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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN UNIDAD Nº III Presentaciones.

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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN UNIDAD Nº III

Presentaciones.

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Introducción

PowerPoint es un paquete completo de herramientas para presentaciones gráficas

que ofrece todo lo necesario para producir una presentación profesional, que incluye

procesamiento de texto, esquemas, dibujos, gráficos, imágenes, prediseñadas y

muchas cosas más.

Ofrece una amplia gama de elementos de apoyo para una persona que debe realizar

una presentación, ya que logra crear trabajos realmente eficaces.PowerPoint

permite crear:

Presentaciones que consisten en un conjunto de diapositiva, documentos para los

participantes, notas para el orador, y el esquema. Todo se almacena en

mismo archivo. A medida que cree cada una de las diapositivas, estará creando una

presentación. Es decir que se reflejara a través de toda la presentación que cree.

Diapositiva que constituyen las "páginas" de una presentación. Las diapositivas

pueden tener títulos, texto, gráficos, objetos dibujados, imágenes prediseñadas y

elementos visuales y gráficos creados con otras aplicaciones.

SEMANA 5

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Ideas Fuerza

1. PowerPoint cuenta con una gran gama de herramientas, entre las que

existen una variedad de plantillas prediseñadas, con las que se facilita su

uso

2. El usuario puede hacer sus propias plantillas conforme a las necesidades

específicas que necesite, gracias a las distintas herramientas con las que

cuenta PowerPoint

3. Se pueden utilizar una variada gama de herramientas que permiten insertar

textos, objetos, ofreciendo además, la posibilidad de arreglar o corregir

todos los elementos insertados.

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Desarrollo

I.- Presentaciones en PowerPoint. La pantalla inicial es aquella que se abre al iniciar el PowerPoint, no tiene por qué ser igual en todos los ordenadores ya que se puede modificar los menús y herramientas que contienen. En esta pantalla en la parte central aparece la diapositiva con la que se trabaja en ese momento.

Existen diferentes tipos de barras, que se pasan a explicar a continuación:

- Barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se

está trabajando en ese momento.

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- Las Barras de menú: contiene todas las posibilidades de Power Point.

Las operaciones suelen estar contenidas en menús desplegables. En

esos menús están contenidos alguno de los siguientes elementos:

a) Otro menú desplegable. b) Comandos inmediatos c) Comandos con ventana

- Las barras de herramientas: con los habituales comandos: guardar, copiar, etc.

- Las barras de estado: nos muestra el estado de la presentación,

tipo de diseño e idioma.

- Barras de desplazamiento: movilidad a derecha e izquierda de la

pantalla.

PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, una es a

través del asistente que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre

PowerPoint son escasos porque nos guiará en todo el proceso de creación de

la presentación, también podemos crearlas a través de algunas de las plantillas

que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras.

También se puede crear la presentación desde cero, es decir, crearla a partir

de una presentación en blanco.

a) Crear una presentación con el asistente:

Para crear una presentación con un asistente debemos seguir los siguientes

pasos:

• Paso 1: En el panel de Tareas se encontrará una sección llamada

Nuevo.

• Paso 2: Seleccionar la opción del Asistente para autocontenido. Si no

está abierto el panel de tareas también se puede ir al menú Archivo y

seleccionar la opción Nuevo.

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• Paso 3: Una vez elegida la opción del asistente para contenido

aparecerá una ventana, en la parte izquierda de la ventana tenemos un

esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso nos

encontramos en el primer paso (Iniciar). Si nos arrepentimos y no

queremos crear la presentación, pulsar el botón Cancelar para salir del

asistente. Pulsando el botón Siguiente seguimos con el asistente. La

segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentación:

• Paso 4: PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se

pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones estándares

están agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la

parte central de la ventana se selecciona el tema, a continuación

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aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones

asociadas al tema seleccionado.

Por ejemplo, se ha seleccionado el tema Organización y la presentación

Reunión de la organización. Con esto PowerPoint va a crear una presentación

para una reunión con un esquema y unas diapositivas predefinidas, sólo

tendremos que retocar la presentación para adaptarla a nuestras necesidades.

Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente. Ahora la fase de

Estilo de presentación. El estilo de presentación consiste en cómo se impartirá

luego la presentación:

• Paso 6: Como se puede observar tenemos varias opciones, podemos

hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en

pantalla), presentaciones que se vean en una página Web, una

presentación para pasar a transparencias en blanco y negro o en color,

o para diapositivas. Se marca la opción deseada y se pulsa Siguiente.

• Paso 7: Como último paso (Opciones de presentación) se nos pide que

indiquemos el título de nuestra presentación y también se puede indicar

el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra

presentación, incluso podemos activar la casilla de número de

diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su número.

Una vez introducida toda la información necesaria se pulsa Siguiente o

directamente se pulsa Finalizar para que el Asistente genere la

presentación.

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b) Crear una presentación con una plantilla:

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las

diapositivas que puede necesitar una presentación, lo que se debe hacer es

únicamente introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar

tiempo.

Para crear una presentación con una plantilla debemos seguir los siguientes

pasos:

• Paso 1: En el Panel de Tareas de la sección Nuevo a partir de una

plantilla seleccionar la opción Plantillas generales. Si el panel de Tareas

no está visible se debe desplegar el menú Ver y seleccionar la opción

Panel de Tareas.

• Paso 2: Una vez seleccionada la opción Plantillas generales, aparecerá

un cuadro de diálogo; seleccionar la plantilla de diseño que más agrade,

en la parte de la derecha aparecerá una vista previa de la plantilla

seleccionada para que se pueda elegir mejor.

• Paso 3: Una vez escogida la plantilla pulsar el botón Aceptar.

c) Crear una presentación en blanco:

Para crear una presentación en blanco se deben seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: En el Panel de Tareas de la sección Nuevo seleccionar la

opción Presentación en Blanco. Si el panel de Tareas no está visible

despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.

II.- Trabajar con diapositivas

Cuando creamos una presentación se puede modificar insertando,

eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación se presenta el paso a

paso sobre cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo

tan sencillas tienen una gran utilidad.

a) Insertar una nueva diapositiva:

Para insertar una nueva diapositiva te se debe seleccionar la pestaña

diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar

cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación. Se puede añadir una

diapositiva de varias formas:

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- Pulsar en el botón que se encuentra en la barra de Formato. - Se puede hacer a través de la barra de menús seleccionando el menú Insertar

y después seleccionando la opción Nueva diapositiva

- También puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + M

Una vez realizado esto se podrá apreciar que en el área de esquema aparece al final

una nueva diapositiva. Si se tiene una diapositiva seleccionada se debe insertar la

nueva después de esta. Para acabar la inserción de la diapositiva se tiene que

seleccionar qué diseño tendrá la nueva diapositiva y para ello se debe hacer clic

sobre el diseño del Panel de tareas. Como se puede apreciar en la imagen se

puede elegir una diapositiva para introducir texto y además con un formato

determinado, o se puede elegir una diapositiva en blanco para añadir diversos tipos

de objetos.

b) Copiar una diapositiva:

Para copiar una diapositiva en una misma presentación existen diversas formas:

1. Seleccionar la diapositiva que se quiera copiar y pulsar en el botón copiar que se

encuentra en la barra estándar. Después se debe seleccionar la diapositiva detrás de

la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón pegar

2. También se puede hacer desde la barra de menús desplegando el menú Edición y

seleccionando la opción Copiar. Después se selecciona la diapositiva detrás de la cual

se insertará la diapositiva a copiar y desplegando el menú Edición, seleccionar la

opción Pegar.

3. También se puede utilizar el menú contextual, para eso se debe hacer clic sobre la

diapositiva que se quiere copiar con el botón derecho (se sabe qué diapositiva está

seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco negro). Cuando se despliegue

el menú contextual seleccionar la opción copiar. Después hacer clic con el botón

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derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a

copiar. Por último seleccionar del menú contextual la opción pegar.

4. Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú

contextual para copiar y pegar se pueden utilizar las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V

(pegar). Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas se deben

seguir los mismos pasos que se acaban de describir anteriormente. Si se desea copiar

más de una diapositiva se pueden seleccionar manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si las

diapositivas están consecutivas se pueden seleccionar manteniendo pulsada la tecla

Shift y seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas se deben seguir los

mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.

III.- Incorporación de objetos.

Los objetos son los elementos que se pueden incorporar en una diapositiva, por

ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc. Sobre ellos se pueden

realizar funciones como, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.

a) Seleccionar objetos:

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente se debe hacer clic

sobre él y el objeto pasará a estar seleccionado, el marco tomará un aspecto diferente

como el siguiente:

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Para quitar la selección se debe hacer clic en cualquier parte fuera del marco. Si se

tienen que seleccionar varios objetos se debe mantener pulsada la tecla Shift

(mayúsculas) y con el ratón seleccionar los objetos. Si se quiere dejar de seleccionar

uno de los objetos que se tienen seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl

seleccionar el objeto que se quiera quitar de la selección.

b) Copiar objetos.

Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él.

• Paso 2: Luego dar la orden de copiar.

• Paso 3: Por último dar la orden de pegar.

c) Duplicar objetos.

Para copiar el objeto en la misma diapositiva se puede utilizar el método de duplicar

objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que están

seleccionados. Hay dos formas de duplicar un objeto, desplegar el menú Edición y

seleccionar la opción Duplicar o utilizar las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto

aparece su copia casi encima.

d) Mover objetos:

Para mover objetos se pueden utilizar las siguientes estrategias.

- Mover arrastrando: Para mover un objeto lo primero que hay que hacer es

seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, aparecerá un marco a su alrededor,

al situarse sobre este marco el cursor, si se pulsa el botón izquierdo del ratón y

se mantiene pulsado se podrá arrastrar el objeto, una vez arrastrado el objeto al

lugar que se desea se suelta el botón del ratón.

- Mover cortando: Si se quiere mover un objeto de una diapositiva a otra hay que

seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el

objeto, después situarse en la diapositiva a la que se quiere mover el objeto y

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finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habrá

desaparecido de su posición original. Para cortar y pegar el objeto se pueden

utilizar tanto Ctrl + X y Ctrl + V, las opciones Cortar y Pegar que poseen tanto el

menú Edición como el menú contextual, o pulsar los iconos de la barra estándar.

e) Distancia entre objetos.

PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia

desde un objeto hasta cualquier otro punto, por ejemplo el margen de una diapositiva.

Para medir la distancia entre objetos primero hay que activar las guías. Después hacer

clic en uno de los extremos de la guía que se utilizará para medir, y arrastrar la guía

hasta el primer objeto. A continuación arrastrar la guía hasta la posición del segundo

objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, aparecerá un pequeño recuadro en el que va

indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos

momentos la guía.

f) Modificar el tamaño.

Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, hay que

visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto

tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del

objeto, al situar el cursor en una de las esquinas, este se convertirá en una flecha de

dos direcciones que permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto,

para ello hay que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha y arrastrarlo hasta

darle el tamaño deseado.

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Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una

función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos

únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando se posiciona el cursor

sobre estos puntos, este toma esta forma. Los puntos que se encuentran situados en la

mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando se

posiciona el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma.

g) Girar y voltear.

PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos

como girarlos o voltearlos, pero no puede hacerlo con

cualquier objeto, las imágenes y los dibujos Autoforma son

algunos de los objetos que sí se pueden girar y voltear.

Para girar o voltear un objeto primero hay que

seleccionarlo, una vez seleccionado desplegar el menú

Dibujo de la barra de Dibujo y seleccionar la opción Girar y

Voltear. A continuación seleccionar el tipo de giro que se

quiere realizar entre los que propone:

- Al seleccionar la opción Girar libremente aparecen puntos verdes alrededor del

objeto, en la punta del puntero del ratón aparece una flecha en forma de

circunferencia, si se sitúa el ratón sobre un punto verde y después se arrastra el

ratón hacia cualquier posición la figura girará.

- Al seleccionar la opción Girar a la izquierda automáticamente el objeto

experimenta un giro de 90 grados a la izquierda.

- Al seleccionar la opción Girar a la derecha automáticamente el objeto

experimenta un giro de 90 grados a la derecha.

- Al seleccionar la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene su

simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical.

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- Al seleccionar la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su

simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal.

- A continuación hay unos ejemplos de cómo queda un objeto girado y volteado.

h) Alinear o distribuir.

PowerPoint nos permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de

la diapositiva e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto.

Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que

haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. Alinear

objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria. En los

dos casos hay que seleccionar primero los objetos y después del menú Dibujo de la

barra de Dibujo seleccionar la opción Alinear o Distribuir. Después elegir el tipo de

alineación o distribución que se desea de la lista siguiente.

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La casilla con relación a la diapositiva hace que la distribución se haga en función de la

diapositiva para que los objetos de la diapositiva y los bordes de la diapositiva guarden

la misma distancia. A continuación se muestran unos ejemplos de cómo quedan los

objetos al alinearlos o al distribuirlos.

Como se puede observar la distribución solo se puede hacer en relación a la diapositiva

y ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la

flecha grande a la flecha pequeña y esta a su vez con el lateral derecho de la

diapositiva.

En este ejemplo se han alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha pequeña se ha

situado en la misma horizontal que la grande.

I) Ordenar objetos.

En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que se

inserten varios objetos unos encima de otros y que alguno de

ellos oculte al otro, para gestionar ese tema PowerPoint

incorpora la opción ordenar que permite mover los objetos a

planos distintos para, por ejemplo, traer a primer plano un objeto

que estaba detrás de otro y que por eso no se veía.

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Para ordenar objetos primero hay que seleccionar el objeto al que se pretende cambiar

su orden. Una vez seleccionado hay que pulsar la opción Ordenar en el menú Dibujo

de la barra de herramientas. A continuación seleccionar el tipo de orden que se desea.

- Al seleccionar la opción traer al frente el objeto que esté seleccionado pasará a

ser el primero por lo que si se encuentra encima de otro este objeto tapará a los

que tiene debajo.

- Si se selecciona Enviar al fondo este objeto pasará a ser el último por lo que

cualquier objeto que haya encima de él lo tapará.

- Al seleccionar la opción Traer adelante el objeto seleccionado pasará una

posición hacia adelante.

- Si se selecciona Enviar atrás el objeto pasará una posición atrás.

j) Eliminar objetos.

Para borrar un objeto primero se ha de seleccionar el/los objeto/s a eliminar

manteniendo pulsada la tecla shift. Después se pueden borrar de varias formas:

- Pulsando la tecla Supr.

- Desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Borrar.

Con esto se eliminará el texto, gráficos,

imágenes, etc., pero la sección reservada a

estos objetos se mantendrá a pesar de que

esté vacía:

Para eliminar estas secciones hay que pulsar

nuevamente Supr.

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IV.- Trabajo con texto.

A la hora de trabajar con las diapositivas de PowerPoint prácticamente podemos

realizar todas las tareas que se hacen con un procesador de texto es decir escoger el

tipo, tamaño y color de letra además de aplicar sangrías, columnas párrafo, etc.

a) Insertar texto

A la hora de insertar texto en una diapositiva es necesario seleccionar un diseño de los

que nos ofrece PowerPoint adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez

seleccionado el diseño se debe hacer lo siguiente para insertar texto:

• Paso 1: Hacer clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el

texto, automáticamente el texto que aparecía (“Haga clic para agregar título o

subtitulo”) desaparecerá y aparecerá el cursor y entonces se puede empezar a

introducir texto.

• Paso 2: Cuando se termine de introducir el texto hacer clic con el ratón en otra

parte de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.

b) Añadir texto nuevo:

A veces con los cuadros de texto del diseño no llega para introducir todo lo que se

desea escribir, por eso podemos añadir nuevos cuadros de texto haciéndolo de la

siguiente forma:

• Paso 1: Se puede seleccionar cuadro de texto en la barra de dibujo o elegir

insertar cuadro de texto.

• Paso 2: Hacer clic en el botón izquierdo y arrastrando sobre la diapositiva se

puede dibujar el cuadro de texto del tamaño que deseemos aunque a la par que

vas introduciendo texto va aumentando su tamaño acorde con el texto

introducido por lo tanto no es necesario preocuparse del tamaño.

• Paso 3: Una vez escogido el tamaño nos aparecerá el cursor para que podamos

empezar a introducir texto una vez que se termine al igual que antes hacer clic

en otro sitio de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.

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c) Cambiar el aspecto de los textos:

PowerPoint nos ofrece las mismas posibilidades que un procesador de texto como

cambiar la fuente el color y el tamaño etc. Para ello tenemos la barra de formato donde

podemos seleccionar el tipo de letra, el tamaño, la alineación derecha, izquierda,

centrada o justificado además de negrita cursiva etc.

La otra forma es ir, una vez que se seleccione el texto deseado, a formato y fuente

entonces nos saldrá una ventana en la que podemos escoger al igual que antes el tipo

de letra tamaño color y efectos como sombra, relieve, subrayado, negrita, color etc.

d) Alineación de párrafos:

Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo compone con respecto de los márgenes

del cuadro de texto. Para alinear un párrafo se puede utilizar los iconos de la barra de

formato o desplegar el menú formato y seleccionar alineación, después se elige la

deseada. Existen cuatro tipos de alineación:

- Izquierda: sitúa el texto lo más cerca del margen izquierdo.

- Derecha: sitúa al texto lo más cerca del margen derecho.

- Centrado: sitúa al texto en el centro.

- Justificado: Ajusta el texto al ancho del cuadro de texto.

e) Las sangrías:

La sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles

para dar un formato menos compacto al texto y cuando se quiere crear un esquema,

proyecto, etc.

Para aplicar la sangría es mejor escribir el esquema completo después aplicarla. Para

aplicar una sangría hay que hacer lo siguiente:

• Paso 1: Una vez introducido el texto hay que

selecciónalo

• Paso 2: Pulsar el botón Aumentar Sangría que se

encuentra en la barra de formato, al igual que se puede

aumentar, también se puede reducir con el botón

Disminuir Sangría.

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f) Numeración y viñetas:

El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a la sangría, lo único que

cambia es, además de aplicarle la sangría se la añaden símbolos o números delante

del párrafo.

Para aplicar numeración y viñetas a un texto se debe hacer lo siguiente

• Paso 1: introducir el texto y después lo seleccionamos para aplicárselo.

• Paso 2: Una vez seleccionado el texto desplegar el menú formato y seleccionar

la opción numeración y viñetas.

• Paso 3: Una vez hecho esto aparecerá una ventana en la que se selecciona el

tipo de numeración o viñeta que más se ajuste a lo que se busque y por ultimo

pulsa aceptar. Por otro lado también podemos personalizar las viñetas eligiendo

el símbolo que deseemos que se muestre.

g) Corrector ortográfico:

En las presentaciones PowerPoint como insertamos texto tiene un corrector ortográfico

como un procesador de textos aunque no nos debemos fiar al cien por cien ya que no

reconoce todas las faltas que se pueden producir.

Cuando se escribe en PowerPoint al igual que un procesador de texto subraya con rojo

aquellas palabras que él tiene dudas. Para mostrar el corrector ortográfico se tiene que

desplegar el menú herramientas y seleccionar la opción Ortografía o bien pulsar la tecla

F7.

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Una vez que se haya seleccionado se desplegara un cuadro en el que aparece: En el

cuadro No se encontró, aparecerá la palabra que PowerPoint piensa que está mal

escrita. Abajo aparece una lista de sugerencias. Luego hay elegir la palabra que se

considere como correcta haciendo clic sobre ella, después pulsar en el botón Cambiar

para que remplace la palabra actual por la seleccionada.

- Si se pulsa en Cambiar todas, se reemplazará la palabra actual por la

seleccionada en toda la diapositiva.

- Pulsar Omitir u Omitir todas equivale a pasar por alto esa palabra en la revisión

ortográfica. Esto se utiliza por ejemplo para nombres de personas o nombres

que no se encuentran en su diccionario pero que consideramos correctos.

- Agregar equivale a agregarla al diccionario personal que aparece en la opción

Agregar palabras.

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Conclusión

El en el ámbito profesional PowerPoint es un poderoso programa con el que se

pueden crear distintas presentaciones con diapositivas que pueden ser utilizadas

cuando se tenga que exponer en público o para usarlas en cualquier conferencia.

Con PowerPoint se logran resultados y efectos de calidad que serían difíciles de

conseguir con cualquier otro programa o que costarían mucho trabajo, por lo que se

obtiene que las presentaciones tengan un aspecto elegante de manera fácil y rápida.

En el ámbito personal este programa se puede aplicar para hacer presentaciones

con texto esquematizado, fáciles de entender, incluir animaciones de texto e

imágenes, insertar imágenes prediseñadas o importadas desde el computador, por

lo que estas presentaciones suelen ser muy llamativas y prácticas.

De esta manera se pueden presentar de una forma más ordenada los aspectos

esenciales o propósitos de un determinado tema o proyecto.

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