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INFORME EJECUTIVO ANUAL

Oficina de Control Interno

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Presidencia de la República mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2010, adoptó el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, “como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la Entidad”. Conforme a lo anterior, la Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. En adelante se presentan los resultados obtenidos durante la gestión de la Entidad correspondiente a la vigencia 2016, tomando como principal fuente de información el aplicativo SIGEPRE así como la información reportada por las áreas responsables:

1. PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia Ética

La Entidad actualizó el M-DE-03 Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno mediante Resolución 0278 del 22 de abril de 2016, con el objeto de establecer las pautas para el comportamiento ético y las disposiciones de autorregulación de Buen Gobierno, que orienten una función administrativa eficiente, integra y transparente de los funcionaros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE). En el Manual M-DE-03 se establecieron 2 principios y 7 valores éticos, como pilares en las actuaciones de los servidores públicos del DAPRE, así:

Principios

1. Prevalencia del interés general sobre el interés particular.

2. Los recursos públicos son sagrados

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INFORME EJECUTIVO ANUAL Oficina de Control Interno

*Las formas azules representan el nuevo principio y los nuevos valores adoptados por los servidores del DAPRE en 2016.

Durante la vigencia 2016 se efectuaron 2 actualizaciones al Manual, alcanzando la versión 4, esta última se efectuó con el fin de incluir la política y los objetivos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Saud en el Trabajo (SG-SST) de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015. Así mismo, el Área de Talento Humano realizó las publicaciones de los valores en la INTRANET en forma mensual, como se evidencia a continuación:

Compromiso Respeto Responsabilidad Honestidad Lealtad Servicio Colaboración

Marzo Junio

Enero Julio

Febrero Septiembre

Agosto Abril

Noviembre Diciembre

Octubre Mayo

Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1 y en desarrollo de la función 8 del artículo octavo de la Resolución 0035 de 2016, la Oficina de Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y los principios establecidos en el Manual al interior de cada proceso y dependencia.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.1.2.1 Manual de funciones, competencias y requisitos

Durante el período de análisis, el proceso de Talento Humano informó que las modificaciones realizadas al Manual de Funciones para los empleos de libre nombramiento y remoción fueron las siguientes:

1 Resolución 0035 de 2016. “(…) Artículo Sexto.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El

Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer

aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y

programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de

mejoramiento de la Entidad (…)”

Valores

Compromiso Respeto Honestidad Responsabilidad

Colaboración Servicio Lealtad

3


Resolución No. 0111 del 19 de febrero de 2016: Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución 0787 del 20 de octubre de 2016: Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución 0970 del 12 de diciembre de 2016 - Grupos de trabajo: Por la cual se modifican

los Grupos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones.

El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no presentó modificaciones, continua vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013. 1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC

Mediante Resolución 0171 del 11 de marzo de 2016 se adoptó el Plan Institucional de Capacitación, el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Presidencia de la República, el cual se elaboró conforme el Procedimiento P-TH-05 ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS, partiendo del diagnóstico de necesidades de capacitación y de la medición del efecto de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo Necesidades y Preferencias de Incentivos, posteriormente se priorizaron las necesidades de mayor relevancia de Capacitación y Bienestar Social para los funcionarios.

Total capacitaciones proyectadas 2016 51

Total capacitaciones realizadas 122

Porcentaje de calificación entre 4 y 5 97% Fuente: Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4

4


Al 31 de diciembre de 2016 y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, la Resolución no presentó modificaciones y el grado de cumplimiento del PIC 2016 fue del 100%. 1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Para el período de análisis y de acuerdo con el cronograma de Inducción y Reinducción establecido por el Área de Talento Humano, se realizaron las siguientes actividades:

CURSO GRUPO

OBJETIVO ASISTENCIA FECHA CAPACITADOR

INDUCCIÓN DE PERSONAL

REINDUCCIÓN

Personal Específico

37 06/05/2016 Todas las Áreas



Todos los Funcionarios

24

12/12/2016 Área de Talento

Humano 29

32

Fuente: Área de Talento Humano Los aspectos a resaltar del programa ejecutado, son: La presentación que realizó cada Jefe de área acorde con sus funciones y responsabilidades,

hicieron énfasis en los actos dignos de los funcionarios públicos, basados en los principios institucionales.

La información sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

1.1.2.4 Programa de Bienestar De acuerdo con las actividades programadas para la vigencia 2016, el Área de Talento Humano reportó las siguientes actividades ejecutadas:

ACTIVIDADES DE BIENESTAR EJECUTADAS

1. Día de la Secretaria 2. Olimpiadas Deportivas 3. Charlas de Autocontrol (OCI)

7. Vacaciones Recreativas Semana de Receso Hijos de Funcionarios

8. Halloween para Hijos de Funcionarios

11. Inauguración Sala Amiga de la Familia Lactante

12. Premiación Juegos Internos DAPRE –2016

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4. Vacaciones Recreativas Junio, día del Servidor Público

5. Día del Conductor 6. Finales juegos internos

DAPRE 2016

9. Concurso de Halloween para Funcionarios

10. Primer Encuentro de Integración Sectorial

13. Vacaciones Recreativas hijos de funcionarios -Diciembre

14. Premiación Mejores Equipos de Trabajo y Mejores Funcionarios

15. Concurso de Pesebres 16. Novenas de Aguinaldos

Fuente: Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4

Al 31 de diciembre de 2016 y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, el grado de cumplimiento del Programa de Bienestar 2016 fue del 100%. Por último y de acuerdo con lo informado por el Área de Talento Humano, en la Semana de Beneficios que se organizó para todos los funcionarios de la Entidad entre el 30 de agosto y el 2 de septiembre, se contó con la participación de los Fondos de Pensiones privados y público (Colpensiones), quienes brindaron orientación a los funcionarios en pre-pensión. 1.1.2.5 Plan de Incentivos De conformidad con la Resolución 3163 del 27 de septiembre de 2015 “Por la cual se adopta el procedimiento de selección de los mejores equipos de trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República” y la 0813 del 26 de octubre de 2016 “por la cual se adopta el Plan de Incentivos para los mejores empleados y equipos de trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia del a República”, se inscribieron los siguientes proyectos: SADE: Sistema de Análisis de Datos Electorales (Grupo Interdisciplinario compuesto por la

Dirección para Asuntos Políticos y Área Tecnologías y Sistemas de Información) PROYECTA: Seguimiento a los Proyectos de Inversión del DAPRE – SPI (Oficina de

Planeación) SISTAHU: Sistema de Manejo y Control de la Ejecución, Reembolso y Legalización de los

Recursos asignados a la Caja Menor destinada al pago de viáticos y gastos de viaje al interior del país para el personal en comisión, de planta y contratistas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. (Grupo Interdisciplinario compuesto por el Área de Talento Humano Grupo Comisiones y Viáticos al Interior del País y Área Tecnologías y Sistemas de Información)

Proyecto Nuevo Grupo de Atención a la Ciudadanía Presidencia de la República (Grupo de Atención a la Ciudadanía).

De acuerdo con lo anterior, los proyectos realizaron su presentación el día 26 de octubre de 2016 ante el Comité Evaluador y los resultados fueron:

1. Primer puesto: SISTAHU

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2. Segundo Puesto: PROYECTA 3. Tercer puesto: Proyecto Nuevo Grupo de Atención a la Ciudadanía

Con la Resolución 0924 del 30 de noviembre de2016, el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República otorgó los incentivos de mejores equipos de trabajo. 1.1.2.6 Sistema de Evaluación del desempeño El Área de Talento Humano durante la vigencia 216, diseñó el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral - EDL del Sector Presidencia de la República, con la participación de un equipo de trabajo conformado por profesionales de las Oficinas de Talento Humano de las entidades del sector y dos funcionarios expertos en el manejo de software para el diseño del formato EDL de la Agencia Para la Cooperación Internacional - APC y la Agencia Colombiana para la Reintegración - ACR. Seguidamente, se realizaron 17 mesas de trabajo con los siguientes resultados: Se diseñó el modelo general para la EDL sectorial siguiendo las directrices y lineamientos

establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, a través del acuerdo 0816 del 13 de julio de 2016.

Dentro del modelo de EDL del Sector Presidencia, se establecieron 2 competencias comportamentales adicionales a las establecidas en el Decreto 1083 de 2015, las cuales buscan el fortalecimiento del desarrollo personal y el mejoramiento del clima laboral.

Se remitió a la CNSC el documento con el fin de recibir su retroalimentación y observaciones al mismo.

Se diseñó el formato para la concertación de los compromisos laborales y comportamentales, así como para realizar las evaluaciones semestrales, evaluaciones parciales eventuales, periodo de prueba, extraordinaria y evaluaciones finales.

Se presentó el Sistema de EDL a los jefes de Planeación y Control Interno de las entidades del Sector.

Se presentó a la Subdirectora de Operaciones del DAPRE y a los Secretarios Generales de las Entidades del Sector el Sistema de EDL, quedando aprobado por ellos.

Se recibieron las observaciones realizadas por la CNSC y se realiaron los ajustes respectivos.

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Finalmente, se presentó el Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral formalmente para aprobación de la CNSC y mediante Resolución No. CNSC 20161010047335 se aprobó el Sistema Propio de Evaluación para las Entidades del Sector Presidencia de la República, que regirá a partir del 1 de febrero de 2017. A continuación se relacionan las evaluaciones de desempeño suscritas en el período del 1 de febrero de 2016 y el 31 de enero de 2017 y evaluadas al primer corte 31 de julio de 2016: Fuente: Área de Talento Humano

De lo anterior se observó que las dependencias del DAPRE cumplieron con la suscripción y evaluación parcial de 442 evaluaciones de desempeño. Actualmente, la Entidad se encuentra desarrollando las evaluaciones finales de 2016 y suscribiendo las correspondientes a la vigencia 2017 con el nuevo sistema EDL.

PRESID PARA POSCONFL DDHH SEG 1 AREA DE CONTRATOS 11 AREA DE TALENTO HUMANO 38 AREA DE TECNOL Y SISTEMAS DE INFORMACION 38 CONSEJERIA PRESIDENCIAL PRIMERA INFANCIA 12 CONSJ PRESID PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER 15 CONSJ PRESIDENCIAL PARA DERECHOS HUMANOS 36 DESP ALTO CONSJ PRES DE COMUNICACIONES 4 DESPACHO ALTO CONSJ PRESID REGIONES 8 DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO 10 DESPACHO DEL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 1 DIR DEL SISTEMA NAL JUV COLOMBIA JOVEN 27 DIREC ACCION INT CONTRA MINAS ANTIPERSON 35 DIRECC DE GOBIERNO Y AREAS ESTRATEGICAS 7 DIRECC PARA LA COORD DE INFRAESTRUCTURA 2 DIRECC PARA LA COORDINACION DE VIVIENDA 2 DIRECCION DE GESTION GENERAL 1 DIRECCION DE SEGURIDAD 1 DIRECCION PARA ASUNTOS POLITICOS 6 DIRECCION PARA PROYECTOS ESPECIALES 3 GRUPO DE ATENCION A LA CIUDADANIA 45 AREA FINANCIERA 23 OFICINA DE CONTROL INTERNO 8 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 3 OFICINA DE PLANEACION 10 OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ 11 SECRETARIA DE PRENSA 34 SECRETARIA JURIDICA 25 SECRETARIA PRIVADA 18 SUBDIRECCION DE OPERACIONES 7

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1.1.2.7 Acuerdos de Gestión Para el período en mención, se suscribieron 6 acuerdos de gestión, a saber:

ACUERDOS DE GESTIÓN CONCERTADOS 2016

Control Interno Disciplinario

Área Financiera

Oficina de Planeación

Área de Talento Humano

Área de Contratos

Área de Información y Sistemas

Fuente: Área de Talento Humano

Durante la vigencia, se realizaron seguimiento a los compromisos acordados en los escenarios de los Comités de Seguimiento Semanal, Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. Actualmente, la Entidad se encuentra desarrollando la evaluación final de los Acuerdos 2016 y suscribiendo los correspondientes a la vigencia 2017. 1.1.2.8 Otros aspectos Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo En cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 que estableció la obligatoriedad de implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - compilado por el Decreto 1072 de 2015, el Área de Talento Humano reportó que el grado de avance en el cumplimiento del cronograma a 31 de diciembre fue del 100%. Componente Ambiental El Área de Talento Humano informó que se realizó por la ARL un diagnóstico ambiental preliminar y se ejecutaron las actividades para el manejo ambiental determinados en el Programa Institucional de Gestión Ambiental 2016.

Clima Laboral De acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano en la vigencia 2016 se aplicó la batería de clima organizacional a 224 funcionarios entre el 5 y 14 de diciembre. El análisis de resultados y estrategias de intervención, estuvo a cargo de CAFAM quien presentó el Informe en el mes de enero de 2017. Posterior a ello, el Área de Talento Humano inició la preparación del plan de intervención.

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1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo2 3: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión4 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2016 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales5 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Es importante resaltar que durante el período de análisis no se generaron modificaciones en la misión, visión y política del DAPRE y los mismos, fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

Política del SIGEPRE “En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad”

2 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 3 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país" 4 Decreto 2482 de 2012 5 Ley 190 de 1995, Artículo 48

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1.2.1.1 Objetivos y Mapa Estratégico

A continuación se observa en el esquema de Planeación Estratégica 2014-2018 del aplicativo SIGEPRE el nivel de cumplimiento de las Perspectivas vs. Objetivos institucionales a 31 de diciembre de 2016, el cual concuerda con los resultados del seguimiento efectuado por la Oficina de Planeación y publicado en la página web de la Entidad http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4.pdf el 31 de enero de 2017. Plan Estratégico corte 31 de diciembre de 2016

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (31/12/2016)

Objetivo 1: Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país. Reportó un cumplimiento del 97.50%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4.pdf

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Indicador Valor Meta Resultado

Avance en el seguimiento de la Agenda Nacional de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación

90 100 90%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (31/12/2016) Objetivo 2: Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. Reportó un cumplimiento del 88.89%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada.


Infraestructuras para la atención integral a la primera infancia en el marco de la estrategia De Cero a Siempre Construidas

0 2 0%


Objetivo 3: Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional. Reportó un cumplimiento del 91.30% esto se debió a que los siguientes indicadores asociados al objetivo no alcanzaron la meta esperada.


Eventos con MAP, MUSE o AEI intervenidos 502 1.776 28.27%

Áreas peligrosas confirmadas 264 826 31.96%

Metros cuadrados liberados de sospecha MAP, MUSE o AEI 287.661 663.714 43.34%


Objetivo 4: Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 100% Objetivo 5: Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República. 100% Objetivo 6: Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos. 98.13%


Proporción de Planes de mejoramiento aprobados por autocontrol 31.80% 40% 79.51%

Organización del Archivo Central y de Gestión implementado en los procesos de clasificación y ordenación

145 289 50.17%


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Cabe señalar que las dependencias con metas rezagadas se encuentran en la fase de solicitud de planes de mejoramiento. 1.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión En el consolidado de la planeación del DAPRE a 31 de diciembre de 2016, se obtuvieron los resultados de indicadores con un nivel de cumplimiento del 97.87% y en gestión de planes del 99.53%, como se observa a continuación:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento Planeación Institucional 2016 (31/12/2016) De conformidad con el esquema anterior, se observó que la planeación del DAPRE cumplió con los resultados esperados tanto en sus planes como en indicadores. Los aspectos a resaltar durante la vigencia son:

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El aplicativo SIGEPRE, como sistema de gestión gerencial y administrativo que permitió realizar seguimiento y evaluación a la Planeación Estratégica, Planes de Acción e Indicadores, facilitando la toma de decisiones.

La estrategia Afianzar el seguimiento a la planeación institucional 2016 que permitió realizar seguimiento al cumplimiento de los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo; a la ejecución de los planes de acción con enfoque a resultados y al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y Sectorial, por parte de la Oficina de Planeación.

Los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo se efectuaron en forma trimestral

con el fin de presentar los resultados de los seguimientos trimestrales para revisión y toma de decisiones de la Alta Dirección, en los meses de enero con corte 31 de diciembre, abril con corte 31 de marzo, julio con corte 30 junio y octubre con corte 30 septiembre.

La estrategia Enlaces, quienes realizaron el reporte de avance en los planes de acción e indicadores y fueron multiplicadores de la gestión en el SIGEPRE en cada una de sus dependencias.

La estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional que permitió realizar

seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral por parte de la Oficina de Control Interno, con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional.

Los Subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno, escenario en el cual se

realizó seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con el plan estratégico, los planes anuales de las dependencias e indicadores y se propusieron las mejoras necesarias.

Los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno se efectuaron en forma

trimestral con el fin de revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a las dependencias y procesos de la Entidad, en los meses de enero con corte 31 de diciembre, abril con corte 31 de marzo, julio con corte 30 junio y octubre con corte 30 septiembre.

1.2.1.3 Otros Planes Institucionales

1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Para la vigencia 2016 se formuló el Plan Anticorrupción teniendo en cuenta los cinco componentes: 1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. 2. Racionalización de Trámites. 3. Rendición de cuentas y Participación Ciudadana. 4. Mecanismos

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para mejorar la atención al ciudadano y 5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública, para los cuales se definieron las respectivas actividades en los planes de acción de las dependencias competentes. En el siguiente link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v3.pdf se puede consultar el seguimiento del plan anticorrupción con corte 31 de diciembre de 2016. A continuación se presenta el esquema de seguimiento en el cual se visualiza por componente el nivel de cumplimiento del plan anticorrupción, atención y participación ciudadana 2016, así:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – seguimiento al 31/12/2016. De conformidad con el esquema anterior, se observa que a 31 de diciembre se alcanzaron resultados en: 1. Riesgos de corrupción materializados registró un nivel de cumplimiento del 100%, según el

análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que de los 10 riesgos

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v3.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v3.pdf

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de corrupción, ninguno se materializó, teniendo en cuenta que los controles formulados para cada uno de ellos se aplicaron de manera efectiva.

2. Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados registró un nivel de cumplimiento del

100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que de los 10 riesgos de corrupción, 10 fueron monitoreados dentro de las fechas establecidas en los Lineamientos para la Administración del Riesgo.

3. Trámites y/o servicios racionalizados se observó un resultado del 100%, según el análisis de

datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a la automatización del Trámite de Campañas Publicitarias y a la inducción al personal guía y la validación de los libretos para desarrollar el tour por la Casa de Nariño.

4. Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas ejecutadas se observó un

cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a la ejecución de las 60 actividades programadas para la vigencia. Es importante aclarar que las actividades se registraron, aprobaron y cerraron en los planes de acción 2016.

5. Satisfacción de usuarios frente a trámites y OPAS se observó un cumplimiento del 100%,

según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que se superó la meta de 80% al obtener un 90,24% de usuarios que respondieron las encuestas, otorgando una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas en el segundo semestre del año 2016 y que comparado con el primer semestre de 2016 (83,45%), mejoró en 6,79 puntos. Los clientes se encuentran satisfechos con los trámites de Publicación de Hojas de Vida - Aspirantes, Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional, Comisiones al Exterior y con el procedimiento administrativo de Visitas Guiadas a la Casa de Nariño.

6. Satisfacción del cliente frente a la respuesta de peticiones se observó un resultado del 100%,

según el análisis de datos efectuado por el Proceso de Atención al Usuario esto se debió a que se superó la meta de 80% al obtener un 81.60% de usuarios que respondieron las encuestas entre 4,0 y 5,0 a la atención recibida por los canales LINK PSQRD y Atención Presencial.

7. Calificación FURAG Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano reporta un

cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que se superó la meta de 85% al obtener un 88.86% en la evaluación Furag correspondiente a la gestión 2015. En comparación con la vigencia 2014 (80.4%) se mejoró en 10.5 puntos porcentuales.

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Cabe resaltar que las actividades asociadas al Plan Anticorrupción, fueron actividades establecidas en los planes de acción 2016 por lo que trimestralmente se realizaba seguimiento por parte de la Oficina de Planeación como por los responsables de los procesos y dependencias. Por último, la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento en forma cuatrimestral al Plan Anticorrupción, los cuales se publicaron en la página web de la Entidad en el siguiente link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx 1.2.2 Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. En lo corrido de la vigencia 2016, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos como se observan a continuación, los 12 procesos del DAPRE:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx

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1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos Para la vigencia 2016 la Oficina de Planeación estableció una estrategia transversal en los planes de acción de las dependencias del DAPRE, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia PEA-2016 permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos, se determinó que:

“Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos”

Durante la vigencia 2016 los doces (12) procesos de la Entidad solicitaron ajustes y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión y en el Módulo Documentos del Aplicativo SIGEPRE se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permitió identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Lo anterior, permitió identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios. Posterior a cada actualización la Oficina de Planeación en cumplimiento a su Política de Operación divulgó la aprobación de los documentos a través del correo del SIGEPRE para conocimiento y aplicación de todos los servidores. Por último, la Oficina de Control Interno en el seguimiento cuatrimestral registrado en el Informe Pormenorizado y publicado en http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Pormenorizados.aspx, presentó con detalle los documentos actualizados por cada proceso.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Pormenorizados.aspx

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1.2.3 Estructura Organizacional Se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama el organigrama versión No. 26. Esta versión se encuentra acorde con la estructura organizacional establecida en el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, así:

1.2.3.1 Enlaces SIGEPRE (Equipo MECI – CALIDAD) El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE de acuerdo con su estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, definió instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema, en las cuales se resalta la Estrategia ENLACES SIGEPRE (MECI-CALIDAD), quienes son servidores públicos

http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama

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designados por el Responsable de Proceso o dependencia como facilitadores de la mejora continua del Sistema de Gestión, a continuación se describen las funciones de mayor impacto establecidas en el Manual de del SIGEPRE:

La formulación y el seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana, Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia.

La formulación, reporte y análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan operativo,

proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica), procesos y riesgos (Si aplica) a través del aplicativo SIGEPRE.

Brindaron el soporte operativo y técnico al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia para la

actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso, procedimientos o demás documentos a su cargo.

Al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación, ejecución y

seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a través del aplicativo SIGEPRE.

Al Jefe de la Dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE.

La labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas relacionados con el

proceso en que participan del SIGEPRE.

Actualmente, la estrategia ENLACES se encuentra conformada por 42 funcionarios del DAPRE. 1.2.3.2 Manual del SIGEPRE (Calidad). En la vigencia 2016 se generó la versión 15 del Manual del SIGEPRE. Los principales cambios registrados por la Oficina de Planeación en el aplicativo SIGEPRE, fueron:

Se modificó y actualizó el Código de Excelencia Ética y Buen Gobierno M-DE-03 Se ajustó la conformación de la Alta Dirección y los compromisos Se ajustó en forma general el término plan operativo por plan de acción

1.3 Componente Administración del Riesgo

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo La Entidad estableció los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 mediante el cual estableció que la política de Administración del Riesgo comprendería de las siguientes

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opciones de tratamiento: a) Evitar el Riesgo, b) Reducir el Riesgo, c) Compartir o transferir el riesgo y d) Asumir un riesgo. La Política definida para la Administración del Riesgo, es la siguiente:

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se compromete a controlar todos aquellos riesgos que pueden impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda a las necesidades de la entidad, contando con la participación activa de los servidores públicos responsables de los procesos, planes y proyectos quienes deberán identificar, analizar y definir acciones para su prevención.

El documento L-DE-01 durante la vigencia 2016 presentó dos actualizaciones correspondientes a la versión 9 y 10. Los principales cambios registrados por la Oficina de Planeación en el aplicativo SIGEPRE, fueron: Versión 9

Numeral 6.2. Administración de Riesgos: Se actualizó la definición de riesgos de corrupción, de acuerdo con la “Guía para la gestión de riesgo de corrupción – 2015”.

Numeral 6.3.2.1. Impacto riesgo de corrupción: se actualizaron los rangos de medición del impacto, teniendo en cuenta la “Guía para la gestión de riesgo de corrupción – 2015”.

Numeral 6.4.2. Evaluación de controles: De acuerdo con la “Guía para la gestión de riesgo de corrupción – 2015”, se incluyen algunas preguntas o criterios para evaluar en probabilidad e impacto el control de un riesgo.

Numeral 6.5.2. Formulación de plan de contingencia: se reformuló la metodología para elaborar el plan de contingencia frente a los criterios y obligatoriedad.

Numeral 7. Creación, modificación o inactivación de riesgos en el aplicativo SIGEPRE: se ajustó el numeral teniendo en cuenta que se creó y liberó un flujo de mejoramiento para todas aquellas necesidades de creación, modificación o inactivación de riesgos.

Numeral 8. Administración de los Riesgos Contractuales: Se incluyó este numeral con el fin de establecer que la metodología frente a los riesgos de los procesos contractuales se define en el Manual de Contratación, el cual se encuentra alineado con las definiciones de Colombia Compra Eficiente.

Versión 10

Se ajustó el contexto del riesgo ampliando su alcance a productos y/o servicios no conformes

Se ajustó el documento acorde con la actualización del aplicativo SIGEPRE versión 7.34.0-16-20161116

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Se ajustó la descripción del lineamiento sin el formato F-DE-39 Evaluación de controles asociados a los riesgos teniendo en cuenta que se solicitó su eliminación dado que las preguntas de este, se parametrizaron en el aplicativo.

Se incluyeron los porcentajes de valoración de riesgos Se amplió la descripción de plan de contingencia Se incluyó capítulo de modificaciones e inactivaciones de riesgos con la nueva

opción de mis responsabilidades, así mismo se creó y documentó flujo para la aprobación de riesgos nuevos

1.3.2 Identificación, Análisis y valoración del Riesgo En el aplicativo SIGEPRE – Modulo gestión del riesgo se observó el flujo determinado para la administración del riesgo, el cual consistió en: Identificar, analizar, valorar, manejar y monitorear el riesgo. A 31 de diciembre de 2016, se identificaron un total de 72 riesgos. En relación a los riesgos de corrupción y de acuerdo con la Ley 1474 de 2011, se identificaron los siguientes 10: Tabla 4. Riesgos de corrupción y estado

Proceso Riesgo Estado

1. Gestión Financiera Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores

Gestionado*

2. Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección

Gestionado

3. Tecnologías de Información

Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

Gestionado

4. Gestión Financiera Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal

Gestionado

5. Talento Humano Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

Gestionado

6. Gestión Financiera Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Gestionado

7. Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

Gestionado

8. Talento Humano Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero

Gestionado

9. Evaluación, Control y Mejoramiento

Fraude en los resultados obtenidos del ejercicio de auditorías internas en beneficio propio y de un tercero

Gestionado

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10. Talento Humano Tráfico de influencias durante la selección de personal Gestionado

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo *Indica que el riesgo cumplió con todas las etapas de gestión y se encuentra monitoreado

Durante la vigencia, los riesgos de corrupción fueron monitoreados dentro de las fechas establecidas en los Lineamientos para la Administración del Riesgo y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. Por último, la Oficina de Control Interno desarrolló evaluación a la Administración del Riesgo y los resultados de la misma, se encuentran en preparación y consolidación. 2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Autoevaluación del control y gestión Teniendo en cuenta que la autoevaluación de gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión particular mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en planes como en los procesos y procedimientos. Para la vigencia 2016, se ejecutaron 72 subcomités en los cuales la Oficina de Control Interno participó como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin último fue la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y/o procesos de la Entidad como lo establece la Resolución 0035 del 21 de enero de 2016. En el mismo sentido se desarrollaron: La revisión por la Alta Dirección, los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de desarrollo administrativo, los comités de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias o procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permitieron obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes operativos, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se tomaron los correctivos necesarios que garantizaron el cumplimiento de los objetivos. 2.1.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno – CCSCI Mediante Resolución 0035 del 21 de enero de 2016, se conformaron los órganos del Sistema de Control Interno del DAPRE, como el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de Control Interno, y se estableció que el Comité sesionará por lo menos cuatro (4) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario.

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Para la vigencia 2016, el Comité sesionó 4 veces como se puede observar en las actas publicadas en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx y en las siguientes fechas:

1. Primer CCSCI el 18 de febrero. 2. Segundo CCSCI el 03 de Junio. 3. Tercer CCSCI del 18 de agosto, 26 de agosto y 09 de septiembre. 4. Cuarto CCSCI del 28 de octubre y 24 de noviembre.

Los Comités contaron con la asistencia y participación de la Alta Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas. 2.1.2 Promover la Cultura del Control La Oficina de Control Interno en el plan de acción 2016 estableció en el marco de la estrategia 1: “Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE 2016” las siguientes actividades: 1. Realizar la semana del Autocontrol, la autogestión y la autoevaluación De acuerdo al rol de la Oficina de Control Interno de Promover la cultura del control, se realizó la semana del Autocontrol del 11 al 13 de mayo de 2016 con actividades como:

Capacitaciones en Administración del Tiempo Comunicación Asertiva Importancia de la supervisión de los Contratos Mecanismos de autocontrol en la estructuración de procesos y evaluación de

propuestas La semana del Autocontrol se realizó conforme lo presentado en el cronograma y contó con la participación de 202 funcionarios. 2. Participar en la Semana de la Transparencia del DAPRE La Oficina de Control Interno en coordinación con la Secretaria de Transparencia y la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos, realizó la Semana de la Transparencia del 05 al 09 de diciembre de 2016. Las actividades a resaltar fueron:

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx

24


La suscripción del Compromiso de Integridad y Transparencia en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Se realizó el lanzamiento de la Campaña Ni un peso perdido más Ni un Derecho Humano menos liderada por la Presidencia de la República para fortalecer los valores de la ciudadanía y los compromisos institucionales de los funcionarios públicos en relación con la transparencia y la lucha contra la corrupción, como instrumentos fundamentales para garantizar los DDHH y consolidar la PAZ, en el patio Mosquera del Capitolio Nacional.

Se enviaron correos masivos de mensaje informativos Transparencia es Conciencia a todos los servidores de la Entidad.

Se realizó la actividad lúdica Carrera de Observación con la participación de 26 entidades del sector público, localizadas en el centro de Bogotá, con el fin de reflexionar sobre su rol en la prevención y lucha contra la corrupción, promoción de la transparencia, garantía de los derechos humanos y elementos esenciales en la construcción de la paz.

La Presidencia de la República se unió a la campaña organizada por Naciones Unidas a nivel mundial para conmemorar el Día internacional de Lucha contra la Corrupción, iluminando la Casa de Nariño con los colores rojo y blanco.

Una vez efectuada la semana de la Transparencia se concluyó que el objetivo de Promover la importancia del compromiso institucional del funcionario público en relación con la transparencia y lucha contra la corrupción como instrumento fundamental para garantizar los DDHH se cumplió satisfactoriamente, evidenciado en la participación y compromiso de los funcionarios de las entidades participantes. 2.1.3 Resultados de la Evaluación al SIGEPRE (Calidad y MECI)

De acuerdo con el Informe de Evaluación Anual al SIGEPRE presentado por la Oficina de Control Interno a 31 de diciembre de 2016, se resalta lo siguiente: La encuesta se aplicó de acuerdo con la versión del MECI 2014 El resultado se presentó de acuerdo con la estructura del MECI: 3 módulos (1, 2 y 3), 6

componentes (1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3) y 13 elementos (1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 2.1.1, 2.2.1 y 2.3.1), que se encuentran verticalmente dispuestos en la siguiente tabla:

25


Para desarrollar la encuesta se tomó como punto de referencia el criterio ADECUADO equivalente a calificación de 4.1, alcanzando por cuarta ocasión consecutiva el criterio deseado desde sus inicios. En el presente análisis se tendrán en cuenta los resultados inferiores a 4.1 los cuales serán punto de focalización para mejorar su calificación en las próximas vigencias.

26


Conclusión del informe

a. Logros

• En 2016 se obtuvo una mayor participación con el 38% en comparación al 9% de la vigencia 2015, en esta vigencia los servidores públicos y contratistas calificaron más ampliamente el sistema y se evidencia la tendencia en criterio ADECUADO. Todo esto por tener una mejor percepción y conocimiento del SIGEPRE.

• Se adicionaron 4 preguntas al cuestionario con adecuados resultados, de las cuales 2 pertenecen al componente de direccionamiento estratégico, modulo 1.2.1. Planes y Programas, así: No. 18 ¿Conoce la política de Calidad? y No. 19 ¿Con su trabajo contribuye a la política de calidad?, con resultados de 4.2 y 4.5 respectivamente. Y componente Autoevaluación Institucional elemento Autoevaluación del Control y Gestión, así: No. 40 ¿La entidad realiza la revisión por la dirección del SIGEPRE? y No. 41 ¿Se socializan los resultados de la revisión por la dirección? Con calificación de 4.3 y 4.0 respectivamente.

• Mejoró la percepción al incentivar la participación en el aplicativo Intranet a los servidores

en la gestión de la Entidad.

• Se mantuvo el resultado del Sistema y rango ADECUADO, aún con el cambio de la estructura en el DAPRE por el Decreto 724 del 2016.

b. Recomendaciones

A continuación se efectúan recomendaciones sobre los aspectos que obtuvieron una calificación inferior a 4.1 según el rango establecido por MECI, los cuales deben ser tenidos en cuenta para su mejoramiento continuo, así:

Componente 1.1 Talento Humano Reevaluar y comunicar el contenido del Código de Excelencia Ética. Incentivar al servidor público por el esfuerzo personal en el desempeño laboral. Socializar en la Entidad, los servidores públicos seleccionadas como mejores empleados. Mejorar la percepción sobre el PIC, referente a las necesidades de capacitación y formación.

Componente 1.2 Direccionamiento Estratégico

Incrementar la participación en la formulación y construcción de la planeación. Socializar los resultados generales de la evaluación de la satisfacción del cliente.

Componente 2.3 Planes de Mejoramiento

Fortalecer la socialización de los hallazgos identificados por la Contraloría General.

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Eje Transversal de comunicación Las estrategias de comunicación ¿Aportan al desarrollo de un clima laboral favorable? Mejorar la socialización de la Política de Comunicaciones establecida por el DAPRE. Informar e incentivar a las dependencias para que participen en los procesos de rendición

de cuentas a la ciudadanía. 2.2 Auditoría Interna 2.2.1 Auditoría Interna 2016 Para la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2016 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 18 de febrero de 2016. Este programa se dividió en: 1. Auditorías Internas de Gestión y 2. Auditorías Internas al SIGEPRE. 2.2.1.1 Auditoria Interna de Gestión 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

No. PROCESO FECHARESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Enero

Juan Pablo Marín

Echeverry

María Elisa Morón Baute

2 Direccionamiento Estratégico Enero

Juan Pablo Marín

Echeverry

Nubia Patricia López

3 Gestión Jurídica FebreroCristina Pardo

Schlesinger

4Adquisición de Bienes y

Servicios Febrero Camilo D´Costa

5 Atención al Usuario Marzo Claudia Yolima Jiménez

6Proceso Direccionamiento

EstratégicoAbril - Mayo Nubia Patricia López

7 Gestión Documental Abril Adriana Andrade

OBJETIVO DEL PROGRAMA:

ALCANCE DEL PROGRAMA:

Evaluar la gestión integral de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a

la mejora continua del SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los procesos establecidos en el programa

para la vigencia 2016.

Verificación del avance en planes de

mejoramiento I TRM 2016

Evaluación a la coordinación

interinstitucional de acciones para la

atención a víctimas y documentos

CONPES

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN 2016

Evaluación a la Administración del

Riesgo

Evaluación a la supervisión de los

contratos y verificación de información

en el Aplicativo SECOP, II semestre

2015

Evaluación al trámite de las PSQR, II

semestre 2015

ACTIVIDAD

Verificación de información aplicativo

eKOGUI, vigencia 2015

Evaluación a la eficacia de los Planes

de Mejoramiento

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

28


Durante la vigencia 2016, se efectuaron 2 modificaciones al Programa Anual de Auditorías aprobadas en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.


PROCESO

8 Gestión Financiera Abril - Mayo Gonzalo Quintero

9 Gestión Jurídica JulioCristina Pardo

Schlesinger

10 Atención al Usuario Julio - Agosto Claudia Yolima Jiménez

11Tecnología de Información y

Telecomunicaciones

Agosto -

SeptiembreAlex Escallón

12 Gestión Documental Julio - Agosto Adriana Andrade

13 Gestión de Asuntos Políticos Septiembre María Inés Restrepo

14 Gestión Administrativa Octubre Adriana Andrade


Servicios Octubre Camilo D´Costa

16 Área de Talento Humano NoviembreFridcy Alexandra Faura

Perez

17Evaluación, Control y

MejoramientoDiciembre

Juan Pablo Marín

Echeverry

María Elisa Morón Baute



Evaluar la gestión integral de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a

la mejora continua del SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los procesos establecidos en el programa

para la vigencia 2016.

Verificación de información aplicativo

eKOGUI, Primer semestre 2016

Evaluación a la gestión integral del

proceso

Evaluación a la supervisión de los

contratos y verificación de información

en el Aplicativo SECOP, I semestre

2016.

Evaluación al trámite de las PSQR, I

semestre 2016.

Esta auditoría se desarrollará en el

marco del Ciclo de Auditoría Internas al

SIGEPRE (calidad)

Evaluación al SIGEPRE

Evaluar la gestión integral del Proceso

Gestión Administrativa.

Verificar los avances de los planes de

mejoramiento del Proceso Gestión

Documental III TRM 2016.

Evaluación a la gestión del Fondo de

Programas Especiales para la Paz -

Fondopaz.

Evaluación a la gestión integral del

Proceso, con énfasis en el

cumplimiento del Decreto 1072 de 2015

"Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo".

Verificación del avance en planes de

mejoramiento II TRM 2016

Evaluación a los saldos de cuentas

2015.

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN 2016

ACTIVIDAD

29


Las 17 auditorías internas de gestión programadas para la vigencia 2016 se crearon en el aplicativo SIGEPRE – módulo Revisión – Auditoría y se ejecutaron de conformidad con el procedimiento de auditorías internas P-EM-01 y el Manual de Auditorías Internas M-EM-01. Se cumplió con el 100% del programa de auditorías. Producto de las auditorías internas de Gestión, se solicitaron durante la vigencia un total de 44 planes de mejoramiento, así:

28 No Conformidades Reales

16 No Conformidades Potenciales

2.2.1.2 Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE (Calidad) 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf


PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico 25 de julio de 2016 Adriana Herrera Beltran

2 Atención al Usuario 26 de julio de 2016Claudia Yolima Jimenez

Adriana Herrera Beltran

3Evaluación, Control y

Mejoramiento05 de agosto de 2016 María Elisa Moron Baute

4 25 de julio de 2016 Sergio Jaramillo Caro

5 25 de julio de 2016María Cristina Trujillo de

Muñoz

6 26 de julio de 2016 Paula Acosta Marquez

7 27 de julio de 2016 Aura Maria Londoño

8 04 de agosto de 2016 Juan Carlos Reyes Cañon

9 28 de julio de 2016 Paula Gaviria

10 28 de julio de 2016 Ian Sergio Bueno Aguirre

11 28 de julio de 2016 Aníbal Fernandez

12 29 de julio de 2016Alexandra Guaqueta

Guarín

13 29 de julio de 2016 Camilo Granada

14 29 de julio de 2016 Camilo Enciso

15 02 de agosto de 2016Martha Esperanza

Ordoñez

16 02 de agosto de 2016 Luis Miguel Pico Pastrana

17 02 de agosto de 2016Carlos Eduardo Correa

Escaf

18 03 de sgosto de 2016Gabriel Adolfo Jurado

Parra

19 03 de agosto de 2016Luis Fernando Mejía

Gómez

20 03 de agosto de 2016Álvaro Edmundo Villota

Bernal

21 03 de agosto de 2016María Inés Restrepo

Cañón

Dirección para la coordinación de

Infraestructura

Consejería Presidencial para la

Primera Infancia


vivienda

Fondo de Programas para la Paz

Dirección de Seguridad

Dirección para la Acción Integral contra

Minas Antipersonales

Dirección de Gobierno y Áreas

Estratégicas

Despacho del Alto Consejero

Presidencial para las Regiones

Consejería Presidencial para la

Equidad de la Mujer

Dirección para Asuntos Políticos

Dirección del Sistema Nacional de

Juventud Colombia Joven

Secretaría de Transparencia

Dirección para el Sector Privado

Dirección para Proyectos Especiales

ACTIVIDAD

Proceso Completo

Proceso Completo

Dirección para el Postconflicto


Presidencial de Comunicaciones

Proceso Completo

Oficina del Alto Comisionado para la

Paz

Dirección Temática

Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos

Gestión de Asuntos Políticos

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE



Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos,

legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora Contínua del

SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los doce (12) procesos del DAPRE, cierre de

2015 y corrido 2016

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

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PROCESO

16 02 de agosto de 2016 Luis Miguel Pico Pastrana

17 02 de agosto de 2016Carlos Eduardo Correa

Escaf

18 03 de sgosto de 2016Gabriel Adolfo Jurado

Parra

19 03 de agosto de 2016Luis Fernando Mejía

Gómez

20 03 de agosto de 2016Álvaro Edmundo Villota

Bernal

21 03 de agosto de 2016María Inés Restrepo

Cañón

22 Gestión Jurídica 27 de julio de 2016Cristina Pardo

Schlesinger

23 01 de agosto de 2016Enrique Carlos Riveira

Bornacelli

24 01 de agosto de 2016BG. Jorge Enrique

Maldonado Escobar

25 01 de agosto de 2016Juan Carlos Torres

Cuellar

26 01 de agosto de 2016Alejandro Callejas

Aristizabal

27 01 de agosto de 2016 Marilyn López Forero

28 Gestión Administrativa 25 de julio de 2016 Adriana Andrade Jaimes

29 Gestión Financiera 26 de julio de 2016 Gonzalo Quintero Perilla

30 Gestión Documental 27 de julio de 2016 Adriana Andrade Jaimes


Servicios28 de julio de 2016 Camilo D´Costa

32 Talento Humano 29 de julio de 2016

Constanza Cifuentes

(Encargada)

José Saúl Rodríguez

33Tecnologías de Información y

Telecomunicaciones02 de agosto de 2016 Alex Mauricio Escallón


Infraestructura


vivienda

Fondo de Programas para la Paz

Secretaría Privada

Proceso Completo


Presidencial para las Regiones

Dirección para Asuntos Políticos

Proceso Completo

Secretaria Jurídica

Proceso Completo

Proceso Completo

Dirección para Proyectos Especiales

Área de Talento Humano y

Oficina de Control Interno Disciplinario

Casa MilitarGestión de Seguridad, Apoyo

Logístico Presidencial,

Comunicación y Prensa

ACTIVIDAD

Gestión de Asuntos Políticos

Dirección de Eventos

Dirección de Discursos

Secretaria de Prensa

Proceso Completo

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE



Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos,

legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora Contínua del

SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los doce (12) procesos del DAPRE, cierre de

2015 y corrido 2016

31


Durante la vigencia 2016, se efectuó 1 modificación al Programa Anual de Auditorías aprobada en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. En el aplicativo SIGEPRE – modulo Revisiones – Auditoria – Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE, se observó el cumplimiento del 100%, así:

Fuente: Informe de avance aplicativo SIGEPRE

Como se observó en el Informe Plan PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS AL SIGEPRE 2016 se presentó un cumplimiento del 100%, el cual se ejecutó acorde con lo planificado. El ciclo de auditorías internas se desarrolló en las siguientes 3 fases con un total de 42 actividades, así:

Fuente: Programa de auditorías internas al SIGEPRE 2016 En la fase de ejecución del ciclo de auditorías, se realizaron 35 Informes de Auditoria: (33 Informes por proceso y dependencias y 2 informes consolidados de los Procesos de Asuntos Políticos y Seguridad Presidencial).

En la fase de cierre se observó como resultado del ciclo auditor un total de 29 No Conformidades Reales y 8 No Conformidades Potenciales para un total de 37 aspectos no conformes. Terminado el Ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2016, se pudo determinar que:

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a. El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República es conforme con los requisitos técnicos, legales, del cliente y la organización, los doce procesos se encuentran armonizados con los objetivos y la misión institucional; se dispusieron los recursos necesarios para la operatividad de la gestión de la entidad; la medición, los controles y el seguimiento permiten evidenciar mejora en la aplicación del sistema y por ende, se garantiza la prestación de los servicios internos y externos. Sin embargo, es importante que la Alta Dirección fortalezca a través de la implementación de planes de mejoramiento eficaces, los siguientes requisitos: Legales: Directiva Presidencial 05 (Imagen Institucional), Ley 1755 de 2015 en PSQR, Decreto 724 del 2 de mayo de 2016 - Seguimiento a compromisos; Ley 594 de 2000 y Acuerdo 004 de 2013 en TRD; Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015 en publicación de Informes; Ley 70 de 1998 y Decreto 1978 de 1989 dotación. Norma Técnica: Control de los Registros, Control de Documentos, Comunicación Interna y Satisfacción del Cliente Organización (DAPRE): Formulación y seguimiento planeación estratégica y operativa institucional (P-DE-01), Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores (P-DE-02), Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE (G-DE-03), Lineamientos para la Administración del Riesgo (L-DE-01), Políticas de Operación, Procedimiento Control de Registros (P-GD- 08), Manual de Gestión Documental (M-GD-01), Cumplimiento de metas y objetivos planeados y establecidos tanto en el proyecto SPI – DNP como en Planes de Acción, Procedimiento para las transferencias de los archivos de gestión (P-GD-05), Manual de Contratación de la Entidad (M-BS-01), Manual de Atención a la Ciudadanía, Procedimiento Generación y Control de documentos SIGEPRE (P-DE-05), Manual de la Política para la Tecnología de Información y Comunicaciones Tics (M-TI-01), Guía para la conservación de documentos (G-GD-01), Procedimiento para la Formulación, Clasificación y Control de la Información de las Dependencias (P-GD-12). b. Para el SIGEPRE es importante fortalecer los mecanismos mediante los cuales se evalúa la efectividad, para aumentar la satisfacción de los clientes directos.

2.2.3 Evaluación de Auditores Internos 2016

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Una vez obtenidos los resultados de las evaluaciones al proceso auditor para la vigencia 2016, se observó que en general el desempeño de los auditores con respecto al proceso auditor y de acuerdo a los criterios evaluados, fue calificado en:

El 73% como DESEMPEÑO EXCELENTE, CON JUICIOS ACERTADOS Y CRÍTICOS, El 22% lo califica como DESEMPEÑO BUENO CON UNA ACTITUD POSITIVA Y ASERTIVA; El 3% como DESEMPEÑO ACEPTABLE CON RESULTADOS ESTANDARES y el 2% con DESEMPEÑO BAJO CON CLARAS DEFICIENCIAS.

De lo anterior se observó que el 95% de los auditados calificaron entre excelente y bueno el desempeño de los auditores y el 5% de los auditados, lo calificaron entre regular y deficiente. En ese sentido, la medida a tomar cuando los niveles de desempeño se ubican en 95% entre excelente y bueno frente a la meta de 98%, es el mantenimiento de las competencias de los auditores, dado el cumplimiento del 96.94% frente a la meta. Comparación vigencia 2016 vs 2015 En comparación con la vigencia anterior, se observó el incremento de 2 puntos en el desempeño deficiente al pasar del 0% al 2%. De esta situación se concluye que el aspecto deficiente se incrementó debido a la calificación que recibieron 9 de los 11 aspectos evaluados por un solo proceso. Situación que afectó la calificación general entre excelente y bueno en el desempeño de los auditores, al disminuirse del 96% en 2015 al 95% en 2016. Las acciones que se establecerán frente a fortalecer los aspectos calificados como deficientes en: la claridad en la explicación de hallazgos y conclusiones de la Auditoría; objetividad del Auditor al analizar las evidencias; el aporte o comentarios y la seguridad del Auditor; El dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado, el ambiente que se propició durante la auditoría; La claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor y el enfoque y orientación dado por el Auditor, se registraran en el Plan de Acción OCI 2017- Estrategia No. 2. 2.3 Planes de mejoramiento La Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como al Comité de Coordinación de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras.

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Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 2.3.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

Gestión vigencia 2013 El reporte presentado por la Oficina de Control Interno durante el período de análisis, indica que en la vigencia 2014 la Contraloría General de la República realizó auditoría integral a la vigencia 2013 de la cual se obtuvieron 25 hallazgos. Para la misma vigencia, la CGR practicó 4 auditorías especiales dejando como resultado 15 hallazgos. En conclusión se obtuvieron un total de 40 hallazgos a los que se les plantearon 141 actividades en el plan de mejoramiento consolidado. Con corte a Diciembre 31 de 2016, el plan de mejoramiento consolidado presentó un cumplimiento del 100% y 141 actividades finalizadas al 100%.

La Contraloría General de la República determinó la eficacia de los planes de mejoramiento en la Auditoría Gubernamental efectuada a la gestión de la vigencia 2015, los cuales se encuentran finalizados en el aplicativo SIGEPRE.

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Gestión vigencia 2015 En la vigencia 2016 la CGR realizó la Auditoría Gubernamental a la Presidencia de la República y como resultado Feneció la Cuenta Fiscal de 2015, la Entidad presentó un plan de mejoramiento a los 7 hallazgos con un total de 19 actividades a realizar.

Con corte a diciembre 31 de 2016, se presenta un cumplimiento del 100% y 5 actividades finalizadas, que corresponde al 4,10% de avance del plan. 2.3.2 Plan de mejoramiento por Auditoría Externa del ICONTEC La Auditoría Externa ICONTEC se llevó a cabo en octubre de 2016, mediante la cual se determinó la eficacia de la mejora NCR-0515: No se cumplen los tiempos administrativos de respuesta a las PQRS. Evidencia: En la Consejería Presidencial de Derechos Humanos de Julio a Septiembre del año 2015 se cerraron extemporáneamente 18. Requisito: 7.2.4. Actualmente, se encuentra finalizada en el aplicativo SIGEPRE. En relación a la mejora NCR-0516 DE-AUDITORIA EXTERNA PSNC 2015, se encuentra abierta en el paso de ejecución y será evaluada mediante auditoría en el segundo semestre de 2017. Cabe resaltar que como resultado del ejercicio auditor externo 2016, no se declararon aspectos no conformes al SIGEPRE.

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2.3.3 Plan de Mejoramiento Institucional La Oficina de Control Interno presentó el Informe de Evaluación a la eficacia de los Planes de mejoramiento, del cual se presentan a continuación los resultados y conclusiones generales:

De lo anterior se concluye que del total de 108 planes de mejoramiento evaluados, 9 no fueron eficaces, lo que permitió alcanzar un resultado sobresaliente al obtener un 90.26% de cumplimiento frente a la meta.

2.3.4 Plan de Mejoramiento Institucional El Proceso de Talento Humano reportó el siguiente estado de los 19 planes de mejoramiento suscritos por evaluación del desempeño en la vigencia 2016:

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De acuerdo con lo reportado por el Área de Talento Humano, se efectuó seguimiento a los planes de mejoramiento de manera semestral. 3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información Externa

La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE, en:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s (Link PSQR). 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la

República (Link Escríbale al Presidente) –. 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia SIGOB 5. Buzón SQR 6. Atención presencial 7. Urna de Cristal

De acuerdo a lo anterior, el proceso de Atención al Usuario presentó durante la vigencia el Informe trimestral pormenorizado del trámite de PSQR´s, el cual se encuentra publicado en el link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos Adicionalmente, el Grupo de Atención a la Ciudadanía implementó acciones que coadyuvaron al mantenimiento del índice en los niveles de gestión adecuados: Se implementó un nuevo formato de encuesta para la calificación de la satisfacción de la

ciudadanía frente a los diferentes canales de atención, lo cual generó una mejor precepción frente al servicio prestado por el grupo de Atención a la Ciudadanía.

Se implementó un nuevo formato de atención presencial en cumplimiento del Decreto 1166 de 2016, donde se establecen los requisitos mínimos para facilitar la atención presencial y el trámite de la petición verbal.

Ante la problemática creciente de las víctimas en el país, y la necesidad de atender y orientar de la mejor manera a las víctimas del conflicto armado, se solicitó al Área de Talento Humano capacitación en aspectos puntuales de la Ley 1448 de 2011 (Por la cual se

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

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dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones).

Durante el mes de Agosto se adelantó capacitación al Grupo de Atención a la Ciudadanía en el tema de Servicio al Cliente a cargo del SENA, y de acuerdo a programación previamente anunciada a todos los funcionarios de la Entidad, en la actualidad se adelantan cursos en diversos temas. (Axel básico, redacción y comprensión de lectura).

Se realizó un riguroso seguimiento y acompañamiento semanalmente a las dependencias

que tienen comunicaciones asignadas para evitar respuestas extemporáneas.

Es importante señalar que se cumplió con la publicación mensual del registro público de peticiones recibidas en la Entidad, en cumplimiento de lo establecido en la Circular Externa 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, como se puede consultar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones En cuanto a la Evaluación de Satisfacción del cliente frente a las respuestas de las PSQRD, en el link http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd se encuentran publicados los resultados obtenidos por trimestre en la vigencia. Con corte a 31 de diciembre, los resultados se ubicaron en el 100% de cumplimiento frente a la meta de 80%. De acuerdo con la información reportada por el Grupo de Atención a la Ciudadanía, se obtuvo un 99% de cumplimiento frente a la meta de 100% en la oportunidad de respuesta a las PSQRD allegadas a la Entidad al 31 de diciembre de 2016. Por último, cabe resaltar que la Oficina de Control Interno efectuó evaluaciones semestrales al trámite y respuesta a las PSQRD, como se puede observar en http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/psqr.aspx.

3.2 Informe de resultados de la medición de la satisfacción de los clientes externos

Nivel de Satisfacción del Presidente y Vicepresidente (Evaluada en 2016) Evaluación Servicios Misionales 2015: 1- Servicio de Asesoría o Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno y/o Desarrollo de Proyectos: Asesoría metodológica y técnica al cliente en las actividades de elaboración, gestión y seguimiento al desarrollo de políticas y/o proyectos prioritarios de Gobierno.

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/psqr.aspx

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Proveedor del Servicio: Proceso de Asuntos Políticos (Consejerías, Direcciones, Oficina del Alto Comisionado para la Paz y Secretaría de Transparencia). Cliente del Servicio: Presidente de la República 2- Servicio de Emisión de Conceptos Legales: Estudiar, analizar y conceptuar sobre los Proyectos de Actos Normativos de acuerdo con la normatividad vigente y las prioridades del Gobierno. Así mismo, dirimir diferencias de interpretación normativa que se presenten entre la Presidencia de la República, los Ministerios y/o Departamentos Administrativos. Proveedor del Servicio: Proceso de Gestión Jurídica (Secretaría de Jurídica). Clientes del Servicio: Presidente de la República. 3- Servicio de Apoyo Logístico: Administrar la agenda presidencial, la imagen y suministrar los elementos necesarios de protocolo para el desarrollo de la misma; así como, prestar el cubrimiento y el suministro informativo. Proveedor del Servicio: Proceso de Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa (Dirección para la Estrategia de Comunicación, Secretaría Privada, Dirección para la Relación con los Medios y Casa Militar). Clientes del Servicio: Presidente de la República. 4- Servicio de Seguridad Presidencial: Suministrar las condiciones óptimas de seguridad, para salvaguardar la integridad física del señor Presidente y del señor Vicepresidente de la Republica. Proveedor del Servicio: Proceso de Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa (Secretaría para la Seguridad Presidencial). Clientes del Servicio: Presidente y Vicepresidente de la República. De acuerdo con los resultados presentados por la Oficina de Planeación y el análisis de datos del Indicador Nivel de satisfacción del cliente externo, los servicios de mayor a menor calificación se ubican de la siguiente manera:

Fuente: Análisis de datos indicador Nivel de satisfacción del cliente externo del aplicativo SIGEPRE 15-09-2016.

Comparado con el año 2014 (85%), el nivel de satisfacción del señor Presidente de la República, frente a los servicios misionales recibidos en el año 2015 (84%) bajó un punto porcentual.

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Con respecto al nivel de satisfacción del señor Vicepresidente, éste se mantuvo con respecto al año anterior (100%). Conforme a lo anterior, se sugirió a todos los procesos, establecer acciones de mejora que permitan aumentar el nivel de satisfacción del señor Presidente de la República. Nivel de Satisfacción Entidades Estatales 2015 (evaluada en 2016)

Nivel de Satisfacción obtenido: 85.29%. Rango de Calificación: Satisfecho Calificación general: 4.11

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Nivel de Satisfacción obtenido: 83.08%. Rango de Calificación: Satisfecho Calificación general: 4.39 Conforme a lo anterior, se sugirió a los procesos establecer acciones de mejora que permitan aumentar el nivel de satisfacción de las Entidades Estatales. Nivel de Satisfacción Población Beneficiaria 2015 (Evaluada en 2016)



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Otros Indicadores • Satisfacción del cliente interno al obtener un 100% frente a la meta de 90%.

• Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que presta el DAPRE al obtener

un 100% frente a la meta de 80.

3.3 Fuentes de Información Interna

Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01: Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su

consulta y uso. La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE -

Módulo Documentos. Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el

Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE

Los Responsables de los Procesos durante la vigencia garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes. 3.4 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712

De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el Comité Institucional a 31 de diciembre de 2016, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 es del 93.02% ubicándose en un rango sobresaliente, que corresponde a la validación realizada de los 43 requisitos a cumplir de los 11 componentes.

Fuente: Presentación CIDEA corte 31/12/2016

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De lo anterior se observa que la información de los 11 componentes se encuentra publicada, pero debe actualizarse en los componentes de: Gestión Documental, en cuanto al índice de la información de acuerdo con la estructura del DAPRE y el histórico de información de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2014 a publicar a 31 de diciembre de 2016; y en el componente de PSQRD, en cuanto a incluir el Informe de solicitudes y denuncias con sus respectivos tiempos de respuesta.

3.5 Política de Comunicación del DAPRE

La Entidad tiene adoptado el Manual de Comunicación Interna y Externa M-SA-01 registrado en el SIGEPRE, el cual incluye el componente del plan de comunicaciones.

Por otro lado, la Oficina de Planeación ejecutó acciones que fortalecieron la comunicación interna a través de las actividades 1. Elaborar y aprobar el Plan de sensibilización y divulgación del SIGEPRE y 2. Ejecutar Plan de sensibilización y divulgación del SIGEPRE. Entre las actividades que se resaltan se encuentra la Semana del SIGEPRE que se realizó durante los días 3 al 7 de Octubre de 2016, con lo siguiente: • Día 1 – Firmaton SIGEPRE: Se contó con la participación de 37 de las 39 dependencias del

DAPRE a los cuales se les entrego una cartelera para la firmatón donde establecieron compromisos con el SIGEPRE, del total de funcionarios del DAPRE se obtuvo una participación del 73% correspondiente a 501 firmas.

• Día 2 – Carrera de Observación: Se contó con la participación de 8 equipos integrados por dos personas de las diferentes dependencias del DAPRE, a las cuales se les efectuaron preguntas alusivas al SIGEPRE.

• Día 3 – Capacitación en Innovación Abierta: Se contó con la participación de MINTIC y la Consejera Presidencial de Derechos Humanos y 42 personas asistentes.

• Día 4 – Concursos Lúdicos SIGEPRE: Se desarrolló concursos lúdicos de crucigrama y Alineación de Conceptos SIGEPRE como mecanismo para preparación de la Auditoría Externa de Seguimiento

• Día 5 – Socialización SIGEPRE: Se efectuó socialización SIGEPRE como preparación Auditoria Externa de Seguimiento ICONTEC la cual contó con la participación de 29 personas de las diferentes dependencias del DAPRE

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3.6 Gestión Documental

Durante la vigencia, el Proceso de Gestión Documental reportó que para la implementación del Programa de Gestión Documental se elaboró el Plan Institucional de Archivos en donde se ejecutó lo siguiente: Proyecto de inversión: Fortalecimiento de la gestión documental - BPIN 2015011000218

PRODUCTO OBJETIVOS

• Programas de documentos vitales o esenciales, especiales y electrónico

Elaborar el Programa de Documentos Vitales o Esenciales

• Estanterías para la conservación de documentos Adquirir estantería para el archivo de la Entidad

• Organización del Archivo Central y de Gestión

Clasificar, ordenar e inventariar los documentos del Archivo Central

Clasificar, ordenar e inventariar los documentos del Archivo de Gestión

Digitalizar e Indexar los documentos del archivo de gestión y central

Fuente: Información reportada por el proceso de Gestión Documental

Funcionamiento PRODUCTO ACTIVIDADES

• Tablas de Retención Documental actualización Decreto 724 mayo de 2016

Se actualizaron todas las TRD del DAPRE

• Tablas de Valoración Se ajustaron las TVD teniendo en cuenta el Concepto del AGN

• Banco Terminológico Se elaboró el documento

• Tabla de Control de Acceso Se elaboró el documento

• Calificación de Información Se actualizó el Taurus teniendo en cuenta la actualización de TRD

Fuente: Información reportada por el proceso de Gestión Documental

3.7 Sistemas de Información y Comunicación

Durante la vigencia, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

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La correspondencia a través del SIGOB Los bienes a través de ALADINO Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de HOMINIS Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II El sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE Viáticos y Gastos de Viaje a través del Sistema Gestión de Comisiones Entre otros.

Por otro lado, se aplicaron acciones de mejora para facilitar la consulta de información en los sistemas de información de la Entidad. A continuación se resaltan algunas de ellas: Página WEB Se migró la información de atención a la ciudadanía al nuevo formato. Se realizó una revisión de accesibilidad al sitio web Se configuró nueva grana de servidores con arquitectura actualizada que permite elevar

los niveles de disponibilidad. Mejoras sistemas de Información La documentación de Lineamientos y elaboración de formatos: F-TI-16 Carta de Proyecto,

I-TI-01 Instructivo de Buenas Prácticas de Desarrollo de Software, L-TI-14 Lineamiento de Desarrollo de Proyectos de Software y F-TI-17 Solicitud de Liberación de Software.

Sistema de Gestión de Comisiones DAPRE se realizaron las siguientes mejoras, como la creación del Rol Caja Menor para Cuentadante (responsable de Caja Menor de viáticos): generación de Reembolsos, generación de Reintegros y generación de Libro Auxiliar. Conciliación Bancaria (generación formato SIGEPRE por el sistema). Mejoras al proceso de generación de planos a bancos y a SIIF, en las resoluciones existentes.

Creación de rol de consulta de liquidaciones de comisiones de Paz para Fondo Paz. Creación resoluciones de actividades de paz: Planta Nacional, Planta Internacional, Militar

Nacional, Militar Internacional. Implementación nuevos sistemas SAMI - Sistema de administración de mensajes institucionales. SADE - Sistema para de seguimiento para asuntos políticos Supervisores - Módulo de Certificación de Contratistas. Chat - Herramienta de chat en línea. Servicios compartidos - Reserva de Salones.

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Cronograma ISO 27001 El Área de TICS reportó un avance del 63.68% de cumplimiento en el cronograma ISO 27001. Se estableció cronograma de trabajo con el detalle de las actividades a cargo de un equipo interdisciplinario (Planeación, Control Interno, Casa Militar, Sistemas).

Norma Avance

Objetivos de Control y Controles de Referencia (114) Anexo A norma ISO 27001

76.80 %

Generalidades 50.56%

Porcentaje de implementación (Promedio) 63.68% Fuente: Presentación CCSCI corte 31 de diciembre 2016 – Estado actual avance

Durante la vigencia, se resalta la actualización del Manual de Política de Seguridad que incluye políticas definidas en la norma. Se creó y aprobó por parte del Comité de Seguridad Informática, la política de uso de dispositivos celulares. Se estableció la Política de Realización de copias en estaciones de trabajo de usuario final así como la Política de uso de Token (RSA), asignado por Presidencia. Finalmente, se realizó la firma de acuerdo de confidencialidad por parte de los funcionarios del Área de Tecnología y Sistemas de Información. Por último, la Oficina de Control Interno realizó auditoria con el fin de evaluar la gestión integral del Proceso de Tecnologías y Sistemas de la Información. Actualmente, el proceso se encuentra formulando el plan de mejoramiento respectivo. 4. DIFICULTADES

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustaron al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia y eficacia.

24 de febrero de 2017