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EL PRESUPUESTO EMPRESARIALUNIVERSIDAD DE EL SALVADORFACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURAASIGNATURA: PRESUPUESTOS DE PRODUCCINTCNICAS PARA LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTOUNIDAD 2:METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Objetivo General

Proporcionar pautas generales y los pasos para elaborar el presupuesto y sobre los compromisos que en torno a ello asumen los diferentes niveles de la organizacin.Es frecuente encontrar empresarios que consideran que pueden lograr el xito de sus empresas sin necesidad de recurrir a los presupuestos. Sin embargo, de una manera u otra, conscientes o inconscientes, ellos utilizan presupuestos, por que consultan sus elementos esenciales, aunque en la estructura organizacional no haya una instancia encargada del trabajo presupuestalAlguna indicaciones a tomar en cuenta para elaborar los presupuestos:Labor de concientizacinCaractersticas de la empresaEvaluacin del entorno econmicoOrganizacin del trabajo presupuestalLabor de concientizacin, esto se hace a nivel administrativo y operativo, las siguientes pautas son de suma importancia: Los objetivos tienen que ser cuantificables, claros y alcanzables. Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas, o seleccionar las ms favorables y evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa. Los planes no deben sobre pasar el potencial productivo, comercial y financiero de la empresa. La planeacin y los presupuestos no pueden ser inflexibles. Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores.

2. Determinacin de las caractersticas empresariales, el diagnostico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiere expresin monetaria, mediante el presupuesto. Es necesario tomar en cuenta las siguientes variables:Situacin financieraEficiencia y productividadActualizacin tecnolgicaPolticas gerenciales3. Evaluacin del entorno, ninguna empresa puede abstraerse del medio en que se desenvuelve. Las caractersticas de este entorno se deben tener en cuenta en los planes y presupuestos, las cuales son: El desempeo de los competidores nacionales e internacionales.Las prcticas comerciales de los canales de abastecimiento.Las condiciones de credito.La inflacin o devaluacinTasas de intersPolticas del gobierno

4. Organizacin del trabajo presupuestal, En la organizacin del trabajo presupuestal, se deben definir las actividades que se asignan a los participantes en la elaboracin del presupuesto y precisar normas referentes al flujo de informacin, la secuencia a seguir y la coordinacin, para garantizar su elaboracin en el tiempo establecido.ETAPAS EN LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

PRE INICIACINELABORACIN DEL PRESUPUESTOEJECUCINCONTROLEVALUACINREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS PARA PRESUPUESTAR

La EconomaLa EstadsticaLa AdministracinLa contabilidadLas FinanzasPRESUPUESTOS DE VENTASOBJETIVO GENERALElaborar un plan de ventas para una empresa especfica.

OBJETIVOS ESPECFICOSEstablecer los objetivos de un presupuesto de ventasIdentificar y analizar el mercado de los productos de la empresa.Elaborar un presupuesto de ventas con base en la participacin en el mercado de la industria.Elaborar un presupuesto de ventas con base en la experiencia y opinin de los vendedores.Elaborar un presupuesto de ventas con base en mtodos estadsticos.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS DE VENTAS

Proporcionar datos significativos para la determinacin de las metas de produccin en funcin del tiempo.Relacionar la informacin entre la demanda de los distintos productos y la produccin respectiva en funcin del tiempo. Este equilibrio influye tanto en el esbozo general de produccin como en la utilizacin de la mano de obra y equipo, y por consiguiente en la rentabilidad de la empresa.Aportar los datos para establecer el programa de produccin, el cual es la base para los presupuestos de materiales, mano de obra y carga fabril.Planificar las necesidades de recursos materiales, financieros y humanos con base en las previsiones de ventas.Determinar la poltica de existencias de productos finales y de materias primas.Disear los sistemas de produccin con base en las tendencias de las ventas.Decidir sobre la elaboracin de ciertos productos de acuerdo con las tendencias futuras de la demanda.Determinar la poltica de precios de la empresa.Decidir sobre los mtodos de distribucin, promocin y control de ventas.

ANLISIS DE LA DEMANDA DE LOS PRODUCTOS

Antes de tomar decisiones sobre los presupuestos de ventas debemos contestar a la siguiente pregunta: Qu es lo que restringe el consumo?La respuesta a este interrogante puede estar en alguno o varios de los siguientes factores:El producto y sus limitacionesEl consumidor y su poder adquisitivo potencialLa competenciaLa saturacin del mercadoLos sistemas de distribucin y promocinLa situacin econmica del Pas, la cual est relacionada con los siguientes aspectos: Ciclos Econmicos, Incremento de ventas Perodos de recesin, Contraccin del mercado Contraccin de transacciones

ELABORACIN DE LOS PRESUPUESTOS DE VENTAS

Para elaborar un buen presupuesto de ventas es necesario acudir al mayor nmero de fuentes de informacin posible, como por ejemplo las siguientes: Estadsticas de entidades pblicas, peridicos, asociaciones de comerciantes, etc. Los datos de la propia empresa, principalmente de ventas anteriores.

Recopilacin de datos:Es necesario que el personal dedicado a la consecucin de la informacin tenga un buen grado de capacitacin en aspectos de tipo estadstico. Esta tarea la puede realizarel personal de la empresa o personal de agencias especializadas.Evaluacin de los datos:El anlisis y evaluacin de los datos recolectados debe hacerse mediante el uso de herramientas estadsticas.BREVE ANLISIS DEL MERCADO:

La demandaTipo de clientesLa CompetenciaMotivos de la compraSistemas de ventasMercado potencial

MTODOS USUALES DE PROYECCIN DE VENTAS:1. Participacin en el mercado de la industria.Cuando las empresas, especialmente las pequeas, no cuentan con la infraestructura necesaria para realizar sus propios estudios de mercado y proyeccin de ventas, pueden acudir a su respectivo gremio industrial, el cual les puede proporcionar los datos necesarios, para que mediante el sistema de comparacin realicen sus proyecciones de ventas

Ejemplo: Ao % de participacin en la industria.112.6213.0311.9412.4513.0613.2712.1811.6912.71012.5

Promedio12.5

Porcentaje de participacin en el mercado de la empresa XEjemplo:

Ventas anuales de la Industria $ 1665 milesVentas de la Empresa $208 miles ( 12.5%)Ventas para el siguiente ao:Con base en las cifras anteriores, se pueden proyectar la venta para el siguiente ao, as: De la Industria : Incremento del 20% Ventas: $ 1998 milesDe la Empresa: Incremento del 20% Ventas $ 249.6 milesEste sistema de proyeccin de ventas de las pequeas empresas, les permite reducir sus costos y aproximarse a la realidad de sus ventas.Experiencia y opinin de los vendedores:

Este mtodo emprico de proyeccin de ventas es vlido para aquellas empresas pequeas que tienen una amplia tradicin en el mercado y que generalmente no tienen competencia directa porque los mercados son muy reducidos.En la siguiente tabla se muestra la demanda semanal, mensual y anual de la empresa en estudio, segn la experiencia de los vendedores en los ltimos 10 aos.Proyeccin de la demanda en qq:ProductoSemanal MensualAnualHarina de maz /50 Kg. 79 316 3792

Como se puede apreciar, las cantidades vendidas se calculan con base en la informacin semanal de los vendedores sobre el comportamiento de las ventas diarias, con la cual se hacen las respectivas equivalencias para el mes y el aoProyeccin de la demanda en $:

Para obtener el valor de las ventas en dlares, basta con multiplicar las cantidades proyectadas por los precios de cada uno de los productos y hacer las equivalencias de semanas a meses y aos. Producto Precio Ventas Ventas Ventas qq Semana Mes AoHarina de maz /50 Kg. $55 $4,345 $17,380 $208,560La aplicacin de este mtodo en los ltimos 10 aos arroj los siguientes resultados:Ao Ventas en miles de dlares11202130314541405150617071658180919610208En la siguiente grfica se puede visualizar el comportamiento de las ventas en los ltimos 10 aos, de acuerdo con la experiencia de los vendedores:

MTODOS TCNICOS DE PROYECCIN DE VENTAS:

La estadstica es la herramienta fundamental que se utiliza para proyectar las ventas sin envolver juicios subjetivos por parte de los encargados de la planificacin de la empresa. Se trabaja con base en el manejo de dos variables las cuales corresponden, una al factor tiempo y la otra a los resultados econmicos, es decir, a las ventas. Diagrama de esparcimiento:Los resultados de las operaciones de ventas en la empresa se representan grficamente mediante un diagrama, que resulta de establecer la relacin entre dos variables. Cada punto en el diagrama representa un par de valores, uno basado en la escala de las X , que corresponde al factor tiempo o sea la variable independiente y otro basado en la escala de las Y, que corresponde al factor ventas o sea la variable dependiente

Diagramas de esparcimiento::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::TENDENCIAS DE LAS VENTAS:

Las tendencias de las ventas se proyectan con base en los movimientos de las series de tiempo, cuyos resultados del pasado permiten pronosticar con mayor eficiencia los resultados del futuro.A continuacin se presentas las principales tendencias con sus respectivas causas:1. Tendencia SecularLa tendencia secular seala la direccin del movimiento de una serie de tiempo sobre un largo perodo de tiempo.Puede ser un movimiento ascendente o descendente.Se seala grficamente por una lnea recta o por una curva suave.Causas de la tendencia secular:. Crecimiento de la poblacin . Mayor acumulacin de capital . Mejoramiento de la Tcnica . Alza en el costo de la vidaEste mtodo se utiliza para analizar el comportamiento de los productos ms representativos del pas como son el caf, el azcar, o de sectores generales como la ganadera o la agricultura.

2. Variacin estacional

Representa un movimiento peridico en una serie de tiempo.La duracin de la unidad del periodo es menor de un ao (trimestre, mes, da)La variacin estacional se expresa en nmeros ndicesCausas de la variacin estacional:- Condiciones de tiempo- Actividades tradicionales- Fines de semana, de mes y otras.La siguiente figura muestra el comportamiento de una fbrica de alimentos, cuyas ventas mejoran sustancialmente en el 2o. y 4o. Trimestre.

VARIACIN ESTACIONAL3. Fluctuaciones cclicas

Indican las expansiones (ascensos) y contracciones (descensos) de las actividades de los negocios al rededor del valor normal.La duracin de cada ciclo es no fija y relativamente corta.Se expresa en porcentaje sobre o por debajo del valor normal.Las principales causas de estas fluctuaciones pueden ser: Factores econmicos Niveles de inversin Niveles de produccin Niveles de consumo Gastos del Gobierno 4. Movimientos Irregulares

Representan todos los movimientos de una serie de tiempo, que no son tendencias, variacin estacional o fluctuaciones cclicas.La principales causas de estos fenmenos pueden ser: Huelgas Terremotos Guerras Inundaciones Sequas, etc.La siguiente figura muestra el comportamiento de la produccin de papa en Usulutn en las ltimas 4 dcadas, como consecuencia de los cambios climticos.

MOVIMIENTOS IRREGULARESTENDENCIA LINEAL

Una lnea recta dibujada sobre una grfica de acuerdo con el sistema de coordenadas rectangulares puede ser expresada mediante la ecuacin:Y = a + bXDonde:Y= Valor del punto sobre la lnea recta basado en la escala vertical del eje de las Y (variable dependiente).X = Valor del punto en la lnea recta basado en la escala horizontal del eje de las X (variable independiente).a = Interseccin de la lnea con el eje de las Yb = Pendiente de la lnea recta (promedio de cambio en la variable Y por cambio de la variable X).

TENDENCIA LINEALRELACIN DE UNA LNEA RECTA Y SU ECUACIN

h = Total de las unidades de cambio de la variable Yg = Total de las unidades de cambio de la variable XComo el cambio h corresponde al cambio g, entonces b = h/g, o seaY2- Y1 / X2-X1Ejemplo: Punto p1 = 2,4Punto p2 = 6,12G = a la diferencia entre los valores de X, 6 - 2 = 4H = a la diferencia entre los valores de Y, 12 - 4 = 8B = H/G, o sea 8/4 = 2La ecuacin quedar as: Y = a +2(X)Para despejar la constante a, reemplazamos la ecuacin en cualquiera de los dos puntos. Si tomamos el punto p2, se despeja de la siguiente manera: 12 = a + 2(6), 12 = a +12, entonces a = 12 - 12, luego a = 0La ecuacin definitiva de la lnea recta en este caso es Y = 0 + 2(X), con la cual se proyectan todos los valores hacia adelante o hacia atrs, dependiendo de los valores que correspondan a XMTODOS PARA DESCRIBIR UNA TENDENCIA SECULAR

Mtodo grfico de mano alzada

a. Marcar una serie de tiempo en una grficab. Examinar cuidadosamente la tendenciac. Trazar una lnea recta que muestre la direccin de la tendenciad. Se determina una ecuacin de la lnea recta mediante dos puntos no demasiado cercanose. Los valores de tendencia para otros aos pueden ser tomados directamente de la lnea de la grfica o mediante la ecuacin.Se puede mejorar el mtodo marcando un punto que represente la media de los datos originales.Ejemplo:

AosVentas (Miles)11202130314541405150617071658180919610208

MTODO GRFICO DE LA MANO ALZADAg=4Hallamos la pendiente, estableciendo la relacin h/g, asb = h / g , Y2 - Y1 / X2 - X1 = 190 - 145 / 8 - 4 = 45 / 4 = 5 / 3 = 11.25En la ecuacin de la lnea recta Y = a + bX, tomamos el punto p1 para despejar la constante a, 145 = a + 11.25(4) = 95, resultando la ecuacin de la lnea recta as:Y= 95 + 11.25 (X)Con base en esta ecuacin se proyectan las ventas para los aos subsiguientes. Para el ao 11 tendramos el siguiente resultado: Y11 = 95 +11.25 (11) = 218.75372. Mtodo de Semipromedios

Es el mtodo ms simple sin envolver juicio subjetivo al dibujar la lnea recta.Procedimiento:a. Dividir los datos originales en dos grupos y calcular la media aritmtica de cada grupo.b. Marcar las dos medias aritmticas sobre la grfica y dibujar una lnea recta a travs de ellas. c. Obtener la tendencia basados en dos puntos sobre la lnea recta.Ejemplo:AoVentas (Miles)112021303145Primer promedio: 685 / 5 = 1374140 51506170 71658180Segundo promedio: 919 / 5 = 183919610208

MTODO SEMIPROMEDIOS3. Mtodo de Mnimos Cuadrados

Se utiliza para encontrar la media aritmtica de un grupo de valores, como un promedio o un valor representativo para el grupo.La media tiene dos propiedades matemticas:La suma algebraica de las desviaciones de los valores individuales (hacia arriba o hacia abajo) con respecto a la media es igual a ceroLa suma de los cuadrados de las desviaciones de los valores individuales con respecto a la media es mnima.

YDesviacin(Desviacin) 1-416 4-1 110 525--------------------------------------------------------------------------15 042

42 es el valor mnimo de la suma de los cuadrados de las desviaciones.

Con este concepto se encuentra la ecuacin de la lnea recta.

a. ( Y - Yc) = 0(Y - Yc ) = mnimo

Para obtener la solucin de las dos incgnitas constantes a y b en la ecuacin de la lnea recta mediante el mtodo de los mnimos cuadrados, necesitamos de dos ecuaciones normales:

(1). na + b X = Y(2). a X + b X = XY.

Se obtienen de la siguiente manera: Y1, Y2, Y3, .........Yn y X1, X2, X3, ...........Xn , representan las variables Y, X respectivamente.Y1 = a + bX1Y2 = a +bX2Y3 = a +bX3Yn = a +bXn------------------- Y = na +b XAhora multiplicamos cada una de las ecuaciones de la forma Y= a+bX por el coeficiente de la segunda incgnita, que es X.X1 Y1 = aX1+bX1X2Y2 = a X2 +bX2X3 Y3 = aX3 +bX3XnYn = aXn+bXn------------------------- XY = a X +b X Simplificando las dos ecuaciones tenemos:

na + bX = Y a X + b X = XYCuando X = 0 tenemos:na + 0 = Y, donde a = Y /n0+bX = XY, donde b = XY / XEjemplo:Ao X Y XYX __ 1-5120-60025 2-4130-52016 3-3145 -435 9 4-2140-280 4 5-1150-150 1 6 1170 170 1 7 2165 330 4 8 3180 540 9 9 4196 7841610 5208 104025 Totales 0 1604 879 110 a = Y/n = 1604 / 10 = 160.4b = a XY / X = 879 / 110 = 7.99Yc = 160.4 + 7.99(X)La proyeccin de las ventas para el ao 11 es:Y11 = 160.4 +7.99(6) = 208.34 miles

4. TENDENCIA DE PROMEDIOS MVILES

Este mtodo consiste en obtener una curva, la cual suavizar las fluctuaciones de una serie de tiempo e indica la direccin general de la tendencia. El promedio mvil para cada ao en una serie es la media aritmtica de los valores de un nmero constante de aos centrados en el ao considerado.Procedimiento:a. Se encuentra el total mvil de todos los aosb. Se divide el total mvil entre el nmero de aos establecidoc. El cociente es el promedio mvil del ao central de cada uno de los grupos incluidos.d. Luego se aplica un mtodo de tendencia secularPromedio mvil = (n valores de datos ms recientes) / n

Ejemplo: 3 aosAoVentas Total mvil Promedio mvil (V-P) (V-P) 1120 -------------------- 2130 -------------------- 3145 39513213169 4140 415138 2 4 5150 435145 5 25 6170 46015317 289 7165 485162 3 9 8180 515172 8 64 9196 54118016 25610208 58419513 169 9855. NDICES ESTACIONALES

Son series de tiempo clasificadas en perodos menores de 1 ao, tales como trimestres, meses y das.Mtodo de promedios simples de datos originalesProcedimiento:a. Encontrar el promedio para cada trimestreb. Calcular el ndice estacional a partir de los promedios trimestrales (%). El total de los porcientos es 400% por ndices trimestrales, 1200 % por ndices mensuales.AoTrimestres1o.2o.3o.4o.Total150204060170245154065165355303065180460303571196560353875208Total 270 130 183 336 Promedios 54 2636.667.2

Aplicacin: Si las ventas anuales del ltimo ao son 208, los ndices estacionales se aplican sobre el promedio trimestral que es 52, as:

TrimestrePromediosRazn ndice Pronostico1o. 541.18 11861.362o. 260.56 5629.123o.36.60.80 8041.604o.67.21.46 14675.92Total 183.84.0 400 208 Promedio45.951.0 100 52Los resultados anteriores indican que las mayores ventas se realizan el 4o. trimestre con el 146%, seguido por el 1er. Trimestre con 118%, luego el 3er. Trimestre con el 80% y por ltimo el 2do. Trimestre con el 56%.

Sheet: Grfico1Sheet: Hoja1Sheet: Hoja2Sheet: Hoja3Sheet: Hoja4Sheet: Hoja5Sheet: Hoja6Sheet: Hoja7Sheet: Hoja8Sheet: Hoja9Sheet: Hoja10Sheet: Hoja11Sheet: Hoja12Sheet: Hoja13Sheet: Hoja14Sheet: Hoja15Sheet: Hoja16120.0130.0145.0140.0150.0170.0165.0180.0196.0208.0120.0130.0145.0140.0150.0170.0165.0180.0196.0208.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.0Sheet: Grfico1Sheet: Hoja1Sheet: Hoja2Sheet: Hoja3Sheet: Hoja4Sheet: Hoja5Sheet: Hoja6Sheet: Hoja7Sheet: Hoja8Sheet: Hoja9Sheet: Hoja10Sheet: Hoja11Sheet: Hoja12Sheet: Hoja13Sheet: Hoja14Sheet: Hoja15Sheet: Hoja1650.0150.0100.0200.0220.0300.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.00.0