1. 1. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 1 UNIVERSIDAD TCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MODALIDAD SEMIPRESENCIAL ESPECIALIDAD: INGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL TEMA: FUNDAMENTOS DE PRESUPUESTO EMPRESARIAL GRUPO # 3 CASTRO URIA JORGE MANUEL MEZA COLMENARES MARJORIE MARIA MORAN RODRIGUEZ DIGNA LEONELA PARALELO Q V SEMESTRE DOCENTE: Ing. Luis Plaza Ormaza Msc. Quevedo_ Los Ros _ Ecuador 2015
2. 2. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 2 1.- FUNDAMENTOS DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL ETIMOLOGA: Se compone de dos races latinas: PRE que significa antes de, o delante de SUPUESTO hecho. Por lo tanto presupuesto, significa antes de lo hecho. El presupuesto de produccin se realiza despus de haber elaborado el presupuesto de ingresos o el de compras, segn la empresa para la cual se elabore, puede ser una empresa industrial o comercial. El sistema financiero de una empresa, compaa o industria, debe determinar de manera fehaciente y lo ms real posible, la serie de presupuestos destinados para poder cumplir con sus objetivos organizacionales, parte de esta serie de presupuestos, lo es el Presupuesto de Produccin, el cual permite establecer los estndares de produccin necesarios para cumplir de manera eficiente con los requerimientos de produccin establecidos para cumplir con las ventas estimadas, el Presupuesto de Produccin, se determina por medio de un proceso de produccin, que permite establecer en relacin con la proyeccin de ventas estimadas y establecidas por el Presupuesto de Ventas, dicho proceso se establece por medio de Mano de Obra, el presupuesto de costos de fabricacin, el presupuesto de requerimiento de materiales, es decir un conjunto que determine la serie de costos de produccin, otro factor determinante en el presupuesto de produccin lo representan los inventarios, pues ellos determinan la disponibilidad de materiales o materia prima de que se dispone para efectos del proceso de produccin.
3. 3. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 3 1.1.- DEFINICIONES Y CONCEPTOS DE PRESUPUESTO: DEFINICIONES: Segn Rondn (2001) el presupuesto es una representacin en trminos contabilsticos de las actividades a realizar en una organizacin, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de planificacin, de coordinacin y control de funciones. Segn Burbano (2005) El presupuesto es la estimacin programada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado, Tambin dice que el presupuesto es una expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de las estrategias necesarias para lograrlos. CONCEPTO: Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado periodo de tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. 1.2.- OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO. 1.2.1.- Ventajas y Aplicaciones del presupuesto Empresarial Cada miembro de la empresa pensar en la consecucin de metas especficas mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La direccin de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. De manera peridica se replantean las polticas si despus de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeacin adecuada de los costos produccin. Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos. Es el sistema ms adecuado para establecer costos promedios y permite su comparacin con los costos reales, mide le eficiencia de la
4. 4. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 4 administracin en el anlisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. 1.2.2.- EL CICLO PRESUPUESTARIO El concepto de ciclo, aplicado al presupuesto, hace referencia a una secuencia de fases interconectadas y delimitadas en el tiempo De esta manera, el ciclo presupuestario o lo que es lo mismo, los distintos momentos que con-figuran temporalmente el rgimen jurdico de la institucin presupuestaria, consta de cuatro fases: La elaboracin. La aprobacin. La ejecucin. El control. En el ciclo presupuestario se pone de manifiesto la existencia de un cmulo de competencias atribuidas tanto al poder ejecutivo como al poder legislativo, lo que es nota distintiva de la materia presupuestaria frente a otras esferas del poder pblico. En materia presupuestaria se da una funcin compartida entre el Gobierno y el Parlamento, puesto que sin la actuacin de ambos la actividad de gasto pblico no sera posible. As, bsicamente, las fases de elaboracin y ejecucin del presupuesto corresponden al poder ejecutivo, mientras que las fases de aprobacin y control corresponden al poder legislativo. Sin perjuicio de lo cual, ejercen funciones de control, en la fase de ejecucin, la propia Administracin a travs de la Intervencin General de la Administracin del Estado, y tambin un ente
5. 5. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 5 jurisdiccional externo, como es el Tribunal de Cuentas, contemplado en el artculo 136 de la CE como rgano supremo de fiscalizacin de las cuentas y de la gestin econmica del Estado y del resto del sector pblico. Ciclo presupuestario y ejercicio de competencias Los criterios fundamentales sobre los que se asienta el esquema de competencias que se desenvuelven en el ciclo presupuestario son: La separacin de funciones dentro de cada fase, de forma que los encargados de llevarlas a cabo no se inmiscuyan en las que no les corresponden. La coordinacin de funciones, esto es, cada fase del ciclo presupuestario no queda independizada absolutamente del resto, sino que ha de estar ntimamente ligada con la anterior y la siguiente. Y la irrenunciabilidad de competencias. Los rganos del Estado no pueden hacer dejacin de sus funciones en favor de los dems, ni intercambiar las competencias que les corresponden dentro del ciclo presupuestario. 1.2.3.- EL PRESUPUESTO COMO FUNCION DE LA ADMINISTRACION El presupuesto se encuentra en todos las etapas del proceso administrativo Es la estimacin programada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. Expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
6. 6. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 6 administracin de una empresa en un periodo, con la adopcin de las estrategias necesarias para lograrlas. Mtodo sistemtico y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificacin, coordinacin y control. En particular comprende el desarrollo y aplicaciones de: Objetivos Empresariales: generales a largo plazo, especificacin de las metas de la empresa desarrollo de un plan general de utilidades a Largo Plazo. Un Plan de Utilidades a Corto Plazo detallado por responsabilidades particulares (divisiones, productos, proyectos). Un sistema de informe peridicos de resultados detallados por las responsabilidades asignadas. 1.2.4.- EL PRESUPUESTO Y LAS FUNCIONES DE PLANIFICAR, ORGANIZAR DIRIGIR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES MERCANTILES Y DE CONTROL. 1) De Previsin. (Preconocer lo Necesario). Tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboracin y ejecucin del Presupuesto. 2) De Planeacin. (Qu y cmo se va hacer?). Planificacin unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los posibles objetivos, basndose en la formacin estadstica que se posea en el momento de efectuar la estimulacin.
7. 7. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 7 3) DE ORGANIZACIN. (Quin lo har?). Que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la entidad, por medio del establecimiento de elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan, lo que permite apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, utilizando en este caso al Presupuesto como elemento para modificar la estructura del negocio si se requiere. 4) DE COORDINACION O INTEGRACIN (Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general) Compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones, para que cumplan con los objetivos de la entidad. Para la elaboracin del presupuesto de un departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos, coincidiendo y funcionando as todas las actividades de la institucin. 5) DE DIRECCION. (Guiar para que se haga). Ayuda en las polticas a seguir. Toma de decisiones y visin de conjunto, as como a conducir y guiar a los subordinados. 6) DE CONTROL (Ver que se realice) Comparacin a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y ejecutables, para hacer superaciones y correcciones antes de haber consecuencias.
8. 8. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 8 1.3.- FUNCION DE LA PLANIFICACION Es la funcin que ha de prever los medios adecuados y la eliminacin de los obstculos para la consecucin de los objetivos. La planificacin es el punto de partida y la base de la coordinacin. Evita que muchos errores se lleguen a cometer en el anlisis previo. Proceso que determina los grandes objetivos de una organizacin y las polticas y estrategias que gobernarn la adquisicin, uso y disposicin de recursos para conseguir tales objetivos. 1.3.1.- LOS PRESUPUESTOS Y LAS PERSPECTIVAS EMPRESARIALES La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. El sistema de presupuesto ayuda al desarrollo de procedimientos que proporcionan a la gerencia informacin oportuna y confiable sobre el comportamiento fsico y financiero del sector. Adems permite establecer las operaciones de formulacin, gestin y evaluacin del presupuesto. El presupuesto es uno de los recursos con que cuenta el gerente para planificar sus acciones futuras para lograr en grado mximo las utilidades monetarias de la empresa. Por ello, el presupuesto utilizado de forma eficiente, genera grandes beneficios. Si el presupuesto es una herramienta de la gerencia sta se ver en la obligacin de:
9. 9. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 9 Encaminar su gestin hacia la obtencin de una mayor rentabilidad de capital. Interrelacionar las actividades de la empresa (compra, produccin, distribucin) en procura de lograr un objetivo comn a travs de la delegacin de autoridad y de responsabilidades. Fijar polticas, examinar sus actuaciones respecto de las mismas y replantearlas en el caso que no cumplan con las metas para las que fueron propuestas. La gerencia tendr que tener en mente que la instalacin y vigilancia del sistema presupuestario tiene su costo y por consiguiente se le debe conceder la importancia que merece. Los planes que tenga para un perodo, sern evaluados y analizados no slo con el comit asesor (los jefes de los departamentos) sino con la junta directiva. Si se fijaron es porque se consider que reportaban mayores beneficios y por consiguiente debern ser revaluados frente a otros proyectos alternativos y asignar los recursos que requieran. La prudencia, la capacidad de anlisis y el desempeo de funciones bajo un criterio de participacin en la toma de decisiones, son las cualidades que no debe olvidar el gerente de las empresas modernas. 1.3.2.- PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO. PASO 1. IDENTIFICACIN DE LOS RECURSOS REQUERIDOS. Requiere conocer la informacin tcnica detallada del proyecto. Los que elaboran el proyecto deben imaginar cmo suceder su ejecucin. No se debe excluir ningn recurso o actividad, para garantizar que todos los necesarios puedan ser cuantificados monetariamente.
10. 10. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 10 Los recursos pueden ser humanos, materiales y de cualquier otro tipo. PASO 2. DEFINICIN Y CLASIFICACIN DE LOS TIPOS DE GASTOS DEL PROYECTO. Gastos: Son aquellos egresos o erogaciones econmicas que se efectuarn durante la ejecucin del proyecto para lograr sus objetivos. Deben identificarse: Inversiones: Son elementos materiales de uso duradero que se obtienen con la intencin de utilizarlos en el desarrollo de las actividades y no de ser gastados rpidamente (se refiere a la adquisicin de terrenos, maquinarias, equipos, ejecucin de construcciones y otra infraestructura). Gastos directos e indirectos: Son los gastos cotidianos que se efectuarn durante la etapa de ejecucin y puesta en marcha del proyecto para que ste funcione y produzca los resultados y el impacto deseado. Gastos directos: Se refiere a gastos derivados de insumos y personal. Por ejemplo el personal directamente vinculado a la ejecucin del proyecto, los materiales que se utilizarn en el mismo, etc.
11. 11. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 11 Gastos indirectos: Permiten el adecuado desenvolvimiento del proyecto porque garantizan el cumplimiento de los objetivos y aumentan su eficiencia, aunque no son recursos consumidos directamente en el proceso de ejecucin del mismo. Se refiere, por ejemplo, a gastos de coordinacin, monitoreo y seguimiento del proyecto, entre otros. PASO 3. ESTIMACIN DE LOS GASTOS. La estimacin de los gastos de cada componente material o humano necesario al proyecto se basa en los precios y costos de los mismos. El clculo del gasto depender de las cantidades de insumos a adquirir o actividades a realizar; el tiempo o las caractersticas del resultado que se desea, para el caso del alquiler o contratacin de un servicio. Las estimaciones deben considerar las variaciones de los precios del mercado. Tener en cuenta los posibles cambios que se pueden producir en el tiempo que transcurre desde que se formula el proyecto hasta el momento de su ejecucin, resulta un elemento importante para evitar ajustes posteriores o verse obligado a recortar el alcance del proyecto. PASO 4. DETERMINACIN DE LAS RBRICAS O ITEMS DEL PRESUPUESTO. Cada presupuesto se estructura en dependencia de las caractersticas propias del proyecto, particularmente de su contenido y plan operativo. No existe un modelo nico para la elaboracin de los presupuestos Para que el presupuesto pueda ser entendido y aceptado por todos aquellos actores y colaboradores del proyecto, se requiere utilizar en su organizacin algunos trminos y principios generalmente aceptados. Denominamos rbricas o tems del presupuesto a aquellos genricos que agrupan las principales partidas de gastos en que incurrir el proyecto. Clasificacin general que permite desglosar y distinguir los gastos: RECURSOS HUMANOS. Gastos de personal: Se vinculan al pago de personal de carcter permanente o fijo, incluyendo el clculo de la seguridad social/laboral, y la contratacin de servicios de personal a tiempo determinado. SALARIOS Y HONORARIOS: Salarios
12. 12. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 12 Honorarios Seguridad social y laboral Clasificacin general que permite desglosar y distinguir los gastos: MATERIALES. Gastos materiales y de servicios: Bienes y servicios que resultan necesarios para la ejecucin del proyecto. EQUIPAMIENTO: Equipos de oficina Vehculos Maquinarias y equipos agrcolas o industriales. MOBILIARIO Y ENSERES: Muebles Herramientas y similares PASO 5. DESGLOSE DEL PRESUPUESTO SEGN CRONOGRAMA DE EJECUCIN DEL PROYECTO (FLUJO DE CAJA).
13. 13. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 13 PASO 6. SELECCIN DE LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO. PASO 7. PRESENTACIN DEL PRESUPUESTO. 1.3.3.- MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO. El clculo del presupuesto de mantenimiento es una labor importante que asume el Responsable de Mantenimiento de una instalacin como una de sus funciones. No es fcil realizar un presupuesto de mantenimiento, ya que se trata de realizar unos clculos sobre previsiones futuras que pueden materializarse o no.
14. 14. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 14 En el presupuesto anual de mantenimiento hay una parte del coste que es aproximadamente constante, como la mano de obra habitual o el coste de las reparaciones programadas, pero hay otros costes que son variables y estn relacionados con las averas que se produzcan. No todos los aos se producen las mismas averas ni de la misma gravedad, por lo que el apartado referente a materiales y a contratas puede variar sensiblemente de un ao a otro. Por otro lado, al realizar el presupuesto anual de mantenimiento es importante distinguir entre los costes iniciales de implantacin, relacionados con la compra inicial de herramienta, la compra del stock de repuesto y el periodo de formacin del personal, que no se repite, y el coste anual, que se repite un ao tras otro con algunas variaciones. Por ltimo, en el presupuesto hay que tener en cuenta el coste de grandes revisiones u otros gastos cuya periodicidad es mayor que la anual, que no pueden computarse como gastos de un solo ao y que hay que repartir entre los ejercicios que corresponda. Todos estos aspectos habr que tenerlos en cuenta al elaborar el presupuesto anual, teniendo en cuenta que si el presupuesto es ms elevado de lo que realmente se requiere se estar afectando a la cuenta de resultados, pero si el presupuesto se queda corto y no aporta suficientes recursos para realizar un mantenimiento correcto no solo proliferarn las averas, sino que adems la vida til de la planta disminuir. Es pues un mal negocio calcular mal el presupuesto de mantenimiento, ya sea al alza o a la baja. 2.- CLASES DE PRESUPUESTOS. Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les d depende de las necesidades del usuario. Segn la flexibilidad Rgidos, estticos, fijos o asignados Se elaboran para un solo nivel de actividad en la que no se quiere o no se puede reajustar el costo inicialmente acordado. Flexibles o variables: 3.2 Segn el perodo que cubran A corto plazo: Estos se planifican para cumplir el ciclo de operaciones en un ao.
15. 15. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 15 A largo plazo: Se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. Segn el campo de aplicabilidad en la empresa. De operacin o econmicos: Se refiere a lo presupuestado de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de prdidas y ganancias proyectado. Financieros (tesorera y capital): Incluyen el clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Segn el sector en el cual se utilicen: Pblico: Cuantifican los recursos que requieren los gastos de funcionamiento, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las entidades oficiales. Privado: Los utilizan las empresas privadas como base de planificacin de las actividades organizacionales. Tercer sector: Son los utilizados por las organizaciones o asociaciones sin nimo de lucro.
16. 16. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 16 2.1.- PRESUPUESTO DE PRODUCCION: El presupuesto de produccin determina el nmero de unidades por cada producto a fabricarse para satisfacer las ventas planeadas a travs de niveles de inventarios apropiados y a los costos que permitan obtener beneficios esperados. Debe existir un equilibrio entre ventas, inventarios y produccin para que el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los bienes o servicios en condiciones ptimas de cantidades y costos. El responsable de produccin es el Director o Gerente de planta, quien debe conocer y manejar: * Capacidad de la fbrica. * Capacidad del personal. * Disponibilidad de materiales. * Limitaciones tcnicas. * Limitaciones de inversin. * Costos de elementos productivos. Los pasos a seguir en la planificacin de la produccin pueden ser: * Determinar el nivel de inventario por producto de acuerdo al plan de ventas y las necesidades de rotacin de inventarios. * Necesidad de produccin total y por producto. * Anlisis de capacidad de produccin. * Determinar la complejidad y duracin de los procesos de fabricacin. * Revisar las condiciones de instalaciones de la fbrica. * Elaborar el presupuesto de materia prima. * Elaborar el presupuesto de mano de obra.
17. 17. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 17 * Elaborar el presupuesto de Gastos de Fabricacin. * Elaborar el presupuesto de inversiones (compras de maquinaria, repuestos) El presupuesto de produccin se calcula: Presupuesto de produccin = Ventas presupuestadas (unidades). + Inventario final de artculos terminados deseado. - Inventario inicial de artculos terminados. 2.2.- PRESUPUESTO DE VENTAS. El pronstico de ventas es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de utilidades. El hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre Existe una multitud de factores que afectan las
18. 18. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 18 ventas, como las polticas de precio, el grado de competencia nter e intraindustrial, el ingreso disponible, la actitud de los compradores, la aparicin de nuevos productos, las condiciones econmicas, etc. Sin embargo, muchas compaas grandes han desarrollado tcnicas muy refinadas para efectuar sus pronsticos y pueden lograr regularmente una realizacin de ventas de 97% o 98%. La responsabilidad de establecer el presupuesto de ventas queda a cargo del departamento de ventas. Tanto en este como en los dems presupuestos, el anlisis debe realizarse contemplando las tres fases fundamentales: previsin, presupuesto y control. Previsin de ventas Es el primer punto a establecer dentro del presupuesto integral, ya que constituye la definicin del nivel de actividad en que la empresa va a desenvolverse. La determinacin de que productos se van a vender, que cantidades, y a que precios; son algunos de los objetivos prioritarios. Su correcto clculo facilita a largo plazo la elaboracin de un programa de inversiones y financiacin; a corto plazo permite la ejecucin de un presupuesto de produccin en funcin de una poltica de inventarios, y la obtencin de un presupuesto de compras y de gastos comerciales, as como de gastos financieros. Presupuesto de ventas, presupongo la cuantificacin de los objetivos a alcanzar, como base se adopta el presupuesto anual, aunque su seguimiento obliga a dividirlo mensualmente. La estacionalidad de las ventas influye en el reparto realizado. El reparto se realizar por reas geogrficas y por vendedores, para lo cual habr que desarrollar una distribucin por nivel porcentual de ocupacin de cada rea o agente. El presupuesto final que se haga debe efectuarse por productos o lneas de productos. El conjunto de variables analizadas dar una mezcla de productos heterogneos con distintos mrgenes unitarios, lo que puede ocasionar distorsiones en el margen total aunque se alcance la previsin en trminos absolutos de ventas.
19. 19. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 19 Control de ventas, el control efectivo puede realizarse mediante el clculo de desviaciones entre lo presupuestado y lo real, por perodos, por reas y vendedores, y por productos. El presupuesto de ventas se puede resumir as: Presupuesto de Ventas= volumen de ventas estimado x precio unitario esperado. Ventajas del presupuesto de ventas. * Mejorar la penetracin en el mercado. * Elevar la efectividad en ventas. * Anticipar las peticiones del consumidor. * Conocer la necesidad de nuevos productos. * Saber de las estrategias de la competencia. * Evaluar los canales de distribucin. * Anticipar pedidos a subcontratistas. * Fijar el nivel de actividad del negocio. * Dimensionar el equipo de ventas.
20. 20. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 20 2.3.- PRESUPUESTO FLEXIBLE. Rgidos, estticos, fijos o asignados. Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta un control anticipado, sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico, demogrfico o jurdico de la regin donde acta la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector pblico. Flexibles o Variables Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamao de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo de la presupuestacin de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y ventas. 2.4.- PRESUPUESTO BASE CERO. Es aquel que se realiza sin tomar en consideracin las experiencias habidas, reduce gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado, esperando de la organizacin, en caso de requerirse economas mayores, la reduccin se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.
21. 21. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 21 Este presupuesto es til ante la desmedida y continua elevacin de los precios, exigencias de actualizacin, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, bsicamente. Resulta ser muy costoso y con informacin extempornea. El presupuesto base cero en su actual configuracin tom carta de naturaleza en 1970 a raz del trabajo Zero-Base Budge-ting que Peter A. Pyhrr public en 1970, a la sazn director de personal de la Texas Instruments Inc., en el que recoge las conclusiones de su experiencia, una vez que aplic a su empresa esta nueva metodologa presupuestaria. Este experimento salt a las primeras pginas de los peridicos en el momento en que Jimmy Crter, despus de haberlo implantado en el Estado de Georgia cuando fue gobernador, incluy el presupuesto base cero en su campaa electoral para la presidencia de los Estados Unidos. A partir de entonces, el presupuesto base cero se ha convertido en la filosofa presupuestaria de moda. Su favorable acogida obedece, sin duda, a la idea cada vez ms arraigada entre el pblico de que la presin que el Estado ejerce sobre los ciudadanos por medio de los impuestos es excesiva en comparacin con los servicios que aqullos perciben a travs del gasto pblico. En el presupuesto base cero se hace una evaluacin sistemtica y profunda de todas las peticiones presupuestarias y de los objetivos de todos los programas, para que no existan programas intiles y los tiles se realicen con el mnimo gasto. (En ingls: zero-base budget) Presupuesto basado en la idea de que cada uno de los gastos que en l consten, deben estar perfectamente justificados, y evitar as que stos sean fijados en funcin de los gastos del ao anterior, como se hace en numerosas ocasiones, y sin tener en cuenta si son realmente necesarios. El fin ltimo de este presupuesto es lograr que no existan proyectos intiles, y que aquellos que se decida llevar a cabo consuman la menor cantidad posible de recursos.
22. 22. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 22 2.5.- PRESUPUESTO POR PROGRAMAS. Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relacin con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo. Es un sistema en que se presta particular atencin a las cosas que un gobierno realiza, ms bien que a a las cosas que adquiere. Las cosas que un gobierno adquiere tales como servicios personales, provisiones, equipos, medios de transporte, etc. No son naturalmente sino medios que emplea para el cumplimiento de sus funciones, que pueden ser carreteras, escuelas, caos tramitados etc. Es un conjunto de tcnicas y procedimientos que sistemticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a efectuar, sealando objetivos especficos y sus costos de ejecucin, adems de racionalizar el gasto pblico, mejorando la seleccin de las actividades gubernamentales. 2.5.1.- OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS. Tener en los campos del proceso administrativo todo estructurado jerrquicamente por funciones, programas de operacin y de inversin. Permitir un mayor control interno para evaluar y conocer la eficiencia de cada una de las partes, por lo que sus objetivos son especficos, de gran profundidad y anlisis para racionalizar el gasto, de acuerdo con la eficiencia. Dar ms atencin a lo que se realiza, que a los que se adquiere. 2.5.2.- ELEMENTOS DEL PROGRAMA. Objetivo.- Es la expresin cualitativa, pero susceptible de ser cuantificada, de los fines que se pretenden alcanzar. Los objetivos deben ser claros, realistas, razonables y lgicos. Meta.- Es la expresin cuantitativa del objetivo que se persigue. Recursos.- Son los insumos, tanto financieros como materiales y humanos que harn posible la realizacin de las actividades que permita alcanzar los objetivos y metas. Unidad Ejecutora.- Es la unidad o unidades responsables de la obtencin de los objetivos y metas fijados en los programas y la administracin de los recursos asignados.
23. 23. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 23 2.5.3.- CARACTERISTICAS DEL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS. El mtodo de elaborar, ejercer y evaluar un presupuesto conforme a programas se basa en tres consideraciones interrelacionadas: El diseo de programas para cada funcin, definiendo objetivos y metas. La determinacin de recursos financieros asignados para cada programa. El establecimiento de unidades de medida que permitan evaluar los resultados. 2.6.- EL PRESUPUESTO POR NIVELES Y REAS DE RESPONSABILIDAD. Es una tcnica bsicamente de previsin, planeacin, organizacin, coordinacin direccin y control respecto a la determinacin de las cifras financieras, de condiciones de operacin y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en que se divide una entidad. El Presupuesto por reas y Niveles de Responsabilidad es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una gua de accin para quien asume la responsabilidad de una funcin.
24. 24. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 24 Para llevar a cabo ste Presupuesto es necesario que en la empresa se aplique la Contabilidad por reas de Responsabilidad. Concepto: El presupuesto por reas y Niveles de responsabilidad es una tcnica bsicamente de previsin, planeacin, organizacin, coordinacin direccin y control respecto a la determinacin de las cifras financieras, de condiciones de operacin y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en que se divide una entidad. Objetivo: Ejercer control sobre los costos, las operaciones, y la eficiencia y rendimiento. Caractersticas: Motiva, ejerce control positivo, identifica ingresos y erogaciones, retroalimenta, anticipa informacin, mide y controla la efectividad de las utilidades, mide y controla la eficiencia de ventas, mide y controla la productividad, promueve la eficiencia, ayuda a la toma de decisiones. Mecnica de elaboracin: Se har un organigrama, diseo de documentos necesarios, se formula el presupuesto, control presupuestal, revisin, correccin y aprobacin del Presupuesto. Conclusin: El presupuesto por reas y niveles de responsabilidad expresa el costo previsto de las funciones de los trabajadores de un empresa, sirve para la toma de decisiones y el logro de los objetivos preestablecidos en la empresa.
25. 25. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 25 2.7.- PRESUPUESTO Y GASTOS DE OPERACIN. Los gastos de operacin no son costos de productos ni tampoco se asignan a stos. Son gastos de operacin todos aquellos desembolsos relacionados con las actividades de administrar la empresa y vender sus productos. 2.7.1.- Presupuestos de Gastos de Administracin. Los gastos de administracin estn constituidos por el conjunto de erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones relacionadas con el manejo y direccin de las operaciones generales de una empresa. Normalmente incluyen las funciones de gerencia, auditoria, contabilidad, crdito y cobranzas y oficinas generales. Normalmente los gastos administrativos estn sujetos a las polticas y decisiones de los directivos de una empresa. Adems, tienen una caracterstica especial y es que la mayora de los gastos de administracin son fijos, lo cual facilita el trabajo de presupuestarlos. La estimacin de los gastos administrativos se hace, por lo general, en base al anlisis de los renglones de los gastos del ao anterior y a los planes previstos para el ao presupuestado. Esta estimacin ha de ajustarse teniendo en cuenta los criterios fijados por la poltica de la direccin respecto a aumentos o disminuciones en las diferentes partidas.
26. 26. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 26 2.8.- PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA. Los gastos de venta estn constituidos por el conjunto de erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones relacionadas con el almacenamiento, despacho y entrega de los bienes que produce la empresa; los gastos de promocin y propaganda y los gastos del departamento de ventas y su personal. Todas estas actividades, que tienen que ver con la tarea de ponerse en contacto con el consumidor, son diferentes a aquellas que se refieren al proceso de produccin y a la administracin de la empresa. Los gastos de venta se clasifican en fijos y variables de acuerdo a su comportamiento frente a los cambios en el volumen de ventas.
27. 27. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 27 2.8.1.- Gastos de venta fijos. Los gastos de venta fijos son aquellos que permanecen constantes en su magnitud, independientemente de los cambios operados en el volumen de ventas. Estos gastos son constantes en el tiempo y determinados por la poltica administrativa de la empresa. Los gastos de venta fijos se presupuestan en base a la informacin del periodo anterior, teniendo en cuenta la poltica de la administracin respecto a determinadas partidas de gastos. 2.8.2.- Gastos de Venta Variables. Los gastos de venta variables son aquellos cuya magnitud cambia en relacin directa con los cambios en el volumen de ventas. Entre los principales gastos de venta variables se encuentran las comisiones de los vendedores, los fletes pagados por el transporte de los productos vendidos, los materiales de empaque y los gastos de viaje de los vendedores. Debido a que estos gastos son funcin del volumen de ventas, es fcil establecer su importe en trminos del ritmo esperado de ventas, de acuerdo con el respectivo presupuesto. Por lo general, los registros de los aos anteriores ofrecen una buena base para presupuestar este tipo de gastos.
28. 28. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 28 2.9.- PRESUPUESTO DE PUBLICIDAD Y PROMOCION DE VENTAS. Es el conjunto de medios necesarios para despertar el inters de los consumidores en potencia y crear hbitos de compra a travs de mensajes, de igual forma el impacto que produzca la presentacin del producto beneficios que ofrezca el mismo , la calidad, etc. La publicidad ser ms efectiva cuanto ms individual especfica y diferente sea. La publicidad es uno de los medios que se valen las comerciantes e industriales para hacer llegar sus productos al consumidor final en coordinacin con los dems recursos con los que cuenta la empresa, con el objeto de aumentar sus ventas. Para la elaboracin del presupuesto de publicidad es necesario conocer la cantidad de dinero que se haya destinado con el fin de poder hacer las estimaciones de los objetivos a alcanzar y los medios para lograrlos. La elaboracin de este presupuesto se puede llevar a cabo siguiendo los mtodos ms conocidos pero ocupando el que ms se acomode a las exigencias de cada empresa, entre los cuales se citan: el de porcentaje fijo sobre ventas, el esfuerzo publicitario de la competencia y los objetivos que se quieran alcanzar.
29. 29. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 29 2.10.- PRESUPUESTO DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO. Presupuesto a travs del que se planifican y controlan los costes incurridos en el rea de investigacin y desarrollo. La investigacin es una funcin permanente en muchas empresas y, al igual que ocurre en otras reas, se pueden llegar a identificar los factores intervinientes en los programas de investigacin y proceder a estimar el coste de cada programa. La implantacin de un proceso presupuestario en este mbito supone, en primer lugar, planificar y evaluar los proyectos, para posteriormente agruparlos segn sean objetivos a corto o a largo plazo. A corto plazo, la direccin debe asegurarse de que los esfuerzos de investigacin y desarrollo van dirigidos hacia proyectos de los que se espera obtener un rendimiento satisfactorio de los fondos invertidos. El objetivo a largo plazo es asegurarse de que los programas experimentales se ajustan a las predicciones de futuro del mercado. Con esta perspectiva, el presupuesto de investigacin y desarrollo puede servir como un medio de coordinacin entre estos objetivos especficos y los globales de la empresa. El trmino Investigacin y Desarrollo hace referencia al conjunto de actividades emprendidas de forma sistemtica, a fin de aumentar el caudal de conocimientos cientficos y tcnicos, as como la utilizacin de los resultados de estos trabajos para conseguir nuevos dispositivos, productos, materiales o procesos. Comprende esta actividad la investigacin fundamental, la investigacin aplicada y el desarrollo tecnolgico. (Caibano, L. 1988). El criterio esencial para distinguir las actividades de I+D, de otras semejantes es
30. 30. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 30 la presencia de un grado apreciable de creatividad o novedad. Se trata de un activo intangible para la empresa, recogindose este en la contabilidad de la empresa. En los ltimos aos se ha ido fortaleciendo un nuevo trmino. I+D+i , haciendo referencia la ltima i al concepto de innovacin. Tipos: El concepto I+D comprende tres campos: Investigacin fundamental o bsica: Trabajos originales emprendidos con la finalidad de adquirir conocimientos cientficos nuevos. Dicha investigacin no est orientada a un fin o aplicacin prctica especfica.En este tipo de trabajos se analizan propiedades, estructuras y relaciones, y su objetivo consiste en formular hiptesis, teoras, leyes o interpretaciones, sin aplicacin prctica inmediata. Esta ser pura cuando el investigador elija el tema, u orientada cuando alguien elije el campo de trabajo. Investigacin aplicada: Trabajos originales emprendidos con la finalidad de adquirir conocimientos cientficos o tcnicos nuevos, estando orientada a un objetivo prctico determinado. Los resultados son susceptibles de ser patentados. La investigacin aplicada surge del desarrollo de usos y utilidades de la investigacin bsica, de la ampliacin del conocimiento disponible o del desarrollo de ideas. Desarrollo tecnolgico: Se basa en la utilizacin de los conocimientos cientficos existentes para la produccin de nuevos materiales, dispositivos, productos, procedimientos, sistemas o servicios o para su mejora sustancial, incluyendo la realizacin de prototipos y de instalaciones piloto. Realiza trabajos sistemticos basados en conocimientos existentes, procedentes de la investigacin aplicada o de la experiencia prctica. Su primer objetivo es lanzar al mercado una novedad o una mejora concreta. Para realizar los ensayos, se hacen pruebas con prototipos o en una planta piloto, sin embargo hoy, se recurre cada vez ms a la simulacin por ordenador. El desarrollo tecnolgico plantea la divisin entre desarrollo tecnolgico interno y externo. El interno se refiere a la mejora de la eficiencia de un proceso o al funcionamiento, en trminos generales, de la maquinaria como mecanismo eficiente. Este planteamiento considera a la tecnologa exenta de carga valorativa, ajena al proceso de implantacin entre usuario y proceso tecnolgico. Su funcin es ser cada vez ms til a
31. 31. Tema:Fundamentosde Presupuesto Empresarial. Integrantes:CastroJorge,MezaMarjorie y Morn Digna. GestinEmpresarial QGrupo # 3. Nos educamos para una vida de xitos! 31 partir de los propios parmetros del proceso. Por otro lado, el externo incluye al usuario, y abarca factores sociolgicos, econmicos, culturales, sociales y hasta demogrficos. En este ltimo sentido, la lista es bastante larga ya que se incluyen tantos mbitos como implicaciones tiene la tecnologa. Ventajas e inconvenientes. Conocimiento exclusivo de la tecnologa generada. Independencia tecnolgica de la empresa. Posibilidad de vender las innovaciones. Ventajas fiscales por invertir en I+D. Efecto experiencia. Inconvenientes: Gran compromiso de recursos. Inversiones a largo plazo. Alto nivel de riesgo. Proyectos ligados a objetivos empresariales. La tradicional distincin entre investigacin bsica, aplicada y desarrollo no presenta mucha utilidad desde el punto de vista empresarial, dada la dificultad que supone la imputacin de costes a unos y otros niveles, aparte de que los anteriores estratos no se corresponden con objetivos empresariales. Resulta ms operativo ligar stos a programas concretos que podran clasificarse de la siguiente forma: