La gestión de la bodega, hace imprescindible realizar, por un lado, un análisis detallado de las Características de sus Productos (Físicas, caducidad y operatividad), y por otro, realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda. Realice un resumen de cada una de las características antes citadas, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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2. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Como se ha desarrollado en los módulos de las semanas anteriores, el objetivo básico de la organización es la gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, lo cual se basa fundamentalmente en dos Criterios:

Maximizar el espacio disponible en términos de metros cúbicos: Acopiar la mayor cantidad de productos en la menor cantidad de espacio posible.

Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno: Reducir la cantidad de procesos al interior de la bodega manteniendo la calidad de acopio, dinámica que mejora la eficiencia de la gestión de almacenaje.

Ya que ambos criterios significan un costo adicional al producto sin ningún valor agregado a él, se hace necesario hacer referencia a dos principios:

a. Principio de la Popularidad

b. Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos

A continuación se desarrollarán los elementos clave de cada uno de los principios antes citados:

2.1. Principio de la Popularidad

Este principio de sustenta en la idea de que, generalmente, una pequeña gama de productos representan la mayor parte del volumen de manipulación en un almacén, lo que no se relaciona directamente con su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los productos, (posiblemente entre un 60 u 80 % de los mismo), apenas representa un 20 % del total de manipulaciones. Es decir, el porcentaje (%) más alto de ganancia se sustenta en la menor cantidad de productos comercializados.

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A razón de lo anterior, es necesario determinar cuáles son los productos que permiten la mayor ganancia (mayor volumen de venta y mayor margen de excedente económico), por medio de un sistema de localización eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos al efectuar la selección de los mismos en los procesos de selección de pedidos.

Para identificar los productos antes citados (Populares o De Mayor Actividad), generalmente, se recurre a la utilización del Método de Análisis A, B, C (desarrollado en el material de estudio de la Semana 4), que permite calcular el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de Picking (cantidad de veces que al año se solicita el producto). Ambos datos necesarios para el cálculo, se obtienen de la información estadística que dispone la Central de Distribución o Bodega de la empresa.

Es pertinente explicitar, que gran cantidad de empresas (más específicamente sus Centrales de Distribución o Bodegas) utilizan para este análisis el índice de rotación de los productos, lo cual no siempre es pertinente, ya que un producto con un margen de movimiento muy elevado puede tener un bajo índice de rotación y viceversa (la rotación es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacén, de tal manera que un artículo puede tener mucho movimiento con un índice de rotación bajo debido a un exceso de stock). Es decir, para definir el nivel de rotación de un producto, es necesario determinar cuál es el stock de un producto en bodega y cuántos productos se comercializan en un periodo, ya que el cruce de ambas variables, determinará cuántos es necesario adquirir.

Siguiendo la lógica del análisis anterior, los productos, artículos o mercancías, se podrían clasificar en 3 (tres) grupos:

Artículos de Actividad Alta (A): Mercancías prioritarias ya que poseen una rotación y demanda alta.

Artículos de Actividad Media (M): Mercaderías de prioridad intermedia, en tanto, no poseen una alta rotación o la cantidad de productos acopiados en la bodega mantiene un stock no menor.

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Artículos de Actividad Baja (B): Mercaderías o artículos que poseen una rotación mínima o que poseen un stock en bodega muy elevado, lo cual no hace prioritario focalizar su acopio o reposición.

Por otro lado, es pertinente que la Central de Distribución o Bodega, presente una división de sus espacios físicos, en 2 (dos) Áreas de Almacenaje:

i. Almacén General: Sector o Área que acopia todos los productos, artículos o mercaderías almacenadas.

ii. Áreas de Picking: Sector o Área que contiene una cantidad fija de productos, artículos o mercaderías para atender a las necesidades de servicio de un período determinado (generalmente corto o breve). Por ejemplo: Productos para una semana.

En razón de las ideas antes desarrolladas, la organización física del almacén se ajustaría al gráfico siguiente:

Figura 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 158)

La idea que desarrolla el gráfico anterior, es que los productos de mayor actividad deben estar acopiados en el sitio más próximo posible a las Zonas de Expedición, con el fin

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de conseguir una economía y rapidez en el transporte interno del almacén. Por otro lado, y siempre que sea factible, los artículos más populares deben ser acopiados en la forma más asequible para su localización (Nivel bajo de ubicación), ya que de esta forma, el picking se puede realizar de una forma directa sin necesidad de utilizar máquinas elevadoras para su localización en estanterías, lo cual representaría lentitud y costo adicional al proceso.

El gráfico anterior, se sustenta en la idea que se ha creado una zona especial de picking, en el cual hay una cantidad mínima o pequeña porción de acopio de los productos o artículos más vendidos (mayor grado de comercialización) en un periodo breve de tiempo (por ejemplo una semana), de tal manera que los movimientos diarios se realizarán dentro de un área de trabajo relativamente pequeña.

El gráfico siguiente expone la Visión en Planta, es decir, ilustra las ventajas de tener organizado un almacén con los procedimientos de trabajo antes expuestos, donde se dispone de un almacén general amplio para el acopio y de un área para la actividad de picking, que se distribuye en un espacio menor (relativamente pequeño).

Figura 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 158)

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2.2. Principio de posicionamiento y localización de los productos

Permite determinar la forma en que se ubicarán o distribuirán los productos al interior de la Central de Almacenamiento o Bodega; dicha forma responde a las particularidades propias de cada Empresa u Organización.

Así, los productos, artículos o mercaderías se pueden posicionar o ubicar en la bodega de 2 (dos) formas diferentes:

Sistema de Posición Fija: En este Sistema de Localización cada producto ocupa una posición permanente dentro del área asignada en la bodega para su almacenaje, por lo cual, existe una relación unívoca entre espacio disponible y producto acopiado, de tal manera que cuando no hay stock, el espacio queda vacío, pero reservado para el producto asignado.

Sistema de Posición Aleatoria: En este Sistema de Localización, como su nombre indica, los productos se ubican en cualquier espacio que esté vacío dentro del área asignada en la bodega para su almacenaje, pudiendo cambiar la posición del mismo en función del espacio disponible y otros criterios de productividad (Son llamados también Sistemas Caóticos).

Actividad N° 2

La gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, hace referencia a dos principios: Principio de la Popularidad y Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos. Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 2 principios antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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3. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE MATERIALES

A razón de la manera en que se acopian los productos al interior de la bodega, es apropiado determinar las características de flujo que se aplicará a los productos, es decir, la forma en que se manejarán las mercancías al interior de la bodega.

La distribución en planta del flujo de productos o artículos, básicamente, es posible de realizar de 3 (tres) formas diferentes, cada una de las cuales tiene características específicas que se desarrollarán a continuación:

a. Flujos en U

Este caso se aplica cuando la bodega está dotada de una sola zona de muelles (espacio determinado para el ingreso y egreso de mercaderías a la bodega) que se utilizan, tanto para tráfico de entradas como de salidas de mercancías; es decir, los productos se reciben por el mismo lugar por donde se entregan.

El flujo de productos sigue un recorrido semicircular, como se observa en la siguiente figura:

Figura 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 162)

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Entre sus principales ventajas podemos destacar:

La unificación de muelles (espacios de ingreso y egreso), permite una mayor flexibilidad en la carga y descarga de vehículos; no sólo en cuanto a la utilización de las facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su vez, permite utilizar el equipo y el personal de una forma más eficiente.

Facilita el acondicionamiento de la bodega, al mantener espacios más unificados es más sencilla su gestión.

Proporciona una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las instalaciones interiores.

b. Flujos en Línea Recta

Este sistema se utiliza cuando la bodega está dotada de dos muelles: uno de los cuales se tiene por fin la recepción de mercaderías, y el otro se utiliza para la entrega del producto.

Figura 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 163)

Las características más importantes se derivan precisamente de esa especialización de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepción de productos en camiones de gran tonelaje tipo traillers, lo que obliga a unas características especiales en la

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instalación de los referidos muelles, mientras que el otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para vehículos ligeros (furgonetas), cuando se efectúa, por ejemplo, un reparto en plaza. Es decir, permite mantener medios o formas de ingreso y egreso diferenciadas, las cuales se determinarán según las cualidades propias de cada caso.

A razón de lo anterior, el Sistema de Flujo en Línea Recta permite una menor flexibilidad, obligando a largo plazo a una división funcional, tanto del personal, como del equipo destinado a la carga y descarga de los vehículos.

c. Flujos en T

Este sistema presenta una variante del sistema en Forma de U, apropiado cuando la bodega se encuentra situada entre dos viales (pórticos o puertas de la bodega) que permiten utilizar muelles independientes, como se puede observar en el siguiente esquema:

Figura 9

(Fuente: Sáez, 2011, p. 164)

Como se observa en las imágenes anteriormente citadas, el diseño de una bodega para el acopio o almacenaje de productos, responde a un problema complejo (incide la forma

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física que poseen los espacios para guardar productos) que requiere de la intervención de diferentes especialistas (fabricantes de equipos de manutención, estanteros, arquitectos, entre otros). Además de la utilización de diferentes planos globales, y de detalle, para una implementación y/o instalación apropiada y pertinente.

Actividad N° 3

La Distribución en Planta del Flujo de Productos, es posible de realizar de 3 formas

diferentes: Flujo en U, Flujo en Línea Recta o Flujo en T.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada una de las 3

Formas de Flujo antes citadas, y con la información levantada, construya una tabla

de síntesis que le servirá como medio de estudio.

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Conclusión

A través de los procesos instalados, en los diversos materiales de la cátedra de “Gestión de Bodegas e Inventario” para la gestión de los procesos de distribución, se ha dispuesto como preponderante la eficiencia de los procesos de almacenaje al interior de la organización. Para que dicho objetivo pueda ser obtenido, es necesario definir detalladamente, por un lado, las Características de los Productos Acopiados (Físicas, caducidad y operatividad), y por otro, realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos de alto o bajo costo).

Por otro lado, se hace necesario determinar el Grado de Gestión que requieren los productos acopiados, por lo que se hace pertinente definir las mercancías en razón de 2 principios: Principio de la Popularidad (Nivel de Ganancia que proporciona cada producto) y Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos (Cuál es el grado de rotación y stock que se tiene de cada producto).

Por último, es necesario determinar la forma en que se distribuyen los productos en la bodega (Flujo de Productos), lo cual puede ser realizado de 3 formas diferentes: Flujo en U (los productos ingresan y egresan por el mismo lugar), Flujo en Línea Recta (los productos ingresan por la parte trasera de la bodega y egresan por la parte frontal) o Flujo en T (los productos ingresan por los costados de la bodega).

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Bibliografía

Hopeman R. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdf

S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUCCION.pdf

http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdfhttp://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventario.pdfhttp://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUCCION.pdfhttp://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUCCION.pdf

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