facilita el proceso de amortización de entradas de...
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Nueva versión de anticipos por tercero Nueva opción
Esta actualización funcional no modifica la esencia y alcance ya conocido en la operación de anticipos por tercero desde almacén; es decir, por medio de esta función se puede realizar la creación de anticipos definiendo el tercero y el proyecto. Los anticipos se siguen generando para ser amortizados con las entradas de almacén generadas, para las órdenes de compra que tengan los proveedores de cada proyecto.
La presente actualización trae consigo una nueva versión de anticipos por tercero, que facilita el proceso de amortización de entradas de almacén. Esto gracias a que el sistema presenta la totalidad de las entradas que por tercero y proyecto se encuentran disponibles para amortizar. En este punto el proceso de amortización se podrá digitar por cada entrada, bien sea el porcentaje de amortización o el valor exacto que se desea amortizar.
En esta nueva versión se suprime la función de eliminar anticipos, reemplazándola por la anulación, la cual aplica únicamente sobre documentos generados y permite mantener una mayor trazabilidad sobre este tipo de documento. Tras anular un registro, la inversión acumulada por tercero se ve afectada y el documento de anticipo no podrá tener ningún otro movimiento en SINCO ADPRO, ni incidencia en los procesos de amortización y control.
En caso de tener en el proyecto anticipos para el mismo tercero con diferentes porcentajes de amortización, el sistema tomará como porcentaje máximo de amortización el más alto de los porcentajes configurados en los anticipos disponibles para amortizar.
A través de esta nueva opción también se actualiza la operación de la programación y aprobación de anticipos por terceros, permitiendo llevarla a cabo desde dispositivos móviles. Se mantiene el alcance ya conocido de los nuevos esquemas aprobatorios de pedidos, compras y entradas del módulo de almacén (boletines ADPRO 055 y ADPRO 056).
Para tener en cuenta Aplica únicamente para clientes que cuenten con la más reciente versión de SINCO ERP: Marco V3. Además, se debe tener instalado en el sistema alguna de las actualizaciones aplicables, para el sistema de aprobaciones móviles en SINCO ADPRO.
La creación de un nivel de aprobación diferente del estándar tiene un costo adicional que no está incluido en este boletín. Esta solo la puede efectuar SINCOSOFT, previa solicitud del cliente mediante help desk con categoría Requerimiento.
Así como sucede con las demás funciones de aprobaciones móviles, los detalles de los documentos de la orden de compra y de la entrada (en este caso), no se pueden consultar desde dispositivo móvil. Su consulta solo aplica desde equipos de escritorio.
En esta nueva versión, la programación masiva de documentos por semana no aplica. Este proceso debe adelantarse individualmente por cada uno de los documentos.
Si bien las rutas de acceso a la operación de anticipos por tercero en el submodúlo de almacén de SINCO ADPRO siguen siendo las mismas, esta actualización funcional trae consigo 9 nuevas opciones en el menú. En consecuencia, tras la actualización, el cliente cuenta con un lapso de 5 días hábiles para configurar las nuevas funciones a los perfiles correspondientes. Una vez trascurrido este tiempo, el anterior menú funcional será inactivado por SINCOSOFT.
Con el propósito de ampliar información, se sugiere revisar el instructivo que inicia en la página 2 del presente documento, en el cual se describe con mayor detalle el funcionamiento de esta opción.
*Por entorno con base de datos principal. Son requeridas 4 horas de configuración nivel adicional, diferente al estándar en entorno de pruebas y producción.
** Son requeridas 0.5 horas de configuración nivel adicional, diferente al estándar en BD adicional (aplica para el mismo entorno).
*** La capacitación de esta opción se llevará a cabo mediante video tutorial disponible en el correo de notificación de la actualización, así como a través del instructivo mencionado. Los clientes que requieran capacitación complementaria, presencial o remota con consultor, deberán solicitarla al Director de Proyecto y la misma será facturada.
Facilita el proceso de amortización de entradas de almacén
Ruta de la opción ADPRO / Almacén / Anticipos / Adición de anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Edición anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Anular anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Traslado anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Amortización de anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Programación anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Aprobación anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Programación y aprobación anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Informe de anticipos
Implementación en entorno de
pruebas y producción
16 horas*
Base de datos adicional 3 horas**
Capacitación 0 horas***
Remite
Este comunicado al líder del módulo SINCO ADPRO en tu empresa.
(+571) 443 0820 Ext. 768
Solicita
Esta actualización a través de un help desk con categoría Requerimiento.
ADPRO-067 Diciembre 2018
Consulta el video tutorial en el cual se
expone la operación de esta actuali-
zación sobre la herramienta
W W W . S I N C O . C O M . C O
Recuerda que si no estás suscrito al Plan de Mantenimiento Anual, se te generará un cobro adicional por concepto de licenciamiento por esta actualización.
NOTA: Algunas de las actualizaciones contenidas en los boletines informativos son de carácter necesario para la adecuada operación del software; es decir, que de su instalación dependen procesos críticos
administrados mediante SINCO ERP. Teniendo en cuenta lo anterior, en caso de ser necesario, el personal de SINCOSOFT S.A.S. tomará las medidas necesarias para mantener la funcionalidad del software
dentro de los parámetros requeridos. Los costos y actividades serán manejados de acuerdo con las condiciones vigentes al momento de la ejecución.
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ADPRO 067 - Nueva versión de anticipos por tercero Módulo: SINCO ADPRO Submódulo: Almacén Opción: Anticipos por tercero Rutas: ADPRO / Almacén / Anticipos / Adición de anticipos
ADPRO / Almacén / Anticipos / Edición anticipos ADPRO / Almacén / Anticipos / Anular anticipos ADPRO / Almacén / Anticipos / Traslado anticipos ADPRO / Almacén / Anticipos / Amortización de anticipos ADPRO / Almacén / Anticipos / Informes / Informe de anticipos
Objetivo de la opción Por medio de esta función se puede realizar la creación de anticipos, definiendo el tercero y el proyecto. Los anticipos se siguen generando para ser amortizados en las entradas de almacén, generadas para las órdenes de compra que tengan los proveedores de cada proyecto. El presente instructivo ilustra el concepto de operación de la función de anticipos y está estructurado de la siguiente forma:
1. Adición de anticipos. 2. Edición de anticipos. 3. Traslado de anticipos. 4. Amortización de anticipos. 5. Informe de anticipos.
1. Adición de anticipos.
Para realizar la adición de nuevos anticipos por tercero es necesario ingresar por la ruta ADPRO/Almacén/Anticipos/Adición de anticipos. Desde esta función se define el proveedor al que se le realizará el anticipo y el proyecto sobre el cual se registrará la inversión. Tras definir estos datos se debe proseguir haciendo clic en Consultar:
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Tercero: Se selecciona el proveedor al cual se requiere realizar el anticipo. Se puede escribir el número de la identificación del tercero, parte del nombre o el ID que identifica al tercero en la base de datos.
Proyecto: Se selecciona el proyecto desde la cual se va a crear y desembolsar el
anticipo. Solo se podrán seleccionar proyectos a los que se tenga permitido el acceso desde el registro de usuarios.
Después de seleccionar la información requerida (tercero y proyecto), aparecerá en pantalla el formulario mostrado a continuación, en donde se encuentran las casillas para el registro de anticipos. Posteriormente, se ingresa el valor del anticipo que se desee desembolsar en la casilla de Anticipo, y se define el porcentaje de amortización y las observaciones que sean necesarias. Por último, se hace clic en Guardar con el fin de formalizar el registro del anticipo.
Nota 1: En caso que el tercero tenga saldos de anticipos pendientes por amortizar, se mostrarán en la casilla Saldo. - La casilla Acumulado se refiere a todos los anticipos generados al tercero (esta
cifra consolida el total anticipado al tercero en el proyecto, independiente del estado de los registros).
- La casilla CxP/No Pago consolida los anticipos que tienen cualquiera de estos dos estados.
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Una vez guardados los cambios, el sistema muestra la orden de giro como se muestra a continuación. Si se requiere imprimir este documento, el sistema brinda la opción al hacer clic en el ícono de previsualización del documento. Posteriormente se puede realizar la impresión:
En la adición de anticipos por tercero se puede identificar una serie de íconos que constituyen vínculos a procesos que complementan la labor de creación y edición. A continuación, se precisa el alcance funcional de cada ícono:
Ícono
Alcance funcional:
Crear nuevo anticipo: Al hacer clic sobre este ícono, se puede adicionar un nuevo anticipo para el tercero y proyecto requerido.
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Ver anticipo: Al hacer clic sobre este ícono, el sistema permite visualizar la orden de giro del anticipo que se está trabajando.
Anular anticipo: Con este ícono, desde la adición de anticipos, se puede realizar la anulación del registro tras crearlo. Solo se puede anular los anticipos que se encuentren en estado generado; tras anular un registro la inversión acumulada por tercero disminuye y el documento de anticipo no podrá tener ningún otro movimiento en SINCO ADPRO, ni incidencia en los procesos de amortización y control.
Mostrar detalles: Tras hacer clic en este ícono, en las funciones de anulación y de amortización de anticipos, el sistema detalla el consolidado por estado de todos los anticipos generados a favor del proveedor en el proyecto.
2. Edición de anticipos.
Las funciones desde esta opción comprenden la consulta y la edición de anticipos en estado generado, existentes en la base de datos de la aplicación. Tras ingresar a la ruta ADPRO/Almacén/Anticipos/Edición anticipos, la activación del panel de consulta se da desde el ícono
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En el panel de consulta se pueden combinar de distintas formas los filtros de proyecto y proveedor en los rangos de fechas deseados:
Consultar los registros editables por tercero en todos los proyectos a los que el usuario tiene acceso.
Consultar todos los anticipos editables por proyecto.
Consultar por proyecto y tercero los anticipos editables.
Para editar la información del anticipo, tras consultar, se debe hacer clic sobre el número de anticipo que se encuentra en color azul. Este funciona como vínculo de comunicación con la pantalla siguiente, como se muestra a continuación:
Para terminar el proceso de edición, luego de cambiar los datos se hacer clic en el botón Modificar anticipo, a fin de dejar en firme los cambios efectuados.
3. Anular anticipos. Las funciones desde esta opción comprenden la consulta y la anulación de anticipos en estado generado, existentes en la base de datos de la aplicación. Tras ingresar a la ruta ADPRO/Almacén/Anticipos/Anular anticipos; se debe determinar el proveedor y el proyecto sobre los cuales se desea realizar la anulación de registros.
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Como se mencionó anteriormente, tras anular un registro la inversión acumulada por tercero disminuye y el documento de anticipo no podrá tener ningún otro movimiento en SINCO ADPRO ni incidencia en los procesos de amortización y control.
Tras definir el proveedor y el proyecto, el sistema presenta el resumen de los anticipos disponibles para anular.
De igual forma, haciendo clic en el ícono del detalle de Anticipos por amortizar, el sistema consolida por estado los diferentes anticipos del tercero en el proyecto:
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Tras seleccionar el anticipo y hacer clic en la pestaña Anular, el sistema pide confirmación para culminar el proceso anulatorio:
Finalmente, en la consulta del informe de anticipos, se puede filtrar por el estado anulado. Al ingresar al detalle del registro se evidencian los datos de usuario y fecha de anulación del registro:
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4. Traslado de anticipos.
La función de traslados de anticipos es una herramienta que da la posibilidad de transferir el anticipo a otros proyectos, donde el tercero tenga procesos de compras y entradas de almacén asociadas. De esta forma se puede continuar con la amortización del anticipo.
Esta opción se utiliza para realizar traslados de anticipos entre proyectos (sucursales). Permite realizar el traslado del valor restante del anticipo, menos la amortización hecha previamente al mismo, al momento de generarse crea una nota de ajuste contable. Nota: Para realizar traslado de anticipos es necesario que el anticipo se encuentre bien sea con CxP o en su defecto marcado como no pago; de lo contrario, el sistema no muestra ningún registro. Descripción de las Casillas de Búsqueda:
Tercero: Se selecciona el proveedor al cual se requiere realizar el anticipo. Se puede escribir el número de la identificación del tercero, parte del nombre o el ID que identifica al tercero en la base de datos.
Proyecto: Se selecciona el proyecto desde la cual se va a crear y desembolsar el
anticipo. Solo se podrán seleccionar proyectos a los que se tenga permitido el acceso desde el registro de usuarios.
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Procedimiento Se ingresa los datos necesarios en los filtros de búsqueda para ejecutar la consulta; se hace clic en el botón Consultar para generar la consulta y aparecerá la siguiente pantalla.
Tras efectuar la consulta, se marca el anticipo que se necesita trasladar. El valor amortizado influye en el traslado que va a realizar, ya que el sistema no va a permitir trasladar un valor mayor o el valor completo del anticipo si ya tuvo alguna amortización. Se selecciona el proyecto destino del anticipo y, tras digitar el monto del traslado, se hace clic en el botón Trasladar para confirmar el traslado. Tras adelantar el proceso de traslado total o parcial del saldo de un anticipo con CxP, el sistema genera el cruce contable trasladando ese saldo a nivel contable al centro de costos del otro proyecto. El tipo de documento contable con el cual el sistema realiza este movimiento es el AJ – Ajustes y reclasificaciones. Por lo tanto, es fundamental en este tipo de procesos tener configurados tanto el tipo de documento como sus consecutivos en la(s) sucursal administrativa relacionada con cada proyecto. Nota: Es posible que al momento de hacer clic en Trasladar aparezca el siguiente mensaje: “Configurar el consecutivo para realizar ajustes en la sucursal administrativa”. Debido a esto, el usuario debe ingresar por la ruta Financiero/Contabilidad/Configuración/Consecutivo de Documentos. Luego, por filtros, se debe ubicar la sucursal Administrativa y, en Tipo de documento, se escoge Ajustes y Reclasificaciones para adelantar el respectivo proceso de configuración contable.
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5. Amortización de anticipos. En esta aplicación el usuario, una vez definido el tercero y proyecto, se determina la(s) entrada(s) de almacén con las cuales que requiere amortizar el anticipo. Para que se pueda amortizar la entrada de almacén debe estar en estado Generado. Siempre la configuración del sistema recomendada y estándar es limitar la amortización a entradas en estado generado, para no desvirtuar procesos ya ejecutados; es decir, si se permite la amortización de una entrada aprobada, el valor final de pago de la entrada cambiaría y las condiciones iniciales de aprobación de pago quedarían viciadas, desdibujando los flujos de procesos y aprobación.
En el proceso de amortización se puede digitar por cada entrada, bien sea el porcentaje de amortización o el valor exacto que se desea amortizar. En este punto es muy importante tener en cuenta que, en el caso de tener en el proyecto anticipos para el mismo tercero con diferentes porcentajes de amortización, el sistema tomará como porcentaje máximo de amortización el más alto de los porcentajes configurados en los anticipos disponibles para amortizar. Tras definir el monto de la amortización de la entrada, bien sea tras ingresar un porcentaje o un valor absoluto, el sistema habilita por registro el ícono de guardar para dejar en firme la amortización:
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Para calcular el valor máximo de amortización para cada entrada, la aplicación puede configurarse bajo una de las siguientes tres alternativas (esta configuración solo la puede adelantar SINCOSOFT en virtud de lo requerido por la empresa y es un funcionamiento que aplicaría para calcular el valor máximo de amortización para todas las entradas de almacén):
Valor máximo a amortizar: Valor total de la entrada, incluyendo IVA. Valor máximo a amortizar: Valor de la entrada antes de IVA. Valor máximo a amortizar: Valor total de la entrada, incluyendo IVA menos
Retención en la Fuente. Variables a tener en cuenta en el proceso de amortización:
Las entradas que se pueden amortizar son únicamente las que se encuentren en estado generado.
No se podrá amortizar un valor mayor a saldo de anticipos por amortizar. Haciendo doble clic en el campo Valor total amortizado, correspondiente a cada
entrada, el sistema recomienda el valor máximo de amortización en virtud de la configuración de amortización definida, del valor de la entrada y del saldo de anticipos por amortizar.
Finalmente, si se requiere borrar la amortización, el usuario suprime el porcentaje a amortizar o el campo Valor total amortizado. Tras esta acción se debe guardar el cambio realizado en el registro haciendo clic en el ícono de guardado que se habilita tras el cambio realizado. El proceso de eliminación, borrado o cambio de amortización de una entrada solo se puede realizar si la entrada se encuentra en estado generado.
6. Informes de anticipos. En la ruta ADPRO/Almacén/Anticipos/Informes/Informe de anticipos, se localiza el informe de relación de pagos, donde el usuario con diferentes filtros tiene la posibilidad de ver la trazabilidad de un tercero en lo referido a pagos de almacén, sus anticipos, órdenes de compra y entradas de almacén con la respectiva unión contable. La recomendación es definir el tercero y consultar.
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Siguiendo la ruta ADPRO/Almacén/Anticipos/Informes/Informe de anticipos, es posible buscar por proyecto, proveedor, estado del anticipo y rango de fechas los anticipos generados. A la consultar, aparece el anticipo con sus respectivos detalles y haciendo clic en el número del mismo en azul, genera nuevamente el anticipo en su formato de impresión. En esta función se debe cumplir mínimamente con un filtro obligatorio bien sea el de proyecto o el de proveedor para activar el botón Consultar.
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Submódulo: Almacén Opción: Programación de anticipos por tercero Rutas: ADPRO / Almacén / Anticipos / Programación de anticipos Objetivo de la opción En esta pantalla es posible llevar a cabo la consulta y programación estimada de la fecha de pago, para los anticipos por terceros generados desde el sub módulo de almacén en cada uno de los diferentes proyectos de la empresa. El presente instructivo ilustra el manejo de la función de Programación de anticipos por tercero, y está estructurado en los siguientes temarios:
1. Ingreso a la función 2. Procedimiento operativo
1. Ingreso a la función.
ADPRO / Almacén / Anticipos / Programación de anticipos.
En el esquema estándar de SINCO ADPRO existen dos instancias de control para remitir al módulo Financiero y generar el proceso de causación y pago de los anticipos por tercero, generados desde el submódulo de almacén de los diferentes proyectos. Las dos instancias de control son Programación y Aprobación de anticipos. En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la programación de anticipos por tercero es independiente para cada proyecto. Por lo tanto, al iniciar la función, el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión. Si se desea realizar la programación de anticipos por tercero en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta. Naturalmente, la consulta sobre otro proyecto está supeditada a los permisos y asignación de proyectos que tenga el usuario. La estructura funcional del sistema de Programación y Aprobación de SINCO ADPRO tiene un panel estándar de consulta al cargar la respectiva función:
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1.1.1 Barra superior de consulta
Desde la barra superior de consulta el usuario puede ubicar un registro de manera alfanumérica; es decir, digitando el número del anticipo o parte del nombre del tercero (proveedor). En esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté dando, así como el proyecto en consulta:
1.1.2 Adición de Filtros En la operación de la Programación y de la Aprobación, el usuario puede aplicar los siguientes filtros de consulta, los cuales se activan haciendo clic sobre el ícono de agregar u ocultar filtros del panel de consulta.
Proyecto: Se ingresa el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
Proveedor: Se ingresa el código, la descripción o parte de la misma del
proveedor, y aparecerán los terceros relacionados. Se selecciona el tercero que se requiere consultar.
Fecha Inicial: Al diligenciar este filtro, el sistema solo listará los anticipos por tercero con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
Por defecto, el check box de Solo por programar siempre aparece
habilitado. Por lo tanto, para visualizar un registro programado se debe deshabilitar dicho filtro.
Adicional a estos filtros, en la barra superior de consulta, se puede ubicar un registro de manera alfanumérica. Es decir, digitando el número del anticipo y parte del nombre del tercero.
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1. Procedimiento operativo 2.1 Condicionantes operacionales Al ingresar a la función de programación de anticipos por tercero, el sistema listará por defecto todos los anticipos sin programar que tenga el proyecto. El usuario puede visualizar el detalle del anticipo haciendo clic en el número del registro que esté revisando. Esta función de consulta de detalles no aplica desde dispositivos móviles. Una vez confirmada la semana y fecha estimada de pago, se marca la casilla de la columna Programar que corresponda al anticipo. El sistema arroja el siguiente mensaje para confirmar la programación:
Tras hacer clic en Aceptar, el sistema deja activo el símbolo de aprobación sobre el registro programado:
Las columnas de Total anticipos y Saldo por amortizar tienen en cuenta únicamente los anticipos por terceros, para generar estos acumulados informativos. La semana de pago es un campo editable según se requiera. Al cambiar la semana, el sistema automáticamente establecerá la fecha de pago en virtud de la configuración de semanas generada por la empresa. Finalmente, en la columna Programar aparece el siguiente ícono: Al dar clic sobre este, el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de programación que tenga el anticipo por tercero, permitiendo auditar el estado del
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registro, el usuario responsable y la fecha y hora de cada movimiento de programación realizado sobre el documento:
2.2 Visualización y programación de registros de proyectos diferentes de manera simultánea Como se indicó anteriormente, el sistema de programación de anticipos por tercero es independiente para cada proyecto. Por defecto, el sistema carga los registros pendientes de programación del proyecto de sesión y, a su vez, el usuario podrá aplicar filtros de consulta para aprobar registros en los proyectos que tenga asignados. Para el caso de aprobaciones móviles, con el fin de poder realizar la visualización de los registros en programación pertenecientes a diferentes proyectos, al dirigirse a la programación de anticipos por tercero el sistema presenta en pantalla los registros pendientes de programación de todos los proyectos que tenga asignado el usuario. De esta forma podría realizar la programación de registros en varios proyectos en un solo paso. En la siguiente imagen se registran los anticipos por programar de distintos proyectos.
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Submódulo: Almacén Opción: Aprobación de anticipos por tercero Rutas: ADPRO / Almacén / Anticipos / Aprobación de anticipos Objetivo de la opción Esta página permite ejecutar la consulta de anticipos por terceros programados para pago, y una vez en pantalla se puede proceder con su aprobación. El presente instructivo ilustra el manejo de la función de Aprobación de anticipos por tercero, y está estructurado en los siguientes temarios:
1. Ingreso a la función 2. Procedimiento operativo
2. Ingreso a la función
ADPRO / Anticipos / Aprobación de anticipos.
En el esquema estándar de SINCO ADPRO, existen dos instancias de control para remitir al módulo Financiero y generar el proceso de causación y pago de los anticipos por tercero generados desde el submódulo de almacén de los diferentes proyectos. Las dos instancias de control son Programación y aprobación de anticipos. Esta opción permite realizar el control de aprobación. Por lo tanto, en esta funcionalidad solo se listarán para aprobar registros que cuenten con la programación. En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la aprobación de anticipos es independiente para cada proyecto; por lo tanto, al iniciar la función, el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión. Si se desea realizar la aprobación de registros en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta. Por supuesto, la consulta sobre otro proyecto está supeditada a los permisos y asignación de proyectos que tenga el usuario. La estructura funcional del sistema de Programación y Aprobación de SINCO ADPRO tiene un panel estándar de consulta al cargar la respectiva función:
1.1.2 Barra superior de consulta
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Desde la barra superior de consulta el usuario puede ubicar un registro de manera alfanumérica; es decir, digitando el número del anticipo o parte del nombre del tercero (proveedor). En esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté dando, así como el proyecto en consulta:
1.1.2 Adición de Filtros En la operación de esta función el usuario puede aplicar los siguientes filtros de consulta, los cuales se activan haciendo clic sobre el ícono de agregar u ocultar filtros del panel de consulta.
Proyecto: Se ingresa el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, y aparecerán los registros relacionados y que, naturalmente, contemplen el acceso al usuario.
Proveedor: Se ingresa el código, la descripción o parte de la misma del proveedor,
y aparecerán los terceros relacionados; se selecciona el tercero que se requiere consultar.
Fecha Inicial: Al diligenciar este filtro el sistema solo listará los anticipos con
fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
Por defecto, el check box de Solo por aprobar siempre aparece habilitado. Por lo tanto, para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Adicional a estos filtros, en la barra superior de consulta se puede ubicar un registro de manera alfanumérica; es decir, digitando el número del anticipo y parte del nombre del tercero.
3. Procedimiento operativo 2.1 Condicionantes operacionales Al ingresar a esta función, el sistema listará por defecto todos los anticipos por tercero sin aprobar que tenga el proyecto, pues el filtro por aprobar por defecto se encuentra activo. El usuario puede visualizar el detalle del documento haciendo clic en el número del registro que esté revisando. Esta función de consulta de detalles no aplica desde dispositivos móviles. Una vez confirmada la semana y fecha estimada de pago, marque la casilla de la columna Aprobar que corresponda al anticipo.
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El sistema arroja el siguiente mensaje para confirmar la aprobación:
Tras hacer clic en Aceptar, el sistema deja activo el símbolo de aprobación sobre el registro:
Las columnas de Total anticipos y Saldo por amortizar tienen en cuenta únicamente los anticipos por terceros para generar estos acumulados informativos. Nota: Al activar la casilla de aprobar, se dará por aprobado el registro. La fecha estimada relacionada con el pago será la que se encuentre definida en la opción de configuración de semanas. Finalmente, en la columna de aprobar aparece el siguiente ícono: Al hacer clic sobre este, el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de aprobación que tenga el anticipo, permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable y la fecha y hora de cada movimiento de aprobación realizado sobre el documento desde esta opción:
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2.2 Visualización y aprobación de registros de proyectos diferentes de manera simultánea Como se explicó anteriormente, el sistema de programación y aprobación de anticipos es independiente para cada proyecto. Por defecto, el sistema carga los registros pendientes de aprobación del proyecto de sesión y, a su vez, el usuario podrá aplicar filtros de consulta para aprobar registros en los proyectos que tenga asignados. Para el caso de aprobaciones móviles, con el fin de poder realizar la visualización de los registros en aprobación pertenecientes a diferentes proyectos, al dirigirse a la aprobación de anticipos el sistema presenta en pantalla los registros pendientes de aprobación de todos los proyectos que tenga asignado el usuario. De esta forma se podría realizar la aprobación de documentos en varios proyectos en un solo paso. En la siguiente imagen se registran anticipos por aprobar de distintos proyectos:
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Submódulo: Almacén Opción: Programación y aprobación de anticipos por tercero Rutas: ADPRO / Almacén / Anticipos / Programación y aprobación de anticipos Objetivo de la opción Esta pantalla ofrece la posibilidad de llevar a cabo la consulta de los anticipos por tercero registrados en el sistema. Una vez ejecutada dicha consulta es posible realizar dos procesos: el primero consiste en la programación de fechas estimadas para el pago de los anticipos de almacén. El segundo permite aprobar los registros. El presente instructivo ilustra el manejo de la función de programación y aprobación de anticipos, y está estructurado en los siguientes temarios:
1. Ingreso a la función 2. Procedimiento operativo
1. Ingreso a la función
ADPRO / Almacén / Anticipos / Programación y aprobación de anticipos.
En el esquema estándar de SINCO ADPRO existen dos instancias de control para remitir al módulo Financiero y generar el proceso de causación y pago de los anticipos por tercero, generados desde el submódulo de almacén de los diferentes proyectos. Las dos instancias de control son Programación y Aprobación de anticipos. Esta opción permite realizar ambos procesos. Por lo tanto, en esta funcionalidad se listarán para aprobar registros que cuenten con la programación y también registros que se encuentren simplemente generados. Desde esta opción se puede establecer tanto la fecha de programación como la aprobación del documento. En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la programación y aprobación de anticipos es independiente para cada proyecto. Por lo tanto, al iniciar la función, el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión. Si se desea realizar la aprobación de registros en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta. Naturalmente, la consulta sobre otro proyecto está supeditada a los permisos y asignación de proyectos que tenga el usuario
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La estructura funcional del sistema de programación y aprobación de SINCO ADPRO tiene un panel estándar de consulta al cargar la respectiva función:
1.1.3 Barra superior de consulta Desde la barra superior de consulta, el usuario puede ubicar un registro de manera alfanumérica; es decir, digitando el número del anticipo o parte del nombre del tercero. En esta barra se identifica el nombre del proceso de aprobación que se esté, dando así como el proyecto en consulta:
1.1.2 Adición de Filtros En la operación de esta función el usuario puede aplicar los siguientes filtros de consulta, los cuales se activan haciendo clic sobre el ícono de agregar u ocultar filtros del panel de consulta.
Proyecto: Se ingresa el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, y aparecerán los registros relacionados y que, por supuesto, contemplen el acceso al usuario.
Proveedor: Se ingresa el código, la descripción o parte de la misma del proveedor,
y aparecerán los terceros relacionados. Se selecciona el tercero que se requiere consultar.
Fecha Inicial: Al diligenciar este filtro el sistema solo listará los anticipos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
Por defecto, el check box de Solo por programar y aprobar siempre aparece
habilitado. Por lo tanto, para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Adicional a estos filtros, en la barra superior de consulta, se puede ubicar un registro de manera alfanumérica. Es decir, digitando el número del anticipo y parte del nombre del tercero.
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2. Procedimiento operativo 2.1 Condicionantes operacionales Al ingresar a esta función, el sistema listará por defecto todos los registros sin aprobar que tenga el proyecto. El usuario puede visualizar el detalle del anticipo haciendo clic en el número del registro que esté revisando. Esta función de consulta de detalles no aplica desde dispositivos móviles. Una vez confirmada la semana y fecha estimada de pago, se marca la casilla de la columna Aprobar que corresponda al anticipo. El sistema arroja el siguiente mensaje para confirmar la programación y aprobación del documento:
Tras hacer clic en Aceptar, el sistema deja activo el símbolo de aprobación sobre el registro:
Nota: Al activar esta casilla, se dará por programado y aprobado el documento. La fecha estimada relacionada con el pago será la que la se encuentre definida en la opción de configuración de semanas. En esta función la semana de pago puede ser modifica según se requiera, bien sea que se hubiese definido una fecha desde la programación de anticipos. En su defecto, si el documento no ha sido programado, el sistema sugiere una fecha estimada de pago en
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virtud de la configuración establecida por el cliente en la ruta ADPRO / Mantenimiento / Configuración / Generación semanas. Finalmente, en la columna de Aprobar aparece el siguiente ícono: Al hacer clic sobre este, el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de programación y aprobación que tenga el anticipo. Así, se permite auditar el estado del registro, el usuario responsable y la fecha y hora de cada movimiento de aprobación realizado sobre el anticipo desde esta opción:
2.2 Visualización, programación y aprobación de registros de proyectos diferentes de manera simultánea Como se explicó anteriormente, el sistema de programación y aprobación de anticipos es independiente para cada proyecto. Por defecto, el sistema carga los registros pendientes de aprobación del proyecto de sesión y, a su vez, el usuario podrá aplicar filtros de consulta para aprobar registros en los proyectos que tenga asignados. Para el caso de aprobaciones móviles, con el fin de poder realizar la visualización de los registros en aprobación pertenecientes a diferentes proyectos, el usuario al dirigirse a la programación y aprobación de anticipos, el sistema presenta en pantalla los registros pendientes de aprobación de todos los proyectos que tenga asignados el usuario. De
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esta forma, podría realizar la aprobación de documentos en varios proyectos en un solo paso. En la siguiente imagen se registran documentos por programar y aprobar de distintos proyectos.
La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de SINCOSOFT S.A.S. SINCOSOFT S.A.S. entrega este manual bajo el entendimiento de que será manejado en forma estrictamente confidencial y no será divulgado, duplicado o usado, completa o parcialmente, con ningún otro propósito diferente al de dar a conocer el manejo correcto y óptimo de las herramientas que están integradas en el software SINCO ERP, sin el previo consentimiento escrito por parte de SINCOSOFT S.A.S.